Trabajo Final. Universidad Libre Materia: LOGÍSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL Tema: DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA LOGÍSTICO 1.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Misión y Visión MISIÓN D¶vinni S.A. es reconocida nacional e internacionalmente por su amplia experiencia en la Edición e Impresión en sus líneas de Agendas, Libros, Catálogos, Revistas, Informes Anuales, Productos Escolares y de Oficina; Productos de Marroquinería y Promocionales, con la permanente satisfacción de nuestros clientes a través del mejoramiento continuo en nuestros procesos, entregas oportunas, excelencia en el servicio y en la calidad, con la mejor tecnología gestionada por un equipo humano competente garantizando el desarrollo sostenible de la compañía cumpliendo con los requisitos legales que nos aplique. VISIÓN En el 2015 ser reconocidos en América Latina como socios estratégicos de nuestros clientes ofreciéndoles las mejores soluciones integrales de Edición, Impresión, Marroquinería y Productos Promociónales.

1.2 Breve resumen histórico D´vinni es una empresa proveedora de soluciones integrales para marketing, venta y logística. La experiencia de más de 26 años en la industria editorial, estar presentes en 7 países, tener una planta de producción de 30.000 m2 adaptada a las tecnologías de vanguardia y contar con la colaboración de un equipo

interdisciplinario de 700 empleados nos permite brindar servicios y productos ágiles, oportunos, innovadores y rentables para nuestros clientes. Desde 1983, año en que fue fundada la compañía, D¶vinní ha ampliado su portafolio y desarrollado nuevas unidades de negocio que responden a las necesidades del mercado y ofrecen al cliente soluciones integrales para sus estrategias de comunicación y marca 1.3 Actividades de la empresa 1.4 Principales mercados

1.5 Principales Productos/Servicios Unidades de Negocio y y Libros Publicomerciales

7 Mix de venta (mercado doméstico ± exportación).6 Volúmenes de Ventas (por familia de producto) y de Compras (por familia de material) 1. mix de compras (local ± importado) CLIENTES FINALES: y y Sectores Principales sectores que compraron en el 2008 fueron: FINANCIERO INDUSTRIAL TELECOMUNICACIONES CONFECCIÓN (ropa) DISEÑO Y PUBLICIDAD y Clientes CONSUMO MASIVO (bebidas y alimentos) COMUNICACIONES EDITORIAL CONSTRUCCIÓN EDUCACIÓN SEGUROS Banco República Banco Ganadero Bancolombia Banco Bogotá Banco de crédito Bavaria Davivienda Ed Mc Graw Hill Ed SANTILLANA Editorial NORMA Editorial PLANETA Editora Cinco Eternit Revista SOHO Revista FUCSIA Schering Colombiana Seguros Bolívar Suramericanas Bolívar .y y y Agendas Nacional e Internacional Unidad Escolares RETAIL 1.

bajo los parámetros de calidad y oportunidad en las entregas. con el fin de satisfacer al cliente interno y externo. a través de la efectividad.Bellsouth Cafam Colpatria Coomeva CEMEX Esso Leo Burnett Min. maximizando la rentabilidad de la empresa en términos de costos logísticos. distribución y facturación.8 Otros. MISIÓN DE LA LOGÍSTICA 2. garantizando el flujo de los materiales y de la información asociada. 3. Medio Ambiente Mobil Revista AXXIS Quala Texas Petroleum Co.1 Misión logística de la empresa Gestionar estratégicamente los procesos de almacenamiento. ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN (Logística) 3.1 Áreas funcionales implicadas (procesos de la cadena de valor) CADENA DE VALOR DESARROLLO DE TALENTO HUMANO MANTENIMIENTO ACTIVIDADES SECUNDARIAS DESARROLLO TECNOLÓGICO MA RG EN DE PR OD UC TO . Texaco Yambal 3-M 1. que se considere de interés 2.

P.COMPRAS PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN LOGÍSTICA ENTREGA AL CLIENTE FINAL PRODUCCIÓN ACTIVIDADES PRIMARIAS 3. Convierte y refila papel según O. Elabora requisición de productos y de elementos de fabricación para terceros Elabora fichas técnicas del producto Genera explosión de material  Producción . Entre ellas están:  Planeación y Control de la Producción ENTRADAS       Solicitud de cotización Documentos con los requisitos del cliente Dummy o maqueta aprobada (muestras físicas y archivos digitales) Mapa de costos Información de inventario de materias primas Papel para convertir y papel en hojas       ACCIONES Genera presupuesto de cotización Planea O.P.P.2 Interrelaciones  Actividades Primarias Las Actividades Primarias están involucradas en la creación física del producto y su venta y transferencia al cliente final. y programa O.

ENTRADAS          Orden de Producción Programación Presupuesto de facturación Papel convertido Maqueta (cuando aplique) Registro de bienes propiedad del cliente Informe técnico Especificaciones técnicas y planes de control de producto en proceso Equipos de medición controlados  Logística ENTRADAS         Materia prima e insumos Planes de control de materia prima o de producto terminado Emisiones técnicas Equipos controlados Producto terminado. insumos. rotulado y remisionado Solicitud de repuestos Materias primas. repuestos. insumos. empacado. Facturación Entrega de producto . servicios y demás productos Pedido unidad de negocio        ACCIONES Ejecución de la programación Optimización de los recursos Aplicación de planes y control en proceso ACCIONES Toma física del inventario Recepción y almacenamiento de materias primas. producto terminado y bienes propiedad del cliente.

Solicitud de desarrollos de aplicaciones.  Compras ENTRADAS         Requisiciones aprobadas Cotizaciones Muestras físicas Archivos magnéticos. recursos humanos y otras funciones. Solicitud de soporte técnico e infraestructura Solicitud de capacitación a usuarios en el Sistema. proveedores  Desarrollo Tecnológico ENTRADAS      Actualización de aplicaciones. Dar soporte y suministrar recursos (software y hardware) a los procesos de la organización.   ACCIONES Realizar el registro de información de requerimientos y solicitudes. Solicitud de creación de perfiles para usuarios en el Sistema. Analizar la información recopilada y diseñar las aplicaciones y mejoras del sistema. tecnología. bienes propiedad del cliente Información de entradas de almacén Información de inventarios Documentos de exportación Emisión técnica. Custodiar y consolidar la información de la organización registrada o contenida en los medios de almacenamiento de los sistemas. Actividades Secundarias Las Actividades de Apoyo ayudan a las actividades primarias proveyendo insumos.      ACCIONES Realizar órdenes de compra o de servicio Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar el plan de mantenimiento de infraestructura y de sistemas de información de producción ± preprensa Retroalimentar al proveedor sobre el resultado de la evaluación Informar al proveedor sobre el incumplimiento de especificaciones de productos o servicios   .

 Mantenimiento ENTRADAS    Solicitudes de servicio Repuestos Servicios de mantenimiento     ACCIONES Ejecución del plan de mantenimiento preventivo Realización de requisiciones de acuerdo a programación Ejecución de actividades de proceso Programación de actividades de acuerdo a requisiciones .

 Desarrollo de Talento humano ENTRADAS     Requerimiento de personal Necesidades de capacitación Hojas de vida y registro de ingreso requeridos Propuestas y realización de formación y servicios especializados    ACCIONES Ejecución del plan de capacitación y requisitos del cliente Reclutamiento de personal Ejecutar plan de salud ocupacional y control de las condiciones bajo las cuales realiza el trabajo (Factores físicos.3 Organigramas (General. temperatura. etc. iluminación. del Sistema Logístico) .) 3. humedad.

Solicitud de repuestos Solicitud de Materia Prima e Insumos Materias Primas. . rotulado y remisionado. insumos.Planes de control de materia prima o de Producto Terminado .Lista de empaque de exportación y factura Información del despacho Gestión Técnica y de Calidad .Control calidad de materia prima.Emisiones técnicas .Producto no conforme por devolución y remisión (cuando aplique).Solicitud de revisión técnica .Equipos a controlar .Cliente Unidad . .Cliente Final Bienes propiedad del cliente Compras Producción Mantenimiento Producción Planeación C. Insumos. .Factura NOTA: Se incluyen como entrada de procesos gerenciales y de soporte solo los que inciden directamente en el cumplimiento de los requisitos del cliente Implementa acciones de mejora (correctivas y preventivas) . repuestos. servicios y demás productos Devolución de producto Pedido Unidad de Negocio V . Compras Cliente final Planeación y C.Solicitud de nota crédito por devolución de m/cía o anulación de factura. . . producto terminado y bienes propiedad del cliente -Reunión con Producción para Seguimiento de Despacho y Facturación -Seguimiento indicadores de gestión Gerencial Gestión Financiera Producción Compras (Comercio Ext.) Cliente Unidad A Producto Terminado empacado y rotulado con Producción remisión (cuando aplique).MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: MC-GR-01 Fecha edición: 200701-04 PROVEEDOR ENTRADA Proveedor externo Materia prima e insumos P -Identificar y establecer objetivos del proceso. insumos Bienes propiedad del cliente Repuestos CLIENTE Producción Mantenimiento . Producto terminado empacado.Registros de producto no conforme .P. .Información de producto no conforme Papel -Información de Entradas de Almacén (sistema informático) -Información sobre producto no conforme -Información de Inventarios (sistema informático) .Documentos de Exportación -Solicitud de recursos e informe de resultados de objetivos de desempeño. insumos.Equipos Controlados H Gestión Técnica y de Calidad -Toma física de inventario -Recepción y almacenamiento de materias prima.Facturación Entrega de producto Planeación . producto terminado y bienes propiedad del cliente.Información de resultados de gestión del proceso .Planeación de toma física de inventarios -Planea Entrega de Mercancía -Define necesidades de transporte SALIDA Materia prima.P.

PROCESO LOGISTICA Fecha actualización: 2011-05-13 Versión No: 06 Página: 25 de 40 .

4. Para las agendas de línea se trabaja actualmente con un sistema pull. Para las agendas de fábrica se utiliza el sistema push ya que se trabaja todo sobre órdenes de pedido específicas. en donde por medio de un DATABASE histórico donde se registran todos los movimientos tanto de pedidos como de órdenes. en dado caso que se presente algún inventario medianamente considerable este no va a representar un gran costo para la empresa ya que este producto generalmente es de alta rotación en el mercado y los clientes generalmente requieren en un lapso de tiempo ciertas cantidades extras que alivianan el inventario.1 Principio de manejo de la producción (push: en función de previsiones ± pull: en función de ordenes en firme) La empresa Dvinni Ltda trabaja con 2 líneas de productos. LÓGICA DE MANEJO DE LOS FLUJOS LOGÍSTICOS 4. . La primera denominada agendas de línea y las segundas agendas de fábrica. en donde las cantidades generalmente no varían en demasía entre periodos de tiempo cortos para los clientes. para determinar la posible demanda y así establecer una producción lo más ajustada posible a los requerimientos reales del mercado. es por esto que se tiene una producción generalmente constante de producto en el tiempo. A continuación se muestra el proceso de producción para agendas de línea y de fábrica donde se aplica el principio de producción push y pull.

se determinan los presupuestos generales. con el presupuesto de los productos a trabajar para la edición correspondiente. ajustando los inventarios a las órdenes de producción. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVDAD ÁREA DE TECNOLOGÍA Elabora la cotización de los productos de línea requeridos. fecha de entrega.4. para cada una de las referencias de Agendas de Línea.Se debe entregar el presupuesto comercial para realizar las cotizaciones de acuerdo a los tirajes solicitados. No. cantidades. Entrega a Planeación la orden de trabajo con las especificaciones del producto. Con base en los datos históricos de ventas. 1 Planeación de Agendas Nota: . . El contrato especifica la fecha de entrega: Entonces Fechas de entrega previamente determinadas. La explosión de materia prima. La distribución del 40% restante del presupuesto anual para la Unidad de Agendas se distribuye entre junio y octubre.2 Organización y gestión de los flujos de producción. 2 Gerente Planeación de Agendas - - - 3 ÁREA COMERCIAL - ¿Especifica? SI . inicia aproximadamente con un 60% del presupuesto anual asignado.Cotiza y entrega la hoja de costos a la unidad agenda nacional y a la unidad agenda internacional para productos de línea.

T.Revisa los componentes que va a llevar según la O. 4 DISEÑO El contrato está completamente diligenciado: Entonces Finaliza el diseño del producto.P con la ruta de los . donde se colocan en el sistema en PC Prepensa PDF agendas. . ¿Completo? SI NO - Entrega formato de diseño a Planeador.T venga completamente diligenciada y los componentes que va a llevar. Genera orden de producción de los tacos según especificaciones en el sistema SIP modulo de planeación.P Verifica y entrega junto con el formato original al coordinador de Diseño. Recibe el pdf de diseño Cumple los requerimientos de la orden de producción planeada: Entonces Entrega a producción.Cada uno de estos debe revisar que la O. al Área Comercial. Nota: .NO - Fecha de entrega según disponibilidad y capacidad disponible De la orden de trabajo se entregan 4 copias: para diseño. Recibe formato de diseño. Regresa O. estampación y otra para acabados de agendas. firma una copia como recibido. Imprime O.T.El coordinador de diseño entrega a montaje digital (preprensa) la O. cubiertas. Regresa a Planeador. 5 PLANEADOR - 6 PROGRAMADOR ¿Cumple? SI NO Nota: .

. lo revisen. Programa corte.Las operaciones inician desde conversión. pero con fecha de actualización y se entrega al planeador.T.T. Planeador recibe O. Todos los pasos anteriores se deben registrar en el sistema para poder hacer trazabilidad de la OP. Imprime una nueva orden de trabajo con el mismo número.Una vez aprobados. y el formato modificado y aplica todo el procedimiento desde la actividad cinco (5). Asigna en el sistema la semana de entrega.archivos. empaque y despacho. Nota: . Preprensa genera Plotter y lo devuelve al coordinador de diseño para que lo entregue a Diseño. montaje. genera nuevamente el documento pertinente solicitando la reprogramación del pedido. Genera el listado. recogiendo todas las copias de O. pegues. solicita al gerente de planeación el cambio de fecha. Realizan seguimiento al cumplimiento de la O. acorde con las políticas establecidas de plazo de entrega del pedido. entre otros. En caso de modificaciones en especificaciones o cantidades.T. el coordinador de diseño entrega a Preprensa para el copiado de planchas. obsoletas. - - - - 7 PLANEADOR Gerente Planeación de Agendas y Coordinadores de producción - - 8 . en el cual identifica los pedidos cuyos materiales hayan sido entregados al 100% a producción. Si se requiere adelantar un pedido. una vez recibe los archivos aprobados por el cliente. operaciones. revisión. y registra en el sistema. corrijan y aprueben. Consulta el estado general de producción.

.

y y y y . o AGENDIX: agendas exportación (hace un pedido por destino). en el programa que el comercial ha grabado el pedido y con base en la información registrada por el área comercial. o OFIMÁTICA: gran formato digital. diseño. Pendiente 5. Envía por correo una copia del Excel recibido por el cliente. Para ello se identifica a continuación el paso a paso del proceso: 1. etc. Hace la planeación. etc. y Recibe del área comercial y del cliente una copia de la solicitud en un formato Excel.) y de entrega del producto (destino. GESTIÓN DE ORDENES 5. tamaño. agendas nacionales. Graba el pedido.1 Establecimiento de un presupuesto de ventas. y y y Recibe la cotización del cliente.2 Coordinación Marketing/Ventas ± Programación La coordinación entre el área de marketing y ventas se realiza utilizando el software interno llamado ATLAS OFIMÁTICA que es un canal directo entre las áreas para mantener un flujo constante de información y no sobrepasar los límites mutuos tanto de sobreoferta del marketing como la capacidad real de venta del producto. Guarda. las características físicas (color. o APIS: Editorial impresos. empaque. Área comercial. PLANEACIÓN. (sin hacer ninguna modificación al archivo) a las áreas de la empresa involucradas en el proceso. cantidades. Hace la planeación de la producción de acuerdo a las cantidades totales solicitadas por el cliente. y y 2. Ingresa la información de la solicitud del cliente en el sistema. en el campo observaciones.5. publicomerciales. Recibe un mensaje de correo con un archivo de Excel adjunto al mensaje con las características específicas del producto y el destino del mismo.). Ingresa la información correspondiente a las características específicas del producto.

quedará el pedido descargado. y y 4. debe crear una copia del documento recibido inicialmente por el cliente. modificarlo. y llevar una copia física a las secciones involucradas (empaque y despachos) para hacer la entrega correspondiente de la cantidad (es) y el destino (s) solicitado. Logística y despachos y Recibe el cumplido. y Escanea el cumplido para adjuntarlo a cada remisión. PROCESAMIENTO y y Descarga por el sistema Atlas Ofimática la Orden de producción con el número de pedido. Imprimir rótulos y empacar PT en la cantidad indicada. Cliente y y Recibe el pedido. Facturadores . descargando únicamente la cantidad de pedidos solicitados para cada cliente final. 3. debe empezar a generar la EP para cada distribución. con el documento original adjunto al mensaje. En base a la distribución registrada en observaciones. Carga una remisión para cada EP. Reciben una copia de la EP donde verifican la información correspondiente a la distribución al cliente final.Nota: o Para cambios de lugar de destino y/o características del producto. LOGÍSTICA Y FACTURACIÓN y y y y y Recibe de comercial una copia de la distribución solicitada por el cliente en un mensaje de correo. Al finalizar la cantidad total registrada en la OP. Despachan la mercancía registrada. Pone un sello al documento verificando que la mercancía solicitada esta completa. Imprimen la remisión. ingresando la información adicional y especifica de entrega sobre la remisión con base al pedido. por unidad de empaque.

y Elaboran la factura .

Asegurar al cliente plazos y fechas de entrega precisas Mantener informado al cliente a lo largo de la vida del pedido A continuación se describe el procedimiento de pedidos y entregas para el cliente interno Dvinni pack. y y y Conocer los requerimientos del cliente de manera precias en lo que respecta al producto la cantidad. los plazos la entrega y el precio.3 Gestión del portafolio de pedidos (incluye manejo de productos que van a parar) Para Dvinni el tratamiento de los pedidos es un proceso crítico ya que presupone un punto de contacto con el cliente interno y externo. es por esto que se presentan 3 puntos claros para la realización de tal procedimiento.5. .

. Hace un traslado de MP (papel) de la empresa D¶vinni Pack a D¶vinni. Ingresa la cotización en el Ingresa la cotización en el sistema APIS en la empresa sistema APIS en la empresa D¶vinni Pack. ¿La cotización está aprobada? Decisión Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 2 Planeador Nota: los centros de producción y la MP excepto el papel pertenecen a la empresa D¶vinni. ¿Genera órdenes de trabajo? Decisión Si No Actividad 6 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 Entonces 5 Planeador 6 4 Planeador Jefe de almacén de MP Genera la orden de trabajo en el sistema APIS. y se cargan a D¶vinni Pack. Nota: Teniendo en cuenta que en el sistema.NO DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Planeador y/o Gerente de Planeación ACTIVIDAD ACTUAL PLANEACIÓN ACTIVIDAD PROPUESTA 1 Recibe del área comercial un Formato Único de Pedidos (FUC) diligenciado en donde se describen las características del producto. los costos de producción que se generan en los centros de producción de D¶vinni. ¿La cotización está aprobada? Decisión Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versión de cotización Actividad 1 3 Planeador Crea el pedido en pedido en el sistema APIS con base en la cotización. En donde debe D¶vinni en donde debe seleccionar la materia prima con seleccionar la materia prima el que se va a trabajar y los con la que se va a trabajar y los centros de producción que se centros de producción utilizaran de la empresa D¶vinni y requeridos en el proceso D¶vinni Pack durante el proceso. productivo. Crea la orden de producción provisional en el sistema APIS con base en el número de pedido. las cantidades y fecha de entrega solicitada por el cliente. con base en el pedido.

y Formado PRODUCCIÓN 8 9 Producción Producción Logística Elabora el producto terminado Entrega a despachos el producto terminado.Generar una orden de servicio en D¶vinni Pack a D¶vinni. que son: y Corte: MP entrega de papel para adecuación del tamaño.D¶vinni genera una factura a D¶vinni Pack por el mismo valor de la orden de servicio. Calcula el costo real para cada centro de producción de D¶vinni. y Formado Programa la orden de producción y envía una copia física de la programación de producción en planta para cada centro de producción involucrado en el proceso. y Descartone: separa los moldes de la plancha. los cuales son: y Corte: MP entrega de papel para adecuación del tamaño. y Descartone: separa los moldes de la plancha. y Refilado y Pre ± Prensa: elabora las planchas y Impresión y Troquelado: corta los moldes. y Refilado y Pre ± Prensa: elabora las planchas y Impresión y Troquelado: corta los moldes.7 Programador(res) Programa la orden de producción y envía una copia física de la programación en planta a los centros de producción involucrados en el proceso. Hace un traslado de producto terminado de D¶vinni a D¶vinni Pack. mensualmente deberá: . 10 Logística N/A . Con base al costo real calculado para cada centro de producción. .

CLIENTE COMERCIAL PLANEACION ALMACEN MP PRODUCCION LOGISTICA .- D¶vinni Pack genera una cuenta por pagar a D¶vinni con base en la factura.

Inicio Cotización Si ¿Aprueba? No Pedido Nueva Versión Cotización Orden de producción provisional No ¿Genera OT? Si Orden de trabajo Programar Actividades Traslado de MP (papel) de D¶vinni Pack a D¶vinni Elabora producto terminado Entrega producto terminado Traslado de PT de D¶vinni a D¶vinni Pack Genera OS D¶vinni a D¶vinni Pack Genera factura D¶vinni Pack a D¶vinni Fin .

Por ejemplo. Todo el manejo de pedidos se maneja a través del software ofimática. la modificación quedará sin efecto. se genera un documento de modificación (instrucción de traspaso) y se manda al proveedor. las modificaciones que pueden realizarse en el pedido serán limitadas. anulaciones y reservas. y Si ya se ha recibido la factura o se han pagado las mercancías.4 Modificación de pedidos. Licenciado por Dvinni. Este documento comunica al proveedor qué se ha modificado. Si se ha recibido la factura o se han pagado las mercancías. Si se modifica un pedido una vez se ha mandado al proveedor. Condiciones: Deben tenerse en cuenta los puntos siguientes: y Si ya se ha mandado el pedido al proveedor. Si ya se han entregado las mercancías. no es posible sustituir la cantidad por otra que sea inferior a la cantidad entregada.5. y las modificaciones que se pretende efectuar afectan al precio. . y Si el proveedor ha entregado (por completo o parcialmente) los materiales cubiertos por la posición o posiciones de pedido que se desea modificar.

Y en la parte inferior de la interfaz selecciona las causales de cierre de pedido y haga clic en el icono para dar cierre al estado del pedido.3 Esquema de la programación 6. LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE 7. 2.1 Principios de colocación de órdenes de compra . Selecciona la referencia del pedido a la que le desea cambiar de estado.1 Esquema de la planificación 6. 6.1.4 Las reglas de planificación de la producción y de los abastecimientos 7. PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE 6.2 Los horizontes de la gestión de producción 6.

2 Las urgencias 7.3 Modificaciones técnicas y productos nuevos .7.

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