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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

DEFINICIN: El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de produccin, distribucin, financiamiento, administracin, entre otras son regidas por el control interno. El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos define el Control Interno as: El control interno comprende de plan de organizacin con todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la proteccin de sus activos, la obtencin de informacin financiera correcta y segura, la promocin de eficiencia de operacin y la adhesin a polticas prescritas por la direccin. [IMCP, 1982] De acuerdo a las anteriores definiciones, se puede construir el siguiente concepto de Control Interno: Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y mtodos creados por la alta direccin, desarrollado por el recurso humano de la organizacin con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la informacin que se generada en las transacciones econmicas, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente econmico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. IMPORTANCIA: El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
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OBJETIVOS: El estudio de la evaluacin del control interno, tienen como objeto primario la formulacin de un programa de auditora, que al ejecutarse permite al Contador Pblico emitir un dictamen sobre los estados financieros. El fin de la revisin de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es averiguar cules son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen. La revisin no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditora sino que continan en el transcurso de ella. Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificacin que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorndums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organizacin del negocio. Otros objetivos que tiene el estudio y la evaluacin del control interno son los siguientes: y y y y y y y Evitar o reducir fraudes. Salvaguarda contra el desperdicio. Salvaguarda contra la insuficiencia. Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras. Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables. Salvaguardar los activos de la empresa. Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO:


Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan incluir: y Un plan de organizacin que provea segregacin adecuada de las responsabilidades y deberes. y Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

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y y y

Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organizacin Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitara el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorizacin y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO:


En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales. A. CONTROL ADMINISTRATIVO: Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todo control tal como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1]

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B. CONTROL CONTABLE Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn pre numerados. El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as: El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia.

MTODOS: a) Mtodo Descriptivo o de memorndum: Consiste en la descripcin de las actividades y utilizados por el personal en las diversas unidades que conforman la entidad, haciendo referencia a registros contables relacionados con esas procedimientos.

procedimientos administrativas los sistemas o actividades y

La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan,

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quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado a las circunstancias. La forma y extensin en la aplicacin de este procedimiento depender desde luego de la prctica y juicio del Contador Pblico observada al respecto, y que puede consistir en: A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que cubran todos los aspectos de su revisin. B. Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, tambin cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado. Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente. Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia.

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b) Mtodo Grfico: Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, an cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin de los flujogramas y habilidad para hacerlos. Se recomienda el uso de la carta o grfica de organizacin que segn el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintticos que indican los aspectos ms importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva.

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Existen dos tipos de grficas de organizacin: y Cartas Maestras. y Cartas suplementarias. Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma ms detallada. Se recomienda adems el uso combinado de estas cartas con los manuales de operacin ya que se complementan. Ventajas. Proporciona una rpida visualizacin de la estructura del negocio. Desventajas. Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Pblico. Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

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c) Mtodo de Cuestionario: Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido. Ventajas: Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu. Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno.

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Desventajas. El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la aplicacin. De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano. Para cubrir ese vaco se presenta Deteccin de funciones incompatibles. un cuarto mtodo:

El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectar funciones incompatibles del personal involucrado en la operacin, administracin, control y marcha de la entidad sujeta a auditora. Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la funcin clave y ah mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a continuacin, sobre el lado izquierdo de la hoja, estn consignadas otras funciones donde se anotarn los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que realiza la funcin clave se repite en las otras funciones, se constituye as una funcin incompatible que ser anotada a continuacin en la columna de observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.
Ejemplo de un cuestionario de control interno:

AUDITORES ANDINOS LTDA. Auditores y Consultores Empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE
CLIENTE: No. OFIMUEBLES LTDA. PREGUNTAS AUDITORIA A: Diciembre 31 de 2.00A SI NO OBSERVACIONES

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Las entradas de disponible se controlan mediante pre numeracin, relacin de cobros etc.? Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma oportuna a contabilidad? Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora del siguiente da hbil en la misma especie recibida? Todos los egresos de disponible se realizan por medio de cheque? Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer beneficiario y se prohbe el giro al portador? El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de pguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta solamente? Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se realizan los ajustes necesarios al mes siguiente? Los cheques se giran usando como mnimo dos firmas? Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja fuerte? Los talonarios de cheques y su secuencia numrica son controlados por la persona responsable? Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un sello de Pagado donde se describa el nmero de cheque y cuenta? Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan debidamente documentadas con las respectivas autorizaciones? Existen restricciones para transferencias electrnicas de fondos? Fondos Fijos para gastos menores La creacin del fondo fijo se realiza mediante resolucin de gerencia en la cual: Se determina el monto mximo a girar por cada pago? Se prohbe fraccionar facturas? Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los que estn prohibidos? Se establece el momento de realizar el reembolso?

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Se fija fianza para el responsable del fondo? Se obliga al reembolso al final del ejercicio? Se prohbe hacer prstamos con los dineros del fondo?

ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES: Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estar sujeto a revisin y evaluacin. Esta identificacin incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las caractersticas especficas del mismo. Para auxiliarse el auditor deber basarse en los boletines de la serie 6000 de las Normas y Procedimientos de Auditora emitidos por la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.

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