Manual Triversity

Servicios y Base de Datos Triversity utilize la Base de Datos Sybase SQL Anywhere Database Engine Version 5.5.02 Build #1495, esta corre como un servicio automtico del sistema operativo windows XP. Para ejecutar o revisar el status de este servicio de Base de Datos se deje ejecutar el Service Manager de Sybase SQL Anywhere, Este le permitir Ejecutar el Servicio de Base de Datos, Iniciar, Detener y pausar el Servicio de Base de Datos necesario para que Triverisity se conecte.

Al Ejecutar el Service Manager se presentan las opciones , Iniciar, Detener y pausar el Servicio de Base de Datos, para poder ejecutar triversity el estatus debe ser RUNNING

El Express Server es el software de Triversity que comunica con la Base de Datos SQL Anywhere, este se ejecuta desde la opcin, ese tambin permite manejar los cambios a los parmetros de la aplicacin.

Al Ejecutar esta opcin se permitir iniciar el Servicio de Express Server, detener el Servicio, ver el status actual del servicio.

El Store Manager permite ejecutar las reas de operacin de la Tienda, como lo son: Crear productos, precios, codigos de barra, descripciones, etc. Crear Promociones Crear Empleados, vendedores, Cajeros Asignar la seguridad de acceso Generar Reportes (Ventas, Inventarios) El Store Manager se ejecuta desde la opcin, al presentarse la pantalla el usuario debe identificarse con su numero de usuario y clave lo que le permitira, ejeuctar las tareas a las que tenga acceso

Despus de ingresar el usuario y el password se presenta las opciones a las que el usuario tiene acceso, segn su nivel de autorizacin.

El Men principal de Store Manager de Triversity cuenta con las siguientes opciones: Administracin Mantenimiento de Archivos Manejo de Caja Mantenimiento de Productos Mantenimiento de Etiquetas Inventario Reportes Nomina (NO EN USO) Software Adicional Configuracin de Parmetros Status del Server Esto menus permiten ejecutar las tareas de administracin de la tienda Menu Administracin

Desde este men se pueden ejecutar labores de administracin de la tienda, Administracin de Tienda: permite ver en tiempo real las transacciones de una caja o varias cajas.

Mantenimiento de Empleados: esta opcin permite crear y dar mantenimiento a los empleados (usuarios del sistema), asignar nmero de empleado, nmero de vendedor, nmero de Cajero, nivel y claves de seguridad y datos generales del empleado.

Export Files Generation: Permite generar archivos para impresin de etiquetas (No esta en uso esta opcin) Inicializar Tienda: Esta opcin inicializa el proceso de ventas de la tienda

Cambiar clave: Permite al usuario cambiar su clave de Acceso al sistema

Bitacora Electrnica: Permite a los usuarios que tengan acceso visualizar la auditoria electrnica de todas las transacciones que se han realizado en el sistema de punto de venta Triversity, permite realizar bsquedas histricas de las transacciones, las bsquedas se pueden realizar por fecha, hora numero de cajero, numero de transaccin, por un texto definido.

Auditoria de Precios: permite a los usuarios que tengan acceso ver la bitcora de cambio de precios.

Log de Cambios: muestra la bitcora de cambios aplicadas al sistema con su fecha y hora respectiva.

MENU DE MANTENIMIENTO

Departamentos: permite crear, y actualizar los departamentos de los productos. La configuracin de los departamentos permite al sistema establecer si los productos se pueden vender y configurar a nivel de todo el departamento, ejemplo de esta configuracin es si el departamento del producto, permite ser vendido, ser intercambiado, devoluciones, devoluciones sin recibo y transacciones pendientes.

Mantenimiento de Grupos: Este mantenimiento permite crear los grupos generales de segregacin de los productos.

Mantenimiento de Categoras: Este mantenimiento permite crear las categoras generales de segregacin de los productos, una categora esta dentro de un grupo.

Peso Adicional: No esta en uso Tiendas: Esta opcin permite asignarle un numero a la tienda asi como su informacin base.

Proveedores: Esta pantalla permite dar mantenimiento a los proveedores de los productos de la tienda y el registro de toda la informacin base del proveedor.

Clientes: Esta pantalla permite dar mantenimiento a los clientes de la tienda y guardar toda la informacin Base de Relacin con el cliente, datos generales.

Impuestos: No esta en uso Mantenimiento de Cdigos: Permite crear nuevos cdigos de clasificacin

Campos de Usuario: Permite crear campos de usuarios (No esta en uso)

Campos Adicionales: No esta en uso

Mantenimientos de Productos: El men principal del manejo de Productos esta compuesto por las siguientes opciones.

Mantenimiento de Productos: La pantalla de creacin de productos permite crear, modificar, eliminar los productos y la informacin base de estos. La informacin primordial para la creacin de un productos 1) Cdigo de Producto: Este permite al sistema identificar el producto por una clave unica la cual permite el manejo del inventario del producto con esta identificacin 2) Codigo de Departamento: Este cdigo permite identificar el grupo al que pertenece un producto, asi como su segregacin para efectos de reportes, de inventario, compras, estadsticas de ventas. 3) Descripcin del producto: Este campo identifica el producto por su nombre, este campo ser utilizado para la bsquedas de los productos en la facturacin. 4) Descripcin del Departamento: Identifica el departamento al que corresponde el producto 5) Precio de Venta del Producto: Indica el precio unitario del producto 6) Proveedor: Esta campo identifica el cdigo del proveedor del producto, este permite generar reportes de ventas, inventarios segregados por proveedor. 7) Indicadores: Estos indicadores permiten de terminar si el producto esta activo para las siguientes actividades Venta Intercambio Devolucin Devolucin sin recibo Ventas Pendientes Permite descuento Permite descuento a Empleados 8) Identifica el tipo de impuesto que puede aplicarse al producto, hasta 16 tipos de impuesto, No en uso para tienda Duty Free. 9) Control de Inventario: Define si este producto debe llevar control de inventario o no.

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Control de Inventario al activar el control de inventario para el producto, se habilitan los campos de control de inventario Stock Mnimo, Stock mximo y punto de reorden.

Referencia Cruzada esta pantalla permite establecer la relacin de un producto con otra identificacin como el cdigo de barra. X-reference representar el cdigo de barra del producto.

Creacin rpida: Esta ventana permite la creacin de productos solo ingresando la informacin base del producto como lo son: producto, descripcin, precio reventa, proveedor, empaque y costo.

Cambios Globales: Esta pantalla permite hacer cambios a un grupo de registros de productos en base a una seleccin, la cual puede ser por alguno de los campos que aparecen disponibles en el criterio de seleccin ya sea por: proveedor, grupo, departamento, categora, por cdigo de producto

Despus que se seleccionaron los productos a modificar, se activa el o los campos que se desean modificar como lo puede ser inventario, permitir descuento, departamento, mnimos y mximos de inventario.

Cambio de Precio por lote: Esta opcin permite capturar los precios de venta, en modo lote, lo que permite crear un grupo de productos que debe aplicarse un cambio de precio posteriormente, permite hacer cambios de precios a una fecha especifica, y aplicarlo en el momento requerido.

Precio por Cantidad: Permite al sistema establecer diferentes precios a un mismo producto al que se compra en una cantidad determinada, se pueden crear diferentes niveles de precios para el mismo producto.

Enlace de Productos: Permite asociar un producto a un nuevo cdigo de producto. (No esta en uso)

Mezcla de productos: No esta en uso Promociones Al Seleccionar Promociones se presenta una ventana que permite seleccionar entre mantenimiento de promociones o bsqueda de promociones

Mantenimiento de promociones: permite crear promociones por producto, por tipos de productos, por grupo, por un rango de fechas efectivas los descuentos pueden ser por un porcentaje de descuentos, un valor de descuento o un nuevo precio

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1) Identifica si la promocin es por un porcentaje de descuento, un valor de descuento o un nuevo precio 2) Nombre que se le dara a la promocin 3) Fecha efectiva desde donde iniciara la promocin y hasta donde terminar 4) Cdigo del producto que va a estar en promocin 5) Cdigo del departamento que estar en promocin si la promocin aplica para todo un departamento de productos. 6) Cdigo del grupo que estar en promocin si la promocin aplica para todo un grupo de productos. 7) Cdigo del proveedor que estar en promocin si la promocin aplica para todo un grupo de productos que son de un mismo proveedor. 8) Cdigo de la categora que estar en promocin si la promocin aplica para todo una categora de productos.

Exporta Productos: esta opcin exporta todos los productos a un archivo plano con los campos separados por coma

Mantenimiento de Etiquetas: No esta en uso

Menu de Inventarios

Menu de Inventarios: Esta compuesto por Ordenes de Compra: este comprende la colocacin de pedidos de mercanca a los proveedores Recibos: Recibos de mercanca en previa colocacin de las ordenes de compra Transferencia: Permite transferencia de mercancas entre tiendas, NO EN USO Inventario Fisico: Pantalla de captura de las diferencias de inventario Pedidos Sugeridos: Pedidos que el sistema sugiere en base a los inventarios disponibles y los parmetros de mnimos y mximos de inventario NO EN USO Ajustes de Inventario: Esta pantalla permite ajustar las diferencias entre el inventario fisico y el inventario en sistema Catalogo Proveedor: NO EN USO

Ordenes de Compra: Esta pantalla permite crear la O/C a los proveedores,

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La informacin primordial para la creacin de Ordenes de Compra 1) PO Number: Numero de identificacin de la Orden de Compra 2) Vendor: Numero del proveedor de la Orden de Compra 3) Order Type: Identifica si la orden de Compra es para reabastecer productos, servicios, otros o Local 4) Fechas: Fecha de la orden, Fecha esperada, fecha de la transaccin 5) Nota: campo de observaciones de la orden de compra 6) PLU: Codigo de Producto a comprar 7) Cantidad Requerida: Cantidad de producto a Comprar 8) Issue: Emisin esta opcin cambia el status de la orden de compra para que pueda ser recibida

Recibos: Despus que se ingreso la Orden de compra al Sistema y efectu el paso numero 8 (ISSUE), la orden de compra puede ser recibida e ingresar los productos al inventario. Aparecern las ordenes de compra que estn pendientes de recibo.

Recibo: Despus que se selecciona la orden de compra a recibir, se muestran las cantidades originales de la orden de compra en este momento se deben ingresar las cantidades reales recibidas de cada producto

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La informacin primordial para la creacin de Ordenes de Compra 1) Actual Qty: En este campo se ingresan las cantidades que se recibieron fsicamente de cada producto de la orden de compra.

2) Complete: Cuando todos los productos de la orden se han recibido y velicado su conteo se ejecuta la opcin de complete, esta opcin actualiza los inventarios del producto con las cantidades recibidas. 3) Void: Esta opcin anula una orden de compra recibida y reversa el inventario que previamente se ingreso al sistema. 4) Report: Imprime el detalle de la orden de compra recibida. 5) Partial: utilizando esta opcin el sistema recibe las ordenes parcialmente le pone estatus de parcial a la orden de compra. TRANSFERENCIAS: NO ESTA EN USO Inventario Fsico: Esta opcin permite validar y balancear el inventario fsico contra el inventario en el sistema.

Para crear un nuevo inventario fsico se debe seleccionar la opcin de nuevo inventario, esto permitir al usuario ingresar los valores del inventario

Cuando se crea el inventario este presenta la posibilidad de crear la hoja de conteo, por departamento de los productos, por producto, por proveedor o todos los productos, despus de seleccionado. Se debe seleccionar la opcin de generar la hoja de conteo. Se debe ingresar la cantidad del conteo que se encontr fsicamente se pueden ingresar varias lneas de productos para el conteo y salvar parcialmente quedara en status pendiente hasta que se complete el proceso, en ese momento se ajustara el inventario del sistema.

Hoja de Conteo: Esta opcin permite generar las hojas de conteo para su posterior impresin. Las hojas de conteo se pueden generar por producto categora, grupo, departamento, proveedor.

Para generar la hoja de conteo se debe seleccionar esto creara la salida para la impresin.

Pedidos Sugeridos: NO ESTA EN USO

Ajuste a Inventario: Esta pantalla permite crear ajustes al inventario, para aumentar o disminuir el inventario actual del sistema, se debe incluir una razn del ajuste y una nota de ser necesario, al Salvar se afecta directamente el inventario del producto ingresado.

Manejo de Caja: No estara en uso se utilizaran las funciones de caja desde el punto de venta Menu de Reportes: Todos los reportes del modulo de administracin se puede exportar a XLS, Texto, enviar por email, etc.

Item Movement: Reporte sumarizado de de ventas por producto en un rango de fechas. Sales Anlisis: muestra un anlisis resumido de ventas, tipos de ventas, descuentos, devoluciones Non Merchandise: Reporte de Ventas de servicios Tender: Resumen de ventas por Forma de pago en un rango de fechas Department: Resumen de ventas por departamento de los productos vendidos en un rango de fecha, tambin muestra el detalle de las ventas. Loss Prevention: resumen y detalle de transacciones de devolucin, descuento, cambio de precio, cancelacin de transaccin. Salesperson: Analisis de las ventas por vendedor Hourly Sales: Analisis de las ventas por hora, por da de la semana POS Balance: Reporte de cuadres de caja Authorization: Reporte de autorizaciones del supervisor

PLU Breakdown: No en Uso Pending Transactions: No en Uso Sales Tax: No en uso Report Macro: No en uso Ajustes de inventario: Reporte de Ajustes al inventario por Rango de Fecha Productos Inactivos: Reportes de productos que no han tenido movimiento en un rango de fecha. Inventario Disponible: Reporte de inventario disponible en tienda, por departamento, categora o grupo. Ganancia Bruta: Reporte de margen de precio y costo, de los productos y de las ventas netas. Desempeo: Reporte de anlisis de los productos, cantidades vendidas, cantidad en inventario, cantidad en Ordenes de Compra.