Teora de La auditoria Administrativa El concepto de eficiencia y eficacia est ligado a otros conceptos que tienen aceptacin en todo pensamiento

administrativo y econmico contemporneo. Se le vincula a denominaciones tales como: racionalidad, rentabilidad, productividad, desarrollo, etc.' En la teora administrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo, al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y slo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto, se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones. En nuestro caso concreto se tratar la tcnica de "auditora administrativa", para llevar a cabo un examen y una evaluacin sistemticos e integrales de los problemas administrativos, sus causas y las posibles soluciones` Por tanto, en lo sucesivo

nuestro propsito ser el de plantear una estructura terica para la auditora administrativa, que tanta falta hace en el quehacer de nuestra profesin, y se analizarn otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teora.
Significado de "auditora administrativa" Al trmino "auditora" se ha adicionado la palabra "administrativa", para denotar la expansin de las actividades de examen y evaluacin a ciertas reas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditora financiera (tradicional) . El American Institute of Management (Instituto Americano de Direccin) aplica la expresin auditora administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la evaluacin de la gestin administrativa de ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas se ha empleado con frecuencia el trmino. El presente trabajo es producto de varios aos de actuacin profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema; es un intento de esquematizar el estado actual de la teora de la auditora administrativa con el fin de indicar vas a travs de las cuales, en nuestra opinin, podra lograrse un principio de solucin a las dificultades planteadas en la prctica. Con el propsito de que tenga sentido una teora sobre auditora administrativa es necesario presentar una clara definicin del trmino. La expresin se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson nos dicen: "Los consultores administrativos han aludido a la auditora administrativa en el contexto de la evaluacin organizacional, con el propsito de definir y explicar reas-problema". Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditoras internas o auditoras operativas denominndolas en ocasiones "auditoras administrativas". El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora (funcional, procesal o analtica) se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. A continuacin se presentan las definiciones sobre auditora administrativa expresadas por algunos autores. William P. Leonard Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos. E. Hefferon Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico. Fernndez Arena J. A. Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. En este contexto, la auditora administrativa se halla ms en el carcter de una auditora de la direccin superior. En consecuencia, se percibe a la auditora administrativa en el campo de auditoras independientes de la administracin; se usan trminos que tienen la intencin de connotar el contexto de atestiguacin de la auditora administrativa. Atestiguacin se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la accin de una tercera: el atestiguador. El autor E. Salomon ha colocado la funcin de atestiguacin sobre una base firme al expresar lo siguiente: "La atestiguacin como tal, posee un sentido social. . . porque tiene una utilidad fundamental". Esta idea sobre utilidad de la atestiguacin, surge del complejo medio ambiente econmico que genera requisitos de informacin respecto a las operaciones de un organismo. Tal informacin la requieren diversas personas, tanto internas como externas, a una organizacin determinada, con el propsito de tomar decisiones bien informadas con respecto a tal organismo. Cabe aclarar que no en todos los casos existe claridad respecto a la auditora administrativa; sta, como herramienta de control y evaluacin, comenz a difundirse en nuestro medio hace algunos aos y ya se advierten algunos indicios de aplicacin integral. Sin embargo, la terminologa utilizada procede de la lengua inglesa y no existe uniformidad en la traduccin de algunos trminos, el alcance no se halla estrictamente delimitado y, adems, en algunas reuniones internacionales especializadas se ha empleado dicha terminologa sin definir adecuadamente el concepto. La mayora de los trabajos en ingls no distinguen entre auditora gerencial (management auditing) y auditora operativa (operational auditing), se utilizan ambas expresiones como sinnimos. Sin embargo, ya hemos analizado contribuciones destacadas, donde las denominaciones s responden a enfoques y concepciones aplicadas a nuestro medio. En resumen, el aditamento "administrativa" a la palabra auditora que, aun con los problemas conocidos, cuenta con la aceptacin general dentro del ambiente profesional, ha trado como resultado un concepto anfibolgico, fuente de discusiones y confusiones tanto para los versados como para los nefitos en el tema. Necesidad de la auditora administrativa En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr gran demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La auditora tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo, de gran

significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. Adems de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar tambin los medios de que se vale la direccin superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que se le suministra para la planeacin (estratgica y tctica), la organizacin, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de: la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditora administrativa funcional, procesal), la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditora analtica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, informacin, mtodos de control, etc. Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeos, pertenezcan al sector pblico o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situacin. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son slo los periodos de crisis sino tambin los de xito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse. Muchas veces se hace no slo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que estn dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habr necesidad de redefinir objetivos y planes, polticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organizacin debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos. La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. Una gestin deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posicin difcil; si todava hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditora administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la funcin social, etc. En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditora administrativa (funcional, analtica o del medio ambiente) y segn sea quien la aplique, habr una metodologa por seguir, tambin podrn variar el alcance y la profundidad del examen, que dependern bsicamente del objetivo de la auditora. Pero en todos los casos se trata de.11evar a cabo un anlisis sistemtico e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si consideramos a los organismos sociales como entes dinmicos, con sus problemas de crecimiento y adaptacin al medio ambiente, comprenderemos entonces por qu a ese examen y evaluacin se le denomina auditora

administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. MARCO GENERAL DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Analizar el criterio para una auditora administrativa. 2. Establecer normas de desempeo. 3. Elaborar informes sobre auditora administrativa. 4. Crear procedimientos de auditora administrativa. A continuacin profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administracin. 1. Analizar el criterio para una auditora administrativa. Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditora debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definicin puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administracin y de los que hacen administracin (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la funcin social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podran obtener de una auditora resultados levemente distintos; pero la variacin no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional. La auditora debe tener relacin con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relacin con el futuro, una auditora no puede hacer un pronstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditora administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administracin est orientada bsicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administracin del presente, debe tomarse en cuenta implcitamente el futuro. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la direccin est llevando a cabo adecuadamente o no su funcin orientada al futuro. Esto implica una auditora de procedimientos, que constituye con toda claridad una porcin de la auditora administrativa. Parte del procedimiento de auditora debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditora administrativa se centra en la elaboracin de un informe final de resultados del presente, yen la evaluacin de los mismos. La auditora debe producir un resultado que sea fcil de entender y usar. La auditora administrativa debe generar un resultado final que sea fcil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la informacin que arroje el informe. Una informacin que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminacin del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor slo obtiene un xito relativo, no porque no conozca todos los datos sino porque no dedic el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la direccin superior. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor, es trasmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus investigaciones y que

tiene que ver directamente con los problemas de la administracin. El texto de un informe debe ser interesante, trasmitir el mensaje de una manera objetiva y fcil de entender, y debe presentarse a la mayor brevedad posible para que la direccin pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye bastante en la decisin que se tome. 2. Establecer normas de desempeo. Para desarrollar una auditora administrativa, un prerrequisito importante es la formulacin de normas de desempeo administrativo que pueden expresarse en trminos especficos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propsito principal que la direccin superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administracin establece un conjunto de sistemas y procedimientos. Aunque los procedimientos por s solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoracin de los sistemas y procedimientos que la organizacin ha establecido. Un primer paso para la creacin de medidas de control podra consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa. Una clasificacin propuesta sera la que se muestra en la tabla 1.1. Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administracin y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera .El ltimo factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, econmico y poltico en el cual opera la empresa. Por tanto se podrn ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevar a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciacin de la forma de operar de un organismo. 3. Elaborar informes de auditora administrativa. Es necesario establecer un mtodo de informes de auditora administrativa con el propsito de que el auditor pueda contar con un medio de informacin estructurado para dar a conocer los resultados de su anlisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemtica, para ello conviene considerar los aspectos siguientes: Planeacin del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qu se va a escribir, para lo cual se debern determinar dos cosas: Quin lo va a leer? Qu uso va a tener? Organizacin del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la seccin inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el nmero de secciones o partes depende de su dimensin y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, stas son: a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca: Portada Carta de presentacin Prefacio Sumario b) Informe (contenido principal)

En esta parte se incluirn breves comentarios sobre el propsito de la auditora, especificacin del alcance, mtodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditora el siguiente contenido: Deficiencias de las reas funcionales. Deficiencias de la administracin general. Apreciacin de la empresa. Conclusiones y recomendaciones. c) Material complementario. En este apartado se incluir la informacin diversa, til a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposicin bsica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos ms comunes estn los siguientes: Grficas Cuadros Formas Diagramas de flujo Cuestionarios Hojas de trabajo Hojas de datos (entrevistas) Programas de trabajo El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado. El autor W. P. Leonard plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas: Se exponen todos los hechos de importancia? Est redactado el informe con claridad? Las recomendaciones son oportunas, fciles de realizar, convenientes para la direccin v el xito de la empresa? Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y til para la direccin? Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podr estar seguro de que el informe, tal como est concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditora administrativa es lograr que las recomendaciones propuestas en l se sigan y se cumplan. Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efecten por el auditor, ste deber: Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos. Persuadir a la direccin de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados. Convencer a la direccin superior de que la auditora administrativa es una tcnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos. 4. Crear procedimientos de auditora administrativa. Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo.

Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo. En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin. En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se requieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina "procedimientos de auditora". Los procedimientos de auditora se definen como: "Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin". Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente. Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos. La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos siguientes: TCNICAS DE INVESTIGACIN 1. Investigacin documental (de hechos y registros) 2. Observacin directa CUESTIONARIOS 1. Cuestionario general 2. Cuestionario por reas funcionales 3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo 4. Cuestionario de anlisis de procedimientos 5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin 6. Cuestionario de anlisis de formas 7. Hoja de anlisis 8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso de planeacin, etc.) ENTREVISTAS 1. Entrevistas a funcionarios y gerentes 2. Entrevistas a efes de departamento

3. Entrevistas a personal operativo HACIA UNA ESTRUCTURA TERICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Los autores P. K. Muntz y H. Sharaf presentan una exposicin filosfica en apoyo de sus aseveraciones tericas. Aun cuando el trabajo de estos autores hace nfasis en los procesos de la auditora financiera, la base terica presentada debe considerarse como un intento para una teora de la auditora administrativa. La estructura terica para la auditora administrativa se fundamenta en una atestiguacin independiente. De manera ms especfica: la auditora administrativa se aboca a examinar la eficacia de ciertos factores de control administrativo. Tambin est la necesidad de evaluar los elementos que soportan la administracin (como la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes) y de los procesos de decisin que contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Este examen de los procesos administrativos constituye la base para una atestiguacin independiente: evaluar la habilidad administrativa con respecto a sus operaciones y objetivos. Los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson nos dicen: "puesto que la teora de la auditora administrativa se encuentra construida sobre una base paralela a la teora y a la prctica existentes de la auditora financiera, la nocin de exposiciones de la direccin posee un significado particular". El trmino "exposiciones de la direccin" se usa para referirse a dos clases de datos: 1. Informacin que la direccin actualmente elige para dar a conocer, en informes, con respecto a sus decisiones en relacin con inversiones, polticas, estructura organizacional, recursos humanos, materiales, produccin, ventas, finanzas, etc. 2. Informacin que la direccin quiz prefiera no revelar, por mltiples razones. Conceptos y postulados Dentro de la amplia estructura de la teora sobre auditoras se revelan dos categoras distintas de conceptos, segn Langenderfer y Robertson; estas dos categoras se designan como "conceptos prepostulados" y "conceptos pospostulados". Los conceptos "prepostulados" son asuntos filosficos generales en los que descansa la especificacin de postulados; los conceptos "pospostulados" pueden considerarse en un orden de menor jerarqua terica pero no por ello son menos importantes, es decir, pasan del concepto general a los procedimientos de operacin (vase figura 1.1) .

Figura 1. Los conceptos prepostulados y pospostulados en relacin con la teora de la auditora. Adaptado de Langenderfer y Robertson, "Estructura terica para auditorias independientes" La comparacin de los conceptos pospostulados de la auditora tradicional (financiera) con los de la auditora administrativa, contribuye a dar significado terico a estos trminos, con el propsito de perfilar una teora de la auditora administrativa. A continuacin se muestra una tabla comparativa de postulados de la auditora financiera y la administrativa (vase figura 1.2).

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Es conveniente ahora tratar lo referente a principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de stas, por tanto debemos recalcar tres principios funda-mentales que son los siguientes: 1. Sentido de la evaluacin La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es

decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. 2. Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que el responsable de rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la "comprobacin" en la observacin directa, la "verificacin" de informacin de terrenos, y el "anlisis y confirmacin" de datos los cuales son necesarios e imprescindibles. 3. Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como ste lo hace (o debera hacerlo). Es decir, preguntarse: qu necesitara conocer acerca del trabajo que se est desarrollando?, cmo planear el trabajo?, cmo medir el desempeo alcanzado?, cmo motivar al personal?, cmo controlar el trabajo asignado?, cmo asegurarse de que el trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente? En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. Concepto de auditora administrativa EL FACTOR TIEMPO El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, etc. Los procedimientos, mtodos y rutinas obsoletas estn por desaparecer. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad a los funcionarios. El administrador de empresas se ve en la necesidad de afrontar una serie de dificultades. Las relaciones humanas, sociales y polticas constantemente varan, provocando situaciones cada vez ms complicadas, que dificultan la toma de decisiones. Las circunstancias anteriores exigen una observacin cuidadosa, una exagerada comprobacin y un estudio minucioso en reas situadas ms all del alcance de las auditoras financieras. En pocas pasadas, para el examen de un negocio se limitaban principalmente a la situacin financiera o al manejo de las finanzas. El fin de esta auditora consista en un examen para averiguar una situacin financiera y para descubrir fraudes y errores. La auditora de estados financieros ha sido, es y ser una herramienta muy importante para la administracin de empresas en la toma de decisiones de carcter financiero.

Hace falta, sin embargo, la revisin y evaluacin de la empresa en su conjunto, en su composicin y estructura orgnica, en cada una de las funciones que la integran, desde la alta gerencia hasta las partes ms pequeas que componen un organismo social. Esta revisin y evaluacin recibe el nombre de auditora administrativa u operativa. La auditora administrativa es necesaria tanto en la empresa privada como en la pblica para el desarrollo natural de sus operaciones. ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Los estudiosos trataron problemas cotidianos inmediatos: problemas de planeacin, de organizacin, etc.; problemas de recursos humanos, materiales, de tecnologa y produccin. En bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones "cientficas" dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditora administrativa. Henri Fayol en una entrevista que le hizo la Cronique social de France hace ya muchos aos, mencion: "El mejor mtodo para examina :una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y el control estn adecuadamente atendidos". Robert J. Thierauf (desde 1984) trata la auditora administrativa como una tcnica para evaluar las reas operacionales de una organizacin, desde el punto de vista administrativo. Antecedentes en Mxico Durante mucho tiempo las empresas de los pases desarrollados eran examinadas principalmente en lo referente a la situacin financiera o al manejo de las finanzas, incluso en la prctica se ha llegado a requisitos fiscales. Sin embargo, este tipo de auditora (numrica) es limitada en su alcance ya que slo abarca los recursos financieros. Hoy da los organismos sociales demandan otros tipos de auditora que abarquen a los recursos humanos, materiales y tcnicos, es decir, una auditora ms amplia que la de estados financieros. As se origin la necesidad de contar con otras tcnicas para revisar y evaluar de manera sistemtica e integral la calidad individual y colectiva de los responsables de rea, la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo, y determinar los problemas administrativos de ste, sus causas y posibles soluciones. En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de la auditora administrativa comenz en empresas trasnacionales y posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas pblicas. Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con mentalidad y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero; luego stas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dcadas de los cincuenta y sesenta, cuando haba un desarrollo econmico prspero debido a la poltica del Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de ese cmulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditora administrativa tomando cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y evaluacin sistemtica de los

problemas administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras. Tal tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero de operaciones que las empresas realizaban. El avance tecnolgico ha hecho que las empresas se modernicen, y que la auditora administrativa se haya convertido en una herramienta de control fundamental. Aun cuando en Mxico su aplicacin no se ha generalizado totalmente, tendr que hacerlo en la medida en que el licenciado en administracin se profesionalice. CORRIENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Los diferentes autores y tratadistas que se han ocupado de la auditora administrativa, la han enfocado con distintos criterios, los cuales, sin embargo, podemos clasificarlos en dos grandes corrientes de pensamiento. Primera corriente: un examen de la estructura de control Los que estn a favor de esta corriente sostienen que la auditora operativa (no aceptan el trmino administrativa) debe ser considerada un examen de los "controles" o "medios" utilizados para realizar la funcin de que se trate. Son varios los autores que se adhieren a este punto de vista respecto del alcance del examen que presupone la auditora operativa (Cadmus, Choi, Churchill y Cyert, Seiler, etc.), por lo que citar dos opiniones, nicamente. Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es Cadmus B., quien dice: "La auditora operativa comienza por familiarizarse con las operaciones reales y los problemas operativos, seguida de un anlisis y evaluacin de los controles para asegurar que son adecuados para proteger el negocio. Esto, sin embargo, es slo el comienzo de la auditora. El examen de los controles se convierte en el punto de partida para la evaluacin del valor de los controles en la operacin del negocio". Otro expositor es Seiler R. E., quien sostiene un punto de vista similar y dice: "La auditora operativa no es ms que una revisin de controles". Muchos ejecutivos no han aceptado esta auditora porque piensan que es una evaluacin de la eficiencia de operaciones tcnicas por parte de una persona no entrenada o experimentada en cuestiones operativas tcnicas. Este no es el caso, porque la auditora operativa es una revisin y evaluacin de controles; el nico aspecto nuevo sobre la auditora operativa es que se revisan controles no financieros. Por lo general, quienes estn a favor de este primer enfoque, asumen la posicin de considerar que la auditora operativa es simplemente una extensin de la auditora tradicional ms all de las reas contable v financiera. Segunda corriente: un examen total de la estructura y comportamiento de un organismo social Esta corriente de pensamiento entiende y expone que la auditora administrativa involucra, adems del examen de la estructura del control (medios) para determinar su eficiencia, un examen y evaluacin de la eficiencia con que se manejan los recursos y resultados (efectividad) alcanzados en el desempeo de una funcin gerencial cualquiera. Quiere decir esto que la auditora administrativa va mucho ms all del mero examen de los controles o medios utilizados para ejercer una funcin determinada, cubriendo en realidad todo el aspecto estructural N. metcdolgico de un organismo social. Son numerosos los autores y tratadistas que representan a esta corriente (Leonard, Norbeck,

Bucldey, Campfield, Chapman y Alonso, Fernndez Arena, Perel, etc.), por lo que citar slo dos opiniones: Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es sin duda Leonard W. P., quien seala: "Los factores en los mtodos y desempeo directivos que requieren una constante revisin y evaluacin son : planes y objetivos, organizacin, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, medios de operacin, recursos humanos y fsicos. Igualmente Chapman W. L. y W. Alonso, son partidarios de un enfoque amplio, como puede apreciarse cuando indican que la primera y segunda fases de la realizacin de una auditora consisten en: a) Examinar los objetivos, las polticas, la organizacin, los recursos utilizados, los procedimientos aplicados y los controles establecidos. b) Comparar los resultados obtenidos con las metas trazadas. TERMINOLOGA En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sin reservas hasta un cierto momento. As ha ocurrido .en el campo especfico de auditora. La extensin de algunas tareas o funciones, como consecuencia del proceso anteriormente explicado, ha hecho que los expertos se vean obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre, al trmino con el cual se caracteriza al rea primitiva de actuacin, con algn aditamento que trata de precisar la ampliacin producida. De tal forma, al trmino auditora se le ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansin de las tareas de examen a ciertas reas o sectores de operacin, no relacionados directamente con los aspectos cubiertos especficamente por la auditora tradicional. La confusin es evidente: si an no existe acuerdo generalizado en nuestro medio, ni mucho menos sobre qu se quiere decir con el trmino auditora, se comprender fcilmente el desconcierto de los legos en el tema, tanto profesionales de otra extraccin como del pblico en general. Por lo novedoso de la auditoria administrativa, se ha ocasionado una diversificacin de criterios, conocindose por varias denominaciones, como : Diagnstico de productividad. Auditora operativa. Diagnstico de la empresa. Auditora gerencial. Anlisis administrativo. Anlisis factorial. Auditora de funciones. Auditora administrativa. La denominada auditora administrativa se ha constituido como la principal herramienta de evaluacin y control. Si bien en Mxico la auditora externa an se encuentra en proceso de desarrollo, es conveniente difundir ms esta tcnica y preparar la planeacin acadmica propia del profesional de la administracin y el grado universitario correspondiente, as como la acumulacin de experiencia prctica, ya sea dentro de la administracin o en la profesin independiente. Creo que todo lo anteriormente explicado justifica el hecho de un anlisis de las diferentes clases de auditora conocidas en nuestro medio.

CLASES DE AUDITORIA Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditora por la mayor parte de los expertos en la materia, adoptando formas especficas de abordarlas de acuerdo con las clases de auditora existentes, en relacin con la que se ha decidido aplicar. Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de las principales formas de practicar la auditora. Existen cuatro clases principales de auditora: 1. Auditora financiera. 2. Auditora interna. 3. Auditora de operaciones. 4. Auditora administrativa. Estas clases tienen varias caractersticas en comn : a) Toda auditora efecta mediciones referidas a normas predeterminadas y aplicables. b) Las cuatro tienen carcter deductivo y, por tanto, son disciplinas en las cuales se requiere juicio. c) Aunque el proceso de formular juicios se asemeja en metodologa al de la ciencia, en la auditora las conclusiones alcanzadas se basan en muestras ms pequeas. d) La independencia es imperativa en todas las clases de auditora. Existen, sin embargo, diferencias reales o postulados entre las di-versas clases de auditora, por lo que merecen ser definidas. 1. Auditora financiera. Consiste en una revisin exploratoria y crtica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador pblico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la correccin de los estados financieros de la empresa. 2. Auditora interna. Proviene de la auditora financiera y consiste en: una actividad de evaluacin que se desarrolla en forma independiente dentro de una organizacin, a fin de revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administracin (gerencia) . Es un instrumento de control que funciona por medio de la medicin y evaluacin de la eficiencia de otras clases de control, tales como: procedimientos; contabilidad y dems registros; informes financieros; normas de ejecucin (como presupuesto y costos estndar), etc. 3. Auditora de operaciones. Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y determinar qu condiciones pueden mejorarse. El conocimiento de las normas de la empresa depende mucho de la documentacin de la unidad estudiada. A continuacin se dan algunos ejemplos de la auditora de operaciones: Evaluacin del cumplimiento de polticas y procedimientos. Revisin de prcticas de compras. Revisin de condiciones generales de trabajo y normas de seguridad. Revisin de procesos de produccin y de informes sobre bajas de equipo. Fundamentalmente, las auditoras operacionales se plantean el cmo y por qu se hacen las cosas, y tratan de medir la realidad en comparacin con las normas de desempeo.

4. Auditora administrativa. Se define como: un examen detallado de la administracin de un organismo social realizado por un profesional de la administracin (L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar. El concepto de auditora administrativa es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. A continuacin se dan algunos ejemplos de esta tcnica: De los elementos del proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin, etc.). De una o ms funciones administrativas (ventas, compras, crdito y cobranzas, etc.). De elementos analticos (formas, procedimientos, equipo, sistemas, tiempos, etc.). 5. Auditora fiscal. Consiste en vefiricar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes desde el punto de vista fisco: S. H. C. P., direcciones o tesoreras de hacienda estatales o tesoreras municipales. 6. Auditora de resultados de programas. Esta auditora la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidos, en relacin con el avance del ejercicio presupuestal. El anlisis de la eficacia se obtendr revisando que realmente se alcanzaron las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridos. La congruencia se determinar al examinar la relacin lgica que exista entre el logro de los objetivos y las metas de los programas y el avance del ejercicio presupuestal. 7. Auditora de legalidad. Este tipo de auditora tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que se sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos, circulares, etctera). 8. Auditora integral. Es un examen que proporciona una evaluacin objetiva y constructiva acerca del grado en que: - Los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con 'debidas economa, eficacia y eficiencia. Las relaciones de rendicin de cuentas son razonablemente cumplidas. En sntesis, la auditora integral es el proceso que tiende a medir el rendimiento real con relacional rendimiento esperado. Adems, los puntos centrales que distingue este tipo de auditora son: "valor por dinero y rendicin de cuentas"; variable sobre los que se basa y alrededor de las cuales gira la auditora integral. Clasificacin genrica Genricamente la tcnica de la auditora es un servicio profesional regulado por principios tcnicos, con caractersticas y objetivos especficos enfocados a estudiar una situacin o problema. Esto lo realiza un profesional (no necesariamente un contador pblico, a excepcin de la revisin de estados financieros) y debe concluir con un informe. Con gran frecuencia, no se aplica la auditora ad hoc o en la secuencia a correcta. Para el empresario existen dos objetivos bsicos: el incremento de la eficiencia de operacin y la rentabilidad de la empresa, lo que implica a resolver grandes y pequeos problemas, para

lo cual se requerirn los servicios de un licenciado en administracin que coadyuve en la solucin de los problemas. En la prctica ocurre que el hombre de negocios contrata una auditora para efectos de los accionistas o fiscales, cuando en realidad lo que necesitaba la administracin de la empresa era el establecimiento , de sistemas y procedimientos, la fijacin de polticas, manuales administrativos, etctera, o sea, se requera la solucin a problemas que el empresario percibe, que sabe cules son y que desea resolverlos, pero que no sabe exactamente cmo hacerlo. Podemos decir que la clasificacin ms genrica de la auditora es la que la divide en "numrica y no numrica". Numrica (auditora financiera) Consiste en revisin de los estados financieros: 1. De balance. 2. De resultados. 3. Especial. a) Enfocados especficamente a descubrir fraudes, desperdicios, errores. b) Peritajes, prueba pericial contable, para dilucidar una controversia de carcter: fiscal legal- civil. c) Para la compra o venta de una empresa. 4. Parciales: de un rea de los estados financieros como: a) Cuentas por Cobrar. b) Gastos. c) Inventarios. d) Ventas. e) Depuracin de cuentas. Auditora interna Por consecuencia, parte de la misma se realiza aplicando la auditora numrica. Por lo general, toda revisin encaminada a la verificacin de un saldo o una cuenta tendra el carcter de auditoria numrica o financiera. No numrica (auditora administrativa, de operaciones) Este tipo de auditoras va ms all de las funciones generalmente atribuidas a la auditora financiera; se refiere a actividades no financieras que, tarde o temprano, quedan expresadas cuantitativamente en los registros de la empresa. Fundamentalmente estas auditoras se plantean el cmo y el porqu se hacen las cosas y tratan de medir la realidad en comparacin con las normas de desempeos. Lo anterior abarca tu plano mucho ms amplio que la auditora financiera y niveles superiores de complejidad. Dentro de este tipo de auditoras tenemos las siguientes : Auditoria administrativa. Auditora de operaciones. A continuacin se dan unos ejemplos de aspectos que pueden abarcar esas auditoras: Evaluacin del cumplimiento de polticas. Evaluacin de los sistemas y procedimientos. Revisin de la funcin de compras. Evaluacin del control interno, etc. Estas auditoras se salen del mundo de los nmeros para dedicarse a realizar un anlisis de situaciones, hechos y circunstancias, y relacionarlas apropiadamente con su labor. En conclusin : son un instrumento de informacin administrativa especializada.

Es obvio suponer que cada una de las auditoras (administrativa, de operaciones) tiene un campo de accin determinado, ciertas caractersticas y objetivos especficos. Es necesario que se combinen algunas de las auditoras mencionadas, como pueden ser la auditorafinanciera y la auditora administrativa. Consideramos que la auditora, cualquiera que sea su tipo, debe aplicarse en la empresa para tener una apreciacin integral. A continuacin se muestra en la figura 3.1 un cuadro donde se localizan los diferentes tipos de auditora. En el cuadro siguiente podemos apreciar cules son las bases de los diversos tipos de auditorias que potencialmente pueden aplicarse en cualquier organismo social, se aprecia su objetivo, elementos de estudio y ubicacin dentro del marco general de las mismas. Toma de decisiones Figura.

Conclusiones Los aspectos que se ofrecen como conclusiones son: 1. La auditora es dinmica. 2. Debe aplicarse formalmente en toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante (incosteable). 3. Su aplicacin debe ser secuencia) y concatenada para lograr la eficiencia.

DEFINICIONES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es conveniente presentar diversos conceptos de la auditora administrativa de algunos tratadistas en la materia. E. F. Norbeck: "es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un mtodo de valuacin de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos". En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditora administrativa no consiste en delinear programas de auditora para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender los aspectos generales de esta disciplina. William P. Leonard: "es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y con-troles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas". Para Leonard, la auditora administrativa pretende ayudar y complementar a la administracin en determinadas reas que requieren economas y prcticas mejoradas. J. Fernndez Arena: "es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participacin individual de los integrantes de la institucin". Anaya Snchez: "es la tcnica que tiene por objeto revisar, super-visar y evaluar la administracin de una empresa". La revisin de la empresa se puede llevar por reas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darn las recomendaciones que lo ameriten, de acuerdo con Ios elementos de juicio que tenga el auditor. J. Rodrguez Valencia: "es un examen detallado, metdico y completo practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relacin con las metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar". De las definiciones anteriores sobre auditora administrativa deducimos que: proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada funcin de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que auditamos, sealando el grado de efectividad con el que operan cada una de las unidades administrativas que la integran. Por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen mayor atencin por parte de la direccin general.

LA ADMINISTRACIN DEFICIENTE En virtud del desenvolvimiento de las empresas, la administracin puede llegar a ser obsoleta si la gerencia de la empresa no renueva los mtodos para lograr una mayor eficiencia, perdiendo estabilidad para el desarrollo natural de sus objetivos. Es muy importante que la administracin coordine para que la totalidad de las funciones administrativas se lleven a cabo de una forma armnica, para que exista un control administrativo y para evitar que alguna o algunas de las tareas no cumplan con su propsito. Es necesario un control por parte de la direccin, a fin de que se alcancen los objetivos establecidos. Algunos aspectos importantes que conviene tener presente son : una planeacin anticipada, formulacin de objetivos y polticas, delegacin de autoridad y responsabilidad para la obtencin de resultados, sistemas y procedimientos adecuados, as como una comparacin y evaluacin de los resultados con objetivos predeterminados. Controlar es en realidad una tarea de comprobacin para estar seguros de que todo se encuentra en orden. Raras veces se hallar una empresa que muestre un alto grado de buena administracin. Algunas slo cuentan con algunos aspectos positivos.

En su mayora, la administracin trabaja mejor como un equipo, que mediante el control de una sola persona. A continuacin se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administracin o a una empresa mal llevada, stas son: a) Inutilidad de los objetivos. b) Violacin de la autoridadresponsabilidad. c) Falta de iniciativa. d) Interferencia entre lnea y asesora. e) Organizacin costosa. f) Difcil control.

g) Demasiados o pocos jefes. h) Deformacin de la comunicacin y de la informacin. i) Conflictos de competencia y personal. )) Difcil visin integral de conjunto. k) Decisiones lentas. 1) Duplicidad de funciones. ni) Gerente autoritario. n) Falta de coordinacin. ) Falta de trabajo creativo. o) Despilfarros. p) Mucha ostentacin. q) Falta de financiamiento. Lo anterior se evita en lo posible con exmenes peridicos o permanentes, y poniendo en prctica las sugerencias que se hagan en el informe de auditora administrativa. En cualquier caso en que se trate de efectuar un examen y evaluacin sistemtica e integral de los problemas, sus causas y la resolucin de los mismos en un organismo social, comprender entre otros aspectos, los que a continuacin se enumeran. a) Objetivos. b) Polticas. c) Procedimiento. d) Programas. e) Presupuestos. f) Estrategias. g) Recursos humanos. h) Estructura de mando y jerarqua. i) Estructura financiera. j) Ejecucin. k) Comunicaciones. 1) Mtodos de Control. m) Resultados. n) Relaciones fiscales. ) Vnculos comerciales. o) Recursos materiales. p) Mercadotecnia. q) Produccin. r) Organizacin. SIGNIFICADO DE AUDITORIA . Antiguamente, auditar consista en escuchar. En la actualidad d concepto es ms amplio, pues requiere de la tcnica de investigacin, es decir, investigar cules son las causas; cmo se han formado stas, con qu objeto y qu efectos producirn, etc. Como consecuencia de un proceso, la evaluacin de las operaciones de la organizacin, en empresas de cierta envergadura, es ,confiada a una especialidad denominada auditora administrativa, la cual es una de las tcnicas de control superior de origen ms reciente. Relevancia actual La importancia, con el transcurso del tiempo, es evidente; no slo en los E.U.A., sino

tambin en nuestro pas, donde cada da puede advertirse la instauracin de unidades especializadas de este tipo en empresas que no contaban hasta el momento con ellas. La auditora administrativa, herramienta moderna del control superior Desde ningn concepto podr considerarse completo un sistema de control superior, sin incluir la auditora administrativa. El control interno (en su sentido ms amplio) requerir la intervencin de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y mantenerla en eficientes condiciones de operacin. Por consiguiente, la direccin superior, auditores internos o externos, accionistas y otros interesados, deben confiar en la auditora administrativa para la prevencin de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del sistema. El auditor administrativo es el asignado para el control y mantenimiento del sistema de control interno. A esta altura de nuestra exposicin, podra preguntarse si existe verdaderamente tal tipo de auditor ubicado en la ms alta lnea de organizacin que cumpla con sus funciones dentro del esquema terico esbozado, abarcando todas las operaciones de la empresa sin excepcin y facilitando la toma de decisiones por parte de la direccin. Si bien no en todos los casos con el grado de claridad con que lo hemos detallado, tal auditor existe. La herramienta que aprovecha para llevar a cabo adecuadamente sus actividades es una nueva tcnica de control y evaluacin que comenz hace algunos aos a difundirse en nuestro medio, donde ya se advierten algunos indicios de aplicacin integral; se le ha denominado: auditora administrativa. La auditora administrativa, tcnica que revisa y evala La finalidad fundamental de la auditora administrativa es sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones para mejorar en sus operaciones. El anlisis "Es el proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos de que est compuesto." La auditora administrativa es una tcnica porque tiene la necesidad de tomar diversos procesos especializados. Una de las principales tcnicas en las que se basa la auditora administrativa es la investigacin cientfica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lgica siguiendo los pasos de razonamiento "inductivo y deductivo" que aconseja. Los factores sobre el cmo formar conceptos son:

La evaluacin "La accin de evaluar es valorar o fijar un valor."

El auditor administrativo, en el cumplimiento de sus funciones con respecto de los principios de la organizacin, deber prestar ; atencin a la totalidad de los planes, objetivos y operaciones de la empresa. En la evaluacin de los mismos, resultar en mucha ocasiones que la direccin no se ha percatado completamente de la relevancia que los planes, objetivos y operaciones poseen para el desarrollo empresarial exitoso. En otras ocasiones, aun habiendo adquirido plena conciencia de la importancia del problema, por una razn u otra se demora su cuidadosa consideracin. Una de las finalidades que persigue la auditora administrativa es evaluar la efectividad de la actuacin. Pues bien, antes de estar en condiciones de realizarla, el auditor deber poseer un pleno conocimiento y comprensin de la totalidad de los planes-objetivos y operaciones de la empresa. El procedimiento de auditora para una evaluacin ,administrativa consiste en hacer un anlisis de cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias previstas por el auditor administrativo; es decir, examinar cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se estimen convenientes de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de administracin para lograr una evaluacin sistemtica. Sin entrar en ms detalles, observamos que por la funcin operativa del auditor administrativo se est realizando una verdadera actividad de consultora de la direccin; lo cual justifica sobradamente la denominacin de Management audit: an appraisal of management methods and performance. NECESIDAD DE LA EVALUACIN Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situacin. Muchas son las razones para que esto se efecte. Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino tambin los de xito a los que necesariamente tendr que adaptarse. En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible, analizar con detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequea a mediana o de sta a grande, es crtico y puede prolongarse. Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos. En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar representado por: la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una nueva estructura orgnica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras razones requerirn de este tipo de estudio. Uno de los problemas que surgirn en estos casos es el de la evaluacin de la empresa, la cual deber ser analizada en todos sus aspectos. En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en todas las empresas es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y segn quien aplique la evaluacin, el mtodo a utilizar ser diferente. Tambin

variar la profundidad del anlisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un anlisis sistemtico e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles. ANLISIS SISTEMTICO, INTEGRAL Y PERIDICO Sistemtico Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y que dificultan o traban su desarrollo. En las empresas medianas y pequeas, es el dueo el que debe hacerlo' en forma directa o quiz slo orientar el anlisis. En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos, la formacin o tambin las inclinaciones del director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir, que el anlisis se orientar hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque resultar entonces parcial, y tambin participarn de esta caracterstica la obtencin de conclusiones y la posterior formulacin de las soluciones o caminos a tomar. Si el empresario es de formacin tcnica o si tiene una inclinacin marcada hacia dichos aspectos; si sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela fue el taller, tender a buscar la solucin de sus problemas en la eliminacin de ineficiencias en el sector productivo. De la misma manera, si el director de la empresa reconoce una formacin administrativa o financiera; centrar sus actuaciones en dichos aspectos y considerar que los problemas se resolvern solucionando la falta de informacin contable, el inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc. Lo que se quiere ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente ser un anlisis fragmentado de la realidad. Obviamente las soluciones que se adopten con base en dichos anlisis, no respondern exactamente a las necesidades de la empresa. Adems, los diferentes miembros de la empresa no coincidirn, como es lgico, con las conclusiones parciales. Menos aun coincidirn las reas directamente afectadas; ya que pensarn que el anlisis ha sido orientado en forma parcial. Con todo lo expuesto, slo se requiere decir y demostrar la necesidad de analizar la empresa utilizando un cierto enfoque. Existir una forma de recoger la informacin, una forma para procesarla y analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto sistema para hacerlo. Por eso se habla del anlisis sistemtico. Integral La aplicacin concreta del enfoque a utilizar en el anlisis, implica que se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No slo por el hecho de que obviamente en todas las reas pueden existir problemas importantes; sino tambin, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un sector es un reflejo de errores localizados en otro. Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el anlisis debe ser integral. La empresa en su totalidad ser sometida a examen

y revisin, y se estar seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas. Peridico La empresa est sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad de produccin nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos mtodos de fabricacin y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento mecnico o electrnico de datos tambin se incorporan personas y otras dejan la empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varan los impuestos, el rgimen de cambios, los recargos, etc. De lo anterior se deduce que otra caracterstica y necesidad de la auditora administrativa es su periodicidad. A intervalos ms o menos regulares de tiempo se debe "evaluar a la empresa" y deducir la evolucin de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de las medidas tomadas. Muchas empresas han convertido esta actividad de examen y revisin en una actividad permanente. CONCEPTO DE EVALUAR "La evaluacin consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado." Refirindose a la administracin, pretende considerar las actividades de acuerdo con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditoria. Se van a apreciar los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido, causas de las desviaciones y posibles medidas de correccin que ameriten nuevos planes y, por tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participacin individual. El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se estimen convenientes para hacer una evaluacin sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la administracin. En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habr necesidad de modificaciones de los mismos. Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones debern ser sometidos a revisin constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes prdidas. Necesidades de la evaluacin La evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el desarrollo y el resultado de las acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar. En su sentido prctico, la evaluacin es la base para la toma de decisiones en la reformulacin y actualizacin de planes y programas, as como de la elaboracin de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales. El papel de la evaluacin es confrontar medios con fines, propsitos con realizaciones, y es tambin conocer la forma en que se alcanzan estos

objetivos; es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluacin es til en la planeacin, porque al ser una base para la toma de decisiones, permite la reformulacin y actualizacin de los planes y programas al igual que en la realizacin y el ejercicio de los mismos, en funcin de los resultados intermedios y finales, los efectos producidos y la vida til del objetivo previsto. Qu mide la evaluacin? La evaluacin confronta los objetivos con realizaciones, y es tambin conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluacin tiene como base tres variables principales: los objetivos, los programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su concretizacin. En este contexto, la evaluacin mide los aspectos siguientes: La contribucin efectiva al cumplimiento de objetivos. El apego a los programas establecidos. El uso ptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales, tcnicos). La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la accin de la direccin superior. Aspectos concretos de la evaluacin. El control proporciona las bases para llevar a cabo la evaluacin de la accin de la organizacin; control y evaluacin se ligan de la misma manera que la planeacin y el control dentro del sistema administrativo. La evaluacin permite al final retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones de los objetivos originales. Existen, sin embargo, diferencias sustanciales entre la evaluacin de la accin de una organizacin privada y una pblica. La evaluacin en una organizacin privada se relaciona con el margen de utilidad y la recuperacin econmica de la inversin, considerndose, adems, aspectos tales como la calidad de los planes y objetivos, la medicin de la efectividad en la realizacin de los objetivos. La evaluacin en una organizacin pblica se relaciona con el logro de objetivos sociales y de servicio, as como el nmero de beneficiarios por la accin pblica y su repercusin en la sociedad. Tipos de evaluacin Dado que la evaluacin es una tarea compleja y variada, conviene clasificarla en varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento en que se aplica. En el cuadro 4.1 se muestran los tipos de evaluacin.

La evaluacin de un gerente es relativamente fcil, pero mucho ms arduos son los problemas relacionados con una correcta apreciacin del rendimiento de toda la organizacin. Ejecucin de la evaluacin Trabajo en equipo. La realizacin de la evaluacin depende de la investigacin y del anlisis integral. En este caso debe captarse la informacin, especialmente la no cuantitativa. Por tanto, es fundamental el apoyo y la participacin de la direccin en la obtencin y anlisis de la informacin, colaborando con el auditor administrativo o con el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluacin implica el trabajo en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor con su equipo. Este trabajo en equipo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el auditor consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el conocimiento especfico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus colaboradores. En la prctica, se trata de una preparacin mental previa del director y sus colaboradores. Relevamiento de la informacin. La primera etapa de la evaluacin consiste en recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las conclusiones debern basarse en la misma. Los errores de informacin o informacin parcial darn como resultado conclusiones errneas. En este caso, la bsqueda de informacin es en lo que difieren las formas de analizar una situacin. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciacin reemplazan integralmente la bsqueda y utilizacin de informacin objetiva.

Se debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis son variados. Respecto a este origen, la figura 3.1 resume las posibles fuentes, cada una de las cuales tiene su valor. En el cuadro se ve una parte de informacin por tomar en forma directa. El otro tipo de informacin es la existente. La externa a la empresa dar el marco de referencia, es decir, indicar las caractersticas, posibilidades y situacin particular del medio en que se mueve la empresa. La informacin interna es fundamentalmente de dos tipos: La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas que pertenecen a la empresa. Este ltimo tipo de informacin deber recogerse a travs de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En cuanto a la informacin que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y cobertura. Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente pequeas, a reducir a niveles mnimos su administracin, y a veces esto origina una carencia casi absoluta de informacin para el manejo de la empresa.

Causas comunes de una administracin dbil e ineficiente Los motivos ordinarios que dan origen a una administracin deficiente son los siguientes: a) Visin y creatividad deficientes para determinar planes y objetivos a corto y largo plazo. b) Ineptitud en la torna de decisiones. c) Tiempo y trabajo insuficiente para coordinar actividades. d) Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad. e) Falta de capacidad para conducir al personal en forma adecuada. f) Falta de capacidad o negligencia para reconocer, analizar y dar solucin a problemas de importancia. OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna funcin del organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin superior, a fin de que logre una administracin eficaz y eficiente. La intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos y desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los objetivos y planes, polticas y

procedimientos, organizacin, recursos, exactitud y confiabilidad de los controles, etc.). En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos presenta un panorama administrativo general de la institucin auditada y seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin de parte de la direccin del organismo.

Objetivos secundarios Como objetivos secundarios de la auditora administrativa, podemos considerar los siguientes : a) Determinar las reas que requieren economas o prcticas mejores, y valorar su repercusin en el funcionamiento total del organismo. b) Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una accin dirigida que la aumente. c) Auxiliar en la determinacin de la amplitud, variedad y localizacin de los mtodos de control. d) Ayudar a la determinacin de mtodos deficientes, precisar prdidas y deficiencias y, en su caso, resaltar oportunidades. e) Verificar la habilidad administrativa de la direccin y el grado mximo en que los resultados se asemejen a los objetivos. f) Descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones. La "importancia" de estos objetivos secundarios estriba en los estudios que se realizan para determinar las deficiencias e irregularidades, las causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, los descuidos, fallas, errores, desperdicios exagerados y una falta general de conocimiento o desdn de lo que es una buena organizacin. Podemos decir que la auditora administrativa es un anlisis de las funciones

administrativas y su interrelacin; va ms all de la funcin contable para incluir la administracin, las operaciones, las funciones, el personal, y para m ,orar la administracin aplicada, al descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo del organismo social, mediante el anlisis de una manera racional y en lo posible objetiva de todas y cada una de las funciones operativas que se realizan en el organismo. Es muy probable que una sola funcin operativa mal ejecutada mantenga en un nivel inferior a todo el organismo, por lo tanto hay que procurar un desempeo equilibrado en todas las funciones, a fin de que se pueda elevar algunas de ellas sobre el nivel general de operacin, aparte de que puede ser oneroso no mejorar el trabajo del conjunto de las funciones. Una auditora administrativa puede abarcar totalmente a un organismo social o a uno de lo, componentes de su organismo, as como tambin a algunos de los objetivos que se hayan planeado de antemano. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. UN SERVICIO ESPECIALIZADO PARA LA ADMINISTRACIN Las auditoras sirven como comprobacin de la capacidad de la administracin a todos los niveles. Es un servicio proyectado para de-terminan los puntos que entraan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades favorables: reducir costos, eliminar desperdicios y prdidas innecesarias; observar los desempeos y evaluar la eficacia de los controles; asegurar a la direccin que las polticas y procedimientos estn siendo observados; aportar a la gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes; revisar los planes generales y objetivos de la empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa est operando con las utilidades que debera, etc. La naturaleza de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la administracin, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a travs de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierta en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades ntimas, capacidad y mtodos de una variedad de departamentos. En ese carcter, se convierte en una fuente importante de informacin y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas administrativos de las reas que l conoce perfectamente. Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin y consulta en relacin con planes futuros de la direccin; constituyndose, a su vez, en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicar auditoras administrativas sobre reas en cada oportunidad, en razn de su experiencia adquirida. La direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse de funciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras: se trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa. La auditora administrativa es una herramienta especializada para la evaluacin continua de los mtodos y actuacin en todas las reas de la empresa. Diferencia entre la auditora financiera y la administrativa Vista la auditora administrativa en forma integral, vemos que existe una relacin natural con la financiera. De hecho, la auditora administrativa se desarrolla en una parte muy importante de la auditora interna, la cual se efecta como una extensin gradual del trabajo tradicional del contador.

Antes de establecer la diferencia que existe entre ambas auditoras, es necesario dar sus conceptos y objetivos. LA AUDITORIA FINANCIERA Es un examen sistemtico de los libros y registros de un organismo social, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de stas para poder informar sobre los mismos. La auditora financiera mira hacia el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditoria de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta tcnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situacin financiera. Objetivos de la auditora financiera Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Esta tcnica mira hacia adelante, y es claramente constructiva en su concepto. En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo. En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y seala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin por parte de la direccin de la empresa. Por ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con la funcin de compras, puede resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditora financiera. Objetivo de la auditora administrativa Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. O sea, asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa.

La auditora financiera: 1. No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa. 2. No controla los elementos esenciales de la administracin, fuera de los fiscales. 3. Se orienta ms hacia el pasado que al futuro. 4. Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa, ni de sus habilidades para hacer frente a una obligacin contradas recientemente. 5. No lleva cabo un anlisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes, procedimientos y operaciones de la empresa en comparacin con los competidores). 6 carece de anlisis de integracin evaluando la eficiencia de la interaccin funcional dentro de la empresa. 7 Falta de anlisis interpretativo -relacionando importantes datos fiscales con decisiones recientes. NECESIDAD DE QUE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA FINANCIERA SE COMPLEMENTEN La auditora financiera cubre exclusivamente un aspecto particular v concreto de lo que debe ser una auditora integral, como lo es la auditoria administrativa. Cuando se lleva a cabo exclusivamente la auditora financiera, se est dirigiendo nicamente a una parte mnima de la funcin general de la empresa,

y por tanto, al no contemplar el todo, simplemente se estn viendo efectos y no causas. Cuntas veces los informes de auditora de estados financieros culminan con un dictamen de razonabilidad de dichos estados; pero casi nunca aportan las cansas administrativas que estn provocando una mala o deficiente administracin. Los estados financieros son el producto de un proceso de informacin debidamente integrado y, desde luego, la informacin y la comunicacin en una empresa no son materia del rea financiera, sino del rea administrativa. Cuntas veces el manejo inadecuado de polticas es consecuencia de una informacin financiera deficiente. La propia organizacin financiera es producto de la organizacin administrativa, y el desconocimiento de sta ocasiona el manejo inadecuado de la estructura contable y financiera. Muchos problemas ocasiona a la empresa un deficiente sistema de control y su aplicacin al mbito financiero. Partiendo de una adecuada seleccin e integracin de recursos humanos, habr que determinar la habilidad y la capacidad requerida de stos, para alcanzar los objetivos y planes fijados. Adems esta integracin es importante para el xito en la elaboracin y manejo de los estados financieros. La mayora de las veces, los problemas de informacin financiera no son del manejo numrico y especfico de la informacin, sino de la persona que es incapaz de manejar esos nmeros. Actualmente, la elaboracin de estados financieros est basada en mtodos como la gua de contabilizacin, instructivos de operacin, diseo y planeacin de formas, etc., que son fruto de la actividad administrativa y no contable. Ahora bien, si recordamos la definicin de la auditora administrativa, podremos opinar que al compararla con el concepto de auditora financiera no existira ninguna confusin, ya que esta ltima se refiere slo a registros, libros e informes de contabilidad; sin embargo, si revisamos el programa clsico de una auditora financiera, encontramos la necesidad de realizar un examen del control interno, y ste es un aspecto de confusin que es necesario aclarar. Esto es precisamente el control interno: el punto de coincidencia de ambas auditoras, pero con distintos usos. La auditora financiera se aboca a analizar el control interno, exclusivamente para determinar las pruebas y procedimientos que sta utilizar. En cambio, la auditora administrativa se aboca a analizar y evaluar el control interno, para determinar los grados de eficiencia y eficacia que la administracin de una empresa tiene. En trminos generales, podemos resumir las relaciones entre la auditora financiera y la administrativa, sealando que:

1. La primera trabaja principalmente sobre el examen de registros y libros de carcter contable, o sea, examina los efectos de las decisiones administrativas, pero sin llegar a hacer un anlisis exhaustivo de sus causas. 2. En cambio la segunda pretende un conocimiento integral de la empresa determinando el porqu, o sea, la causa de los fenmenos que afectan los resultados reflejados en los estados financieros y que, como ya sabemos, son motivo de un examen por parte de la auditoria financiera. Relacin entre la auditora administrativa y la financiera.

De lo anterior deducimos que quien realiza una auditora financiera, slo podr detectar en

esa investigacin simples efectos y visualizar exclusivamente una parte del problema, por lo que se hace necesario que la auditora financiera sea una parte ms de la auditora administrativa; para que al ver el todo se puedan determinar las causas, y efectuar un juicio completo de un problema que no puede ser resuelto simplemente a travs del anlisis de una de sus partes. Con esto queda de manifiesto que ambas auditoras deben complementarse con la intencin de conseguir un objetivo que sea comn a ambas tcnicas, y con el de proporcionar la informacin necesaria para que la direccin pueda llevar a cabo una adecuada toma de decisiones.