Está en la página 1de 30

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN 2007- 2012

JULIO DEL 2007

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Tabla de Contenido

Resumen Ejecutivo ................................................................................................. 3 Introduccin............................................................................................................. 4 Marco Estratgico ................................................................................................... 5 Metodologa de Elaboracin del PETIC .................................................................. 7 Anlisis de la Situacin Actual de TIC en la CGR ................................................... 8 Situacin Deseada a Mediano Plazo..................................................................... 11 Modelo de Informacin.......................................................................................... 12 Alineamiento del PETIC con la Estrategia Institucional......................................... 16 Factores Crticos de xito ..................................................................................... 23 Riesgos Relacionados con el PETIC..................................................................... 24 Anexos .................................................................................................................. 26 Anexo #1 Lineamientos para el funcionamiento del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin................................................. 26 Anexo #2 Proyectos De Desarrollo De Sistemas ........................................... 28 Apndice #1: Polticas de Aprobacin y Comunicacin del Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin (PETIC) ................................... 29 Apndice #2: Polticas de Seguimiento, Revisin y Actualizacin del PETIC 30

Pgina 2

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Resumen Ejecutivo El presente Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (PETIC), expone la planificacin estratgica de las tecnologas de informacin y las comunicaciones de la Contralora General de la Repblica (CGR), para el perodo comprendido entre los aos 2007 al 2012. El PETIC pretende orientar los esfuerzos relacionados con la funcin de apoyo en TIC para el resto de los procesos sustantivos y adjetivos institucionales. Los planes tcticos, operativos y consecuentes proyectos y presupuestos debern obedecer y ser congruentes con el contenido de este plan, el cual est debidamente alineado con los campos de accin de la estrategia institucional. El PETIC incluye lo siguiente: - Un resumen de las orientaciones estratgicas de la Contralora General. - La metodologa de planificacin aplicada. - Un anlisis de la situacin actual de la CGR en materia tecnolgica. - Una estrategia de alineamiento del PETIC con la estrategia institucional y con la situacin deseada a mediano plazo. - Los factores crticos de xito. - La identificacin de riesgos. Es importante mencionar que se ha previsto en el presente documento, una serie de indicadores para observar su cumplimiento, los cuales sern sujeto de anlisis del Comit Gerencial de Informacin y Comunicaciones. Este Plan fue aprobado por el Consejo Consultivo de la Contralora General de la Repblica, el 18 de julio del 2007.

Pgina 3

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Introduccin Desde enero 2003, la Contralora General de la Repblica puso en marcha un Plan Estratgico de la funcin informtica, que defini el norte a seguir en materia de tecnologas de informacin el cual, en la actualidad, tiene un grado de ejecucin avanzado. Lo anterior, aunado a los cambios que se han presentado en materia de tecnologa, y al establecimiento de una Estrategia Institucional 200520012, impulsa la necesidad de un planteamiento de nuevos horizontes en la gestin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC). De esta manera, con el presente documento se inicia un nuevo plan denominado Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (PETIC). El PETIC tiene como objetivo fundamental ser el marco orientador de la toma de decisiones institucional en materia de tecnologas de la comunicacin y de la informacin. Lo anterior, implica que debe ser un insumo importante para el proceso de gestin institucional y para el logro de los objetivos del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones, para el perodo comprendido entre los aos 2007 al 2012. Con el propsito mantener este plan ajustado a las necesidades organizacionales, el PETIC, ser un instrumento sujeto de mejora, y por lo tanto, ser sometido a revisiones y mejoras conforme se requiera. Finalmente, en relacin con el contenido de este documento, se presenta un resumen del marco estratgico de la Contralora General, una descripcin del proceso seguido para elaborar este plan, un anlisis de la situacin actual de la CGR en materia tecnolgica, una estrategia de alineamiento del PETIC con la estrategia institucional, los factores crticos de xito que considera el desarrollo y ejecucin de este plan as como la descripcin de los principales riesgos del PETIC.

Pgina 4

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Marco Estratgico De acuerdo con sanas prcticas de gestin, todo plan institucional en la Contralora General, debe estar directamente relacionado con las orientaciones y campos de accin de la estrategia institucional. El PETIC no es una excepcin, en este sentido, la gestin institucional de tecnologas de informacin y comunicacin para el perodo 2005-2012, se debe alinear de acuerdo con las siguientes orientaciones estratgicas: No coadministrar (respetar mbito de competencia de la Contralora vs. la Administracin) Control poltico como palanca de la accin contralora (auxiliar de la Asamblea Legislativa) Concentracin en lo estratgico (fiscalizacin basada en riesgos) No afectacin del inters pblico (proteccin del ciudadano) Control como medio y no como fin (razonabilidad, proporcionalidad y costo del control) Mayor productividad, presencia, impacto y oportunidad (pertinencia social) Enfoque preventivo (diferente del control previo) Respuesta oportuna (rpida) a las gestiones externas Recurso humano capaz y motivado (identificacin con los objetivos institucionales y claridad en lo que se espera de l) Tecnologa como herramienta esencial para apoyar el trabajo y tomar decisiones. Rendicin de cuentas interna peridica (trimestral)

A continuacin se presentan los campos de accin estratgicos, los cuales deben apoyarse por medio de la gestin de la tecnologa de informacin y comunicacin, contemplada en el campo E.
Pgina 5

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012 2007-2012

Contralora General de la Repblica Contralor Rep Estrategia Institucional 2005-2012 2005acci Campos de accin

Campo de accin A

Campo de accin B

Campo de accin C

Campo de accin D

Campo de accin E

Auxiliar de Asamblea Legislativa

Fiscalizacin Directa o de Primer Piso

Control Segundo Piso y Preventivo

Gestin del Potencial Humano

Gestin interna de la Informacin y comunicacin

Estrat Objetivos Estratgicos

Alcanzar una adecuada relacin con la Asamblea Legislativa, sus rganos y diputados para contribuir al fortalecimiento del control poltico sobre la Gestin de la Hacienda Pblica.

Fortalecer la gestin de las instituciones pblicas, con una visin integral que abarque desde el plan presupuesto hasta la evaluacin de los resultados, y as incidir sobre la eficiencia, eficacia, economa, transparencia y calidad del gasto.

Lograr un ejercicio efectivo de la rectora del sistema nacional de fiscalizacin Vigilando el cumplimiento de responsabilidades en materia de control interno.

Contribuir a la calidad del desempeo institucional mediante una Gestin Integrada del Potencial Humano que le permita a la CGR, contar con un medio laboral idneo y con funcionarios poseedores de las competencias para alcanzar los cometidos estratgicos institucionales.

Promover mejoramiento continuo en la disponibilidad de la informacin y comunicacin a lo interno y externo de la institucin, con el fin de apoyar el cumplimiento de lo objetivos institucionales.

Resultados Esperados

Coadyuvar al fortalecimiento del control poltico de la Asamblea Legislativa

Cobertura Gestin pblica Seguimiento efectivo de disposiciones Enfoque evaluativo Procesos de adquisicin de bienes y servicios Disminucin de la impunidad

Fortalecimiento de la rectora del sistema de fiscalizacin superior Fortalecimiento de los sistemas de control interno de las administraciones pblicas Administraciones pblicas mejor formadas en el manejo de los fondos pblicos

Funcionarios desarrollados tcnica y profesionalmente Polticas actualizadas Procesos de la Gestin del potencial humano alineados con los requerimientos de la Institucin Sistema de evaluacin consolidado

Imagen institucional fortalecida a travs de la comunicacin dirigida a los diferentes usuarios de los productos de fiscalizacin. Fortalecimiento de la comunicacin organizacional orientada hacia el logro de los objetivos institucionales. Utilizacin intensiva de los sistemas de informacin institucionales tanto de clientes internos como externos. Disponibilidad tecnolgica para la atencin oportuna de necesidades de informacin interna y externa Reduccin progresiva de tiempos y costos en los procesos institucionales reducidos por medio del uso de tecnologas de informacin y comunicacin.

Pgina 6

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Metodologa de Elaboracin del PETIC 1. El proceso de planificacin estratgica de tecnologas de informacin y comunicacin de la CGR, se desarroll, con base en lo establecido en las Normas Tcnicas de Control Interno para la Gestin y Control de Tecnologas de Informacin, emitidas por esta Contralora General; as como las mejores prcticas sobre el tema, basadas en los lineamientos emitidos por la Organizacin Internacional de Entidades de Fiscalizacin Superior (INTOSAI, por sus siglas en ingls) y otras entidades competentes, entre las que se encuentran la IT Governance Institute, The Nacional Audit Office (NAO) del Reino Unido y la Office of the Auditor General (OAG) de Canad. 2. El desarrollo del plan estratgico de las tecnologas de informacin y comunicacin consider las siguientes etapas generales: Preparacin preliminar del proceso, que incluy la revisin de un borrador del plan estratgico de TI y la conformacin de una comisin ad hoc para atender la tarea. Ejecucin de un proceso de anlisis situacional e integracin de componentes estratgicos. Planteamiento de una situacin deseada a mediano plazo Identificacin y conformacin de lneas de accin estratgicas, sobre la base de los resultados esperados de la estrategia institucional y su alineamiento con la situacin deseada. Integracin del plan y otros componentes de gestin.

3. La comisin ad hoc fue nombrada y coordinada por la Subcontralora General, y cont con representantes de la Secretara Tcnica de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativo (DFOE), la Unidad de Servicios y Tecnologas de Informacin (USTI) y la Divisin de Estrategia Institucional

Pgina 7

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

(DEI). Su objetivo fue la integracin del plan estratgico de las tecnologas de informacin y comunicacin de la Contralora General de la Repblica, para el perodo comprendido entre el ao 2007 y 2012 y posteriormente, la elaboracin del Plan Tctico.

Anlisis de la Situacin Actual de TIC en la CGR 4. Gestin. Actualmente, la gestin de TIC en la CGR es una de las prioridades de la agenda del Despacho de la Contralora, lo cual se evidencia en la composicin de los presupuestos de tecnologa, el desarrollo de proyectos, la proyeccin de la formacin y perfil del personal de la CGR en los temas tecnolgicos, as como en la elaboracin de un plan estratgico, totalmente alineado con los objetivos de la institucin. Adicionalmente, se cuenta con metodologas para el desarrollo de sistemas de informacin y con algunas polticas sobre TIC (por ejemplo, las polticas en materia de seguridad). Sin embargo, en vista de la evolucin de las mejores prcticas, es necesario mejorar y adecuar el gobierno integral de las TIC y ajustar el marco de gestin a estos adelantos en la materia. 5. Arquitectura tecnolgica. Los principales componentes de la arquitectura tecnolgica de la CGR son los equipos de almacenamiento, la infraestructura de comunicaciones, el software de apoyo y los sistemas de informacin. 6. Equipo. La CGR posee 6841 computadoras de uso personal y 116 impresoras en toda la institucin. Para el almacenamiento de bases de datos se tienen servidores con capacidades de 450 GB y de 660 GB, con una ocupacin total cercana al 60%. Adems, dispone de servidores para la ejecucin de programas de seguridad, monitoreo y vigilancia. Al respecto, la disponibilidad de equipo debe ajustarse a las necesidades que deriven de la insercin tecnolgica deseada.

Esta cantidad de equipos incluye mquinas destinadas a los laboratorios y aulas, as como otras para partes y repuestos.

Pgina 8

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

7. Comunicaciones. En la CGR existe una red local, con sistemas tolerantes a fallas y capacidad para enlazar a los funcionarios con sistemas de informacin automatizados, correo electrnico, intranet e internet. Ahora bien, en vista de la importancia que reviste la conectividad y las nuevas tendencias mviles de la comunicacin fiscalizacin. 8. Software de apoyo. Las computadoras personales cuentan con sistema operativo con interfaz grfica, paquetes de automatizacin de oficina, browsers, y acceso a sistemas de informacin. Adems, la CGR utiliza software especializado para administrar el ancho de banda y filtrar el acceso a Internet, software de antivirus, administrador de las direcciones del protocolo de Internet (IP), la administracin del firewall, los certificados privados, un administrador de proyectos, software para registro de atencin de averas, el directorio activo de todos los funcionarios de la CGR, la administracin de la central telefnica, el software de capacitacin en lnea, y la vigilancia de la seguridad de las instalaciones. Lo anterior, representa una base tecnolgica que requiere ser complementada con software especializado para la fiscalizacin, software colaborativo, entre otros, que permitan una fiscalizacin ampliamente soportada en tecnologa de punta. 9. Sistemas de informacin. La CGR cuenta con varios sistemas de informacin que soportan tanto las tareas sustantivas como las de apoyo al nivel institucional. El anexo #2 detalla los proyectos de desarrollo vigentes a la fecha de este documento. Se considera que hay funciones y sistemas de TIC dispersos, o bien no integrados en algunas reas de la institucin, tal como el caso de diseo y programacin de soluciones tecnolgicas individuales y fuera de las polticas de la CGR, por lo que el modelo de arquitectura de informacin debe ser revisado y actualizado. Esta situacin debe evolucionar hacia la interoperabilidad de sistemas en funcin de un modelo de arquitectura de informacin bien determinado. 9.1. Los sistemas sustantivos ms importantes de la CGR son: tecnolgica, resulta necesario evolucionar hacia el aprovechamiento de esas potencialidades tecnolgicas en la gestin de la

Pgina 9

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Declaraciones juradas Seguimiento de disposiciones Presupuestos Pblicos Sistema de la Actividad Contractual (SIAC) Registro y Seguimiento de Denuncias SIGYD Intranet Portal de servicios

9.2. Los sistemas de apoyo ms importantes son: -

13. Potencial humano. En la actualidad, la CGR cuenta con funcionarios capacitados en materia de TIC, lo cual es un factor relevante para la ejecucin del plan estratgico. Por su parte, la Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin (USTI) cuenta con 21 colaboradores que apoyan distintas tareas (ver figura #1). No obstante, de acuerdo al ms reciente diagnstico realizado por la USTI en coordinacin con la USI para determinar requerimientos de apoyo tecnolgico, las diferentes dependencias solicitaron capacitacin en materia tecnolgica en general y sobre sistemas institucionales en particular.

Pgina 10

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012


Figura #1 Organigrama Unidad de Sistemas y de Tecnologas de Informacin

Despacho de la Contralora
Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Desarrollo Institucional

Jefatura de la USTI

Secretaria

Soporte para el usuario

Desarrollo de Sistemas

Administracin de la telefona

Administracin de redes

Administracin de la plataforma

Centro de cmputo

14. Actualizacin. Para gobernar integralmente las TIC institucionales, es fundamental la actualizacin y constante revisin de los puntos descritos anteriormente. Asimismo, se debe lograr una participacin ms activa del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, as como de los patrocinadores en el desarrollo de proyectos tecnolgicos.

Situacin Deseada a Mediano Plazo 15. La CGR pretende cerrar su brecha tecnolgica mediante la mejora de sus servicios tecnolgicos a partir de la atencin de los siguientes asuntos. 16. Gestin de TIC. La CGR contar con un marco de gestin basado en mejores prcticas, con los mtodos, tcnicas, mtricas y herramientas respectivas que permitan la eficiencia, eficacia y economa de los servicios de TIC. 17. Infraestructura tecnolgica. En los prximos 5 aos, la CGR fortalecer la infraestructura tecnolgica en trminos de capacidad, disponibilidad, eficiencia, y actualizacin. Para tal efecto, se considerar los equipos principales, el
Pgina 11

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

software de apoyo y de seguridad, la capacidad de almacenamiento masivo, el apoyo al usuario final, y la creacin de capacidad del recurso humano. 18. Comunicaciones. La CGR incrementar su capacidad de conectividad externa e interna de forma til y eficiente, segura y con alta disponibilidad. Se procurar la incorporacin de tecnologas de comunicacin inalmbrica y equipos mviles de computacin de alto desempeo, as como redes convergentes (v.gr. datos, voz, vdeo) y telefona basada en servicios de Internet. 19. Sistemas de informacin. La CGR desarrollar sistemas de informacin mediante la integracin de los macro procesos institucionales. La contratacin de servicios por outsourcing ser una opcin para el desarrollo de soluciones, dependiendo del sistema y del personal disponible en la CGR. 20. Suministro de servicios. Se facilitar el intercambio y el registro de la informacin desde las instituciones y entidades privadas sujetas de fiscalizacin, para que oportunamente la CGR analice, procese, y genere productos soportados en tecnologas, tal como un almacn de datos gubernamental, junto con sistemas aplicativos que permitan explotar tal informacin. La CGR fortalecer su Centro de Llamadas con el objetivo que nuestros clientes externos tengan un adecuado soporte para el mejor uso de los sistemas de informacin y comunicacin. 21. Potencial humano. Se contar con un recurso humano entusiasta y dispuesto a fundamentar la ejecucin de su trabajo en las tecnologas de informacin y comunicacin que la Contralora le facilita. Lo anterior, requiere definir y actualizar constantemente el perfil del funcionario que rena las condiciones que permitan implementar este plan.

Modelo de Informacin

22. La situacin deseada antes descrita responde a un modelo de informacin y comunicacin institucional, la cual puede ser representada grosso modo en la figura #2, y en donde por medio de una imagen grfica se describe lo que se

Pgina 12

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

espera automatizar con una visin estratgica, en correspondencia con la integracin de macroprocesos institucionales. 23. En este sentido, la figura #2 muestra los macroprocesos institucionales y su relacin sistmica apoyada en la gestin estratgica de las tecnologas de informacin y comunicacin, expresada en cuatro lneas de accin: Seguridad y Control, Insercin tecnolgica, Suministro de servicios e Infraestructura Tecnolgica; las cuales se definieron como base para el alineamiento de este plan con la estrategia institucional, como se detallar en el siguiente apartado. 24. En la figura #3 se muestra ese funcionamiento integrado de los macroprocesos institucionales, soportado en bases de datos para la gestin del conocimiento, que apoyen la toma de decisiones institucionales con una orientacin hacia la administracin de riesgos.

Pgina 13

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Figura #2 Contralora General Contralor Integracin de Procesos Integraci y PETIC

Macroproceso de Fiscalizacin Integral


Contratacin Administrativa F. Presupuestaria Otros Auditora Evaluaciones Estudios Especiales Otros

Fiscalizacin Previa

Fiscalizacin Posterior

Comparecencias, Audiencias, Criterios Atencin de requerimientos informacin

Fiscalizacin
Vigilancia efectiva de la Hacienda Pblica

Asesora y Funcin Consultiva

Macroproceso Gobierno Corporativo


Rectora
Denuncias M. Operativo M. Estratgico P. Operativa P. Plurianual Evaluacin Diagnstico

Normativa Directrices Relaciones de coordinacin

Monitoreo del entorno

Planificacin institucional

Gestin del Conocimiento


Enfoque riesgos

Seguridad y control
PETIC

Insercin tecnolgica

Gestin Gerencial Gestin del capital humano Evaluacin desempeo Rendicin de cuentas

Divulgacin Promocin Sistemas y tecnologas de informacin

Control Interno

Gestin Calidad
Asesora

Suministro de servicios

Infraestructura

Capital Humano

Orientacin al cliente

Gestin de la informacin

Autoevaluacin Seguimiento a planes

Gestin de Recursos
Gestin de bienes y servicios institucionales y contratacin administrativa

Administracin Financiera

Calidad del gasto

Pgina 14

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Figura #3 Contralora General Contralor

Insercin Tecnolgica Inserci Tecnol


Macroproceso de fiscalizacin integral automatizado
? ? ? ? ? ? o? ? a a a a a a ad p p p p p p pt g g g g g go sg c c c c c ce ac r r r r r rie lr o de d d d d d d s s s s s s sg ie n n n n n n n i R a a a a a ac ra st n n n n n ni in d d d d d d dm A

ad o?

ac ep t

R ie sg o

A dm

ini str ac in

de l

rie sg o

Suministro de servicios Suministro de servicios Suministro de servicios Suministro de servicios Suministro de servicios

Seguridad y Control

Automatizacin del Macroproceso de Gobierno Corporativo

Modelo de informacin

Automatizacin de la Gestin del Conocimiento

ac ep ta do ? R ie sg o
sg o?

Automatizacin de la Gestin de Recursos

Infraestructura Tecnolgica
Pgina 15

A d

de lr ie

in i st ra

in is tra ci

ci

de lr

A dm

ie sg o?

R R R R R R o o o o o go e e e e es ie o o o o o? do ta e e e e e ep ac

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Alineamiento del PETIC con la Estrategia Institucional 25. El planteamiento del PETIC responde a un alineamiento con el campo de accin E Gestin de la informacin y comunicacin de la estrategia institucional. Por lo anterior se requiere identificar lneas de accin que contribuyan al logro de los resultados esperados de este campo de accin y a la estrategia en general. 26. Las lneas de accin planteadas son las siguientes: 26.1. Suministro de servicios: consiste en apoyar los servicios y procesos de la CGR con tecnologas y sistemas que faciliten el logro de su mandato as como sus objetivos de gestin en forma eficaz y eficiente. Tambin considera los asuntos del proceso de administracin y gerencia, en materia estratgica, tctica y operativa. 26.2. Infraestructura: se refiere a mejorar continuamente la infraestructura

y recursos de TIC para promover el suministro ptimo de servicios de tecnologas y sistemas de informacin. Incluye escalar la plataforma tecnolgica de acuerdo con el logro de los objetivos institucionales y las tendencias del mercado, integrada a procesos y actividades, para el servicio de los usuarios internos y externos. 26.3. Seguridad y control: procura garantizar, de manera razonable, la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin, lo que implica protegerla contra uso, divulgacin o modificacin no autorizados, dao o prdida u otros factores disfuncionales, mediante la implementacin de un sistema institucional para la gestin de la seguridad de la informacin. 26.4. Insercin tecnolgica: plantea desarrollar y dar mantenimiento a los

sistemas de informacin que apoyen la estrategia organizacional, segn las prioridades establecidas en el plan tctico y por el CGI, y que colaboren en aumentar la productividad institucional.

Pgina 16

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

27. Para una mayor especificidad en cuanto a lo que se desea definir como prioridad institucional en materia de TIC, y para procurar un adecuado seguimiento a este plan, a continuacin se realiza una lectura de los resultados esperados de la estrategia institucional, y se plantean los respectivos indicadores para su evaluacin. 27.1. Imagen institucional fortalecida a travs de la comunicacin

dirigida a los diferentes usuarios de los productos de fiscalizacin. Se refiere tanto a la imagen interna como externa. Se basa tanto en la divulgacin y consolidacin de la identidad institucional como de una comunicacin eficiente de sus productos de fiscalizacin hacia lo externo. Indicador de gestin Percepcin del usuario externo sobre los servicios suministrados por medios tecnolgicos: diputado(a)/ auditor interno/ medios de comunicacin y ciudadanos. Se mide mediante una encuesta electrnica anual aplicada mediante grupos focales. Coordinar estas encuestas la Divisin de Estrategia Institucional.

27.2.

Fortalecimiento de la comunicacin organizacional orientada

hacia el logro de los objetivos institucionales. Aunque este resultado esperado abarca ms all de la gestin en tecnologas de informacin y comunicacin, en el marco del PETIC se comprende como la contribucin de las tecnologas de informacin y comunicaciones para apoyar y alinear el desempeo organizacional hacia el logro de los objetivos institucionales. Indicador de gestin Grado de alineamiento. Se mide por medio de indagaciones a los usuarios expertos de los sistemas de informacin de la CGR, durante las cuales un evaluador aplica una lista de chequeo para determinar, a partir de sus resultados, la contribucin de las tecnologas y los sistemas de informacin

Pgina 17

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

y comunicaciones al logro de objetivos estratgicos. Coordinar y aplicar esta evaluacin la Divisin de Estrategia Institucional cada dos aos. 27.3. Utilizacin intensiva de los sistemas de informacin

institucionales tanto de clientes internos como externos. Se refiere al ptimo aprovechamiento de las TIC en los procesos sustantivos y de apoyo de la institucin. Indicador de gestin Incremento en la utilizacin: aumento de consultas o ingresos en los sistemas de informacin por dependencia. Contador en los sistemas. Coordinar la DEI. Percepcin del usuario interno: Encuesta electrnica anual. Coordinar la DEI. 27.4. Disponibilidad tecnolgica para la atencin oportuna de las

necesidades de informacin interna y externa. Se refiere a la agilidad y la flexibilidad de las herramientas tecnolgicas para la atencin de necesidades puntuales de informacin y comunicacin. Indicador de gestin Percepcin del usuario interno: Encuesta electrnica anual. Coordinar la DEI.

27.5.

Reduccin progresiva de tiempos y costos de los procesos

institucionales por medio del uso intensivo de tecnologas de informacin y comunicacin. Se refiere a que el uso de las TIC genere disminucin del costo de los procesos sustantivos y de apoyo institucionales.

Pgina 18

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Indicador de gestin Eficiencia: Comparacin de la relacin productos/costo total de horas persona para perodos definidos, medido por la proporcin de disminucin de costos en procesos especficos, atribuido al uso de aplicaciones tecnolgicas. 28. La evaluacin del comportamiento de los indicadores anteriormente

enunciados la realizar la Divisin de Estrategia Institucional a partir del ao 2008. Con el propsito de contar con datos suficientes y pertinentes para dicha evaluacin, se iniciar un proceso de medicin inmediatamente a la oficializacin de este plan, que facilite la recopilacin de la base de datos para los indicadores. La Divisin de Estrategia Institucional coordinar lo pertinente. 29. El cuadro 1, muestra la contribucin de las referidas lneas de accin a los resultados esperados del campo de accin E: Gestin de la Informacin y Comunicacin, de la Estrategia Institucional. Esto con el fin de tener certeza de a cul resultado estratgico se est contribuyendo con cada proyecto en materia de TIC y confirmar, si stos corresponden a las prioridades institucionales.

Pgina 19

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Campo de accin E. Gestin de la informacin y comunicacin

Cuadro 1.

Objetivo estratgico: Promover mejoramiento continuo en la disponibilidad de la informacin y comunicacin a lo interno y externo de la institucin, con el fin de apoyar el cumplimiento de los objetivos estratgicos institucionales.

Resultados esperados del campo de accin E


Resultado 1: Imagen institucional fortalecida a travs de la comunicacin dirigida a los diferentes usuarios de los productos de fiscalizacin Resultado 2: Fortalecimiento de la comunicacin organizacional orientada hacia el logro de los objetivos institucionales Resultado 3: Utilizacin intensiva, de los sistemas de informacin institucionales tanto de clientes internos como externos. Resultado 4: Disponibilidad tecnolgica para la atencin oportuna de las necesidades de informacin interna y externa. Resultado 5: Reduccin progresiva de tiempos y costos de los procesos institucionales por medio del uso intensivo de tecnologa de informacin y comunicacin.

Suministro de servicios Infraestructura Seguridad y control Insercin tecnolgica

Lneas de accin

X X X

X X X X

X X X

X X X X

Pgina 20

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

30. Una vez identificada la relacin entre los resultados esperados del campo de accin E Gestin de la Informacin y Comunicacin y las lneas de accin del PETIC, se plantea la contribucin de stas lneas de accin con la situacin deseada en materia de tecnologas para los prximos aos (ver cuadro 2). Este ejercicio permite determinar los ejes de proyectos que sern detallados en el plan tctico.

Pgina 21

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Cuadro 2. Relacin entre las Lneas de Accin y la Situacin Deseada2


Lneas de accin Gestin de TIC a. Gestin tecnolgica basada en mejores prcticas b. Niveles de servicio debidamente acordados Comunicaciones Situacin deseada Sistemas de Suministro de servicios informacin a. Implementacin del modelo de arquitectura de la informacin b. Interoperabilidad de sistemas consolidada y a.Marco de servicios de datawarehouse TI establecido disponibles como apoyo a la fiscalizacin (macroprocesos) c. Servicios apoyados sobre bases de conocimientos (orientados al autoservicio) Potencial humano a. Personal capacitado en gestin de TIC

a. Telecomunicaciones mviles seguras

b. Personal capacitado en la gestin de negocios

Suministro de servicios c. Outsourcing transversal y parcial en TI

c. Personal capacitado en asuntos tcnicos de TIC d. Perfil de competencias de TIC para el fiscalizador e. Organizacin de TIC flexible y adaptable

a. Tecnologa mvil a. Gestin de disponible para los a. Disponibilidad y infraestructura basada en Infraestructura equipos de trabajo de capacidades ptimas mejores prcticas fiscalizacin a. Gestin de la seguridad de la informacin y contingencias de TI basada en las mejores prcticas Seguridad y control a. Gestin de la a. Herramientas a. Telecomunicaciones a. Gobierno digital investigacin, desarrollo tecnolgicas para la a. Teletrabajo mviles seguras institucional e innovacin (I+D+I) fiscalizacin b. Software colaborativo (Groupware) Insercin c. Automatizacin de tecnolgica procesos institucionales sustantivos d. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

Los puntos descritos en el presente cuadro sern detallados en el Plan Tctico mediante el planteamiento de una serie de proyectos.

Pgina 22

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Factores Crticos de xito

31. La ejecucin y resultados de este plan estratgico dependen de un conjunto de factores crticos de xito: 31.1. Potencial humano. Es necesario contar con un potencial humano con vasto conocimiento y experiencia en materia de tecnologa, independientemente de la formacin acadmica que ostente. Lo anterior en funcin de un perfil de competencias claramente definido. 31.2. Evolucin. Para lograr los objetivos estratgicos de TIC, la CGR define sus prioridades para la evolucin de TIC, e impulsa el perfeccionamiento de los siguientes componentes: Depuracin, documentacin y desarrollo del modelo de informacin y comunicacin institucional: con el propsito de optimizar la integracin, uso y estandarizacin de sus sistemas de informacin, la CGR documentar y mejorar su modelo de informacin institucional, de manera que se identifique, capture y comunique, en forma completa, exacta y oportuna, slo la informacin que sus procesos requieren (Proyecto prioritario del Plan Tctico). Fortalecimiento y estandarizacin de la infraestructura tecnolgica: la CGR deber incrementar su perspectiva sobre su direccin y condiciones en materia tecnolgica, as como de la tendencia de las TIC, para que optimice el uso de su infraestructura tecnolgica, manteniendo el equilibrio que debe existir entre sus requerimientos y la dinmica y evolucin de las TIC (Proyecto Prioritario del Plan Tctico). 31.3. Reactivacin del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin. Planificacin detallada. El proceso de planificacin tctica o plurianual desarrollar el portafolio de proyectos, as como los indicadores

Pgina 23

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

necesarios para realizar las actividades de ejecucin continua que sean necesarias.

Riesgos Relacionados con el PETIC

32. El proceso de planificacin estratgica de las tecnologas de informacin y comunicacin de la CGR enfrenta riesgos que requieren medidas de administracin para aprovechar las probables oportunidades y mitigar las potenciales consecuencias negativas. El proceso del PETIC y su cumplimiento estn expuestos a riesgos tanto externos como internos a la organizacin, tales como los siguientes: EXTERNOS INTERNOS 1. Contenido presupuestario 1. Alineacin del Plan estratgico institucional y el PETIC 2. Desarrollo de sistemas exitosos 3. Crecimiento y actualizacin de la plataforma tecnolgica 4. Potencial humano capacitado

32.1.

Contenido presupuestario. Debido a que el presupuesto de la CGR

depende del presupuesto nacional, puede ocurrir recortes en algunos rubros presupuestarios que conllevaran a disminuir los alcances y el cumplimiento de objetivos del PETIC. 32.2. Alineacin del Plan estratgico institucional y el PETIC. Como consecuencia de fallos en la alineacin entre el PETIC y el Plan Estratgico de la CGR, puede suceder que la definicin de planes tcticos incongruentes con el PETIC, la ejecucin proyectos no previstos, la desactualizacin del PETIC y la desviacin de las prioridades aprobadas

Pgina 24

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

por el Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, afecten negativamente el cumplimiento de los objetivo estratgicos. 32.3. Desarrollo de sistemas exitosos. Por la importancia de la inversin relativa en TIC que aplica la CGR, propiciar la participacin activa, oportuna y comprometida de los patrocinadores y directores de los proyectos, la aplicacin de una metodologa de desarrollo, as como el seguimiento de estndares de calidad y mejora continua podran potenciar el xito del desarrollo de sistemas de informacin. 32.4. Crecimiento y actualizacin de la plataforma tecnolgica. Por el constante cambio y evolucin de las TIC, realizar la oportuna investigacin y desarrollo, as como la evaluacin de la dimensin y capacidades de TIC, podra ayudar a incorporar aquellas TIC que sean congruentes con el aumento de servicios tecnolgicos institucionales. 32.5. Potencial humano capacitado. Por la necesidad de contar con potencial humano capacitado, definir un perfil apropiado y desarrollar un proceso de capacitacin podra facultar an ms al personal para ejecutar sus tareas y apoyar el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Los riesgos mencionados en este acpite deben ser considerados en el Sistema de Evaluacin y Valoracin de Riesgos Institucional (SEVRI).

Pgina 25

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Anexos

Anexo #1 Lineamientos para el funcionamiento del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin
1. Objetivo. El Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin es el rgano responsable de asesorar la toma de decisiones del jerarca en materia estratgica de tecnologas de informacin y comunicaciones. 2. Funciones Generales. El Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin tendr las siguientes funciones: a. Establecer, actualizar y dar seguimiento al cumplimiento del PETIC3 y planes tcticos, de acuerdo con las estrategias y prioridades institucionales. b. Promover que la gestin de los recursos informticos de la Contralora General de la Repblica, se realice segn criterios de eficiencia y eficacia. c. Recomendar al jerarca la aprobacin o desaprobacin del proyecto de presupuesto anual de tecnologas de informacin y comunicaciones. d. Promover la asignacin de recursos humanos para el desarrollo de las tecnologas de informacin y comunicaciones de la institucin. e. Fomentar el desarrollo de programas de capacitacin integral para los funcionarios en el uso intensivo de las tecnologas de informacin y comunicaciones disponibles para apoyar los procesos de la institucin. f. Emitir, promover y evaluar las directrices que se estimen necesarias para regular su funcionamiento. 3. Integracin. El Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin estar integrado por los siguientes miembros:

El PETIC se refiere al plan estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin. Los planes tcticos detallan las actividades de ejecucin continuas y el portafolio de proyectos que permiten dar cumplimiento al PETIC.

Pgina 26

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

a. El Jerarca o su representante, quien presidir el Comit. b. Los Gerentes de Divisin. c. El Jefe de la Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin, quien fungir como Secretario, sin voto. La Auditoria Interna General; cuando lo considere pertinente, podr participar en las sesiones del Comit en su carcter de unidad asesora y dentro del rol que le posibilita su competencia. Asimismo, dependiendo de los asuntos a tratar en la agenda, el Comit podr invitar a otros participantes, de conformidad con el tema a tratar, quienes tendrn voz pero no voto en la toma de decisiones.

Pgina 27

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Anexo #2 Proyectos de Desarrollo de Sistemas


Con respecto al desarrollo de sistemas de informacin que coadyuvan con la labor de fiscalizacin, la USTI desarroll los siguientes sistemas: 1. Evaluacin de las Auditorias Internas 2. Sistema de consulta de Ingresos 3. Sistema de informacin de Gestin de Documentos 4. Sistema de Actividad Contractual (SIAC) 5. Sistema de Presupuestos Pblicos 6. Sistema de Denuncias 7. Sistema de Seguimiento de Disposiciones 8. Sistema de Ventanilla nica 9. Sistema para toma de decisiones sobre SIGYD 10. Sitio Web de la CGR 11. Sitio Web de OCCEFS 12. Sistema ndice Gacetario 13. Funcionarios suspendidos 14. Proveedores inhabilitados 15. Denuncias electrnicas En relacin a los sistemas de apoyo a la administracin, la USTI desarroll los siguientes sistemas: 1. Sistema de Contabilidad 2. Sistema de Presupuesto 3. Sistema de Compras 4. Sistema de Activos Fijos 5. Sistema de Carrera Profesional 6. Sistema de Expediente Electrnico 7. Registro y Control de Vacaciones 8. Sistema de Capacitacin

Pgina 28

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

9. Sistema para la Administracin de la Biblioteca, suministrado por el ICE. 10. Sistema para registro de solicitudes de servicio en tecnologas (Magic)

Apndice #1: Polticas de Aprobacin y Comunicacin del Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin (PETIC)
Aprobacin del plan La aprobacin del Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin revisiones y corresponde al Despacho de la Contralora. Las posteriores actualizaciones del PETIC estarn fundamentadas en las

recomendaciones del Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin y de quien lo implementar. Comunicacin del plan El proceso de comunicacin del PETIC se realizar por medio de una resolucin del Despacho de la Contralora, y su divulgacin ser ejecutada por las unidades que se defina posteriormente.

Pgina 29

Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin PETIC2007-2012

Apndice #2: Polticas de Seguimiento, Revisin y Actualizacin del PETIC


Seguimiento del plan El Comit Gerencial de Informacin y Comunicacin, es el encargado de dar seguimiento al cumplimiento del PETIC, a travs de la informacin que le suministre: a) la Divisin de Estrategia Institucional como encargada de levantar la informacin de los indicadores mencionados en este plan y b) las diferentes dependencias relacionadas con el desarrollo de los proyectos. Revisin y actualizacin del plan El PETIC ser revisado al menos una vez al ao, previamente al desarrollo de los Planes Anuales Operativos. Asimismo, el plan podr ser actualizado cuando as lo disponga el Comit Gerencial de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, para incluir nuevos proyectos necesarios en los procesos de fiscalizacin superior, todo de acuerdo con la estrategia institucional.

Pgina 30