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En Guatemala las actas notariales son de utilidad para hacer constar hechos que presencie
el Notario y circunstancias que le consten, exclusivamente. La actividad ad del Notario en
materia de actas es importantísima y existe variedad de ellas como veremos más adelante.
Las actas notariales, son muy usuales, aunque en algunas ocasiones, se abusa de las mismas
y en un momento dado, por el mismo abuso, pueden llegar a perder credibilidad.
Para diferenciar el Acta Notarial de la Escritura Pública, debemos hacerlo desde dos puntos
de vista: Externo e Interno. Entre las diferencias externas, debemos indicar que en Guatemala,
las actas notariales se redactan en papel sellado y no en protocolo como en otros países.
El protocolo se utiliza para escrituras públicas.
Las actas notariales no llevan ninguna numeración, mientras que las Escrituras Públicas en
el protocolo deben llevar un orden _riguroso, , de número y fecha. Del acta notarial no se
puede extender testimonios, traslados o copias, por tratarse de documentos únicos, mientras
que de la escritura pública se puede reproducir, expidiendo testimonios o copias cuantas veces
sea necesario. Las actas notariales queda en poder del interesado y no en poder del Notario,
salvo excepciones, como en el coso del "Acta Notarial de autorización de matrimonio, que
Desde el punto de vista interno, en las actas notariales se hacen constar hechos y circunstancias
que constan al Notario, por haberlos él efectuado o presenciado, mientras que en la escritura
pública se hacen constar negocios jurídicos, declaraciones de voluntad y manifestaciones del
consentimiento. Podemos concluir indicando que entre el acta notarial y la escritura pública,
existentes diferencias, a saber: Con respecto a su contenido; con respecto a su estructura; y
con respecto a sus efectos.
ACTAS DE PRESENCIA
Se les denomina así porque lo que indica en el acta, le consta personalmente al Notario, por
haberlo presenciado o efectuatuado. Aclaro que entre los puntos objeto de debate, se rechaza
esta terminología, en vista de que, en todas las, actas notariales existe la presencia del Notario,
lea cual es cierto.
ACTAS DE REFERENCIA
ACTAS DE REQUERIMIENTO
Sirven para hacer constar la solicitud del; cumplimiento de una obligación, o bien que se haga
o se deje de hacer algo.
Se utilizan para comunicar a una persona, una situación que debe ser de su conocimiento,
porque le favorece o le afecta, por ejemplo: La notificación de aceptación de una donación,
la revocatoria a de un mandato o de una donación.
En Guatemala, también son de utilidad debido a que el Notario, es un auxiliar del Juez en
casos en que la ley expresamente reconoce la intervención Notarial.
Los Jueces pueden, a solicitud de parte, encomendar a un Notario la realización de determinados
actos, entre ellos notificaciones, ayudando con ello a descongestionar el excesivo volumen
de trabajo en nuestros Tribunales.
ACTAS DE NOTORIEDAD
Sin apartarnos mucho de la clasificación tradicional de actas notariales, en los puntos objeto
de debate, encontramos la siguiente clasificación:
Las actas de mera percepción, en las cuales se limita a expresar los pensamientos que ha
adquirido por su propia percepción sensorial al Notario.
- Las actas especiales, entre las cuales menciona las actas de control y legalidad, como ejemplo
típico las actas de sorteo, las de determinación de saldo, las de juntas y las de subasta.
- Actas de hechos propios del Notario, incluyendo en este grupo las actas de notificación y
requerimiento.
- Actas de calificaciones jurídicas, que tienen como momento esencial la expresión por el
Notario de su propio juicio, ejemplo: Las actas de notoriedad.
La confianza es la característica que incide en la elección del Notario, y como dice Martínez
Segovia: "La voluntad de elegir al Escribano debe pertenecer a la parte más interesada en
una correcta y eficaz actuación..."(2).
No obstante que el Notario como profesional del derecho, presta determinadas funciones a
sus clientes, siempre debe actuar con imparcialidad, no importando que una de las partes
sea su cliente y la otra no, o que solo de uno de egos, haya recibido el requerimiento.
En Guatemala, la intervención del notario, siempre es solicitada, no puede actuarse por si
mismo o de ofidio. El artículo l°. del Código de Notariado establece que: "El Notario tiene fe
pública para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervenga por disposición
de la ley o a requerimiento de parte".
El Notario como profesional del derecho, desarrolla varias funciones, entre ellas:
a) La función directiva o asesora.
c) La función autenticados.
d) La función preventiva.
FUNCIÓN MODELADORA
En materia de actas el Notario, debe encuadrar la voluntad del requirente, a la norma legal,
tiene que velar por que su actuación quede encuadrada dentro de los cánones legales calificando
la naturaleza y legalidad del acto.
FUNCIÓN AUTENTICADORA
Por la fe pública notarial, lo que consta en las actas que el Notario autoriza, se generaliza
como cierto, mientras no se pruebe lo contrario.
FUNCIÓN PREVENTIVA
El Notario, al, ejercer, su función _ debe evitar cualquier conflicto posterior, debe, ser, previsor.
En materia de actas debe cumplir con todos los requisitos de forma y de fondo al faccionaria.
EL CONTROL DE LEGALIDAD
El Notario debe ajustarse a la ley y por lo tanto, no debe prestar sus servicios cuando el
hecho que se desee documentar sea contrario a la ley o a la moral. Es frecuente que seamos
requeridos para hacer constar asuntos que no son objeto de un acta notarial.
También se da el caso de personas que nos requieren para hacer constar en un acta un
asunta que no tiene mayor relevancia o que no será, de utilidad. El control de legalidad del
Notario, consiste en abstenernos de autorizar actas notariales que vayan en contra de la
moral o la ley, asuntos que no son objeto de actas y de otros que no tendré ningún efecto ni
relevancia posterior, aunque consten en acta notarial.
Debemos evitar la apariencia de legalidad, es poco leal peina nuestros clientes y para nosotros
mismos, autorizar actas que no servirán para nada, y que el cliente con solo ver la firma y el
sello del Notario en el documento, crea todo lo contrario.
El Notario es un profesional del derecho,., es un perito, un experto, nadie más que él es el
encargado del control de la legalidad en las actas.
LA FORMA DOCUMENTAL
¿Quien- sino un Notario puede hacer un instrumento humanamente perfecto...?" (3). Así lo
dice el autor Luís Carral y de Teresa, en su obra Derecho Notarial y Derecho Registrad, y
tiene razón. Los Notarios tenemos la facultad y la virtud de darlo forma documental a las
actuaciones que autorizamos, la forma documental es esencial. Debemos deslindar lo que
debe constar en Escritura Pública y lo, que debe constar el acta notarial.
Estamos de acuerdo en tener la escritura pública como género documental más evolucionado
y- especialmente destinado a contener las declaraciones de voluntad , los actos jurídicos que
impliquen, la, prestación de. consentimiento y los contratos de todas clases.
Las actas notariales, como se dejo ya tantas veces, sirven para hacer constar hechos que el
Notario presencia y circunstancias que le consten.
PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES
En Guatemala no existe una norma específica que se refleja a la intimidad de la persona, sin
embargo, normas como las contenidas en los artículos 2, 4, 23 y 24 de nuestra Constitución
Política, son valederas mencionarlas.
Artículo 2° DEBERES DEL ESTADO: Es deber del Estado garantizarle a los habitantes de la
República la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la
persona.
Artículo 4 LIBERTAD E IGUALDAD: En Guatemala todos los seres humanos son 1°abres e
iguales en dignidad y derechos. Ninguna persona puede ser sometida a servidumbre ni a
otra condición que menoscabe su dignidad.
Artículo 23 INVIOLABILIDAD DE LA VIVIENDA: La vivienda es inviolable. Nadie podrá penetrar
en morada ajena sin permiso de quien la habita, salvo por orden escrita de juez competente.
Por otro lado la Ley de lo Contencioso Administrativo, Decreto 1881 del Congreso de la
República, establece en su artículo 8o. al referirse a los Ministerios que: "Transcurrido el
mes. sin que el Ministerio haya proferido su resolución se tendrá para el efecto de usar el
Recurso de lo Contencioso Administrativo, por agotada la vía gubernativa y por resuelto
desfavorablemente".
Con respecto al ejercicio de los derechos en la esfera extrajudicial, éstos son frecuentes, ya
que muchísimos casos se hacen valer sin necesidad de la intervención de los tribunales.
Ejemplo de ello lo constituyen las actas de notificaciones de donación, de revocatorias y
renuncias de mandatos, Etc... Y así también los requerimientos de pago o de entrega de
cosa cierta y determinada entre otros.
Algo que es importante hacer notar, son los procesos de jurisdicción voluntaria que se tramitan
ante Notario, no siendo neceser a la intervención del Juez.
Estas son las ventajas que en Guatemala, nos da la Ley Reguladora de la Tramitación Notarial
de Asuntos de Jurisdicción. Voluntaria,. Decreto 54-77 del Congreso de la República.
Ante el Notario se puede tramitar procesos de ausenta, disposición y gravamen de bienes de
menores, incapaces y ausentes, reconocimiento de preñez y de parto cambio de nombre,
omisiones y rectificaciones de actas del registro civil. patrimonio familiar y adopción.
Es de hacer notar que todas las actuaciones se hacen constar en Acta Notarial, salva las
resoluciones que son de redacción discrecional.
El presente punto reviste interés por tratarse de un evento internacional, es importante tratar
sobre el ejercicio del notariado en el exterior, las ventajas que pueda traer la uniformidad y
la dificultad que puedan tener nuestros instrumentos notariales en el ámbito internacional.
Los funcionarios diplomáticos y cónsules de carrera, cuando sean Notarios, quedan facultados
para autorizar esos actos o contratos, Asimismo, los Notarios Guatemaltecos podrán autorizarlos
y lo harán en papel simple, surtiendo sus efectos legales a partir de la fecha en que fueren
protocoladlas en Guatemala. La protocolización podrá hacerse por si y ante sí, por el Notario
que haya autorizado el; documento, 'o por otro Notario a solicitud del portador del mimó'.
Esta norma legal es de gran beneficio, ya que el Notario guatemalteco, amparándose en ella,
puede en cualquier país del mundo., autorizar un acta notarial, si el acto documentado va a
surtir efectos en Guatemala. Por otro lado, vale la pena mencionan que en Guatemala, no
tenemos regulado el exhorto notarial.
VENTAJAS DE UNIFORMIDAD
Es de hacer notar las grandes ventajas que se producirán cuando se logre una uniformidad
internacional en materia cie actas en !os países que utilizamos el sistema de notariado Latino.
Por último, es necesario entrar a considerar las dificultades que puedan tener nuestros
documentos en otros países que no utilizan el Sistema Latino.
LA ROGACIÓN
LA COMPETENCIA
LA CLARIDAD
En redacción, el Notario debe, conocer, debe utilizar las palabras adecuadas, debe evitar
que a lo, escrito se le de una interpretación diferente, por ser ambiguo o contradictorio.
LA OBSERVANCIA DE LA LEY
El "Notario más que nadie, debe conocer y respetar la ley, esto le da legalidad al acto
documentado.
LOS IMPEDIMENTOS
Las leyes señalan impedimentos para la actuación del notario. en esos casos, no puede actuar
como tal. En Guatemala al Notario le es prohibido autorizar actos en favor suyo o de sus
parientes. Salvo contadas excepciones.
Como anoté con anterioridad, en Guatemala, las actas notariales son documentos únicos que
quedan en poder de los requirentes, por ello la imposibilidad de extender un testimonio o
copia de Id misma. Salvo en el caso, de las actas que la ley ordena se protocolen, las cuales
se incorporan al protocolo y pasan a formar parte de él, mediante un acta de protocalación.
EL REGISTRO
En Guatemala, no es frecuente que las actas notariales sean inscritas en los registros públicos.
x) es de luego se dan casos, como las actas notariales de nombramiento de representantes
legales de sociedades mercantiles, que deben inscribirse como auxiliares de comercio, en
Registro Mercantil.
Quiero finalizar haciendo conciencias en los Señores Notarios, la gran utilidad que prestan
las actas notariales.
El Notario, la fe' pública y la forma documental se unen para perpetuar un hecho, para crear
una prueba, para: ejercitar un derecho, esto es algo formidable, por lo que es función nuestra
como Notarios, mantenerla incólume.
Utilicemos las actas notariales adecuadamente, no abusemos, ni permitamos el abuso de
ellas, ya que de lo contra no, éstas perderán credibilidad y por lo tanto validez.
CONCLUSIONES
1.-El acta notarial es el instrumento público autorizado por notario, en el que, a requerimiento
de parte, se hacen 'constar hechos que presencia y circunstancias que le consten.
2.-La actividad que desarrolla el Notario, al faccionar las distintas Actas Notariales, es el
resultado de su preparación técnico-jurídica, la cual es amplia.
3.-El Notario al prestar sus servicios profesionales., siempre debe actuar con imparcialidad,
no importando que una de las partes sea su cliente y la otra no, o que sólo de una de ellas
haya recibido requerimiento.
5.-El Notario debe ser respetuoso de la intimidad de las personas, y negar la prestación de
sus servicios en casos en que pueda lesionar dicha intimidad.
6.-Cuando se documenta determinado hecho en Acta Notarial, se están haciendo valer derechos
de los particulares.
7.-El ejercicio del notariado en un país ajeno al propio, reviste de importancia ya que, el
profesional conoce a profundidad la legislación de su propio país en donde el documento va
a surtir efectos.
8.-En el campo del Derecho Notarial, ese el Notario el llamado a utilizar toda la técnica notarial
para que, el documento que faccione sea perfecto.
9.-El abuso de las Actas Notariales, puede provocar que estas pierdan credibilidad y por lo
tanto validez.