Universidad Veracruzana Sistema de Enseñanza Abierta

ANTOLOGÍA SOFTWARE DE APLICACIÓN ADMINISTRATIVA

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

NOEL AURELIO AVILA CRUZ

3 Que es la automatización de oficinas...................................................................................................11 ........................................................................................... Error! Bookmark not defined........................................................................................................................................................................................10 Colaboración empresarial ............3 Requerimientos para la automatización de oficinas ...............................................5 Internet ..........................................................................7 Intranet & Internet ...........................................8 Extranet .....................................Contenido Automatización de oficinas ............................ Intranet..... ..................................................................................................................................

es la integración de las funciones de toda la información en la oficina. industria a la que pertenece el negocio. lo constituye una red de área local. al mismo tiempo. . estructura. tales como: filosofía y actitud administrativa. Backoffice. de igual forma. Intranet. Office. el qué. Asimismo. El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos. que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información. imagen). que sirve como una vía de comunicación entre los usuarios y las computadoras. recursos. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis. resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa. cómo y porqué se hacen las cosas.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. La relación de las actividades que se realizan. a nivel de software como de hadware. deben considerarse una serie de factores. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información. nivel de competitividad. asignación de recursos y tecnología disponible. voz. La espina dorsal de la Automatización de la Oficina. La Automatización de la Oficina. Internet. así como tecnologías de punta. para obtener el máximo beneficio y. orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía. lo que incluye el procesamiento de texto.Automatización de oficinas Que es la automatización de oficinas. gráficos. hacia dónde se dirige. evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Como se puede observar.. ACTIVIDADES. procesamiento de datos. Desde el punto de vista estratégico. los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto. Desde una perspectiva analítica. autoedición (publicaciones de oficina). debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. Para evitar confusiones al respecto. Cliente/Servidor. etc. comunicaciones). cultura informática y personal. como es el caso de Windows. estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina. también conocida como ofimática. correo electrónico.

se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. Una función se compone de varias actividades elementales.. para formar finalmente las funciones.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan.. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. al dotarles de un significado concreto (semántica). que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. en el nivel inferior están las actividades elementales.SEMÁNTICA. Así. . semántica y funciones) se aprecia fácilmente. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. FUNCIONES. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. que se agrupan en una lógica.

lápiz y papel. HOJAS DE CÁLCULO Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. para su tratamiento posterior y recuperación de forma flexible. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. GRÁFICOS Son programas de gráficos. En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. conociendo en cualquier momento las . Es una combinación de calculadora. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. tanto estadísticos como de dibujo y diseño. Las bases de datos y más concretamente los Sistemas Gestores de Bases de Datos son otro tipo de programas de aplicación común y muy utilizada. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información. BASES DE DATOS. el cual varía desde la captura y presentación.Requerimientos para la automatización de oficinas Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. dentro de la gama de programas. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. hasta la distribución de la misma. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. corregirlos. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Se comenzará por el tradicional software de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia. PAQUETES INTEGRADOS Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. en el hogar. Permiten el almacenamiento de gran cantidad de información. PROCESADORES DE TEXTO Los procesadores de textos. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina.

son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. La información de un módulo deberá ser transferible a los otros PROGRAMAS DE GESTIÓN Los programas llamados "de gestión". transferir o trabajar independientemente con los datos de otros módulos o de ellos mismos. Estos programas tradicionalmente se han dividido en las siguientes categorías primordialmente: CONTABILIDAD. edición. FACTURACIÓN. Los módulos serán los elementos capaces de capturar. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. . La modularidad es la característica que define a los paquetes integrados. ADMINISTRACIÓN. especiales.funciones que podemos realizar. ALMACÉN Y NOMINAS. como los discos magnéticos (u ópticos). También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. por citar los más importantes. y que permite relacionar unas partes o unidades con otras. volúmenes de datos relativamente grandes. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación . así como las teclas de función.

gráficos y diferentes formatos de texto. sobre todo Internet. la NASA. animación. que comunicaba el Pentágono. revolución que se ha presentado de la mano del servicio denominado World Wide Web o WWW. con la creación de una red para el Departamento de Defensa americano. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. La historia de Internet comenzó en la década de los 60. tampoco existe un director o responsable de la red. Hoy en día se puede considerar al Internet como toda una revolución dentro del mundo de las comunicaciones. de amplia implantación a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. el acceso remoto desde una conexión telefónica de telefonía móvil. sino que los propios usuarios estaban ideando nuevas formas de usarla. El sistema de mantenimiento es muy simple: cada red integrante cuida su parte (recursos y conexión local a la red). encuentra su medio ideal en las intranets. Internet dejó de ser exclusivamente una red de computadoras y comenzó a ser un servicio de información y comunicación mundial. imágenes. Del contacto con las grandes redes de comunicación. INTERNET Y LA OFIMÁTICA Internet es la mayor red de computadoras del mundo y está formada por multitud de redes de todo tipo. permite acceder al resto de servicios disponibles en la red por medio de una herramienta de navegación. y ciertas instalaciones militares y académicas. no está gobernada ni financiada por nadie. Existe un organismo determinado InterNIC que se encarga de definir los nombres de los nodos y asignar direcciones a todos los componentes. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. con facilidad de actualización en un menor tiempo. En ese momento se hizo evidente que la red ya no se utilizaba para el propósito que la hizo nacer. pese a problemas locales o desconexiones en grandes segmentos. Internet no es ninguna empresa. El objetivo era diseñar arquitecturas y protocolos de comunicación que pudieran continuar siendo funcionales. Una vez finalizado el proceso de la guerra fría. Han surgido nuevos tipos de trabajo. el proyecto ARPAnet abrió sus puertas y se popularizó y extendió entre algunos centros científicos y agencias estatales y privadas. se trata de un sistema hipermedia que utiliza un lenguaje . aunque sus redes puedan tenerlo. denominada ARPAnet (Advanced Reserch Projects Agency ). de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. video.Internet LAS REDES DE INFORMACIÓN Y LA OFIMÁTICA Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. Es decir. ya que desde una misma interfaz gráfica donde se combina audio.

con páginas virtuales internas. para enlazar documentos con otros que pueden residir en el centro al que se conecta inicialmente. World Wide Web (WWW). . En otras palabras. Es un programa que se encarga de transmitir un mensaje escrito entre usuarios de la red. Intranet INTRANET: LA NUEVA REVOLUCIÓN DE LA OFIMÁTICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación.denominado hipertexto. Este servicio permite transferir archivos de una computadora a otra. SERVICIOS Y RECURSOS PROPORCIONADOS POR INTERNET E-Mail (correo electrónico). música y vídeo digital. una INTRANET es una versión interna. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. a todos los niveles de las organizaciones. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. El proceso inverso se denomina descarga. Para ello es imprescindible conocer la cuenta (identificador del usuario) y la dirección de la máquina del usuario al que deseamos enviar un mensaje. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. y personas a la información. y se beneficia de una interfaz totalmente gráfica. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. y no debe circular públicamente. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. FTP (File Transfer Protocol. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. cerrada. Protocolo de transferencia de archivos). Las INTRANET son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. La mayoría de las veces se usa FTP para copiar un archivo de un ordenador remoto a su computadora. Las Intranets (o Intra-redes si se quiere) conectan personas a personas. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. Este proceso se denomina carga. Está basado en una red global de documentos en formato hipertexto que soporta imágenes.

Comunicación y colaboración. Acceso a aplicaciones. No requiere de personal especializado. del departamento o de la central. Economía y fácil de mantener. Toda persona familiarizada con navegadores de INTERNET.BENEFICIOS Conectividad total. el cual es fácil de conseguir y mantener. Crea y publica fácilmente documentos en línea. Con control de acceso y seguridad de identificación. Acceso directo a bases de datos y aplicaciones. Facilidad de uso. Uso y administración de información y complejas aplicaciones gracias al poder y habilidades del Web. se pueden crear grupos de trabajo y correo electrónico privados en línea abierta o cerrada. Una INTRANET elimina todas las barreras departamentales y geográficas. A diferencia de los sistemas tradicionales. inventario y programas a través de una simple ventana. puede utilizar de inmediato la INTERNET. y el software de dominio público. Las INTRANETS se apoyan en la arquitectura WEB existente. hasta una página web o una presentación multimedia pueden ser variadas y luego clasificadas en cualquier índice local. El resultado es un único y sencillo entorno para toda la información a lo largo de la empresa. Poderoso manejo de datos. por que la INTERFAZ es la misma para ambas. Las aplicaciones Web utilizan lenguajes y herramientas fáciles de aprender por cualquier persona. las aplicaciones Web no requieren de personal altamente especializado. incorporando audio y vídeo se enriquece la colaboración entre los miembros. de manejar y utilizar datos mejor que cualquier otra red. Se pueden obtener datos. A todos aquellos que tienen acceso les permite obtener la última información publicada a lo largo de la red. Correo electrónico y trabajo en grupo de carácter abierto. Desde un documento de texto o una hoja de cálculo. Intercambio y creación de información. Además de su alta funcionalidad y eficacia. .

clientes o cualquier otro negocio u organización. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías. socios.Extranet Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet. protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores. La extranet suele tener un acceso semiprivado. para que no pueda acceder cualquier persona. compradores. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. pero si tener un vínculo con la entidad. para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad. Usualmente utilizando Internet. .

por ejemplo. con la finalidad de obtener beneficios económicos para su desarrollo. El joint venture también es conocido como «riesgo compartido». desde la producción de bienes o la prestación de servicios. Una Empresa conjunta o joint venture es un tipo de acuerdo comercial de inversión conjunta a largo plazo entre dos o más organizaciones. Una joint venture no tiene por qué constituir una compañía o entidad legal separada.Colaboración empresarial Son sistemas que ayudan a que las personas trabajen en conjunto. Se desarrollará durante un tiempo limitado. o incluso el propio término en inglés. Actualmente la mas usada es la Joint Venture o Aventura Conjunta. utilizando la tecnología. Estos sistemas ayudan a colaborar: y Comunicar ideas y Compartir Recursos y Coordinar Esfuerzos y Reutilizar soluciones a problemas recurrentes. términos como alianza estratégica y alianza comercial . a la búsqueda de nuevos mercados o el apoyo mutuo en diferentes eslabones de la cadena de un producto. donde dos o más empresas se unen para formar una nueva en la cual se usa un producto tomando en cuenta las mejores tácticas de mercadeo. En el ámbito de lo jurídico no se utiliza ese significado: se utilizan. . El objetivo de una empresa conjunta puede ser muy variado.

lo que es lo mismo: capital. los socios suelen seguir operando sus negocios o empresas de manera independiente. incluyendo barreras comerciales en un nuevo mercado o para competir más eficientemente en el actual. dos o más empresas se ponen de acuerdo en hacer aportaciones de diversa índole a ese negocio común. capital. y también es característica de la empresa conjunta el que las empresas sigan siendo independientes entre sí. cuyos beneficios o pérdidas reportarán en la cuenta de resultados de cada uno en función de la forma jurídica con la que se haya estructurado la propia empresa conjunta. Motivos para constituir una empresa conjunta Hay muchas ventajas que contribuyen a convencer a las compañías para realizar empresas conjuntas. y Compartir costos y riesgos de los proyectos que estarían más allá del alcance de una sola empresa.Para la consecución del objetivo común. Se debe aclarar si el joint venture implica solamente la sociedad estratégica entre empresas de generación privada o si el concepto es aplicable a empresas privadas en conjunto con organizaciones de la administración publica de orden nacional. Las empresas pueden firmar un contrato de colaboración o incluso una sociedad participada por ambas. conocimiento del mercado. especialmente cuando estas acciones conjuntas tengan lugar en el área de la ciencia y la tecnología. La empresa conjunta supone un negocio más. recursos o el simple know-how ( saber cómo ). personal. y Ofrece una oportunidad de actuar de forma conjunta para superar barreras. En una empresa conjunta. La aportación puede consistir en materia prima. tecnología. un compromiso a largo plazo. . Características de la joint venture No existen requisitos sobre la forma de actuar conjuntamente. y Acceder a mercados extranjeros que requieren de importantes inversiones y de un know-how específico del país en el que se intenta entrar. sin embargo. Es necesario. ventas y canales de distribución. provincial o municipal. financiamiento o productos. es compartir riesgos al ser aliados. esta vez con un socio. o. Si esto es posible la integración de capitales privados con inversión publica acarrearía beneficios de características imponderables para los estados. Dicha alianza no implicará la pérdida de la identidad e individualidad como persona jurídica.

unap.pe/biblioineipub/bancopub/Inf/Lib5100/Libro.inei.pdf http://www.cl/~setcheve/siiqq/Page38.gob.Fuentes http://www.html .

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