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Spezialreport

Büroorganisation

7 6 Tipps für eine schlanke Ablage 7 Mehr Ordnung in den E-Mails 7 Optimale Büroorganisation: Praktische Möbel und kurze Wege 7 Fax-Software zur besseren Büroorganisation 7 Wenn Notizzettel zur Zettelwirtschaft werden 7 Büroorganisation während Ihrer Urlaubszeit

sind Sie! 2 . Dokumente oder Vorgänge dann auch tatsächlich abzulegen. Unterlagen oder Vorgänge. Das führt oft zu schlechtem Gewissen und viel Zeitverschwendung für das Suchen von Unterlagen. B. wenn es an anderer Stelle (z. die verloren ist.Spezialreport Büroorganisation 6 Tipps für eine schlanke Ablage Autor: Wera Nägler Das Wort „Ablage“ wird in den meisten Büros mit einem Stoßseufzer und einem „mach ich später dann mal“ begleitet. wirklich dauerhaft Dokumente abzulegen und nicht wieder neue Stapel hier und da zu schaffen. die man „irgendwann. Überlegungen zu jeder Ablage Bevor Sie einen Vorgang der Ablage zuführen. der das kontrolliert. Und der Türsteher. Muss ich dieses Schriftstück wirklich aufbewahren? Wenn ja. in einer anderen Abteilung) abgelegt ist und ich bei Bedarf darauf zugreifen kann? Seien Sie streng bei der Beantwortung Ihrer Fragen. Schluss damit! Lesen Sie. sollten Sie folgende Fragen für sich klären: 1. aber 2. Was nicht aufgehoben werden muss. wie Sie Ihre Ablage tatsächlich in den Griff bekommen. noch aufgehoben werden müssen. die 1. Internet)? 3. schaffen Sie sich mit eigenen Büroregeln Ihr Ablagesystem und ändern Sie konsequent Ihre Gewohnheiten. Muss ich den Vorgang archivieren? Oder reicht es. Stellen Sie sich Ihre Ablage als eine Art „exklusiven Club“ vor. sein Ablagesystem wirklich aktuell und in Ordnung zu halten? Wenn Sie sich schwer tun. wenn es sich um sensible Daten handelt. wenn Zeit ist“ abheften will? Wie schafft man es. auf dem die wesentlichen Informationen erfasst sind? 2. Handelt es sich um eine Information. kommt sofort in den Papierkorb oder wird geschreddert. abgeschlossen und erledigt sind. Und da kommt eben nicht jeder rein. Doch wie schafft man es. wenn ich sie jetzt nicht ablege? Oder kann ich sie mir jederzeit wieder besorgen (Kollegin. Für die dauerhafte Ablage bieten sich meist Ordner an. gehören in die Ablage. muss ich den gesamten Vorgang ablegen? Oder reicht die Ablage eines Blattes.

dass Ihre Ablage immer schlanker. Sie sind gut! Entrümpeln Sie Ihre Ablage Stellen Sie sich am Wochenanfang einen Ordner Ihrer Wahl näher an Ihren Arbeitsplatz. dass Sie so diszipliniert waren und Ablage weggearbeitet haben. Anzeige Sekretärinnen-Handbuch Die besten Tipps für mehr Anerkennung. Oder Sie geben sich für den Rest der Woche „Ordner-frei“. Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Tragen Sie sich Ihre „5-Minuten-Aktionen“ fest in Ihren Terminkalender ein. Maximal 5 Minuten. bei denen der Tipp passt. nehmen Sie den bereit stehenden Ordner und entrümpeln Sie. müssen Sie aus diesem Ordner ein anderes Dokument rauswerfen und endgültig vernichten. Sie brauchen in Ihrem Büro also unbedingt einen Ablagekorb oder eine Hängemappe. die entrümpelt und entsorgt werden können. Freuen Sie sich darüber. aber sicher finden Sie auch in Ihrem Bestand Ordner.Spezialreport Büroorganisation Sofort-Prinzip als Ablagesystem Alles. Genießen Sie es. Neue Gewohnheiten bei der Ablage Der letzte Tipp für heute ist nicht für alle Vorgänge geeignet. Bestimmen Sie dazu eine feste Zeit. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste. nehmen Sie sich den nächsten Ordner vor. das ist meist ein guter Zeitpunkt für „ohne-denken-Aufgaben“. beispielsweise nach dem Mittagessen. geordneter und übersichtlicher wird. wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Diese Vorgänge brauchen bis zur endgültigen Ablage eine feste Sammelstelle. was erledigt ist und nicht mehr als 3 Minuten zusätzliche Zeit erfordert. wird sofort abgelegt. Nützlich kann ein Post-it-Zettel sein mit dem Namen des Ablageordners zur späteren schnellen Orientierung. nicht mehr. jeden Tag maximal 5 Minuten diesen Ordner durchzusehen auf Unterlagen. Machen Sie sich diese Regel zu Ihrem persönlichen Ablagesystem. dann den nächsten. 5 Minuten Zeit für Ihre Ablage Stellen Sie sich selbst die Büroregel auf. in der Sie abzulegende Dokumente sammeln. Klopfen Sie sich anschließend auf die Schulter. Zeit und Erfolg: Machen Sie sich als Sekretärin unersetzlich! Mehr Infos… 3 . jeden Tag maximal 5 Minuten Ablage wegzuheften. Sie haben ein Telefonat. Suchen Sie sich die Punkte heraus. Wann immer Sie ein neues Dokument abheften. Wenn der Ordner vor Ende der Woche durchgearbeitet ist. das Ihre Aufmerksamkeit nicht besonders erfordert oder bei dem Sie immer wieder Wartezeiten zu überbrücken haben? Dann ran an den Ordner und entrümpeln. Stellen Sie Ihre interne Büroregel auf. Viele Dokumente kann man auf diesem Wege im Laufe der Zeit problemlos entsorgen. Und sofort. Zu 100%. Sie warten auf einen Rückruf? Klappen Sie den Ordner auf. die Sie in Ihrem Büro umsetzen wollen. Nehmen Sie einfach den obersten Vorgang und heften Sie ihn ab. Sammelstelle für Ablage Nicht alles lässt sich mit dem Sofort-Prinzip ablegen. den Vorgang wirklich abzuschließen. Und zudem: Wann immer Sie im Laufe des Tages etwas Luft haben.

Projekten etc. Mit diesen sieben Tipps bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails 7 Löschen Sie neue E-Mails – soweit möglich. 7 Schreiben Sie ruhig Details in die Betreffzeile. 7 Belassen Sie nur die E-Mails. Datum etc. Betreff. 7 Erstellen Sie Ordner für Kunden. das Ihnen langes Suchen nach bestimmten Dokumenten erspart. Projekte oder Themen und verschieben Sie E-Mails entspre- chend. die Sie an dem Tag brauchen.Spezialreport Büroorganisation Mehr Ordnung in den E-Mails Autor: VNR-Redaktion Bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails und Sie haben ein System. 7 Passen Sie Ihre E-Mail-Software so an. dass Sie es regelmäßig aufräumen. besser noch einmal in der Woche oder sogar täglich sollten Sie unter den empfangenen. da sie die vorherigen Nachrichten enthält. 7 Wenn Sie keine Ordner verwenden können oder möchten. Im Normalfall genügt es. etwa „Meeting am 14. Manchmal können Sie dort schon fast die ganze Nachricht unterbringen. im Posteingang. Denn ohne ein durchdachtes System werden die eigentlich praktischen und zeitsparenden E-Mails zum ernsthaften Zeitfresser. Februar. Je weniger Objekte sich in Ihrem Posteingang be- finden. Ausdrucke sollten die Ausnahme sein. Sortieren Sie sie dann unter „Dokumente“ nach Kunden. desto leichter ist es. E-Mails in den entspre- 4 . dass sie Ihnen notwendige Informationen (Absender. den Überblick zu behalten. Meist reicht die letzte E-Mail einer Korrespondenz. 7 Ganz wichtig für die Ordnung in Ihrem Postfach ist. bitte bestätigen“. Wenn Sie diese Tipps umsetzen. der die eingehenden E-Mails direkt in einen Ordner einsortiert. speichern Sie Ihre E-Mails über „Speichern als“ als Textdateien. nicht die Regel. gelöschten und versandten E-Mails aufräumen. werden Sie die meisten E-Mails nicht ausdrucken müssen.) auf einen Blick anzeigt. Verschieben Sie die anderen Nachrichten nach Ihrer persönlichen Ordnung an den betreffenden Speicherort. Oder Sie installieren einen Filter in Ihrem E-Mail-Programm. Mindes- tens einmal im Monat.

Dazu gehört auch die optimale Büroausstattung. Anzeige Praxishandbuch: Einfach organisiert! Praxishandbuch Einfach organisiert! Effizientes Selbstmanagement für Job & Office! Mehr Infos… Optimale Büroorganisation: Praktische Möbel und kurze Wege Autor: Wera Nägler Ihre Büroausstattung sollte dazu führen. verstaut oder zur Verfügung haben. dass Sie einfach und schnell alles übersichtlich geordnet. Dazu sollten sie praktisch und stabil sein sowie den Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Büroorganisation entsprechen. Schaffen Sie sich eine Büroausstattung. So können Sie einfacher. Wenn Sie aber lieber mit Hängeregistratur arbeiten. Aber auch davon sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien anlegen. wie von anderen Dokumenten auch. Sie brauchen direkt am Schreibtisch einen Rollcontainer mit Schubladen? Dann schaffen Sie sich einen entsprechenden Unterschrank an. Denn Ihre Büroorganisation sollte Sie in Ihren Arbeitsabläufen unterstützen. der neben einer Schublade die Vorrichtung für eine Hängeregistratur bietet.Spezialreport Büroorganisation chenden Ordnern oder auf der Festplatte gespeichert zu haben. schneller und letztendlich effektiver arbeiten. 5 . die zu Ihnen passt. Wählen Sie Büromöbel nicht nur nach ästhetischen Gesichtspunkten aus. für Sie sinnvoller. dann ist ein Rollcontainer. Büromöbel sollten zweckmäßig sein. Dazu gehören die richtigen Büromöbel und kurze Wege.

ist Ihre Büroorganisation einfach flüssiger und eleganter.Spezialreport Büroorganisation Sparen Sie nicht am falschen Platz Damit Sie ausreichend Arbeitsfläche haben. Und ausreichende Arbeitsfläche ist dabei ein absolutes Muss. wenn mehrere Personen darauf zugreifen oder es sich um Archivschränke handelt. Scanner oder Faxgerät sollten direkt erreichbar sein. Wenn Sie keine freie Arbeitsfläche mehr auf Ihrem Schreibtisch haben. Kataloge oder ähnliches untergebracht werden. Freier Zugang zu technischen Geräten Technische Geräte wie Drucker. um an einen Schrank zu kommen? Achten Sie darauf. Laufen Sie „Slalom“ im Büro? Werfen Sie doch einmal einen kritischen Blick auf die Anordnung aller Büromöbel. Hier können Ratgeber. So wird Ihre Büroorganisation immer passender für Sie und sorgt dafür. Auf keinen Fall dürfen Sie. muss einfach und sofort zugänglich sein. gerät Ihre Arbeit buchstäblich ins Stocken. Denn wenn Sie hauptsächlich am Schreibtisch arbeiten und eine große Ablagefläche benötigen. Was Sie oft und schnell brauchen sollte in Ihrer Büroumgebung unkompliziert und schnell erreichbar sein. Kommen Sie an alle Schränke? Alle Schränke und Regale müssen leicht zugänglich sein. Gesetzestexte. müssen Sie sich klar machen. Nutzen Sie das Reichweitenprinzip Setzen Sie Prioritäten: Alles. 6 . Wo zwingen ungünstig platzierte Büromöbel zum Ausweichen? Wo wird der Gehfluss durch Ecken oder Stolperfallen gestört? Wo muss man erst etwas verändern. die Sie einmal vierteljährlich benötigen. um aus einem Regal die gewünschten Unterlagen heraus zu nehmen. Wenn Sie erst Dinge wegräumen müssen. kann ein geschlossener Hängeschrank hier Ordnung schaffen. „Jeder Gang macht schlank“ ist ein schöner Gedanke. hinter sich stehen haben. was Sie seltener benötigen. Wenn Sie nicht ständig „umschichten“ und wegräumen müssen. ist ein Sideboard oder ein großer Tisch einfach das Sinnvollste. Wenn Sie für einen Ordner dreimal täglich aufstehen. Beispielsweise bieten Regale über der Tür sehr gute Stauflächen. kann weiter weg oder ganz oben oder hinten in Regalen und Schränken gelagert werden. Alles. Mit einer sinnvollen Beschriftung sparen Sie Zeit beim Einordnen und auch später beim Finden. bedeutet aber in Ihrer Büroorganisation eine wiederkehrende Unterbrechung. was Sie regelmäßig und häufig benötigen. Aber auch wenn Sie zu zweit einen Drucker teilen. Und das Zurückstellen weckt auch eher Gefühle von Unlust. was wohin soll. müssen Sie Platz und Raum schaffen. Dies gilt vor allem dann. dass die Gestaltung Ihrer Arbeitsräume die Arbeitsabläufe widerspiegelt und optimal unterstützt. dafür aber die Gesetzestexte. beispielsweise einen Stuhl zur Seite schieben. die Sie sinnvoller nutzen können. Sie sparen an anderer Stelle unter Umständen viel Staufläche. dass Sie kurze Wege haben. Vor allem. Ihre Mitarbeiter oder Besucher durch ungünstig aufgestellte Büromöbel behindert werden. wenn mehrere Mitarbeiter darauf zugreifen. dann sollten Sie umorganisieren. Beschriften Sie Ihre Schränke und Regale zudem gut sichtbar und eindeutig. Nutzen Sie den Platz in der Höhe Zusätzliche Stellfläche können Sie auch gut in der Höhe gewinnen. Wenn Sie keinen Platz für Ihr Archiv haben. Und wie oft bleibt der Ordner dann aus Bequemlichkeit „erst einmal“ tagelang auf dem Schreibtisch liegen.

Dort wird beispielsweise auch das Kopierpapier zum Nachfüllen gelagert. Das bläht Ihre Büroorganisation unnötig auf. den Sie in Ihrem persönlichen Büro umsetzen wollen. Dabei ist es wichtig.“ und das unter Umständen bald zwanzig Mal am Tag und dann noch mit „Sonderwünschen“ wie Briefpapier.. Für den anderen ist es übrigens auch jedes Mal ein „Könntest du mal bitte . dann sollten diese auch frei zugänglich und optimalerweise direkt bei der Tür sein. Richten Sie besser einen für alle frei zugänglichen Platz ein. dass Sie Ihre eigene Anordnung finden und Ihre Gewohnheiten berücksichtigen.Spezialreport Büroorganisation Wenn der Drucker bei Ihnen steht und Sie jeden Ausdruck über den Schreibtisch reichen. um für alle die Wege kurz zu halten. Wählen Sie Ihre persönliche Anordnung Eine sinnvolle Anordnung Ihrer Büromöbel ist kein Selbstzweck. Mit dem „Sekretärinnen-Briefe-Manager“ können Sie neben Ihren zahlreichen anderen Aufgaben die Tageskorrespondenz so schnell. Anzeige Der Sektretärinnen-Briefe-Manager Ihr Chef wird große Augen machen. souverän und sicher erledigen. einen Umschlag oder farbiges Papier.. Suchen Sie sich für den ersten Schritt einen Punkt heraus. Abläufe zu vereinfachen und flüssiger zu gestalten. wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. wie noch nie. Mehr Infos… 7 . Es dient vielmehr dazu. ist das jedes Mal eine Ablenkung und Unterbrechung Ihrer Arbeit. Wenn Sie Postkörbe oder -fächer für Mitarbeiter haben. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste. Überprüfen Sie in Ihrem Büro die vorgestellten Vorschläge.

steht an dieser Stelle das Datum der Ersterstellung.und Ordneransicht zur Verfügung stellt. Aktivieren Sie nun auch noch die Gruppenansicht Im Menü unter „Ansicht“ und „Symbole anordnen nach“ + „In Gruppen anzeigen“. erscheint eine Liste. aus der Sie (mit der linken Maustaste) Anzeigeattribute hinzunehmen oder entfernen können. desto unübersichtlicher wird er mit der Zeit. Klicken Sie nun auf den Spaltenkopf „Typ“ oder „Dateityp“ und die Ansicht ändert sich. wenn Sie in einer längeren Liste nach einer bestimmten PDF.Spezialreport Büroorganisation Optimaler Überblick in Ihrer Ordneransicht Autor: VNR-Redaktion Je mehr Dokumente Sie in einem Ordner ablegen. Da kann es dauern. wann Sie daran gearbeitet haben. Wenn Sie jedoch die Optionen nutzen. von der Sie zwar noch wissen. Ihre Daten sind nun mit entsprechenden Überschriften nach Dateitypen sortiert. Ordneransicht: So passen Sie die Spalteninfos Ihrem Bedarf an Welche Informationen Ihnen ein Windows-Ordner über Ihre Dateien anzeigt. die Windows Ihnen zur Datei. Wenn Sie jetzt im Menü „Ansicht“ die Option „Details“ aktivieren. wenn Sie in einer langen Liste nach einer Datei suchen. Die Option „Änderungsdatum“ ist nützlich. Klicken Sie auf den Spaltenkopf „Geändert am“ und Ihre Daten erscheinen chronologisch. Wurde die Datei nicht geändert.oder Excel-Datei suchen. an deren Namen Sie sich aber nicht erinnern. Praxis-Tipp Als Datumsspalte reicht in der Regel die Ansicht „Geändert am“. bis man eine Datei herausgefischt hat. Wählen Sie diese Option. bestimmen Sie selbst: Wenn Sie mit der rechten Maustaste in eine der vorhandenen Spaltenüberschriften klicken. wird die alphabetische Sortierung nach Buchstaben getrennt – was die Liste viel übersichtlicher macht. Dann können Sie mit einem Mausklick auf die Spaltenköpfe die Liste wahlweise nach Namen. Ordneransicht: In Gruppen ordnen und sortieren lassen Standard-Ordneransicht: Eine endlose Reihe von Dateien ist alphabetisch geordnet. können Sie innerhalb von Sekunden selbst in die längsten Dateilisten Ordnung bringen. sind Sie schon einen Schritt weiter. Dateityp oder Bearbeitungsdatum sortieren lassen. 8 . Das ist von Vorteil. Größe.

Auch wenn Papierpost und zunehmender E-Mail-Verkehr die Bedeutung vom Faxversand erheblich reduziert haben. Sie können eine für Sie am besten geeignete Listenansicht auch auf alle Ordner Ihres Computers anwenden lassen. „Ansicht“ und dort auf die Schaltfläche „Für alle übernehmen“. „Ansicht“. „Ordneroptionen“ . in dem sie vorgenommen wurden. Windows merkt sich die Ordneransicht nicht? Klicken Sie in dem geöffneten Ordner auf „Extras“. die nur Textdokumente enthalten. Denn vielleicht möchten Sie ja in Ordnern. Anzeige simplify your business Das wahre Geheimnis erfolgreicher Chefs! Mehr Infos… Fax-Software zur besseren Büroorganisation Autor: Wera Nägler Fax-Software ist eine sinnvolle Sache. sind Faxe aus der Büroorganisation nicht mehr – oder auch immer noch nicht – 9 . die Bilder enthalten. Die Einstellungen gelten nur für den Ordner. andere oder mehr Dateiinformationen angezeigt bekommen als in solchen. „Ordneroptionen“. Klicken Sie dazu in einem geöffneten Ordner auf „Extras“. Somit können Sie die Ansichten für Ordner mit unterschiedlichen Inhalten individuell festlegen. Für einen Einzelarbeitsplatz ebenso wie für ein Unternehmen mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. und setzen Sie ein Häkchen vor die Vorgabe „Ansichtoption für jeden Ordner speichern“. Es ist ausgesprochen komfortabel.Spezialreport Büroorganisation Ordneransicht global oder individuell einstellen? Beim Einrichten einer Ordneransicht haben Sie die Wahl: 1. 2.

CD-ROM! Mehr Infos… 10 . dass oft gebrauchte Faxnummern zentral eingegeben werden können. Doch eventuell lässt sich durch eine entsprechende Fax-Software Ihre Büroorganisation optimieren. Per Computer-Log lässt sich sofort überprüfen.Spezialreport Büroorganisation wegzudenken. beispielsweise ein amtliches Formular. Wenn Sie doch mit dem Scanner „liebäugeln“ Wenn Sie bereits einen Scanner besitzen und gern auf ein herkömmliches Faxgerät verzichten möchten. Mittels der Software werden zunächst alle Seiten eingelesen. Alternativ könnten Sie natürlich auch das entsprechende Dokument einscannen. die als anwenderfreundliche Verbindung zwischen Scanner und Fax-Software ansetzt. Zudem gibt es weniger Störungen – denn oft leidet die Mitarbeiterin. Hierbei kann das normale Fax tatsächlich mit den drei Arbeitsschritten 1. Start drücken tatsächlich komfortabler sein. Häufig haben Sie eine Fax-Software bereits auf dem Computer ohne es zu wissen.DE-Utility Scannerfax-Pro). in deren Büro das Fax steht. Denn früher oder später wird ein Dokument eben nur in Papierform vorliegen. Ansonsten gibt es auch kostenfreie Fax-Software. Es gibt kein Verlassen des Arbeitsplatzes. Sie sollten also abwägen. keine Verzögerung im Versand und Empfang. Entscheiden Sie sich für die Lösung. 3. Das fällt weg. ob das Fax ordnungsgemäß versandt wurde oder ob es eine Fehlermeldung gibt. fertig. Dies setzt aber voraus. um sie dann als Paket an das Faxmodul unter Windows weiterzugeben. Ein weiterer Vorteil ist. welche Lösung für Ihre Büroorganisation die beste ist. Papier einlegen. Anzeige PC-Anwender-Handbuch So machen Sie Ihren PC zu Ihrem schnellsten und zuverlässigsten Mitarbeiter! Inkl. dass Sie einen Scanner haben. die zu Ihrer Büroorganisation passt – weiterhin viel Spaß beim Faxen. gibt es auch hierfür eine komfortable Lösung für Ihr Büro. Wann ist ein normales Faxgerät sinnvoll? Trotz aller genannten Vorzüge hat das herkömmliche Faxgerät nicht ausgedient. ein zu verwendender Vordruck oder handschriftliche Skizzen. doch erheblich durch die Unterbrechungen und zusätzlichen Aufgaben. Nummer tippen. zusätzlich ein normales Faxgerät zu behalten. die nicht als Datei auf dem PC zur Verfügung steht. Wenn Sie also Faxversand haben von Dokumenten. Der Anwender muss lediglich noch die Empfängerdaten angeben. Und es produziert einen zusätzlichen Arbeitsschritt und damit Arbeitszeit. kann es sinnvoll sein. wenn an jedem Arbeits-PC eine Fax-Software installiert ist. 2. Zuletzt ein Tipp zur Fax-Software Stöbern Sie doch einfach mal Ihre Software durch. Es gibt Software (beispielsweise LAB1. Vorteile von Fax-Software Dateien können mittels der Fax-Software bequem mit dem PC versendet werden. beispielsweise bei der Software zu einer ISDN-Karte.

sind aus Büros kaum wegzudenken. dass Sie kein wichtiges Datum verpassen. und haken die Angelegenheit mental ab. Bildschirme – sie sind überall. da sie schnell verloren gehen können und nicht gerade der Übersichtlichkeit dienen. Anzeige Assisstenz & Sekretariat inside Assistenz & Sekretariat inside – Jetzt gratis testen! Mehr Infos… 11 . liegt das Angebot. haben Sie so immer griffbereit und müssen nicht mit einer Hand den Telefonhörer halten und mit der anderen den richtigen Zettel mit Notizen vom letzten Gespräch suchen. am besten in einer Kladde. Am 14. wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlagemappe öffnen.Spezialreport Büroorganisation Wenn Notizzettel zur Zettelwirtschaft werden Autor: VNR-Redaktion Notizzettel.. um das Sie sich kümmern wollten. Geschäftspartner anrufen – legen Sie einfach in das Fach des betreffenden Tages. Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Artikel in einer Zeitschrift kennzeichnen möchten. Termine Auch als Erinnerungsstütze für Termine sind Notizzettel nicht die beste Lösung. Alles an einem Ort Praktischer ist es. empfiehlt sich eine Wiedervorlagemappe mit Registern für jeden Tag. Als allgemeine Organisationsmethode sind sie jedoch nicht die erste Wahl. Haben Sie zum Beispiel am Anfang des Monats einen Kunden angeschrieben und wollen Mitte des Monats nachhaken. Aktenordner. auf Ihrem Schreibtisch parat. Wenn Sie sichergehen wollen. sind Zettel praktisch. Wenn Ihnen eine Kladde nicht zusagt. empfiehlt sich ein PDA oder elektronischer Organizer. Notizen – Chef an seinen Termin erinnern. Mit verloren gehen dann auch manche Informationen. sich im wahrsten Sinne des Wortes zu verzetteln. besonders Haftnotizen. Aufgaben etc. Notizen an einem Ort zusammenzufassen. Gesprächsnotizen. Ideen. Mit Notizzetteln besteht leider immer die Gefahr. stecken Sie die Kopie des Anschreibens in das Fach vom 14. Allerdings dürfen Sie dann die regelmäßige Datensicherung nicht vergessen – kein Gerät ist unfehlbar.

Was stellen die „lieben Kollegen“ wohl in der Zwischenzeit an? Landen alle wichtigen Infos und Absprachen hinterher auch wirklich auf Ihrem Schreibtisch? Wie lange dauert es wohl diesmal. Haben Sie auch einen kleinen Osterurlaub. 7 7 7 7 12 . Bei mir würden sie beispielsweise so lauten: Keine Post-its Jeden Vorgang in eine Klarsichthülle (ja. Resturlaub oder gar Ihren Jahresurlaub im Blick? In so manchem Büro setzen dabei gleich die ersten Gedanken an die vorbereitenden Arbeiten ein.Spezialreport Büroorganisation Büroorganisation während Ihrer Urlaubszeit Autor: Wera Nägler Der wohlverdiente Urlaub naht und mit ihm der Gedanke an das „Danach“ – Ihr Büro am ersten Arbeitstag. mit der Sie alle Terminsachen. Dazu brauchen Sie fünf Körbe. Briefe und Vorgänge übersichtlich vorfinden würden. Datum und Namenszeichen Bei Telefonanrufen immer Name. Denn während der eigenen Urlaubszeit soll ja im Büro alles optimal weiter laufen. Ein Stirnrunzeln löst aber oft eher das „Danach“ aus. bis Sie sich durchgewühlt haben durch erledigte Vorgänge und Prospekte zu dem Zettel „Eilt. auch kleine Notizzettel!) Bitte auf jede Mitteilung Themenstichwort. Wie würde es den Urlaub versüßen. Einweisung – „So hätte ich es gern“ Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen vorher über Ihre grundsätzlichen Wünsche. Telefondurchwahl/wichtige Kontaktdaten und Stichwort erfragen 7 Bitte lesbar und eindeutig schreiben 7 Werbung wegwerfen 7 usw. gäbe es eine Büroorganisation. das Ihren ersten Arbeitstag im Büro zu einem guten Übergang zwischen Urlaub und Arbeit macht. Doch zuerst die Einweisung an das Team. dringend“ ganz unten im Stapel? Hier ein Vorgehen.

die Sie umsetzen wollen. wo es „brennt“ und wo Sie aktiv werden müssen. Durch die konkrete Datumsangabe sieht jeder Kollege sofort.7. Hier kommt Nr. was von ihnen erwartet wird. Suchen Sie sich die Punkte heraus. „Anrufe“. „Interne Mitteilungen“. sondern smart! Mit simplify organisiert! Mehr Infos… 13 . Anzeige simplify organisiert Arbeiten auch Sie ab sofort nie mehr hart. Vier Körbe kennen Sie schon. 5 – Ihr wichtigster Urlaubskorb. Beschriften Sie die Körbe deutlich mit einem dicken Stift: „Post und Fax“. Kopieren Sie sich beispielsweise meine Vorschläge direkt in ein Textdokument und eröffnen Sie damit jetzt gleich Ihre persönliche „So hätte ich es gern“-Liste. Ihr Dringend-Urlaubskorb für Ihre Büroorganisation Der wichtigste Ablagekorb sollte der sein mit der Aufschrift: „Dringend – erledige ich sofort nach meiner Rückkehr am 3. doch ich versprach Ihnen insgesamt fünf Urlaubskörbe. wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. dass es keinen Sinn hat. ob Sie zu einem Kurzurlaub oder drei Wochen abwesend sind: Platzieren Sie auffällig mitten in Ihrem aufgeräumten Büro fünf Ablagekörbe. dass Sie nach Ihrem nächsten Urlaub die Früchte Ihrer guten Büroorganisation ernten werden.8. Freuen Sie sich darüber. Das erspart Ihnen nicht das komplette Sortieren nach Ihrer Rückkehr. Und Ihnen verschafft es wirklich Einblick. in diesen Korb Terminsachen für den 23. „bereits erledigt“. Ansonsten schreiben Sie Ihre Wünsche auf und hängen Sie sie bei Ihren fünf Urlaubskörben auf.“ Dieser Korb hilft Ihnen. aber es ist eine arbeitserleichternde Vorsortierung. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste. Die ersten vier „Urlaubskörbe“ für Ihre Büroorganisation Unabhängig davon. zu legen.Spezialreport Büroorganisation Am besten legen Sie solche Kriterien sowieso als Bürostandard fest. dass Sie nach Ihrer Rückkehr auf den ersten Blick erkennen können. die Sie sicher zu schätzen wissen. Jetzt sind Sie dran Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Sie können gezielter und hoffentlich auch entspannter in die Arbeit einsteigen. Damit wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen eindeutig.

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