Gestin del conocimiento en la construccin

Captura del conocimiento.

Referencia
Se utiliza la siguiente referencia desarrollada por un asistente y profesores de la Universidad de Anadolu, Eskisehir y de la Universidad Tcnica Middle East, Ankara, en Turqua. Serhan Kivrak, Gokhan Arslan, Irem Dikmen and M. Talat Birgonul. Capturing Knowledge in Construction Projects: Knowledge Platform for Contractors. Journal of Management in Engineering, Vol 24, N 2, April 1, 2008. ASCE. La investigacin reconoce la importancia de la gestin del conocimiento en el sostenimiento y avance de una empresa de construccin. Tambin reconoce que es una tarea tediosa basada en la experiencia, en el conocimiento tcito (no formalizado) y difcil de pasar a otros. La indagacin se llev a cabo entre ocho empresas lderes turcas que operan en el mercado internacional. El propsito principal del estudio es el de encontrar cmo el conocimiento tcito y explcito- es capturado, almacenado, compartido y usado en los proyectos siguientes. As como la identificacin de los impulsores y barreras de la gestin del conocimiento. El estudio reporta a travs de una encuesta que la mayora de las firmas consultadas no cuenta con una estrategia de gestin del conocimiento y una forma sistemtica de capturar y almacenar el conocimiento tcito (no explcito). Propone un marco conceptual para formalizar el proceso de captura de conocimiento. Se instrumenta este enfoque con un software para gestionar tanto el conocimiento tcito como el explcito en proyectos de construccin.

Introduccin
La gestin del conocimiento tiene un lugar vital en la cadena de valor de una organizacin, y es un gran potencial para mejorar la efectividad de las actividades primarias. Puede reducir los tiempos y costos del proyecto, mejorar la calidad, y proporcionar una ventaja competitiva en las empresas constructoras. Segn su presentacin original, el conocimiento tcito es esencialmente personal y de contexto especfico, de ah que sea difcil de formalizar y comunicar. El conocimiento explcito puede ser codificado en palabras y nmeros, y fcilmente compartido a travs de manuales u otros medios. La investigacin admite que la variabilidad de la construccin facilita la prdida del conocimiento de proyecto en proyecto (cada uno es nico y temporal), pero que se puede mejorar en forma efectiva las actividades para incrementar la capacidad de aprendizaje. Ello puede reducir tiempo, costos, mejorar la calidad de los procesos. El conocimiento es una mezcla fluida de experiencia, valores, informacin contextual y experta que demanda ser sistematizada, almacenada y reutilizada. El estudio busca determinar cmo compartir y re-usar el 1

conocimiento y las principales barreras para implementar la gestin de conocimiento. La tecnologa de informacin proporciona herramientas ventajosas para almacenar, proporciona y re-usar el conocimiento. Se reconoce dos tipos de conocimiento: tcito y explcito. El propsito de la gestin es convertir el primero en el segundo.

Encuesta
Se efectu entre ocho empresas lderes que cuentan entre 41 a 53 aos de experiencia. Cinco de ellas estn entre las 225 en el ranking internacional de contratistas. Empresas encuestadas Empresa A B C D E F G H Edad, aos 41 44 50 47 49 53 53 51 Se entrevist a personal de alta gerencia. Las 12 entrevistas directas tuvieron lugar en el periodo de cinco meses (febrero a junio del 2005). El cuestionario de 24 preguntas tiene cuatro partes: captura, almacenamiento, re-uso, compartir conocimiento. Algunas preguntas usan el formato de escala Likert y en otros se aceptan mltiples respuestas. Ingresos totales, millones de US$ 2005 245 489 895 536 258 135 453

Resultados de la captura
41 a 60% reconoce que el conocimiento tcito slo est en la cabeza y no sistematizado. Declaran que es un conocimiento difcil de capturar y que no tienen estrategia al respecto. Todas usan intranet. Respecto al nivel de importancia que le conceden a diferentes fuentes, se pregunt respecto a su importancia. Se emple una escala de Likert de 5 puntos, donde 5 implica la mayor importancia, mientras que 1 la menor. Se utiliz un promedio para el resultado. Fuentes de conocimiento segn las empresas Fuente de conocimiento Colegas Experiencia de Mnimo 4.0 3.0 Mximo 5.0 5.0 Promedio 4.25 3.75 Ranking 1 2

Fuentes de conocimiento segn las empresas Fuente de conocimiento la empresa Experiencia del personal Documentacin de la empresa Documento del proyecto en curso Reuniones del equipo del proyecto Intranet Biblioteca del personal Clientes Internet Conocimiento de empresas externas a la firma Eventos externos (conferencias, seminarios, exhibiciones) 3.0 2.0 3.0 5.0 5.0 4.0 3.75 3.33 3.25 2 4 5 Mnimo Mximo Promedio Ranking

3.0

5.0

3.25

2.0 2.0 1.0 2.0 1.0

5.0 5.0 3.0 2.0 1.0

2.25 2.25 1.00 0.83 0.25

7 8 9 10 11

1.0

1.0

0.17

23

Consideran las siguientes fuentes de conocimiento en orden de importancia. (1) Colegas, (2) Experiencia de la empresa, (3) Experiencia del personal, (4) Documentacin de la empresa. (5) Documentacin del proyecto. (6) Reuniones del equipo del proyecto, (7) Intranet.

Resultados sobre el almacenamiento de conocimiento

Cinco de las ocho empresas han usado resultados de proyectos como aprendizaje. Slo dos almacenaron los documentos. En general tienen dificultades para encontrar los documentos necesarios. El mayor tipo de reuso es en los costos para las propuestas. Consideran las siguientes herramientas recomendables en su importancia. (1) Reportes. (2) Folders. (3) Archivos de computador. (4) Archivos personales. (5) Directores. (6) Actas de reuniones. (7) Videos.

Resultados sobre re-uso y conocimientos compartidos

La mayora reconoce que han sido exitosas en compartir conocimientos como cultura. Lo hacen a travs del entrenamiento, intercambio a travs de jornadas de trabajo, intranet, reuniones, interaccin personal (como el ms importante), correo electrnico. Sin embargo, reconocen que los conocimientos no suelen re-usarse en nuevos proyectos. Como resultados de las consultas consideran que todava existe la tendencia a esconder conocimiento valioso para uso personal.

Consultados sobre las principales barreras, las respuestas conducen a: la carencia de estndares para los procesos de trabajo, una pobre disponibilidad de infraestructura en comunicaciones y carencia de una cultura organizacional para la gestin del conocimiento. Tambin se consult sobre los motivadores para alentar y sostener en la empresa la gestin del conocimiento. 4

La principal es que reduce el re-trabajo, muy por encima de las otras, siguindole el poder dar una respuesta rpida a los clientes. En el resumen de estos resultados, puede indicarse lo siguiente. La mayora de las empresas no evidencian xito en la captura del conocimiento tcito. La mayora no tiene una estrategia de gestin del conocimiento y una manera sistemtica de capturar, almacenar, compartir y re-usar el conocimiento. La mayora no son buenos en compartir y re-usar el conocimiento, seguramente en la medida que no lo almacenan en forma correcta.

Marco conceptual

El marco propuesto permite identificar sus principales componentes: equipo del proyecto, las fuentes de conocimiento, el gestor del conocimiento, y el propio sistema de conocimiento.

En el estudio, este marco conceptual se instrumenta en una plataforma de conocimiento para contratistas, manejado a travs de un software integral.

Plataforma para captura y uso del conocimiento

Como se ilustra en la figura, el conocimiento tcito es capturado de los ingenieros y expertos involucrados en el proyecto, a travs de varios mecanismos: entrevistas, encuentros, lluvia de ideas, correo electrnico, entrenamientos, y prcticas en grupo. El conocimiento explcito es capturado de documentos, reportes, estndares, especificaciones.