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Manual Sistema de Control de Asistencia Scanners & Fingers Asesores c.a.

Manual Sistema de Control de Asistencia

Scanners & Fingers Asesores c.a.

Control de Asistencia

Alcance

por Ing. Simon Abadi

Control de Asistencia

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Especial Agradecimiento :

Todas las personas con con gran paciencia probaron y depuraron el sistema, asi como tambien aportaron ideas para mejorarlo.

Contenido

I

Tabla de Contenidos

0 Seccion I Introduccion 4 Seccion II Procesos 6 1 Pantalla Diario 6 Pantalla Captura 7
0
Seccion I
Introduccion
4
Seccion II
Procesos
6
1
Pantalla Diario
6
Pantalla Captura
7
Pantalla Proceso
7
Pantalla Consulta
8
Pantalla Generar Archivo
11
Pantalla Mantenimiento
13
Pantalla Personal
........
14
Pantalla Plantillas
.........
19
2
Pantalla de Tablas
21
Horarios
21
Turnos Rotativos ..........................................................................................................................................................
22
Empresas
26
Pantalla Personal
........
31
Reposos Vacaciones
31
Feriados
32
Feriados Alterno
32
Marcajes
33
Grupos de Marcajes
34
Acceso de Personal
............
34
Restricciones ..
35
Transmitir Restricciones
36
3
Pantalla de Administrador
36
Mantenimiento
37
Plantillas
37
Claves
37
Parametros de Unidad
38
Preferencias
39
Recuperar Plantillas
40
Modificar Reportes
41
Mover Datos
41
4
Pantalla de Reportes
42
Rechazos
42
Inconsistencias
.....
45
Estadisticas
46
Asistencia
47
Carnets
48
Tiempo Real Trabajado
49
Exportar Archivo de Datos
50
Asistencia Compacto
52
Horario Trabajadores
53
Asistencia y Horas
53

II

Sistema de Control de Asistencia

Seccion III

Problemas Comunes y soluciones

56
56
1 Comunicacion 2 3 4 5
1
Comunicacion
2
3
4
5

...................................................................................................................................

No se encuentran Marcajes

...................................................................................................................................

Sistema en modo de consulta

...................................................................................................................................

Definicion de parametros

............................................................................................................

II Sistema de Control de Asistencia Seccion III Problemas Comunes y soluciones 56 1 Comunicacion 2

......................................................................................................................

56

56

56

57

57

Seccion IV

Unidad Vstation

60
60
1 Descripcion Indice
1
Descripcion
Indice

...................................................................................................................................

60

61

Seccion I
Seccion
I

4

Sistema de Control de Asistencia

1
1

Introduccion

4 Sistema de Control de Asistencia 1 Introduccion El Sistema Vsfinger ha sido creado con la

El Sistema Vsfinger ha sido creado con la finalidad de poder controlar de una manera eficaz

y confiable los marcajes de entradas y salidas del personal. Con el apoyo de la tecnología

Biométrica, se pueden obtener marcajes confiables ya que es muy difícil que una persona pueda

marcar la huella digital de otra. La huella dactilar es reconocida y utilizada a nivel mundial para la

identificacion.

Al contrario de muchas aplicaciones que trabajan con sistemas Biométricos y se dedican

para control de seguridad, este sistema fue desarrollado con el fin de controlar la Asistencia de

Personal, atendiendo desde su creación la sección de tipos de horarios, turnos rotativos etc.

Adicionalmente de ofrecer las ventajas de la tecnología Biométrica, se facilita la

programación de horarios los cuales pueden ser estáticos o rotativos. Como resultado del

sistema se obtienen reportes de horas trabajadas, horas extras, horas y/o días no trabajados. La

información obtenida puede ser transferida a un Sistema de Nomina o Planillas mediante la

generación de un archivo tipo texto el cual puede ser definido por el usuario.

Seccion

II
II
Seccion II

6

Sistema de Control de Asistencia

  • Procesos

6 Sistema de Control de Asistencia Procesos En este capítulo se muestran todas las opciones que

En este capítulo se muestran todas las opciones que tiene el Sistema de Control de Acceso

2.1
2.1

Pantalla Diario

En esta pantalla se nos muestra el status de las diferentes unidades Vstation con la

información:

Número de Id

Ubicación del equipo

Status de la conexión

Hora de cada equipo (en formato de hora militar)

Cantidad de eventos almacenados

Número de plantillas guardadas.

En este lugar podemos sincronizar las horas y fechas de todas las unidades con la del PC.

Es muy importante mencionar que si se efectúa el proceso de sincronización y la hora y/o fecha de

la PC no son las correctas, los equipos Vstation tomaran esa información y los marcajes obtenidos

serán tomados con la información errada.

6 Sistema de Control de Asistencia Procesos En este capítulo se muestran todas las opciones que

En esta pantalla podemos

Capturar eventos almacenados en las unidades

Procesar los datos

Consultar

Efectuar el archivo de transferencia

Realizar mantenimiento de archivos

Procesos

7

Accesar tablas de personal

Ejecutar el administrador de plantillas

2.1.1 Pantalla Captura En esta pantalla se recogen los eventos almacenados en cada unidad. La columna
2.1.1
Pantalla Captura
En esta pantalla se recogen los eventos almacenados en cada unidad. La columna 'Id'
muestra el número de unidad, la columna 'Dirección' el lugar donde se encuentra ubicado el equipo,
La siguiente columna nos muestra la cantidad de eventos almacenados y por último la Columna
'Recoger' ejecuta el proceso de recolección de informacion. En caso de que se deseen recoger las
lecturas de todos los equipos, se deberá pulsar el encabezado en color verde. Inmediatamente luego
de recoger los datos, los mismos podrán ser vistos en el reporte de marcajes. Para poder ver los
cálculos de horas trabajadas, etc primero se deberán procesar en el módulo de procesar datos.
Las lecturas pueden ser recogidas manualmente o automaticamente y las mismas son leídas
dos veces por el sistema y se comparan para verificar que no hubo problemas de transmisión. En
caso de no coincidir se le advierte al usuario que existen problemas de transmisión y que se intentara
una vez mas. En caso de que esta lectura no sea igual a ninguna de las anteriores se le informara al
usuario que intente este proceso mas tarde. La causa mas común de problemas de transmisión es
que en algún lugar del trayecto por donde pasa el cable exista algún tipo de maquinaria, tales como
compresores de aire acondicionado, ascensores, antenas de radio etc, que produzcan 'ruidos' en la
señal.
2.1.2
Pantalla Proceso

Este es el módulo mas importante del sistema ya que aquí es donde se efectúa todo el calculo

de horas. Cuando se recogen las lecturas de las unidades, la informacion que se obtiene es el código

de la persona que marco, la fecha, la hora y si fue positivo. Este proceso se encarga de 'armar' los

días tratando de adivinar cuales marcajes corresponden a entradas y cuales son salidas. En el 90%

de los casos el sistema acierta, sin embargo existen casos en las que la persona no tiene las lecturas

completas y el sistema puede errar en su algoritmo. La informacion que este módulo efectúa es :

  • 1. Horas de Lunes a Viernes Diurnas trabajadas

  • 2. Horas de Lunes a Viernes Nocturnas trabajadas

  • 3. Horas de Sábado Diurnas trabajadas

8

Sistema de Control de Asistencia

  • 4. Horas de Sábado Nocturnas trabajadas

  • 5. Horas de Domingo Diurnas trabajadas

  • 6. Horas de Domingo Nocturnas trabajadas

  • 7. Horas de Feriados Diurnas trabajadas

  • 8. Horas de feriados Nocturnas trabajadas

  • 9. Horas No trabajadas

    • 10. Días No trabajados

    • 11. Horas Extras de Lunes a Viernes Diurnas trabajadas

    • 12. Horas Extras de Lunes a Viernes Nocturnas trabajadas

    • 13. Horas Extras de Sábado Diurnas trabajadas

    • 14. Horas Extras de Sábado Nocturnas trabajadas

    • 15. Horas Extras de Domingo Diurnas trabajadas

    • 16. Horas Extras de Domingo Nocturnas trabajadas

    • 17. Horas Extras de Feriados Diurnas trabajadas

    • 18. Horas Extras de feriados Nocturnas trabajadas

Para comenzar se debe indicar cual es el periodo que se desea procesar, seguidamente se

coloca OK en caso de que se desee efectuar el calculo para todo el personal. Si este periodo ya ha

sido procesado con anterioridad el sistema lo advierte ya que de efectuarse cualquier modificación

realizada en el módulo de consulta se perdera. En caso de que se desee procesar a una sola persona

o a un grupo, se deberá seleccionar la opción de 'Seleccionar' e indicar las(s) persona(s) que se

desean procesar. Cualquier informacion que no este incluida dentro del rango de fechas no sera

alterada.

8 Sistema de Control de Asistencia 4. Horas de Sábado Nocturnas trabajadas 5. Horas de Domingo
2.1.3
2.1.3

Pantalla Consulta

En esta pantalla se podrán emitir reportes una vez que se hallan procesado los datos y

también se podrán efectuar modificación sobre los mismos.

Procesos

9

Procesos 9 Para comenzar, se debe indicar cual es el lapso de fechas que se desee

Para comenzar, se debe indicar cual es el lapso de fechas que se desee mostrar, solamente

después que se ha indicado la fecha final es que el sistema efectuara el proceso de filtro. Los filtros

que se pueden utilizar son :

  • 1. Rango de fecha

  • 2. Empresa

  • 3. Departamento. Para poder indicar el departamento primero se debe señalar primero la empresa.

  • 4. Trabajador. La búsqueda se puede efectuar por código, por cédula, por apellido o por nombre.

  • 5. Horas Extras

  • 6. Hora No Trabajadas

  • 7. Días No Trabajados

  • 8. Inconsistencia. Son aquellos casos en que el número de marcajes exceden lo esperado.

  • 9. Personal en Histórico.

La informacion que se muestra en la pantalla son : Identificación del trabajador, fecha del

movimiento, Datos de calculo : entrada1, salida 1, entrada 2, salida 2 ,Datos Reales :

entrada1,

salida 1, entrada 2, salida 2, Horas Extras Normal (de lunes a viernes) Diurna, Horas Extras Normal

Nocturna, Horas Extras Sábado Diurna, Horas Extras Sábado Nocturnas, Horas Extras Domingo

Diurnas, Horas Extras Domingo Nocturnas, Horas No trabajadas, Días No Trabajados, Feriados

Trabajados y Notas.

Es muy importante entender la diferencia entre los Datos de Calculo y los Datos Reales. Estos

últimos son los marcajes que se obtiene de la unidad biométrica sin ningún tipo de modificación

mientras que los primeros son los datos que son resultados de aplicar los horarios asignados al

trabajador con las diferentes reglas fijadas. Por ejemplo, si un usuario tiene horario de 8:00 am a las

17:00 (5:00 pm) y el empleado llega a las 7:45 pero dentro de su programación no esta fijado el

10

Sistema de Control de Asistencia

asignar horas extras, su hora de entrada de calculo sera a la 8:00. Por otro lado si el empleado llega

un poco tarde dentro del lapso otorgado, su hora de entrada sera las 8:00. Si su entrada es mas tarde

que lo permitido - por ejemplo a las 8:29 -, el sistema le colocara como hora de entrada de calculo las

8:29 lo cual al calcular sus horas trabajadas el sistema le descontara 29 minutos por llegar tarde.

Existen varios reportes en este módulo los cuales pueden ser ordenados por C.I., Código o

Apellidos. Los tipos de reportes son :

Normal. Ver figura

Compacto. Igual al normal pero no presenta marcajes

Resumido. Igual al normal pero no presenta ni marcajes ni detalle por día, solo

el resumen al final del lapso.

Departamento. Nos muestra el desempeño en cada departamento en cuanto a

horas trabajas, horas extras y faltantes.

10 Sistema de Control de Asistencia asignar horas extras, su hora de entrada de calculo sera

En este módulo se pueden modificar marcajes del trabajador, siendo posible únicamente

modificar los datos de calculo. Para realizar cualquier modificación primero se debe pulsar la tecla

'Modificar' la cual tiene un dibujo de una llave y seguidamente colocar la clave, esto para poder

identificar a la persona que esta realizando modificaciones. Si se modifica algunos de los datos de

calculo, se deberá efectuar un doble click sobre esa línea para que el sistema recalcule la informacion

con el cambio efectuado. Si se desea no descontar algún día o medio día al trabajador, bastara con

posicionarse sobre esa línea y pulsar el botón derecho del ratón. Al finalizar de ejecutar una

modificación, nótese que en la sección Notas aparece un comentario con la fecha y el nombre de la

persona que efectuó el cambio, así mismo al imprimir el listado, se indicaran con un asterisco aquellos

días en que fueron realizadas modificaciones.

Si se desean realizar modificaciones a un grupo de personas en particular o a una persona en

un rango de tiempo, primero se deberá efectuar el filtro requerido, seguidamente se deberá pulsar el

botón de modificar y luego la opción redondeo/ajuste y seguidamente aparcera una ventana como lo

muestra el dibujo a continuación :

Procesos 11
Procesos
11

En esta pantalla se podrán ajustar o redondear datos. Si por ejemplo un día en particular los

empleados tuvieron que regresarse a sus casas sin poder marcar la salida, el sistema por defecto

asumira que todos tienen un medio día a descontar por no haber marcado. Para que esto no suceda,

se deberá seleccionar un rango de fecha que corresponda a ese día, luego pulsara modificar y

seguidamente redondeo/ajuste de manera que los cambios que se efectuaran solo se realizaran en el

rango de fecha seleccionado. Como en este ejemplo lo que se desea es no descontar ese día en

particular, se indicara la opción de ajustar, en la casilla de 'ajustar a :' se colocara 0 y en los conceptos

que se van a modificar solo se debe marcar Días No Trabajados. Seguidamente Pulse Ok y el sistema

realizara los cambios.

Si lo que se desea redondear se debe colocar el formato de ajuste. En ese formato se le

indica al sistema la manera de redondear, por ejemplo si se quiere redondear a las horas y medias

horas tenemos que de 1 a 15 minutos se coloca en la hora mas cercana hacia atrás, de 16 a 29

minutos se redondea a la media hora mas cercana hacia adelante, de 31 a 45 a la media hora mas

cercana hacia atrás y por último de 46 a 59 minutos se redondea a la hora mas cercana hacia

adelante. Seguidamente se indican los conceptos que se desean redondear y se pulsa ok.

NOTA : para cualquier modificación es necesario pulsar Modificar antes de cualquier otra acción.

2.1.4
2.1.4

Pantalla Generar Archivo

En este módulo se podrá generar el archivo de transferencia para sistemas de nominas o

planillas. La informacion resultante es un resumen en un rango de fecha por cada concepto por cada

persona. El usuario debe especificar si desea obtener la informacion de variaciones, jornadas

trabajadas o ambas.

Para poder realizar este paso previamente se debieron recoger los datos, procesarlos y finalmente

haber efectuado las modificaciones que haya lugar. El primer paso es indicar el periodo de fechas,

luego la Empresa y finalmente se presiona la tecla Calcular.

Si previamente se realizo este proceso en esa empresa en ese mismo rango de fechas el

sistema advertira que ya existe y si se desea recobrar los datos antes guardados, en caso negativo se

volveran a procesar los datos y la informacion procesada con anterioridad se perdera. Cuando se

escoge la empresa, se presenta automaticamente la carpeta y nombre del archivo donde se guardara

12

Sistema de Control de Asistencia

la informacion y la cual fue previamente especificada en la pantalla de definición de empresas . Sin

embargo aquí se podrá modificar dicha informacion.

12 Sistema de Control de Asistencia la informacion y la cual fue previamente especificada en la

Se pueden obtener reportes de dicha informacion por pantalla o por impresora donde la

informacion incluye el nombre del empleado, horas trabajadas y variaciones resumidas en el lapso

especificado.

Procesos 13
Procesos
13
2.1.5
2.1.5

Pantalla Mantenimiento

En este módulo se realiza el proceso de mantenimiento el cual se recomienda efectuar

diariamente ya que solo toma unos pocos minutos. Los procesos que se realizan en este módulo son :

Reconstrucción índices de las tablas.

Compactación de Tablas (eliminar registros marcados para borrar).

Chequeo de consistencia en las tablas.

Cuando existen problemas con las tablas es recomendable efectuar mantenimiento con la

opción de Arreglar archivos seleccionada. Las tablas pueden sufrir daños cuando el sistema se apaga

de manera anormal, es decir sin salirse con la opción de salida bien sea porque apagaron el equipo y

porque la pc se quedo 'guindada'.

Este proceso solo se puede realizar cuando todo los demas usuarios esten fuera del

sistema

14

Sistema de Control de Asistencia

14 Sistema de Control de Asistencia 2.1.6 Pantalla Personal En este módulo se ingresan y/o modifican
2.1.6
2.1.6

Pantalla Personal

En este módulo se ingresan y/o modifican los datos del trabajador. Se presentan cuatro

pestañas en las cuales se introduce informacion del mismo. En la primera parte la informacion

necesaria que se debe ingresar es :

Procesos 15
Procesos
15

Datos Necesarios :

Código del Trabajador. Este campo es numérico y debe coincidir con el

código que el trabajador marca en la unidad biométrica.

Fecha de Ingreso. Fecha a partir de la cual el sistema reconocera los

marcajes de dicho usuario. Por defecto el sistema coloca la fecha del día en

que se ingresa.

Apellido.

Nombre.

Cédula de Identidad o Código Alterno. Es un campo alfanumérico y se

recomienda no utilizar puntos.

Incluir en Nomina o Planilla. Si se desea que el trabajador aparezca en los

reportes de tiempo trabajado, esta opción deberá estar activa.

Ignorar Lecturas Intermedias. En caso de que el sistema efectuó apertura

de puertas, el trabajador podría tener muchos marcajes en ese caso solo se

toma la primera lectura del día y la ultima.

Datos Opcionales :

Fecha Retiro.

Dirección.

Ciudad.

Estado.

Teléfonos.

Foto.

Si un usuario es desincorporado del trabajo, su informacion se podría pasar a un histórico con

lo cual su número de código es sustituido por su número de cédula y de igual manera toda la

informacion relacionada pasaria al nuevo código. Este proceso No es reversible por lo que al

efectuarlo se debe estar seguro. Sin embargo, si se esta seguro que eventualmente no se requerira la

informacion de ese trabajador, no es necesario pasarlo a histórico y en ese caso se podrá eliminar su

informacion pulsando la tecla de eliminar registro en la barra de navegación.

Cuando a un trabajador se requiere cambiarle su código se debe pulsar la opción Cambio de

16

Sistema de Control de Asistencia

código, con lo cual el sistema pedira el nuevo código y chequeara que el mismo no exista.

Al estar activada la opción Ver solo personal activo, solo se podrá tener la informacion del

personal que no esta en el histórico, si se desactiva solo se mostrara aquellos registros que están en

el histórico.

En la segunda pestaña se solicitan los datos de :

Empresa

Departamento

Horarios de Lunes. Los horarios deben haber sido definidos con

anterioridad

Horarios de Martes

Horarios de Miércoles

Horarios de Jueves

Horarios de Viernes

Horarios de Sábado

Horarios de Domingo

Horario Rotativo

Personalizado. Aqui se especifica si el trabajador va a tener un horario

rotativo particular, el cual parte de otro predefinido y en el cual se

pueden efectuar cambios que solo afectan a ese usuario. Al colocar

'Personalizado' el sistema pregunta si se desea crearlo y en caso

afirmativo se le indica cual es el horario del cual se quiere copiar.

Grupo de Marcajes.

Feriado Alterno.

16 Sistema de Control de Asistencia código , con lo cual el sistema pedira el nuevo

Procesos

17

En la sección de parámetros se debe indicar :

Personalizar. Si se desea que la regla de descontar sea especifica para el

trabajador y no la que se especifico como regla de empresas

Otorgar Horas extras antes y después de los ingresos del trabajador.

Procesos 17 En la sección de parámetros se debe indicar : • Personalizar. Si se desea

En la pantalla de cambios de horario, se podrá cambiar de horario a un trabajador por un

lapso determinado o indefinidamente. Para efectuar este proceso primero debe pulsar la opción de

editar registro en la barra de navegación y seguidamente colocar nuevo en la opción que se desea

agregar el horario (puede ser Rotativo o Normales). En la pantalla siguiente vemos como un

trabajador desde el 14 de Mayo del 2001 hasta el 30 de noviembre del 2002 tiene un horario de lunes

a viernes tipo 1, luego a partir del 1 de diciembre del 2002 efectuó una suplencia en el horario 2 para

finalmente regresar a su horario el 15 de diciembre.

18 Sistema de Control de Asistencia
18
Sistema de Control de Asistencia

En esta pantalla se puede modificar el horario rotativo personalizado y el cual solo afecta al

usuario elegido.

18 Sistema de Control de Asistencia En esta pantalla se puede modificar el horario rotativo personalizado

Procesos

19

2.1.7
2.1.7

Pantalla Plantillas

Esta opción sirve para recoger, modificar y distribuir plantillas. En la parte izquierda de la

pantalla observamos que tenemos 233 plantillas almacenadas en la carpeta asignada para ello y en la

parte inferior un listado de las plantillas, el número antes del guión indica el código del empleado y la

parte derecha un indice que indica cuantos dedos fueron leídos - no indica el número de dedo

asignado -.

En instalaciones de un solo equipo este módulo sirve para las siguientes funciones :

Recoger y guardar las plantillas en el disco en caso de que algo le

pase al unidad Biométrica.

Asignarle el nombre del empleado a la plantilla de manera que

después de distribuir las mismas, aparecera el nombre del usuario en

la pantalla. Para que esto pueda suceder, la ficha del empleado debe

estar ya creada antes de recoger las plantillas.

Si se un error al ingresar al usuario en cuanto al nivel de

administrador o el nivel de seguridad se puede corregir por aca.

Si una persona no tiene informacion suficiente en ninguno de sus

dedos, el sistema prevee un modo excepcional donde en lugar de

pedirle al usuario que coloque el dedo, se pide que coloque un

password.

Si una persona es desincorporada del sistema por aquí se le puede

informa a las unidades que esa huella ya no es valida.

En lugares donde hay instalados mas de un equipo en red, ademas de las funciones antes

descritas este módulo permite :

Luego de tomar la huela y recoger las plantillas, se pueden distribuir al

resto de los equipos para que ese usuario pueda marcar por

cualquiera de los equipos que se encuentren en red.

Poder distribuir las plantillas selectivamente según se especifico en el

módulo de acceso de personal.

20 Sistema de Control de Asistencia
20
Sistema de Control de Asistencia

Notas :

Si se desea modificar alguna plantilla, primero se deberán recoger,

efectuar la(s) modificación(es) y luego distribuir.

Si se reemplazo un equipo, se deben recoger plantillas, en distribuir se

selecciona solo el equipo donde se van a restituir las plantillas y se pulsa

distribuir.

Si solo se desea distribuir un grupo de plantillas, pulse avanzado,

seleccione las plantillas y marque distribuir.

Si se desea eliminar un grupo de plantillas de los equipos, se deben

recoger las mismas, marcar las que se deseen borrar y pulsar el botón

Borrar, luego se deben distribuir. Si se pulsa la opción de Marcar

Plantillas sin uso, el sistema seleccionara todas aquellas plantillas que

no tengan la ficha del trabajador correspondiente.

Existen ciertos casos donde a un trabajador no se le puede encontrar

ninguna huella con calidad suficiente, en ese caso se le deberá tomar

una sola huella con la calidad que sea, recoger plantillas, en modificar

asignarle un password y luego distribuir. De esta forma al ingresar su

código en la unidad, el equipo le pedira que coloque su password en

lugar de pedir la huella. Esta opción solo debe utilizarse cuando se haya

intentado ubicar una huella de buena calidad en cualquiera de las dos

manos.

Procesos

21

2.2
2.2

Pantalla de Tablas

Procesos 21 2.2 Pantalla de Tablas Horarios En esta sección es donde se crean los horarios
  • Horarios

Procesos 21 2.2 Pantalla de Tablas Horarios En esta sección es donde se crean los horarios

En esta sección es donde se crean los horarios los cuales posteriormente se podrán asignar

al trabajador o crear turnos rotativos a partir de los mismos. Para crear un horario, debemos pulsar la

opción Nuevo con lo cual el sistema me asigna un correlativo, en la segunda columna se indica una

descripción del mismo.

Todos los Horarios se deben indicar en formato de hora militar y aquellos horarios que

comienzan un día y terminan al día siguiente, la hora de salida debe ser especificada como la suma

de 24 horas mas la hora de salida, por ejemplo si la entrada es a la 6:00 pm y la salida es a las 6:00

am, el horario sera creado con entrada1 a las 18:00 y la salida 1 a las 30:00. Esta convención es la

que le indica al sistema que un marcaje a las 6:00 am seria en este caso una salida y no una entrada.

Los turnos pueden ser dividido en dos secciones o se pueden definir como uno solo, por

ejemplo, si no interesa controlar un descanso en un horario de 8:00 am hasta las 5:00 pm el horario se

define como entrada1 a las 8:00 y la salida 1 a las 17:00. Si es importante controlar el tiempo de

descanso del trabajador entonces es necesario colocar el horario dividido en 2 partes, entrada1 a las

8:00, salida 1 a las 12:00, entrada 2 a las 13:00 y salida 2 a las 17:00.

Procesos 21 2.2 Pantalla de Tablas Horarios En esta sección es donde se crean los horarios

22

Sistema de Control de Asistencia

En la columna 'Descanso Mediodía' se especifica el lapso correspondiente al descanso. En

caso de no especificarse ningún valor, el sistema entendera que las salidas y entradas al mediodía

son estrictas, por ejemplo en el caso de oficinas donde todo el personal sale a almorzar al mediodía,

se debe dejar vacío para así controlar que el personal - según la pantalla anterior en el horario 1 -

salga a las 12:00 y regrese a las 14:00.

En el caso de las tiendas donde el personal sale en grupos - ya que la tienda no se puede

quedar sola -, se debe especificar el lapso que dura este descanso y de esta manera no importa a que

hora salga el trabajador a almorzar, lo que importa es el tiempo que se toma en hacerlo. En caso de

haber especificado el tiempo de descanso, en la segunda columna se nos pide cuanto tiempo mínimo

de trabajo se debe realizar en este periodo de descanso para poderlo considerar como horas extra.

En la siguiente columna se nos pide cuanto tiempo el usuario puede llegar tarde después del periodo

del almuerzo sin que el sistema le deduzca tiempo.

En las columnas que siguen se pide :

Antes Entrada1 : En el caso de que el trabajador tenga activa la opción de

horas extras antes de la entrada, aquí se indica cuanto tiempo antes de la

hora de entrada debe llegar el trabajador para poder optar por horas

extras. Por ejemplo, si la entrada es a las 8:00 am y aquí se especifica 30

minutos, el trabajador debe llegar antes de las 7:30 para poder optar por

horas extras - siempre y cuando en su ficha este autorizado -.

Después Entrada1 : Es el tiempo que se le puede perdonar al trabajador

para llegar tarde.

Antes Salida1 : Tiempo permitido para que el trabajador salga antes de

que finalice el primer lapso sin que se le descuente.

Después Salida1 : En caso de que la hora de salida sea estricta - este en

blanco el campo de Descanso Mediodía - cuanto tiempo de be pasar para

dar horas extras en ese lapso.

Después Entrada2 : Igual a después Entrada1 para el segundo lapso

Antes Salida2 : Igual a antes Salida1 para el segundo lapso

Después Salida 2 : Igual después Salida1

En la columna de Restricciones, se asignan los límites preestablecidos en el módulo de

Restricciones con lo cual el trabajador solo podrá marcar en los límites permitidos, en caso de marcar

fuera de su horario, la unidad Biométrica le indicara que no puede marcar y si esta habilitado el relay,

el mismo no se activara. Solo después que se hallan transmitido los límites en el módulo de Transmitir

Restricciones, las unidades biométricas podrán o no dar acceso.

2.2.2
2.2.2

Turnos Rotativos

Los Turnos rotativos es quizás una de las características mas importantes del sistema de

Control de Asistencia ya que permite la definición de turnos de trabajo con una flexibilidad muy amplia.

Dichos turnos se fabrican para el año completo y deben ser actualizados todos los años. Ejemplos de

turnos rotativos :

Personal que trabaja una semana en un horario y la siguiente en otro

diferente.

Trabajadores que laboran fines de semana intercalados.

Guardias que laboran ciclos de 24x24 (trabajan un día y descansan el

siguiente).

Médicos que cubren guardias de hasta 10 rotaciones diferentes.

Procesos

23

Personal que trabaja 15 días en horario diurno y los próximos 15 días en

horario nocturno.

Para comenzar se debe presionar nuevo en la barra de navegación, seguidamente se coloca

el código el cual puede ser alfanumérico de dos dígitos y luego una descripción del mismo.

Procesos 23 • Personal que trabaja 15 días en horario diurno y los próximos 15 días

Para comenzar a programar el año completo utilizaremos el asistente el cual se encuentra en

la parte inferior izquierda de la pantalla, esta opción nos presenta con una ventana el cual nos permite

escoger entre : Rotación Sencilla, Rotación Compuesta y Copiar. Para trabajar con la Rotación

Sencilla, debemos suministrar el horario que se desea aplica, su fecha de comienzo, la repetición y los

días de pausa en el llenado del calendario. Se recomienda comenzar siempre por el mes de enero del

año en curso. Ejemplos de aplicación :

Rotación Guardias 24x24 : Se coloca en Horario la informacion

correspondiente, a partir del 1 de enero, repetir un día y hacer una

pausa de un día, luego pulsar ok

Rotación de personal una semana en un horario y la otra

semana en otro : Se indica el horario, se inicia en la primera

semana que comience un lunes, se repite el horario 5 días y se hace

una pausa de 9 días para así comenzar una semana después.

Luego para rellenar la semana que esta vacía, se indica el horario,

fecha de comienzo de esa semana 'vacía', se repite 5 días y se

efectúa una pausa de 9.

Rotación de un fin de semana intercalado : Se indica el horario,

se coloca la fecha de el primer sábado del fin de semana donde se

labora, se coloca repetir 2 días y en pausa se indica 12 días para así

dejar un fin de semana vacío de por medio.

24

Sistema de Control de Asistencia

24 Sistema de Control de Asistencia La rotación compuesta nos permite definir de una manera sencilla

La rotación compuesta nos permite definir de una manera sencilla aquellas rotaciones de mas

de 2 ciclos. Por ejemplo :

Un trabajador trabaja una semana en el turno 1, la segunda en el turno 2,

la tercera en el turno 4, la cuarta en el turno 10 y luego se repite el ciclo,

se debe pulsar la opción semana y allí se crean o tipifican los ciclos de 7

días cuyo código es número de hasta dos dígitos.

24 Sistema de Control de Asistencia La rotación compuesta nos permite definir de una manera sencilla

Luego de crear estas semanas, se asignan en la pantalla de rotación compuesta siguiendo el

orden en que se presentan, se asume que luego de indicar la ultima secuencia, el ciclo se repite.

Procesos 25
Procesos
25

Por último tenemos que existen ciertos trabajadores que tienen turnos rotativos similares y lo

que cambia es algún día en particular. Para evitar tener que crear el turno de nuevo, creamos uno

inicial y para fabricar los siguientes nos vamos a la pantalla copiar e indicamos cual es el turno que se

repite, luego se hacen los cambios que correspondan y se guarda.

Procesos 25 Por último tenemos que existen ciertos trabajadores que tienen turnos rotativos similares y lo

En la barra de navegación podemos imprimir el calendario el cual luce así :

26 Sistema de Control de Asistencia 2.2.3 Empresas
26
Sistema de Control de Asistencia
2.2.3
Empresas

El sistema permite definir varias empresas y cada una con diferentes características lo cual

hace que las unidades biométricas puedan ser compartidas por diferentes compañias y de este modo

compartir los gastos. Los datos necesarios en esta primera pantalla correspondientes a la(s)

empresa(s) son el código, nombre. Opcionalmente se pueden colocar la dirección, ciudad, estado y

teléfonos.

Procesos 27
Procesos
27

En la pantalla de reglas podemos definir dos reglas generales :

El otorgar horas extras según el parámetro asignado individualmente a

cada empleado en la pantalla de Personal o forzar la condición de ser

aceptadas o no. Si se activa la opción 'Asignada' el sistema respetara los

parámetros indicados individualmente a cada trabajador. Si por el

contrario colocamos forzar, el calculo de horas extras se hará según se

indique, si por ejemplo activamos la opción 'Después Salida2' el sistema

le asignara a todos los trabajadores horas extras siempre y cuando

cumplan con el tiempo de 'Después salida2' especificado en la definición

de horarios. Si por ejemplo la empresa no desea dar horas extras a

ningún trabajador, se deben desmarcar todas las opciones de 'Antes

Entrada1' hasta 'Después Salida2'.

La segunda regla es la de descontar medio día si falta algún marcaje. Si

se marca 'Descontar medio día si falta entrada 1' automaticamente se

descontara medio día si falta el primer marcaje del turno. Si no esta

activada la opción de descontar medio día si falta la salida1, este marcaje

sera dado por defecto si el trabajador tiene el primer marcaje mas no el

segundo. Con la entrada y salida 2 aplica de manera similar al primer

turno.

28 Sistema de Control de Asistencia
28
Sistema de Control de Asistencia

En esta pantalla podemos asignar los diferentes departamentos que componen a un

compañía. Primero debemos colocar nuevo o editar en la barra de navegación y seguidamente

pulsamos nuevo en la parte inferior de la pantalla donde se indican los departamentos. El código es

numérico de seis dígitos.

Procesos 29
Procesos
29

El sistema trabaja con 18 conceptos predefinidos los cuales son :

  • 1. Horas de Lunes a Viernes Diurnas trabajadas

  • 2. Horas de Lunes a Viernes Nocturnas trabajadas

  • 3. Horas de Sábado Diurnas trabajadas

  • 4. Horas de Sábado Nocturnas trabajadas

  • 5. Horas de Domingo Diurnas trabajadas

  • 6. Horas de Domingo Nocturnas trabajadas

  • 7. Horas de Feriados Diurnas trabajadas

  • 8. Horas de feriados Nocturnas trabajadas

  • 9. Horas No trabajadas

    • 10. Días No trabajados

    • 11. Horas Extras de Lunes a Viernes Diurnas trabajadas

    • 12. Horas Extras de Lunes a Viernes Nocturnas trabajadas

    • 13. Horas Extras de Sábado Diurnas trabajadas

    • 14. Horas Extras de Sábado Nocturnas trabajadas

    • 15. Horas Extras de Domingo Diurnas trabajadas

    • 16. Horas Extras de Domingo Nocturnas trabajadas

    • 17. Horas Extras de Feriados Diurnas trabajadas

    • 18. Horas Extras de feriados Nocturnas trabajadas

De estos, los primeros 8 corresponden a jornadas trabajadas y los 10 restantes a variaciones.

Los conceptos no pueden ser eliminados, solo podemos cambiar el código el cual debe coincidir con

el código utilizado en el sistema de Nomina o Planilla y es el elemento que nos da el enlace para

poder transferir la informacion a través del archivo tipo texto.

Aquellos códigos que tengan el mismo valor seran sumados al momento de efectuar el

archivo de transferencia, por ejemplo si una empresa cancela por igual las horas extras diurnas sin

importar si son fin de semana, sábado o feriado, se les debera colocar el mismo código para

finalmente obtener una suma de todos estos conceptos al emitir el archivo. La siguiente columna de

descripción nos presenta un comentario acerca del concepto y podrá ser modificada si así se desea.

La tercera columna no se puede modificar y es la que enlaza el concepto con el nombre del campo en

30

Sistema de Control de Asistencia

la tablas de datos que contiene dicha informacion.

Si en algún concepto se requiere la autorización para poder pasar al archivo de transferencia,

es necesario indicarlo en la columna de permiso. Por último tenemos que aquellos movimientos que

correspondan a variaciones se les debe tildar en la columna 'Variaciones'.

30 Sistema de Control de Asistencia la tablas de datos que contiene dicha informacion. Si en

En esta pantalla es donde se establece el formato que el sistema utilizara para construir el

archivo de Transferencia. Los campos disponibles son :

Cédula o Identificación (C). Si se requiere completar con 0 (CEROS) a la

izquierdo hay que indicarlo de otra manera se agregan blancos.

Código (O). Es el mismo que se utiliza para marcar en la unidad Biométrica.

Igualmente hay que especificar si se desea completar con ceros a la

izquierda.

Fecha. se especifica con formato ffffffffff.

Correlativo (#). Es un contador de lineas.

Departamento (D).

Asignaciones / Deducciones (A).

Empresa (E)

Espacios en Blanco (B).

Valor (V).

Decimal (9)

Cualquier otro carácter que se indique sera tomado literalmente. Ejemplos :

10 posiciones de Código, 3 blancos, 6 posiciones para código de asignación/

deducción, 3 blancos, valor con últimos 2 dígitos decimales.

CCCCCCCCCCBBBAAAAAABBBVVVVVVVVVV

10 posiciones de Cédula, fecha, 6 posiciones para código de asignación/

deducción, valor con últimos 2 dígitos decimales, contador de lineas con tres

Procesos

31

dígitoss. OOOOOOOOOOFFFFFFFFFFAAAAAAVVVVVVVVVV###.

Procesos 31 dígitoss. OOOOOOOOOOFFFFFFFFFFAAAAAAVVVVVVVVVV###. En la parte inferior izquierda se indica en que carpeta se desea

En la parte inferior izquierda se indica en que carpeta se desea guardar el archivo de

transferencia para esta empresa y que nombre se utilizara.

2.2.4
2.2.4

Pantalla Personal

 

Pantalla Personal

2.2.5
2.2.5

Reposos Vacaciones

En este módulo se definen los reposos, vacaciones o permisos no remunerados. Se

recomienda colocar en esta pantalla solamente cuando las faltas no remuneradas excedan 5 días ya

que de lo contrario es mas fácil colocarlas en el módulo de consulta de datos. Para comenzar

debemos pulsar el boton Nuevo, escoger como queremos ubicar al trabajador (Cédula, Código,

Apellidos o Nombres), luego indicamos al mismo. En la siguiente columna se indica cuando comienza

el lapso, en la siguiente cuando termina y por último a que categoría corresponde. Si nos

equivocamos en algún dato, debemos pulsar Editar.

32 Sistema de Control de Asistencia
32
Sistema de Control de Asistencia
2.2.6 Feriados En esta sección se definen los días feriados, nótese que los mismos solo están
2.2.6
Feriados
En esta sección se definen los días feriados, nótese que los mismos solo están formados por
día y mes lo cual los hace flotantes cada año y solamente se deberán definir todo los años las
festividades fijas como carnaval y Semana Santa.
Para marcar un día festivo, se ubica el cursor sobre el día en cuestión y se selecciona,
seguidamente se pulsa el botón Nuevo y en la ventana de datos se coloca una descripción del mismo.
Para eliminar se posiciona sobre ese día, se selecciona y se pulsa el botón Eliminar.
2.2.7
Feriados Alterno

Procesos

33

Los feriados alternos son similares a los feriados normales solo que permiten asignarles a

ciertos empleados otros días feriados diferentes al resto de los trabajadores.

2.2.8
2.2.8
Marcajes
Marcajes

Este módulo nos muestra los marcajes tal cual como se recibieron de las unidades, indicando

el código, fecha, hora, unidad en la que marco, status de la lectura y tipo de movimiento. Es

importante mencionar que este reporte se puede utilizar inmediatamente después de haber recogido

las lecturas y sin necesidad de un procesamiento previo.

Se pueden aplicar varios filtros sobre los datos para así poder observar solamente aquellos

que nos interesen. Los filtros son :

Rango de fecha

Empresa

Departamento

Unidad de marcaje

Tipo de marcaje

Personal. Si se pulsa el botón de personal podremos escoger como

deseamos efectuar la búsqueda del trabajador : por código, cédula,

apellidos o nombres.

Si deseamos quitar un filtro bastara con desmarcar el cuadro al lado del mismo. Una vez

establecido el filtro podremos ver por pantalla o imprimir un reporte, los cuales pueden ser resumidos

y/o pasar a una nueva pagina luego de cambiar departamento.

Este reporte nos muestra todos los marcajes aunque en la ficha del trabajador este indicado

filtros tales como : Ignorar lecturas intermedias o que la fecha de ingreso del trabajador sea superior a

la de los marcajes.

Procesos 33 Los feriados alternos son similares a los feriados normales solo que permiten asignarles a

34

Sistema de Control de Asistencia

Grupos de Marcajes

En este módulo se pueden definir aquellos equipos de donde se tomaran las lecturas para el

calculo de horas. El sistema permitiría que cualquier trabajador marque por cualquier equipo - si así se

definió en el módulo de límites y/o acceso - sin embargo únicamente reconocera los marcajes de

aquellos equipo que se encuentren dentro de su grupo de marcajes, el cual se asigna en la pantalla de

personal. Para crear un grupo, pulse Nuevo, luego el nombre y finalmente los equipo que conforman

ese grupo separados por comas.

Ejemplo de aplicación : Tenemos una fabrica con tres unidades, dos están en la entrada (1,2)

y uno en la planta (3). El personal administrativo marca sus entradas y salidas por los equipos 1 y 2

por lo tanto debemos crear un grupo de Administración que tenga los equipos antes mencionado. El

personal obrero puede marcar por los equipos de la entrada para poder aperturar la puerta, sin

embargo ellos deben marcar en el reloj 3 que esta en la planta, por lo que se debe crear un grupo

obreros con el equipo 3 y se les ignorara los marcajes realizados en los equipo de la entrada. Estos

marcajes podrán ser visualizados en el reporte de marcajes mas no en los de cálculos de entradas y

salidas.

34 Sistema de Control de Asistencia Grupos de Marcajes En este módulo se pueden definir aquellos

Acceso de Personal

El acceso del personal podrá ser restringido en ciertas entradas si así se requiere. El sistema

por defecto permite que todo el personal pueda marcar por cualquier equipo pero en este módulo

podemos desmarcar las unidades donde no se desea permitir el acceso. Una vez efectuado los

cambios, se debe efectuar la distribución de plantillas para de esta manera tener efecto las

modificaciones efectuadas

Procesos 35
Procesos
35
2.2.11 Restricciones
2.2.11
Restricciones

Este módulo permite especificar en que momento el trabajador pueda marcar en las

unidades Biométricas, para lo cual se deben crear grupos - hasta un total de 62 - en el cual se indican

hasta un máximo de 2 lapsos. El Horario 0 (Restringido) y 63 (Libre) no pueden ser alterados y son

utilizados por el sistema.

Este proceso si impide el marcaje fuera de los límites establecidos al contrario de los grupos de

marcajes que simplemente los ignora. Estos límites son los que se deben asignar a cada a cada

Horario. Para facilitar la introduccion de las restricciones si se desea repetir la informacion desde el

lunes hasta el viernes, se debera indicar el horario del dia lunes y luego pulsar el boton de repetir L-V.

Igualmente si se desea que toda la semana tenga la misma restriccion, se debera indicar en el dia

domingo y luego pulsar el boton Repetir D-S.

Después de efectuar todos estos cambios, debemos efectuar el proceso de transmitir

Restricciones para que las unidades almacenen esta informacion.

36

Sistema de Control de Asistencia

36 Sistema de Control de Asistencia Transmitir Restricciones Los datos creados en el módulo de crear

Transmitir Restricciones

Los datos creados en el módulo de crear Restricciones, deben ser transmitidos a todas las

unidades para que estas tengan esa informacion almacenada. Para tal efecto se deben tmarcar

aquellas unidades donde se desea efectuar la comunicación y luego presionar el botón OK.

Adicionalmente debemos indicar si se desea transmitir La tabla de Restricciones, La Tabla de

Feriados y Las Restricciones asignadas a cada usuario.

Para habilitar las restricciones debemos marcar la opcion Habilitar Restricciones y luego

pulsar OK para comenzar la transmision. De igial manera si la deseamos deshabilitar, se debera

desmarcar dicha opcion seguido del boton Ok

36 Sistema de Control de Asistencia Transmitir Restricciones Los datos creados en el módulo de crear

Pantalla de Administrador

Procesos 37
Procesos
37
2.3.1
2.3.1

Mantenimiento

 

Ver Pantalla de mantenimiento

2.3.2
2.3.2

Plantillas

 

Ver Pantalla de plantillas

2.3.3
2.3.3
Claves
Claves

En esta pantalla se definen las claves que utilizaran los operadores del software. El sistema

es jerárquico, es decir, se pueden asignar a los jefes de departamentos claves que solo permitan

accesar ciertas áreas y ademas se pueden dar permisos de solo lectura o escritura.

La primera columna es un código interno asignado por el sistema, el segundo es el nombre

del usuario, el tercero es el nivel de clave siendo :

Nivel 0. Clave Máxima del sistema sin restricciones. Esta clave permite

entrar a todas las opciones del sistema sin necesidad de retipearla por lo

cual es necesario desactivarla al termino de su uso. Para efectuar dicha

desactivación en la parte superior de la pantalla se muestra un mensaje

que permite realizar este proceso.

Nivel 1. Clave máxima al igual que la anterior pero es necesario tipearla

cada vez que el sistema así lo requiera.

Nivel 2. Permite asignarle empresas y departamentos con las

restricciones que se desee.

Para comenzar pulse Nuevo en la barra inferior, el cursor le colocara en la pantalla superior

bajo la opción de nombre, indique el nombre y continué hasta el nivel. En esta columna deberá indicar

el nivel que desea ingresar, pulse enter y coloque la clave la cual debe ser mínimo de 4 caracteres

alfanuméricos, en las siguientes columnas debe escoger los atributos que se le quiera dar a cada

usuario.

Si se escogio un usuario nivel 2, deberá ingresar a la pantalla inferior donde se indicara a que

empresas y a que departamentos este usuario podrá tener acceso, de igual manera se deberán

indicar los atributos en cada uno de los departamentos.

38 Sistema de Control de Asistencia
38
Sistema de Control de Asistencia
2.3.4
2.3.4

Parametros de Unidad

Esta pantalla esta orientada a definir algunos aspectos técnicos de las unidades Biométricas

tales como :

Identificación del equipos.

Descripción de la ubicación.

Status. Activo o Suspendido. En caso de tener alguna avería el status de esa

unidad debe ser colocado en Suspendido para así no retrasar el sistema.

Puerto de Comunicación. Identifica por cual puerto COM esta conectado la(s)

unidad(es).

Dirección IP. Si esta definido este dato, se entiende que el equipo esta

conectado vía TCPIP y el valor de puerto se descarta.

La cantidad de equipos esta grabada en la llave electrónica que se les suministro así como el

nombre de la empresa. Adicionalmente se pueden definir el nivel de seguridad global de las unidades

así como la velocidad (BAUD RATE) al que se comunican. Luego de cambiar alguno de estos

parámetros se debe pulsar Re-Intentar Comunicación y luego salir

Procesos 39
Procesos
39
2.3.5
2.3.5
Preferencias
Preferencias

En este módulo se definen los siguientes parámetros :

Activar Timer. En caso de que se hayan especificado horas de recolección

de marcajes, esta opción deberá estar activada para que se realice el

proceso. Adicionalmente la aplicación debe estar activa (en pantalla

completa o minimizada para realizar el proceso automático)

Recoger lecturas. Se pueden especificar hasta cuatro lapsos de

recolección de marcajes, las cuales deberán indicarse en hora militar. La

opción 'Activar Timer' debe estar seleccionada.

Directorio de datos. Se indica en que carpeta están almacenados los datos,

en caso de estar en una unidad remota, la misma debe estar 'mapeada' es

decir con una letra asignada.

Directorio de Plantillas. Carpeta donde se almacenan las plantillas al

momento de efectúar la recolección. Igualmente en caso de estar en una

unidad remota, la misma debe estar previamente 'mapeada'.

Limite Horario Diurno. Es la hora - en formato militar - que indica cuando se

pasa de horario diurno a nocturno.

Limite Horario Nocturno. Es la hora en la que se pasa de horario nocturno

a diurno

Directorio de respaldo. Lugar donde se efectuara el resplado de datos,

preferiblemente sobre una unidad externa que no sea un disquete. El

sistema asigna el nombre 'respaldo' mas el número del día en el que se

efectua el respaldo, siendo domingo el día 1. Es preferible que el

administrador del sistema realice el respaldo por sus propios medios ya

que este proceso interno no comprime ni verifica la integridad del mismo.

Respaldar después de capturar Datos. Al activar esta opción,

automaticamente luego de capturar marcajes se efectuara el proceso de

respaldo.

40 Sistema de Control de Asistencia
40
Sistema de Control de Asistencia
2.3.6
2.3.6

Recuperar Plantillas

Cada vez que se recogen las plantillas, el sistema realiza un respaldo de los archivo *.pla (los

cuales contienen la informacion de la huella digital) que se encuentran en la carpeta respectiva

creando un archivo con el nombre 'PLANT' mas un correlativo numérico. En dichos archivos se

encuentran todas las plantillas comprimidas que existian antes de la recolección y en caso de que algo

suceda con las mismas, en este módulo se podrán recuperar. En caso de que se requieran recuperar

se debe buscar el archivo PLANT mas reciente (numeración mas alta) que contenga la cantidad de

plantillas deseada.

El proceso consiste en seleccionar el archivo que se desea descomprimir y seguidamente

pulsar el botón 'Descomprimir'. El sistema indica la cantidad de plantillas que actualmente están en el

sistema.

Casos en los cuales se debe utilizar esta opción :

Se estaban recogiendo plantillas y el proceso se aborto (se tranco la maquina, se reseteo, se apago,

etc), el usuario ejecuto el proceso de distribución y luego se dio cuenta que tanto en la PC como en

las unidades biométricas hay registrados menos plantillas que antes. En este caso se debe

seleccionar cual archivo se desea descomprimir y luego se distribuye.

Procesos

41

Procesos 41 2.3.7 Modificar Reportes Este módulo permite realizar modificaciones 'cosméticas' sobres los reportes ya existentes,
2.3.7 Modificar Reportes Este módulo permite realizar modificaciones 'cosméticas' sobres los reportes ya existentes, para lo
2.3.7
Modificar Reportes
Este módulo permite realizar modificaciones 'cosméticas' sobres los reportes ya existentes,
para lo cual es usuario debe escoger el reporte y pulsar OK. Esta opción solo deberá ser utilizada por
usuarios que conozcan como manipular reportes ya que en caso contrario pudiesen alterar los
mismos haciéndolos inutilizables.
2.3.8
Mover Datos

En este módulo el usuario puede descargar las bases de datos de manera que aquellos datos

que no se requieran se pasan a otro archivo para su resguardo. A diferencia de un respaldo, las bases

de datos quedan reducidas en tamaño luego de este proceso quedando solamente la informacion

superior a la fecha de 'Hasta' hasta la actual. El nombre del archivo contiene el rango de fechas que

se esta respaldando.

42

Sistema de Control de Asistencia

42 Sistema de Control de Asistencia 2.4 Pantalla de Reportes Rechazos Es muy importante para el
2.4
2.4

Pantalla de Reportes

42 Sistema de Control de Asistencia 2.4 Pantalla de Reportes Rechazos Es muy importante para el
  • Rechazos

42 Sistema de Control de Asistencia 2.4 Pantalla de Reportes Rechazos Es muy importante para el

Es muy importante para el buen funcionamiento del sistema evitar que los usuarios tengan

que marcar varias veces debido a que el sistema los rechaza, de allí que la toma de la huella al

momento de ingresarlo es la mas importante de todas y de alli deriva en que el usuario tenga que

marcar una sola vez o varias veces. La causas mas comunes que origina el rechazo del trabajador por

parte de la lectora son :

El usuario esta colocando mal la huella. Es el mas común de los problemas

y de allí que al momento de tomar la lectura inicial se le debe indicar al

trabajador como hacerlo.

Huella inicial mal tomada. A veces sucede que al momento de tomar la

huella no se tomo el cuidado necesario o la persona tenia la huella muy

reseca para lo cual se recomienda dedicarle el mayor tiempo posible para

Procesos

43

la toma y utilizar un humedecedor de dedos tales como un 'cuenta fácil'

utilizado para contar efectivo y el cual ayuda a presentar con mayor

claridad las características de la huella.

Este reporte nos sirve para identificar a aquellos usuarios que por alguna de las razones antes

descritas son rechazados por el sistema, para ello se debe especificar el rango de fechas que se desa

analizar y finalmente nos muestra un reporte ordenado de mayor a menor con aquellas personas que

mas rechazos tienen.

Procesos 43 la toma y utilizar un humedecedor de dedos tales como un 'cuenta fácil' utilizado
Procesos 43 la toma y utilizar un humedecedor de dedos tales como un 'cuenta fácil' utilizado

44

Sistema de Control de Asistencia

Como tomar la huella :

Deslize el dedo desde el borde y posicionelo sobre el lector sin hacer mucha fuerza,

solamente el dedo debe descansar sobre la lectora.

44 Sistema de Control de Asistencia Como tomar la huella : Deslize el dedo desde el
44 Sistema de Control de Asistencia Como tomar la huella : Deslize el dedo desde el
44 Sistema de Control de Asistencia Como tomar la huella : Deslize el dedo desde el

Es preferible utilizar los dedos centrales por comodidad

Procesos

45

2.4.2
2.4.2

Inconsistencias

Procesos 45 2.4.2 Inconsistencias El dedo debe descansar sobre el lector En este reporte se puede

El dedo debe descansar sobre el lector

En este reporte se puede observar aquellos usuarios que han sido ingresados por las

unidades biométricas pero no se ha creado su ficha en el computador, así mismo se pueden ver los

casos donde se ha creado la ficha del usuario mas no se le ha hecho ingreso por las lectoras digitales.

La informacion de las plantillas creadas so toman de la carpeta donde se almacenan las mismas por

lo tanto es recomendable recoger plantillas antes de ejecutar este reporte.

Procesos 45 2.4.2 Inconsistencias El dedo debe descansar sobre el lector En este reporte se puede
46 Sistema de Control de Asistencia 2.4.3 Estadisticas
46
Sistema de Control de Asistencia
2.4.3
Estadisticas

En este reporte estadístico se pueden mostrar ordenados de mayor a menor y dado un rango

de fechas :

Días No Trabajados

Horas No Trabajadas

Horas Extra

Marcajes por Hora

46 Sistema de Control de Asistencia 2.4.3 Estadisticas En este reporte estadístico se pueden mostrar ordenados
Procesos 47 2.4.4 Asistencia
Procesos
47
2.4.4
Asistencia

Este reporte nos presenta en un lapso máximo de 30 días las asistencias mostrando con un

círculo las asistencia, con 'R' los días de Reposo y con 'V' las vacaciones. Los datos que se solicitan

son :

Rango de fecha.

Separar turnos. Si una persona tiene varios turnos y se desea conocer

su asistencia en cada turno, se deberá activar esta opción.

Solo considerar entradas. Existen turnos que comienzan un día y

terminan al día siguiente, al marcar esta opción el sistema solo nos

mostrara la asistencia del día en que entro pero no en el que salio.

Mínimo Horas Trabajadas. para poder marcar un día como trabajado

el usuario debe laborar un mínimo de la cantidad de horas que aquí se

indican.

Empresa.

Departamento.

Tipo de secuencia de ordenamiento del reporte.

Este reporte se puede solicitar inmediatamente luego de recoger las lecturas sin necesidad de

procesar los datos previamente a menos que se haya activado la opción de 'Solo Considerar Entradas'

o la de 'Mínimo Horas Trabajadas'

48

Sistema de Control de Asistencia

48 Sistema de Control de Asistencia 2.4.5 Carnets El programa esta en capacidad de imprimir los
2.4.5 Carnets
2.4.5
Carnets

El programa esta en capacidad de imprimir los carnets de los trabajadores en es módulo. Se

debe escoger el grupo de trabajadores que se desea procesar y se pulsa la opción de pantalla o

impresora. El sistema permite realizar directamente en este módulo los cambios en el formato del

carnet.

Procesos

49

Procesos 49 2.4.6 Tiempo Real Trabajado En este módulo podemos observar el calculo de horas trabajadas
Procesos 49 2.4.6 Tiempo Real Trabajado En este módulo podemos observar el calculo de horas trabajadas
2.4.6
2.4.6

Tiempo Real Trabajado

En este módulo podemos observar el calculo de horas trabajadas en base a las horas reales y

no a las horas de calculo, es decir, el sistema no efectúa ningún tipo de ajustes con respecto a las

horas de entradas y salidas al contrario del reporte de consulta de datos. Si el horario de un trabajador

es de 8:00 hasta las 15:00 y llego alas 7:52 y salio a las 15:02 el sistema mostrara que trabajo 7

horas con 10 minutos. El primer paso es escoger a los trabajadores de la lista, especificar el rango se

fechas y finalmente escoger si se dese ver por pantalla o impresora. El sistema efectúa el calculo de

tiempo trabajado por cada par de lecturas, significa que si el trabajador solo tiene un marcaje el

reporte no mostrara el tiempo trabajado.

50

Sistema de Control de Asistencia

50 Sistema de Control de Asistencia 2.4.7 Exportar Archivo de Datos El sistema ofrece varios reportes
50 Sistema de Control de Asistencia 2.4.7 Exportar Archivo de Datos El sistema ofrece varios reportes
2.4.7
2.4.7

Exportar Archivo de Datos

El sistema ofrece varios reportes producto de los requerimientos de los usuarios, sin embargo

existen casos donde se necesita la informacion presentada de una manera particular o en un formato

especifico por lo cual este módulo ofrece la posibilidad de exportar ciertos campos bien sea a una

tabla dbf o a un archivo tipo texto.

El archivo que contiene la informacion completa es datos.dbf el cual contiene los siguientes

campos :

 

Procesos

51

   

Tipo

Ancho

Dec Índice

  • 1 ID

Carácter

10

Cédula del empleado

  • 2 FECHA

Fecha

8

Fecha del movimientos

  • 3 EMPRESA

Carácter

10

Código empresa

  • 4 DEPTO

Carácter

6

Código departamento

  • 5 CODMOV

Carácter

6

  • 6 ENTRADA1

Carácter

5

Hora Entrada 1 Calculo

  • 7 SALIDA1

Carácter

5

Hora Salida 1 Calculo

  • 8 ENTRADA2

Carácter

5

Hora Entrada 2 Calculo

  • 9 SALIDA2

Carácter

5

Hora Salida 2 Calculo

  • 10 ENTRADAR1

Carácter

5

Hora Entrada 1 Real

  • 11 SALIDAR1

Carácter

5

Hora Salida 1 Real

  • 12 ENTRADAR2

Carácter

5

Hora Entrada 2 Real

  • 13 SALIDAR2

Carácter

5

Hora Salida 2 Real

  • 14 HORASDIURN

Carácter

6

Hora Diurnas trabajadas Lunes a Viernes

  • 15 HORASNOCT

Carácter

6

Horas Nocturnas Trabajadas Lunes a Viernes

  • 16 SABADOD

Carácter

6

Horas Diurnas Trabajadas Sabado

  • 17 SABADON

Carácter

6

Horas Nocturnas Trabajadas Sabado

  • 18 DOMINGOD

Carácter

6

Horas Diurnas Trabajadas Domingo

  • 19 DOMINGON

Carácter

6

Horas Nocturnas Trabajadas Domingo

  • 20 FERIADOD

Carácter

6

Horas Diurnas Trabajadas Feriado

  • 21 FERIADON

Carácter

6

Horas Nocturnas Trabajadas Feriado

  • 22 HORASMENOS

Carácter

6

Horas No Trabajadas

  • 23 DIASMENOS

Numérico

6

Dias No Trabajados

  • 24 HEXTRAD

Carácter

6

Horas Extras Diurnas Lunes a Viernes

  • 25 HEXTRAN

Carácter

6

Horas Extras Nocturnas Lunes a Viernes

  • 26 HEXTRASABD

Carácter

6

Horas Extras Diurnas Sabado

  • 27 HEXTRASABN

Carácter

6

Horas Extras Nocturnas Sábado

  • 28 HEXTRADOMD

Carácter

6

Horas Extras Diurnas Domingo

  • 29 HEXTRADOMN

Carácter

6

Horas Extras Nocturnas Domingo

  • 30 HEXTRAFERD

Carácter

6

Horas Extras Diurnas Feriado

52

Sistema de Control de Asistencia

  • 31 Carácter

HEXTRAFERN

6

Horas Extras Nocturnas Feriado

  • 38 Carácter

ENTRADAD1

Entrada 1 según horario

  • 39 Carácter

SALIDAD1

Salida 1 según horario

  • 40 Carácter

ENTRADAD2

Entrada 2 según horario

  • 41 Carácter

SALIDAD2

Salida 2 según horario

  • 53 Carácter

HORARIO

5

5

5

5

2

Código horario correspondiente a ese día

54 DLIBRETRAB Numérico 6
54
DLIBRETRAB
Numérico
6

El usuario deberá escoger los campos que desee exportar, colocarles un título de encabezado

el cual no puede contener espacios y máximo de 10 caracteres, indicar el nombre del archivo, rango

de fecha y formato. Finalmente debe pulsar la tecla OK para realizar el proceso

2.4.8
2.4.8

Sábado

Asistencia Compacto

El reporte de Asistencia Compacto es similar al de asistencia solamente que la informacion se

presenta de una manera mas reducida y de periodos máximos de 7 días.

Procesos

53

Procesos 53 2.4.9 2.4.10 Horario Trabajadores Enter topic text here. Asistencia y Horas Enter topic text
Procesos 53 2.4.9 2.4.10 Horario Trabajadores Enter topic text here. Asistencia y Horas Enter topic text
2.4.9 2.4.10
2.4.9
2.4.10

Horario Trabajadores

Enter topic text here.

Asistencia y Horas

Enter topic text here.

Seccion

III
III
Seccion III

56

Sistema de Control de Asistencia

3
3

Problemas Comunes y soluciones

Los problemas que se pudiese presentar con cierta frecuencia son :

Problemas de Comunicación

Problemas de Marcajes Perdidos

Sistema en modo de consulta

Problemas de Definiciones de parámetros

Sistema no entra

El usuario es rechazado por el sistema con bastante frecuencia.

3.1
3.1

Comunicacion

 

Los problemas mas comunes que producen situaciones de falta de comunicación son :

Conector suelto o flojo que entra al puerto serial proveniente de los equipos. Solución

 

: revisar los conectores

 

Se instalo algún dispositivo serial como una Agenda o PDA, central telefónica etc.

Solución : desconectar y desinstalar nuevo software

Conector suelto a nivel de la unidad Biométrica. Solución : llamar al técnico

Equipo se desconfiguro. Solución : llamar al técnico

Cable roto. Solución : Inspeccionar el recorrido del cable para ver si hay señales de

donde esta roto.

 
3.2
3.2

No se encuentran Marcajes

Cuando se estén buscando marcajes en el reporte de consulta y estos no se muestran se

deberá seguir los siguientes pasos :

 
 

El usuario esta marcando en la unidad Biométrica el código que tiene

asignado en su ficha ?

 

La fecha de ingreso del trabajador es superior a la fecha del movimiento

que se esta buscando ?

 

En la ficha del trabajador debe estar asignada la opción de incluir en

nomina.

Buscar en la pantalla de marcajes si existen los mismos.

 

Si todos estos pasos se siguieron y no aparecen los marcajes, favor comunicarse con el

Depto. Técnico

3.3
3.3

Sistema en modo de consulta

 

Esto sucede cuando la 'llave' electrónica no se encuentra o esta floja. Chequee la condición y

si no se arregla deberá comunicarse con el Depto Tecnico

Problemas Comunes y soluciones

57

Problemas Comunes y soluciones 57 3.4 Definicion de parametros Entre los errores mas frecuentes nos encontramos
3.4
3.4

Definicion de parametros

 

Entre los errores mas frecuentes nos encontramos la mala definicion de parametros de

horarios tanto normales como rotativos. Uno de los signos mas claros es cuando encontramos a un

trabajador que tiene excesivas horas extras asi como tambien horas no trabajadas, este es un signo

claro de mala asignacion de horarios. Al momento de definir los horarios debenos tener en cuenta lo

siguiente :

Las horas estan en formato de hora militar.

Cuando un horario comienza un dia y termina el siguiente, la hora de salida

debe ser sumada a las 24 horas, por ejemplo si una persona entra a las 6:00

pm y sale a las 6:00 am se define la entrada a las 18:00 y la salida a las 30:00.

Igualmente cuando el turno pasa de un dia a otro es recomendable definir un

solo turno de trabajo.

 

Los horarios rotativos deben ser definidos todos los anos y deben comenzar

desde el mes de enero.

 
3.5
3.5

Rechazo de huellas

 

Cuando se detecta que un empleado debe marcar repetidas veces para lograr una lectura

positiva, en la mayoría de los casos se debe a que no coloca bien el dedo para lo cual debe seguir los

siguientes consejos :

  • 1. Utilizar preferiblemente los dedos indice, central o anular.

  • 2. Tocar primero la guia alrededor del sensor para descargar la corriente estatica.

  • 3. Colocar el dedo que descanse completamente sobre el sensor sin ejercer mucha presion.

58 Sistema de Control de Asistencia
58
Sistema de Control de Asistencia
58 Sistema de Control de Asistencia Scanners & Fingers 2003
58 Sistema de Control de Asistencia Scanners & Fingers 2003

Seccion

IV
IV
Seccion IV

60

Sistema de Control de Asistencia

Unidad Vstation

Descripcion
Descripcion
60 Sistema de Control de Asistencia Unidad Vstation Descripcion Unidad Vstation. Es una unidad de muy
60 Sistema de Control de Asistencia Unidad Vstation Descripcion Unidad Vstation. Es una unidad de muy

Unidad Vstation. Es una unidad de muy avanzada tecnología y que se puede considerar

como una computadora ya que todo el proceso de verificación de la huella se realiza dentro del

equipo sin necesidad de estar conectado a una computadora externa. Esta característica es muy

importante ya que el sistema es completamente autónomo y no requiere de conexiones externas

para su funcionamiento. Almacena hasta 4000 eventos en memoria no volátil de manera que si se

va la corriente la información continua almacenada.

Capacidades del Sistema : La unidad Vstation tiene una capacidad básica para almacenar

3550 plantillas lo cual para efectos prácticos son aprox. 1750 personas ya que se recomienda

utilizar una huella de cada mano por si acaso la persona tiene algún problema. Existe otro factor

limitante y es que la experiencia nos indica que para que no se formen colas de mas de 5 minutos,

se requiere que por cada 50 personas simultaneas se necesite un equipo adicional.

 

Indice

61

   

Indice

 

distribuir

19

-

E -

-

A -

eliminar un grupo de plantillas

19

 

empresas 26

 

Activar Timer

39

ajustar 8

 

-

F -

 

archivo de transferencia

11

Arreglar archivos

 

13

feriados

32

Asignada 26

 

feriados alternos

32

Asistencia Compacto

52

forzar

26

automatico 39

 

-

B -

-

H -

 

historico

14

buscando

56

hora militar

21

 

horarios

21

-

C -

 

Horas extras

14

 

horas trabajadas

49

calculo de horas

 

7

cambiar 14

 

I -

 
 

-

cambios de horario

14

capacidad 60

 

indices

13

característica 60

 

ingresan

14

carnet 48

 

claves 37

 

J -

 

Como tomar la huella

42

-

Compactar 13

 

Compacto 52

 

jerarquico

37

Conector 56

 

copiar 22

 

-

L -

 

D -

 

limite 35

 

-

Limite Horario Diurno

39

Datos de calculo

 

8

Limite Horario Nocturno

 

39

datos del trabajador

14

Limites

14, 35

Datos Reales

8

defecto 26

 

-

M -

definicion de turnos

22

departamentos 26

 

mantenimiento 13

 

descargar 41

 

marcajes

33, 56

Descomprimir 40

 

Marcajes Perdidos

56

Directorio de datos

39

marcajes por defecto

21

Directorio de Plantillas

39

modifican 14

 

Directorio de respaldo

39

modificar

8, 19

 

62

Sistema de Control de Asistencia

 
   

modo de consulta

56

transferencia

11

 

transmitidos

36

-

N -

Turnos rotativos

22

no aparecen

56

 

- V -

 

O -

 

vacaciones

31

-

 
 

variaciones

26

opcion de horas extras antes de la entrada

21

Vstation

60

-

P -

parametros

14, 39

password 19

 

permisos 31

plantillas 40

problemas

13, 56

Problemas de Comunicacion

56

puerto serial

56

 

-

R -

rechazado

56

rechazos

42

recoger

19

Recoger lecturas

39

Reconstruir indices

13

redondear

8

regla

14

relay

14

remunerados

31

 

reporte

52

reporte estadistico

46

reportes

8

reposos

31

Respaldar

39

rotacion compuesta

22

-

S -

suelto

56

-

T -

trabajador

14

Back Cover
Back Cover