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Captulo II

4. Anlisis del sistema en estudio. Descripcin del rea en estudio. Dicha empresa cuenta con un personal en cada departamento para realizar sus labores, tiene asignado a un personal en especfico en cada rea. El estudio est enmarcado en el mejoramiento para el control, tratamiento y transporte de cargar en la compaa de transporte Fucasa. La empresa de Transporte Fucasa en el departamento de control y tratamiento de cargar. Se encarga del control de las distintas funciones Organiza mediante distintos mtodos el recibimiento, embarqu, envi de encomienda.

4.2 Descripcin de los procesos. Funcin 1: Recepcin de carga La parte inicial del proceso. Se reciben los datos del cliente y se los registra en caso de ser nuevo, si es antiguo se realiza la actualizacin pertinente. Se recibe adems la encomienda anotando todas sus caractersticas y se imprime El documento Gua de remisin en caso de ser clientes con convenio o Factura en cualquier otro caso. Ent radas: Fuentes de entrada: Cliente con convenio o sin convenio. Cdula de identidad del cliente. Datos de entrada: Ciudad de origen de la encomienda. Lugar de recepcin. Nombre y apellido del remitente. Cdula o RUC del remitente. Direccin del remitente. Telfono del remitente. Fecha de recepcin. Hora de recepcin. Ciudad de destino de la encomienda. Nombre y apellido del destinatario.

Cdula o RUC del destinatario. Direccin del destinatario. Telfono del destinatario. Numero de piezas. Peso (Kg) Volumen (Kg). Valor declarado. Contenido declarado. Observaciones. Flete / Carga. Entrega a domicilio. Correspondencia. Seguros. IVA. Total. Forma de pago. Proceso: Con la cdula del cliente se consultar los libros, en caso de existir desplegar la informacin almacenada del mismo dando la opcin a modificar esos datos de ser necesario, si no es as, se ingresarn los datos del remitente Y se almacenarn en el libro Los datos del destinatario son tratados de igual forma que los del remitente para poder recuperarlos luego y acelerar el proceso. Todos los datos de la encomienda son almacenados adems de los valores que el servicio genere. Salidas: Con todos los datos ingresados se obtiene el registro de una Gua de remisin Factura y se emite un documento de igual nombre en original y tres copias.

Funcin 2: Proceso de Embarque El usuario crea un bulto agrupando la cantidad de paquetes que le sea permitido. Los paquetes que Entradas: Fuentes de entrada: Usuario. Numero de salida. Datos de entrada: Numero de salida Proceso: El operador del departamento de cargar debe estar pendiente de nmero de salida para poder pomelo en el trasporte adecuado Llena el libro embarque con todos los datos de salida. Salidas: Una vez cerrado el bulto se almacenar en los libro de embarques y se imprimir un nmero de identificacin de bulto Funcin 3: Proceso de desembarque. Al recibir la carga, el usuario crea un manifiesto de desembarque, mismo que deber coincidir con el manifiesto de carga real creado en el origen. Entradas: Fuentes de entrada: Usuario Numero del bulto. Datos de entrada: Fecha. Nombre y apellido de quien elabora el manifiesto. Origen. Destino. Trasporte. Bulto. Nmero de trasporte. corresponden a una gua de remisin / factura pueden ser organizados en diferentes bultos. Cada bulto tendr su propio nmero de salida.

Numero bultos. Observaciones. Proceso: El usuario crea un manifiesto de desembarque para cada trasporte de carga en el que ingresa todos los datos requeridos. Con cada nmero de bulto ledo se crearn manualmente tantos registros como guas estn contenidas. El bulto y se sumarn al manifiesto de desembarque hasta que no existan ms bultos que registrar.

Salida s: Una vez cerrado el manifiesto de desembarque se registrar en la los libro de entrega de carga se emitiera un documento para la entrega de la misma Funcin 4: Entrega de carga El usuario verifica que todos los paquetes atados a una gua de remisin o factura estn en su estacin, es decir, que la gua de remisin o factura est Completa y procede a la entrega de la encomienda, solicitando al destinatario su cdula de identidad. Entradas: Fuentes de entrada: Usuario. Cdula de identidad del destinatario. Nmero de gua o factura. Datos de entrada: Cdula de identidad. Nmero de gua o factura. Proceso: El usuario solicita al cliente destinatario el nmero de gua de remisin o factura y su cdula de identidad para realizar la consulta, si la encomienda est completa se procede a la entrega de la carga, si no est completa no se entregar..

Salida s: Una vez entregada la carga al destinatario, se marcar la gua de remisin Factura como entregada y se registrar en la base de datos. PROBLEMA DETECTADO La actualidad del proceso, manifiesta muchas deficiencias Al momento los procesos son manuales y estn normados por el Manual de Carga de fucasa, los mismos que ocasionan tiempos de espera en atencin altos, fallas en registro de datos, errores en envos que pueden ocasionar prdidas al cliente y a la compaa, entre otros. Esta gran variedad de formatos manuales entorpecen la rapidez y veracidad de la informacin tanto del Departamento de jefe Departamento de tratamiento de carga. Como del Departamento de trasporte Disminuyendo considerablemente la calidad de atencin al cliente. Esto pone de manifiesto la necesidad de proponer un sistema automatizado de control y tratamiento de carga

Especificaciones de Requerimiento: Requerimientos del Usuario:

El Usuario requiere la informacin del anlisis del sistema propuesto, requiere de la evaluacin de las funciones, rendimientos y restricciones que puedan afectar al sistema propuesto, requiere que el sistema sea de forma compleja, entendible y adaptar el sistema de acuerdo al requerimiento del usuario. Requerimientos de Analista: El Primer caso que requiere el analista es reunirse con el usuario e identificar las necesidades y requerimientos, sobre la planificacin del proyecto desarrollado. Determinar el anlisis requerido para el Hardware y Software, y verificar si estos recursos son tiles para la implementacin del sistema propuesto. Requiere de estadsticas mensuales, diario. Rapidez en la lectura de los datos de la carga. Un informe general mensual

El analista requiere de la informacin, la base de datos para la implementacin del sistema. Se requiere asignar y realizar un anlisis econmico, para percibir si puede implementarse el sistema propuesto.

Alternativas de solucin.

Descripcin. Excel Puede llevar de una forma ms eficiente la organizacin de los registros. Ventajas.

Bsquedas rpidas. Reportes actualizados y al da.

Desventajas.

Al no poseer energa elctrica no se puede usar el sistema. Es de alto costo, es ineficiente en el ahorro de recursos, adems sus archivos ocupan mucho espacio.

Recursos necesarios.

1 Computador con las siguientes caractersticas: Procesador Pentium Dual Core de 2.0 Ghz o superior. 1 Gb de Memoria Ram o Superior. Disco Duro de 160 Gb o superior. Sistema Operativo Linux, Windows Xp o superior.

Ups.

Otro Software que cumpla con las necesidades

Puede ser un software que cumpla con las expectativas necesarias y que se exigen, pero no se garantiza el buen funcionamiento del mismo.

Ventajas.

Puede reduccin de tiempo de trabajo. Puede generar los reportes actualizados y al da.

Desventajas.

Al no poseer energa elctrica no se puede usar el sistema. Sin el debido mantenimiento de la base de datos y de los reportes generados, puede producirse una prdida de datos y del control que se lleva. No se sabe que tan fcil sea de usar. Entrenamiento especial para los operadores

Recursos necesarios.

1 Computador con las siguientes caractersticas: Procesador Pentium Dual COre de 2.0 Ghz o superior. 1 Gb de Memoria Ram o Superior. Disco Duro de 160 Gb o superior.

Sistema Operativo Linux, Windows Xp o superior, con soporte a MySql, Posgre Sql. Ups. Se desea disear un sistema automatizado fcil de usar y de buen desempeo,

para as obtener mejores resultados en el desempeo de los operadores y acortar el tiempo de espera de la identificacin de carga, logrando un acceso ms rpido y sencillo a las historias, formulario y reportes que se llevan a cabo en la empresa.

Ventajas.

Fcil de usar. Reduccin de tiempo de trabajo. Menos lesiones por parte de los operadores Bsquedas rpidas. Reportes actualizados y al da.

Desventajas.

Al no poseer energa elctrica no se puede usar el sistema. Sin el debido mantenimiento de la base de datos y de los reportes generados, puede producirse una prdida de datos y del control que se lleva. La inversin de haware es muy costosa

Recursos necesarios.

1 Computador con las siguientes caractersticas: Procesador Pentium Dual COre de 2.0 Ghz o superior. 1 Gb de Memoria Ram o Superior. Disco Duro de 160 Gb o superior.

Sistema Operativo Linux, Windows Xp o superior, con soporte a MySql, Posgre Sql. Ups.

Descripcin de la tecnologa actual. En la actualidad en la empresa de trasporte fucasa.C.A. Puerto los puesto de Altagracia del estado Zulia. , no posee un sistema automatizado de control de carga, lo cual no

permite el avance de los registros llevados en la empresa. Y de esta manera todo se lleve a cabo en cantidades de libros, ms tiempo y mucho ms esfuerzo a la hora de trabajo