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FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS DE LA EMPRESA

Informtica I
Texto Universitario

Huancayo-Per 2011-II

Informtica I Universidad Continental de Ciencias e Ingeniera Facultad de Ingeniera y Ciencias de la Empresa

Rector Dr. Esa Caro Meza Decano de la Facultad de Ingeniera Mg. Ricardo Salcedo Zrate Decano de la Facultad de Ciencias de la Empresa Ing. Oscar Navarro Ramos

Universidad Continental de Ciencias e Ingeniera Cuarta Edicin Junio, 2011 Reservado todos los derechos Impreso en Huancayo

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Informtica I

Informtica I

Presentacin
El dominio de las herramientas ofimticas, es bsico en el entorno laboral actual. Dominando el uso correcto de los ordenadores y sus aplicaciones ms utilizadas, como son el Sistema Operativo de Computador, el procesador de textos, la hoja de clculo, la gestin de datos y la creacin de presentaciones grficas, ampliarn tus posibilidades profesionales. Mediante la asignatura de Informtica I, el alumno adquirir los conocimientos y las tcnicas necesarias para que puedas formase y conocer las ltimas versiones del sistema operativo y la suite ofimtica ms importantes del mercado El futuro profesional podr integrarse en un sector de gran crecimiento, gracias al avance de las nuevas tecnologas, y que tiene una fuerte demanda de usuarios y profesionales. Con la realizacin de la asignatura, el alumno podr: Obtener los conocimientos fundamentales e importantes sobre terminologa especfica relacionada con la informtica. Manejar las funciones bsicas del sistema operativo de Computador Conocer el funcionamiento de los programas ms utilizados de Internet y Multimedia y todos los programas que incluye la versin Professional de las suites ofimticas actuales Aprender a utilizar con soltura suficiente los programas, con la finalidad de poder llevar de uno a otro los datos que contengan los documentos creados con cualquiera de ellos. Adquirir un criterio propio y seguro que te permita valorar su trabajo y orientarte hacia una buena direccin. La asignatura de Informtica I est dividida en las siguientes unidades didcticas: 1. Unidad didctica I : Introduccin a la Informtica y Sistema Operativo 2. Unidad didctica II : Aplicaciones Ofimticas de Presentacin 3. Unidad didctica III : Procesador de Textos 4. Unidad didctica IV : Libro electrnico de clculo 5. Unidad didctica V : Diagnostico y Solucin de problemas del computador. Agradecemos a los docentes:, Camborda Zamudio Mara Gabriela, Chvez Arancibia Alan, Condori Torres Giancarlo, Gaspar Arbizu Gianina, Infante Vidaln Alan Miguel, Infante Montero Sergio, , Jess Videla Fernando, Lazo lvarez Edson, Marzano Alegra Marcelino Jos, Marmolejo Aguirre Jorge Eduardo, Matos Barzola Roco Gladys, Montero Barrionuevo Katia Melina,, Sifuentes Lpez Jorge Asencio, Osorio Contreras Rosario Delia, Pea Zamalloa Gonzalo, por su aporte en la construccin del presente material.

Informtica I

Informtica I

NDICE
PRESENTACIN ..................................................................................................................................... 3 NDICE .................................................................................................................................................. 5 UNIDAD DIDCTICA NRO. 1 INTRODUCCIN A LA INFORMTICA ......................................................... 7 TEMA NRO. 1 EQUIPOS RECURSOS Y COMPONENTES DEL COMPUTADOR 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 FUNDAMENTOS DE INFORMTICA ........................................................................................................ 7 IDENTIFICACIN DE LOS RECURSOS Y COMPONENTES DEL SISTEMA ............................................................... 8 REQUISITOS MNIMOS Y PTIMOS ...................................................................................................... 10 DOCUMENTACIN .......................................................................................................................... 11 LISTADOS DE CONFIGURACIN ........................................................................................................... 11 TEMA NRO 2 APLICACIONES OFIMATICAS DE PRESENTACION 2.1 INSTALACIN Y CONFIGURACIN DE APLICACIONES INFORMTICAS ............................................................ 14 TEMA NRO. 3 INTERNET Y CORREO ELECTRONICO 3.1 INTERNET FUENTE DE RECURSOS ........................................................................................................ 16 3.2 SERVICIOS DE WEB MAIL ................................................................................................................. 21 3.3 TENDENCIAS ACTUALES.................................................................................................................... 21 UNIDAD DIDCTICA NRO. 3 DISEADOR DE PRESENTACIONES ........................................................... 22 TEMA NRO. 4 APLICACIONES OFIMATIAS DE PRESENTACION 4.1 APLICACIONES PARA REALIZAR PRESENTACIONES ................................................................................... 22 4.2 SOFTWARE PARA LA REALIZACIN DE PRESENTACIONES ........................................................................... 22 4.3 PRESENTACIONES DE CALIDAD ........................................................................................................... 24 4.4 EL ENTORNO DE POWERPOINT .......................................................................................................... 24 4.5 ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN ................................................................................................... 28 4.6 DIAPOSITIVAS PATRON .............................................................................................................. 30 TEMA NRO. 5 ANIMACION 5.1 ANIMACIN DE OBJETOS Y TEXTO ....................................................................................................... 31 5.2 TRANSICIONES ............................................................................................................................... 32 UNIDAD DIDCTICA NRO. 3 PROCESADOR DE TEXTOS ........................................................................ 35 TEMA NRO. 6 PROCESADOR DE TEXTOS DOCUMENTOS SENCILLOS 6.1 CARACTERSTICAS DEL PROCESADOR DE TEXTOS .................................................................................... 35 6.2 VARIEDAD DE PROCESADOR DE TEXTOS ............................................................................................... 35 6.3 FORMATO ..................................................................................................................................... 37 6.3 ORTOGRAFA Y GRAMTICA .............................................................................................................. 48 TEMA NRO. 7 INSERCION DE OBJETOS Y TABLAS 7.1 FICHA INSERTAR ............................................................................................................................. 49 TEMA NRO 8 PROCESADOR DE TEXTOS DOCUMENTOS AVANZADOS 8.1 8.2 8.3 PLANTILLAS................................................................................................................................ 56 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ................................................................................................ 59 MACROS EN PROCESADOR DE TEXTO .................................................................................................. 65

UNIDAD DIDCTICA NRO. 4 HOJA DE CLCULO ................................................................................... 74 TEMA NRO. 10 HOJA DE CALCULO DOCUMENTOS SENCILLOS 10.2 LA VENTANA DE EXCEL, ENTORNO DE TRABAJO. ..................................................................................... 75 10.2.1 Las Celdas.......................................................................................................................... 75 10.2.2 Rangos .............................................................................................................................. 78 10.2.3 Hojas de Clculo ................................................................................................................ 78 10.2.4 Formato de Hojas de Clculo: Gestin de Filas y Columnas .............................................. 80 10.2.5 Ver e Imprimir Hojas de Clculo ........................................................................................ 81 10.3 Insercin De Frmulas Y Funciones ....................................................................................... 81 10.3.1 Formula ............................................................................................................................. 81 10.3.2 Componentes De Una Frmula ......................................................................................... 82 10.3.3 Referencias........................................................................................................................ 83

Informtica I

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Informtica I TEMA NRO. 11 FUNCIONES 11.1 FUNCIONES DE FECHA Y HORA .......................................................................................................... 85 11.2 FUNCIONES DE TEXTO...................................................................................................................... 86 11.3 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS .................................................................................. 88 12.1 FUNCIONES ESTADSTICAS ........................................................................................................ 90 12.2 FUNCIONES CONDICIONALES .................................................................................................... 91 13.1 FUNCIONES LGICAS ....................................................................................................................... 94 13.2 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA ............................................................................................. 98 TEMA NRO. 14 DATOS 14.1 VALIDACIN DE DATOS EN CELDAS ................................................................................................... 103 14.2 FORMATO CONDICIONAL................................................................................................................ 107 14.3 FILTROS AVANZADOS ..................................................................................................................... 111 TEMA NRO. 15 AGRUPAR Y ESQUEMATIZAR DATOS 15.1 AGRUPAR Y ESQUEMATIZAR DATOS ................................................................................................. 115 15.3 TABLAS DINMICAS ...................................................................................................................... 118 15.4 GRAFICOS ESTADISTICOS ......................................................................................................... 121 15.5 IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS ....................................................................................................... 124 16.1 BREVE HISTORIA DE LAS MACROS .................................................................................................... 126 16.2 GRABACIN Y ALMACENAMIENTO DE MACROS ................................................................................... 126 UNIDAD DIDCTICA NRO. 5 ............................................................................................................... 129 PROCEDIMIENTOS DE DIAGNSTICO Y SOLUCIN DE PROBLEMAS ................................................... 129 17.1 17.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ....................................................................................................... 129 PARTES DE INCIDENCIAS ................................................................................................................. 130

BIBLIOGRAFA Y DIRECCIONES ELECTRNICAS .................................................................................. 132

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Introduccin a la Informtica

Informtica I

Unidad Didctica Nro. 1 Introduccin a la Informtica


La tecnologa de la informacin y las comunicaciones ha logrado tan alto grado de desarrollo que hoy est en todas partes y, si no en todas, en la mayora de las actividades del ser humano: en la educacin, la industria, el comercio, las finanzas, la investigacin, etc. Hoy en da, conocer la tecnologa y utilizarla ya no constituye ningn privilegio, por el contrario, es una necesidad. El uso de la tecnologa es un factor determinante en los niveles de eficiencia y competitividad tanto a nivel empresarial como personal. En este material el estudiante encontrar la primera parte de la Informtica Bsica, correspondiente a los conceptos bsicos sobre el computador y sus componentes, y al manejo de las funciones primordiales del Sistema Operativo del Computador

Tema N 1 Equipos, Recursos y componentes del Sistema1


Las computadoras en la son herramientas que nos permiten la automatizacin de la informacin y pesar de la gran capacidad y velocidad que poseen solo tienen una tecnologa relativamente joven la cual segn expertos mencionan que an estamos en los inicios de la computacin e informtica. La informtica infiere que el uso de las computadoras no permite simplificar actividades que anteriormente pueden demorar das, semanas, e incluso aos de desarrollo en solo unos cuantos procedimientos que resuelven problemas en cuestin de segundos. La encargada de esto es la COMPUTADORA, llega hasta nuestros das tras una serie de desarrollos tecnolgicos, en la que participaron distintas empresa y personas. Es gratamente impresionante que en menos de 65 aos se haya evolucionado en tecnologa desde los primeros computadores de tamaos considerables (ENIAC) y de limitadas caractersticas y aplicacin exclusiva como investigacin cientfica o militar a computadores que fcilmente son fciles de manipular y de tamaos que pueden alcanzar en la palma de tu mano con capacidades increbles en el manejo o almacenamiento de datos y velocidad de procesamiento. En la actualidad nosotros estamos habituados a los ordenadores en nuestra vida diaria, en el trabajo o en los estudios, en los comercios, en los organismos oficiales, etc., pero en ocasiones nos limitamos al aspecto exterior. En este captulo vamos a describir cada uno de los componentes de un ordenador, paso previo imprescindible para poder implantar aplicaciones, que es el objetivo fundamental de este libro. Definiremos los principales trminos, elementos de la computadora y su relacin con el buen funcionamiento del equipo.

1.1 Fundamentos de Informtica


1.1.1 Dato
El dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), un atributo o una caracterstica de una entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realizacin de clculos o toma de decisiones. Es de empleo muy comn en el mbito informtico y, en general, prcticamente en cualquier disciplina cientfica. La computadora almacena datos en FORMATO BINARIO esto significa que solo emplea dispositivos que solamente tiene dos estados posibles equivalentes a encendido y apagado. Este sistema slo utiliza dos smbolos diferentes: el cero y el uno (0,1). Cada uno de estos smbolos se denomina bit, y es la unidad mnima de almacenamiento (base de la informacin). Un byte es un conjunto de 8 bits; es la unidad utilizada para crear los mltiplos. La informacin se mide en mltiplos de byte, como el peso se mide en mltiplos de gramos.
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Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 1 10.

Informtica I Procesamiento Automatizado de Datos El Procesamiento Automatizado de Datos (PAD) est compuesto por cuatro atapas o fases fundamentales:

ENTRADA

PROCESO ALMACENAMIENTO

SALIDA

Entrada: Es la fase inicial de PAD y est referida al ingreso de datos al computador por medio de dispositivos o medios de entrada (teclado, mouse, scanner, etc.) Proceso: Fase correspondiente al manejo y manipulacin de la informacin previamente ingresada (microprocesador, circuitos integrados, bus de datos, etc.) Almacenamiento: Fase intermedia mediante la cual los datos se guardan en algn dispositivo de almacenamiento para su procesamiento posterior recuperacin o procesamiento (disco duro, memorias flash, etc.) Salida: Fase de representacin final de los datos transformados tambin llamados resultados para lo que se pueden utilizar dispositivos como: monitor, impresora, etc.

1.1.2 Computacin
Proviene del latn COMPUTARE y que significa contar o calcular. A pesar que el termino refiere a los nmeros, se orienta a la Ciencia que emplea un conjunto de disciplinas y tcnicas desarrolladas para el tratamiento automtico de la informacin, y que es fundamento de la sociedad humana, mediante el uso de computadoras.

1.1.3 Informtica
Proviene del francs INFORMATIQUE, creado en 1962 por ph. Dreyfus como acrnimo de information y automatique. La informtica es el conjunto de conocimientos tcnicos que se ocupan del tratamiento automtico de la informacin por medio de computadoras por que vincula su significado con el concepto de Proceso de Informacin.

1.2 Identificacin de los recursos y componentes del sistema


Un sistema informtico es el conjunto formado por el hardware y software que hace posible el proceso de la informacin y el almacenamiento de los datos. Hardware son los componentes fsicos, elctricos, mecnicos, magnticos y electrnicos que configuran un sistema informtico. Software es el conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora. Firmware es un conjunto de instrucciones almacenadas en un circuito hardware. Adware es software gratuito de descargar y usar, pero que incluye pop-ups y anuncios en algn lugar.

1.2.1 Memoria
Es el lugar del ordenador donde se almacenan los programas y los datos para que el procesador pueda trabajar con ellos. La capacidad de la memoria, la cantidad de informacin que puede almacenar, influye de manera decisiva en las aplicaciones que instalamos en nuestro ordenador y en el trabajo que podemos realizar con esas aplicaciones. Cuando hablamos de memoria, generalmente nos referimos a la memoria RAM, Random Access Memory. Este tipo de memoria de acceso directo es voltil, lo que significa que se pierde la informacin cuando el ordenador se apaga. Determinadas aplicaciones como los juegos o la edicin de vdeo necesitan grandes cantidades de memoria, mientras que otras aplicaciones pueden funcionar con menor cantidad de memoria RAM.

1.2.2 Procesador /CPU


El procesador es el hardware del ordenador encargado de ejecutar un trabajo. Es tambin conocido con las siglas CPU, Central Process Unit, Unidad Central de Proceso. Los ordenadores personales disponen nicamente de una CPU, que en ocasiones pueden realizar varios procesos simultneamente en lo que se conoce como multitarea. Los dos principales fabricantes de procesadores son Intel y AMD

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1.2.3 Placa base


Es la base del ordenador sobre la que se montan todos los dems componentes mediante distintas conexiones. El chip que controla las funciones de la placa base y determina cunta memoria o qu tipo de procesador podemos insertar en esa placa base se denomina Chipset.

1.2.4 BIOS
La BIOS de un ordenador es el software colocado en un chip que viene con el ordenador. En un PC, contiene todo el cdigo necesario para controlar el teclado, la pantalla, los discos y diferentes funciones. La BIOS hace posible que nuestro ordenador arranque. Es independiente de los discos y es similar en todos los PC. En muchos equipos puede actualizarse a versiones ms modernas.

1.2.5 Disco duro


Es un dispositivo de encuentra el SO, las datos o archivos del usuario. externo. Al menos debemos El tamao del disco duro de actualmente podemos precios muy competitivos. componentes de un duro depende del uso que De los discos duros internos la tecnologa que utilicen. IDE almacenamiento donde se aplicaciones y programas y los Un disco duro puede ser interno o tener un disco duro interno. un PC se mide en Gigabytes, y encontrarlos de 500 GB por unos Como el resto de los ordenador, la eleccin de un disco vayamos a dar a ese equipo. hay varios tipos, dependiendo de / SCSI / S-ATA / SAS.

1.2.6 Puertos
Los puertos son puntos de conexin que comunican el ordenador con un elemento exterior, que generalmente es un cable, pero que puede ser un dispositivo. Cuantos ms puertos tenga nuestro ordenador, ms dispositivos externos podremos tener conectados a l simultneamente. Por ejemplo, la impresora, el escner, nuestra cmara digital se comunican con el ordenador mediante un cable que se conecta a un puerto. USB, Universal Serie Bus, permite conectar multitud de dispositivos en nuestros ordenadores y se espera que desplace a los puertos serie y paralelo.

1.2.7 Perifricos
Son los componentes fsicos externos al ordenador y que permiten que el usuario se comunique con l. Podemos clasificarlos en: Dispositivos de entrada. Permiten introducir informacin en el ordenador, como el teclado, el ratn o el escner. Dispositivos de salida. Nos proporcionan informacin suministrada por el ordenador, como la impresora o la pantalla. Dispositivos de almacenamiento. En ellos almacenamos la informacin que, a diferencia de la memoria, no se pierde cuando se apaga el ordenador.

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Informtica I

CD-ROM
Es la abreviatura de Compact Disc Read Only Memory. Es un disco compacto que contiene informacin accesible por un ordenador. Un CD tiene normalmente una capacidad aproximada de 700 Mb, pero existen CD que llegan a los 1.300 MB. Los CD fueron originalmente diseados para almacenamiento y reproduccin de msica; ms tarde el formato fue adaptado para almacenar datos. 1.1.1.1 CD-R (Compa ct DiscRecorda ble) se trata de un disco que nicame nte puede ser escrito una vez. CD-RW (Compa ct DiscRewritab le), permite ser grabado tantas veces

DVD
Es el nombre para Digital Versatile Disc o Digital Video Disc. Es un dispositivo de almacenamiento multimedia de aspecto y dimensiones similares a un CD pero con mucha ms capacidad, que le permite almacenar una pelcula entera o varias horas de msica. Un DVD tiene una capacidad de 4,7 GB. Existen 3 estndares de formato para DVD. DVDR/DVDRW DVD+R/D VD+RW 1.1.1.2

DVD-RAM

BLU-RAY

Los formatos DVD-R y DVD+R son similares a CD-R en los que podemos grabar la informacin una sola vez. Los formatos DVD-RW y DVD+RW son similares a CD-RW; la informacin puede ser grabada y borrada numerosas veces sin que se dae el soporte. Existen DVD-RAM con una capacidad de hasta 9,4 GB. Los bajos precios de los DVD y su alta capacidad han motivado que haya bajado la demanda de CD a favor de los DVD

Tambin conocido como Blu-ray Disc o BD, es un formato de disco ptico de nueva generacin de 12 cm de dimetro (igual que el CD y el DVD) para vdeo de gran definicin y almacenamiento de datos de alta densidad. Su capacidad de almacenamiento llega a 25 GB por capa, aunque Sony y Panasonic han desarrollado un nuevo ndice de evaluacin (iMLSE) que permitira ampliar un 33% la cantidad de datos almacenados,1 desde 25 a 33,4 GB por capa.2 3 Aunque otros apuntan que el sucesor del DVD no ser un disco ptico, sino la tarjeta de memoria. No obstante, se est trabajando en el HVD o Disco hologrfico verstil con 3,9 TB. El lmite de capacidad en las tarjetas de formato SD/MMC est ya en 128 GB, teniendo la ventaja de ser regrabables al menos durante 5 aos.4

1.2.8 Tarjeta de red


Una tarjeta de red es un componente hardware que permite que un ordenador se comunique con otros ordenadores a travs de una red. Est insertada en una ranura de expansin en el interior de nuestro ordenador y tiene una conexin donde colocaremos un cable con un conector muy similar al del telfono.

1.3 Requisitos mnimos y ptimos


Los requisitos describen las caractersticas del hardware y software que debe cumplir nuestro equipo para que podamos implantar una determinada aplicacin. Son proporcionados por el fabricante en las especificaciones y debemos leerlas antes de la instalacin de un paquete. Los requisitos mnimos son los necesarios para que la aplicacin funcione; por debajo de esto no funciona en ningn momento. Pero que se cumplan los mnimos no garantiza de ninguna manera que el funcionamiento sea aceptable; para esto debemos alcanzar los requisitos ptimos. Los requisitos ptimos a veces son conocidos como recomendados, e indican en qu circunstancias el software funcionar correctamente. Todas la prestaciones que tengamos superiores a las ptimas favorecern el sistema, pero pueden darse casos en que no puedan ser utilizadas; por ejemplo, si tenemos ms memoria de la que el sistema puede manejar. Los requisitos se refieren a los siguientes aspectos: equipo y procesador, memoria, disco duro, sistema operativo y tarjeta grfica.

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Informtica I Ejemplos de requisitos para una aplicacin segn los fabricantes de sta Si desea ejecutar Windows 7 en su equipo, necesitar: Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64) a 1 gigahercio (GHz) o ms. Memoria RAM de 1 gigabyte (GB) (32 bits) o memoria RAM de 2 GB (64 bits). Espacio disponible en disco rgido de 16 GB (32 bits) o 20 GB (64 bits). Dispositivo grfico DirectX 9 con controlador WDDM 1.0 o superior.

1.4

Documentacin

El software, como cualquier otro producto en informtica, debe ir acompaado de una documentacin tcnica de calidad a lo largo de su ciclo de vida. La documentacin tcnica debe estar bien estructurada y ser de fcil comprensin y de rpido acceso. La documentacin tcnica es proporcionada por el fabricante del producto. OEM: Original Equipment Manufacturer/Manufacturing. Es un trmino cuya traduccin puede dar lugar a confusin. Una compaa vende un determinado producto informtico, generalmente software, actuando nicamente como intermediario. Es el fabricante el que mantiene la marca y suministra la garanta del producto. La garanta, marca y cualquier derecho corresponde al fabricante del producto, no al vendedor.

1.4.1 Manual de usuario


Hoy en da, cualquier producto que compremos, desde un microondas hasta el aparato electrnico ms sofisticado, viene acompaado de su correspondiente manual de usuario o gua de instalacin y mantenimiento. Aunque muchas veces somos reacios a leer el manual antes de la utilizacin del aparato o la instalacin del programa, este documento es muy importante y debemos tenerlo siempre localizado. Existen diferentes tipos de manuales de usuario, que siempre incluyen la parte correspondiente a la instalacin y puesta en funcionamiento del software o hardware, y un apartado con los problemas ms comunes y sus posibles soluciones. Los manuales vienen en multitud de idiomas, y lo normal es que estn en espaol. El glosario de trminos, catlogo de palabras de una misma disciplina definidas o comentadas, est al final del manual. El uso de glosarios en la documentacin facilita el acceso a determinados trminos y nos ayuda a encontrar soluciones. Los manuales de usuario son una parte importante dentro de la documentacin tcnica, pero no la nica documentacin disponible.

1.4.2 Mens de ayuda y ayuda on-line


Aunque seamos muy habilidosos con una aplicacin o programa, todos nosotros nos hemos visto en ms de una ocasin en una situacin en la que no sabamos cmo hacer algo o si era posible hacerlo. Es entonces cuando necesitamos el servicio de ayuda. Internet es una fuente "casi inagotable" de recursos. Los fabricantes y proveedores de componentes hardware y aplicaciones software ponen a disposicin de los usuarios manuales de ayuda. Existen pginas web de ayuda donde se publican manuales de particulares que los ponen a disposicin del pblico en general.

1.4.3 Comunidades
Cuando encontremos un problema que se nos resista o necesitemos ayuda para iniciamos en algn tema relacionado con la informtica, un elemento de gran utilidad son las comunidades virtuales. Las comunidades son grupos de personas que comparten un inters comn, y utilizando Internet y el correo electrnico pueden ayudarse unos a otros. Por medio de este sistema, expertos y usuarios pueden disfrutar de las ventajas de compartir informacin, conocimientos, experiencia y consejos o trucos sobre diferentes productos y equipos.

1.5

Listados de configuracin

Cuando compramos un ordenador se nos proporciona un listado de configuracin del mismo que contiene

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Informtica I informacin y especificaciones del hardware que lo configura. Podemos obtener informacin sobre nuestro ordenador en diferentes lugares. Recordemos que la BIOS contiene el software para controlar los distintos dispositivos de un ordenador. Este software est integrado en un circuito y es independiente del software que nosotros tengamos instalado en el equipo. Actualmente las BIOS estn construidas en un chip de memoria flash, lo que permite que sean actualizadas. La BIOS de un PC est bastante estandarizada, a pesar de que existen diferentes versiones y fabricantes de una misma BIOS.

1.5.1 Consultar la BIOS


En la BIOS debemos entrar al principio de arranque del ordenador y antes de que comience a ejecutarse el sistema operativo; por lo tanto, debemos ser muy rpidos y pulsar la tecla adecuada. Desgraciadamente cada fabricante utiliza diferentes teclas para entrar en la BIOS, y aunque la ms habitual es la tecla DEL / SUPR, pueden ser otras teclas, como F1, F2, CTRL, etc. El men que nos aparece tiene diferentes opciones, y aunque varan las pantallas, podremos leer informacin de nuestro equipo en el men principal de BIOS SETUP UTILITIES. Una vez que conocemos nuestra BIOS y a su fabricante, podemos visitar la pgina web para conseguir informacin y actualizaciones de ella. American Megatrends Inc., AMI, es un importante fabricante de BIOS con informacin disponible en www.ami.com. Ejercicio Propuesto: Consulta en tu computador como entrar a tu BIOS y quien es el fabricante

1.5.2 Consulta desde el Sistema Operativo


Con nuestro Sistema Operativo disponemos de varias herramientas para consultar el Hardware de nuestro equipo. En Windows 7, desde el men Inicio Panel de Control Sistema y Seguridad Sistema y Administrador de dispositivos.

Tambin podemos colocarnos sobre un dispositivo y pulsando el botn derecho seleccionar Propiedades.

1.5.3 5.3. Aplicaciones especficas Existen en el mercado aplicaciones para conocer las caractersticas de nuestro ordenador. Comprueban los dispositivos fsicos como el procesador, memoria RAM, discos duros, etc. y el software, dndonos informacin detallada e incluso enlaces a los fabricantes de las aplicaciones para posibles actualizaciones. Everest Ultimate Edition es una aplicacin de este tipo, para usuarios noveles, que podemos descargar de Internet de modo gratuito. Es sencilla de instalar y utilizar; con un aspecto excelente nos muestra, usando una estructura de rbol, cada uno de los componentes del equipo.

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Ejercicio Repaso Dnde podemos consultar la memoria que tiene el ordenador? SOLUCIN Existen varias posibilidades para conocer la memoria RAM de que dispone nuestro equipo: El listado de especificaciones que nos dieron cuando lo compramos. Consultar en la BIOS del equipo. Si disponemos del SO Windows 7 en Propiedades del icono Mi PC en el explorador de Windows.

Aplicaciones para comprobar la memoria.

Existen diversas pginas web que analizan nuestro equipo y nos dan sus caractersticas. En ltimo caso podemos abrir el equipo y mirar la etiqueta del mdulo de memoria.

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Tema N 2 Instalacin y Configuracin de aplicaciones informticas2


2.1 Instalacin y Configuracin de aplicaciones informticas
Una de las principales tareas de todo usuario de un computador personal es la instalacin y configuracin de aplicaciones informticas. Para lograr este propsito, debemos conocer los paquetes informticos existentes en el mercado, las caractersticas de cada uno de ellos y su idoneidad para nuestras necesidades. Se deben contemplar diferentes instalaciones, desde la estndar hasta la personalizada, y los requisitos para realizar cada instalacin. El software es considerado propiedad intelectual y, como tal, dispone de licencias y normas que son necesarias conocer y cumplir.

2.1.1

Aplicacin Informtica

Una aplicacin es un tipo de software diseado para permitir al usuario realizar diversos tipos de trabajo con el computador. Esto lo diferencia principalmente de otros tipos de programas como sistemas operativos, controladores de hardware, lenguajes de programacin y software de mantenimiento. Por lo general busca automatizar ciertas tareas complicadas como el control de stock de una empresa, contabilidad, gestin de almacn, redaccin de documentos, entre otras tareas. Otros ejemplos de programas de aplicacin pueden ser: programas de mensajera instantnea, reproduccin multimedia, diseo grfico, correo electrnico, compresin de archivos, visualizar sitios web, gestin de tiempo, etc. Algunas organizaciones y empresas agrupan diversos programas de distinto uso para formar un paquete de aplicaciones o como algunos tambin lo llaman: suite. Todas estas aplicaciones tienen como propsito general ahorrar tiempo y dinero al usuario, al permitir hacer cosas tiles con el computador personal, algunos son ms amigables al usuario que otros, o ms fciles, pero todos buscan cumplir el mismo objetivo.

2.1.2

Versin de Software
El versionado de software es el proceso de asignacin de un nombre o un nmero nico a un software para indicar su nivel de desarrollo. Generalmente se asigna dos nmeros que van incrementando conforme el desarrollo del software aumenta y se requiera la asignacin de un nuevo nombre o nmero nico. Por lo general se usa la notacin mayor.menor (donde ambos son nmeros) Cada cifra incrementa de acuerdo a los cambios que se van produciendo en el software.

Las cifras aumentan cuando:


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Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 17 33.

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Informtica I Mayor : El software sufre grandes cambios y mejoras Menor: El software sufre pequeos cambios, se hacen correcciones Por lo general las cifras van acompaadas de los nombres de las fases, las fases del desarrollo de software son las siguientes: Alpha / Alfa: Es la primera versin del programa, an en construccin. Beta: Una versin beta por lo general es la primera versin finalizada del programa, pero que an no se ha probado del todo, tiene muchos errores que an deben corregirse. RC: Versin candidata a lanzamiento (Release Candidate) donde se considera el producto, ya libre de errores y prcticamente listo para ser producto final, a menos que aparezcan errores que impidan su publicacin. RTM: Versin llamada tambin dorada, es casi idntica a la RC, pero con cambios de ltimo momento, RTM quiere decir Release to manufacturing. Estable o Inestable: Algunas organizaciones y empresas usan estos trminos para definir si un producto ya est listo o an se encuentra en fase de desarrollo. En algunas ocasiones las versiones pueden conocerse uniendo mayor.menor-fase por ejemplo: Versin 2.5-beta Versin3.4-RC1 (Candidato a lanzamiento 1)

2.1.3

Suites Ofimticas

Una suite ofimtica, es un conjunto de aplicaciones que tienen como objetivo principal aumentar la productividad al crear, modificar, organizar, escanear, imprimir y dems tareas relacionadas a archivos y documentos. Son usados ampliamente, la mayora de suites ofimticas incluyen: un procesador de textos y una hoja de clculo. Adicionalmente algunas suites pueden contener un Programa de presentacin, un sistema de gestin de bases de datos, herramientas para generar o editar grficos, una agenda o cliente de correo electrnico y un navegador web. Actualmente las suites ofimticas dominantes del mercado son Microsoft Office. 2.1.3.1 Suites Ofimticas Populares:

OpenOffice.org. Actualmente en su versin 3.x (la letra x representa los nmeros de versin en las que se pueden observar cambios menores). OpenOffice.org se puede descargar gratuitamente desde http://openoffice.org , se encuentra disponible en varios idiomas y posee: Un procesador de texto llamado Writer-, una hoja de clculo llamada Calc, Un gestor de ecuaciones matemticas llamado Math, un programa de presentaciones llamado Impress, un gestor de base de datos llamado Base y un programa para dibujar llamado Draw. OpenOffice.org ha tenido muchos cambios en el ao 2011, fue dejado de lado por Oracle, muchos trabajadores que creaban OpenOfice.org fueron despedidos, y otros fueron maltratados, es por ello que el futuro de esta suite ofimtica an es incierto, con tantos cambios no se puede establecer an una meta fija hacia dnde dirigirse. Como ltima accin de Oracle, ha donado el proyecto a la Fundacin Mozilla para que pueda darle la importancia debida y pueda recuperar el nivel que tena antes de su venta por parte de Sun. LibreOffice Actualmente en su versin 3.x (al igual que OpenOffice.org, la x reemplaza al nmero de versin con cambios mnimos). LibreOffice naci como proyecto clon de OpenOffice.org, debido a los maltratos y malos manejos de Oracle hacia OpenOffice.org, muchos de los desarrolladores de OpenOffice.org se fueron hacia LibreOffice para poder seguir con el desarrollo de esta suite ofimtica. Es por ello que los componentes de la suite y los nombres de

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Informtica I los programas dentro de la suite son iguales a los de OpenOffice.org. LibreOffice tiene un mejor futuro que OpenOffice.org, al respetar en todo momento a las personas que colaboran para sacar adelante a la suite ofimtica. Adems LibreOffice ya empez a reemplazar a OpenOffice.org por su rapidez en la correccin de errores y por su velocidad de desarrollo. LibreOffice se puede obtener gratuitamente de http://libreoffice.org ThinkFree Office: Es una suite ofimtica que esta disponible para las plataformas MS Windows, GNU/Linux, Mac OS, y Android. Incluye un procesador de texto llamado Write, una hoja de clculo llamada Calc, un programa de presentaciones llamado Show, y un editor WYSIWYG HTML llamado Note. ThinkFree es compatible con los formatos de Microsoft Office. ThinkFree adems ofrece algunas soluciones tipo servidores para las empresas. Microsoft Office Actualmente en su versin 2010. Es la suite de ofimtica que usa, aproximadamente, el 80% de las empresas alrededor del mundo, la existencia de diversas versiones para diversos usos la hace muy flexible y apta para todos los gustos. Las aplicaciones ms comunes que incluye son: Un procesador de texto llamado Word, una hoja de clculo llamada Excel, un programa de presentaciones llamado PowerPoint, un programa de gestin personal y correos electrnicos llamado Outlook. Est disponible para MS Windows y Mac OS. Adems de estos programas tambin tiene disponible solo para Windows: Access, InfoPath, OneNote, Project, Publisher, Visio, Picture Manager, entre otras. .

Tema N 3 Internet y Correo Electrnico3


A lo largo de este libro hemos hecho diversas referencias a Internet como una herramienta de la que nos podemos servir cuando trabajamos con aplicaciones tales como un procesador de texto o el software para la realizacin de una presentacin. Como ciudadanos de esta aldea global en que se ha convertido el planeta Tierra, obtener un certificado digital, comprar una estrada de cine desde casa o enviar un correo electrnico son actividades cada da ms habituales y en muchas ocasiones han pasado a formar parte de nuestra vida cotidiana. Consultar la prensa desde Internet, reenviar un mensaje, renovar un prstamo de la biblioteca, obtener actualizaciones para nuestro software y muchas otras actividades harn que nuestra vida sea mucho ms sencilla y nos sumirn en la era de las telecomunicaciones. En este ltimo captulo del libro vamos a estudiar Internet como una fuente de recursos y el correo electrnico como un medio de comunicacin. Aclaremos conceptos y aadiremos detalles a trminos de cada da son ms frecuentes en nuestro vocabulario. Trminos como virus, servidor seguro y buscador adquieren nuevos matices cuando son relacionados con el tema de la informtica.

3.1 Internet Fuente de Recursos


3.1.1 Definicin de Internet
La internet se define como una red informtica mundial descentralizada, formada por una conexin directa entre computadoras mediante un protocolo especial de comunicacin Internet adems es un acrnimo de INTERconected NETworks (Redes interconectadas). Para otros, Internet es un acrnimo del ingls INTERnational NET, que traducido al espaol sera Red Mundial.

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 207 226.

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Introduccin a la Informtica

Informtica I

3.1.2

La Historia de Internet

La historia de Internet se remonta al temprano desarrollo de las redes de comunicacin el cual tena la idea de una red de computadoras diseada para permitir la comunicacin general entre usuarios de varias computadoras Las ms antiguas versiones de estas ideas aparecieron a finales de los aos cincuenta En este caso para conocer brevemente la historia de internet desarrollaremos una cronologa bsica: En la dcada de 1960 nace ARPANet((Advanced Research Projects Agency Network o Red de la Agencia para los Proyectos de Investigacin Avanzada de los Estados Unidos),el cual genero una red inicial de comunicaciones de alta velocidad a la cual fueron integraron varias instituciones gubernamentales y redes acadmicas durante los aos 70 en los Estados Unidos. En 1972 se realiz la Primera demostracin pblica de ARPANET, una nueva red de comunicaciones financiada por la DARPA que funcionaba de forma distribuida sobre la red telefnica conmutada. En 1983 ARPANET cambi el protocolo NCP por TCP/IP En 1989 Tim Berners-Lee, investigador en el centro europeo CERN de Suiza, elabor su propuesta de un sistema de hipertexto compartido: era el primer esbozo de la WWW En 1992 con ms de un milln de servidores en la red se cre la Internet Society, la "autoridad" de la red. En 1993 Marc Andreesen produjo la primera versin del navegador "Mosaic", que permiti acceder con mayor naturalidad a la WWW

3.1.3

Funcionamiento de Internet

En Internet, las comunicaciones concretas se establecen entre dos puntos: uno es el ordenador personal desde el que uno accede y el otro es cualquiera de los servidores que hay en la Red y facilitan informacin. Uno de los fundamentos de Internet es el TCP/IP, un protocolo de transmisin que asigna a cada mquina que se conecta un nmero especfico, llamado nmero IP (que acta a modo de nmero telfono nico) como por ejemplo 80.123.234.111.El protocolo TCP/IP sirve para establecer una comunicacin entre dos puntos remotos mediante el envo de informacin en paquetes. Al transmitir un mensaje o una pgina con imgenes, por ejemplo, el bloque completo de datos se divide en pequeos bloques que viajan de un punto a otro de la red, entre dos nmeros IP determinados, siguiendo cualquiera de las posibles rutas. La informacin viaja por muchos ordenadores intermedios a modo de repetidores hasta alcanzar su destino, lugar en el que todos los paquetes se reunen, reordenan y convierten en la informacin original. Millones de comunicaciones se establecen entre puntos distintos cada da, pasando por cientos de ordenadores intermedios. La gran ventaja del TCP/IP es que es inteligente. Como cada intercambio de datos est marcado con nmeros IP determinados, las comunicaciones no tienen por qu cruzarse. Y si los paquetes no encuentran una ruta directa, los ordenadores intermedios prueban vas alternativas. Se realizan comprobaciones en cada bloque para que la informacin llegue intacta, y en caso de que se pierda alguno, el protocolo lo solicita de nuevo hasta que se obtiene la informacin completa. TCP/IP es la base de todas las mquinas y software sobre el que funciona Internet: los programas de correo electrnico, transferencia de archivos y transmisin de pginas con texto e imgenes y enlaces de hipertexto. Cuando es necesario, un servicio automtico llamado DNS convierte automticamente esos crpticos nmeros IP a palabras ms inteligibles (como www.ucci.edu.pe) para que sean fciles de recordar. Toda Internet funciona a travs de TCP/IP, y razones histricas hacen que est muy ligado al sistema operativo Unix (y sus variantes). Por fortuna, los usuarios actuales no necesitan tener ningn conocimiento de los crpticos comandos Unix para poder navegar por la Red: todo lo que necesitan es un ratn.

3.1.3 Caractersticas de Internet.- Las principales caractersticas que tiene internet son:
Descentralizacion:Es un sistema que no muestra un centro conocido, ningn elemento es ms importante que otro. Libertad de Acceso: La red no tiene dueo y por tanto, es accesible para cualquiera que disponga de un ordenador y de una lnea de comunicacin. Gratuidad: Con un nico coste del proveedor Falta de autoridad definida. La libertad de acceso hace que cualquiera puede poner cualquier cosa en la red .No pertenece a ningn gobierno ni particular Anonimato.En muchos casos no es posible identificar quien accede a la red o desde donde se accede. Inmediatez.Sucesos que ocurren en otro punto del mundo pueden ser vistos y conocidos en tiempo real. Pluralidad: Pueden conocerse distintos punto de vista sin ningn tipo de censura

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Informtica I

3.1.4 Red de computadoras


Una red de computadoras, tambin llamada red de ordenadores o red informtica, es un conjunto de equipos informticos conectados entre s por medio de dispositivos fsicos que envan y reciben impulsos elctricos, ondas electromagnticas o cualquier otro medio para el transporte de datos para compartir informacin y recursos

3.1.5 Componentes bsicos de las redes de computadoras 3.1.5.1 Estacin de trabajo:


Es el tambin llamado computador cliente, el cual es una Workstation individual que tiene un tarjeta de interfaz Grafica(NIC),el cual se puede conectar a la red por medio de cables o inalmbrica, este facilita el acceso a informacin de los servidores y perifricos de la red. Este computador utiliza sistema operativos de escritorio Windows 9.x,Windows XP,Vista 7,Mac OS 8,9 classic,MacOS X ,Distribuciones Linux para escritorio

3.1.5.2 Servidor:
Es el llamado computador principal, servidor, este realiza servicios a peticin de los computadores clientes, en un red inmensa como internet, el servidor almacena la paginas escritas en HTML. Tambin hay los llamado servidores seguros HTTPS que generalmente son usadas en entidades bancarias. Los sistemas operativos mas usados en estos computadoras son la familia Windows Server,Distribuciones Linux para servidores, variantes UNIX propietario.

3.1.5.3 Protocolo
Es el conjunto de reglas que determinan como va hacer la comunicacin, y sirve para compartir informacin entre ordenadores. El protocolo usado es el llamado *TCP/IP(Protocolo de transmisin/protocolo de internet)

3.1.5.4 Direccin IP
Esta direccin IP, diferencia a cualquier computador de otro en el mundo. Est formado por cuatro nmeros separados por puntos, de los cuales cada uno tiene que tomar el valor entre 0 y 255. Ejemplos: 131.233.32.7 153.54.125.17

3.1.5.5 Proveedores de Internet


Ests son organizaciones u empresas que presta servicios de conexin y acceso a internet. Es decir cada vez que nos conectamos a internet lo hacemos a travs de proveedor, ya sea gratuito de pago, qu nos permite as acceder a los recursos disponibles. La conexin con el proveedor se puede realizar a travs de una lnea telefnica bsica, es decir, la que tenemos en casa, o travs de una lnea ADSL nos permite la transmisin digital de la informacin a alta velocidad y simultanear la conexin a internet con las comunicaciones de voz. Adems hay servicios de conexin inalmbrica que esta entrando con mucha fuerza al mercado.Los Proveedores de internet ms conocidos en el Per tenemos: Telefnica, Claro, Nextel,Viettel

3.1.5.6 Nombres de los computadores en internet


Este es el sistema de nombres de Dominio DNS (DOMAIN NAME SYSTEM ), con el cual se identifica un computador en internet mediante una estructura jerrquica y estn separada por puntos.Cada palabra representa un

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Informtica I subdominio que a su vez est comprendido en otro subdominio: WWW.UCCI.EDU.PE Edu: subdominio educacin Pe: subdominio geogrfico Peru

Lista de Subdominios Geogrficos Dominio Uk Cn Ru Kr Mx Tipos de Dominios Dominio Edu Com Org Tipo de Organizacin Educacin Comercial Sin fines de lucro Dominio Gov Net Mil Tipo de Organizacin Gobierno(USA) Recurso de Red Militar Pas Reino Unido China Rusia Korea del Sur Mxico Dominio Hu Jp Ar Uy Pe Pais Hungra Japon Argentina Uruguay Peru

3.1.5.7 La direccin electrnica de usuario:


Es la expresin o conjunto de letras que nos indican el nombre del usuario y del servidor donde se encuentran alojados. Esta expresin est conectada por el smbolo arroba @

3.1.5.8 World Wide Web(Red Mundial, telaraa Mundial)


Es un sistema de distribucin de informacin basado en hipertexto o hipermedios enlazados y accesibles a travs de Internet y tiene su origen en 1992 por cientfico Tim Berners Lee y el belga Robert Cailiau.

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Informtica I

3.1.5.9 Las Pginas Web


Estos son documentos al cual se accede mediante la World Wide Web, esta se identifica con una direccin que comienza con la sigla WWW y adems incluye texto, imgenes, imagenes,enlaces a otras pginas. Cabe resaltar que las pginas web son creadas por el lenguaje HTML(Hypertext Markup Language)-Lenguaje de etiquetas de hipertexto

3.1.5.10 El navegador Web (Web Browser)


Este es un software de aplicacin que permite visualizar la informacin que contiene una pgina web. Este importante software tiene su origen en 1993 de la mano del programador Marc Andreesen que produjo la primera versin del navegador "Mosaic", que permiti acceder con mayor naturalidad a la World Wide Web. En la actualidad tenemos diversos navegadores Chrome,Opera,Safari,SeaMonkey ,Internet Explorer ,Konqueror web como: Mozilla Firefox,Google

irefox

Google Chrome

SeaMonkey

Internet Explorer

3.1.5.11 Buscadores
Este es un programa que, cuando navegamos por la red,nos ayuda a encontrar con facilidad cualquier cosa que necesitemos. Estos buscadores se clasifican en dos tipos: Directorios o ndices temticos: Son buscadores que clasifican la informacin por temas, colocando cada pgina en el directorio correspodiente.Una misma pgina puede clasificarse bajo diferentes directorios si se trata diferentes temas .Es un persona la que comprueba la informacin y clasifica en pginas .Con estos buscadores los resultados de la bsqueda son lentos por eso hoy en da ya no son tan populares y estn cayendo en desuso.Ejemplos: DMOZ,es un conocido ejemplo de buscador mediante directorio temtico Motores de Bsqueda Estos motores se denominan as porque los motores recorren la Red almacenando en una base de datos las palabras ms relevantes de las pginas web.Una o varias palabras, incluso la pgina entera, quedaran referenciadas. De este modo, cuando nosotros escribamos una palabra de bsqueda se mostrara la informacin deseada. Ejemplos:Google (www.google.com) *Yahoo Search (www.ysearch.com) *Bing (www.bing.com) *Baidu(www.baidu.com) *Yandex(www.yandex.com)

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Informtica I

3.2 Servicios de Web Mail


Este es un servicio de correo web es un cliente de correo electrnico, que provee una interfaz web por la que acceder al correo electrnico Ejemplos: Yahoo Mail (mail.yahoo.com) Gmail (gmail.com) GMX(www.gmx.es) AOL Mail (mail.aol.com) etc.

3.2.1

Servicio de Mensajera Instantnea:

La Mensajera instantnea es una forma de comunicacin que se da en tiempo real entre dos o ms personas y est basado en texto. Este El texto es enviado a travs de dispositivos conectados a una red como Internet. Los clientes de mensajera instantnea ms utilizados son ICQ, Yahoo! Messenger, Windows Live Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger) y Google Talk (que usa el protocolo abierto XMPP), estos servicios modernos han heredado algunas ideas del ya clsico y aun popular sistema de conversacin IRC (Internet Relay Chat)

3.2.2

Servicio de Alojamiento de Archivos

Es tambin llamado servicio de almacenamiento de archivos online, o centro de medios online, ste muy usado servicio esta diseado especficamente de alojar contenido esttico, lo cuales generalmente son archivos grandes que no son pginas web. Adems estos servicios permiten acceso web y FTP. Generalmente estos servicios estn relacionados con el alojamiento de archivos, alojamiento de videos, almacenamiento virtual. Tambin cabe destacar que tambin es usado para alojar software shareware. Uno de lo ms usado es el servicio de alojamiento inmediato (one click hosting),en el cualquier internauta puede subir fcilmente cualquier tipo de archivo desde su disco duro al servicio del alojamiento gratuitamente, el cual este servicio generara una URL que se puede compartir con otras internautas. Entre los ms populares servicios de este tipo tenemos a Rapidshare, Megaupload,de estos el servicio Megaupload.com ofrece 1024 MB de alojamiento gratis y sin registro. Otros servicios de este tipo que tambin son usados tenemos MediaFire, Gigasize,4Shared,etc

3.3 Tendencias Actuales


3.3.1 Servicios de Red Social
Este es un servicio que se centra en la construccin y la verificacin de las redes sociales online entre las comunidades de personas que comparten intereses y actividades, o que estn interesados en explorar los intereses y las actividades de otros, y que requiere el uso de software Esta idea surge con la idea de que las computadoras individuales vinculadas electrnicamente podran formar la base de la interaccin social. Entre las web de redes sociales ms usadas Facebook,Myspace,Orkut,Yahoo360,Sonico,Orkut, V Kontakte,etc .Todas esta variedad de web de redes sociales son usados para diversos propsitos como pueden ser hacer amigos, buscar empleo, generar marketing online,etc

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Informtica I

Unidad Didctica Nro. 3 Diseador de Presentaciones


La Aplicacin Ofimtica de Presentacin es un programa para el diseo de presentaciones. Permite organizar, ilustrar y mostrar informacin, de forma profesional e impactante, tanto en presentaciones personales como en lnea. PowerPoint , permite ilustrar sus ideas con diferentes formatos de texto, incluir imgenes de Microsoft Office Art, efectos de animacin, as como crear presentaciones con caractersticas multimedia. Adems, es posible generar versiones distintas de una sola presentacin para adaptar su contenido a diferentes audiencias y disear presentaciones para Internet o para intranets corporativas.

Tema N 4 Aplicaciones Ofimticas de Presentacin4


La presentaciones constituyen un medio idneo para transmitir un mensaje a un grupo de personas. Un ponente con dominio del tema para enganchar a la audiencia tiene los programas de presentaciones una herramienta imprescindible que le ayudara a persuadir a los oyentes para seguir atendiendo. Los programas de presentacin sirven como complemento a un orador que deba exponer un tema ante una audiencia, permitiendo efectuar la exposicin con aspecto profesional. Una presentacin ilustra desde un trabajo de clases hasta nuestras vacaciones de verano, pero es en las exposiciones comerciales donde podemos sacarle el mximo rendimiento Prepararemos nuestra presentacin en el ordenador, incluyendo fotografas, grficos, imgenes, sonidos y testo ,como elementos que aparecen y desaparecen segn planifiquemos incluso fragmentos de video. Despus veremos todo en la pantalla del ordenador o a travs del proyector de una sala de conferencias. Podemos disponer de una serie de notas que solo sern visibles para el orador y que nos ayudaran a realizar la exposicin. Los lmites de estas aplicaciones estn donde llegue nuestra imaginacin y creatividad ya que se trata de unos programas llenos de posibilidades.

4.1 Aplicaciones para realizar Presentaciones


Una presentacin es un conjunto de diapositivas que pueden incluir texto, imgenes, grficos, fotografas, animaciones, sonidos y fragmentos de video. Estas diapositivas se visionan en la pantalla del ordenador de manera automtica y sirven para comunicar un mensaje a una audiencia. Caractersticas de las presentaciones. La elaboracin de una presentacin resulta sencilla incluso para aquellos que no tienen muchos conocimientos de ofimtica.

Permiten presentar sobre una pantalla toda clase de elementos audiovisuales Pueden realizar presentaciones de cualquier tema y nivel Se pueden presentar a un grupo utilizando un can de video o una pantalla de cristal lquido con un proyector Proyectndolas en una habitacin iluminada, los asistentes pueden tomar apuntes. El control de la proyeccin resulta sencillo; solo es necesaria la pulsacin de una tecla. De este modo el ponente puede mejorar la comunicacin que mantiene con los asistentes. Siempre se puede retroceder de forma sencilla hasta una diapositiva anterior para repetir algn punto que no haya quedado claro. Tipos de presentaciones. Existen diferentes tipos de presentaciones Presentaciones profesionales Presentaciones de educacin Presentaciones de soporte y ayuda a otras formas tradicionales, como manuales, conferencias, etc.

4.2 Software para la realizacin de Presentaciones


Un programa de presentacin es un programa que nos permite realizar presentaciones, es decir, mostrar informacin de una manera ordenada mediante una serie de diapositivas. Existen tres aspectos que un programa de este tipo debe satisfacer: Primero disponer de un editor para escribir el texto y darle formato.

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 175 194.

Procesador de textos 22

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Segundo disponer de una herramienta para insertar grficos, imgenes y otros elementos multimedia, cmo sonidos, video, etc. Tercero el programa de contar con un sistema para mostrar de un manera ordenada lo que hemos creado. Flash SlideShow Builder Es un software de presentaciones que permite aadir todo tipo de contenidos multimedia, narraciones de voz, msica de fondo, efectos de transicin, efectos de movimiento, etc. Como caracterstica adicional, el programa integra diversas plantillas listas para usar muy vistosas y logradas, adems permite crear presentaciones de imgenes multimedia en flash sin necesidad de contar con conocimientos en programacin ni diseo grafico. OpenWorld Presenter Crea presentaciones de multimedias avanzadas y el aprendizaje electrnico cursa ofreciendo el vdeo, diapositivas, desplazamiento del texto y enlaces hipertexto. Aplicaciones RealMedia que fluye el formato (SMIL) para la presentacin y RealMedia o formato del MPEG para el vdeo. Puede crear presentaciones para pginas Web comprimiendo todo en un nico fichero ejecutable

Keynote Es una aplicacin de software de presentacin por Apple Inc. Keynote 5 fue anunciado el 6 de enero de 2009 y es la versin ms reciente. Se han aadido nuevos temas, transiciones y animaciones, as como la habilidad para control la presentacin de diapositivas con un iPhone o iPod touch.

Impress Es un programa de presentacin similar a Microsoft PowerPoint. Es parte de la suite de oficina de OpenOffice.org. Puede exportar presentaciones como archivos SWF de Adobe Flash permitiendo que sean ejecutados en cualquier computadora con Adobe Flash Player instalado. Tambin incluye la capacidad de crear archivos PDF. Impress sufre de la carencia de diseos de presentacin listos para usarse. Sin embargo, se pueden obtener fcilmente en Internet plantillas de terceros.

Procesador de Textos

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Informtica I Microsoft PowerPoint Popular programa de presentacin que forma parte de la suite Microsoft Office. Fue desarrollado para sistemas operativos Microsoft Windows. Utilizaremos el PowerPoint 2003 para los ejercicios de este captulo.

4.3 Presentaciones de calidad


Como en cualquier publicacin escrita, en una presentacin debemos cuidar el diseo y la Maquetacin Qu debe tener una buena presentacin? Aunque el material que compone una presentacin vara en funcin de la habilidad del autor, el pblico al que va dirigida y se trata de un tema ms o menos ameno, existen una serie de orientaciones a considerar para mejorar la calidad didctica del material El mensaje tiene que estar bien estructurado y tener una finalidad clara No debe haber un exceso de informacin, limitado el texto Cada diapositiva debe presentar una sola idea La informacin se presentara de manera progresiva La letra debe ser grande y legible Los colores deben ser fciles de ver y estar en armona No debemos sobrecargar la diapositiva con imgenes Hay que disear con cuidado la imagen, el color y formato El paso de una diapositiva a otro deber elegante, sin recargar Orientaciones para el uso didctico de una presentacin: Podemos crear una presentacin profesional, ser unos expertos en el tema y unos magnficos oradores, pero es necesario cuidar los pequeos detalles para que el resultado sea un xito Colocar el pblico de modo que todos vean con claridad la imagen proyectada Tener todo preparado antes de la proyeccin Evitar el cansancio del auditorio repitiendo informacin Apagar los proyectos cuando se dan explicaciones complementarias para evitar que el pblico no preste atencin a las explicaciones Incluir dispositivas que estimulen la participacin activa e incluso que nos permitan iniciar un debate No leer de las diapositivas; conocer lo que se debe decir Hablar de cara a la audiencia, nunca mirando la presentacin Y por supuesto, tener preparado un plan B, para el caso de dificultades tcnicas. Elaboracin de una presentacin. Una correcta planificacin y diseo de la presentacin estar formada por varios aspectos Seleccionar el tema Tipo de presentacin que va a ser, por ejemplo complementaria a un manual, introductoria, presentacin de un proyecto, apoyo a una explicacin, o incluso una cosa divertida entre amigos. Destinatarios a los que va dirigida Desarrollo de los contenidos textuales y elementos multimedia necesarios Diseo de los materiales Colocar el texto y elementos Establecer las animaciones Establecer los vnculos Determinar las transiciones Realizar comprobaciones sobre el funcionamiento Depurar pequeos errores y pulir detalles

4.4 El entorno de PowerPoint


Con Microsoft PowerPoint 2010, puede disear presentaciones visualmente impresionantes con texto, grficos, fotos, vdeos, animacin y mucho ms. Una vez que crea la presentacin en PowerPoint 2010, puede desarrollarla en persona, presentarla de forma remota mediante Web o compartir los archivos con otras personas

Procesador de textos 24

Pg. 24

4.4.1

PARTES DE LA VENTANA

La pantalla de esta aplicacin tiene la correspondiente cinta de opciones, Fichas, grupos, etc
Barra de Herramientas de acceso rpido Barra de Ttulo

Fichas

Ficha Archivo

Ficha diapositivas Ficha esquema

Panel de diapositivas

Panel de notas

Botn Vista Normal

Botn Vista Clasificador de Diapositivas

Botn Vista Presentacin de diapositivas Botn Vista de Lectura

Ficha Esquema: Muestra el texto principal de las diapositivas en distintos niveles.

Ficha Diapositivas Muestra el conjunto de diapositivas que componen la presentacin

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Informtica I

Panel Diapositiva: Presenta una vista grande de la diapositiva actual. Cuando la diapositiva actual se muestra en esta vista normal, puede agregar texto e insertar imgenes, tablas, elementos grficos SmartArt, grficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, pelculas, sonido, hipervnculos y animaciones. Panel Notas: Puede escribir las notas correspondientes a la diapositiva actual. Despus, puede imprimir las notas y hacer referencia a ellas durante la presentacin. Tambin puede imprimirlas y repartirlas al pblico o incluirlas en una presentacin que enviar a los asistentes o que publicar en una pgina web. Vista Normal: Es la vista habitual de trabajo de Power Point. Muestra la diapositiva actual e incluye un panel con dos fichas, adems podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos En la vista normal podemos ingresar de las siguientes formas: a) Ficha Vista> grupo Vistas de Presentacin > botn Vista Normal b) Tambin puedes pulsar en el botn vista clasificador de diapositiva de la ventana de Power Point. Vista Clasificador de diapositivas: Muestra el conjunto de diapositivas de presentacin en miniatura y permite una visin ms global de la presentacin para organizar las diapositivas En esta vista podemos ingresar de las siguientes formas: a) FichaVista> grupo Vistas de Presentacin > botn Clasificador de diapositivas b) Tambin puedes pulsar en el botn que aparece en la barra de estado Botn de Vista de Lectura: Sirve para realizar la presentacin no ante el pblico (a travs de una pantalla grande, por ejemplo) sino para otra persona que sigue la presentacin en su propio equipo. Tambin puede usar la vista Lectura en su propio equipo cuando desee ver una presentacin no en la vista la

4.4.1.1

EDICIN DE NUEVAS DIAPOSITIVAS

Diseo de la diapositiva Una diapositiva puede incluir diversos objetos Ficha Inicio > grupo Diapositivas> botn Diseo Los diseos se encuentran clasificados segn el tipo de contenido

AGREGANDO UNA DIAPOSITIVA A LA PRESENTACIN 1. Hacer clic entre dos miniaturas de diapositiva de la vista normal, en la ficha esquema activar la diapositiva previa a la nueva diapositiva. 2. Para agregar una nueva diapositiva lo puede hacer de varias formas: a) Ficha Inicio> grupo Diapositivas > botn Nueva Diapositiva > luego escoja el diseo que necesite para su nueva diapositiva

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b) c) d)

Hacer anticlick donde queremos insertar la nueva diapositiva escoger en el men contextual Nueva diapositiva. Presionar la tecla Enter Ctrl + M

CAMBIAR EL FONDO A LA DIAPOSITIVA Para aplicar una plantilla de diseo como fondo a todas las diapositivas a) Ficha Diseo > grupo Temas > botn Temas b) Hacer clic en el tema que ms le agrade

Cambie combinacin colores del elegido

la de tema

Para cambiar el fondo de determinadas diapositivas a) Seleccionar las diapositivas que desee modificar el fondo b) Ficha Diseo >grupo Fondo > clic en el iniciador de cuadro de dilogo. En esta ventana puede establecer un relleno slido, un relleno degradado, relleno o textura, y otras modificaciones ms respecto al fondo de la diapositiva

con imagen

c)

Hacer clic en el botn Cerrar

Procesador de Textos

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Informtica I Para cambiar el fondo de todas las diapositivas a) Ubicarse cualquier diapositiva b) Ficha Diseo >grupo Fondo > clic en el iniciador de cuadro de dilogo. En la ventana que aparece puede establecer: un relleno slido, un relleno degradado, relleno con imagen o textura, y otras modificaciones ms respecto al fondo de la diapositiva c) Hacer clic en el botn Aplicar a todo

4.5 Elementos de una Presentacin


La base de una presentacin son las diapositivas y dentro de ellas colocamos diferentes elementos. Existen diferentes diseos para una diapositiva: en blanco, con texto, ttulos, imgenes, objetos y otros elementos como organigramas o tablas.

4.5.1

Insercin de objetos

A continuacin se detalla los diferentes elementos que se pueden insertar en las diapositivas: Insertar grfico Para insertar un grfico para ilustrar y comparar datos Tabla Para insertar una tabla precisando con el mouse el nmero de filas y columnas

Imagen Permite insertar imgenes, desde un archivo Imgenes prediseadas Permite insertar imgenes prediseadas de Microsoft office SmartArt Inserta un elemento grfico SmartArt para comunicar informacin visualmente. Los elementos grficos SmartArt incluyen listas grficas y diagramas de procesos, as como grficos ms complejos como diagramas de Venn y organigramas.

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Formas Permite insertar predefinidas

formas

Grupo Texto y smbolo. Permite insertar cuadro de texto, encabezado y pi de pgina, etc. Grupo multimedia Permite Insertar pelculas y sonidos

Grupo Vnculos Permite insertar hipervnculos y acciones

4.5.2

Trabajar con objetos

Una vez incluidos los objetos que han de componer la diapositiva, Power Point ofrece herramientas para ordenarlos y distribuirlos. Ficha Inicio >Grupo Dibujo Aplicando las herramientas de dibujo dibujar lo siguiente:

4.5.3

Trabajar con nuestros propios dibujos

Las herramientas de dibujo PowerPoint, adems de las posibilidades de insertar fotografas y dibujos elaborados fuera de la aplicacin, incorpora una serie de herramientas que crear dibujos propios con los que enriquecer las diapositivas. Son varias las herramientas disponibles. As, se puede dibujar lneas rectas, polgonos, rectngulos, elipses, flechas, etc...

permiten curvas,

Procesador de Textos

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Informtica I Seleccionando dibujos 1era Forma a) Seleccionar los dibujos a organizar b) Ficha Inicio> botn Edicin > opcin Seleccionar > Seleccionar objetos

2da Forma a) Seleccionar los dibujos a organizar b) Ficha Herramientas de Dibujo> grupo Organizar> botn Panel de Seleccin

Organizando dibujos 1era Forma c) Seleccionar los dibujos a organizar d) Ficha Inicio > grupo Dibujo> botn Organizar

2da Forma c) Seleccionar los dibujos a organizar d) Ficha Herramientas de Dibujo> grupo Organizar> botn Organizar

4.6 DIAPOSITIVAS PATRON


Un patrn de diapositivas es una diapositiva que almacena informacin acerca de la plantilla de diseo utilizada. Generalmente, el patrn de diapositivas se utiliza para cambiar la fuente o las vietas, insertar algn objeto, como un logotipo, para que aparezcan en todas las diapositivas. Cada vez que se cree una nueva diapositiva, el programa aplicar una diapositiva patrn por
Procesador de textos 30 Pg. 30

defecto. Para acceder a la diapositiva patrn Ficha Vista > grupo Patrn >botn Patrn de Diapositivas. Una vez que termine de modificar la diapositiva patrn, mostrar las diapositivas como vista normal

La diapositiva patrn se compone de 5 reas: a) Ttulo: Controla el tipo de letra, color, tamao y alineamiento del ttulo, los atributos del objeto (relleno, bordes y sombra) y su localizacin en la diapositiva. b) Cuerpo: Controla los mismos parmetros pero en lo que al cuerpo de la diapositiva se refiere. En l se puede dar el formato a cada uno de los subepgrafes. c) rea de fecha: Para insertar la fecha en todas las diapositivas. d) rea de pie de pgina: Para aadir un pie de pgina a las diapositivas. e) rea de nmero: Para numerar las diapositivas. Adems, se pueden aadir todos los elementos de fondo que se precisen. Todos estos elementos aadidos aparecern en todas las diapositivas que se vayan creando. Son por ejemplo la imagen de un logotipo o un ttulo genrico que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas. Tambin se define el esquema de color patrn. Cmo modificar la diapositiva patrn? Se puede modificar el formato de cada elemento de la diapositiva patrn. No se introduce informacin sino que se le da a cada elemento un formato. Ejemplo: En el ttulo, no se pone el ttulo de la presentacin sino que se especifica el tamao, el tipo de letra, el color, etc. de manera que al hacer las distintas diapositivas, slo sea necesario introducir la informacin, encargndose el programa de aplicar el estilo automticamente. De la misma manera se pueden incluir elementos de fondo, es decir elementos distintos del cuerpo y del ttulo. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo, imgenes, texto, etc. con la peculiaridad de que aparecern en todas las diapositivas. A la hora de hacer nuevas diapositivas, estos elementos no se podrn modificar en la propia diapositiva, sino que cualquier cambio tendr que hacerse en la diapositiva patrn, y esas modificaciones afectarn a todas las diapositivas.

Tema Nro. 5 Animacin


5.1 Animacin de objetos y texto
Podemos agregar un efecto de animacin a cada uno de los elementos de la diapositiva ttulo, imagen, texto, etc. Los efectos que podemos personalizar para cada elemento son: Ficha Animaciones > Panel de animacin > permite dar movimiento a los distintos componentes.

Procesador de Textos

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Informtica I

Tipos de efecto de animacin Entrada: nfasis : Salir : Trayectoria desplazamiento de Ofrece efectos para incluir el objeto en la diapositiva Son efectos para resaltar los objetos seleccionados dentro de la diapositiva. Con estos efectos se sacan de la diapositiva los objetos seleccionados. Este men incluye opciones para definir el desplazamiento del objeto en la diapositiva.

Para crear una animacin a) Seleccionar los objetos y /o textos que desee aplicar una animacin b) Ficha Animaciones >grupo Animaciones > Elegir alguna de las opciones de animacin

Para crear una animacin personalizada a) Seleccionar el objeto u objetos a animar b) Ficha Animaciones >grupo Animaciones > Elegir Agregar animacin > Mas efectos

Para agregar tiempo de duracin, velocidad y orden de animacin a) Seleccionar el objeto u objetos a animar b) Ficha Animaciones >grupo Intervalos > Elegir la duracin de efecto de animacin.

5.2 Transiciones
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales ms estticos. En cada transicin podemos configurar el modo y la velocidad del cambio, la asignacin de un sonido, la pulsacin de una tecla o hacerlo por tiempo y si deseamos que todas las transiciones sean iguales o diferentes

Procesador de textos 32

Pg. 32

a) b)

Seleccionar las diapositiva, a la que desea aplicar la transicin Ficha Transiciones >grupo Transicin a esta diapositiva. Esquema de Transicin: Permite escoger el tipo de esquema de transicin para la diapositiva Sonido de transicin: Podemos insertar algn sonido de la lista sonido Duracin de transicin: podemos indicarle la duracin de la transicin entre una y otra diapositiva. Aplicar a todo: Si quieres aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa en el botn Aplicar a todas las diapositivas. Avanzar a la diapositiva: Podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el mouse o bien le indicas un tiempo de transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc..)

Ejemplo: Realizar el siguiente diseo

Qu se entiende por Internet?


Internet puede ser definida como "Una red de redes de computadoras" que se encuentran interconectadas a lo largo del mundo Nadie es dueo de Internet simplemente cada usuario paga su conexin hasta llegar a la red.

INTERNET
Por : Juan Prez

7.4.1 Presentaciones porttiles Una presentacin porttil es aquella se puede ejecutar en un ordenador aunque este no disponga del programa con el que se creo la presentacin, en nuestro caso PowerPoint Con PowerPoint 2010 ya no tenemos un asistente que nos guie como en Versiones anteriores pero aunque el aspecto es diferente, el resultado es el mismo. Botn de Office > opcin Publicar > Empaquetar para CD-ROM obtenemos la siguiente pantalla.

Procesador de Textos

Pg. 33

Informtica I

Figura 8.19 Presentaciones porttiles

Desde esta pantalla podemos dar nombre al CD, modificando el que tiene por defecto. Tambin podemos copiar la presentacin porttil a una carpeta en nuestro disco duro o en un a memoria porttil. No la podemos guardar en un disquete puesto que no tiene suficiente espacio y no podemos utilizar varios disquetes Por defecto toma para copiar la presentacin porttil con la que estamos trabajando pero podemos incluir otras presentaciones pulsando el botn Agregar archivo. Haciendo clic en el botn Opciones podemos configurar mas aspectos del empaquetado, entre ellas Seleccionar como se reproducir las presentaciones con el visor

Cuando Creamos una presentacin porttil es necesario tener en cuenta algunos pequeos detalles .Las fuentes con las que escribimos no se llevan con la presentacin si no seleccionamos Fuentes TrueType incrustadas pulsando el botn Opciones y activando la opcin correspondiente en la ventana que se muestra; por tanto, el equipo donde la proyectemos debe contener las fuentes que se van a usar. Los videos y sonidos donde la proyectamos debe contener las fuentes que se van a usar. Los videos y sonidos deben estar en la misma carpeta que la presentacin y debemos seleccionar la opcin Archivos Vinculados ya que estos elementos, por su tamao, suelen estar referenciados con un enlace. Comprobaremos las versiones del software. Si nuestra versin es posterior a la de la maquina donde vamos a ejecutar la presentacin, podemos encontrarnos con sorpresas desagradables. Por tanto, cuando empaquetemos se incluyen una serie de ficheros adems del que contiene la presentacin.

Procesador de textos 34

Pg. 34

Unidad Didctica Nro. 3 Procesador de textos


El procesador de texto tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su edicin y manipulacin (tipos de letra, inserciones, mrgenes, etc.), adems de otras funciones como: tratamientos grficos, gestin de archivos, definicin de caractersticas de impresin, diccionarios ortogrficos y de sinnimos para la correccin de textos, etc. El funcionamiento consiste en escribir el texto en pantalla y luego aplicar las funciones. Este procedimiento genera ventajas tales como: Posible rectificacin de errores sin afectar al resto del escrito. Insercin de frases, palabras, prrafos, etc., sin borrar lo escrito anteriormente. Encuadre del texto dentro de los mrgenes que se especifiquen. Ayuda a la correccin semntica y ortogrfica. Incorporacin de palabras a un diccionario para personalizarlo. Posibilidad de enviar la misma carta a diferentes personas de forma personalizada (carta modelo). Empleo de abreviaturas que el programa puede reemplazar automticamente (autocorreccin). Y mucho, mucho ms.

Tema N 6 Procesador de textos. Documentos Sencillos5


Es una herramienta que sirve para el manejo de textos en general. Con un programa como ste es posible crear desde una carta o memorando hasta un reporte, informe o libro. La ventaja principal de utilizar la computadora para la creacin de documentos en lugar de las mquinas de escribir es que los procesadores de palabras permiten crear nuevas versiones de un mismo documento sin la necesidad de escribir todo nuevamente. Es decir, con los procesadores de palabras se puede hacer cambios fcilmente a la ubicacin, caractersticas y diseo del texto o del documento en general. Entre las principales funciones que incorpora se encuentra el manejo de:

Estilos Revisin ortogrfica en lnea Tablas

Plantillas u hojas modelo Autocorreccin Dibujos e imgenes Grficos

6.1 Caractersticas del Procesador de textos


Las caractersticas de un procesador se miden en aspectos como: Velocidad de trabajo Flexibilidad de edicin Facilidad de edicin Calidad de la edicin El tamao del fichero resultante (por si necesitamos enviarlo por medios electrnicos como mail) Calidad final de la impresin y presentacin. Aspecto profesional.

6.2 Variedad de Procesador de textos


La variedad de procesadores de texto en el mercado, muchos de ellos gratuitos que podemos descargamos en Internet, ofrece aplicaciones para todos los gustos y presupuestos. La mayora de ellos est incluida dentro de paquetes integrados que incluyen otras
5

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 35 66.

Procesador de Textos

Pg. 35

Informtica I aplicaciones. Writer. Es un procesador de textos incluido dentro del paquete OpenOffice. Pertenece a lo que se conoce como software libre y podemos descargarlo desde la pgina oficial de OpellOffice y usarlo. Tbiokfree Write. Procesador de textos de la suite Tbiokfree que nos permite crear documentos y pginas web de calidad. Permite compartir documentos con otro procesador de texto que es Microsoft Word. Corel Wordperfect. Forma parte de la suite para satisfacer las necesidades de grandes organizaciones, gobiernos y consumidores. Abiword. Es un procesador de textos gratuito y creado por un grupo de voluntarios, disponible en diferentes lenguajes y para varias plataformas. Microsoft Word. Este procesador de textos incluido en el paquete Microsoft Office, de excelente calidad, ha conseguido el 90% del mercado. Dispone de magnficas herramientas como el portapapeles mltiple y una funcin de traduccin en varios idiomas.

6.2.1 Iniciar Word


Estando en Windows, presiones el botn Windows y se muestra en la imagen, ver que el sistema le muestra como primera opcin Microsoft Word 2010, por lo tanto solo basta con presionar enter para terminar de activar el programa. escriba WORD como Como se observa ya se ha seleccionado a Microsoft Word 2010, solo presione enter

6.2.2 Descripcin de la Pantalla Principal


Al iniciar MS Word 2010 se genera automticamente un nuevo documento. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuacin:

5 4 6

8
1. 2. 3. 4. 5. Barra de Ttulo Cinta Archivo Barra de Herramientas de Acceso Rpido Cintas o Fichas de Agrupacin Botn de grupo 10

9
6. Activar/desactivar Reglas 7. Barras de Desplazamiento 8. Zoom Pg. 36

Procesador de textos 36

9. Vistas de Word 10. Barra de Estado

6.3 Formato
6.3.1 Formato fuente
Dar formato a los caracteres implica especificar para ellos una fuente (modelo), tamao, color, espaciado, entre otras caractersticas. Para cambiar el formato de carcter de un texto primero lo debe seleccionar y luego utilizar la Ficha Inicio grupo Fuente. A continuacin le mostramos la descripcin de las herramientas del grupo fuente. Tamao de fuente Agrandar y Encoger fuente Cambiar maysculas y minsculas

Tipo de fuente Borrar Formato de Fuente Color Texto Resaltado (negrita) Texto subIndice Texto subrayado Efectos de Texto Texto superIndice de

Activar la Ventana Fuente

Texto inclinado (cursiva)

Cuando se requiera aplicar formato de texto con opciones avanzadas puede ubicarse en la esquina inferior derecha del bloque Fuente, se mostrar la ventana Fuente.

Procesador de Textos

El formato que establezca se quedara como predeterminado

Para aplicar efectos de texto personalizados como sombra, transparencia Pg. 37

Informtica I

Ejercicio
1. Digitar el texto que se presenta a continuacin: Microsoft Word Microsoft Word para Windows es un completo programa de procesamiento de textos que le permitir crear y editar documentos, insertar y borrar textos, grficos y diagramas, crear documentos para proyectos especiales (como formularios y cartas modelo combinadas). Tambin puede detectar errores ortogrficos y gramaticales existentes en los documentos. Adems de todas las posibilidades, Microsoft Word cuenta con otras muchas caractersticas que hacen mucho ms fcil la creacin, modificacin de documentos y recoleccin de informacin a travs del Internet. 2. Aplicar el siguiente formato. Ttulo: Fuente (tipo de letra) Times New Roman, tamao 18, negrita, centrado, color azul, efecto (animacin): luminosos. Los prrafos debern estar separados (por una lnea en blanco). Fuente: (tipo de letra) Arial, tamao 11, justificado. Al primer prrafo se le aplicar cursiva, color fucsia, resaltado en turquesa. Al segundo prrafo, subrayado, verde azulado, resaltado en rojo oscuro.

6.3.2 Formato al prrafo


Antes de poder dar formato a los prrafos (6) se les debe seleccionar. Si usted desea dar formato a un solo prrafo basta con hacer que el punto de insercin parpadee en l haciendo clic en cualquier parte del prrafo. Se puede emplear las herramientas del grupo prrafo de la cinta inicio, indicamos el uso de cada una de las herramientas. Listas multinivel Quitar sangra Agregar sangra Ordenar alfabticamente

Crear Numeracin arabiga, literal, etc

Crear Vietas

Muestra smbolos no imprimibles Bordes de texto y prrafos

Establecer o quitar alineaciones

6.3.3 Alineacin del Texto:

Establecer el espacio de separacin entre lneas y prrafos

Color de sombreado

Botn del Grupo prrafo activa el cuadro de dilogo de formato

Los prrafos de los documentos pueden alinearse a la izquierda o a la derecha. Tambin es posible centrarlos o justificarlos. En el grfico adjunto se muestra texto en las cuatro variantes.

Alinear a la izquierda ctrl+Q

Centrar ctrl+T

Alinear a la derecha ctrl+D

Justificar ctrl+J

Este prrafo tiene alineacin izquierda. Vea que todas la irregularidad del extremo derecho
Alineacin izquierda

Este prrafo est centrado. Vea la irregularidad de ambos extremos de las lneas
Prrafo Centrado

Word considera prrafo al texto que se encuentra entre dos marcas de fin de prrafo o al texto existente entre el principio del documento y la primera marca de fin de prrafo.
(6)

Procesador de textos 38

Pg. 38

Este prrafo tiene alineacin derecha. Vea que todas la irregularidad del extremo izquierdo
Alineacin derecha

Este prrafo est justificado. Vea la regularidad de ambos extremos de las lneas
Prrafo Justificado

6.3.4

Interlineado

Se refiere a la distancia de separacin de una lnea con otra dentro de un mismo prrafo, por defecto Microsoft Word 2010 emplea interlineado mltiple de 1.15 lneas. Se muestran los tipos de interlineado ms usuales:
En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del

Normal de Microsoft Word 2010

Interlineado simple

Interlineado de 1.5 lneas

documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del

Interlineado doble

documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento.

6.3.5

Espaciado

El espaciado establece la distancia que debe existir entre un prrafo, su prrafo anterior y su prrafo posterior. Es muy recomendable el uso de este mtodo para distanciar a los prrafos, ya que si distanciamos los prrafos por Enters(Marcas de prrafo) la distancia variar de acuerdo al tamao de letra lo que en muchos casos es perjudicial.
En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. Cuando crea imgenes, organigramas o diagramas, tambin se coordinan con la apariencia actual de su documento. Puede cambiar fcilmente el formato del texto seleccionado en el documento eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galera de Estilos rpidos de la ficha Inicio. Tambin puede dar formato al texto directamente utilizando otros controles de la ficha Inicio. La mayora de los controles ofrecen la posibilidad de utilizar la apariencia del tema actual o un formato que especifique directamente.

Espaciado posterior del primer prrafo en Cero

Espaciado anterior del primer prrafo en cero

Espaciado posterior del segundo prrafo en 24 ptos


Procesador anterior del Espaciado de Textos

Para cambiar la apariencia general de su documento, elija nuevos elementos de Tema en la ficha Diseo de pgina. Para cambiar las apariencias disponibles en la galera Estilos rpidos, utilice el comando Cambiar conjunto de estilos rpidos. Tanto la galera Temas como la galera

Pg. 39

tercer prrafo en 24 ptos

Informtica I
Estilos rpidos proporcionan comandos Restablecer para que siempre puede restablecer la apariencia original del documento contenida en su plantilla actual

El cuadro de dilogo Prrafo tambin permite cambiar el espacio que hay entre las lneas de un mismo prrafo y entre prrafos consecutivos. Usted puede definir, por ejemplo, que las lneas de un prrafo estn separadas una lnea y media; adems, quizs desee que el prrafo est separado 15 puntos (7) del prrafo anterior y 30 del posterior. Para lograr esto slo necesita especificar estos valores en el mencionado cuadro de dilogo. El grfico siguiente muestra las definiciones de espaciado para un prrafo: Al hacer clic al botn de espaciado entre lneas y prrafos se puede elegir las opciones de espaciado ms usadas as como las de espacio anterior y espacio posterior.

6.3.6 Sangras
Se conoce como sangra al espacio libre que queda entre los mrgenes de la pgina y los extremos laterales de los prrafos. Es comn aplicar sangras a los prrafos para distinguirlos de otros prrafos del documento. Existen cuatro tipos de sangra:
1.

Sangra izquierda: Es el espacio libre que se deja a la izquierda del prrafo. Sangra derecha: Es el espacio libre que se deja a la derecha del prrafo. Sangra de primera lnea: Hace que solamente la primera lnea del prrafo est ms separada del margen izquierdo que las dems. Sangra de francesa: Hace que la primera lnea del prrafo tenga una menor sangra izquierda que el resto de las lneas del mismo prrafo.

2.

3.

4.

Usted puede modificar las sangras del prrafo del siguiente modo:

A. B. C. D. E.

Selector de sangra y tabulacin Sangra de primera lnea Sangra izquierda Sangra francesa Sangra derecha

Los controladores de sangra y el selector de sangras y tabulaciones

1. 2.

Seleccione el texto. Arrastre los controladores de sangra que se encuentran en la regla superior que se puede ver en las vistas Normal, Diseo Web y Diseo de impresin.

Otra forma de especificar nuevos valores de sangra es la

(7)

12 puntos son equivalentes a dejar una lnea vaca.

Procesador de textos 40

Pg. 40

siguiente: 1. Seleccione el texto. Haga clic en el Selector de sangras y tabulaciones que se encuentra a la izquierda de la regla horizontal hasta elegir Sangra de primera lnea o Sangra francesa. Haga clic sobre la regla horizontal hasta el lugar en donde usted desea colocar la sangra.

2.

6.3.7

El cuadro de dilogo Prrafo

El cuadro de dilogo Prrafo que se obtiene al hacer clic en el Ficha Inicio y luego en la esquina inferior derecha del bloque Prrafo. Esta ventana de dilogo permite cambiar todos los valores de formato de los prrafos del documento. Esta ventana se muestra en el siguiente grfico Cuando usted haga clic en el botn Aceptar los prrafos seleccionados tendrn todas las especificaciones que haya definido en esta ventana.

Ejercicio 1. En un documento nuevo, digitar el texto a un espacio interlineado de 2 cm. RESOLUCIN DE CONFLICTOS El conflicto interpersonal es un proceso que le da oportunidad a las personas para construir relaciones mutuamente beneficiosas y para resolver el motivo del conflicto en forma efectiva. El poder positivo promueve la construccin de una sociedad en conjunto y fuerte. Cuando las partes en conflicto tienen este punto de vista, pueden estimular a los otros a utilizar el poder compartido positivo. Realiza lo siguiente: Ttulo: Arial, 20, centrado, sombra. Colocar Letra Capital al primer prrafo, cuya posicin ser en texto y con 3 lneas. Mover el segundo prrafo debajo del ttulo. Copiar el ltimo prrafo al inicio del documento. Insertar nmeros de pgina en la parte superior derecha.

Grabar su documento de trabajo con el nombre PRACTICA.

6.3.8

Formato de pgina. Configuracin

Los tres aspectos que deberemos tener en cuenta cuando configuremos el formato de una pgina son: Mrgenes, Papel y Diseo, que corresponden a las tres fichas del men Archivo - Configurar pgina. Todas las ventanas tienen en comn la opcin Aplicar a para seleccionar si aplicamos la configuracin a todo el documento o a parte de l, y Vista previa para ver el resultado de nuestras acciones. Mrgenes. Debemos establecer los cuatro mrgenes de la pgina: superior, inferior, izquierdo y derecho. Cada margen indica la distancia que existir entre el borde de la hoja y el texto. La Encuadernacin nos permite aadir un margen extra en los mrgenes interiores para poder encuadernar el documento. La orientacin del papel podr ser Vertical u Horizontal. Papel. Elegimos el tamao del papel en el que vamos a imprimir. Existe una lista de tipos de papel disponibles en el mercado con su nombre y tamao. Podemos construir nuestro Tamao personal escribiendo el ancho y el alto del papel en el que vamos a imprimir. Diseo. En esta ficha aadiremos algunos detalles a la configuracin de la pgina con el tipo de alineacin, o la distancia desde el borde del encabezado y el pie de pgina. La Alineacin vertical permite alinear el texto respecto a los mrgenes superior e inferior. Ejercicio Configurar su documento: Tamao de papel: A4 - Orientacin vertical. Mrgenes: Margen Superior: Margen Izquierdo: Margen Inferior Margen Derecho: 3 cm. 3.5 cm. : 3 cm.

3 cm.

Procesador de Textos

Pg. 41

Informtica I Grabar su documento de trabajo con el nombre PRACTICA N 2.

6.3.9 Vietas
Las vietas son empleadas para llamar la atencin sobre algn listado en particular empleando para smbolos grficos. Para aplicar vietas dirjase a la cinta inicio, clic al cono de Vietas como se aprecia en la imagen Elija el tipo de vieta que le agrade, en caso de requerir otro tipo de vieta u otro color y tamao puede elegir Definir nueva vieta. Elija smbolo para obtener otros smbolos de vieta Elija fuente para cambiar el tamao, color y estilo de la vineta

6.3.10

Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botn para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical): Hacer clic en el extremo izquierdo de laregla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

Tambin podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaran una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Procesador de textos 42

Pg. 42

Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna .Tambin se pueden las Tabulaciones, dando la posicin exacta en cm. y especificando un carcter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.

6.3.11

Numeracin

Las listas numeradas permiten establecer una numeracin seriada creciente para los elementos de una lista. Para crear una lista con vietas realice lo siguiente: Haga clic en el botn Numeracin de la ficha Inicio Escriba el texto del primer elemento de la lista. Pulse la tecla <ENTER>.

Tipos de numeracin que estn disponibles

Si usted desea cambiar el formato de los nmeros haga clic en la lista desplegable del botn Numeracin y elija el formato deseado. Si desea acceder a opciones avanzadas, elija la opcin Definir nuevo formato de nmero. Usted podr ver el siguiente cuadro de dilogo: En este cuadro de dilogo: La caja de texto Formato de nmro presenta el aspecto que tendr la numeracin. Usted puede agregar texto o smbolos tales como puntos, guiones o parntesis para que se vean antes o despus de la numeracin. Word permite tambin elegir la Fuente. El cuadro combinado Estilo de nmero se utiliza para elegir si la numeracin ser arbiga ( 1, 2, 3 ...), romana (I, II, III, ...), con letras maysculas (A, B, C, ...), etctera. Usted puede empezar la lista con el elemento que se vea en el control Empezar en. Por ejemplo, es posible que desee que su lista empiece en el nmero 4 o en la letra G. Para ubicar la numeracin en la sangra, elija una en el cuadro combinado Posicin del nmero. En el grfico usted puede ver tres listas en las que se ha elegido la posicin izquierda, centrada y derecha respectivamente:

Procesador de Textos

Pg. 43

Informtica I

Finalmente, haga clic en el botn Aceptar para que Word lleve a cabo los cambios que haya configurado.

Ejercicio
Crear un Estilo de lista llamado MiEstilo como el que se indica en el dibujo y de acuerdo con las siguientes especificaciones. Primer nivel: Nmero, sin sangra. Segundo nivel: Vieta en rojo con sangra. Tercer nivel: Nmeros romanos en fucsia. Cuarto nivel: Letras maysculas (A).

6.3.12

Bordes y sombreados

Microsoft Word 2010 permite crear en los prrafos bordes y sombreados. Para los sombreados seleccione el texto o el prrafo correspondiente y elija el botn sombreado, inmediatamente podr apreciar una paleta de colores, elija el color deseado y ver ahora el texto sombreado con el color que Ud. Eligi. Ejemplo: Texto sin sombrear texto sombreado

Para dar bordes a un prrafo ubquese en el prrafo, a continuacin elija en grupo Prrafo el botn bordes como se muestra en la imagen.

Elija borde superior si desea crear una lnea en la parte superior del prrafo seleccionado Permite quitar los bordes de un prrafo

Elija bordes externos si desea crear un contorno en todo el prrafo

Permite insertar una lnea en toda la pgina

Considerar que si Ud. Selecciona texto entonces el borde se crear slo sobre el texto seleccionado, es decir crear un borde de tipo texto. Como se muestra en el ejemplo: Borde de texto
Procesador de textos 44 Pg. 44

Que es diferente a tener un borde de prrafo: Borde de prrafo Si usted requiere personalizar el borde entonces debe elegir la opcin bordes y sombreados (la ltima opcin) del botn Bordes.

Elija la forma de la lnea del borde Elija cuadro, sombra, 3d o personalizado al finalizar la creacin del borde si es que desea establecer un estilo diferente al predeterminado Elija el ancho de la lnea del borde

Elija los bordes que sern visibles borde

6.3.13

Letras capitales

Usted puede lograr que el primer carcter o la primera palabra de un prrafo se vea de un tamao mayor que el resto tal como puede verse en algunos diarios o revistas. Para lograr este efecto: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic sobre el prrafo en el que desea que Word muestre la letra capital. Haga clic en la Ficha Insertar y luego en el botn Letra capital elija Opciones de letra capital, al hacer esto ver el cuadro de dilogo Letra Capital. Escoja la opcin que corresponda al cambio que desea realizar. Haga clic en el botn Aceptar. Finalmente, haga clic fuera del marco que se muestra alrededor de la letra inicial del prrafo para continuar con la edicin del documento.

Si desea que la 1ra palabra asuma e formato de letra capital, de clic dentro del marco de letra capital y complete la palabra. En el caso que requiera cambiar la forma de la letra capital elija opciones de letra capital, en este cuadro de dilogo Ud. Podr modificar parmetros como se muestra en la siguiente descripcin.

Procesador de Textos

Pg. 45

Informtica I

Elija de la lista el tipo de letra a emplear para la letra capital

Indique el nmero de lneas que ocupar la letra capital Indique la distancia de separacin entre la letra capital y el texto La imagen anterior muestra el conjunto de parmetros que puede especificar al crear letras capitales. Usted podr decidir cul ser la posicin de la letra, as como la fuente, las lneas que ocupar la letra y la distancia que habr desde el texto hasta la letra. En la siguiente ilustracin usted puede ver un prrafo con letra capital en la que la posicin elegida fue En texto, ocupando tres lneas y 0 cm de distancia desde el texto.

Prrafo con letra capital

Usted puede formar palabras capitales haciendo clic sobre la letra capital y escribiendo dentro del marco que la abarca.

Prrafo con palabra capital

6.3.14 Encabezado y Pie de Pgina


1. 2. Ficha Insertar, Grupo Encabezado y Pie de Pgina, botn Encabezado Puede elegir un estilo predefinido o usar la opcin Editar Encabezado Proceder a crear el encabezado, insertando texto, imgenes u objetos y aplicando todo tipo de formatos. Para crear el Pie, dar clic en el botn Pie de Pgina (Ficha Insertar, Grupo Encabezado y Pie de Pgina) Proceder a crear el Pie de pgina. Para insertar numeracin de pgina, use el botn Nmero de pgina y elija la ubicacin de la numeracin. Para salir de la edicin del encabezado o pie, dar 2clic en algn lugar del cuerpo del documento. Para editar el encabezado o pie, dar doble clic sobre esta seccin Si desea crear un encabezado y pie distinto en las pginas pares e impares, vaya a la Ficha Herramientas de encabezado y pie de pgina y en el grupo Opciones marque Pares e impares diferentes, Aceptar
Pg. 46

3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

Procesador de textos 46

10. Finalmente proceda a crear el encabezado y pie para las pginas pares.

6.3.15 Pie de pginas


1. 2. Ubicar el cursor al costado derecho de la palabra en cuestin. Ficha Referencias, Grupo Notas al Pie, botn Insertar nota al pie Escriba aqu el texto relacionado a la nota al pie 3. 4. 5. 6. 7. El botn Insertar nota al final permitir insertar la nota al final del documento. Con el botn de grupo Notas al pie podr cambiar el formato del nmero. Aceptar Proceda a insertar el comentario. Repetir estos pasos cuantas veces sea necesario.

Terminarla edicin de encabezado

6.3.16 Columnas
Al establecer los prrafos en columnas se diagrama de forma que se puede incluir ms texto en comparacin al texto normal, Microsoft Word 2010 puede indicar diversos formatos de columna. Ejemplo: prrafo sin formato de columnas
6.4 En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. 6.5 Cuando crea imgenes, organigramas o diagramas, tambin se coordinan con la apariencia actual de su documento. Puede cambiar fcilmente el formato del texto seleccionado en el documento eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galera de Estilos rpidos de la ficha Inicio.

Prrafo con formato de 2 columnas :


6.6 En la ficha Insertar, las galeras incluyen elementos diseados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galeras para insertar tablas, encabezados, pies de pgina, listas, portadas y otros bloques de creacin del documento. Cuando crea imgenes, organigramas o diagramas, tambin se coordinan con la apariencia actual de su documento. Puede cambiar fcilmente el formato del texto seleccionado en el documento eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galera de Estilos rpidos de la ficha Inicio.

Procesador de Textos

Pg. 47

Informtica I

En el ejemplo se aprecia que a pesar de incluir la imagen el texto en columnas ocupa 6 lneas en comparacin al texto normal. Si se requieren columnas de forma diferente a las mostradas, elegir la opcin ms columnas del botn columnas. Elija Una columna si requiere desactivar las columnas creadas Active esta opcin para mostrar una lnea divisoria entre las columnas creadas

Indique el nmero de columnas que desee crear

Desactive esta opcin si desea que las columnas no posean el mismo ancho

6.3 Ortografa y gramtica


Ortografa es el conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua. Word incluye un corrector ortogrfico en Herramientas. Cuando existe un error ortogrfico, el procesador de textos lo indicar subrayndolo en rojo. Gramtica es la ciencia que estudia los elementos de una lengua y sus combinaciones. Word tambin incluye un corrector gramatical. Si el corrector detecta un error gramatical lo subrayar en verde. Pulsando el botn de la barra de herramientas estndar que se indica en la Figura 3.46, o pulsando F7 tambin podemos acceder al corrector ortogrfico y gramatical. Sin embargo, un corrector ortogrfico no puede hacer todo el trabajo en los siguientes casos: Las palabras homnimas, que se escriben igual pero tienen diferente significado; por ejemplo: Tarifa y tarifa. Las palabras homfonas, que suenan de igual modo pero su grafia y su significado es diferente; por ejemplo: ola y hola. Los nombres propios que no estn en el diccionario; por ejemplo, Olvs, el nombre de un pueblo de Zaragoza que ser necesario aadir al diccionario. 6.4.1 Idioma Podemos habilitar varios idiomas en Windows; de ese modo, si necesitamos escribir todo o parte de un documento en otro idioma, las palabras en otro idioma no se detectarn como errneas y podremos pasar sobre ellas el corrector ortogrfico de esta lengua. Word nos permite la deteccin automtica del idioma en el que estamos escribiendo, lo cual quiere decir que comenzar a utilizar el corrector apropiado. Activamos esta opcin en Herramientas - Idioma - Definir idiomas - Detectar el idioma automticamente.

Tema N 7 Insercin de Objetos y Tablas


Hoy en da un documento para ser considerado un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grficos o imgenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Word 2010 no poda dejar de tener en cuenta que la imagen est cada vez ms integrada con el texto. Cada nueva versin del programa incorpora mejoras en este aspecto.

7.1 Ficha Insertar


Insertar es una de las fichas del Word, a la que tambin se puede acceder con la combinacin de teclas ALT + B, pulsadas simultneamente. Podemos insertar Tablas, Ilustraciones, texto, etc.

7.1.1

Tablas

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas o columnas, mejorando tambin el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de textos y grficos contenidos en casillas.

7.1.1.1

Creacin de Tablas

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se muestra una ventana con tres opciones: Una de las formas es utilizar el cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sera una celda de la misma. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar tabla, este vnculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y de columnas para la tabla. La tercera opcin es utilizar el vnculo Dibujar tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola con el mouse. Ejercicio Propuesto Abre Word. Partiremos del documento en blanco que se muestra al iniciar. Haz clic en la pestaa Insertar y luego en la herramienta Tabla. En el men, selecciona Insertar tabla. Indica 3 en Nmero de columnas y 25 en Nmero de filas y pulsa Aceptar. Se crear una nueva tabla en el documento y el punto de insercin se situar en la primera. Escribe Temas. Pulsa la flecha hacia la derecha del teclado para pasar a la siguiente celda y escribe Nota. Pulsa la flecha hacia la derecha de nuevo y escribe Comentarios. Haz clic en Guardar y llmalo Notas Curso Word.

7.1.1.2

Herramientas de Tabla

Para abrir estas herramientas debemos hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramienta de tabla aparecen dos pestaas nuevas: Diseo y Presentacin. La pestaa Diseo contiene grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilo de tabla, Dibujar bordes.

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La pestaa Presentacin contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamao de celda, Alineacin, Datos.

Ejercicio Propuesto Abre el archivo Notas Curso Word. Haz clic en la pestaa Diseo de las Herramientas de tabla. Si no aparece en la cinta haz clic en cualquier celda de la tabla del documento y aparecer. Sitate en el grupo Estilos de tabla donde se muestra una pre visualizacin de varios estilos. Utiliza las flechas arriba/abajo y Ms para ir viendo todos los estilos. Selecciona Cuadrcula clara- nfasis 5. Ahora nos centraremos en el grupo Opciones de estilo de tabla. Lo normal ser que estn marcadas las opciones Fila de encabezado, Primera columna y Filas con bandas. Desmarca Filas de bandas y observa el cambio en la tabla. Luego, vuelve a activarla. Las opciones tpicas de formato tambin sirven en las tablas. Selecciona la primera fila y cambia la alineacin a centrada en la ficha Inicio. Cierra el documento guardando los cambios.

7.1.1.3

Ilustraciones

Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar > grupo Ilustraciones, y son los siguientes: Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en una librera organizada por categoras. Imagen. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo, etc. Formas. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas. Grfico. Representacin de datos en forma grfica. Tipos de archivos JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque tambin permite transparencias. WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word, normalmente de las vectoriales.

Insertar imgenes prediseadas Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral Imgenes prediseadas. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com est marcada, se listarn imgenes que no vienen incluidas con la instalacin de Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su pgina web

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Insertar imgenes desde archivo En este caso haremos clic en la opcin Imagen. Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento. Insertar captura de pantalla Una opcin que puede resultar til es la de Captura de pantalla. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se est visualizando en la pantalla de tu ordenador. Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un men que permite escoger qu captura queremos. Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qu zona concreta de la ventana quieres quedarte. Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque podrs manipular la imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.

7.1.1.4

Insertar formas y dibujar

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Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella. 7.1.1.5 Insertar grficos de Excel Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica. En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar. Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida

5 4 3 2 1 0

Serie 1 Serie 2 Serie 3

Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras.

7.1.1.6

Crear organigrama

Para insertar un diagrama debemos acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt. Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.

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Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.

7.1.1.7

Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de Word. Slo tenemos que introducirlo o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir, que por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos. Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la ficha Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

7.1.1.8

Cuadro de Texto

Puede agregar, copiar o eliminar cuadros de texto en Excel, Outlook, PowerPoint o Word. Un cuadro de texto es un objeto que permite colocar y escribir texto, as como tambin imgenes, en cualquier lugar del documento de Microsoft Office 2010. Estos elementos funcionan de forma independiente con el resto del documento. En el grupo texto de la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto y despus en Dibujar cuadro de texto. Haga clic en el documento y a continuacin, arrastre el cursor para dibujar el cuadro de texto en el tamao que desee. Para agregar texto a un cuadro de texto, haga clic dentro de l y escriba o pegue el texto. 7.1.1.9 Letra Capital Una letra capital o capitular es una letra al inicio de la obra, un captulo o un prrafo, que es ms grande que el resto del texto. A menudo las letras capitales ocupan importantes renglones de alto y en los libros ms antiguos o en manuscritos a veces estn muy ornamentadas. No tiene un fin especfico se usa como decoracin, existen las letras capitales con imgenes dentro de ellas. Para insertar la Letra capital, haga clic en el prrafo que desee iniciar letra capital. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Letra con una capital.

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Haga clic en la opcin En texto o En margen. 7.1.1.10 Tablas de contenido Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Generar la tabla de contenido. Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido. Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido. Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo. En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina. Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que
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aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer. Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar. Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones. Ejercicio Resuelto En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuacin, en Insertar tabla de contenido.

1)

En el cuadro de dilogo Tabla de contenido, siga uno de estos procedimientos: Para cambiar cuntos niveles de encabezado se muestran en la tabla de contenido, escriba el nmero que desee en el cuadro situado junto a Mostrar niveles, en General. Para cambiar la apariencia general de la tabla de contenido, haga clic en un formato diferente de la lista de Formatos. Puede ver qu aspecto tendr la tabla con su eleccin en las reas de Vista previa de impresin y Vista previa de Web. Para cambiar el tipo de lnea que aparece entre el texto de entrada y el nmero de pgina, haga clic en una opcin en la lista de Carcter de relleno. Para cambiar la forma en que se muestran los niveles de encabezado en la tabla de contenido, haga clic en Modificar. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el nivel que desea modificar y, a continuacin, en Modificar. En el cuadro de dilogo Modificar estilo, puede cambiar la fuente, el tamao y la cantidad de sangra. Para usar estilos personalizados en la tabla de contenido, haga clic en Opciones y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: a. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los ttulos del documento. b. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de ttulo. Nota Si slo desea utilizar estilos personalizados, elimine los nmeros de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Ttulo 1. c. Repita los pasos a y b para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido. d. Haga clic en Aceptar. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento: Documento impreso Si va a crear un documento que se leer en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el ttulo como el nmero de la pgina en la que aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que desean. Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervnculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al ttulo correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.

2)

3)

Tema N 8 Documentos Avanzados y Plantillas8


8

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 67 94.

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Cuando utilizamos el procesador de textos para crear documentos sencillos, en ocasiones es slo una potente mquina de escribir, y no manejamos todas las herramientas y utilidades que esta aplicacin nos ofrece y que la hace una de las ms ampliamente utilizadas. En este nuevo captulo dedicado al procesador de texto Word crearemos documentos complejos con una apariencia profesional. Se trata de un captulo que ampla lo estudiado en el anterior e introduce nuevas posibilidades de trabajo con diferentes elementos. Las imgenes, uno de los aspectos ms coloristas y que nos proporcionen ms satisfacciones cuando creamos un documento, valen en muchos casos ms que mil palabras. Las plantillas, existentes en Word o creadas por nosotros, pueden evitarnos mucho trabajo. Con la herramienta para combinar correspondencia podemos, utilizando una libreta de direcciones, crear sobres, etiquetas y cartas personalizadas en muy poco tiempo.

8.1 PLANTILLAS
8.1.1 Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que: 1. Disear el documento Word 2010. Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla. 2. Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes, automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas. Una plantilla es un documento de Microsoft Word 2010 creado para ser usado como base para la creacin de otros a partir de l. Por ejemplo, podemos crear una una plantilla de una factura que contenga la imagen y el texto de encabezado de nuestra empresa, una tabla para escribir el detalle de los artculos, estilos de texto, etc. Microsoft Word 2010 tiene una plantilla predefinida llamada Normal.dot que usa cada vez que abrimos un documento en blanco. Para crear un documento a partir de una plantilla existente haremos click en la pestaa Archivo despus en Nuevo, y a continuacin seleccionamos la plantilla deseada. Dentro de Mis plantillas estarn las que creamos nosotros, y las que hayamos descargado online (como veremos a continuacin):

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En caso de seleccionar alguna de entre las Plantillas de Office.com veremos una ventana en la que navegaremos entre las categoras disponibles online (si las hay) y descargarla (tras seleccionarla haremos click en el botn Descargar y sern agregadas automticamente). Crear plantillas

Para crear una nueva plantilla haremos click en la pestaa Archivo y despus en la opcin Nuevo: a continuacin dentro de la seccin Plantillas disponibles hacemos click en Mis Plantillas. Veremos el cuadro de dilogo de la derecha. Seleccionamos Documento en blanco, dentro de Crear nuevo marcamos Plantilla, y hacemos click en Aceptar. En el documento creado trabajaremos normalmente: podemos crear texto y asignarle formatos, crear estilos, insertar imgenes... Una vez hayamos terminado, para guardar la plantilla haremos click en el icono o en la pestaa Archivo para despus seleccionar Guardar: dentro del cuadro de dilogo que veremos, en Tipo deber estar seleccionada la opcin Plantilla de Word (*.dotx). Haremos click en Aceptar.

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Modificar plantillas Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elejido currculum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el botn Crear.

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Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn, como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y telfono. As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc. Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

8.2 Combinacin de Correspondencia


El trmino "mailing" viene del ingls mail, que significa correo, y define una prctica muy usada en publicidad que consiste en enviar correspondencia de manera ms o menos indiscriminada usando una carta general que se personaliza para cada destinatario. En ocasiones recibimos en nuestra casa correspondencia de empresas a las que nunca les hemos solicitado informacin, ni tampoco les hemos facilitado nuestros datos. Nuestros datos estn protegidos por ley y no pueden ser usados sin nuestro consentimiento. La Agencia Espaola de Proteccin de Datos tiene como funcin general velar por el cumplimiento de la legislacin sobre proteccin de datos, en especial en lo relativo a los derechos de informacin, acceso, rectificacin y cancelacin de datos. Una de las herramientas de que dispone el procesador de textos es la combinacin de correspondencia que nos permite generar correspondencia utilizando recursos de los que disponemos y con relativamente poco esfuerzo. Por ejemplo, podemos enviar una felicitacin "tradicional" de navidad a todos nuestros amigos personalizada para cada uno de ellos, adems de imprimir los sobres donde irn con las direcciones. La combinacin de correspondencia nos permite combinar datos que normalmente estn en forma de lista de direcciones, con plantillas generales para obtener documentos personalizados. Estos documentos pueden ser cartas, sobres o etiquetas. Desde el men Herramientas - Cartas y Correspondencia podemos gestionar todo lo relacionado con la correspondencia: crear y modificar listas de destinatarios, crear cartas tipo, generar sobre y etiquetas. Para todas estas acciones, Word ofrece un asistente que nos va a guiar paso a paso en la edicin e impresin de nuestros documentos. El asistente se muestra en el Panel de Tareas, y nos permite movernos desde una ventana a la anterior y posterior a ella. Si el Panel de Tareas no se mostrase, se puede ver con CTRL + F1 o desde el men Ver - Panel de tareas.

Figura 4.20. Asistente en la combinacin de correspondencia.

8.2.1

Listas de direcciones

Una Lista de direcciones es una pequea base de datos que contiene la informacin que tradicionalmente tenan nuestras agendas, con la ventaja de que es de manipulacin automtica. Aunque todos conocemos lo que es una Lista de direcciones, hay algunos termines que es conveniente definir: Figura 4.21. Icono - Registro: es un conjunto de datos estructurados que hacen referencia a una entidad Por ejemplo, cada uno de de un archivo que contiene una libreta nuestros amigos sera un registro. de direcciones. - Campo: es cada uno de los datos en que se divide un registro. El telfono sera un campo de nuestro registro. Para crear una Lista de direcciones, desde el men Herramientas - Cartas y Correspondencia - Combinar correspondencia, nos aparece el Asistente en el Panel de Tareas a la derecha de nuestra ventana. En el paso 1 seleccionamos Escribir una lista nueva y misamos Crear.

8.2.2

Como iniciar la Combinacin de correspondencia

Puede utilizar Combinar Correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catlogos. Combinar correspondencia le gua en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genrico e imprimir los documentos personalizados obtenidos. El proceso para realizar la combinacin de correspondencia es la siguiente:
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Paso 1: Elegir Un Tipo De Documento Y Un Documento Principal Paso 2: Conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros Paso 3: Agregar campos al documento principal Paso 4: Obtener una vista preliminar de la combinacin y completarla

Documento Principal: En una operacin de combinar correspondencia, es el documento que contiene el texto y los grficos que no cambian en las versiones del documento combinado; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo. Origen de Datos: Es el archivo con texto y grficos que varan en cada versin de un documento de combinacin de correspondencia; por ejemplo, una lista de nombres y direcciones para una carta modelo que desee enviar a una serie de clientes, o cualquier informe para el que desee utilizar informacin de una base de datos. Puede utilizar prcticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluidos una tabla de Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, hojas de clculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de texto ASCII. Si an no ha almacenado informacin en un origen de datos, Word le gua paso a paso en el proceso de configurar una tabla de Word que contenga los nombres, direcciones y otros datos. Campos de Combinacin: Es una marcador que se inserta en un documento principal. Los campos de combinacin indican a Microsoft Word donde puede insertar informacin especfica del origen de datos. Inserte el campo de combinacin Ciudad para que Word inserte el nombre de una ciudad, por ejemplo Paris , almacenado en el campo de datos Ciudad.

Puede usar la combinacin de correspondencia para crear los siguientes elementos:

Un conjunto de etiquetas o sobres El remite ser el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la direccin de destino es nica en cada uno de ellos Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrnico o faxes. El contenido bsico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene informacin especfica de cada destinatario, como el nombre, la direccin o cualquier otro dato personal. Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idnticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un nmero exclusivo.

8.2.3 Como Combinar Correspondencia


Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algn producto con un numero de serie correlativo, es hoy el da para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo. Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (ac entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinacin de correspondencia. Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios bsicos, donde en un solo formato de documento,
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los datos cambian segn el cliente. En esta oportunidad se les mostrara como utilizar esta funcin para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente: 1. 2. Carta redactada en Word Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook

El ejemplo consiste en el envi de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos del destinatario. Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin. Tal como lo muestra la siguiente imagen

Se les recomienda que tengan claro donde se va a guardar el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta. Vamos a:

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1. 2. 3.

Combinacin de Correspondencia Iniciar combinacin de correspondencia Seleccionamos asistente de correspondencia Comenzamos con el asistente de correspondencia Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente Utilizar el documento actual y siguiente

En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). Ac es donde buscamos nuestro archivo Excel. Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

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Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Ahora asignaremos campos de forma manual prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en Ms Elementos, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. No te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

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Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles

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Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar puedes escoger entre 1. 2. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de control Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.

8.3 Macros en procesador de Texto9


Cuando utilizamos el procesador de textos para crear documentos sencillos, en ocasiones es slo una potente mquina de escribir, y no manejamos todas las herramientas y utilidades que esta aplicacin nos ofrece y que la hace una de las ms ampliamente utilizadas. En este nuevo captulo dedicado al procesador de texto Word crearemos documentos complejos con una apariencia profesional. Se trata de un captulo que ampla lo estudiado en el anterior e introduce nuevas posibilidades de trabajo con diferentes elementos. Las imgenes, uno de los aspectos ms coloristas y que nos proporcionen ms satisfacciones cuando creamos un documento, valen en muchos casos ms que mil palabras. Las plantillas, existentes en Word o creadas por nosotros, pueden evitarnos mucho trabajo.

8.3.1

Macros, Definicin y propiedades

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse automticamente utilizando las propiedades de las macros Las macros automatizan tareas usadas frecuentemente para ahorrar tiempo de pulsaciones de tecla y acciones del mouse. Muchas se crearon con Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseadas por programadores de software. Sin embargo, algunas macros pueden implicar un posible riesgo de seguridad. Una persona malintencionada, tambin conocida como pirata informtico, puede introducir una macro destructiva en un archivo que puede propagar un virus en su equipo o en la red de su organizacin Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el usuario decide, actuando
9

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 95 114.

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como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn. Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: Automatizar una serie de pasos. Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades. Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Figura Barra de Herramientas para el trabajo con Macros

Figura Acceso a la herramienta de macro

8.3.2

Grabadora de macros

La grabacin de macros en Office no es una novedad. Desde hace aos, la suite ofimtica de Microsoft dispone de esta funcionalidad que permite automatizar las tareas que realizamos con frecuencia, para evitar tener que repetirlas cada vez. As, por ejemplo, aplicar un mismo estilo a varios documentos o a diferentes partes del mismo es una tarea rpida y sencilla. La versin 2010 de la suite ofimtica de Microsoft no presenta grandes cambios a nivel esttico, frente a su predecesora. De hecho, emplea la misma interfaz Ribbon. Sin embargo, s incorpora funcionalidades que facilitan en gran medida la edicin de los textos. Por supuesto, tambin incluye la tradicional funcin de grabacin de macros. A continuacin, explicaremos mediante un ejemplo cmo crear macros en Word, el procesador de textos incluido en Office 2010. Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y desplegar el men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro. Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen

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Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear. Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones: Debe comenzar con una letra. No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros. No puede contener espacios ni smbolos.

. Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro

Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr ser un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas. En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos. Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado:

Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se transforma con la imagen de una cinta.

8.3.3

Guardar la macro.

Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde. Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin. Insertar la macro en la barra de acceso rpido 8.3.3.1 Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.

Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa Archivo > Opciones. Aparece el dilogo
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Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categora del men izquierdo Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de herramientas de acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.

En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macros que hayamos grabado. Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se aada a la barra. La macro se aadir al listado de comandos de la barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y haciendo clic en el botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems puedas modificar su nombre. 8.3.3.2 Asignar una combinacin de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botn Personalizar... en el cuadro de dilogo anterior, que es el que permite escoger el acceso de teclado a la accin. Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en esta imagen, que es el mismo que veramos si pulsramos la opcin Teclado del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.

En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de teclado es donde deberemos especificar la
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combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como si fusemos a ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la macro. Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando. 8.3.1.5 Editar el cdigo de la macro. Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programacin en Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la macro. Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar. Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Si deseas consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic consulta nuestro bsico. Para practicar este punto realiza el ejercicio Cdigo de una macro 8.3.1.6 Ejecutar y eliminar macros Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:

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Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros. Seleccionar la macro de la lista. Pulsar Ejecutar. Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre l, y si hemos creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin de teclas. Comentamos el resto de botones del dilogo. Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic. Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior. Crear. Sirve para crear una nueva macro. Eliminar. Elimina la macro seleccionada. Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos. Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.

Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de autoejecucin: AutoExec. Se ejecuta al abrir Word. AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word. AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro. AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro. AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro. Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

8.3.2

HABILITAR MACROS

8.3.2.1 Habilitar macros cuando aparece la barra de mensajes Cuando abre un archivo con macros, aparece la Barra de mensajes amarilla con un icono de escudo y el botn Habilitar contenido. Si sabe que la macro o macros proceden de un origen confiable, use las siguientes instrucciones: En la Barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido. El archivo se abre y se convierte en un documento confiable. La imagen siguiente es un ejemplo de la barra de mensajes cuando hay macros en el archivo.

8.3.2.2 Habilitar macros en la vista Backstage Otro mtodo para habilitar macros en un archivo es mediante la vista Backstage de Microsoft Office cuando aparece la barra de mensajes amarilla. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage. En el rea Advertencia de seguridad, en el botn Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. En Habilitar todo el contenido, seleccione Habilita siempre el contenido activo del documento. El archivo se convierte en un documento confiable. La imagen siguiente es un ejemplo de Habilita siempre el contenido activo del documento y de Opciones avanzadas.

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La imagen siguiente es un ejemplo ms extenso de las opciones de Habilitar contenido.

8.3.2.3 Habilitar macros para una sesin cuando aparece la advertencia de seguridad Utilice las siguientes instrucciones para habilitar macros mientras el archivo est abierto. Cuando cierre el archivo y, a continuacin, vuelva a abrirlo, la advertencia aparecer de nuevo. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage. En el rea Advertencia de seguridad, en el botn Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. Seleccione Opciones avanzadas. En el cuadro de dilogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, seleccione Habilitar contenido para esta sesin para cada macro. Haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es un ejemplo del cuadro de dilogo Opciones de seguridad para una macro.

8.3.3

Cambiar la configuracin de las macros en el Centro de confianza


La configuracin de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organizacin, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuracin predeterminada para que nadie pueda modificarla. Importante Al cambiar la configuracin de las macros en el Centro de confianza, solo cambia la configuracin del programa de Office que est usando. La configuracin de la macro no cambia para todos los programas de Office 2010.

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Haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista de Backstage. En Ayuda, haga clic en Opciones; aparecer el cuadro de dilogo Opciones. Haga clic en Centro de confianza y luego en Configuracin del Centro de confianza. En Centro de confianza, haga clic en Configuracin de macros. Realice las selecciones oportunas y haga clic en Aceptar.

La imagen siguiente es el rea Configuracin de macros del Centro de confianza.

Utilice la informacin en la siguiente seccin para obtener ms informacin acerca de la configuracin de las macros.

Ejercicio Propuesto
Crea un documento llamado Familia.doc que contenga tu rbol genealgico desde los abuelos hasta ti, utilizando un organigrama. Incluye tantos miembros de la familia como desees. Crea un documento llamado PobIacion.doc que contenga la siguiente informacin en forma de tabla y de grfico. Poblacin Municipios de la Comunidad de Madrid a 01/01/2005 Alcobendas Varones: 50.379 Mujeres: 52.770 S. Sebastin de los Reyes Varones: 32.580 Mujeres: 33.187 Colmenar Viejo Varones: 19.821 Mujeres: 19.758 Crea una plantilla llamada Viaje.dot que nos sirva para comprobar la lista de artculos que nos tenemos que llevar cuando vayamos de viaje.

Figura 4.53. Ejemplo de listado a preparar Macros en Word Crea un documento en blanco y ponle como nombre Macros-Ficha1. Activa la barra de herramientas de Visual Basic. Todas las macros de esta hoja de actividades se guardarn en el documento Macros-Ficha1. Crea una macro llamada Macrolmagen que inserte en tu documento la siguiente imagen prediseada, cuidando que tenga tambin el borde en color rojo. Esta macro no tendr asignada ninguna combinacin de teclas Crea una macro llamada MacroFondo que tenga asignada la combinacin de teclas ALT + B. Esta macro insertar un fondo de textura en mrmol blanco en el documento.

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Crea una macro llamada MacroHypervincuIo que se ejecute con ALT + H, G y que inserte en el documento un hipervnculo que enlace a la pgina web de tu instituto. El texto del hipervnculo ser WEB DEL 1NSTI.

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Unidad Didctica Nro. 4 Hoja de Clculo


Los programas cuyo entorno de trabajo ofrecen una Hoja de Clculo son aplicaciones ofimticas diseadas para la gestin y operacin de todo tipo datos como nmeros, textos, valores lgicos, etc. Grficamente una Hoja de Clculo se asemeja a una gran tabla, identificndose a cada una de sus columnas por una letra y a cada una de sus filas por un nmero, por tanto, cada celda (interseccin de una columna y una fila) estara identificada por una letra y un nmero. Por ejemplo la celda ubicada en la columna C y la fila 4 est identificada por C4, respetando el hecho de nombrar primero a la letra de la columna.

Tema N 10 Hoja de Clculo. Documentos Sencillos


Las hojas de clculo han sido usadas durante cientos de aos por los contables antes de que apareciese un programa informtico para su manejo. VisiCalc, acrnimo del ingls Visible Calculator, en el ao 1979 fue el primer programa para el manejo de una hoja de clculo. El uso de una hoja de clculo nos permite agilizar tareas contables, financieras y matemticas, entre otras, y podemos fcilmente responder a la pregunta Qu pasa si sin necesidad de realizar miles de clculos manuales. Una hoja de clculo muestra la informacin de forma grfica y la actualiza automticamente. La posibilidad de convertir los datos en grficos y diagramas hace ms sencillo comprender la interrelacin entre nmeros y variables. El programa rehace todos los clculos cada vez que modificamos alguno de sus valores, lo que nos posibilita ver la evolucin de determinados parmetros. Si utilizamos una Hoja de Clculo para representar los pagos de una hipoteca podemos modificar el tipo de inters, el tipo de amortizacin o cancelar parte de la deuda y comprobaremos inmediatamente cuanto seran las mensualidades en cada caso.

10.1 Hojas de Clculo, Aplicaciones y trminos


Existen en el mercado informtico actual diferentes aplicaciones para la gestin de hojas de clculo, las mismas que son el producto de una evolucin que se inici con VisiCal (1981) mencionado anteriormente, pasando por el Lotus 1, 2, 3 (1983) hasta las ms actuales como es el caso de CALC que forma parte de la Suite OpenOffice, y tambin de Ms. Excel de la Suite Microsoft Office. Ms. Excel es una de las aplicaciones de esta categora que goza de gran popularidad y aceptacin a nivel mundial, por lo que ser ste el software de estudio en los captulos subsiguientes. Afortunadamente existe cierto grado de estandarizacin entre los trminos empleados, por lo que los que trataremos en el presente documento podrn ser empleados en cualquier otro aplicativo existente en el mercado. La definicin ms sencilla de hoja de clculo es aquella que la describe como una tabla de valores organizada en Filas y Columnas. Cada una de las cajas, producto de la interseccin de una fila y una columna se denomina Celda y est identificada por su posicin en la hoja. Cada uno de los archivos Excel recibe el nombre de Libro, porque al igual que su equivalente en la vida real, est compuesto por hojas; la extensin de este archivo es XLSX a partir de la versin 2007.

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10.2 La ventana de Excel, entorno de trabajo.

Al igual que las otras aplicaciones de la Suite Microsoft Office, la interfaz de Ms. Excel est compuesto por: Barra de Ttulo: Que muestra el nombre del archivo seguido del nombre del programa. Cinta de Opciones: Con el conjunto de botones de comandos que ofrece el programa. Zona de Trabajo: Muestra la Hoja de Clculo en s. Barra de Frmula: Ubicada entre la cinta de opciones y la Zona de trabajo. En la parte izquierda se muestra la referencia (nombre) a la celda o celdas activas. A continuacin una barra de lectura y escritura que muestra la operacin o valor ingresado en la celda seleccionada.
Insertar Formula

Cuadro de Nombres

Cancelar

Zona de Edicin

Aceptar

10.2.1 Las Celdas


Una celda es un cuadriltero resultante de la interseccin de una fila y una columna. La celda activa es la que actualmente se encuentra seleccionada y se le reconoce por tener el borde ms intenso respecto a las dems celdas. Al conjunto de celdas seleccionadas se le denomina Rango. Para ingresar un valor (texto, nmero, fecha, etc.) en una celda determinada: Seleccionar la celda en la que se va ingresar el dato. Digitar los datos. Presionar la tecla Enter. Mientras no se presione el dato no ha sido ingresado an. 10.2.1.1 Formato de Celdas El trmino formato de celda puede hacer alusin a una de dos posibilidades: a) Formato referido al tipo de contenido
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que puede almacenar una celda y b) Formato referido a su aspecto (bordes, relleno, fuente, etc.) a. Formato de Celda Tipo de Contenido: Para cambiar el formato de contenido de una celda o un grupos de stas, empleamos la opcin Formato de Nmero del grupo Nmero de la ficha Inicio

Entre las opciones disponibles se encuentra: FORMATO DE NMERO General Nmero Moneda Contabilidad Fecha Corta Fecha Larga Hora Porcentaje Fraccin Cientfica DESCRIPCIN Seleccionado por defecto. Reconoce automticamente el tipo de dato ingresado. Muestra el contenido de la celda como un valor con dos decimales. Muestra el contenido de la celda acompaado del smbolo de moneda. Muestra el contenido de la celda acompaado del smbolo de moneda, en formato contable. Muestra el contenido de la celda en formato de fecha corta. P.E. 22/07/2011. Muestra el contenido de la celda en formato de fecha larga. P.E. Jueves, 03 de marzo de 2011. Muestra el contenido de la celda en formato de Hora. P.E. 02:35:00 p.m. Multiplica el valor de una celda por 100. Muestra el valor de una celda a tipo fraccionario. Muestra el valor de una celda en formato cientfico. En nmeros multiplicados por mltiplos de 10. Muestra el valor de una celda en formato de texto. Evita en algunos casos que Excel convierta automticamente a cualquier otro formato. P.E. Si en una celda deseamos mostrar 4-5, no podremos hacerlo si la celda tiene seleccionado el tipo de formato General ya que luego de presionar la tecla Enter, lo interpretar como una fecha mostrando 4-may; lo cual no suceder si previamente cambiamos el formato a Texto.

Texto

b. Formato de Celda Aspecto: Para cambiar el aspecto grfico de una celda o un grupo de stas, emplearemos tanto el grupo Fuente como el grupo Alineacin de la ficha inicio.

GRUPO: FUENTE Tipo, tamao y color de Fuente, negrita, cursiva, subrayado y relleno. Bordes Al igual que otros programas de la Suite Ms. Office es posible cambiar el aspecto de las fuentes con los controles citados. Las celdas mostradas en la hoja de clculo son referenciales, es decir, no se imprimirn como tales. El control Borde permite marcar los

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bordes de una o varias celdas a fin de que se muestren en la hoja impresa (Sealado en el grfico) GRUPO: ALINEACIN Se configura con los 6 primeros botones del grupo: Alineacin Horizontal: Izquierda, Centro, Derecha. Alineacin Vertical: Superior, Medio, Inferior. Lo cual da un total de 9 posibles combinaciones de alineacin. Este control permite cambiar la orientacin del texto contenido en las celdas. P.E.

Alineacin Horizontal y Vertical

Orientacin

Este control permite que la celda cambie de tamao en funcin al texto que contiene. Ajustar Texto

Al ejecutar este comando sobre un grupo de celdas seleccionadas, har que se comporten como una sola. Combinar y Centrar

C) Comentarios en Celdas Los comentarios permiten especificar o dar ms detalles sobre el valor que contiene una celda. Para agregar un comentario, clic derecho sobre la celda y elegir Insertar comentario.

Procedimiento para insertar comentario.

Cuando una celda contiene un comentario, muestra un pequeo triangulo de color rojo en la parte superior derecha.

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El comentario se visualiza al pasar el cursor sobre la celda.

10.2.2

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas contiguas, las que se pueden referenciar como si se tratara de una sola, facilitando su uso. Para asignar un nombre determinado a un rango: 1ro. Seleccionar las celdas que formaran parte del rango. 2do. Digitar el nombre en el Cuadro de Nombres (ubicado a la izquierda de barra de frmulas) En el siguiente ejemplo se crea un rango llamado Edad y luego se hacen clculos con l.

1ro. Seleccionar el grupo de celdas que formaran parte del rango. En este caso de B2 hasta B6. 2do. En el Cuadro de Nombres escribir el nombre del rango, para el caso del ejemplo es Edad

1
P.E. Para efectuar operaciones con las edades, ya no ser necesario referenciarlas con el nombre de las columnas y filas (B2:B6) sino nicamente por el nombre de rango asignado: Edad P.E. para sumar todos los valores de B2 a B6: =SUMA(Edad) Los nombres de rangos asignados no son editables directamente, por lo que, si desea modificarlos o eliminarlos se deber ingresar al Administrador de Nombres: Ficha Formulas, Grupo Nombres Definidos, botn Administrador de Nombres

Este comando muestra un asistente (ventana) que permite configurar los nombres de rangos.

10.2.3

Hojas de Clculo

10.2.3.1 Administracin de Hojas de Clculo Por defecto cada libro de Ms. Excel tiene 3 hojas, identificadas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En caso el nmero de hojas de un libro sobrepase el espacio reservado se podr emplear los botones de desplazamiento para acceder a ellas.

Botones de Desplazamiento

Hojas Disponibles

Botn: Insertar Hoja de Clculo

Crear Nueva Hoja de Clculo Clic en el botn Insertar hoja de clculo, o


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Clic derecho sobre cualquiera de las hojas, y en el men contextual elegir Insertar. Presionar simultneamente Shift + F9.

Eliminar Una Hoja de Clculo Clic derecho sobre el nombre de la hoja a eliminar. En el men contextual elegir Eliminar Mover O Copiar Una Hoja De Clculo Para mover una hoja, clic sobre el nombre de la hoja deseada y arrastrar hacia el lado derecho o izquierdo. Para copiar una hoja, clic derecho sobre la hoja a copiar, del men contextual seleccionar Mover o Copiar, en la ventana del mismo nombre elegir el libro al cual se desea copiar (tambin debe estar abierto) y a continuacin activar el check Crear una Copia.

Libro a la que se copiar la hoja.

Ubicacin de la hoja copiada.

Activar

Cambiar Nombre Y Color De Etiqueta A Una Hoja Para cambiar el nombre, clic derecho sobre la hoja a cambiar y seleccionar en el men contextual la opcin Cambiar nombre y a continuacin digitar. Para cambiar el color de la etiqueta de una hoja, clic derecho sobre la hoja a cambiar y seleccionar la opcin Color de Etiqueta; elegir el color deseado.

Las opciones descritas se encuentran en el men contextual de cada hoja:

Inmovilizar Paneles En ocasiones, cuando el contenido de una hoja de clculo sobrepasa el ancho de la ventana, es necesario que cierta informacin de ella se contine mostrando as nos desplacemos hacia la izquierda o hacia abajo, PE. Los ttulos. Para ello existe la opcin denominada Inmovilizar que se ubica en el grupo Ventana de la ficha Vista. Al elegir la opcin Inmovilizar paneles no es posible mover la fila ni la columna anterior a la celda seleccionada.

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Por ejemplo, en una hoja de clculo se desea mantener inamovible la primera fila que est completada con ttulos y la primera columna que contiene un nmero consecutivo por cada fila. Entonces primero seleccionamos la celda B2 y a continuacin el grupo de opciones indicados.

Zona Movible

10.2.4 Formato de Hojas de Clculo: Gestin de Filas y Columnas


INSERTAR FILAS Y COLUMNAS Para insertar una fila o una columna dar clic derecho sobre la letra identificadora de una columna o sobre un nmero identificador de una fila y seleccionar la opcin Insertar. Cabe aclarar que las columnas y filas que se insertan, se ubican antes de la columna o fila sobre la que se activ la opcin de insercin. En el siguiente ejemplo se inserta una columna antes de la columna C (Ap. Materno) a fin de completar la columna de Ap. Paterno. De igual forma se adiciona una fila antes de la nro. 5 para completar la persona con cdigo 113. Tabla Original

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Agregar una Columna

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Agregar una Fila ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS Para eliminar una fila o una columna, clic derecho sobre su identificador (Letra o nmero segn sea el caso) y elegir la opcin Eliminar. P.E. para eliminar la columna A: MODIFICAR ALTO DE FILAS Y ANCHO DE COLUMNAS Ubicar el cursor del mouse en la interseccin entre los identificadores de dos columnas o dos filas, hasta que cambie a la forma o y arrastrar hasta el tamao deseado. Para cambiar exactamente al mismo ancho a dos o ms columnas (o filas), seleccionarlas y cambiar de tamao a cualquiera de ellas. P.E. la siguiente accin permitir que la columna A y B tengan el mismo ancho de 15 ptos.

10.2.5

Ver e Imprimir Hojas de Clculo

A fin de visualizar un documento antes de imprimirlo y configurar las opciones de impresin, Excel provee la opcin Imprimir, la misma que se ubica en la ficha Archivo de la cinta de opciones. El panel izquierdo permite configurar las preferencias de impresin, mientras que el panel derecho muestra una vista previa de la hoja de clculo.

10.3

Insercin De Frmulas Y Funciones Formula

10.3.1

Una frmula es una expresin que se ingresa a una celda y permite realizar clculos o procesamiento de valores, generando un nuevo valor como resultado en la celda donde se introdujo la frmula. En una frmula por lo general, intervienen valores que se encuentran en un o ms celdas de un libro de trabajo. Estn conformadas por operadores, operandos y con frecuencia por funciones. Para introducir una frmula en una celda, es necesario, en primer lugar, digitar el carcter = (igual), ya que ello le indica a Excel que lo que se escriba a continuacin forma parte de una Frmula. Por ejemplo para obtener el resultado de 15+5*3 en una celda determinada, la sintaxis sera la siguiente:

=15+5*3

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10.3.2

Componentes De Una Frmula

Una frmula puede contener cualquiera de los siguientes elementos: Referencias a otras celdas, constantes, operadores y funciones. Constantes

Operadores

=A1+PROMEDIO(B2:B4)*15
Referencias a otras celdas Funciones

10.3.2.1 OPERADORES Los operadores especifican el tipo o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Ms. Excel agrupa los operadores en cuatro categoras: Aritmticos, De comparacin, para Textos y de Referencia. Operadores Aritmticos: Se utilizan para realizar operaciones matemticas bsicas. Operador Smbolo + * / % ^ Nombre Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente

Ejemplo =A3+3 =A5-B6 =A2*61 =C4/C2 20% =C7^2

Operadores de Comparacin: Se utilizan para comparar dos valores. Operador Smbolo = < > <= >= <> Nombre Igual a Menor a Mayor a Menor igual a Mayor igual a Diferente Ejemplo =A1=B1 =A5<70 =C2>D10 =C6<=8 =G2>=45 =D1<>100

Cuando se utilizan stos operadores, es el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operadores para Textos: Se dispone del operador & (Ampersand) para concatenar o unir textos. Operador Smbolo & Nombre Concatenar Ejemplo = A2 & A5 =Es resultado es: & A1

Operadores de Referencia: Permiten especificar un grupo de celdas para emplearlas en otras operaciones. Operador Smbolo
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Nombre

Ejemplo

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Dos puntos: Equivale literalmente a HASTA

=SUMA(A1:A5) Literalmente: Sumar los valores contenidos desde la celda A1 HASTA A5. =SUMA(B2;B5) Literalmente: Sumar los valores contenidos en las celdas B2 Y B5 B7:D7 C6:C8 Hace referencia a C7

Coma: Equivale literalmente a Y Hace referencia a las celdas comunes a dos rangos.

(espacio)

10.3.2.2 Precedencia De Los Operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden correspondiente a cada operador segn la tabla mostrada a continuacin. Si una formula contiene operadores con la misma precedencia (P.E. si la formula contiene solo multiplicaciones y divisiones), se ejecutarn de izquierda a derecha. Si lo que se desea es alterar el orden de operacin, se emplearn los parntesis a modo de agrupadores. Orden 1ro 2ro 3ro 4to 5to 6to 7mo 8vo 9no Operador(es) () Parntesis : (Dos puntos) , (Coma) - Cambio de Signo % ^ *y/ +y& =, <, >, <=, >=, <>

10.3.3

Referencias

Una referencia a una celda o grupos de stas, permite determinar y le indica a Excel en que celdas debe buscar los valores o los datos que se requieran en un frmula. P.E.: En =B2+B3*B6 se est haciendo referencia a las celdas B2, B2 y B6. 10.3.3.1 Referencia en una misma Hoja de Clculo Expresin A10 A10:A20 B15:E15 A10:E20 5:5 5:10 Hace referencia a: La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10. Rango de celdas de la columna A, de la fila 10 a la 20. Rango de celdas de la fila 15, de la columna B a la E. Rango de celdas de la columna A a la E, y de la fila 10 a la 20. Todas las celdas de la fila 5. Todas las celdas de la fila 5 a la 10.

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G:G G:L

Todas las celdas de la columna G. Todas las celdas de la columna G a la L.

10.3.3.2 Referencia a celdas de otras Hojas de Clculo Al referenciar a celdas ubicadas en otras hojas del libro, se debe anteponer al rango de celdas el nombre de la hoja seguido del carcter !. En el siguiente ejemplo se calcula el promedio de las celdas B5 a la B10 de la hoja llamada Marketing =PROMEDIO(Marketing!B5:B10) Si el nombre de la hoja contiene espacios, ste debe escribirse entre apstrofes: MKT Comercial 10.3.3.3 Referencias Relativas Una referencia relativa se denomina as porque cambia cuando se modifica o se copia la frmula de una celda a otra. En el ejemplo mostrado, si se copia el contenido de la celda D2 a D3 y D4 respectivamente, las frmulas se actualizarn para cada producto de forma automtica. Lo indicado se resume en la siguiente tabla:

D2 D3 D4

=B2*C2 =B3*C3 =B4*C4

10.3.3.4 Referencias Absolutas En caso se requiera que no cambien las referencias al mover o copiar las frmulas de una celda a otra, emplearemos las referencias absolutas, lo cual se lograr acompaando a las referencias con el carcter $ (dlar). En el ejemplo siguiente se desea calcular el IGV de cada producto, para lo cual, se multiplica cada precio por el valor contenido en C1 (19%). De copiar la frmula contenida en C4 se tendr lo siguiente:

C4 C5 C6

=B4*C1 =B5*C2 =B6*C3

Como se observa, para el caso de las celdas C5 y C6 la frmula es incorrecta. A fin de evitar que la fila de C1 cambie le aplicaremos referencia absoluta empleando el carcter $, quedando de la siguiente manera: C4 C5 C6 =B4*C$1 =B5*C$1 =B6*C$1

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Tema Nro. 11 Funciones


11.1 Funciones de Fecha Y Hora
HOY():La funcin HOY devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu ordenador. Sintaxis =HOY() La funcin no requiere ningn argumento. Ejemplo En este ejemplo se insert la funcin HOY en la celda D18 con formato general (representa un nmero de serie). En la celda D19 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A continuacin se presenta la solucin.

AHORA():La funcin AHORA devuelve la fecha, hora y minutos actuales, segn el reloj interno controlado por tu ordenador. Sintaxis =AHORA() La funcin no requiere ningn argumento. Ejemplo En este ejemplo se insert la funcin AHORA en la celda D18 con formato general (representa un nmero de serie). En la celda D19 se insert la misma funcin pero con formato de fecha. A continuacin se presenta la solucin.

MES():La funcin MES devuelve el nmero de mes de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = MES(nm de serie) nm de serie: es un valor, celda o funcin que devuelve un valor de tipo fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el nmero de mes correspondiente para las celdas del rango E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.

AO():La funcin AO devuelve el ao de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = AO(nm de serie) nm de serie: es un valor o celda de tipo fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el ao correspondiente para las celdas del rango E18:E21.

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DIA() : La funcin DIA devuelve el nmero de da de una celda que contiene una fecha. Sintaxis = DIA(nm de serie) nm de serie: es un valor o celda de tipo fecha o una funcin que devuelva una fecha. Ejemplo En el rango F18:F21 se extrae el nmero de da correspondiente para las fechas del rango E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.

11.2 Funciones de Texto


CONCATENAR(texto1,texto2,...): Esta funcin une o enlaza dos o ms cadenas de texto, dadas como argumento, para concatenar podemos emplear el operador & Ejemplo, en la siguiente figura, puede observar que en la celda D2 se ha escrito la frmula =CONCATENAR(A2, tiene ,B2 , aos ) la cual tambin podra desarrollarse de la siguiente manera (mediante el operador &) =A2& tiene &B2&aos. Excel reemplaza A2 por Pedro Prez y B2 por 24 que son los contenidos de las respectivas celdas. El resultado es Pedro Prez tiene 24 aos. Despus se copia la celda D2 al rango D3:D6 y Excel automticamente llena las celdas, tal como puede observar en la figura.

MAYUSC(texto): Convierte en maysculas todos los caracteres de la cadena dada como argumento. Ejemplo: MAYUSC(Computador Porttil) da como resultado COMPUTADOR PORTATIL. MINUSC(texto): Convierte en minsculas todos los caracteres de la cadena dada como argumento. Ejemplo: MINUSC( Computador Porttil ) da como resultado computador porttil . NOMPROPIO(texto): Devuelve la cadena de caracteres del argumento texto, con la primera letra de cada palabra en maysculas y las dems letras en minsculas. Ejemplo: NOMPROPIO(UNO MAS UNO dos) da como resultado Uno Ms Uno Dos IZQUIERDA(texto,nm_de_caracteres): Toma el argumento texto y devuelve una subcadena formada por la cantidad de caracteres indicada en el argumento nm_de_caractes. La funcin toma los caracteres ms a la izquierda. Ejemplo: IZQUIERDA(educacin,4) da como resultado educ. IZQUIERDA(color azul,5) da como resultado color. DERECHA(texto,nm_de_caracteres): Toma la cadena de caracteres del argumento texto y devuelve la cantidad de caracteres ms a la derecha del texto, indicada por el argumento nm_de_caracteres. Ejemplo: DERECHA(cuaderno,4) da como resultado erno

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DERECHA(color rojo,4) da como resultado rojo . LARGO(texto): El resultado de esta funcin es la longitud del texto que viene como argumento. Ejemplo: LARGO(rosa roja) da como resultado 9 . LARGO( rosa roja ) da como resultado 12 . Aparentemente en los dos ejemplos las cadenas de caracteres son iguales, sin embargo, son diferentes porque el de abajo tiene espacios adicionales. MED(texto,posicin_inicial,nm_de_caracteres): Esta funcin devuelve una subcadena de texto, a partir de la cadena dada como primer argumento. El argumento posicin_inicialindica a partir de qu carcter va a tomar la subcadena, contando de izquierda a derecha. El argumento nm_de_caracteresdice cuntos caracteres va a tomar. Ejemplo: MED(Mi ventana,1,4) da como resultado Mi v. MED(color rojo,7,4) da como resultado rojo.

MED(abecedario,6,10) da como resultado dario. HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,nm_inicial): Esta funcin se utiliza para localizar una cadena de caracteres dentro de otra. El argumento dentro_del_textoes en el cual se va a localizar la subcadena. El argumento texto_buscadoes la cadena que se va a buscar. El tercer argumento, nm_inicial, es la posicin a partir de la cual va a iniciar la bsqueda, contando de izquierda a derecha. Ejemplo: HALLAR(color, El color de la fama,1) da como resultado 4. HALLAR(DOS, uno ms uno dos,1) da como resultado 13 . Observe que esta funcin al hacer la bsqueda no hace distincin entre maysculas y minsculas.

HALLAR(TRES,unoms uno dos,1) da como resultado #VALOR! , ya que la bsqueda no tuvo xito. Ejercicio N 1: Se solicita completar las columnas siguientes: Id. de cliente: ser la mayscula de los dos primeros caracteres del nombre de la empresa y los tres primeros caracteres del nombre del cliente, por ejemplo Boticas del Per y el cliente Mara Anders se obtiene: BOMAR En Informacin completa, deber concatenar el nombre del cliente, el texto trabaja en y el nombre del cliente. En la columna Ciudad en propio, como se menciona, el nombre de la ciudad en propio El nuevo cdigo se obtendr con los dos primeros caracteres de la empresa del cliente, el texto PERU y los tres primeros caracteres del nombre del cliente. En letras del nombre, deber mostrar el nmero de caracteres del nombre de clientes.

Ejercicio N 2: Se pide elaborar una hoja segn el formato que se muestra en la imagen, que permita ingresar por teclado un texto desde la cual se deber obtener lo solicitado en los cuadros respectivos.

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11.3 Funciones Matemticas y Trigonomtricas


ALEATORIO (): Esta funcin devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta funcin no tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio ser diferente al anteriormente calculado. PI (): Funcin cuyo valor es aproximadamente 3,14159265358979323846 SUMA(nmero1,nmero2,...): El resultado devuelto por esta funcin es la suma de los argumentos nmero1, nmero2, etc.. Los valores no numricos no son tenidos en cuenta para el clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden ser una constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo: SUMA(3,3,5,8) da como resultado 19 PRODUCTO(nmero1,nmero2,...): Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su resultado. Los valores no numricos no son tenidos en cuenta para el clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden ser una constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo: PRODUCTO(3,2,5,1) da como resultado 30 RESIDUO(nmero,nm_divisor): La funcin divide el argumento nmero entre nm_divisor y devuelve el residuo o resto de esta divisin. Si la divisin es exacta, el residuo da como resultado cero. Ejemplo: RESIDUO(20,5) da como resultado 0 POTENCIA (nmero,potencia): Toma el argumento nmero y lo eleva a la potencia indicada por el argumento potencia, otra forma es con el operador ^. Ejemplo: 25 se podr obtener con el operador =2^5 con la funcin =POTENCIA(2, 5) en ambos casos da el mismo resultado 32 RAIZ(nmero): Devuelve la raz cuadrada del argumento nmero. Por ejemplo RAIZ(25) da como resultado 5. Importante: No existe funcin para la raz cbica, raz cuarta,, en estos casos trabajarlo por su equivalente en potencia. Por ejemplo: su frmula ser: POTENCIA(8, 1/3) GRADOS: Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo: GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados COS(nmero): Esta funcin calcula el coseno del argumento nmero. El ngulo viene expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el COS(60) la frmula es: =COS(GRADOS(PI()*60/180) =COS(GRADOS(PI()/3) SENO(nmero): Esta funcin devuelve el seno del ngulo especificado en el argumento nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el SENO(30) la frmula es: =SENO(GRADOS(PI()*30/180) =SENO(GRADOS(PI()/6) TAN(nmero): Esta funcin devuelve la tangente del ngulo especificado en el argumento nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el TAN(45) la frmula es: =TAN(GRADOS(PI()*45/180) =SENO(GRADOS(PI()/4) Ejercicio N 1: En B y C calcular lo solicitado

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Ejercicio N 2: en una nueva hoja de clculo, calcular lo solicitado

En D4 obtener el promedio de los nmeros A En D6 obtener el promedio de los nmeros B En A7 obtener la suma de los nmeros de A En B7 obtener la suma de los nmeros de B En E7 obtener la suma de todos los nmeros A y B En A8 obtener el mximo de los nmeros A y en B8 de los nmeros B respectivamente En A9 obtener el mnimo de los nmeros A y en B9 de los nmeros B respectivamente En E8 obtener el mximo de todos los nmeros y en E9 el mnimo de todos los nmeros Ejercicio N 3: Calcular lo solicitado

Ejercicio N 4: Calcular lo solicitado

Ejercicio N 5: Calcular lo solicitado

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12.1 FUNCIONES ESTADSTICAS


Algunas de las funciones estadsticas son: Funcin Descripcin Devuelve el promedio de los argumentos, los cuales pueden ser numricos, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

PROMEDIO

En la celda C2 escribimos: =PROMEDIO(A2:A4) Devuelve el valor mximo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el texto.

MAX

En la celda C2 escribimos: =MAX(A2:A4) Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el texto.

MIN

En la celda C2 escribimos: =MIN(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros.

CONTAR

CONTARA

En la celda D2 escribimos: =CONTAR(A2:A4) Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango.


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En la celda D2 escribimos: =CONTARA(A2:A6)

12.2 FUNCIONES CONDICIONALES


Estas funciones permiten obtener resultados basados en ciertos criterios de comparacin y as obtener nicamente la informacin que necesitamos dentro de todo un conjunto de datos. Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

A continuacin explicaremos 4 de las ms importantes funciones condicionales de uso comn y que ayudarn a obtener nicamente la informacin necesaria. FUNCIN SUMAR.SI Por ejemplo en la celda G15 nos piden hallar cunto es el Neto Pagado en total a los trabajadores que slo pertenecen a la Categora A. Por lo tanto slo tendra que sumar los valores de las celdas G8 + G10 + G11 + G13; puesto que slo esos valores cumplen con el Criterio (Categora A). Esta labor se realiza de forma simple utilizando la funcin SUMAR.SI y devolver el resultado esperado. La sintaxis de la funcin es la siguiente: =SUMAR.SI(Rango_Comparacin,Criterio,Rango_Suma) En la celda G15, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI(Rango_ Comparacin , Criterio , Rango_ Suma) =SUMAR.SI(C8:C13,A,G8:G13)

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En la celda G16, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI(Rango_ Comparacin , Criterio , Rango_ Suma) =SUMAR.SI(F8:F13,>0,G8:G13)

FUNCIN SUMAR.SI.CONJUNTO
La aplicacin de la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO es muy parecida al SUMAR.SI; la nica diferencia es que con esta nueva funcin podremos evaluar 2 a ms criterios a la vez. Por ejemplo en la celda G17 nos piden hallar cunto es el Neto Pagado en total a los trabajadores que pertenecen a la Categora A y que a la vez perciben bonificacin (2 criterios). Por lo tanto slo tendra que sumar los valores de las celdas G10 + G11; puesto que slo esos valores cumplen con los dos criterios establecidos (Categora A y Bonificacin > 0). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_Suma,Rango_Criterio1,Criterio1,Rango_Criterio2,Criterio2, ) En la celda G17, debemos escribir la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(G8:G13,C8:C13,A,F8:F13,>0) =SUMAR.SI(Rango_Suma , Rango_Criterio 1, Criterio1 , Rango_Criterio 2 , Criterio 2)

FUNCIN CONTAR.SI
La funcin CONTAR.SI cuenta nicamente aquellas celdas que contengan un valor que cumpla con cierta condicin. Por ejemplo en la celda G19 nos piden hallar cuntos trabajadores en total pertenecen a la Categora A. Por lo tanto slo tendra que contar a 4 Trabajadores; puesto que slo esa cantidad de Trabajadores cumplen con la condicin (Categora A). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =CONTAR.SI(Rango , Criterio) En la celda G19, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango , Criterio)

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=CONTAR.SI(C8:C13,A)

En la celda G20, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango , Criterio) =CONTAR.SI(F8:F13,>0)

FUNCIN CONTAR.SI.CONJUNTO
La aplicacin de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO es muy parecida al CONTAR.SI; la nica diferencia es que con esta nueva funcin podremos evaluar 2 a ms criterios a la vez. Por ejemplo en la celda G21 nos piden hallar cuntos trabajadores en total pertenecen a la Categora A y que a la vez perciben bonificacin (2 criterios). Por lo tanto slo tendra que contar a 2 Trabajadores; puesto que slo esa cantidad de Trabajadores cumplen con los dos criterios establecidos (Categora A y Bonificacin > 0). La sintaxis de la funcin es la siguiente: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_Criterio1 , Criterio1 , Rango_Criterio2, Criterio2 , ) En la celda G21, debemos escribir la siguiente frmula: =CONTAR.SI(Rango de Criterio 1, Criterio1 , Rango de Criterio 2 , Criterio 2) =CONTAR.SI.CONJUNTO(C8:C13,A,F8:F13,>0)

RESULTADO FINAL

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13.1 Funciones Lgicas


Las funciones lgicas son importantes porque a travs de una expresin se pueden evaluar datos o valores que permitan responder a muchas interrogantes. Por ejemplo Cuntos alumnos aprobaron el curso de Word con una nota mayor igual a 15 y menor igual a 20?, Cuntos alumnos, calificaron, si aprobaron el Examen1 el Examen2 con notas mayor a 15 y ,menores a 20?, Cuntos alumnos calificaron si aprobaron el Examen1 y el Examen2 con notas mayor a 15 y menores a 20?. Constantemente nos hacemos preguntas o damos alguna orden; de la siguiente manera: Compra el libro de Word o compra el libro de Excel que no es igual a decir compra el libro de Word y el de Excel.

FUNCION SI
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis

=SI(prueba lgica, [valor si verdadero], [valor si falso])


prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda que los operadores lgicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual). [valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es verdadera. [valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa. Ejemplo: Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango C3:C10. En el rango D3:D10 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda F3, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas H3 y H6. A continuacin se presenta la solucin.

Ejercicio Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda H48. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda J48, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda J51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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Funcin SI Anidada
Es aquella que tiene varios SI en su sintaxis. Ejemplo: Es una empresa se requiere clasificar a los usuarios por cdigo de acuerdo a lo siguiente: Si el cdigo es igual a A100 va a pertenecer a Informtica, si el cdigo es igual a A200 va a pertenecer a Financiero, si el cdigo es igual a A300 va a pertenecer a Ventas, si el cdigo es igual a A400 va a pertenecer a Informacin, si el cdigo es igual a A500 va a pertenecer a Recursos Humanos en caso contrario No hay clasificacin.

En la celda E4 se debe digitar la siguiente condicin lgica para obtener el resultado. =SI(A4="A100","Informtica",SI(A4="A200","Financiero",SI(A4="A300","Ventas",SI(A4="A400","Informacin", SI(A4="A500","Recursos Humanos","No hay clasificacin")))))

FUNCION Y
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis:

=Y(valor lgico1, [valor lgico2],...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO. Ejemplo: En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

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Ejercicio Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a lo indicado en la celda J48 y que adems residan en la zona indicada en la celda J51. Inserta la funcin en la celda G48 y cpiala hasta la celda G55.

FUNCION O
La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis

=O(valor lgico1, [valor lgico2],...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

Ejercicio Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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Ejercicios Propuestos
1. 2. Habr una nuevo libro en el Excel 2010 y realiza lo siguiente: Introduce en la columna A1 hasta a A10, una serie de nmeros negativos y positivos y crea en la columna B1 hasta B10 una funcin que muestre Verdadero o falso segn el nmero sea positivo o negativo respectivamente. Aade al ejercicio anterior una columna C1 hasta C10 tal que si el nmero es positivo muestre la palabra POSITIVO, pero si es negativo muestre NEGATIVO.

3.

FUNCION NO
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Sintaxis

=NO(valor lgico) valor lgico: es una comparacin de dos valores. Este argumento puede ser tambin una funcin que devuelva valores lgicos. Ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.

Ejercicio Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango D48:D55 cuya marca no sea la indicada en la celda H48. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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FUNCION SI.ERROR
La funcin SI.ERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda contenga un error. Sintaxis

=SI.ERROR(valor,valor_si_error) Valor: puede ser una referencia a otra celda, o una frmula. Valor si error: valor a mostrar en caso que el argumento valor devuelva un error. Ejemplo: En el rango D5:F9 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango F5:F9 se desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A continuacin se presenta la solucin.

Ejercicio Utilizando la funcin SI.ERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe calcularse como (Ventas Gastos) / Ventas.

13.2 Funciones de bsqueda y referencia


Las funciones de bsqueda y referencia son aquellas funciones que a partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos dentro de rangos Excel. En mltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los ms sencillos y directos hasta otras ms "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solucin a necesidades concretas y de ms difcil clculo de no conocer estas posibilidades.

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Funcin CONSULTAV
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener. Sintaxis

CONSULTAV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado )
Valor_buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla. Matriz_buscar_en: es la tabla donde se efecta la bsqueda. Indicador_columnas: es un nmero que especifica la columna de la tabla de donde se devuelve un valor. Ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera columna de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si omite este argumento se considera VERDADERO, es decir, se considera que la columna uno de la tabla esta ordenada. Si no se est seguro poner siempre FALSO.

Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado. Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as todos los valores que querramos. Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduce un cdigo en la celda B1 y automticamente en la celda B2 aparezca la descripcin que depende del cdigo. Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda B2. =CONSULTAV(B1,A5:B8,2,FALSO) Explicaremos detenidamente los argumentos de esta funcin para terminar de entender el funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor de la celda B1, dentro de la matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos mostrar lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado. Ejemplo de funcin =CONSULTAV

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En la casilla B9 se ha utilizado la funcin CONSULTAV para encontrar el nombre del producto que tiene cdigo 2. BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra el valor correspondiente de la segunda columna de este Rango. Cambia el valor del cdigo en la casilla B8 para ver como automticamente cambia el nombre del producto y el precio.

Funcin CONSULTAH
Esta funcin realiza lo mismo que la funcin anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado. Estructura:

CONSULTAH(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_filas, ordenado)
Valor buscado: es el valor buscado en la primera fila de la tabla. Matriz buscar en: es la tabla donde se efecta la bsqueda. Indicador filas: es un nmero que especifica la fila de la tabla donde se buscar valor. Ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera fila de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si se omite este argumento se considera que la fila uno de la tabla esta ordenada (VERDADERO).

Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los cdigos que vamos a utilizar debern estar distribuidos en columnas y las descripciones en la siguiente fila. As de esta forma podemos utilizar la siguiente funcin para hallar el Producto: =CONSULTAH(B7,B2:E4,2,FALSO)

Funcin COINCIDIR
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango B2:B4 contiene los valores 5, 25 y 38, la frmula =COINCIDIR(25,B2:B4,0) devuelve el nmero 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango.

Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s. Por ejemplo, puede usar la funcin COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la funcin INDICE. Sintaxis

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COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; tipo_de_coincidencia]) La sintaxis de la funcin COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un nmero en la gua telefnica, usa el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que desea es el nmero de telfono. El argumento valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un nmero, texto o valor lgico. matriz_buscada Obligatorio. Rango de celdas en el que se realiza la bsqueda. tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el nmero -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia especfica cmo Excel hace coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1. En la siguiente tabla se describe cmo la funcin busca valores segn la configuracin del argumento tipo_de_coincidencia. Tipo_de_coincidencia 1 u omitido Comportamiento COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO. COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden descendente, por ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, 2, ..., etc.

-1

Notas

COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada, no el valor en s. Por ejemplo, COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando busca valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede usar los caracteres comodn: el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*), en el argumento valor_buscado. Un signo de interrogacin coincide con cualquier carcter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carcter.

Ejemplo

Funcin ELEGIR
Con esta funcin escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un ndice.
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Sintaxis

ELEGIR(nm_ndice,valor1,valor2,...) Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una celda que contenga un nmero entre 1 y 254. Ejemplo: En la celda A2 escribiremos una fecha. En la celda B2 utilizaremos la funcin DIASEM la cual nos devolver la posicin del da de la semana que ocupa la fecha de la celda A2. En la celda C2 queremos que aparezca el da de la semana con su nombre segn el nmero que aparezca en la celda B2. Para ello simplemente escribiremos la siguiente frmula: =ELEGIR(B2,"Lunes","Martes","Miercoles","Jueves","Viernes","Sbado","Domingo") Observa que el valor de la celda B2 nos sirve como ndice y segn el valor que obtenemos la funcin nos muestra el primer valor, el segundo...

Ejemplo de funcin =ELEGIR En la casilla B8 se mostrar el valor Manzanas. Escoger el elemento que ocupa la posicin indicada en B7 de la lista B2,B3,B4,B5.

Funcin INDICE
Muestra el elemento del Rango o Nombre del Rango situado en la posicin fila, columna de la tabla. =INDICE(Rango o Nombre del Rango,Fila,Columna) Ejemplo de funcin =INDICE La funcin INDICE de la casilla B10, localiza el precio a aplicar segn los valores de B8(fila) y B9(Columna). Previamente al rango B3:D5 se le ha dado el nombre Precios. El precio localizado ser 52. Localiza en la tabla Precios(B3:D5) el elemento que est en la fila indicada por el valor de B8 y columna indicada por el valor de B9.

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Tema Nro. 14 Datos

14.1 Validacin de Datos en Celdas


Una seccin anterior se encarg de controlar los diversos errores que pueden surgir al usar funciones BUSCAR. Otra estrategia para evitar esos mensajes de error sera que se controle el ingreso de datos a buscar, por ejemplo que se ingrese slo cdigos que existan en su tabla, o se limite el ingreso a nmeros en un determinado intervalo, etc.

14.1.1 Validacin por Listas


Por ejemplo, se pide que en una celda D5 se limite el ingreso de datos a cdigos que existan en nuestra tabla de empleados. Para realizar esta accin, debe seguir el procedimiento en el libro Boleta de Pago:

Seleccione el rango de los cdigos de la Hoja1 (C6:C15) y asgnele un nombre de rango. Para nuestro ejemplo, se llamar CODIGOS

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Luego, lleve el indicador a la celda D5 de la Hoja3

Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos

Elija de la lista Validacin de datos

En este cuadro:

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En la lista Permitir: elija LISTA En Origen: escriba el signo IGUAL (=) y el nombre del rango definido anteriormente. En nuestro caso escriba =CODIGOS Haga clic en Aceptar Ahora, en la celda D5 se muestra una lista para seleccionar el cdigo a ubicar

14.1.2 Quitar una Validacin


Si usted desea que su celda ya no tenga opciones de validacin, slo debe: Seleccione la celda Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En el cuadro Permitir elija Cualquier valor Haga clic en Aceptar Validacin por Intervalo de Nmeros Otra forma de validar el ingreso de datos es a travs de controlar que slo se ingresen valores entre un rango de nmeros. Por ejemplo, en la Hoja4, los valores permitidos para la celda D9 van de 1998 a 2003. Realice los siguientes pasos para aplicar este tipo de validacin: Lleve el indicador a la celda D9 de la Hoja4 Elija la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En la lista Permitir: elija Nmero entero En Datos: elija entre Como valor Mnimo: escriba 1998. Como valor Mximo: escriba 2003

Haga clic en Aceptar Para probar esta opcin, escriba un valor fuera del intervalo definido. Por ejemplo, escriba 2005, para ver los valores
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escritos no vlidos haga lo siguiente: En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos y elija: Rodear con un crculo datos no vlidos

Se muestra:

Mensajes de Ingreso y de Error Incluso, puede definir un mensaje de entrada (mensaje que se muestra al llevar el indicador sobre la celda validada) o un mensaje de error (mensaje personalizado que se muestra al ingresar un valor fuera del rango definido). Para definir un mensaje entrante: Lleve el indicador a la celda a definir. En nuestro caso a la celda D9 Elija la ficha Datos, grupo Herramientas de datos haga clic en Validacin de datos En la ficha Mensaje entrante, escriba como Ttulo: Consulta de Cotizaciones En el Mensaje escriba: Escriba el ao a consultar.

Haga clic en Aceptar Si lleva el indicador a la celda D9 observe el mensaje:

Para definir un mensaje de error: Lleve el indicador a la celda a definir. En nuestro caso a la celda D9 Haga clic en Validacin de datos

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En la ficha Mensaje de error, escriba como Ttulo: Consulta de Cotizaciones En el Mensaje escriba: Error en el ingreso de datos. Valor no permitido. Haga clic en la ficha Aceptar.

En la celda D9 escriba un valor fuera del intervalo. Por ejemplo escriba 2010.

14.2 Formato Condicional


Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. El formato solo se aplica a las celdas que cumplan un criterio establecido. Por ejemplo, Microsoft Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores a las ventas pronosticadas. Existen cinco modalidades de aplicacin de Formato condicional. Resaltar reglas de celdas. Reglas superiores e inferiores. Barras de datos. Escalas de color. Conjuntos de conos.

14.2.1 Resaltar Reglas de Celdas


Permite asignar un formato de color de texto, relleno y otros a las celdas que cumplan con ciertas caractersticas tales como: Opcin Funcin Cuando el valor de las celdas seleccionadas es mayor al que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas es menor al que ser especificado en esta opcin.

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Cuando el valor de las celdas seleccionadas se encuentra entre un rango especificado. Cuando el valor de las celdas seleccionadas es igual al que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas contiene todo o parte del texto que ser especificado en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas contiene una referencia a una fecha especificada en esta opcin. Cuando el valor de las celdas seleccionadas se encuentra duplicado o de forma nica en un rango.

1) 2)

Seleccione las celdas a la que desea aplicar el formato. En este ejemplo el rango B2:B6. Elija la opcin Formato condicional del grupo Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. En el men que se muestra a continuacin podr elegir entre una lista de posibles casos a evaluar. En este ejercicio elegiremos la opcin Resaltar reglas de celdas / Es menor que

3)

Se mostrar la ventana Es menor que, en el que podr especificar en el cuadro de texto el valor a evaluar (en este ejemplo escribiremos el nmero 3) y en la lista desplegable del lado derecho podr seleccionar con formato quiere que se muestren las celdas seleccionadas, si el formato que necesita no se muestra en la lista predeterminada elija la opcin Formato personalizado tras lo cual se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas para realizar las especificaciones necesarias (En este caso elegiremos el color de fuente Rojo y Amarillo como color de relleno).

4) 5)

Haga clic en Aceptar. En la siguiente imagen, observe que todas las celdas que cumplen con la condicin se muestra de una manera diferente.

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Reglas Superiores e inferiores Permite aplicar un formato en especial al rango de celdas que cumplan con las condiciones establecidas por el ranking de las celdas seleccionadas. Opcin Funcin Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas (debe especificar) cuyos valores sean los mayores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas por ciento (debe especificar) cuyos valores sean los mayores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas (debe especificar) cuyos valores sean los menores del rango. Permite aplicar un formato en especial a las tantas primeras celdas por ciento (debe especificar) cuyos valores sean los menores del rango. Aplicar formato a las celdas que estn por encima del promedio del rango seleccionado. Aplicar formato a las celdas que estn por debajo del promedio del rango seleccionado. Barras de Datos Permite asignar de forma automtica unas barras coloreadas en un rango de celdas. La longitud de la barra representa el valor de la celda. Una barra ms larga representa un valor mayor. Opcin Relleno degradado. Funcin

Relleno slido.

Escala de Colores

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Borrar Regla Si desea eliminar cualquier asignacin de formato condicional asignada a una celda o grupo de celdas, solo debe aplicar la opcin Borrar regla ubicada en la ficha Inicio / grupo Estilos / opcin Formato condicional / Borrar reglas.

Ejercicio Propuesto
1) Disear lo siguiente en una hoja de Excel:

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2) 3) 4) 5) 6)

7)

Cambiar nombre de la Hoja 1 por Prctica Calificada 01, y luego cambiar el color de la etiqueta a rojo. Eliminar la Hoja 2 y 3 del libro. Guardar el libro en Alumno con el nombre "Apellidos del Alumno" y establecer una contrasea de apertura con la palabra conti. Ocultar la columna L hasta la XFD Aplicar formato condicional para las notas: 0 - 10.5 (Fuente color Rojo) 10.5 - 20.0 (Fuente color Azul) Desbloquear las celdas D15:K24

Proteger hoja con la contrasea conti.

14.3 Filtros avanzados


Un filtro nos permite ver solamente las filas que cumplen un determinado criterio de seleccin, ocultando las que no lo cumplen. Cuando aplicamos un criterio sencillo que utiliza pocas condiciones utilizamos el ya estudiado Autofiltro. Si necesitamos utilizar criterios de seleccin ms complejos necesitaremos utilizar un Filtro avanzado. Encontramos el Filtro avanzado en el men Datos - Filtro - Filtro avanzado...

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De igual manera que hacamos usando un Autofiltro, cuando usamos un Filtro avanzado la lista o conjunto de datos que deseamos filtrar debe tener ttulo o encabezado en cada una de las columnas. El rango de criterios debe escribir en otro lugar de la hoja utilizando un encabezado para cada uno de los campos que vamos a incluir en el filtro. Los criterios se deben especificar usando exactamente los mismos nombres que tienen las columnas que contiene la lista a filtrar. Operador lgico Y (AND). Es necesario que el registro cumpla todas las condiciones unidas por este operador para que aparezca. Las condiciones unidas mediante Y se escriben en la misma fila. Operador lgico O (OR). Es suficiente con que se cumpla una de las condiciones. Las condiciones escritas mediante un O se escribe en la misma columna. A continuacin se muestra una lista de productos:

Ubquese en la Hoja 3, se muestra un ejemplo de un rango de criterios:

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Actividad 01: Se necesita tener una relacin de los productos de las categoras: Lcteos, Pescados / Mariscos, y de Carnes. No se pueden usar autofiltros ya que se necesitan ms de tres criterios en el mismo campo. Actividad 02: Se necesita obtener los productos de la categora Carnes cuyo stock sea mayor de 80 unidades y los lcteos con stock menor a 30 unidades. Actividad 03: Se desea mostrar los registros cuya longitud del nombre sea de hasta 15 caracteres. En este caso, la frmula empleada ser: =LARGO(B4)<15 Actividad 04: Se desea mostrar los productos cuyo Stock est por debajo del promedio. En este caso, la frmula empleada ser: =F4<PROMEDIO(F4:F80)

14.4 Subtotales
Con Subtotales de Excel podemos calcular el valor de un subtotal o un total general en una lista que previamente tengamos ordenada. Excel calcular el subtotal utilizando una funcin resumen (Suma, Contar, Promedio, etc.). Seleccionamos una celda de lista con la que vamos a trabajar y desde el men Datos - Subtotales.

Cada vez que se realiza un cambio en la columna indicada, aplica la funcin resumen elegida y agrega el subtotal al valor o valores que nosotros marquemos.

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Tema Nro. 15 Agrupar y esquematizar Datos


15.1 Agrupar Y Esquematizar Datos
Esta funcionalidad se emplea si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir; puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero superior de smbolos de esquema (smbolos de esquema: smbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo ms, en el signo menos y en los nmeros 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.), muestra datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los smbolos de esquema adecuados. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada regin. El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo las filas de detalle 11 a 13 estn actualmente visibles). Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geogrficas y meses con varias filas de resumen y detalles. Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los smbolos de esquema y .

1.1. CREAR UN ESQUEMA DE FILAS 1. Asegrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. 2. Seleccione una celda del rango. 3. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. 4. Inserte las filas de resumen. Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan frmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal Use el comando Subtotal, que inserta la funcin SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automticamente el esquema. b. Insertar sus propias filas de resumen Inserte sus propias filas de resumen con las frmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle. Especifique si la ubicacin de la fila de resumen est encima o debajo de las filas de detalle. a. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. b. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes: a. Aplicar un esquema a los datos automticamente 1. En caso necesario, seleccione una celda del rango. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuacin, haga clic en Autoesquema. b. Aplicar un esquema a los datos manualmente

5.

6.

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Importante: Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo. A B 1. Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, as como sus datos de 1 Regin Mes detalle relacionados.
2 3 4 5 6 7 Este Este Este Este Este Este Este Este Este Total del este

C Ventas 9.647 $ 4.101 $ 7.115 $ 2.957 $ 23.820 $ 4.257 $ 1.829 $ 6.550 $ 12.636 $ 36.456 $

Marzo Marzo Marzo Marzo Total de marzo Abril Abril Abril Total de abril

En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10. Importante No incluya la fila de resumen 11 de la seleccin. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

8 9 10 11

Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. 1. Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen. En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9. Importante No incluya en la seleccin la fila resumen para dicho grupo. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. Si desea desagrupar filas, seleccinelas y, a continuacin, en el grupo Esquema de la pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.

1. 2.

Nota Tambin puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mays mientras hace clic en o en del grupo y, a continuacin, en el grupo Esquema de la pestaa Datos, haga clic en Desagrupar.

15.1.1 CREAR UN ESQUEMA DE COLUMNAS


1. 2. 3. 4. 5. Asegrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Seleccione una celda del rango. Ordene las filas que forman los grupos. Inserte sus propias columnas resumidas con frmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. Especifique si la ubicacin de la columna de resumen est a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle. a. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. b. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle. c. Haga clic en Aceptar. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:

6.

Mostrar u ocultar datos de esquemas 1. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema.

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2.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo. Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado En los smbolos de esquema , haga clic en el nmero del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan. Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en .

Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel ms bajo de los smbolos de esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en . Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .

15.1.2 PERSONALIZAR UN ESQUEMA CON ESTILOS


En el caso de las filas del esquema, y las columnas del esquema se pueden emplear estilos. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que estn definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o despus de crearlo. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aplicar un estilo automticamente a una columna o fila resume 1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. 2. Active la casilla de verificacin Estilos automticos. Aplicar un estilo a una columna o fila resume existente 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. 3. Active la casilla de verificacin Estilos automticos. 4. Haga clic en Aplicar estilos.

15.1.3 COPIAR DATOS ESQUEMATIZADOS


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema. Utilice los smbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no desee copiar. Seleccione el rango de filas de resumen. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir a. Haga clic en Ir a Especial. Haga clic en Slo celdas visibles. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, copie los datos.

15.1.4 OCULTAR O QUITAR UN ESQUEMA


Nota No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema. Ocultar un esquema 1. Si no ve los smbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y active la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema. 2. Vea todos los datos haciendo clic en el nmero ms alto de los smbolos de esquema . 3. Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categora Avanzadas y, a continuacin, en la seccin Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de clculo y desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolos de esquema si se aplica un esquema.

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Quitar un esquema 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuacin, en Borrar esquema. 3. Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaa Inicio) y, a continuacin, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. 15.2 CREAR UN INFORME DE RESUMEN CON UN GRFICO Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompaados de un grfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente: Crear un informe de resumen 1. Aplicar un esquema a los datos. 2. Oculte el detalle haciendo clic en los smbolos de esquema , y para mostrar slo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila: Representar en un grfico el informe de resumen 1. Seleccione los datos de resumen que desea representar. Por ejemplo, para representar slo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior. 2. Cree el grfico. Por ejemplo, si crea el grfico con el Asistente para grficos, tendr un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

15.3 Tablas Dinmicas


Los informes de tabla dinmica son tiles para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Tanto los informes de tabla dinmica como los informes de grfico dinmico permiten tomar decisiones bien fundamentadas sobre datos crticos para su empresa.

15.3.1 Qu es un informe de tabla dinmica?


Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Use un informe de tabla dinmica para analizar detenidamente datos numricos y responder a preguntas no esperadas sobre los datos. Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters. Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms tiles e interesantes para poder concentrarse en la informacin que le interesa. Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

En el siguiente ejemplo de informe de tabla dinmica, puede ver fcilmente cmo se comparan las ventas totales del departamento de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de otro deporte, o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

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Datos de origen; en este caso, de una hoja de clculo Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinmica Informe de tabla dinmica completo Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen

En un informe de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro (una coleccin de informacin sobre un campo) de Golf se resume en un solo elemento Golf. Un campo de valor, como Suma de ventas, contiene los valores que van a resumirse. En el informe anterior, el resumen Golf Trim3 contiene la suma del valor de ventas de cada fila de los datos de origen para la que la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De forma predeterminada, los datos en el rea de valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de grfico dinmico de la forma siguiente: los valores numricos usan la funcin SUMA para sumar valores y los valores de texto usan la funcin CONTAR para contar el nmero de valores. Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir el origen de datos, especificar una ubicacin en el libro y organizar los campos.

15.3.2 Qu es un informe de grfico dinmico?


Un informe de grfico dinmico proporciona una representacin grfica de los datos de un informe de tabla dinmica, que en este caso se denomina informe de tabla dinmica asociado. Un informe de grfico dinmico es interactivo, lo que significa que se puede ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinmica. Cuando se crea un informe de grfico dinmico, se muestran filtros de informe de grfico dinmico en el rea del grfico para poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de grfico dinmico. Los cambios que realice en el diseo de campo y los datos en el informe de tabla dinmica asociado se reflejarn inmediatamente en el informe de grfico dinmico. Un informe de grfico dinmico muestra series de datos, categoras, marcadores de datos y ejes al igual que los grficos estndar. Puede cambiar asimismo el tipo de grfico y otras opciones como los ttulos, la ubicacin de la leyenda, las etiquetas de datos y la ubicacin del grfico. Puede crear un informe de grfico dinmico automticamente al crear un informe de tabla dinmica, o bien a partir de un informe de tabla dinmica ya existente.

15.3.3 Crear una tabla dinmica a partir de datos de una hoja de clculo
Al crear un informe de tabla dinmica a partir de datos de una hoja de clculo, los datos se convierten en los datos de origen del informe de tabla dinmica. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para usar datos de una hoja de clculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que contienen los datos. Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.

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Nota Asegrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en blanco en el rango o en la tabla. 2. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica, o bien haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica. Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Sugerencia Para crear un informe de tabla dinmica y grfico dinmico a la vez, en la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha situada bajo Tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Grfico dinmico. Excel muestra el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico. 3. En Elija los datos que desea analizar, asegrese de activar la opcin Seleccione una tabla o un rango y, a continuacin, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto. Excel determina automticamente el rango para el informe de tabla dinmica, pero puede reemplazarlo escribiendo otro rango o el nombre que haya definido para dicho rango. Si los datos se encuentran en otra hoja de clculo o en otro libro, incluya el nombre del libro y de la hoja de clculo usando la sintaxis siguiente: [nombrelibro]nombrehoja!rango. Sugerencia Tambin puede hacer clic en Contraer dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de .

dilogo, seleccionar el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Expandir dilogo 4.

En Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica, especifique el lugar siguiendo uno de estos procedimientos: Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, en el cuadro Ubicacin, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea colocar el informe de tabla dinmica.

5. 6.

Haga clic en Aceptar. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

Para colocar un campo en el rea predeterminada de la seccin de diseo, active la casilla que se encuentra junto al nombre del campo en la seccin de campos. Para colocar un campo en un rea especfica de la seccin de diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre de campo en la seccin de campos y, a continuacin, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores. Para arrastrar un campo al rea que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del campo en la seccin de campos y, a continuacin, arrstrelo hasta un rea de la seccin de diseo. Los cambios que realice en los datos de origen despus de crear el informe de tabla dinmica se reflejarn en el informe al actualizar el informe de tabla dinmica seleccionado (Herramientas de tabla dinmica, pestaa Opciones, grupo Datos, botn Actualizar). Si agrega filas al rango de datos de origen, puede incluir dichas filas en el informe dinmico cambiando los datos de origen (Herramientas de tabla dinmica, pestaa Opciones, grupo Datos, botn Cambiar datos de origen). Si los datos de origen estn en una tabla de Excel, las filas adicionales se mostrarn automticamente al actualizar el informe de tabla dinmica.

15.3.4 CREAR UN INFORME DE GRFICO DINMICO A PARTIR DE UN INFORME DE TABLA DINMICA EXISTENTE
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica. De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinmica, agregando las pestaas

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Opciones y Diseo. 2. 3. 4. En la pestaa Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Grfico dinmico. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en el tipo y en el subtipo de grfico que desee. Puede usar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o de cotizaciones. Haga clic en Aceptar.

15.4 GRAFICOS ESTADISTICOS


Los grficos se usan para presentar series de datos numricos en formato grfico y de ese modo facilitar la comprensin de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos. Datos en la hoja de clculo Grfico creado con los datos de la hoja de clculo Cuando cree un grfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de grfico (por ejemplo, grficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, grficos de columnas apiladas o grficos circulares 3D). Tambin puede crear un grfico combinado al utilizar varios tipos de grficos en uno solo.

Ejemplo de grfico combinado que usa un grfico de columnas y uno de lneas.

15.4.1 TIPOS DE GRFICOS DISPONIBLES


GRAFICOS DE COLUMNAS En un grfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. GRAFICOS DE LINEAS En un grfico de lneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.). Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por tanto, son idneos para

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mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical. GRAFICOS CIRCULARES En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del grfico circular. Piense en utilizar un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene ms de siete categoras. Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
GRAFICOS DE BARRAS En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.

GRAFICO DE AREA En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atencin en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo. GRAFICOS DE TIPO XY (DISPERSION) En un grfico de tipo XY (dispersin) se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.). Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.

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Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logartmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos ms datos incluya en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que podr realizar.

Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

15.4.2 ELEMENTOS DE LOS GRFICOS


Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar. El rea del grfico. El rea de trazado del grfico. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico. Los ejes horizontales (categoras) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del grfico. La leyenda del grfico. Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos

15.4.3 CREAR UN GRFICO


En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica.

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Informtica I

15.4.4 Aplicar un diseo de grfico predefinido


1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. En la pestaa Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee usar.

2.

15.4.5 Aplicar un estilo de grfico predefinido


1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee usar.

2.

15.4.6 Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico


1. Haga clic en el elemento de grfico cuyo diseo quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de grfico: 1. 2. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.

2.

En la pestaa Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botn del elemento de grfico que corresponda al elemento de grfico que seleccion y luego haga clic en la opcin de diseo deseada.

15.5 Importar Y Exportar Datos


15.5.1 Importar O Exportar Archivos De Texto
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el comando Guardar como. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:

Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

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Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.

Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de exportacin se realizar de la manera deseada. Notas :Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

15.5.2 Importar un archivo de texto abrindolo en excel


Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv). 1. 2. 3. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. En la lista, seleccione Archivos de texto. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en l.

Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importacin de texto. Haga clic en Ayuda en cualquier pgina del Asistente para importacin de texto para obtener ms informacin sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operacin de importacin. Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.

IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO CONECTNDOSE A L Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango de datos externos. 1. 2. 3. 4. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en l. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:

Si lo desea, haga clic en Propiedades para establecer las opciones de actualizacin, formato y diseo de los datos importados. En Dnde desea situar los datos?, realice uno de estos procedimientos: Para devolver los datos en la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo existente. Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva.
5. Haga clic en Aceptar.

15.5.3 EXPORTAR DATOS A UN ARCHIVO DE TEXTO GUARDNDOLO


Puede convertir una hoja de clculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.

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Informtica I

2. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo.

Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
3. Busque la ubicacin en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic en Guardar. 4. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que slo la hoja de clculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja. 5. Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si slo est interesado en guardar los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est seguro y desea obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.

Tema Nro. 16 Macros


Una macro es un conjunto de instrucciones que permite automatizar una tarea. El uso de macros permite la repeticin de tareas de forma ms eficiente que la ejecucin manual y tediosa. Por ejemplo, si uno desea que cada celda que contiene un valor numrico se convierta a un tipo de dato monetario y que estn agrupados en cierta direccin de la pgina es posible de lograr con macros; otro tpico ejemplo es la generacin de movimiento o variacin numrica de los datos en tiempo real; adems tambin es posible definir funciones personalizadas que podrn ser invocadas desde la hoja de clculo. En fin existen muchos modos de usar macros. Al ser grabada una macro se escribe en un lenguaje llamado Visual Basic for Applications (VBA). Sin importar que tan simple haya sido la grabacin de un macro o que tan elaborado ha sido el algoritmo utilizado para su ejecucin, siempre estar escrito en VBA y almacenado en una hoja de mdulo o dentro de la hoja de clculo.

16.1 Breve Historia de las Macros


Macros y Lotus 12-3
Origen de los Macros. Utilizaba una herramienta similar al Macro Recorder. Permitia relacionar un macro con un acceso por combinacin de teclas.

Hojas de Macros XLM


Eran hojas que contenian funciones en forma secuencial. Lenguaje poderoso pero dificil de utilizar.

Macros VBA
De gran popularidad y aceptacin entre desarrolladores. Posee una poderosa plataforma que ha variado muy poco a travs de los aos.

Macros Excel
Permite el uso de 2 herramientas poderosas: Macro recorder y VBA Editor.

16.2 Grabacin y Almacenamiento de Macros


16.2.1 Grabando un Nuevo Macro
Un macro, cuando es grabado El proceso de grabacin de un nuevo macro es muy sencillo, basta con ejectura el comando de grabacin de macro:

1: Ribbon View (vista) >> Macros >> Record Macro (Grabar Nueva Macro)

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2: El siguiente cuadro se mostrar, deber ser completado adecuadamente.

3: Mientras el macro esta en grabacin, se debern ejecutar las acciones que se desea repetir en el futuro.
Se debe tener en cuenta que el estado (esq. Inf. Izq.) se mantenga.

>> Resultado despus de haber aplicado modificaciones en elformato, una celda a la vez. (usando referencias fijas)

16.1.1. Ejecutando un Macro Guardado


Un macro, cuando es grabado queda registrado en una lista de macros, la que se puede consultar en:

1: Ribbon View (vista) >> Macros >> Record Macros (Ver Macros)

Procedimientos de diagnstico y Solucin de Problemas

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Informtica I

2: Desde esta ventana es posible editar y ejecutar el macro, segn elijamos.

3: El macro se ejecutar con la opcin Run (Ejecutar). El macro tambin puede ser ejecutado a travs del acceso directo de teclado que le fue asignado al momento de su creacin. Existen dos formas de Grabacin de un macro comnmente utilizadas: Con Referencias Fijas: Las posiciones de las celdas sern siempre las mismas al momento de ejecutar el macro. Con Referencias Relativas: Las acciones sobre las celdas se determinarn basndose en la posicin de la celda activa actual. Mayor explicacin ser dad en prximas secciones. *Es necesario entender que al no utilizar referencias relativas, todas las acciones realizadas sobre una celda se volvern a repetir exactamente en la misma manera. Examinemos el resultado que se obtiene al utilizar el macro anteriormente usado sobre los signos en diferentes celdas:

Antes de grabar el Macro

Nuevo orden

Resultado despus de grabar el Macro

Resultado despus de ejecutar el macro

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Unidad Didctica Nro. 5 Procedimientos de Diagnstico y Solucin de Problemas


Se define como una actividad programada de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, anlisis, limpieza, lubricacin, calibracin, que deben llevarse a cabo en forma peridica en base a un plan establecido. Relativo a la informtica, el mantenimiento preventivo consiste en la revisin peridica de ciertos aspectos, tanto de hardware como de software en un PC. Estos influyen en el desempeo fiable del sistema, en la integridad de los datos almacenados y en un intercambio de informacin correctos, a la mxima velocidad posible dentro de la configuracin optima del sistema.

Tema N 7 Procedimientos de diagnstico y solucin de problemas10


En un mundo perfecto instalaramos nuestro programa y no volveramos a preocuparnos por ellos hasta ser sustituidos. Desafortunadamente esto no es as debemos detectar y solucionar los problemas que se nos presenten. Un correcto mantenimiento de los dispositivos y de las aplicaciones mejorara el rendimiento del sistema y nos evitara problemas ms graves. Veremos cmo podemos documentar las incidencias cuando se produzcan, de modo que utilizando estndares realizaremos un mejor seguimiento de cuales son y donde se producen los errores ms frecuentes En la atencin al usuario estableceremos canales de comunicacin que nos permitan mejorar los diferentes aspectos de nuestro sistema informtico, conocer los errores ms frecuentes y preparar actividades de formacin para las personas que trabajan en el entorno informtico.

17.1 Mantenimiento Preventivo


El Mantenimiento es el conjunto de operaciones y cuidados necesario para que el sistema pueda seguir funcionar adecuadamente .Un mantenimiento preventivo nos permite anticiparnos a un posible error o problema .La prevencin bien planificada y ms o menos estructurada nos ayudara a evitar errores mayores que consuman ms recursos temporales y econmicos, Por lo tanto ,a pesar de que en ocasiones el mantenimiento preventivo es uno de los aspectos ms olvidados, la correcta puesta en prctica de un programa para llevarlo a cabo supondr un ahorro de tiempo y dinero El diagnstico y posterior solucin de un problema, cuando este se ha hecho presente, no puede considerarse mantenimiento preventivo Ejercicio resuelto 9.1 Enumera las razones por las que deberamos hacer un mantenimiento preventivo en nuestro sistema Solucin a) Ahorra tiempo. Muchas de las tareas de mantenimiento pueden realizarse de manera automtica y otras pueden realizarse en tiempos disponibles. Reparar un sistema siempre nos supondr ms tiempo y posiblemente no podremos decidir. b) Ahorra dinero. Evitar Problemas nos ahorra coste en la reparacin c) Mejorar el rendimiento. Algunos elementos de nuestro sistema se degradan con el tiempo; un mantenimiento preventivo los mantendr en ptimas condiciones d) Protege la informacin. Evitando fallos en el sistema y realizando tareas de mantenimiento protegemos los datos de nuestro sistema. Herramientas de mantenimiento Una de las Herramientas ms tiles y sencillas de usar es la llamada DiskDefragmenter que nos permite recuperar
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Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas. p 195 206.

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espacios perdidos en nuestro disco, colocando la informacin de forma contigua. Cuando instalamos un sistema operativo o un programa sobre un disco nuevo, la informacin se escribe de modo contiguo, sin dejar espacios en blanco. A medida que trabajamos sobre el disco, creando y borrando documentos, instalando y desinstalando programas, en el disco aparece un serie de fragmentos que se encuentra n vacios. En ocasiones se hace necesario dividir un archivo para que sea escrito en el soporte Cuando los archivos se encuentran en el disco en posiciones contiguas, el acceso a ellos es mas rpido que cuando se encuentran fragmentados y colocados por toda la superficie del disco. Un disco duro fragmentado ralentiza el acceso a los datos por que es necesario reunir informacin fragmentada en el soporte para poder acceder a ella. Existen en los mercados distintos programa como PerfectDisk que nos permite optimizar nuestro disco consolidando el espacio libre incluso en disco duros de gran capacidad. El sistema operativo Windows incorpora una herramienta de desfragmentacin del disco dentro de sus herramientas del sistema a las que podemos acceder desde Inicio-programas-Accesorios-herramientas del sistemaDesfragmentacin del disco

Figura 9.1.-Estrucutra de un disco duro

Tras un anlisis del disco se mostrara el aspecto que presenta y nos dar una recomendacin sobre la necesidad de proceder a la ejecucin del programa de desfragmentado Ejercicio Propuesto 9.1 Comprueba si tus disco duros estn fragmentados mediante el anlisis de los mismo y si sera conveniente ejecutar la herramienta del sistema para defragmentar el disco Como es lgico suponer, no es lo mismo utilizar esta herramienta con discos de pequeo tamao como puede ser uno de 40GB que utilizarla con disco de ms de 100 GB. Debemos recodar que mientras estemos ejecutando el desfragmentado cada escritura en el disco provocara que se reinicie el programa de nuevo.

17.2 Partes de Incidencias


Una incidencia refleja un problema que se da en un determinado sistema. Una hoja o una parte de incidencia nos permiten, bsicamente, estandarizar y clasificar el posible error de acuerdo con unos parmetros de control, establecidos. Si deseamos realizar una buena asistencia al usuario debemos disponer de un sistema de apertura gestin de incidencias lo ms completo posible, que permita cuantificar y estratificar las incidencias que se produzcan y seguirlas hasta su solucin Cuando abrimos una incidencia esta debe ser registrada y tipificada como activa y permanecer en este estado hasta que se produzca su resolucin. Las incidencias que ya han sido resueltas y por tanto cerradas debern pasar a formar parte de un base de datos o fichero histrico para que puedan ser consultadas en cualquier momento y podamos realizar con ellas diferentes tipos de estadsticas. Un parte de incidencias es un herramienta y como tal sus principales funciones sern las siguientes:

Facilitar la localizacin y solucin del problema Permitir hacer un seguimiento de los principales tipos de incidencias Determinar cules pueden ser los elementos a corregir Recopilar informacin que ser utilizada para: -Seleccionar el tipo de hardware y software ms conveniente -Establecer planes de formacin de usuarios Propiedades de una buena hoja de incidencias Debe ser breve y concisa Debe ser completa Debe ser sencilla de entender y completar Debe ser de fcil seguimiento

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El diseo de una parte incidencia varia de incidencias varia de una empresa a otra dependiendo de los sistema que incluya, de la estructura y organizacin de la empresa, incluso de los propios gustos personales del equipo de mantenimiento, sin embargo hay algunos elementos comunes a todos los formatos y que deberamos incluir Identificacin de la incidencia

Nmero de orden consecutivo Fecha y hora de creacin del parte de la incidencia Nombre de la persona que informa sobre el problema, departamento o lugar donde se ha producido y equipos o equipos donde se da error Descripcin del problema, incluyendo si el equipo no est operativo o podemos seguir trabajando con l. Firma A completar por el tcnico Algunos de los campos de un parte de incidencias deben ser completados por tcnico, o por la persona encargada de la explotacin y le mantenimiento de las aplicaciones. En ocasiones deber ponerse en contacto con el usuario para conseguir ms detalladla informacin. Posible causas del error Consecuencia del error Valoracin econmica si procede fecha y firma Se le asignara una prioridad en funcin del tipo de incidencia. Por ejemplo, no es lo mismo un a incidencia que describe lentitud en Internet que un problema que impide arrancar el sistema operativo Ejercicio Propuesto 9.2 Escribir priorizadas las siguientes incidencias en nuestro sistema: *No podemos visualizar una pgina web, el equipo no arranca, la impresora no imprime, Word no lee un documento de texto, el sistema se cierra repentinamente Un buen seguimiento de los distintos tipos de incidencias, y la correcta interpretacin de los partes nos proporcionan las claves para un mejor mantenimiento del sistema Estadsticas de las incidencias Una vez resuelta la incidencia y completado el parte correspondiente por la persona que lo ha resuelto, lo correcto sera llevar un control de las distintas incidencias que se generan en la empresa .De este modo obtendremos valores sobre: Que equipos y/o departamentos registran mayor nmero de problemas Que tipos de usuarios informan sobre los errores Que software es el que presenta ms problemas Tiempos de respuesta Coste en trminos econmicos de las soluciones

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BIBLIOGRAFA Y DIRECCIONES ELECTRNICAS

Bibliografa Bsica

Implantacin y Mantenimiento de Aplicaciones Ofimticas y Corporativas. Manuela Vera Colas


Libros, revistas

Garca Gmez Celia y otros. Windows XP Professional. Anaya Multimedia; 2006. Matos Rubio, Ana. Word 2010. Espaa. Anaya Multimedia; 2010. Halvorson, Michael. Running Microsoft Office 2007. Colombia: Microsoft Press; 2007. Kenneth, Berk. Anlisis de datos con Microsoft Excel. Thomson Editores; 2005. Pascual, Francisco. Domine Microsoft Office 2007. Mxico: Alfaomega; 2004 Suarez, Ramn. Microsoft Visio Paso a Paso. Editorial McGraw-Hill. Microsoft Office Excel 2007 - Avanzado, SENATI, Programas Nacional de Informtica Sharon Crawford Windows 2000 Pro: The Missing Manual, Windows 98: No Experience Required, y Windows 2000 Professional for Dummies (con Andy Rathbone). Ed Bott, Microsoft Press Author and Expert Zone Community Columnist
Recursos en Internet

Biblioteca Virtual. [Sitio en Internet]. Disponible en: www.inei.gob.pe. Buscador en lnea. [Sitio en Internet]. Disponible en: www.copernic.com Computacin e Informtica. [Sitio en Internet]. Disponible en: www.monografias.com Libros Electrnicos. [Sitio en Internet]. www.5campus.com Microsoft Office. [Sitio en Internet]. Disponible en: www.areaint.com. http://www.microsoft.com/spain/windowsxp/using/setup/maintain/default.mspx AulaClic. [Sitio en internet] http://www.aulaclic.es/word-2010/index.htm

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