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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA

ADQUIRIR

LOS BIENES Y

SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA

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I UNIDAD
REALIZAR EL PEDIDO DE MATERIALES DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS QUE REQUIERE LA EMPRESA.

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CONCEPTO BASICOS : BIENES. Cualquier objeto que el hombre estima capaz de satisfacer sus necesidades. El bien puede concurrir a la satisfaccin directa o indirecta , mediata o inmediata de las necesidades humanas. SERVICIOS. Bienes que no se materializan en objetos tangibles. El servicio es la realizacin del trabajo de los hombres con el fin de satisfacer necesidades. REQUERIMIENTO. Pedido o encargo de mercancas. Serie de requisitos que necesitan cubrir una necesidad para un fin determinado. EMPRESA. Es un tipo de organizacin econmica que se dedica a la industria o a los servicios y puede estar formada como sociedad industrial o comercial, la empresa puede ser privada o publica, extranjera o mixta. PEDIDO. Documento que se maneja en el departamento de compras y puede variar en su forma y extensin. Al momento de ser firmado por el vendedor y comprador se convierte en un contrato de compra-venta. MATERIALES. Conjunto de instrumentos, herramientas necesarios para realizar una unidad. PRODUCCIN. Proceso por medio del cual se crean los bienes econmicos. Es la actividad principal de cualquier sistema econmico que esta organizado precisamente para producir, distribuir y consumir los bienes necesarios para la satisfaccin de las necesidades humanas.

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VENTAS. Transferencia de bienes o servicios por medio del cual el vendedor otorga la propiedad de dichos bienes o servicios al comprador a cambio del pago del precio convenido. COMPRAS. Es la forma en que se realiza el intercambio de mercancas o servicios en la sociedad capitalista. Representa la adquisicin de mercancas y servicios mediante un pago de dinero. Son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad.

PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES


En las situaciones de manufactura, la demanda de materias primas, componentes, subensambles y otros materiales depende del plan de produccin, para el producto final. Por tanto, es posible determinar que cantidad de pares o componentes ser necesaria en cada periodo de tiempo futuro incluido en el horizonte de planeacin una vez que se conocen los requerimientos de produccin para el producto final a su vez aun determinados por los pronsticos de ventas. Los mtodos para planeacin de requerimientos de materiales explotan los inventarios y controlar el tamao de los lotes de produccin de las numerosas partes que intervienen en la fabricacin del producto final. El objetivo gerencial al utilizar la planeacin de requerimientos de materiales es evitar faltantes de inventario de manera que la produccin fluya adecuadamente de acuerdo con los planes y reducir los niveles de inversin en los inventarios de materias primas y de trabajo en proceso.

GENERALIDADES
Las COMPRAS son bsicas para el progreso de toda empresa pequea, mediana o grande; el comprador y el vendedor ponen inters especial en las negociaciones que realizan. La actividad de COMPRAS es tan antigua como las VENTAS, de hecho estas dos actividades son complementarias no pueden existir una sin la otra, sea nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios.

IMPORTANCIA:
En la actualidad las COMPRAS deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea industrial, comercial, o de servicios.
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Para alcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su estructura organizacional con un departamento de compras sobre el que recaigan, precisamente estas funciones.

OBJETIVOS :
Las compras tienen como objetivos : y y Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, debido a que las compras representan una inversin. Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y artculos indispensables para la fabricacin y comercializacin de productos o servicios para mantener a la empresa en operacin competitiva. Mantener continuo abastecimiento de materias primas al departamento de produccin. Realizar con una inversin mnima las compras para la existencia de materiales y que adems sea compatible con la seguridad y el beneficio econmico. Evitar desperdicios de las materias primas. Adquirir materias primas a los precios mas bajos posibles y con la calidad requerida. Mantener en posicin competitiva a la empresa en lo que se refiere a costos de materiales.

y y y y y

CLASIFICACION
Las compras se clasifican en dos grandes grupos : 1.- BIENES Materias primas o materiales. Pueden ser los que ha tenido su primer grado de transformacin. y y Mercancas : productos terminados Suministros : bienes o servicios que se proveen en forma peridica.

2.- SERVICIOS y y y y Personales o profesionales Financieros ( bancos , seguros ) Transportes ( terrestres, areos y martimos ) Tursticos

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ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA BUENA COMPRA.


Los elementos mnimos e indispensables que deben tomarse en cuenta en las compras que realice una empresa, sea sta industria, comercial o de servicios, deben ser invariablemente los que a continuacin se detallan, no poner adecuada atencin en ellos puede considerarse falta de tica y perdida de competitividad. y y y y y Precio Calidad Cantidad, o volumen Condiciones de entrega Servicio de posventa.

El seguirlos coloca a la empresa en posicin ms competitiva con respecto a sus similares. PRECIO. Es sin lugar a dudas uno de los elementos ms importantes en la adquisicin de materiales primas, productos semielaborados, terminados o servicios. Para un jefe compras es la prueba suprema, pues conseguir un buen precio es vital para todo el proceso de la compra, por lo que siempre deber tratar de lograr los mejores precios para su empresa, sin descuidar los otros elementos. Es oportuno mencionar que, en ocasiones, estar restringido por las polticas de precios que tengan los proveedores. Por ejemplo: y y y Precios por volumen de compras ( descuentos, bonificaciones por pronto pago, etc. ) Precio por la introduccin de un nuevo producto ( promociones, descuentos, etc. ) Precios especiales o nicos. ( ventas al gobierno. )

Sin embargo, tratndose de compras el PRECIO es solo uno de los elementos que debe observar el departamento de compras. Es cierto que el PRECIO influye en los costos de los materiales o productos pero sino se atienden los dems elementos, esto afectaran los costos, la calidad e imagen de las mercancas. Por ejemplo: y y si se compra un insumo a un precio muy bajo pero no es de la calidad requerida, afectara la imagen de los productos. Si se compra a buen precio, pero las condiciones de entrega no son adecuadas ( fechas de entregas a distancias, poca disponibilidad del producto etc. ) se pierden las ventajas obtenidas con ese precio.

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y y

Se puede comprar a buen precio pero si las condiciones de pago generan altos intereses, esto no redita ningn beneficio a la empresa. Se puede comprar a buen precio, pero si el proveedor no tiene la capacidad de produccin requerida la empres a se vera afectada.

CALIDAD. Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa, que permiten apreciarla como igual, o mejor o peor de las restantes de su especie. Wilbur B. England la define como: La mejor responde a una determinada necesidad .

Para Deming experto en la calidad es satisfacer las necesidades del cliente . Para las EMPRESAS fabriles , la CALIDAD en materias primas la determina el departamento de produccin e ingeniera. Las empresas que comercializan u ofrecen algn servicio tambin deben considerarla para colocarse en condiciones altamente competitivas en el mercado ( la marca, o el nombre comercial puede significar buena o mala calidad ). Es obvio que al tratar de adquirir determinados materiales, el responsable del departamento de compras debe lograr los precios mas bajos posibles sin descuidar la CALIDAD, disponibilidad, condiciones de entrega y pagos para la adquisicin de ellos. Es por eso que al solicitar cotizaciones a los proveedores se deben describir en forma completa todas las cualidades de los materiales ( marca, modelo, caracterstica fsica o qumicas, resistencia, composicin, y peso entre otras. ) En la actualidad existen normas internacionales que deben cumplir los fabricantes para garantizar al comprador que la CALIDAD de los productos es satisfactoria, desde su diseo hasta su desarrollo; es decir que la capacidad instalada de produccin y servicio del fabricante deben cumplir dichas normas. ISO 9001 o ISO 9002 son dos modelos que demuestran a los compradores que el proveedor tiene la capacidad de produccin e instalacin acorde con el diseo que stos le proporcionen. Las normas ISO 9000 son una demostracin abierta entre vendedor, sea fabricante o distribuidor y los compradores. La CALIDAD se nota ms cuando esta ausente algo que no satisface. En ocasiones la marca, simple y llanamente, lleva implcita cierta imagen y prestigio que garantiza por si sola la calidad de los materiales que ampara.
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Que es ISO ? Internacional Standard Organization. Serie de normas y lineamientos que definen los requerimientos mnimos internacionalmente aceptados, para un sistema eficaz de calidad. Las normas ISO 9000 se ha convertido en un arma estratgica competitiva para las empresas. La norma ISO 9000 considerada 20 aspectos de todo un programa de calidad, que adems estn sujetos a una estricta auditoria durante el proceso de certificacin .

CANTIDAD O VOLUMEN. Es necesaria la correcta comprensin de este concepto para poder cubrir las necesidades quedan continuidad a la produccin o comercializacin de los productos y , por lo tanto para cumplir con lo estipulado en el orden de compra. Es importante conocer el tiempo en que sern utilizados los materiales por produccin o comercializacin por ventas, as mismo se debe abreviar el periodo que transcurre entre la expedicin de la orden de compra y su entrega. Por ultimo se debe evitar comprar cantidades innecesarias, por el costo que esto implica, pero en el caso se compras voluminosas es obligado un calendario de entregas parciales, si as se requiere, hasta lograr el total ( cantidad ) pactado en la orden de compra o pedido.

CONDICIONES DE ENTREGA. Para compras, la condicin de entrega involucra una serie de elementos que deben considerarse al negociar la adquisicin de materiales o mercancas. Por ejemplo: y y y y y Tiempo en que el proveedor entregara los materiales. Lugar en que los entregar. Disponibilidad para hacer las entregas. Garanta parcial o total de los materiales que ofrece. Los porcentajes mximos considerados como tolerancia y mermas que sufrieran los materiales, previamente estipuladas y negociadas en el orden de compra y otros.

CONDICIONES DE PAGO.
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La condicin de pago tambin es una clausula de la orden de compra y de su cumplimiento depende la ejecucin de un contrato. Cabe sealar que en el momento en que el comprador y el proveedor firma una orden de compra, esta se convierte automticamente en un contrato de compra-venta formal para las partes que en el intervienen. En consecuencia, la condicin de pago deber cumplirse en los trminos establecidos en el orden de compra. LAS CONDICIONES DE PAGO PUEDEN SER: y y De contado riguroso. De contado comercial : pago a 30, 60, o 90 das despus de haber entregado la mercanca y previa presentacin de la factura y dems documentos inherentes a la compra. Con anticipo: es el porcentaje o cantidad parcial que debe entregar el comprador al proveedor en el momento de recibir la orden de compra ; deber estar previamente sealado en la misma.

GARANTIA. Efecto de afianzar lo estipulado y agregar que es fianza, prenda, cosa que asegura y protege contra algn riesgo o necesidad , compromiso temporal del fabricante o vendedor por el que obliga reparar gratuitamente la cosa vendida en caso de avera. El departamento de compra el que debe negociar esta condicin y con posterioridad vigilar que se cumplan los trminos de la misma, si es total, parcial, o por cierto tiempo.

SERVICIOS DE POSVENTA. Se refiere a ciertos convenios que se celebran con los proveedores para proporcionar a los compradores la garanta, refacciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo )o capacitacin del personal de la empresa, cuando las compras as lo requieran. Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de maquinaria y equipo.

FUNCIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


La funcin de este departamento es de suma importancia, casi estratgica, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el xito comercial de las empresas. Cabe sealar que un sistema de compras se compone de las funciones que a continuacin se listan y siguen una secuencia lgica. 1.- ADQUISICIONES :
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y y y y y y

Precio Calidad Cantidad Condiciones de entrega Condiciones de pago Servicio posventa

2.- GUARDA Y ALMACENAJE: y y y y Recepcin Verificacin en cuanto dimensin, peso y medida Clasificacin Inventario

3.- PROVEER A PRODUCCIN y y y Tipo o clase de material Cantidad Dimensiones, peso y medida

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UNIDAD

II

REPORTAR DEVOLUCIONES, DESCUENTOS Y REEMBOLSOS DEACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA .

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El responsable del departamento de compras debe trabajar en coordinacin con los otros departamentos de la empresa. La actividad de compras est relacionada con todos los departamentos de la empresa, se encarga de conseguir todos los suministros necesarios para cumplir con el ciclo econmico de la empresa. En las compras, la rutina real variar algo en las diferentes compaas, porque el problema de las compras NO ES NUNCA EXACTAMENTE idntico en dos empresas cualesquiera. Si embargo, hay ciertos pasos tpicos en todos los procedimientos de compras, que puedan resumirse en lo siguiente:

INICIACION DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA. a. b. c. d. e. f. g. h. Iniciacin del procedimiento de compra. Determinacin de lo que hay qu comprar y de cuanto hay que comprar. Estudio de las condiciones de mercado Determinacin de las fuentes de abastecimiento Obtencin de un precio favorable Adjudicar y preparar el contrato de compra Conseguir la entrega de los materiales Comprobar la terminacin del contrato

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SECUENCIA LOGICA DE UN PROCEDIMIENTO DE COMPRA

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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS El trabajo de compras normalmente se inicia con las requisiciones que hace el almacn, que no son otra cosa que el medio de comunicar las necesidades que tiene otro departamento, por ejemplo, produccin, a dems, son comprobantes escritos con la autorizacin para adquirir el material requerido. Este proceso tiene por objeto centralizar las responsabilidad, ya que sin el material apareceran dispersas o mal repartidas entre los jefes de produccin y de mas personas que intervienen en la produccin de compras de materiales. Sin embargo en virtud de la complejidad que estos representa se tiene que tomar en consideracin varios puntos de trascendencia y seguir una secuencia lgica y adecuada en todo proceso la cual debe iniciar con :

1.- LA REQUISICIN. Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacn, debidamente autorizadas. 2.- LOCALIZACIN DE LAS FUENTES PROVEEDORAS. Se identifica a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza, regin, e incluso en el extranjero. 3.- LA SOLICITUD DE COTIZACIN. Se solicita cotizaciones por va telefnica, fax, correo o a travs de mensajeros o correo electrnico. 4.- LA COTIZACIN. Documento que envan los proveedores en el que se indican precio, condiciones de entrega, condiciones de pago, garanta entre otros. 5.- CUADRO COMPARATIVO. Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores. 6.- LA NEGOCIACIN. Es la etapa ms importante del proceso, en ella se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad, etc., de los materiales buscando siempre el beneficio mutuo, a partir de las buenas relaciones humanas y comerciales. 7.- ORDEN DE COMPRA O PEDIDO. Se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones sealadas en el punto anterior. 8.-EL SEGUIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA. Se establecen formas de control para activar las ordenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que stos realizan.

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9.- RECEPCIN DE MATERIALES. Se reciben las mercancas en el departamento de almacn. 10.- COMPROBACIN EXACTA DE LAS MERCANCIAS. Se realiza una comprobacin exacta de las mercancas recibidas, con el pedido u orden de compra fincada. 11.- ENVO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE TODOS LOS DOCUMENTOS PARA SU PAGO. Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido ( factura, orden de compra, acuse de recibo, entre otros ), para su trmite de pago 12.- PUNTO DE RECOMPRA. El departamento de almacn determina el punto de recompra a travs del sistema que haya elegido (por ejemplo mximo y mnimos).

Para hacer frente a los problemas que se presentan en las empresas que buscan modelos ms eficaces, para realizar cualquier tipo de compra, sea para una empresa fabril, comercial o de servicios.

1.- REQUISICIN O SOLICITUD DE MATERIALES.


En la prctica comercial, la requisicin o solicitud de compra es un documento interno que maneja una empresa para expresar las necesidades del departamento de produccin u otro departamento o sucursal de la misma empresa, este documento se canaliza siempre a travs del departamento de almacn. La descripcin de los materiales en la requisicin debe ser clara, precisa y detallada (cantidad, marca, modelo, nmero de serie, clave, etc.) para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones a los proveedores.

Para la requisicin deben considerarse como bsico e indispensables los siguientes aspectos:  Nmero (consecutivo).  Fecha en que se formula la requisicin  Partida (nmero de partida presupuestal)
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 Cantidad requerida  Unidad de medida ( pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galones u otras)  Descripcin clara, precisa y detallada del material solicitado (marca, modelo, nmero de serie, clave, etc.)  Clave ( si hay catlogo de proveedores, se usa normalmente en refacciones y similares)  Observaciones, si el caso lo amerita.  Persona que solicita el material.  Persona que autoriza la requisicin.  Visto bueno del gerente, comit o director general.  Nombre y firma de la persona que recibe la requisicin en el departamento de compras, as como la fecha y alguna anotacin especial si el caso lo amerita.  Indicacin del almacn, para conocer el mximo, mnimo o existencia real de los materiales solicitados.  Nombre del departamento que formula la requisicin.

2.- LOCALIZACIN DE FUENTES PROVEEDORAS.


Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, las debe registrar, clasificar y turnar a los compradores, a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta, en primera instancia, el registro de proveedores propios de la empresa, as como catlogos, revistas especializadas, folletos o algn otro medio que proporciones la informacin requerida (como las cmaras, instituciones bancarias o asociaciones internet, etc.,)y que permita identificar a mayoristas, distribuidores exclusivos, fabricantes, as como su ubicacin, disponibilidad para las entregas, tiempos de entrega y formas de pago. Un buen proveedor es aquel que en todo momento acta con honestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes, con sus propios empleados y consigo mismo. Dispone de instalaciones y conocimientos tcnicos para el abastecimiento de materiales, est financieramente sano y ofrece precios razonables, establece polticas progresistas, perfeccionamiento continuos, salvaguarda los intereses de sus clientes y en consecuencia los de sus empresa, acta bajo el principio de beneficio mutuo y aplica adecuadas relaciones humanas y comerciales.

Los aspectos esenciales para la eleccin de un buen proveedor.

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 Capacidad financiera. Se debe investigar la confiabilidad que ofrece en caso de que se concedan anticipos. Una situacin financiera desfavorable limita sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de una empresa.  Capacidad tcnica. Importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones tcnicas o de calidad.  Capacidad de produccin. Aspectos importantes, pues permite conocer si la empresa tiene capacidad para producir materiales en determinado tiempo y as cumplir con sus obligaciones.

3.- SOLICITUD DE COTIZACIN.


Con base en lo anterior, el comprador estar en posibilidad de solicitar la cotizacin al proveedor va telefnica, fax o correo electrnico y en ella debe transcribir todos los datos que corresponden a lo solicitado en la requisicin, a dems de otros como:               Nombre del proveedor , RFC, domicilio Nmero de la solicitud, fecha. Partida Cantidad Unidad de medida ( pieza, caja, metros, litros, etc.) Descripcin detallada de los materiales solicitados para cotizacin ( marca, modelo, clave, nmero de serie, etc.) Precio unitario, y precio total Lugar de entrega donde se requieren los materiales. Las condiciones de pago ( contado riguroso o contado comercial a 30, 60, 90 das u otro. ) Fecha, nombre y firma de la persona que solicita la cotizacin. Nombre de la persona que proporcion la cotizacin ( cuando es telefnica) Condiciones de entrega (tiempo, disponibilidad, forma y lugar para las entregas de los materiales solicitados). Nombre y firma de la persona que solicit la cotizacin. Observaciones, entre otros.

4. COTIZACIN.
Es el documento que envan los proveedores y en el que se da a conocer a los compradores el precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacer las entregas, las condiciones
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de pago, la garanta que ofrecen, etc. A continuacin se listan datos que son indispensables en esta}e documento.          Nmero y fecha Precio unitario o total Condiciones de entrega, por ejemplo , EXW = en fabrica. Disponibilidad de los materiales (si los tiene para entrega inmediata o el tiempo en que puede sustituirlos.) Condiciones de pago (si ser de contado riguroso o contado comercial , 30, 60, 90, das o con anticipo es decir si se debe entregar algn anticipo y en que porcentaje) Calidad ( en relacin con los de la competencia, las caractersticas similares o mejores y de ser posible con certificacin ISO 9000). Garanta ( tipo de garanta que tienen sus materiales o productos, su vigencia y si es total o parcial. ) Servicios de posventa. ( capacitacin, mantenimiento, servicios de refacciones etc. ) Nombre y firma de la persona que enva la cotizacin.

5.- CUADRO O TABLA COMPARATIVA DE COTIZACIN


Este documento es de uso exclusivo del departamento de compras, en el se hace un resumen de las principales caractersticas de los materiales o productos que ofrecen los proveedores, con esta informacin compras est en posibilidades de elegir al proveedor que mejor satisfaga sus necesidades. Un cuadro o tabla comparativa de cotizaciones debe contener informacin principalmente sobre:  Descripcin detallada del articulo cotizado ( marca, modelo, nmero de serie, clave, etc.)  Cantidad  Unidad de medida ( pieza, caja, metro, kilogramo, litros, etc. )  Precio unitario o total  Condiciones de entrega, (en bodega del vendedor o del comprador y disponibilidad entre otros.)  Condiciones de pago (si ser de contado riguroso o contado comercial , 30, 60, 90, das o con anticipo, descuentos ofrecidos por volumen, por pago anticipado o por rebasar la cuota pactada, etc. )  Garanta ( vigencia y si es total o parcial. )  Nmero de cotizacin fecha y vigencia.
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 Nombre del proveedor ( se debe indicar el fabricante o distribuidor si esta en el pas o en el extranjero.)  Fecha, nombre y firma de la persona que elaboro el cuadro comparativo  Nombre y fecha de la requisicin que se atiende.  Espacio para observaciones.

6.- NEGOCIACIN.
Es la parte ms importante de todo el proceso de compras; es aqu donde el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia para tomar la mejor decisin, pero siempre bajo el principio de beneficio mutuo y perdurable; cuando se manejan las relaciones comerciales en un solo sentido, el vinculo no dura mucho tiempo. Las negociaciones beneficiosas son producto de las adecuadas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. En este punto del proceso de compra se debe considerar a los proveedores como socios y no como empresas extraas, de suerte que efectivamente se aplique el principio del beneficio mutuo para lograr la mejor negociacin comercial posible. Para lograr lo anterior no se debe olvidar que toda negociacin tiene un inicio y que se debe tener conocimiento preciso y claro de lo que se va a negociar, lo cual permitir conciliar intereses para lograr el beneficio mutuo y el final de la negociacin.

7.- ORDEN DE COMPRA


Es el documento que maneja el departamento de compras y que vara en su forma y extensin de acuerdos con las necesidades de cada empresa, sin embargo en las prcticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido y que ste al aceptarlo y firmarlo de conformidad, tcitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generado en consecuencia derechos y obligaciones para ambas partes. Por lo general consta de :  Nmero de orden de compra  Fecha en que se formula  Nombre y razn social del comprador y del proveedor
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Partida Cantidad Unidad de medida Descripcin detallada de los artculos Precio unitario y total Condiciones de entrega de los materiales o productos Condiciones de pago Firmas correspondientes Observaciones Clausula a las que se sujetaran comprador y vendedor

8.-PEDIDO.
Es el y documento que manejan cotidianamente las empresas es considerado como informal, ya que no establece sanciones de trascendencia, sobre todo para el proveedor, cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega o la garanta; se emplea para compras de poco valor. Es comn que el pedido se haga por va telefnica o por fax, sin embargo el comprador debe llevar un registro minucioso de estas operaciones al fianl tambin se reflejan en las inversiones de la empresa. Es oportuno mencionar que el pedido al igual que la orden de compra puede convertirse en un contrato siempre y cuando las especificaciones del documento tengan clausulas contractuales que le den el carcter de contrato de compra-venta. Para evitar posibles equivocaciones y para no dar lugar a dudas respecto a la forma de interpretar una orden de compra y a la consiguiente responsabilidad legal que de ella se origine, es aconsejable que esta sea elaborada con apoyo del rea jurdica de la empresa, sobre todo si es de gran valor.

9.- SEGUIMIENTO DE RDNES DE COMPRA.


Cuando el departamento de compras hace una orden de compra o pedido a algn proveedor, debe verificar que este cumpla con las condiciones de entrega y con las especificaciones en cuanto a calidad, cantidad y garanta de los materiales o productos referidos en la orden de compra. Para estos casos, es norma comn hacerlo a travs de formatos especiales, llamados hojas de control, cuya requisicin se hace generalmente por va telefnica.
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Una hoja de control para el seguimiento de la orden de compra debe contener fundamentalmente:          Numero de la orden de compra a que se refiere. Nombre del proveedor. Fecha en que se expidi la orden de compra Requisicin a que se refiere Fecha en la que se prometi la entrega Descripcin del articulo Persona con quien se habl Espacio para observaciones Nombre y firma de la persona que realizo el seguimiento

Recurdese, lo que hace indispensables a las hojas de control es que sirve para determinar entre otros:     Si Si Si Si ya ha sido enviado el pedido se entregar en el plazo pactado se entregar en fechas posterior existen problemas para su entrega, etc.

10.- RECEPCIN Y COMPROBACIN DE MATERIALES


Estas son funciones que corresponden principalmente a los departamentos que tiene la responsabilidad de verificar las entregas que hacen los proveedores: almacn o trfico. La funcin de dicho departamento es verificar el contenido de la orden de compra o pedido, contrato de transporte (gua, taln de embarque), para cerciorarse de que es precisamente lo que se consigui en la orden de compra y no haya mermas, faltantes o deterioros significativos en el pesaje o contenido de los materiales o productos que se reciben. Tambin es su responsabilidad hacer las reclamaciones correspondientes, as como notificar de inmediato a los departamentos de compras y contabilidad si hubiese faltantes, mermas o deterioros significativos, para que sean considerados al momento en que el proveedor presente sus facturas a cobro.

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Existen hojas de control para la recepcin de materiales que normalmente contienen los siguientes datos:         Numero de la orden de compra o pedido Cantidad entregada Descripcin de los artculos entregados Procedencia (nombre del proveedor) Unidad de medida (pieza, caja, paquete, kilogramos, litros, metros u otras.) Observaciones (de faltantes, mermas o de alguna anomala en las entregas) Nombre y firma del empleado que recibe la mercanca Nombre y firma de la persona que entrega la mercanca y fecha de recepcin.

11.- ACUSE DE RECIBO


Es el documento por excelencia que maneja el departamento de almacn para indicar las mercancas que est recibiendo por parte de la empresa proveedora, documento que deber coincidir exactamente con la descripcin que se seala en la orden de compra ( tamao, peso, cantidad, calidad, etc.) que se origino la entrega a almacn, todo con el fin de sealar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales que se solicitaron, como mermas considerables, defectos, retraso en las entregas u otros. Este acuse de recibo deber anexarse a los dems documentos que presente el proveedor al momento del cobro correspondiente.

12.- REVISIN DE DOCUMENTOS Y PAGO DE FACTURAS.


En este caso el departamento de compras, como parte iniciadora de las adquisiciones, debe participar tambin del cierre y vigilancia de las compras. En sentido estricto, es el departamento de contabilidad, a travs del rea de cuentas por pagar, el que recibe las facturas para su revisin y pago correspondiente. (generalmente el proveedor presenta su factura a cobro antes de su vencimiento) El rea de cuentas por pagar extiende un contra recibo al proveedor en el que indica la fecha y horario precisos en que debe presentarse a cobro, o bien en la que se har el pago va deposito en la cuenta de cheques o transferencia bancaria al proveedor, en virtud de las condiciones de pago que se hayan pactado en la orden de compra o pedido. Adems es el rea que concentra los documentos enviados por compras, almacn o trafico, segn sea el caso (copia de la requisicin, orden de compra, acuse de recibo, taln de embarque etc.) para proceder al pago correspondiente.

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UNIDAD III

GESTIONAR PROVEEDORES CON EL

EL DE

PAGO PLAZOS

A Y

ACUERDO

PRECIO,

CONDICIONES ESTABLECIDAS.
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO: Se ha comparado la organizacin a una maquina imaginada 0para producir ciertos resultados, mientras que si sistema se ha comparado a las herramientas de esa mquina que se aplican al trabajo que no hay que hacer LIC. MARGARITA ZEPEDA ZRATE Pgina 23

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para producir los resultados deseados. En las compras, la rutina real variara algo en las diferentes compaas, porque el problema de as compra no es siempre exactamente idnticos en 2 empresas cualquiera. Sin embargo, hay ciertos pasos tpicos en todos los procedimientos de compra que pueden resumirse como siguen: Iniciacin del procedimiento de compras A) B) C) D) E) F) G) H) Iniciacin del procedimiento de compra Determinacin de lo que hay que comprar y de cuanto hay que comprar Estudios del as condiciones del mercado Determinacin de las fuentes de abastecimiento Obtencin de un precio favorable Adjudicar y preparar el contrato de compra Conseguir la entrega de los materiales Comprobar la determinacin del contrato

Como el valor total de las compras anuales de materiales en una fabrica es de bastante importancia representa una zona considerable de dinero la autoridad responsable de las compras tiene que controlarse expresamente para asegurar la economa en las compras. Hay que establecer, algunos medios concretos para la delegacin formal de autoridad para realizar las compras. Los medios empleados sueles ser los siguientes: A) Programa de produccin B) Requisicin de compra iniciada en la sesin de registro de existencias como consecuencia del funcionamiento de rutina de los registros de almacn C) Requisicin de compra indicada por ciertas personas autorizada, distintas al jefe de la seccin de existencias

Como su nombre indica, la requisicin de compra es simplemente una peticin formal dirigida al departamento de compra para que este adquiera ciertos materiales de una clase particular y en cantidad especfica. REQUISION DE LA COMPRA: Es una forma de uso por medio de la cual la administracin de abastecimiento hace llegar sus necesidades al departamento de compra de los distintos materiales que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, las lneas de produccin, mantenimiento y mobiliario de la empresa. Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compra ya que una vez definida la necesidad, de cantidad y fechas de entrega del material o servicios, el paso siguiente ser revisar que la requisicin este llenada de forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mal interpretacin.

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COMPROBACION A EFECTUAR ANTES DEL MANEJO DE LAS REQUISICIONES: y y y y y Traer las firmas de aprobacin necesarias Indicar la fechas de entrega solicitadas Estar indica la cantidad y la unidad Venir acompaada la requisicin del plano y/o especificaciones para identificacin correcta del material o servicio Traer la cuenta de aplicacin correcta

Una compra repetitiva no necesita plano ya que el comprador deber tenerlo en el historial del material. Una vez que de primera estancia no existe problema alguno para la compra del material o servicio, la requision pasa a formar parte del grupo de lo que se encuentra en proceso de cotizacin, concentrndose en un solo lugar ( en un cajn del escritorio ) ,clasificndose por grupo de materiales y lneas similares para que el comprado solicite cotizaciones tomando cada vez un grupo de requisiciones, con el objeto de que no se queden rezagadas la requisiones que aparen materiales o servicios similares a aquellos que se ha venido trabajando bajo las bases mencionadas. En caso de que una requisicin no cumpla los requisitos indispensables para ser trabajada el comprador deber ponerse en contacto con el emisor de la misma para hacer las declaraciones necesarias y llegar a una solucin respecto a la requisicin para que sea completa correctamente elaborada. RECOMENDACIONES AL SOLICITANTE DEL MATERIAL O SERVICIO EN LA ELABORACION DE LA REQUISICION: y y y Escriba correctamente y de preferencia mquina para que pueda leerse fcilmente sin prestarse a confusin. nicamente artculos similares adquiribles de un solo proveedor debern ser incluidos en cada requisicin. De preferencia un solo producto por requisicin

Ningn comentario, nota o recomendacin al comprador deber ser escrito en la requisicin en caso de haber recomendaciones u observaciones estos debern ser escritos en hojas por separado haciendo referencia al nmero de requisicin que afecta. El solicitante recibir para su control una copia de la requisicin sellada por compras como referencia de la fecha en que se recibi la requisicin Tambin para contestacin o cualquier pregunta deber ser mencin al nmero de requisicin, la cual estar bien controlada por el comprador.

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Cuando haya necesidad de efectuar alguna modificacin a una requisicin en vigor el solicitante emitir una nueva requisicin en donde anotara: Esta requisicin constituye y cancela a la requisicin No. _________________ De fecha ______________. Una vez habiendo completado estas fases de la requisicin, el comprador proceder a la localizacin de fuentes de suministro. ANLISIS DE MERCADOS El paso siguiente n el procedimiento puede ser el estudio de las condiciones del mercado, sobre todo si se estn negociando contratos importantes. Este estudio puede implicar un anlisis de las existencias disponibles del material, la tendencia la oferta, los precios corrientes del mercado y otros factores.la investigacin puede llevar llevar tambin a hacer recomendaciones especiales por el gerente o jefe de compras a la direccin. Estudios de mercados En trminos generales los mercados son lugares en los que se renen los compradores los vendedores para realizar negocios. Uno de los deberes del gerente de compras es convertirse en experto en los mercados de los materiales que compra con regularidad. Este deber tiene dos aspectos fundamentales : enterarse de los detalles de los mercados fsicos y estudiar las fuerzas que actan en esos mercados. Informacin para el estudio de los mercados Para el gerente de compras, todo lo que antecede es de inters primordial porque afecta a su compaa. Por consiguiente, procura interpretar los mercados de manera cuantitativa. Las estadsticas hechos y datos son la base mejor para tomar decisiones en el mercado. FUENTES DE SUMINISTRO Obtenido en el cuadro general de los mercados, y despus de enterarse de las de la situacin de estos, el paso siguiente para prepararse a negociar la compra consiste en obtener informacin pertinente sobre la fuente de abastecimiento. Por estudios anticipados de los posibles proveedores, corredores, agentes de ventas y representantes de fbricas, el gerente de compras puede realizar sus operaciones con mayor rapidez y eficacia. El estudio de las fuentes de abastecimiento tiene dos fases principales. Primero hay que localizar las fuentes de abastecimiento; segundo, hay que juzgarlas y valuarlas. Puesto que lo primero no puede hacerse eficazmente sin tener algunos estndares para la seleccin, se dirige primero la atencin hacia los principios que deben emplearse para poder juzgar a los posibles proveedores. Archivos de catlogos Los catlogos y materiales de publicidad pueden resultar verdaderamente tiles para localizar las fuentes de abastecimiento. Con todo, esto es cierto cuando esos materiales se archivan con gran minuciosidad, de manera que puedan encontrarse fcilmente. Debe establecerse un procedimiento para clasificar y archivar los materiales que llegan y retirar y destruir los materiales anticuados del archivo.

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El jefe de compras, o algunos auxiliares designados al efecto, deben examinar todos los materiales de publicidad que se reciben. Los catlogos y folletos que no tengan utilidad permanente no deben archivarse. Una vez que se han tomado las notas que se cr4ean oportunas sobre nuevos materiales, fuentes de abastecimiento y tendencias en los precios para su uso inmediato, debe enviarse el archivo de catlogos el material de publicidad. El archivo de catalogos debe llevarlo la seccin de registros del departamento de compras. Deben archivarse de modo que sea fcil de localizarlos. De ordinario, los catalogos se archivan por el nombre de la empresa y los principales productos catalogados se ponen en tarjetas, en la que figura el nombre de la empresa. Como hemos dicho, los archivos de catalogos deben ser fcilmente accesibles y llevarse al da. Por consiguiente deben registrarse, los catlogos que se retiren . Conviene tener presente la ayuda que puede obtenerse el vendedor industrial. Este suele estar familiarizado con las condiciones de mercado y las tendencias en los precios de las mercancas de su ramo. Estos vendedores adquieren a menudo una relacin casi asesor. Todo esto lleva a la conclusin de que el comprador puede obtener a los vendedores tanta utilidad como la que aparentemente les procura cuando les hace un pedido. por consiguiente, se sugerimos que se hagan todos los esfuerzos razonables para recibir a los vendedores con prontitud y cortesa, y para entrevistarlos adoptando una actitud completamente comercial. La localizacin de fuentes de suministro presenta cuatro caractersticas para su cumplimiento, mismas que sern aplicadas de acuerdo al tipo de requerimiento de compra, que pruebe tener posibilidades de ser incluido en un proyecto de produccin y que sea remitido al comprador con tiempo suficiente para elaborar un programa correcto. Caractersticas: Requisicin de consulta Precio estimado Requisicin precio firme Requisicin de compra

y y y y

Requisicin de consulta Se usa para obtener de uno o ms proveedores aquella informacin que el solicitante requiera referente al material o servicio, incluyendo datos tcnicos, medidas y todos los datos necesarios que le permitan preparar especificaciones completadas y detalladas para posteriormente emitir otra solicitud para precio estimado. Precio estimado La emite el solicitante con las especificaciones detalladas para que se obtenga uno o ms proveedores el costo aproximado, as con el tiempo de entrega estimado e informacin suficiente para la preparacin de un proyecto.

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Requisicin precio firme Se utiliza generalmente en conexin con un programa en ejecucin o un nuevo programa en el que la posibilidad de un proyecto ha sido previamente establecida y aprobada. Requisicin de compra Se ha cumplido todas las fases anteriores hasta llegar al precio firme, al recibir la requisicin de compras ser fcilmente agilizada para contar con los elementos necesarios para la seleccin del proveedor y hacer nicamente la afinacin necesaria, la actualizacin y negociacin definitiva. Fuentes de suministro en compras repetitivas Cuando las compras son repetitivas dentro del periodo de 60 das y que el comprador tiene la seguridad que ningn cambio en polticas econmicas o condiciones de mercado, hayan hecho variar el precio que tiene registrado en las tarjetas de compras, el comprador deber evaluar la posibilidad de adquirir el material requisitado al proveedor anterior segn su control de compras, pero si existirn variaciones en las condiciones de del mercado lo ms conveniente sera revisar cuidadosamente la descripcin del material, las especificaciones y sus registros de compras para obtener nuevas cotizaciones por escrito de los proveedores potenciales . Forma de analizar y determinar la fuente de suministros Es importante mencionar la necesidad de conocer y 5tener determinados los productos primordiales de los cuales se abastece la empresa. No importando el gnero de esta para poder hablar un lenguaje propio para cada producto y proveedor de que se trate. Es recomendable que para conocer profundamente los productos, materiales o servicios, se debe efectuar un anlisis desde el punto de vista tcnico y financiero en base a los planes o especificaciones de los productos que se manejen para que de esta forma se pueda determinar la base del muestreo de mercado, en donde de abastecimientos en la bsqueda del o los proveedores idneos para nuestras necesidades. La forma de analizar y determinar la fuente de suministro es llevando a cabo un estudio o investigacin del mercado, en donde se estudiaran mediante un muestreo las caractersticas de la empresa tales como: y Proceso de fabricacin y Tipo de instalacin y Maquinaria y Capacidad financiera y Organizacin del proveedor y Volumen de ventas y Clientes que manejan fuente s de materia primas y Las lneas de producto que manejan y la posibilidad de que quieran trabajar con nosotros. Una vez terminado lo anterior se har contacto con los proveedores escogidos para hacer una presentacin en general de la empresa en cuanto a los objetivos que se persiguen en las adquisiciones, volmenes de compra y en si realizar una labor de ventas de ideas estaremos en posibilidad de determinar a qu proveedor deber solicitrsele cotizaciones para el abastecimiento de nuestros productos. LIC. MARGARITA ZEPEDA ZRATE Pgina 28

ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Medios para localizar las fuentes de suministro Para poder juzgar a los proveedores hay que localizarlos antes. Se trata de una tarea ms detallada que difcil. Se dispone de varias maneras de localizar fuentes apropiadas de abastecimiento y entre ellas las ms importantes son las siguientes: 1-revistas y directorios 2.-archivo de catalogo 3.- vendedores 4.- asociaciones de fabricantes y compradores 5.- visitas en los centros fabrcales 6.- registros de cotizaciones de proveedores Medios de suministro: y y y y y y y y y y Mira valles blvd. Benito Jurez nm. 670 esq. 5 de mayo col. La piragua c.p. Tuxtepec Oaxaca tel.: 2878757582 , 287757583 Zeta de crdoba av. Esq. Calle. 26 no. 2419-B Crdoba Veracruz tel. 271732212 , 271739829 y 2717160882 Pylsa tierra blanca calle hidalgo esq. Carr. Federal tel. 2747439653 Ferretera 5 de mayo av. Independencia no. 720 Tuxtepec Oaxaca tel. 10287870429 Ferretera paty av. Jess Carranza no. 1166 esq. Ocampo , Tuxtepec Oaxaca 012878754120 Construrama el gaviln av. 16 de septiembre no. 55 col. Centro loma bonita Oaxaca tel. 01281870115 Ferre-materiales Amrica boulevard campo areo esq. Prl. Independencia col. Las palmas c.p. 95600 playa Vicente ver. Grupo pysesa Crdoba ver. Av. No. 1022 col. Federal c.p. entre calles 10 y 12 tel. 2717147785 , 2717147789 y 2717149485 Ferretera olmeca ejrcito mexicano lote 1 col Francisco villa c.p. 91960 Veracruz ver. Matuza

Medios de reclutamiento de proveedores Para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar a un acuerdo con en el sobretodo los factores pertinentes de calidad, servicio y precio. La calidad ser correcta las entregas a su debido tiempo y a precios justos, existen normas especificas de compras para todos estos satis factores y en cualquier caso existen y en cualquier caso existe el problema de encontrara a este proveedor ideal tradicionalmente es el vendedor quien busca al cliente en potencia El gerente o jefe de compras buscara encontrar la mejor fuente de suministro para sus necesidades. Existen 4 consideraciones a tomar en cuenta en la seleccin del proveedor y y En el proceso efectivo de la seleccin se debe de considerar el resultado del analizas de mercado Se deber efectuar un estudio inquisitivo en el que se clasificaron las ventajas o descuentos de las fuentes posibles

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA En el estudio de la negociacin que lleva a la seleccin va la emisin de un pedido inicial El estudio de comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones anteriores

y y

Asi mismo es importante segur con las siguientes indicaciones a modo de lograr una compra ptima y y y y Compre material o servicio de calidad requerida Asegrese de la tecnologa , capacidad y confiabilidad del proveedor para el suministro y entrega Obtenga en todas las compras en precio menor sin detrimento de la calidad y en tiempos de entrega requeridos Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores , aliente sus sugerencias y consejos par mejorar los productos

Registro de proveedores Consiste en abrir un archivo por orden alfabtico que servir para guardar los resmenes de cotizaciones, la lista de precios, catlogos, circulares y en si toda la informacin que pueda obtenerse sobre las mercancas que se compran o que puedan sustituir alas mismas. y y y y y y y y y y Construrama el gaviln av. 16 de septiembre no. 55 col. Centro loma bonita Oaxaca tel. 01281870115 Ferre-materiales Amrica boulevard campo areo esq. Prl. Independencia col. Las palmas c.p. 95600 playa Vicente ver. Ferretera 5 de mayo av. Independencia no. 720 Tuxtepec Oaxaca tel. 10287870429 Ferretera olmeca ejrcito mexicano lote 1 col Francisco villa c.p. 91960 Veracruz ver. Ferretera paty av. Jess Carranza no. 1166 esq. Ocampo , Tuxtepec Oaxaca 012878754120 Grupo pysesa Crdoba ver. Av. No. 1022 col. Federal c.p. entre calles 10 y 12 tel. 2717147785 , 2717147789 y 2717149485 Matuza Mira valles blvd. Benito Jurez nm. 670 esq. 5 de mayo col. La piragua c.p. Tuxtepec Oaxaca tel.: 2878757582 , 287757583 Pylsa tierra blanca calle hidalgo esq. Carr. Federal tel. 2747439653 Zeta de crdoba av. Esq. Calle. 26 no. 2419-B Crdoba Veracruz tel. 271732212 , 271739829 y 2717160882

Desarrollo de proveedores En toda empresa cuyos productos requieran cierto grado de especializacin es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que necesita para su transformacin o manufactura, se van a encontrar en el mercado nacional. Como no siempre es posible disponer de fuentes de abastecimiento adecuadas o por lo menos de la existencia de ellas, se llega a la necesidad de propugnar por su desenvolvimiento. La funcin de fomento de proveedores tiene como principal responsabilidad la de encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores que suministren a la empresa los materiales necesarios para su eficiente operacin. Esto quiere decir que su esfuerzo ser dirigido para localizar a los proveedores existentes, buscar nuevos proveedores que por medios de produccin puedan fabricar las piezas necesarias y a desarrollar a aquellas con potencialidad que desean colaborar con la empresa.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Para llevar a cabo esta funcin y dada la experiencia ya obtenida, podemos clasificar su ejecucin en: Investigaciones En esta etapa se trata bsicamente de conocer la potencialidad del mercado, en cuanto a empresa establecidas como empresas en proceso de desarrollo o de creacin reciente. Esto es, conocer que hay en el mercado que no pueda servir conforme a nuestros requerimientos y desde otro ngulo, necesitamos encontrar quien nos fabrique esta o tal parte. Ambas situaciones implican una investigacin minuciosa, la cual puede ser favorecida por los diversos medios. El punto de partida en la investigacin lo viene n a constituir las necesidades de la empresa apoyadas por las especificaciones de los materiales y el grado de dificultad de obtencin. Se investigan las necesidades de nuevos proveedores, ya sea por fallas de los actuales, por necesidad de un mejor nmero de ellos o por cualquier otra causa que en estrecho contacto de los compradores se determine. Localizando los probables proveedores se acude a la investigacin de facturas o requisitos que debe cubrir para llevar a cabo una evaluacin que determine que tan idneo a adecuado puede resultar. Entre los factores o aspectos que se toman en cuenta tenemos: Situacin financiera Debe el proveedor potencial estar en una situacin financiera apropiada que le permita hacer a los compromisos que implican la aceptacin de un contrato de compra-venta, esto es, disponer de recursos suficientes que le peritan cubrir los gastos inherentes a la fabricacin de una parte como adquisicin de materia prima, mano de obra, gastos indirectos y de operacin, etc. Este es un rengln muy importante pues la falta de recursos financieros en un momento dado no loe permitira cumplir con el compromiso, lo que implica para la empresa contratante un grave peligro en sus suministros. Dada la importancia que esto reviste, es necesario fomentar la recopilacin de informacin sobre proveedores que permitan un anlisis de la misma, determinando hasta qu punto puede ser recomendable operar con el proveedor elegido. Calidad Debe asegurarse en la investigacin que los sistemas de control de calidad sean adecuados a los productos que fabrica o si cuenta con los recursos (laboratorio, equipo, etc.) que le permitan al proveedor cumplir con las especificaciones deseadas. La garanta de una buena calidad da una pauta para continuar en el proceso de investigacin. Equipo y maquinaria adecuada Se pretende al investigar este factor que el proveedor cuente con instalaciones, equipo y maquinaria con capacidad, y estado de conservacin y utilizacin suficiente para proveer los volmenes determinados en el tiempo necesario que le permitan los requisitos bajo las mejores condiciones.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Deseo de promover buenas relaciones comerciales Debe imperar en todo tipo de convenios, actitudes mutuas positivas que produzcan relaciones duraderas, pues estas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes. La empresa que lleva buenas relaciones comerciales con sus diversos proveedores, la beneficiara pues conseguir condiciones equitativas para ambas partes. La empresa que lleva buena relaciones comerciales con sus diversos proveedores, la beneficiara pues conseguir condiciones equitativas para ambas partes, asegurndole a la empresa contar con un abastecimiento continuo. Por su parte las empresas que venden sus productos a otras, derivan sus beneficios de los grandes volmenes de consumo. Mejor precio El obtener el mejor precio no implica que sea el ms bajo sino el ms conveniente. Esto comprende el logro de los factores anteriores pues su consecucin significa el mejor aprovechamiento de los recursos con que disponen ambas partes. Entre mayores esfuerzos se empleen en tecnificar, racionalizar los procesos y optimizar la administracin, mayor ser el rendimiento y se reducirn las deficiencias en la utilizacin de los recursos. Entre los medios para llevar a cabo la investigacin se cuenta con visitas a los proveedores potenciales; conocimiento de ellos a travs de revistas especializadas; por medio de asociaciones, misma que puedan proporcionar la informacin deseada; o por iniciativa de los mismos. Anlisis de alternativas Terminando el proceso de investigacin y recopilacin de informacin se produce el anlisis. No se puede afirmar que existan tcnicas definidas para llevarlo a cabo, pues esto depende del tipo y necesidades de la empresa, por lo que debe emplear se el criterio en los casos particulares, apoyados desde luego en los resultados de la investigacin. Es a travs del anlisis como puede determinarse con mayor visualizacin la potencialidad de un proveedor. La empresa, en ocasiones y a pesar de hacer un anlisis minucioso, al otorgar los contratos pasa por alto ciertas deficiencias, esto es productos de la escasa competencias por un lado y por otro la necesidad imperiosa de utilizar materiales nacionales que permitan la integracin. Se analiza asimismo las condiciones prevalecientes en el mercado que puedan llegar a modificar bruscamente las caractersticas deseadas y provocar un detenimiento en la adquisicin de los materiales. Seleccin definitiva Normalmente se trata de obtener, en el proceso de la seleccin, un mnimo de tres proveedores para un mismo producto. Este mnimo esta determinado para mantener la corriente ininterrumpida de suministro, adems que establece competencia entre los seleccionados Desarrollo Obtenidos los tres proveedores se busca posteriormente lograr su desarrollo. Es decir, el enfoque que se adopta es con base en los resultados obtenidos en su actuacin. Si se logran resultados favorables se evala la posibilidad de una mayor proyeccin de los mismos que en forman conjunta favorezcan los intereses de ambas partes. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumentos en el volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Se tiende a lograr los servicios de los proveedores por periodos largos que hagan costeable la adquisicin de las mercancas, asi como los estudios que ellos realizan. Se les indicara asimismo las polticas de la empresa en relacin con estos.

Evaluacin En esta etapa se viene a evaluar la actuacin del proveedor en el periodo de duracin del contrato. Para la evaluacin se consideran los factores como calidad, estabilidad en el lugar requerido, con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseo de cooperacin. Son los anteriores factores los que vienen a determinar la calificacin que se le asigne y sirven a su vez como pautas para llevar a cabo las correcciones necesarias. La evaluacin se lleva a cabo en base a una escala de puntuacin porcentual, en la que cada valor se asignara dependiendo del rea afectada, se evaluara la falla y se aplicara el factor correspondiente al cual se ir restando de un valor total. Indicara la evaluacin, la conveniencia o inconveniencia de seguir contando con los servicios del proveedor que se encuentra en los rangos de eliminacin de aprobacin, o indicara si es necesario el fomento o desarrollo de otros proveedores. Responsabilidades Con lo ya expuesto, podemos concretar las responsabilidades del encargo de fomento de proveedores en: Mantener informado de la situacin del medio industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanto para artculos que se estn comprando como para los de nueva integracin Coordinar la inclusin o eliminacin del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situacin; tambin mantener al da los cambios, ampliaciones, revisin de contratos etc. Mantener informados a los proveedores sobre la aprobacin o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluacin deficiente las causas y as tambin las acciones correctivas necesarias.

RELACION CON PROVEEDORES Convocatoria Una vez que se han preseleccionado los proveedores se establece comunicacin con ellos para verificar si tienen inters en cotizar, ya que compromisos establecidos con anterioridad pueden impedirles dar atencin a la solicitud presentada por nosotros, procedindose a efectuar las anotaciones necesarias en la requisicin, en el espacio que para tal efecto se dispone. En caso de ser afirmativo el paso siguiente, del proceso ser el pasar a la secretaria la requisicin con las observaciones anotadas para que se mecanografe la solicitud. Elaboradas las solicitudes, se revisan cuidadosamente y el comprador las firma para que as el proveedor recoja la que corresponde acompaada de planos y especificaciones de acuerdo al material de que se trate.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Registros a efectuar en el proceso La solicitud de cotizacin En todos los casos en que cada cotizacin es solicitada deber registrarse en el documento el nombre el proveedor, el nombre de la persona con quien se hable y la fecha de la entrega en que la solicitud fue dada por el proveedor, aun cuando haya sido verbal, con la consigna de no manejar ms que una vez un documento con el mismo objeto y de que quede registrado de la labor que se ha venido realizando. Siempre que una cotizacin es solicitada deber darse al proveedor el numero de la requisicin como referencia para que al recibir la cotizacin, si esta no es inmediata, el documento sea fcilmente localizado y anexado en el cuerpo del mismo. Ya elaboradas las solicitudes de cotizacin se revisaran cuidadosamente para detectar posibles omisiones; ya firmadas por el comprador se habla al proveedor para que recoja la suya junto con planos y/o especificaciones. Al ser entregadas las solicitudes el proveedor deber firmar el recibido en una copia, la cual ser colocada en activacin para la fecha lmite de la cotizacin. Recepcin de cotizaciones Al cumplirse con la fecha de entrega las solicitudes de cotizacin se debern activar hasta su llegada, las cuales se irn guardando y fechando de recibido hasta llegar al da tope, en donde sern abiertas y los datos contenidos sern vaciados en una forma de recapitulacin. Seleccin de cotizaciones Mediante un anlisis comparativo se determinara el proveedor que de acuerdo a sus caractersticas ser quien nos abastezca de materiales. En el cuerpo de la requisicin se debe marcar el nombre del proveedor a quien se le colocara el pedido y la razn para ello segn se necesite en la requisicin. Es importante que dentro de la organizacin exista un departamento de Ingeniera de Compras, el cual servir como asesor directo al comprador en cuanto a costos, ya que antes de aceptar un precio se deber analizar para determinar que tan justo est cobrando el material a comprar, en caso de no existir deber basarse en las condiciones del mercado. Cuando hay un concurso de 3 o ms proveedores y exista una diferencia en cuanto a precio muy desproporcionado los pasos a segur son: y Las cotizaciones cuya veracidad sea dudosa, con el resto de lo cotizado, no deben tomarse en cuenta para evaluar la posicin de competencia ya que al colocar pedidos en este tipo de cotizaciones ocasiona posteriormente cancelaciones del pedido por incumplimiento y nueva colocacin a un proveedor con precios reales. En consecuencia ningn pedido debe colocarse basndose en cotizaciones que no reflejen la posibilidad de cumplimiento del proveedor. Siempre es conveniente obtener reducciones en el precio. Entre las negociaciones debe de incluirse una revisin de los clculos que el proveedor ha hecho para llegar a su precio de venta, comparndolo con el precio obtenido por el ingeniero de Compras, tomndolo como representativo con posible variacin hasta de un 10%.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA En caso de que la diferencia sea mayor al 10% se debern solicitar recotizaciones, haciendo una revisin exhaustiva de su clculo y mencionar que cabe la posibilidad de un error, pero sin indicarle si su cotizacin es alta o baja. Al solicitar cotizaciones, Compras deber dar preferencia a aquellos proveedores que se preocupan constantemente a base de investigaciones y evolucin en su organizacin por mejorar sus productos y cooperar activamente con compras; solamente deben solicitarse cotizaciones a los proveedores que tengan posibilidad de colocarles pedido y no deben requerirse cotizaciones con el solo propsito de negociar un precio ms bajo con otros proveedores. Conjuntamente con Finanzas se debe determinar las polticas de pago para que estos tambin sirvan de argumento en el momento de efectuar negociaciones de Compras, ya que muchas veces es interesante evaluar la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago, ya sea estos a pago inmediato, pago a 8 das, a 15 das, etc.; tambin en caso de convenirlo con Finanzas se debe buscar el optimo precio en condiciones de pago con descuentos a plazos de 30, 60, 90 das, etc. Conjuntamente con Produccin, Almacn y Finanzas se debe determinar los volmenes ptimos a comprar, ya que esto tambin ayudara al encargado de Compras a negociar un mayor descuento por volumen de artculos sin perjuicios de los inventarios, ni espacios de los almacenes.

LA NEGOCIACION DE LA COMPRA Al prepararse para negociar con los proveedores, el gerente de Compras debe dedicar atencin minuciosa a varios puntos importantes; si no lo ha hecho ya, debe enterarse de cules son los causes del mercado por los que se mueven los materiales que hay que comprar; enterarse de cules son los factores y las fuerzas que actan en esos mercados; mantener un suministro constante de informacin sobre las diversas fuentes de abastecimiento; estudiar minuciosamente los precios. Sin un conocimiento detallado de todas esas cuestiones, difcilmente puede tratar de igual a igual con proveedores astutos y experimentados. Una de las cualidades que diferencia al hombre profesional de Compras del simple empleado, es la habilidad de analizar los precios en la toma de3 decisiones econmicas y en si el negociar los ptimos arreglos con los proveedores. A muchos proveedores les gusta decir que su precio est basado en sus costos, es lgico que los precios tengan una relacin razonable con los costos pero aun hay muchos otros factores a considerar, entre ellos la demanda de productos, la disponibilidad de los mismos, la expectativa del mercado, la exclusividad de los productos, etc., el gerente de Compras debe estar al corriente de las tendencias del mercado puesto que muchas veces los precios estarn demasiado inflados, por lo cual debe contar con los argumentos suficientes para rebatir y establecer las mejores condiciones que convengan a la empresa; la negociacin es el arte de lograr ventajas mutuas entre comprador y vendedor sin crear hostilidad. El encargado de Compras se enfrenta continuamente con las disyuntivas de definir si un precio es correcto o si hay manera de negociar, ya que por medio de la negociacin toma la iniciativa para mejorar su posicin en una compra determinada, si no recurre a la negociacin simplemente est aceptando la oferta que se le hace y abstenerse de buscar mejores precios por medio de la negociacin es suponer que los precios cotizados son correctos. La negociacin es la aplicacin de los hechos, la lgica y la presin econmica con la finalidad de

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA alcanzar un valor mejorado en los objetivos de reduccin de costos, ya que mediante esta forma el gerente de Compras tiene oportunidad de evaluar la interpretacin del proveedor en cuanto a las especificaciones, requerimientos de calidad, calendario de entregas, condiciones de pago, garanta y servicios, procesos y estimaciones de costos. Esta seccin le brinda la ocasin de mostrar sus conocimientos del producto de su fabricacin, mercado y costo, todo ello en un intento de lograr el ahorro mximo para su empresa sin detrimento de la calidad. Es imprescindible que el encargado de Compras se prepare para efectuar la negociacin contestndose las siguientes preguntas: y y y y

Cules son mis objetivos? Cul ser la actitud probable del proveedor? Qu concesiones estoy dispuesto a hacer? Cules son los hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse en este articulo?

Es importante que se prepare una agenda puntualizando cuales sern los temas a discutir, quienes participaran, en que fechas y en que lugar se efectuaran. Considere que el proveedor har planes antes de presentarse a la sesin. Iniciadas las negociaciones plantee inmediatamente los asuntos importantes y tome el tiempo suficiente para definir todos sus requerimientos, de otra forma terminara por discutir otros puntos diferentes. Otras consideraciones a tomar en cuenta Evite los ultimtums, recurra a las concesiones reciprocas cuando sea necesario, jams adopte una postura ofensiva, cuando logre sus objetivos cambie de tema.

ELEMENTOS DE NEGOCIACIN COMPRADOR-PROVEEDOR  LA CALIDAD Definicin Es el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa. La compra de la calidad apropiada depende de: 1. Disponer de especificaciones adecuadas que sirvan de base 2. Hacer el pedido a proveedores de confianza 3. Comprobar el material comprado comparndolo con las especificaciones Las especificaciones son descripciones exactas del material que se compra, la precisin tiene a reducir los costos al mnimo. Algunas que hay que tomar en cuenta son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. La marca de fbrica La hoja de dibujo de construccin El anlisis qumico o caractersticas fsicas Detalle del material y mtodo de su fabricacin Descripcin de su objeto o empleo Identificacin con la especificacin de estndar conocida en el mercado general Muestras

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Los tres factores tradicionales que forman parte de toda compra son: *CALIDAD/ Es la suma o compendio de propiedades inherentes a un material o producto. stas pueden ser medidas y definidas, las ms importantes deben definirse con el fin de que el cobrador pueda saber tambin lo que le van a entregar. *SERVICIO *PRECIO  EL PRECIO Es una de las consideraciones de mayor importancia en cualquier transaccin de compra ya que es el valor asignado a un bien material o servicio de acuerdo con su valor intrnseco, as como la oferta y demanda existente en ese momento. Slo es uno de los trminos y consideraciones, de una orden de compra, ni ms ni menos importante que cualquiera de los dems trminos o detalles expuestos en tal acuerdo. No es frecuente que sea considerado por s solo, sino ms bien en relacin con otros factores como un medio para otros objetivos de la actuacin eficaz y econmica de la compaa. El costo final mas bajo constituye el objetivo y la responsabilidad del comprador. El precio de factura es un electo del costo, pero no su factor determinante. - La primera comprobacin tiene lugar en el momento en que se recibe el material, pues el precio de costo pudo haberse asegurado a un importe bajo; sin embargo, si el proveedor no se encuentra en un lugar cercano, el costo inicial queda sobrecargado por los gastos de embalaje y transporte, con lo que el precio resulta entonces ms caro. - La segunda comprobacin se realiza cuando los materiales se envan hacia el departamento que los utilizar. - La tercera comprobacin tiene efecto despus de que los materiales han sido utilizados o fabricados y han sido incorporados al producto determinado. El valor es igual a la calidad dividida por el precio, es decir, el valor vara directamente en proporcin a la calidad recibida e inversamente en proporcin con el precio pagado. La mejor seguridad de que se est comprando al mejor precio es en todos los casos analizar el mercado potencial de proveedores para que mediante comparaciones de precios se corroboren las fluctuaciones existentes, siendo necesario para esto: 1. Se supone que el precio debe guardar una razonable relacin con el costo (costo de materia prima + costo de manufactura + gastos generales + utilidad) 2. Que el precio es resultado de las condiciones econmicas (oferta y demanda) 3. Que el precio viene determinado por la competencia del mercado.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA  GARANTA Y SERVICIO El contrato de compra lleva implcita la garanta de que el vendedor suministrar mercancas de la clase y descripcin exacta que se especifica. Las clusulas que cubren la clase y la descripcin no deben ser ambiguas. Para asegurar la exactitud y la suficiencia de las descripciones, las empresas realizan sus compras a base de las especificaciones, las cuales deben incluirse por escrito en el contrato. En el caso de las mercancas suministradas por un mayorista es posible que no exista la garanta ya que l no las fabrica por s mismo. Cuando la calidad es un detalle importante, no slo deben especificarse en forma concreta y completa los atributos caractersticos que constituyen la calidad, sino que es conveniente exponer concretamente en el contrato el remedio para los daos resultantes por las desviaciones con respecto a los estndares de calidad expuestos en el contrato.

 TIEMPO DE ENTREGA Es muy importante en la toma de decisin para la eleccin del proveedor, pues una mala seleccin pede causar trastornos en la lnea de produccin, los cuales a la larga representan un incremento en los costos de fabricacin, as como un mal servicio hacia los consumidores finales y una alteracin a los objetivos de la compaa. Es recomendable que en el cuerpo de pedido se establezcan las condiciones negociadas y determinar clusulas que obliguen al proveedor a cumplir con la programacin. El plazo de entrega debe ser un elemento esencial en las rdenes de compra y debe incluirse en ellos una manifestacin bien clara del derecho a cancelarlo y a rechazar las entregas si stas no se hacen en el perodo fijado.

 LAS CONDICIONES DE PAGO Son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relacin con un presupuesto dado. Teniendo como base un presupuesto totalmente definido permitir al comprador efectuar las negociaciones necesarias para obtener las mejores condiciones de compra-venta en beneficio de su compaa. Algunos descuentos que deben ser base en la negociacin y bsqueda de mejores condiciones de pago son: 1. Descuento por pronto pago Es una concesin que el proveedor hace en el precio estipulado en la factura, con el fin de obtener en forma inmediata el importe de su factura. Normalmente es 2% o 3% si el pago se realiza en los diez das siguientes a la fecha de factura tomada a revisin, aunque la posibilidad de la negociacin se ampla dependiendo del importe total a comprar y lo que represente el costo de financiamiento. 2. Descuentos por volumen Est ntimamente relacionado con la poltica que observe la compaa en cuanto a inventarios, el costo unitario es ms bajo realizado mediante la compra por cantidad debe ser balanceado contra la inversin extra y el gasto extra que significa llevar mayores inventarios en el transcurso de un largo perodo. Es importante ser prudente en el momento de aprovechar descuentos por cantidad, ya que si no se analiza puede resultar mas cara que barata la compra.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA 3. Descuento acumulado Es otro tipo de descuento por volumen y vara en proporcin a la cantidad que se compra, en vez de que se compute sobre la base de la magnitud del pedido se basa en la cantidad que se compra en el transcurso de un perodo especfico, por lo general los concede el proveedor como un incentivo para que se contine favorecindole con las compras, ya que entre ms compre mayor ser el descuento que ser bonificado en notas de crdito, especie o documento directo sobre su factura. Este tipo de descuento se debe analizar concienzudamente ya que por lo regular los precios son inflados y slo si se concentrara un grupo de pedidos de importante valor convendra hacerlo. 4. Descuentos comerciales Representa la compensacin de la Gerencia de Ventas, que asume ciertas funciones distributivas para el cliente, se conceden con el propsito de proteger un canal de distribucin especfico, por lo que el fabricante no podr mejorar el precio si lo vende directamente ya que debe respetar sus convenios. El sistema de fijacin de precios de muchos fabricantes se establece sobre una escala graduada de acuerdo a la clasificacin de clientes, y sin que tenga que ver la magnitud de un pedido de compra especfica.

CONDICIONES CONTRACTUALES Caractersticas de los contratos a utilizar El impreso del que suele hablarse para la compra, generalmente se le denomina pedido de compra o simplemente pedido, se convierte, despus de aceptado por un proveedor, en un contrato para la venta y la compra de mercancas y servicios especificados. Es un documento que describe las obligaciones que el vendedor y el comprador, respectivamente, convienen realizar el uno con respecto al otro. Adems, es un instrumento jurdico porque puede obligarse a cumplir las condiciones especificadas en el mismo, de una u otra manera, recurriendo a los tribunales competentes. Por consiguiente, el gerente de Compras debe asegurarse de que los pedidos se redacten de manera que se reduzcan al mnimo las prdidas si surgieran disputas sobre las condiciones. Para obtener esta seguridad es conveniente conseguir la aprobacin del departamento jurdico de la compaa en lo que respecta, primero, al impreso utilizado para hacer los pedidos de compra y, segundo, a todas las compras muy importantes. El gerente de Compras debe conocer bastante sobre el derecho que interviene en los contratos para saber cundo consultar a un abogado. Conocer que los puntos esenciales de un contrato son: la competencia de las partes contratantes, un intercambio de valores, fines legales, ausencia de fraude y coaccin, y claridad de los convenios. Los contratos pueden ser escritos u orales, aunque es muy preferible hacerlos por escrito. PEDIDOS U RDENES DE COMPRA La orden de compras es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisicin de materiales. La orden de compras es la autorizacin al proveedor para que envi y cargue al comprador las mercancas especificadas, es muy importante que la orden de compras abarque de manera concreta y precisa los elementos esenciales de las compras que se quieren hacer, de manera que hagan imposible las interpretaciones errneas y reduzcan al mnimo la necesidad de intercambiar correspondencia sobre el asunto.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA En la medida de lo posible debe estar redactado exactamente como la solicitud de cotizaciones y debe incluir los siguientes datos: Un nmero de orden que servir para identificar la transaccin en la correspondencia, clave que utilizar el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de la mercanca, adems permitir registrar y archivar la orden de Compras, para su consulta posterior. Tambin es importante indicarle al proveedor que ponga dicho nmero en todos sus envos, as como en sus remisiones y facturas de modo que puedan identificarse con el pedido para fines de comparacin y comprobacin. En cantidad pedida se debe expresar el nmero de artculos solicitados en las unidades apropiadas para los mismos; en el pedido debe figurar una clusula limitando el margen del proveedor para aumentar o disminuir el pedido, reservndonos el derecho de aceptar o negar los excedentes o faltantes. Descripcin La descripcin de los artculos pedidos debe ser especfica y siempre que sea posible debe indicar la base y los medios que se emplearn para comprobar la calidad. Es importante hacer notar en el pedido el tipo de material, el tipo de envase o empaque, las caractersticas y las especificaciones, de ser posible anexar plano, muestras o diseo. Instrucciones sobre entregas La especificacin para la entrega deber ser perfectamente marcada en una parte visible del pedido, en donde se debe indicar la direccin exacta del lugar a remitir el material. Tiempo de entrega Se debe de indicar la fecha en que el proveedor deber hacer llegar los materiales pactados, siendo de responsabilidad del proveedor los retrasos. Las especificaciones relativas a los tiempos de entrega pueden reforzarse con una clusula que indique el derecho del comprador de cancelar el pedido si no se hiciera la entrega oportuna. Facturacin y condiciones de pago Las condiciones sobre facturacin deben indicar el nmero de copias necesarias de la factura, la informacin deseada sobre sta, la manera en que se marcar dicha mercanca, la forma de pago, as como los descuentos por pronto pago, los cuales son indispensables de incluir en el cuerpo mismo del pedido. Copia para el consecutivo de Compras Copia para expediente-proveedor. Copia para activacin. Copia para el usuario en caso de no ser material para el almacn. Funciones del pedido de compra Las principales funciones del pedido de compra son: a) Dar expresin formal al convenio entre el vendedor y el comprador. b) Transmitir a todas las partes interesadas dentro de la organizacin la informacin que necesiten para desempear adecuadamente sus funciones en relacin con la rutina seguida en las compras.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Tipos de contratos Los pedidos de compra pueden clasificarse como: a) Pedidos individuales de compra. b) Pedidos generales de compra Los pedidos individuales se hacen para comprar cantidades concretas de los artculos que se indican en los mismos. En muchos casos se hacen para cubrir las necesidades de material para ciertos fines concretos. Despus de recibido el material y extendido un cheque para pagar la factura, ha terminado el contrato. Los contratos generales de compra cubren, por lo general, las necesidades de un material dado, durante un perodo determinado, teniendo en cuenta o no la obtencin de ganancias especulativas. A medida que se necesita que se hagan embarques de material se van enviando rdenes de entrega al vendedor, con arreglo al contrato general hecho. En realidad, esas rdenes de entrega son lo que pudiramos llamar subpedidos, y suelen hacerse por medio de cartas ordinarias en lugar de utilizar algn impreso especial. A veces se solicita la entrega por medio de telegrama, que se confirma despus por carta. CONTENIDO DEI CONTRATO La cantidad de informacin y la clase de la misma, que figura en el pedido de compra, variar bastante en las diferentes empresas y depender de la naturaleza de la rutina seguida en las compras. Variar, anlogamente en los diferentes pedidos, segn la naturaleza de los artculos comprados. Con todo, cierta informacin general es tpica en la mayora de los pedidos de compra.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Los pedidos de compra suelen numerarse en serie. En muchos departamentos de compras se exige, para reducir al mnimo la posibilidad de que se extraven o se traspapelen pedidos de compra, que cada nmero de pedido de compra se anote y explique en el registro de pedidos. Es muy comn exigir al vendedor que indique el nmero del pedido de la compaa en todas las facturas, notas de embalaje y documentos de embarque, para facilitar el trabajo de la organizacin al ejecutar la rutina de compra. En muchos casos aparece tambin en el pedido de compra el nmero de la requisicin de compra, con el fin de enlazarlo con la solicitud de compra, la solicitud de ofertas, etc. Debe aparecer tambin el nmero de la cuenta a la que se cargar el material. Si el sistema de smbolos de materiales se ha desarrollado de manera que se ajuste a la clasificacin de las cuentas de control en el mayor general, el smbolo del material y el de cargo sern los mismos, salvo en el caso de los materiales no clasificados comprados para fines concretos. Debe indicarse la ruta que se desea se siga en el transporte. Es evidente que esta ruta debe ser la misma que la que se indic en la solicitud de oferta. Anlogamente, debe indicarse la fecha convenida para efectuar el embarque y el punto f.o.b. Algunas empresas indican que en el caso de que el vendedor fuera incapaz de cumplir la fecha de embarque, debe notificarlo inmediatamente al departamento de Compras. Puede indicarse, adems, que en el caso de que los embarques se hagan f.o.b. punto de destino, el vendedor pagar el flete u otros gastos de transporte, aunque este requisito est implcito en la indicacin del punto de embarque. Deben indicarse tambin concretamente las condiciones de pago convenidas, porque varan en las diferentes industrias y segn los vendedores es evidente que debe hacerse una exposicin clara y completa de la cantidad y el precio, al mismo tiempo que una descripcin del artculo. Validez de los contratos Para que un contrato sea vlido tiene que poseer, como mnimo, los siguientes elementos esenciales: a) El asentamiento mutuo de las partes. b) La competencia de las partes. c) Un importe adecuado. d) Fines legales. e) Ausencia de fraude o de coaccin.

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ADQURIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA Control y seguimiento del pedido Es la actividad que se desarrolla para asegurar el suministro de materiales en el tiempo establecido en la orden de compra mediante un seguimiento continuo, basado en las fechas de vencimiento de los pedidos, as como en los programas de produccin; con la activacin es posible detectar posibles atrasos con los proveedores, para lo cual es necesario visitar constantemente las plantas de los mismos para asegurarse del desarrollo de los materiales, buscando el cumplimiento en las entregas y de esta forma tener abastecidas las lneas de produccin. La labor del expeditos no slo debe ser la de activar pedidos fincados, sino mediante el anlisis del reporte de almacn (existencias), produccin (programas de produccin), solicitudes pendientes de atender, pedidos en trmites, material en inspeccin de recibo, material pendiente de ingresar al almacn, etc., debe de hacer el seguimiento en todas las reas de la misma planta, buscando la ptima agilizacin en el flujo de materiales. La labor del expeditos debe de consistir tambin en fungir como un calificador en los servicios que prestan los proveedores, ya que mediante su activacin y los resultados obtenidos podemos precisar el nivel de servicios que tenemos por cada uno de los proveedores, lo cual ayudar al encargado de Compras en la futura seleccin del proveedor. Procedimiento para el seguimiento Es muy frecuente que la copia de seguimiento del pedido de compra tenga impresa en la parte superior una serie de nmeros del 1 al 31, que representan los das del mes. A veces la copia de seguimiento se imprime en cartulina para facilitar su archivo y manejo. Cuando se recibe en la seccin de seguimiento se anotan las caractersticas del pedido y la fecha de embarque. Luego se coloca una seal sobre el nmero que representa la primera fecha en que debe hacerse el primer contacto con el proveedor. Es probable que la primera comprobacin se haga al recibir la aceptacin formal del pedido si se exige este requisito. Luego se archiva la copia de seguimiento por el orden de numeracin del pedido de compra.

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