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MANUAL DE CALIDAD

Cdigo Fecha Versin

MC 17/11/2011 10

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

COPIA CONTROLADA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP VERSIN 10

NTCGP 1000:2009

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Noviembre de 2011

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Elizabeth Rodrguez Taylor Directora Jorge Luis Trujillo Alfaro Subdirector Andrea del Pilar lvarez Acevedo Secretaria General Julia Elena Gutirrez de Pieres Directora de Empleo Pblico Mara del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Jos Fernando Berro Berro Director de Desarrollo Organizacional Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeacin Mara Teresa Russell Garca Jefe Oficina de Control Interno Victoria Eugenia Daz Acosta Jefe Oficina de Sistemas

Bogot D.C. Carrera 6 No. 12-62 www.dafp.gov.co

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CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................... 8 1.
1.1. 1.2. 1.3.

OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES ................................................ 9


Objeto .....................................................................................................................9 Alcance ...................................................................................................................9 Exclusiones del Sistema de Gestin de la Calidad...............................................9

2.
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ............................................... 10


Resea Histrica ..................................................................................................10 Misin ...................................................................................................................12 Visin ....................................................................................................................12 Estructura .............................................................................................................12 Objetivos Institucionales .....................................................................................12 Cdigo de tica ....................................................................................................13 Productos y/o Servicios del DAFP ......................................................................14 Clientes del DAFP ................................................................................................14

3.
3.1.

POLITICAS DE OPERACIN INSTITUCIONALES.............................. 15


Poltica de Comunicacin ....................................................................................15 Poltica de Comunicacin Institucional Interna ..................................................15 Comunicacin Informativa...................................................................................15 3.1.1. 3.1.2.

3.1.2.1. Poltica de Comunicacin Institucional Externa .................................................15 3.1.2.2. Internet y Correo Electrnico..............................................................................17 3.1.2.3. Portal Web ............................................................................................................18 3.1.2.4. Publicacin de trmites y formularios oficiales a travs de medios electrnicos (Ley 962 de 2005) ..............................................................................................................19 3.1.3. Medios de Comunicacin.....................................................................................19

3.1.3.1. Medios de acceso a la informacin con que cuenta la entidad..........................19 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. Polticas de Administracin del Riesgo ..............................................................20 Introduccin .........................................................................................................20 Generalidades ......................................................................................................20 Objetivo ................................................................................................................21 Alcance .................................................................................................................21 Contexto Estratgico ...........................................................................................21

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Identificacin, Anlisis, Calificacin y Valoracin del Riesgo ...........................22 Evaluacin del Riesgo .........................................................................................25 Polticas de Administracin del Riesgo en el DAFP ...........................................26

3.2.8.1 Acciones de Tratamiento .....................................................................................27 3.2.9. Mapa de Riesgos Institucional.............................................................................31

3.2.10. Evaluacin y Seguimiento a los Mapas de Riesgo por Proceso ........................32 3.2.11. Monitoreo de los Mapas de Riesgos ...................................................................32 3.2.12. Responsabilidades...............................................................................................33 3.2.13. Planes de Contingencia .......................................................................................33 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. 3.3.7. 3.3.8. 3.3.9. Poltica de Indicadores en el DAFP .....................................................................33 Introduccin .........................................................................................................33 Objetivo ................................................................................................................34 Alcance .................................................................................................................34 Terminologa y abreviaturas utilizadas en el DAFP ............................................35 Lineamientos bsicos para la formulacin de indicadores................................35 Diseo del indicador ............................................................................................36 Medicin ...............................................................................................................36 Ficha del indicador...............................................................................................37 Seguimiento..........................................................................................................37

3.3.10. Interpretacin y anlisis de resultados ...............................................................38 3.3.11. Actualizacin de indicadores...............................................................................38

4.
4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ........................................... 39


Generalidades ......................................................................................................39 Poltica de Calidad................................................................................................39 Objetivos de Calidad ............................................................................................39 Mapa de Procesos................................................................................................40

5.
5.1. 5.2.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS................................. 40


Registro, Control de la Distribucin y Modificaciones .......................................41 Control de Registros de Calidad..........................................................................41

6.
6.1. 6.2. 6.3.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ........................................... 42


Enfoque al Cliente ................................................................................................42 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin ....................................................42 Revisin por la Direccin.....................................................................................43

7.
7.1.

GESTIN DE LOS RECURSOS ........................................................... 43


Provisin de los Recursos...................................................................................43

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MANUAL DE CALIDAD 7.2. 7.3.

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Capacitacin y Ambiente de Trabajo ...................................................................44 Infraestructura......................................................................................................44

8.
8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.

REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO .............................. 44


Planificacin de la Realizacin del Producto y/o Servicio .................................44 Revisin de los requisitos relacionados con el Producto y/o Servicio .............45 Diseo y Desarrollo..............................................................................................46 Adquisicin de Bienes y Servicios......................................................................46 Propiedad del Cliente...........................................................................................46

9. 10.
10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.5.

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ...................................................... 47 DESCRIPCIN DE PROCESOS........................................................... 48


Direccionamiento Estratgico .............................................................................48 Formulacin de la Poltica ...................................................................................50 Instrumentalizacin de la Poltica........................................................................50 Difusin ................................................................................................................51 Asesora................................................................................................................51 Gestin del Talento Humano ...............................................................................53

10.6.1. Polticas de Operacin del Proceso de Gestin del Talento Humano ...............54 10.6.1.1. 10.6.1.2. 10.6.1.3. Poltica de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente...................54 Induccin y Reinduccin .............................................................................54 Acuerdos de Gestin suscritos y evaluados..............................................54

10.6.1.4. Mecanismo para evaluacin a servidores pblicos que no estn vinculados a la carrera administrativa .....................................................................55 10.6.1.5. 10.6.1.6. 10.6.1.7. 10.7. Administracin de las Historias Laborales.................................................55 Programacin de Vacaciones......................................................................56 Reconocimiento de Horas Extras................................................................56

Gestin Financiera ...............................................................................................57

10.7.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Financiera ...............................57 10.7.1.1 Presupuesto .......................................................................................................58 10.7.1.2 Pagadura............................................................................................................59 10.7.1.3 Pago Nmina Mesada Pensional .......................................................................60 10.7.1.4 Contabilidad .......................................................................................................62 10.8. Gestin Administrativa ........................................................................................68

10.8.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Administrativa ........................69 10.8.1.1 Polticas en materia de contratacin ..................................................................70 10.8.1.2. Servicios de mantenimiento ..............................................................................73

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10.8.1.3. Administracin de vehculos de propiedad o de responsabilidad del Departamento, suministro de combustibles para el funcionamiento del parque automotor y realizacin de diligencias ............................................................................73 10.8.1.4. Servicio de fotocopiado .....................................................................................77 10.8.1.5. Servicio de auditorios, salones y dems espacios comunes del Departamento....................................................................................................................77 10.8.1.6. Elementos de aseo y cafetera...........................................................................78 10.8.1.7. Ingreso de personal ...........................................................................................78 10.8.1.8. Impresos y publicaciones..................................................................................79 10.8.1.9. Lneas telefnicas ..............................................................................................80 10.8.1.10. Servicios pblicos del edificio Sede ...............................................................82 10.8.1.11. Polticas del Almacn.......................................................................................83 10.8.1.12. Administracin y uso de los equipos, suministros y accesorios de los bienes informticos ......................................................................................................................84 10.8.1.13. Cajas menores..................................................................................................85 10.9. Gestin Documental.............................................................................................85

10.9.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Documental.............................86 10.9.1.1 Poltica de Operacin de Archivo y Correspondencia......................................86 10.9.1.1.1 mbito de Aplicacin ......................................................................................86 10.9.1.1.2 De la produccin documental.........................................................................87 10.9.1.1.3 De la recepcin, trmite y distribucin de los documentos ..........................87 10.9.1.1.4 Organizacin y funcionamiento de los archivos............................................87 10.9.1.1.4.1 Archivos de Gestin.....................................................................................87 10.9.1.1.4.2 Transferencias primarias .............................................................................88 10.9.1.1.4.3 Eliminacin documental...............................................................................89 10.9.1.1.4.4 Archivo Central.............................................................................................89 10.9.1.1.4.5 De la consulta y prstamo de documentos .................................................90 10.9.1.1.4.6 Archivo Histrico..........................................................................................90 10.9.1.1.4.7 De la conservacin documental...................................................................91 10.9.1.1.4.8 De la Tabla de Retencin Documental.........................................................91 10.9.1.1.4.9 Del Horario de Atencin ...............................................................................91 10.9.1.1.5 Del Sistema de Gestin Documental ...........................................................91

10.9.1.1.5.1 De su administracin ...................................................................................91 10.9.1.1.5.2 De su utilizacin ...........................................................................................92 10.9.1.1.6 Prohibiciones y Sanciones ..........................................................................92

10.10. Administracin de la Tecnologa Informtica .....................................................93

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10.10.1 Polticas de Operacin Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica ........................................................................................................................93 10.10.1.1 Objetivo.............................................................................................................93 10.10.1.2 Alcance .............................................................................................................93 10.10.1.3 Responsable.....................................................................................................94 10.10.1.4 Razones para la proteccin de la informacin................................................94 10.10.1.5 Propsito ..........................................................................................................94 10.10.1.6 Disposiciones Generales .................................................................................95 10.10.1.7 Polticas de Infraestructura..............................................................................95 10.10.1.8 Poltica de Redes..............................................................................................97 10.10.1.9 Poltica de Internet y Correo Electrnico ........................................................98 10.10.1.10 Sistemas de Informacin ...............................................................................99 10.10.1.11 Seguridad Fsica...........................................................................................100 10.10.1.12 Control de Acceso Fsico.............................................................................100 10.11. 10.12. APOYO JURDICO Y REPRESENTACIN JUDICIAL........................................102 PROCESO DE MEDICIN Y ANLISIS .............................................................103

10.12.1 Polticas de Operacin Sistema de Quejas y Reclamos del DAFP .................103 10.12.1.1 Objetivo...........................................................................................................104 10.12.1.2 Alcance ...........................................................................................................104 10.12.1.3 Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento .......................................104 10.12.1.4 Administracin del Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento.......105 10.12.1.5 Mecanismo para Formular Quejas y Reclamos al Departamento ................105 10.12.1.6 Vigilancia al Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento ..................106 10.12.1.7 Acciones Preventivas y Correctivas..............................................................106 10.12.1.8 Parmetros Internos para la Atencin de Quejas y Reclamos.....................106

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INTRODUCCIN

El presente Manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestin de la Calidad implementado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP-, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, cumpliendo con los estndares de calidad de la Norma Tcnica Colombiana en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y la Norma Tcnica Internacional ISO 9001:2008, con un enfoque hacia el cliente interno y externo basado en procesos y de mejora continua. Tambin contiene informacin sobre nuestra entidad, el alcance, control y distribucin de este documento, las polticas de operacin, la informacin sobre los procesos de la entidad, as como la referencia a los procedimientos y registros que exige el Sistema de Gestin de la Calidad. El Manual de la Calidad del DAFP se encuentra, en la carpeta de red Calidad_DAFP, a disposicin de todos los clientes internos y externos interesados en nuestro Sistema de Gestin de la Calidad, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso de la entidad. Define la poltica, los objetivos y la responsabilidad del Sistema de Gestin de la Calidad; contiene todos los procesos, procedimientos, las polticas de operacin y directrices relacionadas, como tambin, los formatos de registro, guas de trabajo e instructivos que deben y/o pueden requerirse en la gestin.

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1.

OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1.

Objeto

El presente Manual de la Calidad tiene como objeto: Describir el Sistema de Gestin de la Calidad del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, documentando y comunicando a todos los servidores, pasantes y contratistas la poltica y los objetivos de calidad. Ser medio de consulta interna acerca de la gestin de la calidad y de las responsabilidades asociadas dentro del Departamento. Establecer una gua para la aplicacin de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y as lograr la satisfaccin de los requerimientos de los clientes en el servicio. 1.2. Alcance

El alcance da cubrimiento a todos los procesos de la entidad realizados en el mbito de los procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin, as: Formulacin, Instrumentalizacin, Difusin y Asesora de Poltica de competencia del DAFP. Orientacin y Apoyo para la Convocatoria al Premio Nacional de Alta Gerencia a la Gestin Pblica a travs del Banco de xitos. Apoyo para la seleccin tcnica de Gerentes Pblicos y Jefes de Control Interno de las entidades de la Administracin Pblica Nacional. 1.3. Exclusiones del Sistema de Gestin de la Calidad

Al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica no le son aplicables los siguientes requisitos:

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Numeral 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio, contenido en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO9001:2008, por cuanto los servicios que presta el Departamento pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos. Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin, contenido en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medicin para calibrar, ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y dems bienes fsicos de la entidad) ya que los mismos no se utilizan con criterios metrlogicos u otros que deban arrojar mediciones exactas. No obstante, el DAFP garantiza el uso de la plataforma informtica requerida para efectuar seguimiento y medicin de las polticas emitidas, en cumplimiento de su misin, mediante el mantenimiento de la infraestructura, polticas de seguridad y recurso humano idneo. 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

2.1.

Resea Histrica

En 1958 mediante la Ley 19 se crea el Departamento Administrativo del Servicio Civil, en un esfuerzo por dotar a la administracin pblica de un organismo encargado de administrar el recurso humano al servicio del Estado, as tambin nace la Comisin de reclutamiento, ascensos y disciplina que despus tom el nombre de Consejo Superior y actualmente Comisin Nacional del Servicio Civil. Esta Ley determin que el Gobierno formara y adoptara una nomenclatura de cargos y una escala de sueldos para los empleados de la administracin pblica nacional. Durante la reforma administrativa de 1968 se expidi el Decreto 3057 mediante el cual se reestructur el Departamento Administrativo del Servicio Civil y se cre el Fondo Nacional de Bienestar Social, adscrito al mismo y que fuera liquidado con el Decreto 2170 de 1992. El 29 de diciembre de 1992 el Gobierno expide el Decreto 2169, y modifica sustancialmente el papel que el Departamento hasta ese momento haba cumplido y que consista en ejecutar programas de carrera administrativa y de bienestar social. Mediante este Decreto le encarga la formulacin de polticas y la asesora en materia de organizaciones y administracin y gestin del talento humano al servicio del Estado. Este Decreto tambin cambi su nombre de Departamento
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Administrativo del Servicio Civil por el de Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. En 1999 se expide el Decreto 1444, y se reestructura el Departamento teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 489 de 1998, en especial las relacionadas con la generacin de polticas en materia de control interno, racionalizacin de trmites, desarrollo administrativo, sistemas de informacin, banco de xitos de la administracin pblica, y las de recomendar al Gobierno Nacional los criterios para el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia. En septiembre del ao 2000, el Departamento se reestructura nuevamente mediante el Decreto 1677 y finalmente en el marco del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica, se expide el Decreto 188 del 26 de enero de 2004, en el cual consolida la actual estructura administrativa del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. En esta reforma se destacan los siguientes aspectos: Adems de formular y promover las polticas e instrumentos en empleo pblico, organizacin administrativa, control Interno, racionalizacin de trmites, el Departamento deber evaluar el impacto que las mismas tienen en la Administracin Pblica. La integralidad del Sistema de Empleo Pblico, dimensionndolo y articulndolo, como poltica de Estado, en los siguientes componentes: Planificacin del Empleo, Gestin de las Relaciones Humanas y Sociales, Gestin del Desarrollo, Gestin del Empleo, Gestin del Desempeo, Organizacin del Empleo; Sistemas de Clasificacin y Nomenclatura, Administracin de Salarios y Prestaciones Sociales; Democratizacin de la Administracin Pblica y Sistema de Desarrollo Administrativo. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, tendr la responsabilidad de consolidarse como fuente jurdica y doctrinaria en los temas de: Empleo Pblico, Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica. Implementar y Administrar con la participacin de todas las instituciones de la Administracin Pblica el Sistema de Gestin de Empleo Pblico, como un instrumento que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificacin, desarrollo y la gestin del recurso humano al servicio del Estado. Mediante Decreto 264 del 31 de enero de 2007, se modifica la estructura del Departamento suprimiendo la Oficina Asesora Jurdica y crendola como Direccin Jurdica, por su competencia misional e importancia como unidad consultora del Gobierno Nacional.

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El 6 de octubre de 2010, mediante los Decretos 3715 y 3716 se modifica la estructura del Departamento con el fin de separar la coordinacin y desarrollo de las funciones misionales y de apoyo, centralizadas en la Direccin, para lo cual se crea la Secretaria General y se modifican las funciones de la Subdireccin. 2.2. Misin

Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las Instituciones Pblicas y el desarrollo de sus Servidores para afianzar la confianza en el Estado.

2.3.

Visin

En el 2019 seremos referente internacional de la modernizacin e innovacin institucional, y de la profesionalizacin del empleo pblico.

2.4.

Estructura

La estructura organizacional del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica est compuesta por: Direccin General, Subdireccin, Secretaria General cuatro (4) Direcciones Tcnicas, tres (3) Oficinas, seis (6) Grupos de Apoyo (Ver anexo 1).

2.5.

Objetivos Institucionales

Establecer y aplicar directrices para desarrollar organizaciones acordes a las necesidades de los clientes y las exigencias del buen servicio. Promover la cultura de mejoramiento sostenible y la innovacin en las Instituciones Pblicas en busca de mejores prcticas de gestin. Consolidar la Gerencia Pblica como eje del desarrollo institucional de la administracin pblica. Gestionar conocimiento para el desarrollo efectivo de los procesos misionales y las competencias legales del Departamento.

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Implementar el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones TIC para la gestin de las polticas pblicas a cargo del Departamento. Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana.

2.6.

Cdigo de tica

Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que soportan una cultura armnica y que propician el desarrollo organizacional. Como equipo DAFP, actuamos con rectitud, transparencia y legalidad ante todos los dems y con todos los asuntos que manejamos, demostrando amor por la verdad y profundo respeto hacia los compromisos y responsabilidades adquiridas. Interactuamos con respeto y consideracin profunda, promoviendo el logro de los objetivos personales e institucionales en forma eficaz. Por lo tanto, pensamos permanentemente en nuestros clientes, trabajando en equipo en bsqueda de la construccin compartida de mejores resultados y nos orientamos por los siguientes valores: Libertad Igualdad Solidaridad Tolerancia Dilogo Responsabilidad Honestidad

Al mismo tiempo, mediante Resolucin 263 del 20 de mayo de 2010, asumimos como organizacin los principios orientadores de nuestro proceder institucional, relacionados a continuacin: Actitud Laboral Positiva Bienestar y Desarrollo de los Servidores Productividad y Trabajo en Equipo Investigacin, Innovacin y Desarrollo

Con ello, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, consolida el Cdigo de tica como una gua que orienta la gestin pblica y la actuacin de los servidores hacia el compromiso de toda la entidad.

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2.7.

Productos y/o Servicios del DAFP

En Formulacin de poltica: Poltica Pblica Formulada (Documento de poltica). Divulgacin o publicacin del informe de resultados de la evaluacin de la poltica. En Instrumentalizacin de la poltica: Poltica Pblica Instrumentalizada (Elaboracin o actualizacin de instrumentos tcnicos). En Difusin: Polticas Pblicas Divulgadas. Divulgacin de experiencias registradas en el Banco de xitos. En Asesora: Asesora y orientacin en materia de empleo pblico, desarrollo organizacional, sistemas de control interno, gestin de la calidad, desarrollo administrativo y jurdica en temas de competencia del Departamento. Orientacin y asesora a travs de peticiones verbales y peticiones escritas (Conceptos tcnicos y jurdicos). Asesora para inscripcin y publicacin de trmites de las entidades de la Administracin Pblica Colombiana en el SUIT-PEC. Asesora para el estudio y aprobacin de nuevos trmites de las entidades de la Administracin Pblica Colombiana. Asesora para la racionalizacin de trmites en las entidades de la Administracin Pblica Colombiana. Orientar y asesorar a las instituciones pblicas y ciudadanos en la implementacin de las reformas organizacionales. (Conceptos tcnicos y jurdicos). Apoyo a la Seleccin Meritocrtica.

2.8.

Clientes del DAFP

Se definen como Clientes del DAFP: Instituciones Pblicas Servidores Pblicos Ciudadanos
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3.

POLITICAS DE OPERACIN INSTITUCIONALES

Las Polticas de Operacin parten del reconocimiento del marco legal que rige para el Departamento y se establecen a travs de la definicin de sus Procesos y Procedimientos, por cuanto se describen all las lneas de accin, objetivos, actividades y controles en cada uno de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin del DAFP.

3.1.

Poltica de Comunicacin

3.1.1. Poltica de Comunicacin Institucional Interna El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como formulador de polticas pblicas, mantendr la participacin e integracin de todos los procesos, y procedimientos a travs de una comunicacin interna, para que todos los integrantes del DAFP y en todos los niveles se conozcan los planes, programas, proyectos y objetivos a alcanzar y la ejecucin de los mismos, mediante el Subproceso de Comunicacin y el Plan de Comunicaciones. 3.1.2. Comunicacin Informativa

3.1.2.1.

Poltica de Comunicacin Institucional Externa

En el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, se establece como Poltica de Comunicacin Informativa a nivel externo que el (la) Director (a) del Departamento es la nica autoridad que podr informar a los medios de comunicacin en el mbito nacional e internacional sobre las actividades, polticas, directrices, resultados de gestin emanadas de la entidad, y solo l (ella) podr delegar en un Directivo de la misma jerarqua dicha funcin. Toda informacin que se vaya a divulgar en los congresos, seminarios, foros, y mesas redondas de carcter nacional o internacional debe contar con el visto bueno de la Direccin, para garantizar su coherencia con el direccionamiento institucional. Los informes que requieran las Instituciones y los rganos de Control y Vigilancia en los que se presente la gestin institucional, debern contar con el visto bueno, del Lder del Proceso respectivo y deber ser firmado por el (la) Director (a) del Departamento o el Lder de Proceso correspondiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos por las Instituciones y Organismos en mencin.
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Las decisiones adoptadas por la Alta Direccin y que sean de carcter general, deben ser comunicadas por el (la) Director (a), el (la) Subdirector (a), el (la) Secretario (a) General, los Directores Tcnicos, Jefes y Coordinadores a sus equipos de trabajo, como mecanismo para favorecer la comunicacin interna y externa, evitando la informalidad de la misma. El (la) Subdirector (a), el (la) Secretario (a) General, los Directores Tcnicos, Jefes y Coordinadores, a travs de las estrategias establecidas en el Plan de Comunicaciones, deben garantizar que exista unidad de criterio en la informacin suministrada por los Servidores Pblicos de la entidad en las asesoras y capacitaciones brindadas a los clientes internos y externos. Las ayudas didcticas que se utilicen para la difusin de las polticas del Departamento y de la gestin institucional deben estandarizarse y contar con el visto bueno del Lder del Proceso respectivo, antes de su uso, y debern ser almacenadas y puesta a disposicin donde lo determine el Lder del Proceso. Cuando se trate de presentaciones, documentos, informes, y otra clase de ayudas, que sern utilizadas en el exterior, debern contar con la aprobacin de la Direccin General. El correo noticiasdehoy@dafp.gov.co, es el medio por el cual se comunica la informacin de carcter institucional, normativa y disposiciones vigentes y slo estn autorizados como remitentes: el (la) Director (a), el (la) Subdirector (a), el (la) Secretario (a) General, el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin Humana, el (la) Administrador (a) de la red del DAFP, el (la) Jefe Oficina de Control Interno, y el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin a travs del correo de Calidad_DAFP. El correo comunicaciones@dafp.gov.co, es el medio por el cual se reciben los requerimientos de comunicacin de todos los procesos; es el instrumento para informar noticias y temas de relevancia para conocimiento de la entidad y por el cual el (la) Gestor (a) de Comunicaciones, estable contacto con los Web Locales o quienes hagan sus veces. Los Boletines que elaboran los Procesos Misionales sobre la gestin de las polticas de su competencia, debern ser enviados a la Direccin General y/o Lder de Proceso de Comunicaciones para su aprobacin. Para la elaboracin de comunicados internos y externos, circulares internas y externas, presentaciones, actas de reuniones y listado de asistencia a eventos internos y externos, deben utilizarse los formatos establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad y considerar los lineamientos dados en la Gua para elaboracin y/o actualizacin de documentos G 001 PR GD, disponibles en la carpeta de red Calidad_DAFP (Calidn). 16

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Las comunicaciones oficiales del DAFP se firmarn segn la responsabilidad establecida en la Gua para elaboracin y/o actualizacin de documentos relacionada al proceso de Gestin Documental. Para la gestin de las comunicaciones oficiales (Circulares internas y/o externas, comunicados internos y/o externos), los integrantes del DAFP ejecutarn el procedimiento PD 003 PR GD Correspondencia, el cual se encuentra disponible en la carpeta de red Calidad_DAFP. Al contestar las lneas telefnicas directas y las extensiones se tener en cuenta el protocolo de servicios adoptado en el DAFP relacionado en la Gua de productos y Servicios G 016 PR DES relacionada al proceso de Direccionamiento Estratgico, identificando al cliente en todos los casos, el rea que contesta la llamada. El Boletn Noticias de la Direccin, es el medio por el cual el Proceso de Direccionamiento Estratgico comunica mensualmente las actividades relevantes desarrolladas en cada proceso. Es consolidado por la Oficina Asesora de Planeacin, diagramado por el rea de comunicaciones, aprobado y publicado por el Lder del Proceso de Comunicaciones de acuerdo a programacin anual.

3.1.2.2.

Internet y Correo Electrnico

En el DAFP est prohibida la navegacin por Internet, en temas que atenten contra el buen nombre del Departamento o que pongan en riesgo la configuracin de su infraestructura tecnolgica, el envo o recepcin de cualquier tipo de mensajes, con archivos de video, sonido o grficos, que no sean institucionales, las suscripciones de las cuentas corporativas (asignadas por el DAFP) a sitios de Internet cuyo carcter no sea institucional, la generacin o envo de correos electrnicos a nombre de otra persona sin autorizacin o suplantndola y la creacin y/o envo de cartas cadena o cualquier otro esquema de pirmide de mensajes. Al mismo tiempo, el uso del Messenger, redes sociales y acceso al correo personal en horas laborales con fines diferentes a los institucionales est restringido en el Departamento. Adems, la firma oficial que se debe utilizar para el envo de correos electrnicos internos y externos desde el correo institucional es la que se detalla en el ejemplo a continuacin:

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Elizabeth Rodrguez Taylor


Directora
+57 (1) 334 27 71 - 334 40 80 Ext. 195 +57 (1) 282 09 34 erodriguez@dafp.gov.co
No imprima este e-mail si no es absolutamente necesario. Piense verde. Please dont print this e-mail unless you really need to. Think green.

Departamento Administrativo de la FUNCIN PBLICA


Repblica de Colombia

Carrera 6 No. 12-62, Bogot, D.C

www.dafp.gov.co

Confidencial - La informacin contenida en este mensaje es confidencial y tiene como nico destinatario la persona a quien est dirigida. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje as como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo en su disco duro y notifique al remitente. Confidential - The content of this message is confidential, and is for the exclusive use of the person or persons to which it is addressed. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender.

3.1.2.3.

Portal Web

En cumplimiento de la Poltica de Gobierno en Lnea, en lo referente a informacin externa, el Departamento utiliza como mecanismo de comunicacin para mantener informada a la Ciudadana, los Servidores Pblicos e Instituciones, el Portal Web, www.dafp.gov.co, y los lineamientos para su uso y publicacin se encuentran registrados en la G014 PR DES Gua para la publicacin de documentos y artculos en el Portal Web del DAFP asociada al Subproceso de Comunicaciones del Proceso de Direccionamiento Estratgico. A travs de este Portal se pretende facilitar a los usuarios el acceso a la informacin relativa a las funciones establecidas en el Decreto 188 de 2004 y la del Gobierno Nacional relacionada con este Departamento Administrativo, que sea de inters para las Instituciones Pblicas, Servidores Pblicos y Ciudadana en general. La Entidad no se hace responsable por el uso indebido de la informacin suministrada a travs del Portal Web institucional del DAFP. La informacin contenida en este portal podr ser utilizada teniendo en cuenta las normas que protegen el derecho a la propiedad intelectual, es decir, los derechos sobre la propiedad de la informacin del DAFP. Los datos y la informacin en general que aparecen en el Portal Web se han introducido siguiendo estrictos procedimientos de control de calidad. El material y la informacin contenida en el Portal de la Entidad se encuentra sujeto a verificacin y por lo tanto el Departamento no se responsabiliza por su vigencia una vez la misma se haya impreso. Por otra parte, la vigencia de las normas est sujeta a la actividad legislativa y a las decisiones gubernamentales que generan la dinmica administrativa del DAFP.
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El portal contiene enlaces a pginas externas sobre las cuales el DAFP no ejerce control alguno y respecto de las cuales no tiene responsabilidad. En este sentido, el contenido de tales enlaces ser nicamente responsabilidad de las entidades respectivas o de sus administradores. Excepto que est expresamente permitido por el DAFP, est estrictamente prohibido el acceso o intento de acceso a otras reas del sistema de la Entidad u otra informacin contenida en el sistema para algn fin. El usuario acepta que no podr usar ningn mecanismo o hardware u otro proceso manual o automtico para capturar, monitorizar como propio o copiar el Portal Web de la Entidad o contenido alguno sin consentimiento por escrito del DAFP. Para el uso del Chat el usuario lo har dentro de los trminos del respeto hacia los integrantes del mismo y no adelantar maniobras para retirar a los usuarios del servicio por ningn motivo. El usuario estar de acuerdo que no usar ningn mecanismo, software o rutina para interferir o atentar con el correcto funcionamiento del Portal Web del DAFP.

3.1.2.4.

Publicacin de trmites y formularios oficiales a travs de medios electrnicos (Ley 962 de 2005)

Los trmites y formularios que los clientes del DAFP deben diligenciar para obtener un producto y/o servicio, se encuentran debidamente publicados en el Portal Web: www.dafp.gov.co y en el Portal Web de Gobierno en Lnea: http://www.gobiernoenlinea.gov.co/.

3.1.3. Medios de Comunicacin El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica cuenta con el Grupo de Atencin al Cliente, creado mediante la Resolucin 050 del 30 de enero de 2004. Este grupo brinda orientacin y asesora general a nuestros clientes, dependiendo de la complejidad de la consulta, la misma se direcciona para ser atendida por el rea correspondiente. En caso de que la consulta no sea de competencia del Departamento, se redireccionar a la entidad u organismo competente.

3.1.3.1.

Medios de acceso a la informacin con que cuenta la entidad

En el Plan de Comunicaciones se describen los medios de acceso a la informacin disponible de la Entidad, la cual se puede observar en el siguiente enlace: Plan de Comunicaciones y se ampla el uso adecuado de cada uno de ellos en el Portafolio de servicios del DAFP.
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3.2.

Polticas de Administracin del Riesgo

3.2.1. Introduccin En el ejercicio de sus actividades el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica ha evidenciado la necesidad de formular polticas que permitan controlar y mitigar el impacto que producen los riesgos en el logro de los objetivos misionales y de calidad, estableciendo las causas, los actores y los efectos de su ocurrencia. Por lo tanto, para alcanzar la eficacia en el manejo del Sistema de Gestin de la Calidad y desarrollando lo dispuesto en el Modelo Estndar de Control Interno, es necesario identificar todos los riesgos existentes y la incidencia de los mismos en cada uno de los procesos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, mediante la formulacin de criterios que permitan la toma de decisiones en la administracin de dichos riesgos. Los actores que intervienen en la ejecucin de las polticas de administracin de riesgo en el Departamento son los Lderes de Proceso; los asesores, los profesionales, los tcnicos, asistenciales, pasantes y contratistas. El documento se divide en seis partes: La primera contiene el contexto estratgico, la identificacin, anlisis, calificacin y valoracin de los riesgos, el mapa de riesgos institucional, evaluacin y seguimiento a los mapas de riesgos por proceso, monitoreo a los planes de riesgos y planes de contingencia, orientados bajo la Gua de Administracin del Riesgo del Departamento, cuarta edicin, noviembre de 2009.

3.2.2. Generalidades El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica implementa como Poltica la Administracin de los Riesgos, para garantizar una gestin pblica que responda a las necesidades y expectativas cambiantes de los usuarios a travs de la caracterizacin de los riesgos por procesos, de su Mapa de Riesgos y del anlisis de los mismos y para adelantar el proceso de administracin de los riesgos institucionales tomar como metodologa la emitida por la Entidad para orientar y asesorar a las entidades de la Administracin Pblica denominada: Gua de Administracin del Riesgo, cuarta edicin, noviembre de 2009. Los actores que intervienen en la ejecucin de las polticas de administracin de riesgo en el Departamento son: La Direccin y los Lderes de Procesos quienes establecern el contexto estratgico, los Lderes de Proceso quienes dirigirn el proceso de identificacin y sern responsables de los resultados del mismo; los asesores, los profesionales, los tcnicos, asistenciales, pasantes y contratistas
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del DAFP que de manera directa y activa a travs de mesas de trabajo formularn mapas de riesgo por proceso e institucional, la Oficina Asesora de Planeacin como coordinadora de las acciones necesarias para consolidar el mapa de riesgos por proceso y el mapa de riesgos institucional y el acompaamiento de la Oficina de Control Interno en las acciones de seguimiento y evaluacin. Por tanto, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, realiza una oportuna identificacin, gestin y minimizacin de los riesgos; asegurando el manejo eficiente y eficaz de los recursos de la entidad; con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de su visin. 3.2.3. Objetivo El objetivo de la Poltica de Administracin del Riesgo es orientar la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. 3.2.4. Alcance La Poltica de Administracin del Riesgo es un elemento que contribuye al control interno en el Departamento, fomentando la cultura del autocontrol al interior de los procesos, la cual debe ser aplicada por todos los Lderes y Servidores del Departamento, de acuerdo con las responsabilidades definidas en el presente documento. El desarrollo de la poltica de administracin del riesgo implica establecer el contexto estratgico que es la base para la identificacin del riesgo, para cada proceso los factores internos y externos del riesgo, determinar las posibles causas internas y externas, establecer los efectos, definir el riesgo y consolidar la informacin en una matriz que permita visualizar la relacin de dichos riesgos con los procesos institucionales. 3.2.5. Contexto Estratgico Para la formulacin y operacionalizacin de la poltica de administracin del riesgo es fundamental tener claridad de la misin institucional, sus objetivos y tener una visin sistemtica de la gestin, de manera que no se perciba esta herramienta gerencial como algo aislado del mismo accionar administrativo. Por ende, el diseo se establece a partir de la identificacin de los factores internos o 21

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externos a la entidad que pueden generar riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos. Segn lo definido por la Gua de Administracin del Riesgo: Este contexto estratgico es la base para la identificacin de los riesgos en los procesos y actividades. El anlisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad, tanto de carcter social, econmico, cultural, de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre otros; se alimenta tambin con el anlisis de la situacin actual de la entidad, basado en los resultados de los componentes de ambiente de control, estructura organizacional, modelo de operacin, cumplimiento de los planes y programas, sistemas de informacin, procesos y procedimientos y los recursos econmicos, entre otros.1 Se recomienda la aplicacin de varias herramientas y tcnicas; por ejemplo: entrevistas estructuradas con expertos en el rea de inters, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la entidad, entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad, usar diagramas de flujo, anlisis de escenarios y hacer revisiones peridicas de factores econmicos y tecnolgicos que puedan afectar a la organizacin, entre otros. 2 Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: - Identificar los factores externos que pueden ocasionar la presencia de riesgos, con base en el anlisis de la informacin externa y los planes y programas de la entidad. - Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos con base en el anlisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico y dems estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la entidad. - Aportar informacin que facilite y enriquezca las dems etapas de la Administracin del Riesgo.

3.2.6. Identificacin, Anlisis, Calificacin y Valoracin del Riesgo Con base en el formato de Identificacin de los Riesgos F 011 PR MA y con la orientacin de la Gua de Administracin del Riesgo del Departamento, el Lder de cada proceso institucional deber consolidar la informacin requerida en el formato, contando con la participacin activa de las reas involucradas en dicho proceso, esta actividad debe ser permanente e interactiva, basada tanto en el
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Gua de Administracin del Riesgo. Contexto Estratgico, pg. 27. Cuarta Edicin. Gua de Administracin del Riesgo. Contexto Estratgico, pg. 27. Cuarta Edicin

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resultado del anlisis del Contexto Estratgico como en el proceso de planeacin y debe partir de la claridad de los objetivos estratgicos de la entidad para la obtencin de resultados. La identificacin de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratgico, identificando los factores internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos institucionales. Como resultado, se debe obtener el formato diligenciado por cada proceso institucional, que servir de base para la siguiente actividad, que consiste en que cada Lder de Proceso debe diligenciar con la participacin de las reas involucradas, el formato F 012 PR MA sobre el Anlisis de controles existentes, para cada uno de los riesgos identificados para su proceso. Identificados y estimados los controles existentes a travs de la Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos, los Lderes de los Procesos deben entrar a determinar la probabilidad y el impacto de cada uno de los riesgos identificados para su proceso, operacionalizando si es viable, la mitigacin del riesgo con base en los controles existentes, tal como se establece en la Gua del Departamento. La probabilidad es la posibilidad de ocurrencia del riesgo y puede ser medida con criterios de Frecuencia (si se han materializado), o de Factibilidad (teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste no se haya materializado). Segn lo establecido en la Gua de Administracin del Riesgo, para determinar de manera objetiva la probabilidad, se debe utilizar la siguiente tabla:

VALOR 5 4 3 2 1

CONCEPTO Casi certeza Probable Posible Improbable Raro

DESCRIPCIN Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias. Probablemente ocurrir en la mayora de las circunstancias. Podra ocurrir en algn momento. Pudo ocurrir en algn momento. Puede ocurrir slo en circunstancias excepcionales.

Para determinar el impacto de los riesgos se debe utilizar la siguiente tabla general:

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IMPACTO INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTRFICO

VALOR 1 2 3 4 5

Nota: Cada proceso debe realizar la descripcin porcentual del valor establecido en los niveles de impactos citados en la tabla anterior. Por ejemplo, en el proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica, se defini: IMPACTO INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTRFICO VALOR 1 2 3 4 5 DESCRIPCION Afecta 10-29% de los usuarios internos del Departamento. Afecta el 30-49% de los usuarios internos del Departamento. Afecta el 50-80% de los usuarios internos del Departamento. Afecta el 81-100% de los usuarios internos del Departamento. Afecta a todos los usuarios internos y externos del Departamento.

Para la medicin del impacto de confidencialidad de la informacin se tendr en cuenta la siguiente tabla: VALOR 5 4 3 2 1 DESCRIPCIN Reservada institucional No sensible institucional Institucional Sensible personal Personal

Los resultados de la valoracin deben quedar registrados en el formato de Acciones de Control FR 013 PR MA y de ser el caso, determinar con las reas involucradas en los procesos, las acciones de control que debern implementarse. Para facilitar la calificacin y evaluacin de los riesgos, a continuacin se presenta la Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos, la cual contempla un anlisis cualitativo y cuantitativo:

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Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos


PROBABILIDAD RARO (1) IMPROBABLE (2) POSIBLE (3) PROBABLE (4) CASI CERTEZA (5) IMPACTO MODERADO (3) M M A A E

INSIGNIFICANTE (1) B B B M A

MENOR (2) B B M A A

MAYOR (4) A A E E E

CATASTROFICO (5) A E E E E

B: M: A: E:

Zona de riesgo Baja, asumir el riesgo. Zona de riesgo Moderada, reducir el riesgo. Zona de riesgo Alta, reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o transferir. Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir.

3.2.7. Evaluacin del Riesgo Para la evaluacin del riesgo que permite comparar los resultados de su calificacin con los criterios definidos para establecer el grado de exposicin de la entidad al riesgo; se debe tener en cuenta la posicin del riesgo en la matriz, segn la celda que ocupa, aplicando los siguientes criterios: Si el riesgo se ubica en la Zona Baja, significa que su probabilidad es rara, improbable o posible y su impacto es insignificante o menor, lo cual permite a la entidad asumirlo. Es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen. Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Extrema, su probabilidad es posible, probable o casi certeza y su impacto moderado, mayor o catastrfico; por tanto, es aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible. De lo contrario, se deben implementar controles de prevencin para evitar la probabilidad del riesgo, de proteccin para disminuir el impacto o compartir o transferir el riesgo si es posible a travs de plizas de seguros u otras opciones que estn disponibles. Si el riesgo se sita en cualquiera de las otras zonas (Moderada o Alta), se deben tomar medidas para llevar en lo posible los riesgos a la zona moderada o baja. Siempre que el riesgo sea calificado con impacto catastrfico, la entidad debe disear planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia.
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La valoracin del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluacin del riesgo con los controles identificados en el Elemento de Control, denominado Controles, del Subsistema de Control de Gestin, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijacin de polticas. Para adelantar la evaluacin de los controles existentes es necesario describirlos si son preventivos o correctivos y responder a las siguientes preguntas: 1. Los controles estn documentados? 2. Se estn aplicando en la actualidad? 3. Son efectivos para minimizar el riesgo? Luego de responder a todas las preguntas se debe proceder a realizar un anlisis frente a los controles existentes en cada riesgo. Igualmente, se debe ubicar en la Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos, el estado final de riesgo, de acuerdo a los resultados obtenidos en la valoracin del mismo y acorde a los criterios descritos a continuacin: VALORACIN DEL RIESGO Se mantiene el resultado de la No existen controles evaluacin antes de controles. Los controles existentes no son Se mantiene el resultado de la efectivos evaluacin antes de controles. Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz de evaluacin Los controles existente son efectivos antes de controles (el desplazamiento pero no estn documentados depende de s el control afecta el impacto o la probabilidad). Pasa a escala inferior (el Los controles son efectivos y estn desplazamiento depende de si el documentados control afecta el impacto o la probabilidad). Con la informacin anterior, los lderes de los procesos debern diligenciar el formato Mapa de Riesgos FR 014 PR MA y remitirlo a la Oficina Asesora de Planeacin para su revisin y aprobacin. 3.2.8 Polticas de Administracin del Riesgo en el DAFP El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica define las siguientes Polticas de Administracin del Riesgo, las cuales permiten coordinar y gestionar los eventos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de los procesos de la Entidad:
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CRITERIOS

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Asumir el riesgo. Si el riesgo se ubica en la Zona Baja, significa que su probabilidad es rara, improbable o posible y su impacto es insignificante o menor, lo cual permite al DAFP asumirlo. Es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen. Reducir el riesgo. Cuando el riesgo se sita en las Zonas de Riesgo Moderada o Alta, se deben tomar medidas para llevar en lo posible los riesgos a la zona baja o moderada. Siempre que el riesgo sea calificado con impacto catastrfico; se debe disear planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia. Compartir o transferir el riesgo. Cuando el riesgo se ubica en la Zona Alta o Extrema, se debe tratar de transferir el riesgo y proteger al DAFP en caso de que ste se presente, que permita distribuir una porcin del riesgo con otra Entidad (Plizas, contratos a riesgo compartido). Igualmente, debe aplicarse el procedimiento PD 003 PR MA Acciones Correctivas y Preventivas. Se debe realizar un anlisis de costo beneficio con el que se pueda decidir entre prevenir el riesgo, retenerlo o transferirlo. Evitar el riesgo. Cuando el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Extrema, su probabilidad es posible, probable o casi certeza y su impacto moderado, mayor o catastrfico; es necesario eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea posible. De lo contrario, se deben implementar controles de prevencin para evitar la probabilidad del riesgo, de proteccin para disminuir el impacto o compartir o transferir el riesgo si es posible a travs de plizas de seguros u otras opciones que estn disponibles. Acciones de Tratamiento3

3.2.8.1

Como Aceptar: Cuando se concluye, que la medida ms adecuada para tratar un riesgo es aceptarlo, no es necesario desarrollar medidas adicionales de prevencin o proteccin, ya que su evaluacin, nos permite observar su probabilidad de ocurrencia y de impacto, dando como resultado un riesgo poco representativo y en dado caso, su ocurrencia no tendra un efecto significativo en la Entidad. La decisin de aceptar el riesgo en el DAFP, debe estar soportada por una justificacin apropiada, que avale dicha clasificacin; as mismo, todos los riesgos aceptados deben ser analizados peridicamente, teniendo en cuenta las circunstancias cambiantes del entorno y de la Entidad.
3 Administracin del Riesgo un Enfoque Empresarial, Rubi Consuelo Meja Quijano, Coleccin Acadmica EAFIT, Fondo Editorial EAFIT, 2008, Pg. 136.

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Como Prevenir: Se deben distinguir los eventos que pueden suceder y establecer polticas, normas, controles y procedimientos conducentes a que el evento no ocurra o disminuya su probabilidad de ocurrencia. A continuacin se explican algunos tipos de prevencin a tener en cuenta: Inspeccin o pruebas de seguridad: La realizacin de inspecciones y pruebas previas para constatar las condiciones de seguridad de vehculos, equipos, maquinaria y productos, constituye una medida eficaz para prevenir los riesgos. La verificacin del cumplimiento de requisitos es un elemento importante en el DAFP para inspeccionar nuestros productos. Entrenamiento, induccin o reinduccin: Los errores que se cometen en el desarrollo de cualquier tipo de actividad, se pueden prevenir con un programa de entrenamiento, induccin o reinduccin, que proporciona conocimientos generales y particulares sobre la labor a desempear. Dicho programa consiste en el conocimiento de los procesos y procedimientos del DAFP, que permiten ejecutar las actividades de acuerdo con las polticas, normas y objetivos establecidos en nuestros Sistemas de Gestin y Control. Inversin en informacin: La carencia de informacin pone en situacin riesgosa, la toma de decisiones acertadas. Invertir en obtener informacin suficiente para mejorar las predicciones disminuye sustancialmente la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Disminucin del nivel de exposicin: Cuando las actividad que genera el riesgo se realiza con frecuencia, es posible disminuir su probabilidad si de reduce el nivel de actividad. Por ejemplo, cuando el trabajo implique un riesgo a la vida, viajar a sitios con niveles alto de riesgo, por lo que puede disminuirse una exposicin menor. Segregacin o dispersin: Consiste en distribuir las funciones entre las diferentes personas para disminuir la probabilidad de ocurrencia de riesgos tales como fraudes, errores, demoras, etc. Al evitar la concentracin de funciones en una sola persona se propicia el control ente los participantes del proceso o funcin segregada. La dispersin hace referencia a disgregar una instalacin riesgosa en varias menores y eliminar o disminuir su interaccin, con el fin de reducir la probabilidad que un riesgo afecte todas las instalaciones a la vez. Mantenimiento preventivo: Los equipos, vehculos y maquinas pueden presentar fallas por su diseo, uso, deterioro, mal manejo, etc. El mantenimiento preventivo permite establecer deficiencias que pueden
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poner en peligro la salud o seguridad de los Servidores Pblicos, y corregirlas para reducir el riesgo inherente a su manejo. El mantenimiento preventivo da confiabilidad en la operacin de los vehculos, equipos y conserva por mayor tiempo las condiciones ptimas para su utilizacin, y previene la interrupcin de las operaciones por el paro en su funcionamiento. Medicina preventiva: En el desarrollo de las actividades pueden verse afectados los Servidores Pblicos y Contratistas por enfermedades que provienen del ambiente del trabajo o la forma de realizar sus tareas diarias. Tambin pueden verse expuestos a accidentes ocasionados en la ejecucin de las labores encomendadas por la Entidad. Con la medicin preventiva se realizan exmenes mdicos para admisin, se busca ubicar a los Servidores Pblicos en los puestos de trabajo segn sus aptitudes, se realizan cambios de ocupaciones, cuando se requieren, se imparte educacin en salud a los empleados, se establecen inspecciones a los sitios de trabajo, etc. Todo con el fin de prevenir las enfermedades profesionales con los accidentes de trabajo. Polticas de seguridad: Establecer grupos de normas internas de seguridad que se difundan en la Entidad y promover su aplicacin, contribuye a prevenir los riesgos porque orienta la conducta de los Servidores Pblicos, Contratistas y Clientes. La capacitacin sobre la importancia y responsabilidad de la seguridad para todos los Servidores Pblicos, Contratistas y Clientes, sobre cmo realizar la identificacin de los riesgos que pueden presentarse y la forma de prevenirlos, hace parte de las medidas diseadas para reducir su probabilidad de ocurrencia. Como proteger o mitigar: La proteccin es la accin en el momento del peligro o la presencia del riesgo. Esta se logra a travs del diseo y aplicacin de polticas, normas, controles y procedimientos, conducentes a disminuir la intensidad o impacto negativo sobre los recursos amenazados, que generan los riesgos en caso de ocurrencia. Existen muchas formas de proteccin: activas o pasivas. La primera requiere la actuacin humana para su funcionamiento y control, y las pasivas actan sin necesidad de su intervencin. A continuacin se describen algunos tipos de proteccin a tener en cuenta: Sistemas Automticos de Proteccin: Acta con sensor censores o detectores que como en los casos de incendio, pueden activar un sistema de extincin al detectar cambios bruscos de temperatura, humo, etc. Con la instalacin de un sistema de regadera para humo o calor, se minimizan los daos y prdidas causadas por un incendio.
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Los sistemas de alimentacin de energa elctrica, diferentes a los servicios pblicos, se activan en el momento de fallas de fluido elctrico para garantizar el servicio de energa y evitar prdidas de informacin o interrupcin de las actividades de la Entidad. Plan de Emergencias: Aunque la Entidad haya tomado medidas necesarias para prevenir riesgos considerados catastrficos, es indispensable estar preparados para afrontar situaciones inesperadas que puedan afectar la seguridad de los recursos humanos, fsicos o financieros que pongan en peligro la supervivencia de la Entidad. El plan de emergencias se elabora con el fin de preparar a la Entidad para actuar en momentos de crisis para eliminar la situacin que la genera o controlarla, de tal forma que las prdidas ocasionadas se reduzcan. Incluye actividades como: Elaborar inventario de recursos Identificacin de zonas de encuentro Demarcacin de vas de acceso Elaboracin del listado de entidades que puedan prestar auxilio Asignacin de las personas que van a coordinar las operaciones Definir el encargado de verificar el buen estado de las instalaciones, y salidas de emergencias. Establecimiento de un puesto de mando temporal, etc.

Plan de Contingencia: Las operaciones o prestacin del servicio pueden verse interrumpida por hechos que no pudieran controlarse, con las medidas de prevencin diseadas para ello. Con el plan de contingencia se definen las acciones que emprender la Entidad para controlar la situacin que afecta sus actividades y reducir los efectos negativos que puede originarlo. Este se elabora previamente y en l se establecen puntos de activacin que corresponden a seales que indican situaciones crticas segn el tipo de riesgo tratado y que determinan el inicio del plan de contingencia. Otras Medidas de Proteccin: En caso de sistemas computarizados se puede contar con equipos similares que pueden suplir funciones de equipos principales. Se establecen convenios o acuerdos de colaboracin mutua con Entidades o Empresas que poseen los mismos equipos para facilitar su uso en el procesamiento de la informacin cuando las circunstancias lo ameriten.

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Las copias de seguridad utilizadas para guardar la informacin de respaldo son un medio de proteccin muy til. Permiten recuperar la informacin en caso de fallas de equipo, de redes de comunicacin o elctricas, lo cual reduce el impacto que puede producirse. Cuando la empresa se ve afectada por rumores que pueden deteriorar su imagen, se utiliza como medio de proteccin un adecuado manejo de comunicaciones en radio, televisin o prensa, para aclarar situaciones y disminuir efectos negativos. Como transferir: Consiste en involucrar a un tercero en su manejo, quien en algunas ocasiones puede absorber parte de las prdidas ocasionadas por su ocurrencia e incluso responsabilizarse de la aplicacin de las medidas de control para reducirlo. Transferencia a travs de contratos de seguros: Al transferir el riesgo, va contrato de seguros, no se entiende que el riesgo se reduzca, sino que las prdidas asociadas son asumidas por la compaa aseguradora, en contraprestacin al pago de la prima estipulada en este tipo de contrato. Como evitar: consiste en eliminar su probabilidad de ocurrencia o disminuir su gravedad o impacto. Debe eliminarse la actividad que genera el riesgo o reubicar los recursos amenazados donde se elimine su nivel de exposicin. En el segundo caso, se precisan medidas de proteccin extremas, las cuales pueden ser viables por costos. Dejar de hacer una actividad en la mayora de los casos es una decisin compleja, sin embargo, en algunas ocasiones es la decisin acertada. Es posible que sta genere otros riegos que traigan consigo efectos, como sanciones, prdidas de imagen, prdidas econmicas, etc., pero puede representar un costo menor que continuar con ella.

3.2.9. Mapa de Riesgos Institucional La Oficina Asesora de Planeacin coordinar la consolidacin del Mapa de Riesgos Institucional, como insumo para la consolidacin de este, tomar los mapas de riesgos por proceso; de cada uno, registrar en el formato denominado Mapa de Riesgos Institucional la informacin relacionada con aquellos riesgos cuya valoracin se encuentra en Zona de riesgos Moderado, Zona de riesgo Alta y Zona de riesgo Extrema. La anterior informacin deber quedar registrada de manera ordenada en el formato, dando prioridad a los mayores riesgos residuales. Consolidada la
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informacin, la Oficina Asesora de Planeacin deber tramitar ante la Alta Direccin el mapa de riesgos para su revisin, aprobacin, distribucin y posterior anlisis. 3.2.10. Evaluacin y Seguimiento a los Mapas de Riesgo por Proceso Los Lderes de Proceso sern responsables del seguimiento a las acciones de control determinadas en los mapas, conforme a las fechas establecidas. Como resultado de las acciones de control o por otras fuentes de informacin, los Lderes de Proceso debern actualizar de manera inmediata su mapa de riesgos, en cuanto a revisar los riesgos existentes, sus controles, sus acciones o a registrar nuevos riesgos, controles o acciones y adelantar el trmite respectivo. Los Lderes de Proceso debern hacer seguimiento a los riesgos as: a. Riesgos valorados en la Zona de Riesgo Extrema: Mensualmente. b. Riesgos valorados en la Zona de Riesgo Alta: Bimestralmente o de acuerdo al cronograma. c. Riesgos valorados en la Zona de Riesgo Moderado: Bimestralmente. d. Riesgos valorados en la Zona de Riesgo Baja: Semestralmente. Los resultados de los seguimientos anteriores sern reportados a la Oficina Asesora de Planeacin y a la Oficina de Control Interno para los fines pertinentes. As mismo, con base en la informacin anterior, la Oficina Asesora de Planeacin actualizar el Mapa de Riesgos Institucional. Los Lderes de Proceso mensualmente en las reuniones de Comit Directivo debern entregar un informe de seguimiento a los riesgos y proponer los cambios a que haya lugar. 3.2.11. Monitoreo de los Mapas de Riesgos La Oficina de Control Interno acorde con la normatividad vigente y sus competencias, efectuar el monitoreo a los mapas de riesgo por proceso e institucional, este monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se estn llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementacin adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicaciones de las acciones preventivas. La finalidad principal de la Oficina de Control Interno ser la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.

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3.2.12. Responsabilidades La Direccin General del Departamento y el Comit de Coordinacin de Control Interno tiene el compromiso de establecer, definir y mantener actualizada la presente poltica. La Oficina Asesora de Planeacin orientar la metodologa utilizada para la identificacin, anlisis, calificacin y valoracin del riesgo. Los Lderes de Procesos y grupos de trabajo propendern por la divulgacin y cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente documento. La Oficina de Control Interno dentro de su funcin evaluadora presentar a la Direccin del Departamento los resultados de la evaluacin a los mapas de riesgos con las propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones detectadas. Los responsables de los procesos, actualizarn el mapa de riesgos por lo menos una vez al ao desarrollando la metodologa definida en la Gua de Administracin del Riesgos, cuarta edicin de noviembre de 2009, y lo remitirn para su revisin y aprobacin a la Oficina Asesora de Planeacin.

3.2.13. Planes de Contingencia Para los riesgos calificados en el mapa de riesgos institucional en las Zonas Extrema y Alta, los Lderes de Proceso debern establecer Planes de Contingencia, entendindose stos como los planes que se realizan para minimizar o corregir un riesgo que se materializa. Los Planes de Contingencia debern ser remitidos a la Oficina Asesora de Planeacin y a la Oficina de Control Interno. La Oficina Asesora de Planeacin los tramitar para revisin y aprobacin de la Alta Direccin.

3.3.

Poltica de Indicadores en el DAFP

3.3.1. Introduccin En el presente documento, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica ha definido unos criterios orientadores para la formulacin, seguimiento y evaluacin de los indicadores, tanto a nivel de polticas, como de programas, proyectos, productos y procesos.
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En este sentido, la entidad ha considerado la medicin como prctica de una verdadera gestin por procesos y ha asumido esquemas y criterios adoptados por el Gobierno Nacional en materia de indicadores para las entidades gubernamentales y construye para su aplicacin la Gua para el diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de indicadores de gestin, que se adopta a partir del ao 2010 en el DAFP. Al mismo tiempo, se han utilizado los referentes de la Direccin de Evaluacin de Polticas del Departamento Nacional de Planeacin DNP- para las polticas pblicas y para las metas del Plan Nacional de Desarrollo y se han tenido en cuenta los criterios del Grupo Asesor de Programas y Proyectos de Inversin GAPI, para los proyectos de inversin. En trminos de los procesos, de los Proyectos SIPLAN y del Sistema de Gestin de la Calidad en el DAFP se adopt el esquema administrativo del tringulo: eficiencia eficacia efectividad y se construy el Procedimiento denominado PD 009 PR MA - V.1 Diseo, Seguimiento y Anlisis de los indicadores que clarifica los elementos, actividades y responsables para el apropiado manejo de los indicadores en la entidad. 3.3.2. Objetivo Establecer las directrices para el diseo, manejo, interpretacin, seguimiento y anlisis de resultados de los indicadores de gestin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP-, siendo parte integrante del manual de operaciones del Sistema de Gestin MECI-Calidad, es el objetivo fundamental de la presentacin y adopcin de una poltica de indicadores. 3.3.3. Alcance La Poltica para el manejo de los Indicadores contribuye a fomentar la cultura del autocontrol y la autoevaluacin, permitiendo la toma de decisiones basada en informacin real y oportuna. Debe ser aplicada por todos los Lderes, servidores pasantes y contratistas del Departamento, en cada uno de los procesos, planes, programas, proyectos y productos que defina la Alta Direccin, con las herramientas de evaluacin que para el efecto se establezcan en el DAFP y/o definan los organismos estatales de direccin y control.

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3.3.4. Terminologa y abreviaturas utilizadas en el DAFP SISMEG Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno. SPI Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversin. SIPLAN - Sistema de Planeacin Plan de Calidad DAFP SIIF Sistema Integrado de Informacin Financiera del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

3.3.5. Lineamientos bsicos para la formulacin de indicadores El indicador es un signo, seal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias. Su medicin puede ser cuantitativa o cualitativa, y en un perodo determinado de tiempo. Los indicadores deben proporcionar en forma sintetizada a cada responsable de dependencia o rea, o Lder de Proceso, la informacin necesaria para la toma de decisiones. La utilidad de los indicadores como mecanismo de medicin y evaluacin de la gestin no radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es til. Por esta razn, para que el indicador sea funcional es necesario definir para qu se quiere medir, diseando un indicador efectivo y analizando peridicamente su avance y resultado. En este sentido, la Alta Direccin ha definido que la medicin del Sistema de Gestin de la entidad estar dirigida al cumplimiento de los objetivos Institucionales y de Calidad, bajo el esquema eficiencia eficacia efectividad dando cumplimiento a la NTCGP 1000:2009. Al mismo tiempo se deben generar indicadores estratgicos, por procesos y de gestin transversales para el desarrollo de la misin, los cuales estarn reflejados en la ficha F 006 PR MA Ficha del Indicador, de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Gestin de Calidad del DAFP; a su vez ellos deben ser inscritos en la planeacin institucional SIPLAN al comienzo de cada ao y asumiendo la metodologa de la Gua Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de indicadores y el procedimiento PD 009 PR MA - Diseo, Seguimiento y Anlisis de los indicadores establecido en la entidad.

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3.3.6. Diseo del indicador Para estructurar el indicador, posterior al establecimiento de la directriz de la Alta Direccin y bajo los criterios establecidos en los objetivos sectoriales, se debe identificar en primera instancia el tipo de indicador (Eficacia-Eficiencia-Efectividad), su Estatus (si es para el cumplimiento sectorial, para el Sistema de Gestin institucional, para el proceso, proyecto, producto o medicin de los objetivos de calidad) y su ubicacin en la entidad (SIPLAN, SISMEG Matriz de Indicadores por Proceso), y continuar con lo indicado en el procedimiento PD 009 PR MA. Como factor clave de xito, se debe establecer la interaccin entre los insumos de los procesos de apoyo y los misionales, la relevancia en los productos finales entregados al cliente con las caractersticas de calidad establecidas en el DAFP y el acompaamiento de todos los actores que intervienen en la cadena de valor del Departamento. El grupo de trabajo designado, donde estar involucrado el lder de cada proceso, y la persona designada por ste para el desarrollo del diseo de los indicadores, requiere la reflexin frente a preguntas concretas de: Qu se hace?, Qu se desea medir?, Cada cuanto se debe medir?, Quien utilizar la informacin? y Cmo se compara? (Ver Procedimiento PD 009 PR MA - Diseo, Seguimiento y Anlisis de los indicadores y Gua Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de indicadores). 3.3.7. Medicin La entidad cuenta con fuentes de informacin que proveen los insumos necesarios para la adecuada medicin de los indicadores, como lo son: Aplicativo Orfeo, Sistema de Estadsticas, avances de los planes y proyectos inscritos en aplicativo SIPLAN, avances de la informacin de la Ficha de identificacin del indicador por proceso, resultado del seguimiento de los riesgos institucionales, reportes de informacin SIIF y SISMEG, evaluaciones a clientes internos y externos, entre otros. Esta informacin primaria constituye los factores de medicin que se debern relacionar y actualizar de acuerdo a la frecuencia establecida en cada indicador, en la hoja metodolgica o en el instrumento diseado para el efecto. Los avances reportados en cada proceso debern ser analizados por los lderes de proceso con sus grupos de trabajo y enviados a la Oficina Asesora de Planeacin en las fechas establecidas, para su consolidacin final y presentacin ante el Comit Directivo.
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La Oficina Asesora de Planeacin ser la encargada de registrar la informacin reportada por los Lderes de Proceso en la tabla definida para la consolidacin de los mismos. Por otra parte, la Oficina de Control Interno de acuerdo a su rol de evaluador independiente ser la encargada de su seguimiento. 3.3.8. Ficha del indicador Es el instrumento diseado por el DAFP (F 006PR MA) que recopila la informacin que conforma el indicador desde su concepcin inicial hasta su seguimiento y resultado de acuerdo a la periodicidad definida. En l se debe documentar la informacin que permita la identificacin del proceso, objetivo, tipo de indicador, frmula utilizada, rango de gestin, lnea base, meta, avances, interpretacin de resultados y propuestas de mejoramiento de acuerdo al anlisis de resultados. El formato deber ser completamente diligenciado para todos los indicadores que se determinen en la entidad durante la planeacin anual. Los responsables de cada proceso debern, enviarlo a la Oficina Asesora de Planeacin para su aprobacin y socializacin. Peridicamente se actualizar los avances del indicador en la misma ficha y ser enviada posteriormente a la Oficina Asesora de Planeacin, quien actualizar la informacin en la carpeta de red Calidad DAFP y presentar los resultados consolidados a la Oficina de Control Interno cuando lo requiera y a la Alta Direccin para el anlisis de datos y acciones. 3.3.9. Seguimiento Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de xito y posteriormente ser agrupados y analizados por el responsable del mismo y/o Lder de Proceso. Durante su anlisis se debe identificar los datos generados por ellos con el fin de estabilizarlos y luego mejorarlos, determinar el nivel de desarrollo total o parcial de la meta establecida, y hacer replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este proceso ser llevado a cabo en cada nivel jerrquico del Departamento (Estratgico, Tctico y Operativo), donde se establecer la relacin en forma vertical, dejando claras las responsabilidades a cada nivel, para optimizar los

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recursos y teniendo presente el concepto de gestin, el cual debe estar asociado no a las actividades sino a los logros y resultados. Un seguimiento inicial es el elemento del autocontrol y autoevaluacin, donde los servidores responsables de la ejecucin de las metas en cada uno de los procesos controlarn su avance de acuerdo a los tiempos y metas establecidas en la planeacin anual, continuar en todos los niveles de responsabilidad (grupo de trabajo, lderes de proceso) y posteriormente el ejercicio de la revisin preventiva y de control del Comit Directivo. Elementos como tendencias, incumplimientos y/o desviaciones de la meta establecida y esperada, documentada oportunamente en el formato F 006 PR MA Identificacin del indicador se debern considerar para el anlisis, control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

3.3.10.

Interpretacin y anlisis de resultados

Una vez evaluados los indicadores por cada uno de los Lderes de Procesos y sus grupos de trabajo, se debe entrar a tomar las acciones preventivas o correctivas pertinentes mediante el establecimiento de un reporte de mejoramiento (F 007 PR MA), con planes de accin definidas que conlleven a la eliminacin de la causa raz de la desviacin y/o incumplimiento de la meta del indicador.

3.3.11.

Actualizacin de indicadores

Cuando se requiera actualizar los indicadores de los procesos, programas o proyectos definidos a comienzo de cada ao, los Lderes de Proceso y/o su grupo de trabajo modificarn la informacin de la ficha F 006 PR MA Identificacin del indicador durante los primeros diez (10) das de cada mes en los aspectos cualitativos y/o cuantitativos pertinentes y este formato deber enviarse a la Oficina Asesora de Planeacin, quien revisar la pertinencia del mismo y proceder a modificar o actualizar los archivos publicados. En el caso de sistemas externos de informacin tales como: SISMEG, SPI, SIIF y otros administrados por entidades externas (Presidencia de la Repblica, DNP, Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, entre otros), se actualizar la informacin de acuerdo a los procedimientos y protocolos establecidos por ellos y coordinados internamente por la Oficina Asesora de Planeacin.

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4.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1.

Generalidades

La entidad ha establecido un Sistema de Gestin de la Calidad en el que se contempla lo siguiente: Los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad y su aplicacin se han definido en el documento F 006 - Mapa de Procesos (Ver anexo 2) y son los identificados como: Direccionamiento Estratgico, Misionales, de Apoyo y Medicin y Anlisis. Dentro de este documento se muestra la relacin de los Procesos Misionales, en la cual se evidencia la forma en que la entidad gestiona las polticas pblicas, sin que se tenga que cumplir una secuencia en la totalidad de los Procesos Misionales para dar cumplimiento con el objeto de los mismos. La secuencia e interaccin de estos procesos se muestra en el documento identificado como Caracterizacin de Procesos, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos (Ver anexo Procesos). Para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos son eficaces, se han definido los indicadores contenidos en la F 007 - Matriz de Indicadores (Ver anexo Matriz de Indicadores). Estos tambin son los mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efecta la medicin y anlisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.

4.2.

Poltica de Calidad

Estamos comprometidos a trabajar con criterios de oportunidad, responsabilidad, innovacin y transparencia, para el mejoramiento continuo del Servicio que presta el Estado. 4.3. Objetivos de Calidad

Evaluar las polticas pblicas gestionadas por el DAFP. Mejorar el grado de oportunidad en la prestacin de los servicios al cliente. Desarrollar capacidades de los servidores pblicos del DAFP.
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Generar informacin confiable, oportuna y de fcil comprensin. Facilitar la participacin ciudadana en la gestin del Departamento.

4.4.

Mapa de Procesos

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica adopt el Mapa de Procesos (Ver anexo 2), esquema que integra los doce (12) Procesos de la entidad y su interaccin dentro del Sistema de Gestin de la Calidad, de conformidad con los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009.

5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su Sistema de Gestin de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nacin que son de competencia del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. El Proceso de Gestin Documental en la entidad est bajo responsabilidad de la Secretara General, en coordinacin con el Grupo de Gestin Documental, quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo, control y organizacin de la documentacin producida y recibida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. Al mismo tiempo, la entidad cuenta con la Gua para la elaboracin o actualizacin de documentos para determinar los parmetros de creacin y/o actualizacin de documentos, alineados con la normatividad vigente y las directrices establecidas en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad son administrados por la Oficina Asesora de Planeacin, quien mantendr la copia controlada de todos los documentos actualizados del Sistema en la carpeta de red Calidad DAFP ubicada en el icono de Calidad DAFP y se encargar de actualizar peridicamente la informacin. Por ltimo, se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos por el Departamento que stos llevarn la fecha en la cual es emitido el documento, la versin vigente y la identificacin de Copia Controlada, al mismo tiempo, la frase en el pie de pgina de cada documento y/o registro que dice: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo
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tanto es Copia No Controlada. La versin vigente reposar en la carpeta de Calidad DAFP, con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia y garantizar as el debido manejo de los mismos. 5.1. Registro, Control de la Distribucin y Modificaciones

Este Manual se revisar y ajustar peridicamente y/o cuando la Alta Direccin lo determine, garantizando siempre la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y servir como gua, consulta y aplicacin por parte de todos los integrantes de la entidad. Igualmente y considerando que el Sistema de Gestin de la Calidad es responsabilidad y compromiso de todos los Funcionarios del DAFP, se establecieron los formatos F 003 PR GD para solicitar y documentar los cambios que requieran los formatos y el F 007 PR MA para diligenciar Acciones Correctivas, Preventivas y Oportunidades de Mejora al Sistema. Estas solicitudes se evaluarn y aprobarn teniendo en cuenta el procedimiento de aprobacin de cambios respectivos y siguiendo las directrices planteadas en los procesos de Gestin Documental y Medicin y Anlisis. Los cambios se evidenciarn en el Manual de Calidad, mediante el formato F 003 PR GD diligenciado y firmado en la parte inferior (distribucin) por el responsable del Proceso y reconociendo los documentos obsoletos por medio de un sello identificado con el Logo de Calidn y la frase Documento Obsoleto, cuando se refiera a un documento fsico. El registro, control de la distribucin y el control de las modificaciones est a cargo de la Oficina Asesora de Planeacin. La versin oficial, vigente y actualizada de los registros permanecer publicada en presentacin de Calidad DAFP y archivada en la carpeta de red Calidad DAFP.

5.2. Control de Registros de Calidad Todos los registros originales relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad permanecen en las carpetas de Calidad en la Oficina Asesora de Planeacin. Aquellos relacionados con la gestin de cada rea y/o proceso reposarn en los archivos de cada rea, respectivamente, conforme a la normatividad vigente y dando cumplimiento a las directrices establecidas en el PD 002 PR GD Etapa 1 y Etapa 2 - Control de registros, garantizando su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicin final.

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As mismo, se establece la Gua de Copias de Seguridad de la entidad con el fin de garantizar la proteccin de los registros electrnicos y de todos aquellos aplicativos que utiliza el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en el desarrollo de sus actividades.

6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

6.1.

Enfoque al Cliente

Los Objetivos de Calidad establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica estn enfocados a satisfacer no slo las necesidades de los Clientes Externos (Instituciones Pblicas, Servidores Pblicos, Ciudadanos, Proveedores, Organismos de Vigilancia y Control, Medios de Comunicacin) sino de los Clientes Internos de la entidad. Los temas relacionados con la identificacin de necesidades, soluciones de inquietudes, definicin de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripcin de los proyectos de la entidad y registrados en el Sistema SIPLAN. 6.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

La responsabilidad frente al Sistema de Gestin de la Calidad en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica es compartida por el (la) Director(a) General, el (la) Subdirector(a) y los (las) Directores Tcnicos de la entidad, representado en el Comit Directivo. Para facilitar su ejecucin se ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin, como Representante de la Alta Direccin, quien ejerce la coordinacin del Sistema. El (la) Director(a) y el (la) Subdirector(a) aseguran a travs de los Comits Directivos la comprensin y el compromiso de los Servidores por medio de la asistencia de los Directivos, Coordinadores y Jefes de rea, quienes a su vez se comprometen a la comunicacin adecuada del Sistema de Gestin de la Calidad a sus respectivos grupos de trabajo. Para la ejecucin de las actividades que garanticen el cumplimiento de los objetivos institucionales se han establecido dos roles de autoridad y responsabilidad en los procesos de Formulacin, Instrumentalizacin, Difusin y Asesora, definidos como: Lder estratgico para el (la) Subdirector de la Entidad, el cual garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales; y Lder

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Operativo para los (las) Directores Tcnicos, quienes aseguran la planificacin, ejecucin y resultados de los mismos. Igualmente se definen estos dos roles en el desarrollo de los procesos de Gestin del Talento Humano, Gestin Administrativa, Gestin Financiera y Gestin Documental, donde el Liderazgo Estratgico es asumido por el (la) Secretario (a) General y el Liderazgo Operativo por los (las) Coordinadores (as) encargados de ejecutar las actividades del proceso a su cargo. Al mismo tiempo, la Direccin ha establecido canales de comunicacin efectivos por medio del Portal Web, boletines, correos electrnicos, carteleras, revista radial, talleres y/o capacitaciones, entre otros. (Ver Plan de Comunicaciones). La Oficina Asesora de Planeacin es la responsable de la implementacin apropiada y oportuna del Sistema de Gestin de la Calidad y tiene adems la autoridad para asegurar su efectiva continuidad.

6.3.

Revisin por la Direccin

La Direccin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica realiza una revisin peridica del avance y los resultados del Sistema de Gestin de la Calidad, analizando los resultados que arroja el Proceso de Medicin y Anlisis, evaluando los avances del Sistema SIPLAN y Sistema Estadsticas y realizando reuniones peridicas con los Lderes de Procesos durante los Comits Directivos. (Ver Gua de Revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad). 7. GESTIN DE LOS RECURSOS

7.1.

Provisin de los Recursos

El (la) Director(a) y el (la) Subdirector(a) son los responsables de la consecucin de recursos para la continuidad el Sistema de Gestin implementado en el DAFP y es responsabilidad de la Secretaria General la adecuada ejecucin de los mismos para el mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad. El Representante de la Alta Direccin es responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro de los presupuestos de la entidad. Debido a que la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad ha sido establecida como proyecto transversal a toda la entidad, se encuentra distribuida

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en toda la gestin de los Servidores en el Sistema SIPLAN, lo que justifica una asignacin adecuada de tiempo y recursos.

7.2. Capacitacin y Ambiente de Trabajo La entidad garantiza a travs de los procedimientos de ingreso, calificacin de servicios y permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los requerimientos de induccin y capacitacin sern obtenidos bsicamente de los resultados de las evaluaciones anuales de desempeo, de la aplicacin del Plan Institucional de Capacitacin y del control de asistencia a los eventos realizados. La planeacin depender de las ofertas externas de capacitacin, el ingreso de nuevos profesionales y las necesidades detectadas durante la gestin. La Secretara General y el Grupo de Gestin del Talento Humano son responsables de coordinar las alternativas de capacitacin al personal en general para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeo de los Servidores. 7.3. Infraestructura

La entidad ofrece a sus Servidores la infraestructura adecuada para su labor a travs del Proceso de Gestin Administrativa coordinado por la Secretaria General y el Grupo de Gestin Administrativa, cumpliendo en todo momento con la reglamentacin y normatividad vigente. 8. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

8.1.

Planificacin de la Realizacin del Producto y/o Servicio

Los documentos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad definen las actividades a realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Entidad, del Cliente, del Producto y de Ley. La entidad documenta los requisitos, recursos, desarrollo y verificacin en el Sistema SIPLAN, por medio de los proyectos que realiza, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Direccin.

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Los requisitos definidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, que son transversales a todos los productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son: Del Producto y/o Servicio: Coherencia: Relacin y sincronizacin entre las polticas generales (PND), los principios y valores de la Administracin Pblica y el Sistema de Gestin de la Calidad del DAFP. Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la realizacin del producto y/o servicio. Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el Cliente. Oportunidad: Ejecucin del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos preestablecidos. De Ley: Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones vigentes. Del Cliente: Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios. Fcil comprensin: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de manera sencilla y clara.

8.2.

Revisin de los requisitos relacionados con el Producto y/o Servicio

La entidad establece un (1) proceso de Direccionamiento Estratgico, cuatro (4) Procesos Misionales: Formulacin de Poltica, Instrumentalizacin de la Poltica, Difusin y Asesora; seis (6) Procesos de Apoyo: Gestin del Talento Humano, Gestin Financiera, Gestin Administrativa, Gestin Documental, Administracin de la Tecnologa Informtica, Apoyo Jurdico y Representacin Judicial y uno de evaluacin, denominado Medicin y Anlisis; donde se determinan los controles y revisin necesarios para garantizar el debido desarrollo de las actividades que dan cumplimiento a los requisitos del Cliente.

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Tambin cuenta con el Sistema SIPLAN donde se registran los requisitos relacionados a cada proyecto, la justificacin respectiva, los riesgos, controles y avances necesarios para la ejecucin de cada uno de ellos. 8.3. Diseo y Desarrollo

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica lidera la modernizacin de las Instituciones Pblicas en la Formulacin e Instrumentalizacin de Polticas Pblicas en materia de: Empleo Pblico, Control Interno, Gestin de la Calidad, Racionalizacin de Trmite, Desarrollo Administrativo y Desarrollo Organizacional, ejecutando proyectos en temas de su competencia, registrados en el Sistema SIPLAN y documentados en los procedimientos relacionados. Por tanto, se entiende como diseo y desarrollo la metodologa y las actividades que estos procesos realizan, a travs de los procedimientos que acompaan la gestin. Es importante aclarar que el diseo y desarrollo de algunos de los productos y/o servicios del DAFP no son exclusivos de la entidad, sino que dependen en muchos casos de un trabajo coordinado con las dems entidades del Orden Nacional y Territorial en el ejercicio de su competencia. 8.4. Adquisicin de Bienes y Servicios

El DAFP cuenta con los Procedimientos de Contratacin ajustados a la normatividad vigente que garantizan el suministro de Bienes y Servicios conforme a lo establecido, donde se evidencia la informacin requerida y los parmetros de verificacin. Al mismo tiempo, se relaciona en el Manual de Contratacin de la entidad todos los requerimientos, procesos, procedimientos y dems informacin necesaria para realizar esta actividad dentro de la entidad. (Ver anexo Manual de Contratacin MCT).

8.5.

Propiedad del Cliente

Todos los materiales y artculos utilizados en el anlisis de la Asesora del Cliente que no sean de propiedad del DAFP siguen los lineamientos requeridos para controlar su estado, seguridad y responsabilidad sobre los mismos, mientras estn a cargo del Departamento y retornarn a la entidad respectiva cuando finalice su estudio.

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Los procedimientos diseados en el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema SIPLAN permiten identificar y trazar el producto parcial o final del proyecto. Todos los equipos, muebles y enseres de propiedad del DAFP estn identificados e inventariados respectivamente. Los formatos sugeridos en los procedimientos administrativos resultan tiles para el manejo de bienes y productos de la entidad. 9. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin consolidar la informacin suministrada por las reas sobre el seguimiento, anlisis y evaluacin de los procesos, productos y/o servicios de competencia del DAFP. Tendiente a garantizar el mejoramiento contino de la gestin institucional, se determina la medicin de: Satisfaccin del Cliente Por medio de las encuestas realizadas al Cliente Interno, al Cliente Externo, a las Capacitaciones, Talleres, Asesoras, entre otros, contempladas en los procedimientos de Respuesta a Quejas y Reclamos, Seguimiento, Medicin y Anlisis y Acciones Correctivas y Preventivas. Auditoras Internas Se establece que la entidad realizar Auditoras Internas mnimo una (1) vez al ao, siguiendo los procedimientos indicados y la programacin de Auditorias establecida al comienzo de ao.

Acciones Correctivas y/o Preventivas: Las Acciones Correctivas sugeridas como resultado de la Auditoria se evidenciarn en el formato F 007 PR MA Reporte de Mejoramiento indicando la causa, el responsable de la accin y el plan de accin respectivo.

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Seguimiento y Medicin de los Procesos, Productos y Servicios: Los mtodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema estn establecidos mediante Ficha de Identificacin de Indicadores por Proceso, Indicadores del Sistema SIPLAN, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores por proceso y matriz de objetivos de calidad, revisiones peridicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos, evaluaciones externas y el informe consolidado de la informacin, generado por la Oficina Asesora de Planeacin para la Direccin. Control del Producto No Conforme El Control del Producto No Conforme se establece en el procedimiento PD 002 PR MA, y define que la entidad ejerce la verificacin del producto y/o servicio prestado a travs de adecuado desarrollo de los procedimientos y controles establecidos, de la revisin por el Lder del Proceso respectivo, la confirmacin de los requisitos establecidos en el Sistema SIPLAN y la generacin de Acciones Correctivas y/o Preventivas, si se requiere. El control del Producto No Conforme busca que el producto que le llega al Cliente sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso. Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta ms de tres (3) registros de Producto No Conforme en una misma actividad, se generar una Accin Correctiva, la cual se documentar en el formato F 007 PR MA establecido para tal fin. 10. DESCRIPCIN DE PROCESOS

La caracterizacin de cada uno de los procesos se incluye como anexos al presente Manual. (Ver anexo 3). A continuacin se realiza una breve descripcin de cada uno de los procesos: Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin.

10.1. Direccionamiento Estratgico Tiene como objetivo establecer y coordinar lineamientos, polticas de operacin, plan estratgico y de comunicaciones, a travs de la planificacin y seguimiento a la gestin de los procesos y los servicios/productos, del anlisis de las necesidades y requerimientos de los clientes, conforme a los criterios de eficacia,

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eficiencia y efectiva, para el cumplimiento de los objetivos y la misin del Departamento. Contempla, entre otras actividades, el establecimiento de los lineamientos y polticas de operacin institucionales, la elaboracin del Plan Estratgico del Departamento (Plan Operativo Anual) y el Plan de Comunicaciones. La planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente la misin y la visin de la entidad, los objetivos institucionales, la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los requisitos de la organizacin y la debida comunicacin de todos estos elementos al interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organizacin teniendo en cuenta el Cdigo de tica y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional. El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratgico es el (la) Director (a) de la entidad con el acompaamiento de el (la) Subdirector (a), debido a las funciones que les han sido asignadas en esta materia, quienes coordinan la labor frente al Sistema de Gestin de la Calidad con el equipo conformado por los Servidores de la Oficina Asesora de Planeacin. La descripcin del Proceso de Direccionamiento Estratgico PR DES se encuentra relacionado en el formato de caracterizacin de Proceso de Direccionamiento Estratgico y cuenta con: SUBPR COM PR DES Subproceso de Comunicaciones, mediante el cual se Controlar la comunicacin y publicacin de la informacin interna y externa, generada por los procesos, mediante el establecimiento de lineamientos y estrategias y el manejo de los medios de informacin, para asegurar la calidad y confiabilidad de la informacin, competencia del DAFP. As mismo, tiene asociados los siguientes Procedimientos: PD 001 PR DES - Elaboracin, seguimiento y evaluacin de la planeacin en el DAFP PD 002 PR DES - Presentacin de Informes de Gestin Es importante resaltar que cada Lder de Proceso ser responsable por el direccionamiento de los procesos a su cargo y tendrn la autoridad para convocar a los Directores de rea, para definir los lineamientos y actividades a desarrollar durante el diseo, implementacin y seguimiento de los mismos.

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Procesos Misionales

10.2. Formulacin de la Poltica Proceso Misional cuyo objetivo es dotar a las Instituciones Pblicas de directrices y orientaciones generales en materia de: Empleo Pblico, Control Interno, Gestin de la Calidad, Racionalizacin de Trmites, Desarrollo Administrativo, Desarrollo Organizacional y Democratizacin para mejorar la Gestin en la Administracin Pblica. Entre sus actividades se encuentran: Elaborar diagnstico, disear el plan de accin, disear y validar la poltica pblica, realizar seguimiento y medicin al proceso. (Ver Caracterizacin del Proceso PR FP Formulacin de la Poltica). Los procedimientos relacionados al Proceso de Formulacin son: PD 001 PR FP - Definicin de la Poltica. PD 002 PR FP - Realizacin de Investigacin. PD 003 PR FP - Seguimiento y Evaluacin de la Implementacin de las Polticas Pblicas de competencia del Departamento. El Lder Estratgico del proceso de Formulacin es el (la) Subdirector (a) del Departamento y el Lder Operativo es el (la) Director (a) Tcnico (a) de Empleo Pblico; el desarrollo de las actividades del Proceso est bajo responsabilidad de los cuatro Directores Tcnicos con relacin a las polticas de competencia de cada Direccin.

10.3. Instrumentalizacin de la Poltica

Proceso Misional que tiene como objetivo elaborar, revisar y/o actualizar instrumentos tcnicos con criterios de oportunidad y fcil comprensin, que permitan orientar a las entidades pblicas en la implementacin y sostenibilidad de las polticas de competencia del DAFP. (Ver Caracterizacin del Proceso - PR IP Instrumentalizacin de la Poltica). El Lder Estratgico del proceso de Instrumentalizacin es el (la) Subdirector (a) del Departamento y el Lder Operativo es el (la) Director (a) Tcnico (a) de Jurdica; el desarrollo de las actividades del Proceso est bajo responsabilidad de los cuatro Directores Tcnicos, con relacin a las polticas de competencia de cada Direccin.

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Este proceso tiene un (1) procedimiento asociado: PD 001 PR IP - Elaboracin o actualizacin de Instrumentos Tcnicos.

10.4. Difusin Es un Proceso Misional que tiene como objetivo dar a conocer de manera comprensible, oportuna y con calidad las polticas pblicas, instrumentos, normatividad, metodologas, guas y dems documentos de competencia del DAFP a travs de diferentes estrategias de difusin, para lograr su implementacin y sostenibilidad en las entidades del Estado, conforme a la descripcin anexa en el Formato PR DP Difusin. El proceso tiene asociados un subproceso y dos procedimientos: SUBPR IGP PR DP Incentivos a la Gestin Pblica, con el cual se pretende promover los incentivos en Colombia como elemento clave para contribuir a la adaptacin y administracin de buenas prcticas administrativas, a travs del Premio Nacional de Alta Gerencia y el Banco de xitos de la Administracin Pblica Colombiana. PD 001 PR DP - Definicin y desarrollo de estrategias de difusin de polticas pblicas. PD 001 SUBPR IGP PR DP Gestin y Difusin del Premio Nacional de Alta Gerencia y Banco de xitos.

El Lder Estratgico del Proceso de Difusin es el (la) Subdirector (a) del Departamento y el Lder Operativo es el (la) Director (a) Tcnico (a) de Control Interno y Racionalizacin de Trmites; el desarrollo de todas las actividades del Proceso est bajo responsabilidad de los cuatro Directores Tcnicos con relacin a las polticas de competencia de cada Direccin.

10.5. Asesora El objetivo del Proceso de Asesora es acompaar sistemticamente y de manera programada, as como, brindar informacin y orientacin puntual a las instituciones del Estado en la aplicacin e implementacin de polticas y normas en materia de Empleo Pblico, Democratizacin de la Administracin Pblica, Control Interno, Gestin de la Calidad, Racionalizacin de Trmites y Desarrollo Organizacional
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para mejorar la Gestin en la Administracin Pblica. (Ver caracterizacin en PR AP Asesora). Igualmente, el Proceso de Asesora es responsable de suministrar informacin general al cliente, respecto de sus peticiones relacionadas con los temas y polticas de competencia del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. SUB PR SMGP AP Subproceso de Seleccin Meritocrtica de Gerentes Pblicos y Jefes de Control Interno, mediante el cual se busca Evaluar candidatos a los cargos de Gerencia Pblica, Jefes de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y Directores regionales y/o territoriales, mediante la aplicacin de pruebas que midan la competencia funcional y comportamental de los aspirantes, establecidos en el decreto 2539 de 2005, con el fin de suministrar a la Administracin Pblica candidatos idneos para el desempeo de los empleos. Siendo la Asesora una de las principales responsabilidades del DAFP, tiene relacionado los procedimientos que amplan en cada uno de ellos las actividades que se gestionan diariamente, como son: PD 001 PR AP - Asesora para el registro, inscripcin y actualizacin de los Trmites de las entidades de la Administracin Pblica Colombiana en el SUITPEC PD 002 PR AP - Estudio y aprobacin de nuevos trmites de las entidades de la Administracin Pblica Colombiana. PD 003 PR AP - Racionalizacin de Trmites en las entidades de la Administracin Pblica Colombiana. PD 004 PR AP - Asesora en Materia de Empleo Pblico, Desarrollo Organizacional, Sistema de Control Interno, Gestin de la Calidad, Desarrollo Administrativo y en temas Jurdicos de competencia del Departamento. PD 006 PR AP - Asesora en Desarrollo Organizacional. PD 007 PR AP - Orientacin y Asesora a travs de la respuesta a peticiones escritas. PD 008 PR AP - Orientacin y Asesora a travs de la respuesta a peticiones verbales. PD 009 PR AP - Apoyo para la Seleccin tcnica de cargos de Gerencia Pblica. PD 010 PR AP - Apoyo para la Seleccin tcnica de cargos de Jefes de Control Interno. El Lder Estratgico del proceso de Asesora es el (la) Subdirector (a) del Departamento y el Lder Operativo es el (la) Director (a) Tcnico (a) de Desarrollo Organizacional; el desarrollo de todas las actividades del Proceso est bajo

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responsabilidad de los cuatro Directores Tcnicos con relacin a las polticas de competencia de cada Direccin.

Procesos de Apoyo

Dentro del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratgico, a travs de unos procedimientos establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al rea responsable de estos procesos. La entidad ha establecido seis (6) Procesos de Apoyo, los cuales se describen a continuacin: 10.5. Gestin del Talento Humano

El objetivo del Proceso de Gestin del Talento Humano PR GH es gestionar el ingreso, desarrollo y retiro del talento humano al servicio de la Entidad, a travs del desarrollo de actividades, planes y programas, tendientes a garantizar servidores pblicos competentes, para alcanzar los objetivos institucionales y generar continuidad en los procesos del Departamento. Abarca entre otras actividades relacionadas con la seleccin, vinculacin, permanencia y desvinculacin de funcionarios; los temas de capacitacin y bienestar; las actividades de nmina, la calificacin de servicios y el cumplimiento de las obligaciones en materia de salud ocupacional, las cuales se describen en los seis (6) procedimientos que se relacionan a continuacin: PD 001 PR GH - Ingreso y Permanencia de Personal PD 002 PR GH - Bienestar, Salud Ocupacional y Capacitacin PD 003 PR GH - Nmina PD 004 PR GH - Seguridad Social y Parafiscales PD 005 PR GH Evaluacin de Desempeo Laboral y Calificacin de Servicios PD 006 PR GH - Retiro de Personal El Lder Estratgico del proceso de Gestin del Talento Humano es el (la) Secretario (a) General encargado de la coordinacin, seguimiento y control de las actividades del proceso y el Lder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin Humana, quien es responsable de las actividades de planificacin, ejecucin y resultados del mismo.

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10.6.1. Polticas de Operacin del Proceso de Gestin del Talento Humano Las polticas de Gestin Humana se encuentran inmersas en el Proceso de Gestin de Talento Humano y en los procedimientos. Adicionalmente se han establecido las siguientes:

10.6.1.1.

Poltica de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente

En el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se desarrollan las actividades de Salud Ocupacional bajo el concepto de Seguridad Integral, la cual comprende prevencin de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, daos y prdidas en los equipos, as como proteccin al medio ambiente. A travs de la Secretaria General, la Entidad se compromete a destinar los recursos fsicos, tcnicos, humanos y financieros que sean necesarios para este fin en el presupuesto de la vigencia, requeridos para la planeacin, ejecucin y evaluacin del Programa de Salud Ocupacional, acorde con los factores de riesgo existentes en la empresa, con el fin de minimizarlos y controlarlos. Se incluyen dentro de los proyectos o modificaciones tecnolgicas, todos los aspectos que en materia de Salud Ocupacional, aseguren el mejoramiento de la calidad de vida de los servidores pblicos del Departamento. Al mismo tiempo, se facilita al personal la participacin en todas las actividades propias del desarrollo del programa y se conforma el Comit Paritario de Salud Ocupacional, y/o Viga Ocupacional, los Comits de Seguridad y la Brigada de Emergencia, segn lo establece la legislacin vigente.

10.6.1.2.

Induccin y Reinduccin

La induccin y reinduccin se efectuar cada vez que se presentan cambios internos en la entidad, producto de variables endgenas o exgenas, que sean significativos frente al curso normal de las funciones institucionales. De igual forma, se realizarn actividades de actualizacin para todos los servidores, cada dos (2) aos.

10.6.1.3.

Acuerdos de Gestin suscritos y evaluados

Se propone establecer los siguientes criterios y fechas:


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La concertacin de objetivos debe efectuarse durante el primer mes de cada ao, de forma que sirva de base para establecer los compromisos entre el Gerente Pblico y su equipo de trabajo. Trimestralmente debe efectuarse seguimiento, alineando las fechas establecidas en la Planeacin Institucional con el seguimiento a los Acuerdos de Gestin de los Gerentes Pblicos. La evaluacin debe efectuarse con base en los resultados obtenidos en el seguimiento, consolidando dos evaluaciones para el perodo.

10.6.1.4. Mecanismo para evaluacin a servidores pblicos que no estn vinculados a la carrera administrativa Evaluacin de Provisionales, cada jefe debe evaluar semestralmente a los provisionales que tenga a cargo, fundamentando su evaluacin en el grado de cumplimiento de los compromisos laborales, previamente acordados entre evaluador y evaluado. Para la calificacin se tendr en cuenta el portafolio de evidencias donde se demuestra el cumplimiento de las metas propuestas, adems, se podrn consultar los resultados cualitativos y cuantitativos que se registren en el SIPLAN para cada uno de los proyectos en que participen. Los resultados de la concertacin y calificacin de la Evaluacin del Desempeo, deben remitirse al rea de Gestin Humana, en el formato del instrumento propio de Evaluacin del Desempeo, que se encuentra en el aplicativo de Calidad_DAFP. Evaluacin Funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin que no son Gerentes Pblicos: Segn orientacin impartida por la Comisin Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuar exclusivamente con el propsito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la entidad, utilizando el instrumento propio de Evaluacin del Desempeo aprobado por la CNSC.

10.6.1.5.

Administracin de las Historias Laborales

Las restricciones constitucionales, legales, tcnicas y administrativas para el acceso a los documentos, registros y sistemas de informacin relacionadas con el proceso de Gestin Humana del DAFP, estn definidas en los procedimientos del rea, Normograma y en el Manual de Gestin de Calidad, de la siguiente forma: El acceso por particulares a la serie de historias laborales es del orden documento reservado, y slo ser posible para autoridades judiciales, entes control, el titular y terceros debidamente autorizados como el lder del proceso Gestin del Talento Humano, los profesionales autorizados en el procedimiento
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Ingreso y Permanencia PD 001 PR GH y la Secretaria del citado Proceso, como responsable de la custodia de las mismas.

10.6.1.6.

Programacin de Vacaciones

Se evitar la acumulacin de vacaciones, por lo tanto, cada responsable de rea deber efectuar, oportunamente, los ajustes a la programacin existente, con el fin de permitir que todos los servidores se pongan a paz y salvo por este concepto. nicamente, y por necesidades excepcionales de servicio, se podrn suspender periodos de disfrute de vacaciones. El proceso de Gestin del Talento Humano, en coordinacin con los jefes inmediatos correspondientes, elaborar un plan para que se les autorice a los conductores las vacaciones causadas y/o pendientes de disfrute, as como los das de compensatorios, reconocidos pero no disfrutados. 10.6.1.7. Reconocimiento de Horas Extras

Las horas extras sern reconocidas, acorde con la Ley, por la Secretara General del Departamento, nicamente cuando se requieran para atender labores de carcter oficial. Para tal efecto, el servidor pblico que labore dichas horas deber diligenciar el formato respectivo, justificando el tiempo empleado. El formato deber ser firmado por su superior inmediato y remitido al proceso de Gestin Humana los das lunes de cada semana. Con respecto a los conductores y al personal de la planta que tenga derecho a causar horas extras, se evitar la acumulacin de das compensatorios. Los jefes inmediatos, en coordinacin con el proceso de Gestin del Talento Humano, establecern una programacin para que los funcionarios entren a disfrutar de los das compensatorios acumulados. A los conductores de los vehculos se les reconocer nicamente horas extras siempre y cuando se causen efectivamente, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: En la maana una (1) hora diurna entre las 7:00 a.m. y 8:00 a.m. En la tarde de 5:30 p.m. a 6:00 p.m. media (1/2) de hora diurna y de 6:00 de la tarde a la hora en la cual el Directivo al que se le ha asignado disponga, por necesidades del servicio, se reconocern horas extras nocturnas. En todo caso, respetando los topes sealados en el Decreto salarial aplicable a la entidad para el reconocimiento y pago de horas extras.

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10.7. Gestin Financiera Tiene como objetivo administrar durante cada vigencia fiscal, los recursos econmicos para el cumplimiento de la misin institucional, de acuerdo con los requisitos del servicio y la normatividad vigente en la materia. (Ver caracterizacin en PR GF Gestin Financiera). Los procedimientos relacionados son: PD 001 PR GF Programacin, elaboracin y presentacin del Presupuesto DAFP. PD 002 PR GF - Ejecucin del Gasto PD 003 PR GF - Arqueo de Caja Menor PD 004 PR GF - Gestin de Ingresos-Recaudos PD 005 PR GF - Conciliacin Bancaria PD 006 PR GF - Cierre Contable PD 007 PR GF - Generar Informes y Estados Financieros. El Lder Estratgico del proceso de Gestin Financiera es (la) Secretario (a) General, encargado de la coordinacin, seguimiento y control de las actividades del proceso y el Lder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin Financiera, quien es responsable de las actividades de planificacin, ejecucin y resultados del mismo.

10.7.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Financiera Las Polticas estn dirigidas a los directivos y servidores vinculados a la entidad, que laboran en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP - y tienen como objetivo establecer los lineamientos que orienten el normal desarrollo de las actividades desarrolladas en trminos de informacin Presupuestal, Contable y Financiera que se encuentre o sea generada en el Grupo de Gestin Financiera. El Grupo de Gestin Financiera ser el responsable de la informacin y revisin peridica de las polticas implementadas al interior del Grupo, para lo cual tendr en cuenta cambios del Sistema de Gestin de la Calidad, Normativos y de las entidades con las que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP realice su actividad.

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10.7.1.1 Presupuesto El rea de presupuesto con la informacin reportada por los Grupos de Administrativa y Gestin Humana, el primer da hbil del mes de enero de cada vigencia, desagregar mediante Resolucin, el detalle del anexo del Decreto de Liquidacin en lo correspondiente a la apropiacin de los Gastos de Personal y Gastos Generales. El rea de presupuesto en coordinacin con la Oficina Asesora de Planeacin, durante los tres (3) primeros meses de cada ao, digitar y aprobar el Anteproyecto de Presupuesto de la vigencia siguiente del Departamento, siguiendo los lineamientos que en la materia expida la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional. La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP debe ir firmada por el ordenador del gasto o quien haga sus veces. El Grupo de Gestin Financiera - rea de presupuesto, es la responsable de expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP a travs del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP debern contar con un Certificado de Disponibilidad previo, que garantice la existencia de apropiacin suficiente para atender el gasto. Para el registro de las cuentas bancarias, el beneficiario deber anexar una certificacin de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su identificacin, el nmero, el tipo de cuenta y si a la fecha est activa y fotocopia del documento de identificacin. Todo compromiso presupuestal deber tener asociada una cuenta bancaria previamente registrada en el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF. La afectacin de Gastos Generales para cada anualidad del presupuesto, debe estar contemplada en el Plan General de Compras del Departamento. El rea de presupuesto es la responsable de la constitucin de la Reserva Presupuestal, la cual corresponde a los compromisos contrados antes del 31 de diciembre con cargo a apropiaciones de la vigencia, donde el objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y sern pagados durante la vigencia fiscal siguiente. Para que puedan ser cancelados, el Departamento deber constituir la reserva presupuestal antes del 20 de enero de la vigencia siguiente y enviar la relacin a la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional,
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firmada por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto o quien haga sus veces. Anexando la justificacin de la constitucin de la Reserva Presupuestal (rea responsable). El rea de presupuesto velar porque no se tramiten actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no renan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. El representante legal y el ordenador del gasto o en quien estos hayan delegado, respondern disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en la norma. El rea de Presupuesto ser responsable en el caso de asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en el exceso del saldo disponible de apropiacin o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. El rea de presupuesto es el responsable de la elaboracin del acto administrativo para el trmite de los traslados presupuestales que requiera el Departamento en desarrollo de su funcin institucional, que afecte el detalle del Decreto de Liquidacin y la desagregacin de la apropiacin de Gastos Personales y Generales. El rea de presupuesto es la responsable de presentar ante la Subdireccin Operativa Direccin de Crdito Pblico y Tesoro Nacional Grupo PAC y en formato que sta establezca, la propuesta de la distribucin del PAC para la vigencia siguiente. El rea de presupuesto enviar mensualmente el reporte de ejecucin presupuestal, a las dependencias del Departamento responsables de la ejecucin del presupuesto.

10.7.1.2 Pagadura Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, es el instrumento mediante el cual se define el monto mximo mensual de fondos disponibles en las cuentas de la Direccin del Tesoro Nacional para los rganos financiados con recursos de la Nacin y el monto mximo mensual de pagos de los establecimientos pblicos del orden nacional con sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. El responsable de la Pagadura deber procurar la existencia de recursos, es decir el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, con el fin de ordenar el pago y cancelar las acreencias que son responsabilidad de la entidad.

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El trmite para el pago de la nmina debe realizarse respetando el tiempo de reciprocidad con el Banco Popular, el cual fue aprobado por la Subdireccin Operativa de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el cual corresponde actualmente a seis (6) noches. Son considerados para el pago de la nmina de servidores de planta de personal del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, dos (2) condiciones. o Pago por transferencia electrnica. o Pago con cheque lo cual es a discrecionalidad de la entidad. Si el pago se realiza con cheque debe conservarse la reciprocidad con el banco Popular, la que para el caso es de tres (3) noches.

10.7.1.3 Pago Nmina Mesada Pensional El trmite para su pago debe realizarse respetando el tiempo de reciprocidad con el Banco BBVA, aprobado por la Subdireccin Operativa de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, actualmente son tres (3) noches; este pago se realiza con cheque. Cuando el cheque permanezca en la pagadura sin reclamar, este ser consignado en la cuenta bancaria informada por el pensionado, El Beneficiario de la mesada pensional deber presentar certificado de supervivencia en forma anual de acuerdo a lo sealado en la Ley 962 del 08 de julio de 2005 en su artculo 13.
Artculo 13. Prohibicin de exigencia de presentaciones personales para probar supervivencia. Ninguna autoridad podr exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido ms de un (1) ao contado a partir de la ltima presentacin de supervivencia. . Pargrafo. El certificado de supervivencia solamente se podr exigir cuando el importe de la prestacin se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierto a nombre del titular de la prestacin, o cuando se cobre a travs de un tercero.

Para la entrega de cheques en la Pagadura del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, a persona diferente del beneficiario de la mesada pensional, se requiere presentar una autorizacin por escrito, firmada por el beneficiario de la pensin.

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Todos los pagos realizados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP deben realizarse mediante transferencia o cheque al beneficiario final. El rea de Pagadura, deber promover la correcta aplicacin de las normas y procedimientos estipulados para el manejo adecuado de los dineros girados por la Direccin del Tesoro al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP y de las consignaciones efectuadas por terceros en las cuentas corrientes del Departamento. El rea de Pagadura deber procurar la claridad y el soporte de la informacin entregada. El rea de Pagadura ser la responsable de la informacin acerca de pagos realizados por la entidad. El rea de Pagadura ser la responsable de la informacin y su archivo de acuerdo a los parmetros estipulados en el Proceso de Gestin Documental y la normatividad del Archivo General de la Nacin. El rea de Pagadura verificar que las retenciones que se practiquen no presenten inconsistencias. El rea de Pagadura verificara que el trmite para el pago de las declaraciones de renta, IVA e ICA se efecte de forma correcta. El rea de Pagadura velar porque se de cumplimiento al Decreto nmero 359 del 22 de febrero de 1995, en su Artculo 15. Los recursos que formen parte del
Presupuesto Nacional, girados por la Direccin del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, no podrn mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por ms de cinco (5) das promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, sin perjuicio de aquellos recursos correspondientes a cheques entregados al beneficiario y no cobrados.

El rea de Pagadura es la responsable de la constitucin de las Cuentas por Pagar, a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, cuando se deriven de la entrega a satisfaccin de los bienes y servicios contratados antes del 31 de diciembre. Para que puedan ser canceladas, el Departamento deber constituir las Cuentas Por Pagar antes del 20 de enero de la vigencia siguiente y enviar la relacin a la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, firmada por el ordenador del gasto y el pagador del Departamento o quien haga sus veces. El rea de Pagadura es responsable de custodiar y cuidar la documentacin e informacin que en desarrollo de sus funciones deba conservar bajo su cuidado, e impedir la sustraccin, destruccin, o utilizacin indebida. 61

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El rea de Pagadura ser responsable en el caso en que se asuman obligaciones de pago que superen la cuanta de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC. Todo pago de sentencias, conciliaciones, multas, sanciones, intereses de mora deben informarse al Comit de Defensa Judicial del Departamento. El rea de Pagadura es la responsable de tramitar oportunamente las solicitudes de modificacin al PAC, para presentar ante la Direccin del Tesoro Nacional y en el formato que sta establezca.

10.7.1.4 Contabilidad Depuracin contable, permanente y sostenibilidad. El Departamento deber adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. Tambin deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Se deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la informacin contable, as como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la informacin. Polticas contables Las polticas y prcticas contables a que se refieren son la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica en cuanto a sus principios, normas tcnicas y procedimientos, as como los mtodos de carcter especfico adoptados por el Departamento para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables bsicos. Prcticas contables Fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin definitiva El Departamento debe cumplir con el calendario estipulado por la Contadura General de la Nacin y el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico SIIF, el cual es entregado al iniciar la vigencia.
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Fechas de publicacin exhibicin de informacin contable. La informacin contable y financiera ser publicada de acuerdo con los parmetros estipulados por la Contadura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica. Conservacin de los libros y dems soportes contables Los libros contables sern de responsabilidad del Profesional que desarrolle las funciones de contador as como los soportes que por lo anterior hagan parte del inventario documental del rea contable. Fechas de presentacin de informacin contable a la Contadura General de la Nacin. El Departamento presentar a la Contadura General de la Nacin la informacin solicitada en forma trimestral, acorde con las Resoluciones 248 y 375 de 2007 expedidas por el mismo rgano. Criterios de identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajuste, elaboracin y anlisis e interpretacin de estados contables y dems informes. Los servidores que integran el rea de contabilidad sern profesionales con la formacin necesaria que contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pblica y que de tal manera les permita la debida identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajuste, elaboracin y anlisis e interpretacin de estados contables. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones Los bienes, derechos y obligaciones del Departamento debern identificarse de manera individual, en la base de datos del Grupo de Gestin Administrativa rea de Almacn. Actualizacin de los valores Los bienes, derechos y obligaciones del departamento debern permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados, para lo cual se debern aplicar criterios tcnicos acordes a cada circunstancia. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalos se harn atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelacin de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.
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Soportes documentales La totalidad de las operaciones realizadas por el Departamento deben estar respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrn registrarse contablemente los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrculas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, ttulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pblica. En cada caso, el documento soporte idneo deber cumplir los requisitos que sealen las disposiciones legales que le apliquen, as como las polticas y dems criterios definidos por la entidad contable pblica. De igual forma, la recepcin de la informacin se debe dar de forma oportuna ya que son documentos que se generan en otras reas, los cuales son fundamentales para la ejecucin del proceso contable. Atendiendo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, el rea de contabilidad deber archivar los documentos soporte de los registros contables, de conformidad con las normas jurdicas que le sean aplicables. Conciliaciones de Informacin El rea de contabilidad debe realizar conciliaciones permanentes para contrastar y ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad del Departamento y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso especfico. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depsitos en instituciones Financieras, el Departamento deber en forma peridica elaborar las conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Para efectos de controlar los depsitos en instituciones Financieras, y en atencin a la condicin de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica, las consignaciones
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realizadas por terceros y dems movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la entidad contable pblica. Libros de Contabilidad Como soporte de los estados contables, el Departamento deber generar los libros principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pblica. La informacin registrada en los libros de contabilidad ser la fuente para la elaboracin de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la informacin debern realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningn caso los valores que aparecen registrados en los libros sern diferentes a los revelados en los estados contables y dems informes complementarios. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pblica y deben estar a disposicin de la Contadura General de la Nacin y dems autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspeccin y vigilancia. De conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica, los libros de contabilidad del Departamento deben elaborarse y conservarse en medios fsicos. Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable Debido a los sistemas organizacionales y la interrelacin que se hace necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla el Departamento, es importante la constitucin del Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del rea contable que procure por la generacin de informacin contable confiable, relevante y comprensible. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonoma que caracterizan el ejercicio profesional del contador pblico. Responsabilidad del Contador en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica El Contador Pblico que tenga a cargo la contabilidad del Departamento deber implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de informacin a la Contadura General de la Nacin y a los dems usuarios. En este sentido, debe aplicar adecuadamente el Procedimiento
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Relacionado con las Formas de Organizacin y Ejecucin del Proceso Contable, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, a fin de lograr la informacin suministrada tenga las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Actualizacin permanente y continuada Los responsables directos de la identificacin, clasificacin y registro de los hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales que se realizan en el Departamento deben tener la formacin necesaria que contribuya a dimensionar el sistema de contabilidad pblica, de tal manera que les permita la debida identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes, elaboracin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin. Los funcionarios del Departamento deben estar informados acerca de los procesos de capacitacin permanente que desarrolla la Contadura General de la Nacin, en virtud del plan anual de capacitacin, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan. Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en el Departamento tienen el deber de solicitar conceptos tcnico contables a la Contadura General de la Nacin cuando no se tenga claridad respecto de la aplicacin de normas contenidas en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Responsabilidad en la continuidad del Proceso Contable El representante legal y el contador pblico bajo cuya responsabilidad se procesa la informacin contable en el Departamento, independiente de la forma de vinculacin (nombramiento o contrato) deben presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propsito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual debern observar los lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboracin del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, de que trata el manual de procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Eficiencia de los Sistemas de Informacin Teniendo en cuento que el Departamento opera bajo la plataforma del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF NACIN, los jefes de las oficinas de Control Interno evaluarn el cumplimiento de las polticas de seguridad, con el fin de garantizar que los registros de la informacin financiera, econmica, social y ambiental se efectan en debida forma.

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En el mismo sentido, para efectos de garantizar el adecuado reporte de la informacin contable a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica -CHIP, los jefes de las oficinas de Control Interno evaluarn el cumplimiento de las polticas y protocolos de seguridad en la instalacin, operacin y mantenimiento de este aplicativo. Cierre Contable De acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica, el Departamento debe adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la informacin producida en todas las reas que generan hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorera y presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas menores, viticos y gastos de viaje, conciliaciones, verificacin de operaciones recprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensinales y clculo actuarial, los lmites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Para los estados contables y dems informes que se produzcan en periodos intermedios, el Departamento debe adelantar todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga informacin contable confiable, relevante y comprensible, para lo cual observarn el procedimiento para la estructuracin y presentacin de los estados contables bsicos del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica. Elaboracin de estados, informes y reportes contables El contador pblico a cuyo cargo est la responsabilidad del sistema contable del Departamento, debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean necesarios, as como comunicar al tomador de decisiones sobre la situacin Financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, y de los resultados logrados en un determinado periodo. La informacin contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y comprensible la realidad Financiera, econmica, social y ambiental del Departamento y ello ser objeto de certificacin mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los trminos definidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

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Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin La informacin contable servir de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administracin de los recursos pblicos. En este sentido, los informes contables deben permitir la realizacin de las verificaciones relacionadas con el anlisis de vencimientos de cartera, gestin eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, clculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, por ser rgano ejecutor del Presupuesto General de la Nacin, deber registrar en lnea las transacciones en el SIIF Nacin, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema. 10.8. Gestin Administrativa El Proceso de Gestin Administrativa determina, administra y proporciona durante cada vigencia fiscal los bienes y servicios para el cumplimiento de la misin institucional, al mismo tiempo, mantiene y conserva la infraestructura necesaria para lograr una mejor prestacin del servicio, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia. Para la ejecucin del proceso cuenta con los procedimientos de: PD 001 PR GA - Elaboracin del Plan Anual de Contratacin y del Plan Anual de Mantenimiento. PD 002 PR GA - Modalidad de Seleccin Licitacin Pblica PD 003 PR GA - Modalidad de Seleccin: Abreviada de Menor Cuanta PD 004 PR GA - Modalidad de Seleccin: Abreviada Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades - Adjudicacin a travs de Subasta Inversa. PD 005 PR GA - Subasta Inversa Presencial PD 006 PR GA - Modalidad de Seleccin - Contratacin Directa PD 007 PR GA Modalidad de Seleccin - Contratacin Directa Contratos de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, para la ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. PD 009 PR GA - Caja Menor, este ltimo con cuatro etapas para su adecuado desarrollo: etapa 1 Apertura, etapa 2 Funcionamiento, etapa 3 Reembolso y etapa 4 Legalizacin definitiva.
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El Lder Estratgico del Proceso de Gestin Administrativa es el (la) Secretario (a) General encargado de la coordinacin, seguimiento y control de las actividades del proceso y el Lder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin Administrativa, quien es responsable de las actividades de planificacin, ejecucin y resultados del mismo. 10.8.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Administrativa Las polticas de operacin del proceso de Gestin Administrativa tienen como propsito establecer los lineamientos que orienten el normal desarrollo de las actividades ejecutadas por las reas que lo comprenden: Contratacin, Servicios Generales y Almacn. As mismo, las polticas de los procesos de apoyo de la entidad estn orientadas a dar cumplimiento a las polticas gubernamentales de austeridad en el gasto pblico y al uso eficiente de los recursos institucionales. Las polticas estn dirigidas a los directivos, servidores pblicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, y debern dar cumplimento estricto a las medidas de austeridad y sern responsables, al igual que sus superiores inmediatos o supervisores, por el incumplimiento de las mismas. La Oficina de Control Interno del Departamento est autorizada para efectuar la verificacin permanente del cumplimiento de todas y cada una de las medidas de austeridad adoptadas por la Direccin, la Subdireccin y la Secretara General, y tiene la obligacin de informar de manera inmediata sobre cualquier hecho irregular relacionado. El lder estratgico y el lder operativo del proceso de Gestin Administrativa sern los responsables de la informacin y revisin peridica de las polticas implementadas al interior del Departamento, para lo cual tendrn en cuenta los cambios del Sistema de Gestin de la Calidad, normativos y de las entidades con las que el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP realice su actividad. Los responsables de rea debern dar a conocer al personal a su cargo el contenido y alcance de las medidas adoptadas en materia de Austeridad del gasto y uso eficiente de los recursos y establecern mecanismos de control y vigilancia para garantizar el cumplimiento de las mismas.

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Los servidores pblicos del Departamento estn en la obligacin de informar a la Secretara General las novedades sobre el incumplimiento de las medidas de austeridad y eficiencia. 10.8.1.1 Polticas en materia de contratacin La gestin contractual institucional ser regulada a travs del Manual de Contratacin, las guas documentales, el proceso y los procedimientos asociados, los cuales se deben elaborar y actualizar por parte del lder operativo del proceso con sujecin al marco legal vigente. Teniendo en cuenta que la gestin contractual es transversal a la organizacin, para la aplicacin de los procedimientos definidos para la seleccin objetiva de los contratistas, adems del marco legal que los circunscribe, los principios que lo rigen y las disposiciones del Manual de Contratacin, los procesos institucionales debern tener en cuenta aquellas disposiciones en materia de austeridad en el gasto pblico y eficiencia en los recursos y gestin ambiental. En virtud de los artculos 11 y 26 de la Ley 80 de 1993 el Director del Departamento es la autoridad competente para ordenar y dirigir la celebracin de los procesos de contratacin y suscribir los respectivos contratos. ste podr delegar en los funcionarios que desempeen cargos en los niveles directivo, ejecutivo o equivalentes, los actos inherentes a la actividad contractual. El Secretario General est delegado por la Direccin para la adjudicacin, celebracin, suscripcin, terminacin, modificacin, adicin y prrroga de los contratos, convenios y dems actos inherentes a la actividad contractual que adelante la Entidad. Dicha delegacin la ejercer sin perjuicio de que se trate de gastos con cargo al presupuesto de funcionamiento o de inversin. El Comit de Licitaciones y Adquisiciones del Departamento ser el rgano consultivo que se encargue de asesorar y formular recomendaciones al Ordenador del Gasto en los procesos de contratacin que adelante la Entidad. En concordancia con las facultades legales, la Direccin del Departamento autoriza la conformacin de los siguientes Comits relacionados con los procesos contractuales: Comit Asesor de los procesos de contratacin: Ser designado con anticipacin a la elaboracin de los estudios previos y del proyecto de pliego de condiciones y, en todo caso, posterior a la recomendacin que formule el Comit de Licitaciones y Adquisiciones respecto a la viabilidad del proceso y, en general, ser el encargado de elaborar los documentos derivados de la actividad
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contractual, de efectuar la evaluacin y recomendar a quin adjudicar el contrato producto del Proceso de Seleccin, mediante informe que debe presentar al Comit de Licitaciones y Adquisiciones. Este Comit estar integrado por servidores pblicos o contratistas. Las personas deben ser idneas y con experiencia en la materia objeto de la contratacin. Para su designacin se tendr en cuenta que est conformado como mnimo por un miembro con conocimientos jurdicos, otro con conocimientos financieros y otro con los conocimientos tcnicos que se requieren en el objeto de la contratacin. Comit Asesor para el Concurso de Mritos: Ser designado de manera previa a la elaboracin de los estudios previos y del proyecto de pliego de condiciones. La conformacin de dicho Comit se realizar con el fin de apoyar el proceso de contratacin, el cual estar integrado por un nmero impar de personas idneas. De no contar con el personal idneo, el Departamento podr celebrar contratos de prestacin de servicios profesionales para contratar los integrantes del Comit, siempre que exista la respectiva disponibilidad presupuestal. El Ordenador del Gasto podr apartarse motivadamente de la recomendacin que los Comits Asesores realicen para los procesos de seleccin en general. El Secretario General con el apoyo del Comit de Licitaciones y Adquisiciones efectuar seguimiento permanente a la ejecucin del Plan Anual de Contratacin y Mantenimiento, con el propsito de adoptar las correcciones y medidas preventivas que permitan la eficaz y eficiente ejecucin de los recursos financieros asignados para el normal funcionamiento de la entidad y para la ejecucin de los proyectos institucionales. El lder del proceso institucional respectivo que requiera la contratacin de bienes y servicios, deber efectuar la consulta de precios y condiciones del mercado, segn los lineamientos del Manual de Contratacin. Para los procesos de seleccin de contratistas a travs de un concurso de mritos, el anlisis que soporta el valor estimado del contrato, deber tener en cuenta el costo de los servicios de consultora requeridos, rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logstico, los insumos necesarios para la ejecucin de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. Los documentos previos de cada proceso de seleccin, debern ser elaborados por el Comit Asesor, cuando ste sea designado. De lo contrario, estarn a cargo, de manera conjunta, por el lder del proceso institucional respectivo que requiera la contratacin y la persona delegada por el Grupo de Gestin Administrativa. En el caso de contratos en los que se involucre diseo y

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construccin, el Departamento deber poner a disposicin de los oferentes, todos los documentos tcnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Los miembros del Comit Asesor son responsables del trmite del proceso en su integralidad y de manera conjunta. Sin perjuicio de lo anterior, es responsabilidad del rea tcnica que requiere el bien, obra o servicio, establecer las condiciones tcnicas del proceso y como miembro de los respectivos comits asesores sern los responsables de los documentos, respuestas, informes y dems documentos relacionados con aspectos tcnicos del proceso. Igualmente, el contenido de carcter financiero y jurdico de los documentos, informes y dems comunicados o similares derivados de la actividad contractual ser responsabilidad del miembro del Comit Asesor que tenga dicho perfil. El pliego de condiciones en su elaboracin, estar a cargo del Comit Asesor designado y si ste no fue conformado, por el lder del proceso que requiere el bien, obra o servicio a contratar, de manera conjunta con el funcionario designado por el Grupo de Gestin Administrativa. Al pliego de condiciones se anexar el proyecto de minuta del contrato y los dems documentos que sean necesarios. Las modificaciones del pliego de condiciones se realizarn a travs de adendas. La Entidad sealar en el pliego de condiciones el plazo mximo dentro del cual puedan expedirse adendas, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En todo caso, el Departamento se reserva el derecho a modificar los plazos, despus del cierre. Las propuestas deben presentarse en el plazo, trminos y condiciones expresamente sealados en los pliego de condiciones. El Grupo de Gestin Administrativa llevar un control de las ofertas recibidas para los procesos contractuales, las cuales registrar de manera consecutiva en la respectiva acta de cierre. En ningn caso se recibirn propuestas despus del da y hora sealados para el cierre del proceso de seleccin. Salvo lo previsto para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, caso en el cual se dar aplicacin al artculo 25, pargrafo, del Decreto 2474 de 2008, en el pliego de condiciones se determinarn los criterios de desempate teniendo en cuenta las reglas sucesivas y excluyentes indicadas en el Manual de Contratacin.

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En concordancia con las polticas de operacin del proceso de Gestin Financiera, su lder operativo deber registrar todos los contratos suscritos a travs del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema. Una vez adjudicados los contratos y habindose dado cumplimiento a los requisitos de perfeccionamiento y de ejecucin, la Secretara General designar un supervisor del contrato cuando haya lugar a ello, o autorizar la contratacin del mismo o de los interventores. 10.8.1.2. Servicios de mantenimiento Para acceder al servicio de ejecucin de trabajos bsicos de mantenimiento (Reubicacin de lneas telefnicas y extensiones, reparacin y reubicacin de puestos de trabajo, reparacin y reubicacin del sistema de iluminacin, monitoreo del sistema hidrulico e hidrosanitario, monitoreo a la adecuada prestacin de los servicios pblicos, as como de las distintas reclamaciones que pueda presentar la entidad ante los distintos operadores, asignacin de claves a las lneas telefnicas directas, entre otros), basta con que el usuario formule el requerimiento por escrito al proceso de Gestin Administrativa. Recibido el requerimiento, el lder operativo del proceso de Gestin Administrativa proceder a programar la ejecucin de los trabajos a que haya lugar.

10.8.1.3. Administracin de vehculos de propiedad o de responsabilidad del Departamento, suministro de combustibles para el funcionamiento del parque automotor y realizacin de diligencias En relacin con la asignacin y administracin de los vehculos de la entidad, se continuar con las siguientes medidas, as: Los vehculos oficiales estn asignados as: Uno (1) a la Direccin, uno (1) a la Subdireccin, uno (1) a la Secretara General y cuatro (4) para prestar el servicio de transporte a los cuatro (4) Directores Tcnicos, en su traslado del lugar de residencia a la sede del Departamento y de sta a su residencia, as como para atender los asuntos de carcter oficial propios de su gestin. Para las diligencias oficiales, relacionadas con el transporte de funcionarios del Departamento, distribucin o recibo de material documental o correspondencia, entre otros, continuarn siendo programados por el Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor, los cinco (5) vehculos asignados a la Secretara General y a los Directores Tcnicos, y turnados semanalmente, con el fin de prestar este tipo de servicio.
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Las diligencias normales de trmites bancarios o ante entidades de salud y pensin, entrega y recibo de documentacin oficial que amerite transporte pblico terrestre dentro de la ciudad, continuarn siendo adelantadas por el personal del proceso de Gestin Documental - rea de Correspondencia. Para tal fin, se reconocer y cancelar dicho transporte, a travs de los recursos de caja menor. Solamente para situaciones urgentes, autorizadas por el Ordenador del Gasto, el funcionario podr desplazarse en taxi. La anterior medida cobija a los funcionarios de la Direccin, Subdireccin y Secretara General del Departamento que tengan esta funcin asignada. Con base en el clculo proyectado del aumento del costo por galn de gasolina corriente y el promedio de consumo de combustible por kilmetro recorrido para cada vehculo de la entidad se determina: Para controlar el suministro de gasolina corriente para el funcionamiento de los vehculos cada conductor, deber diligenciar el formato F 046 PR GA CONTROL RECORRIDO VEHICULOS por cada vehculo que tenga a su cargo, con el propsito de garantizar el uso oficial del parque automotor y controlar el suministro de combustible a travs de vales. En el formato en mencin, cada conductor deber registrar por separado, es decir, en cada rengln, cada uno de los recorridos de las diligencias oficiales efectuadas en el automotor, especificando la fecha, hora inicial del servicio, kilometraje de salida, hora final del servicio, kilometraje final, destino y nombre del funcionario al que se le prest el servicio. De igual manera, los recorridos efectuados debern ser avalados con su firma por el funcionario del Departamento que efecto la diligencia oficial. As mismo, cada conductor, deber presentar el formato en mencin, debidamente diligenciado y firmado, ante el Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor, cuando requiera del suministro de vales de gasolina. Cada vez que se complete un formato, el conductor respectivo, lo entregar en el Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor para su archivo. El Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor deber ajustar el valor de los vales de gasolina, conforme con las variaciones del precio del combustible en el mercado. El Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor, a travs del funcionario designado para ejercer la supervisin del contrato de suministro de gasolina, verificar diariamente los registros efectuados por los seores conductores en el formato F 046 PR GA y, mensualmente, remitir la informacin consolidada a la Secretara General del Departamento, con el fin de llevar un control estricto sobre el consumo de gasolina por vehculo.
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Cuando se evidencie un consumo de combustible superior al promedio habitual, el Secretario General, con fundamento en el informe de gestin presentado por el Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor o por el supervisor del contrato de suministro de gasolina, requerir al conductor y a su jefe inmediato para que presenten la justificacin oficial de ese mayor consumo. En el evento de no encontrarse justificado el consumo adicional, el costo del excedente ser asumido por el Directivo y el conductor responsable del automotor. Se aclara que el diligenciamiento del formato en mencin no aplica para el (los) vehculo(s) asignado(s) al despacho de la Direccin, debido a la naturaleza propia del cargo. Lo anterior, sin perjuicio de que la Direccin realice control del consumo. Salvo autorizacin expresa del Director, Subdirector o del Secretario General del Departamento, los vehculos de la entidad debern permanecer en el parqueadero del edificio sede durante los das sbados, domingos y festivos e, igualmente, cuando no estn en cumplimiento de alguna diligencia de carcter oficial. Los vehculos del Departamento deben ingresar al edifico sede los das sbados a ms tardar a las 10:00 a.m. y, si es del caso, podrn ser retirados, por los conductores asignados, los domingos o das festivos a partir de las 4:00 p.m., para disponer del servicio en las primeras horas del da hbil siguiente. Tanto al ingreso como a la salida de los vehculos de la zona de parqueo del edificio, stos deben ser revisados y registrados por la compaa de vigilancia, dejando constancia del tipo de vehculo, la placa, la hora y el nombre del conductor. Para tal fin, el personal de seguridad contratado por el Departamento deber diligenciar el formato F 045 PR GA CONTROL ENTRADA Y SALIDA DE VEHICULOS, y cada uno de los registros efectuados debern ser avalados por los seores conductores con su firma. En el formato se debe registrar las entradas y salidas que realice el parque automotor de la entidad del edificio sede, durante la semana y durante el fin de semana. El formato permite: 1) Controlar que el personal de seguridad de la empresa contratista aplique las polticas de seguridad implementadas por la entidad. 2) Controlar que los seores conductores de la planta globalizada de la entidad, acaten las medidas de austeridad implementadas por la entidad y cumplan con los horarios definidos por la entidad para el ingreso y salida del parque automotor durante el fin de semana y 3) Garantizar el uso oficial del parque automotor, de conformidad con lo establecido en la presente Circular. En el formato indicado anteriormente, el personal de seguridad debe registrar aquellas novedades asociadas al parque automotor que considere pertinentes, como por ejemplo golpes, rayones, entre otros.

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Los registros correspondientes debern ser presentados por el personal de seguridad, semanalmente, a la Coordinacin del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor para su revisin y validacin o, inmediatamente, al momento de presentarse alguna novedad al respecto. El Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor deber efectuar un control mensual pormenorizado al parque automotor de propiedad del Departamento o por el cual sea legalmente responsable. Para tal fin, deber diligenciar el formato No. F 049 PR GA REVISIN MENSUAL DE VEHCULOS. La inspeccin del parque automotor debe ser efectuada por el Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor designado para tal fin, dentro de los primeros cinco (5) das hbiles de cada mes, en presencia del conductor mecnico responsable del vehculo, utilizando un formato por vehculo. El formato permite registrar las observaciones ms relevantes que se consideren pertinentes y que, a su vez, se constituyan en el insumo para la remisin o no del automotor al taller para efectos de realizar trabajos de mantenimiento preventivo correctivo, segn corresponda. La administracin de vehculos oficiales, consistir en la programacin del parque automotor de propiedad y responsabilidad de la entidad para la realizacin de las diligencias oficiales relacionadas con el transporte de funcionarios de la entidad, distribucin o recibo de correspondencia, entre otros. Esta labor de programacin debe ser adelantada por el Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor, quien adicionalmente deber tener en cuenta la agenda de los Directores Tcnicos y las polticas de restriccin vehicular distrital (Pico y Placa). En caso de requerirse la atencin de diligencias urgentes, el Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor autorizar la utilizacin de los vehculos de la entidad, as no corresponda a la programacin efectuada, previa informacin al funcionario que tiene asignado el vehculo. El control de los recorridos, se efectuar a travs del formato diseado por el rea administrativa para tal fin. Para poder utilizar los servicios de transporte, diligencias y dems, basta con solicitar telefnicamente el servicio al Coordinador del Grupo de Transporte, Telefona Celular y Caja Menor o en su ausencia a la Coordinacin del Grupo de Gestin Administrativa, quin proceder a programar los recorridos, de acuerdo con la disponibilidad.

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10.8.1.4. Servicio de fotocopiado El servicio de fotocopiado ser prestado a travs del Centro de Copiado ubicado en el 4 piso del edificio sede. Para acceder a este servicio basta con acercarse al centro de copiado, presentando el formato F 050 PR GA "Solicitud de Fotocopias", diseado para tal fin por el Grupo de Gestin Administrativa, debidamente diligenciado y firmado por el jefe de la dependencia correspondiente en su ausencia, por el funcionario autorizado por l. Los responsables de rea remitirn al proceso de Gestin Administrativa un documento, en el cual conste su rbrica y la de un funcionario que, en su ausencia, quedar autorizado para ordenar la toma de fotocopias, a travs del formato respectivo. El rea de fotocopiado del Departamento proceder a recibir y a tomar fotocopias nica y exclusivamente con la presentacin previa del formato, debidamente diligenciado y firmado por el Jefe de la dependencia correspondiente o, en su ausencia, por el funcionario autorizado por l. Las fotocopias deben versar sobre documentos o textos de carcter estrictamente oficial. Las fotocopias se tomarn, en lo posible, en papel reciclado. No est permitido sacar fotocopias en las mquinas impresoras y equipos de fax de la entidad. El proceso de Gestin Administrativa del Departamento llevar, de manera pormenorizada, un control sobre el volumen y tipo de fotocopias que solicite cada una de los procesos institucionales al rea de fotocopiado e igualmente sobre el uso de las mquinas fotocopiadoras ubicadas en las dems reas de la entidad. No se permite la remisin de fax entre las dependencias del Departamento.

10.8.1.5. Servicio de auditorios, salones y dems espacios comunes del Departamento Para acceder al servicio de prstamo del auditorio y de las salas de capacitacin basta con formular con la debida antelacin y preferiblemente por escrito la solicitud al proceso de Gestin Administrativa, indicando como mnimo: Fecha, hora de inicio y duracin del evento, las ayudas audiovisuales requeridas (Video beam, proyector de acetatos, sonido, entre otros). El funcionario del proceso de Gestin Administrativa, asignado para tal fin, informar sobre la disponibilidad de saln y servicios. El rea solicitante del
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servicio deber remitir el listado del personal que ingresar a las instalaciones (Indicando nombres y apellidos completos, No. de identificacin y dems datos relevantes) y el listado de equipos a ingresar (Indicando serial, marca, entre otros). Tendrn prioridad los eventos de carcter institucional frente a las solicitudes del servicio por parte de otras entidades estatales. El Coordinador del Grupo de Gestin Administrativa autorizar la asignacin de los salones a la entidad solicitante. Al trmino de la realizacin del evento el rea responsable de la coordinacin y ejecucin del mismo, deber devolver el saln, equipos y elementos, en las mismas condiciones en que le fueron prestados. As mismo, ser su responsabilidad el buen uso, custodia y seguridad de los mismos. 10.8.1.6. Elementos de aseo y cafetera El Departamento para la adquisicin de estos insumos tendr en cuenta las polticas de austeridad del Gobierno Nacional y las Institucionales y su compra se efectuar segn los parmetros definidos en el Plan de Contratacin aprobado para cada vigencia fiscal. Se prestar el servicio de lavado a los platos y pocillos de propiedad de los servidores, contratistas o pasantes del Departamento que hagan uso de los mismos durante las jornadas de trabajo, para servir tinto, agua, caf, t o aromtica. No est permitido el uso de grecas, termos, reverberos y dems aparatos elctricos de propiedad de los servidores o contratistas del Departamento para preparar bebidas. El Departamento incluir dentro de las especificaciones de los trminos de referencia para los contratos de aseo y cafetera, el compromiso obligatorio de los contratistas frente al uso adecuado de los recursos y suministro de elementos que protejan el medio ambiente, con lo cual se contribuye a la poltica ambiental establecida.

10.8.1.7. Ingreso de personal Cuando un funcionario del Departamento, contratista y pasante requiera temporalmente ingresar o retirar de las instalaciones del edificio sede, cualquier tipo de elemento de su propiedad o de propiedad de la entidad, deber presentar

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ante el Grupo de Gestin Administrativa, el formato Salida e Ingreso de Elementos, debidamente diligenciado en original y copia. Los bienes de propiedad y responsabilidad del Departamento nicamente podrn ser retirados por el personal que pertenezca a la planta globalizada de la entidad y para el desarrollo excepcional e indispensable de actividades propias de la gestin institucional. La informacin registrada en el formato ser verificada por el personal de vigilancia y seguridad privada y en el evento de detectarse alguna inconsistencia se negar el ingreso retiro de los mismos. Cuando un funcionario del Departamento, contratista y pasante para el desarrollo excepcional e indispensable de actividades propias del cargo o en desarrollo de contratos requiera ingresar a las instalaciones del edificio sede, en horarios distintos a los definidos por la administracin para la jornada laboral, deber presentar previamente al Grupo de Gestin Administrativa, el formato Ingreso de Personal, debidamente diligenciado y firmado por el funcionario responsable del rea. La informacin registrada ser verificada por el personal de vigilancia y seguridad privada y en el evento de detectarse alguna inconsistencia se negar el acceso al edificio sede, dejando el registro en la bitcora de celadura. 10.8.1.8. Impresos y publicaciones El suministro de tner y cintas para fotocopiadoras e impresoras estar supeditado a la presentacin del cartucho de tner o cinta usada de la misma referencia, ante el responsable del proceso de Gestin Administrativa rea de Almacn. Las dependencias debern devolver al rea de Almacn la totalidad de tner y cintas que en este momento no estn utilizando. Lo anterior, sin excepcin ninguna. Los equipos de impresin deben configurarse de tal manera, que reduzcan el consumo de los insumos o lo hagan ms eficiente, especialmente para las comunicaciones de carcter interno que sean relevantes. Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Sistemas efectuar una revisin y configuracin de las impresoras para garantizar el cumplimiento de esta medida de austeridad. La Direccin solicita un mayor esfuerzo por parte de los funcionarios, contratistas y pasantes para cumplir la poltica de cero papel. Cuando el remitente o el destinatario no posea equipo de cmputo con correo electrnico, los borradores o proyectos de oficio se podrn imprimir, pero en papel
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reciclado, sin logo y en un sistema de impresin que garantice la economa en el uso de las cintas o tintas. As mismo, el papel blanco sin logo debe ser utilizado por las dos caras. El papel usado se puede emplear en fotocopias internas, en el recibo de fax (si los equipos lo permiten), as como para ser cortado y enviar mensajes cortos. Cuando el papel est usado por ambas caras, puede utilizarse para proteger las hojas de los ganchos clips o mariposa. Los documentos resultantes del proceso de Instrumentalizacin de las polticas de competencia del Departamento y las dems publicaciones institucionales debern difundirse preferiblemente a travs del correo electrnico y de la pgina Web de la entidad. Slo se harn impresiones a color con la previa autorizacin de la Direccin, la Subdireccin Secretara General y cuando sean documentos oficiales al exterior del Departamento que as lo ameriten. Solamente se publicarn los avisos institucionales que sean requeridos conforme a la Ley. En estas publicaciones se procurar la mayor racionalizacin de los insumos, entre otros, en cuanto al uso de colores, contenido, extensin, tamao y medio de publicacin, de tal manera que se logre la mayor austeridad en el gasto y la reduccin real de costos. El Departamento contar nicamente con dos (2) suscripciones a un peridico de amplia circulacin y una (1) suscripcin a revistas. Se invita a los funcionarios del Departamento a consultar la GUIA PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA G 001 PR GD y a evitar, como medida de austeridad del gasto, el uso de negrillas en los documentos que se imprimen.

10.8.1.9. Lneas telefnicas Las medidas de control adoptadas por el proceso de Gestin Administrativa sobre el uso de las lneas directas con discado nacional e internacional continuarn vigentes y el Coordinador del grupo verificar el uso oficial y racional de las mismas. Los responsables de rea a quienes se les asign cdigos para llamadas nacionales, internacionales y a celulares sern responsables del manejo
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reservado de dichos cdigos y, consecuentemente, de evitar el uso de stos telfonos para fines personales por parte de los funcionarios de las dependencias. El cdigo secreto de las lneas directas para llamadas a larga distancia y celulares deber estar en todo momento desactivado y se activar exclusivamente a solicitud del interesado, previo diligenciamiento del formato F 055 PR GA CONTROL DE LLAMADA A LARGA DISTANCIA. Cuando se presenten llamadas a larga distancia y a celulares registradas en factura y no reportadas en los formatos de control, el responsable de rea, a su vez responsable de la lnea telefnica, deber asumir de su pecunio el valor causado por dichas llamadas, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria que pueda corresponderle. Las lneas directas que se encuentran instaladas en las divisiones modulares a media altura y en las oficinas de los asesores o coordinadores de todas las dependencias deben estar a disposicin de todos los servidores pblicos de las reas respectivas, quienes deben darle un uso moderado y ligado al servicio pblico a cargo del Departamento. Los telfonos con extensiones del conmutador ubicados en las divisiones modulares deben ser ubicados en la parte superior de los mdulos, de tal manera que presten el mismo servicio a todos los servidores adjuntos a los mismos. Con respecto a los telfonos celulares asignados al personal del Departamento, legalmente autorizado, se har uso de los planes corporativos, en los que la entidad asume un valor por un nmero determinado de minutos y mensajes al mes y el tiempo extra de uso de minutos o mensajes no incluidos en el plan los asume el responsable del telfono de su propio pecunio, salvo la lnea asignada al Director del Departamento, que por la naturaleza del cargo puede requerir la utilizacin de mensajes de texto y ms minutos de los sealados en el plan. En todos los casos, el responsable de la lnea celular deber responder con su propio pecunio cuando en la facturacin mensual se refleje el cobro de valores agregados adicionales y suntuarios, tales como participacin en concursos, suscripciones, seguros, horscopo, programas, entre otros. El despacho de la Direccin podr hacer uso de la planta celular instalada, para efectos de realizar las llamadas de larga distancia nacional, internacional y celular. Para el registro de las llamadas efectuadas a travs de la planta celular, se utilizar el mismo formato de control usado para las lneas telefnicas directas institucionales. El uso de los telfonos celulares de la entidad debe ser exclusivamente de carcter oficial.
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10.8.1.10. Servicios pblicos del edificio Sede Al terminar la jornada laboral, los servidores pblicos o contratistas debern dejar debidamente apagados los equipos de cmputo y dems aparatos elctricos o electrnicos a su cargo y de su respectiva dependencia. El ltimo servidor o contratista del Departamento que se retire de su dependencia, deber apagar las luces de la misma e impresoras y avisar a la celadura del edificio para que procedan a dejar con llave las instalaciones fsicas. De igual manera, se proceder con respecto a los baos. Slo se autorizar el ingreso de personal a las instalaciones fsicas del Departamento los das sbado, domingo o festivo, en el horario de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., para el desarrollo excepcional e indispensable de actividades propias del cargo o en desarrollo de contratos, siempre y cuando se haya diligenciado el permiso respectivo ante el proceso de Gestin Administrativa, previa autorizacin del responsable de rea con indicacin del motivo que origina el acceso al edificio. Para los casos excepcionales que excedan este horario, deber diligenciarse el Formato de Ingreso de Personal F047 PRGA del Grupo de Gestin Administrativa, por parte del responsable de la actividad. Deber evitarse al mximo el trabajo individualizado de funcionarios o contratistas por fuera del horario laboral entre semana, los das sbados, domingos y festivos, en orden a evitar mayor consumo y costo de servicios pblicos. Los das de descanso y festivos, el personal de vigilancia del edificio requerir al servidor pblico, contratista o pasante la autorizacin respectiva y permitir el acceso del personal nica y exclusivamente al rea o dependencia requerida. Una vez terminadas las actividades excepcionales programadas, el servidor pblico, contratista o pasante deber apagar todos los equipos utilizados e informar al personal de vigilancia para que procedan a verificar que las luces y equipos estn apagados y cerrar con llave la dependencia. El personal del Departamento y los contratistas que durante los das de jornada laboral, ingresen antes de las 7:30 a.m., o se retiren de la entidad despus de las 6:30 p.m., debern registrarse en el libro de control que la compaa de vigilancia disponga para tal fin. Cuando un servidor pblico, contratista o pasante del Departamento se niegue a registrarse, la compaa de vigilancia deber reportar el hecho al proceso de Gestin Administrativa, para que a su vez notifique de esta situacin a la Secretara General o a la Direccin, para que se tomen las medidas correspondientes.

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El registro debe efectuarse igualmente para quien con la autorizacin del responsable de rea o del responsable del proceso de Gestin Administrativa, ingrese al edificio sede despus de las 5:30 p.m. 10.8.1.11. Polticas del Almacn El rea de Almacn administra y controla los bienes de consumo y devolutivos de propiedad del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y los bienes por los que sea legalmente responsable. Mensualmente los proceso de Gestin Financiera y de Gestin Administrativa, a travs de las reas contables y de almacn, respectivamente, conciliarn la informacin registrada en la base de datos del rea de almacn, lo que a su vez implica que los soportes que se generan por cada una de las novedades o movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados, lleguen a su destino y se registren oportunamente. Para el ingreso, traslado entre dependencias o usuarios, egreso y baja de bienes, as como los pasos a seguir cuando se determine o establezca una prdida, extravo, hurto, robo o declaratoria de bienes faltantes pertenecientes a la entidad, debern tenerse en cuenta los criterios definidos en la gua del rea del almacn con sujecin al marco legal vigente que regula la materia. El Grupo de Gestin Financiera deber adelantar peridicamente una verificacin fsica a partir de las operaciones relacionadas con los inventarios. Anualmente, el proceso de Gestin Administrativa llevar a cabo un inventario de bienes y materiales existentes en el rea de Almacn que no se requieran para el cumplimiento de la gestin institucional y proceder a aplicar las disposiciones legales que regulan la enajenacin de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica (Decreto 4444 de 2008) y las dems normas sobre el particular. Los servidores que tengan a su cargo bienes devolutivos que no estn utilizando debern informar al rea de almacn para su reintegro reubicacin. El Grupo de Gestin Administrativa rea de Almacn deber adelantar mnimo dos veces en el ao una verificacin fsica de los inventarios de la entidad, actualizar los inventarios individuales y comunicar al Coordinador del Grupo para que se adelanten las acciones pertinentes frente a bienes faltantes o sobrantes.

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10.8.1.12. Administracin y uso de los equipos, suministros y accesorios de los bienes informticos Sin autorizacin previa de la Secretara General, en coordinacin con la Oficina de Sistemas, no se permitir el intercambio o asignacin de los equipos de cmputo, impresoras, scanner, telefax, etc. Cuando la autorizacin exista, deber informarse al rea de Almacn proceso de Gestin Administrativa - y al proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. Los equipos de cmputo, impresoras, scanner, telefax, software, correo electrnico, Internet debern usarse siguiendo los lineamientos del proceso de administracin de la tecnologa, sus polticas de operacin y dems disposiciones o normas concordantes. Los responsables de rea debern implementar medidas de autocontrol para garantizar el uso adecuado de los bienes informticos y sus insumos. Para optimizar los recursos informticos, los CD existentes en las dependencias, en la medida de lo posible, deben ser reutilizados. Los usuarios internos o externos que requieran informacin institucional mediante este medio magntico debern aportarlo. Se excepta de esta medida a los organismos de Control y vigilancia, la Rama Legislativa, las instancias judiciales en misin oficial. Para garantizar un uso ms eficiente de los equipos de cmputo del Departamento, el proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica continuar estableciendo, en coordinacin con cada dependencia, un plan para la organizacin de la informacin histrica e institucional en los servidores del Departamento, asignndoles espacios limitados y con sistemas de seguridad adecuada y sus correspondientes backups. Con esta medida se evitar la duplicidad de archivos en cada uno de los computadores y el consecuente funcionamiento lento de los mismos. Peridicamente, el proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica verificar el cumplimiento de sta medida y el uso eficiente de los recursos informticos. Semanalmente, los servidores pblicos, contratistas y pasantes del Departamento debern eliminar aquellos correos electrnicos almacenados en las carpetas de entrada y salida que no requieran. El proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica colaborar con los funcionarios del Departamento en el uso eficiente de los recursos y aplicaciones informticas.

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En relacin con el extravo o prdida de bienes muebles se aplicar lo establecido en la GUA PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO EN EL REA DE ALMACN G 004 PR GA. 10.8.1.13. Cajas menores Los gastos causados con cargo a los recursos de la caja menor debern ajustarse y obedecer a las directrices y lineamientos impartidos anualmente por el Gobierno Nacional (Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico) y por la entidad, a travs del acto administrativo que ordena la constitucin y funcionamiento de la Caja Menor, de conformidad con los procedimientos establecidos para tal fin. De igual manera, para la ejecucin de los recursos, se debern tener en cuenta los principios que rigen a la administracin pblica y a la gestin presupuestal y contractual de las instituciones pblicas. En todo caso, el Ordenador del Gasto y el funcionario responsable de la administracin de la Caja Menor no podrn realizar con fondos de Cajas Menores, las operaciones que se indican a continuacin: 1. Fraccionar compras de un mismo elemento. 2. Realizar desembolsos con destino a instituciones diferentes al Departamento. 3. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nmina, cesantas y pensiones. 4. Cambiar cheques o efectuar prstamos.

10.9. Gestin Documental El Proceso de Gestin Documental establece y ejecuta las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. Este proceso cuenta con cuatro (4) procedimientos: PD 001 PR GH - Control de Documentos PD 002 PR GH - Control de Registros, etapa 1 Archivo de Gestin y etapa 2 Archivo Central. PD 003 PR GH - Correspondencia PD 004 PR GH - Consulta y Prstamo de Documentos

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Se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos por el Departamento que stos llevarn en la parte superior la fecha en la cual es emitido el documento, la versin vigente y la identificacin de Copia Controlada, igualmente, la frase en el pie de pgina de cada documento y/o registro que dice Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versin vigente reposar en la carpeta de Calidad DAFP, con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo custodia de la Oficina Asesora de Planeacin y garantizar as el debido control y manejo de los mismos. El Lder Estratgico del proceso de Gestin Administrativa es el (la) Secretario (a) General encargado de la coordinacin, seguimiento y control de las actividades del proceso; el Lder Operativo es el (la) Coordinador (a) del Grupo de Gestin Documental, quien es responsable de las actividades de planificacin, ejecucin y resultados del mismo. 10.9.1 Polticas de Operacin del Proceso de Gestin Documental Las polticas de operacin del Proceso de Gestin Documental estn contempladas en los procesos, procedimientos, guas y manuales asociados al proceso. La entidad cuenta con la Gua para la elaboracin o actualizacin de documentos los parmetros de creacin y/o actualizacin de documentos, alineados con la normatividad vigente y las directrices establecidas en el Departamento. En cuanto al debido control de registros, la entidad da cumplimiento a la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nacin. 10.9.1.1 Poltica de Operacin de Archivo y Correspondencia El presente documento tiene por objeto establecer los lineamientos internos para el manejo de Archivo y Correspondencia del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

10.9.1.1.1 mbito de Aplicacin Estas directrices son de carcter interno y aplican para todos los procesos y dependencias del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

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El responsable del Proceso de Gestin Documental disear, aplicar y coordinar la gestin documental, como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo expuesto en las disposiciones legales, el sistema integrado de gestin y dems normas relacionadas, velando por el estricto cumplimiento de lo aqu dispuesto. 10.9.1.1.2 De la produccin documental Es responsabilidad de los funcionarios del Departamento dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la gua para la elaboracin o actualizacin de documentos vigente en el Sistema de Gestin de la Calidad; la gua para la organizacin y manejo de los archivos adoptada por la entidad, los cuales hacen parte integral del reglamento de archivo y correspondencia del Departamento; los procedimientos del Proceso de Gestin Documental y dems actos administrativos que regulan lo relacionado a la produccin de documentos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 10.9.1.1.3 De la recepcin, trmite y distribucin de los documentos Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica debern cumplir con los lineamientos establecidos en el procedimiento vigente del Proceso de Gestin Documental que regule estas acciones y las dems normas archivsticas vigentes en la materia. 10.9.1.1.4 Organizacin y funcionamiento de los archivos 10.9.1.1.4.1 Archivos de Gestin Los Lderes de los procesos institucionales, los jefes de dependencia y dems funcionarios de la entidad sern los responsables de cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado con la administracin, organizacin y control de los Archivos de Gestin; de preparar y enviar oportunamente las transferencias documentales al Archivo Central y del trmite, consulta y prstamo, de la documentacin que se encuentre bajo su responsabilidad. Para la organizacin de los archivos de gestin, los funcionarios debern seguir los lineamientos establecidos en la gua para la organizacin y manejo de los archivos adoptada por la entidad, el Acuerdo 042 del Archivo General de la Nacin y las orientaciones dadas por el proceso de de Gestin Documental, o el que haga sus veces, en materia de clasificacin documental, identificacin de series y subseries documentales, ordenacin, foliacin, rotulado de carpetas y archivadores, transferencias documentales y las dems relacionadas con la organizacin de los archivos.
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Las reas debern mantener actualizado el diligenciamiento del formato nico de inventario documental y llevar a cabo el control de consulta y prstamo de documentos, mediante la utilizacin del formato vigente para tal fin. Cuando un funcionario sea trasladado a otra dependencia o se retire de la entidad, debe entregar a su jefe inmediato los archivos debidamente organizados e inventariados que estn bajo su custodia. De igual forma relacionar los documentos de apoyo que con su jefe inmediato consideren necesarios para su gestin y eliminar los restantes.

10.9.1.1.4.2 Transferencias primarias Todos los procesos y dependencias del DAFP debern preparar los documentos a transferir al Archivo Central, segn las series y/o subseries y tiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental vigente, de acuerdo con el cronograma anual definido y las orientaciones dadas por el Proceso de Gestin Documental o el que haga sus veces. En principio las transferencias debern hacerse dos veces al ao, preferiblemente durante los meses de mayo y octubre. No obstante lo anterior, en casos excepcionales y por necesidades del servicio el cronograma podr modificarse, previa autorizacin del Comit de Archivo de la entidad. Ser responsabilidad del lder del Proceso de Gestin Documental o el que haga sus veces informar oportunamente a la Secretara General el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de los procesos, para que se tomen las medidas correctivas. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial, mediante la entrega fsica de la documentacin, la cual deber hacerse en el formato nico de inventario documental. El funcionario responsable del Archivo Central efectuar el cotejo respectivo, verificando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentacin fsica entregada. En caso de existir inconsistencias, oportunamente se informar a la respectiva dependencia para que se efecten las correcciones del caso. Luego de solicitados los ajustes, la dependencia cuenta con un trmino de mximo cinco das hbiles; para hacer llegar los formatos de inventario debidamente corregidos.

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Cuando se realice una inclusin de documentos en expedientes previamente transferidos al Archivo Central, deber dejarse constancia mediante el diligenciamiento del formato vigente para tal fin. 10.9.1.1.4.3 Eliminacin documental Para las series documentales cuya disposicin final sea eliminacin en el Archivo de Gestin, de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental respectiva, el Lder del Proceso el Jefe de la dependencia correspondiente ser el responsable de dicha actividad; levantar el inventario en el formato nico, elaborar y firmar el acta de eliminacin documental y lo presentar al Comit de Archivo para conocimiento. En el caso de la eliminacin en el Archivo Central, el Lder del Proceso de Gestin Documental o el que haga sus veces ser el responsable. En relacin con la eliminacin de documentos de apoyo, se atender lo dispuesto en el pargrafo nico del artculo 4 del Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nacin que menciona: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

10.9.1.1.4.4 Archivo Central El Archivo Central agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y requieren conservarse, por los trminos previstos en la tabla de retencin documental correspondiente. Las transferencias documentales debern ser recibidas y cotejadas por el funcionario del Archivo Central, se almacenarn en cajas de archivo, que se numeraran consecutivamente, respetando la estructura orgnica funcional y nmero de transferencia; posteriormente, debern ser ubicadas en la estantera o archivo correspondiente. Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentacin, se tendr como instrumento descriptivo un inventario general, compuesto por los inventarios de cada dependencia, a los cuales se les harn las modificaciones y correcciones necesarias y se les asignar la signatura topogrfica.

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El responsable del Archivo Central llevar a cabo la disposicin final en el Archivo Central, de acuerdo a la normatividad archivstica vigente.

10.9.1.1.4.5 De la consulta y prstamo de documentos La relacin del formato nico de inventario documental ser la herramienta de consulta de documentos transferidos al Archivo Central por parte de las dependencias. La consulta de los documentos se llevarn a cabo en las instalaciones del Archivo Central y solo saldrn de all en caso de solicitar copias o cuando la necesidad de trabajo lo amerite, para lo cual el plazo mximo de prstamo ser de cinco das hbiles. El control de las consultas en el Archivo Central se llevar a cabo mediante el diligenciamiento del formato de consulta y prstamo de documentos vigente. El servicio de consulta de documentos del Archivo Central solicitado por usuarios externos, se realizar a travs del lder del proceso el jefe de la dependencia responsable de las series a consultar. Cada usuario se responsabilizar por el cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas. La salida temporal de los documentos solo se har en casos imprescindibles. El encargado del Archivo Central autorizar la salida temporal de documentos originales, copias o expedientes del Archivo Central y solo en los siguientes eventos: Por solicitud expresa del lder del proceso el jefe de la dependencia productora de los documentos. Por solicitud de los entes judiciales y organismos de control. Por motivos tcnicos como la microfilmacin y/o digitalizacin. 10.9.1.1.4.6 Archivo Histrico El Lder del Proceso de Gestin Documental o el que haga sus veces efectuar las transferencias del Archivo Histrico al Archivo General de la Nacin, en los trminos establecidos por el Decreto 998 de 1997 y el Acuerdo No 8 de 1995, previo acuerdo con el Archivo General de la Nacin.
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10.9.1.1.4.7 De la conservacin documental En aras de la conservacin documental no se perforaran los documentos que pertenezcan al archivo de gestin, se efectuar una foliacin continua , para garantizar el orden y control de los documentos sueltos, la utilizacin de carpetas de cuatro aletas debidamente rotuladas e identificadas y la utilizacin de los separadores de series y subseries documentales. Estas actividades, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y las instrucciones impartidas por el Comit de Archivo se harn de manera progresiva, a excepcin de las series documentales que el Comit de Archivo estipule necesario, previa sustentacin del proceso productor, para lo cual se utilizarn ganchos legajadores plsticos. De igual forma, se suspender el uso de AZ para las series documentales que conforman el archivo de gestin.

10.9.1.1.4.8 De la Tabla de Retencin Documental Las Tablas de Retencin Documental podrn actualizarse en cualquier momento, conforme con las modificaciones estructurales o funcionales del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica o las necesidades del servicio. Las modificaciones debern ser solicitadas por el lder del proceso jefe de la dependencia correspondiente y la propuesta de actualizacin se llevar a cabo mediante acompaamiento y asesora del proceso de Gestin Documental o el que haga sus veces, para su posterior presentacin ante Comit de Archivo de la entidad. A partir de la fecha de aprobacin de las Tablas de Retencin Documental, se llevar a cabo su aplicacin en los archivos de gestin correspondientes.

10.9.1.1.4.9 Del Horario de Atencin El servicio de radicacin de correspondencia se prestar de lunes a viernes de 8:00 a 4:00 p.m., en jornada continua y la consulta en el Archivo Central se prestar de 8:00 a 5:00 en jornada continua. 10.9.1.1.5 Del Sistema de Gestin Documental 10.9.1.1.5.1 De su administracin El Sistema de Gestin Documental adoptado ser administrado por el proceso de Gestin Documental en coordinacin con el proceso de Administracin de la
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Tecnologa; para su aplicacin al interior de la entidad se podrn conformar mesas de ayuda u otros mecanismos que permitan garantizar su implementacin y correcta utilizacin al interior del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 10.9.1.1.5.2 De su utilizacin Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica a quienes les sea asignado usuario y contrasea, harn uso del sistema de acuerdo con los lineamientos brindados por el Proceso de Gestin Documental. La toma de decisiones en cuanto a uso, administracin y desarrollo del sistema que tengan relacin directa con normas archivsticas y el proceso de gestin documental del Departamento debern ser expuestas ante el Comit de Archivo.

10.9.1.1.6 Prohibiciones y Sanciones En el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, est prohibido: El ingreso de personas no autorizadas al depsito del Archivo Central. Producir documentos en formatos o estilos distintos a los normalizados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Hacer anotaciones, subrayar, tachar, hacer marcas, mutilar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos de archivo, independientemente de la fase en que se encuentren. Realizar actividades que pongan en peligro la integridad fsica de los documentos, tales como: fumar o consumir comida o bebidas, durante la consulta. Recibir o tramitar y/o enviar documentos oficiales sin el radicado correspondiente, con las excepciones que la entidad determine previo sometimiento a aprobacin del Comit de Archivo. Sacar los documentos del depsito del Archivo Central sin la autorizacin del responsable de su administracin. Sustraer documentos contenidos en los expedientes a su cargo o facilitados para su consulta La Oficina de Control Interno ejercer el debido acompaamiento y control de gestin a todas las etapas que involucran la gestin documental institucional, directamente al proceso de Gestin Documental a travs de las distintas auditorias de gestin a los dems procesos. De igual manera el Jefe de la Oficina de Control Interno su delegado ser invitado permanente a las distintas sesiones del Comit de Archivo y a las reuniones programadas por los lderes de los
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procesos con ocasin de la eliminacin de registros de conformidad con los parmetros de las tablas de retencin documental correspondientes.

10.10. Administracin de la Tecnologa Informtica El objetivo de este proceso dentro del DAFP es la administracin de los recursos tecnolgicos mediante el diagnstico, planeacin, gestin, evaluacin y construccin de soluciones de TI, con el fin de fortalecer las actividades funcionales y misionales del DAFP. El Lder del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica PR AT es el (la) Jefe de la Oficina de Sistemas. Los procedimientos relacionados son: PD 001 PR AT - Diseo, Desarrollo y Mantenimiento de Software Institucional PD 003 PR AT - Soporte Tcnico

10.10.1 Polticas de Operacin Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica

10.10.1.1 Objetivo Describir y enunciar los principales lineamientos en relacin con aspectos generales de la informtica y comunicaciones del Departamento, con sistemas de informacin que apoyan la gestin, equipos de cmputo, redes de datos y seguridad informtica. 10.10.1.2 Alcance Estas polticas estn dirigidas a las directivas, los funcionarios, contratistas, consultores, pasantes y el personal vinculado con firmas que prestan servicios a la entidad, que laboran en las instalaciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y que utilicen las tecnologas de informacin y de comunicaciones propiedad del mismo. Estas polticas aplican a los equipos propios, en comodato o arrendados que tiene el Departamento.

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10.10.1.3 Responsable El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica ser la responsable del mantenimiento y revisin peridica de las polticas de sistemas, para lo cual tendr en cuenta cambios tecnolgicos, cambios que ocurran en la organizacin del Departamento o nuevas normas jurdicas, que afecten las polticas aqu enunciadas.

10.10.1.4 Razones para la proteccin de la informacin Valor de la informacin: La informacin es el segundo activo ms importante despus del recurso humano en la entidad. Si se pierde, el costo puede ser considerable en trminos econmicos y de imagen. Servicio al cliente: Nuestra entidad debe proteger la informacin y los equipos de cmputo de los riesgos a que estn expuestos, para garantizar a los clientes internos y externos la continuidad en sus operaciones y servicio. Legal: Las copias de software ilegal instaladas en los equipos de computacin violan la Ley 23 de 1982, el Decreto 1360 de 1989 y la Ley 44 de 1993 sobre Derechos de Autor y exponen al DAFP a multas, demandas y sanciones. Productividad: Tiempo muy valioso se puede perder recuperando informacin de la cual no se tienen copias de respaldo y que se ha borrado o alterado en forma accidental, por ataques de virus informtico por permitir el acceso a personas no autorizadas. Interaccin funcionarios-computador: El computador, los programas, las impresoras, la red y dems recursos computacionales son herramientas importantes utilizadas por los funcionarios del DAFP como soporte al proceso de toma de decisiones, gestin administrativa y para uso exclusivo de los fines del servicio. 10.10.1.5 Propsito Las polticas de sistemas tienen como propsito mejorar el impacto de la funcin de los sistemas y de los recursos informticos en las actividades del Departamento. Es un compromiso de cada persona usuaria de un computador, de los servicios y de las redes del Departamento conocer estas polticas y acatarlas durante el desarrollo de sus funciones.

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10.10.1.6 Disposiciones Generales Este captulo agrupa las acciones que estn encaminadas a regular los servicios de TIC que presta el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica del DAFP. a) Los recursos informticos y de comunicaciones solo podrn ser utilizados por los servidores, contratistas, pasantes y proveedores cuya labor se desarrolle en las instalaciones del Departamento. b) Los servicios informticos se brindarn en funcin de los recursos disponibles del Departamento. c) Toda solicitud de compra, adquisicin o actualizacin de recursos de informtica y comunicaciones debe contar con la respectiva autorizacin y concepto tcnico del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. d) Todo proyecto de cualquier ndole que requiera o involucre el uso de recursos informticos y/o comunicaciones deber contar con el visto bueno del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. e) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica definir un esquema para la recepcin y atencin de las solicitudes de servicios que tengan que ver con recursos informticos y de comunicaciones. f) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica velar porque los servidores y equipos de comunicaciones estn ubicados en instalaciones fsicas que estn debidamente administradas de acuerdo con los recursos que se asignen para tales fines. g) La infraestructura tecnolgica que soporta los servicios informticos de comunicaciones de los sistemas de informacin de del Departamento, ser administrada por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. h) El Proceso de Administracin de la Tecnologa propender por mantener la confidencialidad de los datos colocados en los sistemas de informacin. Slo se permitir el acceso a informacin propia de los usuarios de la Entidad cuando sea solicitado de manera formal por una autoridad competente, con la respectiva justificacin. i) Cualquier instalacin de software o hardware deber ser avalado y autorizado por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. 10.10.1.7 Polticas de Infraestructura En este apartado se agrupan las polticas que tienen relacin directa con el uso de los equipos de cmputo, as como el cuidado que debe procurrsele, sea ste fsico o lgico. Este captulo se divide en gestin fsica y gestin lgica.

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Gestin Fsica a) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica definir los lineamientos y esquemas para garantizar el mantenimiento de los PCs, servidores, impresoras y dems perifricos propiedad del Departamento. b) La instalacin, traslado y retiro de los equipos ser realizado por el personal del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica autorizado, en coordinacin con el Grupo de Gestin Administrativa|. Los responsables del rea tcnica debern dar cumplimiento a las normas de instalacin, y notificaciones correspondientes de actualizacin, reubicacin, reasignacin y todo aquello que implique movimientos en su ubicacin. c) Los usuarios deben reportar cualquier anomala en los equipos o impresoras, a travs del Sistema Helpdesk. Bajo ninguna circunstancia el usuario debe destapar el equipo y/o la impresora. Esta actividad slo la debe hacer el personal autorizado del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. d) Los equipos de cmputo solo debern ser conectados a los contactos de corriente regulada y no se debern conectar otro tipo de aparatos elctricos en estos contactos (aspiradoras, brilladoras, radios, cocinetas, etc.). e) Todo el equipo de cmputo (computadoras, estaciones de trabajo, servidores, y equipo accesorio), que est o sea conectado a la Red del DAFP, o aquel que en forma autnoma se tenga y que sea propiedad de la institucin debe de sujetarse a las normas y procedimientos de instalacin establecidos en esta poltica. f) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica en coordinacin con el Almacn mantendr un registro de todos los equipos propiedad del DAFP. g) La proteccin fsica de los equipos corresponde a quienes se les asigna. h) El acceso a cualquiera de los servidores que forman parte de la Granja de Servidores del Departamento ser restringido, excepto para el personal del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica encargado de las labores de administracin. i) El acceso al Centro de Cmputo ser autorizado por el Profesional del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica encargado de las funciones de administracin del centro de cmputo, el cual ser controlado a travs de una bitcora. Gestin Lgica a) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica realizar las gestiones necesarias para que todos los equipos de las reas de cmputo y servidores cuenten con antivirus.

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b) Todos los equipos que no estn siendo utilizados, deben permanecer bloqueados mientras los usuarios se encuentren ausentes de su rea de trabajo. c) Cada usuario deber tener asignada una cuenta y una clave de acceso, a travs del cual podr acceder a los recursos de red que tenga autorizados. d) Queda prohibido para cualquier usuario prestar su cuenta personal de red a otra persona. e) Las contraseas (claves), cdigos de acceso, tarjetas inteligentes, tokens, llaves, combinaciones de cajas fuertes, etc., asignados a los usuarios que permiten acceder a los servicios, sistemas, redes, discado telefnico nacional, internacional y celular y a ubicaciones fsicas de recursos informticos, son personales e intransferibles. Su uso, administracin y reserva ser responsabilidad de cada usuario. f) Es responsabilidad del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica instalar las actualizaciones de software y parches de seguridad peridicamente.

10.10.1.8 Poltica de Redes En este captulo, se agrupan los lineamientos que tienen como finalidad reforzar la seguridad de los activos institucionales que circulan por la red. Para administrar de la mejor manera este recurso, dichos lineamientos se dividen en gestin fsica y gestin lgica. Gestin Fsica a) El esquema de las redes LAN para el Departamento, ser definido por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica y se seguirn los lineamientos de conectividad que ella establezca. b) Para atender las necesidades de cableados estructurado se utilizarn los estndares internacionales establecidos. c) Todo el equipo de cmputo que est o sea conectado a la Red, debe sujetarse a las polticas de acceso que emita el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. d) El mantenimiento preventivo al hardware de la infraestructura de la red de telecomunicaciones y servidores deber ser realizado semestralmente por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica, adems deber ser registrado. e) Control de acceso remoto. El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica es el responsable de proporcionar el servicio de acceso remoto y las normas de acceso a los recursos informticos disponibles.

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Todos los servicios de acceso mediante cualquier protocolo por parte de terceros debern ser autorizados por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. Para hacer efectivos los accesos se configuran las reglas en el firewall para trfico entrante y saliente y en cada uno de los servidores se permiten o cierran los puertos segn los servicios a los cuales estn dedicados. Este proceso es realizado por el por el profesional del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica asignado. Gestin Lgica a) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica es el responsable de proporcionar a los usuarios el acceso a los recursos informticos. b) La creacin de cuentas de usuario de red, correo se administrar de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. c) El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica velar porque se establezcan sistemas de proteccin informticos. d) Los recursos disponibles a travs de la Red del DAFP sern de uso exclusivo para el cumplimiento de las funciones asignadas a cada uno de los usuarios. e) El usuario de servicios de acceso remoto deber sujetarse a las Polticas de uso de Red e Internet. 10.10.1.9 Poltica de Internet y Correo Electrnico Internet a) El Departamento proveer el canal de comunicacin con Internet. La administracin, control y optimizacin de este recurso se realizar por parte del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. b) Se prohbe la navegacin por Internet, en temas que atenten contra el buen nombre del Departamento o que pongan en riesgo la configuracin de su infraestructura tecnolgica. c) Los accesos a las pginas de web a travs de los navegadores estarn sujetas a los filtros de contenido y de navegacin instalados en la red de la entidad. Correo Electrnico a) La direccin de correo es personal e intransferible. Por lo tanto, cada usuario es responsable por todo mensaje enviado a travs de su cuenta de correo electrnico. As como, de la administracin de la informacin contenida en los buzones.

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b) Se prohbe el envo de cualquier tipo de mensajes, con archivos de video, sonido o grficos, o contenidos que no sean institucionales. c) No se debe realizar suscripciones de las cuentas corporativas (asignadas por el DAFP) a sitios de Internet cuyo carcter no sea institucional. d) Los buzones de correo electrnico tienen espacio limitado: Los mensajes enviados y recibidos por los usuarios de correo se almacenan en el disco duro de cada PC en el que se encuentre configurada la cuenta de correo electrnico al momento de consultarlo. La cuenta que no sea utilizada durante 30 das, se suspender, sino se ha dado previo aviso al Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica (por razones de vacaciones u otra ndole).

10.10.1.10 Sistemas de Informacin Administracin de Software a) Los estndares y versiones de software establecidos para el desarrollo y operacin de los sistemas de informacin de del Departamento sern fijados y evaluados por el Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica. b) Ningn proceso podr adquirir, desarrollar e implementar sistemas de informacin. Si esto sucediera, no es responsabilidad del Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica ante ninguna entidad, compaa o institucin externa, dar soporte, mantenimiento o legalizar las licencias. c) Todo desarrollo, invencin o aplicacin realizada para el Departamento, ser propiedad del mismo. d) En los equipos de cmputo, de telecomunicaciones y en dispositivos basados en sistemas de cmputo, nicamente se permitir la instalacin de software con licenciamiento. El Proceso de Administracin de la Tecnologa Informtica tendr la autoridad de remover todo el software no licenciado ni autorizado que se encuentre instalado en los equipos de cmputo y de telecomunicaciones. e) La adquisicin y actualizacin de software para equipo de cmputo y de telecomunicaciones se llevar a cabo de acuerdo a los requerimientos tcnicos de los mismos. Uso de Software a) Para atender las necesidades de aplicativos del Departamento se utilizarn los procedimientos definidos. b) Los usuarios de los sistemas de informacin del Departamento sern los responsables del contenido y actualizacin permanente de los datos. c) El control de acceso a los sistemas de informacin ser determinado por cada uno de los administradores funcionales del sistema.
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10.10.1.11 Seguridad Fsica La Seguridad Fsica consiste en la aplicacin de barreras fsicas y procedimientos de control, como medidas de prevencin y contramedidas ante amenazas a los recursos e informacin confidencial. Esta seguridad fsica, se refiere a los controles y mecanismos de seguridad dentro y alrededor del Centro de Cmputo implementados para proteger el hardware y los medios de almacenamiento de datos. Las salvaguardas fsicas limitan el acceso fsico directo a los equipos. Las salvaguardas fsicas pueden incluir los siguientes mecanismos: cerraduras, bloqueos para teclados, vigilantes de seguridad, alarmas y sistemas ambientales para la deteccin de agua, fuego y humo. Las salvaguardas fsicas tambin incluyen sistemas de respaldo y alimentacin de reserva, tales como bateras y fuentes de alimentacin continua (UPS). Consideraciones Generales a) Es recomendable el establecimiento de medidas apropiadas de seguridad fsica y control de accesos para las instalaciones de tecnologa informtica, incluyendo la utilizacin de sitios externos como mecanismos de proteccin. b) La seguridad fsica y los controles de acceso debern considerar no slo el rea que contiene el hardware del centro de cmputo, sino tambin las reas en que se aloja el cableado utilizado para conectar elementos del sistema, servicios de soporte (tales como energa elctrica), backup de medios y cualquier otro elemento requerido para operacin de los servicios de tecnologa. c) Algunas de los mecanismos de seguridad fsica aplicables son provistos por la entidad y afectan el desarrollo de las funciones de los servicios de tecnologa de la informacin. 10.10.1.12 Control de Acceso Fsico El control de acceso requiere un mecanismo de identificacin de quien ingresa, asociado a la apertura o cerramiento de puertas. As como permitir o negar acceso basado en restricciones de tiempo, rea o sector dentro del Departamento. Servicio de Vigilancia El Servicio de Vigilancia es el encargado del control de acceso de todas las personas al edificio. Este servicio es el responsable de ubicar los vigilantes en 100

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lugares estratgicos para cumplir con sus objetivos y controlar el acceso del personal. Estos esquemas incluyen: a) A cualquier personal ajeno a la entidad se le solicitar realizar el registro de ingreso formulario de datos personales, los motivos de la visita, hora de ingreso y de egreso. b) Las credenciales de identificacin de los visitantes tienen como fin efectuar un control eficaz del ingreso y egreso del personal a las distintas reas de la entidad. Utilizacin de Detectores de Metales El detector de metales es un elemento prctico para la revisin de personas, ofreciendo grandes ventajas sobre el sistema de palpacin manual. La sensibilidad del detector es regulable, permitiendo de esta manera establecer un volumen metlico mnimo, a partir del cual se activar la alarma. De este modo, actuar como elemento disuasivo. Este control se utiliza como filtro de acceso y salida del Departamento. Escolta de Visitantes a) Todas las personas que no formen parte del grupo de operaciones de la administracin de los equipos y servicios del centro de cmputo o reas asociadas a l, sern escoltadas por algn miembro de ese grupo cuando deban ingresar a las instalaciones de cmputo. b) Se mantiene y revisa regularmente la bitcora de visitantes.

Proteccin contra Factores Ambientales Involucran el establecimiento y mantenimiento de las medidas para la proteccin contra los factores ambientales (por ejemplo, fuego, polvo, electricidad, calor excesivos). Para el cumplimiento de estos lineamientos se aplican las condiciones relacionadas a continuacin: a) Se cuenta con mecanismos en caso de incendios. Extintor. b) Se cuenta con Sistema de Aire acondicionado para el centro de cmputo. c) En el centro de Cmputo y centros de cableado no se almacenan elementos combustibles. d) El cableado se encuentra bajo tierra o en conductos protegidos tanto como sea posible.

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Distribucin Fsica a) Se encuentra establecido el espacio apropiado para el centro de cmputo, el cual cumple con requisitos bsicos en cuanto a condiciones de acceso, temperatura y mantenimiento. b) Se encuentra establecida la generacin y actualizacin de los planos que contienen los recursos de tecnologa que proveen los servicios de conectividad y provisin de servicios. Estos incluyen los inventarios y esquemas de las redes y equipos de conectividad asociados. c) El centro de Cmputo dispone de piso de placas extrables a fin de permitir el manejo de cables de alimentacin, comunicaciones, interconexin de equipos, receptculos asociados con computadoras y equipos de procesamiento de datos. Acceso a) El Centro de Computo est separado, aislado y slo puede ser accedido por el personal de tecnologa de informacin y personal de mantenimiento tomando como base un acceso necesario y registrado. b) Se encuentran instaladas puertas de acceso restringido y con seguros especiales. c) Se encuentran establecidos procedimientos de administracin de llave lectora de tarjetas adecuados o llaves de acuerdo a los mecanismos de acceso instalados. d) Los armarios de cableado que se encuentran fuera del centro de cmputo estn fsicamente protegidos y solo son accesibles a travs de autorizacin. e) Se encuentran identificadas las rutas de emergencia para evacuacin de los funcionarios del Centro de Cmputo.

10.11. APOYO JURDICO Y REPRESENTACIN JUDICIAL

Se establece como objetivo del Proceso de Apoyo Jurdico y Representacin Judicial el representar a la Nacin - Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en los procesos judiciales en que la entidad es parte demandada y demandante, a travs de la gestin de las correspondientes acciones judiciales, en defensa de sus intereses. El Lder del Proceso Apoyo Jurdico y Representacin Judicial es el (la) Director(a) Tcnico (a) Jurdico (a).

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Cuenta para su ejecucin con los siguientes procedimientos: PD 001 PR AJR - Apoyo Jurdico Interno PD 003 PR AJR -Cobro de obligaciones a favor del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica mediante Jurisdiccin Coactiva. PD 004 PR AJR - Representacin Judicial del DAFP como Demandado PD 005 PR AJR - Representacin Judicial del DAFP como Demandante

10.12. PROCESO DE MEDICIN Y ANLISIS Establecer y aplicar mtodos para el seguimiento, medicin y evaluacin de los procesos y el anlisis de informacin que garanticen el mejoramiento continuo de la entidad es el objetivo del Proceso de Medicin y Anlisis. Los Lderes responsables del Proceso son (el) la Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno. Para su ejecucin cuenta con los siguientes procedimientos: PD 001 PR MA - Auditoras Internas de Gestin PD 002 PR MA - Producto/Servicio No Conforme PD 003 PR MA - Acciones Correctivas y Preventivas PD 004 PR MA - Seguimiento, Medicin y Anlisis al Sistema de Gestin de la Calidad PD 005 PR MA - Auditorias Internas de Calidad PD 006 PR MA - Respuesta a Quejas y Reclamos del Usuario formuladas por escrito. PD 008 PR MA Seguimiento a la Gestin PD 009 PR MA Diseo, Seguimiento y Anlisis de los Indicadores

10.12.1 Polticas de Operacin Sistema de Quejas y Reclamos del DAFP

Las polticas de Administracin del Sistema de Quejas y Reclamos del DAFP, se encuentran contenidas en el Proceso de Medicin y Anlisis, especficamente en el Procedimiento PD 006 PR MA - V.4 Respuesta a Quejas y Reclamos del Usuario formulados por Escrito.

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10.12.1.1 Objetivo Orientar y garantizar el adecuado y oportuno tratamiento a las peticiones, quejas y reclamos de los ciudadanos de acuerdo a las normas, al procedimiento respectivo y a los instrumentos que existen al interior de la entidad. Con el fin de fortalecer el control y mejorar la prestacin de los servicios del DAFP, respondiendo a las mismas de forma articulada con el Sistema de Gestin de Calidad, el MECI y la Poltica Nacional de Atencin al Ciudadano.

10.12.1.2 Alcance Es responsabilidad de todos los Servidores del Departamento garantizar al ciudadano o usuario una efectiva, oportuna y continua prestacin del Servicio sin importar el proceso al cual pertenecen. Los jefes de las reas son los responsables de velar por la calidad del servicio que se brinda a los mismos. As mismo, todos los servidores del DAFP deben prestar sus servicios atendiendo lo dispuesto en la Gua de Productos y Servicios del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

10.12.1.3 Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento El Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, es una herramienta que permite el control y mejoramiento en la prestacin del servicio, al consolidar informacin sobre las inquietudes, quejas y reclamos que tienen los usuarios. De igual forma, permite establecer la manera de resolverlas y as, superar las causas que las originan. Del Sistema hacen parte las normas que reglamentan el trmite de peticiones, quejas y reclamos, los aplicativos que permiten su registro y monitoreo, los procesos y procedimientos asociados a la prestacin del servicio, as como, sus indicadores y mapas de riesgos, los documentos que establecen directrices para la prestacin del servicios, los planes e informes en materia de servicio al ciudadano, y en general, todos los componentes del Sistema Integrado de Gestin del DAFP que intervienen en la prestacin del servicio.

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10.12.1.4 Administracin del Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento El Grupo de Atencin al Ciudadano, bajo las directrices de la Secretaria General, administra el Sistema. Para ello, debe recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulan, y que se relacionen con la prestacin del servicio. As mismo, debe informar peridicamente al Director del Departamento sobre la gestin del Sistema y presentar las recomendaciones a que haya lugar. Para ello contar con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeacin como Lder Estratgico del proceso de Medicin y Anlisis. Las quejas y reclamos se deben resolver y contestar de acuerdo con lo establecido en Cdigo Contencioso Administrativo y en la reglamentacin interna vigente, y atendiendo el Procedimiento PD 006 PR MA V.4 Respuesta a Quejas y Reclamos del Usuario formulados por Escrito. Los riesgos de los procesos asociados a la prestacin del servicio debe monitorearse de acuerdo con la Poltica de riesgos del Departamento, e incluir acciones de control para subsanar las causas que generan riesgos (materiales o potenciales) para la adecuada prestacin del servicio.

10.12.1.5 Mecanismo para Formular Quejas y Reclamos al Departamento Las quejas y reclamos deben presentarse por escrito a travs de cualquiera de los siguientes mecanismos: Aplicativo Web P.Q.R. Radicacin Personal en la Carrera 6 No. 12-62, horario de atencin de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Correo electrnico webmaster@dafp.gov.co Fax 3412120 El contenido de la queja o reclamo debe ceirse a lo previsto en la reglamentacin interna que para el efecto expida el Departamento.

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10.12.1.6 Vigilancia al Sistema de Quejas y Reclamos del Departamento La Oficina de Control Interno debe vigilar que la atencin a las quejas y reclamos se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la Direccin del Departamento un informe semestral, acorde con lo sealado en el Estatuto Anticorrupcin.

10.12.1.7 Acciones Preventivas y Correctivas Con la finalidad de que las quejas y reclamos se solucionen de manera efectiva y evitar que se conviertan en temas recurrentes, cualquier servidor del Departamento puede proponer Acciones Preventivas y Correctivas, acorde con lo previsto en el Procedimiento PD 003 PR MA Acciones Correctivas y Preventivas.

10.12.1.8 Parmetros Internos para la Atencin de Quejas y Reclamos Todas las quejas y reclamos se deben presentar por escrito; si un ciudadano presenta una queja verbal, se le debe orientar para que la registre en medio fsico o electrnico a travs de los diferentes mecanismos dispuestos. El trmite de las quejas y reclamos debe iniciarse en un plazo no mayor a cinco (5) das despus de ser recibida. Las reas objeto de las quejas y reclamos deben darles prioridad y subsanar en el menor tiempo posible las razones que las originaron. Cuando una queja es recurrente (reitera la causa) se deben establecer acciones preventivas o correctivas, a travs de Reportes de Mejoramiento.

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LISTADO DE ANEXOS

ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO

Organigrama del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Mapa de Procesos del DAFP Procesos Procedimientos Normograma Manual de Contratacin Matriz de Responsabilidades Matriz Recursos Humanos Matriz de Infraestructura Matriz de Indicadores de los Procesos Matriz de Indicadores de los Objetivos de Calidad Formatos Generales Indicadores del Sistema Gua Elaboracin o Actualizacin de Documentos Guas de los procesos

Elaborado por: Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeacin

Aprobado por: Elizabeth Rodrguez Taylor Directora 107

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ANEXO 1
Organigrama del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

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ANEXO 2
Mapa de Procesos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Direccionamiento Estratgico

Gestin de Polticas Pblicas


Formulacin de la poltica
Instrumentalizacin de la Poltica

Difusin

Asesora

Gestin del Talento Humano

Gestin Gestin Financiera Administrativa

Gestin Documental

Administracin de la Tecnologa Informtica

Apoyo Jurdico y Representacin Judicial

Medicin y Anlisis

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