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TALLER No.

1. TEORIA DESOACHO DE DOCUMENTOS.

Uno de los ensayos que componen El defensor (1948), que el invento de


la carta es, por lo menos, tan valioso como la rueda en el curso de la
humanidad. Desde los correos divinos de la antigua Mesopotámica hasta
las modalidades contemporáneas de la epistolografita popular, las cartas
y el oficio de su escritura constituyen una excelente azotea desde la que
asomarse a la historia de las sociedades. La conveniencia de analizar las
cartas en cuanto prácticas sociales sujetas a la dialéctica que todo
ejercicio de escritura establece entre la norma que trata de regularlo y la
libertad que desarrolla cada persona en el momento de escribir, así como
la necesidad de abundar en la historia de los usos de una manifestación
escrita que hasta hace poco había interesado casi exclusivamente en
cuanto fuente de información, vertebran las páginas de este primer
volumen de las Actas del VI Congreso Internacional de Historia de la
Cultura Escrita (Alcalá de Henares, julio de 2001). De manera más
amplia, el interés por la correspondencia como práctica social debe
ponerse en relación con otros dos aspectos que también han marcado la
reciente trayectoria de los estudios sobre cultura escrita: por un lado, la
atención dispensada a la actividad manuscrita incluso en el período de la
imprenta, sacando a flote un mundo historiográficamente oculto por el sol
cegador del arte tipográfico; y por otro, la búsqueda de nuevos dominios
del escribir que no fueran los habituales de la actividad oficial y
administrativa, sino los más próximos a la gente: las escrituras cotidianas
y personales. Ambos giros han traído sabia nueva a este ámbito de la
investigación y están contribuyendo a una comprensión más plena del
papel desempeñado por la escritura en las respectivas sociedades
históricas.

 LA IMPORTANCIA DEL CORREO A TRAVÉS DEL TIEMPO


*La Administración Postal Nacional*

EL CORREO EN LA ANTIGUEDAD

El Correo nace con la necesidad que tiene el hombre de comunicarse con lo


individuos que se encuentran en otros lugares.
Para comunicarse utilizó diferentes medios:
El lenguaje (Gestos y articulaciones)
El oído (Tambores)
La vista (Señales de Humo)
La palabra

Después el hombre quiere dar vigencia a sus pensamientos y expresiones:


Nace la comunicación escrita.
Para enviar los mensajes escritos el hombre utilizó el
MENSAJERO.
Con el surgimiento de los primeros imperios y estados, la
Comunicación Escrita, se convirtió en elemento fundamental
tanto para mantener la unidad territorial y política como para
permitir el desarrollo y expansión del comercio. Las redes de
correos, funcionaban como columnas vertebrales que comunicaban el centro
político con la periferia y viceversa.

Los imperios no se hubieran mantenido unidos sino hubiese habido una red
de correos que los articulara. De la magnitud de la red correos y de su
eficiencia dependía la extensión territorial que podía llegar a tener control el
centro administrativo.

En la antigüedad solo los poderosos tenían acceso a los servicios de


correo, enviaban los mensajes a súbditos en todos los rincones de su
dominio. Egipto fue el primer Imperio que tuvo un Correo organizado,
utilizando como principal sistema de transporte, embarcaciones a
través del río Nilo. Esta correspondencia consistía en manuscritos sobre
papiro.

Siglo XI A.C.

El Imperio Persa, bajo el reinado de Ciro, contaba con un sistema en donde


se obligaba al pueblo a proporcionar caballos y estaciones para desarrollo
del correo. A estas estaciones se les denominó ANGARRIAS’

Siglo VI A.C.

El Imperio Chino, juega un papel preponderante en la historia de los correos,


con la invención del papel, además de contar con el correo mejor organizado
de la época. Tenían a disposición 200.000 caballos, en cómodos refugios y
caballerizas. TSUA LUN China Inventor del papel.
El Imperio Romano, organizó su correo instituyéndolo en todo el trazado de
las carreteras consulares bajo la denominación de CURSUS PUBLICUS.
Este correo contaba con una inmensa red de estaciones de cambio de
caballos. Una y otra estación recibieron el nombre de posiciones, palabra de
la cual se deriva el vocablo: POSTA que más adelante se adoptó como
POSTAL.

Roma llegó a la máxima organización del correo en los tiempos de


Constantino para decaer casi hasta la desaparición ante el atropello de las
invasiones bárbaras.

Antes del siglo XIV, en el Viejo Mundo, las personas que necesitaban enviar
una carta debían recurrir a los costosísimos correos privados. En 1315, los
estudiantes universitarios obtuvieron una patente de FELIPE EL HERMOSO
que les permitió mantener un servicio de correo con sus familiares situados
en otras provincias.

FRANCIA SE CONVIERTE EN PIONERA DEL CORREO COMO SERVICIO


PÚBLICO, A CARGO DEL ESTADO.

 HISTORIA

En 1514, por Real Cédula de la Corona española fue creado el Correo Mayor
de Indias para prestar el servicio postal entre las colonias americanas y de
éstas a España. Posteriormente hacia 1834, se organizó en forma definitiva
la Oficina Principal de Correos de Santa fe y se crearon tres distritos en las
ciudades de Santa fe, Caracas y Quito.
Durante 1838, representantes de los gobiernos de Ecuador, Venezuela y la
Nueva Granada suscribieron el primer convenio postal de América, el cual
gestó la que en la actualidad se conoce como la Unión Postal de las
Américas, España y Portugal “UPAEP”. Más tarde, en 1881 Colombia ingresó
a la Unión Postal Universal “UPU”.

En 1923 se creó el Ministerio de Correos y Telégrafos, que más adelante, en


1953 se transformaría en el actual Ministerio de Comunicaciones. Luego en
1963 como consecuencia de una reorganización adelantada en el Ministerio
de Comunicaciones y mediante Decreto No. 3267 de 1963,se creó la
Administración Postal Nacional como establecimiento público adscrito al

Ministerio de Comunicaciones, con autonomía jurídica, administrativa y


patrimonial, para ejercer en nombre del estado el monopolio para el manejo
de la correspondencia en el territorio nacional.

En 1992 por Decreto 2124 Adpostal es reestructurada como Empresa


industrial y comercial del Estado y en 1993 con el Decreto 2247 se aprueban
los estatutos.

La Unión Postal Universal - UPU, tiene por objeto asegurar la organización y


el perfeccionamiento de los servicios postales y favorecer en este ámbito el
desarrollo de la colaboración internacional.

La Administración Postal Nacional como operador público y miembro de la


UPU, se rige por las normas del convenio postal universal, sus acuerdos y
reglamentos de ejecución.

La Unión Postal de las Américas, España y Portugal - UPAEP, propende por


el mejoramiento constante de los servicios postales de sus países miembros,
facilitar el intercambio de experiencias y la ejecución de acciones
coordinadas entre los órganos postales. Implementa iniciativas de
cooperación internacional.

Adpostal, se beneficia directamente de acciones y proyectos de los


correspondientes organismos, orientados a la regulación y desarrollo de la
actividad postal.

Actualmente Adpostal presta los servicios de correo y mensajería


especializada nacional e internacional a través de concesión otorgada por el
Ministerio de Comunicaciones.
 TEORIA DE CORRESPONDECIA.

Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos


años para comunicarse con personas o individuos que están a larga
distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido
perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que
existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la
información llegue al destinatario.

En Europa se origino y se le dio más importancia a la correspondencia, sus


precursores fueron:
- Correspondencia 1925-1975. Arendt – Heidegger: Afirmaban que La
Correspondencia está dividida en tres partes que se corresponden con tres
períodos: 1925-1932, años cincuenta, 1966-1975. Las primeras cartas
revelan el inicio de la relación. Luego hay un silencio de varios años, debido
al distanciamiento y, sobre todo, a los avatares políticos que pusieron a
ambos en bandos opuestos. Heidegger es miembro del NSDAP, mientras
que Hannah Arendt huye de Alemania por su condición de judía y por sus
convicciones políticas. Por iniciativa de ella en 1950, se restablece la relación
bajo la atenta mirada de la esposa de Heidegger. El filósofo dedica cartas y
poemas apasionados a su antigua amante. Sin embargo, el nexo vuelve a
enfriarse a mediados de los cincuenta y se retoma en los sesenta hasta la
muerte de Arendt.
- Cartas a Louise Colet de Gustave Flaubert.
Su teoría era que la correspondencia tallaba y narraba la historia de la
humanidad, por que dejaba constancia de los hechos. No es esta la entrega
de una correspondencia, dado que las misivas de Colet, amante de Flaubert,
fueron meticulosamente destruidas por la sobrina del autor. Sin embargo, las
cartas de Flaubert enviadas entre 1846 y 1855 a su amiga poeta permiten
intuir el contenido de un diálogo perdido.
Los textos escritos por el autor de “Madame Bovary” constituyen, además,
una totalidad, un monólogo completo y un retrato íntimo y personal de
Flaubert. Son cartas, en un principio, sentimentales que con el paso de
tiempo se convirtieron en reflexiones de Flaubert sobre la vida y sobre el
pasado; consejos sobre lecturas, y sobre el arte de escribir; varias fobias, y
ardientes filias; juicios apasionados sobre la amistad y el arte, sobre la
sociedad y sobre la creación literaria; larguísimas, detalladas anotaciones y
correcciones de textos de Louis, que revelan la paciencia y el gusto artístico
de Flaubert y, en definitiva, la lealtad a su amiga.
- Cartas a sus amigos de Marguerite Yourcenar. De las miles de cartas que
Marguerite Yourcenar escribió -y guardó cuidadosamente- a lo largo de su
vida, en este libro se han seleccionado aquellas que mejor revelan su
fascinante personalidad y las distintas épocas de su trayectoria literaria.
Gracias a ellas, una figura capital de las letras del siglo XX esclarece, de
manera póstuma, las claves de su obra, e involucra al lector en los entresijos
de la creación literaria y en el compromiso vital consigo misma y con el
mundo.

- Correspondencia 1928-1940. Theodor Adorno - Walter Benjamín.


Por primera vez de forma completa se ofrece la correspondencia entre dos
de los pensadores más influyentes de mediados del siglo XX. Estas cartas
incorporan todo un friso histórico de personajes, situaciones y obras de una
realidad congelada en el tiempo.

Cartas de J.R.R. Tolkien. Fue uno de los más prolíficos escritores de cartas
del siglo xx. A lo largo de los años escribió a editores, amigos y a los
aficionados a sus obras, una masa de cartas que revelan el pensamiento de
Tolkien e incluyen observaciones sobre el mundo de hoy y noticias nuevas
sobre la Tierra Media. Estas cartas constituyen un patrimonio histórico muy
importante para el origen de la correspondencia.

 LA IMPORTANCIA DEL CORREO A TRAVÉS DEL TIEMPO

CRONOLOGIA HISTORICA DEL CORREO EN COLOMBIA

Desde el Descubrimiento de América hasta mediados del Siglo XVIII, el


Correo de la Nueva Granada estuvo en manos de particulares debido a un
privilegio que concedió la Reina Juana a Don Lorenzo Galíndez de Carvajal y
a sus herederos, el 14 de mayo de 1514 y que se extendió hasta 1768. Se
denominó CORREO MAYOR DE INDIAS La familia Galíndez de Carvajal
estableció la primera ruta de Correo entre España y el Nuevo Mundo.
Cartagena, Porto bello, Sevilla. Se hacia en embarcaciones rápidas
denominadas AVISOS.

1834 Se organiza, bajo la administración del General Santander, la Oficina


Principal de Correos en Santa fe de Bogotá, se aumentan las estafetas y se
crean tres Distritos Principales de Correos, con sus respectivos
administradores quienes deben residir en Santa fe de Bogotá, Caracas y
Quito.
1838 Reunidos en la capital neogranadina los representantes de los
gobiernos de Ecuador, Venezuela y Nueva Granada suscriben el primer
Convenio Postal de América, que gestó la que más tarde sería la Unión
Postal de las Américas y España (UPAE)

1881 El primero de julio de este año Colombia ingresa a la Unión Postal


Universal

1888 Siendo Primer Magistrado de la Nación, el doctor Carlos Holguín


promulga la Ley 86 que dispone una nueva organización en el ámbito de los
correos y perfila la estructura que hará posible más tarde su nacionalización.

1906 Mediante el Decreto 642 se organiza en forma provisional el servicio de


Giros. 1913 El Presidente Carlos E. Restrepo firma la Ley 124, por medio de
la cual se nacionaliza el servicio de Correos de Colombia.

1914 El presidente José Vicente Concha firma la Ley 76 con la cual se lleva a
efecto una nueva organización en el ramo de los Correos y Telégrafos.

1916 El gobierno presenta a consideración de las Cámaras Legislativas un


proyecto que otorga al servicio de Giros, autonomía efectiva en el resto de
los servicios administrativos, le dota de un fondo especial de Caja, le autoriza
constituir cuenta individual y le proporciona responsabilidad propia. Dicho
proyecto, se convierte en la Ley 68.

1917 Se establecen, mediante Decreto 168, los Giros Postales y


Telegráficos, se fijan sus tarifas y se dispone que el monto máximo de
emisión no podrá ser superior a una tarifa de $20, oo.

1919 El Piloto Knox Martin, realiza el Primer Vuelo Postal, entre la ciudad de
Barranquilla y Puerto Colombia transportando en su pequeño

1920 Como consecuencia del funcionamiento de las primeras líneas aéreas


internacionales, se presenta al Congreso de la UPU. reunido en Madrid,
España proposiciones encaminadas a extender los servicios aéreos y como
resultado se crea un artículo dentro del convenio bajo el título de "Servicios
Aéreos"

1922 El 18 de noviembre el gobierno colombiano ratifica, según Ley 78 del


mismo año, la convención principal y los convenios adicionales firmados por
sus delegados al VII Congreso Postal Universal reunido en Madrid en
noviembre de 1920 y se consolida la condición de Colombia como pionera
del transporte aéreo de correspondencia en Latinoamérica. Con el objeto de
regular la vigilancia oficial en el servicio de transportes aéreos que presta
SCADTA y vistos los resultados favorables de este sistema implantado por
primera vez en el mundo, el Gobierno legaliza dicha actividad mediante la
firma de un contrato por parte del entonces Ministro de Gobierno, doctor
Miguel Jiménez López, cuyo término es de 20 años.

1923. El General Pedro Nel Ospina expide el 24 de marzo la Ley 31, la cual
crea el Ministerio de Correos y Telégrafos, obedeciendo a que los intereses
del país en el ramo postal exigen mayor atención y la necesidad de constituir
un organismo independiente que consagre su atención exclusiva a la
administración de tan importantes servicios.

1924 El primero de enero de este año, comienza a regir la Ley 31 del año
anterior que crea el Ministerio de Correos y Telégrafos.

1931 El gobierno colombiano, teniendo en cuenta el establecimiento de las


primeras rutas aéreas internacionales que plantean una nueva situación para
el servicio aeropostal nacional, crea la Administración del Correo Aéreo,
mediante Decreto 302, y la confía por delegación a la SCADTA, la cual, más
tarde convertida en AVIANCA, dirige desde entonces la operación del Correo
Aéreo en Colombia y el exterior.

1940 Mediante Decreto Ley 1362 se liquida el Servicio de Giros Postales y


se establece el Banco Postal, de propiedad del Estado, pero dependiente del
Ministerio de Correos y Telégrafos.

1941 El primero de enero, inicia operaciones el Banco Postal con un capital


asignado de $500.000, oo.

1945 El gobierno nacional reglamenta los servicios de correos, telégrafos y


teléfonos mediante Decreto 1418 de junio 14.

1950 El gobierno nacional ordena por Decreto 2254 de julio 31, la liquidación
del Banco Postal y el restablecimiento del servicio de giros.

1953 El Decreto 0259 crea el Ministerio de Comunicaciones.

1963 Durante la administración del entonces presidente, doctor Guillermo


León Valencia se crea por decreto 3267 La Administración Postal Nacional -
ADPOSTAL; como establecimiento de carácter publico, de orden nacional,
adscrita al recién creado Ministerio de Comunicaciones, con autonomía
jurídica, administrativa y patrimonial. El mismo Decreto fija sus funciones y
dicta otras disposiciones sobre su funcionamiento.
1965 El Presidente de la República, teniendo en cuenta las normas sobre
reducción del gasto público y la duplicidad de las funciones en la
Administración pública, suprime la Administración Postal Nacional, mediante
Decreto 3253 y la fusiona a la Empresa Nacional de Telecomunicaciones
TELECOM.

1966 La Corte Suprema de Justicia declara inexequible el Decreto 3253 del


año anterior y la Administración Postal Nacional recobra su autonomía
volviendo a funcionar como establecimiento público descentralizado.

1976 Mediante decreto 195 de febrero 09, el Presidente de la República,


doctor Alfonso López Michelena, aprueba los estatutos de la Administración
Postal Nacional.

1984 El gobierno nacional expide el Decreto 75, de Enero 18 mediante el


cual dicta normas sobre la prestación de los servicios postales dentro del
territorio nacional y dispone que el servicio de correos esté a cargo exclusivo
del estado, quien ejerce el monopolio a través de la Administración Postal
Nacional. En enero 24 es expedido, de la misma manera, el Decreto 148
mediante el cual se dictan normas sobre servicios de transmisión codificada
para correspondencia pública y se abre paso la implantación en Colombia, el
servicio de Correo Electrónico. El 19 de junio, se suscribe un nuevo contrato
para la prestación del servicio de correo aéreo que modifica sustancialmente
el que venía rigiendo, pues al término de éste, La Administración Postal
Nacional asumirá en forma integral la prestación de este servicio. En el
mismo año se dicta la resolución del Ministerio de Comunicaciones No. 1248
que define y reglamenta algunos servicios, en concordancia con el Decreto
075.

1985 Se dicta el Decreto 2563 que modifica y adiciona el Decreto 075 y


obliga a las entidades del sector público a remitir su correspondencia a
través de Adpostal.

1989 El 17 de febrero se firma el Contrato 015 de asociación con AVIANCA,


el cual tiene una vigencia de 10 años hasta 1999. El 03 de abril se celebran
los 25 años de la Entidad y se adopta la nueva imagen corporativa.

1990 Se suprime el servicio de Giros

1992 Se lleva a cabo la Reestructuración Administrativa de la Entidad,


Cambia la naturaleza jurídica de la Administración Postal, que pasa de ser de
entidad de servicio público adscrita al Ministerio de Comunicaciones a ser
Empresa Industrial y Comercial del Estado, vinculada al Ministerio de
Comunicaciones.

1995 El Ministerio de Comunicaciones, bajo la dirección del doctor William


Jaramillo Gómez, según Decreto 229 reglamenta el servicio de Correos.

1997
La Filatelia colombiana, a través de la ADPOSTAL, se hace merecedora de la
Medalla de Oro, en los Juegos Olímpicos de Atlanta, premio otorgado por la
Federación de Filatelia Internacional y el Comité Olímpico Internacional, al
mejor diseño. El premio fue concedido a la estampilla que se emitió el 16 de
julio de 1996, con motivo de este evento.

2001
Nuevamente la Filatelia de Colombia es galardonada con una Medalla en la
categoría de filatelia olímpica. Esta vez, la precea conseguida es la de Plata,
logrando ubicar a Colombia como el único país que ha recibido dos
galardones en el marco del Prix Olympia de Filatelia, certamen paralelo a la
celebración de los Juegos Olímpicos

 Correspondencia comercial o mercantil

Desde la pequeña empresa hasta la pequeña industria, el comercio


despliega su gran actividad por conquistar mercados, localizar fuentes de
materias primas, establecer nuevos sistemas y vías de comunicación, etc.
Como tales objetivos están dispersos en el mundo, se requiere que la
palabra escrita venga a abrir brechas y a coordinar y desenvolver esos
factores dinámicos y decisivos del progreso humano. Las ideas escritas con
miras comerciales cruzan constantemente ciudades, países, continentes,
dando lugar a una copiosa correspondencia de estilo especial, definido,
claro. De esta manera, el mayor o menor desenvolvimiento de una empresa
depende, en gran parte, del movimiento y técnica de su correspondencia.

Actualmente, el mayor porcentaje de los negocios o transacciones


comerciales se hace por medio de cartas. Es por esto que el redactor
comercial debe ser, a la vez un conocedor práctico del idioma, un psicólogo.
La preparación idiomática es necesaria para poder llenar los requisitos de
armonía en el estilo, ortografía, condición y otros factores que más adelante
estudiaremos debidamente y que constituyen la esencia del estilo mercantil.

El sentido psicológico que todo comerciante debe poseer tiene como objeto
lograr efectos positivos y dinámicos en la realización de sus actividades
comerciales. El redactor comercial, por lo tanto, tiene que conocer y tratar de
adaptar la carta que escribe a la personalidad y el carácter de las personas a
quien se dirige, de manera que antes de manifestarle nuestros deseos,
podamos demostrar que deseamos ampliamente satisfacer los de ellas. Es
indispensable aplicar constantemente las palabras del profesor Overstreet:

Primero, despertar en el prójimo un franco deseo. Quien puede hacerlo tiene


el mundo entero consigo. Quien no puede, marcha solo por el camino.

Es fundamental, en toda práctica de la vida, interesarse por las cosas de los


demás, sin caer jamás en el servilismo, y luego, como consecuencia muy
natural, hace realizar nuestros deseos.

Concluyendo con el fin fundamental de la correspondencia mercantil,


consiste en hacer negocios por escrito, y como segundo objetivo, que
analizaremos próximamente, es concretar en documentos una serie de
hechos que pueden convertirse después en medios informativos y
probatorios magníficos para posibles reclamos, litigios y negociaciones.

Texto tomado de:

CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACIÓN COMERCIAL MODERNA, para


la preparación práctica de estudiantes y personal de oficinas.
Autor: JOSÉ R. ACUÑA MONTENEGRO, editorial MC.Graw Hill.1969.

 TEORIA DE DESPACHO DOCUMENTAL

El Correo nace con la necesidad que tiene el hombre de comunicarse con los
individuos que se encuentran en otros lugares.

Para comunicarse utilizó diferentes medios:

El lenguaje (Gestos y articulaciones), el oído (Tambores), la vista (Señales de


Humo), la palabra.

Después el hombre quiere dar vigencia a sus pensamientos y expresiones:


Nace la comunicación escrita.

Para enviar los mensajes escritos el hombre utilizó el MENSAJERO.


Con el surgimiento de los primeros imperios y estados, la Comunicación
Escrita, se convirtió en elemento fundamental tanto para mantener la unidad
territorial y política como para permitir el desarrollo y expansión del
comercio.

En la antigüedad solo los poderosos tenían acceso a los servicios de correo.


Enviaban los mensajes a súbditos en todos los rincones de su dominio.
Egipto fue el primer Imperio que tuvo un Correo organizado, utilizando como
principal sistema de transporte, embarcaciones a través del río Nilo. Esta
correspondencia consistía en manuscritos sobre papiro.

El Imperio Persa, bajo el reinado de Ciro, contaba con un sistema en donde


se obligaba al pueblo a proporcionar caballos y estaciones para desarrollo
del correo. A estas estaciones se les denominó ANGARRIAS’’.

El Imperio Chino, juega un papel preponderante en la historia de los correos,


con la invención del papel, además de contar con el correo mejor organizado
de la época. Tenían a disposición 200.000 caballos, en cómodos refugios y
caballerizas. TSUA LUN China Inventor del papel.

El Imperio Romano, organizó su correo instituyéndolo en todo el trazado de


las carreteras consulares bajo la denominación de CURSUS PUBLICUS.
Este correo contaba con una inmensa red de estaciones de cambio de
caballos. Una y otra estación recibieron el nombre de posiciones, palabra de
la cual se deriva el vocablo:

POSTA que más adelante se adoptó como POSTAL.

Roma llegó a la máxima organización del correo en los tiempos de


Constantino para decaer casi hasta la desaparición ante el atropello de las
invasiones bárbaras.

2. FORMATOS DE REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA


DESPACHADA Y FORMATO DE REPARTO INTERNO Y EXTERNO.
FORMATO DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
FORMATO DE ENTREGA A ENTIDADES Y PERONAS NATURALES.