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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez

Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL CONTROL DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DEL DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO SUCRE.

Informe Final de Pasantas Presentado Como Requisito Parcial para Optar al Ttulo de Licenciada en Administracin Mencin Informtica.

T.S.U. Luisa, Rojas Cortesa C.I. N: 14.284.214

Cuman, Noviembre de 2011

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL CONTROL DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DEL DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO SUCRE.

_____________________ Magster Luisa Gonzlez C.I N Tutor Acadmico

_____________________ Mara Yonaika Snchez. C.I. N Tutor Empresarial

________________________________ T.S.U Luisa, Rojas Cortesa Pasante

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Colectivo - ASOTESUCU

ACTA APROBATORIA DEL INFORME FINAL DE PASANTAS

En mi carcter de Tutor Acadmico del Informe Final de Pasantes presentado por la Tcnico Superior: Luisa, Rojas Cortesa, portador de la Cdula de Identidad N. 14.284.214. Para optar al ttulo de Licenciado en Administracin mencin Informtica, titulado: PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL ESTADO SUCRE. Considero que dicho informe rene los requisitos y mritos suficientes para ser aceptado y admitido como culminacin de la etapa previa a la formalizacin del acto acadmico. DEL CONTROL DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DEL DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL

En Cuman a los ****** das del mes de Noviembre de 2011

_______________________ Magster Luisa Gonzlez C.I N Tutor Acadmico

INDICE GENERAL
DEDICATORIA...............................................................................................i AGRADECIMIENTO.......................................................................................ii RESUMEN....................................................................................................iii INTRODUCCIN...........................................................................................4

Fundamentacin........................................................................4 Objetivo general........................................................................7 Objetivos especficos................................................................7 Metodologa ..............................................................................7


Nivel de Investigacin...........................................................................8 Tcnica. ..........................................................................................11 Observacin Directa.....................................................................11 Entrevista no estructurada...........................................................12 CAPTULO I ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA PROCADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE.........................................................................................14

Misin, Visin y Objetivos empresariales............................16 1.5.Estructura Organizativa de la Institucin........................20


Procurador General del Estado...........................................................21 Unidad de Archivo...............................................................................22 Coordinacin General.........................................................................22 1.5.6. Direccin de Recursos Humanos..............................................23 1.5.8. Direccin de Asuntos Legales..................................................24

1.5.14. Unidad de Litigio y Asuntos Ambientales. ..............26

1.5.15. Unidad de Registro y Control de Bienes.................................26 1.5.16. Descripcin del Departamento...............................................26

Clima organizacional:..............................................................27
CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE............................................29

2.1. Cronograma de Actividades............................................29 2.2. Descripcin de las actividades realizadas.....................30 2.4. Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento ..........................................................................38 2.5. Aplicacin de conocimientos Tericos..........................38 2.6. Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenaza que se encontraron en el departamento.......................................39
CONCLUSIONES.........................................................................................41 RECOMENDACIONES.................................................................................42

INDICES DE TABLAS

Tabla 1 Cronograma de Actividades.........................................................29 Tabla 2 Normalizacin de la tabla secretaria............................................34 Tabla 3 Normalizacin de la tabla Solicitud_correspondencia...................35 Tabla 4 Normalizacin de la tabla registro................................................36 Tabla 5 Debilidades y Fortalezas...............................................................39

INDICES DE FIGURAS

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

ii

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL CONTROL DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA DEL DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO SUCRE. Autor: T.S.U. Luisa, Rojas Cortesa. Tutor: Magster Luisa Gonzlez Fecha: Agosto 2011 RESUMEN
El despacho de la procuradura general del estado sucre, tiene como funcin tomar las decisiones pertinentes para el mejoramiento de la organizacin, as como velar por los bienes estadales y prestar ayuda a las instituciones que solicitan apoyo jurdico para realizar sus funciones. Pero esta labor se ve mermada debido a las deficiencias que se suscitan en el despacho con respecto a la solicitudes, el cual no se lleva un orden correlativos y se establecen las prioridades a fin de canalizar las tomas de decisiones respectivas a fin de prestar un mejor servicio. Por ende, la metodologa que se utiliz fue de nivel descriptiva. As como el diseo de campo y documental, cuyas tcnica fue la observacin directa y entrevista no estructurada, donde se implement como instrumento el diario de campo, los cuales sirvieron para detectar las causas y consecuencia de la problemtica existente, que en los actuales momento generan retrasos e inconformidad entre el personal y la prestacin de servicio, por tanto se propone el diseo automatizado para mitigar esta deficiencia. Contribuyendo de ese modo a la optimizacin de los tramites y procedimientos para cumplir los objetivos y funciones establecidas por la institucin.

Palabras Claves: solicitudes, correspondencia, automatizacin, pantalla, cdigo.

iii

INTRODUCCIN

Fundamentacin. Mediante la automatizacin de los trmites y procedimientos administrativos, dentro de las organizaciones tanto pblica como privada, han permitido la optimizacin de los procesamientos y suministros de la informacin, as como el resguardo de los mismos, contribuyendo a la toma de decisiones en el momento oportuno, debido a que se obtienen de manera de manera inmediata la situacin real de la organizacin. Es por esto, que una organizacin funciona eficazmente si cuenta con la tecnologa necesaria para el control de sus actividades, lo cual estimula a los trabajadores a desensear sus funciones, debido a que tienen las herramientas y equipos necesarios para cumplir sus actividades laborales que les competen segn el cargo que ocupa dentro de la estructura organizativa, logrndose de ese modo su compromiso por mejorar la prestacin de servicio. En tal sentido, la utilizacin de sistemas automatizados contribuye a tal fin, debido a que optimiza el procesamientos de los datos para suministrar la informacin requerida a los usuarios autorizados, con el fin de evaluar y proceder a implementar los controles requeridos orientados a cumplir los objetivos y metas propuestas por la organizacin, logrando de ese modo la disminucin de la frecuencia de errores que genera desavenencias y retrasos en los procesos productivos y/o prestacin de servicios, que afectan la imagen de los trabajadores, adems de la empresa o institucin.

En

tal

sentido,

es

imprescindible

la

automatizacin

de

las

correspondencias y solicitudes que llegan al despacho del procurador, ya que representa el eje central de las tomas de decisiones con respecto a las actualizaciones que requiere las direcciones y unidades organizativas, para cumplir con sus funciones por las cueles se crearon, as como tambin velar por las necesidades de otras instituciones que solicitan ayuda o asistencia para continuar funcionando. Por tanto, el sistema actual que se maneja en el despacho, no es el ms recomendable, debido a que es engorroso y retrasa las medidas que se tienen que tomar para evitar retrasos en el suministro de los recursos o de orientacin, segn sea el caso que le compete al procurador, lo cual afecta la imagen de la organizacin, por causa de la tardanza en procesar y tramitar las acciones pertinentes a las solicitudes que llegan al despacho. Cabe destacar que, la Procuradura General del Estado Sucre, desde su inicio tiene como poltica mantener actualizados todas sus direcciones y unidades organizativas, con la finalidad de optimizar la prestacin de servicio y cumplir su rol, de velar por el resguardo del patrimonio del Estado. Por consiguiente, la tecnificacin e implementacin de software, representa una prioridad para que los trmites y procedimientos se realice con un mnimo de error y a la brevedad posible, es por esto que los jefes que dirigen las divisiones que conforma la estructura organizativa, plantea sus inquietudes orientadas a mitigar las deficiencias existente en los programas y sistemas instalados en los equipos informticos. Tal es el caso, del despacho del procurador, donde las

correspondencias y los asuntos que le competen tratar, son registrados en


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un libro de manera manual, lo que resulta engorroso para el momento de preparar la agenda, debido a que sus secretarias tienen que elaborar un informe sobre las novedades y solicitudes efectuadas por las direcciones y unidades que conforma la Procuradura General del Estado Sucre, as como instituciones forneas, dicha labor ocasiona retrasos debido al gran volumen de informacin que se maneja en dicho despacho. Tomando en cuenta esta circunstancia, se procedi, a proponer un diseo automatizado de registros de solicitudes y correspondencia en el despacho del procurador, a fin de optimizar la informacin necesaria para la toma de decisin, disminuyendo de ese modo el retraso de las acciones pertinentes para mejorar la prestacin de servicio de este organismo con el estado Sucre.

En tal sentido, el presente informe de pasanta esta estructurada por dos Captulos los cuales se describen a continuacin: Captulo I: comprende la estructura organizativa, conformada por la Resea Histrica, Organizacin y Ubicacin, Misin, Visin y Objetivos Empresariales, Actividades de la Organizacin, Estructura Organizativa de la Institucin, Relacin con otras empresas, Estructura organizativa del Departamento donde se realiz las pasantas y Clima Organizacional Captulo II: lo conforma las actividades realizadas por el pasante, los cuales comprende: el Cronograma de Actividades, descripcin de las actividades realizadas. Descripcin de los conocimientos y experiencias adquiridas en el departamento, Aportes, ideas y propuestas realizadas por el

pasante al departamento, Aplicacin de conocimientos Tericos, Debilidades y fortalezas que se encontraron en el departamento. Objetivo general Proponer el diseo de un sistema automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre Objetivos especficos

1. Establecer las deficiencias del sistema actual de solicitudes y

correspondencias del despacho del Procurador General del Estado Sucre.


2. Especificar los aspectos a considerar en el diseo del sistema

automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre.
3. Adecuar el sistema automatizado para el control de solicitudes y

correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre.

Metodologa

La implementacin de una metodologa permitir a las investigadoras aplicar una serie de estrategias e instrumentos; adems de definir la forma en que se va a redactar y presentar los resultados que se obtendrn durante

el desarrollo y culminacin de la presente investigacin donde se tomar en cuenta lo siguiente Nivel de Investigacin. Descriptivo. El nivel descriptivo consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables. Por tanto su implementacin permiti exclamar los hechos que genera la deficiencia del sistema actual, con la finalidad de comprender y proceder analizar las alternativas que se tienen que poner en prctica para su solucin, Arias, Fidias (2006:24), la conceptualiza como:
La caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigacin se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.

En cambio, Morales, Henry (2010:34), la define como: la investigacin que se enfoca en las realidades de hecho y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta. Por consiguiente, su utilizacin, permiti a la investigadora detallar las causas y consecuencias que originan el problema existente en el despacho del Procurador, en lo referente a las solicitudes y correspondencias, con la
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finalidad de suministrar una serie de conclusiones y recomendaciones que servir para la toma de decisin, sobre el diseo de un sistema automatizado, lo cual contribuir a optimizar el suministro de la informacin que requiere el procurador para cumplir con sus funciones.

Tipo de la Investigacin. Campo. El tipo de investigacin que se utiliz fue de campo: el cual consiste en comprender y resolver alguna situacin, necesidad o problema en un contexto determinado. El investigador trabaja en el ambiente natural en que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que se obtendrn los datos ms relevantes a ser analizados son individuos, grupos y representantes de las organizaciones o comunidades. Cuando se habla de estudios de campo, nos referimos a investigaciones cientficas, no experimentales dirigidas a descubrir relaciones e interacciones entre variables sociolgicas, psicolgicas y educativas en estructuras sociales reales y cotidianas. Por lo tanto, en la realizacin de esta investigacin se tomaron en cuenta, todas las causales y consecuencias correspondientes a la problemtica en estudio, con la finalidad de proponer conclusiones y recomendaciones que ayuden a canalizar la solucin relacionada a la automatizacin del registro correspondiente a las solitudes y correspondencias que llegan al despacho del procurador. Para lograr este propsito se utiliz la investigacin de campo, en donde Arias, Fidas (2006:31), la define como:
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Aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no lo altera las condiciones existentes. De all su carcter de investigacin no experimental.

Con la aplicacin del diseo de campo, permiti a la investigadora recaudar la informacin directamente en las reas de estudio de la organizacin, sin la intervencin de tercero que podan manipular la informacin y por ende se obtendra un resultado no acorde con la realidad. Lo cual coinciden con la dedicin de Morales, Henry (2010:45), que consiste en una investigacin que se efecta en el lugar y tiempo en que ocurren los fenmenos objeto de estudio. Por consiguiente, consisti en la verificacin de los datos que se registran en el libro de solicitudes y correspondencias, con la finalidad de proceder a su automatizacin, logrndose de ese modo su optimizacin para el momento de que sean solicitados por el procurador. Documental. Arias, Fidias (2006:27), la define como:
Un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrnicas. Como en toda investigacin, el propsito es el aporte de nuevos conocimientos.

Esta conceptualizacin del autor, guarda relacin con lo definido por Morales, Henry (2010:50), en lo referente a la investigacin documental es

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aquella que se realiza a travs de la consulta de documentos (libros, revistas, peridicos, anuarios, registros, entre otros.). Por tanto, mediante su utilizacin, permiti analizar los textos y normativas que se deben regir la secretaria para la tramitacin de las solicitudes y correspondencia, a fin de evitar divergencias y ambigedades en el diseo del sistema propuesto, por tanto, se consideraron todas las directrices establecidas por el despacho del procurador, a fin de optimizar y mejorar los trmites y procedimientos que se tienen que efectuar, logrndose de ese modo disminuir la tardanza en la toma de decisiones.

Tcnicas y/o instrumentos de recoleccin de datos. Tcnica.

Para efecto de esta investigacin, se requiri de la utilizacin de ciertas tcnicas e instrumento, con la finalidad de recopilar los datos en el rea de estudio, los cuales fueron analizados para proceder a efectuar la toma de decisiones o aporte de las conclusiones y recomendaciones orientado a solventar la problemtica en estudio. Observacin Directa Arias, Fidias (2006:70), la define como aquella que se ejecuta en funcin de un objetivo, pero sin una gua prediseada que especifique cada uno de los aspectos que deben ser observados. Morales, Henry (2010:60), la contextualiza como: La tcnica para la obtencin de datos de la realidad,

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mediante la percepcin intencionada y selectiva, ilustrada e interpretativa de un objeto o de un fenmeno determinado. Por tanto, representa el medio que permite estrechar y

simultneamente relacionar el observador (sujeto) y el objeto, es decir contribuye a que la investigadora puede ver y a la vez constatar de manera directa los procedimientos que se realiza en el despacho del procurador, a fin de conocer cules son las directrices que se tienen que aplicar en cada solicitud, logrndose obtener de manera parcial las debilidades que presenta el sistema actual, para luego proceder a potencializarlo en el sistema automatizado propuesto en la pasanta. Entrevista no estructurada. Arias, Fidias (2006:74), define que:
Esta modalidad no se dispone de una gua de preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista. Es por eso que el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular las interrogantes sin perder coherencia.

Otra definicin, es la de Morales, Henry (2010:70), que Consiste en una interaccin entre dos personas, en la cual el investigador formula determinadas preguntas relativas al tema en investigacin, mientras que el investigado proporciona verbalmente la informacin que le es solicitada La utilizacin de estas tcnicas, le permiti a la investigadora indagar una serie de aspectos, sobre los trmites y procedimientos que se efectan durante el control de las solicitudes y correspondencias, detectndose de ese

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modo sus deficiencias que fueron consideradas para el diseo del sistema automatizado. Instrumento. Diario de Campo. Sabino, Carlos (2002:50), la define como la herramienta que permite registrar las apreciaciones observadas por el investigador, adems de la informacin suministrada por la poblacin o muestra sometida en estudio, lo cual ser analizada para determinar las deficiencia existente. Otra definicin es la de Morales, Henry (2010:78), que representa la forma en que se registran los hechos que se van observando en orden cronolgico, lo cual contribuyen con el procesamiento de la informacin, debido a que se caracterizan los datos, para analizarlo y posteriormente suministrar la informacin referente a los resultados obtenido en el rea de estudio. Desde esta perspectiva la investigadora, pudo recopilar y registrar la informacin requerida para el diseo del sistema automatizado propuesta en esta investigacin.

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CAPTULO I ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA PROCADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE 1.1. Resea Histrica. De acuerdo con la primera Constitucin del Estado, publicada en la Gaceta Oficial N. 201 con fecha del 07 de Julio de 1914, en su Titulo X, especficamente en los Artculos 86, 87 y 88 se seala la figura del Procurador del Estado. Se crea la oficina de la Procuradura General del Estado, el 14 de agosto de 1914, institucin con personalidad jurdica propia, con el objeto de velar por el resguardo del patrimonio del Estado, adems forma parte del cuerpo legislativo del mismo, junto con el Consejo Legislativo y La Controlara General del Estado. A principios de su creacin funcionaba como una oficina dependiente de la Gobernacin del Estado, ejerciendo sus funciones desde la misma sede del Ejecutivo. Las funciones de la Procuradura del Estado estuvieron regidas bajo normas establecidas y que fueron promulgadas el 31 de marzo de 1915, posteriormente esta ley es actualizada decretndose una nueva Ley el 18 de Julio de 1937, quedando as derogada la anterior. Para el ao 1942, especficamente el 26 de febrero, fue promulgada una nueva ley que rega la conducta y actuacin del Procurador General del Estado Sucre. El 22 de agosto de 1970, se publica la Ley de la Procuradura General del Estado Sucre, quedando derogada esta por la Ley de Procuradura General del Estado Sucre publicada la Gaceta Oficial del
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Estado Sucre N. 817 de fecha 10 de noviembre de 2003, que en la actualidad est en vigencia. Desde su creacin, este organismo ha estado dirigido por diferentes profesionales, quienes le han dado cumplimiento a los objetivos establecidos por la Ley; entre ellos se pueden nombrar a: Jos Rafael Rojas (1915), Pedro Sanoja Aquiles (1945), Csar Farias Mata (1946), Rafael Manuel Rodrguez (1947), Acosta Poleo (1948), Dr. Jess Torres Rivero (1988), Dr. Leonardo vila (1989), Dr. Arqumedes Romn (1990), Dr. Lus Enrique Milano (1993), Dr. ngel Garca (1994); Dr. Asdrbal Maestre Orea (2008), actualmente el Procurador General del Estado Sucre es el Dr. Rmulo Betancourt M. el cual fue designado el 15 de Diciembre de 2008, en Sesin Ordinaria que tuvo lugar en la sede del Palacio del Consejo Legislativo del Estado Sucre. 1.2. Organizacin y Ubicacin de la Empresa. La Procuradura General del Estado Sucre es un ente que goza de autonoma propia; se encarga de asesorar jurdicamente a la Administracin Pblica y tambin de resguardar los bienes patrimoniales del estado. En consecuencia se encarga de representar judicial y

extrajudicialmente al ejecutivo regional; dictaminar todos los asuntos legales del estado, velar por el fiel cumplimiento de las normas jurdicas del mbito territorial de su competencia, formular, elaborar y conformar todos los documentos, contratos, y convenios donde el estado sea parte; resguardar los bienes pblicos estatales; concentrar el archivo legal del estado, y asesorar a todos los entes del poder pblico regional de los asuntos jurdicos que le conciernan.

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Est ubicada en la Avenida Arismendi en el edificio del Palacio Legislativo. Cuman, estado Sucre. MISIN, VISIN Y OBJETIVOS EMPRESARIALES 1.3.1. Misin. Defender las acciones, intereses y derechos del estado y la defensa de los bienes patrimoniales que conforman todos aquellos muebles e inmuebles propiedad del Estado Sucre garantizando el respeto del ordenamiento jurdico mediante la aplicacin recta y honorable del derecho en su accin como asesor jurdico a las autoridades. 1.3.2. Visin. Consolidarse como fuerza jurdica de mayor reconocimiento, prestigio y credibilidad en la bsqueda de una mejor, mayor y eficiente defensa judicial y extrajudicial de las acciones, bienes e intereses del Estado, as como en la contribucin a la revitalizacin, reordenacin y fortalecimiento del poder pblico estadal. 1.3.3. Objetivo de la Organizacin. Este Organismo basndose en las atribuciones que le confiere tanto la constitucin del Estado Sucre como su propia ley, y como rgano judicial del Estado, tiene como objetivo representar ante las instancias jurisdiccionales y administrativas de carcter nacional, regional y / o municipal el patrimonio del Estado asumiendo toda la carga jurdica que ello implica.

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1.4.

Actividades de la Organizacin.

Defender la Hacienda Pblica Estadal.

Concurrir ante el Consejo Legislativo cuando le sea requerido expresamente y evacuar las consultas que fueren sometidas por este organismo.

Presentar anualmente ante el Consejo Legislativo dentro de los 60 primeros das del primer periodo de sesiones ordinarias un informe de gestin y la cuenta sobre el manejo de presupuesto asignado en el ao inmediatamente anterior. Informar al Ejecutivo Estadal y al Consejo Legislativo, sobre los asuntos que considere pertinentes y rendir los dictmenes que esos rganos le soliciten. Rendir informes en todos aquellos asuntos que le encomiende el Consejo Legislativo o el Ejecutivo del Estado, en cuanto a la interpelacin y aplicacin de las Leyes. Dictaminar en los casos que sealen las leyes o cuando lo creyera conveniente en aras del inters pblico. Dictaminar sobre la enajenacin de bienes pblicos estadales. Ejercer la custodia y llevar un registro de los bienes muebles e inmuebles que pertenezcan al Estado, examinar los correspondientes ttulos de adquisicin y hacer que se cumplan respecto a estos, todas las formalidades de la ley. Redactar y suscribir todos los documentos relativos a los actos, negocios convenios o contratos en que sea parte el Estado o que guarden relacin con los ingresos pblicos estadales o con la gestin privada del Estado.

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Procesar legalmente y convalidar las erogaciones que por concepto de acreencias no prescritas deba hacer el Ejecutivo del Estado. Velar por el estricto cumplimiento de las leyes en el mbito del Estado. Administrar y organizar su presupuesto conforme lo determina la Constitucin del Estado Sucre, la presente Ley y otras leyes relativas a la materia.

Representar judicial y extrajudicialmente los intereses patrimoniales y no patrimoniales del Estado. Demandar ante los tribunales competentes la nulidad de las leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos o resoluciones cuando estn en contravencin o entren en colisin con las y disposiciones administrativas constitucionales y legales.

Ejercer

las

acciones

penales,

civiles

correspondientes contra funcionarios pblicos y dems personas naturales o jurdicas que causen dao al patrimonio del Estado o a sus entes descentralizados por violacin a la normativa vigente. As mismo ejercer las acciones correspondientes para obligar al resarcimiento de los daos que dichos funcionarios o funcionarias e incluso los particulares, causen al Estado o a sus entes descentralizados, cuando el Estado o sus rganos hayan pagado a terceros por daos causados. Dictar las normas reglamentarias sobre la estructura, organizacin, competencia y funcionamiento de las direcciones y dems dependencias de la Procuradura General del Estado. Nombrar y remover al personal de la Procuradura General del Estado, conforme a esta Ley y dems leyes que rigen la materia. Ejercer la administracin del personal y la potestad jerrquica.

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Ejercer la administracin de los bienes adscritos a la Procuradura General del Estado y velar por su conservacin. Delegar en los funcionarios o funcionarias de la Procuradura General del Estado, el ejercicio de determinadas atribuciones. Los actos realizados por las o los delegatorios debern indicar el carcter con que acta el funcionario o funcionaria y producirn efectos como si hubiesen sido cumplidos por el Procurador o Procuradora General del estado. Los o las delegatorios no podrn subdelegar, sin autorizacin dada por escrito por el Procurador o Procuradora General del Estado.

Constituir mandatarios especiales para aquellos juicios donde su criterio se requieran. Presentar trimestralmente ante el Ejecutivo Estadal y ante el Consejo Legislativo Estadal un informe motivado de los asuntos sometidos a su consideracin y del estado de los juicios y causas que cursen contra el Estado.

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1.5.

Estructura Organizativa de la Institucin

Figura N Estructura Organizativa de la Procuradura

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Con relacin al organigrama estructural de la institucin, esta organizada de la siguiente manera: Procurador General del Estado. El Procurador General del Estado como mxima autoridad dentro de la Institucin, tiene a su cargo las siguientes funciones: Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la Institucin as como tambin revisar, organizar y firmar los pagos a proveedores y personal. Representar a la Institucin en todos aquellos actos y eventos judiciales a nivel estadal y nacional. Cumplir con los Acuerdos y Resoluciones concernientes al Estado. Cuando el Procurador General tenga conocimiento de alguna infraccin o fraude en las rentas del Estado, ordenar abrir averiguaciones por rganos judiciales correspondientes. Asistir con derecho a vos a las reuniones de los directores del Ejecutivo, an cuando sean convocadas por el Gobernador del Estado. Asesorar a la Administracin Pblica del Estado sobre aquellos asuntos que por disposicin legal deben ser sometidos a su estudio e informe. Representar y sostener personalmente o por medio de apoderados, constituidos previa aprobacin de la Consejo Legislativa o Subcomisin Delegada, los derechos o acciones del Estado en todos los juicios donde ste tenga parte.

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1.5.1.

Unidad de Auditoria Interna.

Esta Unidad tiene a su cargo actividades tales como: Elaborar y evaluar el plan operativo, preparar el informe anual de gestin de la Unidad de Auditoria Interna, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia del sistema de administracin y de informacin gerencial. Fiscalizar y supervisar los recursos que maneja la Institucin mediante el control posterior de la ejecucin presupuestaria. Unidad de Archivo. La actividad principal que realiza esta unidad es la siguiente: recibir, distribuir y archivar los documentos y correspondencias que ingresan y salen de la Procuradura. Coordinacin General Esta unidad, para el logro de sus objetivos, se desempea como: Ejecutor directo e inmediato de las directrices del Procurador, siendo el enlace entre ste y las dems dependencias de la Institucin. 1.5.2. Direccin de Atencin al Pblico y Relaciones

Institucionales. Esta direccin tiene a su cargo actividades informativas: Establecer mecanismos y procedimientos para mantener debidamente informado al Procurador, las Instituciones Pblicas y Privadas, y a la ciudadana en general, sobre las polticas, acciones y proyectos de la Institucin.

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1.5.6. Direccin de Recursos Humanos. Es una de las direcciones que realiza actividades de gran importancia para el logro de los objetivos de la Institucin, ya que maneja todo lo relacionado con el personal fijo, jubilado y pensionado, contratado de este organismo garantizando el cumplimiento de los derechos y obligaciones para con sus trabajadores, entre ellas se encuentran: Planificacin, organizacin y desarrollo de los recursos humanos al servicio de la Procuradura. Disear y ejecutar programas de adiestramiento y desarrollo organizacional para el personal. Administrar el estatuto del personal que labora en esta Institucin. Coordinar y supervisar los movimientos del recurso humano. Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos de administracin de personal, as como tambin hacer cumplir los estatutos de la Funcin Pblica y la Ley Orgnica del Trabajo, en algunos aspectos. 1.5.7. Direccin de Administracin. Coordinar, ejecutar, controlar y conducir la gestin el presupuesto asignado por la Tesorera de Estado a la Procuradura General del Estado, as como atender, mantener, supervisar las requisiciones a fin de suministrar los insumos operativos necesarios. Preparar el Anteproyecto del presupuesto anual de la Procuradura y realizar los registros contables.

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Coordinar y ejecutar la gestin Administrativa de la Procuradura General del Estado Sucre segn normas y procedimientos administrativos.

Conducir el control de la ejecucin presupuestaria de la Procuradura. Atender las requisiciones (de servicios y suministro de bienes y suministro) de la Procuradura, a fin de suministrar los insumos operativos necesarios.

Mantener un archivo de los documentos probatorios de los asuntos tramitados. Preparar el anteproyecto del presupuesto anual de la Procuradura. Realizar los registros contables que van a generar el estado de resultados. Mantener actualizados los libros contables: libro de Banco, Libro Diario. Efectuar el registro y control de las obligaciones contradas. Preparar los Informes para la toma oportuna de decisiones. Elaborar el Informe de Memoria y Cuenta de la Divisin. Elaborar las conciliaciones mensualmente conciliaciones bancarias.

1.5.8. Direccin de Asuntos Legales.

Esta Direccin realiza la siguiente actividad: Coordinar toda la actividad de asuntos jurdicos resueltos por la Institucin con el objetivo de defender eficientemente los bienes, derechos e intereses del estado Sucre as como responder a las resoluciones administrativa solicitada por los dems entes del estado.

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1.5.9. Unidad de Nmina. Representa un importante papel dentro de este organismo y, para el logro de sus objetivos, realiza las siguientes actividades: Realizar las nominas para el pago de sueldos, bono vacacional,

bonificacin de fin de ao, retenciones al personal y patronal de los trabajadores, entre otros. Verificar los procedimientos para el clculo de sueldos y salarios del personal y dems beneficios. 1.5.10. Unidad Anlisis de Personal y Servicios Sociales. Se encarga de tramitar todo lo relacionado con los beneficios socioeconmico de los trabajadores adscritos a la Procuradura General del Estado Sucre y su grupo familiar (Medicina, Odontologa, Seguro Social Obligatorio, tiles Escolares, beneficio de cesta Ticket, ayuda por nacimiento, matrimonio, entre otras), a fin de cumplir lo establecido en los Estatutos Personales de la Procuradura General del Estado Sucre. 1.5.11. Unidad de Informtica. Mediante programas previamente establecidos, esta unidad tiene a su cargo: la Programacin, implementacin y mantenimiento exhaustivo de sistemas computarizados y centralizacin automtica de los documentos emanados de la Institucin, as como tambin la elaboracin de contratos de prestacin de servicios emanada del ejecutivo regional.

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1.5.12. Unidad de Servicios Generales. Esta unidad ejerce las siguientes funciones: Coordinar y controlar contrataciones ejecutadas con empresas que prestan servicios o realizan obras para la Institucin en reas tales como: estructura fsica, adquisicin y suministro de bienes y servicio, mantenimiento de equipos, recuperacin de bienes, entre otro. 1.5.13. Unidad de Acreencias y Contratacin de Obras y Litigio. Evaluar las obligaciones asumidas por el Ejecutivo Regional en aos anteriores y que requieren ser dictaminados por la Procuradura para su cancelacin. 1.5.14. Unidad de Litigio y Asuntos Ambientales.

Esta unidad realiza la siguiente actividad: Coordinar las polticas de la Procuradura en materia ambiental. 1.5.15. Unidad de Registro y Control de Bienes. Esta unidad tiene como objetivo fundamental: Controlar y ordenar el registro de bienes muebles e inmuebles afectos al patrimonio pblico estadal. 1.5.16. Descripcin del Departamento. El presente informe se realiz en el despacho del procurador general del estado Sucre, el cual es el encargado de tomar las decisiones referente a

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las mejoras y actualizaciones de las direcciones y unidades que conforman la organizacin, as como tambin el resguardo del patrimonio del estado Sucre, adems de proceder con la asesora legal y apoyo financiero a las instituciones que le solicitan ayuda para su funcionamiento. El cual esta conformado, por los siguientes cargos: una secretaria y el procurador. Cuyo organigrama est representado en la figura N 2:

Figura N Estructura Organizativa del despacho del Procurador.

Clima organizacional: La Procuradura General del Estado Sucre, se vincula con las diferentes instituciones pblicas tales como: Gobernacin del Estado y sus dependencias, Fundaciones, Institutos Autnomos, Contralora General del Estado, Consejo Legislativo y otras, as mismo con Empresas Privadas en lo que respecta en la elaboracin de los contratos del Ejecutivo Regional, en lo referente a: obras, arrendamientos, prestacin de servicios y/o suministros. De igual forma sostiene relaciones con: CANTV, Tu Equipo, Confort Service Air, C.A, Electro Card, C.A, Cestatiket Accor Services, C.A.,Tecno frenos

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Cuman,C.A, Sercaucho, Memoriales Betania, Fedearte, Daya, C.A. y otras, dependiendo de las necesidades, de la institucin. Aunado a esto, las relaciones interdepartamentales existente en la Procuradura General del Estado Sucre, son muy buenas, debido a que el personal presta apoyo a sus compaero con la finalidad de optimizar las actividades laborales y poder cumplir con las asignaciones que le corresponde, crendose un ambiente armnico que estimula la participacin y el compromiso laboral para mantener la calidad de servicio que presta esta organizacin al estado Sucre. Por consiguiente, la directriz que controla de las actividades administrativas, parte de las sugerencias de los mismos trabajadores, los cuales los hacen ms propicias en cumplirlas, lo cual mitigan la frecuencia de sanciones correspondiente a su incumplimiento.

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CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE 2.1. Cronograma de Actividades. Tabla 1 Cronograma de Actividades. Semanas 1-4 Objetivos Establecer las deficiencias del sistema actual de solicitudes y correspondencias del despacho del Procurador General del Estado Su-cre. Especificar cules son los aspectos a considerar en el diseo del sistema automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre. Adecuar el sistema automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre. Actividades de los trmites y procedimientos para las solicitudes, adems de la revisin Bibliogrfica. 1. Detectar las defi-ciencia del siste-ma actual, en lo referente a los procedimientos concerniente a la tramitacin de las solicitudes.
1. Chequeo

Recursos Observacin y entrevista no estructurada

5y9

Observacin y entrevista no estructurada.

Lpiz Block de notas

10 y 12

1. Aspectos para Observacin y

el diseo del entrevista no siste-ma estructurada. propuesto

Fuente: la Autora

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2.2. Descripcin de las actividades realizadas. A continuacin se describir cada unos de los objetivos especficos con sus respectivas actividades realizada durante la pasanta en el despacho del procurador General del Estado Sucre: El primer Objetivo del presente informe, consisti en establecer las deficiencias del sistema actual de solicitudes y correspondencias del despacho del Procurador General del Estado Sucre, donde se procedi con la identificacin de las deficiencias existente en el despacho del procurador en lo referente al registro y control de las solicitudes y correspondencias que le toca atender, a fin de optimizar la toma de decisiones, que permitan a la organizacin cumplir con sus labores por la cual fue creada. Adems de efectuar la clasificacin de las deficiencias, para luego proceder con el anlisis de las causas y consecuencias que se suscitan, a fin de jerrarquizarlas. En cambio el segundo objetivo, se refiere a especificar cules son los aspectos a considerar en el diseo del sistema automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre, donde se procedi a la evaluacin de cada jerarquizacin de las deficiencias detectadas, con el propsito de proceder a su automatizacin, tomando en consideracin los parmetros establecidos por el despacho en lo referente a la prioridad de las solicitudes y correspondencias. As como tambin se observ los procedimientos que efectuaba la secretaria encargada de la recepcin de las solicitudes y correspondencia, con el propsito de considerar cuales son los aspectos que se adecuarn
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para el diseo del sistema automatizado. Donde se

procedi con la

recopilacin de la informacin concerniente a como de debe proceder con el diseo de un sistema automatizado y los pasos que se deben seguir. El ltimo objetivo que comprendi estructurar el sistema automatizado para el control de solicitudes y correspondencia del despacho del Procurador General del Estado Sucre, cuya prosecucin consisti en implementar todos los pasos concernientes al diseo del sistema propuestos con la finalidad de que sea aprobados por el tutor industrial. Por consiguiente, se utilizar para el desarrollo del diseo automatizado para el control de solicitudes y correspondencias dirigido al despacho del Procurador General del Estado Sucre, ser en el Lenguaje de Programacin Visual Foxpro Ver. 7., el cual contiene el diseo de pantalla, creacin de base de datos, as como tambin el diseo de reportes, por tanto representa una alternativa para la integracin de las diferentes instrucciones. Cabe destacar que en la Procuradura General del Estado Sucre, este lenguaje se encuentran instalado, por tanto la mayora de los sistemas que maneja esta institucin estn hecho en esta misma plataforma, por tanto se podr integral este sistema en un futuro con los otros para intercambiar informacin que se requiere y as unificar los datos requeridos para el procesamiento y suministro de la informacin requerida por los usuarios autorizados. Una vez definida el lenguaje de programacin, se proceder con la automatizacin del diseo el cual parte de las siguientes pantallas:

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Figura N Clave de acceso al sistema

Esta pantalla permite evaluar, si el usuario est autorizado en manejar el sistema, por tanto solicita el nombre del mismo, adems de la contrasea que le fue asignado, para que finalmente proceda a dar clic en el botn aceptar, donde el sistema evaluar si es la correcta de lo contrario presentar un mensaje de error, en caso que los datos suministrados son los correcto, se visualizar un men principal tal como se muestra en la figura n 4:

Figura N Men Principal En el men principal, permitir al usuario efectuar diversas acciones correspondientes al ingreso de los datos para su procesamiento y suministro de la informacin para tal fin, se proceder a establecer los siguientes mdulos:

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Actualizar

Reportes

mantenimiento

Salida

Permite al usuario la entrada de los datos que requerir el sistema para su procesamiento, esto est conformado por submdulo, cuya funcin es orientar al usuario sobre lo que necesita el sistema para procesar y suministrar la informacin. Permite suministrar la informacin por pantalla o impresoras de las solicitudes y/o correspondencias recibidas por cortes; adems de aquellas que fueron procesadas. Cuentan con los siguientes submdulo, el primero es de respaldar que consiste en resguardar la base de dato en los dispositivo de almacenamiento, tales como pendrives, en cambio el de restaurar, su funcin es de actualizar la base de datos que maneja el sistema con lo almacenado en el pendrives, finalmente contar con una pantalla de cambio de clave, similar al de el acceso del sistema, cuyo finalidad es de permitir aumentar la seguridad lgica de los usuario autorizado en manejar este sistema. Permite salir del sistema y retornar al ambiente Windows

Para tener una mejor orientacin, sobre los submdulo que contendr el mdulo actualizar, se detallarn cada una de las pantallas, adems de sus respectivas reportes: tablas que contendrn los datos requeridos para el procesamiento y suministro de la informacin por medio del mdulo de

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Figura N Submdulo Datos de Secretaria

En esta pantalla, permite al usuario cargar el cdigo de la secretaria, adems de su telfonos y direccin, la importancia de estos datos contribuir a controlar quien fue la persona que recibi o proces la solicitud y/o correspondencia, lo cual es importante para el momento de determinar responsabilidades y proceder con las acciones pertinentes segn sea el caso que se suscitan. Por consiguiente, se encuentra conectada con la tabla secretaria cuyos campos son los siguientes:

Tabla 2 Normalizacin de la tabla secretaria Campo Codigo_s Nombre Direccin tipo Carcter Carcter memo
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tamao 10 30 10

Fuente: la Autora

A continuacin se proceder a visualizar el diseo de la pantalla que controlar la descripcin de las solicitudes y/o correspondencia que se reciben en el despacho del procurador General del estado Sucre, el cual esta representada en la figura 6:

Figura N submdulo de datos de solicitudes y correspondencias

En esta pantalla, se proceder a cargar los diferentes conceptos de solicitudes y correspondencias que recibe el despacho del procurador para su procesamiento y posterior toma de decisin, cuyos datos comprende: el cdigo, descripcin (de que se trata), tipo (prioridad o no), los datos que se suministra permitir al sistema la jerarquizacin en base a la prioridad y posteriormente ordenarlo por fecha, logrndose de ese modo optimizar los trmites y procedimientos dndole la prioridad que se merecen. Por tanto estar indexada con la tabla siguiente: Tabla 3 Normalizacin de la tabla Solicitud_correspondencia Campo Codigo_sc tipo Carcter
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tamao 10

Descripcion tipo

Carcter Carcter Fuente: la Autora

30 10

El siguiente submdulo, esta orientado a registrar las solicitudes y correspondencia que llegan al despacho del procurador General del estado Sucre, donde su diseo se encuentra representado en la figura 7:

Figura N Submdulo Control de registro de solicitudes y correspondencia En esta pantalla permite el ingreso del cdigo de la secretaria, responsable del registro correspondientes a las solicitudes y correspondencia que llegan al despacho, donde automticamente asigna la fecha de ingreso, posteriormente se activa el botn de registro, que le permite colocar el cdigo del tipo de operacin (solicitud o correspondencia), el cual se visualizar su descripcin, prioridad y en cado de existir algn error se puede marcar mediante la opcin eliminar, todos estos datos se almacenar en una tabla relacionada cuyos campos sern los siguientes: Tabla 4 Normalizacin de la tabla registro Campo Codigo_s Codigo_sc tipo Carcter Carcter
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tamao 10 30

Fecha_r Fecha_p Procesado

Fecha Fecha Lgico Fuente: la Autora

8 8 1

Finalmente se procesarn las solicitudes y correspondencias cuando ya fueran autorizadas por el procurador, cuya pantalla est representada en la figura n 8:

Figura N Submdulo de Control de registro de solicitudes y correspondencias procesadas Cabe destacar que esta pantalla, partir que el cdigo de la secretaria existe, para que se visualicen las solicitudes y correspondencia pendientes ordenadas en orden de prioridad y fecha de registro, donde proceder la secretaria en marcar la casilla de procesado y transcribir la fecha en que se tramit, todos estos datos se almacenar en la tabla n 5.
2.3. Descripcin de los conocimientos y experiencias adquiridas en el

departamento

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La pasanta, fue realizada en el despacho del procurador General del estado Sucre, donde se procedi a efectuar la deteccin de las deficiencias existente en la misma, evidencindose que las causas que origina el retraso de las toma de decisiones parte de que las solicitudes y correspondencias no son clasificada en orden de prioridad, por consiguientes se tramitan acorde a la fecha de ser recibida, esta accin genera descontento de los trabajadores, debido a que se le asignan los pocos recursos con que cuenta esta organizacin en actividades de menos importancia, trayendo consigo el aumento de los costos operativos, causado por no haberse efectuados las acciones pertinentes. 2.4. Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento Mediante el estudio, anlisis y diseo de un sistema automatizado, permitir al despacho del procurador optimizar la toma de decisiones, debido a que se clasificar las solicitudes y correspondencia en orden de prioridad, lo cual optimizara la toma de decisiones, concernientes a las mejoras, actualizaciones y asistencia que requiera la asistencia de esta organizacin para su operalizacin, cumplimientos de los objetivos y metas acortes a las normativas legales vigente por la nacin. 2.5. Aplicacin de conocimientos Tericos Durante del perodo de formacin como Licenciado en Administracin Mencin Informtica, en la Universidad Experimental Simn Rodrguez, se utilizados los conocimientos tericos y prcticos, los cuales sirvieron para la elaboracin del presente informe y el cumplimiento de las actividades relacionadas con las pasantas, como es el caso de las ctedras como:

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Diseo

de

un

sistema

automatizado:

comprende

la

transformacin de los procedimientos administrativos que se realizan de manera manual y llevarlo de manera digital, mediante la utilizacin de programas adaptados a los fines que desea controlar la organizacin.

Tcnicas

de decisin y sus procesos: se refiere a las

directrices que se deben implementar con el propsito de canalizar los datos requeridos para el procesamiento y suministro de la informacin. Con las cuales se soportaron las siguientes reas:

Metodologa de la Investigacin: comprende los pasos que se deben seguir para la recoleccin de los datos, procesamiento y suministro de la informacin requerida, a fin de poder conocer las causas y consecuencia de un problema en estudio.

Tcnicas aplicadas: comprende los medios utilizados para proceder con la recoleccin de los datos necesarios durante el proceso de anlisis y suministro de la informacin.

2.6.

Fortaleza,

Oportunidades,

Debilidades

Amenaza

que

se

encontraron en el departamento

A continuacin se reflejarn estos aspectos en la tabla N 2, donde se detallan cada uno de ellos: Tabla 5 Debilidades y Fortalezas.
FORTALEZAS 39 OPORTUNIDADES

Existe un gran apoyo para el desarrollo e implementacin del diseo propuesto en esta pasanta. El despacho del procurador General del Estado Sucre, cuenta con los equipos y el personal con conocimiento de manejo de sistemas automatizado, lo cual facilitar su implementacin, cuando se proceda a desarrollar el diseo propuesto en esta pasanta.

Cuenta con la plataforma tecnolgica para su desarrollo e implantacin. La institucin cuenta con los recursos humanos, para la programacin del diseo propuestos, lo cuales reducirn los costos que implica la contratacin de otro personal para efectuar tales fines.

DEBILIDADES
El sistema de registro de solicitudes y correspondencias, no cuenta con un proceso de clasificacin de orden de prioridad. Para el registro y bsqueda de las solicitudes y correspondencias, resulta engorroso, debido a que se tienen que registrar en sus respectivos libros, para luego almacenarlo en el archivo, que ser utilizado para el momento de que el procurador requiera de la informacin, a fin de tomar las decisiones respectivas.

AMENAZA

Con el sistema actual induce retrasos en las actividades correspondiente a las solicitudes y correspondencias, que van en perjuicio de la organizacin.

Fuente: Autora

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CONCLUSIONES

Tomando en consideracin las deficiencias del sistema actual, en lo referente al control de las solicitudes y correspondencia que recibe el despacho del procurador conclusiones. Mediante el desarrollo de la pasanta en el rea de estudio, se logro detectar las deficiencias que presenta el sistema actual, en el cual sirvieron de base para considerarla en el diseo del sistema propuesto. De seguir con el sistema actual, el despacho del procurador, no podr dar respuesta oportuna a las solicitudes, por ende afecta la imagen de la institucin ante terceros, debido a los retrasos de las respuestas y por ende ponen en tela de juicio la competencia de los trabajadores La falta de canalizacin de las solicitudes y prioridades, puede ocasionar demandas por parte de los contratistas y proveedores por el incumplimiento de los convenios establecidos en su contratacin, los cuales restara credibilidad de las acciones del estado, en el resguardo, mantenimiento de los bienes del Estado Sucre, se derivaron las siguientes

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RECOMENDACIONES Considerando las conclusiones que se derivaron durante el proceso de diseo, evaluacin y posterior aprobacin para la automatizacin del sistema de control de solicitudes y correspondencia de la Procuradura General del Estado Sucre, se plantea las siguientes recomendaciones: Se debe respetar los parmetros establecidos en el diseo del sistema propuesto, debido que contemplan las acciones a seguir para mitigar las deficiencias que se suscitan durante la utilizacin del sistema actual. Se deber efectuar un mantenimiento lgico de la clave para as aumentar la seguridad lgica del sistema, as como tambin del equipo destinado para el sistema, con la finalidad de evitar fallas que pueda ocasionar la implementacin de un sistema manual. Debe hacerse seguimiento sobre las solicitudes que suministra el sistema automatizado con el fin de que se proceda a su tramitacin y dar su pronta respuestas a las misma evitndose de ese podo posibles demandas que afecte la integridad de los bienes del estado.

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