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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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Gua de acompaamiento para apoyar la gerencia de proyectos ambientales

Nombre Revis Claudia Mara Correa G.

Cargo Directora Tcnica Representante del Comit de Calidad

Firma

Aprob

Jos Luis Gmez R.

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HOJA DE RELACIN DE CAMBIOS Pgina Resumen del Cambio Nueva Edicin Autorizado por Comit de Calidad, ayuda de memoria 008 del 24 de marzo de 2009 Comit de Calidad, ayuda de memoria 008 del 24 de marzo de 2009 Comit de Calidad, ayuda de memoria 013 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 013 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 014 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 014 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 014 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 014 del 22 de enero de 2010 Comit de Calidad, ayuda de memoria 014 del 22 de enero de 2010

Se incorpor hoja de relacin de cambios.

3-Abril-2009

Numeral e REMO, Coordinador de Seguimiento y Evaluacin del Fondo Accin 3-Abril-2009 por Asistente de rea Tcnica quien cita a reunin. Se ajust la gua para generalizarla al acompaamiento efectuado por un equipo 15-Enero-2010 interno o externo al Fondo Accin. Se reemplaz la tabla de la batera de indicadores de impactos ambientales por la 15-Enero-2010 validada en 2009. En los contenidos mnimos del informe se omiti la primera vieta bajo Logros y la primera vieta bajo Aspectos tcnicos. En los aspectos administrativos y financieros se 19-Enero-2010 borraron las primeras 3 vietas. El contenido del informe sobre relacin con beneficiarios se borr. Se incluy informacin sobre la Geoespacializacin como un elemento a 19-Enero-2010 tener en cuenta en los reportes de avance y final del proyecto. Se incluy la descripcin sobre la Geoespacializacin. Se omiti el aparte 19-Enero-2010 sobre el mapa y matriz de relaciones. Se omiti el aparte sobre el mapa y matriz 19-Enero-2010 de relaciones.

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Se actualiz la tabla de la lista de chequeo 19-Enero-2010 administrativa y financiera.

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Autorizado por Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011 Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011 Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011 Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011

Se reemplaz la expresin El Fondo por la 27-Abril-2011 sigla Fondo Accin. En el literal i) se modific el concepto del ICAF para que fuera coincidente con el del procedimiento DT-PR-02 Seguimiento y Acompaamiento de Proyectos. En la vieta 9 del literal b) se incluy la responsabilidad del equipo de acompaamiento relacionada con la medicin peridica del ICAF. En la ltima vieta del literal b) se incluy un punto de control en aspectos financieros, para que el equipo ejecutor trabaje sobre los resultados de las mediciones del ICAF. En el texto de la revisin peridica se adicion una vieta cuyo contenido orienta a los ejecutores para que incluyan en los informes evidencias de acciones que demuestren que han trabajado en la solucin de los puntos dbiles identificados en el ICAF.

27-Abril-2011

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27-Abril-2011

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27-Abril-2011

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27-Abril-2011

Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011

55 a 58

Se modific el nmero y forma de hacer las 27-Abril-2011 preguntas de la lista de chequeo del ICAF. Se incluy un aspecto sobre el ICAF en el 27-Abril-2011 punto de errores ms frecuentes.

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Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011 Comit de Calidad, ayuda de memoria 018 del 27 de abril de 2011

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Tabla de contenido
INTRODUCCIN....................................................................................................................... 6
A quin est dirigida la Gua?.........................................................................................................................6 Cul es el objetivo de la Gua? .......................................................................................................................6 Qu contiene la Gua?......................................................................................................................................6

1. CONCEPTOS BSICOS ...................................................................................................... 7


a. Acompaamiento............................................................................................................................................7 b. Fondo Accin ..................................................................................................................................................7 c. Ejecutor ............................................................................................................................................................7 d. Modificacin ....................................................................................................................................................7 e. REMO ................................................................................................................................................................8 f. Proceso .............................................................................................................................................................8 g. Legalizacin.....................................................................................................................................................8 h. Liquidacin ......................................................................................................................................................8 i. Alertas................................................................................................................................................................8 j. PES.....................................................................................................................................................................9 k. UNIDAD TCNICA ...........................................................................................................................................9

2. SENTIDO DEL ACOMPAAMIENTO ............................................................................... 10 3. REGLAS DE JUEGO DEL ACOMPAAMIENTO ............................................................ 12 4. ESQUEMA DE ACOMPAAMIENTO ............................................................................... 13

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5. DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES ................................................................... 16


a. Responsabilidades del ejecutor .................................................................................................................16 b. Responsabilidades del equipo de acompaamiento ..............................................................................18 c. Del Fondo Accin como cofinanciador .....................................................................................................19

6. UN ENFOQUE DE GERENCIA DEL PROYECTO ............................................................ 20 7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LIGADOS AL ACOMPAAMIENTO...................... 22 8. HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO............................................ 23 9. ANEXOS.............................................................................................................................. 24
Anexo 1. Trminos de referencia de expertos externos al Fondo Accin ...................................................24 Anexo 2. Procesos y procedimientos bsicos asociados a los proyectos...................................................26 Anexo 3. Gua tcnica ....................................................................................................................................31 Anexo 4. Gua administrativa y financiera.....................................................................................................46 Anexo 5. Gua Jurdica...................................................................................................................................67 Anexo 6. Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales......................................................................69 Anexo 7. Compromiso con la niez...............................................................................................................70

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Introduccin
A quin est dirigida la Gua?
Esta Gua es un documento de referencia para cada persona que participa en el procedimiento de seguimiento y acompaamiento a la ejecucin de proyectos cofinanciados por el Fondo Accin. Esto incluye los equipos ejecutores y los profesionales que les prestan servicios de acompaamiento. Si bien la Gua no es exhaustiva, contiene las principales orientaciones para el cabal desarrollo del procedimiento de acompaamiento. Esta Gua tambin es un instrumento de trabajo para la organizacin ejecutora, en la medida en que seala el tipo de servicio de acompaamiento que puede esperar del Fondo Accin y le permite aprovecharlo al mximo en beneficio de la ejecucin del proyecto y del fortalecimiento de la organizacin misma.

Cul es el objetivo de la Gua?


El objetivo de la Gua es precisar la naturaleza, alcance y desarrollo operativo del programa de acompaamiento implementado por el Fondo Accin, el cual est enmarcado en nuestro sistema de gestin de calidad en el proceso denominado Control de Inversiones, certificado bajo la norma ISO 9001:2000. Esta precisin es igualmente til para el Fondo Accin como oferente y para el equipo ejecutor del proyecto como receptor del servicio. La Gua le permite al ejecutor saber qu puede esperar del acompaamiento, prestarle a ste toda la colaboracin necesaria y hacer de la ejecucin del proyecto un espacio de aprendizaje, para generar nuevas y/o mayores capacidades. La Gua orienta, no instruye.

Qu contiene la Gua?
Esta Gua contiene 9 elementos relacionados con el procedimiento de seguimiento y acompaamiento: los conceptos bsicos para asegurar un lenguaje mnimo comn; el sentido del procedimiento, como un elemento que convoque a los involucrados; un conjunto de reglas de juego para facilitar la comunicacin; el esquema que refleja la secuencia de actividades y el equipo de trabajo; la distribucin de responsabilidades para asegurar coherencia; el enfoque de gerencia como una sugerencia para el manejo de los proyectos; los procedimientos que facilitarn la relacin entre el equipo de acompaamiento del Fondo Accin y la organizacin ejecutora; las herramientas para plasmar el trabajo de acompaamiento y un conjunto de anexos para apoyar los elementos anteriores.

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1. Conceptos bsicos
a. Acompaamiento
Por acompaamiento se entiende un conjunto de acciones que orientan y facilitan el cumplimiento de una tarea por parte de quien lo recibe y que permiten registrar de manera sistemtica los avances del trabajo. Esto es fortalecer las capacidades de un equipo ejecutor mediante el monitoreo de procedimientos, hacer recomendaciones oportunas, sugerir mecanismos y entregar herramientas tiles para la ejecucin efectiva del proyecto. Quien acompaa no comparte la responsabilidad de la ejecucin de la tarea, sino que asume el compromiso de poner en manos del responsable directo elementos que permitan cumplir con esa tarea de la mejor manera, y registrar su avance. Para los proyectos cofinanciados por el Fondo Accin quienes reciben el acompaamiento son las organizaciones no gubernamentales u organizaciones de base cuyos proyectos fueron aprobados y que han suscrito convenios de cofinanciacin con el mismo. Tanto estas organizaciones como sus proyectos han cumplido condiciones de elegibilidad, que deben mantener a lo largo de la ejecucin del proyecto. El Fondo Accin pone en marcha un esquema de acompaamiento buscando mejorar la calidad del servicio en el rea ambiental, en el marco del Objetivo Estratgico de Gestin 5 (OG5).

b. Fondo Accin
El Fondo para la Accin Ambiental y la Niez-Fondo Accin, constituido en 2000, es un organismo no gubernamental sin nimo de lucro, de rgimen privado e inters comn. Su misin es construir una mejor relacin entre la comunidad y el ambiente y apoyar procesos de desarrollo de la infancia, con el propsito de generar cambios significativos y sostenibles en la sociedad colombiana. El Fondo Accin administra recursos de dos canjes de deuda suscritos con el gobierno de los Estados Unidos de Amrica: la Iniciativa de las Amricas y el Acuerdo para la Conservacin de Bosques (FCA). El Fondo est conformado por una Secretara Ejecutiva - SE y un Consejo Directivo.

c. Ejecutor
El ejecutor es la organizacin no gubernamental-ONG, organizacin comunitaria de base-OCB o unin temporal de la cual haga parte una de ellas, que suscribe un convenio con el Fondo Accin para ejecutar un proyecto, que ha sido evaluado por especialistas y aprobado por el Consejo Directivo de este ltimo.

d. Modificacin
Por modificacin se entiende cualquier cambio en aspectos tcnicos, jurdicos o presupuestales y que se requieran para mejorar la eficacia y eficiencia del proyecto. Estos cambios pueden estar asociados a las metas estimadas, la composicin del equipo ejecutor, la metodologa a aplicar, el cronograma, la duracin y/o el presupuesto de un proyecto, por ejemplo. Las modificaciones son solicitadas por el ejecutor, a partir de su propia iniciativa o de una sugerencia del equipo de acompaamiento, deben ser avaladas y remitidas al Fondo Accin por dicho equipo, con la respectiva justificacin y anticipacin, y son estudiadas y aprobadas por un comit especial dentro del Fondo denominado REMO.

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e. REMO
REMO significa Reunin de Evaluacin de Modificaciones, una instancia conformada por los directores Administrativo y Financiero, Jurdico y Tcnico, el coordinador ambiental responsable del acompaamiento al proyecto o a la unidad tcnica externa, y por el Asistente del rea Tcnica quien cita a reunin. En esta instancia son evaluadas las solicitudes de modificacin que llegan a travs del responsable del acompaamiento. Las decisiones que se toman en REMO son transmitidas por escrito al equipo ejecutor, por parte del Fondo Accin.

f. Proceso
Un proceso es un conjunto de actividades que emplea un insumo, le agrega valor a ste y suministra un producto a un cliente interno o externo. Los procesos utilizan los recursos de una organizacin para suministrar resultados definitivos. Los procesos estn conformados por procedimientos que describen la forma como se llevan a cabo el conjunto de actividades que los conforman. El trabajo en el Fondo Accin est organizado por procesos y en esta Gua se desagregan aquellos que vinculan al ejecutor y al Fondo, a travs del equipo de acompaamiento (interno o externo).

g. Legalizacin
Hace parte implcita del procedimiento de contratacin, comprende la firma del convenio y la presentacin ante el Fondo Accin y aprobacin por parte de ste de las garantas de seguro exigidas a la Organizacin como respaldo para la ejecucin del proyecto. Tambin comprende la verificacin y entrega fsica de la totalidad de los documentos contractuales de soporte que acrediten a la organizacin y a su representante legal como una entidad elegible para ejecutar recursos del Fondo Accin.

h. Liquidacin
Hace parte explcita del procedimiento de contratacin, Es el proceso a travs del cual las partes efectan el cierre tcnico y financiero final y definitivo del proyecto y estipulan su conformidad por todo concepto. La liquidacin es un corte de cuentas en donde se determina la ejecucin de los contratos y convenios, los saldos a reintegrar, los saldos a liberar y las obligaciones pendientes a cargo de las partes. El acta puede ser por mutuo acuerdo o unilateral1. Este acuerdo se plasma en un acta, cuya firma significa la terminacin de la relacin jurdica entre el Fondo Accin y el ejecutor iniciada con la firma del convenio.

i. Alertas
Se refiere a problemas que se generan en el desarrollo de los convenios para la ejecucin de los proyectos, alianzas o contratos, los cuales indican la necesidad de una accin concreta para evitar que dicho problema contine presentndose2. Es decir, como alertas se entienden seales claras y oportunas que indiquen la necesidad de una accin concreta para evitar errores o incumplimientos en los compromisos adquiridos por los ejecutores a travs de los convenios suscritos con el Fondo Accin.

1 2

Fondo Accin para la Accin Ambiental y la Niez, Sistema de Gestin de Calidad, Procedimiento DJ-PR-01 Contratacin, Bogot, julio de 2008. Fondo Accin para la Accin Ambiental y la Niez, Sistema de Gestin de Calidad, Procedimiento DJ-PR-02 Ruta Crtica, Bogot, julio de 2008.

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j. PES
El Programa de Evaluacin y Seguimiento PES es un instrumento de gerencia diseado por el Fondo Accin, en una plataforma electrnica, para facilitar la presentacin de los informes de avance por parte de la organizacin y la toma de decisiones frente a las modificaciones que el proyecto requiera, pero sobre todo, para orientar procesos de reflexin sobre el proceso de ejecucin3.

k. UNIDAD TCNICA
Proveedor de servicios encargado de dar acompaamiento tcnico y financiero a las organizaciones ejecutoras de proyectos, en el marco o no de una alianza. La unidad tcnica puede ser externa, interna o puede ser la misma organizacin aliada del Fondo Accin.4.

l. ICAF
El ndice de Capacidad Administrativa y Financiera ICAF es un indicador que permite medir por medio de una lista de chequeo, el estado administrativo y financiero de una organizacin y su evolucin durante la ejecucin de un proyecto determinado.

Fondo Accin para la Accin Ambiental y la Niez, Sistema de Gestin de Calidad, Procedimiento DT-PR-02 Seguimiento y Acompaamiento a Proyectos V3, Bogot, 15 de diciembre de 2009.
3 4

Ibd.

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2. Sentido del acompaamiento


El Fondo Accin ofrece acompaamiento tcnico y financiero a la ejecucin de los proyectos por dos razones fundamentales:

El acompaamiento tiene tres propsitos complementarios:

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El Fondo Accin tiene tres expectativas complementarias con este proceso, que se pueden ver en la siguiente grfica:

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3. Reglas de juego del acompaamiento


El Fondo Accin ofrece acompaamiento a la ejecucin de proyectos sobre siete reglas de juego igualmente importantes:

1. La responsabilidad contractual de la ejecucin es de la organizacin ejecutora.


El equipo acompaante no es co-rresponsable ni co-ejecutor, orienta y apoya.

rendicin clara de cuentas!

2. El equipo ejecutor reporta en


los formatos y con la periodicidad que el Fondo indique, a travs del equipo de acompaamiento.

decisiones y
desembolsos oportunos!

3. El equipo de acompaamiento
devuelve al equipo ejecutor, oportunamente, anlisis tiles sobre los informes de avance.

aprendizaje y
cambios oportunos!

4. El equipo ejecutor atiende las


visitas y pone a disposicin del equipo de acompaamiento toda la informacin relacionada con el proyecto.

viabilidad del proceso!

5. El responsable del
acompaamiento al proyecto es el contacto entre el Fondo y el equipo ejecutor.

claridad en la comunicacin!

6. Trabajamos segn los procesos definidos por el Fondo: Modificaciones, desembolsos, terminacin y liquidacin.

efectividad en la gestin!

7. Si una de estas reglas deja de funcionar la cambiamos, pero no la obviamos.

armona en el trabajo!

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4. Esquema de acompaamiento
El acompaamiento es ofrecido por un equipo mixto integrado por profesionales de la Secretara Ejecutiva del Fondo Accin o por unidades tcnicas externas; en casos en que sea necesario, el acompaamiento se realizar con el apoyo de expertos externos. El programa de acompaamiento, sea directo o a travs de un tercero, incluye los siguientes pasos5: Seleccin de la Unidad Tcnica que ser responsable del acompaamiento. Suscripcin de convenio con la Unidad Tcnica, cuando es externa. Suscripcin de convenio con la organizacin ejecutora. Preparacin para la gerencia de los proyectos-PGP (incluye ajustes derivados del proceso de evaluacin exante, y taller de PGP). Revisin de reportes de avance del proyecto (PES -incluye informe descriptivo-). Atencin permanente a ejecutores. Realizacin de visitas de orientacin y verificacin. Gestin de solicitudes en REMO. Evaluacin de solicitudes de desembolso. Terminacin y Liquidacin del proyecto.

La Secretara Ejecutiva propone el mecanismo de acompaamiento (directo o a travs de un tercero) y el Consejo Directivo toma la decisin. Cuando se decide seleccionar unidades tcnicas externas, se sigue el procedimiento DTPR-04 Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores6. Independientemente de que el acompaamiento sea realizado de forma directa por el Fondo Accin o a travs de una unidad tcnica externa, a cada proyecto cuya cofinanciacin sea aprobada se le asignan tres personas, integrantes del rea tcnica, administrativa y financiera, y jurdica. Adicionalmente, segn la naturaleza del proyecto y las necesidades especficas de acompaamiento que exprese el equipo ejecutor la unidad tcnica externa, la Secretara Ejecutiva vincula expertos externos al acompaamiento de dicho proyecto. En resumen cada proyecto tiene la mirada integral de por lo menos tres personas, como equipo permanente, y el apoyo de expertos externos que podrn variar en el tiempo, segn las necesidades del equipo ejecutor. La responsabilidad directa de acompaamiento a cada proyecto est en cabeza del profesional del rea tcnica, quien debe articular el trabajo de los responsables de las otras dos reas, el de los expertos externos que se vinculen en distintos momentos y el de cualquier otra persona de la unidad tcnica que pueda contribuir con el proceso. Esto permite tener una distribucin clara de responsabilidades y asegurarle al equipo ejecutor un interlocutor permanente y nico, sin que la informacin se centre en una sola persona y para evitar dificultades de comunicacin.
5 6

Ibd. Ibd.

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Las acciones de acompaamiento por proyecto durante el tiempo de ejecucin se estiman, en promedio, como sigue: Taller de preparacin para la gerencia del proyecto-PGP: uno al comienzo Visitas estratgicas de un experto tcnico: Visitas de acompaamiento: Retroalimentacin del PES: Visitas tcnicas y financieras previas a desembolsos: Atencin telefnica o virtual: mximo dos mximo tres segn la periodicidad acordada mnimo tres permanente

La cantidad de actividades de acompaamiento por proyecto vara segn la duracin y las necesidades especficas del equipo ejecutor. Naturalmente se proponen cantidades promedio, con base en las cuales se ha estimado el costo del proceso de acompaamiento. No obstante, el esquema asegura una cantidad razonable de visitas y un contacto permanente entre el equipo ejecutor y el equipo de acompaamiento. Las visitas previas a desembolsos se programan segn el flujo de desembolsos de cada proyecto y el desarrollo del mismo. Las visitas estratgicas o de asesora especializada pueden ser solicitadas por el equipo ejecutor o sugeridas por el equipo acompaante. En lo posible y mientras resulte conveniente se trata de mantener un experto externo acompaando un equipo ejecutor durante todo el proceso, pero es posible que tambin haya ventaja y necesidad de combinar, en un mismo proyecto, expertos en distintos temas segn el momento en la ejecucin del mismo. El contenido de estas actividades est determinado por los trminos de referencia de contratacin de los expertos externos (Anexo 1). La responsabilidad de coordinar el equipo de acompaamiento directo es de la Direccin Tcnica del Fondo Accin. sta coordina una reunin interna quincenal con todo el equipo de acompaamiento del Fondo donde se analiza el avance del trabajo y, a partir de la cual, se generan informes agregados para el Secretario Ejecutivo y para el Consejo Directivo del Fondo Accin. En el caso de las unidades tcnicas externas, stas se orientan por la gua de acompaamiento que les suministra el Fondo Accin y disean en su interior un esquema similar de operacin, con el fin de garantizar la calidad e integralidad del mismo. Grficamente el esquema se vera como sigue.

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Equipo de acompaamiento (interno o externo) Consejo Directivo Fondo Accin Secretara Ejecutiva Organizacin ejecutora Fondo Accin rea Tcnica rea Jurdica rea Administrativa y Financiera

Aprueba el proyecto

Comunica a la organizacin la decisin de aprobacin y las alertas del equipo evaluador

Hacen las precisiones tcnicas y presupuestales en el integrador de formulacin

Dan visto bueno a la versin final del proyecto

Elabora y/o revisa el convenio

Seleccionan los responsables del proyecto: Tcnico, Administrativo y Financiero, Jurdico, y posibles expertos externos

Convoca y desarrolla el Taller de Preparacin para la Gerencia del Proyecto - PGP

Lidera el proceso de acompaamiento

Sucesin de visitas,comunicaciones, envo de informacin, consultas, etc.

Coordina y registra reuniones de seguimiento Presenta informes peridicos al CD

Desarrollan una reunin anual de evaluacin del proceso de acompaamiento

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5. Distribucin de responsabilidades
Las responsabilidades ligadas al proceso de acompaamiento estn distribuidas de la siguiente manera:

a. Responsabilidades del ejecutor


Inversin Cumplir con los objetivos previstos en el proyecto y plasmados en el convenio suscrito con el Fondo Accin. Ejecutar los recursos aportados por el Fondo Accin al proyecto nicamente para los propsitos aprobados y para los gastos autorizados establecidos en el mismo y en su respectivo presupuesto. Administrar los recursos aportados por el Fondo Accin en los trminos previstos en el convenio suscrito con el Fondo, es decir, en una cuenta corriente en una institucin bancaria reconocida, a nombre del proyecto, en la cual se manejen exclusivamente los recursos aportados por el Fondo Accin. Dicha cuenta deber requerir por lo menos dos firmas para ejecutar cualquier transaccin. Devolver al Fondo Accin cualquier saldo de recursos, de los aportados por ste, que se registre a la terminacin del convenio. No invertir los recursos asignados al proyecto en propsitos distintos a los establecidos en el mismo ni en propsitos prohibidos, segn la definicin que de esto hace el respectivo convenio. Estos usos prohibidos se refieren a: o o o o o Diseminacin de propaganda poltica Participacin en campaas polticas a nombre de o en oposicin a un cargo pblico. Actos que violen la Convencin Interamericana sobre la Corrupcin. Conflictos de inters. Pagos a empleados pblicos, oficiales o a empleados del Fondo Accin.

No invertir los recursos asignados al proyecto en rubros definidos como no elegibles en los trminos de referencia de la convocatoria, tales como: o o o o o o o o Nmina. Impuestos a cargo del proponente, incluido el impuesto de timbre. Compra de ttulos valores. Compra o arrendamiento de tierras. Construccin de edificaciones. Compra de vehculos. Pago de deudas o pasivos de la organizacin proponente. Plizas de garanta.

Coordinacin Asegurar que el Director del proyecto y los responsables de su ejecucin tengan conocimiento completo de los trminos del convenio de ejecucin suscrito con el Fondo Accin y de esa manera puedan comprometerse con su cumplimiento.

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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Rendicin de cuentas Rendir cuentas sobre la ejecucin del proyecto en los trminos, tiempos y formatos establecidos por el Fondo Accin. Presentar oportunamente al equipo de acompaamiento, en los formatos definidos por el Fondo Accin, los informes de avance tcnico y financiero que soporten la solicitud de cada desembolso ante el Fondo. Estos informes deben revelar el cumplimiento de metas segn el cronograma aprobado y demostrar la ejecucin de mnimo del 80% de los recursos entregados en el desembolso previo. Asimismo, presentar cualquier otro informe que se requiera durante la ejecucin del proyecto. Reportar e invertir los rendimientos financieros, derivados de los recursos aportados por el Fondo Accin, si hay lugar a ellos, como lo establece el convenio suscrito. Dado que el compromiso contractual es manejar los recursos del proyecto en una cuenta corriente exclusiva para el proyecto y los recursos del Fondo, la obtencin de rendimientos solo se dar en condiciones excepcionales y previamente acordadas con el Fondo Accin. Tener libros contables debidamente registrados y actualizados, conforme a las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Asegurar que los pagos por bienes y servicios dentro del convenio, cumplan los requerimientos legales vigentes en el pas. Asegurar que los equipos y maquinaria adquiridos con recursos del proyecto sean equipos legalmente importados, tengan su respectiva garanta y un servicio de mantenimiento que asegure la calidad de su funcionamiento. Adquirir plizas de seguros para los equipos que se adquieran con recursos aportados por el Fondo Accin y el aliado si lo hay, previa aprobacin por parte de este ltimo. Permitir la verificacin de cualquier tipo de documento relacionado con la ejecucin del proyecto, por parte del Fondo Accin o de la unidad tcnica externa, a travs del equipo de acompaamiento. Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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Administracin del convenio Solicitar oportunamente y a travs del responsable del acompaamiento cualquier prrroga que se requiera. Solicitar, a travs del responsable del acompaamiento, cualquier modificacin relacionada con actividades o recursos, para obtener la aprobacin previa por parte del Fondo Accin. Acordar con el equipo de acompaamiento cualquier cambio en el presupuesto que consideren necesario para un mejor desarrollo del proyecto y solicitarlo formalmente al Fondo Accin o a la unidad tcnica externa, segn sea el caso.

Productos Reconocer en cualquier tipo de publicacin o material divulgativo relacionado con el proyecto, los recursos aportados por el Fondo Accin y el aliado si lo hay. Asimismo, tener claro el derecho del Fondo, no exclusivo y exento de regalas, para traducir publicar, copiar, distribuir, usar y preparar trabajos derivados de los TRABAJOS CREATIVOS producidos y preparados en el marco del convenio para cualquier propsito, a travs de cualquier medio y en cualquier parte del territorio, para usos no comerciales.

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Presentar al Fondo Accin, a travs del responsable del acompaamiento, con la antelacin necesaria, los borradores de los artculos, reportes u otros materiales y actividades financiadas en el marco del convenio, de manera que ste pueda revisar y avalar dichos documentos. Asimismo, el ejecutor a travs del responsable del acompaamiento, debe entregar al Fondo Accin una copia de cualquier artculo, reporte, entrevista en medios o de cualquier otra publicacin en relacin con las actividades cubiertas bajo el Convenio. Hacer explcita en cualquier publicacin o evento la cofinanciacin del Fondo Accin.

b. Responsabilidades del equipo de acompaamiento7


Verificar permanentemente que la Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales suscrita por parte del ejecutor (ver anexo 6) se est cumpliendo. Verificar permanentemente que el Compromiso con la Niez suscrito por parte del ejecutor (ver anexo 7) se est cumpliendo. Fortalecer las competencias y habilidades tcnicas y financieras del equipo ejecutor mejorando su desempeo en el rea de desarrollo ambiental y organizacional. Facilitar al equipo ejecutor el uso de instrumentos y el desarrollo de procesos para que logren el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Propiciar el conocimiento, por parte del equipo ejecutor del proyecto, de los trminos del contrato suscrito con el Fondo Accin, de manera que se eviten acciones u omisiones que pongan en peligro su continuidad. Verificar que el ejecutor asuma cada una de las responsabilidades que le son propias, especificadas en el literal anterior. Tramitar por escrito y de manera oportuna cualquier modificacin al proyecto que haya sido solicitada por y previamente discutida con el ejecutor. Evaluar oportunamente los informes de avance que presente el ejecutor en cumplimiento de su compromiso contractual con el Fondo, como requisito para un desembolso y/o por solicitud del Fondo Accin. Medir el avance en el ndice de Capacidad Administrativa y Financiera ICAF, al menos en tres momentos de la ejecucin del proyecto (inicio, intermedio y final). Revisar y conciliar la documentacin que soporta los gastos con recursos del proyecto. Detectar y reportar al Fondo Accin oportunamente, situaciones que se pueden convertir en problemas, para evitar que esto suceda. Reportar situaciones crticas al Fondo Accin y hacer oportunamente, si hay lugar a esto, una solicitud de suspensin al proyecto. El responsable del acompaamiento no puede suspender, sin previa consulta con el Fondo Accin, la ejecucin de un proyecto. Mantener contacto permanente con el equipo ejecutor. Propiciar espacios de formacin para personas del equipo ejecutor con potencial y liderazgo.

Este punto hace referencia al acompaamiento directo efectuado por el Fondo Accin as como al realizado por las unidades tcnicas externas.

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Poner a circular informacin tcnica que pueda enriquecer el trabajo de las organizaciones. Identificar y sistematizar perspectivas para abordar situaciones que se presenten en el proceso de acompaamiento. Orientar a los equipos ejecutores hacia un manejo conceptual ms rico y riguroso, (conocimientos, enfoques, lenguajes). Fortalecer una cultura de seguimiento y autoevaluacin en las organizaciones.

c. Del Fondo Accin como cofinanciador


Proveer al ejecutor del proyecto los servicios de acompaamiento a la ejecucin del proyecto. Hacer seguimiento al trabajo del equipo de acompaamiento (interno o externo) para asegurar un servicio de calidad que responda a los objetivos estratgicos del Fondo Accin. Hacer oportunamente los desembolsos al ejecutor del proyecto; solicitados y sustentados por el equipo de acompaamiento (interno o externo). Tomar de manera oportuna las decisiones frente a solicitudes de modificacin de los proyectos.

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6. Un enfoque de gerencia del proyecto


El Fondo Accin habla de gerencia por las siguientes razones:

Gerenciar el proyecto supone tener una visin integral del mismo y estar atento a su desarrollo en los distintos frentes. El Fondo Accin sugiere un conjunto de puntos de control o especial atencin por parte del equipo responsable del proyecto para facilitar este manejo gerencial.

a. Aspectos tcnicos
Coherencia entre las actividades, tiempos y recursos financieros programados para la ejecucin del proyecto. Formulacin y manejo de indicadores de logro, efecto e impacto. Valoracin permanente de riesgos y ejecucin del plan de mitigacin, si se requiere. Revisin permanente de las condiciones de sostenibilidad del proceso. Sistematizacin de acciones y resultados que permitan posteriores valoraciones y rplicas del proceso. Contenido y calidad de los informes de avance. Cohesin del equipo ejecutor.

b. Aspectos financieros
Ejecucin presupuestal por rubro segn el presupuesto aprobado. Sustentacin tcnica de solicitudes de cambio presupuestal. Conciliacin entre registro contable, extractos bancarios, informes de avance financiero y soportes de gasto. Aportes efectivos y demostrables de las contrapartidas ofrecidas en el proyecto. Soportes contables.

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No ejecutar recursos para actividades no contempladas inicialmente, sin la aprobacin del Fondo Accin. Revisar que no existan sobrestimaciones o subestimaciones presupuestales en cada rubro y en cada actividad. La ejecucin presupuestal debe ser acorde con el tiempo transcurrido dentro del proyecto. Evidencia de procesos administrativos. Revisar los puntos dbiles identificados en las diferentes valoraciones del ICAF para trabajar en su solucin.

c. Aspectos jurdicos
Vigencia del contrato. Solicitudes oportunas de prrroga. Cambios en la representacin legal de la organizacin. Inhabilidades y transparencia en procesos de contratacin. Suscripcin y liquidacin de contratos de bienes y servicios. Registro de acuerdos: ayudas de memoria de reuniones. Manejo de actas: terminacin, liquidacin.

El detalle de cada uno de estos puntos aparece en los Anexos 3, 4 y 5 respectivamente.

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7. Procesos y procedimientos ligados al acompaamiento


Un proceso es definido como cualquier actividad o grupo de actividades que emplea un insumo, le agrega valor a ste y suministra un producto a un cliente interno o externo. Los procesos utilizan los recursos de una organizacin para suministrar resultados definitivos. Tambin se habla de los procesos como las actividades claves que se necesitan para dirigir y/o manejar una organizacin. Aplicar procesos bien diseados en una organizacin permite ahorrar recursos, asegurar atencin adecuada a los clientes, construir una cultura organizacional de trabajo en equipo y asegurar la generacin de productos y servicios. Es decir, trabajar por procesos permite trascender el activismo (trabajar por trabajar) y asegurar que el trabajo cotidiano se traduzca en productos y servicios especficos de la mejor calidad. Dicen los expertos que un proceso bien diseado tiene los siguientes atributos: Elimina errores. Minimiza demoras. Maximiza uso de activos. Promueve entendimiento. Es fcil de aplicar. Es amistoso con el cliente (puede ser un cliente interno). Se puede adaptar a cambios. Reduce el exceso de personal. Da ventajas competitivas a la organizacin. Asegurar el uso de un lenguaje comn entre ejecutor, el equipo de acompaamiento y el Fondo Accin. Asegurar una mirada integral a los proyectos que a su vez garantice no solamente cumplimiento sino tambin, y principalmente, logros. Dar a todos los ejecutores un mismo trato en relacin con tiempos y requisitos. Poder asignar responsabilidades especficas, pedir y rendir cuentas por los resultados del trabajo alrededor de la ejecucin de un proyecto. Identificar fallas y proponer correcciones oportunas.

Los procesos de trabajo establecidos en el Fondo Accin son parte de esta Gua para:

Los procesos estn conformados por procedimientos que describen la forma como se llevan a cabo el conjunto de actividades que los conforman. El trabajo en el Fondo Accin est organizado por procesos y en esta Gua se desagregan aquellos que vinculan al ejecutor y al Fondo, a travs del equipo de acompaamiento (interno o externo). Las actividades ligadas al seguimiento y acompaamiento en la ejecucin de los proyectos son los siguientes: Ajustes previos a la suscripcin de convenios Modificaciones Desembolsos a las organizaciones ejecutoras Liquidacin convenios con ejecutores

Dichas actividades se encuentran de manera grfica al final de esta Gua en el Anexo 2.

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8. Herramientas para la gerencia del proyecto


Los procedimientos y sus actividades que fueron descritos en esta Gua, se apoyan en un grupo de formatos y herramientas que buscan unificar formas de presentacin, reducir errores humanos, agilizar los procedimientos internos, capitalizar informacin previa, mejorar el aprovechamiento del tiempo en anlisis de informacin y dar mayor confiabilidad a la informacin, entre otros atributos. Para apoyar la gerencia del proyecto, el Fondo Accin ha diseado un instrumento en una plataforma electrnica (PES) el cual permite: presentar informes de avance. hacer simulaciones de los cambios que se podran hacer para mejorar el desempeo del proyecto. hacer anlisis retrospectivos (mirar hacia atrs) sobre el proceso de ejecucin, con el fin de derivar lecciones y aprendizajes. hacer anlisis prospectivos (mirar hacia delante), con el fin de establecer si estn contemplados en el proyecto, los elementos necesarios (actividades, recursos, metas) para mejorar el desempeo del proyecto, o si por el contrario, se requieren modificaciones que contribuyan a ello.

Los tips que facilitan el uso y manejo del PES se encuentran como ayudas en los diferentes campos a medida que se va utilizando.

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9. Anexos
Anexo 1. Trminos de referencia de expertos externos al Fondo Accin

1. Antecedentes
El Fondo para la Accin Ambiental y la Niez- Fondo Accin, es una organizacin comprometida en mejorar permanentemente su desempeo y ser cada vez ms efectiva en el cumplimiento de su misin. El Fondo Accin se reconoce como una organizacin de aprendizaje y en esa medida busca complementar o fortalecer las competencias de su equipo. Por eso est conformando un directorio de expertos que apoyen el trabajo de la Secretara Ejecutiva y contribuyan a potenciar el impacto de las inversiones. El Fondo Accin invita a profesionales comprometidos y conocedores del desarrollo ambiental y temas afines, que tengan las caractersticas especificadas en el numeral 4 de este anexo, a presentar su hoja de vida y una carta en la cual expresen su inters en ser parte de este directorio.

2. Objetivo
Conformar un Directorio de Expertos, que permita seleccionar especialistas para apoyar acciones del Fondo Accin relacionadas con la evaluacin y acompaamiento de los proyectos cofinanciados, as como con discusiones estratgicas para orientar las inversiones de los recursos de la Cuenta de las Amricas.

3. Tipo de actividades
La Secretara Ejecutiva del Fondo Accin requiere de un grupo de expertos externos que, por solicitud especfica, adelanten distintas actividades de apoyo en cualquiera de las tres lneas de inversin del Fondo en el rea ambiental: (1) Proteccin de la biodiversidad, (2) Restauracin de la biodiversidad, y (3) Aprovechamiento de la biodiversidad. Las actividades a desarrollar seran, entre otras, las siguientes: 1. Evaluacin exante de proyectos. 2. Participacin en talleres y reuniones estratgicas. 3. Anlisis de informes de avance de procesos en ejecucin. 4. Asesoras especializadas a organizaciones ejecutoras. 5. Entrega de conceptos especficos sobre temas de inters del Fondo Accin. Nota: Estas actividades pueden incluir visitas a campo. En todos los casos se requerir la entrega de conceptos en formatos previamente definidos por el Fondo Accin.

4. Perfil requerido
La invitacin est dirigida a personas con las siguientes caractersticas: Un ttulo de Maestra en Ciencias Sociales, Biolgicas y Ambientales o afines. Una experiencia laboral verificable de mnimo diez (10) aos y experiencia especfica de mnimo cinco (5) aos en su rea principal de trabajo.

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Es deseable que tenga conocimiento o experiencia sobre planes de negocio y anlisis financieros ligados al desarrollo sostenible. Capacidad de escritura y de anlisis. Competencias especficas en temas de evaluacin ambiental. Disponibilidad para viajar a cualquier regin del pas. Competencias y aptitudes para trabajar en equipo. Competencias para trabajar con comunidades locales.

5. Esquema operativo
A partir de la divulgacin de esta informacin, el Fondo Accin recibir de manera permanente las aplicaciones de los interesados en ser parte del directorio, luego evaluar las hojas de vida y, en los casos en que stas obtengan la calificacin mnima requerida, sern incorporadas al directorio de expertos. Cuando sea necesario un apoyo externo especializado, la Secretara Ejecutiva del Fondo Accin, seleccionar del directorio la persona que mayores competencias demuestre en el campo de trabajo en cuestin y acordar con ella los trminos tcnicos y econmicos de la tarea a desarrollar.

6. Tipo de vinculacin
Cada experto ser vinculado en momentos especficos, a travs de un contrato de prestacin de servicios y por producto.

7. Instrucciones para aplicar


Las personas interesadas en formar parte del Directorio de Expertos del Fondo Accin, estn invitados a enviar por correo electrnico a la direccin expertos@accionambiental.org: El formato para la aplicacin al directorio de expertos ambientales debidamente diligenciado. Este formato debe ser descargado de la pgina Web del Fondo Accin www.accionambiental.org. Una carta donde expresen y expliquen su inters en ser parte del Directorio de Expertos de esta organizacin y mencionen la lnea de inversin del Fondo en la cual tienen mayores fortalezas e inters.

El Fondo Accin recibir aplicaciones permanentemente. Para mayor informacin sobre el Fondo Accin sugerimos visitar www.accionambiental.org. Cualquier aclaracin o informacin adicional que se requiera podr ser consultada al correo electrnico expertos@accionambiental.org.

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Anexo 2. Procesos y procedimientos bsicos asociados a los proyectos

Proceso Inversiones

DT PR 01 Convocatorias

DT PR 01 Contratacin

1. Ajustes previos a la suscripcin de convenios


La Organizaci n Organizaci F ir m a e l co n v e n io , y i rm c o n ve i o y co n st tu ye p li z c o n s tiit uy e p liz a s R e a lli z a iz a R a j u st es us te s

P re p a ra a ju s te s a l p r o y e ct o y d o c um e n ta ci n p a ra la s u scr i p ci n d e l co n v e n io

E nv a p l i za s y u n a En v iz a s un co p iia d e l co n v e n i o p a c o n ve io

So lli ci ta i a m p l ia c i n y / o a p li a ci /o a c la r a cii n cl a c n

Fondo El Fondo

Si In fo r m a l a a p r o b a c i n ci d e l p r o y e ct o p ro y c to y llo s a j u st es o us te s ita s o l ic it a d o s p or el C o n s e jo se j o D iir e ct iv o r cti v

Se r e q ui e r e In fo r m a ci n a d i ci o n a l y / o a c la ra c io ne s?

Se r e q ui e r e Inf o r m a ci n a d i ci o n a l y / o a ju s te s ?

Si

No No ri m Im p r im e v e r si n fi n a l ve na d e ll p r o y e c to e e ct o Pr e p a r a d o s co p ia s d e l C o n v e ni o , fir m a y e nv a a l e j e cu to r

In fo r m a a p r o b a c i n ci d e g a r a n t a s ra nt s

IIn ic ia e ll t r m i te d e ll ni ci a e tr m t e d e p r im e r d e s em b o lls o se m bo s

N C IO IIN IIC IO

F IN

Una vez la organizacin proponente ha efectuado los ajustes al proyecto que fueron requeridos por el Consejo Directivo del Fondo Accin, se procede a la contratacin y legalizacin del convenio, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento DJ PR 01 Contratacin.

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Proceso Control de Inversiones


DT PR 02 Seguimiento y Acompaamiento a proyectos

DA PR 02 Desembolsos a Ejecutores y UTE

DJ PR 02 Ruta Crtica

Lnea de tiempo

Contratacin Contrataci

Desembolsos

Informes
PGP

REMO

Tcnicos
* Equipo ejecutor * Cobertura * Metodologa Metodolog * Indicadores y metas

Jurdicos Jur
* Prrrogas Pr * Suspensin - Reanudacin Suspensi Reanudaci * Modificacin Modificaci * Liquidacin anticipada Liquidaci

Presupuestales
* Entre rubros * Entre actividades * Contrapartidas * Otros

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2. Evaluacin de Modificaciones

Evaluacin de modificaciones Evaluaci

Organizaci La Organizaci n

INICIO

Identifica la necesidad de hacer modificaciones

Solicitud clara Justificacin integral Justificaci No sea hecho cumplido Hace la solicitud al Fondo Simula cambios en el PES

Anlisis prospectivo + An Informacin de contexto Informaci

El Fondo

Evala Eval semanalmente (REMO)


Se requiere Informacin adicional y/o aclaraciones? Si

Solicita ampliacin y/o ampliaci aclaracin aclaraci

FIN

No

Aprueba

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3. Procedimiento de desembolsos

Evaluacin de desembolsos Evaluaci

La Organizaci n Organizaci

INICIO

Prepara y enva Informe completo

PES + soportes

PES (incluye informe descriptivo y soportes)

Equipo de acompa acompa amiento

Visita

Evala Eval

Revisa informacin informaci previa

El Fondo

Se requiere Informacin adicional y/o aclaraciones?

Solicita ampliacin y/o ampliaci aclaracin aclaraci Si

FIN

No Gira

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4. Liquidacin de convenios
ACTA DE TERMINACIN Y LIQUIDACIN: Se suscribe luego de que la Unidad Tcnica apruebe el informe final de la ejecucin del proyecto con los respectivos soportes, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo de ejecucin del convenio. El convenio se liquidar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecucin.

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1. Indicadores de impacto
La metodologa propuesta por el Fondo Accin para la definicin de indicadores de impacto plantea dos ejercicios complementarios: 1. La seleccin de los indicadores que sean aplicables a cada proyecto, a partir de una lista de indicadores mnimos definidos por el Fondo Accin para agregar los resultados e impactos de sus intervenciones; y 2. La definicin de indicadores especficos del proyecto, ubicados en tres niveles de indicadores que miden desde las condiciones contractuales bsicas a las que se compromete una organizacin con la ejecucin de un proyecto, hasta los logros e impactos generados por esa intervencin en el contexto especfico en el cual se realiz. Los dos conjuntos de indicadores, deben ser definidos desde la formulacin del proyecto o al momento de iniciar la ejecucin, a fin de garantizar la medicin de lneas base que permitan identificar los cambios generados a partir de la ejecucin del proyecto. Para el primer ejercicio, las organizaciones deben revisar la tabla 1 y seleccionar de ella los indicadores que puedan ser medidos en el proyecto. El equipo ejecutor deber reportar peridicamente en el PES el avance en los indicador es seleccionados.

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Batera de indicadores para la medicin de impactos ambientales


Indicadores ajustados (resultado prueba piloto) 1. Cambio en la extensin de coberturas en el rea de intervencin. 2. Cambio en la cobertura y estado de salud de formaciones coralinas en el rea de intervencin. 3. Cambio en la diversidad de especies (fauna y flora). 4. Cambio en la extensin de reas protegidas. Promocin de sistemas de conservacin in situ. 5. Cambio en la conectividad de fragmentos de bosques. 6. Cambio en los vacos de representatividad de ecosistemas bajo figuras de conservacin. Mitigacin del cambio climtico Recuperacin de sistemas naturales 7. Cambio en las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI). 8. Cambio en la diversidad de especies (fauna y flora). 9. Cambio en la extensin de coberturas en el rea de intervencin. 10. Cambio en la capacidad productiva del suelo. 11. Cambio en la calidad del agua.

Dimensin

Variable Disminucin de presiones sobre sistemas biolgicos prioritarios.

Proteccin

Restauracin Aumento en la oferta de bienes y servicios ambientales

12. Cambio en el nmero de nacimientos de agua protegidos. 13. Efectividad del pago por servicios ambientales como incentivo para la conservacin. 14. Grado de permanencia de los acuerdos de conservacin suscritos durante y despus del proyecto. 15. Cambio en el grado de adopcin de prcticas sostenibles. 16. Cambio en la participacin en el mercado. 17. Cambio en la riqueza de especies del sistema de produccin (flora y fauna). 18. Cambio en la estratificacin vegetal del sistema de produccin. 19. Cambio en la utilizacin de agroqumicos. 20. Cambio en el nmero de unidades productivas que adquieren licencias o sellos de calidad.

Uso sostenible

Consolidacin de sistemas productivos sostenibles.

Para la medicin de cada indicador, se cuenta con una hoja metodolgica que facilita la toma de datos y asegura la unificacin de la informacin en todos los proyectos cofinanciados por el Fondo Accin. A continuacin se presenta la descripcin de los distintos campos que contienen las hojas metodolgicas de indicadores:

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tem
Dimensin Variable Nombre del Indicador Descripcin y alcance Justificacin Restricciones para la toma de datos Metodologa Variables del indicador Frmula del Indicador Interpretacin del indicador Unidad de medida Fuente de los datos Responsable Periodicidad Representacin Comentarios

Descripcin del contenido del Item


Corresponde a los tres aspectos clave contemplados en la misin institucional del Fondo Accin, en trminos de los cambios que se pretenden lograr a el largo plazo. Corresponde a los cambios especficos esperados en el corto y mediano plazo, a travs de los proyectos cofinanciados. Nombre claro, conciso y amistoso al usuario, que defina exactamente lo que muestra el indicador. Informacin resumida sobre lo que mide y verifica el indicador y sobre las limitaciones que tendra el mismo (lo que mide y no mide). La razn por la cual el indicador es utilizado. Condiciones sobre las cuales no se deberan tomar datos para utilizar el indicador. Descripcin de la forma como se deben tomar y analizar datos. Componentes del indicador. Relacin de las variables que componen el indicador. Descripcin general de cmo debe evaluarse el resultado del indicador. La unidad de medida que debe utilizarse en el levantamiento de la informacin del indicador. Referencia sobre dnde se obtiene la informacin que alimenta el indicador (datos, bibliografa, entidades). Persona(s) o entidad(es) encargada de la obtencin, anlisis y actualizacin del indicador. Frecuencia requerida para la obtencin, anlisis y actualizacin de datos. Forma grfica de representar el indicador y manera para sistematizar los datos. Comentarios adicionales que requieran una aclaracin especfica.

Las hojas metodolgicas de cada indicador seleccionado por el ejecutor en su proyecto, deben ser solicitadas al responsable del acompaamiento en el momento en que se vaya a iniciar su medicin. Para el segundo ejercicio, es muy comn que en el proceso de formulacin, las organizaciones identifiquen indicadores asociados solamente con la ejecucin de un conjunto de actividades y recursos, es decir, con el nivel mnimo contractual al que debe comprometerse el proyecto. Este tipo de indicadores se conocen como indicadores de Cumplimiento y los situaremos en el nivel inferior de una escalera de indicadores. En el nivel intermedio, se deben identificar un conjunto de indicadores que permitan medir los Logros generados por la ejecucin de las actividades y recursos del nivel inferior. Al hablar de logros, nos referimos a los cambios directos (atribuibles al proyecto) e inmediatos (observables durante la ejecucin del proyecto) en las condiciones ambientales, sociales y econmicas, entre otros. En el nivel superior de esa escalera se deben definir indicadores que expresen: (i) la Magnitud de los logros generados en el nivel intermedio, en relacin con el problema identificado y el contexto, y (ii) la existencia de instrumentos y/o condiciones que garanticen la sostenibilidad en el tiempo (el Arraigo) de dichos cambios, tales como acuerdos, convenios, certificaciones o contratos que superen la duracin total de proyecto, entre

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otros. Para tener indicadores adecuados en este nivel, existen dos condiciones muy importantes: (1) que el problema o la oportunidad que dieron origen al proyecto, estn bien precisados y referidos al contexto especfico en el cual se va a ejecutar el proyecto y (2) que se cuente con lneas base o se puedan levantar con facilidad y a bajo costo. Un anlisis conjunto de los indicadores de los dos ltimos niveles (intermedio y superior), le permitir a la organizacin y al Fondo Accin reportar los Efectos derivados de la ejecucin de los proyectos. Lo anterior, teniendo en cuenta que el efecto hace referencia a los cambios significativos y sostenibles que se generan por la intervencin de un proyecto especfico. En la medida que esos efectos puedan ser sumados a los efectos generados por la intervencin de otras organizaciones en el mismo contexto, se podrn establecer los Impactos sobre las condiciones de los beneficiarios, de los ecosistemas y/o de las organizaciones, entre otros. Vale la pena resaltar, que cada proyecto debe tener por lo menos un indicador de cada tipo, a fin de enriquecer los indicadores de cumplimiento y trascender hacia el reporte de efectos. Asimismo, es necesario que cada indicador cuente con informacin de lnea de base clara y especfica, que permita su medicin. El esquema de indicadores descrito anteriormente, se presenta de manera grfica a continuacin:

Para apoyar a las organizaciones en la definicin de los diferentes niveles de indicadores, est contemplada la realizacin de visitas iniciales por parte del equipo de acompaamiento del Fondo Accin y el monitoreo permanente. Esto quiere decir, que una vez definidos los indicadores, es necesario revisar su validez, pertinencia y suficiencia, con una frecuencia por lo menos cuatrimestral.

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2. Elementos bsicos para sistematizacin


Hay muchos enfoques de sistematizacin, ms o menos complejos. El Fondo Accin se refiere a sistematizacin como el registro ordenado, sistemtico y completo, no solo de las actividades realizadas, sino de cmo fueron hechas y de las situaciones a que dieron lugar. La sistematizacin es adems un proceso de reflexin crtica sobre lo que se hace y debe derivar en aprendizajes, lecciones, no slo para quienes desarrollaron el proyecto, sino para cualquier observador externo a el. Lo que el Fondo Accin espera y el equipo de acompaamiento debe ayudar a construir son por lo menos dos productos escritos, o escritos y visuales de la sistematizacin: Un registro ordenado de las actividades y prcticas adelantadas en el marco del proyecto, precisando elementos como mtodo, participantes, herramientas o instrumentos, situaciones, formas de resolucin de conflictos, entre otros. Un registro de las reflexiones del equipo ejecutor sobre su desempeo, no solamente frente al proyecto como compromiso contractual, sino al problema que dio origen al mismo.

Cada equipo, asegurando los dos productos, podr optar por el mtodo que mejor responda a su contexto y al espritu del equipo de trabajo. Vale la pena aclarar, que la sistematizacin de procesos, no slo debe incluir las actividades o prcticas positivas o exitosas, sino tambin las negativas, de donde tambin se identifican importantes lecciones aprendidas.

3. Sugerencias para la elaboracin de los informes descriptivos de avance o finales


Al hablar de la presentacin del informe de avance de un proyecto se podra pensar que es un tema obvio, que cualquier ejecutor sabe cmo hacerlo y cualquier equipo de acompaamiento mucho ms. No obstante, para una organizacin como el Fondo Accin es importante asegurar un nivel mnimo de contenido y anlisis que permita agregar, cruzar y leer integralmente los resultados de las inversiones que hace. Es importante aclarar que estas sugerencias no apuntan a una estructura nica y rgida de informe de avance, sino a los elementos mnimos que debe contener dicho informe. Naturalmente esperamos que cada ejecutor, con la ayuda del respectivo equipo de acompaamiento, presente su trabajo de una manera propia y rica. Recordamos que un informe de avance completo, adems de un informe descriptivo (con la estructura mnima que se sugiere en este documento), debe contener todos los reportes generados por el Programa de Evaluacin y Seguimiento PES.

Atributos
El informe de avance debe: ser integral y acumulativo, es decir presentar de manera articulada la ejecucin de recursos, el desarrollo de actividades y los logros obtenidos hasta la fecha de corte del informe; incluir como anexos los instrumentos metodolgicos usados; copia de los productos obtenidos a la fecha (cartillas, videos, etc.) y fotografas del proceso (opcional). estar orientado al aprendizaje, expresando los aspectos positivos y negativos de la ejecucin del proyecto;

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Contenidos mnimos del informe descriptivo incluido en el PES


Informe de Avance No: Fecha de corte: Logros: Se lograron resultados no esperados (positivos y/o negativos)? De lo programado qu no se ha hecho y por qu? Cules son las principales fortalezas y debilidades encontradas en el proceso de ejecucin del proyecto? Aspectos tcnicos: Anlisis del IGP por objetivo: o Anlisis retrospectivo: se busca responder a las siguientes preguntas: (i)qu elementos permitieron que se hayan logrado los resultados en cada uno de los indicadores que componen el IGP (efectividad, cumplimiento e inversin total) y (ii) El IGP refleja realmente la realidad del proyecto a la fecha de corte? Anlisis prospectivo: se busca responder a la siguiente pregunta: si se mantienen las tendencias observadas en los indicadores que componen el IGP, qu se debera hacer para revertir o mitigar dicha tendencia? De este anlisis se espera que se identifiquen las modificaciones que requiere el proyecto hacia delante para solicitar a Remo.

Geoespacializacin: descripcin de los avances y resultado final de las coordenadas y polgono que delimitan el rea de trabajo. Aspectos administrativos y financieros: Anlisis de los reportes presupuestales que genera automticamente el PES tratando de identificar si: Se han gestionado recursos adicionales? Aprendizaje y potencial de rplica: Cules son los principales aprendizajes derivados de la ejecucin del proyecto? Qu valdra la pena replicar o ampliar y en qu condiciones? Qu no volveran a hacer? Conclusiones y recomendaciones: El proyecto se est ejecutando de acuerdo a lo programado? Por qu solicita el desembolso?

Documentos administrativos y financieros que se deben adjuntar:


Obligatorios para desembolsos: Relacin de gastos. Extractos bancarios.

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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Conciliaciones bancarias. Copias de la declaracin de retencin en la fuente y listado de movimientos por terceros Balance del centro de costos del proyecto. Certificacin de contrapartidas (carta preparada por la organizacin y firmada por el Representante Legal) Comprobantes de egreso. Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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Revisin peridica: Contratos de trabajo. Evidencias de las acciones implementadas para resolver los puntos dbiles identificados en el ICAF.

Relacin de gastos: Es un informe preparado por el ejecutor, que debe contener la siguiente informacin: Fecha del Gasto, # del comprobante de egreso, # del cheque, detalle del gasto, valor del gasto y rubro presupuestal. Este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso.
FECHA 23/05/2008 COMPROBANTE DE EGRESO # 25680 # DEL CHEQUE 1758 DETALLE DEL GASTO Compra de Cmara Digital VALOR RUBRO PRESUPUESTAL

$ 999.000 Inversiones

Extractos bancarios: Se solicitan los extractos para verificar entradas y salidas de efectivo, para determinar el buen manejo que se esta haciendo de esta (manejo exclusivo de recursos del Fondo Accin), para mirar saldos mes a mes, que impuestos se estn cobrando (impuestos de 4 X 1.000), si han tenido algn sobregiro, si los ingresos a la cuenta equivalen a los desembolsos realizados por el Fondo y si la cuenta esta a nombre de la entidad; este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso. Conciliaciones bancarias: Se solicitan con el objetivo de mirar que cheques quedaron pendientes por pagar/cobrar de un mes a otro, que los saldos coincidan con los extractos. La nica diferencia que debe haber son los cheques pendientes, este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso. Copias de la declaracin de retencin en la fuente: Debe ir acompaado de el soporte por terceros, discriminando el tipo de retencin y el monto cancelado, este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso. Balance del centro de costos del proyecto: Solicitar al ejecutor un balance del centro de costos del proyecto, con el fin de verificar que estn manejando la informacin al da y que los gastos ejecutados coincidan con lo contabilizado, que los valores coincidan con la informacin del PES y que el proyecto tenga

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un centro de costos exclusivo para el manejo de los recursos del Fondo; este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso. Certificacin de contrapartidas: Es una carta preparada por la organizacin y firmada por el Representante Legal, donde se especfica los montos ejecutados a la fecha de corte del informe por rubro presupuestal y clase de aporte (efectivo o especie).Estos montos certificados deben coincidir con los montos reportados en el PES. Cuando las contrapartidas son de terceros debern estn certificadas por quien las ofrece. Este informe es obligatorio enviarlo al Fondo Accin cuando se est solicitando desembolso. Comprobantes de egreso: Deben cumplir todas las normas contables, todo pago debe estar soportado con el respectivo comprobante de egreso y el documento soporte de este. Los comprobantes de egreso deben estar totalmente diligenciados, deben llevar un consecutivo, tener claro el concepto de lo cancelado, descuentos de retencin en la fuente, firma del beneficiario, firma de la persona que autoriza el gasto, el cheque debe ser elaborado en el comprobante. La entidad ejecutora deber mantener una carpeta aparte con fotocopia de todos los comprobantes de egreso y sus respectivos soportes relacionados con el proyecto. Estas copias se utilizaran en las visitas que se realicen. Contratos: Se debe verificar que las personas que hacen parte del equipo ejecutor tengan cada uno su contrato de trabajo. Cuando son contratos de: a) Prestacin de servicios: Retencin en la fuente 6% si la persona no declara, 4% si la persona declara; b) Consultoras: Retencin en la fuente 10% si la persona no declara, 11% si la persona declara; c) Preguntar por el pago de las prestaciones sociales sobre el 40% ya sea fotocopia de los aportes o una certificacin. Se debe tener en cuenta, que de ocurrir alguna contingencia y el ejecutor no haya hecho los respectivos aportes de prestaciones legales, las consecuencias corrern por cuenta del ejecutor.

4. Pautas para la elaboracin del Plan de Mitigacin Ambiental


Esta Gua est dirigida a las organizaciones ejecutoras del Fondo Accin para facilitar el proceso de elaboracin del Plan de Mitigacin Ambiental de los proyectos. Si bien la Gua no es exhaustiva, contiene procesos prcticos para identificar y manejar riesgos ambientales potenciales asociados a la ejecucin de los proyectos cofinanciados por el Fondo Accin. El objetivo de la gua es facilitar la identificacin de los aspectos o momentos que van a demandar especial atencin, con el fin de anticipar problemas y reducir o eliminar posibles impactos ambientales negativos, desde el inicio de la ejecucin de un proyecto. Responde especficamente a la materializacin de la Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales firmada por el ejecutor desde la formulacin del proyecto presentado al Fondo Accin. Esta Gua contiene dos elementos, los conceptos bsicos relacionados con el Plan de Mitigacin Ambiental y el proceso para la identificacin y manejo de riesgos ambientales negativos que podra implicar la ejecucin de un proyecto. Con estos dos elementos se busca que la organizacin ejecutora, con el apoyo del Equipo de Acompaamiento, logre ejecutar el proyecto sin consecuencias ambientales negativas.

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La presente Gua ha sido elaborada con base en: (i) las fichas de evaluacin de impacto ambiental de USAID, (ii) la Gua para el Manejo de Riesgos Ambientales de SEFI8 y (iii) la Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales del Fondo Accin. Es importante aclarar, que esta Gua no intenta reflejar todos los posibles impactos ambientales relacionados con un proyecto. El ejecutor, con el apoyo del Equipo de Acompaamiento, debe incorporar elementos adicionales que respondan a la particularidad de cada proyecto, cuando as se requiera.
A. Conceptos bsicos

Para la correcta formulacin de un Plan de Mitigacin Ambiental, es importante conocer y tener claros los siguientes conceptos:
Impacto Ambiental

El impacto ambiental es cualquier alteracin, positiva o negativa, que se produce sobre el ambiente como consecuencia, directa o indirecta, de acciones antrpicas que afectan la salud humana, la capacidad productiva de los recursos naturales y los procesos ecolgicos esenciales. La alteracin no siempre es negativa. Puede ser favorable o desfavorable para el medio. El Plan de Mitigacin se construye para los impactos ambientales negativos. Plan de Mitigacin Ambiental El Plan de Mitigacin Ambiental es un instrumento de evaluacin y seguimiento que permite identificar y cuantificar los riesgos ambientales potenciales de un proyecto y definir medidas preventivas de mitigacin que permitan anticipar problemas y reducir o eliminar posibles impactos ambientales negativos. El Plan de Mitigacin Ambiental debe formularse desde el inicio de la ejecucin de un proyecto, con el fin de contar con medidas preventivas en caso de una emergencia ambiental. Responsabilidad ambiental La responsabilidad ambiental es el compromiso de una valoracin por el impacto ecolgico positivo o negativo de una decisin. Esta valoracin se refiere generalmente al dao causado a otras especies, a la naturaleza en su conjunto o a las futuras generaciones, por las acciones o las no-acciones de otro individuo o grupo. Hans Jonas propone un imperativo que ordena obra de tal modo que los efectos de tu accin sean compatibles con la permanencia de una vida humana autntica en la Tierra. Dicho imperativo se conoce como el "principio de responsabilidad". Mecanismos de control Los mecanismos de control son acciones que permiten hacer evaluacin y seguimiento a las medidas preventivas de un Plan de Mitigacin Ambiental y su efectividad. Riesgos potenciales Los riesgos potenciales son aquellos posibles efectos ambientales que demandan especial atencin y acciones concretas para reducir o eliminar posibles impactos ambientales negativos.
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http://sefi.unep.org/english/downloads.html

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Medidas preventivas Las medidas preventivas son aquellas acciones concretas que permiten atenuar riesgos ambientales negativos y se deben identificar de manera anticipada. B. Momentos para la construccin y manejo del plan de mitigacin El proceso para el manejo de riesgos ambientales negativos comprende tres momentos: 1. Consulta de regulacin ambiental aplicable. 2. Construccin del plan de mitigacin de riesgos potenciales. 3. Monitoreo

1. Consulta de regulacin ambiental aplicable

El primer paso es la identificacin de la regulacin ambiental. La regulacin ambiental local, regional y/o nacional ofrece informacin muy prctica y relevante en cuanto a las restricciones y permisos necesarios para la ejecucin de un proyecto. Abarca legislacin, estndares y mejores prcticas vigentes y en proceso de definicin. En Colombia, la regulacin ambiental es definida por el Ministerio de Ambiente

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(MAVDT) y la Unidad de Parques (UAESPNN) a nivel nacional, las Corporaciones Autnomas Regionales a nivel departamental y las Alcaldas a nivel municipal. La regulacin ambiental define, por ejemplo, los lmites permitidos de emisin, extraccin o disposicin de residuos; los requerimientos correspondientes; las tcnicas y equipos de control necesarios; las mejores prcticas que se podran aplicar; los permisos requeridos y las concesiones de agua obligatorias, entre otros.
2. Construccin del plan de mitigacin de riesgos potenciales.

Para elaborar el plan de mitigacin se deben seguir cuatro pasos: a) identificacin de los riesgos ambientales potenciales del proyecto, b) determinacin de los niveles de afectacin, c) definicin de medidas de mitigacin y d) definicin de costos. Al final, el resultado de estos cuatro pasos debe quedar plasmado en una tabla como la siguiente: Tabla 1 Ejemplo del plan de mitigacin ambiental Paso a) Recurso Actividad afectado Actividad Recurso 1 suelo Actividad Recurso 1 hdrico Actividad Recurso 2 suelo Actividad Recursos 3 biolgicos Paso b) Nivel de afectacin Alto Medio Alto Bajo Paso c) Medida de mitigacin Medida de mitigacin W Medida de mitigacin X Medida de mitigacin Y Medida de mitigacin Z Paso d) Presupuestado Costos previamente $ $ $ $ $ $ $ $

Riesgos Riesgo W Riesgo X Riesgo Y Riesgo Z

Paso a) Identificacin de riesgos ambientales potenciales Para cada actividad del proyecto, es necesario preguntarse cules son los recursos naturales que pueden ser afectados negativamente. En la siguiente tabla, se presenta una lista indicativa de algunos de los riesgos ambientales potenciales que podran presentarse durante la ejecucin de un proyecto, as como una sugerencia de la informacin a revisar en cada caso. La idea es seleccionar de esta tabla los riesgos asociados a los recursos naturales que se pueden ver afectados y revisar la informacin mnima necesaria para valorar el riesgo en el paso siguiente.

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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Tabla 2 - Riesgos ambientales potenciales Riesgos Recurso suelo Informacin a revisar Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Tipo de suelo y de pendientes. Presencia y cobertura de material vegetal (grado de exposicin, suelos descubiertos). Especies presentes (flora) y pertinencia. Rgimen hdrico (capacidad de retencin del suelo). Grado de erosin (estudio de suelos). Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Tipo de suelo y de pendientes. Presencia y cobertura de material vegetal (grado de exposicin). Grado de compactacin (estudio de suelos). Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Tipo de suelo y de pendientes. Presencia y cobertura de material vegetal (grado de exposicin, suelos descubiertos). Especies presentes (flora) y pertinencia. Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Tipo de suelo y de pendientes. Tipo de prcticas productivas utilizadas y pertinencia. Volumen y composicin de abonos y pesticidas utilizados. Presencia y cobertura de material vegetal (grado de exposicin, suelos descubiertos). Especies presentes (flora) y pertinencia. Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Tipo de suelo y de pendientes. Calidad del agua (estudio) y mtodos de tratamiento. Volumen de sedimentacin. Uso actual del suelo y pertinencia frente al uso potencial. Volumen y composicin de los vertimientos. Mtodos de tratamiento. Tipo de vertimientos. Calidad del agua (estudio). Mtodos utilizados para la interrupcin del agua. Volumen de la interrupcin. Duracin y frecuencia de la interrupcin. Tipo de tecnologa utilizada (demanda de agua). Volumen de agua requerido. Potencial de recuperacin y reutilizacin del agua. Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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Erosin.

Compactacin.

Disminucin de cobertura vegetal.

Contaminacin por qumicos.

Recurso hdrico Sedimentacin.

Vertimientos.

Interrupcin de flujos de agua.

Altos consumos de agua. Recursos biolgicos Prdida o reduccin de la biodiversidad.

Afectacin de humedales y otros ecosistemas frgiles.

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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Riesgos Recursos biolgicos Prdida o reduccin de la biodiversidad. Informacin a revisar Destruccin o degradacin de reas boscosas. Invasin de reas de bosque. Presencia y cobertura de material vegetal. Especies presentes (flora y fauna) y pertinencia. Modificacin del paisaje. Estrategia de manejo de plagas en campo. Almacenaje y disposicin de pesticidas. Mtodos de aplicacin de pesticidas. Volumen y composicin de abonos y pesticidas utilizados. Estudios de pertinencia de las especies introducidas frente a l as caractersticas del hbitat y su vulnerabilidad. Prcticas de control de escape y/o invasin. Potencial de depredacin de especies nativas. Volumen y composicin de la emisin. Mtodos de filtracin. Tipo de las partculas. Volumen y composicin de los gases. Mtodos de filtracin. Tipo de gases. Niveles de generacin. Mtodos de filtracin. Horario de generacin. Tipo de tecnologa utilizada (tipo de combustibles, consumo de energa). Capacidad de la planta. Eficiencia de la tecnologa (anlisis costo-beneficio). Capacidad de la planta. Modo de operacin (condiciones, riesgos, requerimientos). Pertinencia de los equipos de proteccin. Existencia y pertinencia de medidas de seguridad industrial. Potencial de recuperacin y/o transformacin. Mtodos de disposicin final y pertinencia. Volumen y composicin de los residuos. Potencial de recuperacin y/o transformacin. Volumen de los residuos. Potencial de recuperacin y/o transformacin. Volumen y cobertura. Capacidad de almacenamiento y/o disposicin. Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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Afectacin de la vida silvestre por utilizacin de qumicos.

Introduccin de especies exticas e invasoras. Recurso aire Polucin por emisin de partculas. Emisin de gases. Generacin de ruido, olores, polvo o humo. Uso de energa Altos consumos de energa. Altos costos de produccin. Altos riesgos para los operadores. Disposicin de residuos Manejo inadecuado. Alta generacin de residuos. Baja tasa de recuperacin. Baja cobertura.

Adicionalmente, se sugieren 11 preguntas que pueden ayudar a la identificacin de riesgos. Como producto de este paso se llenaran las tres primeras columnas de la tabla 1.

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1. El proyecto cuenta con todos los permisos y licencias necesarias para su ejecucin, de acuerdo a lo que exige la regulacin ambiental? 2. El proyecto contempla buenas prcticas productivas para mitigar los impactos ambientales negativos potenciales? (por ejemplo: labranza mnima, diversificacin de cultivos, proteccin de bosques riparios, establecimiento de cercas vivas, uso de abonos orgnicos y procesos de regeneracin natural y restauracin ecolgica, entre otros). 3. El proyecto utilizara herbicidas, fungicidas o cualquier otra clase de pesticidas qumicos en algn momento? 4. El proyecto contempla un tratamiento adecuado del agua antes de verterla sobre una fuente hdrica? 5. El proyecto podra reducir la diversidad del ecosistema intervenido? 6. El proyecto podra destruir o degradar reas boscosas? 7. El proyecto podra afectar la vida silvestre del ecosistema? 8. El proyecto plantea la introduccin de especies exticas o invasoras? 9. El proyecto plantea un manejo ambientalmente adecuado para la disposicin y/o almacenamiento de residuos? 10. Fueron identificados todos los riesgos ambientales potenciales de nivel alto y medio? 11. Todos los riesgos ambientales potenciales de nivel alto y medio cuentan con medidas preventivas de mitigacin?
Paso b) Determinacin de los niveles de riesgo

Para cada uno de los riesgos plasmados en la tabla 1, es necesario identificar el nivel de impacto y la probabilidad de ocurrencia del mismo, como se indica en la tabla 3. Esas dos consideraciones son las que permiten establecer si el nivel de riesgo es alto, medio o bajo. Naturalmente, esas consideraciones van a ser mejores en la medida que se disponga de informacin actualizada y suficiente. Como producto de este paso se llenara la cuarta columna de la tabla 1. Tabla 3 Nivel de riesgo Consideraciones Impacto ambiental: Impactos ambientales negativos, que de no ser manejados, llevaran a una situacin crtica Probabilidad de ocurrencia: Superior al 40%. Impacto ambiental: Impactos ambientales negativos, que pueden ser eliminados o reducidos a niveles aceptables. Probabilidad de ocurrencia: Entre 20% y 40%. Impacto ambiental: No se esperan impactos ambientales negativos significativos. Probabilidad de ocurrencia: Inferior al 20%.

Alto

Medio

Bajo

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Paso c) Medidas de mitigacin Una vez identificados y valorados los riesgos ambientales potenciales, es necesario definir medidas de mitigacin para eliminar, reducir o manejar esos riesgos. Las medidas de mitigacin pueden ser identificadas a travs de prcticas industriales o sectoriales; nacionales u otros estndares ampliamente utilizados y/o aceptados. Como producto de este paso se llenara la quinta columna de la tabla 1. Paso d) Costos Finalmente, se deben estimar los recursos humanos y financieros necesarios para desarrollar el plan formulado. Como producto de este paso se llenaran las columnas sexta y sptima de la tabla 1. Es posible que haya diferencias entre los costos del plan y los montos presupuestados en la formulacin del proyecto. Eso no es un problema, pues en caso de tener que implementar alguna medida del plan de mitigacin para la cual no haya recursos presupuestados en el proyecto, se podr solicitar la modificacin a REMO. 3. Monitoreo Una vez formulado el plan, es necesario establecer responsabilidades dentro del equipo ejecutor para verificar permanentemente la necesidad de implementar las medidas de mitigacin previstas, registrar su implementacin cuando haya lugar a ello, y hacer sugerencias oportunas de modificacin del plan formulado. Para los riesgos potenciales con nivel de afectacin alto y medio, se deben definir visitas del Equipo de Acompaamiento con una regularidad mnima semestral. Es posible que resulte conveniente, que el Equipo de Acompaamiento realice la visita en compaa de un experto externo o de la autoridad ambiental competente, con el fin de apoyar el ejecutor en la implementacin del Plan de Mitigacin Ambiental y realizar las recomendaciones a que haya lugar.

5. Pautas para la elaboracin de la geoespacializacin del proyecto


La geoespacializacin se refiere a una recopilacin de informacin del proyecto en trminos geogrficos, fotogrficos, promocionales, entre otros. El Fondo para la Accin Ambiental y la Niez busca conocer y reportar la ubicacin de los proyectos que ha cofinanciado. Es necesario, como mnimo, entregar la informacin sobre las coordenadas (latitud y longitud) del rea dnde se incidir con el desarrollo del proyecto. Esta informacin podr ser obtenida a travs del apoyo de las Corporaciones Autnomas Regionales, el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, entre otros. Las coordenadas que identifican la posicin geogrfica del proyecto se incluyen en la herramienta de reporte PES. Las imgenes y otro material de divulgacin y/o promocin, podr ser enviado por el ejecutor, revisado y autorizado por el Fondo Accin, para su publicacin en la pgina web del Fondo.

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Anexo 4. Gua administrativa y financiera

Introduccin
El objetivo de la presente gua es establecer las normas legales, tributarias y administrativas que deben adoptar las organizaciones ejecutoras de proyectos, financiados con recursos de la Iniciativa para las Amricas, para generar informacin de rendicin de cuentas a financiadores pblicos o privados. Esta gua contempla recomendaciones sobre el manejo administrativo que una ONG o una organizacin comunitaria de base debe implementar para garantizar la transparencia en el uso de los recursos de donacin y la efectividad de las inversiones realizadas con estos. En la parte final del documento se relaciona una lista de chequeo con los aspectos ms relevantes en materia administrativa, contable y tributaria. Esta es una herramienta para la identificacin de las debilidades de las organizaciones receptoras de donaciones y una fuente de informacin para el donante con el propsito de adelantar actividades de fortalecimiento institucional.

1. Generacin de comprobantes de contabilidad


Los comprobantes de contabilidad se preparan con fundamento en la normatividad relativa a soportes contables, regidos por los Artculos 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993 (ver texto al final de este anexo), Artculo 617 del Estatuto Tributario, y Artculos 3 y 4 del Decreto 522 de 2003 (ver texto al final de este anexo). Su preparacin puede ser realizada en forma electrnica o manual. Se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Deben ser enumerados consecutiva y cronolgicamente, indicando las personas que intervinieron en su preparacin y aprobacin. Deben mostrar, adems, la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, al igual que las cuentas afectadas con el registro.

Documentos equivalentes
En algunos casos no es necesario expedir factura sino que basta la emisin de un documento equivalente. Los decretos expedidos establecen como nicos documentos equivalentes a la factura, los siguientes: Los tiquetes de mquinas registradoras. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos (cines, teatro, espectculos musicales y deportivos, etc.). Los tiquetes de transporte areo, terrestre, fluvial y martimo. Los recibos de pago de matrcula y pensiones educativas. Las plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y sus respectivos comprobantes de pago.

Los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantas. Los recibos que se expiden por la prestacin de servicios pblicos.

De todas maneras, debe observarse que los soportes, cualquiera que fuere su procedencia, deben contener, en lo posible el lleno de todos los requisitos, o en su defecto, como mnimo, los siguientes consignados en el numeral 3 del artculo 6 del decreto 1165 de 1996, as: Nombre o razn social de quien presta el servicio y su NIT

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Es necesario que los soportes que respaldan las operaciones se realicen a nombre de la entidad ejecutora del proyecto; no deben ser fax ni cotizaciones y no deben estar enmendados ni deteriorados (rotos, sucios, etc.) Adicionalmente, en las facturas, membretes de la correspondencia, recibos y dems documentos de la organizacin ejecutora y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razn de su objeto, actividad o profesin, deber imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente nmero de identificacin tributaria. Todos los gastos (pagos o compras) relacionados con la ejecucin del proyecto debern estar autorizados por el Director del proyecto.

Principio de causacin
La causacin es el reconocimiento de los hechos econmicos en el periodo en el cual se realizan y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Se entiende que se han realizado cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico. Para la administracin y control del proyecto, se debe crear un centro de costos independiente de otros para el registro de las operaciones, de tal forma que proporcione la informacin necesaria para la elaboracin de informes y dems. Las entidades sin nimo de lucro no cuentan con un plan nico de cuentas, por lo cual se utiliza el PUC para comerciantes.

2. Libros de contabilidad
De conformidad con lo establecido en el articulo 125 del Decreto 2649 de 1993, los libros de contabilidad son documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes econmicos y que sern el fundamento de los estados financieros. El artculo 56 del Cdigo de Comercio, al referirse a los libros de contabilidad, indica que stos podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin. Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente econmico y lugar de su registro. Las entidades sin nimo de lucro deben llevar como mnimo los siguientes libros segn lo dispuesto en el Artculo 2 del Decreto 2500 de 1986:

Libro diario
Se registran da a da todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un periodo no superior a un mes.

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Mayor y balances
Se registra en forma resumida los valores por cuenta o rubro de las transacciones del periodo respectivo. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro diario y el saldo final del mismo para el mes correspondiente

Libro de actas
Las decisiones de los rganos de Direccin y Control deben consignarse en los libros de actas. Al respecto el articulo 131 del Decreto 2649 de 1993 dispone, Los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos de Direccin, administracin y control, distinguiendo cada acta con el nombre del rgano que se rene con enumeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. Las normas contenidas en el Decreto 2649 de 1993 debern ser aplicadas por todas las personas que por ley estn obligadas a llevar contabilidad. Su utilizacin es necesaria para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. Para efectos contables, las operaciones deben registrarse en los libros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Para efectos fiscales, habr sancin cuando entre las fechas de las ltimas operaciones registradas en los libros y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin existan ms de 4 meses de atraso (Artculo 654, Estatuto Tributario).

3. Procedimientos
Los siguientes procedimientos operan tanto para la emisin de cheques, tramitacin de traslados o solicitud de cheques de gerencia por todo concepto de egreso, previamente autorizado por el responsable en la entidad ejecutora.

Egresos
Todo pago o compra debe estar soportado con el respectivo comprobante de egreso y el documento soporte de este (factura, documento equivalente etc.). Se debe verificar toda la documentacin de soporte antes de proceder al giro o traslado de fondos as:

Proveedores (compras y servicios)


Obtener como mnimo tres (3) cotizaciones, que se deben someter a consideracin y aprobacin por parte de la persona de administracin autorizada para solicitar la compra o servicio. Orden de compra o servicio. Factura de compra, cerciorndose de que contenga los requisitos mnimos legales exigidos, y/o factura equivalente.

Anticipos
Formato para solicitud de anticipo debidamente diligenciado. Cerciorarse del valor real a girar o trasladar. Firmas de persona de administracin autorizndolo.

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Adicionalmente, los comprobantes de egresos deben cumplir con los siguientes requisitos: Tratndose de persona jurdica, deber firmar y colocar el sello de la compaa. En el evento de que el beneficiario del pago no se presente personalmente a reclamar el cheque, deber exigirse carta de autorizacin acompaada de fotocopias de la cdula de ciudadana, tanto del beneficiario como del autorizado para reclamar el pago.

Manejo de caja menor


El cheque para su reembolso debe estar girado a nombre del responsable de la custodia de la caja menor. Con sus fondos se realizan los pagos estipulados en el Manual de Caja Menor. Se debe anexar, sin excepcin, el soporte de los pagos autorizados (factura, cuenta de cobro, o documento equivalente). Estos soportes deben ser legibles, descriptivos, escritos a tinta, expresados en cifras y letras y firmados y/o sellados por el beneficiario del pago. El fondo de caja menor es para uso de la organizacin, por lo tanto, queda restringida su utilizacin por terceros o personas ajenas a la entidad ejecutora. Se deben realizar arqueos de caja menor de manera permanente.

Administracin del efectivo en caja menor y bancos


Por cada proyecto que le sea financiado a una organizacin ejecutora, se debe abrir una cuenta bancaria a nombre de la entidad ejecutora (corriente) y exclusiva para administrar los recursos del mismo. Todos los recursos que la entidad reciba para financiar un proyecto se consignaran en la cuenta bancaria respectiva. La organizacin ejecutora de un proyecto deber registrar las firmas del director, el tesorero y el coordinador del proyecto. Las firmas requeridas para la realizacin de las operaciones debern ser dos de las registradas. Este es un requisito necesario para la recepcin de los recursos.

4. Definicin de conciliacin bancaria


Procedimiento mediante el cual se comparan las partidas del extracto bancario con los registros contables para establecer la veracidad de la informacin. Usualmente, el resultado de dicho procedimiento presenta las diferencias del extracto y el libro auxiliar de bancos comnmente llamadas partidas conciliatorias. Comnmente, dichas diferencias se presentan sobre los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de la conciliacin o notas dbito o crdito no contabilizadas.

5. Segregacin de funciones
Es un aspecto de especial cuidado puesto que de ello depende que no se produzcan dentro de la organizacin hechos fraudulentos en el manejo de los recursos, manipulacin de la informacin financiera y contable, uso indebido de los activos fijos y acomodacin de sucesos que inhabilitan a la direccin y administracin gestionar eficientemente la entidad.

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6. Procedimientos adicionales

Autorizacin del gasto


Dentro de la estructura operativa de las organizaciones debe identificarse el (los) funcionario (s) responsable(s) de la aprobacin de gastos y revisin de los soportes.

Sustento presupuestal
Cada gasto (en concepto y valor) que se cargue al proyecto debe estar contenido en el presupuesto aprobado. En caso de presentarse necesidad de efectuar pagos que no lo estn, se debe solicitar aprobacin del Fondo Accin y reportar dicho suceso en los cuadros control antes de comprometer los dineros. .

Seguimiento a Ejecucin Presupuestal


Permite conocer la evolucin en la ejecucin del proyecto, comparando el presupuesto aprobado con los gastos realizados en una fecha determinada. Tambin facilita atender y corregir las sub-ejecuciones o sobreejecuciones, precisando las razones o circunstancias que las generaron.

Contabilizacin de las transferencias recibidas


Los recursos recibidos de Fondo Accin y dems entidades de cooperacin representan para la entidad una obligacin (pasivo), en la medida que son dineros con destinacin especfica que deben utilizarse de acuerdo con lo convenido en el contrato firmado. En este contexto las organizaciones deben contabilizar las transferencias y/o traslados del Fondo como un pasivo y restar los gastos que se van efectuando con cargo al proyecto, de tal manera que siempre sea posible conocer el saldo pendiente de ejecucin.

7. Deberes formales en las declaraciones tributarias

Identificacin tributaria
Para efectos tributarios, cuando la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales lo seale como contribuyentes, agentes retenedores y declarantes, se identificarn mediante el nmero de identificacin tributaria (NIT o RUT) que les asigna.

Periodo gravable y formularios de pago


Las declaraciones tributarias correspondern al periodo o ejercicio fiscal. Las declaraciones de renta y complementarios, retencin en la fuente e impuesto a las ventas debern presentarse en los formularios oficiales, as como la Informacin exgena dentro de las fechas designadas por la DIAN. La declaracin de industria, comercio, avisos y tableros se presentar en los formularios que las autoridades competentes en los municipios emitan para tal fin dentro de las fechas designadas.

Exencin de impuestos sobre el aporte dado por el Fondo Accin


De acuerdo con el articulo 96 de la Ley 788 de 2002, Se encuentran exentos de todo impuesto, tasa o contribucin, los fondos provenientes de auxilios o donaciones de entidades o gobiernos extranjeros convenidos con el Gobierno Colombiano, destinados a realizar programas de utilidad comn y amparados por acuerdos intergubernamentales. Esto quiere decir que sobre las operaciones que tengan relacin exclusiva

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con los aportes del Fondo Accin no se genera ningn tipo de impuesto. Por ejemplo, en las compras y servicios no les deben cobrar IVA; al efectuarse la apertura de la cuenta corriente se debe aclarar al banco tal evento para la no generacin del cobro del impuesto sobre transacciones financieras. Para hacer esta exencin efectiva, se debe cumplir con los requisitos del Decreto 540 de 2004 (ver texto al final de este anexo). El Fondo Accin suministrar una certificacin firmada por el contador que es el soporte para el no cobro de estos impuestos. Lo anterior no quiere decir que el Proyecto no deba cumplir con sus obligaciones tributarias como Declaracin de Retencin en la Fuente, Declaracin de Renta e ICA (si son responsables).

8. Administracin de personal

1- Contrato de trabajo
Segn rgimen laboral colombiano, el contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Para que exista contrato de trabajo se requiere que concurran tres elementos esenciales: La actividad personal del trabajador, realizada por si mismo. La continuada subordinacin o dependencia del trabajador, respecto del empleador, que faculta a este para exigirle el cumplimiento de ordenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duracin del contrato. Un salario como retribucin del servicio.

Prestaciones Sociales
Las prestaciones sociales tienen su origen en la ley y con ellas se pretende mejorar el nivel de vida de los trabajadores. Unas son de naturaleza econmica y otras son de carcter asistencial. En Colombia las prestaciones sociales estn a cargo del empleador y del sistema de seguridad social. Prestaciones sociales a cargo del empleador Auxilio de trasporte: Tienen derecho todos los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mnimos legales vigentes, este se estable cada ao con la expedicin de un Decreto del Ministerio de la Proteccin Social. Calzado y vestido: Todo patrono que habitualmente ocupe uno o ms trabajadores permanentes debe proporcionar una dotacin de calzado y vestido apropiado a los trabajadores que devenguen hasta 2 salarios mnimos legales vigentes. Cesanta: Todo empleador debe reconocer un mes de salario por cada ao de servicio y proporcional por fraccin de acuerdo con el tiempo laborado. El 31 de diciembre de cada ao se realiza la liquidacin definitiva por el tiempo laborado y se consigna en los fondos de cesantas a ms tardar el 14 de febrero del siguiente ao. Se paga directamente al trabajador cuando el contrato termina. Intereses sobre cesantas: Todo empleador obligado a pagar cesanta, deber liquidar el 12% anual o proporcional de acuerdo al tiempo laborado. El pago lo debe hacer a ms tardar el 30 de enero del ao siguiente o al momento de la liquidacin definitiva.

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Prima de servicios: Toda entidad de carcter permanente reconocer un mes de salario por cada ao de servicio, pagadero entre el 15 y el 30 de junio la mitad y del 15 al 20 de diciembre la otra mitad, o de forma proporcional de acuerdo con el tiempo laborado al momento de la liquidacin definitiva. Vacaciones: 15 das hbiles de descanso remunerado por cada ao de servicio o proporcional de acuerdo al tiempo laborado al momento de la liquidacin definitiva. Prestaciones sociales cargo del sistema integral de seguridad social Tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la proteccin de las contingencias que la afecten. Los trabajadores libremente pueden escoger la EPS y el Fondo de Pensiones allegando los documentos que dicha entidad requiera para tramitar la afiliacin. Es potestad de la entidad elegir la caja de compensacin familiar y la administradora de riesgos profesionales. Su pago debe realizarse conforme lo establece la Ley vigente. Pensin Riesgos Profesionales Salud Fondo de Solidaridad Pensional Caja de Compensacin ICBF SENA Tarifa 16% sobre salario base de cotizacin La tarifa se determina segn el riesgo de la actividad de la organizacin 12.5% sobre salario base de cotizacin A partir de 4 SMLV* Se paga sobre el total de la nmina fija de la organizacin Se paga sobre el total de la nmina fija de la organizacin Se paga sobre el total de la nmina fija de la organizacin Patrono 12% Mnimo 0,522% Mximo 6,96% 8,5% No aporta 4% 3% 2% Empleado 4% No aporta 4% Va desde el 1%, hasta el 2% (Dependiendo el salario) No aporta No aporta No aporta

* SMLV: Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes.

2- Contrato de Servicios
La prestacin de servicios se refiere a la ejecucin de labores basadas en la experiencia, capacitacin y formacin profesional de una persona en determinada materia. El contratista tiene autonoma e independencia desde el punto de vista tcnico y cientfico, lo que constituye el elemento esencial de este contrato. El contrato de prestacin de servicios en nuestra legislacin, forma parte de una amplia variedad de contratos en el cual, a criterio de los interesados y con base en las disposiciones legales existentes, se acordarn aspectos como objeto, remuneracin por los servicios prestados, tiempo de ejecucin de las actividades contratadas y las causas de terminacin del contrato. La vigencia del contrato es por el tiempo justo para ejecutar un objeto especfico. La contratacin de personal de un trabajador independiente bajo la modalidad de contrato de prestacin de servicios, tendr que ser de

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manera ocasional, de modo tal que no se cumpla con los requisitos contemplados en el artculo 23 del Cdigo Sustantivo del Trabajo subrogado por el artculo 1 de la Ley 50 de 1990, esto es, que no se genere una relacin laboral. El contrato de trabajo se diferencia del de prestacin de servicios independientes en el sentido que en el primero se requiere la existencia de la prestacin personal del servicio, la continuada subordinacin laboral y la remuneracin como contraprestacin del mismo. Sistema General de Seguridad Social en Salud En los contratos en donde est involucrada la ejecucin de un servicio en favor de una persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestacin de servicios, consultora, asesora y cuya duracin sea superior a tres (3) meses, la parte contratante debe verificar la afiliacin y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. En los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotizacin es el equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto facturado mensualmente. (D. 1703/2002, art. 23). Sistema General de Pensiones Las personas naturales que prestan directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, bajo la modalidad de contratos de prestacin de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten, deben estar afiliados al Sistema General de Pensiones y su cotizacin debe corresponder a los ingresos que efectivamente perciba el afiliado. La base de cotizacin del Sistema General de Pensiones es como mnimo de un salario mnimo legal mensual vigente, y mximo de 25 salarios mnimos legales mensuales vigentes, lmite aplicable al Sistema de Seguridad Social en Salud. La base de cotizacin para el Sistema General de Pensiones debe ser la misma que la del Sistema General de Seguridad Social en Salud, salvo que el afiliado cotice para el primero sobre una base inferior a la mnima establecida para el segundo. Con el propsito que estos ingresos se acumulen para la liquidacin de la pensin, deben realizarse los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud. De ser diferente la base de cotizacin, los aportes que excedan los realizados al Sistema de Seguridad Social en Salud, no se tendrn en cuenta para la liquidacin de la pensin y le sern devueltos al afiliado con la frmula que se utiliza para el clculo de la indemnizacin sustitutiva o la devolucin de saldos (D. 510/2003, art. 3). Sistema General de Riesgos Profesionales Se aplica a los trabajadores independientes que realicen contratos de carcter civil, comercial o administrativo con personas naturales o jurdicas y que cumplan los siguientes requisitos: a) Que el trabajador independiente realice de manera personal y por su cuenta y riesgo la actividad contratada. b) Que en el contrato que se suscriba con el trabajador independiente, cuando es escrito, se establezca

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especficamente la actividad y el lugar sede de la empresa o centro de trabajo donde va a desarrollar sus funciones. En el evento en que el contrato sea verbal, dichas circunstancias se harn constar en el formulario de afiliacin al que se refiere el presente decreto; c) Que en el contrato se determine el valor de los honorarios o remuneracin por los servicios prestados y el tiempo o perodo de la labor ejecutada. El plazo antes sealado para la afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales, deber ser como mnimo igual al indicado en el artculo 23 del Decreto 1703 de 2002 y dems disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, para la afiliacin de trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social en Salud (D. 2800/2003, art. 1). La afiliacin de los trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Profesionales se hace a travs del contratante, en las mismas condiciones y trminos establecidos en el Decreto-Ley 1295 de 1994, mediante el diligenciamiento del formulario que contenga los datos especiales que para tal fin determine la Superintendencia Bancaria, en el cual se debe precisar las actividades que ejecutar el contratista, el lugar en el cual se desarrollarn, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo, as como el horario en el cual debern ejecutarse. Esta informacin es necesaria para la determinacin del riesgo y definicin del origen de las contingencias que se lleguen a presentar. El trabajador independiente debe manifestar por escrito en el texto del contrato y en las prrrogas del mismo la intencin de afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales. Si el contrato es escrito, se entregar copia del mismo a la Administradora de Riesgos Profesionales adjuntando el formulario antes mencionado. Si el contrato no consta por escrito la citada manifestacin respecto de la voluntad de afiliarse deber constar directamente en el formulario. El contratante que celebre con un trabajador independiente contratos de carcter civil, comercial o administrativo, una vez el trabajador le manifieste su intencin de afiliarse al sistema, deber afiliarlo a su Administradora de Riesgos Profesionales dentro de los dos (2) das siguientes a la celebracin del respectivo contrato. La cobertura del sistema se inicia desde el da calendario siguiente al de la afiliacin. El trabajador independiente que desee afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales, deber estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud y de Pensiones en el siguiente orden: 1. Salud. 2. Pensiones. 3. Riesgos profesionales. La afiliacin al Sistema General de Riesgos Profesionales no configura ni desvirta posibles relaciones laborales (D. 2800/2003, art. 3).

Carpetas de personal
La organizacin ejecutora debe archivar y guardar, por cada trabajador, una carpeta que contenga el contrato de trabajo, las copias de las afiliaciones a la seguridad social, caja de compensacin familiar, liquidaciones de vacaciones, cesantas, intereses sobre cesantas, licencias, incapacidades, certificaciones laborales y dems documentos que permitan reconstruir la relacin contractual.

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9. Propiedad planta y equipo


Toda organizacin ejecutora debe asegurar los bienes de su propiedad y aquellos que son financiados con recursos de cooperacin, as sean adquiridos a nombre de la organizacin financiadora. As mismo, debe implementarse una poltica de uso, mantenimiento y prevencin de riesgos sobre activos. Adicionalmente, la organizacin ejecutora esta obligada a cumplir con las normas sobre licencias de software, derechos de Autor y propiedad Intelectual, consagradas en la Ley 603 de 2000.

10. Lista de chequeo administrativa y financiera


La lista de chequeo se utiliza para el levantamiento del ndice de capacidad administrativa y financiera ICAF.

Pregunta 1. Aspectos Legales 1. Se encuentra vigente el convenio suscrito entre el Fondo Accin y la organizacin? 2. Desde la firma del convenio con el Fondo Accin ha tenido cambios de Representante Legal, domicilios y otros legales y los ha informado? 3. Est registrada y actualizada la organizacin en Cmara de Comercio o el ente que los regula o vigila? 4. La organizacin tiene las licencias para el uso del software instalado en los equipos de computo (sistema operativo, software de oficina y dems)? 2. Estructura Organizacional 5. Estn diferenciadas las funciones entre el responsable contable y el coordinador del proyecto? 6. Existe un responsable del manejo contable de la organizacin? 7. Existe un responsable del manejo de los activos de la organizacin? 8. Existe un responsable del manejo legal dentro de la organizacin que se encargue de contratacin, asesora legal y/o representacin? 9. Existe un responsable del manejo de los recursos humanos de la organizacin? 10. Existe un responsable del manejo de efectivo de la organizacin? 11. Existe un responsable del manejo presupuestal de la organizacin?

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Pregunta 3. Obligaciones Contables 12. Los libros contables estn actualizados (mnimo 2 meses atrs)? 13. Existe el informe de gestin completo del periodo anterior (balance; estado de resultados cambios del patrimonio; situacin financiera y flujos de fondos)? 14. La entidad tiene registrados los libros de actas? 15. La entidad tiene registrado el libro Diario? 16. La entidad tiene registrado el libro Mayor y Balances? 4. Obligaciones Tributarias 17. Se hace uso de la exencin de impuestos a que tiene derecho la entidad por los recursos recibidos del Fondo Accin? 18. Se present la informacin exgena dentro de las fechas establecidas? 19. Se present oportunamente la declaracin de renta y complementarios del ao anterior? 20. El responsable de la contabilidad tiene claras las obligaciones tributarias nacionales o locales de la organizacin? 21. Se practica, presenta y cancela oportunamente la retencin en la fuente sobre la renta? 22. Las obligaciones tributarias han sido canceladas sin sanciones? 5. Prcticas Contables 23. El procesamiento de las operaciones de la organizacin se hace a travs de un software contable? 24. Existe un centro de costos independiente por cada proyecto financiado? 25. Todas las operaciones estn autorizadas por el director del proyecto? 26. Se elaboran las conciliaciones bancarias mensualmente? 27. Todas las operaciones estn debidamente soportadas? 28. Se practica el sistema de causacin? 29. Los documentos contables, tales como facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes, renen las caractersticas exigidas por la Ley? 30. Las transferencias para los programas y proyectos en ejecucin se contabilizan como un pasivo?

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Pregunta 6. Procedimientos Cuenta Bancaria 30. Se constituy una cuenta corriente exclusiva para el manejo de los recursos a nombre de la organizacin? 31. La cuenta bancaria exclusiva para el proyecto fue constituida con el requerimiento de dos firmas? 7. Procedimientos de Control 32. Se realizan comparativos entre el centro de costos del proyecto y el PES? 33. Los gastos no contemplados inicialmente en el presupuesto del proyecto se encuentran debidamente aprobados por el Fondo Accin? 34. Todos los bienes, incluidos los adquiridos con recursos del proyecto, se encuentran amparados con una pliza de seguros contra todo riesgo? 35. Se hace seguimiento a la ejecucin presupuestal de la organizacin? 36. Todo gasto tiene sustento presupuestal? 37. Se controlan adecuadamente (firmas y sellos) los comprobantes de egreso? 8. Procedimiento de Manejo de Efectivo 38. Existe un responsable del manejo de la caja menor de la organizacin? 39. En el manual o procedimiento escrito se determina la cuanta mxima de la caja menor? 40. Se tiene un manual o procedimiento escrito para el manejo de la caja menor? 41. Se tiene un manual o procedimiento escrito para la administracin del efectivo? 42. Se hacen arqueos peridicos a la caja menor?

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9. Recursos Humanos 43. Las personas contratadas para el proyecto cumplieron los requisitos legales para su contratacin (perfil requerido, soportes de estudio y de experiencia, afiliaciones)? 44. Las personas vinculadas con la organizacin para la ejecucin del proyecto tienen contrato escrito? 45. Las personas contratadas para el proyecto, que no hacen parte de la planta de la organizacin, cumplen con sus aportes a la seguridad social y se les exige evidencia de esto para sus pagos? 46. Las personas vinculadas por servicios profesionales tienen suscrito contrato con la organizacin? 47. Existen los soportes y controles de los pagos de parafiscales de las personas que trabajan en la organizacin? 48. El personal de planta se encuentra afiliado y se realizan los aportes a la Caja de Compensacin, ICBF y SENA? 49. Las carpetas de las personas vinculadas con la organizacin tienen la documentacin al da? 50. Se hace mensualmente la provisin para atender el pago de las prestaciones sociales de acuerdo con la Ley laboral? 51. Las personas vinculadas con la organizacin tienen cubierta la seguridad social?

11. Errores ms frecuentes


A continuacin se detallan algunos aspectos que el Fondo para la Accin Ambiental y la Niez ha identificado como errores ms frecuentes por parte de organizaciones ejecutoras en el manejo administrativo y financiero: El proyecto realiza la salida de un solo cheque para cubrir varios gastos. Los comprobantes y documentos no aparecen firmados por las personas que intervienen en ellos, ni su numero de identificacin. En el comprobante de egreso no aparece copia del diligenciamiento del cheque. Los comprobantes de egreso no aparecen acompaados de los respectivos soportes. La organizacin ejecutora no conserva originales de toda la informacin contable. No se realizan estados financieros, que a su vez son el soporte para el informe de ejecucin presupuestal. No identificar los tems y variaciones en la ejecucin presupuestal, sin soportar y justificar tal evento.

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El personal no tiene la induccin necesaria para que las normas establecidas por el Fondo Accin se cumplan. Los valores contratados con una sola persona no son establecidos y autorizados. No se aplica retenciones en la fuente ni presentan las declaraciones tributarias oportunamente. No se adelantan las conciliaciones bancarias mensuales. No se realiza la causacin en el periodo correspondiente. No contabilizan provisiones para nomina ni parafiscales. Se efectan pagos con recursos suministrados por el Fondo Accin que no estn dentro del presupuesto aprobado. No se conservan los cheques anulados, los cuales hacen parte del consecutivo. El archivo de documentos no se realiza en forma adecuada, consecutiva y cronolgica. Se realizan pagos por caja menor por valores superiores a los autorizados en el manual de administracin de efectivo. No se soportan los gastos realizados con dineros de caja menor. Cuando se contrata personal por servicio u honorarios, cada vez que se adelanta un pago, no se soportar con la cuenta de cobro o factura equivalente. No existen comprobantes de egreso con soporte normalizado. No se adelantan acciones para subsanar las debilidades encontradas en las diferentes valoraciones del ICAF.

Texto del Decreto 2649 de 1993


DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS Artculo 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. Artculo 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aqul donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

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En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las operaciones. Artculo 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global. b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones. c) Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras. d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos. e) Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

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Artculo 126. Registro de los libros. Cuando la ley as lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: 1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar o, 2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico. Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador pblico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar copia autntica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas. Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin. Artculo 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben ser exhibirse en el domicilio principal del ente econmico. Artculo 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros est prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

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5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo. Artculo 129. Inventario de mercancas. El control de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos: 1. Clase y denominacin de los artculos. 2. Fecha de la operacin que se registre. 3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada. 4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas. 5. Existencia en valores y unidad de medida. 6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado. 7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulte el registro por unidades, se har por grupos homogneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. Pargrafo. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos sealados en los numerales 5, 6 y 7 de este artculo. Artculo 130. Libro de accionistas y similares. Los entes econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicacin de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior. Artculo 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos.

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Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Artculo 132. Correccin de errores. Los simples errores de trascripcin se deben salvar mediante una anotacin al pi de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo. Artculo 133. Exhibicin de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relacin con las operaciones del establecimiento. Si el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesin, salvo que aparezca probada y justificada su prdida, extravo o destruccin involuntaria. Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente econmico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario seale. En la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 2. La fecha aproximada de la operacin. 3. Los libros en que, conforme a la tcnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine. La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artculo 64 del Cdigo de Comercio tambin proceder en el caso de la liquidacin de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyuges tengan la calidad de comerciante. Artculo 134. Conservacin y destruccin de los libros. Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden

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destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos. Artculo 135. Prdida y reconstruccin de los libros. El ente econmico debe denunciar ante las Autoridades competentes la prdida, extravo o destruccin de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su prdida, extravo o destruccin, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los dems documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposicin.

Texto del Estatuto Tributario


Artculo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64) d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedicin. f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operacin. h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria.

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Texto del Decreto 522 de 2003


Artculo 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del rgimen comn a personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado. El adquirente, responsable del rgimen comn que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado, expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a) Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva; d) Fecha de la operacin; e) Concepto; f) Valor de la operacin; g) Discriminacin del impuesto asumido por el adquirente en la operacin; h) Firma del vendedor en seal de aceptacin del contenido del documento. Artculo 4. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artculo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no ser necesario identificar al adquirente por su nombre o razn social y NIT.

Texto del Decreto 540 de 2004


Artculo 1. Aplicacin. Las disposiciones contenidas en el presente decreto se aplicarn en relacin con los fondos o recursos en dinero originados en auxilios o donaciones destinados a programas de utilidad comn en Colombia, provenientes de entidades o gobiernos de pases con los cuales existan acuerdos intergubernamentales o convenios con el Gobierno colombiano. En el caso de existir tratado o convenio internacional vigente que consagre privilegios respecto de tales auxilios o donaciones, el tratamiento ser el establecido en el respectivo tratado o convenio. Artculo 2. Exencin de impuestos, tasas o contribuciones. La exencin a que se refiere el artculo 96 de la Ley 788 de 2002, se aplicar respecto a impuestos, tasas, contribuciones, del orden nacional, que pudieren afectar la importacin y el gasto o la inversin de los fondos provenientes de auxilios o donaciones realizados al amparo de los acuerdos intergubernamentales o convenios con el Gobierno colombiano, destinados a realizar programas de utilidad comn. Tambin se encuentran exentos del pago de impuestos, tasas o contribuciones del orden nacional, los contratos que deban celebrarse para la realizacin de las obras o proyectos de utilidad comn, as como la adquisicin de bienes y/o servicios y las transacciones financieras que se realicen directamente con los dineros provenientes de los recursos del auxilio o donacin, con el mismo fin. Pargrafo. Para efectos de esta exencin, corresponde a cada entidad pblica del sector, ya sea del nivel nacional o territorial, certificar si los proyectos e inversiones a que estn destinados los auxilios o donaciones correspondientes, son de utilidad comn. Dichas certificaciones debern remitirse de manera inmediata a la

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entidad ejecutora de los recursos, que a su vez las enviar dentro de los primeros cinco (5) das hbiles de cada trimestre a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo de su competencia. Artculo 3.Exencin del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF). La exencin del Impuesto sobre las Ventas (IVA) respecto de los recursos de que trata el artculo 96 de la Ley 788 de 2002, proceder en forma directa sobre las operaciones de adquisicin de bienes o servicios gravados con este impuesto que el administrador o ejecutor de los recursos realice directamente o mediante contratos para la realizacin de programas de utilidad comn, con el cumplimiento de los requisitos sealados en el artculo 4 del presente decreto. La exencin del Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), operar directamente respecto de la disposicin de los recursos de la cuenta abierta exclusivamente para el manejo de los mismos. Para este efecto, el administrador o ejecutor deber marcar en la entidad financiera la cuenta que se utilizar para el manejo exclusivo de los recursos. Artculo 4. Requisitos generales de la exencin. Para la procedencia de la exencin establecida en el artculo 96 de la Ley 788 de 2002 el donante podr ejecutar los recursos administrndolos directamente; a travs de organismos internacionales; de entidades pblicas debidamente autorizadas, o designar organizaciones no gubernamentales debidamente acreditadas en Colombia como entidades ejecutoras de los fondos objeto de donacin debiendo en cada caso cumplir los siguientes requisitos generales: 1. En el caso de la Organizacin no Gubernamental que se designe para administrar y ejecutar los recursos, el representante legal de la misma debe adjuntar certificacin expedida por el Gobierno o entidad extranjera otorgante de la cooperacin, en la cual conste su calidad de entidad ejecutora de los fondos objeto de donacin, debiendo llevar contabilidad separada de los recursos administrados. 2. El representante legal de la entidad que administre o ejecute los recursos deber expedir certificacin respecto de cada contrato u operacin realizados con los recursos del auxilio o donacin en la que conste la denominacin del convenio, acuerdo o actuacin intergubernamental que ampara el auxilio o donacin, con indicacin de la fecha del mismo y de las partes intervinientes. Esta certificacin servir de soporte para la exencin del impuesto de timbre nacional, del impuesto sobre las ventas, del Gravamen a los Movimientos Financieros, (GMF) y de otras tasas y contribuciones del orden nacional que pudieran recaer sobre la utilizacin de los recursos, certificacin que deber estar suscrita por Revisor Fiscal o Contador Pblico, segn el caso. El administrador o ejecutor de los recursos deber entregar dicha certificacin a los proveedores de bienes y servicios, con el fin de que se d aplicacin a la correspondiente exencin del IVA. 3. El administrador o ejecutor de los recursos deber manejar los fondos del auxilio o donacin en una cuenta abierta en una entidad financiera, destinada exclusivamente para ese efecto, la cual se cancelar una vez finalizada la ejecucin total de los fondos as como del proyecto u obra beneficiario del auxilio o donacin. 4. El proveedor por su parte deber dejar esta constancia en las facturas que expida y conservar la certificacin recibida como soporte de sus operaciones, para cuando la Administracin lo exija, la cual adems le autoriza para tratar los impuestos descontables a que tenga derecho de conformidad con los artculos 485 y 490 del Estatuto Tributario, aunque sin derecho a solicitar devolucin del saldo a favor que se llegue a originar en algn perodo bimestral. Pargrafo. Los aspectos no contemplados en el presente decreto se regirn por las normas generales contenidas en el Estatuto Tributario y en los correspondientes reglamentos.

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ACOMPAAMIENTO PARA APOYAR LA GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES Copia Controlada Anexo 5. Gua Jurdica Los puntos de control jurdico son constantes en tres (3) etapas de ejecucin del proyecto. Se espera que el equipo de acompaamiento apoye y oriente al ejecutor en el cumplimiento de los siguientes trmites. Cdigo: DT-GT-01 Fecha Emisin: 27 de abril de 2011 Versin: 4

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1. Etapa pre-contractual
I. Firma y legalizacin del convenio, una vez el Fondo Accin ha informado por escrito al ejecutor la aprobacin del proyecto. II. Remisin al Fondo Accin de la informacin actualizada respecto a su naturaleza jurdica, representacin legal e identificacin tributaria, para lo cual debe suministrar los siguientes documentos: Certificado de Existencia y Representacin Legal o documento que lo sustituya expedido con una duracin no mayor a treinta (30) das. Fotocopia de la cdula del Representante Legal. Fotocopia del RUT. Comunicacin mediante la cual se identifique y designe ante el Fondo Accin la persona de contacto, as como su informacin completa. Comunicacin mediante la cual se seale el domicilio actual de la Organizacin, (ciudad y direccin) e informacin institucional de contacto (telfono, fax, email). III. Legalizacin del contrato, es decir, constitucin de una serie de garantas de seguros a favor del Fondo Accin, cuyas especificaciones se encuentran detalladas tanto en el contrato, como en la comunicacin de aprobacin. IV. Remisin, por parte del ejecutor, al Fondo Accin, del contrato firmado, acompaado de las respectivas garantas para que el Fondo revise la documentacin y enve una carta de aprobacin y legalizacin o solicitando ajustes a las garantas, en el evento que stas no coincidan con los requerimientos sealados. Estas comunicaciones siempre se dirigen con copia a la Unidad Tcnica. Para efectos de contabilizar la duracin del convenio, la fecha de referencia corresponde a la establecida en el convenio.

2. Etapa de ejecucin
Durante esta etapa, comprendida entre la fecha de inicio del proyecto y su fecha de terminacin, el equipo de acompaamiento debe centrar su atencin en dos puntos principales, el cumplimiento por parte del Ejecutor de sus obligaciones y la vigencia del contrato durante la ejecucin del proyecto. Lo anterior implica una serie de deberes de informacin oportuna y por escrito respecto a los siguientes aspectos, con el fin de adoptar a tiempo las decisiones a que haya lugar: I. Informar al Fondo Accin, oportunamente, por escrito y con los respectivos soportes, sobre situaciones que, a su juicio, den lugar a suspensin o reanudacin de los proyectos. Es necesario para el Fondo tener informacin oportuna y completa de los inconvenientes existentes en el proyecto para decidir sobre los correctivos sugeridos por el equipo de y para informar a las compaas aseguradoras que respaldan los recursos asignados al proyecto.

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II. Solicitar oportunamente, es decir con una antelacin no menor a treinta (30) das calendario, ampliaciones en la vigencia del contrato con el ejecutor, sealando el trmino adicional requerido y adicionando el cronograma a desarrollar en ese tiempo adicional. III. Orientar al ejecutor en la suscripcin de un convenio adicional y modificatorio (otros) entre el Fondo y el Ejecutor, cuando se apruebe una ampliacin en la vigencia del contrato. El Fondo Accin elabora el documento modificatorio, el cual es remitido al Ejecutor para su firma, con copia a la Unidad Tcnica, sealando las caractersticas del ajuste a las garantas. Este proceso concluye con la firma del documento adicional y modificatorio (otros) y con la comunicacin escrita por parte del Fondo, con copia a la Unidad Tcnica mediante la cual se aprueban las modificaciones a las garantas de seguros y se legaliza la prrroga. El proceso de prrroga tiene costos asociados directos para la Organizacin y para el Fondo Accin. El ejecutor deber ajustar las garantas a los nuevos trminos de vigencia. Durante este proceso, se espera que la Unidad Tcnica prevea con suficiente antelacin estos eventos y nicamente cuando sea estrictamente necesario solicite una prrroga. El ejecutor est obligado a cumplir en tiempo sus obligaciones y el mecanismo de prrroga no debe ser utilizado para flexibilizar los tiempos que deben cumplir los ejecutores. IV. Informar al Fondo Accin cuando se presente una situacin que de lugar a la terminacin anticipada del convenio, por mutuo acuerdo entre el ejecutor y el Fondo Accin, porque las actividades terminen antes de lo previsto o porque el proyecto llega a una situacin crtica. En estos casos el equipo de acompaamiento debe preparar la respectiva Acta en el formato que para el efecto suministre el Fondo, el cual deber contar con la firma de la organizacin y del Fondo Accin. El espritu del Acta de Terminacin y Liquidacin es servir como evidencia escrita de la terminacin del proyecto. V. Informar por escrito al Fondo Accin acerca de la terminacin del proyecto y elaborar la respectiva Acta, la cual deber contar con firma del Ejecutor, de la Unidad Tcnica y del Fondo.

3. Etapa de liquidacin
La responsabilidad del equipo de acompaamiento en esta etapa es consolidar el balance financiero final de ejecucin presupuestal, financiera y fsica del proyecto, el cual deber verse reflejado en la respectiva Acta de Terminacin y Liquidacin. Esta Acta debe ser preparada por el equipo de acompaamiento, a partir del formato suministrado por el Fondo Accin y debe reflejar de modo fidedigno el balance integral arriba mencionado. Esta Acta deber ser firmada por el Ejecutor y por el Fondo, previo visto bueno del equipo de acompaamiento.

4. Acerca de :
El Fondo Accin es una Organizacin de Aprendizaje. En este sentido, el Fondo permite el uso del PES para hacer seguimiento y evaluacin de proyectos a cualquier organizacin que lo requiera, siempre y cuando se den los crditos correspondientes, se informe al Fondo Accin sobre su uso y nos genere retroalimentacin sobre su experiencia en el uso de esta herramienta. Si la Organizacin desea adaptar el PES a sus necesidades propias, puede desarrollar una nueva herramienta, usando la idea original del Fondo Accin y dando el crdito correspondiente. Si su organizacin desea aprovechar nuestro aprendizaje acumulado en este proceso, puede contactarnos a travs del correo electrnico elfondo@accionambiental.org.

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Anexo 6. Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales (Nombre de la organizacin proponente) y las directivas de esta organizacin en calidad de ejecutora de los recursos de la Cuenta de la Iniciativa de las Amricas nos comprometemos a desarrollar nuestras acciones en el marco de lo dispuesto en la Declaratoria de Impactos Ambientales Potenciales. Especficamente nos comprometemos a: 1. Utilizar solamente insumos de sntesis qumica de bajo riesgo toxicolgico y solamente en caso de ser necesario, como las categoras III y IV por ejemplo. 2. Utilizar materias primas no contaminantes. 3. Aplicar todas las medidas de proteccin requeridas para garantizar la seguridad de los trabajadores durante el proceso productivo, la operacin de maquinaria o la aplicacin de insumos de sntesis qumica. 4. Definir un sistema apropiado de disposicin de residuos. 5. Contar con las licencias ambientales o permisos ambientales que requiere el plan de negocio, dada su naturaleza y fuentes de polucin. 6. Mitigar los efectos ambientales negativos en el recurso suelo, como riesgos de erosin, compactacin o prdida de materia orgnica, por ejemplo. 7. Controlar los efectos ambientales negativos en el recurso hdrico, que impliquen riesgos de sedimentacin, vertimientos de residuos no tratados, interrupcin de flujos de agua, reduccin de la capacidad de almacenamiento de humedad o altos consumos de agua, por ejemplo. 8. Reducir los efectos ambientales negativos en los recursos biolgicos, que impliquen riesgos de prdida o reduccin de diversidad biolgica (flora y fauna), introduccin de especies exticas, destruccin o degradacin de reas boscosas, desecacin de humedales, introduccin de agentes patgenos ajenos a los ecosistemas o invasin de reas de bosques, por ejemplo. 9. Minimizar los efectos ambientales negativos en el recurso aire, que impliquen riesgos de polucin del aire por emisin de partculas o gases, o generacin de ruido, olores, polvo o humo por quema de desechos, por ejemplo. 10. Disminuir los efectos negativos en la salud humana, que impliquen riesgos de enfermedades causadas por agua contaminada, uso de materiales peligrosos, o accidentes por falta de demarcacin de zonas o falta de equipos apropiados de proteccin, por ejemplo. 11. Respetar el contexto socio-cultural y evitar que la intervencin implique riesgos de destruccin de zonas histricas o arqueolgicas, reubicacin de poblacin, conflictos con culturas y etnias locales, ausencia de participacin comunitaria o desequilibrio social, por ejemplo. Asimismo, certifica que ha definido medidas de mitigacin de impacto y ha destinado los recursos humanos y econmicos necesarios para adelantar el plan de mitigacin. En desarrollo de lo anterior, la propuesta de la referencia se define as (marque con una x): No se esperan impactos ambientales negativos significativos. Los impactos ambientales pueden ser eliminados o reducidos a niveles aceptables a travs de las medidas de mitigacin de impacto previstas. Los impactos ambientales significativos son probables y requieren un estudio ambiental adicional. Los impactos ambientales son probables y la mitigacin no es factible. Para constancia, se firma la presente declaratoria el da (x del mes x del ao x) en dos ejemplares de un mismo tenor. (Firma). (Nombre del representante legal) Representante Legal (Nombre de la organizacin)

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Anexo 7. Compromiso con la niez (Nombre de la organizacin proponente) y las directivas de esta organizacin en calidad de ejecutora de los recursos de la Cuenta de la Iniciativa de las Amricas nos comprometemos a desarrollar nuestras acciones en el marco de lo dispuesto en la Convencin de los Derechos de los Nios suscrita por Colombia mediante la Ley 12 de 1991, y en el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006). Especficamente nos comprometemos a: a. b. c. d. e. f. Propiciar la participacin de los nios y las nias en las acciones del proyecto financiado por el Fondo para la Accin Ambiental y la Niez-Fondo Accin y en procesos comunitarios relacionados con el mismo. Contribuir a la escolarizacin de los nios y las nias y a su permanencia en la escuela. Proteger a los nios y a las nias contra toda forma de violencia y no incurrir en episodios y situaciones de este tipo. Denunciar toda forma de violencia contra los nios y las nias y promover acciones de proteccin inmediata. Rechazar y no fomentar prcticas que impliquen trabajo infantil. Generar espacios de esparcimiento y alegra para los nios y las nias que participan en las acciones del proyecto financiado por el Fondo Accin.

Aceptamos de antemano cualquier accin de verificacin que el Fondo Accin adelante sobre el cumplimiento de este compromiso. Para constancia, se firma la presente declaratoria el da (x del mes x del ao x) en dos ejemplares de un mismo tenor.

(Firma). (Nombre del representante legal) Representante Legal (Nombre de la organizacin)