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NOMBRE: IVON ARCE MORALES

CARRERA: LICENCIATURA INFORMATICA ADMINISTRATIVA

NIVEL: QUINTO CUATRIMESTRE

MATERIA: ADMINISTRACION DE CENTRO DE COMPUTO

PROFESORA: LI GABRIEL FLORES GONZALEZ

TEMAS: -PLANEACION DE LOS CENTROS DE CMPUTO -ORGANIZACIN DEL CENTRO DE CMPUTO -SELECCIN DEL EQUIPO DE CMPUTO -INFRAESTRUCTURA -PERSONAL RECURSOS HUMANOS - REPORTES NECESARIOS PARA EL CONTROL DE CENTROS DE COMPUTO.

Tabla de contenido Introduccin...3 Desarrollo Planeacin de los centros de cmputo...4 Organizacin del centro de cmputo6 Seleccin del equipo de cmputo..7 Infraestructura..13 Personal Recursos Humanos...17 Reportes necesarios para el control de centros de cmputo..32 Conclusiones.40 Bibliografa.41

Introduccin

En el competitivo entorno actual es esencial para los pequeos negocios adoptar un acercamiento estratgico a sus necesidades de informacin si quieren desarrollarse y mantenerse competitivos. Si la experiencia (habilidades, competencia) en informacin no est presente dentro de la empresa es aconsejable invertir en esa experiencia a travs de la contratacin, entrenamiento, asociacin, u outsourcing. Este estudio confirma los resultados de investigaciones anteriores que relacionan el papel crtico de la informacin en las organizaciones y especficamente en las empresas pequeas. Se realiza la planeacin a largo plazo de la inversin en sistemas de informacin y de su aplicacin al desarrollo empresarial. Se analiza cmo la tecnologa de informacin ha modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan modelos gerenciales de sistemas de informacin y su interconexin con las actividades de origen estratgico que se realizan en la empresa. Se analizan diferentes esquemas de uso de la informacin como herramienta estratgica dentro de la organizacin. Proporcionar las bases tcnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta ms importante de los ltimos aos, la computadora, permite crear una estructura de informacin completa para las reas administrativas de una organizacin con las siguientes caractersticas: que sea correcta, que est disponible en el momento en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar. Prcticamente todas las actividades de los departamentos se basan en la informacin que les proporciona el Centro de Computo. La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por esto, casi no se escatima la inversin para proveerlo del equipo tcnico (material y humano) necesario. De hecho, en la mayora de las organizaciones, el centro de cmputo lo coloca en una posicin que influye incluso en una gran Parte de las decisiones administrativas y de proyeccin de las empresas. Su administracin involucra el control tanto fsico como econmico y del buen funcionamiento del software y hardware, as como el desempeo del personal que labora en l. Si estos conceptos se manejan estrictamente, la fluidez de la informacin de entrada y salida, el mantenimiento del equipo y personal idneo, estarn cumplen con las condiciones necesarias para que funcione correctamente el centro de cmputo.

PLANEACION DE LOS CENTROS DE CMPUTO


Proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin El principal objetivo de un centro de cmputo es el de concentrar el procesamiento de datos e informacin de una manera sistematizada y automtica. La planeacin es considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuracin de un Centro de Cmputo; como tal considera los siguientes niveles: y y y y y Planeacin Estratgica. Planeacin de Recursos. Planeacin Operativa. Planeacin de Personal. Planeacin de Instalaciones Fsicas.

En realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes bsicas, Qu?, Quin?, Donde?, Cuando? Cmo? y Por qu? y Planeacin Estratgica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construccin del Centro de Cmputo. Por qu construirlo? Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construccin del mismo. Planeacin de Recursos. Dentro de este mbito deben considerarse los recursos econmicos que va a requerir la construccin del Centro de Cmputo. Cunto dinero se va a ocupar? Planeacin Operativa. Cmo va a funcionar el Centro de Cmputo?, Que Software ser necesario?, Que Hardware se requerir?, Qu servicios va a prestar?, etc. Planeacin de Personal. Quines van a operar al Centro de Cmputo?, Cules sern sus funciones?, Qu cantidad de personal ser necesaria?, etc. Planeacin de Instalaciones Fsicas. En dnde estar ubicado en Centro de Cmputo?, Cuantas secciones ser necesario construir?, en dnde se colocar el centro de carga?, En dnde sern ubicados los servidores o la microcomputadora?, Qu condiciones de ventilacin sern necesarias?, etc.

y y y

Planeacin de recursos. La planeacin de recursos en para un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: y y y Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos, etc. Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos.

Planeacin operativa.

La planeacin operativa de un centro de cmputo consiste en realizar un detallado anlisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnolgica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de informacin. Planeacin de instalacin fsica y ubicacin fsica.

La ubicacin fsica e instalacin de un Centro de Cmputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalacin fsica de un Centro de Cmputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos: y Local fsico. Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad. Caractersticas de las salas, altura, anchura, posicin de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo mvil o falso suelo, etc. Iluminacin. El sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos. Tratamiento acstico. Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibracin, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibracin se encuentren amortiguados. Seguridad fsica del local. Se estudiar el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanteras, etc.). Tambin se estudiar la proteccin contra inundaciones y otros peligros fsicos que puedan afectar a la instalacin. Suministro elctrico. El suministro elctrico a un Centro de Cmputo, y en particular la alimentacin de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilizacin de una lnea independiente del resto de la instalacin para evitar interferencias, con elementos de proteccin y seguridad especficos y en muchos casos con sistemas de alimentacin ininterrumpida (equipos electrgenos, instalacin de bateras, etc.).

y y

ORGANIZACIN DEL CENTRO DE CMPUTO Es la creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. En un centro de cmputo la organizacin debe existir de parte del administrador hacia sus subordinados de manera imparcial. Las formas de operar un centro de cmputo son consideradas como simples restricciones, es decir, el encargado del centro de cmputo debe decidir (de acuerdo a las jerarquas existentes en el centro de cmputo) quienes tendrn acceso a todo tipo de informacin y quienes no lo tendrn de acuerdo al rea del centro de cmputo en que desempean sus labores. El centro de cmputo es el conjunto de recursos fsico, lgicos y humanos necesarios para la organizacin, realizacin y control de las actividades informticas de una empresa. Esta se rige bajo una serie de funciones necesarias para operar y de las cuales se mencionan la de operar el sistema de computacin central y mantener el sistema disponible para los usuarios, ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de produccin y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso, revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones de su superior inmediato y realizar las copias de respaldo) de la informacin y procesos de cmputo que se realizan en la direccin, conforme a parmetros preestablecidos. Por lo que respecta a la organizacin de un Centro de Cmputo, no existe un modelo nico de organizacin capaz de ajustarse a todas las necesidades, pues este depende del tamao particular del Centro de Cmputo, En trminos generales, puede decirse que los elementos estructurales mnimos que requiera la organizacin de cualquier Centro de Cmputo son los siguientes: y y y y y y y Jefatura Oficina de planeacin y desarrollo Oficina de capacitacin y validacin de datos Oficina de anlisis, diseo y programacin Oficina de operacin de equipo Oficina de control Administrativo

Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cmputo son las siguientes: y y y y y y y Operar el sistema de computacin central y mantener el sistema disponible para los usuarios. Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de produccin y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso. Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones de su superior inmediato. Realizar las copias de respaldo (back-up) de la informacin y procesos de cmputo que se realizan en la Direccin, conforme a parmetros preestablecidos. Marcar y/o sealizar los productos de los procesos ejecutados. Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados. Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.

y y y y

Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del centro de cmputo. Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas. Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro de cmputo. Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Direccin para el desarrollo de las funciones asignadas.

SELECCIN DEL EQUIPO DE CMPUTO Adquisicin de Hardware Es muy comn que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendacin, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: 1. Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. 2. Evaluacin y medicin de la computadora. 3. Compatibilidad. 4. Factores financieros. 5. Mantenimiento y soporte tcnico. 6. Administracin y Control 1. Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes caractersticas: y y y y y Tamao interno de la memoria. Velocidad de procesamiento. Nmero de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones. Tipos y nmeros de dispositivos de almacenamiento. Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

2. Evaluacin y medicin de la computadora: Es comn que se efecten comparaciones entre los diferentes sistemas de cmputo basndonos en el desarrollo y desempeo real de los datos. Los datos de referencia son generados a travs del empleo de programas sintticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra especificaciones tcnicas. Los programas sintticos se pueden correr prcticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia: y y Velocidad de procesamiento. Tiempo de respuesta para envo y recepcin de datos desde las terminales.

3. Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones econmicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos: y y Nivel de calidad. Desempeo igual al original.

y y

Garantas. Acuerdos de servicio.

4. Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cmputo: y Por alquiler renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es ms econmico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar ms costoso que comprar el equipo y adems podemos tener limitaciones en cuanto a uso. Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crdito en pagos predeterminados en perodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisin irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la obsolescencia. Evaluacin de propuestas

Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de su propuesta) Analizar propuestas Costo Disponibilidad (existe?, Cunto tiempo?) Calidad de diseo Soporte y Mantenimiento Expansin Configuracin Ambiente de SW

- Documentacin Verificar con terceros informacin sobre los productos y servicios ofrecidos por el proveedor y Negociacin del contrato

Obtener un contrato justo Puntos de negociacin: Precio Costos de instalacin Capacitacin Penalizaciones por incumplimiento Problemas posibles Contrato a favor del proveedor Vendedor profesional, comprador amateur/principiante Convenios no incorporados en clusulas Ausencia de penalizaciones Clusulas integradoras ("deja sin efecto cualquier acuerdo previo, oral o escrito...") y Obtencin de propuestas mediante requisiciones que incluyan

Informacin General Objetivo Propsito

Fecha lmite de entrega Fecha lmite de aclaraciones Cobertura de requerimientos Mnimos Deseables Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio Solicitar especificacin de servicios de soporte a usuario Coordinar Presentaciones 5. Mantenimiento y soporte tcnico: Los puntos de mayor inters son: y Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un perodo de garanta en el cual la unidad de ventas que efectu la operacin tiene la responsabilidad del mantenimiento, despus de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes. Trminos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, mano de obra y piezas por separado. Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es til si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de inters son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo.

6. Administracin y control Registro de configuraciones Es recomendable estructurar en base al equipo cabeza de configuracin, normalmente el CPU o gabinete principal y sus partes, accesorios o perifricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo PADRE---> HIJOS registrando por cada uno datos tales como: Nmero de Control Identificacin o Clave Descripcin Marca Nmero de Serie Nmero de Parte Tipo genrico de equipo Capacidad Tipo de Tecnologa Fecha de Recepcin Fecha de Instalacin Tipo de mantenimiento Status (En reparacin, asignado, prestado, obsoleto, baja, refacciones,...) Direccin Ethernet o IP Consumo elctrico Disipacin trmica Costo Datos de su ubicacin Responsable Tipo de uso Localizacin Extensin/telfono de referencia

Departamento o rea Adquisicin del Software 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Determinar las necesidades actuales y futuras de la empresa. Formar un comit experto (para asesora acerca del software). Determinar los requerimientos del sistema a comprar. Solicitud de Propuesta. (Request For Proposals) Buscar Proveedores que se apegue a nuestros requerimientos. Evaluacin de alternativas Propuestas del Proveedor. Tomar decisin en base a la propuesta. Formato de Compra y Negociacin del Contrato. Trmite de adquisicin del Software y Verificar que el software llegue completo y Sacar una copia del sistema (respaldo) y Se registra la fecha, proveedor y tipo de software y Se le entrega al usuario una copia y Instalacin y Capacitacin al Usuario Evaluar si la compra fue buena o mala

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Las caractersticas a considerar en la Adquisicin de software son: flexibilidad, capacidades, previsin de auditoras, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Las reas donde la flexibilidad es deseable son: y En el almacenamiento de datos. y En la produccin de informes. y En la entrada de datos. y En la definicin de parmetros. Capacidad y y y y El tamao mximo de cada registro medido en bytes. El tamao mximo de cada archivo medido en bytes. El nmero de archivos que pueden estar activos simultneamente. Nmero archivos que pueden trabajar.

Previsin de Auditoria y Confiabilidad y y y Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Apoyos del proveedor y y y y y Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia.

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Criterios para la Evaluacin de Software y y y y y y y y y Funciones Incluidas: necesidades actuales y futuras. A qu nivel. Necesita cambios, son soportados por el sistema. Adaptabilidad: que tan fcil se puede modificar, hay soporte, el concepto es complejo, es amigable al usuario, cuento con el personal necesario para las modificaciones. Recursos de Hw y Sw: que computadora requiere para correr, sistema operativo, memoria que ocupa, tiempo de cmputo, funciona dentro de mi situacin actual. Base de datos: tamao, facilidad de cambio, posibles cambios. Instalacin: que tan fcil de instalar es, requiere capacitacin. Mantenimiento: se proporcionan mejoras y mantenimiento, son fciles de hacer, el cdigo fuente es claro. Documentacin: que documentacin se proporciona, es fcil de entender, est completa. Calidad del Proveedor: experiencia, imagen, soporte, permanencia, opinin de otros clientes, es receptivo a sugerencias. Costos: cuales son las alternativas de compra, que incluye el precio, existe costos extra por anualidades o mantenimientos.

Contratos de Software La negociacin del contrato es un proceso legal y debe involucrarse a los expertos legales y financieros de la organizacin. Puesto que las empresas de hardware y software negocian contratos regularmente, a menudo son mejores negociadores que los analistas de sistemas. Hay dos tipos de contratos: y Alquilar un paquete de Software: nicamente se adquiere el derecho de usuario mediante una cuota por cierto tiempo. Pero no posee, ni puede vender el paquete, regalarlo o distribuir copias. Proyecto de programacin: por lo general el costo es ms alto pero incluye la propiedad del software; para poder realizar futuros cambios, venta y distribucin.

y Nota: dentro del contrato se debe estipular la propiedad y mantenimiento del software. Administracin y control Registro de Caractersticas Clave o Identificacin y y y y y y y y y y y Descripcin Fecha de recepcin Fecha de instalacin Tipo de documentacin Medio de distribucin Tipo de aplicacin Disponible en computadoras Computadora/servidor Versin Nmero de licencias Tipo de contrato

Costos asociados con el HW y el SW

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y y y y

Costo de Arranque: En los que se incurren como inversin inicial Costo de Operacin: Todos aquellos recurrentes en la actividad cotidiana Costo de Mantenimiento: Los relacionados con el servicio al recurso Costo de Expansin: Aquellos que permiten hacer crecer o incrementar la capacidad del recurso.

Formato Sugerido para Evaluacin del Alternativas

Alternativas Criterio Peso A B C D

Total

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INFRAESTRUCTURA Seleccin, Preparacin y Evaluacin del lugar para el Departamento. Los factores a considerar en la seleccin del lugar en el cual se colocar el Centro de Cmputo son: y y y y Ruido. Espacio Requerido. Condiciones ambientales. Acceso al Centro de Cmputo.

El centro de cmputo se ubicar en un edificio que se encontrar en un sitio especfico dentro de un rea general, en cada uno de los puntos anteriores es importante considerar los siguientes criterios: Seleccin del rea General: y y y y y y Cercana a usuarios potenciales. Servicios de Seguridad. Buenas vas de comunicacin. Suministro de energa confiable. Buenos servicios de comunicacin. Rentas e impuestos atractivos.

Seleccin de un sitio especfico: y y y y Localizacin en partes elevadas como proteccin contra inundaciones. Proximidad a servicios de transporte urbano o comercial. Facilidad de acceso a los bancos de datos. Proximidad a Aeropuertos.

Seleccin de un local o edificio especfico: y y y y y y y Espacio adecuado para el equipo y personal (tomando en cuenta una expansin). Ausencia de dificultades para la preparacin del sitio. Espacio adecuado para los equipos de aire acondicionado y de suministro de energa. Posibilidad de colocar el centro de datos lejos de reas que contengan materiales peligrosos. Posibilidad de colocar un rea o sala de espera para los visitantes del centro de cmputo. Posibilidad de controlar el acceso. Instalacin de miscelneas adecuadas.

Para controlar los niveles de ruido es necesario considerar la cercana de algn tipo de taller o equipo de cmputo ruidoso, cuando esto sucede, estos equipos se colocan por separado. Condiciones Ambientales. y Instalaciones elctricas : Es uno de los aspectos fundamentales que deben cuidarse cuando se va a disear el centro de cmputo ya que si no se efecta un buen clculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos ocasionara serios problemas al utilizar el equipo. Por esto se requiere hacer un anlisis sobre todos los equipos y dispositivos que se vayan a

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utilizar en el centro de cmputo como si fuesen a trabajar todos al mismo tiempo, as podremos obtener la carga mxima que se pudiera llegar a utilizar. Los equipos de cmputo son unos de los ms sensibles a las variaciones de corriente elctrica por lo tanto es necesario instalar equipos de proteccin. o Sistemas de flujo (Suministro) ininterrumpible: Se recibe un suministro normal para cargar bateras y se proporciona un suministro limpio cuando el suministro de energa comercial falla. Sirven para proporcionar energa temporal. o Acondicionadores de lnea: Sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido elctrico en grados variantes pero no almacenan energa elctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar interrupciones en el suministro de electricidad. Flujo de luminosidad: En las oficinas no es igual el nmero de luminosidad que se requiere, que en una casa, puesto que las actividades que se realizan son diferentes, se recomienda entre 50 y 75 candelas por pie cuadrado.

SELECCION DEL LUGAR DE UBICACION DEL CC SELECCION DEL REA GENERAL y y y y y y y y y y Cercana de usuario. Cercana de configuracin de respaldo Corriente elctrica confiable Comunicacin confiable Va rpida de acceso Evitar zonas con incidencia de desastres naturales Evitar zonas propensas a disturbios sociales Cercana de Polica y Bomberos Rentas atractivas Sistema escolar y servicios comunitarios

SELECCION DEL LUGAR ESPECFICO y y y y y y y Elevado Minimizar el efecto de lluvias Evitar la proximidad de aeropuertos Evitar Interferencia electromagntica Separacin de va rpida Transporte comercial cercano Estacionamiento

SELECCION DEL EDIFICIO ESPECFICO y y y y y y y y y Espacio adecuado Para planta elctrica de respaldo para UPS Para sistema de aire acondicionado Puertas y pasillos amplios Lejana de inflamables y explosivos Control de acceso rea para visitas rea de comida y Sanitarios No ms all de un sexto piso

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PREPARACION DEL LUGAR DE UBICACION DEL CC PREPARACION DEL PLANO DE DISTRIBUCION CONSIDERACIONES GENERALES

y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y

Flujo eficiente de trabajo Cercana de reas Interactuantes Flujo de trabajo sin retrocesos No interferencia del trnsito de personas con el procesamiento Cercana del personal a recursos (consumibles, archivos, equipo,...) de uso frecuente. reas de almacenamiento/recepcin adecuadas De consumibles (papel, cintas, disquetes) De equipo De material de desecho Puertas y corredores amplios Minimizar las puertas, ventanas y obstrucciones Dos salidas en cada rea que contenga personal Tomas de corriente suficientes y convenientemente localizadas Espacio adecuado para mobiliario, equipo y material Distribucin adecuada de telfonos reas que faciliten la observacin rea para alimentos Sanitarios suficientes Facilidad de guardarropa Espacio para unidad de aire acondicionado y equipo elctrico Posibilidad de modificacin y expansin Apariencia atractiva

REQUERIMIENTOS AMBIENTALES y y y y y y y y y y y y y y y y y y y Piso Falso Conduccin de cables (elctricos y de datos) Inyeccin de aire acondicionado Resguardo de inundaciones Caractersticas Resistente a electricidad esttica Facilidad de mantenimiento Durabilidad Apariencia Costo 40 ms de elevacin Soportar Carga (piso falso y piso firme) Falso Plafn Cableado areo Extraccin de aire (flujo) Conductos (canaletas) externos para cableado. Flujo de aire 15 ft3/min por persona en ocupacin constante Temperatura: rango ideal 18 --> 22 C. No es recomendable operar abajo de 10 C ni arriba de 30 C Humedad relativa: 50 +- 10 % para evitar tanto condensacin como electricidad esttica. No es recomendable operar arriba de 80% ni abajo de 20%.

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CONSIDERACIONES ESPECIFICAS PARA EL CUARTO DE COMPUTADORAS ("SITE") Espacio adecuado para: y y y y y y y y Operacin y Mantenimiento de Equipo Mesas de trabajo y/o de transporte Gabinetes de almacenamiento Almacenamiento/Colocacin temporal de discos, cintas y material impreso Equipo de pruebas y personal de mantenimiento Cables dentro de especificaciones (elctricos y de datos) Panel de control elctrico accesible y seguro Alternar equipo ruidoso con silencioso

REQUERIMIENTOS DE SUMINISTRO ELECTRICO y y Reguladores: Suministran voltaje estable a los equipos UPS (Sistema no interrumpible de potencia): Suministran energa elctrica constante al equipo, soportados por un banco de bateras con una duracin nominal de X mins. Existen "On line" y "Stand by" el tiempo de respuesta en caso de apagn es de milisegundos (cero segundos) Planta Elctrica: Generador electromecnico de energa, trabaja en base a algn combustible, su tiempo de respuesta es de segundos. Pueden funcionar en periodos prolongados de tiempo. Tierra Fsica: Instalacin elctrica que permite absorber descargar elctricas, conformada por 1 varilla de cobre de 3 mts enterrada bajo el nivel del suelo y de preferencia en un lugar con humedad, complementada con sales y carbn para mejorar asimilacin de descargas.

NO ES CONVENIENTE usar castillos del edificio, ni tuberas.

OTROS REQUERIMIENTOS y y y y y Minimizar vibraciones, disturbios electromagnticos y ruido Procurar iluminacin y atmsfera adecuada para el personal Recubrimientos acsticos Interruptores seccionales de luz Evitar luz solar directa

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PERSONAL (RECURSOS HUMANOS) Los recursos ms importantes con los que cuenta una institucin, sus hombres. Los recursos humanos, es un conjunto de personas y que son bsicas para el funcionamiento de cualquier institucin, se considera el recurso ms importante. Descripcin de Puestos. Una de las partes ms importante dentro de cualquier organizacin es sin duda el tenerla bien definida y saber perfectamente lo que cada persona, que forma dicha organizacin, hace o debe de hacer dentro de ella, es por eso que se vuelve imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En un departamento de sistemas existen puestos genricos definidos los cuales son tomados por la organizacin y adaptados segn sus necesidades. A continuacin damos un ejemplo de dichos puestos genricos y posteriormente de cmo stos fueron adaptados a nuestras necesidades y casos especficos.

Profesin Informtico Generalista

Actividades y conocimientos deseables Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su labor se haya desarrollado en Explotacin y en Desarrollo de Proyectos. Conocedor de Sistemas.

Experto en Desarrollo de Proyectos

Amplia experiencia como responsable de proyectos. Experto analista. Conocedor de las metodologas de Desarrollo ms importantes. Experto en Sistemas Operativos y Software Bsico. Conocedor de los productos equivalentes en el mercado. Amplios conocimientos de Explotacin. Con experiencia en el mantenimiento de Bases de Datos. Conocimiento de productos compatibles y equivalentes. Buenos conocimientos de explotacin Alta especializacin dentro de la tcnica de sistemas. Conocimientos profundos de redes. Muy experto en Subsistemas de teleproceso. Responsable de algn Centro de Clculo. Amplia experiencia en Automatizacin de trabajos. Experto en relaciones humanas. Buenos conocimientos de los sistemas.

Tcnico de Sistemas

Experto en Bases de Datos y Administracin de las mismas.

Experto en Software de Comunicacin

Experto en Explotacin y Gestin de CPDS

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Tcnico de Organizacin

Experto organizador y coordinador. Especialista en el anlisis de flujos de informacin. Economista con conocimiento de Informtica. Gestin de costos.

Tcnico de evaluacin de Costes

Dentro del departamento existen diferentes puestos, a los cuales se les asignan diferentes actividades y responsabilidades, a continuacin se describen las caractersticas de cada uno de estos. Se cuenta con: 1 Gerente 1 Encargado de desarrollo 1 Encargado de Soporte Tcnico 1 Encargado de desarrollo en Redes 1 Encargado de Redes y Comunicaciones 1 Operador e Instalador 1 Secretaria DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas Puesto...................: Gerente Del Departamento de Sistemas Definicin: Es el responsable ante la direccin del establecimiento y funcionamiento del departamento, de manera que satisfaga las necesidades de la empresa a corto y largo plazo. Es el asesor de la gerencia en cuanto a la utilizacin de las computadoras y es el director tcnico y administrativo de todas las actividades del procesamiento de datos. Ayuda a la gerencia a determinar las necesidades en lo referente a la informacin y equipo necesario para que se puedan alcanzar los objetivos de la empresa. Define y controla el presupuesto y medios necesarios para el departamento. Interpreta las necesidades de la empresa y confecciona y da a conocer el plan de automatizacin.

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Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado y sean justificados y aprobados. Elabora estudios para la eleccin y adquisicin de equipo de cmputo y accesorios. Sugiere la ampliacin o substitucin de las instalaciones existentes Estandariza los mtodos y establece las normas de eficacia y los costos asegurndose que el personal las conoce y acepte. Se informa de los distintos problemas por medio de subordinados y da seguimiento para aplicar soluciones rpidas y efectivas. Establece la comunicacin entre el personal del departamento y fomenta las buenas relaciones entre ellos. Se asegurara que los responsables de los servicios a usuarios cumplan de tal manera, que dicho usuario quede satisfecho. DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas. Puesto...................: Encargado de Redes y comunicaciones. Definicin: Es el responsable del establecimiento y funcionamiento de las redes computacionales del grupo. Es el encargado del diseo e implementacin de dichas redes. Es el responsable de la configuracin e instalacin del software necesario. Es el responsable de los equipos de comunicacin. Es el encargado de mantener comunicados los equipos de cmputo. Es el encargado de investigar y proponer soluciones de redes y comunicacin. Es el responsable de mantener y controlar el cableado. DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas Puesto...................: Encargado de desarrollo de software para Redes y Pcs. Definicin: Es el responsable de la elaboracin y mantenimiento de los sistemas que corren en la red y las

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pcs. Es el responsable de los paquetes instalados en la red y pcs. Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones pertinentes. Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado. Elabora estudios para la eleccin y adquisicin de software para redes y pcs. Es el encargado de estandarizar los paquetes y software que corre bajo redes y pcs. Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para redes y pcs. Es el responsable de la integridad de la informacin que se genera y manipula en las redes y pcs. DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas Puesto...................: Encargado de desarrollo de software Definicin: Es el responsable de la elaboracin y mantenimiento de los sistemas que corren . Es el responsable de los paquetes instalados en el sistema principal. Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones pertinentes. Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado. Elabora estudios para la eleccin y adquisicin de software Es el encargado de estandarizar los paquetes y software Es el encargado de investigar y probar nuevos productos Es el responsable de la integridad de la informacin que se genera y se manipula DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas Puesto...................: Encargado de Soporte tcnico Definicin: Es el responsable de la instalacin y mantenimiento del sistema operativo Es el responsable de la configuracin de sistema operativo Es el encargado de detectar fallas y de su correccin. Es el encargado del buen rendimiento del equipo. Elabora estudios para la eleccin y adquisicin de software

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Es el encargado de instalar y configurar el software de emulacin y comunicacin Es el encargado de investigar y probar nuevos productos

DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas. Puesto...................: Secretaria. Definicin: Es la encargada de auxiliar en los procesos administrativos del departamento. Es la encargada de controlar las operaciones de mensajera. Es la encargada de elaborar y recibir pedidos, correspondencia, memorndums, faxes y documentos en general. Es la encargada de recibir y contestar llamadas telefnicas. Es la encargada de organizar y mantener en ptimas condiciones el archivo. Es la encargada de la caja chica. DESCRIPCION DEL PUESTO Departamento.......: Sistemas. Puesto...................: Operador e Instalador. Definicin: Es el encargado de ejecutar y controlar todos los respaldos de la informacin de los distintos equipos. Es el encargado de controlar el inventario de equipo, y accesorios as como de los paquetes de software para Pc. Es el encargado de elaborar pedidos de consumibles (Diskettes, Cintas, Tonners, Cartuchos para respaldos, Etc.). Es el encargado de dar mantenimiento preventivo a las Pc. Es el encargado de hacer las instalaciones de Hardware y Software a las Pcs. Es el encargado de hacer revisiones y reparaciones menores a las Pcs. 1.4 Normas y Procedimientos. Al igual que en todas las organizaciones y partes que la conforman, el departamento de Sistemas debe tener una serie de Normas y Procedimientos que rijan el comportamiento tanto de los

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empleados que ah laboran como de los que hacen uso de las facilidades que este departamento les proporciona; a continuacin presentamos dichas Normas y Procedimientos. Reglamento Interno. Todos los empleados del departamento debern presentarse diariamente a sus labores, excepto domingos y das festivos que considere la empresa. El horario que deben cumplir es de lunes a viernes es de 9:00 a 14:00 horas y de 15:30 a 18:00 horas, el sbado de 9:00 a 13:30 horas. Todos los empleados deben checar su entrada en el programa de horario que se encuentra en la red local de la empresa. Tienen un perodo de 15 minutos como mximo para que no se les considere retardo, si por alguna causa no pueden llegar debern avisar y la razn deber ser justificada. Est prohibido leer revistas, peridicos o libros ajenos al trabajo durante horas de labor. Debern mantener limpio y en buen estado sus lugares de trabajo. El telfono es para cuestiones de trabajo, por lo que se debe utilizar lo menos posible en asuntos personales. Cada que algn empleado deba salir del departamento, es necesario que notifique a la secretaria o anote en el tablero a donde va. El equipo con el que labora cada empleado es responsabilidad suya, por lo que deber cuidarlo y mantenerlo en buenas condiciones. Somos un departamento de servicio por lo que es requisito que los empleados tengan trato amable con los usuarios. Cada empleado deber llenar su reporte de actividades diarias. No se debe Fumar, Comer o Beber dentro del cuarto de la mquina. Solo personal autorizado puede entrar a las reas de trabajo. La ltima persona que salga de las instalaciones es responsable de cerrar y dejar apagadas las luces.

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Se deber cuidar el comportamiento (vocabulario, vestido, etc.) dentro del centro de trabajo. Cada lunes deber llevarse a cabo una reunin interna en la que se revisarn los planes de trabajo as como las actividades desarrolladas y a desarrollar. Debe existir un ambiente cordial de trabajo, por lo que en caso de haber algn mal entendido, s deber aclarar inmediatamente, ya sea entre los involucrados o con la intervencin del jefe de departamento Todo aquello que no est en este reglamento y que pudiera generar dudas o conflictos, deber ser tratado directamente con el Gerente del departamento. Procedimientos. As como existen Normas para regular el funcionamiento del departamento internamente, existen algunos procedimientos que rigen la relacin con las dems reas de la empresa, cabe mencionar que solo se nombrarn aquellos que afectan directamente al departamento en relacin con los dems.

Solicitud de Proceso. Cada que algn usuario o departamento requiere de una actividad por parte del departamento de sistemas podr solicitarlo a este de una forma verbal, siempre y cuando la actividad no requiera de muchos recursos de lo contrario deber hacerlo a travs de una solicitud de proceso. Reembolsos. El departamento cuenta con una cantidad de dinero para sufragar los gastos que se deriven de alguna emergencia, la cual deber ser justificada y autorizada por el gerente. Cada vez que los gastos han cubierto el 80% de dicha cantidad deber hacerse una solicitud de cheque para reembolsarla. Dicha solicitud deber llevar adjuntas las notas o facturas que cubren los gastos debidamente llenadas con el nombre direccin y registro federal de la compaa, as como la firma del gerente y el Iva desglosado; las notas debern ser pegadas sobre hojas blancas y no debern estar alteradas.

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Solicitud de Orden de Compra. Cuando el departamento requiera de insumos, equipo o accesorios, deber solicitar su compra a travs de dicha solicitud, en la cual deber indicarse la fecha, el departamento solicitante y l, o los artculos requeridos, adems de la(s) firma(s) de autorizacin. Solicitud de Cheque. Cada que se requiera hacer un pago ya sea por concepto de honorarios u algn otro gasto que no sea de emergencia, deber solicitarse un cheque con mediante una solicitud, en el cual se debe indicar la fecha, el nombre del beneficiario (a quien se le va a pagar), la cantidad indicando si son dlares o moneda nacional y el concepto, adems de la(s) firma(s) de autorizacin. Salida de Almacn. Cuando el departamento requiera de algn artculo que se encuentras en alguno de los almacenes de la empresa (Papelera, General, Alimentos y bebidas), deber solicitarlo por medio de la(s) correspondiente(s) requisicin(es), indicando el cdigo, descripcin y cantidad de l, o los artculos requeridos, el destino de la mercanca adems de la(s) firma(s) de autorizacin. Orden de Trabajo. Si se llegara a requerir algn trabajo o instalacin especial, se deber solicitar al departamento de mantenimiento a travs de una orden de trabajo, describiendo brevemente el trabajo solicitado, el lugar donde deber llevarse a cabo y la(s) firma(s) de autorizacin. Contratacin de Personal. Debido a la rotacin de personal que tenemos en el departamento de sistemas, y dada la importancia que este recurso tiene para el buen funcionamiento del departamento, se hace necesario dictar un procedimiento para que las contrataciones se hagan de una manera adecuada. Actualmente el departamento cuenta con los siguientes puestos, para los cuales se hacen las contrataciones. Seguridad. Un punto muy importante dentro de un centro de cmputo y un Departamento de Sistemas es sin duda la seguridad, los activos y la informacin que ah se manejan son tan crticos que cualquier dao que pudieran sufrir se convertira en un gran desastre para la institucin. Por ello es de vital importancia implementar un procedimiento que regule precisamente este punto.

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1.- Controlar el acceso al rea de Sistemas. 2.- Utilizar antivirus actualizados. 3.- Definir responsabilidades para la seguridad de datos, sistemas y programas. 4.- Involucrar a varias personas en funciones delicadas. No depender de una sola para la realizacin de ellas. 5.- Enfatizar al personal del departamento la importancia de la seguridad y su responsabilidad ----personal. 6.- Establecer planes de contingencia y para casos de emergencia. 7.- Dar a conocer solo a personal autorizado donde se encuentran y como obtener los datos ----confidenciales. 8.- Mantener en buen estado los detectores de incendios, extinguidores y dems equipo para caso ----de incendio u otro desastre. 9.- Proteger el equipo de daos fsicos. (Polvo, humo, etc.) 10.- Alejar todo material magntico dado que puede daar las unidades de almacenamiento. 11.- Cambiar claves de acceso con regularidad. 12.- Tener y llevar a cabo un plan de respaldos. 13.- Revisar peridicamente dichos respaldos. 14.- Tener un procedimiento de recuperacin de datos. 15.-Mantener el rea limpia y ordenada. 16.- Utilizar reguladores, acondicionadores y bateras para cambios de corriente. 17.- Elaborar sistemas y programas seguros. 18.- Implementar un sistema de seguridad para accesos (Fire wall). FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO. Principales funciones y servicios que ofrece. La principal funcin de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas de informacin que permitan dar solucin a las necesidades informticas y de toma de decisiones de la institucin. Es necesario hacer notar que nosotros como departamento de Sistemas somos un departamento de servicio, y que nuestros clientes son precisamente los dems departamentos que conforman el grupo. Los productos que nosotros ofrecemos son servicios y se pueden agrupar en las siguientes funciones: 1.- La administracin y mantenimiento de los sistemas existentes en el grupo 2.-Asesora y capacitacin a los diferentes departamentos y empresas del grupo. 3.- Estudios de factibilidad, compra e instalacin de equipo 4.- Evaluacin y adquisicin de software y paquetera. 5.- Desarrollo de nuevos sistemas.

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6.- Elaboracin de manuales y documentacin 7.- Administracin y mantenimiento de Pcs, Redes 8.- Revisin peridica de las necesidades de informacin. 9.- Contratacin de servicios y asesoras externas. 10.- Mantenimiento y reparacin de equipo de cmputo. 11.- Control de compras de todo lo relacionado con equipo, software, consumibles y accesorios ---------computacionales. 12.- Implementacin y administracin de los servicios de Internet e Intranet y correo electrnico. Clientes Principales. Para un departamento de servicios dentro de una empresa, sus clientes son todos los departamentos, reas y personas a las que brinda precisamente sus servicios. En el caso especfico del Departamento de Sistemas, sus clientes van desde la alta gerencia o direccin, hasta el personal auxiliar administrativo que requiere de informacin para ejecutar su trabajo de una manera adecuada. Nuestros clientes pudiramos clasificarlos de la siguiente manera: a) Los ejecutivos. Son aquellos que se encuentran en la parte superior de la estructura organizacional, ellos requieren de nuestros servicios en forma de informacin pura, es decir no requieren de sistemas o programas que les permitan procesar ni capturar informacin, a ellos se les debe proveer de herramientas sencillas que les arroje informacin concisa que les sirva para la toma de decisiones. b) Los jefes y coordinadores. Son aquellos que se encuentran en la parte media del organigrama, ellos supervisan las labores y entregan resultados. Requieren de nuestros servicios a travs de programas y sistemas que les permitan visualizar y supervisar el trabajo de sus subordinados, que les permita tambin, manejar la informacin que resulta de las operaciones diarias y a su vez que puedan, generar informes para presentar resultados. La informacin a este nivel es un poco ms a detalle y este tipo de usuario tiene la facilidad de operarla. c) Los auxiliares administrativos, operadores, secretarias que operan directamente los sistemas. Son aquellos que su trabajo es alimentar los sistemas con datos para obtener informacin, estos son nuestros clientes ms numerosos y requieren de nuestros programas para realizar su trabajo. d) Los trabajadores en general. Estos son los que sin utilizar sistema alguno, requieren tambin de informacin o servicio, es decir para cobrar requieren que se ejecute el proceso de nmina que es sin duda todo un sistema.

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e) Los clientes externos. Que al igual que los anteriores requieren de la informacin generada por los diferentes sistemas y servicios. Todos los anteriores requieren adems de sistemas, capacitacin, documentacin, adiestramiento, instalacin y dems servicios que ofrece el departamento. El objetivo bsico del Departamento de Sistemas consiste en suministrar la informacin que se necesita para controlar la estrategia y llevar a cabo las diferentes funciones de la empresa, as como de las herramientas necesarias para su manipulacin. Evaluacin del Rendimiento Evaluar: Determinar, estimar el valor, el precio o la importancia de algo: evaluar los daos, el comportamiento de alguien. ? Se conj. como actuar. Evaluacin: f. Clculo, valoracin de una cosa: evaluacin de los beneficios, de los conocimientos. Objetivo de la evaluacin Perfeccionar los sistemas de control interno Asignar adecuadamente objetivos de gestin Fomentar la conciencia del coste y del ahorro Propiciar una mayor eficiencia en el uso de recursos disponibles Mejorar el funcionamiento organizativo y optimizar resultados de gestin de unidades Facilitar, en una 2 fase, la implantacin de los sistemas de

Evaluacin del desempeo. Los objetivos son evaluar la configuracin actual, tomando en consideracin las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalacin y revisar las polticas seguidas por la unidad de informtica en la conservacin de su programa. Est orientada a: Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cmputo con la carga de trabajo actual, o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y largo plazo.

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Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso. Evaluar la utilizacin de los diferentes dispositivos perifricos.

Es la recoleccin y anlisis de informacin relativa al rendimiento del sistema existente. Permite localizar embotellamientos con rapidez. Puede ayudar a decidir la forma de mejorar el rendimiento.

El personal de una organizacin constituye el recurso ms importante, por lo tanto contar con el personal adecuado se debe seguir una serie de actividades que nos permitan seleccionar a este personal. Las etapas generales para la admisin de personal son las siguientes: Reclutar. -Hace de una persona extraa un candidato para determinado puesto. Seleccionar.- Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada puesto que se requiere por medio de exmenes, entrevistas, entrega de solicitud y currculo. Remuneracin.- Hace del buen candidato un trabajador. Entrenamiento.- Hace del buen candidato un buen trabajador. Promocin Interna.- consiste en llenar la mayor parte de las vacantes con empleados responsables de la misma empresa, a los cuales se le dar capacitacin mediante adiestramiento en el trabajo, quizs con algn tratamiento formal complementario. Pero, Cules son los criterios que entran al escoger entre promocin interna y externa? MOTIVACIN La gente se esfuerza ms cuando saben que pueden facilitarles el asenso Satisfaccin en el empleo Hay personas que desean progresar y que les reconozcan, prefieren esperarse en su propia empresa si tener que pasar a otras. COSTO: Qu es ms caro? Contratar a un extrao apto, que tiene que cambiar su residencia y que hay que atraer con un sueldo mayor que el actual. Y que adems se le tiene que dar la mnima capacitacin y ambientacin en el trabajo. Promover al interno con un poco de capacitacin y quiz un aumento de sueldo. Distintas actitudes hacia la promocin no todos quieren acceder, por tanto es necesario investigar quienes lo desean y si llenan los requisitos.

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SELECCIN DE LOS CANDIDATOS A PROMOCIN Es la parte ms difcil ya que casi siempre hay ms candidatos que vacantes. La eleccin se basa en: Antigedad, Capacidad, Forma de operar un C. de cmputo. La poltica de calidad se define como las directrices u objetivos generales que tienen una institucin o empresa concernientes a la calidad, las cuales son emitidas por la direccin. De hecho, a travs de la administracin de la calidad se definen las actividades a desarrollar para cumplir con esa poltica de calidad. La direccin es la encargada de difundirla y principalmente de asegurar de que sea entendida, implantada y revisada peridicamente en su organizacin. Objetivo Establecer un marco de referencia general para garantizar que los sistemas de informacin que apoyan las tareas sustantivas de una institucin o empresa, sean concebidos y desarrollados de una manera tal, que permitan su articulacin para una adecuada interaccin entre las reas. Polticas Toda elaboracin de sistemas deber estar orientada a satisfacer las necesidades de manejo de informacin para las funciones sustantivas de una institucin o empresa; es importante concebir el diseo de dichos sistemas de manera que permitan su integracin y consolidacin en una base de datos constitucional y un banco institucional de sistemas, en un futuro prximo. Toda elaboracin de sistemas, tanto interna como externa, debe cumplir con las normas establecidas por el comit de informtica de una institucin o empresa. El cumplimiento de las normas es un requisito indispensable para considerar un sistema apto para su liberacin definitiva. Toda elaboracin de sistemas, tanto interna como externa de carcter institucional, deber estar avalada por un dictamen tcnico de la direccin de informtica, rgano que en unin con el comit de informtica de la institucin o empresa debe normar el uso y aprovechamiento de los recursos informticos de acuerdo al reglamento interno de sta. El dictamen tcnico no ser necesario para aquellos sistemas internos de carcter tcnico especializado o especfico de las reas de la institucin o empresa, slo debern apegarse a los estndares establecidos por el comit de informtica. Estndares de mtodos: Como guas, los estndares son utilizados para establecer prcticas uniformes y tcnicas comunes. Estndares de desempeo: Como normas, los estndares son utilizados para medir el desempeo de la funcin del procesamiento de datos. Estndares de administracin incluyen requerimientos de reporte de actividades y desempeo, control de presupuesto y valuacin de personal y asesora de trayectoria de carrera Estndares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las cuales son metas obvias para la estandarizacin Estndares de contingencia pueden ser considerados parte de los estndares de operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades diarias y ocurren solamente bajo condiciones de

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emergencia, su documentacin es mantenida separadamente, posiblemente en una bandeja separada Estndares de servicio de soporte, la ltima categora de los estndares, incluye la relocalizacin del Centro de Cmputo, la seleccin del equipo, evaluacin del desempeo de la computadora y la documentacin. El qu tan bien sean cumplidos estos estndares determina qu tan eficiente y confiablemente funciona el Centro de Cmputo y cmo son atendidos los usuarios. Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades claramente definidas, los procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas. Manual de procedimientos el cual introduce a todo el personal de operacin, de programacin y de sistemas al plan maestro del sistema. Este manual se actualiza mediante el empleo de guas peridicas. Procedimientos de operaciones. Cada estacin de trabajo en el centro de datos debera tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier excepcin de procesamiento que pueda ser necesario. Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementacin inmediata. Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan indirectamente el qu tan bien son procesadas las tareas; comprenden al monitoreo, la evaluacin y correccin de funciones en el centro de datos. Beneficios La clarificacin de estndares y procedimientos, de expectativas, permite el desarrollo de procedimientos para satisfacer estas expectativas. Estos procedimientos, no slo indican las acciones requeridas, pero tambin indican cuando estas acciones son tomadas y por quienes. La consistencia del procesamiento es soportada por estndares ya que cualquier desviacin de los estndares se vuelven aparentes y reciben una accin correctiva. Con los estndares y procedimientos adecuados se hace posible el controlar las actividades del procesamiento, y el establecer calendarios con la confianza de que estos sern cumplidos. Los estndares y procedimientos documentados hacen la diferencia. Debido a que estos documentos guan a las acciones y clarifican expectativas, evitando la mayora si no es que todos los errores. La contratacin externa para la elaboracin de sistemas deber sujetarse a la normatividad de adquisiciones vigente, los costos que se generen por dicha contratacin debern ser cubiertos por el rea solicitante. Antes de la aprobacin de cualquier contrato, la direccin de informtica deber asegurarse que:

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a)

Los requisitos definidos en el contrato se expresen siempre de manera adecuada e Invariablemente en forma textual;

b)

En relacin con las caractersticas del sistema, se hayan resuelto todas aquellas diferencias de opinin entre las reas usuarias y de informtica y el desarrollador, constando su firma de conformidad en el contrato;

c)

El proveedor sea capaz de cumplir los requisitos del contrato, su curriculum vitae presentado.

tomando como referencia

Todos los sistemas y sus componentes desarrollados por personal de la institucin o empresa son propiedad de ste, por lo que la institucin o empresa tendr los derechos de autor para la utilizacin de dichos desarrollos en las diferentes reas que as lo requieran. En el supuesto de que el comit editorial apruebe su publicacin, cada rea de informtica deber informar la terminacin del sistema al rea de la institucin o empresa que tramita los derechos de autor, con objeto de que se lleven a cabo los trmites requeridos. As tambin, l o los autores debern firmar la cesin de derechos a la institucin o empresa, en el entendido de que la institucin o empresa otorgar los crditos respectivos en la publicacin. Durante el anlisis, desarrollo e implantacin de cualquier sistema, el rea solicitante deber participar con su rea de informtica respectiva y con la direccin de informtica y la empresa externa. Es responsabilidad del rea de informtica y de la empresa externa que desarroll un sistema, el proporcionar capacitacin y asistencia tcnica al personal operativo del rea usuaria para el uso y mantenimiento del sistema. Ser obligacin del rea solicitante asegurar que estos procesos cubran todas sus necesidades y requerimientos sustantivos.

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REPORTES NECESARIOS PAA EL CONROL DE CENTROS DE CMPUTO. Medicin cuantitativa. Esta escuela incluye a quienes consideran la administracin como una entidad lgica cuyas acciones pueden expresarse en trminos de smbolos matemticos, relaciones y datos que se pueden medir mediante reporte emitidos. Es importante indicar que esto apoyara principalmente en la toma de decisiones. En la medicin cuantitativa y su enfoque tiene una gran utilidad en el campo de la administracin. Fuerza al usuario a definir con precisin sus objetivos. El problema. rea del problema. Se fomenta el pensamiento ordenado. Metodologa lgica. Reconocimiento de las restricciones definitivas. Proporciona una herramienta para la solucin de problemas complejos. Reacomodo de las fuentes de informacin para proporcionar datos cuantitativos. El enfoque es especialmente efectivo cuando se aplica a los problemas fsicos de la administracin; tales como inventario, materiales, contrato de la produccin ms que problemas de comportamiento humano. No se elimina el riesgo mediante el uso de este enfoque pero se recibe ayuda para que el gerente asuma el riesgo correcto. Con el manejo de reportes se pueden hacer explicaciones y predicciones lgicas. Aumenta la habilidad debido a que las tcnicas cuantitativas buscan apoyar su habilidad agregndole el mximo de racionalidad. Con la mejora en la medicin de los valores de los elementos implicados. Con la disponibilidad de una computadora y los reportes emitidos como resultado de un proceso. Con la conveniencia de un enfoque ms lgico y sistemtico. Medicin: El control como un sistema de Retroalimentacin Muchos sistemas se auto controlan mediante la Retroalimentacin de informacin, ya que muestra las desviaciones de los estndares e inicio los cambios, En otras palabras los sistemas utilizan

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algunos de sus energas para retroalimentar informacin que compare el desempeo contra un standard que inicie la accin correctiva. Este sistema coloca el control en un punto de vista ms complejo y registra de lo que seria simplemente como un asunto de establecer estndares, medir el desempeo y corregir los desviaciones. Los gerentes si miden el desempeo real, comparan esta medicin contra los estndares e identifican y analizan los desviaciones. Circuito de Retroalimentacin del Control Administrativo. l.- Desempeo deseado 2.- Desempeo real 3.- Medicin de desempeo real 4.- Comparacin de] desempeo real con los estndares 5.- Identificacin de las desviaciones 6.- Anlisis de las causas de las desviaciones 7.- Programa de accin correctivo 8.- Implantacin de los correcciones. Control Es determinar lo que se esto haciendo, esto es, evaluar el desempeo y, es necesario, aplicar medidos correctivos, de manera que el desempeo est de acuerdo con los planes. El control y el proceso administrativo Si se desempearon, perfectamente las otras funciones de la administracin, esto es, la planeacin, la organizacin, la ejecucin, habr poca necesidad del control. La planeacin tiene una relacin estrecha en especial con el control. Cuando el control demuestra claramente que la planeacin no puede cumplirse, debe mortificarse o formularse un nuevo plan. El control efectivo ayudo en el esfuerzo para regular el desempeo planeado, a fin de asegurar que el desempeo este de acuerdo con lo planeado. Proceso de Control l.- Medicin del desempeo 2. Comparacin del desempeo con el standard y averiguar diferencia si la hay 3.- La correccin de desviaciones no favorables por medio de acciones remediadoras Reportes Escritos

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En todas las empresas, pero en especial en las grandes, se usan los reportes escritos para proporcionar informacin sobre el desempeo. Estos reportes se presentan para incluir muchos datos y son adaptables a las estadsticas, que son un poco ms complicadas y detalladas. Tambin proporcionan un registro permanente para en caso de hacer comparaciones o estudios en fechas futuras, con frecuencia los reportes escritos se complementan con los verbales y con la observacin directs. reas de control total: l. Posicin de lo empresa en el mercado. 2. Lucratividad. 3. Adquisicin y uso de materiales. 4. Desempeo del empleado. 5. Capital y recursos financieros. 6. Productividad. 7. Recursos fsicos. 8. Responsabilidad pblica. El control interno informtico controla diariamente que todas las actividades de sistemas de informacin sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estndares y normas fijados por la direccin de la organizacin y/o la direccin informtica, as como los requerimientos legales.

La funcin del control interno informtico es asegurarse de que las medidas que se obtienen de los mecanismos implantados por cada responsable sean correctas y vlidas. Control interno informtico suele ser un rgano staff de la direccin del departamento de informtica y est dotado de las personas y medios materiales proporcionados a los cometidos que se le encomienden. Como principales objetivos podemos indicar los siguientes: Controlar que todas las actividades se realicen cumpliendo los procedimientos y normas fijados, evaluar su bondad y asegurarse del cumplimiento de las normas legales. Asesorar sobre el conocimiento de las normas. Colaborar y apoyar el trabajo de Auditoria informtica, as como de las auditoras externas al grupo. Definir, implantar y ejecutar mecanismos y controles para comprobar el logro de los graso adecuados del servicio informtico, lo cual no debe considerarse como que la implantacin de los mecanismos de medida y responsabilidad del logro de esos niveles se ubique exclusivamente en la funcin de control interno, si no que cada responsable de objetivos y recursos es responsable de esos niveles, as como de la implantacin de los medios de medida adecuados.

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La auditora informtica es el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema informatizado salvaguarda los activos, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo los eficazmente los fines de la organizacin y utiliza eficiente mente los recursos. Los controles internos se clasifican en los siguientes: Controles preventivos: Para tratar de evitar el hecho, como un software de seguridad que impida los accesos no autorizados al sistema. Controles detectivos: Cuando fallan los preventivos para tratar de conocer cuanto antes el evento. Por ejemplo, el registro de intentos de acceso no autorizados, el registro de la actividad diaria para detectar errores u omisiones. etc. Controles correctivos: Facilitan la suelta a la normalidad cuando se han producido incidencias. Por ejemplo, la recuperacin de un fichero daado a partir de las copias de seguridad. Para la implantacin de un sistema de controles internos informticos habr que definir: Gestin de sistema de informacin: polticas, pautas y normas tcnicas que sirvan de base para el diseo y la implantacin de los sistemas de informacin y de los controles correspondientes. Administracin de sistemas: Controles sobre la actividad de los centros de datos y otras funciones de apoyo al sistema, incluyendo la administracin de las redes. Seguridad: incluye las tres clases de controles fundamentales implantados en el software del sistema, integridad del sistema, confidencialidad (control de acceso) y disponibilidad. Gestin del cambio: separacin de las pruebas y la produccin a nivel del software y controles de procedimientos para la migracin de programas software aprobados y probados. La informtica hoy, est subsumida en la gestin integral de la empresa, y por eso las normas y estndares propiamente informticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los generales de la misma. En consecuencia, las organizaciones informticas forman parte delo que se ha denominado el management o gestin de la empresa. Cabe aclarar que la Informtica no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por s misma, por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoria Informtica. El trmino de Auditoria se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado como una evaluacin cuyo nico fin es detectar errores y sealar fallas. Establecer una directiva de auditora es un aspecto importante en la seguridad. Supervisar la creacin o la modificacin de objetos permite hacer un seguimiento de los posibles problemas de seguridad, ayuda a asegurar la responsabilidad del usuario y proporciona pruebas en caso de producirse una infraccin en la seguridad .Por otra parte, este tipo de acciones y las medidas de prevencin de los riesgos que puedan afectar a la organizacin, junto a la pre-auditora, concepto que describiremos en el trabajo, daran las condiciones adecuadas para que el auditor pueda confiar en los sistemas. Esta confianza contribuye a la disminucin de costos y tiempos en los controles que anualmente debe realizar sobre la informacin contable y financiera. En este contexto podr limitarse a la realizacin de un grado menor de pruebas sustantivas y en su lugar centrarse en las de cumplimiento.

DESARROLLO DE UNA ESTRUCTURA DE CONTROL: COSTOS Y BENEFICIOS.

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Seguridad: Polticas, procedimientos y medidas tcnicas que se toman a fin de evitar el acceso no autorizado o la alteracin, robo o daos fsicos a los sistemas de informacin. Es importante realizar un anlisis costo/beneficio para determinar qu mecanismos de control ofrecen mayor seguridad sin menoscabar eficiencia operativa o incurrir en gastos excesivos. Uno de los criterios a tener en cuenta es la importancia de los datos . En los sistemas de finanzas y contabilidad, por ejemplo, su estndar de control debe ser ms estricto. Otro tema a analizar es que la eficacia de los costos de los controles depende tambin dela eficiencia, complejidad y costos de cada tcnica de control. Por ejemplo, un sistema que apoya la transferencia de fondos tendra un alto riesgo, y por tanto, necesitara un alto nivel de seguridad. Un tercer elemento a tener en cuenta es el nivel de riesgo . Una evaluacin de riesgos se realiza para determinar la posible frecuencia de un problema y los daos que podra causar si se presentara. Tambin para decidir qu controles usar los constructores de sistemas de informacin deben examinar diversas tcnicas de control, relacionarlas y su eficacia de costos relativa.

SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE COMPUTACIN La seguridad absoluta es imposible, y ello por dos motivos: el primero de tipo prctico: an suponiendo que ellos fuera factible, lo sera a un costo intolerable para la entidad, totalmente desproporcionado con respecto a los eventuales daos a soportar. El segundo es de tipo conceptual. Dado las caractersticas de los sistemas de computacin la seguridad absoluta es imposible. Los sistemas de computacin deben ser protegidos de tres tipos de peligros: desastres naturales, errores y omisiones humanos y actos intencionales. La seguridad en los sistemas abarca cinco funciones: Evitar Disuadir Prevenir Detectar Recuperar y corregir

ESTRATEGIA DE LA SEGURIDAD Ya se trate de actos naturales, errores u omisiones humanos y actos intencionales, cada riesgo debera ser atacado de cuatro maneras: a. Minimizando la posibilidad de ocurrencia. b. Reduciendo al mnimo el perjuicio sufrido, si no ha podido evitarse que ocurriera. c. Diseo de mtodos para la ms rpida recuperacin de los daos experimentados. d. Correccin de las medidas de seguridad en funcin de la experiencia recogida.

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ANLISIS DE LOS RIESGOS Los elementos claves en el anlisis de riesgos son: Determinacin del impacto que originara un acontecimiento. Fijacin de la probabilidad de ocurrencia de un hecho, dentro de un lapso especificado. Una vez listados y analizados los riesgos tenemos cuatro posibilidades: Eliminar el riesgo, con medidas adecuadas. Soportarlo o tolerarlo, con la debida conciencia, tratndose de casos en los que el perjuicio ocasionara efectos menores. Reducirlo. Transferirlo, mediante seguros o convenios especiales .El problema consiste en hallar una combinacin de estas variables, en forma tal de reducir los riesgos a un nivel aceptable y con costos mnimos. RIESGOS Y MEDIDAS A TOMAR RIESGOS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS El auditor debe evaluar los principales controles del Departamento de Sistemas. Esta evaluacin es necesaria para asegurarse de que los controles o las funciones en las que intenta confiar no hayan sufrido alteraciones que reduzcan o eliminen su capacidad de evitar o detectar errores o irregularidades, o respaldar las afirmaciones correspondientes. Categoras:

Estructura organizativa y procedimientos operativos no confiables Riesgo: si las funciones incompatibles del departamento de EDP no estn segregadas existe el riesgo de que ocurran errores o irregularidades que no sean detectadas durante el transcurso normal de las operaciones. Medios de control: Dentro de la organizacin del Departamento de Sistemas es conveniente separar las principales responsabilidades de las actividades de operacin y programacin.

Evidencia de control: Indagacin con los empleados del Departamento de Sistemas, para verificar las funciones de cada uno y sus limitaciones. Observacin y prueba de los medios existentes para la limitacin del acceso fsico a las instalaciones y recursos que deben estar protegidos.

Procedimientos no autorizados para cambios en los programas: Riesgo: los programadores pueden realizar cambios incorrectos no autorizados en el software de aplicacin, lo cual reducir la confiabilidad de la informacin procesada en el sistema.

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Medios de control: es esencial que los resultados de las modificaciones de programas sean revisadas por el usuario y el supervisor del programador antes de ponerlo en funcionamiento. Evidencia de control: una forma de probar la existencia de adecuados controles sobre el cambio a los programas es seleccionando cambios representativos y determinando silos procedimientos de revisin y aprobacin fueron cumplidos. Acceso general no autorizado, a los datos o programas de aplicacin: Riesgo: personas no autorizadas pueden tener acceso directo a los archivos de datos o programas de aplicacin utilizados para procesar transacciones, permitindoles realizar cambios no autorizados a los datos o programas. Medios de control: Software de seguridad: adems de restringir el acceso a nivel de aplicaciones,pueden ser utilizados para controlar los riesgos de acceso general. Registro de operaciones (consola): es un registro completo de cada actividad deprocesamiento realizada en el computador. Informes gerenciales especiales: para alertar a la gerencia sobre la existencia deactividades inusuales o no autorizadas. Evidencia de control: Obtener copia de las tablas de contraseas y verificar si los usuarios con acceso a determinadas aplicaciones guardan una lgica con sus funciones especficas. Intentar llevar a cabo violaciones a la seguridad para probar si el software de seguridad restringe el acceso de manera efectiva. A continuacin enumeraremos medidas que deberan tomarse en otros tipos de riesgos: Seguridad fsica: El edificio, de ser posible, debe ser expresamente construido para el centro de cmputos. El rea del computador debe estar en un local que no sea combustible. El local del computador no debe situarse encima, debajo o adyacente a reas donde se procesen, fabriquen o almacenen materiales inflamables, explosivos, gases txicos, etc .El espacio entre el falso suelo y el normal debe limpiarse y pintarse antes de la instalacin de los equipos. El piso y el techo deben ser impermeables. Debe existir prohibicin absoluta de fumar en el rea de Proceso. Proteccin contra incendios: -Sensores de temperatura -Sensores de humo -Medios de extincin del fuego El almacenamiento de medios magnticos deber realizarse teniendo en cuenta la temperatura, humedad relativa, en lugares especialmente preparados que no sean combustibles y estar a cargo de un responsable.

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Backup y recuperacin Backups de equipos Backups de archivos maestros o bases de datos Backups del software Seguridad lgica: la seguridad lgica se refiere a los controles de software o controles internos del hardware existentes en el sistema para prevenir o detectar el ingreso de la informacin no autorizada al sistema o accesos no autorizados a la informacin de la empresa. Estas medidas implican la identificacin y autentificacin de los usuarios al operar con el sistema. Existen diferentes mtodos de definicin de usuarios y claves que otorgan mayor seguridad. Plan de desastre: es importante contar con un conjunto de disposiciones que contemplen todas las medidas preventivas, de recuperacin y actuacin del personal afectado, ante el caso de una emergencia.

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Conclusin
Si bien la empresa que ha implementado sistemas computadorizados para el proceso delas operaciones diarias de la organizacin, podra optar por no realizar las auditoras de sistema, tal como hemos descripto en la primera parte de este trabajo. De optar por la opcin de no realizarla, al momento de tener que analizar los estados contables debera realizar una innumerable cantidad de pruebas, tanto de cumplimiento como sustantivas, desaprovechando las facilidades y utilidades que hoy pone a disposicin la tecnologa. Con esto, la empresa incurrira anualmente en costos altsimos tanto por tener un sistema (costo de mantenimiento), en el que no confa, como por tener que analizar la informacin generada por ste sin considerarlo. De nada sirve implementar este tipo de sistemas si no vamos a realizarles un seguimiento, con control de su funcionamiento, que nos permita verificar que los resultados que nos muestra son tiles para la toma de decisiones. Por otra parte, tampoco es til que confiemos ciegamente en estos sistemas y no los protejamos de factores externos al mismo como humanos, accidentes, etc, que puedan comprometer su integridad. Prcticamente todas las actividades de los departamentos se basan en la informacin que les proporciona el Centro de Computo. La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por esto, casi no se escatima la inversin para proveerlo del equipo tcnico (material y humano) necesario. De hecho, en la mayora de las organizaciones, el centro de cmputo lo coloca en una posicin que influye incluso en una gran Parte de las decisiones administrativas y de proyeccin de las empresas. Su administracin involucra el control tanto fsico como econmico y del buen funcionamiento del software y hardware, as como el desempeo del personal que labora en l. Si estos conceptos se manejan estrictamente, la fluidez de la informacin de entrada y salida, el mantenimiento del equipo y personal idneo, cumplen con las condiciones necesarias para que funcione correctamente el centro de cmputo. Evaluar y controlar permanentemente la seguridad fsica del edificio es la base para o comenzar a integrar la seguridad como una funcin primordial dentro de cualquier organismo. Tener controlado el ambiente y acceso fsico permite: Disminuir siniestros. Trabajar mejor teniendo la sensacin de seguridad, Descartar falsas hiptesis si se produjeran incidentes, Tener los medios para luchar contra incidentes. Las distintas alternativas estudiadas son suficientes para conocer en todo momento el estado del medio en el que nos desempeamos; y as tomar decisiones sobre la base de la informacin brindada por los medios de control adecuados. Estas decisiones pueden variar desde el conocimiento de las reas que recorren ciertas personas hasta el extremo de evacuar el edificio en caso de accidentes. La importancia de la informacin que hoy guardamos en el ciberespacio y el perjuicio que su prdida podra causarnos, motiva tomar medidas de seguridad que intenten prevenir este tipo de situaciones.

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Bibliografa

CASTELLS, Manuel. La era de la informacin. Economa, Sociedad y Cultura. Vol. 1. La Sociedad Red. Madrid: Alianza Editorial, 1997. http://www.monografias.com/trabajos11/cenco/cenco.shtml#or y y y y y Planeacin y Organizacin de Empresas / Guillermo Gmez Ceja / McGrawHill. Administracin de la funcin informtica / Ricardo Hernndez Jimnez / Trillas. Administracin de centros de cmputo / Ricardo Hernndez Jimnez / Trillas. Manual de Organizacin de la Direccin General Adjunta de Sistemas y Procedimientos de Grupo Financiero Bancrecer. ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA GONZALEZ CRUZ ALFREDO Pgina - 55 -

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