Revista Espaola de Documentacin Cientca, 34, 3, julio-septiembre, 447-460, 2011 ISSN: 0210-0614. doi: 10.3989/redc.2011.3.

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Certicacin de calidad en los archivos. Anlisis y prospectiva

Manuela Moro Cabero*
Resumen: Anlisis del alcance de la certicacin en la prctica archivstica. Descripcin del proceso certicador, de la normativa especca utilizada para ello y de los organismos certicadores, con el n de mostrar su funcionamiento y difundir fuentes y agentes que intervienen en la certicacin de Archivos. Contextualizacin de la certicacin en el modelo de gestin de documentos serie ISO 30300, sistema de gestin para los documentos, con el objetivo de difundir sus principios y estructura donde se regula su certicacin. Valoracin del impacto de la certicacin sobre el mantenimiento de sistemas de gestin documental ecientes en las organizaciones. El mtodo analtico-descriptivo es utilizado en el estudio, cuyos resultados son: descripcin del(los) objeto(s) y proceso de certicacin en el Archivo. Presentacin del proyecto de certicacin regulado en la serie de normas ISO 30300 sobre sistemas de gestin documental: objeto, proceso y agentes implicados. Reexin sobre el impacto del proceso certicador de la actividad de archivar en las organizaciones. Palabras claves: Certicacin, gestin de documentos, ISO 15489:2001, serie ISO 30300.

Certication in archival practice: analysis and outlook

Abstract: An analysis of the reach of certication in archival practice. The article describes the certication process and the specic standards used in it, as well as the agencies responsible for certication. The purpose is to show how the process works and to make known the sources and agents involved in archival certication. Certication is contextualized within the records management model (ISO 30300: Management Systems for Records), in order to promote this models principles and structure for regulating certication. There is an assessment of the impact of certication on maintaining efcient records management systems in organizations. The analyticaldescriptive method used in the study results in a description of the object(s) and archival certication process. This presentation of a project of certication of a records management system according to ISO 30300 object, process and agents involved concludes with a reection on the impact of the certication process on organizations. Key words: Certication, records management, ISO 15489:2001, SERIE ISO 30300.

*Universidad de Salamanca, Facultad de Traduccin y Documentacin. Correo-e:moroca@usal.es. Recibido: 08-11-2010; 2. versin: 21-03-2011; aceptado: 23-03-2011.

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1.

Introduccin

La certicacin en los Archivos, con mayscula (Heredia, 2007), se circunscribe a la certicacin del logro de la calidad, en sistemas y servicios, as como de personas. Mientras que la certicacin de la calidad y el reconocimiento de la excelencia es prctica habitual en diferentes pases, no lo es tanto la certicacin de personas. La certicacin de los sistemas de gestin de documentos no se ha llevado a cabo de modo expreso, siendo efectuadas evaluaciones relacionadas, nicamente, con objetivos de calidad o de excelencia. El inters manifestado por la comunidad archivstica sobre la calidad y su certicacin es paralelo al inters mostrado por las organizaciones, dado que el Archivo, inmerso en su estructura, es considerado un sistema o un servicio sobre el que demostrar su eciencia. La literatura archivstica dispone de numerosos referentes sobre la calidad provenientes de diferentes escuelas de pensamiento archivstico (Brumm, 1996; Moro Cabero,1997 y 2009; Roberge, 2002; Nez Fernndez, 2007: Duff y Mckemmish, 2000, etc.) La Asociacin Espaola de Normalizacin (AENOR, 2010) dene la certicacin como la accin llevada a cabo por una entidad independiente de las partes interesadas mediante la que se maniesta que una organizacin, producto, proceso o servicio, cumple los requisitos denidos en unas normas o especicaciones tcnicas. Se trata de una accin en la que se implica a una entidad independiente y que es de carcter voluntario. El reconocimiento de la capacidad o dotacin de autoridad de esa entidad independiente se denomina acreditacin. La acreditacin es un proceso de autorizacin, mediante el cual un organismo certicador (entidad independiente que testica) se somete a evaluacin y es realizado por un organismo de acreditacin nico para cada pas. Tanto para la realizacin de las certicaciones como para las acreditaciones debe adoptarse un mtodo normalizado. En este estudio se pretenden contextualizar la prctica de certicacin de la calidad en el Archivo. Para ello, se analizar el proceso certicador y la relacin de normas sobre las que se regula, as como la naturaleza y competencia de los agentes que intervienen en el proceso. Se argumentar sobre la proyeccin de futuro de la certicacin en sistemas de gestin documental. El debate se fundamenta en el anlisis de los borradores de la serie ISO 30300 sobre sistemas normalizados de gestin documental. Finalmente se pretende aportar una reexin sobre el valor que la certicacin implica en el ejercicio de archivar y, ms concretamente, en los organismos de produccin del objeto archivado. El mtodo utilizado es analtico-descriptivo basado en la revisin de recursos bibliogrcos, normativos y legislativos. Los resultados obtenidos son fruto de una sistematizada reexin de carcter prospectivo. El ensayo se estructura en un primer epgrafe en el que se contextualiza la actividad certicadora en la comunidad archivstica para demostrar su alcance, naturaleza y prctica habitual. Destinamos un segundo enunciado al anlisis detallado del proceso certicador y a la descripcin de la normativa bsica as como

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de los principales agentes. Conocido el contexto y comprendido el proceso certicador se aborda la proyeccin certicadora en los sistemas de gestin de documentos. Para ello se analiza el rol de la certicacin en el nuevo modelo de gestin de documentos (ISO 30300). Finalmente, se presentan a modo de conclusin algunas reexiones sobre el valor e impacto de la certicacin en el Archivo.

2.

Calidad y contexto certicador en los archivos

La simplicacin de la estructura normativa sobre calidad, serie ISO 9000:2000, as como el surgimiento de los premios de reconocimiento de la excelencia en los aos 90 son signicativos para que las organizaciones muestren mayor inters por la calidad, incluidos los Archivos. Actualmente, muchos son los centros y sistemas de archivos que estn inmersos en la implantacin de sistemas de calidad o en la vericacin de su excelencia mediante la adopcin de modelos de excelencia. Calidad y excelencia forman parte habitual de los valores y la misin de buen nmero de organizaciones. Se trata de un modelo de gestin basado en un enfoque sistmico, de procesos y orientado hacia sus clientes: capital humano, clientes-usuarios, proveedores, terceras partes e interesados. Aunque la nalidad de estos modelos es la de alcanzar (o aproximarse a) la calidad total en procesos de produccin o de servicio, en la administracin de agentes as como en la calidad de vida laboral en la organizacin, el mtodo para su consecucin diere: constatamos un modelo basado en normas (serie ISO 9000) y otro, de reconocimiento de la excelencia, centrado en la autoevaluacin de la gestin estructurada en criterios y subcriterios mediante su cuanticacin (Modelo de la Fundacin Europea para la Gestin de la Calidad, EFQM). El modelo basado en normas ISO exige sensibilizacin, formacin, diseo, implementacin, evaluacin de un sistema de gestin de calidad. El xito de su adopcin radica en su fundamentacin como sistema normalizado de gestin (MSS) estructurado en el dominio conceptual (ISO 9000, vocabulario y principios), el control de requisitos (ISO 9001), su implantacin (ISO 9004) y su certicacin (ISO 19011:2002; ISO 17021:2011). Este modelo ha sido seguido por numerosos archivos, aportamos algn ejemplo del Estado Espaol, como es el caso del Archivo de la Diputacin de Alicante (desde el 2001), el Archivo Universitario de la Universidad Complutense (2008) o el Archivo Nacional de Catalua (desde 2004). El modelo basado en el reconocimiento de la excelencia diere del anterior en estructura y alcance, ya que NO se basa en normas y se centra en la autoevaluacin y la mejora continuada. Se fundamenta en la lgica reder: resultados (aquello que la organizacin consigue), enfoque (aquello que la organizacin piensa hacer y las razones para ello), despliegue (aquello que realiza la organizacin para poner en prctica el enfoque), evaluacin y revisin (aquello que hace la organizacin para evaluar y revisar el enfoque y despliegue). El resultado cuan-

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ticado de la secuencia reder se materializa en un cuadro de indicadores de mando integral (liderazgo, polticas y estrategias, procesos, colaboradores y recursos, personas), que nos ayudan a conocer a travs de los resultados obtenidos (en clientes, personal, sociedad y rendimiento nal de la organizacin) si se est creando el futuro deseado. Su retroalimentacin se activa mediante la innovacin y el aprendizaje. Ejemplo de adopcin en Espaa de este modelo lo hallamos en el Sistema de Archivos de Castilla y Len, cuya cabecera del sistema ha adaptado una herramienta de medicin al contexto archivstico (2006) y mantiene un ejemplo de gestin con sello de calidad reconocido como es el caso del Archivo Histrico Provincial de Len (AHPLe). Un segundo ejemplo lo representa el Archivo Universitario de Castilla La-Mancha, que en el 2004 obtuvo su primer reconocimiento EFQM. Los citados modelos (EFQM-Normalizado) no son incompatibles. De hecho, son signicativas las instituciones que adoptan un modelo basado en el reconocimiento de la excelencia y con posterioridad, implementan un modelo normalizado de certicacin o viceversa. El AHPLe ha implementado un sistema de gestin basado en la norma UNE-EN-ISO 9001:2000 y ha recibido el reconocimiento EFQM de excelencia 300+. El primer modelo se fundamenta en el cumplimiento y vericacin de la conformidad a las normas, el segundo, pretende demostrar el cumplimiento de los criterios contenidos en los modelos (EFQM o adaptaciones en el marco de las Administraciones pblicas, tales como el modelo del Marco Comn de Evaluacin-CAF y el Modelo de evaluacin, aprendizaje y mejora-EVAM). Los criterios (y sus subcriterios) componentes de estos prototipos conforman las divisiones (y subdivisones) en las que se analiza el modo de gestin. Estos ltimos, permiten la comparacin del logro en los servicios o unidades aplicadas, puesto que el conjunto de subcriterios es cuanticable mediante datos y ratios obtenidos de mediciones de percepciones, rendimiento y de indicadores clave o de resultados. La implementacin de un modelo de reconocimiento de la excelencia, a nuestro entender, resulta de gran utilidad, para la adopcin del modelo basado en normas. Ambos modelos contribuyen a orientar el trabajo archivstico hacia un n estratgico para las organizaciones; si bien, mientras que en uno han venido utilizndose, nicamente, conceptos de mencin y de reconocimiento (EFQM y adaptaciones), en el otro se utiliza el concepto de certicacin. Este hecho ha sido modicado recientemente, dado que es posible certicar el modelo EFQM y sus adaptaciones. De hecho, mediante resolucin (2009) se regula su procedimiento. La evaluacin de la gestin de los servicios en los centros universitarios ha sido acometida mediante versin adaptada EFQM, siendo promovida por diferentes planes nacionales de evaluacin de la calidad a travs de la ANECA Agencia Espaola de Evaluacin de la Calidad o en algunas CC.AA. por las agencias especcas competentes. La prctica de certicacin en los archivos espaoles no slo afecta a su modelo de gestin, sino que se expande a otros compromisos de calidad especcos

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como son los compromisos de servicio en los archivos de Administraciones Pblicas. Dicho compromiso de calidad requiere la adopcin de una metodologa especca cuyo resultado es una herramienta denominada Carta de servicios, legislada mediante Real Decreto (Espaa, 2005) y dotada de un mtodo de elaboracin (2006), en cuya gua se especica el procedimiento, en su caso, de certicacin. En suma, los archivos han asumido modelos certicados de gestin de la calidad y excelencia en los sistemas de gestin y en los servicios prestados. De hecho, la atraccin por la calidad es observable en las disposiciones que los sistemas de archivos recogen en sus planes de actuacin, donde la calidad es un foco de inters y un elemento de proyeccin estratgica (Junta de Castilla y Len, 2010). A este respecto, existiendo una prctica certicadora de sistemas, productos y servicios, es comprensible la propuesta certicadora del sistema de gestin para los documentos que incluye la nueva normativa ISO 30300, aspecto que analizaremos en el enunciado 4, una vez comprendidos los procesos de acreditacin y de certicacin.

3.
3.1.

El proceso de acreditacin y de certicacin

La acreditacin de entidades de certicacin

Los conceptos de certicacin y acreditacin permiten entender la secuencia del proceso de autorizacin y responsabilidad en la certicacin dado que, una entidad propone un sistema de gestin o producto-servicio a un organismo independiente para su certicacin; Lgicamente, la autoridad debe ser regulada y para ello existen normas de certicacin y de acreditacin. Tres son los tipos de normas aplicadas de modo coordinado aunque empleadas con nalidades distintas: a) normas de acreditacin; b) normas de certicacin, y c) normas de evaluacin o auditora. Detallemos la secuencia para cada una de ellas. a) Normas de acreditacin La norma ISO/IEC 17021:2011 regula los requisitos para los organismos que realizan la auditora y la certicacin de sistemas de gestin. En ella se establecen los requisitos para un adecuado funcionamiento de las entidades certicadoras de modo competente, coherente e imparcial, responsable, condencial y transparente, permitiendo dar respuesta a posibles quejas. Siguiendo estos preceptos, en el contexto de la seguridad de la informacin ha sido editada una normativa de auditora y certicacin: ISO/IEC 27006:2007, aunque en la anterior norma se recogen pautas generales aplicables a cualquier sistema de gestin. Dos son las normas enunciadas, por tanto, que se encuentran activas y que son utilizadas por el organismo de acreditacin nico nombrado en cada pas (Espaa: ENACEntidad Nacional de Acreditacin).

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b) Normas de certicacin Los organismos acreditados para realizar las auditoras de certicacin, mediante equipos de auditores operan auditando el cumplimiento de determinadas normativas. Las entidades auditoras disponen de normas de evaluacin y certicadoras. En el caso de los sistemas de calidad y medioambiente se ha utilizado la normativa ISO 19011:2002 en la que se regulan directrices para auditar los sistemas de gestin de calidad y de gestin medioambiental, incluyendo en las mismas pautas para el establecimiento del programa auditor, la implementacin de dicho programa y su seguimiento y revisin. Directrices especcas sobre el programa y plan auditor han sido regulados en la norma ISO/IEC 17021:2011. De igual modo, para evaluar los sistemas de seguridad de la informacin se utiliza la normativa ISO/IEC 27006.2007, anteriormente citada, donde se recogen directrices con idntico n de facilitar y avalar el proceso auditor. c) Normas de evaluacin.

Los organismos que soliciten la certicacin, debern demostrar el cumplimiento de la normativa de requisitos del sistema de gestin (calidad, medioambiente, seguridad de la informacin, etc.). Una vez comprobado, sern certicados. Lgicamente, la normativa a vericar ser la especca a los entornos de gestin que se pretenden certicar (calidad, ambiental, seguridad) y/o servicios (disposiciones de cumplimiento para carta de servicios). Para nalizar, resumimos la secuencia del proceso de acreditacin como sigue: una entidad nica en cada pas (AENOR, etc.), regulada su creacin y funcionamiento en un marco legislativo, acredita organismos, tomando en consideracin las directrices de la norma ISO/IEC 17021:2011 (en el caso de sistemas, productos y personas). Las entidades acreditadas tienen competencia para certicar la conformidad de normas. Estos organismos pueden certicar calidad, seguridad de la informacin, gestin ambiental, etc., y en estudio, gestin documental. A tal efecto, proceden tomando en consideracin las directrices de la norma ISO 19011:2002, en las actuaciones de certicacin de calidad y de gestin medioambiental, y de la norma ISO 27006:2007 para las actuaciones de seguridad de la informacin, otras directrices para los sistemas de gestin se incluyen igualmente en ISO/IEC 17021:2011. Se estudia la valoracin de la norma ISO/IEC 17021 para su aplicacin en la gestin documental. Los organismos certicadores evalan la conformidad del cumplimiento de la normativa de calidad (serie ISO 9000), seguridad de la informacin (serie ISO 27000) y, en proyecto, la gestin documental (serie ISO 30300)

3.2.

El proceso certicador de la conformidad

Una consulta rpida a la Web de cualquier entidad certicadora incluye las etapas del proceso certicador. En detalle, son numeradas como sigue: 1. Seleccin del organismo certicador; 2. Cumplimentado de documentos (formularios)

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de solicitud; 3. Revisin de la documentacin del centro por el organismo certicador; 4. Visita previa (opcional; no todos los organismos la realizan) a la certicacin; 5. Auditora de certicacin; 6. Presentacin de acciones correctoras; 7. Concesin de certicado, y 8. Auditoras de seguimiento y de renovacin. De acuerdo con Santiago Palom (1998), dichas etapas pueden ser agrupadas en 3 fases signicativas: fase de solicitud de la certicacin, fase de auditora y fase de certicacin. En la primera fase (etapas 1-3), se selecciona el organismo certicador, considerando criterios objetivos datos operativos y subjetivos empata, imagen, etc.. Elegido el organismo certicador, es preciso cumplimentar la documentacin de solicitud, en la que se especican datos genricos de la institucin, persona de contacto, normativa por la que se certica, actividades y productos cubiertos por el sistema, ubicaciones fsicas del organismo, organigrama general y otros datos de inters para el proceso. En esta fase ser revisada la documentacin del centro por el organismo certicador quin informa al respecto sealando las contradicciones. En la segunda fase (etapas 4 a 6), se designan los auditores o equipo auditor y se realiza (a peticin) una visita previa o de contacto, en la que se revisa la documentacin demostrativa de la implantacin del sistema de gestin y de su funcionamiento. Los auditores en esta fase ejecutan la auditora, propiamente dicha, destacando tres etapas: a) Etapa de reunin inicial con la direccin del centro para intercambiar expectativas y gua de trabajo avanzando posibles resultados con objeto de evitar generacin de falsas expectativas. b) Etapa de obtencin de evidencias para vericar el estado de implantacin del sistema y negociar las resoluciones de algunas disconformidades. La tarea nal, se centrar en redactar un informe previo que se utilizar como elemento de dilogo en la etapa nal. c) Etapa de reunin nal donde se informa sobre la situacin vericada. El informe ser empleado como documento de referencia. Los auditores informarn sobre la situacin aunque carecen de capacidad para otorgar la certicacin. Esta peticin ser trasladada al Comit de Evaluacin del Organismo Certicador, quien, a raz del informe de los auditores, estimar su certicacin. En la tercera fase (etapas 7 y 8), si se cumplen los requisitos de evaluacin, la entidad recibe la certicacin que lgicamente, debe ser celebrada como un xito para el Archivo y la organizacin. Finalmente, el organismo que concede la certicacin debe asegurarse de que el sistema se mantiene conforme y, por tanto, suele realizar visitas a los centros certicados de seguimiento (anuales), de renovacin (antes de los 3 aos cumplidos de la concesin del certicado) y extraordinarias, ante hechos o eventos concretos como una denuncia expresa. Finalmente, sealamos que las certicaciones de las cartas de servicios se enunciaban y regulaban en la parte II de la Gua de elaboracin de cartas de

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servicios (2006, p.45 y ss.) promovida por la AEVAL- Agencia de Evaluacin de la Calidad. Desde el 2009, su Consejo Rector ha reglamentado la certicacin de las cartas de servicios de las organizaciones de la Administracin Pblica (2009). De hecho, en la pgina Web de la AEVAL (2010) se especica el alcance de la certicacin como sigue:
El procedimiento de certicacin no se realiza nicamente sobre el contenido de la Carta en s, sino tambin sobre la metodologa que se ha seguido para su elaboracin y el trabajo desarrollado a tal efecto, sobre el cumplimiento de los compromisos de calidad y el seguimiento de los indicadores considerados en la misma y sobre el establecimiento de los criterios para su revisin peridica.

4.

La certicacin de sistemas de gestin documental

La normalizacin de sistemas de gestin documental es de responsabilidad del Subcomit Tcnico 11 sobre gestin de documentos y Archivos (SC11), integrante del Comit Tcnico 46 de ISO, quien ha desarrollado el cdigo de buenas prcticas ISO 15489 (2001). El xito en la adopcin del cdigo anim al SC11, en el 2007, a la concrecin de una nueva propuesta de reconocimiento de un sistema de gestin para los documentos (Bustelo; 2009). ISO ha aceptado dicho marco normativo de sistemas de gestin (MSS); cuyo alcance y estructura diere, lgicamente, del cdigo de buenas prcticas, como la serie denominada ISO 30300. Su estructura operativa se conforma por un conjunto de normas (estructura tpica de un MSS) perlndose un modelo normalizado de sistemas de gestin para los documentos. El contexto ISO MSS es especco de determinadas series de sistemas de seguridad, de calidad, de gestin medioambiental, de transportes, etc. De hecho, el Join Technical Coordination Group for MSS (JTCG) pretende coordinar, terminologa, fundamentos, estructura y marco de acreditacin y certicacin de dichas normas. El modelo normaliza el sistema de gestin y se comprende como el proveedor de un conjunto de procesos y de herramientas que permiten de modo vericable y sistemtico el control organizacional en un entorno de produccin basado en buenas prcticas de gestin. El modelo MSR (Management System for Records) es aplicable en cualquier organizacin con independencia del tamao y modelo empresarial adoptado. Posibilita el establecimiento de polticas y de objetivos de gestin documental, deniendo funciones y distribuyendo responsabilidades; apuesta por la construccin de una arquitectura de procesos sistemticos y la medicin y evaluacin de objetivos y rendimiento de los mismos; Asegura, adems, la conformidad con los requisitos documentales, mediante la incorporacin y mantenimiento de mecanismos de revisin y mejora continuada (ISO/DIS 30301:2010). El xito de este reconocimiento MSS est en consonancia con el grado de relaciones que mantiene con otros modelos MSS (requisitos documentales de sistemas normalizados de gestin de la calidad, gestin ambiental, gestin de se-

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guridad de la informacin, etc.) Las analogas y sinergias son cuantiosas, facilitando su empleo y comprensin. Entre las sinergias destacamos: el reconocimiento ISO y, por tanto, su proyeccin internacional; el carcter facultativo de su adopcin como cdigo de buenas prcticas; la estructura normativa similar (principios y vocabulario, requisitos, directrices de implantacin, pautas de evaluacin, acreditacin y de certicacin); el mtodo de gestin; la importancia otorgada al anlisis y gestin del riesgo; el enfoque a procesos, la orientacin hacia la mejora continuada; la correlacin de los requisitos de evidencia documental, etc. Entre sus sinergias destacamos el rol colaborador o de soporte mutuo que implica este sistema de gestin documental respecto al cumplimiento de los requisitos de vericacin y de evidencia basados en un riguroso soporte documental. Un segundo foco sinrgico es su coordinacin hacia una terminologa, fundamentacin, estructura y normativa comn de acreditacin y certicacin, simplicando su comprensin y favoreciendo su empleo y asimilacin. En suma, su particular reconocimiento como sistemas normalizados de gestin (MSS). Bajo el ttulo Management system for records MSR el sistema normalizado de gestin documental se conforma como serie ISO 30300 con dos productos muy avanzados cuya edicin se estima para el segundo semestre del 2011 (Bustelo y Ellis, 2010): a) Una norma de principios y vocabulario, codicada como ISO 30300 (borrador FDIS). En ella se explica la concepcin, los principios, la aplicacin MSR as como la estructura de la serie ISO 30300 y su proyeccin. b) Una norma de especicacin de requisitos, codicada como ISO 30301 (borrador FDIS). En ella se detalla el contexto organizacional, directrices sobre liderazgo y requisitos. Se incluyen varios anexos signicativos sobre: relaciones entre normas MSS, relacin de procesos y controles, lista de parmetros de autoevaluacin. En la introduccin de estos borradores se hace referencia a otros proyectos de norma. Estos son codicados como: ISO 30302. Gua de implantacin del MSR. ISO 30304. Gua de autoevaluacin del sistema. ISO 30303. Esta codicacin estara destinada a regular requisitos del procedimiento certicador y de acreditacin en un proceso evaluador de tercera parte. En ella se detallarn los requisitos para la auditora y certicacin de sistemas de gestin documental, siempre y cuando no se estimen oportunas las directrices de las normas mencionadas con anterioridad ISO 19011:2002 e ISO/ IEC 17021:2011, tomando en consideracin los objetivos de trabajo del JTCG. Al MSR se vinculan a nivel operativo informes tcnicos y normas orientadas a regular la gestin de metadatos, el proceso de digitalizacin, la migracin, el anlisis del trabajo, las normas ISO 15489:2001, etc.

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5.

Anlisis del valor e impacto de la certicacin en el archivo

El propsito de un sistema de gestin de documentos se detalla en el borrador de la norma ISO/DIS 30300 (2010) bajo el objetivo de crear y controlar los documentos de modo sistemtico y vericable, de tal forma que permita el cumplimiento de requisitos de carcter legislativo y normativo (conformidad marco legislativo, procedimental y normativo), operativo (continuidad de negocio, gestin de riesgos, prevencin de desastres, organizacin del trabajo, etc.) y cultural, referido al logro de las expectativas de usuarios y de la corporacin. Benecios del modelo vinculados al propsito son subrayados igualmente por Bustelo y Ellis (2010). En el borrador se detalla su alcance a todo tipo de organizacin que desee lgicamente el aseguramiento de un sistema de gestin documental as como la conformidad a sus polticas de gestin. De igual modo, se pretende demostrar mediante la autoevaluacin y autodeclaracin (informe-interno) o conrmacin del informe interno por terceras partes o parte externa a la organizacin, o certicacin de su MSR por una organizacin externa (2010, 1) Considerando, dicho alcance, armamos que el valor de la certicacin de un sistema de gestin documental es en primer lugar, el de demostrar la implantacin de un sistema de gestin documental como recurso que revierte en mltiples benecios para la organizacin, dado que al menos se asegura el cumplimiento de los requisitos de gestin documental y de las expectativas de los usuarios y otras partes interesadas y afectados. Un sistema de gestin documental certicado contribuye a tener un rendimiento ms satisfactorio de la organizacin y colabora con la orientacin hacia el cliente que toda organizacin deende para mantenerse competitiva. En segundo termino, cabe sealar que, mediante la certicacin, se asegura la conformidad a un modelo de gestin de documentos normalizado y de reconocimiento internacional. Se trata de reexionar sobre el prestigio de adopcin de una norma que, adems, es compatible con otros modelos de gestin normalizados de reconocido crdito. La certicacin ubica al sistema de gestin documental en una posicin de fortaleza y de visibilidad ante la organizacin, incidiendo en el incremento de una imagen ms favorable del Archivo y del profesional en toda la organizacin. En un tercer orden, se demuestra la conformidad a las polticas de gestin documental, consensuadas y aprobadas por la organizacin y acordes con el modelo MSR, contribuyendo de este modo a una adecuada organizacin y buen gobierno. En este orden, las polticas de gestin documental pueden y deben de ser coordinadas con otras polticas de gestin orientadas al cumplimiento de otros modelos de gestin. Este hecho, permite acrecentar la cohesin de modelos de gestin mediante sus estrechas interrelaciones en materia de gestin documental. La certicacin de un MSR dignica el signicado mismo de archivar, ubicndolo en idntico plano a acciones tales como hacer calidad, alcanzar sostenibilidad, lograr seguridad, etc.

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Sealamos, en esta conjetura de valor, la importante aportacin que un modelo certicado signica en la mejora de los sistemas de trabajo, puesto que la certicacin asegura una adaptacin continuada a los nuevos requisitos de gestin documental. De hecho, la mera implantacin de la norma exige la observancia de directrices sobre la gestin, el despliegue de una arquitectura de procesos para hacerlas factibles y la elaboracin de herramientas generales y especcas de gestin. La certicacin predispone al Archivo, con sus revisiones y actualizaciones peridicas, a una continua aclimatacin al cambio en los contextos productivos, siendo dichas revisiones testimonios certeros de su capacidad de adaptacin. La certicacin favorece la existencia de una slida documentacin demostrativa de la planicacin, diseo, implementacin y control del sistema sobre la que se apoyar el proceso certicador. La necesidad de documentar deriva de la necesidad de demostrar, mediante evidencias, la conformidad del sistema de gestin documental respecto a los requisitos regulados en dichas normas. Un aspecto que debe ser altamente valorado es el potencial que supone la certicacin como factor mercadotcnico. La simbologa asociada a la certicacin es utilizada en todas las organizaciones como un excelente activo. La certicacin repercutir sobre las competencias y desarrollo profesional del archivero as como sobre su grado de motivacin y satisfaccin. El archivero se enfrenta a retos novedosos, aumentando el grado de su visibilidad en la organizacin. Las competencias profesionales exigidas contribuirn a predisponer al profesional hacia la innovacin. El factor certicador ha contribuido y contribuye a demostrar la diferencia entre organismos y, por tanto, puede convertirse en un activo estratgico ante determinadas decisiones o valoraciones de la Administracin Pblica ante gestiones, contratas, subvenciones, ayudas, etc. Finalmente sealamos, un ltimo valor, aunque no por ello, menos importante, el grado de compromiso y de expectacin que los procesos de certicacin conllevan entre todos los agentes que intervienen y, especialmente, entre los implicados. Expectativas de mejora, concienciacin de los problemas y compromiso hacia el trabajo bien hecho inciden en un rendimiento mayor para el personal, los clientes y la organizacin.

6.

Conclusiones

Hemos presentado el contexto certicador de los Archivos, destacando la labor certicadora asociada a modelos de administracin de sistemas de gestin de la calidad. Se ha diferenciado un modelo de reconocimiento de la excelencia bastante extendido en los archivos espaoles basado en la autoevaluacin y fundamentado en la lgica reder, as como otras herramientas adaptadas para Administraciones pblicas. Han sido expuestas las principales divergencias y sus relaciones como modelos no excluyentes.

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Se ha referenciado el compromiso de calidad que los archivos pblicos espaoles deben demostrar y su posibilidad de certicacin, mostrando las fuentes donde el mtodo es especicado para la obtencin de las cartas de servicios como ejemplo de compromiso de calidad de los servicios ofrecidos en el Archivo. Se ha resaltado la ausencia de un modelo especco de certicacin de los sistemas de gestin documental y se ha analizado su proyeccin de futuro mediante el modelo normalizado desarrollado en el seno de ISO, en el marco de reconocimiento como un MSS, y de prxima edicin, codicado como serie ISO 30300. Han sido enunciadas las principales analogas y sinergias existentes entre series MSS sistemas normalizados de gestin, en un intento de soslayar su correlacin y compatibilidad. Se ha incidido, adems, en que el modelo serie ISO 30300 no obliga a una certicacin. La eleccin es facultativa y ofrece modelos de aproximacin, mediante la autoevaluacin, muy similares a los procedimientos adoptados por los modelos de reconocimiento de la excelencia, donde evaluacin interna y externa o de tercera parte se confrontan hacia un informe nal evaluador. Se ha descrito el proceso certicador y su inherente proceso de acreditacin que le conere autoridad formal para la actividad de certicar. Han sido presentadas normas y agentes implicados en ambos procesos y detallada la secuencia de operaciones relativas a cada uno de ellos. Se ha enunciado el inters que el JTCG mantiene en coordinar y simplicar el proceso estudiando esta posibilidad, asegurando procedimientos similares a los acometidos para otros sistemas de gestin. Han sido enumerados algunos de los cuantiosos valores que creemos, implica la certicacin de los sistemas de gestin de documentos para una organizacin. Se ha acompaado cada aspecto valorado de una referencia de impacto de naturaleza cualitativa. Lgicamente, una valoracin cuantitativa slo ser posible con un estudio ms profundo sobre sus efectos, aunque de momento, circunscrita a la calidad. Un anlisis del impacto de la certicacin de sistemas de gestin documental debe esperar. Es preciso, igualmente, no desestimar ciertos inconvenientes del tipo: costes, complejidad de procedimientos, dicultades tanto en la motivacin como en el reconocimiento de debilidades documentadas y su correccin (Jonquieres, 2010: 67) La certicacin de sistemas de gestin de documentos esta muy prxima de ser una realidad. La serie ISO 30300, aceptada por ISO como modelo de gestin estandarizado, se muestra como lo que es: un abanico interminable de oportunidades para el archivero creativo, dotado de la capacidad de apreciar la innovacin en un entorno orientado hacia la mejora continuada.

7.

Referencias

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