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SEMINARIO MANTENIMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIN

Strategika

CONTENIDO
Objetivo Conceptos Generales Qu es mantener un Sistema de Gestin? Recomendaciones para atender auditorias

Dar a conocer a los participantes las acciones requeridas para mantener un Sistema de Gestin que contribuya al fortalecimiento de los procesos

organizacionales.

CERTIFICACIN PROCESOS DE CERTIFICACIN CRITERIOS PARA LA CERTIFICACION

CERTIFICACIN
Tercera parte independiente que valida y asegura por escrito que un producto o servicio cumple con unos requisitos previamente establecidos.

Proceso voluntario e independiente del productor y comprador

Requisitos

Producto

Productor

Comprador

La certificacin es el examen y reconocimiento formal por parte de un organismo independiente de la implantacin y eficacia de nuestro sistema de gestin.

BENEFICIOS
INTERNOS Conocimiento claro de los procesos por parte de todos los integrantes de la organizacin. Estandarizar un mtodo claro de trabajo. Tener una empresa organizada y formal. Reconocimiento claro de los responsables de los procesos y de los resultados esperados. Mejora de la productividad. Mejora de la satisfaccin del cliente. Mayor capacidad de anlisis. Cambio cultural positivo. EXTERNOS Posicionar una imagen de excelencia frente a la labor desempeada. Mejora de relaciones y mtodos de trabajo con clientes y proveedores. Facilidades para realizar expansin de la organizacin. Procesos de certificacin armonizados y simplificados en el mbito nacional e internacional.

El Proceso de Certificacin
Gobierno Nacional Organismo acreditador EN 45012
Requisitos generales para entidades que realizan la evaluacin y certificacin de sistemas de la calidad

Superintendencia de Industria y Comercio - SIC ICONTEC, BVQi, SGS, CIDET, INTERTEK

Organismo Certificador

ISO 19011
Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental Requisitos para Sistemas de Gestin: ISO 9001: de la Calidad ISO 14001: Medioambientales OHSAS 18001: en Seguridad y Salud Ocupacional.

Auditor

ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

Empresa

Pasos para la implementacin del Sistema de Gestin


Actividades

Auditoria de Certificacin Auditorias Internas Auditorias de Seguimiento y Recertificacin

I. Planificacin

III. Implementacin
Mantenimiento y Mejora

II. Documentacin

V. Evaluacin

IV. Capacitacin
Tiempo

Etapas en el Proceso de Certificacin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Solicitud a la entidad certificadora Envo de la documentacin Auditoria primera fase documental Informe Auditoria segunda fase campo Informe Certificacin Seguimiento Solicitud de Auditoria de recertificacin

Vigencia de la certificacin
AO 0 Auditoria de Certificacin AO 1 Auditorias internas Auditoria de Seguimiento 1 AO 2 Auditorias internas Auditoria de seguimiento 2 AO 3 Auditoria de recertificacin
Las Auditorias de seguimiento 1 y 2 son principalmente Auditorias de seguimiento documental.

Criterios para la Certificacin


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Documentado SG Auditorias Internas


Implementado

Auditorias Otorgamiento

Mantenido

Revisin por la Direccin Implementacin de acciones correctivas

Alcance del SG

Evidencias del alcance definido

Certificacin de un Sistema de Gestin

Por ejemplo: La certificacin de un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de acuerdo con la norma NTC ISO 9001:2008, garantiza que el sistema de calidad de la empresa en las lneas de produccin o servicios que se certifiquen, cumple con los requisitos de la norma internacional NTC ISO 9001.

La Certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad

Qu sucede si no se realizan las auditorias de seguimiento y renovacin?


Las auditorias de seguimiento se realizarn como mximo al ao de haber recibido la auditoria de certificacin (in situ). El ente certificador notificar cuatro (04) meses antes de cumplirse la fecha en la cual debe realizarse la auditoria. La no realizacin de la auditora de seguimiento implica la suspensin del certificado. Se tiene como mximo 180 das desde la suspensin para solicitar y recibir la auditoria de seguimiento. Pasado este plazo se cancela la certificacin.

Sistema de Gestin Qu se debe mantener? Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin.

Sistema de Gestin de Calidad


Procesos Direccionales

Cliente

Proceso Misionales

Producto

Organizacin o persona que recibe un producto

Procesos de Apoyo
La Organizacin
Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones Resultado de un proceso

Registros de los procesos Revisiones por la Direccin

Evidenciar la mejora continua Registro de Evaluacin de proveedores Registros de Auditorias

Fortalecimiento del personal

Planeacin de los cambios del sistema

Registros de Satisfaccin del Cliente

Seguimiento y cumplimiento de indicadores

CULTURA DE MANTENIMIENTO Y MEJORA CONTINUA

Aspectos a tener en cuenta para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


El presupuesto de mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin Requisitos de entrada y salida de cada proceso Actualizacin y mejora de los documentos y registros de cada proceso y del sistema Datos e indicadores Evidencias de las actividades de seguimiento y control de cada proceso y del sistema.

Ejemplo de Presupuesto
VALOR Recursos HUMANOS Coordinador de calidad FISICOS Papelera TECNOLOGICOS Computador e impresora Sistema de Informacin Intranet Internet 1.200.000 400.000 25.000 50.000 100.000 1.675.000 1.200.000 400.000 300.000 600.000 1.200.000 100.000 500.000 2.500.000 Mes 1.200.000 14.400.000 500.000 Ao 14.400.000

Ejemplo de Presupuesto
VALOR Recursos OTROS Capacitacin y entrenamiento de personal Auditorias internas Auditorias de Seguimiento Calibraciones SUB TOTAL Gastos e Imprevistos (5%) Mes 2.375.000 200.000 600.000 1.450.000 125.000 5.350.000 267.500 600.000 600.000 1.450.000 500.000 20.550.000 1.027.500 Ao 3.150.000

TOTAL

5.617.500

21.577.500

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Requisitos de entrada y salida de cada proceso Proceso Comercial

Requisitos de entrada y salida de cada proceso Proceso de Operacin

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Requisitos de entrada y salida de cada proceso


Proceso de Mejora / Calidad

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1er trim. 2do 3er trim.4to trim. trim.

Este Oeste Norte

Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


Todos los procesos
Reuniones peridicas entre el lder del proceso y los participantes con el fin de comunicar resultados de indicadores, detectar necesidades de formacin, generar acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora, entre otros. Revisin peridica por parte del lder de los indicadores de gestin con el fin de asegurar que agreguen valor al proceso. Revisin peridica de la documentacin aplicable al proceso, para asegurar que lo planificado o documentado se este implementando, y en caso requerido, actualizar la documentacin. Revisar que el personal este diligenciando los registros aplicables al proceso (en su totalidad). Entrenar al personal en la generacin de acciones correctivas y preventivas a travs de talleres prcticos por proceso, en el cual se impartan conocimientos y en forma paralela se generen acciones con problemas reales o potenciales aplicables al proceso.

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Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


Proceso Gerencial
Fortalecer la metodologa establecida para la planificacin de cambios al SG, a travs de la cual se planifiquen stos cambios (actividades, fechas, responsables) y se efecte seguimiento a su cumplimiento. Asegurar que la realizacin de la Revisin por la Direccin permita emitir conclusiones a la Gerencia sobre la eficacia, conveniencia y adecuacin del SG. Asegurar que en la revisin por la direccin se analice toda la informacin de entrada requerida por la norma o estndar. Realizar reuniones peridicas con los lderes de proceso en donde se traten temas del SG, con el fin de generar las mejoras que se estimen convenientes y se detecten necesidades de recursos (resultados de indicadores, mejoras, revisin por la direccin, entre otros).

Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


Procesos Misionales
El lder debe efectuar seguimiento a que el personal registre los productos/servicios no conformes detectados. Analizar peridicamente los productos / servicios no conformes detectados y generar las acciones correctivas que se estimen convenientes. En caso de no generar acciones correctivas bajo algn criterio de la organizacin, dejar evidencia en acta o donde se considere conveniente. Identificar los productos / servicios no conformes aplicables a cada proceso con la participacin de los involucrados en el proceso y documentarlos formalmente (puede ser en el respectivo procedimiento). Entrenar al personal en el procedimiento de control del producto/servicio a travs de talleres prcticos por proceso, en el cual se impartan conocimientos y en forma paralela se reporten los productos / servicios no conformes segn lo documentado.

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Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


Proceso de Recurso Humano
Fortalecer la metodologa establecida para evaluar la eficacia de la formacin. Fortalecer la metodologa establecida para elaborar el programa de formacin para asegurar que realmente contribuya a aumentar la competencia del personal, aplicando criterios claros para identificar dichas necesidades. Realizar seguimiento al cumplimiento del programa de formacin. Efectuar seguimiento para verificar que el personal contratado cumpla con el perfil de competencia establecido (educacin, experiencia, habilidades y formacin). Aplicar la evaluacin de desempeo bajo metodologas que permitan la participacin del personal y establecer compromisos de mejoramiento, a los cuales se les realice.

Buenas prcticas para el mantenimiento de un Sistema de Gestin


Proceso de Compras
Asegurar que las metodologas (incluye criterios) definidos para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores realmente agregue valor al proceso, para lo anterior se recomienda fortalecer los criterios de acuerdo al tipo (categorizar) y grado (jerarquizar) de control a aplicar. Comunicar peridicamente los resultados de la evaluacin a todos los proveedores y siempre comunicar los resultados a los proveedores que no cumplen las metas establecidas. Efectuar seguimiento al desempeo de proveedores que no cumplen las metas establecidas. Definir del SG los controles a aplicar a los procesos contratados externamente e implementar estas disposiciones. Fortalecer la metodologa definida para reportar y efectuar seguimiento a los productos / servicios no conformes generados por gestin de proveedores, lo anterior, con el fin de tener una informacin real y oportuna para evaluar su desempeo.

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No se debe olvidar Las fechas y periodicidad de:


Revisiones por la direccin Evaluacin de desempeo del personal Evaluacin y reevaluacin de proveedores Medicin y clculo de indicadores de procesos y de desempeo del Sistema de Gestin Programacin y realizacin de Auditorias Medicin y seguimiento a la satisfaccin del cliente Programa de capacitaciones

Ejemplo de Cronograma
ACTIVIDADES Revisin por la direccin Evaluacin de desempeo Proyecto 1 Proyecto 2 Evaluacin y reevaluacin de proveedores Medicin y clculo de indicadores de procesos y de desempeo del SG Programacin y realizacin de auditoria interna Programacin y realizacin de auditoria de seguimiento Medicin y seguimiento a Satisfaccin del cliente Capacitaciones Capacitacin 1 Capacitacin 2 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

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Para programar y atender Auditorias se debe:


Realizar la programacin de auditoras peridicamente. Al inicio de cada contrato, programar la realizacin de auditorias dentro de su ejecucin. Mantener comunicacin con el ente certificador. En caso de ser necesario, adelantar las fechas de auditoria para ser realizada durante la ejecucin de los contratos. Realizar auditorias internas que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para el Sistema de Gestin.

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Para programar y atender Auditorias se debe:


Realizar la organizacin y alistamiento de todos los registros de los procesos (obligatorios y definidos en los procedimientos). Realizar jornadas de fortalecimiento y preparacin del personal tanto de proyectos como base de la empresa en el Sistema de Gestin. Asegurar que se cuentan con los registros mnimos obligatorios (de acuerdo a la norma). Identificar claramente los responsables de los procesos y sus suplentes en caso de requerirse. En el momento de atender la auditoria es necesario saber escuchar, responder y no hablar ms de lo necesario. Tener cerradas preferiblemente, todas las No Conformidades halladas en las Auditorias anteriores.

Derechos Reservados Strategika Ltda

Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993 sobre Proteccin de la Propiedad Intelectual y Derechos de Autor

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GRACIAS POR SU ATENCION

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