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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentacin Cientfica

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIN CIENTFICA

Enero 2010

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentacin Cientfica

SMBOLOS

Enero 2010

BG01: ADQUISICIN DE PRODUCTOS


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Tipo

De oficio

A solicitud A solicitud del usuario (peticionario o donante) o de oficio (cualquier unidad de la BG).

Recepcin de la solicitud de adquisicin de producto o de aceptacin de donacin


Seta Carraixet

Anlisis y evaluacin de la solicitud


En caso de aceptacin de la solicitud el usuario a travs de la intranet puede hacer el seguimiento No

Seta

Adquisicin / Reposicin Criterios de asignacin: - Tiempo de entrega. - Costes. - Servicios complementarios.

Procede la adquisicin/ donacin?

Tipo Donacin

Seleccin del proveedor

Notificacin al usuario Solicitud del producto Notificacin al usuario


Adquisicin interna en la UPV o externa? ?

REA EDITORIAL UPV AEUPV01: Venta de publicaciones

Interna UPV

Guadalest

Externa

Seta

Recepcin y registro del producto


Disponibili dad?

No Con factura

Suministro del producto y factura o informacin de no disponibilidad


Serpis

- Instituciones externas - Empresas proveedoras de tecnologa - Empresas proveedoras de recursos de informacin

Adquisicin producto nuevo Adquisicin producto ya existente

Gestin de facturacin

BG02: CATALOGACIN

SERVICIO DE GESTIN ECONMICA SGE02: Gestin de gastos

Sin factura
BG03: PUESTA A DISPOSICIN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN

Envo de factura y documento de Adquisicin de obligaciones

Seta

Versin 02 - Enero 2010

BG02: CATALOGACIN
USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Tipo

A solicitud del usuario A solicitud del usuario (Entidades UPV), o de oficio (inicio desde BG01 por el Servicio de Adquisiciones de la BG).

Recepcin de la solicitud de catalogacin de documentos

De oficio

No

Aporta factura? S

Entrega de factura

Solicitud de factura

Creacin de registro bibliogrfico (RB)

Catalogacin propia

Tipo de RB

Guadalest

Importado

Catalogacin
No procede en caso de recursos electrnicos

Precatalogado (desde BG01)

Los registros pueden proceder de: - Editores. - Distribuidores. - Servidor Z39.50

Revisin de la importacin
No procede en caso de recursos electrnicos

Revisin de la precatalogacin Asignar signatura, si procede Asignar signatura, si procede

Validacin del registro

Inclusin para su visualizacin del RB en OPAC (Online Public Access Catalog)

Versin 02 - Enero 2010

BG03: PUESTA A DISPOSICIN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Asncrono en caso de primera puesta a disposicin. Sncrono en caso de mantenimiento. - Sellado - Tejuelado - Magnetizado - Copias de seguridad (casetes, CD de alto coste,)...

Puesta a disposicin

Tipo

Proceso fsico de marcado

Mantenimiento de la coleccin

Inventario (anualmente)

Tipo

Expurgo (anualmente)

Deteccin va: - Observacin del propio personal de BG. - Informacin de los usuarios.

Revisin (continua) Ejemplares deteriorados? S

Ordenacin (diaria)

Cotejo de los ejemplares con la BD Bibliogrfica

Prstamo a cabina o a encuadernacin


No

Revisin de la coleccin

Coral

Condiciones de filtrado: - fecha de edicin, selectiva por materias. - n de prstamos en los ltimos aos. - si es ejemplar nico o no.

Carraixet

Reparacin de ejemplares deteriorados BG03P01

Retirada selectiva de documentos obsoletos

No

Hay que reponer ejemplar? S BG01: ADQUISICIN DE PRODUCTOS Nueva adquisicin de ejemplar para su reposicin

Ordenacin de los ejemplares fuera de ubicacin en la estantera

Asignacin o actualizacin de la ubicacin

- Fsicamente: colocacin en la estantera. - Informticamente: disponible en Carraixet.

Carraixet

Carraixet

Retirada de las salas de libre acceso a depsito de BG

Versin 02 - Enero 2010

BG03P01: REPARACIN DE EJEMPLARES DETERIORADOS


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Sencilla

Tipo reparacin

Compleja y/o encuadernacin

Reparacin del ejemplar

Realizada por el personal de la BG

Solicitud de reparacin y/o encuadernacin

Empresas de edicin impresa y reprografa

Recepcin del ejemplar reparado y/o encuadernado

Revisin del estado del ejemplar

Devolucin del ejemplar reparado

Carraixet

Versin 02 - Enero 2010

BG04: CIRCULACIN DE LA COLECCIN


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Monografas

Tipo

Publicacin peridica

A solicitud del usuario

En coleccin y prestable?

No, en coleccin

S, en coleccin no prestable S, en coleccin y prestable

Notificacin al usuario: documento de slo lectura en sala


Slo autorizados Disponible y accesible? No

No

En coleccin ?

Lista de espera

Solicitud de prstamo interbibliotecario y acceso al documento BG04P01

Segn algoritmo de lista de espera. En el caso de que el usuario renuncie, la Biblioteca en su nombre libera el documento.

Tipo

Solicitud UPV Solicitud instituciones externas

Prstamo BG04P02 Envo del artculo

Segn normativa de prstamo

No

Devuelto? S

Renovacin del prstamos o Reclamacin


Reclamacin: Cada 5 das envo email recordatorio Envo carta formal (4 veces al ao)

Volver a disponible

Prstamo interbibliotecario y acceso al documento BG04P03


Notificacin peridica de gastos

Versin 02 - Enero 2010

BG04P01: SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Solicitud UPV

Tipo

Solicitud instituciones externas

Seleccin de proveedor

Cursar solicitud

Entidades UPV Instituciones externas Empresas

Respuesta negativa

Recepcin del documento

Respuesta positiva

Posibilidades

Sin respuesta en plazo o ltimo intento fallido

Notificacin y entrega al usuario

Notificacin al usuario: respuesta negativa

Versin 02 - Enero 2010

BG04P02: PRSTAMO
USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Lectura del cdigo de barras del documento

Incluye anexos?

Los desea en prstamo?

No

No

Lectura del cdigo de barras de los anexos

Lectura del cdigo de barras del carn del usuario

En el caso de solicitud interna el carn es personal. En el caso de solicitud externa el carn es institucional.

Impresin del ticket informativo

- Identificacin de la biblioteca prestataria. - Relacin de los documentos y sus anexos. - Fecha y hora de prstamo y de devolucin de cada documento. - Identificacin del usuario.

Desmagnetizacin del documento

Solicitud UPV

Modo de entrega

Solicitud Instituciones externas Se enlaza con BG04P03: Prstamo Interbibliotecario y acceso al documento

Entrega del documento al usuario

Entrega del documento al responsable del Prstamo Interbibliotecario

Versin 02 - Enero 2010

BG04P03: PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Registro de entrada de la solicitud

Bsqueda del documento

Disponibili dad en coleccin?

No

Reproduccin digital / papel

Envo

- Soporte digital va ARIEL (correo electrnico). - Soporte papel va correo postal.

Registro de salida

Notificacin al usuario

Vera

Vera

Versin 02 - Enero 2010

BG05: MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DIGITAL


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

Mantenimiento realizado para la gestin de toda la Biblioteca Digital, con el apoyo del ASICA y ASICSR A solicitud del usuario, o de oficio. Operaciones sobre recursos Tipo

Evaluacin del recurso

Operaciones de mantenimiento externo Operaciones sobre la herramienta

Base de datos Si el recurso llega en CD, DVD,.. Requiere instalacin local?

Tipo de recurso

Colecciones, revistas o libros

Actualizacin y mantenimiento de fuentes y destinos

- Empresas de asistencia tcnica. - Empresas de provisin de software. - Empresas de provisin de recursos de informacin.

SFX

No

Instalacin en un ordenador en monopuesto

Solicitud de mantenimiento en base al contrato firmado

Empresas

Mantenimiento realizado y control de recepcin Actualizacin configuracin y descripcin Realizacin de las operaciones

MetaLib

Cambios en: - Estructura de la informacin. - Actualizaciones de software, interfaz. - Versin de la aplicacin - Gestin de incidencias - ...

Publicacin en PoliBuscador, si procede

Requiere comunicacin con el usuario? No

S BG06: RELACIN CON EL USUARIO

Versin 02 - Enero 2010

BG06: RELACIN CON EL USUARIO


USUARIOS

PROPIETARIO

PROVEEDORES

De oficio A solicitud del usuario o de oficio Encuestas Tipo

Tipo

A solicitud del usuario

Formacin

Informacin dinmica

Realizacin de encuestas y anlisis de resultados

Mantenimiento del sistema de Noticias, Novedades y Web

Con apoyo de: CFP, ICE y Empresas en funcin del tipo de curso

Formacin, slo a solicitud del PDI

Tipo

Solicitud de un servicio

Preguntas de referencia

Informacin de los servicios de la BG y formacin de usuarios

Ejecucin o denegacin de la solicitud del servicio solicitado


Gregal

Respuesta a comunicaciones recibidas


Comunicaciones: quejas, incidencias, sugerencias, preguntas,etc.

Versin 02 - Enero 2010