PROTOCOLO

INAUGURACIONES
1.- INTRODUCCIN 2.- ESQUEMA DE LA ORGANIZACIN 3.- LA RECEPCIN 4.- DESCUBRIMIENTO DE PLACA 5.- ACTO INSTITUCIONAL 6.- LAS EXPLICACIONES TCNICAS 7 INAUGURACIN DE CARRETERAS O CALLES 8.- EL REGALO

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INTRODUCCIN
Entre los actos que ms habitualmente se organizan en las instituciones pblicas y entidades privadas figuran las inauguraciones. Desde el punto de vista protocolario, entendemos como inauguracin el acto convocado por la entidad anfitriona para presentar pblicamente una nueva instalacin fruto de una inversin y obra, o para la puesta en marcha de un nuevo servicio. Podemos referirnos como inauguracin a la apertura formal de un edificio, de una carretera, de una lnea de autobuses, de una fbrica o del servicio de atencin al cliente. No siempre inauguracin se refiere a la apertura de una instalacin tras un proceso de obra, sino al inicio de un nuevo servicio al pblico. Tambin podemos referirnos a inauguracin cuando se trata de la apertura formal de un nuevo edificio o instalacin que aunque ya existiera con anterioridad haya sufrido un proceso de reformas o variado su uso o cometidos (aunque no tuviere obra alguna).

Generalmente, se organizan actos de inauguracin cuando es deseo de los anfitriones proyectar la nueva instalacin o servicio, procurando que la sociedad en general tenga conocimiento de ello. Por esta razn, la presencia de los medios de comunicacin en este acto resulta fundamental y debe estudiarse con mucha atencin la poltica general de comunicacin a seguir para una mejor proyeccin de lo que pretendemos. Igualmente, las inauguraciones tienen un alto componente, en el caso de las entidades privadas, de cortesa a las autoridades y los representantes pblicos, por lo que es habitual, en estos casos, ofrecer la presidencia del acto a la autoridad con mayor rango presente en el mismo.

ESQUEMA DE LA ORGANIZACIN
La organizacin protocolaria del acto de inauguracin sigue en la mayora de los casos un esquema muy similar. Los pasos suelen ser los siguientes:

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Recepcin de invitados generales. Recepcin de las autoridades. Recepcin de la autoridad que preside o el invitado de honor. Saludo a la corporacin o grupo anfitrin. En algunos casos, corte de cinta (aunque cada vez con menos frecuencia). Descubrimiento de placa conmemorativa. Recorrido por las nuevas instalaciones o el nuevo servicio. Acto institucional con discursos por parte del anfitrin y autoridad que preside, y en algunos casos de otros representantes de instituciones colaboradoras. Firma en el libro de honor, si procede. Aperitivo, vino espaol, cctel, segn los casos y la hora. Almuerzo o cena (esto ltimo cada vez con menos frecuencia). Despedida de las autoridades y de los invitados, con entrega de algn obsequio de recuerdo.

En las inauguraciones con presencia alta de invitados, el principal problema organizador suele ser cmo ensear las instalaciones a todos los presentes, pues trasladar a un alto nmero de personas resulta complejo. Por ello, es habitual la formacin de grupos atendidos por un responsable de la entidad anfitriona que durante el recorrido explica las caractersticas de la nueva obra o servicio y atiende a los invitados. El primer grupo es el formado por la autoridad que preside y el anfitrin, a quienes acompaan los principales invitados. En otras ocasiones, se forman itinerarios alternativos para evitar la demora que supondra la utilizacin del denominado sistema del grifo (ir dando paso a grupos sucesivamente por el mismo itinerario). Si cada grupo sale con una pequea diferencia horaria, si los grupos son muchos, puede producirse un desfase muy alto de tiempo entre la autoridad que preside y el

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ltimo de los invitados. En este caso, para evitar el desfase suele acortarse el itinerario de los grupos (a excepcin del principal) o se introduce una actividad diferente para el grupo de cabeza y as ocupar el tiempo necesario en tanto culminan todos los invitados el recorrido.

Otro sistema para resolver esta cuestin, es trasladar a los invitados a la sala donde tendr lugar el acto institucional y proyectarles un vdeo sobre las caractersticas de lo que se inaugura, en tanto el grupo principal recorre la instalacin. Posteriormente, finalizado el acto se ofrece a los invitados la posibilidad de recorrer la instalacin.

En cualquier caso, en este tipo de actos se procura ensear o recorrer una parte significativa y no la totalidad, aunque ello depender de las caractersticas del entorno, nmero de invitados y peculiaridades de la instalacin o servicio.

LA RECEPCIN
En este tipo de actos, el recibimiento es muy importante. El anfitrin o representantes cualificados de la institucin anfitriona, deben recibir a los invitados en el punto de acceso previsto a la instalacin que se va a inaugurar. Previamente, ha de ocuparse la organizacin del estacionamiento de vehculos si fuera necesario (en estos casos se suele advertir con anterioridad o enviarse credenciales para el aparcamiento, informando del lugar reservado a tal efecto, y si el lugar no fuera de fcil acceso, se acompaa de un croquis explicando la forma de acceso).

Las principales autoridades han de ser recibidas por el anfitrin principal y una vez saludadas stas, debern aguardar la llegada de la autoridad que presida. Si sta es una alta autoridad del Estado, en primer lugar sern las autoridades por orden riguroso las que den la bienvenida oficial y, a continuacin, el anfitrin y su corporacin. Si no se tratase de una autoridad de especial relevancia, ser el propio anfitrin quien reciba directamente, para

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posteriormente producirse un saludo informal con el resto de las autoridades y seguidamente el saludo con la corporacin anfitriona.

DESCUBRIMIENTO DE PLACA
Es habitual en este tipo de actos que la autoridad que presida descubra una placa conmemorativa que deje constancia del hecho y de la persona que inaugura, as como de la fecha correspondiente. Esta placa se colocar en un lugar visible y de cierta dignidad con respecto a su entorno, emplazada como a unos dos metros del suelo (si es posible) y est recubierta con una tela (no bandera) hasta el momento en que la autoridad proceda a su descubrimiento mediante unos tiradores.

Este acto suele celebrarse al inicio, tras los saludos de bienvenida. El anfitrin invitar a la autoridad correspondiente, le ceder el puesto ms prximo a los tiradores y permanecer a su lado. El resto de autoridades y corporacin anfitriona acompaarn en un segundo plano. Generalmente, el espacio situado frente a la autoridad se reserva para los medios de comunicacin grficos.

ACTO INSTITUCIONAL
En virtud al entorno, el acto institucional puede celebrarse de pie o sentado. Ser el propio anfitrin, el sentido comn organizador o la duracin del mismo, quien disponga lo conveniente al respecto. En primer lugar, suele hablar el anfitrin y cierra las intervenciones la autoridad que preside, pudiendo ofrecerse la palabra entre ambos a otras personalidades o autoridades ligadas a la nueva instalacin o servicio. Si por parte de los anfitriones hablase ms de una persona, lo habitual es que el de menor rango abra el acto y que el de mayor rango intervenga el penltimo, es decir, inmediatamente antes que la autoridad que preside.

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Ha sido habitual en algunos casos, que el acto institucional se cierre con algn tipo de actividad cultural, como un pequeo concierto a cargo de un coro o de un cuarteto, pero lo cierto es que, salvo que se trate de una instalacin vinculada a esas actividades, no tiene mucho sentido e, incluso, puede resultar cansino para los invitados. Otra cuestin es que se finalice con los himnos oficiales, si se tratara de una inauguracin promovida por una autoridad del Estado o de la comunidad autnoma.

LAS EXPLICACIONES TCNICAS

En los actos de inauguracin es aconsejable incluir en algn momento, y de forma breve, explicaciones tcnicas relativas a la instalacin que se inaugura o al servicio que se pone en marcha. stas deben de correr a cargo de los tcnicos correspondientes (el arquitecto, el ingeniero, el jefe del servicio, etc.). Suelen encajarse al inicio del recorrido o al inicio del acto institucional, y generalmente se realizan con la ayuda de paneles, fotos, planos, vdeos, maquetas, o cualquier otro elemento que permita una mejor comprensin del asunto.

INAUGURACIN DE CARRETERAS O CALLES

La inauguracin de carreteras, calles o equipamientos al aire libre suele tener alguna connotacin especial desde el punto de vista del protocolo. Aunque su esquema es similar a lo desarrollado anteriormente, habr que tener en cuenta otros factores importantes. Por ejemplo, la urbanizacin de una nueva calle se inaugura descubriendo la placa que da nombre a la calle. En el caso de una carretera, cortando una cinta e invitando a los presentes a que suban en autobuses para recorrer el tramo ms simblico procurando hacer alguna parada en obras realmente singulares (un gran tnel, un viaducto, una pasarela, un equipamiento cultural, etc.). En cada autobs, viajar un experto que explicar los pormenores de la obra. El recorrido no ha de ser muy largo, pues se trata de algo simblico. Finaliza en el lugar donde se celebre el aperitivo o cctel. En este caso, habr que tener previsto el retorno de los invitados a sus coches.

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En las inauguraciones al aire libre es conveniente que tanto el acto institucional como el posterior aperitivo o cctel se celebren bajo una carpa o un solar a resguardo de las posibles inclemencias del tiempo.

EL REGALO
Si los anfitriones del acto quisieran entregar a los invitados un regalo que recuerde el acontecimiento, ser en el momento de la despedida cuando se entregue, con el fin de evitar que los presentes tengan que cargar con el mismo. Al invitado de honor o autoridad que preside se le entregar el regalo en el momento de la firma en el Libro de Honor si lo hubiera o finalizado el acto institucional de forma privada. Slo se har en pblico si dicho recuerdo tuviera una especial significacin para el acto y, en cualquier caso, si se tratara de un regalo institucional (no personal para la autoridad).