“Manual de uso básico de la herramienta de trabajo en grupo

BSCW.”
Elaborado por: Centro de Informática y Comunicaciones
Universidad Pablo de Olavide, Sevilla

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1. Descripción.

2. Darse de alta.

3. Acceso al espacio de trabajo.

4. Comenzar a trabajar con BSCW.

a. Opciones más interesantes del espacio de trabajo compartido.

5. Añadir elementos nuevos a una carpeta de trabajo.

6. Administración de usuarios.

a. Roles

b. Varias cuestiones de interés

7. Documentos

a. Versionar un documento

b. Congelar un documento

8. URL.

9. Objeto: Agendas, personal y de grupo.

10. Objeto: Foro de discusión.

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1.- Descripción.

BSCW

La herramienta de trabajo en grupo BSCW está disponible en la Universidad

Pablo de Olavide para el Personal Docente y de Investigación, el Personal de
Administración y Servicios, así como para alumnos de Cursos de Doctorado.

Esta herramienta se basa en internet para compartir información con una persona o
grupo de personas con la que se trabaja en un proyecto, una asignatura o cualquier otra
labor ubicada en la universidad.
Esta herramienta esta disponible tanto desde dentro como desde fuera de la universidad,
con lo que tambien dispone de un espacio en el que colgar documentos y descargarlos
desde casa para seguir trabajando.

El objetivo principal de esta herramienta, como se dijo anteriormente, es compartir

documentos de interes con otros miembros de este sistema.

2.- Darse de alta.

Debe darse de alta enviando una petición de servicio al Centro de Informática y
Comunicaciones.

Rellene el formulario y recibirá un mensaje indicándole que ha sido creado su espacio

de trabajo y que puede acceder a él. Automáticamente tendrá una cuota de espacio
asignada, en principio 300 Mb. que podrá utilizar para compartir o almacenar la
información que desee. Este espacio no debe superarse, puesto que en tal caso no podra
añadir ningún documento más.

Si necesita compartir este espacio con algún profesor/investigador que siendo de fuera
de la universidad tiene una relación de trabajo o colaboración con usted, puede solicitar
el alta de este usuario en el servicio y compartir con él la información que estime
oportuna a través de este sistema. Envie una solicitud de servicio para ello.

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3.- Acceso al espacio de trabajo.
Acceda a la página web de la UPO y desde la pestaña ‘P.A.S.’, pinche en ‘Aplicaciones
de trabajo en grupo’.

Seleccione la opción de ‘Carpetas Privadas’.

Aparecerá una pantalla como la siguiente en la que deberá introducir el usuario y la

contraseña que habitualmente utiliza para acceder a los Servicios Personales vía web
ofrecidos por la Universidad.

Este usuario y contraseña no caduca y será siempre el mismo. Si usted quiere

modificarlo, puede hacerlo siguiendo las instrucciones desde la siguiente dirección
http://webcic.upo.es/iframe.php?file=usuarioldap/cambio_contrase.html

Cuando acceda a su espacio de trabajo por primera vez, sólo podrá ver su directorio.
Éste estará vacío si no fue invitado por ningún otro usuario aún.

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Fig1

Antes de empezar a trabajar en este espacio, debe verificar que las siguientes opciones
las tiene activas:

1.- Pulse sobre la opción ‘Ver’ de la barra de herramientas y verifique las opciones que
quiere tener activas, un ejemplo aparece en la figura adjunta.

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2.- Desde la barra de herramientas, seleccione ‘Opciones/Nivel’, y verifique que está
marcado la opción ‘Experto’. Vea la figura adjunta.

4.- Comenzar a trabajar con BSCW.

Para comenzar a trabajar deberá crear una carpeta nueva .
Para ello, seleccione la opción “Fichero/Nuevo/Carpeta” de la barra de herramientas de
BSCW

o pulse el icono de la carpeta como se muestra en la figura.

Crear nueva carpeta

Una vez creada la carpeta, podrá acceder a ella haciendo clic sobre su nombre.

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En la siguiente imagen se muestran las acciones posibles sobre una carpeta.

Acciones que se pueden realizar sobre una carpeta

NOTA: Dependiendo del tipo de objeto que seleccionemos (carpeta, documento,

debate...) este menú dará opciones distintas.

a) Acciones más interesantes del espacio de trabajo compartido.

A continuación se describen las acciones más interesantes que se pueden realizar sobre
cada uno de los objetos disponibles en BSCW, dependiendo del objeto pueden aparecer
unas opciones u otras. Se describirán las acciones disponibles para una carpeta.

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Abrir, abre la carpeta seleccionada.

Historial, muestra todos los eventos ocurridos sobre la carpeta de la que mostramos el
historial (cuando se ha creado y por quién, modificaciones…), ejemplo:

Info, proporciona detalles de la carpeta: usuarios y privilegios de cada uno de los

miembros que acceden al contenido de la carpeta, nº de objetos que contiene la carpeta,
y da una descripción de los privilegios de cada tipo de usuario.

Contenido, muestra en una pantalla el contenido de la carpeta principal, es decir, cada

uno de los elementos (documentos, foros, agenda…), la persona que ha creado dicho
elemento, la fecha de creación e iconos con información sobre los eventos ocurridos
desde la última vez que visitamos la carpeta.

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Dar por visto, borra todos los iconos de los eventos ocurridos en la carpeta desde la
última vez que pulsamos este botón. Cuando se realicen nuevas acciones sobre algún
elemento de esta carpeta de nuevo aparecerá el icono que nos informara sobre una
nueva lectura, o un nuevo elemento, por ejemplo.

Archivar, permite guardar la carpeta comprimida.

Descripción, permite insertar una descripción del contenido de la carpeta.

Cambiar

Tal y cómo se muestra en el menú que aparece en la figura, se podrá modificar el

nombre, la descripción, los atributos (es una descripción), el titular de la carpeta o los
eventos que están definidos para esta carpeta.

Los ‘Eventos’, son las acciones que se realizan sobre una carpeta (creación,
modificación, lectura…) y se puede configurar para que cuando ocurra un evento sobre
alguna carpeta envíe una notificación por correo.

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Cuando se produce alguna acción sobre la carpeta (lectura, modificación...)., aparece al
lado de la carpeta en la columna “Eventos” un símbolo que indica el evento ocurrido.

Al pulsar la opción Eventos , aparece la pantalla siguiente, las opciones que debemos
tener activas son las que se muestran en la figura.

Nuevo, permite añadir nuevos elementos a esta carpeta (documento, carpeta, lista de
contactos …)

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Acceso, permite definir el nivel de acceso de los miembros a los que invitamos a una
carpeta.

Añadir Rol, asignar un rol significa definir las acciones que un miembro, al que
invitemos a nuestro espacio de trabajo, puede realizar sobre un documento, carpeta,
debate ...

Dentro de la carpeta que creó al inicio de la sesión, podrá añadir los objetos que desee:
documentos (en formato Word, Excel, Access...), URL, reuniones, discusiones e incluso
otras carpetas.

A cada objeto le corresponde un icono según su categoría.

En la figura adjunta, se muestran algunos de ellos.

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5.- Añadir elementos nuevos a una carpeta de trabajo.
Para añadir un elemento nuevo dentro de una carpeta debemos seleccionar en primer
lugar la carpeta y una vez dentro de ella hay dos opciones:

1.- Seleccionar el icono correspondiente al elemento que quiere añadir de los que
aparecen en la barra (compartir con otros miembros, debate, url, carpeta, documento,
conjunto de documentos o tarea)

2.- Pinchar en la carpeta y en la barra del menú seleccionar ‘Fichero/Nuevo’y

seleccionar el tipo de elemento que desea añadir.
En la imagen que se muestra a continuación puede ver cada una de las elementos
disponibles.

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6.- Administración de usuarios.

Administrar usuarios

Cuando se crea una carpeta en el BSCW, el usuario que la crea pasa a ser el
propietario (creador) de esa carpeta, y podrá invitar a los miembros que desee a
compartir la información incluida en ese carpeta (documentos, calendario de trabajo,
foro de discusión...).

Para ello, deberá acceder a dicha carpeta.

Localice el icono de ‘Invitar miembro’ justo debajo de la barra de herramientas de

BSCW, en la barra de iconos de acceso directo .

Púlselo para invitar a otro usuario a su espacio de trabajo. Así accederá a un formulario
como el que se muestra a continuación, y con el que podrá invitar a los usuarios
registrados en BSCW de la UPO a su espacio de trabajo, con los permisos que decida
según los roles definidos por el sistema o los que usted mismo defina.

Cuando quiera invitar un miembro a una carpeta, puede buscarlos de entre los usuarios
del BSCW.

Usuarios del sistema

Serán usuarios del sistema, aquellos miembros de la comunidad universitaria, PAS,

PDI, alumnos de Doctorado o cualquier persona que mantenga una relación laboral con
la Universidad Pablo de Olavide, y que haya accedido al menos por una vez a esta
herramienta.
Si el usuario al que quiere invitar no está registrado en el sistema, en este caso la
herramienta no le permitirá añadirlo a su libro de direcciones, póngase en contacto con
el CIC mediante solicitud de servicio.

Al añadir un miembro se establecen unos derechos de acceso sobre los objetos de la

carpeta.

Para conocer los derechos de acceso de cada uno de los usuarios invitados a una carpeta,
pulse el icono de información que aparece a la izquierda del nombre de la carpeta.

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 a) Roles

Un rol define un conjunto de permisos con los que un usuario podrá acceder, descargar,
modificar o sólo visualizar (según el caso) el contenido de una carpeta.

Roles por defecto definidos por el sistema

Cómo se muestra en la figura anterior, existen unos roles establecidos por defecto y que
se pueden utilizar para invitar a un miembro a una carpeta.
Estos roles son:

- Miembro anónimo
- Miembro restringido
- Asistente
- Gestor
- Responsable

Para acceder a los privilegios que cada uno de estos roles ofrecen al usuario al que se le
asigna se puede hacer desde ‘Fichero/Acceso/Editar rol’, tal y cómo se muestra en la
figura adjunta.

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Aparecerá un menú en el que podremos ver el rol a editar y visualizar las acciones
permitidas para los usuarios con ese rol.
Desde aquí podemos simplemente visualizar las acciones disponibles para ese rol, o
modificar las existentes.

Si lo que quiere es añadir un nuevo rol para asignar a un grupo de usuarios, puede
hacerlo desde ‘Fichero/Acceso/Añadir rol’.
Una vez que haya añadido el rol, aparecerá como una opción más a la hora de invitar a
un miembro a una carpeta.

NOTA: En la pantalla anterior, si pulsamos la opción “Restaurar asignación de roles”,

los roles definidos por el sistema recuperarán el valor que tenían por defecto,
borrándose los cambios que hayamos hecho.

b) Varias cuestiones de interés:

o Una cuestión importante a tener en cuenta es que los permisos de un usuario

sobre una carpeta se heredan, a no ser que se establezca lo contrario, es decir, si
dentro de una “carpeta1” creamos una “carpeta2”, la “carpeta2” tendrá los
mismos miembros y los mismos permisos que la “carpeta1” a no ser que se
definan específicamente unos miembros para ella.

o Otra cuestión importante es que cada uno de los miembros de una misma carpeta
puede tener unos derechos distintos sobre esa carpeta.

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7.- Documentos.

Una vez que organicemos el espacio de trabajo compartido a través de carpetas, uno de
los elementos que podemos y que tenemos que añadir serán documentos con los que
empezar a trabajar. Se puede añadir cualquier documento, en cualquier formato. Cuando
añada un documento, aparecerá un icono que identificará el tipo de documento de que
se trata.
Para añadir un documento dentro de una carpeta, debe pulsar el icono correspondiente a
‘documento nuevo’, o añadirlo desde ‘Fichero/Nuevo/Documento’.

Icono de nuevo documento

Hay que tener muy en cuenta que el programa NO PERMITE la sobreescritura de un

documento, por ello cuando quierea modificar un documento que ya está colgado en su
espacio de trabajo debe descargarlo en su equipo, modificarlo y volver a añadirlo
(sustituyendo o versionando el documento original).

Sobre un documento se pueden realizar múltiples acciones posibles, tal y cómo se

muestra en la siguiente figura:

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Las opciones más interesantes son:

a) Versionar un documento.

Cómo se comentó anteriormente, cuando se quiera sustituir un documento por otro en

BSCW, será necesario descargarlo, modificarlo en local y volver a cargarlo en BSCW.
Con ésta acción, el documento original se pierde.
Si no queremos perder el documento original y mantener cómo accesible la versión
revisada del documento podemos ‘Versionar’ el documento original.

Antes de descargar el documento que quiere versionar, es aconsejable que ‘reserve’ el

documento. Con esto, los otros miembros del grupo no podrán realizar modificaciones
al documento mientras no se levante la reserva del mismo.

Pasos a seguir:

1. En primer lugar, desde el botón , seleccione la opción ‘Reservar’.

2. Desde el botón de acción que aparece a la derecha del documento ,
seleccione la opción “Versiones”.
3. Descargar el documento que se quiere versionar y modificar en local.
4. Desde el botón de acción , seleccionar la opción ‘Revisar’, aparece un menú
desde el que podrá navegar para cargar el documento modificado y en el que le
aparecerá en número de la versión del documento original. También podrá
incluir una nota con las modificaciones realizadas.
Debe activar la pestaña correspondiente a ‘Desbloquear el documento’ para que
otros miembros del grupo puedan seguir realizando modificaciones.

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Versionar significa que podrá guardar todas las modificaciones que se realice sobre el
documento, sin perder ninguno de ello.
Para acceder a versiones anteriores de un documento versionado, pulse sobre el icono de
información del documento.

También podrá acceder a las versiones anteriores del documento versionado pulsando el
botón de acción de la derecha del documento , y seleccionar la opción ‘Rama’.

b) Congelar un documento

Los documentos disponibles en BSCW también se pueden congelar, esto significa que
el propietario del documento (el que lo ha añadido al espacio de trabajo compartido) no
permite que nadie realice modificaciones sobre ese documento, solo se podrá ver, pero
no sustituir o modificar.
Para congelar un documento seleccione la opción ‘Freeze’ del menú de acción
Para descongelar el documento, pulse ‘unfreeze’, esto sólo podrá hacerlo el propietario
del documento.

8.- URL.
En este espacio de trabajo, puede compartir también direcciones de interés.
Simplemente, seleccione ‘Fichero/Nuevo/URL’ y añada el enlace o el documento al que
lleva dicho enlace (en su caso).

Puede añadir esta URL a sus marcadores o favoritos (desde , seleccionar

‘Marcador’).
Los marcadores se pueden hacer no sólo de una URL, sino de cualquiera de los objetos
disponibles en BSCW.
Para acceder a los marcadores de BSCW, seleccione el icono correspondiente (ver
figura).

9.- Objeto: Agendas, personal y de grupo.

BSCW dispone de una ‘Agenda Personal’ y de una ‘Agenda de grupo’.
La ‘Agenda Personal’ es un objeto personal (solo lo visualizas tú), cómo el
portapapeles.
Para acceder a la ‘Agenda Personal’ pinche en el icono de ‘Agenda’

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La agenda personal y de grupo funcionan de la misma forma, la personal sólo la puede
visualizar y editar el propio usuario, y la de grupo es una agenda compartido por todos
los miembros de un espacio de trabajo.

Dependiendo del rol asignado a cada uno de los miembros del grupo de trabajo,
cualquiera de ellos podrá añadir y/o eliminar la agenda de grupo.
Sólo se podrá añadir una única ‘Agenda de Grupo’ a una carpeta.

A través de ésta agenda, todos los miembros del grupo estarán informados sobre los
eventos y cualquier actividad que se realice relacionada con el grupo. Cualquier
miembro puede introducir una entrada en dicha agenda.

Para añadir la ‘Agenda de Grupo’ debe seguir los siguientes pasos:

1. Acceder a la carpeta en la que quiere añadir este objeto.

2. Seleccionar ‘Fichero/Nuevo/Agenda de grupo’.
3. Pinchando en el nombre del la agenda de grupo, accederá al calendario dónde se
podrán añadir las citas (como nota, reunión,…).

Para añadir una ‘Nueva Cita’, pulse el icono de acceso a la misma o seleccione en el
menú ‘Fichero/Nuevo/Cita’.

Icono de acceso a Nueva cita

Al añadir una nueva cita, encontrará un menú como el que se muestra a continuación y
que permitirá configurarla.

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10.- Objeto: Foro de discusión.
Los foros de discusión, permiten tener en un mismo punto todas las opiniones relativas
a un tema y aportadas por cada uno de los miembros del grupo de trabajo.

Para añadir un foro de discusión a nuestro espacio de trabajo, debe seleccionar en la

barra de herramientas de BSCW ‘Fichero/Nuevo/Forúm de discusión’. Aparecerá una
pantalla como la que se muestra a continuación:

Dependiendo del ‘Tipo’ de foro que añada, al acceder al mismo se identificará con un
icono distinto.
Tipos de foro

Las acciones disponibles sobre un foro se muestran a continuación:

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Los debates permiten añadir notas de opinión sobre el tema para el que se abre el foro.

Cada uno de los miembros del grupo de trabajo podrá realizar aportaciones al foro,
respondiendo a una nota o añadiendo notas nuevas.

Al añadir una nueva nota o respuesta al foro, quedará registrada la persona que lo
realizó.

¿Qué diferencia existe entre ‘añadir una nota’ o realizar una ‘respuesta’ a una nota?

Dentro de un foro, cualquier miembro autorizado en este foro, podrá ‘añadir una nota’

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Una ‘Nueva Nota’ es otro punto de vista sobre la línea de discusión abierta en el foro.

Una ‘Respuesta’ a una nota, es un mensaje en el que se realiza un comentario en la línea

en la que va la nota.
Para responder a una nota dentro de un foro de discusión, seleccionar la ‘Respuesta’
según se muestra en la figura.

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