Usuario CRM7

7.
0 Gua del usuario
Copyright 2010 Sage Technologies Limited, publicador de este trabajo. Todos los derechos reservados. No se podr copiar, fotocopiar, reproducir, traducir, microfilmar o duplicar de ninguna forma cualquier parte de esta documentacin en cualquier soporte sin el consentimiento previo por escrito de Sage Technologies Limited. El uso de los programas de software descrito aqu y en esta documentacin est sujeto al Contrato de licencia para usuarios finales que se incluye en el paquete de software, o que se acepta durante la instalacin del sistema. Sage y el logotipo de Sage son marcas registradas o marcas comerciales de The Sage Group PLC. Todas las dems marcas son marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos propietarios.
Contenido
Captulo 1: Acerca de esta gua Organizacin de la gua Resumen de captulos Introduccin a Sage CRM Captulo 2: Pasos preliminares Ir a la pgina de inicio de sesin Inicio de sesin Cambio de la contrasea Restablecimiento de la contrasea Cierre de sesin Elementos de ventana bsicos rea de contexto Pestaas Panel Vnculos Botones de accin Botones de men Listas emergentes de los botones de men Lista de recientes Botones Adelante y Atrs Pestaas Pestaas Empresa Pestaas de Mi CRM Navegacin Pestaa Intro Botn derecho del ratn Sealar con el puntero Fecha actual Teclas de acceso rpido Listas desplegables 1-1 1-1 1-1 1-3 2-1 2-1 2-1 2-2 2-2 2-2 2-2 2-3 2-3 2-3 2-3 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 2-4 2-5 2-6 2-7 2-7 2-7 2-7 2-7 2-7 2-7 2-8
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Contenido
Flechas Siguiente y Anterior Casillas de verificacin Flechas Ir Seleccin de bsqueda avanzada Campos obligatorios Coaching en pantalla Acceso a los asistentes de configuracin y materiales de formacin Ayuda Captulo 3: Bsqueda de informacin Tcnicas de bsqueda bsicas Lista emergente o botn de men con rea de contexto Botones de men y de accin Buscar Repeticin de una bsqueda previa Restablecimiento de los criterios de bsqueda Bsqueda de una persona Bsqueda de una empresa Bsqueda de una oportunidad Bsqueda de una incidencia Combinacin de criterios de bsqueda Bsqueda con comodines Bsqueda de campo por fecha Bsqueda de campo numrico Uso de Bsqueda avanzada Ejemplo: Buscar empresas con Bsqueda avanzada Ejemplo: Buscar personas con Bsqueda avanzada Uso de Bsqueda por palabra clave Bsqueda por palabra clave Uso de una bsqueda guardada existente Creacin de una nueva bsqueda guardada Actualizacin de una bsqueda guardada Eliminacin de una bsqueda guardada Creacin de bsquedas guardadas para todos los usuarios Ejecucin de acciones en listas de bsqueda
Contenido - ii Sage CRM
2-8 2-8 2-8 2-8 2-9 2-9 2-10 2-10 3-1 3-1 3-1 3-2 3-2 3-2 3-3 3-3 3-4 3-4 3-5 3-5 3-6 3-6 3-7 3-7 3-8 3-9 3-11 3-12 3-12 3-13 3-13 3-13 3-14
Contenido
Recuento Filtrado Ordenacin Establecimiento de una pgina de bsqueda de manera predeterminada Establecimiento del tamao de la lista de resultados de bsqueda Captulo 4: Adicin de informacin de clientes Lista emergente o botn de men con rea de contexto Adicin de una nueva empresa Campos de empresa Campos de direccin Campos de telfono y correo electrnico Campos de persona Campos de Detalles de telfono particular Campos de correo electrnico particular Error de validacin Gestin de zonas Cambio de los detalles de una empresa Cambio de los detalles de la direccin de una empresa Cambio de los detalles de una persona Adicin de una nueva direccin a una empresa existente Adicin de una nueva persona a una empresa existente Mantenimiento de Vnculo de direccin Asignacin de una direccin distinta a una persona Adicin de una direccin privada a una persona Cambio de los detalles de telfono/correo electrnico Adicin de una empresa con varias ubicaciones Trabajo con la pestaa Relaciones Adicin de una nueva relacin Campos de relacin Eliminacin de una relacin Adicin de una nota Modificacin de una nota de una empresa o persona Creacin de un equipo de empresa
Manual del usuario Contenido iii
3-14 3-14 3-15 3-15 3-15 4-1 4-2 4-2 4-4 4-5 4-5 4-6 4-6 4-6 4-6 4-7 4-7 4-7 4-8 4-8 4-9 4-10 4-11 4-11 4-11 4-12 4-12 4-13 4-14 4-14 4-14 4-15 4-15
Contenido
Adicin de una persona sin vincularla a una empresa Reasignacin de una persona a una empresa Cmo evitar entradas duplicadas Combinacin de empresas duplicadas Combinacin de personas duplicadas Eliminacin de registros de empresas o personas Captulo 5: Citas y tareas Creacin de una tarea Creacin de una cita Planificacin de la devolucin de una llamada Campos de comunicacin Planificacin de comunicaciones sin vincular Planificacin de una cita o tarea rpidas Notificaciones Cambio del estado de una comunicacin Bsqueda de una comunicacin Reasignacin de una tarea existente a un compaero Planificacin de una tarea para un compaero Consulta del calendario de un compaero Navegacin por el calendario Planificador de reuniones Revisin del historial de contactos Invitacin a clientes o socios a una reunin Citas recurrentes Creacin de una cita recurrente Cambio de una cita recurrente Eliminacin de una cita recurrente Captulo 6: Correo electrnico Definicin de una plantilla de correo electrnico predeterminada Envo de un correo electrnico Teclas de acceso directo del correo electrnico Gestin de correos electrnicos entrantes Respuesta a un correo electrnico
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4-15 4-16 4-16 4-17 4-18 4-18 5-1 5-1 5-1 5-2 5-2 5-7 5-7 5-7 5-8 5-8 5-9 5-9 5-10 5-11 5-12 5-13 5-13 5-14 5-14 5-15 5-15 6-1 6-1 6-1 6-4 6-4 6-4
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Uso de Microsoft Outlook para enviar correos electrnicos Conversin de correos electrnicos Archivado de correos electrnicos entrantes y salientes Correo electrnico enviado Correo electrnico recibido Reglas aplicadas a la gestin del correo electrnico Captulo 7: Integracin de MS Outlook Descarga del Plugin de MS Outlook Uso de Sage CRM en Outlook Sincronizacin de contactos Adicin de contactos: de Sage CRM a Outlook Adicin de contactos: de Outlook a Sage CRM Modificacin y eliminacin de contactos Visualizacin de informacin de contacto detallada en Outlook Sincronizacin de citas y tareas Citas y tareas de Outlook Citas y tareas en Sage CRM Trabajo con citas, reuniones y varios usuarios Citas y tareas recurrentes Eventos de todo el da Revisin de conflictos de sincronizacin Revisin de elementos omitidos Vinculacin de documentos compartidos en correos electrnicos de Outlook Archivado de correos electrnicos de Outlook en Sage CRM Reinstalacin del Plugin de MS Outlook Desinstalacin del plugin de MS Outlook Captulo 8: Gestin de documentos Descarga del plugin de Sage CRM Plantillas compartidas y locales Combinacin de correspondencia Combinacin de una plantilla local Combinacin de correspondencia de varios contactos Seguimiento de documentos de la pestaa Documentos
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Contenido
Recuperacin de un documento combinado de la pestaa Documentos Adicin de un documento a la pestaa Documentos Cmo arrastrar y soltar documentos Vinculacin de correo electrnico a un cliente Cmo arrastrar y soltar un documento en la pestaa Documentos Documentos compartidos Acceso a documentos en Documentos compartidos Filtrado de documentos compartidos Adicin de documentos a la pestaa Documentos compartidos Modificacin de documentos en la pestaa Documentos compartidos Captulo 9: Ejecucin de informes Informes de muestra Ejecucin de informes Ejemplo: Lista de empresas por sector (Lista) Ejemplo: Informe de acciones registradas por usuario (Referencias cruzadas) Ejemplo: Historial de cierre de oportunidades (Historial) Ejemplo: Informe de resumen de personas Ejemplo: Exportacin de una lista de empresas desde una lista de bsqueda Almacenamiento de los criterios de bsqueda del informe Adicin de informes favoritos Cambio de las opciones de visualizacin del informe Adobe PDF Archivo CSV Informe MS Excel Captulo 10: Trabajo con listas Introduccin a acciones con listas Nuevo documento Nueva tarea Envo decorreo electrnico Exportacin a un archivo Captulo 11: Oportunidades de venta Qu es una oportunidad? Cerrar una venta: Escenario
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Contenido
Campos de oportunidad Creacin de una nueva oportunidad Adicin de informacin a una oportunidad existente Productos Paso de una oportunidad a la etapa siguiente Envo de un presupuesto Conversin de un presupuesto en un pedido Impresin de un pedido Cierre de una venta Paso de una oportunidad a la etapa siguiente de forma manual Visualizacin de una grfica tubular de ventas Detalles de la grfica tubular Ejecucin de un informe de oportunidad Determinacin de en qu oportunidades estoy trabajando Creacin de una oportunidad desde otros contextos Eliminacin de una oportunidad Creacin de presupuestos y pedidos fuera del contexto de oportunidades Bsqueda de un presupuesto Bsqueda de un pedido Captulo 12: Previsin de ventas Qu son las previsiones de ventas Terminologa de las previsiones de ventas Creacin de una previsin para usted mismo Envo de una previsin Visualizacin de previsiones de ventas enviadas anteriormente Trabajo con las previsiones de su equipo Acceso del administrador a las previsiones Captulo 13: Clientes potenciales Qu es un cliente potencial? Aceptacin de clientes potenciales: Escenario Creacin de un nuevo cliente potencial Campos de cliente potencial Bsqueda de un cliente potencial existente
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Coincidencia de un cliente potencial con una empresa existente Aceptacin de un cliente potencial Conversin de un cliente potencial en una oportunidad Paso de un cliente potencial a la etapa siguiente manualmente Visualizacin de la grfica tubular de clientes potenciales Visualizacin de los clientes potenciales que tiene asignados Creacin de un cliente potencial desde Mi CRM Eliminacin de un cliente potencial Captulo 14: Gestin de llamadas salientes Presentacin Botones de Gestin de llamadas salientes Pestaas de Gestin de llamadas salientes Acceso a las llamadas salientes Trabajo con llamadas salientes Captulo 15: Grupos Introduccin a los grupos Informacin tcnica general Pestaa Grupos Creacin de un grupo Creacin de un grupo desde la pestaa Grupos Botones de accin de grupo Creacin de un grupo desde la pestaa Acciones Creacin de un grupo en funcin de una bsqueda de entidades primarias Adicin de un registro de entidad primaria a un grupo Adicin de mltiples registros a un grupo Adicin de mltiples registros a un grupo mediante Buscar/Bsqueda guardada Adicin de mltiples registros a un grupo mediante una bsqueda avanzada Adicin de los registros de un grupo a otro grupo Actualizacin de un grupo Modificacin de un grupo Realizacin de una actualizacin masiva de un grupo Actualizacin de las zonas de grupo Cmo se almacena la informacin de los grupos
Contenido - viii Sage CRM
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Contenido
Datos de atributos clave generados por grupos Adicin de informacin de lista de grupos a una pestaa Exportacin de informacin de los grupos Visualizacin de un grupo exportado Envo de correos electrnicos masivos Envo de correos electrnicos a grupos Captulo 16: Gestin de campaas Qu es la gestin de campaas? Escenario de campaa compleja Ejemplo de campaa bsica Objetivos de la campaa Funciones del Gestor de campaa Funciones del Gestor de campaa Tareas que suelen formar parte de una campaa Creacin de una nueva campaa Campos Campaa, Fase y Accin de la fase Tipos de accin de fase de la campaa Creacin del grupo de objetivos Combinacin de correspondencia Configuracin de nuevos cdigos de respuesta Planificacin de llamadas de seguimiento Creacin de un nuevo grupo a partir de las respuestas a llamadas de seguimiento Exportacin del grupo Informe de las oportunidades generadas a travs de las campaas Configuracin de la gestin de llamadas salientes Creacin de una accin de llamadas salientes Creacin de la lista de llamadas salientes Actualizacin de la lista de llamadas salientes Reasignacin de llamadas Configuracin de datos de perfiles de atributos clave en la ventana Gestin de llamadas Campos de llamadas salientes Captulo 17: Incidencias Qu es una incidencia?
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Resolver un problema: Escenario Creacin de una nueva incidencia Campos de incidencia Asignacin de una incidencia a un compaero Paso de una incidencia a la etapa siguiente Resolucin de una incidencia Cierre de una incidencia Adicin de una solucin a la base de conocimientos de soluciones Paso de incidencias a la etapa siguiente de forma manual Visualizacin del desarrollo de una incidencia Ejecucin de un informe de incidencia Determinacin de en qu incidencias est trabajando Eliminacin de una incidencia Captulo 18: Base de conocimientos Qu es una solucin? Campos de Solucin Bsqueda de soluciones Visualizacin de soluciones desde Mi CRM Adicin de una nueva solucin Adicin de una nueva solucin a partir de una incidencia Publicacin de una solucin Eliminacin de una solucin Vinculacin de una solucin a una incidencia Envo de una solucin por correo electrnico Captulo 19: Cuadro de mando interactivo Qu es el cuadro de mando interactivo? Acceso al cuadro de mando interactivo Inicio rpido Seleccin de un cuadro de mando personal Configuracin de un cuadro de mando predeterminado Trabajo con un cuadro de mando asignado Seleccin de una plantilla de cuadro de mando Duplicado de un cuadro de mando
Contenido - x Sage CRM
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Contenido
Creacin de un cuadro de mando Modificacin de detalles del cuadro de mando Eliminacin de un cuadro de mando Adicin de un dispositivo de biblioteca a un cuadro de mando Adicin de un nuevo dispositivo a un cuadro de mando Gua de referencia rpida del dispositivo Dispositivo de calendario Dispositivo de grfica Dispositivo de lista Dispositivo de elemento del Men principal Dispositivo de notificacin Dispositivo de noticias RSS Dispositivo de resumen de registros Dispositivo de noticias SData Dispositivo de resumen Dispositivo de lista de tareas Dispositivo de sitio web Modificacin del contenido del dispositivo Vinculacin de dispositivos Modificacin de dispositivos Iconos de encabezamiento del dispositivo Modificacin del diseo de columna del dispositivo Adicin de nuevos orgenes de datos Trabajo con la biblioteca de cuadros de mando Adicin de una plantilla de cuadro de mando Asignacin de usuarios a una plantilla de cuadro de mando Modificacin de una plantilla de cuadro de mando Eliminacin de una plantilla de cuadro de mando Gestin de cuadros de mando de usuario Adicin de un dispositivo a la biblioteca Modificacin de un dispositivo de biblioteca Eliminacin de un dispositivo de biblioteca Captulo 20: Cuadro de mando clsico
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Contenido
Qu es el cuadro de mando clsico? Configuracin de un nuevo cuadro de mando clsico Cambio de contenido directamente en la pgina de cuadro de mando clsico Modificacin de detalles del cuadro de mando clsico Modificacin del contenido del cuadro de mando clsico Adicin de bsquedas guardadas a un cuadro de mando clsico Adicin de informes favoritos a un cuadro de mando clsico Adicin de grficas de informes a un cuadro de mando clsico Configuracin de un cuadro de mando de la empresa Modificacin del contenido del cuadro de mando de la empresa Captulo 21: Preferencias Acceso a preferencias Campos de Preferencias Cambio de preferencias Uso del Asistente de preferencias de usuario Captulo 22: Redaccin de informes Introduccin a la redaccin de informes Creacin de una nueva categora de informes Movimiento de un informe a una categora diferente Creacin de un informe de lista Campos y botones de informe Adicin de una grfica a un informe Creacin de un informe de referencias cruzadas Creacin de un informe de historial Adicin de un nuevo estilo de informe Eliminacin de un informe Glosario de trminos ndice
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Contenido - xii Sage CRM
Captulo 1: Acerca de esta gua

Esta gua est dirigida a los usuarios finales de Sage CRM. Tenga en cuenta que, aunque el documento haga referencia a Sage CRM, CRM o el sistema CRM, puede que los productos regionales utilicen nombres de marca diferentes. Presuponemos que est familiarizado con el uso de un navegador web.
Organizacin de la gua
Formato de los captulos Cada captulo sigue el mismo formato:
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Una lista de control establece los objetivos de cada captulo. Ejemplos detallados para poner en prctica lo aprendido en cada seccin. Tablas para explicar el significado de los campos.
Resumen de captulos
En la tabla siguiente se ofrece un resumen de cada captulo. Parte I: Conceptos bsicos Esta parte est dirigida a todos los usuarios. En esta seccin se tratan aspectos bsicos de la navegacin. Captulo Introduccin Descripcin Inicio de sesin y navegacin bsica
Parte II: Gestin de contactos Esta parte est dirigida a todos los usuarios. En esta seccin se tratan aspectos bsicos de la gestin de contactos. Captulo Bsqueda de informacin Adicin de informacin de clientes Citas y tareas Correo electrnico Integracin Descripcin Bsqueda de distintos tipos de informacin, modificacin de sus criterios de bsqueda y cmo mejorar el rendimiento cuando se trabaja con grandes cantidades de datos. Elaboracin del perfil de un cliente y cmo mantener actualizada dicha informacin. Cmo gestionar el calendario, planificar reuniones y establecer recordatorios. Cmo enviar y responder correos electrnicos desde Sage CRM y utilizar plantillas de correo electrnico. Cmo instalar la integracin de MS Outlook y sincronizar contactos, tareas y citas.
Manual del usuario 1-1
Captulo 1
Captulo de MS Outlook Gestin de documentos Ejecucin de informes Trabajo con listas
Descripcin
Cmo combinar datos de clientes con documentos para su impresin, envo por fax o correo electrnico. Cmo ejecutar informes de lista, de tablas de referencias cruzadas, de historial o de resumen. Cmo llevar a cabo acciones, como combinar correspondencia, en listas de bsqueda, bsquedas guardadas y listas de contactos.
Parte III: Ventas Esta parte est dirigida a los usuarios de ventas. Captulo Oportunidades de venta Previsin de ventas Parte IV: Marketing Esta parte est dirigida a los usuarios de marketing. Captulo Clientes Potenciales Gestin de llamadas salientes Grupos Gestin de campaas Descripcin Gestin de informacin sin calificar de prospectos. Cmo trabajar con una lista de llamadas salientes. Cmo configurar y gestionar grupos. Cmo gestionar y realizar el seguimiento de las campaas de marketing. Descripcin Cmo convertir un cliente potencial en una transaccin cerrada. Cmo crear y enviar una previsin de ventas.
Parte V: Atencin al cliente Esta parte est dirigida a los usuarios del servicio de atencin al cliente. Captulo Incidencias Descripcin Cmo gestionar los problemas de atencin al cliente, desde su registro hasta su resolucin, y trabajar con acuerdos de nivel de servicio.
Base de Cmo crear y publicar soluciones para integrarlas en la base de conocimientos conocimientos.
1-2 Sage CRM
Parte VI: Herramientas Esta parte describe las herramientas que puede utilizar para personalizar el rea de trabajo. Tambin ensea cmo crear informes nuevos a los usuarios con permisos de gestor de informacin para la elaboracin de informes. Captulo Cuadro de mando interactivo Cuadro de mando clsico Preferencias Redaccin de informes Descripcin Cmo configurar cuadros de mando interactivos y aadir dispositivos. Configuracin de pginas personalizadas de cuadro de mando clsico que reflejen su mtodo de trabajo. Personalizacin de la visualizacin de la informacin en el sistema. Cmo crear y personalizar informes.
Introduccin a Sage CRM

Sage CRM constituye un nico recurso para satisfacer todas las necesidades de gestin de clientes. El sistema permite integrar herramientas de marketing, ventas, atencin al cliente e informacin de clientes en un solo paquete basado en Web. Por qu resulta esto tan importante? Piense en un entorno tpico de oficina:
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Alguien responde a una llamada para un representante de otro departamento y se olvida de decrselo. Resultado? Se ha perdido una oportunidad. Tiene la mesa llena de notas adhesivas para recordarle tareas pendientes, pero qu es lo que tiene que hacer hoy? El departamento de ventas y el servicio de atencin al cliente trabajan con los mismos clientes, pero utilizan sistemas diferentes o no utilizan ninguno. Nadie sabe con exactitud qu ha pasado ltimamente con cierto cliente. Los distintos equipos de ventas tienen agendas distintas por lo que cuesta saber cul es el esquema general.
Un cliente llama furioso porque todava no ha obtenido respuesta a una simple consulta que ya debera haberse resuelto. Sage CRM puede unificar y tratar todos estos aspectos.
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Captulo 1
Bsqueda de informacin de clientes Gestin de contactos:

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Busque rpidamente informacin de clientes. Cntrese en la informacin ms relevante para el trabajo en curso. Cree y actualice la informacin de los clientes. Cree todas las notas que desee para disponer de informacin detallada.
Gestin del tiempo Gestin de comunicaciones:

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Planifique recordatorios y citas. Asigne, reasigne y delegue actividades. Planifique el volumen de trabajo y vea el historial de acciones. Gestione el horario personal. Gestione el volumen de trabajo de los equipos.
Herramientas disponibles Gestin de documentos:

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Cree cartas, correos electrnicos y propuestas mediante plantillas estndar. Almacene todos los documentos como parte de un historial de clientes compartido. Adjunte documentos a las comunicaciones. Envie correos electrnicos y archivos adjuntos mediante protocolos de correo estndar. Registre las tareas de comunicacin.
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Calificacin de clientes potenciales Marketing:

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Registre y califique datos de clientes potenciales sin procesar. Use listas de llamadas salientes para trabajar en varias campaas. Genere clientes potenciales a partir de una campaa de seguimiento basada en llamadas de telfono. Genere informes sobre el xito de una campaa.
1-4 Sage CRM
Acuerdo de una transaccin Gestin de ventas:

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Haga un seguimiento de las oportunidades a lo largo del ciclo de ventas. Registre y mantenga un historial de todas las actualizaciones de progresos. Asigne oportunidades y tareas a compaeros del equipo de ventas. Mantenga un historial de comunicaciones para cada oportunidad de venta. Genere informes y analice progresos, previsiones y listas de ventas.
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Generacin de informes profesionales Generacin de informes:

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Genere listas de cuentas y grficas tubulares para tener una perspectiva general. Genere listas de incidencias de clientes. Analice el rendimiento y las previsiones. Supervise el xito de una campaa. Ejecute informes estndar desde el navegador web.
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Cmo ofrecer servicio de atencin al cliente Servicio de atencin al cliente:

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Registre las llamadas del servicio de atencin al cliente. Haga un seguimiento del progreso de los problemas del servicio de atencin al cliente hasta su resolucin. Supervise el cumplimiento de lo acuerdos de nivel de servicio. Publique soluciones y realice bsquedas por palabra clave en una base de datos de soluciones. Escale incidencias atrasadas.
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Personalizacin del sistema Personalizacin:

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Configure los cuadros de mando personalizados. Cambie el aspecto de la interfaz de usuario. Alterne entre los cinco prospectos principales. Mantenga una perspectiva general de los problemas del servicio de atencin al cliente de alta prioridad. Establezca las preferencias personales respecto a zona horaria y divisa.
Captulo 2: Pasos preliminares

En este captulo se explican los siguientes conceptos:
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Ir a la pgina de inicio de sesin. Iniciar sesin. Finalizar sesin. Cambiar la contrasea. Restablecer la contrasea. Orientarse por las distintas reas de las ventanas. Saber dnde se almacena la informacin. Buscar el rea de trabajo personal. Explorar con el ratn y con el teclado. Usar el coaching en pantalla. Acceder a materiales de formacin y asistentes de configuracin.
Ir a la pgina de inicio de sesin

Para ir a la pgina de inicio de sesin: 1. Abra su navegador web. Si no tiene navegador web, consulte al administrador del sistema. 2. Introduzca la URL que le ha proporcionado el administrador del sistema. En el caso de un sistema interno, ste es el aspecto normal: http://suservidor/suaplicacin Su navegador ahora muestra la pgina de inicio de sesin.
Pgina de inicio de sesin
Inicio de sesin
Para iniciar sesin: 1. Desde la pgina Iniciar sesin, introduzca el Nombre de usuario y la Contrasea proporcionados por el administrador del sistema. 2. Haga clic en el botn Iniciar sesin. En funcin de su configuracin de sistema y de los ajustes de preferencias del usuario, la pgina que aparece al iniciar sesin correctamente mostrar una zona de Mi CRM, por ejemplo, su calendario semanal.
Captulo 2
Calendario semanal
Cambio de la contrasea
Para cambiar la contrasea en la pgina de inicio de sesin: Seleccione la casilla de verificacin Cambiarcontrasea. A continuacin, en la pantalla Cambiar contrasea, escriba la contrasea antigua en el campo Contrasea antigua y escriba la nueva en los campos Contrasea nueva y Confirmar contrasea. Una vez haga esto, seleccione el botn Iniciar sesin. Para cambiar la contrasea una vez haya iniciado sesin:
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Seleccione Mi CRM | Preferencias y haga clic en el botn de accin Cambiar contrasea. A continuacin, en la pantalla Cambiar contrasea, escriba la contrasea antigua en el campo Contrasea antigua y escriba la nueva en los campos Contrasea nueva y Confirmar contrasea. Cuando haya finalizado, pulse Guardar.
En el caso de usuarios internos, el administrador del sistema le informar de las reglas que debe cumplir al especificar una nueva contrasea, por ejemplo, cuntos y qu tipo de caracteres debe incluir en la contrasea.
Restablecimiento de la contrasea
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Si utiliza un sistema interno y ha olvidado su contrasea y, por lo tanto, no puede iniciar sesin en el sistema, debe ponerse en contacto con el administrador del sistema para que lo restablezca.
Cierre de sesin
Para cerrar sesin: Haga clic en el botn Finalizar sesin. La sesin se cerrar automticamente si cierra el navegador o cambia a otro sitio web desde la misma ventana del navegador.
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Elementos de ventana bsicos

Los elementos de pantalla bsicos en Sage CRM son:
2-2 Sage CRM
1. rea de contexto 2. Pestaas 3. Panel 4. Vnculos 5. Botones de accin 6. Botones de men 7. Lista reciente 8. Botones Adelante y Atrs 9. Ayuda 10. Coaching en pantalla
rea de contexto
El rea de contexto muestra un resumen de la informacin con la que est trabajando. Por ejemplo, cuando se encuentra en el contexto de una persona, toda la informacin que aparece en las pestaas y paneles debajo del rea de contexto est relacionada con esa persona. Puede desplazarse rpidamente desde el rea de contexto de una persona a la empresa para la que trabaja haciendo clic en el vnculo de la empresa dentro del rea de contexto.
Pestaas
Las pestaas tienen el aspecto de separadores de carpetas. La informacin de cada seccin de la carpeta viene determinada por el contexto vigente: Por ejemplo, si en el rea de contexto se ha seleccionado la persona "Ana Vzquez", al hacer clic en la pestaa Comunicaciones se mostrarn las interacciones ms recientes de su empresa con la Sra. Vzquez.
Panel
Los paneles contienen informacin, por ejemplo, sobre la persona seleccionada en el contexto. Una pgina de informacin se puede dividir en varios paneles. Cada panel contiene informacin relacionada de forma que se facilita su visualizacin.
Vnculos
Los vnculos permiten pasar de una pgina a otra. Por ejemplo, al hacer clic en el nombre de una empresa, aparece la pgina Resumen asociada a esa empresa en el rea de trabajo. Todas las direcciones de correo electrnico y de sitios web estn vinculadas. Puede hacer clic en una direccin de correo electrnico para enviar un correo directamente o en la direccin de un sitio web para acceder a l.
Captulo 2
Botones de accin
A medida que va trabajando con el sistema deber cambiar los datos; por ejemplo, aadir nuevas direcciones, modificar datos de contacto o pasar oportunidades de venta a una etapa siguiente. Para trabajar con los datos puede utilizar los botones de accin a la derecha de la pantalla. Los distintos botones de accin se encuentran disponibles o no en funcin del contexto en el que se encuentre.
Botones de men
Puede desplazarse entre las distintas reas de trabajo con los botones de men a la izquierda de la pantalla. Los botones de men disponibles son siempre los mismos, independientemente de la empresa, la persona o de cualquier otro contexto en el que est trabajando.
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Haga clic en Buscar para localizar una empresa, persona, incidencia, oportunidad, cliente potencial, pedido, comunicacin, solucin o para realizar una bsqueda avanzada. Haga clic en Nuevo para crear una nueva empresa, persona, solucin, incidencia, oportunidad, cliente potencial, presupuesto, pedido, cita, tarea, correo electrnico o documento. Haga clic en Mi CRM para mostrar una serie de pestaas con informacin relacionada con el trabajo que est realizando. Haga clic en CRM del equipo para ver las actividades de su equipo. Haga clic en Marketing para configurar nuevas campaas de marketing y crear listas de objetivos. Haga clic en Informes para ejecutar informes con informacin sobre los clientes.
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l Haga clic en Finalizar sesin para salir del sistema. El administrador del sistema configura el nmero de botones que puede ver en su perfil de usuario.
Listas emergentes de los botones de men

Si hace clic con el botn derecho del ratn en los botones de men, o los seala con el puntero, tendr acceso a listas emergentes de acceso rpido, accesibles desde cualquier parte del sistema.
Lista de recientes
La lista de recientes se puede consultar en la esquina superior izquierda de la pantalla. Permite seleccionar y volver con rapidez a la ltima empresa, persona, oportunidad, presupuesto, pedido, incidencia, solucin o el ltimo cliente potencial con el que ha estado trabajando. La Lista de recientes puede activarse haciendo clic o situando el puntero del ratn en el botn Recientes. Puede definir cmo desea activar la lista en la pestaa Preferencias en Mi CRM. La Lista de recientes est establecida con un tamao mximo predeterminado de 40, pero puede cambiarse el tamao. Consulte al administrador del sistema para obtener ms informacin. Adems de volver a una oportunidad, incidencia, empresa o persona especfica, al seleccionar uno de los iconos del encabezado de la lista de recientes se vuelve a la pgina de bsqueda correspondiente. Por ejemplo, si selecciona el icono de encabezado Persona, se mostrar la pgina de bsqueda de persona. Si se selecciona Limpiar, se borrar la lista.
Botones Adelante y Atrs

Los botones Adelante y Atrs le permiten avanzar o retroceder una posicin en el sistema. Utilice estas flechas en lugar de los botones Adelante y Atrs en el explorador para ver una imagen completa de la ventana siguiente o anterior.
Pestaas
Las pestaas tienen el aspecto de separadores de carpetas. La informacin de cada seccin de la carpeta viene determinada por el contexto vigente: Por ejemplo, si en el rea de contexto se ha
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Captulo 2: Pasos preliminares seleccionado la persona "Ana Vzquez", al hacer clic en la pestaa Comunicaciones se mostrarn las interacciones ms recientes de su empresa con la Sra. Vzquez.
Pestaas Empresa
Esta seccin explica cada pestaa en el contexto de una empresa. El propsito es ofrecer una descripcin de los diferentes tipos de informacin que contiene el sistema y la forma en que estn relacionados.
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La pestaa Resumen muestra los datos principales de la empresa: telfono, correo electrnico, direccin principal y persona de contacto. Si quiere examinar el historial reciente de interacciones con esta empresa rpidamente, haga clic en la pestaa Vista rpida. Podr ver las comunicaciones y oportunidades de ventas ms recientes relacionadas con la empresa. Las incidencias se enumeran segn el Estado. La pestaa Cuadro de mando en el contexto Empresa se puede utilizar para tener una visin general de gestin del estado de una cuenta de cliente. Por ejemplo, una grfica de las incidencias atrasadas, una lista de las oportunidades de prioridad alta o una instantnea de las prximas reuniones. Si estn configurados los Perfiles de atributos clave para empresas, puede utilizar la pestaa Atributos clave para registrar informacin adicional de la empresa que no est registrada en los campos estndar de empresa. La pestaa Marketing se puede personalizar a la medida de sus necesidades para encontrar informacin, como por ejemplo informacin detallada de la estructura organizativa de la empresa. Puede introducir informacin general de la empresa en formato de texto libre en la pestaa Notas. Por ejemplo, un comunicado de prensa reciente que anuncia que la empresa se va a fusionar con otra empresa. Esta informacin se puede aadir a Notas de la empresa. La pestaa Comunicaciones muestra todas las llamadas, reuniones y correspondencia con esta empresa. La pestaa Oportunidades muestra su grfica tubular de ventas realizadas y previstas para el futuro con esta empresa. Si desea comprobar la calidad de su servicio de atencin al cliente, haga clic en la pestaa Incidencias. La pestaa Personas muestra todas las personas de la empresa con las que ha mantenido contacto. La pestaa Direcciones muestra una lista de todas las direcciones de la empresa. La pestaa Telfono/Correo electrnico muestra los datos de contacto telefnico y de correo electrnico de la empresa. La pestaa Equipo de empresa muestra a todas las personas de su empresa que tratan con esta empresa. La pestaa Documentos muestra referencias a todos los documentos relacionados con esta empresa. La pestaa Relaciones muestra vnculos entre la empresa y empresas relacionadas, personas, oportunidades y otra informacin, agrupada por tipo de relacin. Por ejemplo, una lista de subcontratistas que trabajan con la empresa. El icono ... (Puntos suspensivos) al final de una fila de pestaas permite cambiar las pestaas que aparecern de forma predeterminada en las diferentes reas del sistema. Por ejemplo, si casi nunca trabaja con Oportunidades, puede eliminarla de las pestaas de empresa. Tambin puede volver a habilitarla si cambia de opinin.
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Captulo 2 Las pestaas disponibles en el contexto de una persona son similares a las que se acaban de describir, pero contienen informacin relacionada de forma especfica con la persona.
Pestaas de Mi CRM
En esta seccin se tratan todas las pestaas del rea de contexto Mi CRM. Estas pestaas muestran datos del trabajo en curso. Tambin puede configurar preferencias personales para trabajar con el sistema en las pestaas de Mi CRM.
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La pestaa Bienvenido proporciona acceso a vdeos de formacin, al Asistente de preferencias de usuario, sugerencias rpidas y documentacin del sistema. Por ejemplo, puede definir su configuracin del sistema empleando el Asistente de preferencias de usuario. La pestaa Cuadro de mando muestra un conjunto personalizable de dispositivos relacionados con el usuario. Por ejemplo, una lista de empresas de una bsqueda personal guardada y una noticia RSS local. La pestaa Calendario muestra las llamadas, reuniones y correspondencia que tiene planificadas. En la pestaa Contactos puede seleccionar contactos de Sage CRM que desea sincronizar con MS Outlook. La pestaa Clientes potenciales muestra una lista de consultas a su empresa an por calificar. La pestaa Listas de llamadas salientes muestra una lista de todas las listas de llamadas salientes en las que est trabajando. Esta pestaa no aparece de forma predefinida. Se puede habilitar desde la pestaa Preferencias. La pestaa Oportunidades muestra su grfica tubular actual. La pestaa Previsiones muestra una lista de sus previsiones de ventas trimestrales. Esta pestaa no aparece de forma predefinida. El administrador del sistema le proporcionar acceso a esta pestaa. Para ver una lista de las incidencias de atencin al cliente que tiene asignadas, puede hacer clic en la pestaa Incidencias La pestaa Soluciones muestra una lista de elementos de las bases de conocimientos. Esta pestaa no aparece de forma predefinida. Se puede habilitar desde la pestaa Preferencias si el administrador del sistema le ha concedido permiso de acceso a Soluciones. La pestaa Documentos compartidos guarda documentos de la empresa a los que es posible que necesite acceder rpidamente. En la pestaa Preferencias puede configurar el sistema segn sus necesidades; por ejemplo, puede configurar la zona horaria, el tema y la divisa que prefiera o la primera pgina que aparece al iniciar sesin. La pestaa Grupos le permite crear y gestionar grupos. La funcin Grupos permite crear, modificar y guardar listas de personas, empresas, clientes potenciales, incidencias y oportunidades.
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El icono ... (puntos suspensivos) que aparece al final de una fila de pestaas le permite cambiar las que estn visibles de manera predeterminada en cada una de las reas del sistema. Por ejemplo, si casi nunca trabaja con Oportunidades, puede eliminarla del rea de trabajo Mi CRM. Tambin puede volver a habilitarla si cambia de opinin. Las pestaas disponibles en el contexto de CRM del equipo son similares a las anteriores, pero contienen informacin relacionada especficamente con su equipo. En CRM del equipo las pestaas Previsiones, Llamadas salientes, Mis preferencias, Mis contactos y Cuadro de mando no estn disponibles.
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Navegacin
La navegacin en la Web se basa en vnculos sencillos e intuitivos del tipo "sealar y hacer clic" que permiten pasar de una pgina web a otra. Nota: La aplicacin de Sage CRM no permite abrir elementos de Sage CRM en una ventana o pestaa nueva haciendo clic con el botn derecho del ratn. Adems de sealar y hacer clic, puede utilizar las teclas y los botones siguientes para agilizar la navegacin. Pestaa (pgina 2-7) Intro (pgina 2-7) Botn derecho del ratn (pgina 2-7) Sealar con el puntero (pgina 2-7) Fecha actual (pgina 2-7) Teclas de acceso rpido (pgina 2-7) Listas desplegables (pgina 2-8) Flechas Siguiente y Anterior (pgina 2-8) Casillas de verificacin (pgina 2-8) Flechas Ir (pgina 2-8) Seleccin de bsqueda avanzada (pgina 2-8) Campos obligatorios (pgina 2-9) Ayuda (pgina 2-10)
Pestaa
La tecla Tabulador permite pasar rpidamente de un campo a otro durante la introduccin o modificacin de datos que precisan el uso del teclado. Mays. + Tabulador mueve el cursor al campo anterior.
Intro
La tecla Intro es til para realizar bsquedas Si introduce el nombre de una empresa como criterio de bsqueda y pulsa Intro, aparecer una lista de todas las empresas que cumplen los criterios especificados. Puede utilizar la tecla Intro o el botn Buscar. Esta tecla tambin se puede utilizar para confirmar la seleccin de un elemento resaltado.
Botn derecho del ratn

Puede hacer clic con el botn derecho del ratn sobre los botones de men Buscar y Nuevo para activar las listas emergentes de acceso rpido. Debe tener el campo Activacin de lista emergente por definido como Hacer clic para activar este tipo de listas. Este campo se define en la pestaa Preferencias.
Sealar con el puntero

Tanto la lista Recientes como las listas emergentes Buscar y Nuevo se pueden activar sealando con el puntero del ratn los botones Lista de recientes, Buscar y Nuevo. Para ello debe seleccionar Sealar con el puntero en los campos Activar lista de recientes mediante y Activacin de lista emergente por. Estos campos se definen en la pestaa Preferencias.
Fecha actual
Cuando utilice Internet Explorer 6, al pulsar Ctrl + T se introduce la fecha de hoy en el campo de la fecha. ALT + N realizar la misma funcin en Internet Explorer 7. Tambin tiene la posibilidad de seleccionar el icono Calendario, situado junto al campo de fecha. Cuando la fecha del campo est dentro del mes actual, la fecha de hoy aparece resaltada en el calendario.
Teclas de acceso rpido

Si le gusta utilizar el teclado, existen varias teclas de acceso rpido disponibles que facilitan y agilizan determinadas tareas que realiza en el sistema. Las teclas de acceso rpido disponibles varan en funcin de las distintas ventanas de Sage CRM. Para saber si una tecla de acceso rpido est disponible, fjese en si hay una letra subrayada en el nombre del botn de accin. Al pulsar Alt
Captulo 2 ms la letra subrayada, se ejecutar la accin. Por ejemplo, si est subrayada la letra T del botn Nueva tarea de la ventana en la que se encuentra, al seleccionar Alt+T se crear una nueva tarea. A continuacin se incluye una lista completa de las teclas de acceso rpido disponibles: Alt + A: crea una nueva cita desde la pestaa Calendario o Comunicaciones. Alt + T: crea una nueva tarea desde la pestaa Calendario o Comunicaciones. Alt + E: crea un nuevo correo electrnico desde la pestaa Calendario o Comunicaciones. Alt + V: alterna entre la vista de calendario y de lista en la pestaa Calendario o Comunicacin. Alt + F: filtra una lista segn los criterios especificados. Alt + N: crea una nueva entidad en el contexto actual. Por ejemplo, en la pestaa Documentos del contexto Empresa. Alt + C: permite salir de algunas pantallas. Alt + S: guarda los registros.
Listas desplegables
Las listas desplegables proporcionan listas de selecciones predefinidas. Permiten aumentar la precisin de las entradas de datos y facilitan la generacin de informes y filtrado de datos. Puede acceder a las listas desplegables seleccionando con el ratn la flecha de desplegable, o pulsando ALT + [tecla de flecha hacia abajo] en el teclado.
Flechas Siguiente y Anterior

Icono Descripcin Las flechas Siguiente y Anterior aparecen en listas de informacin que contienen ms de una pgina. Si hace clic en las flechas izquierda o derecha interiores aparecer la pgina anterior o siguiente, respectivamente. Con las flechas exteriores puede desplazarse a la primera o a la ltima pgina de una serie de pginas. Por ejemplo, si realiza una bsqueda de empresa sin especificar criterios de bsqueda, aparecer una lista de todas las empresas. Es muy probable que esta lista ocupe varias pginas. Puede utilizar las flechas para desplazarse entre las pginas.
Casillas de verificacin
Las casillas de verificacin se pueden activar y desactivar haciendo clic en ellas. Un ejemplo de casilla de verificacin es el campo Privada de una comunicacin (tarea o cita). Tambin puede activar o desactivar las casillas con la barra espaciadora del teclado.
Flechas Ir
Icono Descripcin La flecha Ir triangular le permite ir a la pgina de resumen del registro correspondiente. Con la flecha Ir hacia la derecha puede ir al rea Mi CRM de otro usuario desde el rea de contexto de la ventana.
Seleccin de bsqueda avanzada

La pequea lupa junto a una pequea flecha que apunta hacia abajo indica que se trata de un campo Seleccin de bsqueda avanzada. El campo Accin de la pgina Nuevo cliente potencial es un
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Captulo 2: Pasos preliminares ejemplo de este tipo de campos. Icono Nombre Campo de Seleccin de bsqueda avanzada.
Si aparece el icono de seleccin de bsqueda avanzada, puede escribir algunas letras y hacer clic en el icono de la lupa, y obtendr los resultados de la bsqueda en forma de vnculos debajo del campo.
Resultados de Seleccin de bsqueda avanzada
Si hace clic en uno de los resultados, se completar el cuadro de texto; si slo aparece un elemento como resultado, el campo se completar directamente con l. Tambin puede seleccionar la flecha junto a la lupa para realizar una bsqueda en una ventana de bsqueda estndar, o seleccionar la flecha para borrar la bsqueda que acaba de realizar. Una vez vinculado un registro (de empresa, persona, etc.) al campo de seleccin de bsqueda, podr acceder a la pgina de resumen de la empresa o persona. Si hace clic en el icono o doble clic en el texto del campo y se abrir la pgina de resumen en una nueva ventana del explorador. Si se pulsa Ctrl + clic en el icono o en el texto, acceder a la pgina de resumen en el contexto de la entidad.
Nota: Slo se devuelven resultados de texto si est ejecutando Sage CRM en Microsoft Windows Vista; los iconos de Seleccin de bsqueda avanzada no se muestran.
Campos obligatorios
Los campos obligatorios se indican con un asterisco azul en todas las ventanas de introduccin de informacin. De este modo se agiliza la cumplimentacin de formularios, ya que puede identificar rpidamente los campos que es necesario que cumplimente y los campos que puede cumplimentar ms adelante cuando disponga de la informacin necesaria.
Coaching en pantalla
Puede utilizarse Coaching en pantalla para mostrar texto en un panel en la parte superior de cualquier pantalla de Sage CRM. Este panel puede utilizarse para proporcionar informacin a usuarios, como por ejemplo explicando las actividades que se pueden realizar en una pantalla en particular, o proporcionando sugerencias tiles para realizar tareas. Si su Administrador del sistema ha activado Coaching en pantalla, puede:
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Establecer las preferencias de visualizacin del Coaching en pantalla en la pestaa Preferencias. Consulte Acceso a preferencias (pgina 21-1) para obtener ms informacin. Puede mostrar u ocultar el panel de Coaching en pantalla utilizando el botn Maximizar/Minimizar. Si oculta Coaching en pantalla para una pantalla, permanecer oculto cuando vuelva a iniciar sesin en Sage CRM. Puede desactivar esta funcin con el botn Desactivar. Una vez se haya desactivado Coaching en pantalla, permanecer desactivado cuando inicie sesin de nuevo. Puede volver a activarlo en la pestaa Preferencias.
Captulo 2 Consulte la Gua del administrador del sistema para obtener ms informacin sobre la configuracin de Coaching en pantalla.
Acceso a los asistentes de configuracin y materiales de formacin

La pestaa Bienvenido en el rea Mi CRM proporciona acceso a una variedad de materiales de formacin de Sage CRM. El contenido de la pestaa Bienvenido se enumera bajo cuatro encabezados:
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Paso 1: Visita guiada! Contiene un vdeo formativo que presenta funcionalidades de Sage CRM ampliamente utilizadas. Paso 2: Configuracin del sistema contiene el Asistente de preferencias de usuario, que le ayudar a personalizar algunos ajustes de Sage CRM. Paso 3: Sugerencias rpidas contiene hojas de sugerencias rpidas que le ayudarn a dominar algunas de las tareas de Sage CRM ms comunes. Paso 4: Ms informacin proporciona acceso a la documentacin de Sage CRM, incluyendo las guas de novedades, de usuario y de inicio rpido.
Ayuda
El botn Ayuda est disponible a la derecha de la ventana. Si lo selecciona, se abrir una nueva ventana del explorador con una tabla de contenidos y una ventana de bienvenida, o una pgina de ayuda relacionada con el contexto vigente.
2-10 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin

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Utilizar el botn de men Buscar. Buscar una empresa. Buscar una persona. Buscar una oportunidad. Buscar una incidencia. Limpiar una bsqueda previa. Combinar criterios de bsqueda. Utilizar comodines. Utilizar bsqueda del campo por fecha. Utilizar bsqueda del campo numrico. Utilizar bsqueda avanzada. Utilizar bsqueda por palabra clave. Utilizar una bsqueda guardada existente. Crear una nueva bsqueda guardada. Actualizar una bsqueda guardada. Eliminar una bsqueda guardada. Crear bsquedas guardadas para todos los usuarios. Ejecutar acciones en listas de bsqueda. Cambiar el orden de las listas. Cambiar el filtrado de las listas. Establecer una pgina de bsqueda predeterminada. Cambiar el tamao de la lista de resultados de bsqueda.
Tcnicas de bsqueda bsicas

Las siguientes tcnicas bsicas le ayudarn a efectuar las primeras bsquedas en CRM: Lista emergente o botn de men con rea de contexto (pgina 3-1) Botones de men y de accin Buscar (pgina 3-2) Repeticin de una bsqueda previa (pgina 3-2) Restablecimiento de los criterios de bsqueda (pgina 3-2)
Lista emergente o botn de men con rea de contexto

Puede iniciar una bsqueda de dos modos:
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Activando la lista emergente Buscar. Para ello, haga clic con el botn derecho del ratn o site el puntero encima del botn Buscar y seleccione el tipo de bsqueda que desea llevar a cabo. Por ejemplo, Persona, Incidencia, Ventas, Oportunidades o Comunicacin.
Captulo 3
Buscar lista emergente

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Seleccionando el botn de men Buscar. Para ello, haga clic en el botn del men Buscar, seleccione el tipo de bsqueda que desea llevar a cabo en el rea de contexto de la ventana.
Botn de men Buscar y rea de contexto de la pantalla
Es ms rpido utilizar el mtodo del botn si el contexto de la bsqueda es el mismo que el de la ltima bsqueda efectuada. En caso contrario, puede resultar ms conveniente utilizar el mtodo de la lista emergente.
Botones de men y de accin Buscar

Independientemente del mtodo que utilice para iniciar la bsqueda, la secuencia bsica es la misma: 1. Abra una ventana de bsqueda mediante el botn Buscar situado en la parte izquierda de la ventana. Se trata del botn Buscar de men. 2. Introduzca los criterios de bsqueda. 3. Busque la informacin mediante el botn Buscar situado en la parte derecha de la ventana. Se trata del botn de accin Buscar.
Repeticin de una bsqueda previa

No olvide la opcin Lista de recientes. Esta lista muestra la informacin ms reciente con la que ha trabajado. Es un modo rpido de acceder a las carpetas de informacin de clientes que abre con ms frecuencia. Tambin puede utilizar los iconos situados en los encabezamientos de la lista de recientes para abrir la pgina de bsqueda correspondiente.
Restablecimiento de los criterios de bsqueda

Si efecta una bsqueda siguiendo el procedimiento normal, esto es, hace clic en el botn Buscar y especifica criterios de bsqueda, se mostrar la pgina Resultados de la bsqueda de acuerdo con los criterios especificados. Sin embargo, si posteriormente regresa a esta pgina de bsqueda durante la misma sesin, ver que la pgina de resultados de la bsqueda efectuada previamente permanece en la ventana. Para limpiar la pgina y realizar otra bsqueda:
3-2 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin 1. En la pgina Resultados de la bsqueda, haga clic en el botn Limpiar. 2. Especifique otros criterios de bsqueda y haga clic en el botn Buscar. Se mostrar una nueva pgina Resultados de la bsqueda.
Bsqueda de una persona

"Tiene una llamada de Janet Andrews" ummm Janet qu? Puede buscar una persona mediante uno o varios criterios en la ventana Buscar. En este ejemplo se muestra cmo buscar por Apellido. 1. Pulse el botn de men Buscar. 2. Si no se encuentra en el contexto de Persona, seleccione Persona en el rea de contexto de la ventana. 3. Escriba el apellido o parte del mismo en el campo Apellidos. 4. Haga clic en el botn de accin Buscar situado en la parte derecha de la ventana. Se mostrar una lista de personas que cumplan los criterios de bsqueda. 5. Haga clic en el vnculo de la persona cuya informacin desea consultar. Se abrir el "archivo" de la persona seleccionada con informacin sobre dicha persona. 6. Si desea una rpida visin de las actividades recientes que su empresa ha desarrollado con la persona, seleccione la pestaa Vista rpida. Nota: Las incidencias de la pestaa Vista rpida se ordenan segn Estado (no fecha). Esta pestaa le muestra una oportunidad reciente perdida y los ltimos contactos que su empresa ha tenido con ella. Ver que uno de los ltimos contactos muestra que estaba implementando un producto de software desarrollado a nivel interno. Ahora ya sabe quin es ella y tiene una idea aproximada de por qu puede estar llamando.
Pestaa Vista rpida
"Janet, qu tal ests? Cmo va tu proyecto?"
Bsqueda de una empresa

"Me llamo Bradshaw y le llamo de Design Right. No hemos hablado antes, yo trabajo con Arthur Browne." Parece probable que no tiene ninguna informacin an sobre el seor Bradshaw, pero s sobre Design Right. Puede buscar una empresa mediante uno o varios criterios en la ventana Buscar. En este ejemplo se muestra cmo buscar por Nombre de empresa. 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. 2. Seleccione Empresa en la lista emergente.
Captulo 3 3. Escriba el nombre de la empresa o parte del mismo en el campo Nombre de empresa y haga clic en el botn Buscar situado en la parte derecha de la ventana. Se mostrar una lista de todas las empresas que coinciden con los criterios de bsqueda. 4. Haga clic en el vnculo de la empresa cuya informacin desea consultar. Se abrir el "archivo" de la empresa seleccionada con informacin sobre dicha empresa. La pestaa Vista rpida le muestra las actividades ms recientes que su empresa ha desarrollado con Design Right. Nota: Las incidencias de la pestaa Vista rpida se ordenan segn Estado (no fecha). 5. Para encontrar un listado completo de las personas de Design Right con las que ha trabajado, seleccione la pestaa Personas.
Pestaa Personas de la Empresa
"Es cierto, tambin hemos trabajado estrechamente con Reg Barrow durante las ltimas semanas."
Bsqueda de una oportunidad

"Hola, soy Kieran O'Toole de Eurolandia. Ayer me hicisteis un presupuesto para un contrato de 100 licencias de usuario. Sabe quin podra solucionarme un par de dudas sobre el presupuesto? El nmero de referencia es KOT/SM2" La forma ms rpida de encontrar los detalles asociados a la oportunidad es encontrar la propia oportunidad. En este ejemplo, Kieran ha proporcionado un nmero de referencia, aunque tambin puede buscar la oportunidad en funcin del nombre de la empresa. Para buscar una oportunidad: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. 2. Seleccione Oportunidad en la lista emergente. 3. Escriba los criterios de bsqueda (p. ej., Ref Cliente y/o Nombre de empresa) y haga clic en el botn de accin Buscar. 4. Haga clic en el vnculo del icono de Estado de una oportunidad. Se abrir el "archivo" de la oportunidad seleccionada con informacin sobre dicha oportunidad. "Ahora mismo tengo la informacin delante ma, Kieran. Quieres preguntarme tus dudas?"
Bsqueda de una incidencia

"Soy Arthur de Design Right. Sigo sin saber porqu no funciona la Instalacin del software TimEx Enterprise. Puede decirme cul es el estado? El Id. de referencia de la incidencia es 0-20." Aunque no est gestionando esta incidencia, si es necesario puede dar al cliente su estado y seguimiento. Para buscar una incidencia: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. 2. Seleccione Incidencia en la lista emergente. 3. Escriba los criterios de bsqueda (p. ej., RefID y/o Nombre de empresa) y haga clic en el botn Buscar.
3-4 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin 4. Haga clic en el vnculo del icono de Estado de una incidencia. Se mostrar la pgina Resumen de la incidencia con informacin sobre la misma. Un rpido vistazo de la pestaa Comunicaciones le indicar si la persona que gestiona esta incidencia ha programado alguna accin de seguimiento. "Arthur, parece que Graham sigue intentando solucionarte esto. Djame que lo llame a su lnea para ponerte al da."
Combinacin de criterios de bsqueda

"Tiene una llamada de John de Global." Es probable que trabaje con gran cantidad de personas llamadas John y que haya numerosas entradas de empresas que incluyan la palabra Global. Sin embargo, si combina ambos criterios podr reducir su bsqueda para que slo muestre las personas que se llamen John y trabajen en Global. Puede combinar varios criterios de bsqueda en la ventana Buscar. En este ejemplo se muestra cmo combinar los criterios de bsqueda Nombre de Empresa y Nombre de la persona. Para combinar criterios de bsqueda: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. 2. Seleccione Persona en la lista emergente. 3. Haga clic en el botn Limpiar para limpiar la ltima bsqueda de esta pgina. 4. Escriba el apellido de la persona o parte de ste en el campo Apellidos y el nombre de la empresa en el campo Nombre de empresa. 5. Haga clic en el botn Buscar o pulse Intro.
Pgina de resultados de la bsqueda de persona
6. Haga clic en el vnculo de la persona cuya informacin desea consultar.
Bsqueda con comodines

Puede utilizar la bsqueda con comodines en cualquier campo de la pantalla de bsqueda. En el ejemplo siguiente se utiliza el comodn en el campo Nombre de la empresa. En CRM el comodn es el smbolo "%". El comodn % significa "contiene el valor". Para buscar con un comodn:
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Pulse el botn de men Buscar. En el contexto Empresa o Persona escriba, por ejemplo, %software en el campo Nombre de empresa y haga clic en el botn Buscar. En los resultados de esta bsqueda se mostrarn todas las empresas que contienen la palabra "software".
Captulo 3
Resultados de bsqueda de empresa con un comodn
Bsqueda de campo por fecha

Un Administrador del sistema puede agregar campos de bsqueda por fecha a cualquier pantalla de bsqueda en Sage CRM. Algunas pantallas de bsqueda de Sage CRM ya tienen una funcin de bsqueda por fecha de manera predeterminada. Por ejemplo, en la pantalla de bsqueda de clientes potenciales puede buscar clientes potenciales creados entre dos fechas especficas o en un determinado periodo relativo a una fecha especificada. Para realizar bsquedas utilizando campos de fecha: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Cliente potencial en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda de cliente potencial. 3. Haga clic en el botn Limpiar para limpiar la ltima bsqueda de esta pgina. 4. Seleccione Entre de la lista desplegable Fecha de creacin. 5. Haga clic en el primer botn de calendario y seleccione una fecha. 6. Haga clic en el segundo botn de calendario y seleccione una fecha. 7. Haga clic en el botn Buscar o pulse Intro. Se mostrar una lista de todas las oportunidades que coincidan con los criterios de bsqueda.
Bsqueda de campo numrico

Un Administrador del sistema puede agregar campos de bsqueda numricos a cualquier pantalla de bsqueda en Sage CRM. Consulte "Personalizacin de ventanas" en la Gua del administrador del sistema para obtener ms informacin sobre cmo aadir campos a una pantalla. En el siguiente ejemplo, el campo Oportunidad: Precio total presupuestado se aadi a la pantalla de bsqueda de la oportunidad. Digamos que desea ver de cuntas oportunidades dispone actualmente con un precio presupuestado total superior a 10.000 euros. Para realizar bsquedas utilizando campos numricos: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Oportunidad en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda de oportunidades. 3. Haga clic en el botn Limpiar para limpiar la ltima bsqueda de esta pgina. 4. Seleccione Mayor que de la lista desplegable Oportunidad - Precio total presupuestado. Seleccione el signo de euro () de la lista desplegable de smbolos de divisa e introduzca 10000 en el campo de valor.
3-6 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin 5. Haga clic en el botn Buscar o pulse Intro. Se mostrar una lista de todas las oportunidades que coincidan con los criterios de bsqueda.
Uso de Bsqueda avanzada

Puede utilizar la funcin de Bsqueda avanzada para ejecutar bsquedas en base de datos complejas. Las bsquedas avanzadas se pueden basar en cualquiera de las entidades principales de Sage CRM: son Incidencia, Comunicacin, Empresa, Cliente potencial, Oportunidad, Orden, Persona, Presupuesto y Solucin. La bsqueda avanzada permite crear bsquedas mejoradas basadas en la clusula WHERE y los criterios de seleccin se pueden ampliar mediante las clusulas AND y OR. Por ejemplo, puede crear una bsqueda avanzada para todas las empresas WHERE (donde) el campo ciudad sea igual a Sevilla AND (y) el nmero de empleados sea superior a 1000 OR (o) los ingresos anuales superen los 10 millones de dlares. Mientras crea una bsqueda avanzada, puede hacer clic en el botn Vista previa SQL en cualquier momento para revisar la consulta SQL detrs de su bsqueda. Si es Administrador del sistema, aparecen dos botones extra con los resultados de una bsqueda avanzada: Actualizacin masiva y Actualizar zona. Consulte Realizacin de una actualizacin masiva de un grupo (pgina 15-9) para obtener ms informacin sobre Actualizacin masiva, y Actualizacin de las zonas de grupo (pgina 15-9) para obtener ms informacin sobre Actualizacin de zonas. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar los criterios de bsqueda avanzada, consulte Creacin de una nueva bsqueda guardada (pgina 3-12). Para obtener ms informacin sobre cmo crear un nuevo grupo basndose en los resultados de una bsqueda avanzada, consulte Creacin de un grupo en funcin de una bsqueda de entidades primarias (pgina 15-5).
Ejemplo: Buscar empresas con Bsqueda avanzada

Por ejemplo, desea ver una lista de todas las empresas y clientes potenciales en un pas. Para realizar una bsqueda avanzada: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Bsqueda avanzada en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda avanzada. 3. Haga clic en el botn Limpiar para limpiar la ltima bsqueda de esta pgina. 4. Seleccione Empresa en la lista desplegable Entidad. 5. Seleccione Pas de la direccin en la lista desplegable Nombre de campo y haga clic en el botn Aadir. 6. Seleccione Tipo de empresa de la lista desplegable Nombre de campo y haga clic en el botn Aadir. Repita esta accin para aadir un segundo campo Tipo de empresa. Ha aadido los campos en los que se basar la bsqueda. Ahora debe configurar los valores de los campos seleccionados y las relaciones entre los campos. 7. En el campo Pas, seleccione el operador igual y seleccione Espaa en la lista desplegable Valor. 8. Seleccione Y de la lista desplegable Y/O. 9. Para el primer campo Tipo de empresa, seleccione el parntesis de apertura simple de la lista desplegable (. Los parntesis deben contener siempre una declaracin Or. En este ejemplo, se buscan ejemplos de empresas que son clientes o clientes potenciales, por lo que deber poner estos dos trminos de bsqueda entre parntesis. 10. Seleccione el operador igual y seleccione Cliente de la lista desplegable Valor. 11. Seleccione O de la lista desplegable Y/O.
Captulo 3 12. En el campo Pas, seleccione el operador igual y seleccione Cliente potencial en la lista desplegable Valor. 13. Seleccione el parntesis de cierre simple de la lista desplegable ). 14. Haga clic en el botn Buscar o pulse Intro. Se mostrar una lista de todas las empresas que coinciden con los criterios de bsqueda.
Pgina de resultados de una bsqueda avanzada
Ejemplo: Buscar personas con Bsqueda avanzada

Desea ver una lista de personas donde el Cdigo de cargo sea Director ejecutivo y el Sector de empresa sea Informtica - Software, Informtica - Hardware o Informtica - Servicios. Entre los directores ejecutivos del sector Informtica - Software, slo desea ver personas cuya Zona de empresa sea Estados Unidos Este. Para buscar personas con Bsqueda avanzada: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Bsqueda avanzada en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda avanzada. 3. Haga clic en el botn Limpiar para limpiar la ltima bsqueda de esta pgina. 4. Seleccione Persona en la lista desplegable Entidad. 5. Seleccione Cdigo de cargo de la persona de la lista desplegable Nombre de campo y haga clic en el botn Aadir. 6. Seleccione Sector de empresa de la lista desplegable Nombre de campo y haga clic en el botn Aadir. Repita esta accin para aadir un segundo y un tercer campo Sector de empresa. 7. Seleccione Zona de empresa de la lista desplegable Nombre de campo y haga clic en el botn Aadir. 8. Haga clic en el botn de opcin junto a Zona de empresa y utilice los botones de flecha para subir la posicin de este campo hasta que vaya detrs del primer campo Sector de empresa. 9. En el campo Cdigo de cargo, seleccione el operador igual y seleccione Director ejecutivo en la lista desplegable Valor. 10. Seleccione Y de la lista desplegable Y/O.
3-8 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin 11. En el primer campo Sector de empresa, seleccione los dos parntesis de apertura en la lista desplegable (, seleccione el operador igual y seleccione Informtica - Software en la lista desplegable Valor. 12. Seleccione Y de la lista desplegable Y/O. 13. En el campo Zona de empresa, seleccione el operador igual y seleccione Estados Unidos Este en la lista desplegable Valor. Seleccione el parntesis de cierre simple de la lista desplegable ). 14. Seleccione O de la lista desplegable Y/O. 15. En el segundo campo Sector de empresa, seleccione el operador igual y seleccione Informtica - Servicios en la lista desplegable Valor. 16. Seleccione O de la lista desplegable Y/O. 17. En el tercer campo Sector de empresa, seleccione el operador igual y seleccione Informtica - Hardware en la lista desplegable Valor. Seleccione el parntesis de cierre simple de la lista desplegable ).
Criterios de bsqueda avanzada
18. Haga clic en el botn de accin Buscar o pulse Intro. Se mostrar una lista de todas las personas que coinciden con los criterios de bsqueda. Nota: Al generar una bsqueda avanzada con varios criterios de bsqueda, se recomienda que guarde la bsqueda tan pronto como aparezcan los resultados de bsqueda. Siempre puede volver y eliminar la bsqueda ms adelante si no es necesaria, pero la perder si finaliza sesin en el sistema. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar resultados, consulte "Almacenamiento de criterios de bsqueda" en este captulo.
Uso de Bsqueda por palabra clave

Mediante la bsqueda por palabra clave, puede buscar en todos los campos de texto en cualquiera de las entidades principales de Sage CRM (Incidencia, Comunicacin, Empresa, Cliente potencial, Oportunidad, Orden, Persona y Presupuesto) introduciendo los trminos clave en un campo de bsqueda. Puede ejecutar una bsqueda por palabra clave directamente desde una pgina de bsqueda de entidades, o bien puede hacer clic con el botn derecho en el botn de men Buscar y seleccionar Bsqueda por palabra clave para abrir la pgina de bsqueda por palabra clave. La bsqueda por palabra clave tambin est disponible en todas las pginas de seleccin de bsqueda avanzada. Si realiza una bsqueda de palabra clave de, por ejemplo, Incidencias, la palabra clave se busca no slo en las incidencias, sin tambin en entidades asociadas con la incidencia, por ejemplo, empresas, personas, direcciones y notas de progresos. Si la bsqueda por palabra clave se realiza desde la pgina de Bsqueda por palabra clave, podr ejecutar la bsqueda por palabra clave en mltiples entidades a la vez. Para obtener ms informacin tcnica sobre las vistas de bsqueda por palabra clave, consulte "Personalizacin de vistas" en la Gua del administrador del sistema. La funcin de bsqueda por palabra clave de Sage CRM utiliza una tcnica de bsqueda de "cualquier palabra". Una bsqueda por cualquier palabra devuelve registros con todas las palabras de un trmino de bsqueda, una vez aparecen esas palabras en los campos de texto del registro o en los campos de texto de cualquier registro de entidad asociada, especificada en la vista de bsqueda por palabra clave. Por ejemplo, si busca servicios de software europeos devolver todos los
Captulo 3 registros con las palabras servicios + software + europeos en cualquier campo de texto. Estas palabras pueden aparecer en cualquier orden en un registro y en ms de un campo de texto. Si el trmino de bsqueda no est entre parntesis, los registros coincidentes se seleccionan incluso si existen palabras insertadas entre los trminos de bsqueda en un registro. Si se utilizan comillas, slo se devolvern los registros con la frase exacta. Puede redefinir an ms su bsqueda por palabra clave combinndola con otros criterios de la pgina de bsqueda estndar. Por ejemplo, puede ejecutar una bsqueda por palabra clave utilizando el trmino de bsqueda Montes y redefinir esta bsqueda seleccionando Espaa del campo de la lista desplegable Zona en la pgina Buscar persona. De esta forma se realizar una bsqueda de persona por palabra clave del trmino Montes, pero slo se devolvern a la lista de bsqueda los registros con la zona Espaa en comn. Nota: Al redefinir su bsqueda por palabra clave mediante la pgina de bsqueda de entidades estndar, redefinir los resultados de la bsqueda inicial de Sage CRM, basados en la palabra(s) clave especificada. Si introduce un valor en la casilla de bsqueda por palabra clave e introduce o selecciona un valor de uno de los campos de bsqueda estndar, se realizar primero una bsqueda por palabra segn el trmino de bsqueda por palabra clave especificado. A continuacin, en funcin de los resultados obtenidos de Sage CRM, se filtrarn por los valores introducidos o seleccionados en los campos de bsqueda estndar, como la lista desplegable Zona. Si realiza una bsqueda por palabra clave, en algunas ocasiones ocurrir que conoce parte del trmino que desea buscar. Por ejemplo, es posible que tenga parte del nombre de una empresa o que sepa que alguien est buscando a una persona llamada Navas o Navarro o que slo conozca los primeros dgitos de un nmero de telfono. Existen diferentes caracteres especiales que le ayudarn a restringir sus resultados de bsqueda en esas circunstancias: Carcter *% Uso Puede colocar * o % en cualquier posicin en una palabra y se comparar con cualquier nmero de caracteres. * y % realizan exactamente la misma accin. Por ejemplo, *opa* devolver Europa, topacio, etctera. Nota: Recuerde dejar espacio suficiente entre las palabras cuando utilice estos caracteres en trminos de bsqueda de varias palabras. Para buscar una frase, pngala entre comillas. Por ejemplo, la bsqueda de "servicios de software" devolver todos los registros con la frase servicios de software. Las comillas se consideran un espacio e blanco. Por ejemplo, la bsqueda de "(1451)4579937" devolver dos cadenas de texto, 1451 y 4579937. Puede colocar ? * en cualquier posicin en una palabra y se comparar con un carcter simple. Por ejemplo, Amric? devolver Amrica, pero no Americano. Sin embargo, puede utilizar Amric?? para devolver todas las palabras con Amric y dos caracteres ms. Puede colocar = en cualquier posicin en una palabra y se comparar con un dgito simple. Por ejemplo, B== devolver B12, pero no B123. # se debe colocar al principio de una palabra y devolver todas las palabras que comiencen por la misma letra y que se parezcan a la palabra que busca. Por ejemplo, #nava devolver navas, navarro y navarrete. Nota:# puede ser demasiado incluyente en ocasiones. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, tambin devolvera palabras como naval, nave y navo. El smbolo ~~ permite buscar en un intervalo numrico. Para buscar en un intervalo numrico, introduzca los lmites superior e inferior del intervalo separado por ~~. Por ejemplo, 10~~20 devolver todos los nmeros entre 10 y 20. Nota:Las bsquedas del intervalo numrico slo funcionan con nmeros positivos y puntos decimales y las comas se consideran espacios, mientras que los signos negativos se ignoran. Coloque + delante de una palabra necesaria de su bsqueda o - delante de
Comillas
= #
~~
+-
3-10 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin
Carcter
Uso una palabra que desee excluir. Por ejemplo, si desea devolver todos los registros con la palabra software junto con la palabra servicios, puede utilizar el trmino de bsqueda software +servicios. Sin embargo, si desea obtener todas las instancias de software, salvo las que estn asociadas con los servicios, puede utilizar el trmino de bsqueda software -servicios.
Consulte Bsqueda por palabra clave (pgina 3-11) para obtener un ejemplo de cmo se puede utilizar la bsqueda por palabra clave para realizar una bsqueda en Sage CRM.
Bsqueda por palabra clave

Ejemplo: Buscar una persona con Bsqueda por palabra clave Es un nuevo comercial de Panoply Technologies y ha odo que uno de los clientes actuales de Panoply ha retirado una oferta por servicios de software. Sabe que el nombre de la empresa contiene la palabra salud y que el nombre o el apellido de la persona de contacto empieza por dav. Con esta informacin debera poder restringir la bsqueda de la persona de contacto, mediante una bsqueda por palabra clave. Para realizar una bsqueda por palabra clave: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Bsqueda por palabra clave en la lista emergente. Aparecer la pgina Bsqueda por palabra clave. 3. Escriba dav% y salud en el campo de texto Qu desea buscar? 4. Nota: Puede hacer clic en el botn de interrogacin junto al campo Bsqueda por palabra clave para ver algunos ejemplos de cmo usar la bsqueda por palabra clave. 5. Puede seleccionar una casilla de verificacin de la entidad especfica para restringir su bsqueda a esa entidad. Tambin puede especificar que todas las entidades primarias se deben buscar seleccionando la casilla de verificacin Seleccionar todo. Para este ejemplo, seleccione la casilla de verificacin de la entidad Persona para limitar la bsqueda a esa entidad. Nota: Si no selecciona ninguna casilla de verificacin, no se devolver ningn resultado. 6. Haga clic en el botn Buscar. Se mostrarn los resultados de la bsqueda. Nota: Si los registros devueltos no se pueden presentar todos en la lista inicial de resultados, puede hacer clic en el vnculo del panel Resultados o en el vnculo Ver todo que se visualizar bajo la lista de resultados para ver todos los resultados de bsqueda. Ejemplo: bsqueda de una palabra clave en todas las entidades principales Es el nuevo gestor de formacin de una empresa. Desea revisar el historial de contactos de todos los clientes (Incidencias, Comunicaciones, Oportunidades, etc.) donde se haya debatido la formacin. Para realizar una bsqueda por palabra clave de la palabra "formacin" en todas las entidades principales: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Bsqueda por palabra clave en la lista emergente. Aparecer la pgina Bsqueda por palabra clave.
Captulo 3 3. Introduzca formacin en el campo Qu desea buscar? 4. Puede seleccionar una casilla de verificacin de la entidad especfica para restringir su bsqueda a esa entidad. Tambin puede especificar que todas las entidades primarias se deben buscar seleccionando la casilla de verificacin Seleccionar todo. En este ejemplo, seleccione la casilla de verificacin Seleccionar todo para buscar entre todas las entidades principales. Nota: Si no selecciona ninguna casilla de verificacin, no se devolver ningn resultado. 5. Haga clic en el botn Buscar. Se mostrarn los resultados de la bsqueda.
Pgina de resultados de la bsqueda por palabra clave
Nota: Si los registros devueltos no se pueden presentar todos en la lista inicial de resultados, puede hacer clic en el vnculo del panel Resultados o en el vnculo Ver todo que se visualizar bajo la lista de resultados para ver todos los resultados de bsqueda.
Uso de una bsqueda guardada existente

Las distintas ventanas de bsqueda tienen varias bsquedas guardadas predefinidas que pueden resultar de utilidad. Por ejemplo, la bsqueda guardada Mis empresas, disponible en la ventana de bsqueda de empresa, muestra una lista de todas las empresas que tenga asignadas. En cambio, la bsqueda guardada Mis incidencias en curso, disponible en la ventana de bsqueda de incidencias, muestra todas las incidencias activas que tenga asignadas. Para abrir una bsqueda guardada predefinida:
l l
Haga clic en el botn Buscar y seleccione la entidad que contiene la bsqueda guardada. Seleccione la bsqueda guardada que desea abrir en la lista desplegable. Se mostrar la lista de la bsqueda guardada seleccionada.
Creacin de una nueva bsqueda guardada

Cuando efecte una bsqueda de empresas, personas, oportunidades, rdenes, presupuestos incidencias, soluciones o clientes potenciales que cumplan determinados criterios de bsqueda, es posible que le interese guardar la lista para volver a utilizarla. Nota: No puede crear una bsqueda guardada en funcin de una bsqueda por palabra clave. Puede guardar una bsqueda avanzada de la misma forma que cualquier otra bsqueda. Sin embargo, slo un administrador del sistema o gestor de informacin puede hacer que una bsqueda avanzada est disponible para otros usuarios.
3-12 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin Tambin puede crear un grupo para guardar los criterios de bsqueda. Consulte Creacin de un grupo (pgina 15-2) para obtener ms informacin. Para crear una nueva bsqueda guardada: 1. Haga clic en el botn Buscar y seleccione una entidad en la lista desplegable Buscar; por ejemplo, Empresa. 2. Seleccione los criterios de bsqueda necesarios y haga clic en el botn Buscar. Se mostrarn los resultados de la bsqueda. 3. Haga clic en el botn Nueva bsqueda situado al lado de la lista desplegable Bsqueda guardada. Se mostrar el cuadro de dilogo Bsqueda guardada. 4. Escriba el nombre de la nueva bsqueda guardada; por ejemplo, Empresas de San Francisco con 21 - 50 empleados.
Cuadro de detalles de la bsqueda guardada
5. Pulse Guardar.
Actualizacin de una bsqueda guardada

Puede modificar las bsquedas guardadas mediante los botones situados al lado de la lista desplegable Bsqueda guardada. Para actualizar una bsqueda guardada: 1. Haga clic en el botn Buscar y seleccione la entidad que contiene la bsqueda guardada en la lista desplegable Buscar; por ejemplo, Empresa. 2. Seleccione la bsqueda guardada que desea actualizar en la lista desplegable Bsqueda guardada. 3. Seleccione los nuevos criterios de bsqueda y haga clic en el botn Buscar. Se mostrarn los resultados de la nueva bsqueda. 4. Haga clic en el botn Actualizar situado en la parte superior de la ventana. 5. Cuando se muestre el cuadro de detalles Bsqueda guardada, podr modificar el nombre de la bsqueda guardada si lo desea. 6. Pulse Guardar.
Eliminacin de una bsqueda guardada

Puede eliminar bsquedas guardadas que ya no utilice. Para eliminar una bsqueda guardada: 1. Abra la bsqueda guardada que ya no utilice seleccionndola en la lista desplegable Bsqueda guardada de la parte superior de la ventana. 2. Haga clic en el botn Eliminar situado al lado de la lista desplegable Bsqueda guardada.
Creacin de bsquedas guardadas para todos los usuarios

Si es gestor de informacin, puede crear bsquedas guardadas disponibles para todos los usuarios del sistema. Para crear una bsqueda guardada disponible para todos los usuarios:
Captulo 3 1. Haga clic en el botn Buscar y seleccione una entidad en la lista desplegable Buscar; por ejemplo, Empresa. 2. Seleccione los criterios de bsqueda necesarios y haga clic en el botn Buscar. Se mostrarn los resultados de la bsqueda. 3. Haga clic en el botn Nueva bsqueda situado al lado de la lista desplegable Bsqueda guardada. Se mostrar el cuadro de dilogo Bsqueda guardada. 4. Escriba el nombre de la nueva bsqueda guardada; por ejemplo, Empresas de San Francisco con 21 - 50 empleados. 5. Marque la casilla Disponible para todos los Usuarios y haga clic en Guardar.
Ejecucin de acciones en listas de bsqueda

Puede ejecutar varias acciones en los distintos tipos de listas de bsqueda: listas generadas a partir de bsquedas estndar, lista generadas a partir de una bsqueda, listas generadas por una bsqueda por palabra clave, listas basadas en bsquedas guardadas o la lista Contactos de Mi CRM. Acciones disponibles:
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Nuevo documento.Puede crear un documento combinado para todos los contactos de la lista.
Nueva tarea. Puede crear una nueva tarea con los mismos detalles para cada uno de los contactos de la lista. Si dispone de los permisos correspondientes, tambin podr ejecutar las dos acciones siguientes:
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Nuevo correo electrnico. Puede crear un correo electrnico con campos de combinacin y enviarlo a todos los contactos de la lista.
Exportar a archivo. Puede exportar la lista de contactos y sus detalles a una hoja de clculo o a un archivo de texto. Para ejecutar una accin con una lista de bsqueda:
l l
Abra una lista de bsqueda efectuando una bsqueda estndar o seleccionando una bsqueda guardada en la lista desplegable Bsqueda guardada en la parte superior de la ventana. Haga clic en uno de los botones de accin situados en la parte inferior derecha de la ventana. Se ejecutar la accin seleccionada.
Recuento
Puede ver el nmero de registros de una lista para hacerse una idea de la longitud total en listas extensas. En la mayora de las listas, se muestra un contador en la parte superior izquierda de la pgina. Tambin se muestra el nmero de pgina en relacin con el nmero total de pginas que contienen registros. Si sita el puntero encima de la flecha derecha, se indica que la siguiente pgina muestra los registros 11-20 de un total de 22.
Filtrado
Puede cambiar fcilmente el modo en que se visualizan las listas de informacin. En este ejemplo se muestra cmo cambiar el modo de visualizacin de una lista de comunicaciones en el contexto de una empresa con una extensa lista de actividades completadas y pendientes. Para restringir la lista de modo que slo se muestren las comunicaciones pendientes: 1. En el contexto de una empresa, haga clic en la pestaa Comunicaciones. 2. Para ver slo las comunicaciones pendientes, seleccione Pendiente en la lista Estado situada en la parte derecha de la pgina.
3-14 Sage CRM
Captulo 3: Bsqueda de informacin 3. Haga clic en el botn Filtro. En la lista de comunicaciones slo se mostrarn las comunicaciones que tengan un estado Pendiente. Este filtro se aplicar a todas las listas de comunicaciones de Empresa hasta que cambie el filtro o cierre la sesin.
Ordenacin
Es posible cambiar el orden de las listas cuando hay un encabezamiento de columna subrayado. En este ejemplo se muestra cmo cambiar el orden de la lista Calendario, de Fecha/Hora a Accin. 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Compruebe que est en la vista de lista. Si est en la vista de calendario, haga clic en el botn Vista de Lista. 3. Haga clic en el encabezamiento de columna Accin. La lista Calendario se ordenar por Accin. El tringulo al lado del encabezamiento de columna indica la columna por la que est ordenada la lista.
Encabezado de la columna Comunicacin
4. Para volver a restablecer el orden en Fecha/Hora, haga clic en la columna Fecha/Hora. En este ejemplo se cambiar el orden de la lista Calendario de Fecha/Hora ascendente a Fecha/Hora descendente. 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Haga clic en el encabezado de columna Fecha/Hora. La lista Calendario se ordenar por Fecha/Hora, con la comunicacin pendiente ms reciente primero. 3. Para restablecer el orden ascendente, haga clic en la columna Fecha/Hora. Se restablecer el orden original de clasificacin de la lista Calendario.
Establecimiento de una pgina de bsqueda de manera predeterminada

Puede especificar la ventana de bsqueda que desea que se muestre al principio de una sesin. Sin embargo, tenga presente que el sistema "recuerda" la ltima bsqueda hasta que la cambie. De esta forma puede configurar Empresa como su ventana de bsqueda predeterminada. Sin embargo, en cuanto realice una bsqueda por persona, la prxima vez que presione Buscar, aparecer la pgina de bsqueda de persona. Para especificar una pgina de bsqueda de manera predeterminada: 1. En la pestaa Mi CRM | Mis preferencias, haga clic en el botn Modificar. 2. Haga clic en la ventana de bsqueda que desea establecer como valor predeterminado en el campo Mi pantalla de bsqueda por defecto y haga clic en Guardar.
Establecimiento del tamao de la lista de resultados de bsqueda

Para especificar la longitud mxima predeterminada de listas y tablas de cualquier pgina: 1. En la pestaa Mi CRM | Mis preferencias, haga clic en el botn Modificar. 2. Seleccione la longitud mxima predeterminada en el campo Tamao de la tabla y haga clic en el botn Guardar.
Captulo 4: Adicin de informacin de clientes

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Utilizar el botn Nuevo. Comprender los campos de Empresa. Comprender los campos de Persona. Comprender los campos de direccin. Comprender los campos de telfono y correo electrnico. Comprender los campos de detalles de telfono particular. Comprender los campos de correo electrnico personales. Comprender el funcionamiento de las zonas. Aadir una nueva empresa, persona y direccin. Aadir una persona a una empresa existente. Aadir una direccin a una empresa existente. Mantener vnculos de direccin. Aadir una persona sin vincular a una empresa. Interpretar los errores de validacin. Cambiar los detalles de empresas. Cambiar los detalles de personas. Cambiar los detalles de direcciones. Actualizar un nmero de telfono. Asignar a una persona una direccin distinta de la direccin de la empresa. Aadir una direccin privada a una persona. Aadir una empresa con varias ubicaciones. Ver informacin en la pestaa Relaciones. Aadir una nueva relacin. Comprender los campos de relacin. Eliminar una relacin. Asignar un equipo de proyectos interno a una empresa. Aadir notas a una empresa o persona. Modificar notas de empresas. Combinar dos empresas. Combinar dos personas. Asignar una persona sin vincular a una empresa. Eliminar registros de empresas o personas.
Captulo 4
Lista emergente o botn de men con rea de contexto

Existen varios modos de aadir informacin:
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Activacin de la lista emergente Nuevo. Para ello, haga clic con el botn derecho del ratn en el botn Nuevo o selelo con el puntero y seleccione el tipo de informacin que desea aadir.
Lista emergente Nuevo

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Seleccin del botn de men Nuevo. Haciendo clic en el botn de men Nuevo. Para ello, haga clic en este botn y seleccione el tipo de informacin que desea aadir en el rea de contexto de la ventana.
Botn de men Nuevo y rea de contexto de la pantalla
Utilizando los botones situados en la parte derecha de la ventana. Estos botones se muestran al abrir una carpeta de informacin. Independientemente del mtodo que utilice, el sistema es suficientemente inteligente para aadir la informacin de contexto disponible, si la hay. Por ejemplo, si ya tiene abierta la empresa Diseos Roca y aade una nueva persona, la informacin de la persona se "archivar" automticamente con Diseos Roca al guardar los detalles de la persona.
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Adicin de una nueva empresa

Para aadir una nueva empresa: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. 2. Seleccione Empresa en la lista emergente. Se mostrar la pgina de bsqueda de duplicados de Empresa.
4-2 Sage CRM
Pgina de bsqueda de duplicados de empresa
3. Escriba las primeras letras del nombre de la empresa y haga clic en el botn Introducir detalles de la Empresa. El sistema buscar posibles nombres de empresa duplicados. Para obtener ms informacin sobre la prevencin de duplicados, consulte Cmo evitar entradas duplicadas (pgina 4-16). Si no se encuentran posibles duplicados, se mostrar la pgina Nueva empresa. Esta pgina permite aadir los detalles de la empresa, un contacto principal y una direccin. Puede aadir varias personas y direcciones a una empresa. Este proceso se describir ms adelante en otras secciones. 4. Introduzca los detalles en el panel Empresa. El administrador del sistema determina la informacin mnima que se debe introducir.
Panel Empresa
5. Introduzca los detalles en el panel Direccin.
Panel Direccin
6. Introduzca los detalles en los paneles Telfono y Correo electrnico.
Paneles Telfono y Correo electrnico
7. Introduzca los detalles en el panel Persona.
Panel Persona
Captulo 4 8. Introduzca los detalles en el panel Detalles de telfono particular. La siguiente tabla describe los campos estndar.
Panel Detalles de telfono particular
9. Introduzca los detalles en el panel Detalles del correo electrnico personal. La siguiente tabla explica los campos estndar.
Panel Detalles del correo electrnico personal
10. Haga clic en el botn Guardar. Es posible que tenga que desplazarse hasta parte superior de la pgina para poder acceder a los botones.
Campos de empresa
Campo Nombre de empresa Tipo SLA Descripcin Nombre de la empresa. Tipo de relacin que mantiene con su empresa. Por ejemplo, Cliente potencial, Proveedor o Cliente. Acuerdo de nivel de servicio que la empresa ha contratado. Consulte Incidencias (pgina 17-1). El SLA seleccionado aqu ser el SLA predeterminado de las incidencias que se creen relacionadas con la empresa. URL de la empresa. Estado actual; por ejemplo, Activo o Inactivo. Sector de actividad; por ejemplo, Comercio al por menor o Servicios financieros. Nmero de empleados de la empresa. Ingresos de la empresa. Cmo se inici el contacto con la empresa. Por ejemplo, Feria o Recomendacin de un cliente. Zona de seguridad de la empresa. Consulte Gestin de zonas (pgina 47). Persona de su empresa responsable de la relacin con la empresa. Marca que indica si se puede aadir o no la empresa a listas de correo publicitario.
Sitio web Estado Sector Empleados Facturacin Origen Zona Gestor de cuentas Restriccin de correo
4-4 Sage CRM
Campos de direccin
Campo Direccin 1 Direccin 2 Direccin 3 Direccin 4 Ciudad Estado Cdigo postal Pas Tipo Descripcin Primera lnea de la direccin. Segunda lnea de la direccin. Tercera lnea de la direccin. Cuarta lnea de la direccin. Ciudad en la que est ubicada la empresa. Estado o regin. Cdigo postal de la direccin. Pas en el que est ubicada la empresa. Tipo de direccin (se pueden seleccionar varias opciones).
Campos de telfono y correo electrnico

El administrador del sistema determina las convenciones para introducir cdigos de pas y rea, as como nmeros de datos y de voz. Pueden ser distintas a las utilizadas en esta gua. Campo (trabajo) Fax RDSI Mdem Gratuito Informacin Ventas Soporte Descripcin Nmero de telfono principal de la centralita. Nmero de fax principal. Nmero de Red digital de servicios integrados. Nmero de mdem. Nmero gratuito. Direccin de correo electrnico para informacin general. Direccin de correo electrnico de Ventas. Correo electrnico de Asistencia tcnica.
Captulo 4
Campos de persona
Campo Apellidos Primero Saludo 2 nombre Sufijo Sexo Cd. Cargo Cargo Departamento Zona Gestor de cuentas Tipo Descripcin Nombre de familia. Nombre de pila. Saludo. Por ejemplo, Sr., Dr. o Srta. Segundo nombre o inicial. Ttulo. Por ejemplo, Ldo., Dr. Hombre o Mujer. Lista de cargos. Por ejemplo, Director Gerente o Comercial. Descripcin de texto en formato libre del cargo de la persona tal como aparece en su tarjeta de presentacin. Departamento en el que trabaja la persona. Zona de seguridad de la persona. Consulte Gestin de zonas (pgina 4-7). Persona de su empresa responsable de la relacin con la persona. rea de organizacin en la que trabaja la persona. Se pueden seleccionar varias opciones.
Campos de Detalles de telfono particular

Campo Particular Telfono mvil Descripcin El nmero de telfono particular de una persona. El nmero de telfono mvil de una persona.
Campos de correo electrnico particular

Campo Particular Telfono mvil Descripcin El nmero de telfono particular de una persona. El nmero de telfono mvil de una persona.
Error de validacin
Al aadir un registro y hacer clic en el botn Guardar, puede aparecer la pgina con el mensaje "Errores de validacin. Corrija las entradas resaltadas". En tal caso, busque los campos que tengan el smbolo ? o X a la derecha. Rellene los campos obligatorios, corrija las entradas con formato incorrecto y haga clic en el botn Guardar.
4-6 Sage CRM
Icono
Descripcin Obligatorio. Debe introducir informacin en los campos con una flecha roja. Formato incorrecto. Las entradas errneas, como fechas con un formato incorrecto, se indican con una X.
Gestin de zonas
Cada uno de los distintos tipos de datos de CRM (Empresa, Persona, Comunicaciones, Clientes Potenciales e Incidencias) dispone de un campo denominado Zona. El administrador del sistema puede configurar distintas zonas jerrquicas (por zona geogrfica, por producto o por cualquier otro criterio), que reflejen los requisitos de seguridad de los datos de la empresa. Cada usuario tiene asignada una zona "base" y en cada zona se aplican permisos de acceso.
Zonas
Pongamos por ejemplo que su empresa tiene equipos de ventas en Europa, Asia y EE.UU. Resulta necesario que el personal de ventas pueda ver todas las empresas, pero slo podr introducir y modificar las empresas de su zona "base" o las que estn jerrquicamente subordinadas a esta zona. Al introducir datos, puede seleccionar una zona para asignar al registro en la lista Zona. Las zonas disponibles en esta lista las define el administrador del sistema. Si no selecciona ninguna zona, se asignar automticamente una zona al registro de acuerdo con la gestin de seguridad de zonas que haya configurado el administrador del sistema y un conjunto de reglas. Si el administrador del sistema no ha definido ninguna zona, puede ignorar este campo. En este caso, los registros se asignarn automticamente al nivel de zona superior, denominado Todo el mundo. El campo Zona se muestra en la mayora de las listas y cuadros de filtrado de Sage CRM. Si la configuracin del sistema utiliza zonas, se vern afectadas todas las reas del sistema (incluidas las reas Informes y Grupos). Por ejemplo, si no dispone de permiso para ver datos de la zona de ventas de EE.UU., no se mostrarn datos de ventas de dicha zona cuando ejecute un informe de lista de empresas.
Cambio de los detalles de una empresa

1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Resumen. 2. Haga clic en el botn Modificar. 3. Realice los cambios oportunos en la informacin de la empresa. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Cambio de los detalles de la direccin de una empresa

Uno de sus clientes se ha trasladado y necesita actualizar la informacin sobre la direccin y los nmeros de telfono.
Captulo 4 1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Resumen. 2. Haga clic en la pestaa Direcciones. 3. Haga clic en el vnculo de la direccin que desea cambiar. 4. Aparecer una lista de todas las direcciones de la empresa. El icono Estado del vnculo muestra si la direccin de la empresa que est a punto de cambiar est vinculada a contactos existentes. 5. Escriba la nueva direccin. Tenga en cuenta que la casilla de verificacin Establecer como direccin predeterminada para la empresa debe permanecer seleccionada si esta direccin es la nueva direccin principal de la empresa. Si se deja seleccionada esta casilla, tambin significa que la direccin introducida ser la direccin predeterminada para las personas que se aadan a la empresa.
Casilla de verificacin Establecer como direccin predeterminada para la empresa
6. Haga clic en el botn Guardar. Las personas asociadas a esta direccin tambin se vern afectadas por el cambio. Haga clic en el icono Vnculo de direccin para ver los contactos vinculados.
Cambio de los detalles de una persona

Qu debe hacer si ascienden y cambian de departamento a una de las personas que trabaja en la empresa con la que mantiene relaciones comerciales? Actualizar la informacin en cuanto la recibe. Es posible que algn compaero de trabajo quiera enviar un mensaje de correo electrnico a este contacto, por lo que es importante registrar el nuevo cargo en el sistema. Para cambiar los detalles de la persona: 1. Abra el contexto Persona de la persona que desea modificar y haga clic en la pestaa Resumen. 2. Haga clic en el botn Modificar. 3. Realice los cambios oportunos en los detalles de la persona y haga clic en el botn Guardar. La casilla Establecer como valor por defecto debe permanecer seleccionada si la persona sigue siendo el contacto principal de la empresa.
Adicin de una nueva direccin a una empresa existente

1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Direcciones. 2. Haga clic en el botn Nueva direccin.
Panel Direccin
4-8 Sage CRM
Captulo 4: Adicin de informacin de clientes 3. Introduzca los detalles de la nueva direccin o haga clic en el icono Seleccionar una direccin para actualizar o copiar para basar la nueva direccin en una direccin existente. Puede seleccionar la casilla Establecer como valor por defecto para convertir esta direccin en la direccin principal de la empresa. 4. Haga clic en el botn Guardar. Nota: Una nueva direccin aadida en el contexto de una empresa est vinculada a la empresa, pero Estado del vnculo la muestra como de un solo vnculo hasta que la direccin no se vincula a una o ms personas de contacto. Una nueva direccin aadida en el contexto de una persona est vinculada a la persona, pero Estado del vnculo la muestra como de un solo vnculo hasta que la direccin no se vincula a ms de una persona o a la empresa.
Adicin de una nueva persona a una empresa existente

1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Persona. 2. Haga clic en la pestaa Personas. 3. Haga clic en el botn Nueva persona. Se mostrar la pgina de bsqueda de duplicados de Persona. 4. Escriba las primeras letras del apellido de la persona y haga clic en el botn Introducir detalles de la Persona. El sistema buscar posibles nombres de persona duplicados. Para obtener ms informacin, consulte Cmo evitar entradas duplicadas (pgina 4-16). Si no se encuentran posibles duplicados, se mostrar la pgina Nueva persona. 5. Introduzca los detalles en el panel Persona. 6. Introduzca los detalles en el panel Direccin. La direccin mostrada es la direccin predeterminada de la empresa. Si la persona trabaja en otra ubicacin, puede sobrescribir la direccin predeterminada. Utilice los botones de opcin del lado derecho del panel de direcciones para determinar si la nueva direccin slo debe aparecer en el contexto de esta persona (seleccione Slo direccin de persona) o si tambin debe estar disponible en el mbito de la empresa (seleccione Direccin de la persona y de la empresa). El icono Seleccionar direccin en la lista permite seleccionar en la lista direcciones de empresa existentes que asociar a esa persona. En tal caso, se mostrar un nuevo botn de opcin que le permitir actualizar la direccin de la empresa desde su ubicacin actual. El Tipo de direccin se puede especificar como de Trabajo y/o Particular al seleccionar la casilla correspondiente.
Panel Direccin
7. Introduzca los detalles en los paneles Telfono y Correo electrnico. Los valores predeterminados son el telfono y el correo electrnico de la empresa, pero puede sobrescribirlos con los detalles de contacto directo de la persona. 8. Haga clic en el botn Guardar.
Captulo 4
Mantenimiento de Vnculo de direccin

Necesita aadir una nueva direccin de correo a una empresa. La nueva direccin no es la principal de la empresa, sino la de instalaciones adicionales donde se ha reubicado a parte del personal existente. Por ejemplo, Gatecom ha adquirido nuevas instalaciones, 400 Pine Street Suite 500, muy cerca de su direccin principal existente, 400 Pine Street Suite 300. La direccin principal sigue siendo Suite 300, pero Simon Yaltoy y Mike Carlson pasaban la mayor parte del tiempo en la nueva direccin, Suite 500. La funcin Vnculo de direccin ofrece informacin general sobre las relaciones existentes entre Empresas, Personas y Direcciones y reduce las posibles entradas duplicadas de direcciones permitiendo crear vnculos desde la pgina Vnculo de direccin. Para aadir una nueva direccin y actualizar el vnculo de direccin: 1. Seleccione Buscar | Empresa y haga clic en el hipervnculo del nombre de la empresa. 2. Haga clic en la pestaa Direcciones. Aparecer una lista de todas las direcciones de la empresa. 3. Aada una nueva direccin. La nueva direccin aparecer en la pestaa Direcciones de la empresa. l El iconoEstado del vnculo muestra el estado de un solo vnculo. Si la direccin de empresa que est a punto de cambiar est vinculada a contactos existentes, indica que tiene varios vnculos. Un solo vnculo Varios vnculos
l
El icono Estado del vnculo que indique que tiene un solo vnculo en el contexto de una persona implica que la direccin slo est asociada a la persona actual y no a otros contactos o a la empresa. Por ejemplo, una direccin particular.
4. Haga clic en el icono Vnculo de direccin. Aparecer la pgina Vnculo de direccin correspondiente a la nueva direccin. La pgina Vnculo de direccin muestra la direccin seleccionada, la empresa y una lista de personas que trabajan en la empresa. l Casilla de verificacin Direccin vinculada. Muestra si la direccin actual est vinculada a la empresa y a algunas de las personas de contacto. Cuando aade una nueva direccin en el contexto de una empresa, se vincular automticamente a la empresa y la casilla de verificacin Direccin vinculada aparecer como seleccionada. Cuando aade una nueva direccin en el contexto de una persona, se vincular automticamente a la persona y la casilla de verificacin Direccin vinculada aparecer como seleccionada.
l
Casilla de verificacin Direccin predeterminada. Muestra si la direccin actual est establecida como la direccin principal de la empresa o de las personas de contacto.
4-10 Sage CRM
Pgina Vnculo de direccin
5. Seleccione el icono de lpiz ubicado junto a la lista de personas para realizar cambios en los vnculos existentes entre esta direccin y las personas de contacto. Aparecen los vnculos de direcciones de una persona para su edicin en una nueva ventana. 6. Seleccione la casilla de verificacin Direccin vinculada ubicada junto a las personas a las que desee vincular esta direccin, as como la casilla de verificacin Direccin predeterminada ubicada junto a las personas para las que sta ser su nueva direccin principal. l Nota: La eliminacin de la seleccin de Vnculo de direccin de la empresa o persona puede eliminar la direccin del sistema si la direccin no tiene otros vnculos. Asimismo, una vez que haya establecido una direccin como predeterminada para una empresa o persona, no podr eliminar la seleccin de Direccin predeterminada sin eliminar primero la seleccin de Vnculo de direccin. 7. Haga clic en Guardar y, a continuacin, en Continuar. Aparecer la lista de direcciones. El icono Estado del vnculo muestra que hay varios vnculos. Si comprueba la lista de direcciones en el contexto de Simon Yaltoy y Mike Carlson, ver que la nueva direccin aparece vinculada a cada contacto. Requisitos de usuarios: slo sistemas sin integracin
Asignacin de una direccin distinta a una persona

Es posible que desee asignar a una persona una direccin distinta a la direccin de la empresa. Para ello: 1. Busque la persona cuyos detalles desea modificar y abra la pgina Resumen de esa persona. 2. Haga clic en la pestaa Direcciones y seleccione Nueva direccin. 3. Rellene los detalles de la direccin y seleccione Slo direccin de Persona debajo de los detalles de la direccin. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Adicin de una direccin privada a una persona

Es posible que desee asignar una direccin privada a una persona. Para ello: 1. Busque la persona cuyos detalles desea modificar y abra la pgina Resumen de esa persona. 2. Haga clic en la pestaa Direcciones y seleccione Nueva direccin. 3. Rellene los detalles de la direccin y marque la casilla Particular situada en la parte derecha de la ventana. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Cambio de los detalles de telfono/correo electrnico

Para actualizar el nmero de telfono de una persona:
Captulo 4 1. Busque la persona cuyos detalles desea modificar y abra la pgina Resumen de esa persona. 2. Seleccione la pestaa Telfono/Correo electrnico. 3. Introduzca los cambios en el panel Telfono y haga clic en Guardar. Para actualizar el nmero de telfono de una empresa: 1. Busque la empresa cuyos detalles desea modificar y abra la pgina Resumen de la empresa. 2. Seleccione la pestaa Telfono/Correo electrnico. 3. Introduzca los cambios en el panel Telfono y haga clic en Guardar.
Adicin de una empresa con varias ubicaciones

Si tiene que crear una nueva empresa con ms de una ubicacin geogrfica, debe crear la empresa siguiendo el procedimiento habitual y aadir las direcciones adicionales mediante el botn Nueva direccin de la pestaa Direcciones. Tambin puede pedir al administrador del sistema que personalice los campos Empresa y Direccin de acuerdo con sus necesidades.
Trabajo con la pestaa Relaciones

La pestaa Relaciones est disponible en el contexto de todas las entidades principales, entre las que se incluyen empresas, personas, clientes potenciales, oportunidades, presupuestos, pedidos e incidencias. Los ejemplos comunes incluyen relaciones que muestran:
l l l l
Una empresa principal y sus filiales. Personas que se encuentran en la junta directiva de varias empresas. Empresas y sus proveedores. Incidencias crticas que afectan a la empresa.
Pestaa Relaciones de la empresa
Todas las relaciones son "recprocas". Esto significa que pueden visualizarse y establecerse desde el contexto de cada una de las partes implicadas en la relacin. Puede que le resulte de utilidad "leer" la informacin de relaciones desde la parte superior de la pantalla hacia abajo. Su administrador del sistema es el responsable de establecer los tipos de relaciones disponibles en el sistema. Si necesita tipos de relaciones nuevos o diferentes para cubrir sus necesidades empresariales, pngase en contacto con su administrador del sistema.
4-12 Sage CRM
Adicin de una nueva relacin

Arnold Ball se ha unido recientemente a la junta directiva de Magnetic Software. Con una participacin del 45% en la empresa, ejerce una influencia significativa sobre Magnetic a la que desea realizar un seguimiento. Para aadir una nueva relacin de la empresa: 1. Busque la Empresa. Por ejemplo, Magnetic Software. 2. Seleccione la pestaa Relaciones en el contexto de la empresa. 3. Seleccione el icono que representa el tipo de relacin que desea aadir, por ejemplo, Nueva entidad principal. Aparecer la pgina Crear nueva relacin.
Pgina Crear nueva relacin
4. Cumplimente los campos de la nueva relacin. 5. Pulse Guardar. La nueva relacin aparecer en la pestaa Relaciones. Toda la informacin relacionada tiene hipervnculos. Por ejemplo, si hace clic en Arnold Ball se abrir Arnold Ball como el contexto actual. Si comprueba la pestaa Relaciones en el contexto de Arnold Ball, ver todas las empresas de las que es director, incluidas Magnetic Software y Gatecom. Puede ejecutar informes y crear nuevos informes sobre la informacin de la pestaa Relaciones. Consulte Ejecucin de informes (pgina 9-1) e Introduccin a la redaccin de informes (pgina 22-1) para obtener ms informacin sobre cmo ejecutar y redactar informes. Tambin puede mostrar informacin de relaciones en su cuadro de mando. Para obtener ms informacin, consulte Cuadro de mando clsico (pgina 20-1).
Captulo 4
Campos de relacin
Campo Tipo de relacin Descripcin Seleccione entre Principal, Subordinada o Cercana. Las relaciones Principal o Subordinada suelen representar relaciones jerrquicas o relaciones que implican algn tipo de "propiedad". Una relacin Cercana suelen representar relaciones que "influyen" o "afectan". Esto es slo una gua. Hay flexibilidad para que su administrador del sistema establezca los tipos de relaciones adecuados para sus necesidades empresariales especficas. Seleccinelo en una lista de relaciones definida por el administrador del sistema. Por ejemplo, Directores (Director de). El texto entre parntesis muestra la relacin recproca. Por ejemplo, Arnold Ball aparece en la lista "Directores" en el contexto de Gatecom; en el contexto de Arnold Ball, Gatecom aparece en la lista con el encabezado de relacin "Director de". Seleccione a la persona u otra entidad a la que desee vincular desde el contexto actual. Por ejemplo, busque Arnold Ball. Nota: Si Seleccin de bsqueda de una persona est establecido como Nombre (valor predeterminado), escriba Arnold y seleccione el icono de la lupa. Una breve nota sobre la relacin. Por ejemplo, accionista del 45%. Este texto aparece cuando pasa el ratn sobre la persona, incidencia, etc. en la pestaa Relaciones. Puede modificar una nota haciendo clic en el icono de lpiz de Mantener relacin y, a continuacin, haciendo clic en el vnculo de la nota que desee modificar.
Nombre de relacin
Seleccin de bsqueda [de entidad] Notas
Eliminacin de una relacin

Arnold Ball ya no es director de Magnetic Software. Puede eliminar una relacin que ya no sea vlida de la pestaa Relaciones donde aparece. Antes de hacerlo, puede que desee capturar el "historial" de la relacin de otra manera. Por ejemplo, aada una nota a la pestaa Notas en el contexto de la persona y/o en el contexto de la empresa. Para eliminar una relacin: 1. Busque la empresa (u otra entidad) donde aparezca la relacin. 2. Seleccione la pestaa Relaciones. 3. Haga clic en el icono de lpiz de Mantener relacin ubicado junto al encabezado de relacin. Aparecer una lista de personas que son, por ejemplo, directores de la empresa actual. 4. Seleccione la casilla de verificacin Eliminar relacin ubicada junto a las relaciones que desee eliminar. 5. Seleccione el botn Eliminar relaciones seleccionadas. Aparecer un cuadro de dilogo de confirmacin. 6. Haga clic en Aceptar para continuar. Aparecer la pestaa Relaciones. La relacin eliminada ya no aparecer en la pestaa Relaciones en el contexto actual o en el contexto de la pestaa Relaciones recproca.
Adicin de una nota

Puede aadir notas a empresas, personas, incidencias, soluciones, oportunidades de ventas y clientes potenciales. Para aadir, por ejemplo, una nota en formato de texto libre a una empresa:
4-14 Sage CRM
Captulo 4: Adicin de informacin de clientes 1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Notas. 2. Haga clic en el botn Nueva nota. 3. Escriba el texto de la nota. 4. Haga clic en el botn Guardar. Puede aadir un nmero ilimitado de notas de texto al sistema y adjuntarlas a los registros para los que sean ms relevantes. Las notas se pueden adjuntar a: empresas, personas, comunicaciones, clientes potenciales, oportunidades de ventas e incidencias de atencin al cliente.
Modificacin de una nota de una empresa o persona

Para modificar, por ejemplo, una nota en formato de texto libre de una empresa: 1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Notas. 2. Haga clic en el hipervnculo de la nota. Se mostrar la pgina de entrada Notas. 3. Modifique la nota. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Creacin de un equipo de empresa

La pestaa Equipo de la empresa, en el contexto de una empresa, contiene informacin general sobre las personas de su empresa que gestionan grandes cuentas. El administrador del sistema debe proporcionarle acceso a la pestaa Equipo de la empresa. Tambin puede configurar restricciones para que slo los miembros del equipo de la empresa puedan acceder a cuentas confidenciales. Para aadir un nuevo miembro del equipo de empresa a una empresa: 1. Abra la empresa que desea modificar y haga clic en la pestaa Equipo de la empresa. 2. Haga clic en el botn Aadir usuario al equipo. 3. Seleccione el usuario de su empresa en la lista y aada una descripcin de sus funciones. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Adicin de una persona sin vincularla a una empresa

Puede aadir una persona al sistema que no pertenezca a ninguna empresa. De este modo, podr:
l
Hacer un seguimiento de la trayectoria profesional de un contacto importante.
l Estar en contacto con asesores y expertos que no trabajan para ninguna empresa. Para aadir una nueva persona que no pertenezca a ninguna empresa:
1. Compruebe que no est en el contexto de una empresa existente. Si lo est, haga clic en el botn Mi CRM. De este modo, saldr de la "carpeta" de una empresa existente con un solo clic. 2. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. 3. Seleccione Persona en la lista emergente. Se mostrar la pgina de bsqueda de duplicados de Persona. 4. Escriba las primeras letras del nombre de la persona y haga clic en el botn Introducir detalles de la Persona. El sistema buscar posibles nombres de persona duplicados. Para obtener ms informacin, consulte Cmo evitar entradas duplicadas (pgina 4-16). Si no se encuentran posibles duplicados, se mostrar la pgina Nueva persona. 5. Deje el panel Para en blanco si no desea asociar esta persona a una empresa. Si desea asociarla a una empresa, busque la empresa en el panel Para. 6. Introduzca los detalles en el panel Persona. 7. Introduzca los detalles en el panel Direccin.
Captulo 4 8. Introduzca los detalles en los paneles Telfono y Correo electrnico. 9. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen correspondiente a la nueva persona.
Pgina Resumen de persona
Ver que no habr ningn vnculo a ninguna empresa en el rea de contexto de la ventana. Todas las pestaas estarn relacionadas con la persona. Podr aadir notas, direcciones, telfonos y direcciones de correo electrnico para la persona del mismo modo que si se tratara de una empresa o de una persona asociada a una empresa.
Reasignacin de una persona a una empresa

Si una persona de la que ha estado haciendo un seguimiento como particular (esto es, la persona no est asociada a ninguna empresa) se incorpora posteriormente a una empresa, puede asignarle una empresa y mover a la empresa todas las comunicaciones, oportunidades e incidencias asociadas. Nota: El administrador del sistema deber concederle permiso para poder llevar a cabo la reasignacin. Para reasignar una persona a una empresa: 1. Busque la persona que desea reasignar. 2. Haga clic en el vnculo de su nombre para mostrar la pgina Resumen. 3. Haga clic en el botn Modificar. Se mostrar la pgina Resumen en modo de edicin con un nuevo botn denominado Combinar persona. 4. Haga clic en el botn Combinar persona. Se mostrar un nuevo panel denominado Asignar empresa. 5. Busque la empresa a la que desea asignar la persona y seleccinela. 6. Haga clic en el botn Guardar.
Cmo evitar entradas duplicadas

La funcin de prevencin de duplicados est habilitada de manera predeterminada, junto con las reglas de coincidencia que se describen ms abajo. El administrador del sistema puede personalizar tanto las ventanas de eliminacin de duplicados como las reglas de coincidencia. La duplicacin pasa entonces a formar parte automticamente del proceso para aadir una nueva empresa o persona al sistema. Para comprobar si hay entradas duplicadas antes de aadir una nueva empresa: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. 2. Seleccione Empresa en la lista emergente. Se mostrar la pgina de bsqueda de duplicados de Empresa. 3. Escriba el nombre de la empresa y haga clic en el botn Introducir detalles de la Empresa. Si la informacin introducida coincide con un registro de empresa existente (de acuerdo con las reglas de coincidencia que el administrador del sistema ha definido), se mostrar una lista de los duplicados encontrados. La regla de coincidencia predeterminada
4-16 Sage CRM
Captulo 4: Adicin de informacin de clientes para una empresa es que el nombre de la empresa "contenga" la entrada escrita; esto es, si escribe Roca por ejemplo, se mostrar "Diseos Roca" como posible duplicado. En la lista de duplicados encontrados, puede hacer lo siguiente: l Hacer clic en el vnculo de una empresa existente.
l
Volver a la pgina de bsqueda de duplicados de empresa haciendo clic en el botn Volver a entrada de empresa. Aadir una nueva empresa haciendo clic en el botn Ignorar la advertencia e introducir empresa.
4. Para aadir una nueva empresa a pesar de la advertencia, haga clic en el botn Ignorar advertencia e introducir Empresa. 5. Se mostrar la pgina Nueva empresa con los detalles introducidos en la pgina de bsqueda de duplicados de Empresa. 6. Introduzca los detalles de la empresa y haga clic en el botn Guardar. La nueva empresa se aadir al sistema y se mostrar la pgina Resumen de la nueva empresa. Para comprobar si existen duplicados para personas asociadas o no a empresas, siga los pasos descritos previamente, pero seleccione la opcin Nuevo | Persona en la lista emergente. La regla de coincidencia predeterminada para una persona es que si el apellido "contiene" la entrada escrita, es decir, "Smith", por ejemplo, se mostrarn las personas que se apelliden "Smith" y "Blacksmith" como posibles duplicados. Nota: El sistema tambin comprueba si hay duplicados cuando se modifican campos de un registro que tienen reglas de coincidencia asociadas. Por ejemplo, cambia el nombre de una empresa existente denominada "Diseos Roca" a "Diseos". El sistema comprueba las dems empresas, que contengan la palabra "Diseos", y advierte de los posibles duplicados antes de actualizar el registro de la empresa.
Combinacin de empresas duplicadas

Para combinar dos empresas, primero debe decidir qu empresa ser la empresa de "origen" y cul la de "destino". Cuando las empresas se combinen, se eliminar la empresa de origen y toda la informacin que tenga asociada (p. ej., personas, comunicaciones, oportunidades e incidencias) se copiar a la empresa de "destino". Nota: El administrador del sistema deber concederle derechos de eliminacin para poder utilizar esta funcin. Si no tiene derechos de eliminacin y combina dos empresas, la empresa ms antigua permanecer pero todos los datos se combinarn. Para combinar dos empresas: 1. Busque la empresa que desea conservar y utilcela como empresa de "destino". Suele ser la empresa que tiene ms informacin. 2. Haga clic en el vnculo del nombre de la empresa. 3. Haga clic en el botn Modificar y, a continuacin, en el botn Combinar empresa. Se mostrar un nuevo panel denominado Combinar empresa.
Panel Combinar empresa
Captulo 4 4. Utilice los botones Seleccin de bsqueda para seleccionar la empresa de origen. 5. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar la pgina Resumen de Empresa. Si hace clic en las distintas pestaas, ver que las personas, comunicaciones, oportunidades e incidencias de la empresa de origen se han copiado a la empresa combinada. Tambin se habr eliminado la empresa de origen. Nota: Las direcciones de la empresa de origen se transfieren a la pestaa Direcciones de la empresa de destino. Las personas de contacto de la empresa de origen tambin mantienen sus vnculos de direcciones originales. Estos pueden actualizarse una vez se haya completado la combinacin mediante la funcin Vnculo de direccin. Consulte Mantenimiento de Vnculo de direccin (pgina 4-10) para obtener ms informacin.
Combinacin de personas duplicadas

El administrador del sistema deber concederle permiso para poder utilizar esta funcin. Para combinar entradas de persona duplicadas: 1. Busque la persona que desea conservar y utilcela como persona de "destino". Suele ser la persona que tiene ms informacin almacenada. 2. Haga clic en el vnculo del nombre de la persona. 3. Haga clic en el botn Modificar y, a continuacin, en el botn Combinar persona. Se mostrar un nuevo panel denominado Combinar persona.
Panel Combinar persona
4. Haga clic en la lupa para buscar la persona de origen y seleccinela. 5. Marque las casillas correspondientes a la informacin que desea combinar. A diferencia de lo que ocurre con la combinacin de empresas, tiene la opcin de conservar la persona de origen. El campo Combinar relaciones hace referencia a informacin asociada configurada por el administrador del sistema. 6. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar la pgina Resumen de la persona de destino. Si hace clic en las distintas pestaas, ver que la informacin asociada a la persona de "origen" se ha copiado a la persona combinada, de acuerdo con las casillas que haya seleccionado. La persona de "origen" se eliminar nicamente si ha marcado la casilla Suprimir entidad de origen.
Eliminacin de registros de empresas o personas

Salvo que sea administrador del sistema o un usuario avanzado, es poco probable que pueda eliminar registros de empresas o personas. Tendr que hacer lo siguiente:
l
Pedir al administrador del sistema que le conceda permiso para combinar registros de personas y empresas. Establecer el estado de la empresa como Inactivo. Para ello, abra la pgina Resumen de Empresa, seleccione el botn de accin Modificar, seleccione Inactivo en la lista Estado y haga clic en Guardar. Su administrador del sistema tambin puede aadir un campo Estado a la pgina Resumen de persona si su organizacin decide utilizar un mtodo similar para indicar que ya no se utiliza una persona.
O bien
l
4-18 Sage CRM
Captulo 4: Adicin de informacin de clientes Si su perfil est habilitado para eliminar registros de empresas o personas, se mostrar el botn Eliminar en la pgina Resumen de Empresa o Persona. Para eliminar una empresa o persona: 1. Busque la empresa o persona que desea eliminar y seleccinela. 2. En la pgina Resumen, haga clic en el botn Eliminar y, a continuacin, en el botn Confirmar eliminacin. El registro de la empresa o persona se eliminar del sistema.
Captulo 5: Citas y tareas

l l l l l l l l l l l l l l l l
Crear una tarea. Crear una cita. Planificar una llamada. Comprender los iconos y campos de Comunicacin. Consultar mi propio calendario. Consultar el calendario de un compaero. Revisar el historial de contactos con una persona o empresa. Revisar notificaciones. Cambiar el estado de una tarea o cita. Buscar una comunicacin. Invitar a clientes o socios a una reunin. Crear una tarea o cita recurrente. Sincronizar los calendarios de Mi CRM y Outlook. Asociar un documento a una tarea o cita. Asociar una comunicacin a una campaa. Consultar la disponibilidad de un compaero para una cita.
Creacin de una tarea

Para crear una tarea: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Persona. Se mostrar la pgina de bsqueda para el contexto Persona. 3. Escriba el nombre de la persona y pulse el botn de accin Buscar. Se mostrar una lista de personas que cumplan los criterios de bsqueda. 4. Haga clic en el vnculo de la persona con la que desea planificar la tarea. Se mostrar la pgina Resumen de persona. 5. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. Se mostrar la lista emergente. 6. Seleccione Tarea. Se mostrar la pgina Nueva Tarea. Nota: Tambin puede pulsar el botn Tarea directamente en la lista emergente Nuevo o en Mi CRM | Calendario. La nica diferencia es que deber buscar la persona para la que desea planificar la tarea utilizando el panel Planificar tarea para. Tambin puede planificar comunicaciones que no estn asociadas a personas o empresas. Este proceso se describir ms adelante en este captulo. 7. Introduzca los detalles en la pgina. 8. Haga clic en el botn Guardar.
Creacin de una cita

Para crear una nueva cita:
Captulo 5 1. En la pestaa Mi CRM | Calendario, haga clic en el botn Nueva cita. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn o situar el puntero encima del botn Nuevo y seleccionar Cita. 2. Introduzca los detalles de la cita. El panel Planificar Tarea para permite vincular la cita a una empresa y persona que ya existan. 3. Compruebe que su nombre est seleccionado en la lista de usuarios y haga clic en Guardar.
Planificacin de la devolucin de una llamada

Despus de una reunin interna, se le pide que se ponga en contacto con un posible socio comercial. Le informan de que el director gerente est en una conferencia. El mejor momento para hacer esa llamada sera dentro de una semana, despus de su regreso. Quiere registrar esta informacin lo antes posible y despus pasar a otras tareas urgentes hasta que llegue el momento de realizar la llamada. Para crear una llamada: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Persona. Se mostrar la pgina de bsqueda de persona. 3. Escriba el nombre de la persona y haga clic en el botn de accin Buscar. Se mostrar una lista de personas que cumplan los criterios de bsqueda. 4. Haga clic en el vnculo de la persona para la que desea planificar la llamada. Se mostrar la pgina Resumen de persona. 5. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. Se mostrar la lista emergente. 6. Seleccione Tarea. Se mostrar la pgina Nueva Tarea. Nota: Tambin puede pulsar el botn Tarea directamente en la lista emergente Nuevo o en Mi CRM | Calendario. La nica diferencia es que deber buscar la persona para la que desea planificar la comunicacin utilizando el panel Planificar Tarea para.
Pgina Nueva tarea
7. Introduzca los detalles en la pgina. 8. Haga clic en el botn Guardar.
Campos de comunicacin
En la tabla siguiente se explican los campos del panel Planificar tarea para.
5-2 Sage CRM
Campo Empresa
Descripcin La empresa con la que mantiene la comunicacin. Si est vinculada, puede acceder a la pgina de resumen de la empresa relacionada haciendo clic en el icono Empresa o doble clic en el texto de este campo. La persona con la que mantiene la comunicacin. Si est vinculada, puede acceder a la pgina de resumen de la persona relacionada haciendo clic en el icono Persona o doble clic en el texto de este campo. La oportunidad o incidencia sobre los que trata la comunicacin. Si est vinculada, puede acceder a la pgina de resumen de la oportunidad o incidencia relacionadas haciendo clic en los iconos Oportunidad o Incidencia, o haciendo doble clic en el texto de este campo.
Persona
Respecto a
En la tabla siguiente se explican los campos del panel Detalles. Campo Accin Detalles Estado Prioridad Zona Privada Creada por Fecha de creacin Porcentaje completo Descripcin Tipo de tarea. Por ejemplo, Llamada saliente o Correo entrante. Resumen de la tarea. Estado de la comunicacin. Por ejemplo, Planificado, Completado o Cancelado. Prioridad de la tarea. Por ejemplo, Alta, Media o Baja. Zona de seguridad de la comunicacin. Consulte Gestin de zonas (pgina 4-7) para obtener ms informacin. Esta casilla se puede marcar si el usuario asignado es las nica persona que debe ver la tarea. Este campo se muestra cuando se guarda la cita o la tarea. Muestra el usuario que ha creado la cita o tarea. Este campo se muestra cuando se guarda la cita o la tarea. Muestra la fecha en la que se cre la cita o tarea. Este campo registra la cantidad de la tarea completada en un porcentaje. En el caso de tareas gestionadas exclusivamente en CRM, aparecer 100% cuando la tarea se establezca como Completa o 0% si la tarea se establezca como Cancelada. En el caso de tareas sincronizadas desde Outlook, se mostrar el valor del porcentaje de Outlook (cualquier valor entre 0% y 100%). Este campo registrar la hora y fecha en que se haya completado una tarea. El campo se establece cuando se guarda la tarea o cita despus de establecer el estado como Completo. Este campo de slo lectura se muestra cuando se guarda la cita o la tarea. Muestra el nombre de la persona que organiza la cita o tarea. Si la cita o la tarea se crea en Sage CRM, el campo muestra el mismo nombre que el campo Creada Por. Si la cita se ha creado en Outlook y se sincroniza con Sage CRM, este campo muestra el nombre del organizador de la reunin. Si el organizador de la reunin de Outlook no es un usuario de Sage CRM, sus direcciones de correo electrnico aparecen en el campo Organizador.
Tiempo empleado Organizador
En la tabla siguiente se explican los campos del panel Planificar.
Captulo 5
Campo Fecha/hora de vencimiento
Descripcin Fecha lmite en la que la tarea debe estar completada. Se trata de la fecha/hora que aparece en todas las listas de comunicaciones de Sage CRM y determina el lugar en el que debe aparecer la tarea en el panel Tareas de la vista del calendario. Al introducir la fecha/hora de vencimiento, se activa el campo Mostrar aviso en pantalla y el campo Recordatorio fecha/hora se establece en la misma hora que el campo Fecha/Hora de vencimiento. Persona encargada de realizar la tarea. Si su sistema CRM tiene menos de diez usuarios, este campo aparecer como una lista simple. Puede seleccionar o realizar una seleccin pulsando el ratn y manteniendo pulsada la tecla CTRL. Con ms de diez usuarios, se crea una bsqueda para ayudarle a encontrar los usuarios. En el campo Buscar, introduzca la primera letra o las primeras letras del nombre o del apellido, por ejemplo, m. En la lista de usuarios encontrados, se resaltar el primer usuario cuyo nombre empiece con la letra "w". En esta lista tambin se mostrarn todos los usuarios cuyos nombres contengan la letra "w". Resalte un usuario, o varios manteniendo pulsada la tecla CTRL, y haga clic en el botn Aadir para asignarlos a la tarea o reunin. Si hay 10 usuarios o menos en el sistema, todos los usuarios se incluirn en la lista de la seccin Usuario. Seleccione los usuarios necesarios de la lista proporcionada para asignarlas a la tarea o reunin. Nota: Si aade ms de un usuario a una tarea, crear mltiples tareas. Fecha/Hora en que se ha activado la tarea. Se utiliza en MS Outlook cuando se filtran tareas por fecha y hora de activacin. Este campo depende de la configuracin del sistema y el administrador del sistema puede haberlo desactivado. Marque esta casilla para que aparezca en pantalla un recordatorio de la tarea. Fecha/hora del recordatorio. Si el campo Mostrar aviso en pantalla est activado, puede marcar esta casilla para recibir el recordatorio en distintos formatos en funcin de la prioridad de la comunicacin. Los distintos formatos se pueden configurar en la pestaa Preferencias. Consulte Preferencias (pgina 21-1) para obtener ms informacin. Equipo al que se ha asignado la tarea.
Usuario
Fecha/hora de inicio Mostrar aviso en pantalla Recordatorio fecha/hora Enviar recordatorio
Equipo
Si la nueva comunicacin es una cita, el panel de planificacin tambin incluir los campos descritos a continuacin. Campo Fecha / Hora Hora de finalizacin Recordatorio Descripcin Fecha y hora de inicio de la cita. El valor predeterminado es la fecha/hora actual. Fecha y hora de finalizacin de la comunicacin. El valor predeterminado es media hora despus de la hora indicada en el campo Fecha/hora. Seleccione el tiempo en la lista. Se trata de la antelacin con que recibir un recordatorio antes de la reunin.
5-4 Sage CRM
Campo
Descripcin Haga clic en este botn si desea integrar la cita actual en una pauta de citas recurrente. Por ejemplo, reunin los lunes a las 10.00 con el equipo de servicios profesionales.
Recurrencia
El panel Planificador de reuniones se muestra en todas las citas (comunicaciones cuyo campo Accin est establecido como Reunin). En cambio, no se muestra para las citas recurrentes o tareas. En la tabla siguiente se explican los campos del panel Seguimiento. Campo Crear tarea de seguimiento Crear cita de seguimiento Descripcin Puede marcar esta casilla para crear una nueva tarea basada en la informacin actual, inmediatamente despus de guardar la tarea actual. Puede marcar esta casilla para crear una nueva reunin basada en la informacin actual, inmediatamente despus de guardar la tarea actual. Las casillas Crear tarea de seguimiento y Crear cita de seguimiento no se pueden marcar al mismo tiempo. Puede marcar esta casilla para crear una nueva oportunidad basada en la informacin actual. Slo se muestra durante la edicin de comunicaciones existentes. Si el administrador del sistema ha activado la funcin de mensajera SMS, al seleccionar esta opcin se notifica de inmediato al usuario o usuarios asignados a la tarea o reunin.
Crear oportunidad de seguimiento Enviar mensaje SMS inmediatamente
Al hacer clic en el botn Mostrar campaas, aparecer un nuevo panel denominado Campaas. En la tabla siguiente se explican los campos del panel Campaas. Campo Actividad de la fase Descripcin Haga clic en la lupa para buscar la actividad de la fase de la campaa a la que desea asociar una comunicacin. Una vez seleccionada la accin, se mostrar un nuevo campo denominado Tipo de Respuesta. Si la comunicacin se ha planificado en el contexto de una actividad de la fase como, por ejemplo, registrar el envo de correo publicitario, la actividad ser de slo lectura. Lista de tipos de respuesta relacionados con la actividad.
Tipo de respuesta
Las comunicaciones creadas en el contexto de una campaa se asocian automticamente a una actividad. Cuando se modifican, se muestra inmediatamente el panel Campaas. Consulte Gestin de campaas (pgina 16-1) para obtener ms informacin. La siguiente tabla muestra los iconos del tipo de accin estndar. Icono Accin Vacaciones
Captulo 5
Icono
Accin Llamada saliente Llamada entrante Carta saliente Carta entrante Correo saliente Correo entrante Fax saliente Fax entrante Reunin Demostracin Por hacer
En la tabla siguiente se muestran los iconos de Estado estndar. Icono Estado Pendiente En curso Completada Cancelado
En la tabla siguiente se muestran los iconos de Prioridad estndar.
5-6 Sage CRM
Icono
Prioridad Alta Normal Baja
Planificacin de comunicaciones sin vincular

Tambin puede crear nuevas tareas y citas que no estn asociadas a empresas o personas. Suele ser el caso de las comunicaciones internas. En la pestaa Mi CRM | Calendario. 1. Haga clic en el botn Nueva tarea. Se mostrar la pgina Introducir nueva tarea. 2. Introduzca los detalles y deje el panel Planificar tarea para en blanco. 3. Compruebe que su nombre est seleccionado en la lista de usuarios. 4. Haga clic en el botn Guardar.
Planificacin de una cita o tarea rpidas

"Tienes que ir al banco antes de medioda!" "Te acordars de llamar a Roberto despus de comer?" No es necesario que todas las citas y tareas estn asociadas a registros de personas o empresas en Sage CRM. Tampoco es necesario que contengan mucha informacin; pueden ser como notas adhesivas. Puede registrarlas fcilmente utilizando los botones Cita rpida y Tarea rpida en la pestaa Mi CRM | Calendario. Para crear una cita rpida: 1. Haga clic en la pestaa Calendario en Mi CRM. Compruebe que se encuentra en la vista de calendario. Si no es as, haga clic en el botn Vista de calendario. 2. Escriba algunas palabras clave en el campo Cita rpida en la parte superior del panel Calendario.
Cita rpida
3. Seleccione la hora y la duracin aproximada en los dos campos siguientes. 4. Haga clic en el botn Cita rpida. La cita se mostrar en el calendario para la fecha actual. Nota: Las citas rpidas creadas en la vista de Da se planifican para el da seleccionado, no para el da actual. Para crear una tarea rpida, siga los pasos descritos utilizando el campo Tarea rpida en la parte superior del panel Tareas.
Notificaciones
Los mensajes de notificacin aparecen en el rea Calendario en Mi CRM si el usuario que ha creado una cita o tarea ha especificado un intervalo de recordatorio al crearla. Si ha especificado intervalos
Captulo 5 de recordatorio al crear varias tareas y citas que, por ejemplo, vencen por la tarde, se mostrarn recordatorios en la ventana para cada una de ellas.
Notificaciones visualizadas en la pantalla
Puede rechazar o "posponer" todos los recordatorios al mismo tiempo o por separado.
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Cuando se muestren uno o ms recordatorios de notificacin en la ventana, puede rechazarlos todos haciendo clic en el vnculo Rechazar todos. Para rechazar un solo recordatorio de notificacin, haga clic en el vnculo Rechazar al lado de la notificacin. Puede "posponer" todas las notificaciones en la ventana al cabo de un perodo seleccionado como, por ejemplo, 30 minutos, 6 horas o 1 da, seleccionando el intervalo de repeticin en la lista desplegable Repetir todos cada. Para repetir un solo recordatorio de notificacin, seleccione el intervalo de repeticin en la lista desplegable Repetir cada al lado de la notificacin.
Cambio del estado de una comunicacin

Desde el calendario: 1. Haga clic en el icono Accin de la tarea. Se mostrar la pgina Detalles de la tarea. 2. Durante la llamada, puede aadir notas al campo Detalles. 3. Una vez finalizada la llamada, seleccione Completado en la lista Estado. Tambin puede hacer clic en el icono de estado Pendiente en la vista de calendario. De este modo, se cambiar automticamente el estado a Completar y se mostrar la pgina Tarea. 4. Marque las casillas de seguimiento, si procede. 5. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar la pgina Calendario. La tarea completada dejar de aparecer en la lista Calendario. Sin embargo, se guardar en la pestaa Comunicaciones de la persona para la que se haba planificado la llamada como parte del historial del cliente. Nota: Las tareas son "dinmicas" en Sage CRM. Esto significa que una tarea permanecer en el panel Tareas de la pgina Calendario hasta que se complete. Las citas, en cambio, son "estticas". Esto es, permanecen en el calendario en la fecha/hora planificada. Consulte Navegacin por el calendario (pgina 5-11) para obtener ms informacin.
Bsqueda de una comunicacin

"Hola Susana, soy Miguel. Has llegado a llamar a Arturo Gmez de Design Right?" Para buscar una comunicacin:
5-8 Sage CRM
Captulo 5: Citas y tareas 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Comunicacin en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda de comunicacin. 3. Introduzca o seleccione los criterios de bsqueda en la pgina Buscar. 4. Haga clic en el botn Buscar. Se mostrar una lista de todas las comunicaciones que coinciden con los criterios de bsqueda.
Resultados de la bsqueda de comunicacin
5. Haga clic en el icono de Estado del vnculo de la comunicacin. Se mostrar la pgina Detalles de la comunicacin con informacin sobre la misma. "Miguel, llam a Arturo a finales de julio, pero no estaba. Habl con su jefe de equipo y me enter de que estn trabajando en un proyecto en el podemos ayudar."
Reasignacin de una tarea existente a un compaero

1. En la pestaa Calendario, haga clic en el icono Accin de la tarea. Se mostrar la pgina Tarea. 2. Seleccione el nombre de un compaero en el campo Usuario. 3. Haga clic en el botn Guardar. La tarea aparecer en la pestaa Calendario/Tareas.
Planificacin de una tarea para un compaero

1. Haga clic en la pestaa Mi CRM | Calendario. 2. Haga clic en el botn Nueva tarea. Se mostrar la pgina Introducir nueva tarea. 3. Utilice los botones Seleccin de bsqueda para aadir la persona que desee en los campos Empresa y Persona del panel Para.
Campo Planificar tarea para
4. Aada los detalles de la tarea y seleccione el compaero en el campo Usuario. 5. Haga clic en el botn Guardar.
Captulo 5 La nueva tarea aparecer en la lista de la pestaa Comunicaciones de la empresa y persona seleccionadas. Tambin se mostrar en la pestaa Calendario del usuario para el que se ha planificado la tarea. El campo Creada por indica quin ha planificado la tarea.
Consulta del calendario de un compaero

La posibilidad de consultar el calendario de un compaero depende del perfil de seguridad que tenga configurado. Si dispone de los permisos adecuados, puede consultar los calendarios de otros compaeros en Mi CRM o cuando est planificando una reunin. Para consultar el calendario de un compaero en Mi CRM: 1. Abra la pestaa Mi CRM | Calendario. 2. Escriba las primeras letras del nombre de usuario en el campo Buscar en el rea de contexto. 3. Si hay ms de una coincidencia, seleccione el nombre en la lista Mi CRM para. Si slo se encuentra una coincidencia, el nombre se mostrar automticamente en el campo Mi CRM. 4. Haga clic en la flecha derecha junto al campo Mi CRM para. Se mostrar el calendario de su compaero. Para consultar el calendario de un compaero durante la planificacin de una reunin: 1. Inicie el procedimiento habitual para crear la reunin. 2. Revise el panel Planificador de reuniones en la pgina Introducir nueva Cita. 3. Si se detectan conflictos con la reunin actual, se resaltarn en rojo. Si sita el puntero encima de un conflicto, se mostrarn los detalles de la reunin. 4. Una vez realizados los ajustes oportunos, guarde la reunin como de costumbre.
5-10 Sage CRM
Navegacin por el calendario

Grfico Descripcin Haga clic en el botn Nueva cita para crear una nueva cita. Escriba algunas palabras clave, seleccione una hora y la duracin aproximada y haga clic en el botn Cita rpida para crear una entrada rpida sin vincular en el calendario. Haga clic en el botn Nueva tarea para crear una nueva tarea. Por ejemplo, una llamada que debe realizar. Escriba algunas palabras clave y haga clic en el botn Tarea rpida para crear un elemento rpido en la lista Tarea del da. Haga clic en el botn Nuevo correo electrnico para crear y enviar un correo electrnico. Puede reducir o ampliar la lista de tareas visible cambiando las selecciones de Tareas para visualizar. Tambin puede activar o desactivar las tareas atrasadas. Este tipo de tareas se muestra en rojo. El cuadro de filtrado situado a la derecha de la ventana est configurado de manera predeterminada para mostrar todas las comunicaciones (citas y tareas) que tienen un estado Pendiente. Puede cambiarlo para que se muestren las comunicaciones con un estado Cancelada, Completar o Todos. Tambin puede establecer un filtro para que slo aparezcan, por ejemplo, las acciones del tipo Llamada saliente. Cuando cambie la configuracin del filtro, haga clic en el botn Aplicar filtro para ver el efecto. El botn Vista de lista permite activar la vista de lista de la pgina Calendario/Tareas. Una vez en la vista de lista, puede activar de nuevo la vista de calendario haciendo clic en el botn Vista de calendario. El botn Imprimir slo est disponible en las vistas de calendario diaria o semanal. Permite imprimir todas las citas y tareas para el intervalo seleccionado, as como las tareas atrasadas. El administrador del sistema define los permisos de acceso para poder ver los calendarios de otras personas de la empresa. Si dispone de los permisos de acceso correspondientes, puede seleccionar otro
Captulo 5
Grfico
Descripcin nombre de usuario en el rea de contexto Mi CRM para ver el calendario de esa persona. Para volver a ver su calendario, seleccione su nombre en el rea de contexto de la ventana. El campo Para de Mi CRM siempre est disponible en este contexto. Sin embargo, el campo Buscar slo est disponible su hay ms de 10 usuarios en el sistema. La lista Ver por situada en la parte superior del calendario permite alternar entre las vistas diaria, semanal, mensual y anual del calendario. La vista diaria se pueden personalizar en la pestaa Mi CRM | Preferencias. Consulte Acceso a preferencias (pgina 21-1) para obtener ms informacin. Nota: Las vistas del calendario mensual y anual precisan ms espacio en la ventana. Cuando seleccione alguna de estas opciones, no se mostrar el panel Tareas. Las tareas se mostrarn en el calendario mensual y anual. Puede utilizar la fecha mostrada en la parte superior del panel Calendario para desplazarse hacia adelante y hacia atrs a partir de la fecha actual. Puede hacer clic en el icono del calendario para seleccionar una fecha determinada. Nota: Si cambia la fecha que aparece en el panel Calendario, se ver afectada la vista de las citas del calendario. Las tareas que se visualicen estarn determinadas por la configuracin en la parte superior del panel Tareas. Al hacer clic en Ver hoy, se mostrar la vista diaria del calendario para la fecha actual. Puede cambiar la planificacin de las citas en el calendario mediante el mtodo de arrastrar y soltar. Haga clic en el icono de la comunicacin y, sin soltar el botn del ratn, arrastre la cita a una nueva fecha u hora. Un sombreado gris indica la hora, fecha, o semana actual en las vistas del calendario diaria, semanal y mensual, respectivamente.
Planificador de reuniones
Tiene que preparar un taller con un cliente al que debe asistir todo el equipo del proyecto. Si tiene acceso a sus calendarios, puede consultar su disponibilidad como se ha descrito en la seccin anterior. Sin embargo, tendra que consultar el calendario de cada uno de ellos, uno por uno. Para acelerar el proceso de planificacin, se ha integrado una herramienta de planificacin de reuniones en la pgina Introducir nueva cita. Para planificar una reunin e invitar a compaeros: 1. Busque el cliente con el que tiene la reunin y abra su archivo para que el nombre de la persona aparezca en el rea de contexto de la ventana. Tambin puede planificar una nueva cita en la pestaa Calendario haciendo clic en el botn Nueva cita. A continuacin tendr que buscar la persona en la pgina Introducir nueva comunicacin.
5-12 Sage CRM
Captulo 5: Citas y tareas 2. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Nuevo. Se mostrar la lista emergente. 3. Seleccione Cita. 4. Seleccione la fecha y la hora de inicio y de finalizacin en el calendario. Se abrir el planificador de reuniones en un panel con su nombre de usuario seleccionado como asistente. 5. Para invitar a compaeros, busque los nombres en el campo Usuario y haga clic en el botn Aadir. Los usuarios invitados se muestran en el panel Planificador de reuniones. Si se detectan conflictos con la reunin actual, se resaltarn en rojo. Si sita el puntero encima de un conflicto, se mostrarn los detalles de la reunin.
Planificador de reuniones que muestra reuniones coincidentes
6. Para cambiar la hora de inicio o de finalizacin de la reunin, haga clic en la escala de tiempo del planificador o utilice los campos Fecha/Hora y Hora de finalizacin. 7. Una vez finalizados los ajustes de las horas de reunin, haga clic en el botn Guardar. La reunin aparecer en el calendario de todos los usuarios invitados. Cuando se visualice la cita en el calendario de CRM del equipo, aparecer un icono de cita por cada usuario invitado. Nota: Si una reunin se prolonga durante un perodo superior a 24 horas, en el panel Planificador de reuniones el usuario ver el siguiente mensaje: "Los rangos de fechas seleccionados no son vlidos para el planificador de reuniones".
Revisin del historial de contactos

Si desea saber qu tipo de contactos ha mantenido la empresa con una empresa o persona determinadas, puede averiguarlo de varios modos.
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Seleccione la pestaa Vista rpida de la persona o empresa. Podr ver en un instante el historial de las ltimas interacciones con esa empresa o persona. En la pestaa Vista rpida aparece una lista de las comunicaciones y oportunidades de ventas ms recientes vinculadas a una persona o empresa determinadas. Las incidencias se enumeran segn el Estado. Seleccione la pestaa Resumen de empresa o persona. Ejecute un informe resumen de la persona o empresa para obtener informacin general de la cuenta en formato PDF. Seleccione la pestaa Comunicaciones. Revise la lista de comunicaciones que la empresa ha mantenido con esa empresa o persona.
Invitacin a clientes o socios a una reunin

Puede ver la participacin en reuniones o conferencias telefnicas de varias personas externas a la empresa. Para ello:
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Abra la cita o tarea existente planificada con la persona de la empresa de su cliente o socio. Nota: Para asociar personas a la comunicacin, deben existir previamente en Sage CRM. Haga clic en la pestaa Personas relacionadas y seleccione Nuevo para aadir ms personas a la reunin o conferencia telefnica.
Captulo 5
Pestaa Personas relacionadas
Citas recurrentes
La funcin Citas peridicas permite repetir las citas (reuniones) en funcin de una pauta de recurrencia definido. Muchas empresas organizan eventos peridicos como, por ejemplo, reuniones del departamento de Ingeniera el primer lunes de cada mes. En lugar de tener que introducir manualmente la cita cada vez, puede crearla y configurar una pauta de recurrencia. Para obtener ms informacin sobre las citas peridicas, consulte: Creacin de una cita recurrente (pgina 5-14) Cambio de una cita recurrente (pgina 5-15) Eliminacin de una cita recurrente (pgina 5-15)
Creacin de una cita recurrente

1. Haga clic en el botn Nueva cita en el contexto Persona, Empresa, Cliente potencial, Oportunidad o Solucin, o en la pestaa Mi CRM. Se mostrar la pgina Cita. 2. Haga clic en el botn Periodicidad. Se mostrar la pgina Recurrencia de la comunicacin en una nueva ventana.
Pgina Recurrencia de la comunicacin
3. Establezca la pauta de periodicidad en Diaria, Semanal o Mensual. 4. Seleccione la pauta diaria para cada fecha de la serie. Se puede establecer en Ocurre una sola vez, a las o Ocurre cada. Cuando se selecciona la opcin Ocurre una sola vez, a las, slo se crea una comunicacin para cada fecha configurada en la pauta de recurrencia. En cambio, cuando se selecciona Ocurre cada, se crean varias comunicaciones. Las horas definidas en Comienza a las y Finaliza a las permiten especificar el intervalo en el que tendr lugar la comunicacin. 5. Seleccione la fecha de inicio y la fecha de finalizacin para la pauta de citas peridicas. 6. Haga clic en el botn Continuar.
5-14 Sage CRM
Captulo 5: Citas y tareas 7. Haga clic en el botn Guardar. Las citas se crean para la hora, con la frecuencia y la duracin seleccionadas en la pgina Recurrencia de la comunicacin. Nota: El nmero mximo predeterminado de incidencias es 200. El administrador del sistema establece este lmite. Si excede el nmero mximo de incidencias, aparecer un mensaje de error antes que pueda guardar la cita recurrente.
Cambio de una cita recurrente

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Haga clic en el icono de vnculo de la cita. Se mostrar la pgina Cita. Para cambiar la fecha, la hora u otros detalles de periodicidad, haga clic en el botn Periodicidad, efecte los cambios oportunos en la pgina Recurrencia de la comunicacin y haga clic en Continuar. El texto de la parte inferior del panel Programar cita indica el estado de recurrencia actual de la cita. Para cambiar otros detalles de la comunicacin como, por ejemplo, los usuarios que participarn en la reunin, realice los cambios oportunos, decida si se deben aplicar slo a esta incidencia o a todas las repeticiones de la cita y haga clic en Guardar. Si selecciona Guardar despus de realizar cambios en una cita recurrente, se abrir un cuadro de dilogo que le permite aplicar los cambios en la instancia actual de la cita, todas las recurrencias de la cita o la instancia actual y el resto de instancias de la cita en el futuro. Seleccione Esta cita solo, Todas las citas en la serie o Esta cita y citas futuras y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Nota: Puede convertir citas no recurrentes en recurrentes y viceversa.
Eliminacin de una cita recurrente

Si dispone de permisos para eliminar registros de comunicacin, tambin podr eliminar citas recurrentes. El proceso es el mismo que el utilizado para eliminar citas no recurrentes. Cabe destacar que si se selecciona la opcin Todas las citas en la serie, se eliminarn todas las repeticiones de la cita.
Captulo 6: Correo electrnico

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Configurar una plantilla de correo electrnico predeterminada. Enviar correos electrnicos desde Sage CRM. Responder a un correo electrnico. Gestionar el correo electrnico entrante. Guardar correos electrnicos con registros de clientes. Utilizar MS Outlook para enviar correos electrnicos. Utilizar accesos directos para enviar correos electrnicos en Sage CRM.
Definicin de una plantilla de correo electrnico predeterminada

Puede definir una plantilla de correo electrnico predeterminada para que, al crear un correo electrnico nuevo, se seleccione automticamente la plantilla predeterminada y todos los valores predeterminados de la plantilla se copien en el correo electrnico nuevo. El administrador del sistema define la lista de plantillas de correo electrnico predeterminadas que puede seleccionar. Para definir una plantilla de correo electrnico: 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Seleccione la pestaa Preferencias y, a continuacin, haga clic en el botn Modificar. 3. Seleccione la plantilla que desea establecer como plantilla predeterminada de la lista desplegable Plantilla de correo electrnico predeterminada.
Pestaa Preferencias
4. Para guardar la nueva configuracin, haga clic en el botn Guardar.
Envo de un correo electrnico

Sage CRM aprovecha la ventaja de disponer de todos los datos de clientes y prospectos en el sistema proporcionando una funcin para enviar y recibir correos electrnicos de modo que:
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No tenga que rescribir ni recordar direcciones de correo electrnico de contacto que ya se encuentran en el sistema. Pueda almacenar correos electrnicos en los registros de clientes para futuras consultas.
Captulo 6 Pueda convertir directamente correos electrnicos entrantes en incidencias de atencin al cliente, oportunidades de venta o clientes potenciales. Para enviar un correo electrnico desde Sage CRM:
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1. Busque el cliente al que desee enviar un correo electrnico. 2. Haga clic en el vnculo de la direccin de correo electrnico de la persona. Se mostrar el formulario de entrada de datos Correo electrnico.
Formulario de entrada de datos Correo electrnico
3. Puede abrir el formulario de entrada de datos Correo electrnico haciendo clic en cualquier direccin de correo electrnico con vnculo en el sistema o en el botn Nuevo correo electrnico desde la pestaa Mi CRM | Calendario o desde cualquier pestaa Comunicaciones. La ventana del correo electrnico se puede visualizar de distintos modos: l Normal. La ventana del correo electrnico ocupa toda la ventana de Sage CRM.
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Dividida. La ventana del correo electrnico ocupa la mitad inferior de la ventana. De este modo podr continuar trabajando en el sistema realizando tareas, como buscar personas o empresas y consultar sus detalles, mientras escribe el correo electrnico. Se trata de la posicin predeterminada de la ventana. Emergente. La ventana del correo electrnico se muestra en una nueva ventana del navegador. De este modo tambin podr seguir trabajando en el sistema mientras escribe el correo electrnico.
4. Puede pasar de Dividida a otra de las posiciones de la ventana cambiando el ajuste Posicin de la ventana de correo electrnico en la pestaa Mi CRM | Preferencias. Para obtener ms informacin sobre cmo cambiar la configuracin de sus preferencias, consulte Preferencias (pgina 21-1). 5. Seleccione una plantilla en la lista Plantilla o deje la seleccin predeterminada para abrir un correo electrnico en blanco. Las plantillas de Sage CRM suelen incluir cdigos de campo y contenido estndar. Desde el botn de la barra de herramientas Diseos hay disponibles ms diseos de formato. Si tiene un gran nmero de plantillas, puede escribir el nombre de una plantilla y seleccionar el botn Ir para comenzar la bsqueda. La bsqueda aparece de manera estndar cuando hay ms de diez plantillas.
6-2 Sage CRM
Captulo 6: Correo electrnico 6. La lista De contiene su direccin de correo electrnico de manera predeterminada. Sin embargo, si tiene permiso para enviar correos electrnicos desde otras cuentas, puede seleccionar las direcciones desde esta lista, as como cambiar su direccin de correo electrnico predeterminada en Mi CRM | Preferencias. 7. Seleccione la direccin Responder a del mismo modo que la direccin De. La disponibilidad de las direcciones Responder a dependen de los permisos que tenga para enviar correos electrnicos desde otras cuentas. Si no dispone de permisos, no se mostrar este campo. 8. Compruebe que es el destinatario correcto del correo electrnico en el campo Para. l Si ya se encuentra en el contexto de una persona al hacer clic en el botn Nuevo correo electrnico o hace clic en el vnculo de la direccin de correo electrnico de la persona, la direccin de correo electrnico aparecer automticamente en el campo Para.
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Cuando trabaje en modo de ventana dividida o emergente, puede buscar la persona o empresa a la que desea enviar el correo electrnico y hacer clic en el vnculo de su direccin de correo electrnico.
9. Introduzca la direccin de correo electrnico de la persona a la que desea enviar una copia del correo electrnico en el campo CC. Puede especificar ms de una persona, si lo desea. l Si desea enviar una copia oculta del correo electrnico, introduzca la direccin o direcciones de correo electrnico en el campo CCO.
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Si desea incluir usuarios de Sage CRM en los campos Para, CC o CCO, puede aadirlos seleccionando su nombre en la lista de usuarios y haciendo clic en los botones Para, CC o CCO. Puede incluir tantos usuarios como desee utilizando este mtodo, pero siempre de uno en uno.
10. Escriba el mensaje en la seccin del cuerpo. Puede dar formato al texto introducido con los botones de formato situados en la parte superior del campo del cuerpo. Hay cierto nmero de opciones de formato nuevas, entre las que se incluyen vietas y numeracin, tablas, subrayado de texto y la capacidad de cambiar el color del texto. 11. Tambin puede incluir contenido HTML e imgenes integradas en el cuerpo del mensaje. Para obtener ms informacin sobre como aadir contenido HTML e imgenes integradas al cuerpo de un correo electrnico y texto con formato, consulte Envo de correos electrnicos masivos (pgina 15-16). 12. Puede comprobar la ortografa de sus correos electrnicos antes de enviarlos haciendo clic en el botn Comprobar ortografa. La comprobacin de la ortografa se realiza en el idioma del usuario establecido por el administrador del sistema en Administracin | Usuarios. Los diccionarios de idiomas disponibles incluyen el alemn, espaol, francs, ingls de Reino Unido e ingls de EE.UU. Si no hay ningn diccionario de corrector ortogrfico disponible para el idioma del usuario, se utilizar el ingls de EE.UU. 13. Para adjuntar un documento compartido, utilice los iconos de Seleccin de bsqueda avanzada para localizar el archivo, seleccinelo y, a continuacin, haga clic en el botn Cargar adjunto. Consulte Seleccin de bsqueda avanzada (pgina 2-8) para obtener ms informacin sobre cmo utilizar los botones de seleccin de bsqueda avanzada. 14. Para adjuntar un archivo local, haga clic en el botn Buscar, localice el archivo y haga clic en el botn Cargar adjunto. 15. Puede quitar el adjunto haciendo clic en el botn Suprimir, que se mostrar al adjuntar un archivo. l Cuando enve un correo electrnico, se crear y almacenar automticamente un registro de comunicacin para cada una de las personas a las que haya enviado el correo electrnico.
Captulo 6 El panel Opciones de la comunicacin que se muestra al final del formulario de entrada de correo electrnico permite modificar las entradas predeterminadas de algunos campos de comunicacin.
16. Efecte los cambios oportunos en los campos del panel Opciones de la comunicacin. 17. Haga clic en el botn Enviar para enviar el correo electrnico. Una vez enviado el correo electrnico, se guardar como una comunicacin en los registros de cada uno de los destinatarios y en la lista Calendario. Para ver el correo electrnico enviado, haga clic en el icono Comunicaciones.
Comunicacin para una persona
Teclas de acceso directo del correo electrnico

Puede utilizar los siguientes accesos directos en cualquier direccin de correo electrnico con vnculo para introducir informacin de contacto en los campos de direccin de correo electrnico: Acceso directo Mays + Clic Ctrl + Clic Alt + Clic Resultado Abre un nuevo correo electrnico e introduce direcciones en el campo A. Abre un nuevo correo electrnico e introduce direcciones en el campo CC. Abre un nuevo correo electrnico e introduce direcciones en el campo CCO.
Gestin de correos electrnicos entrantes

Si tiene la Integracin con Outlook instalada en su sistema, tambin puede utilizar el botn Archivar correo electrnico en Outlook para archivar la comunicacin de correo electrnico entrante con el registro de cliente en Sage CRM. Consulte Archivado de correos electrnicos de Outlook en Sage CRM (pgina 7-15) para obtener ms informacin. Si se ha configurado la funcin de Administracin de correo electrnico en el sistema, los correos electrnicos entrantes se pueden archivar automticamente en el registro de la persona o empresa correspondientes. Consulte Archivado de correos electrnicos entrantes y salientes (pgina 6-5) para obtener ms informacin. Consulte Vinculacin de correo electrnico a un cliente (pgina 8-6) para obtener ms informacin.
Respuesta a un correo electrnico

Para responder a un correo electrnico almacenado en un registro de comunicacin en Sage CRM: 1. Busque la persona que le envi el correo electrnico. 2. Seleccione la pestaa Comunicaciones en el contexto de dicha persona. 3. Haga clic en el icono Comunicaciones del correo electrnico enviado. Se mostrar la pgina Correo entrante. 4. Haga clic en el botn Responder o Responder a todos. Se mostrar el formulario de entrada de datos Correo electrnico. 5. Rellene todos los campos y enve el correo electrnico. Consulte Envo de un correo electrnico (pgina 6-1) para ver una descripcin de los campos.
6-4 Sage CRM
Uso de Microsoft Outlook para enviar correos electrnicos

Puede combinar informacin de clientes con la funcin de correo electrnico de Sage CRM y enviar el correo electrnico utilizando Outlook. Para enviar el correo electrnico utilizando Outlook: 1. Busque la persona a la que desea enviar el correo electrnico. 2. Haga clic en el vnculo de la direccin de correo electrnico de la persona. Se mostrar el formulario de entrada de datos Correo electrnico. 3. En lugar de hacer clic en el botn Enviar, haga clic en el botn Enviar con Outlook. Aparecer una ventana de Outlook con la direccin Para de la persona seleccionada. 4. Escriba el cuerpo del correo electrnico. 5. Haga clic en el botn Enviar en la ventana de Outlook. El correo electrnico se enviar con Outlook y se guardar en el registro de comunicacin de la persona o empresa a la que haya sido enviado. Nota: Cualquier documento adjunto al correo electrnico de Sage CRM se adjuntar automticamente al correo electrnico de Outlook.
Conversin de correos electrnicos

Puede convertir una comunicacin de correo electrnico entrante o saliente en una oportunidad, incidencia o cliente potencial. Supongamos que recibe un correo electrnico de un cliente relativo a un problema. Si tiene instalada la funcin de Administracin de correo electrnico, los correos electrnicos entrantes se pueden archivar automticamente en el registro de la persona o empresa que ha enviado el correo. A continuacin se puede convertir el correo electrnico directamente en una incidencia de atencin al cliente utilizando los botones de flujo de procesos situados en la parte derecha de la pgina Comunicacin. Aunque no tenga instalados estos mdulos adicionales, puede convertir cualquier comunicacin existente (cuando el tipo de accin es Correo entrante o Correo saliente) en una incidencia, oportunidad o cliente potencial. Para ello: 1. Abra la comunicacin Correo entrante/saliente creada al enviar o recibir un correo electrnico. 2. Seleccione Nueva incidencia, Nueva oportunidad o Nuevo cliente potencial en la lista Crear. 3. Introduzca los detalles de la incidencia, oportunidad o cliente potencial y haga clic en el botn Guardar. La incidencia, oportunidad o cliente potencial se guardar con el registro de la persona o empresa a la que envi el correo electrnico.
Archivado de correos electrnicos entrantes y salientes

Puede realizar acciones bsicas de archivado de correos electrnicos desde Outlook en Sage CRM mediante la Integracin con Outlook instalada desde la pestaa Mi CRM | Preferencias. Consulte Archivado de correos electrnicos de Outlook en Sage CRM (pgina 7-15) para obtener ms informacin. Si el administrador del sistema ha configurado Sage CRM para utilizar la funcionalidad Administracin de correo electrnico, tendr a su disposicin el archivado de correo electrnico automtico adicional.
Captulo 6
Correo electrnico enviado

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Los correos electrnicos enviados desde Sage CRM, o desde Sage CRM utilizando el botn Enviar con Outlook, se envan automticamente con copia oculta a la direccin de archivado del servidor de administracin de correo. Nota: En Sage CRM, esta direccin no est visible en el campo CCO, pero puede comprobar si la funcionalidad Gestin de correo electrnico est configurada, ya que esta direccin de archivado del servidor de gestin de correo est visible en el campo CCO si hace clic en el botn Enviar con Outlook.
Correo electrnico de Outlook

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Tambin puede enviar correos electrnicos desde fuera de Sage CRM a un cliente y aadir manualmente la direccin de archivado del servidor de administracin de correo al campo CCO. El efecto de utilizar el Gestor de correo electrnico en correos electrnicos salientes es que independientemente de si enva el correo electrnico desde Sage CRM o directamente desde Outlook (u otra aplicacin de correo electrnico) y enva una copia oculta manualmente a la direccin de archivado del servidor de administracin de correo, automticamente se crear un registro de comunicacin para el cliente que coincida con la direccin de correo electrnico del campo Para. Consulte Reglas aplicadas a la gestin del correo electrnico (pgina 6-8) para obtener ms informacin. Los archivos adjuntos de los correos electrnicos tambin se archivan con el registro de comunicacin en Sage CRM.
Correo electrnico recibido

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Los correos electrnicos entrantes se pueden reenviar a la direccin de archivado del servidor de administracin de correo. En tal caso, se crear un nuevo registro de comunicacin en Sage CRM. Los archivos adjuntos se guardan con la comunicacin.
6-6 Sage CRM
Reenvo de un correo electrnico entrante a la direccin de archivado del servidor de administracin de correo.
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En los correos electrnicos recibidos de usuarios y reenviados a la direccin de archivado del servidor de administracin de correo electrnico, esta direccin de correo electrnico debe ser la nica direccin que figure en el campo A. La direccin de correo electrnico del remitente original debe ser la primera direccin de correo electrnico del cuerpo del correo electrnico reenviado al buzn. Esto es as porque la gestin de correo electrnico reconoce la primera direccin del cuerpo como la direccin del remitente original. Nota: Puede que deba volver a escribir la direccin de correo electrnico del remitente en la parte superior del correo electrnico reenviado para garantizar que este archivado se realiza correctamente.
Registro de comunicacin de correo entrante en Sage CRM
El administrador del sistema puede personalizar la funcionalidad Administrador de correo electrnico para que, por ejemplo, cualquier correo electrnico enviado a asistencia@dominio.com cree automticamente una incidencia asignada al equipo de atencin al cliente. Consulte al administrador del sistema para obtener ms informacin.
Captulo 6
Reglas aplicadas a la gestin del correo electrnico

1. Cuando se recibe un correo electrnico en el buzn especificado, se buscan todas las personas asociadas a la direccin de correo electrnico en la tabla de la base de datos de correos electrnicos. 2. Si slo hay una persona asociada a la direccin de correo electrnico (aunque la direccin se utilice como direccin particular y de trabajo), se crear una comunicacin para la persona, que tambin se asociar al usuario de Sage CRM. 3. Si no se encuentra ninguna persona asociada o si hay varias personas asociadas a la direccin, se busca en la tabla de correo electrnico una empresa asociada y se crea una comunicacin para dicha empresa. sta tambin se asocia al usuario de Sage CRM.
6-8 Sage CRM
Captulo 7: Integracin de MS Outlook

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Descargar el plugin de MS Outlook. Utilizar Sage CRM en Outlook. Sincronizar contactos entre Sage CRM y Outlook. Sincronizar contactos entre Outlook y Sage CRM. Modificar y eliminar contactos. Ver informacin de contactos de Outlook. Sincronizar citas y tareas de Outlook. Sincronizar citas y tareas de Sage CRM. Revisar conflictos de sincronizacin. Revisar elementos omitidos. Adjuntar documentos compartidos en correos electrnicos de Outlook. Archivar correos electrnicos de Outlook en Sage CRM. Reinstalar el plugin de MS Outlook. Desinstalar la integracin de MS Outlook.
Descarga del Plugin de MS Outlook

Para utilizar las funciones de integracin y sincronizacin de MS Outlook con Sage CRM, necesita descargar el plugin de MS Outlook de Sage CRM. Para ello:
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Compruebe que su cuenta de correo electrnico se ejecuta en Microsoft Exchange Server o es una cuenta de correo electrnico POP3, ya que la integracin de cliente de Outlook de Sage CRM se admite para cuentas de correo electrnico que se ejecuten en Microsoft Exchange Server o POP3. Compruebe que tiene Outlook 2003 o Outlook 2007. Compruebe con su administrador del sistema que dispone de permisos de administrador o usuario avanzado en su equipo y que se ha activado el plugin de integracin/sincronizacin con Outlook. Compruebe que ha configurado correctamente su zona horaria en Mi CRM | Preferencias. Consulte al administrador del sistema el modo en que se ha configurado la sincronizacin de Outlook. Las opciones disponibles son las siguientes: l Sincronizacin en una direccin. El sistema se puede configurar para que la sincronizacin se realice nicamente desde Sage CRM a Outlook o viceversa. La sincronizacin bidireccional es la configuracin predeterminada: de Sage CRM a Outlook y de Outlook a Sage CRM.
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Nota: Cuando el administrador del sistema cambia este ajuste en Sage CRM, los usuario deben reiniciar sus sesiones de Sage CRM desde Outlook y, a continuacin, sincronizar, para que este cambio surta efecto. Sincronizar eliminaciones en Outlook. Si el usuario elimina citas, tareas o contactos en Outlook, se eliminarn los registros correspondientes en Sage CRM, siempre que el usuario disponga de los permisos adecuados para eliminarlos. Si el
Captulo 7 usuario borra citas o tareas en Sage CRM, tambin se borrarn los registros correspondientes en Outlook. Si se elimina un contacto desde Mi CRM | lista Contactos en Sage CRM, tambin se elimina en Outlook. sta es la configuracin predeterminada.
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Gestin de las actualizaciones de Sage CRM y Outlook. Esta opcin puede utilizarse cuando Sincronizacin en una direccin est configurada como No para ayudar a gestionar los conflictos que puedan surgir si dos personas cambian la misma informacin en cualquier sistema desde la ltima sincronizacin. Los conflictos pueden visualizarse a travs de Ver Registro de Errores en Outlook. Los ajustes son: l Prevalecen las actualizaciones de Outlook. Los cambios realizados en Outlook aparecern en Outlook y Sage CRM. sta es la opcin recomendada para las organizaciones que utilizan Outlook como su principal herramienta de planificacin de citas. El valor predeterminado para las nuevas instalaciones es Prevalecen las actualizaciones de Outlook.
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Prevalecen las actualizaciones del organizador. Esto slo se aplica a Citas. El organizador es la persona que ha creado la reunin en Outlook. Si cualquier usuario actualiza el mismo registro en los dos sistemas y el organizador realiza una sincronizacin, el sistema se comportar siguiendo la configuracin de Prevalecen las actualizaciones de Outlook. Si cualquier usuario actualiza el mismo registro en los dos sistemas y un "asistente" realiza una sincronizacin, el sistema se comportar siguiendo la configuracin de Prevalecen las actualizaciones de Sage CRM. Esta opcin es la adecuada para organizaciones que basen principalmente sus relaciones con los clientes en CRM, sin embargo tambin tienen un gran nmero de usuarios que trabajan con Outlook para organizar y actualizar reuniones. Esta opcin garantiza que los cambios de los organizadores de Outlook se aceptarn en Sage CRM. Prevalecen las actualizaciones de Sage CRM. Los cambios realizados en Sage CRM aparecern en Outlook y Sage CRM. sta es la opcin recomendada para las organizaciones que utilizan Sage CRM como su principal herramienta de planificacin de citas.
Sincronizar contactos de Outlook. La configuracin predeterminada permite que se realice la sincronizacin de contactos entre Outlook y Sage CRM. Sincronizar citas de Outlook. La configuracin predeterminada permite que se realice la sincronizacin de citas entre Outlook y Sage CRM. Sincronizar tareas de Outlook. La configuracin predeterminada permite que se realice la sincronizacin de tareas entre Outlook y Sage CRM.
Nota: La ayuda de usuario de Sage CRM describe cmo tiene lugar la sincronizacin con la configuracin predeterminada. Para obtener ms informacin sobre todos los ajustes, consulte el Manual del usuario o la Ayuda del administrador del sistema. Para descargar el plugin de MS Outlook: 1. Cierre Outlook si est abierto. 2. En Sage CRM, seleccione la pestaa Preferencias. Se abrir la pgina Preferencias. 3. Seleccione el botn Instalar integracin de Sage CRM con Outlook. Si Microsoft .NET Framework no est todava instalado en su equipo, se le pedir que lo instale en este momento. Para que el plugin de Outlook funcione, .NET Framework debe estar instalado. 4. Una vez haya terminado la instalacin de .NET, seleccione el botn Continuar. Se mostrar el cuadro de dilogo Advertencia de seguridad.
7-2 Sage CRM
Captulo 7: Integracin de MS Outlook 5. Verifique la informacin del mensaje de seguridad y seleccione el botn Ejecutar. Aparecer el asistente InstallShield de cliente de Sage CRM. Nota: Si otro usuario ya ha instalado el plugin en el cliente actual, los cuadros de dilogo Descarga de archivo y Advertencia de seguridad se omitirn y el asistente InstallShield de cliente de Sage CRM se ejecutar automticamente para llevarle por el procedimiento de instalacin del plugin de Outlook. 6. Asegrese de que ha cerrado sesin en Sage CRM y de que Internet Explorer y Outlook estn cerrados antes de continuar con la instalacin. Nota: Si est ejecutando Vista y desea conectarse a Sage CRM mediante HTTPS, debe seleccionar la opcin Personalizado durante la instalacin de la integracin de Sage CRM y, a continuacin, marcar la casilla de verificacin Herramientas de Sage .NET. 7. Realice los pasos del asistente InstallShield. 8. Abra Outlook. Las funciones de integracin de Outlook de Sage CRM se muestran en Outlook. En Sage CRM, el icono de instalacin se cambiar por otro de reinstalacin.
Uso de Sage CRM en Outlook

Trabajar con Sage CRM desde Outlook es similar a trabajar con Sage CRM en la ventana del navegador, si bien existen algunas diferencias:
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Los botones de men aparecen como subcarpetas debajo de la carpeta Sage CRM o como iconos en el grupo Sage CRM, en lugar de aparecer en la parte inferior izquierda de Sage CRM.
Los botones Adelante y Atrs de Sage CRM, que generalmente aparecen al lado de la lista de recientes, son sustituidos por iconos para acceder a las listas emergentes Buscar y Nuevo. Puede utilizar el grupo de accesos directos o las subcarpetas para acceder a Sage CRM desde Outlook.
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Esta es la configuracin predeterminada para aprovechar al mximo el espacio que tiene para visualizar Sage CRM en Outlook. El men y los botones de navegacin comunes de la parte izquierda de la pgina de Sage CRM pueden reactivarse a travs del men completo en la configuracin de Outlook en Mi CRM | Preferencias. El men completo en la configuracin de Outlook puede modificarse en Sage CRM o Outlook, y ver el cambio la prxima vez que inicie sesin en Sage CRM a travs de Outlook. Despus de descargar el plugin, las siguientes funciones de integracin de Outlook de Sage CRM aparecern en Outlook:
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Una barra de herramientas de Sage CRM. Consulte la siguiente tabla para obtener informacin detallada. Una carpeta de Sage CRM en la lista de carpetas y un grupo nuevo de Sage CRM en el grupo de accesos directos. En Outlook 2003, esta carpeta aparece despus de descargar el plugin. En Outlook 2007, esta carpeta aparece despus del primer inicio de sesin correcto en Sage CRM.
Captulo 7
Carpeta de Sage CRM en Outlook

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Una opcin de men de Sage CRM en el men Herramientas. Se puede acceder a esto desde Herramientas | CRM. Consulte la siguiente tabla para obtener informacin detallada. Pgina Opciones de Sage CRM. Se puede acceder a esto desde Herramientas | CRM | Opciones, o seleccionando el botn Opciones en la pgina de inicio de sesin de Sage CRM. La pgina Opciones tambin permite que los usuarios de clientes Solo especifiquen si desean iniciar una sesin en su sistema Sage CRM local o en el servidor Sage CRM central.
Pgina Opciones de Sage CRM
La siguiente tabla explica los botones de la barra de herramientas. Botn de la barra de herramientas Sage CRM Ver Registro de Errores Archivar correo electrnico Descripcin
Seleccione este botn para iniciar sesin en Sage CRM desde Outlook. Muestra los conflictos que aparecen durante la sincronizacin con detalles a nivel de campo. Archive uno o varios registros de correo electrnico con el registro de empresa o persona en Sage CRM.
7-4 Sage CRM
Botn de la barra de herramientas Ocultar vista Sage CRM Ver contacto
Descripcin
Cambia para mostrar la vista de Sage CRM. Muestra u oculta una columna que indica qu correos electrnicos envi un contacto de Sage CRM o cuales se han archivado en Sage CRM. Resalte un contacto de Outlook que se ha sincronizado con Sage CRM y la pgina de resumen de persona de Sage CRM para ese contacto aparecer en Outlook. Resalte un contacto individual de Outlook y, a continuacin, adalo a Sage CRM mediante este botn. Inicia una sincronizacin entre Sage CRM y Outlook.
Aadir contacto Sincronizacin
La siguiente tabla explica las selecciones de Herramientas | CRM. Opcin de men Ver elementos omitidos Restablecer informacin de sincronizacin Desinstalacin Opciones Ver Registro de Errores Descripcin Muestra informacin detallada sobre elementos omitidos durante la sincronizacin. Consulte Revisin de elementos omitidos (pgina 714) para obtener ms informacin. Restablece asignaciones entre contactos, citas y tareas sincronizados al estado en el que estaban despus de la primera sincronizacin envo-plugin-instalacin. Desinstala el plugin de Outlook de Sage CRM. Abre la pgina Opciones de Sage CRM. Muestra los conflictos que aparecen durante la sincronizacin con detalles a nivel de campo.
La siguiente tabla explica los campos de la pgina Opciones de Sage CRM. Opcin de men Nombre de servidor Descripcin Nombre del servidor de instalacin de Sage CRM. Para cambiar el puerto predeterminado (80), aada el puerto alternativo detrs del nombre del servidor. Por ejemplo, JUPITER:1234 [nombre del servidor]:[puerto HTTP] Nombre de instalacin de Sage CRM. Utiliza una conexin Https. Para cambiar el puerto HTTPS predeterminado (443), aada el puerto alternativo detrs del nombre del servidor. Por ejemplo, JUPITER:10443 [nombre del servidor]:[puerto HTTPS] Nota: Si est ejecutando Vista y desea conectarse a Sage CRM mediante HTTPS, debe seleccionar la opcin Personalizado durante la instalacin de la integracin de Sage CRM y, a continuacin, marcar la casilla de verificacin Herramientas de Sage .NET. Establece el intervalo de sincronizacin automtico.
Nombre de instalacin Usar Https
Sincronizar cada (Mins)
Captulo 7
Opcin de men Ver conflictos
Descripcin
Muestra la ventana Conflictos de sincronizacin despus de cada sincronizacin cuando se encuentra en el modo de sincronizacin automtica (el administrador del sistema establece el intervalo de sincronizacin automtico). Aparece un cuadro de dilogo si se va a eliminar ms del nmero especificado de registros en Sage CRM como resultado de una sincronizacin. Puede decidir seguir con las eliminaciones o detenerlas. Al crear, reenviar o responder a un correo electrnico desde Outlook mientras est conectado en Sage CRM, aparecern dos botones adicionales en la barra de herramientas estndar de Outlook de forma predeterminada: Enviar y archivar y Adjuntar doc. compartido. Esta opcin le permite mover estos botones de la barra de herramientas a cualquier barra de herramientas de Outlook. Esta opcin le permite colocar los botones de la barra de herramientas descritos anteriormente en la barra de herramientas.
Advertir si la sincronizacin va a eliminar ms de [ ] elementos Barra de herramientas para mostrar los botones Sage CRM Nuevo correo electrnico posicin de los botones [ ] desde la parte izquierda
Sincronizacin de contactos
Una vez haya marcado los contactos de Sage CRM que desea aadir a Outlook, o si ha modificado o eliminado los contactos marcados, el resultado final se refleja en Outlook una vez se complete una sincronizacin. Por otra parte, puede aadir los contactos de Outlook a Sage CRM manualmente mediante el botn Aadir contacto. Si modifica o elimina estos contactos en Outlook, el resultado final se refleja en Sage CRM una vez que ocurre una sincronizacin. Una vez sincronizados los contactos, los cambios que realice en Outlook o en Sage CRM se sincronizarn en ambos. La sincronizacin puede realizarse manualmente o automticamente a intervalos especificados.
Adicin de contactos: de Sage CRM a Outlook

Antes de realizar la sincronizacin, debe marcar los contactos de Sage CRM que desea sincronizar con Outlook. Nota: Si un contacto sincronizado de Sage CRM tiene una direccin compartida por otra persona o empresa y el usuario cambia dicha direccin en Outlook, Sage CRM actualizar la direccin compartida con la nueva informacin durante la sincronizacin de contactos. Para marcar los contactos de Sage CRM y sincronizarlos con Outlook: 1. Seleccione la pestaa Contactos en Mi CRM. Se abrir la pgina Contactos.
7-6 Sage CRM
Pgina Contactos
2. Seleccione el botn Aadir contactos. Se abrir la pgina Buscar y aadir contactos. 3. Busque el contacto o contactos que desea ver en Outlook. Por ejemplo, busque todas las personas que trabajan en la empresa Diseos Roca. Se mostrar una lista de todas las personas que coinciden con el criterio de bsqueda. Todas estn sin seleccionar de manera predeterminada. 4. Seleccione los contactos que desea ver en Outlook. Puede utilizar la casilla de verificacin Seleccionar/Deseleccionar todos para cambiar la seleccin de todos los contactos de activada a desactivada. Nota: Puede ordenar los contactos haciendo clic en cualquier encabezamiento de asunto excepto Eliminar Contacto. 5. Haga clic en el botn Aadir contactos. Aparecer la pgina Mis contactos con los contactos seleccionados.
Pgina Contactos
6. Puede efectuar ms bsquedas para aadir ms personas a la pestaa Contactos. l Un modo rpido de aadir, por ejemplo, todos los contactos si es administrador del sistema, es hacer clic en el botn Aadir grupo de contactos. Tambin puede aadir una persona a la pestaa Contactos desde la pestaa Resumen de una persona en Sage CRM haciendo clic en el botn Aadir a Mis Contactos.
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Nota: Puede realizar acciones (Nuevo documento, Nueva tarea, Enviar correo electrnico, Exportar a archivo) en la lista Mis contactos siguiendo el mismo procedimiento que con las listas de bsqueda o las bsquedas guardadas. Puede esperar a que se realice la prxima sincronizacin automtica, o bien realizar una sincronizacin manual en este momento.
7. Haga clic en el botn Sincronizacin en la barra de herramientas de Outlook para realizar una sincronizacin manual. Un cuadro de dilogo muestra el estado de la sincronizacin. 8. Si el proceso de sincronizacin detecta algn conflicto, se mostrar un cuadro de dilogo con informacin sobre los conflictos.
Captulo 7 9. Seleccione la carpeta Contactos en MS Outlook para comprobar que figuran las personas seleccionadas en Sage CRM. Los contactos sincronizados entre Sage CRM y Outlook se muestran en Outlook con el nombre de categora Contacto de Sage CRM. Puede verlo haciendo doble clic en el contacto en Outlook.
Categora Contacto de Sage CRM
Adicin de contactos: de Outlook a Sage CRM

Puede aadir contactos de Outlook manualmente a Sage CRM con el botn Aadir contacto. No puede aadir un contacto de Outlook a Sage CRM si el contacto de Outlook tiene informacin empresarial y el usuario no tiene derechos para insertar en la entidad de empresa en Sage CRM. Para aadir el contacto, debe obtener derechos para insertar datos empresariales o debe eliminar la informacin empresarial del registro de Outlook. Nota: Si cambia la informacin empresarial de un contacto en Outlook y, a continuacin, sincroniza con Sage CRM, la informacin empresarial actualizada no se trasladar a Sage CRM. Debe actualizar manualmente la informacin empresarial para este contacto en Sage CRM. La seguridad de nivel de campo de Sage CRM no se aplica a los campos obligatorios en Outlook. Por ello, por ejemplo, si elimina el contenido de un campo obligatorio en un contacto de Outlook y a continuacin sincroniza con Sage CRM, no se le avisar de que no ha cumplimentado un campo obligatorio. Para aadir contactos de Outlook a Sage CRM: 1. Seleccione Contactos en el grupo Accesos directos de Outlook. 2. Resalte el contacto que desea aadir a Sage CRM. 3. Haga clic en el botn Aadir contacto en la barra de herramientas. l Si el contacto de Outlook contiene una empresa, se eliminarn los nombres de empresa duplicados. Consulte Cmo evitar entradas duplicadas (pgina 4-16) para obtener ms informacin sobre cmo gestionar contactos duplicados. l Si se detecta una coincidencia de empresa en Sage CRM, se mostrar la lista de coincidencias para que pueda seleccionar la empresa coincidente haciendo clic sobre ella. Asimismo, si ninguna empresa de la lista coincide con el contacto que est aadiendo, puede hacer clic en el botn Ignorar la advertencia e introducir empresa.
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Si selecciona una empresa de la lista de empresas coincidentes, se eliminarn las personas duplicadas. Consulte Cmo evitar entradas duplicadas (pgina 416) para obtener ms informacin sobre cmo gestionar contactos duplicados. Si encuentra algn duplicado, se mostrar en la ventana. Puede seleccionar un contacto haciendo clic en l. Si no se encuentran duplicados, se abrir la pgina Nueva persona en Sage CRM dentro de Outlook, con los detalles del contacto existente de Outlook. Si no se detecta ninguna empresa coincidente o si se detecta una y selecciona el botn Ignorar la advertencia e introducir empresa, se crear automticamente una nueva empresa (que incluir los detalles de la persona en el panel Persona) utilizando el nombre de empresa de Outlook.
Si el contacto de Outlook no tiene una empresa asociada, se eliminarn los nombres de persona duplicados. l Si se detecta una coincidencia de persona en Sage CRM, se mostrar la lista de coincidencias para que pueda seleccionar la persona coincidente haciendo clic
7-8 Sage CRM
Captulo 7: Integracin de MS Outlook sobre ella. Asimismo, si ninguna persona de la lista coincide con el contacto que est aadiendo, puede hacer clic en el botn Ignorar la Advertencia e Introducir Particular.
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Puede crear una empresa para el contacto en Sage CRM seleccionando el botn Nueva empresa en la pgina de detalles de persona. Consulte Adicin de una nueva empresa (pgina 4-2) para obtener ms informacin sobre la creacin de empresas.
4. Seleccione Guardar para guardar el contacto en Sage CRM. El contacto se aadir a la pestaa Contactos en Sage CRM para que se pueda realizar una sincronizacin en el futuro. Cuando se aade un contacto desde Outlook a Sage CRM, el plugin de Outlook automticamente realiza la sincronizacin con Sage CRM slo en contactos. Esto es as para garantizar que cualquier informacin adicional introducida en Sage CRM tambin se refleja en Outlook.
Modificacin y eliminacin de contactos

Si ha modificado alguno de los contactos de Mi CRM, estos cambios se aplicarn en Outlook en la siguiente sincronizacin. Si elimina un contacto de Contactos en Sage CRM o si elimina el contacto desde Sage CRM y, por lo tanto, desaparece automticamente de Contactos, tambin se eliminar en Outlook la prxima vez que se lleve a cabo una sincronizacin.
Visualizacin de informacin de contacto detallada en Outlook

Los contactos de Outlook que se han sincronizado con Sage CRM tienen un vnculo al historial completo de interacciones del cliente en Sage CRM. Para acceder a la informacin de un contacto desde Outlook: 1. Haga clic en el icono Contactos en Outlook. 2. Resalte el contacto cuya informacin desea ver. 3. Haga clic en el botn Ver contacto en la barra de herramientas de Outlook. Aparecer la pestaa Resumen de persona del contacto seleccionado.
Sincronizacin de citas y tareas

Tenga en cuenta que antes de utilizar la funcin de sincronizacin de Outlook, debe comprobar que ha especificado la zona horaria correcta en Mi CRM | Preferencias.
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La primera vez se sincronizan todas las citas recurrentes, as como todas las citas que se han modificado en los ltimos catorce das o cuya fecha de finalizacin sea uno de los ltimos 14 das, incluida la fecha actual. Las veces siguientes se sincronizan todas las citas modificadas desde la ltima sincronizacin. La primera vez se sincronizan todas las tareas que se han modificado en los ltimos catorce das o cuyo estado sea Pendiente o En curso. Las veces siguientes se sincronizan todas las tareas modificadas desde la ltima sincronizacin.
Citas y tareas de Outlook

Para planificar una tarea en Outlook:
Captulo 7 1. Seleccione la carpeta Calendario en Outlook. 2. Haga clic en la flecha de la lista desplegable Nuevo en la barra de herramientas y seleccione Tarea. Se mostrar la ventana Tarea. 3. Introduzca los detalles de la tarea y cree un recordatorio si lo desea. Si bien es posible aadir contactos a la tarea en Outlook, no se reflejarn en Sage CRM, aunque los contactos se encuentren en Sage CRM. 4. Haga clic en el botn Guardar y cerrar. La tarea se mostrar en la lista de tareas de Outlook. 5. Haga clic en el botn Sincronizacin y cambie a Sage CRM. La tarea se mostrar en Mi CRM. Si ha establecido un recordatorio en Outlook, aparecer como un aviso en Outlook y como una notificacin en pantalla en Sage CRM. Las tareas creadas en Outlook tienen como hora de finalizacin predeterminada en Sage CRM las 12:00 de su fecha de vencimiento. Si crea un recordatorio en Outlook, se abrir en Outlook como aviso y en Sage CRM como notificacin en pantalla. Esto sucede tanto con las tareas como con las citas.
Citas y tareas en Sage CRM

Para planificar una cita en Sage CRM: 1. Cree una cita con un contacto, por ejemplo, Arturo Gmez, en Sage CRM para la prxima semana y haga clic en Guardar.
Cita en Sage CRM
2. Cambie a Outlook. 3. Haga clic en el botn Sincronizacin. La cita se mostrar en el calendario de Outlook.
7-10 Sage CRM
Cita en Outlook
Trabajo con citas, reuniones y varios usuarios

La sincronizacin de citas entre Outlook y Sage CRM se lleva a cabo del siguiente modo, especialmente cuando alguno de los usuarios slo puede utilizar Outlook y no Sage CRM:
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Si crea una cita en Outlook para un usuario que no tiene acceso a Sage CRM, su direccin de correo electrnico aparecer en la cita de Sage CRM al final de la ventana.
Visualizacin en Sage CRM de la respuesta de Outlook de usuarios sin Sage CRM

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Si crea una cita en Outlook para varios usuarios de Sage CRM, los usuarios aparecern con la cita en Sage CRM, siempre y cuando haya configurado las direcciones de correo electrnico para cada usuario. El organizador de reuniones de Outlook aparece en el campo Organizador en Sage CRM.
Usuarios de Sage CRM como asistentes en Outlook y Sage CRM
Captulo 7 Si crea una cita con una persona (p. ej., Arturo Gmez) en Sage CRM, su direccin de correo electrnico aparecer en la lista de asistentes de Outlook. Sin embargo, no podr ver en Sage CRM si ha confirmado su asistencia a la reunin.
Persona de Sage CRM como asistente en Outlook

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Cuando un usuario de Sage CRM crea una cita y vincula una persona o empresa para dicha cita, la persona o empresa seleccionada aparecer en el cuerpo de la cita en Outlook. Si crea una cita en Sage CRM con un usuario que no tenga asociada una direccin de correo electrnico, por ejemplo, un usuario de recursos como Sala de Conferencias Mlaga, la cita se sincronizar en Outlook, pero el usuario no aparecer en la cita de Outlook. La integracin de Outlook en Sage CRM slo admite una carpeta de calendario de Outlook (el calendario predeterminado).
Citas y tareas recurrentes

Cuando cree una cita recurrente en Outlook, debe seleccionar una fecha de finalizacin en el cuadro de dilogo Recurrencia si la cita se va a sincronizar con Sage CRM. Las tareas recurrentes de Outlook no se pueden sincronizar en Sage CRM. Las citas recurrentes creadas en Sage CRM se pueden sincronizar en Outlook. El nmero mximo predeterminado de incidencias permitido en Sage CRM es 200. El administrador del sistema establece este lmite. Si crea una cita recurrente en Outlook con un nmero de incidencias mayor que el permitido en Sage CRM, las citas no se sincronizarn. Debe recordar tambin que Sage CRM le permite tener ms de una cita recurrente de una serie que se produzca el mismo da, pero Outlook no lo permite. Si est ejecutando Windows Vista en modo protegido, no se pueden aadir citas recurrentes al utilizar Sage CRM mediante Outlook. Sin embargo, es posible si aade Sage CRM como un sitio web de confianza y desactiva el modo protegido para la zona de sitios web de confianza. Nota: Debe desactivar el modo protegido a nivel de zona; no se puede desactivar para sitios web individuales.
Eventos de todo el da
Un evento de tipo Todo el da en Outlook se convierte en una cita de 24 horas en Sage CRM. Una cita de 24 horas en Sage CRM se convierte en un evento de tipo Todo el da en Outlook. Por ejemplo, si crea un evento de todo el da en Outlook para el viernes, en Sage CRM empieza el viernes a las 00:00 y acaba el viernes a las 23:55.
7-12 Sage CRM

Evento de todo el da creado en Outlook
Si crea una cita en Sage CRM de las 00:00 a las 23:55 el lunes, en Outlook se mostrar como una cita del tipo Todo el da para el lunes.
Cita de 24 horas creada en Sage CRM
Revisin de conflictos de sincronizacin

Se genera informacin de conflicto si dos personas cambian la misma informacin en Sage CRM o Outlook despus de la ltima sincronizacin (y el administrador del sistema ha establecido los Parmetros de configuracin de usuarios adecuados). Consulte Sincronizacin de citas y tareas (pgina 7-9) para obtener ms informacin. Por ejemplo, se crea una cita en Outlook que comienza a las 16:00 pm y termina a las 17:30 pm. La cita se sincroniza y se muestra en Sage CRM. Antes de que la siguiente sincronizacin tenga lugar, un usuario cambia la hora de finalizacin a las 16:30 pm en Sage CRM y otro usuario cambia la hora de finalizacin a las 18:00 pm en Outlook. Cuando tiene lugar la sincronizacin, la hora de finalizacin de la cita se actualiza a las 18:00 pm en Sage CRM y Outlook y se muestra un conflicto en Outlook. Para revisar el conflicto de sincronizacin: 1. Haga clic en el botn Ver conflictos desde el cuadro de dilogo Proceso de sincronizacin o desde el botn de la barra de herramientas Ver conflictos. Aparecer la ventana Conflictos de sincronizacin.
Ventana Conflictos de sincronizacin
2. Seleccione el conflicto que desee visualizar en el panel Lista de conflictos registrados. La parte izquierda del panel Detalles del conflicto muestra el campo o campos donde se ha producido un conflicto. La parte derecha del panel Detalles del conflicto muestra los valores anteriores a la sincronizacin. l Ocultar campos vacos y Ocultar elementos iguales. Al activar o desactivar estos campos, ocultar o mostrar los campos donde los valores sean iguales en Outlook y Sage CRM.
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Borrar registro de actividad. Borra todos los conflictos del panel Lista de conflictos registrados. Eliminar seleccionado. Borra el conflicto seleccionado del panel Lista de conflictos registrados.
Captulo 7 Copiar detalles. Copia el valor de Outlook en el portapapeles para que pueda restaurarse si es necesario. Ayuda. Muestra la pgina de ayuda de Sage CRM en Conflictos de sincronizacin.
3. Desplcese hasta el campo resaltado para revisar el conflicto en los datos. Seleccione el botn Cerrar para cerrar la ventana Conflictos de sincronizacin.
Revisin de elementos omitidos

Puede revisar informacin adicional sobre citas, tareas o contactos que no se hayan podido sincronizar en el registro de elementos omitidos. Las siguientes situaciones harn que los elementos se omitan en lugar de sincronizarse:
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Tipo incorrecto de pauta de citas recurrentes, especialmente cuando no se ha establecido ninguna fecha de finalizacin en Outlook. Una cita creada en Outlook sin asunto ni cuerpo de texto. Una tarea creada en Outlook sin asunto ni cuerpo de texto. Un usuario se ha aadido slo a una incidencia de una cita recurrente. Un contacto de Outlook tiene vacos los campos de nombre y apellidos. No ha habido ninguna respuesta por parte de Outlook al leer o escribir una cita, tarea o contacto en Outlook. Se ha creado una cita recurrente y el organizador de la reunin y los invitados se han sincronizado, pero el organizador de la reunin ha cambiado posteriormente una de las incidencias de la serie y ha enviado la actualizacin a los invitados.
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El invitado de una cita recurrente intenta sincronizar una cita, a la que slo se le ha invitado para una o ms de las incidencias de la serie. Para ver los elementos omitidos:
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1. En Outlook, seleccione Herramientas | CRM | Ver elementos omitidos. Se abrir el archivo SKIPPEDITEMS.LOG. Un ejemplo del texto es el siguiente: ***Problem gathering data for item*** Logged on:25/07/2008 10:32:43 Type: Cita recurrente Asunto: app2 Date & time: 25/07/2008 09:00:00 Action:Compiling XML with item to be sent to CRM server Server ID:0 Outlook unique ID:2254403268 Cause:Exception raised: Incompatible recurrence pattern (no end date) Logged at:MJ1024 Esto muestra el momento en que se produjo el problema (Logged On), el rea en la que se produjo el problema (Type), el asunto (Subject), la fecha y la hora (Date & time) del elemento (en el caso de citas y tareas) y el motivo (Cause). Tambin hay informacin adicional para su administrador del sistema o personal de asistencia tcnica, como la accin (Action), el ID del servidor (Server ID), el ID exclusivo de Outlook (Outlook Unique ID) y la ubicacin de registro (Logged At). 2. Rectifique el problema si puede hacerlo fcilmente, por ejemplo, aadiendo una fecha de finalizacin a una cita recurrente de Outlook. Si normalmente se omiten elementos que
7-14 Sage CRM
Captulo 7: Integracin de MS Outlook esperaba que se sincronizaran, consulte a su administrador del sistema. 3. Cierre el archivo SKIPPEDITEMS.LOG cuando termine de revisarlo. Tambin puede ver el registro desde C:\Documents and Settings\[nombre de usuario]\Application Data\Sage\CRM\OutlookPlugin.
Vinculacin de documentos compartidos en correos electrnicos de Outlook

Cuando ha iniciado sesin en Sage CRM desde Outlook, puede adjuntar documentos desde la pestaa Documentos compartidos en Sage CRM en correos electrnicos enviados desde Outlook. Para adjuntar un documento compartido a un correo electrnico de Outlook: 1. Inicie sesin en Sage CRM desde Outlook. 2. En Outlook, seleccione Nuevomensaje de correo. Aparecer el panel del nuevo correo electrnico. 3. Haga clic en el botn Adjuntar doc. compartido. La lista de documentos disponible en la pestaa Documentos compartidos aparecer en una nueva ventana. 4. Seleccione la casilla de verificacin Adjuntar para el documento que desee adjuntar al correo electrnico. 5. Haga clic en el botn Adjuntar. El documento seleccionado se ha aadido a su correo electrnico como documento adjunto.
Archivado de correos electrnicos de Outlook en Sage CRM

Puede archivar correos electrnicos desde cualquier carpeta de Outlook para registros de Sage CRM. Al archivar correos electrnicos desde Outlook en Sage CRM, el plugin intenta que las direcciones de correo electrnico de Outlook y Sage CRM coincidan. Tambin puede seleccionar un lote de correos electrnicos desde cualquier carpeta de Outlook y archivarlos en Sage CRM en una nica accin. Cuando realice un archivado masivo, Sage CRM slo buscar una coincidencia con la primera direccin de correo electrnico del lote que haya seleccionado. Si no encuentra ninguna coincidencia para la primera direccin de correo electrnico, deber hacer coincidir manualmente el lote de correo electrnico con un registro de Sage CRM. Al archivar lotes de correo electrnico, se recomienda que todos los correos electrnicos del lote basado en Outlook tengan la misma direccin de correo electrnico. Nota: Al archivar un correo electrnico desde Outlook en Sage CRM, si el usuario selecciona una empresa o persona, el correo electrnico heredar la zona de la empresa o la persona (en ese orden), dependiendo de los derechos para insertar de los usuarios para dichas zonas. Para archivar un correo electrnico desde su Bandeja de entrada: 1. En la Bandeja de entrada, resalte o seleccione el correo electrnico que desea archivar en Sage CRM. 2. Haga clic en el botn Archivar correo electrnico cuando se active. Aparecer la pantalla Archivar correo electrnico. 3. Utilice los botones de Seleccin de bsqueda avanzada de la pantalla para especificar los registros en los que desea archivar el correo electrnico.
Captulo 7
Pantalla Archivar correo electrnico
4. Compruebe los ajustes del panel Opciones de archivo y cmbielos si es necesario. l Estado Estado actual del correo electrnico, por ejemplo, Cancelado, Completo, Pendiente o En curso.
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Archivar por fecha y hora Seleccione si desea archivar el correo electrnico por la fecha y hora original en la que se recibi el correo electrnico o por la fecha y hora actual. Accin Tipo de accin segn el que archivar el correo electrnico, por ejemplo, Correo entrante, Correo saliente o Reunin.
5. Haga clic en el botn de accin Archivar y ver correo electrnico en Sage CRM. Se mostrar la pgina Correo entrante. Esto le proporciona acceso a los botones de accin de correo electrnico en Sage CRM para responder al correo electrnico directamente desde Sage CRM. Esto registra automticamente la respuesta como un registro de comunicacin en el cliente. 6. El botn Archivar correo electrnico le lleva de nuevo a la lista de correo electrnico en Outlook. 7. Si selecciona Archivar y ver correo electrnico para varios correos electrnicos, aparecer la pestaa Comunicaciones de la persona a la que ha enviado el correo electrnico. 8. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la lista de correos electrnicos de Outlook. El correo electrnico archivado tiene una marca de verificacin a su lado que muestra que se ha archivado correctamente en Sage CRM. Tambin puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la Bandeja de entrada de Outlook, seleccionar Abrir en una ventana nueva y arrastrar y soltar los correos electrnicos directamente en el icono Arrastrar y soltar documento en Sage CRM. Este mtodo guarda el correo electrnico como un adjunto del registro de comunicacin. Para obtener ms informacin sobre arrastrar y soltar, consulte Cmo arrastrar y soltar documentos (pgina 8-6). Para archivar un correo electrnico mientras lo enva desde Outlook: 1. Inicie sesin en Sage CRM desde Outlook. 2. En Outlook, seleccione Nuevomensaje de correo. Aparecer el panel del nuevo correo electrnico. 3. Cumplimente los campos de direccin de correo electrnico. 4. Haga clic en el botn Enviar y archivar. Aparecer la pantalla Archivar correo electrnico.
7-16 Sage CRM
Captulo 7: Integracin de MS Outlook 5. Utilice los botones de Seleccin de bsqueda avanzada de la pantalla para especificar los registros en los que desea archivar el correo electrnico. 6. Seleccione los ajustes adecuados en el panel Opciones de archivo. 7. Haga clic en el botn de accin Archivar correo electrnico. El correo electrnico se guardar en la base de datos de Sage CRM con el registro que haya especificado.
Reinstalacin del Plugin de MS Outlook

El administrador del sistema puede pedirle que reinstale el plugin de MS Outlook si, por ejemplo, se debe actualizar Sage CRM con un nuevo plugin. Para reinstalar el plugin de MS Outlook: 1. Seleccione la pestaa Preferencias. 2. Haga clic en el botn Reinstalar plugin CRM MS Outlook. Se mostrar un cuadro de dilogo que le informar de que el nuevo plugin se cargar la prxima vez que inicie MS Outlook. Puede comprobar la versin del plugin en Internet Explorer. Para ello, seleccione Herramientas | Opciones de Internet | Configuracin | Ver objetos, haga clic con el botn derecho del ratn en el archivo del plugin de Outlook de Sage CRM y seleccione Propiedades | Versin.
Desinstalacin del plugin de MS Outlook

El administrador del sistema puede pedirle que desinstale el plugin de MS Outlook. Para desinstalar el plugin de MS Outlook:
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En Outlook, seleccione Herramientas | CRM | Desinstalar. Aparecer un cuadro de dilogo que indica que el plugin se ha desinstalado correctamente. Haga clic en Aceptar y Outlook se cerrar.
Nota: El plugin no se puede desinstalar si Control de cuentas de usuario est activado en Windows Vista. Para desinstalar el plugin, un usuario con privilegios de administrador debe desactivar Control de cuentas de usuario temporalmente. Despus de la desinstalacin, el administrador podr volver a activar Control de cuentas de usuario.
Captulo 8: Gestin de documentos

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Descargar el plugin de Sage CRM. Realizar una combinacin de correspondencia. Combinar una plantilla local. Realizar una combinacin de correspondencia de varios contactos. Hacer un seguimiento de documentos en la pestaa Documentos. Recuperar un documento combinado de la pestaa Documentos. Aadir un documento a la pestaa Documentos. Arrastrar y soltar documentos. Vincular correo electrnico a un cliente. Soltar un documento en la pestaa Documentos. Documentos compartidos. Acceder a documentos en Documentos compartidos. Filtrar documentos compartidos. Aadir documentos a la pestaa Documentos compartidos. Modificar documentos en la pestaa Documentos compartidos.
Descarga del plugin de Sage CRM

El plugin permite la conectividad con MS Word al realizar una combinacin de correspondencia. Tambin puede necesitar el plugin para habilitar la funcin de Arrastrar y soltar documento. La primera vez que se quiera utilizar una de las funciones que necesitan el plugin (por ejemplo, el icono Soltar documentos en su calendario), se le pedir que descargue el plugin. Siga las instrucciones de la pantalla. Slo necesitar hacerlo una vez. Si recibe una actualizacin o si cambia de equipo, se le pedir que vuelva a descargar el plugin.
Plantillas compartidas y locales

Puede crear documentos de combinacin de correspondencia con plantillas compartidas o con plantillas guardadas en archivos locales. Las plantillas compartidas se guardan en el servidor de Sage CRM y estn disponibles para todos los usuarios. Las plantillas locales son documentos que ha guardado en su propio equipo y que, por tanto, slo estn disponibles para usted. Para obtener ms informacin acerca de cmo realizar combinaciones de correspondencia con plantillas compartidas y locales, consulte Combinacin de correspondencia (pgina 8-1).
Combinacin de correspondencia
Para combinar una plantilla existente con datos de empresas y personas: 1. Busque el cliente potencial al que quiere enviar la carta. 2. Haga clic en el vnculo de la persona para que su nombre aparezca en el rea de contexto de la pantalla. 3. Haga clic con el botn derecho del ratn o site el puntero sobre el botn Nuevo y seleccione Documento.
Captulo 8
Elegir opciones de carta, pgina
En este ejemplo puede dejar la configuracin predeterminada tal como aparece en la pgina Escoger opciones de la carta, aunque cada opcin se explica con ms detalle en la tabla siguiente. Opcin Combinar con una plantilla compartida Combinar con una plantilla local Crear nueva plantilla local Crear documento combinado <Nombre de documento> Modificar una plantilla compartida y combinarla Modificar una plantilla local y combinarla Crear comunicacin Descripcin Permite elegir entre los documentos de plantilla existentes configurados por el administrador de sistema. Estos documentos deben incluir todos los campos de combinacin estndar utilizados en su correspondencia con los clientes. Permite elegir entre los documentos de plantilla existentes guardados en archivos locales. Estos documentos deben incluir todos los campos de combinacin estndar utilizados en su correspondencia con los clientes. Abre un documento de Word en blanco. Puede crear una plantilla local nueva usando este documento en blanco y guardarlo en su equipo para poder volver a utilizarlo cuando lo necesite. El sistema se puede configurar para proporcionar acceso a otra opcin que permite combinar una plantilla compartida determinada en un momento concreto del flujo de procesos de oportunidades, clientes potenciales, incidencias o soluciones. Seleccione esta opcin para combinar la plantilla. Slo est disponible cuando combine un documento con una lista de contactos. Consulte Trabajo con listas (pgina 10-1) para obtener ms informacin. Permite modificar la plantilla antes de combinarla. Slo est disponible cuando combine un documento con una lista de contactos. Consulte Trabajo con listas (pgina 10-1) para obtener ms informacin. Permite modificar la plantilla antes de combinarla. Crea un registro de comunicacin completada El registro de comunicacin tambin incluye un vnculo al documento combinado de modo que se pueda ver en el registro de comunicacin en el futuro. Para una nica combinacin de correspondencia, al seleccionar esta opcin tambin se crea un vnculo al documento combinado desde la pestaa Documentos.
4. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer una lista de plantillas compartidas. 5. Haga clic en el vnculo de la plantilla que desea utilizar. Aparecer el documento combinado y podr modificarlo e imprimirlo. 6. Vuelva a Sage CRM. Puede dejar el documento de combinacin abierto. Se cerrar automticamente cuando se hayan completado todos los pasos. Si decide cerrar un documento en este punto, tendr que guardarlo primero. Se abrir la pgina Detalles de comunicacin.
8-2 Sage CRM
Captulo 8: Gestin de documentos 7. Aada un breve descripcin en el rea Detalles de la comunicacin. 8. Haga clic en el botn Guardar. Se crear un registro de comunicacin para dar constancia de que se ha enviado una carta, como parte del historial de interacciones con el cliente. El documento combinado se puede ver como un adjunto en el registro de comunicacin.
Registro de comunicacin
Tambin se puede visualizar y modificar desde la pestaa Documentos.
Combinacin de una plantilla local

Para combinar una plantilla local: 1. Busque el prospecto al que desea enviar la carta. 2. Haga clic con el botn derecho del ratn o site el puntero sobre el botn Nuevo y seleccione Documento. Aparecer la pgina Escoger opciones de la carta. 3. Seleccione la opcin Combinar con una plantilla local y haga clic en el botn Continuar. Puede dejar el resto de las opciones como estn. Se mostrar el cuadro de dilogo Abrir archivo. 4. Navegue hasta la carpeta en la que guarde sus plantillas personales. 5. Seleccione la plantilla que desea utilizar. 6. Haga clic en el botn Abrir. Aparecer el documento combinado y podr modificarlo e imprimirlo. 7. Vuelva a Sage CRM. Puede dejar el documento de combinacin abierto. Se cerrar automticamente cuando se hayan completado todos los pasos. Se abrir la pgina Detalles de comunicacin. 8. Aada una breve descripcin en el rea Detalles de la comunicacin. 9. Haga clic en el botn Guardar.
Combinacin de correspondencia de varios contactos

Puede crear un documento combinado para todos los contactos de una lista de bsqueda, una bsqueda guardada o un grupo. Para combinar correspondencia con varios contactos: 1. Abra una lista de bsqueda efectuando una bsqueda estndar o seleccionando una bsqueda guardada en la lista desplegable Bsqueda guardada en la parte superior de la ventana. Consulte Uso de una bsqueda guardada existente (pgina 3-12) para obtener ms informacin.
Captulo 8
Pgina de resultados de la bsqueda
2. Haga clic en el botn Nuevo documento. Aparecer la pgina Escoger opciones de la carta. 3. Seleccione la opcin Combinar con una plantilla compartida o Combinar con una plantilla local. 4. Haga clic en Continuar y: l Seleccione una plantilla en la lista de plantillas compartidas si ha seleccionado la combinacin con una plantilla compartida, o bien, Busque el archivo local guardado con el cuadro de dilogo Abrir archivo si ha seleccionado la combinacin con una plantilla local. Aparecer el documento combinado y podr modificarlo e imprimirlo.
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5. Vuelva a Sage CRM. Puede dejar el documento de combinacin abierto. Se cerrar automticamente cuando se hayan completado todos los pasos. Se abrir la pgina Detalles de la comunicacin. 6. Aada una breve descripcin en el rea Detalles de la comunicacin. 7. Haga clic en el botn Guardar. Se crear un registro de comunicacin para todos los contactos de la lista. Se guardar un vnculo al documento de cartas de formato combinado en el registro de la comunicacin.
Seguimiento de documentos de la pestaa Documentos

La gestin de los documentos relacionados con sus clientes, proveedores, partners y prospectos es una parte integral de la gestin de sus relaciones globales con los mismos. La pestaa Documentos le permite:
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Vincular copias de documentos combinados generados en el sistema, como cartas y correos electrnicos, a un cliente. Recuperar estos documentos posteriormente desde el contexto de empresa o persona para verlos o modificarlos.
Vincular copias de cualquier documento generado fuera del sistema a una empresa, persona, oportunidad de ventas, incidencia o solucin. La pestaa Documentos est disponible en los contextos siguientes:
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Empresa Persona Oportunidad
8-4 Sage CRM
Captulo 8: Gestin de documentos Incidencia Solucin Presupuesto
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l Orden Los documentos de las pestaas Oportunidad o Incidencia se pueden ver en las pestaas Empresa y Biblioteca de personas. Los documentos de la pestaa Documentos de personas tambin se pueden ver en la pestaa Documentos de empresa (excepto si la persona no est vinculada a ninguna empresa).
Recuperacin de un documento combinado de la pestaa Documentos

Si ha enviado una carta a un cliente usando la funcin Combinar documentos y durante el proceso seleccion S para las opciones de carta Comunicacin y Guardar documento, se adjunta automticamente al registro de comunicacin una copia del documento combinado, que se guarda en la pestaa Documentos. Para ver una copia del documento puede:
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Abrir el registro de comunicacin y hacer clic en el botn Ver adjunto, o bien, Puede recuperar el documento desde la pestaa Documentos por el siguiente procedimiento:
1. Busque el cliente al que envi la carta. 2. Haga clic en el vnculo de la persona para que su nombre aparezca en el rea de contexto de la pantalla. 3. Haga clic en la pestaa Documentos. Aparecer una lista de todas las entradas de documentos de la persona. 4. Haga clic en el vnculo de la entrada de documentos que desee revisar. Aparecer la pgina Detalles de documento. El botn Ver adjunto funciona igual que en la pgina Detalles de la comunicacin. Al hacer clic sobre l se abrir el documento en una ventana nueva.
Pgina Detalles de documento
5. Haga clic en el botn Modificar adjunto para ver y modificar el documento en Word. Nota: Si el botn Modificar adjunto est disponible, significa que el documento es un borrador. El botn Modificar no est disponible en documentos definitivos.
Botn Modificar adjunto
6. Modifique el documento. Si desea que la entrada de Documentos muestre el documento actualizado, guarde los cambios en Word y vuelva a Sage CRM. Tenga en cuenta que el
Captulo 8 botn Modificar adjunto tiene instrucciones adicionales para guardar los cambios realizados en el documento y guardar la entrada completa del documento. 7. Haga clic en el botn Guardar. Volver a la lista de entradas de documentos. El adjunto se actualiza en la pestaa Documentos y en el registro de comunicacin que tiene vinculado.
Adicin de un documento a la pestaa Documentos

Supongamos que recibe una "Solicitud de informacin" de un posible cliente. De momento tiene el documento guardado en la unidad de disco duro local. Para vincular este documento al cliente potencial y ponerlo a disposicin de otros usuarios para que lo consulten, puede crear una nueva entrada de biblioteca en el contexto de la empresa del cliente potencial. Para aadir el documento a la pestaa Documentos de la empresa: 1. Busque la empresa. 2. Haga clic en el vnculo de la empresa. 3. Haga clic en la pestaa Documentos. Aparecer una lista de las entradas de documentos de la empresa existentes. 4. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer el panel Detalles de documento. 5. Introduzca los detalles y aada una breve descripcin del documento. 6. Seleccione la casilla de verificacin Crear comunicacin si desea que cuando se guarde la entrada de documentos tambin se cree automticamente un registro de comunicacin cumplimentado. 7. Haga clic en el botn Buscar para seleccionar el archivo en su ubicacin actual. 8. Haga clic en el botn Guardar. La lista Documentos mostrar la nueva entrada de documento. Si ha seleccionado la casilla Crear comunicacin, tambin ver el registro de comunicacin cumplimentado en la pestaa Comunicaciones de la empresa.
Cmo arrastrar y soltar documentos

La funcin de arrastrar y soltar permite vincular rpidamente documentos, correos electrnicos o cualquier tipo de archivo de otra aplicacin con los datos de cliente de Sage CRM. Adems, si se suelta el documento en el icono de cualquiera de las listas de comunicaciones, se crea un nuevo registro de comunicacin. El documento se guarda como adjunto de la comunicacin. El icono Arrastrar y soltar documentos est disponible en las pestaas siguientes:
La pestaa Calendario de Mi CRM. Pestaa Calendario de CRM del equipo. Pestaa Comunicaciones de empresa. Pestaa Comunicaciones de persona. Pestaa Comunicaciones de cliente potencial. Pestaa Comunicaciones de oportunidad. Pestaa Comunicaciones de incidencia. Pestaa Comunicaciones de solucin. Pestaa Comunicaciones de presupuesto. Pestaa Comunicaciones de pedido. Pestaa Cualquier documento.
Vinculacin de correo electrnico a un cliente

Supongamos que acaba de recibir un correo electrnico de un cliente sobre un nuevo proyecto en el que est trabajando. Este correo es una parte fundamental del historial de interacciones con el
8-6 Sage CRM
Captulo 8: Gestin de documentos cliente. Para vincular esta correspondencia con el cliente: 1. Busque el cliente. 2. Haga clic en el vnculo de la persona. 3. Haga clic en la pestaa Comunicaciones. Aparecer una lista de comunicaciones con esta persona. Tambin podr ver el icono Arrastrar y soltar documentos a la derecha de la pgina. 4. Puede arrastrar y soltar el correo electrnico en el icono mediante uno de los dos procedimientos siguientes: organizando las ventanas del escritorio en mosaico y utilizando el ratn para arrastrar y soltar el correo electrnico en el icono Arrastrar y soltar documento; o bien copiando el registro de correo electrnico y situando el ratn encima del icono Arrastrar y soltar documento y con el botn derecho del ratn seleccionando Pegar. Se mostrar la pgina Introducir nueva tarea. 5. El tipo de accin pasar a ser automticamente como Correo entrante. Introduzca el resto de los detalles y haga clic en el botn Guardar. La nueva comunicacin aparece en la lista Comunicaciones de la empresa. Si hace clic en el icono Correo electrnico de la comunicacin, se abrir la pgina Detalles de la comunicacin. Haga clic en el botn Ver adjunto para revisar el correo electrnico. Nota: Si trabaja con Sage CRM desde Outlook, los pasos descritos son aun ms simples. Slo tiene que hacer clic con el botn derecho en la bandeja de entrada de Outlook, seleccionar Abrir en una ventana nueva y arrastrar y soltar los correos electrnicos directamente en el icono de Arrastrar y soltar documentos en Sage CRM de Outlook. Recuerde, el resto de las opciones para vincular la correspondencia de correo electrnico a registros de clientes en Sage CRM incluye:
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Integracin con Outlook. Si tiene la Integracin con Outlook instalada en su sistema, puede utilizar el botn Archivar correo electrnico en Outlook para archivar la comunicacin de correo electrnico entrante con el registro de cliente en Sage CRM. Consulte Integracin de MS Outlook (pgina 7-1) para obtener ms informacin. Correo electrnico. Si se ha configurado la funcin de Administracin de correo electrnico en el sistema, los correos electrnicos entrantes se pueden archivar automticamente en el registro de la persona o empresa correspondientes. Consulte Archivado de correos electrnicos entrantes y salientes (pgina 6-5) para obtener ms informacin.
Cmo arrastrar y soltar un documento en la pestaa Documentos

Para arrastrar y soltar un documento en la pestaa Documentos: 1. Busque la empresa. 2. Haga clic en el vnculo de la empresa. 3. Haga clic en la pestaa Documentos. Aparecer una lista de las entradas de documentos de la empresa existentes. 4. Organice en mosaico las ventanas de Sage CRM y del explorador. 5. Haga clic en el documento y arrstrelo desde la ventana del explorador al icono de Arrastrar y soltar documentos. Tambin puede hacer clic con el botn derecho en el icono de Arrastrar y soltar documentos y hacer clic en Seleccionar un archivo, en lugar de arrastrarlo desde otra ventana. Aparecer el panel Detalles de documentos. 6. Introduzca los detalles del documento y haga clic en el botn Guardar. La lista Documentos mostrar la nueva entrada de documento.
Captulo 8
Documentos compartidos
Todos los usuarios tienen acceso a la pestaa Documentos compartidos. Esta pestaa guarda documentos de la empresa a los que es posible que necesite acceder rpidamente cada da. Sin embargo, es posible que no tenga acceso a todos los documentos de la pestaa Documentos. Para cargar documentos en la pestaa Documentos o modificar documentos ya cargados debe ser administrador del sistema o gestor de informacin.
Acceso a documentos en Documentos compartidos

Para acceder a documentos en Documentos compartidos: 1. Dentro de la pestaa Mi CRM, seleccione la pestaa Documentos compartidos. Se mostrar una lista de documentos. 2. Haga clic en el vnculo de un documento. Aparecer la pantalla Detalles del documento. 3. Haga clic en el botn Ver documento para abrirlo y visualizarlo.
Filtrado de documentos compartidos

Si la lista predeterminada de documentos de la pestaa Documentos compartidos es extensa y difcil de manejar, puede utilizar el cuadro de filtrado de la parte derecha de la pantalla para filtrarla segn diferentes criterios. Por ejemplo, es posible que necesite encontrar rpidamente una carta de ventas, pero no est seguro de cul. Para filtrar la lista Documentos compartidos:
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Por ejemplo, seleccione Carta de la lista desplegable Tipo. Haga clic en el botn Filtro. De este modo slo aparecern en la lista los documentos de tipo Carta, lo que facilita encontrar la carta que necesita.
Adicin de documentos a la pestaa Documentos compartidos

Slo los administradores y gestores de informacin tienen permiso para cargar documentos en la pestaa Documentos compartidos o modificar documentos ya cargados. Para cargar un documento: 1. Dentro de Mi CRM, seleccione la pestaa Documentos compartidos y haga clic en el botn de accin Nuevo. 2. Especifique el tipo de documento que va a cargar y otros detalles, como los equipos que pueden visualizarlo y si est asociado con una entidad determinada. 3. Use el botn Buscar para buscar el documento que quiere cargar en Documentos compartidos.
Pgina de detalles del documento
8-8 Sage CRM
Captulo 8: Gestin de documentos 4. Haga clic en el botn Guardar para cargar el documento. El documento estar disponible desde la pestaa Documentos compartidos para todos los usuarios, que tengan el equipo seleccionado como principal o equipo de visualizacin. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Modificacin de documentos en la pestaa Documentos compartidos

Slo los administradores y gestores de informacin tienen permiso para modificar documentos ya cargados. Para modificar documentos en la pestaa Documentos compartidos: 1. Dentro de la pestaa Mi CRM, seleccione la pestaa Documentos compartidos. 2. Busque el documento que desea modificar y haga clic en el vnculo para abrirlo. 3. Haga clic en el botn Ver adjunto para abrir el documento adjunto y gurdelo en un archivo local. Nota: Si el botn Modificar adjunto est disponible, significa que el documento es un borrador, de modo que puede realizar cambios directamente en el documento y guardarlo. El botn Modificar no est disponible en documentos definitivos. 4. Realice los cambios que precise en el documento y haga clic en Guardar. 5. Asegrese de tomar nota de los detalles del documento, vuelva a Sage CRM y borre el documento existente con el botn Eliminar. Volver a la lista de documentos. 6. Haga clic en el botn Nuevo para cargar el documento actualizado. 7. Introduzca los detalles del documento en la pantalla Detalles y vaya al documento actualizado, que guard en su equipo, con el botn Buscar. 8. Pulse Guardar. Ahora los usuarios podrn acceder al documento actualizado desde Mi CRM | Documentos compartidos. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Captulo 9: Ejecucin de informes

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Encontrar los informes de muestra disponibles en el sistema. Ejecutar informes de lista, de referencias cruzadas, de historial o de resumen. Guardar los criterios de bsqueda del informe. Aadir informes favoritos. Cambiar las opciones de visualizacin del informe.
Informes de muestra
La instalacin estndar incluye informes de muestra de las categoras siguientes:
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Actividad Comunicaciones Atencin al cliente Generales Cliente potencial Marketing Ventas Administrador Campaas Llamadas salientes
Ejecucin de informes
Existen tres tipos de informe estndar:
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Lista. Crea filas y columnas de informacin basadas en los criterios seleccionados. Referencias cruzadas. Crea un recuento de registros a travs de unos ejes X e Y basado en los criterios seleccionados.
Historial. Crea un informe que proporciona una vista esttica de un registro en momentos determinados del pasado. Los Informes de resumen, que muestran informacin general de cuentas, estn disponibles en las pestaas Resumen de las siguientes entidades:
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Empresas Personas Oportunidades
l Incidencias Si dispone de los permisos adecuados, tambin puede generar resultados de informes de cualquier lista de bsqueda, bsqueda guardada o agrupada.
Ejemplo: Lista de empresas por sector (Lista)

Este informe muestra una lista simple de las empresas en los sectores industriales seleccionados. Por ejemplo, todas las empresas del sector Informtica - Software. Para ejecutar el informe:
Captulo 9 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina Informes. 2. Seleccione la categora General de informes generales. 3. Haga clic en el vnculo del informe llamado Lista de empresas por sector o seleccione el botn Ejecutar. Aparecer la pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda.
Pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda de informes
4. La opcin de visualizacin predeterminada es la visualizacin en pantalla del resultado del informe. Deje la opcin de visualizacin en pantalla seleccionada en este ejemplo. 5. Seleccione los criterios del informe. Si deja en blanco los criterios de bsqueda, se utilizan los valores predeterminados para que coincidan todos los valores permitidos. Para seleccionar varios criterios a la derecha del panel, mantenga pulsada la tecla Control y seleccione las distintas entradas. 6. Haga clic en el botn Ir. Aparecer el informe Lista de empresas por sector en una ventana nueva. Los criterios de bsqueda aparecen en la parte superior del resultado del informe. La pgina de resultados del informe puede incluir vnculos a la pgina de resumen correspondiente. Si contiene vnculos puede, por ejemplo, seleccionar un nombre de empresa en la pgina de resultados del informe para acceder a la pgina de resumen de esa empresa.
Pgina de resultados del informe
7. Puede desplazarse por las pginas de un informe extenso con los botones de navegacin de la parte superior de la pgina. La primera pgina del informe aparece tan pronto como se genera, con flechas en la parte superior para ir a la pgina siguiente o a la ltima pgina. Si hace clic en los botones de pgina siguiente o ltima pgina antes de que stas hayan sido generadas, aparecer un mensaje para informarle que la pgina no est preparada. Cuando se haya generado el informe por completo, en la parte superior de la pgina aparecer el icono Ir a la pgina y el icono Imprimir. Los botones de navegacin se definen en el generador de informes del administrador del sistema o de un usuario con permiso para modificar informes.
9-2 Sage CRM
Captulo 9: Ejecucin de informes

Botones de exploracin del informe
8. Para cerrar la pgina de informes, cierre la ventana de resultados del informe.
Ejemplo: Informe de acciones registradas por usuario (Referencias cruzadas)

Este informe muestra el nmero de los distintos tipos de comunicaciones registradas por usuarios concretos. Los criterios de bsqueda incluyen el campo Fecha/hora de la comunicacin, de forma que puede revisar, por ejemplo, todas las comunicaciones registradas por su equipo durante el ltimo mes. Para ejecutar el informe: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina Informes. 2. Seleccione la categora Informes de acciones. 3. Haga clic en el vnculo del Informe de acciones registradas por usuario o pulse el botn Ejecutar. Aparecer la pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda. Los criterios de bsqueda se combinan con operadores lgicos "Y", es decir, slo se reflejan como resultados las acciones que cumplen ambos criterios, Fecha/hora y Usuario.
Pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda
4. Seleccione los criterios del informe. Para el criterio de bsqueda de Fecha/hora puede elegir entre varios criterios de intervalo de fecha. Por ejemplo: l Una fecha exacta combinada con un operador, por ejemplo =, <> o =>.
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Un intervalo de fechas determinado (Entre). Una fecha relativa, por ejemplo Trimestre actual, Prximo mes o Semana anterior, todos ellos con respecto a la fecha actual. Una fecha determinada, por ejemplo cualquier lunes entre el 1 y el 30 de noviembre.
5. Seleccione los usuarios sobre cuyas acciones quiere realizar un informe. 6. Haga clic en el botn Ir. El resultado del informe aparecer en una ventana nueva. El informe incluye una grfica.
Captulo 9
Ejemplo: Historial de cierre de oportunidades (Historial)

Este informe muestra oportunidades que se abrieron durante el perodo de tiempo especificado, por ejemplo del 1 al 31 de julio. Se pueden aadir ms criterios de bsqueda de Estado de la oportunidad para mostrar, por ejemplo, todas las oportunidades abiertas entre el 1 y el 31 de julio, que se ganaron posteriormente durante dicho perodo de tiempo o ms adelante. Para ejecutar el informe: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina Informes. 2. Seleccione la categora de informes Ventas. 3. Haga clic en el vnculo del Informe de historial de cierre de oportunidades o haga clic en el botn Ejecutar. Aparecer la pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda.
Pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda
4. Seleccione los criterios del informe. 5. Haga clic en el botn Ir. El resultado del informe aparecer en una ventana nueva. El nmero total de oportunidades abiertas desde el 1 al 21 de julio, y que se consiguieron posteriormente, es la cifra que se muestra en la ltima semana del periodo seleccionado (no es el total de todas las semanas). Los totales semanales le ofrecen una instantnea temporal del total durante el perodo especificado para oportunidades abiertas.
Ejemplo: Informe de resumen de personas

Va a visitar a Arturo Gmez, de Diseos Roca y quiere un resumen breve de todas sus actividades recientes y de los datos de contacto clave. Para ejecutar el informe:
9-4 Sage CRM
Captulo 9: Ejecucin de informes 1. Haga clic con el botn derecho o pase el ratn sobre el botn de men Buscar y seleccione Persona. 2. Escriba los detalles de Arturo y pulse el botn Buscar. 3. Haga clic en el vnculo de la persona cuyo informe desea generar. 4. Haga clic en el botn Informe resumen. Los detalles de resumen de la persona se mostrarn en un archivo de Adobe PDF.
Informe de resumen de personas
5. Haga clic en el icono Imprimir para imprimirlo y llevrselo a la reunin.
Ejemplo: Exportacin de una lista de empresas desde una lista de bsqueda

Si es usted gestor de informacin, puede crear rpidamente un informe de lista en formato CSV o texto desde cualquier lista de bsqueda, bsqueda guardada o grupo. Para exportar una lista de empresas desde una lista de bsqueda: 1. Seleccione Buscar | Empresa y, por ejemplo, busque todas las empresas que tiene asignadas y que estn ubicadas en Dubln. 2. Haga clic en el botn Exportar a archivo. 3. Escriba un nombre para el archivo y seleccione el formato que desee, por ejemplo hoja de clculo (CSV) o texto.
Ventana de opciones de exportacin de archivo
4. Haga clic en el botn Guardar. La lista de empresas se exportar a un archivo en formato CSV o texto.
Almacenamiento de los criterios de bsqueda del informe

Si ejecuta informes peridicamente con los mismos criterios de bsqueda (por ejemplo: informe mensual de acciones de Fernando, Juan, Ana y Susana) puede guardar y volver a utilizar los criterios de bsqueda seleccionados. Para guardar los criterios de bsqueda del informe:
Captulo 9 1. Haga clic en el botn Informes. 2. Seleccione una categora de informes en el rea de contexto de la pantalla. Por ejemplo, Informes de acciones. 3. Haga clic en el botn Ejecutar situado junto al informe que quiere ejecutar. Por ejemplo, Informe de acciones registradas por usuario. Aparecer la pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda. 4. Seleccione el criterio de bsqueda y haga clic en el botn Guardar. Se le pedir que introduzca un nombre para la bsqueda guardada. Al seleccionar la casilla de verificacin Disponible para todos los Usuarios, la bsqueda guardada estar disponible para todos los usuarios.
Cuadro de dilogo Bsqueda guardada
5. Introduzca una breve descripcin de la bsqueda, por ejemplo Mensual del equipo Telco y haga clic en el botn Guardar. Cuando vuelva a la lista de informes, aparecern los criterios de bsqueda guardados en una lista situada junto al informe.
Bsqueda guardada
Para ejecutar el informe con los criterios de bsqueda guardada, haga clic en el botn Ejecutar, junto al nombre de la bsqueda guardada. Para editar una bsqueda guardada, seleccinela en la columna Bsqueda guardada, haga clic en el botn Ejecutar, realice los cambios necesarios y haga clic en el botn Guardar. Para eliminar una bsqueda guardada, seleccinela en la columna Bsqueda guardada, haga clic en el botn Ejecutar y haga clic en el botn Eliminar.
Adicin de informes favoritos

Puede agrupar los informes en los que trabaje regularmente en su categora de informes personalizada. Para aadir un informe a la categora Mis informes favoritos: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina actual de la categora del informe. 2. Seleccione la categora donde se encuentra su informe favorito. 3. Active la casilla de verificacin Favorito junto al informe que desea aadir a la categora Mis informes favoritos.
Lista de informes de ventas
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Captulo 9: Ejecucin de informes 4. Para ver sus informes favoritos, haga clic en la categora Mis informes favoritos. Aparecer una lista de todos los informes marcados como Favoritos.
Cambio de las opciones de visualizacin del informe

Puede visualizar un informe:
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En pantalla en Sage CRM. Como archivo PDF de Adobe. Como archivo CSV.
l Como archivo MS Excel. Puede encontrar ms informacin sobre las siguientes opciones de visualizacin de informes:
Adobe PDF (pgina 9-7) Archivo CSV (pgina 9-7) Informe MS Excel (pgina 9-8)
Adobe PDF
Para ver un resultado de informe en formato Adobe PDF:
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Seleccione la opcin Vista preliminar en el panel Opciones de visualizacin.
El resultado aparecer en formato Adobe PDF.
Resultados en Adobe PDF
Nota: Para ver este tipo de resultado de informe deber tener instalado en su equipo Adobe Acrobat Reader. Puede descargarlo en http://www.adobe.com. Si est ejecutando informes que incluyan caracteres extendidos, debe asegurarse de que tiene instalada la fuente Arial Unicode MS (ARIALUNI.TTF); de lo contrario, los caracteres extendidos no se mostrarn.
Archivo CSV
Para ver los resultados de un informe en formato CSV (valores delimitados por comas):
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Seleccione la opcin Exportar (CSV) en el panel Opciones de visualizacin.
Los resultados se visualizars en formato de archivo CSV.
Captulo 9
Formato CSV
Informe MS Excel
Para ver los resultados de un informe en formato MS Excel:
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Seleccione la opcin Exportar (XLS) en el panel Opciones de visualizacin.
El informe se mostrar en formato de MS Excel.
Formato MS Excel
9-8 Sage CRM
Captulo 10: Trabajo con listas

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Realizar un mailing. Planificar llamadas a una lista de contactos. Enviar un correo electrnico a una lista. Exportar un archivo.
Introduccin a acciones con listas

Puede realizar un mailing o planificar varias llamadas en una sola accin por medio de los botones de accin que aparecen a la derecha de Listas de bsqueda, Bsquedas guardadas y la lista Mi CRM | Contactos. En esta seccin se explica cmo utilizar estas acciones. Los grupos y la funcin de Gestin de campaas ofrecen formas ms avanzadas de llevar a cabo acciones con varios usuarios basadas en listas. Consulte Gestin de campaas (pgina 16-1) y Grupos (pgina 15-1) para obtener ms informacin.
Nuevo documento
Este ejemplo muestra cmo realizar un envo de correo masivo a todas las personas de la pestaa Mis contactos de Sage CRM. Para realizar el envo de correo publicitario: 1. Seleccione Mi CRM y haga clic en la pestaa Contactos. Si la lista Contactos est vaca, seleccione los botones Aadir contactos o Aadir grupo de contactos para aadir personas a la lista. Tambin puede aadir contactos a esta lista desde MS Outlook. Consulte Integracin de MS Outlook (pgina 7-1) para obtener ms informacin. 2. Cuando disponga de una lista de contactos en la pestaa Contactos, seleccione Nuevo documento, situado a la derecha de la pgina. Nota:El botn Nuevo documento, situado a la izquierda de la pgina, combina los datos de un solo contacto con una plantilla de documento. Las acciones de la parte derecha de la pantalla enviarn el documento a todos los contactos de la lista actual.
Botn de accin Nuevo documento
Captulo 10 3. Aparecer la pgina Escoger opciones de la carta. Consulte Gestin de documentos (pgina 8-1) para obtener ms informacin sobre estas opciones. 4. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la lista Plantillas compartidas. 5. Seleccione la plantilla que desee utilizar para este correo publicitario. La plantilla se combina con los detalles de cada contacto de la pestaa Contactos. 6. Si lo desea, imprima las cartas en este momento. 7. Vuelva a Sage CRM y cumplimente los detalles de la comunicacin. Se guardar un vnculo al registro de la comunicacin y al documento para cada contacto.
Nueva tarea
Este ejemplo muestra cmo planificar una llamada a todos los contactos ubicados en Nueva York para quienes usted es el Gestor de cuentas. Para ello, se utilizan los resultados de una bsqueda en la lista Personas. Para planificar las llamadas: 1. Haga clic con el botn derecho en el botn de men Buscar (o selelo con el puntero) y seleccione Persona. Se mostrar la pgina de bsqueda de persona. 2. Escriba el criterio de bsqueda (por ejemplo, Nueva York) en el campo Ciudad y su nombre (por ejemplo, Susana Mayo) en el campo Gestor de cuentas. 3. Haga clic en el botn Buscar situado en la parte derecha de la ventana. Aparecer una lista de personas que cumplen los criterios de bsqueda. Tambin aparecer un nuevo conjunto de botones, en el lado derecho de la pgina. Nota:Tambin puede ejecutar acciones sobre listas generadas desde Bsquedas guardadas. Consulte Bsqueda de informacin (pgina 3-1) para obtener ms informacin sobre bsquedas guardadas.
Resultados de bsqueda y botones de accin
4. Haga clic en el botn Nueva tarea, a la derecha de la pantalla. Nota: El botn Nueva tarea, disponible desde el botn de men Nuevo de la izquierda de la pgina, combina los datos de un solo contacto con una nueva tarea. Las acciones de la parte derecha de la pantalla crearn una nueva tarea para cada contacto de la lista actual. Aparecer la pgina Introducir informacin de tarea.
10-2 Sage CRM
Captulo 10: Trabajo con listas
Pgina Introducir informacin de la tarea para los destinatarios
5. Los detalles de todos los campos de esta pgina, excepto de las Opciones de planificacin, se explican en Planificacin de la devolucin de una llamada (pgina 5-2). Para obtener ms informacin sobre Opciones de planificacin, consulte Planificacin de llamadas de seguimiento (pgina 16-10). 6. Cumplimente la informacin de la tarea programada y haga clic en el botn Guardar. Las tareas pendientes aparecern en la pestaa Calendario del usuario para el que se han programado.
Envo decorreo electrnico

Este ejemplo muestra cmo realizar un envo masivo de correo a todos los contactos de una lista de bsquedas guardadas. En este ejemplo, el usuario ya ha creado una bsqueda guardada llamada Contactos de Boston. Consulte Creacin de una nueva bsqueda guardada (pgina 3-12) para obtener ms informacin sobre bsquedas guardadas. Para enviar correos electrnicos: 1. Haga clic con el botn derecho en el botn de men Buscar (o selelo con el puntero) y seleccione Persona. Se mostrar la pgina de bsqueda de persona. 2. Recupere la lista Bsqueda guardada seleccionndola en la lista desplegable de la parte superior derecha de la pgina de bsqueda. Aparecer una lista de personas que cumplen los criterios de la bsqueda guardada. Tambin aparecer un nuevo conjunto de botones, en el lado derecho de la pgina. 3. Haga clic en el botn Nuevo correo electrnico de la derecha de la pantalla. Nota: El botn Correo electrnico, disponible desde el botn de men Nuevo situado a la izquierda de la pgina, combina los datos de un solo contacto con un correo electrnico. Las acciones de la parte derecha de la pantalla enviarn el correo electrnico a cada uno de los contactos de la lista actual. Aparecer la pgina Envo masivo de correo electrnico. Todos los campos de esta pgina se explican en Envo de correos electrnicos masivos (pgina 15-16).
Pgina Enviar correo electrnico masivo
Captulo 10 4. Cumplimente la informacin para el envo masivo de correo electrnico y haga clic en el botn Enviar correo electrnico. Se envan los correos electrnicos y se almacena un vnculo con el registro de comunicacin para cada persona de la lista. El correo electrnico tambin puede recuperarse desde el registro de comunicacin del contacto.
Exportacin a un archivo
Este ejemplo le muestra cmo exportar una lista de empresas a un archivo. En este ejemplo, donde usted es el gestor de cuentas, exportar una lista de empresas basada en una bsqueda guardada. Consulte Creacin de una nueva bsqueda guardada (pgina 3-12) para obtener ms informacin sobre bsquedas guardadas. Para exportar la lista de empresas: 1. Haga clic con el botn derecho en sobre el botn de men Buscar (o deje el puntero quieto sobre el mismo) y seleccione Empresa. Aparecer la pgina de bsqueda de empresas. 2. Recupere la lista Bsqueda guardada seleccionndola en la lista desplegable de la parte superior derecha de la pgina de bsqueda. Aparecer una lista de empresas que cumplen los criterios de la bsqueda guardada. Tambin aparecer un nuevo conjunto de botones, en el lado derecho de la pgina. 3. Haga clic en el botn Exportar a un archivo, a la derecha de la pantalla. Aparecer la pgina Opciones de exportacin de archivo.
Pgina Opciones de exportacin de archivo
4. Elija cmo quiere que aparezca el resultado de la exportacin: seleccione entre Hoja de clculo (CSV) y Texto. El valor predeterminado es Hoja de clculo (CSV). 5. Haga clic en el botn Guardar. El resultado aparecer en una ventana de navegador nueva con formato de hoja de clculo. Desde la nueva ventana puede revisar la informacin y guardarla seleccionando Archivo | Guardar Como. Tambin puede acceder al archivo exportado desde la pestaa Mi CRM | Documentos compartidos.
10-4 Sage CRM
Captulo 11: Oportunidades de venta

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Definir qu es una oportunidad. Crear una nueva oportunidad. Conocer los campos de la ventana de oportunidades. Conocer los iconos de estado de las oportunidades. Aadir informacin a una oportunidad existente. Registrar el inters por un producto. Pasar oportunidad a la etapa siguiente. Enviar un presupuesto desde la oportunidad. Convertir un presupuesto en un pedido. Imprimir un pedido. Pasar oportunidad a la etapa siguiente a travs del ciclo de ventas hasta su cierre. Ver la grfica tubular de ventas. Ejecutar un informe de oportunidades. Determinar en qu oportunidades estoy trabajando. Crear una oportunidad desde otros contextos. Eliminar una oportunidad. Crear presupuestos y pedidos fuera del contexto de oportunidad. Buscar un presupuesto. Buscar un pedido.
Captulo 11
Qu es una oportunidad?
En Sage CRM, una oportunidad es una oportunidad de ventas. Una oportunidad puede crearla directamente un comercial, o puede crearse al convertir un cliente potencial de marketing en una oportunidad.
Cerrar una venta: Escenario
11-2 Sage CRM
Campos de oportunidad
Esta tabla explica los campos de la pgina Nueva Oportunidad: Campo Empresa Persona Descripcin Origen Tipo Ref de cliente Detalles Abierto Cerrada Zona Divisa de la oportunidad Actividad de la fase Etapa Estado Prioridad Asignado a Equipo Cerrar antes de Valor total del presupuesto Descripcin Empresa para la que existe la oportunidad de ventas. Persona de contacto principal de la empresa de la oportunidad. Breve descripcin de la oportunidad. Origen de la oportunidad. Por ejemplo Feria comercial, Recomendacin de un cliente o Internet. Tipo de oportunidad o rea general de inters en el producto. Por ejemplo Servicios, Licencia, Consultora o Mixta. Cdigo de referencia del cliente. Por ejemplo, podra ser una combinacin de cdigo de campaa de marketing e identificador del cliente. Descripcin detallada de la oportunidad de venta. Fecha de recepcin de la oportunidad. Queda consignada de manera predeterminada con la fecha actual. Fecha real de cierre de la oportunidad. Zona de seguridad. Para obtener ms informacin, consulte Gestin de zonas (pgina 4-7). Campo de slo lectura, generado a partir del presupuesto o pedido. Si precisa ms informacin, consulte la explicacin del campo Divisa de la pestaa Presupuestos. Accin de la fase de la campaa en la que se ha generado la oportunidad (slo disponible si se cuenta con el mdulo Gestin de campaas). Etapa en la que se encuentra la oportunidad. Por ejemplo, Cliente potencial, Presupuestado o Negociacin en curso. Estado de la oportunidad. Por ejemplo, En curso, Ganada o Perdida. Prioridad. Por ejemplo, Normal, Baja, Alta. Persona responsable de la venta. Equipo responsable de la venta. Fecha de cierre de la previsin. Campo de slo lectura. Importe bruto de los presupuestos asociados a esta oportunidad para los que se ha activado la casilla de verificacin Incluir en el total de presupuestos. Este valor no se usa a efectos de previsin. Si un presupuesto pasa a tener un estado Inactivo, la parte del importe bruto derivado de l se deduce del valor total del presupuesto. Si el presupuesto pasa a convertirse en pedido, la parte del importe bruto derivada de dicho presupuesto se resta del valor total del presupuesto. Si slo se ha marcado la casilla Incluir en total de presupuestos para un presupuesto, este valor pasar a cero si dicho presupuesto se convierte en pedido.
Captulo 11
Campo Valor total del pedido
Descripcin Campo de slo lectura. Importe bruto de los pedidos asociados a esta oportunidad en cuyo presupuesto se haya marcado la casilla Incluir en el total de presupuestos. Este valor se rellena cuando un presupuesto pasa a convertirse en pedido. Este valor no se usa a efectos de previsin. Si el pedido pasa a un estado Inactivo, la parte del importe bruto derivada de ste se resta del Valor total de los pedidos de la oportunidad.
Esta tabla muestra los iconos de Estado de oportunidad. Icono Estado Descripcin En curso Conseguida Perdida
Creacin de una nueva oportunidad

Para crear una nueva oportunidad: 1. Busque el cliente potencial. Si es nuevo y no figura en la base de datos, deber crear una nueva empresa. 2. Haga clic en el vnculo de la empresa y seleccione la pestaa Oportunidades. 3. Haga clic en el botn Nueva oportunidad y aada a los detalles de la oportunidad toda la informacin de la que disponga en este punto.
Pgina Nueva oportunidad
4. Haga clic en el botn Guardar. La nueva oportunidad aparece como el contexto actual y muestra la pgina Resumen de oportunidades. Puede pasar el ratn o hacer clic con el botn derecho en el botn de men Nuevo y seleccionar Tarea para planificar una llamada de seguimiento para la semana
11-4 Sage CRM
Captulo 11: Oportunidades de venta siguiente. Observar que la tarea se vincula automticamente a la oportunidad en el campo En relacin con.
Tarea asociada con oportunidad
Adicin de informacin a una oportunidad existente

Si desea saber ms sobre cmo aadir informacin a una oportunidad existente consulte: Productos (pgina 11-5) Paso de una oportunidad a la etapa siguiente (pgina 11-8)
Productos
Supongamos que durante una conversacin con un cliente potencial ha averiguado en qu productos est interesado exactamente y ha comentado los precios con l. Para registrar esta informacin: 1. En el contexto de la Oportunidad, seleccione la pestaa Presupuestos. 2. Haga clic en el botn Nuevo.
Pgina Nuevo presupuesto
3. Aada la informacin en la pgina Nuevo presupuesto. Los campos se explican en la siguiente tabla. Campo Divisa Descripcin Divisa del presupuesto. La divisa del presupuesto se muestra en la divisa preferida del usuario conectado. La divisa slo se puede cambiar si no hay ninguna lnea de producto en el presupuesto. La divisa definida en este campo aparece en la pgina Resumen de oportunidades. Puede crear varios presupuestos sin lneas de productos y establecer una divisa distinta cada vez que cree un presupuesto. Sin embargo, cuando establezca la divisa para el nuevo presupuesto, la divisa de los presupuestos vacos cambiar a esa misma divisa. Seleccione la lista de precios en la que se basa el presupuesto. Es un campo obligatorio. Si el usuario no selecciona una lista alternativa, se seleccionar la lista de precios predeterminada. Un presupuesto puede tener el estado Activo, Inactivo o Convertido. Puede seleccionar Activo o Inactivo. El estado Convertido se define automticamente cuando el presupuesto se convierte en pedido.
Lista de precios Estado
Captulo 11
Campo
Descripcin Si se fija el estado en Inactivo, se resta el importe bruto del pedido del Valor total del presupuesto de la oportunidad (si en l se seleccion la casilla de verificacin Incluir en el total de presupuestos).
Incluir en el total de presupuestos Referencia Abierto Vencimiento
Incluye el presupuesto en el campo Valor total del presupuesto de la oportunidad. Puede incluir dos o ms presupuestos en el Valor total del presupuesto de la oportunidad. Este valor no se usa a efectos de previsin. Se genera automticamente al guardar el presupuesto. El formato de la referencia lo determina el administrador del sistema. Campo de slo lectura establecido por el sistema cuando se crea el presupuesto. El valor predeterminado es de siete das a partir de la fecha de creacin del presupuesto. Puede cambiar la fecha manualmente. El administrador del sistema puede cambiar el perodo de validez predeterminado. Breve descripcin del presupuesto.
Descripcin
Los campos de descuento a nivel de presupuesto son: Campo Tipo de descuento Porcentaje de descuento Descripcin Seleccione entre Porcentaje o Importe. Porcentaje de descuento sobre el total del presupuesto. Los descuentos se redondearn conforme al nmero de decimales que tenga configurado el sistema. Si el tipo de descuento se define como Importe, este campo ser de slo lectura y se calcular en funcin de la cantidad introducida en el campo Importe del descuento. Importe que se descuenta del presupuesto total. Puede tener dos decimales. Si el tipo de descuento se define como Porcentaje, este campo ser de slo lectura y se calcular en funcin del porcentaje introducido en el campo Porcentaje del descuento.
Importe del descuento
Nota: Se puede aadir un descuento a un presupuesto o pedido que no tenga lneas de productos. Esto resulta til, por ejemplo, en caso de que:
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quiera emitir una nota de crdito o haya acordado con un cliente un descuento de, por ejemplo, 10 euros en cada pedido. De este modo puede aplicar los 10 euros de descuento antes de que el cliente decida qu productos quiere.
4. Haga clic en Siguiente. Aparecer el panel Nueva Lnea de Producto.
Panel Nueva lnea de producto
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Captulo 11: Oportunidades de venta 5. Escriba la informacin en el panel Nueva lnea de producto. Los campos se explican en la siguiente tabla. Campo Familia de productos Descripcin Grupo al que pertenecen los productos. Por ejemplo, una empresa que vende material de oficina puede tener las familias de productos siguientes: muebles de oficina, componentes informticos, material de papelera y material de archivo. La familia de productos seleccionada restringir los productos que se pueden seleccionar en el campo Producto. Las familias las configura el administrador del sistema. El producto seleccionado en la lista de productos establecida por el administrador del sistema. Unidad de medida disponible del producto seleccionado. Por ejemplo, una empresa que vende material de oficina puede vender bolgrafos en unidades o en paquetes de 24 36. El administrador del sistema puede configurar una familia de UdeM para "Paquetes de bolgrafos" y UdeM para unidades, paquetes de 24 o paquetes de 36. Si el administrador del sistema no ha activado las unidades de medida, no se mostrar este campo. Cantidad del producto. Si se utilizan UdeM, este campo indica la cantidad de la UdeM. Precio estndar del producto. Si se utilizan UdeM, este campo indica el precio de la UdeM. Es un campo de slo lectura. Toma como predeterminados los valores de la lista de precios cuando slo hay un producto o una nica unidad de medida. Este campo slo se puede modificar para aplicar descuentos por lneas de producto. Campo de slo lectura. Se calcula restando el precio presupuestado de la lista de precios.
Producto Unidad de medida
Cantidad Lista de precios Precio presupuestado
Descuento por lneas de producto
6. Seleccione Guardar y Nuevo para aadir la siguiente lnea de producto o bien Guardar para aadir la lnea de producto y abandonar el panel Nueva Lnea de Producto. Cuando termine de aadir las lneas de producto puede:
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Cambiar el resumen. Le permite acceder al panel Resumen de presupuestos y al rea de descuentos por lneas de producto. Nueva lnea de producto. Le permite aadir lneas de producto al presupuesto. Nueva lnea de producto de texto libre. Puede aadir una lnea de producto de texto libre, por ejemplo, para un producto que no aparezca en la lista de precios estndar. Puede aadir una descripcin, cantidad y precio para la lnea de producto. Estas lneas de producto se incluirn en el presupuesto impreso. Nuevo comentario de lnea de producto. Puede aadir un comentario de texto libre, por ejemplo, para aadir informacin adicional sobre otra lnea de producto de su presupuesto. Puede aadir un nmero de lnea y una descripcin. Por ejemplo, si aade el Nmero de lnea 2, el comentario se colocar como la segunda lnea de producto. Pero si ya ha seleccionado otras lneas de producto, sus nmeros de lneas de producto cambiarn de secuencia. Estos comentarios de lnea de producto se incluirn en el presupuesto impreso.
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Captulo 11 Duplicar.Crea un presupuesto nuevo basado en la informacin del presupuesto existente. Promover. Convierte un presupuesto en un pedido. Enviar presupuesto. Realiza una combinacin de correo con un documento de plantilla de presupuesto. Aadir este registro a un grupo. Aade el presupuesto a un grupo existente de presupuestos, por ejemplo para su uso como parte de una accin de envo de correo. Consulte Grupos (pgina 15-1) para obtener ms informacin.
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Nota: Cuando se modifica un concepto, no se puede modificar el Producto o Familia de productos.
Paso de una oportunidad a la etapa siguiente

Si su sistema tiene activado el Flujo de procesos de oportunidades, ver varios botones de flujo de procesos a la derecha de la pgina Resumen de Oportunidades. Los botones de flujo de procesos disponibles variarn en funcin de la configuracin del flujo de procesos de oportunidades y de las opciones que haya personalizado del mismo para adaptarlo a su proceso de ventas.
Botones de flujo de procesos
Puede registrar la informacin de calificacin recibida del prospecto para la oportunidad utilizando el flujo de procesos de oportunidades de muestra del sistema. Para pasar la oportunidad a la etapa siguiente: 1. Seleccione la vieta de flujo de procesos Aceptado. 2. Cuando aparezca la pgina Pasar Oportunidad a la etapa siguiente, rellene los campos necesarios y aada cualquier informacin adicional en el campo Nota de seguimiento.
Pgina Pasar oportunidad a la etapa siguiente
3. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de oportunidades. Todos los cambios introducidos en la oportunidad desde la pgina Pasar Oportunidad a la etapa siguiente se pueden ver desde la pestaa Seguimiento actividad. La columna Duracin de la pestaa Seguimiento de la oportunidad muestra cunto tiempo ha estado la oportunidad en cada fase del proceso de aceptacin. La duracin tiene en cuenta el calendario laboral definido por el administrador del sistema.
Envo de un presupuesto
Para enviar un presupuesto al cliente:
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Captulo 11: Oportunidades de venta 1. Abra el presupuesto en la pestaa Presupuestos. 2. Haga clic en el botn Enviar Presupuesto. 3. Cuando aparezca la pgina Escoger opciones de la carta, haga clic en el botn Continuar. En la lista Plantillas compartidas aparecer una lista de los documentos relacionados con ventas. 4. Seleccione una plantilla. El presupuesto aparecer en pantalla y puede modificarlo o imprimirlo.
Presupuesto
5. Vuelva a Sage CRM, cumplimente los datos del registro de comunicacin y seleccione el botn Guardar.El presupuesto se guarda como una entrada de la biblioteca, y se crea un registro de comunicacin. 6. Pase la oportunidad a la siguiente etapa del ciclo de ventas seleccionando, por ejemplo, la vieta de flujo de procesos Propuesta enviada de la pgina Resumen de Oportunidades. Observe que el flujo de procesos de muestra puede ser ligeramente distinto de su flujo de procesos personalizado. 7. Introduzca la informacin necesaria (por ejemplo, establezca en un valor ms alto el campo % de certidumbre) y aada una nota de seguimiento. La oportunidad est ahora en una etapa de Propuesta enviada y todos los cambios realizados hasta ahora quedan reflejados en la pestaa Seguimiento de la oportunidad.
Conversin de un presupuesto en un pedido

Supongamos que llega el pedido. Para convertir un presupuesto en un pedido: 1. Abra el presupuesto desde la pestaa Presupuestos, en la oportunidad. 2. Seleccione el botn Promover. La pestaa mostrada cambia automticamente de la pestaa Presupuestos a la pestaa Pedidos y aparece la pgina Convertir a pedido.
Captulo 11 Nota: El botn Promover sigue estando disponible si la fecha de vencimiento de un presupuesto ha pasado. Sin embargo, recibir un mensaje de advertencia si intenta convertir un presupuesto vencido.
Pgina Convertir a pedido
3. Aada la informacin en la pgina Convertir a pedido. Los campos se muestran en las tablas siguientes: Campo Divisa Lista de precios Referencia Abierto Fecha de entrega Estado Descripcin Divisa del pedido. Este valor se origina en el campo Divisa del pedido. Si no hay conceptos asociados al pedido, este campo se puede modificar. Lista de precio de los pedidos. Es de slo lectura. Este valor se origina en el campo Lista de precios del presupuesto. Se genera automticamente al guardar el pedido. El formato de la referencia lo determina el administrador del sistema. Fecha y hora en la que presupuesto se convirti en pedido. El valor predeterminado es un nmero de das determinado a partir de la fecha de creacin del pedido. El administrador del sistema define el valor predeterminado. Puede cambiar la fecha manualmente. Activo, Inactivo o Terminado. El valor predeterminado es Activo. Si se define el estado como Inactivo, se resta el importe bruto del pedido del Valor total de los pedidos de la oportunidad (si en el presupuesto original se seleccion la casilla Incluir en el total de presupuestos). Breve descripcin del pedido. El nmero de referencia del pedido o del pedido de compra del cliente. Persona de contacto del pedido. Se rellena con la primera direccin de tipo "Facturacin" de la empresa. Si no hay direccin de facturacin, toma como valor predeterminado la direccin principal de la empresa. El tipo de direccin se define en la casilla de verificacin Tipo cuando se crea una direccin nueva. La direccin se puede cambiar seleccionando una direccin alternativa ya asociada a la empresa. En el campo desplegable bajo el campo Direccin de facturacin se puede seleccionar una lista de las direcciones existentes asociadas a esta empresa. Por otro lado, tambin puede sobrescribir la informacin de direccin existente. Se completa con la primera direccin de tipo "Envo" de la empresa. Si no hay direccin de envo, se toma como valor predeterminado la direccin principal de la empresa. El tipo de direccin se define en la
Descripcin Referencia del pedido Contacto Direccin de facturacin
Direccin de envo
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Campo
Descripcin casilla de verificacin Tipo cuando se crea una direccin nueva. Puede seleccionar otra direccin en el campo desplegable bajo el campo Direccin de envo. Por otro lado, tambin puede sobrescribir la informacin de direccin existente.
Mtodo de envo
Se selecciona en una lista desplegable. Por ejemplo, Mensajera o Correo.
Los campos de descuento a nivel de pedido son: Campo Tipo de descuento Porcentaje de descuento Importe del descuento Descripcin Seleccione entre Porcentaje o Importe. Porcentaje de descuento sobre el total del pedido. Importe que se descuenta del presupuesto total.
4. Haga clic en el botn Guardar. Cuando guarde el pedido, desde la columna Presupuesto asociado de la pestaa Pedidos ser posible acceder a un vnculo hacia el presupuesto relacionado. En la columna Pedido asociado de la pestaa Presupuestos habr un vnculo hacia el pedido relacionado. Despus de guardar el pedido puede:
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Cambiar resumen. Le permite acceder al panel Resumen de pedidos y al rea de descuentos por conceptos. Nueva lnea de producto. Le permite aadir un nuevo concepto al pedido. Nueva lnea de producto de texto libre. Puede aadir una lnea de producto de texto libre, por ejemplo, para un producto que no aparezca en la lista de precios estndar. Puede aadir una descripcin, cantidad y precio para la lnea de producto. Estas lneas de producto se incluirn en el pedido impreso. Nuevo comentario de lnea de producto. Puede aadir un comentario de texto libre, por ejemplo, para aadir informacin adicional sobre otra lnea de producto de su presupuesto. Puede aadir un nmero de lnea y una descripcin. Por ejemplo, si aade el Nmero de lnea 2, el comentario se colocar como la segunda lnea de producto. Pero si ya ha seleccionado otras lneas de producto, sus nmeros de lneas de producto cambiarn de secuencia. Estos comentarios de lnea de producto se incluirn en el pedido impreso. Duplicar.Crea un nuevo pedido basado en la informacin de pedido existente. Enviar pedido. Combina el pedido con un documento de plantilla de pedido. Aadir este registro a un grupo. Aade el pedido a un grupo existente de pedidos, por ejemplo para su uso como parte de una accin de envo de correo. Consulte Grupos (pgina 15-1) para obtener ms informacin.
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Impresin de un pedido
Puede crear una confirmacin de pedido para enviarla tanto al cliente como a su equipo de atencin de pedidos. Para imprimir un pedido: 1. Seleccione el botn Enviar pedido de la pestaa Pedidos. Aparecer la pgina Escoger opciones de la carta.
Captulo 11 Las opciones disponibles se explican en la siguiente tabla. Opcin Combinar con una plantilla compartida Combinar con una plantilla local Crear nueva plantilla local Descripcin Permite elegir entre los documentos de plantilla existentes configurados por el administrador de sistema. Estos documentos deben incluir todos los campos de combinacin estndar utilizados en su correspondencia con los clientes. Permite elegir entre los documentos de plantilla existentes guardados en archivos locales. Estos documentos deben incluir todos los campos de combinacin estndar utilizados en su correspondencia con los clientes. Abre una nueva plantilla de combinacin en blanco. Esta plantilla puede editarse y guardarse, y la combinacin puede completarse.
2. Para combinar con una plantilla compartida, seleccione el botn Continuar. En la lista Plantillas compartidas aparecer una lista de los documentos relacionados con el pedido de ventas. 3. Seleccione una plantilla de pedido. El pedido aparecer en pantalla, donde puede modificarlo e imprimirlo.
Orden
4. Vuelva a Sage CRM y complete los detalles del registro de comunicacin. 5. Haga clic en el botn Guardar. Se crea un registro de comunicacin y el pedido se guarda como un adjunto de la comunicacin.
Cierre de una venta

Para cerrar a una oportunidad: 1. En el contexto de la oportunidad, seleccione la vieta de flujo de procesos Vendida. Aparecer la pgina Pasar oportunidad a la etapa siguiente.
11-12 Sage CRM
Captulo 11: Oportunidades de venta 2. Cumplimente los detalles de Estado y aada una Nota de seguimiento. 3. Haga clic en el botn Guardar. La etapa de la oportunidad se establece en Acuerdo de compra y el estado en Conseguida. El paso final de este flujo de procesos de ejemplo consiste en cerrar la oportunidad seleccionando la vieta de flujo de procesos Cerrada.
Paso de una oportunidad a la etapa siguiente de forma manual

La funcin de Flujo de procesos automatiza el avance de las oportunidades a etapas siguientes siguiendo unos procesos predefinidos. Si su sistema no tiene activada la funcin Flujo de procesos de oportunidades, ver un botn llamado Progreso en lugar de las vietas de flujo de procesos de oportunidades de la derecha de la pgina Resumen. Este botn permite cambiar manualmente los detalles de la oportunidad a travs de la pgina Pasar oportunidad a la etapa siguiente. Los cambios se registran en la pestaa Seguimiento.
Botn Progreso
Visualizacin de una grfica tubular de ventas

Para ver una representacin grfica de sus oportunidades:
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Haga clic en el botn Mi CRM y en la pestaa Oportunidades. Grfica tubular. Panel de estadsticas. Lista de oportunidades. Cuadro de filtrado.
Aparecer la pgina Oportunidades, formada por las reas siguientes:

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Pgina Oportunidades
En la tabla siguiente se resume la informacin del panel Estadsticas. Campo N de oportunidades. Previsin Previsin ponderada Descripcin Nmero total de oportunidades en la etapa actual. Valor de previsin total de las oportunidades en la etapa actual. Valor de previsin ponderada de las oportunidades en la etapa actual, es decir, valor de previsin multiplicado por el porcentaje de certidumbre.
Captulo 11
Campo Valor de promedio Certidumbre promedio Promedio ponderado
Descripcin Valor de previsin de promedio de las oportunidades en la etapa actual, es decir, valor total de previsin dividido por el nmero de oportunidades. Porcentaje de certidumbre total dividido por el nmero de oportunidades. Valor de promedio multiplicado por la certidumbre promedio.
Detalles de la grfica tubular

Al hacer clic en una seccin de la grfica tubular o unos de los vnculos de fase bajo la grfica tubular se muestra un panel con las estadsticas de la etapa seleccionada en la grfica.
Detalles de la grfica tubular de oportunidad
Tambin se filtrar la lista de oportunidades y slo se mostrarn las que se encuentran en la etapa seleccionada en la grfica tubular. La etapa seleccionada en la grfica queda seleccionada automticamente en el cuadro de filtrado. Tambin puede obtener datos ms detallados de la grfica cambiando la etapa de la oportunidad en el cuadro de filtrado. La grfica tubular tambin se puede ver desde la pestaa Oportunidades de una empresa o persona.
Ejecucin de un informe de oportunidad

Los informes Resumen de Oportunidades ofrecen una rpida visin de una oportunidad de ventas concreta. Para generar un informe resumen de una oportunidad: 1. Busque y abra la oportunidad cuyo informe quiere generar. 2. En la pgina Resumen de Oportunidades, haga clic en el botn Informe resumen. El informe se muestra en formato PDF.
Determinacin de en qu oportunidades estoy trabajando

Para encontrar las oportunidades con las que est trabajando en cada momento, es decir, las que tiene asignadas:
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En Mi CRM, haga clic en la pestaa Oportunidades.
Aparecer la lista de oportunidades que tiene asignadas en ese momento. Si la lista es muy extensa y dificulta el trabajo, puede filtrarla con el cuadro de filtrado a la derecha de la pantalla.
11-14 Sage CRM
Creacin de una oportunidad desde otros contextos

Adems de usar el botn de men Nuevo, tambin puede crear oportunidades nuevas desde Mi CRM. Para crear una nueva oportunidad desde Mi CRM: 1. Haga clic en la pestaa Oportunidades y a continuacin en el botn Nueva Oportunidad. La nueva oportunidad le ser asignada de manera predeterminada, aunque si lo desea puede asignarla a otro usuario. 2. Introduzca los detalles de la oportunidad y pulse Guardar. Cuando cree presupuestos y pedidos fuera del contexto de una empresa u oportunidad, puede que sea ms fcil realizar un seguimiento del presupuesto o pedido si realiza una bsqueda del pedido o presupuesto mediante el botn de men Buscar o accediendo a su Lista de recientes.
Eliminacin de una oportunidad

La capacidad para eliminar oportunidades depende de su perfil de seguridad. Si su perfil le permite eliminar oportunidades, estar disponible un botn Eliminar en la pgina Resumen de Oportunidades cuando se encuentre en modo de edicin. Si no dispone de dicho botn pero necesita poder eliminar oportunidades, pngase en contacto con su administrador del sistema. Para suprimir a una oportunidad: 1. Busque y abra la oportunidad que quiere eliminar. 2. En la pgina Resumen de Oportunidades, haga clic en el botn Modificar. 3. Haga clic en el botn Eliminar y despus en Confirmar eliminacin para suprimir la oportunidad. El registro de la oportunidad se elimina del sistema.
Creacin de presupuestos y pedidos fuera del contexto de oportunidades

Puede crear presupuestos y pedidos fuera del contexto de oportunidades, por ejemplo cuando est en el rea de trabajo Mi CRM o en el contexto de una empresa. Para crear un presupuesto o un pedido desde fuera del contexto de una oportunidad: 1. En Mi CRM, haga clic en el botn de men Nuevo y seleccione Presupuesto o Pedido. 2. Aparecer la pgina de nuevo presupuesto o de nuevo pedido. 3. Aada la informacin en la pgina de nuevo presupuesto o de nuevo pedido. Consulte Productos (pgina 11-5) para obtener ms informacin. 4. Puede vincular el presupuesto o el pedido a una empresa o persona en este punto mediante los botones de bsqueda avanzada. 5. Guarde el presupuesto o el pedido. Se crear una nueva oportunidad automticamente y el presupuesto o el pedido se vincularn a la nueva oportunidad.
Bsqueda de un presupuesto
Para buscar un presupuesto: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Presupuesto en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda de presupuestos. 3. Introduzca o seleccione los criterios de bsqueda en la pgina Buscar.
Captulo 11 4. Haga clic en el botn Buscar. Se mostrar una lista de todos los presupuestos que coincidan con los criterios de bsqueda. 5. Haga clic en el vnculo de la referencia o descripcin del presupuesto. Se mostrar la pgina Detalles del presupuesto con informacin sobre el mismo.
Bsqueda de un pedido
Para buscar un pedido: 1. Haga clic con el botn derecho o seale con el puntero el botn de men Buscar. Se mostrar la lista emergente. 2. Seleccione Pedido en la lista emergente. Aparecer la pgina de bsqueda de pedidos. 3. Introduzca o seleccione los criterios de bsqueda en la pgina Buscar. 4. Haga clic en el botn Buscar. Se mostrar una lista de todos los pedidos que coinciden con los criterios de bsqueda. 5. Haga clic en el vnculo de la referencia, descripcin o estado del pedido. Se mostrar la pgina Detalles del pedido con informacin sobre el mismo.
11-16 Sage CRM
Captulo 12: Previsin de ventas

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Definir qu es una previsin de ventas. Conocer la terminologa de las previsiones de ventas. Crear mi propia previsin. Presentar una previsin a mi superior. Ver previsiones que ya he presentado. Trabajar con previsiones de equipo. Ver las previsiones de otras personas como administrador.
Qu son las previsiones de ventas

Funcin de previsiones de ventas:
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Permite a cada uno de los usuarios de ventas marcar oportunidades de su grfica tubular para indicar si deben incluirse en su previsin de ventas. Permite a cada uno de los usuarios de ventas introducir previsiones utilizando su grfica tubular de oportunidades como punto de arranque predeterminado. Permite a los directores de ventas realizar a su vez una previsin basada en su propia grfica de oportunidades personal (si la tienen), as como de las previsiones de su equipo.
Terminologa de las previsiones de ventas

Esta tabla explica la terminologa de la previsin de ventas: Trmino Oportunidad Grfica tubular Valor de previsin de la oportunidad Certidumbre de la oportunidad Fecha objetivo para cerrar la oportunidad Escenario de previsin de la oportunidad Descripcin Una oportunidad de ventas en la que est trabajando un comercial determinado. La lista de oportunidades actualmente asignadas a un usuario de ventas (en Mi CRM | Oportunidades). Cada oportunidad tendr un valor de previsin asignado por el usuario de ventas. Se trata de la cifra que el usuario de ventas espera conseguir en caso de acordar la transaccin. El porcentaje de seguridad de que se conseguir el negocio.
Fecha para la que el usuario de ventas espera haber cerrado la transaccin. Es obligatoria y pone la base para decidir en qu previsin trimestral debe incluirse una oportunidad.
Indica en qu elementos de una previsin debera incluirse esta oportunidad: Excluir (dejar fuera de la previsin); Seguro (sin duda se conseguir; se incluye una cifra para Seguro, Probable y En el mejor de
Captulo 12
Trmino
Descripcin los casos); Probable (probablemente se conseguir, la cifra se incluye para Probable y En el mejor de los casos); En el mejor de los casos (la cifra slo se incluye para el escenario En el mejor de los casos).
Esta tabla explica la terminologa relacionada con la previsin Trmino Trimestre Previsin de ventas Descripcin Perodo de tres meses. Una previsin para un perodo determinado (trimestre) de un usuario de ventas concreto, que indica cul es la cifra total que alcanzaran las transacciones que tiene previsto cerrar. Cada previsin contiene tres valores para cada mes del trimestre: Seguro (incluso en el peor de los casos), Probable y En el mejor de los casos. Usuario de ventas que no tiene a nadie subordinado a l, slo es responsable de su propia cartera de ventas. Un usuario de ventas que tiene uno o ms usuarios de ventas a su cargo; tiene que incluir las "previsiones secundarias" de estos subordinados en su previsin total. Para facilitar una jerarqua de equipo de ventas, los usuarios pueden estar subordinados a otros usuarios. Es similar a una estructura de informes. Por ejemplo, Toms Fernndez es el jefe de ventas de Espaa. Pedro Jimnez y Mateo Ansn son representantes de ventas de Espaa y sus previsiones de ventas estn "subordinadas" y por lo tanto se envan a Toms Fernndez. Cuando Toms Fernndez presenta su previsin al jefe de ventas de Europa, Oriente Medio y frica, incluye en la previsin todas las previsiones en las que est trabajando, junto con las previsiones de su equipo, Pedro Jimnez y Mateo Ansn. El objetivo de ventas de un usuario de ventas para un mes, trimestre o ao. Lo establece el jefe de ventas y puede ser modificado por el usuario (en funcin de la configuracin del sistema).
Comercial Jefe de ventas Subordinacin
Cuota
Creacin de una previsin para usted mismo

Para trabajar con previsiones, el administrador del sistema debe concederle permiso para acceder a la pestaa Previsiones. Una previsin trimestral se basa en oportunidades existentes en el sistema cuya fecha objetivo de cierre est dentro del trimestre para el que est preparando su previsin. Para preparar una previsin para T4 (octubre a diciembre) de este ao: 1. Seleccione la pestaa Mi CRM | Previsiones para ver su lista de previsiones existentes. 2. Si an no hay ninguna entrada en la lista para T4 de este ao, haga clic en el botn Nueva previsin. Aparece la pgina Introduccin de Previsin, en la que se selecciona como valor predeterminado el trimestre actual.
12-2 Sage CRM
Captulo 12: Previsin de ventas
Pgina Introduccin de la previsin
3. Establezca el campo Seleccionar el trimestre deseado en el trimestre para el que quiera introducir la previsin. La pgina Introduccin de la previsin se actualiza para mostrar los meses del trimestre seleccionado. Las oportunidades se enumeran segn el mes en el que est su fecha de cierre prevista. l El escenario de previsin para todas las oportunidades se establece como valor predeterminado Excluir. Esto significa que en las cifras de previsin an no se ha incluido ninguno de los valores de la Previsin de la oportunidad.
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La previsin ponderada es la cifra de la previsin multiplicada por el porcentaje de certidumbre. Independientemente de en qu divisa se introducen las cifras de la previsin, se convierten a la Divisa de la previsin indicada en el panel superior de Resumen. La divisa de la previsin la establece el administrador del sistema para cada usuario. Aunque el usuario establezca como su divisa preferida una divisa distinta en Mi CRM | Preferencias, la previsin se mantendr en la divisa de previsin definida. De todos modos, el usuario tambin podr ver los totales en su divisa preferida en el panel superior Resumen. La cifra de la grfica tubular de la pgina Resumen de la previsin es la previsin ponderada total por mes de todas las posibles transacciones de la grfica tubular, con independencia del escenario.
4. Actualice los escenarios de previsin en funcin de las oportunidades que quiera ver incluidas en la previsin. Si no desea incluir una oportunidad, deje el escenario con la seleccin Excluir. l Seguro indica que este negocio se obtendr sin duda. La cifra de previsin ponderada se incluir en los campos Seguro, Probable y En el mejor de los casos. 5. Cuando actualice los escenarios de previsin, haga clic en el botn de cada mes para visualizar el efecto del escenario sobre su previsin en el panel Resumen de previsin.
Panel Resumen de previsin despus de actualizar las cifras
Captulo 12 6. Actualice los Escenarios de previsin en funcin de las oportunidades restantes que quiera incluir en la previsin. l Probable indica que probablemente se obtendr este negocio. La cifra de previsin ponderada se incluir en los campos Probable y En el mejor de los casos.
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En el mejor de los casos indica que es posible que se consiga este negocio. La cifra de previsin ponderada slo se incluir en el campo En el mejor de los casos.
7. Si tiene los permisos adecuados puede anular manualmente las cifras de previsin del panel Resumen de la previsin. Para ello, seleccione el botn Guardar para guardar las anulaciones que haya realizado. Tambin puede aadir su cuota de ventas mensuales para compararlas con las cifras de previsin. 8. Haga clic en el botn Continuar para volver a la lista de previsiones. 9. Haga clic en el botn Nueva previsin para aadir una previsin para otro trimestre y proceder segn los pasos antes descritos. En caso contrario, para retroceder y modificar la previsin en la que ha estado trabajando, haga clic en el vnculo de la previsin en la lista de Previsiones.
Envo de una previsin

Para enviar una previsin a su superior: 1. Seleccione la pestaa Mi CRM | Previsiones y haga clic en el vnculo de la previsin trimestral que quiera enviar. Aparecer la pgina de Introduccin de previsin. 2. Realice los cambios definitivos que precise y haga clic en el botn Guardar y Enviar. Al hacer clic en el botn Guardar y enviar: l Su previsin estar disponible para el supervisor del que usted depende. Antes de hacer clic en el botn Guardar y Enviar, los detalles de su previsin no estn disponibles para su superior.
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Aadir su previsin a la pestaa Historial de Previsiones para proporcionarle una instantnea temporal de la previsin que ha enviado.
Visualizacin de previsiones de ventas enviadas anteriormente

Para ver una previsin ya enviada: 1. Seleccione la pestaa Mi CRM | Previsiones y haga clic en el vnculo de la previsin trimestral que quiera revisar. Aparecer la pgina de Introduccin de previsin. 2. Haga clic en la pestaa Historial de Previsiones. Aparecer una lista de todas las previsiones presentadas del trimestre seleccionado. Puede haber varias si se le pide, por ejemplo, que presente una previsin cada semana.
Lista Historial de previsiones
3. Haga clic en el vnculo del historial de previsin que desee revisar. La pgina Introduccin de Previsin se visualiza en modo de slo lectura. Puede hacer clic sobre el vnculo de una oportunidad individual para ver los detalles de la oportunidad tal como eran en el momento de
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Captulo 12: Previsin de ventas enviarla. Esta pgina se abre en una nueva ventana de explorador y el administrador del sistema puede personalizarla para que muestre ms informacin o informacin distinta sobre la oportunidad seleccionada. 4. Haga clic en el botn Continuar para volver a la lista de Historial de Previsiones.
Trabajo con las previsiones de su equipo

Los jefes de ventas tienen exactamente la misma pestaa de previsiones que los dems usuarios, excepto que ellos ven tambin las previsiones enviadas por sus equipos (los usuarios subordinados a ellos) adems de su propia previsin. Para ver la informacin de una previsin de equipo: 1. Haga clic en la pestaa Mi CRM | Previsiones. 2. Haga clic en el botn Nueva previsin de ventas. 3. Seleccione el trimestre y el ao de la previsin, por ejemplo, el cuarto trimestre de este ao. En el panel Mi cartera aparecer su propia previsin, mientras que las previsiones de su equipo se visualizan en el panel Mis Informes Directos. 4. Para revisar una previsin concreta en detalle e introducir la valoracin del superior sobre los escenarios Seguro, Probable y En el mejor de los casos de cada uno de los comerciales, haga clic en el vnculo del usuario. Aparecer la ventana Detalles de la previsin del usuario seleccionado. Los jefes de ventas pueden introducir su propia valoracin en el panel superior Introduccin de Previsin. Nota:Cuando un responsable haga clic en el vnculo de las oportunidades de un subordinado, aparecer la pantalla de resumen de dicha oportunidad.
Panel Mis informes directos
5. Haga clic en el botn Guardar para actualizar la valoracin del superior. 6. Haga clic en el botn Atrs para volver a su propia ventana Detalles de la previsin. Su valoracin de la previsin del comercial se actualiza en el panel Mi valoracin. 7. Haga clic en los iconos con una lupa situados junto a los meses para actualizar la previsin global. 8. Realice de forma manual cualquier cambio que resulte necesario en las cifras de la previsin del panel superior. 9. Haga clic en el botn Guardar y Enviar para presentar la previsin de todo el equipo. Se incluyen todas las oportunidades en las que est trabajando el jefe de ventas personalmente. Al hacer clic en el botn Guardar y Enviar se crear una instantnea temporal en la pestaa Historial de previsiones, del mismo modo que cuando un usuario de ventas enva su propia previsin.
Acceso del administrador a las previsiones

Los usuarios con permisos de administrador de sistema pueden acceder a previsiones de otros usuarios de ventas y enviarlas desde Mi CRM | Previsiones. Para ello, el administrador debe iniciar sesin con su ID y contrasea y a continuacin, modificar el nombre de usuario en el rea de contexto de Mi CRM. El administrador puede revisar, modificar y enviar la previsin de un usuario como si fuera la suya propia.
Captulo 12 Si el administrador sale de esta ventana y despus usa, por ejemplo, el botn de retroceso para volver a la ventana, acceder en modo de slo lectura.
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Captulo 13: Clientes potenciales

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Definir qu es un cliente potencial. Conocer los campos de la ventana de clientes potenciales. Crear un cliente potencial nuevo. Buscar un cliente potencial existente. Hacer coincidir un cliente potencial con una empresa existente. Aceptar un cliente potencial. Convertir un cliente potencial en una oportunidad. Pasar un cliente potencial a la etapa siguiente manualmente. Ver la grfica tubular de clientes potenciales. Ejecutar un informe de clientes potenciales. Determinar en qu clientes potenciales estoy trabajando. Crear un cliente potencial desde otros contextos. Eliminar un cliente potencial.
Qu es un cliente potencial?
Un cliente potencial es un conjunto de informacin sin calificar procedente, por ejemplo, del sitio web de su empresa, de ferias comerciales o de listas de correo. El cliente potencial existe fuera del contexto de una persona o empresa. De esta manera se evita sobrecargar el sistema con informacin de miles de empresas y personas si depurar ni calificar. Una vez el cliente potencial ha sido aceptado y est preparado para convertirse en una oportunidad se crea un nuevo registro de empresa y persona. Si la empresa y la persona ya existen en su sistema, se pueden hacer coincidir los detalles del cliente potencial con el registro de empresa y persona existente. En esta seccin no se describe cmo importar clientes potenciales de, por ejemplo, listas de datos compradas. Este proceso requiere derechos de administrador del sistema para cargar datos. Consulte al administrador del sistema para obtener ms informacin.
Captulo 13
Aceptacin de clientes potenciales: Escenario
Creacin de un nuevo cliente potencial

"Hola, nosotros trabajamos estrechamente con First Mutual Finance. Os han recomendado como los mejores proveedores para nuestras necesidades." Para registrar un nuevo cliente potencial: 1. Haga clic con el botn derecho o pase el ratn sobre el botn Nuevo y seleccione Cliente potencial de la lista emergente.
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Pgina Nuevo Cliente Potencial
2. Introduzca los detalles y haga clic en el botn Guardar. Se mostrar la pgina Resumen de cliente potencial. En la pestaa Notas puede aadir notas a los clientes potenciales. Tambin puede aadir y ver comunicaciones vinculadas al cliente potencial desde la pestaa Comunicaciones. Podr identificar una comunicacin vinculada a un cliente potencial por el icono Cliente potencial de la columna Respecto a de la lista de comunicaciones. La pestaa Seguimiento muestra todos los cambios realizados en el cliente potencial con el botn Progreso o los botones de flujo de procesos.
Campos de cliente potencial

Esta tabla explica los campos de la pgina Nuevo Cliente Potencial. Campo Descripcin Origen Abierto Principales Productos de inters Detalles Actividad de la fase Margen de tiempo de decisin Asignado a Equipo Etapa Descripcin Breve descripcin del cliente potencial. Cmo se inici el contacto con cliente potencial. Por ejemplo, consulta telefnica o conferencia. Fecha de apertura del cliente potencial. Seleccinelos de una lista de conceptos principales.
Descripcin detallada de las necesidades. Accin de una fase de una campaa de marketing a la que est vinculado el cliente potencial. Seleccinela de una lista de Acciones existentes. Por ejemplo, Feria CeBIT. Plazo en el que se debe tomar una decisin.
Usuario encargado del cliente potencial. Equipo al que se asignar el cliente potencial. Por ejemplo, Televentas. Etapa del cliente potencial. Por ejemplo, Nuevo cliente potencial, Cliente interesado, Sin inters.
Captulo 13
Campo Estado Prioridad Nombre de empresa Sitio web Sector Facturacin Anual N de empleados Apellidos Nombre Saludo Cargo Correo electrnico Cdigo telefnico de pas Cdigo telefnico de rea Nmero de telfono Cdigo de pas de fax Cdigo de rea de fax Nmero de fax Direccin 1 Direccin 2 Direccin 3 Direccin 4 Ciudad Cdigo postal
Descripcin Estado del cliente potencial. Por ejemplo, En curso, Oportunidad o Cerrado. Prioridad del cliente potencial. Por ejemplo, Normal, Alta o Baja. Nombre de la empresa. URL de la empresa. Sector de actividad del cliente potencial. Por ejemplo, Telecomunicaciones o Finanzas. Ingresos aproximados de la empresa. Nmero aproximado de empleados. Apellidos del contacto del cliente potencial. Nombre del cliente potencial. Tratamiento de la persona de contacto del cliente potencial. Por ejemplo, Sr., Sra. o Dr. Cargo de la persona de contacto del cliente potencial. Por ejemplo, Director de compras. Direccin de correo electrnico de la persona de contacto del cliente potencial. Cdigo telefnico de pas de la persona.
Cdigo telefnico de rea de la persona.
Nmero de telfono de la persona. Cdigo de fax de pas de la persona. Cdigo de fax de rea de la persona. Nmero de fax de la persona. Primera lnea de la direccin. Segunda lnea de la direccin. Tercera lnea de la direccin. Cuarta lnea de la direccin. Ciudad de la direccin. Cdigo postal de la direccin.
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Campo Estado Pas
Descripcin Estado o provincia de la direccin. Pas de la direccin.
La tabla siguiente muestra los iconos de estado del cliente potencial . Icono Estado Descripcin En curso Oportunidad Cerrada
Bsqueda de un cliente potencial existente

"Hola, soy Terry Gormley de NWTB. Ayer habl con alguno de tus compaeros sobre un nuevo proyecto sobre el que estamos trabajando. Tengo un par de preguntas ms." Para buscar un cliente potencial: 1. Haga clic con el botn derecho o pase el puntero del ratn sobre el botn Buscar y seleccione Cliente potencial de la lista emergente. 2. Escriba el nombre de la persona, o combine otros criterios de bsqueda que tenga disponibles. 3. Haga clic en el botn Buscar. 4. Haga clic en el vnculo de la descripcin para abrir el cliente potencial que quiere ver. Puede ver los detalles del cliente potencial y visualizar las comunicaciones y notas relacionadas con l desde el contexto del cliente potencial.
Coincidencia de un cliente potencial con una empresa existente

Si recibe un mensaje de "Posible coincidencia de la empresa" al guardar un nuevo cliente potencial, es posible que la empresa ya exista en el sistema.
Mensaje Posible coincidencia de la Compaa
Es recomendable comprobar si el cliente potencial no aceptado en el que est trabajando corresponde a un registro vlido de empresa de su sistema. Si es as, puede vincular la informacin en bruto del cliente potencial con la empresa hacindolos coincidir. De esta forma tendr una valiosa fuente de informacin sobre la empresa con la que est tratando, lo que puede ayudarle en el proceso de aceptacin del cliente potencial. Para hacer coincidir un cliente potencial con una empresa existente: 1. Haga clic en el botn Aadir o buscar esta empresa. Aparecer una lista de posibles coincidencias con empresas, en una ventana nueva.
Captulo 13 2. Haga clic en el vnculo de la empresa que piensa que va a coincidir. En la nueva ventana del explorador aparecer la pgina Resumen de la empresa. 3. Puede buscar ms informacin de la empresa para comprobar que la coincidencia es correcta en el resto de las pestaas de la Empresa. 4. Si piensa que se trata de la misma empresa con la que est trabajando, haga clic en el botn Seleccionar empresa.
Panel Detalles de la Empresa Cliente Potencial que muestra la empresa que coincide
5. Si la persona del cliente potencial con la que est tratando tambin existe en el sistema, puede hacerla coincidir de la misma forma. Slo tiene que hacer clic en el botn Aadir o buscar esta persona. Si la empresa existe, pero no la persona, puede seguir con el proceso y aadir una nueva persona. Puede hacerlo ahora o ms adelante. No es necesario hacerlo hasta que haya aceptado el cliente potencial y pueda convertirlo en una oportunidad. Recuerde que los datos de clientes potenciales sin aceptar estn separados de los datos "limpios". Si la persona no existe an en los registros de Persona y no se consigue el cliente potencial, habr aadido un contacto de poco valor en la base de datos principal de la empresa. Si hay una empresa y persona coincidentes, se da prioridad a la empresa. Al seleccionar la empresa para hacerla coincidir con el cliente potencial, se har coincidir automticamente la persona existente de la empresa. Puede mantener la persona que se ha hecho coincidir de manera predeterminada o puede aadir la persona no coincidente (cuyos detalles se encuentran en Detalles de contacto de cliente potencial) a Sage CRM y hacerla coincidir con el cliente potencial. Si el cliente potencial se convierte en una posible venta (oportunidad) deber incorporar la Empresa y la Persona del cliente potencial a los registros principales de Empresas y Personas. Para obtener ms informacin, consulte Conversin de un cliente potencial en una oportunidad (pgina 13-7).
Aceptacin de un cliente potencial

La informacin que ha recibido de Terry Gormley en NWTB le permite aceptar totalmente el cliente potencial. Si su sistema tiene activado el Flujo de procesos de clientes potenciales, ver varios botones de flujo de procesos a la derecha de la pgina Resumen del cliente potencial. Los botones de flujo de procesos disponibles dependen de cmo se haya configurado y personalizado el flujo de procesos de clientes potenciales para adaptarlo a un proceso de aceptacin.
Botones de flujo de procesos de clientes potenciales
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Captulo 13: Clientes potenciales Puede evaluar la probabilidad de que un cliente potencia se convierta en una venta satisfactoria en funcin de las comunicaciones con el cliente potencial y otras fuentes. Para aceptar un cliente potencial: 1. Seleccione la vieta de flujo de procesos Calificar cliente potencial. Aparecer la pgina Pasar cliente potencial a la etapa siguiente.
Pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente
2. Cumplimente los campos necesarios y aada la informacin adicional en la Nota de seguimiento. 3. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de cliente potencial. Todos los cambios introducidos en el cliente potencial desde la pgina Pasar cliente potencial a la etapa siguiente se pueden ver desde la pestaa Seguimiento de clientes potenciales. La columna Duracin de la pestaa Seguimiento de clientes potenciales muestra cunto tiempo ha pasado el cliente potencial en cada etapa del proceso de aceptacin. La duracin tiene en cuenta el calendario laboral definido por el administrador del sistema.
Conversin de un cliente potencial en una oportunidad

Cuando se ha aceptado e identificado un cliente potencial como una oportunidad de ventas, puede convertirlo directamente en una oportunidad. El requisito previo para convertir un cliente potencial en una oportunidad es que el primero "coincida" con una empresa o persona existente. De este modo se asegura que al crear la oportunidad se asignar a una empresa y persona reales (en lugar de existir como entidad aislada, como es normalmente el caso de un cliente potencial). Si an no ha asociado el cliente potencial a una empresa o persona, deber hacerlo ahora. Es posible que la empresa y persona ya existan previamente en la base de datos, en cuyo caso bastar con hacer coincidir el cliente potencial con los registros existentes. Si los datos an no figuran el en sistema, deber aadir una empresa y una persona nuevas (o slo la nueva persona si la empresa ya existe pero la persona es nueva). Para convertir un cliente potencial en una oportunidad: 1. Busque y abra el cliente potencial que quiere convertir en oportunidad. 2. En la pgina Resumen del cliente potencial, haga clic en el botn Convertir a oportunidad. 3. Si an no ha hecho coincidir el cliente potencial con una empresa o persona, aparecer un cuadro de advertencia.
Cuadro de dilogo de advertencia
4. Para hacer coincidir el cliente potencial con una empresa, seleccione el botn Aadir o encontrar esta empresa de la pgina Resumen del cliente potencial.
Captulo 13 El sistema buscar automticamente una empresa existente en la base de datos que coincida con el nombre de la empresa del cliente potencial. Si el sistema encuentra un nombre que empiece con el nombre de la empresa ya introducido, ofrece en primer lugar la opcin de seleccionar la empresa existente. Si ya ha hecho coincidir la empresa en una fase anterior y slo necesita hacer coincidir la persona, puede omitir los pasos siguientes y hacer clic en el botn Aadir o Buscar esta Persona. Si no se encuentra ninguna coincidencia de empresa, o prefiere ignorar las coincidencias sugeridas, aparecer la pgina Nueva empresa en una ventana de explorador nueva. Esta pgina refleja datos (como Nombre de la empresa o Nombre de la persona) ya introducidos en el cliente potencial, de forma que no necesita volver a escribirlos. Introduzca cualquier informacin nueva en la pgina Nueva empresa.
5. Haga clic en el botn Guardar. 6. Haga clic en el botn Seleccionar empresa. Aparecer la pgina Resumen del cliente potencial, indicando que se ha hecho coincidir el cliente potencial con la empresa y persona nuevas que ha aadido al sistema. 7. Seleccione el botn Convertir a oportunidad. Para obtener ms informacin sobre los campos de oportunidades, consulte Creacin de una nueva oportunidad (pgina 11-4). 8. Introduzca cualquier otra informacin que haya adquirido en la pgina Registrar nueva oportunidad. 9. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la oportunidad de la nueva oportunidad. Las oportunidades creadas a partir de la conversin de un cliente potencial en oportunidad tienen las caractersticas siguientes:
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El botn Ver cliente potencial en la pgina Resumen. Permite alternar entre los detalles de la oportunidad y del cliente potencial. Puede ver las comunicaciones asociadas con el cliente potencial pero, despus de la conversin, ya no puede aadir comunicaciones nuevas. La pestaa Seguimiento de la oportunidad incluye un registro de la conversin de un cliente potencial en oportunidad. Las comunicaciones creadas en el contexto del cliente potencial se muestran en la pestaa Comunicaciones de la oportunidad.
Paso de un cliente potencial a la etapa siguiente manualmente

La funcin de flujo de procesos automatiza la evolucin de los clientes potenciales siguiendo unos procesos predefinidos. Si su sistema no tiene activada la funcin de Flujo de procesos de clientes potenciales, se mostrar el botn Escalar en lugar de las vietas de flujo de procesos de clientes potenciales en la parte derecha de la pgina Resumen. Este botn permite cambiar manualmente los datos del cliente potencial en la pgina Pasar cliente potencial a la etapa siguiente. Los cambios se registran en la pestaa Seguimiento.
Visualizacin de la grfica tubular de clientes potenciales

Para ver una representacin grfica de los clientes potenciales en los que est trabajando actualmente:
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Haga clic en el botn Mi CRM.
13-8 Sage CRM
Captulo 13: Clientes potenciales Haga clic en la pestaa Clientes Potenciales. Aparecer una lista de los clientes potenciales que tiene asignados con estado En curso. Sobre la lista se mostrar una grfica tubular de sus clientes potenciales.
Puede acceder a la grfica tubular haciendo clic en el segmento que represente la etapa del cliente potencial que desee ampliar. Por ejemplo, si desea ver los clientes potenciales que se encuentran en la etapa Calificado, haga clic en esa seccin de la grfica.
Ver los detalles de la grfica tubular Clientes potenciales
La lista de clientes potenciales se filtrar y mostrar slo los clientes potenciales en la etapa Calificado. Puede volver a la lista completa de clientes potenciales haciendo clic en el segmento resaltado de la grfica tubular de clientes potenciales. La grfica tubular se puede desactivar en la pestaa Preferencias. Consulte Cambio de preferencias (pgina 21-5) para obtener ms informacin.
Visualizacin de los clientes potenciales que tiene asignados

Para ver los clientes potenciales en los que est trabajando actualmente:
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En Mi CRM, haga clic en la pestaa Clientes potenciales.
Aparecer la lista de clientes potenciales que tiene asignados en ese momento. Si la lista es muy extensa y dificulta el trabajo, puede filtrarla con el cuadro de filtrado a la derecha de la pantalla.
Creacin de un cliente potencial desde Mi CRM

Adems de con el botn de men Nuevo, tambin puede crear nuevos clientes potenciales desde Mi CRM. Para crear un cliente potencial nuevo desde Mi CRM: 1. Haga clic en la pestaa Clientes Potenciales y a continuacin en el botn Nuevo Cliente Potencial. El nuevo cliente potencial le ser asignado de manera predeterminada, aunque si lo desea puede asignarlo a otro usuario. 2. Introduzca los detalles del cliente potencial y haga clic en Guardar.
Eliminacin de un cliente potencial

La capacidad para eliminar clientes potenciales depende de su perfil de seguridad. Si su perfil le permite eliminar clientes potenciales, cuando estn en modo de edicin dispondr de un botn Eliminar en la pgina Resumen del cliente potencial. Si no dispone de dicho botn pero necesita poder eliminar clientes potenciales, pngase en contacto con su administrador del sistema. Para eliminar un cliente potencial: 1. Busque y abra el cliente potencial que quiere eliminar. 2. En la pgina Resumen del cliente potencial, haga clic en el botn Modificar.
Captulo 13 3. Haga clic en el botn Eliminar y a continuacin en Confirmar eliminacin para eliminar el cliente potencial. El registro del cliente potencial se eliminar del sistema.
13-10 Sage CRM
Captulo 14: Gestin de llamadas salientes

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Definir la gestin de llamadas salientes. Usar los botones de Gestin de llamadas salientes. Acceder a la informacin relacionada de la persona a la que estoy llamando. Acceder a las llamadas salientes. Trabajar con llamadas salientes.
Presentacin
El mdulo de Gestin de llamadas salientes automatiza los procesos de las campaas de telemarketing de emisin de llamadas. La gestin de llamadas salientes se ha diseado especficamente para acciones de telemarketing de gran volumen, en las que no se preasignan las llamadas a usuarios concretos y slo se genera un registro de comunicacin cuando se ha conseguido establecer contacto. Algunas de las ventajas:
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Su lista Calendario personal no se colapsa con cientos de llamadas de telfono de la campaa. Su cuota de llamadas de la campaa no quedar por hacer si est enfermo o si un da le asignan a un proyecto distinto. Gestin ms eficiente de llamadas repetitivas con los botones Llamada aceptada yOtra llamada.
En entornos de telefona CTI, la gestin de llamadas salientes se habilita automticamente para CTI. La persona que gestiona las campaas de marketing en su organizacin suele ser la responsable de preparar las listas de llamadas salientes. Para ello necesita unos permisos de seguridad especiales. Pngase en contacto con el administrador de sistemas si necesita ms detalles.
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Botones de Gestin de llamadas salientes

En la Gestin de llamadas salientes estn disponibles los botones siguientes: Botn Coger otra llamada Final de llamada Llamada aceptada Excluir Volver a llamar en Descripcin Muestra los detalles de la siguiente persona de la lista de llamadas.
Finaliza la sesin de llamadas y muestra la pgina Resumen de esta lista de llamadas. Muestra la pgina de Presentacin de contacto y permite al usuario recoger datos relacionados con la llamada en funcin de la definicin del Director de Marketing. Elimina el contacto de la lista de llamadas. Se le solicitar el motivo de la exclusin. Bloquea el contacto de la lista de llamadas hasta la fecha/hora indicada.
Captulo 14
Pestaas de Gestin de llamadas salientes

Estas pestaas estn accesibles desde la pgina Introduccin. Campo Resumen de empresa Resumen de persona Nueva persona Vista rpida Datos de nuevo cliente Nueva oportunidad Nueva comunicacin Descripcin Muestra las pestaas de la empresa en una nueva ventana de explorador. Muestra las pestaas de la persona en una nueva ventana de explorador. Permite al usuario aadir una persona nueva en una ventana de explorador nueva. Muestra la pestaa Vista rpida en una nueva ventana de explorador. Permite al usuario aadir un cliente potencial nuevo en una ventana de explorador nueva. El cliente potencial est vinculado de manera predeterminada a la Accin de marketing de lista de llamadas. Permite al usuario aadir una oportunidad nueva en una ventana de explorador nueva. Permite al usuario aadir una comunicacin nueva en una ventana de explorador nueva.
Acceso a las llamadas salientes

Puede acceder a todas las listas de llamadas que le hayan sido asignadas en el rea Mi CRM. Para acceder a las listas de llamadas: 1. Vaya a la pestaa Mis preferencias de Mi CRM y compruebe que la opcin Mostrar las llamadas salientes en Mi CRM est establecida como S. 2. Desde Mi CRM, haga clic en la pestaa Lista de llamadas salientes. Aparecern todas las listas de llamadas salientes que le hayan sido asignadas.
Pestaa Llamadas salientes
3. Haga clic en el vnculo de la lista de llamadas con la que quiera trabajar. Aparecer la pgina Resumen. La informacin visualizada se divide en: Estadstica individual y Resumen de la accin.
14-2 Sage CRM
Pgina Resumen
Un usuario con permisos de administracin de gestor de informacin tambin ver un panel adicional llamado Estadstica global. El panel Estadstica global ofrece un resumen de las llamadas realizadas, el tiempo transcurrido, etc. para todos los usuarios que trabajan en esta lista de llamadas, incluido el usuario actual.
Trabajo con llamadas salientes

Para trabajar con las listas de llamadas se utilizan los botones de la derecha de la pgina. Para ponerse en contacto con la primera persona de la lista de llamadas: 1. Seleccione el botn Coger una llamada. Aparecer la pgina de Presentacin, con los paneles Datos de llamada y Presentacin y el Resumen de la persona. Si en la lista de llamadas hay alguien ms de la misma empresa, se "ofrecern" en exclusiva al agente (usuario) que se haya puesto en contacto con la primera persona de la empresa. En las siguientes secciones encontrar ms detalles sobre este tema. El panel Presentacin contiene el texto de saludo definido por el responsable de marketing. Se trata de un saludo de presentacin para ayudar al usuario a determinar si est hablando con la persona adecuada. Tambin puede aadir un comentario desde esta pgina seleccionando el botn Aadir comentario. El comentario se guarda en el registro de lista de llamadas de esa persona.
Pgina Presentacin
2. Haga clic en el botn Llamada aceptada. Se abrir la pgina Presentacin del contacto. En la que se encuentran los paneles Datos de llamada y Presentacin de contacto, junto con los datos que deben obtenerse segn lo definido por el responsable de marketing. El panel Presentacin del contacto contiene el texto de saludo definido por el director de marketing para el contacto adecuado. Se trata del "primer lanzamiento" una vez ha confirmado que est hablando con la persona adecuada.
Captulo 14
Pgina de presentacin del contacto
3. Aada los datos obtenidos durante la conversacin. El sistema almacena los datos, normalmente con la Comunicacin o la Persona, segn lo que haya definido el responsable de marketing o el administrador del sistema. Cuando el usuario selecciona Llamada aceptada se crea automticamente un registro de comunicacin ya cumplimentado. 4. Cuando est listo para la siguiente llamada, haga clic en el botn Coger otra llamada. Aparecer la pgina Presentacin con los detalles de la siguiente persona a la que se debe llamar. Si en la lista de llamadas hay alguien ms de la misma empresa, sus llamadas se "ofrecern" en exclusiva al agente (usuario) que se ponga en contacto con la primera persona de esa empresa. De este modo se evita que los agentes que trabajan en la misma lista de llamadas llamen a distintas personas de la misma empresa y se produzcan situaciones embarazosas del tipo "mi compaero acaba de hablar con alguien de su empresa". Tambin permite al usuario cambiar con facilidad entre los contactos disponibles. "Debera comentarlo con Arturo, que es quien se encarga del tema".Tambin se muestran otros contactos de la misma empresa que no estn en la lista de llamadas.
Pgina Presentacin
5. Si puede hablar con ms de una persona de la misma empresa en la misma llamada, cambie a la otra persona haciendo clic en el vnculo de su nombre. Si no puede hablar con ellos en la misma llamada o decide llamar ms tarde, seguir tenindolos asignados. 6. Para excluir un contacto de la lista ("lo siento, Arturo ya no trabaja en este departamento") haga clic en el botn Excluir. Aparecer la pgina Excluir de la lista de llamadas.
14-4 Sage CRM
Pgina Excluir de la lista de llamadas
7. Seleccione un Motivo de la exclusin y haga clic en el botn Guardar. Estas razones las definen el responsable de marketing o el administrador del sistema. 8. Puede devolver la persona a la lista de llamadas con el botn Incluir. 9. Puede bloquear un contacto de la lista de llamadas hasta despus de una fecha/hora determinada seleccionando el botn Volver a llamar en. Puede utilizarlo si, por ejemplo, el contacto se ha tomado dos semanas de vacaciones. Aparecer la pgina Volver a llamar en. 10. Indique la fecha y hora en que el contacto volver a estar disponible y haga clic en el botn Guardar.
Pgina Volver a llamar en
11. Para terminar una sesin de llamadas con la lista de llamadas actual, haga clic en el botn Terminar sesin de llamadas. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes, con las estadsticas actualizadas de la lista de llamadas actual.
Captulo 15: Grupos

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Comprender el alcance de la funcin informes. Recopilar grupos. Acceder a la pestaa Grupos. Crear un grupo. Crear un grupo desde la pestaa Grupos. Crear un grupo desde la pestaa Acciones. Crear un grupo en funcin de una bsqueda de entidades primarias. Aadir un registro de entidad primaria a un grupo. Aadir mltiples registros a un grupo. Aadir mltiples registros a un grupo mediante Buscar/Bsqueda guardada. Aadir mltiples registros a un grupo mediante una bsqueda avanzada. Aadir los registros de un grupo a otro grupo. Modificar un grupo. Realizar una actualizacin masiva de un grupo. Actualizar zonas de grupo. Actualizar un grupo. Comprender cmo se almacena la informacin que se genera en los grupos. Procesar la informacin generada mediante grupos. Aadir una pestaa que contenga informacin generada por los grupos. Exportar informacin de los grupos. Visualizar un grupo exportado. Configurar el sistema para que enve correos electrnicos masivos. Enviar un correo electrnico masivo.
Introduccin a los grupos

La funcin Grupos permite crear, modificar y guardar listas de personas, empresas, clientes potenciales, incidencias, oportunidades, presupuestos y pedidos en funcin de unos criterios de filtro definidos. Los criterios de filtro pueden ser simples (por ejemplo, "Todos los directores de informtica en Dubln") o complejos (por ejemplo, "Todos los responsables de marketing del sector telecomunicaciones en Londres, Dubln o Manchester que asistieron a nuestro seminario el ao pasado pero que an no han respondido a nuestro correo de invitacin"). Los grupos tambin utilizan las siguientes funciones:
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Los grupos se pueden generar a partir de vistas con una flexibilidad y potencia equivalentes a las de los informes de Sage CRM. Para obtener ms informacin, consulte "Personalizacin de vistas" en la Gua del administrador del sistema. Es posible generar grupos basados en la funcin de Atributos clave. Para obtener ms informacin, consulte "Perfiles de atributos clave" en la Ayuda del administrador del sistema. Puede definir el orden en que se visualizarn los contenidos de un grupo. Para desplazarse por los grupos utilizando los botones Adelante y Atrs, o Ir a.
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Captulo 15 Nota: Una empresa que no tenga personas relacionadas puede aparecer en un grupo. Sin embargo, ese grupo no puede aparecer en una lista de llamadas salientes.
Informacin tcnica general

Generacin de grupos.Los grupos se basan en vistas SQL generadas por consultas que recuperan los registros seleccionados de acuerdo con los ID de entidad seleccionados. El usuario puede seleccionar la vista en la que basar el grupo. El administrador del sistema puede aadir y/o cambiar estas vistas en Administracin | Personalizacin | Vistas. El usuario puede utilizar cualquiera de los campos disponibles para filtrar el resultado del grupo. Tambin puede utilizar los datos de atributos clave como filtro. Almacenamiento de grupos.Los grupos pueden ser estticos o dinmicos. Cuando se guarda un grupo esttico, tanto la consulta que gener el grupo como la lista de registros que devolvi se guardan tambin. Cada vez que un usuario vuelve a un grupo esttico, ste da como resultado la lista de los registros guardados. Es decir, si se han aadido a Sage CRM ms registros con los mismos criterios desde que se guard el grupo, stos no aparecern en el mismo. Cuando se guarda un grupo dinmico, en Sage CRM slo se almacena la consulta que gener el grupo. Cada vez que se abre un grupo dinmico, se ejecuta la consulta y el contenido del grupo se actualiza para devolver los registros de Sage CRM que coincidan con los criterios de consulta en ese momento. Nota: No puede crear ni almacenar grupos estticos en equipos con Solo Client.
Pestaa Grupos
Los grupos pueden visualizarse y gestionarse desde la pestaa Mi CRM | Grupos. La pestaa Grupos slo aparecer en Mi CRM si su administrador del sistema le ha otorgado permisos de acceso a la pestaa Grupos a travs de Administracin | Usuarios.
Creacin de un grupo
Los grupos se pueden crear de las siguientes maneras:
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Desde la pestaa Grupos. Desde la pestaa Accin de la fase. Segn una bsqueda de entidad primaria. Al realizar una carga de datos. Para obtener ms informacin, consulte "Ejecucin de la carga de datos" en la Ayuda del administrador del sistema. Desde cualquier resultado de lista de bsqueda.
Creacin de un grupo desde la pestaa Grupos

Para crear un grupo desde la pestaa Grupos: 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Haga clic en la pestaa Grupos. 3. Haga clic en el botn Nuevo grupo. Aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 1 de 4.
Pgina Nuevo grupo, etapa 1 de 4
15-2 Sage CRM
Captulo 15: Grupos 4. Escriba un nombre y descripcin de grupo en los campos Nombre y Descripcin. 5. Seleccione el tipo de grupo que desea crear en la lista desplegable Tipo. Puede crear grupos estticos o dinmicos. 6. Seleccione la entidad principal en la que va a basarse el grupo en la lista desplegable Entidad. Todos los registros del grupo se basarn en la misma entidad primaria. Cuando seleccione una entidad, la pantalla se actualizar para mostrar la lista desplegable Vista de origen. Slo se mostrarn las vistas que muestren una fila por campo ID. 7. Seleccione la Vista de origen del grupo y haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 2 de 4.
8. Seleccione las columnas que desee incluir en el orden de clasificacin, los criterios de bsqueda y el contenido del grupo. 9. Seleccione la casilla de verificacin Bsqueda avanzada si desea crear una consulte de bsqueda avanzada para generar el grupo. Consulte Uso de Bsqueda avanzada (pgina 3-7) para obtener ms informacin. 10. Tambin puede aadir datos de atributos clave a los campos de seleccin de su definicin de grupo. 11. Haga clic en el botn Continuar cuando est listo para continuar. Si ha aadido criterios de bsqueda, aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 3 de 4.
12. Especifique los criterios de bsqueda que desee. 13. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 4 de 4.
Captulo 15
14. Si est creando un grupo esttico, puede activar o desactivar los botones Incluir todos y Excluir todos. La opcin predeterminada es Incluir todos. 15. Cuando est conforme con el grupo, haga clic en el botn Guardar. Nota: Si est creando un grupo esttico, puede hacer clic en el botn Guardar un grupo esttico vaco. Esta accin guardar la consulta que gener el grupo, pero no la lista de registros que devolvi el grupo. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para crear un grupo de registros seleccionados individualmente. Consulte Adicin de un registro de entidad primaria a un grupo (pgina 15-6) para obtener ms informacin.
Botones de accin de grupo

Esta tabla describe los botones de accin de Grupo. Botn Nuevo documento Nueva tarea Nuevo correo electrnico Exportacin a un archivo Actualizacin masiva Descripcin Combina una plantilla estndar con la direccin y datos de contacto de los destinatarios del grupo. Crea una tarea para cada destinatario que figura en el grupo. Enva un correo electrnico a cada destinatario que figura el grupo. Exporta el grupo como un archivo de texto o CSV. Se puede acceder a los grupos exportados desde Mi CRM | Documentos compartidos. Slo est disponible para los administradores del sistema. Consulte Realizacin de una actualizacin masiva de un grupo (pgina 15-9) para obtener ms informacin. Permite realizar actualizaciones simultneas a todos los registros del grupo. Slo est disponible para los administradores del sistema. Consulte Actualizacin de las zonas de grupo (pgina 15-9) para obtener ms informacin. Permite a un administrador actualizar las zonas de un grupo. Slo est disponible para los grupos estticos. Incluye a todos los miembros del grupo. Slo est disponible para los grupos estticos. Excluye a todos los miembros del grupo. Actualiza el grupo para que incluya todas las personas, empresas o clientes potenciales que se hayan aadido desde la creacin del grupo y que cumplan con los criterios de bsqueda.
Actualizar zona
Incluir todos Excluir todos Actualizar
15-4 Sage CRM
Captulo 15: Grupos
Botn Excluir destinatarios anteriores SQL
Descripcin Slo est disponible para los grupos estticos. Si ya se ha utilizado el grupo para una accin, este botn excluye a las personas, empresas o clientes potenciales que fueron objeto de dicha accin. Slo est disponible para los administradores del sistema. Muestra una nueva ventana que contiene el SQL utilizado para generar el grupo. Si est familiarizado con SQL, puede personalizar esta declaracin.
Si selecciona una de estas acciones, por ejemplo, Nuevo correo electrnico, ver un nuevo panel llamado Seleccin de categora principal. Al principio contendr una sola entrada (por ejemplo, correo electrnico), que corresponde al tipo de accin seleccionada que se ejecutar en el grupo.
Panel Seleccin de categora principal
Cuando selecciona la Categora principal y ejecuta la accin, se crear automticamente una nueva categora en los Datos atributos clave subordinada (como una categora secundaria) de Correo electrnico. Esta entrada secundaria contiene un vnculo a cada destinatario para esta accin concreta. Esto significa que estos datos de atributos clave se pueden utilizar como un criterio de seleccin para una accin de seguimiento de este correo electrnico. Consulte Datos de atributos clave generados por grupos (pgina 15-12) para obtener ms informacin. Vaya a la pgina de inicio de Grupos ...
Creacin de un grupo desde la pestaa Acciones

Para crear grupos desde la pestaa Accin de la fase del rea Marketing, debe ser un administrador del sistema o tener permisos de gestor de informacin. Los grupos que cree desde aqu se utilizarn para permitirle filtrar y gestionar respuestas a acciones individuales. Por ejemplo, puede crear un grupo dinmico que filtre y registre todas las respuestas correctas a una accin de fase. Para obtener ms informacin sobre la creacin de grupos desde la pestaa Acciones, consulte Creacin de un nuevo grupo a partir de las respuestas a llamadas de seguimiento (pgina 16-11).
Creacin de un grupo en funcin de una bsqueda de entidades primarias

Si tiene acceso a los grupos, puede crear un grupo que contenga los resultados de una bsqueda de cualquiera de las entidades primarias: Empresa, Persona, Incidencia, Oportunidad, Cliente potencial, Presupuesto o Pedido. Por ejemplo, puede crear un grupo basado en los resultados de una bsqueda de todas las empresas basadas en Sevilla. Tambin puede crear un nuevo grupo basado en los resultados de una bsqueda avanzada. Consulte Uso de Bsqueda avanzada (pgina 3-7) para obtener ms informacin. Para crear un grupo en funcin de una bsqueda de entidades primarias: 1. Seleccione Buscar | Empresa. Aparecer la pantalla de bsqueda de empresa. 2. Escriba Sevilla en el campo Ciudad. 3. Haga clic en el botn Buscar. Aparecer una lista de las empresas con sede en Sevilla. 4. Haga clic en el botn Crear nuevo grupo. Se mostrar el cuadro de dilogo Crear nuevo grupo.
Captulo 15
Crear nuevo grupo
5. Escriba un nombre y una descripcin para el nuevo grupo en los campos Nombre y Descripcin. 6. Seleccione a disposicin de quin quiere poner el grupo en la lista desplegable Disponible para. Como gestor de informacin con acceso a los grupos, puede poner los grupos a disposicin de otros gestores de informacin o bien mantenerlos para su uso privado. Como administrador del sistema, debera optar por poner un grupo a disposicin de todos los usuarios. 7. En el campo Tipo, puede optar por hacer que el grupo sea dinmico o esttico. 8. Haga clic en el botn Guardar para guardar el nuevo grupo.
Adicin de un registro de entidad primaria a un grupo

Puede aadir un registro de entidad principal (personal, empresa, incidencia, oportunidad o cliente potencial) a un grupo existente basado en esa entidad directamente desde la pantalla de resumen de la entidad. En este ejemplo se aadir un registro de empresa a un grupo. Nota: Slo es posible aadir registros de entidad primaria a grupos estticos de esta manera. Para aadir un registro de entidad primaria a un grupo: 1. Seleccione Buscar | Empresa y encuentre la empresa que desea aadir a un grupo. 2. Abra la pgina de resumen de la empresa. 3. Haga clic en el botn Aadir este registro a un grupo. Se mostrar el cuadro de dilogo Aadir al grupo. 4. Seleccione el grupo al que desea aadir el registro en la lista desplegable Seleccionar grupo. 5. Haga clic en el botn Guardar.
Adicin de mltiples registros a un grupo

Los usuarios con permisos de acceso a grupos pueden aadir mltiples registros de mismo tipo de entidad a cualquier grupo esttico. Puede aadir registros buscando en una pantalla de bsqueda de entidad estndar, o bien realizar bsquedas de registros mediante una bsqueda avanzada. Tambin puede aadir todos los registros de un grupo a otro, siempre y cuando ambos grupos se basen en la misma entidad. Cuando aada mltiples registros a un grupo, aparecer un aviso si est intentando aadir un registro que ya existe dentro del grupo de destino. Nota: Sage CRM no aadir registros para los que los usuarios no tengan derechos de seguridad. En su lugar, se informar a los usuarios que los registros no estn a su disposicin.
Adicin de mltiples registros a un grupo mediante Buscar/Bsqueda guardada

Para aadir mltiples registros a un grupo mediante Buscar/Bsqueda guardada:
15-6 Sage CRM
Captulo 15: Grupos 1. Seleccione Mi CRM | Grupos. 2. Haga clic en el vnculo del grupo al que desea aadir registros. Aparecer la pantalla Detalles del grupo. 3. Haga clic en el bot Aadir registros al grupo. Se mostrar el cuadro de dilogo Aadir al grupo.
Cuadro de dilogo Aadir al grupo
4. La opcin Aadir Registros mediante una Bsqueda guardada est seleccionada de manera predeterminada. Haga clic en Continuar. Se mostrar la pantalla de bsqueda de entidad. 5. Busque los registros que desee aadir al grupo mediante las opciones de filtro o ejecutando una bsqueda guardada. 6. Haga clic en el botn Aadir al grupo. Se mostrar una notificacin indicndole la cantidad de registros que se han aadido al grupo. 7. Haga clic en el botn Continuar para ir a la pgina Detalles del grupo.
Adicin de mltiples registros a un grupo mediante una bsqueda avanzada

Para aadir mltiples registros a un grupo mediante una bsqueda avanzada: 1. Seleccione Mi CRM | Grupos. 2. Haga clic en el vnculo del grupo al que desea aadir registros. Aparecer la pantalla Detalles del grupo. 3. Haga clic en el bot Aadir registros al grupo. Se mostrar el cuadro de dilogo Aadir al grupo. 4. Haga clic en el botn de opcin Aadir Registros mediante una Bsqueda guardada. 5. Haga clic en Continuar. Aparecer la pgina de bsqueda avanzada. 6. Busque los registros que desee aadir al grupo mediante las opciones de bsqueda avanzada o ejecutando una bsqueda guardada. 7. Haga clic en el botn Aadir al grupo. Se mostrar una notificacin indicndole la cantidad de registros que se han aadido al grupo. 8. Haga clic en el botn Continuar para ir a la pgina Detalles del grupo.
Adicin de los registros de un grupo a otro grupo

Para aadir los registros de un grupo a otro grupo: 1. Seleccione Mi CRM | Grupos. 2. Haga clic en el vnculo del grupo al que desea aadir registros. Aparecer la pantalla Detalles del grupo. 3. Haga clic en el bot Aadir registros al grupo. Se mostrar el cuadro de dilogo Aadir al grupo.
Captulo 15 4. Haga clic en el botn de opcin Aadir los Registros de otro Grupo. 5. Haga clic en Continuar. 6. Seleccione el grupo desde el que desea aadir registros en la lista desplegable Grupos. 7. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar una notificacin indicndole la cantidad de registros que se han aadido al grupo. Nota:No se aadirn los registros duplicados. 8. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Grupos.
Actualizacin de un grupo
Supongamos que ha configurado un grupo de personas basado en el criterio de bsqueda Ciudad = Dubln. Enva un correo publicitario a estos contactos para anunciar una feria comercial que tendr lugar prximamente. Mientras tanto, el personal encargado de introducir datos ha ido recopilando nuevos datos de contacto de personas de la zona de Dubln. Estos datos se han aadido al sistema durante la semana siguiente al envo del correo publicitario. Los grupos dinmicos se actualizarn automticamente, y los nuevos registros que coincidan con los criterios de bsqueda de grupo se aadirn automticamente al grupo. Con los grupos estticos, deber utilizar el botn Actualizar para aadir nuevos registros coincidentes a los grupos. En los grupos estticos, cuando realice una combinacin de correspondencia podr utilizar el botn Actualizar para enviar un correo publicitario similar a todas las personas que se han aadido al sistema. Para actualizar un grupo esttico: 1. Cree un nuevo grupo de personas basado en un criterio, como por ejemplo Ciudad = Dubln. 2. Abra el grupo y realice una combinacin de correspondencia con el botn Nuevo documento. 3. Aada tres nuevas personas al sistema y asegrese de que cumplan los criterios de bsqueda que utiliz para la generacin de grupos. 4. Abra el grupo y anote el nmero de personas que contiene, por ejemplo 23. 5. Haga clic en el botn Actualizar. 6. El nmero de personas debera ser el mismo que el anterior ms tres, por ejemplo 26. 7. Si el correo publicitario que est enviando es exactamente el mismo que antes, no necesita reenviarlo a todos los destinatarios. 8. Haga clic en el botn Excluir anteriores destinatarios. 9. La lista seguir mostrando 26 personas, con 23 excluidas. 10. Ahora puede realizar la combinacin de correspondencia con el botn Nuevo documento, y el correo slo se enviar a los tres nuevos contactos.
Modificacin de un grupo
Puede modificar ciertos campos en grupos dinmicos y estticos. Para modificar un grupo: 1. Seleccione la pestaa Grupos. 2. Abra el grupo que desee modificar. Aparecer la pgina Detalles del grupo. 3. Haga clic en el botn Modificar. Aparecer la pgina Grupo, Paso 1 de 4. Puede modificar varios atributos de grupo en esta pgina. 4. Seleccione Continuar para desplazarse por los atributos modificables de grupo. 5. Cuando haya llegado a la pgina Grupo, Paso 4 de 4, haga clic en el botn Guardar para guardar los cambios. Nota: Los registros de grupos estn bloqueados cuando estn seleccionados, de modo que slo un usuario puede realizar cambios en un grupo en un momento dado.
15-8 Sage CRM
Captulo 15: Grupos
Realizacin de una actualizacin masiva de un grupo

La posibilidad de realizar una actualizacin masiva de un grupo slo est disponible para los administradores de sistema, y esta opcin debe estar activada en primer lugar en la pgina Comportamiento del sistema. Para obtener ms informacin, consulte "Configuracin del sistema" en la Gua del administrador del sistema. La opcin de actualizacin masiva le permite actualizar de forma simultnea los mismos campos de registros seleccionados de un grupo. Por ejemplo, puede que cuatro personas de un grupo de contactos se hayan trasladado de la regin Europa a la regin Estados Unidos Este. Es posible utilizar la funcin de actualizacin masiva para actualizar el campo regin de los cuatro registros de forma simultnea. Nota: El administrador del sistema debe asegurarse de tener una copia de seguridad completa de la base de datos antes de realizar la actualizacin masiva. Para realizar una actualizacin masiva de un grupo: 1. Seleccione la pestaa Grupos. 2. Abra el grupo que desee actualizar. Aparecer la pgina Detalles del grupo. 3. Seleccione las casillas de verificacin Excluir adecuadas para excluir aquellos registros que no desee actualizar. 4. Haga clic en el botn Actualizacin masiva. Aparecer la pgina Campos. Esta pgina muestra todos los campos que tienen en comn los registros seleccionados en la pgina Detalles del grupo. 5. Seleccione los campos que desee actualizar. Por ejemplo, seleccione el campo Regin.
Pgina Campos
6. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la lista desplegable Regin. 7. Seleccione la regin con la que desea que se actualicen los registros, por ejemplo Estados Unidos Este. 8. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar una notificacin indicndole la cantidad de registros a los que afectar la actualizacin. 9. Haga clic en Aceptar. Aparecer la pgina Resumen de los registros actualizados. 10. Haga clic en el botn Continuar. Los registros seleccionados estarn actualizados. Requisitos de usuarios: Derechos del administrador de sistema
Actualizacin de las zonas de grupo

La posibilidad de realizar una actualizacin masiva de zonas de grupo slo est disponible para los administradores de sistema, y esta opcin debe estar activada en primer lugar en la pgina Comportamiento del sistema. Para obtener ms informacin, consulte "Configuracin del sistema" en la Gua del administrador del sistema. La opcin de actualizacin de zonas le permite actualizar de
Captulo 15 forma simultnea el campo de zona de los registros seleccionados en un grupo. Por ejemplo, puede tener un grupo de contactos que se hayan asignado a varias zonas de Estados Unidos, y desea actualizar todo el grupo a la zona de Estados Unidos Canad. Nota: El administrador del sistema debe asegurarse de tener una copia de seguridad completa de la base de datos antes de realizar la actualizacin masiva. Tambin se recomienda cerrar la sesin de todos los usuarios conectados al sistema antes de realizar una actualizacin de zonas. Para obtener ms informacin, consulte la Gua del administrador del sistema. Para actualizar zonas de grupo: 1. Seleccione la pestaa Grupos. 2. Abra el grupo que desee actualizar. Aparecer la pgina Detalles del grupo. 3. Excluya todos aquellos registros que no desee actualizar. 4. Haga clic en el botn Actualizar zona. Aparecer la pgina Zona. 5. Seleccione la nueva zona del grupo en la lista desplegable Nombre de la zona. En este ejemplo, seleccione Estados Unidos Canad.
Pgina Zona
6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de los registros potencialmente actualizables. 7. Haga clic en el botn Ir. Aparecer la pgina Resumen de los registros actualizados. 8. Haga clic en el botn Continuar. Los registros seleccionados estarn actualizados. Requisitos de usuarios: Derechos del administrador de sistema
Cmo se almacena la informacin de los grupos

La informacin generada por los grupos estticos se almacena en los datos de atributos clave. Este almacenamiento se realiza de dos modos:
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Al generar un grupo esttico y guardarlo, el grupo y todos sus "registros" (es decir, las empresas, personas, clientes potenciales, oportunidades, incidencias, presupuestos u pedidos) se guardan con datos de atributos clave, que identifican al grupo y a todos sus miembros. El grupo guardado se puede visualizar en Administracin | Personalizacin avanzada | Atributos clave | Categoras, en la categora Entradas de grupos. El campo de atributos clave almacenado para cada miembro del grupo est establecido en Incluir o Excluir.
Lista Categoras de atributos clave con entradas de grupos
15-10 Sage CRM
Captulo 15: Grupos Cuando realiza una accin con los registros de un grupo esttico o dinmico, la accin y todos los registros del grupo con los que se llev a cabo, se guardan con datos de atributos clave. Las acciones se pueden ver en Administracin | Personalizacin avanzada | Atributos clave | Categoras, en la categora Actividades predeterminadas. El campo de datos de atributos clave almacenado con cada miembro del grupo se define segn la fecha en que se llev a cabo la accin.
Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Captulo 15
Datos de atributos clave generados por grupos

El siguiente ejemplo muestra cmo trabajar con datos de atributos clave generados por grupos estticos. Debe disponer de permisos de administrador del sistema o de gestor de informacin con permisos de atributos clave para realizar los siguientes pasos. 1. Cree un nuevo grupo esttico de personas para las que Cdigo de cargo = Director de informtica. 2. Haga clic en el botn Continuar y seleccione las columnas que desee mostrar en el grupo. 3. Haga clic en el botn Continuar y defina los criterios de bsqueda en Director de informtica. Aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 3 de 4. 4. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Nuevo grupo, Paso 4 de 4. 5. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer una pgina con la barra Grupo guardado en la parte superior. 6. Seleccione Administracin | Personalizacin avanzada | Atributos clave | Categoras. Aparecer la lista Categoras de atributos clave, donde se mostrar el grupo guardado como categora secundaria de la categora Entradas de grupos.
Categoras Entradas de grupos
7. Vuelva a Men principal | Mi CRM y seleccione la pestaa Grupos. 8. Haga clic en el vnculo del grupo que ha creado. 9. Seleccione el botn Nueva Tarea para programar una llamada telefnica a cada persona del grupo. Se mostrar la pgina Nueva Tarea. 10. Complete los detalles de la comunicacin y seleccione Acciones internas en el panel Categora principal al final de la pgina. La categora principal predeterminada se configura en Administracin | Atributos clave | Grupos de categoras | Grupos de categoras de actividad.
Pgina Nueva tarea
11. Haga clic en el botn Guardar. Se planificar una comunicacin para cada persona del grupo, y se mostrar de nuevo la pgina Crear lista, Paso 3 de 3. 12. Seleccione Administracin | Personalizacin avanzada | Atributos clave | Categoras. Aparecer la lista Categoras de atributos clave donde se mostrar la accin relacionada con el grupo como una categora secundaria de la categora Acciones por defecto | Acciones internas.
15-12 Sage CRM
Captulo 15: Grupos
Categora Actividades predeterminadas | Acciones internas
Dado que tanto el grupo guardado como el grupo con el que se ha realizado la accin se almacenan de esta forma, podr generar informes sobre estas entradas y crear nuevos grupos basados en ellas para acciones de seguimiento o informes para analizar los grupos antiguos.
Creacin de un nuevo grupo basado en una accin previa almacenada en datos de atributos clave
Creacin de un informe basado en una entrada de grupo guardada
Captulo 15
Adicin de informacin de lista de grupos a una pestaa

Puede revisar y modificar datos de grupos estticos en el nivel de registro en el que se encuentran almacenados. Por ejemplo, si quiere ver todas las acciones (combinaciones de correo, envos masivos de correo electrnico, etc.) llevadas a cabo en relacin con una persona concreta o ver a qu grupos pertenece, puede visualizar estos datos de atributos clave en una pestaa dentro del contexto de la persona. El captulo Perfiles de atributos clave de la Gua del administrador del sistema ofrece ms informacin acerca de cmo hacerlo, pero a continuacin se incluye un resumen de los pasos a seguir. Debe disponer de permisos de administrador del sistema o de gestor de informacin con permisos de atributos clave para realizar los siguientes pasos. 1. Seleccione Administracin | Personalizacin avanzada |Atributos clave| Grupos de categoras y asegrese de que Grupos de categoras generales est seleccionado en la lista. 2. Haga clic en el botn Nuevo. 3. Introduzca un nombre y una descripcin para el grupo de categoras, por ejemplo, Informacin de grupo. 4. En la lista Categoras de atributos de clave, seleccione las categoras que desea que se muestren dentro de este grupo de categoras, por ejemplo, Actividades predeterminadas y Entradas de grupos, y muvalas a la lista Categoras dentro del grupo. Se trata del nivel ms alto de la lista Categoras de atributos clave. Puede empezar desde un nivel inferior con las categoras secundarias, para mostrar informacin ms especfica relacionada con un conjunto de acciones o grupos concretos.
Pgina Grupos de categoras
5. Haga clic en el botn Guardar para mostrar el nuevo grupo de categoras. 6. Para mostrar la informacin en una pestaa dentro del contexto de una persona, seleccione Administracin | Personalizacin | Persona | Pestaas. 7. Haga clic en el vnculo del grupo de pestaas Persona. Aparecer la pgina Personalizar pestaas. 8. Aada una nueva pestaa, con la Accin definida como Atributos clave y el Grupo de categoras de atributos clave definida como el grupo de categoras que acaba de crear.
15-14 Sage CRM
Captulo 15: Grupos
Pgina Personalizar pestaas
9. Haga clic en el botn Agregar y a continuacin en Guardar. 10. Busque una persona que ya se encuentre en uno de los grupos creados y en los que ya haya llevado a cabo una accin. 11. Haga clic en el vnculo de la persona. 12. Haga clic en la pestaa que ha creado. Los datos de atributos clave que representan los miembros del grupo y las acciones realizadas con ella se mostrarn en la pestaa. Esta informacin se puede modificar de forma manual para hacer, por ejemplo, que una persona concreta pase de estar incluida en un grupo a estar excluida.
Informacin de grupo mostrada en una pestaa como datos de perfil de atributos clave
Exportacin de informacin de los grupos

Puede exportar un grupo a un archivo CSV o a un archivo de texto. Si exporta un grupo a un archivo CSV, se guardar en la pestaa Mi CRM | Documentos compartidos. Cuando exporte un grupo a un archivo, el registro de tipo de comunicacin creado depender del tipo de entidad en el que se base el grupo. Si un grupo se basa en la entidad de persona o empresa, la comunicacin que se cree estar vinculada con cada contacto del grupo y en la pestaa Comunicaciones de todas las personas o empresas del grupo aparecer un registro de la exportacin del grupo. Sin embargo, cuando un grupo se basa en una entidad de oportunidad o incidencia, en el calendario del usuario que realiz la exportacin se registrar una nica comunicacin con un vnculo a todas las oportunidades o incidencias relevantes. Para exportar a un grupo: 1. Seleccione Mi CRM | Grupos. 2. Haga clic en el vnculo del grupo que desea exportar. Aparecer la pgina Detalles del grupo. 3. Haga clic en el botn Exportar a archivo. Aparecer la pgina Exportar grupo. 4. Seleccione la opcin Hoja de clculo (CSV) o Texto y haga clic en el botn Guardar. Nota: La casilla de verificacin Crear entrada en documentos compartidos est seleccionada de manera predeterminada si el grupo que est exportando no es privado. Si el grupo es privado, la
Captulo 15 casilla de verificacin no est seleccionada de manera predeterminada. Al seleccionarla, el documento compartido estar disponible para todos los usuarios. Cuando haya exportado la lista, puede visualizarla o guardarla en la ubicacin que prefiera.
Visualizacin de un grupo exportado

Cuando exporta un archivo CSV de un grupo, se aade a la biblioteca de documentos y se puede visualizar desde la pestaa Documentos compartidos. Para visualizar un grupo exportado: 1. Seleccione Mi CRM | Documentos compartidos. Se mostrar una lista de documentos compartidos. 2. Haga clic en el vnculo del grupo exportado que desea visualizar. 3. Haga clic en el botn Ver adjunto. El archivo CSV se abrir en una nueva ventana del explorador.
Envo de correos electrnicos masivos

Los envos masivos de correo electrnico se pueden realizar en formato de texto o HTML y pueden contener archivos adjuntos o imgenes en lnea. El campo Enviar correo electrnico como HTML debe estar definido como S (en Administracin | Correo electrnico y documentos | Configuracin de correo electrnico) para cargar una imagen en lnea. Tenga en cuenta que si utiliza la versin de prueba gratuita de 30 das no podr enviar correos electrnicos masivos. Sin embargo, se guardarn como comunicaciones en la base de datos alojada. Configuracin de Sage CRM para envos masivos de correo electrnico Una vez configurado el Editor de correo electrnico integrado, puede utilizar la funcin de Envo masivo de correo electrnico. Sin embargo, si desea tener poder enviar correos electrnicos en formato HTML, deber comprobar que el sistema est configurado para ello. Tambin deber comprobar que se han especificado las direcciones De y Responder a. Para comprobar si es posible enviar correos electrnicos en HTML a los grupos: 1. Seleccione Administracin | Correo electrnico y documentos | Configuracin de correo electrnico. Aparecer la pgina de configuracin de correo electrnico/SMS. 2. Compruebe que el campo Enviar el correo como HTMLest definido como S. Si no necesita enviar correos electrnicos como HTML, se puede seleccionar la opcin SMTP interno. Para comprobar que las direcciones De y Responder a se han especificado: 1. Abra Administracin | Correo electrnico y documentos | Alias de correo electrnico y haga clic en el botn Nuevo. Aparecer una lista de direcciones de correo electrnico desde las que se podrn enviar correos electrnicos. Si la entrada de la direccin de correo electrnico desde la que desea realizar envos masivos de correo electrnico no se encuentra en la lista, deber configurar una entrada dicha direccin. 2. Haga clic en el vnculo del buzn que desea utilizar para realizar los envos masivos de correo electrnico y haga clic en el botn Modificar. En este ejemplo se utiliza el buzn de correo Marketing. 3. Asegrese de que los campos Direccin de correo electrnico y Nombre para mostrar estn cumplimentados y que se han activado y cumplimentado las direcciones De y Responder a.
15-16 Sage CRM
Captulo 15: Grupos
Panel Opciones de direccin de correo electrnico
4. Haga clic en el botn Guardar. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Envo de correos electrnicos a grupos

Para enviar un correo electrnico a un grupo: 1. Seleccione Mi CRM | Grupos y a continuacin haga clic en el vnculo del grupo al que desea enviar un correo masivo. Aparecer la pgina Detalles del grupo. l Nota: No se pueden realizar envos de correo masivo en grupos que no estn vinculados a una persona, empresa o cliente potencial. 2. Haga clic en el botn Nuevo correo electrnico. Aparecer la pgina Envo masivo de correo electrnico.
Pgina Enviar correo electrnico masivo
3. Seleccione un grupo en el campo Prevenir duplicados contra otro grupo si desea asegurarse de que este correo electrnico no se enva a miembros de otro grupo. 4. Si desea que el correo electrnico masivo est basado en una plantilla existente, haga clic en el campo Plantilla. Las plantillas de Sage CRM suelen incluir cdigos de campo y contenido estndar. Desde el botn de la barra de herramientas Diseos hay disponibles ms diseos de formato. 5. Seleccione la direccin De que desea utilizar en el campo De. Las opciones disponibles dependern de los buzones de correo disponibles y de sus permisos de seguridad. 6. Escriba el asunto del correo electrnico en el campoAsunto.
Captulo 15 7. Puede incluir informacin en diferentes formatos en el cuerpo del mensaje. l Puede escribir un mensaje en texto estndar y utilizar los botones de formato para darle formato al texto. Tambin puede utilizar vietas y numeracin e inserte tablas en sus correos electrnicos.
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Seleccione campos de combinacin en la lista desplegable Seleccione un campo para insertar en el correo electrnico si, por ejemplo, desea incluir el nombre o cargo del destinatario en el correo electrnico. Puede copiar contenido en HTML y pegarlo en el campo del cuerpo. Seleccione el botn Origen y podr copiar contenido HTML y pegarlo en el campo del cuerpo. El cdigo fuente de HTML suele contener referencias a archivos de imgenes, tales como JPG, GIF y BMP. Compruebe que dichas referencias sean correctas para que la persona que reciba el correo electrnico las pueda ver. El origen de los archivos de imgenes debe estar especificado en el cdigo fuente de HTML como rutas de Internet, por ejemplo, <img src = "http://www.dominio.com/productos/imagen.gif">. Si no tiene experiencia en escribir cdigo fuente de HTML, deber consultar a la persona que cre la fuente de HTML para garantizar que las referencias a las imgenes se corresponden con el modo descrito en el archivo antes de realizar el envo de correo. Puede aadir un archivo .GIF, .JPEG o .JPG como imagen integrada. Una imagen integrada es una imagen individual que est incluida en el cuerpo del correo electrnico. Las imgenes integradas aparecen en el cuerpo del correo electrnico y su referencia se establece en el servidor de correo electrnico en el cdigo fuente HTML. Para cargar una imagen integrada, haga clic en el botn Examinar para localizar el archivo de imagen, seleccinelo y haga clic en el botn Cargar imagen integrada. La referencia a las imgenes se debe establecer en HTML para poder verlas en el cuerpo del correo electrnico. Puede modificar el cdigo fuente HTML haciendo clic en el botn Editar recurso y modificando el script. Puede adjuntar documentos globales y archivos locales. Para aadir un documento global, utilice los iconos de seleccin de bsqueda avanzada para localizar el archivo, seleccinelo y haga clic en el botn Cargar adjunto. Consulte Seleccin de bsqueda avanzada (pgina 2-8) para obtener ms informacin sobre cmo utilizar los botones de seleccin de bsqueda. Para adjuntar un archivo local, haga clic en el botn Buscar, localice el archivo y haga clic en el botn Cargar adjunto.
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8. Una vez aadido el contenido en el cuerpo del correo electrnico, es posible que desee especificar reglas adicionales para guardar la comunicacin en la base de datos. La opcin para especificar reglas adicionales no est disponible si est utilizando la opcin de administracin de correo electrnico para gestionar los correos electrnicos salientes. En el panel Opciones de comunicacin, seleccione el equipo y la zona en los que desea guardar la comunicacin en los campos Equipo y Zona, respectivamente. Especifique tambin el estado y el tipo de comunicacin con los que desea que se guarde el correo electrnico en los campos Estado y Accin. 9. Si desea vincular el correo electrnico masivo con una accin, seleccinela en el campo Actividad de la fase. 10. Si selecciona Correos electrnicosen el campo de seleccin Categora principal, se crear automticamente una nueva categora en Perfil de atributos clave como categora "secundaria" de correos electrnicos cuando enve el correo electrnico. El nombre de la categora corresponde al texto que escriba en el campo Asunto, por ejemplo, Ofertas Sage CRM. Esta entrada ?secundaria contiene un vnculo a cada destinatario del correo
15-18 Sage CRM
Captulo 15: Grupos electrnico. Esto significa que estos datos de atributos clave se pueden utilizar como un criterio de seleccin para una accin de seguimiento de este correo electrnico. 11. Antes de enviar el correo electrnico completo al grupo, puede realizar una ltima revisin haciendo lo siguiente: l Utilizando los botones Vista previa y Comprobar ortografa en la barra de herramientas del editor de correo electrnico.
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Utilizando el botn Enviarse a uno mismo un correo electrnico de prueba.
12. Haga clic en el botn Enviar correo electrnico para enviar el correo electrnico a todas las personas o empresas incluidas en el grupo. Aparecer un cuadro de dilogo informndole del nmero de correos electrnicos que est a punto de enviar. 13. Haga clic en Aceptar. Seleccione la pestaa Marketing | Estado del correo electrnico para revisar el estado de la operacin.
Pantalla Estado del correo electrnico
14. En este momento, puede detener de forma temporal el servicio de correo electrnico y reanudarlo ms tarde. Para hacer esto, haga clic en el botn Detener en la columna Acciones. Los detalles actuales del servicio de correo electrnico permanecern en la lista de estado hasta que se reanude o enve a todos los contactos del grupo. 15. Seleccione el vnculo en la columna asunto para ver los detalles de la comunicacin. 16. Seleccione el vnculo Haga clic aqu para ver los destinatarios del correo masivo para ver la lista de personas a las que les ha sido enviado el correo electrnico. 17. Cierre de la lista y a continuacin salga de la comunicacin. 18. Seleccione Reanudar para terminar de enviar el correo electrnico. Una vez enviados todos los correos, la barra de estado de la parte superior de la pestaa Estado de correo electrnico masivo mostrar el siguiente mensaje: "No existen correos electrnicos masivos pendientes". Si hay algn problema para enviar los mensajes, el problema aparece en la lista de estado y puede resolverlo si fuera necesario. Los correos electrnicos enviados al grupo se guardan como comunicaciones con la persona y/o empresa a la que han sido enviadas. Tambin se guardan con el equipo y zona especificados en el panel Opciones de comunicacin y de acuerdo con el estado que haya seleccionado. Ahora puede revisar todos los correos electrnicos enviados. Para revisar un correo electrnico enviado:
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Busque la persona o empresa a la que haya enviado un correo electrnico masivo y abra la comunicacin.
Puede convertir el correo electrnico en una oportunidad, un cliente potencial o una incidencia. Si el correo electrnico se ha vinculado a una accin de fase, puede seleccionar el botn Cambiar y registrar una respuesta al correo. Tenga en cuenta que para registrar una respuesta, debe abrir Correo electrnico entrante desde la lista Comunicaciones en el contexto de la Persona o Empresa.
Captulo 16: Gestin de campaas

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Comprender cmo Sage CRM le permite ejecutar campaas de marketing. Comprender qu es una fase. Comprender qu es una accin de marketing. Determinar cules son las funciones del gestor de campaas. Comprender las tareas generales que forman parte normalmente de la gestin de una campaa. Crear una nueva campaa. Crear una fase. Crear una accin. Comprender los campos de la pgina Campaa. Comprender los campos de la pgina Fase. Comprender los campos de la pgina Accin de la fase. Comprender los diferentes tipos de accin que pueden aplicarse a las acciones de fase. Crear un grupo para utilizar en una campaa. Realizar una combinacin de correo usando un grupo. Configurar cdigos de respuesta para utilizar durante las llamadas. Planificar una llamada de seguimiento. Crear un nuevo grupo a partir de las respuestas a las llamadas de seguimiento. Informar del resultado de mis campaas. Configurar una accin para la gestin de llamadas salientes. Comprender los campos de la lista de llamadas salientes.
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Qu es la gestin de campaas?
La Gestin de campaas le permite registrar las actividades realizadas como parte de las campaas de marketing. Las campaas se componen de fases, que a su vez se componen de acciones. Fases: las fases son una forma de agrupar acciones dentro de una campaa, generalmente por orden cronolgico. Acciones: las Acciones definen exactamente qu pasos se dan en la campaa, por ejemplo, Accin de televentas saliente o Accin de mailing de folletos.
Escenario de campaa compleja

Objetivo de la campaa Generar oportunidades de venta para un producto a partir de una lista de personas que han accedido a su sitio web para descargar las especificaciones tcnicas sobre la tecnologa del producto durante el mes pasado. Primera fase: Despertar inters
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Primera accin de la primera fase: envo masivo de correo electrnico presentando el producto nuevo.
Captulo 16 Segunda accin de la primera fase: establecer contacto para saber quin se encarga de la toma de decisiones e informar sobre la celebracin de un seminario prximamente.
Segunda fase: Generar inters

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Primera accin de la segunda fase: enviar un correo electrnico a las personas identificadas en la accin anterior para invitarlas al seminario. Segunda accin de la segunda fase: realizar llamadas de seguimiento para confirmar la asistencia y recabar ms informacin.
Tercera fase: Posible seguimiento

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Primera accin de la tercera fase: el personal del departamento de Televentas llamar a todos los asistentes y no asistentes para determinar sus planes de compra.
Mediciones y estadsticas necesarias

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Nmero de contactos cargados en el sistema. Nmero de personas contactadas y nmero de personas responsables de la toma de decisiones identificadas. Nmero de personas que dijeron que asistiran y nmero de personas que realmente asisti. Nmero de clientes potenciales convertidos en oportunidades de venta (criterios = intencin de comprar en los prximos 3 meses, presupuesto identificado, responsable de la toma de decisiones identificado). Personas con hbitos alimentarios especiales (para la segunda fase). Plazas de aparcamiento necesarias. Nmero de asistentes correspondiente a empleados de la empresa.
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Diagrama de pasos realizados
16-2 Sage CRM
Ejemplo de campaa bsica

La siguiente campaa, denominada Feria de consultora, se utilizar en las secciones siguientes para ilustrar las caractersticas y funciones bsicas del mdulo Gestin de campaas.
Objetivos de la campaa
Esta campaa tiene como finalidad conseguir nuevos negocios a partir de contactos existentes en el sistema mediante una feria comercial que se celebrar en Londres como principal plataforma de promocin. El pblico objetivo est formado por todos los directores gerentes de Londres. La campaa se compone de dos etapas, que son las fases. A su vez, cada fase consta de diversos componentes: las acciones. En la primera fase se realiza un envo de correo publicitario generalizado sobre los productos de gestin de tiempo y gastos de Panopoly, seguido de una llamada para saber si existen planes para comprar este tipo de productos en los prximos 3 a 6 meses. En la segunda fase, las personas que hayan respondido de forma positiva recibirn un segundo correo publicitario sobre una feria comercial en la que Panopoly promocionar sus ltimos productos y ofrecer descuentos para los primeros compradores. Este envo de correo publicitario lo llevar a cabo una empresa externa de correo publicitario por lo que se deber exportar la lista de destinatarios.
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Despertar el inters general l Correo publicitario de folletos

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Llamada de seguimiento posterior al envo de folletos
Informacin sobre la feria comercial l Correo publicitario sobre la feria comercial
Funciones del Gestor de campaa

Durante la campaa, el gestor de campaas es responsable de lo siguiente:
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Configurar la campaa, las fases y las acciones. Para poder hacerlo, debe conocer: l El presupuesto disponible de forma detallada para cada accin.
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El perodo de tiempo para cada accin.
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Crear el grupo inicial (a quin se le enviar el correo) para la primera fase de la campaa. Comprobar los contactos del grupo antes de que se distribuya el correo publicitario, eliminando los contactos dudosos. Configurar la plantilla del documento para el correo publicitario. Combinar el correo. Configurar cdigos de respuesta personalizados para el seguimiento. Planificar llamadas de seguimiento para el equipo de marketing. Crear un grupo tomando como base las respuestas a las llamadas de seguimiento. Exportar la lista para la empresa externa de correo publicitario. Controlar la cantidad de oportunidades generadas a partir de esta campaa.
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Funciones del Gestor de campaa

Generalmente, los gestores de campaa son responsables de:
Captulo 16 Configurar la Campaa, las Fases y las Acciones. Para poder hacerlo, debe conocer: l El presupuesto disponible de forma detallada para cada accin.
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El perodo de tiempo para cada accin.
Crear el grupo inicial (a quin se le enviar el correo) para la primera fase de la campaa. Comprobar los contactos del grupo antes de que se distribuya el correo publicitario, eliminando los contactos dudosos. Configurar la plantilla del documento para el correo publicitario. Combinar el correo. Configurar cdigos de respuesta personalizados para el seguimiento. Planificar llamadas de seguimiento para el equipo de marketing. Crear un grupo tomando como base las respuestas a las llamadas de seguimiento. Exportar la lista para la empresa externa de correo publicitario. Controlar la cantidad de oportunidades generadas a partir de esta campaa.
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Tareas que suelen formar parte de una campaa

Las tareas principales que suelen formar parte de la configuracin de una campaa son:
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La configuracin de la campaa, la fase y las acciones. La creacin de las listas de objetivos que utilizar en la campaa. La realizacin de combinaciones de correo usando la lista de objetivos creada. La configuracin de cdigos de respuesta y la planificacin de llamadas de seguimiento despus de haber realizado acciones especficas. La creacin de nuevas listas de objetivos a partir de las respuestas a las llamadas de seguimiento. La generacin y distribucin de informes y estadsticas sobre los resultados de la campaa.
Creacin de una nueva campaa

Para crear una nueva campaa: 1. Haga clic en el botn Marketing. 2. Haga clic en la pestaa Lista de campaas. Aparecer la pgina Lista de campaas. 3. Haga clic en el botn Nueva campaa. Aparecer la pgina Campaa.
Pgina Campaa
4. Introduzca los detalles de la campaa y haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la campaa. Nota: Para agregar una nueva fase desde la pgina Resumen de la campaa debe estar en el modo Ocultar acciones de la fase. Para alternar entre los modos ampliado y de resumen de la pgina Resumen de la campaa, seleccione los botones Mostrar/Ocultar acciones de la fase.
16-4 Sage CRM
Pgina Resumen de la campaa
5. Configure las fases de su campaa mediante el botn Nueva fase. Aparecer el formulario de entrada de datos de Nueva fase.
Formulario de entrada de datos Nueva fase
6. Introduzca los detalles de la fase y haga clic en el botn Guardar. 7. Configure las acciones seleccionando el botn Nueva accin. Aparecer la pgina Accin de la fase.
Pgina Accin de la fase
8. Introduzca los detalles de la Accin y haga clic en el botn Guardar. Ya ha configurado el marco de la campaa y puede comenzar con la primera fase. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Campos Campaa, Fase y Accin de la fase

Esta tabla explica los campos estndar de la pgina Campaa.
Captulo 16
Campo Nombre de la campaa Inicio Fin Estado Presupuesto de la campaa Coste real
Descripcin Nombre de la campaa. Fecha de inicio de la campaa. Fecha de finalizacin de la campaa. Estado de la campaa. Por ejemplo, Activa, Cancelada, Terminada, Pendiente. Presupuesto total para la campaa.
Coste real de la campaa. Campo calculado (slo lectura), tomando como base los valores del Coste real introducidos para cada accin.
Esta tabla explica los campos estndar de la pgina Fase. Campo Nombre de la fase Inicio Fin Estado Presupuesto de la fase Coste real Descripcin Nombre de la fase. Fecha de inicio de la fase. Fecha de finalizacin de la fase. Estado de la fase. Presupuesto total para esta fase. Coste real de la fase. Campo calculado (slo lectura), tomando como base los valores del Coste real introducidos para cada accin.
Esta tabla explica los campos estndar de la pgina Accin de la fase. Campo Nombre de la accin Estado Tipo Descripcin Nombre de la accin. Estado de la accin. Por ejemplo, Pendiente, Activa, Cancelada, Terminada. Tipo de accin. Por ejemplo, Televentas internas. El tipo de accin se utiliza para determinar qu botones de flujo de procesos se mostrarn al gestor de campaa; si se selecciona Televentas internas, el botn de flujo de procesos Planificar televentas estar disponible. La lista completa de tipos de accin se describe a continuacin. Una breve descripcin de la accin. Fecha de inicio de la accin. Fecha de finalizacin de la accin. El grupo que se utilizar para esta accin. Se puede dejar en blanco si an no ha creado el grupo, pero debe completarse antes de hacer clic en el botn de flujo de procesos para iniciar la accin.
Detalles Inicio Fin Grupo
16-6 Sage CRM
Campo Presupuesto de la accin Coste real
Descripcin Presupuesto total para esta accin. Coste real de la accin.
Tipos de accin de fase de la campaa

Accin Combinacin de correspondencia externa Descripcin Muestra el botn de flujo de procesos Crear archivo para uso externo. Al hacer clic en el botn de flujo de procesos, se inicia la exportacin del grupo seleccionado para esta accin a un archivo *.CSV o de texto. stos pueden enviarse a una empresa externa de correo publicitario para su procesamiento. Muestra el botn de flujo de procesos Crear archivo para uso externo. Al hacer clic en el botn de flujo de procesos, se inicia la exportacin del grupo seleccionado para esta accin a un archivo *.CSV o de texto. stos pueden enviarse, por ejemplo, a una empresa de telemarketing externa para su procesamiento. Muestra el botn de flujo de procesos Combinar mltiples correos. Al hacer clic en el botn de flujo de procesos, se inicia el proceso de combinacin de correspondencia. Muestra el botn de flujo de procesos Planificar televentas. Muestra la pgina de planificacin Nueva tarea, que permite planificar llamadas a los usuarios elegidos. Muestra el botn de flujo de procesos Crear lista de llamadas. Esto da acceso a los usuarios o equipos seleccionados a una lista de contactos para llamar, usando la funcin de gestin de llamadas salientes. No tiene un botn de flujo de procesos asociado. Se puede utilizar, por ejemplo, para una fase de impresin de publicidad de la campaa.
Televentas externas
Combinacin de correspondencia interna Televentas internas Llamada saliente
Otros
Creacin del grupo de objetivos

Para obtener ms informacin sobre la creacin del grupo de objetivos, consulte Creacin de un grupo (pgina 15-2).
Combinacin de correspondencia
Este paso presupone que ya hay plantillas configuradas. Para combinar los contactos de la lista de objetivos con una plantilla de documento: 1. Haga clic en el botn Marketing. 2. Haga clic en la pestaa Lista de campaas. 3. Establezca la Accin de campaa como combinacin de correo.
Captulo 16 4. Haga clic en el botn de flujo de procesos Combinar mltiples correos. Aparecer la pgina Pasar a la actividad siguiente. 5. Seleccione el grupo que desea combinar. 6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Enviar carta - Paso 1 - Escoger opciones de la carta. 7. Haga clic en el botn Continuar y elija una plantilla de la lista de plantillas compartidas o locales. La plantilla seleccionada se combina con el contacto y los detalles del grupo seleccionado y se muestra en MS Word. 8. Revise e imprima los documentos combinados. Aparecer la pgina Enviar carta - Paso 3. 9. Complete los detalles de Comunicaciones y seleccione la opcin Combinacin de correo en el campo Categora principal. El campo Categora principal almacenar la lista de destinatarios para esta combinacin de correspondencia en particular en una categora en Perfiles de atributos clave. 10. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la accin con el campo Estado configurado como Acciones completadas. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Configuracin de nuevos cdigos de respuesta

La instalacin estndar incluye una serie de cdigos de respuesta estndar. stos se pueden registrar con cualquier comunicacin que est vinculada a una campaa. Los cdigos de respuesta estndar son Buena, Respuesta negativa, Indiferente o Ninguno. Por ejemplo, si se planifican llamadas de seguimiento para un envo masivo de correo publicitario vinculado a una campaa, el cdigo de respuesta puede completarse al final de la llamada telefnica.
Comunicacin con cdigos de respuesta de la campaa
Una vez realizadas todas las llamadas, se puede crear un nuevo grupo basado en las personas que contestaron de cierta manera. Puede definir nuevos cdigos de respuesta para cada campaa o incluso para cada accin dentro de una campaa. Los cdigos de respuesta definidos en el nivel de accin se aplican a todas las comunicaciones vinculadas a dicha accin. Si no se ha definido ningn cdigo de respuesta en el nivel de accin, los cdigos definidos en el nivel de campaa se aplicarn a las comunicaciones asociadas. Si no define ningn cdigo de respuesta nuevo, estarn disponibles los cdigos de respuesta estndar de Sage CRM.
16-8 Sage CRM
Captulo 16: Gestin de campaas Esta seccin le muestra cmo crear nuevos cdigos de respuesta personalizados para una accin en particular. Si el conjunto de datos que se va a recabar durante una accin es ms complejo, se recomienda utilizar Perfiles de atributos clave y Gestin de llamadas salientes. Los cdigos de respuesta son adecuados cuando se espera un solo resultado de una accin de campaa. Por ejemplo, para la accin Llamadas de seguimiento, se requieren los siguientes cdigos de respuesta:
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A - Compra en los siguientes 3 a 6 meses B - Compra en los siguientes 6 a 12 meses C - Decisin de compra >12 meses
l D - Sin inters Para configurar un nuevo cdigo de respuesta:
1. Haga clic en el botn Marketing. 2. Haga clic en el vnculo de la campaa para la que desea configurar los Cdigos de respuesta. Asegrese de que la vista de la pgina de campaa es "ampliada" (haga clic en el botn Mostrar actividades de la fase si se encuentra visible) y puede ver las acciones de la campaa. 3. Haga clic en el vnculo de la Accin para la que desea configurar los Cdigos de respuesta. Aparecer la pgina Resumen de la accin. 4. Seleccione el botn Configuracin de respuesta. Aparecer la pgina Mantener selecciones de bsqueda. 5. Agregue el nombre de cdigo (tal como lo ver el usuario) en el campo Aadir traduccin, por ejemplo, 3 a 6 meses. 6. Agregue un cdigo breve para el cdigo de respuesta, por ejemplo A36. 7. Haga clic en el botn Aadir. 8. Contine aadiendo el resto de los cdigos y traducciones.
Cdigos de respuesta
9. Cuando haya aadido todos los cdigos que necesita, haga clic en el botn Guardar. Puede comprobar que los cdigos se hayan configurado correctamente al vincular una comunicacin existente a esta accin. La lista de respuestas creada debe aparecer en la lista del campo Tipo de respuesta. Nota: Si elimina o cambia un cdigo de respuesta en mitad de una campaa, las comunicaciones ya vinculadas al cdigo de respuesta anterior permanecern vinculadas al cdigo anterior. Sin embargo, la prxima vez que un usuario vincule un cdigo a una comunicacin, slo podr seleccionar elementos de la nueva lista de cdigos. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Captulo 16
Planificacin de llamadas de seguimiento

Para planificar llamadas de seguimiento para el equipo de marketing: 1. Seleccione la Accin. Aparecer la pgina Resumen de la accin. 2. Seleccione el botn de flujo de trabajo Planificar televentas. Aparecer la pgina Pasar a la actividad siguiente. 3. Seleccione el mismo grupo que utiliz para el envo de correo publicitario en el campo Grupo y haga clic en Guardar. Aparecer la pgina Nueva tarea con opciones especiales de planificacin para distribuir las llamadas entre el equipo de marketing.
Pgina Nueva tarea
4. Seleccione los miembros del equipo que realizarn las llamadas de la lista de usuarios. 5. Establezca la fecha y hora de inicio en los campos de calendario y hora. 6. Utilice las Opciones de planificacin para establecer el nmero mximo de llamadas por da. l Si se selecciona Recuento entre todos los usuarios como criterio de recuento de llamadas, el nmero de llamadas por da ser el nmero mximo de llamadas distribuidas de forma uniforme por usuario y da.
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Si se selecciona el criterio de recuento de llamadas por Cola, el nmero de llamadas por da ser el nmero mximo de llamadas asignadas por da al equipo seleccionado. Este criterio slo se puede utilizar si se ha seleccionado un equipo. Si se selecciona Distribuir entre los usuarios del equipo, las llamadas se distribuirn entre todos los usuarios cuyo Equipo primario sea igual al Equipo seleccionado.
7. Seleccione la opcin Acciones internas en el campo Categora principal. El campo Categora principal guardar la lista esttica de destinatarios para este seguimiento telefnico en particular en Datos de atributo clave. 8. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la accin. Al hacer clic en la pestaa Comunicaciones dentro de este resumen de la accin, aparece la lista completa de llamadas que acaban de planificarse. El Equipo de marketing ya puede ir completando las llamadas de seguimiento desde sus respectivos calendarios mediante la seleccin del cdigo de respuesta correspondiente a medida que concluyen cada llamada. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
16-10 Sage CRM
Creacin de un nuevo grupo a partir de las respuestas a llamadas de seguimiento

Una vez realizadas las llamadas de seguimiento posteriores al envo del folleto, se debe distribuir el siguiente correo publicitario para la promocin de la prxima feria comercial. Se ha decidido que se enviar a las personas que mostraron inters en comprar en los siguientes tres a seis meses. Para crear el nuevo grupo: 1. Haga clic en el botn Marketing. 2. Vaya a la accin Correo publicitario sobre la feria comercial. 3. Haga clic en el botn Crear nuevo grupo. 4. Seleccione el Tipo de respuesta y accin en la que se basar el nuevo grupo e introduzca una descripcin del grupo. En este ejemplo, la Accin consiste en Llamada de seguimiento de folleto y el Tipo de respuesta es 3 a 6 meses. 5. Haga clic en el botn Vista previa de la lista para examinar el nuevo grupo. 6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la accin. Puede encontrar ms informacin acerca de los grupos basados en las respuestas a las llamadas de seguimiento en: Exportacin del grupo (pgina 16-11) Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Exportacin del grupo

Para exportar el nuevo grupo a una hoja de clculo: 1. Seleccione la Accin de correo publicitario para feria comercial. 2. Haga clic en el botn de flujo de procesos Crear archivo para uso externo. Aparecer la pgina Pasar a la actividad siguiente. 3. Confirme el grupo que se exportar del campo Grupo. 4. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Opciones de exportacin de archivo. Nota: Si el archivo de resultados ya existe, ste se sobrescribir sin advertencia previa. 5. Seleccione la opcin Hoja de clculo (CSV). Aparecer la lista de contactos en formato de hoja de clculo en una nueva ventana de modo que puede enviarse a la empresa externa de mailing para su procesamiento. Complete los detalles de comunicacin y exportacin y haga clic en Guardar. Esto permite llevar un registro del envo para esta accin y para cada persona del grupo. El vnculo para el grupo exportado tambin se encuentra en la pestaa Mi CRM | Biblioteca. Una vez completadas las actividades, el botn de flujo de procesos Completado se puede utilizar para cambiar el estado de las acciones de la fase. El coste real de las acciones y el estado de la fase tambin pueden actualizarse. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Informe de las oportunidades generadas a travs de las campaas

Dentro del contexto de una Campaa, la pestaa Informe muestra el estado actualizado de los resultados de la campaa: Cualquier oportunidad generada como resultado de esta campaa debe estar vinculada a la accin correspondiente por medio del campo Accin de la fase de la oportunidad.
Captulo 16
Pestaa Informe dentro de una campaa
Tambin puede utilizar informes existentes o crear nuevos informes mediante el botn Informes para medir otra informacin relacionada con la campaa. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Configuracin de la gestin de llamadas salientes

Para configurar la Gestin de llamadas salientes para una campaa es necesario:
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Creacin de una accin de llamadas salientes
Creacin de la lista de llamadas salientes Puede encontrar ms informacin acerca de la Gestin de llamadas salientes en: Creacin de una accin de llamadas salientes (pgina 16-12) Creacin de la lista de llamadas salientes (pgina 16-13) Actualizacin de la lista de llamadas salientes (pgina 16-13) Reasignacin de llamadas (pgina 16-14) Configuracin de datos de perfiles de atributos clave en la ventana Gestin de llamadas (pgina 1614) Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Creacin de una accin de llamadas salientes

Al ejecutar la lista de llamadas salientes, aparece el mensaje de introduccin que leer el agente de atencin al cliente. Se pueden utilizar campos de combinacin en este texto de introduccin (por ejemplo, #nombre_pers#) para mostrar informacin especfica de la persona a la que se est llamando. Las listas de llamadas estn asociadas a las acciones de campaa y se configuran desde la pgina Accin de la fase seleccionando el Tipo de accin de llamadas salientes. Cuando se selecciona este tipo de accin, aparecen dos nuevos paneles para introducir los detalles de la llamada saliente y, al guardar la pgina, aparecen los botones de flujo de procesos asociados para planificar las llamadas. Las indicaciones siguientes presuponen que ya ha configurado campaas y fases de campaa. Para crear una accin de fase de llamadas salientes: 1. Haga clic en el botn Marketing y a continuacin en la pestaa Lista de campaas. 2. Haga clic en el vnculo de la campaa. Aparecer la pgina Resumen de la campaa. 3. Haga clic en el vnculo de la fase. Aparece la pgina Resumen de la fase. 4. Haga clic en el botn Nueva accin. Aparecer la pgina Accin de la fase. 5. Escriba el Nombre de accin y seleccione Llamada saliente en el campo Tipo. La pgina Accin se ampliar, mostrando el panel de Detalles de la llamada saliente y el panel de Detalles por defecto de la comunicacin.
16-12 Sage CRM
Panel Detalles de la llamada saliente
6. Introduzca los detalles en la pgina Accin de la fase y haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes, con los botones de flujo de procesos correspondientes al Tipo de actividad de llamadas salientes en la parte inferior derecha de la pgina. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Creacin de la lista de llamadas salientes

Para crear la lista de llamadas: 1. Haga clic en el botn de flujo de procesos Crear lista de llamadas. Aparecer la pgina Pasar a la actividad siguiente. 2. Seleccione el Grupo para el que se crear la lista de llamadas salientes. 3. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes. Para cada persona del grupo, se crea un registro en la tabla Lista de llamadas. El sistema utiliza esta lista de clientes cuando el agente solicita la siguiente llamada. Se guardarn todos los detalles relacionados con la llamada de ese cliente en la tabla Lista de llamadas (por ejemplo, comentarios o intentos de llamada). Para asegurarse de que se ha creado la lista de llamadas, inicie sesin como uno de los usuarios que tiene acceso a la lista de Llamadas salientes y compruebe la pestaa Mi CRM | Llamadas salientes. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Actualizacin de la lista de llamadas salientes

Los nuevos contactos que cumplan los criterios de seleccin de grupo pero que se han aadido a la base de datos despus de haber creado la lista de llamadas inicial pueden incluirse en la lista de llamadas ms adelante actualizndola. Para actualizar la lista de llamadas: 1. En la pgina Resumen de llamadas salientes, haga clic en el botn Actualizar lista de llamadas. Aparecer la pgina Pasar a la actividad siguiente. 2. Seleccione el Grupo con el que debe actualizarse la lista de llamadas. 3. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes. Esta opcin ejecuta nuevamente el SQL en el grupo y almacena los nuevos contactos que cumplen los criterios del grupo en la lista de llamadas.
Captulo 16
Reasignacin de llamadas
Generalmente, las llamadas de la lista de llamadas no se asignan a agentes (usuarios) individuales. Se puede hacer una excepcin cuando un usuario ha podido ponerse en contacto con una persona de la lista y hay que llamar a otras personas que trabajan en la misma empresa. En este caso, se preasignan estas llamadas al usuario que realiz el primer contacto. Si por ejemplo uno de los agentes est de baja el resto de la semana y la campaa est a punto de terminar, el gestor de la campaa puede reasignar estas llamadas preasignadas a otro agente desde la pgina Resumen de llamadas salientes, en el rea de Marketing. Para reasignar llamadas preasignadas: 1. Seleccione el botn Reasignar llamadas en la pgina Resumen de llamadas salientes. Aparecer la pgina Reasignar llamadas en una nueva ventana del explorador. 2. Seleccione el usuario cuyas llamadas desea reasignar y el usuario a quien desea reasignarlas (usuarios de origen y de destino), y haga clic en el botn Guardar. La lista Reasignar llamadas realizadas por el usuario muestra todos los usuarios que tienen llamadas preasignadas. La lista Reasignar llamadas recibidas por el usuario muestra todos los usuarios cuyo Equipo principal es el mismo que el del usuario que tena preasignadas las llamadas en un principio. Las llamadas preasignadas se reasignarn a los usuarios indicados. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Configuracin de datos de perfiles de atributos clave en la ventana Gestin de llamadas

Para recabar informacin durante la llamada saliente, el responsable de marketing o el administrador del sistema pueden configurar los datos de perfiles de atributos clave y vincularlos a la ventana de gestin de llamadas. Se pueden utilizar para generar informes y para futuras selecciones de listas de objetivos. Ejemplo: Accin de llamadas salientes para comprobar la asistencia a un seminario Este ejemplo presupone que es necesario recabar los datos siguientes y ya se ha configurado en la lista de categoras Atributos clave.
Pgina Categoras Pregunta Respuesta(s)
Invitacin recibida
S No
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Pregunta
Respuesta(s)
Asistencia al seminario
S No
Motivo para no asistir
Hora Presupuesto Irrelevante Otros
Interesado como
Socio Prospecto Periodista
Comentarios
Texto
Para configurar el grupo de categora de gestin de llamadas para los datos de asistencia a un seminario: 1. En Administracin | Personalizacin avanzada | Atributos clave, seleccione la pestaa Grupos de categoras. Aparecer una lista de los grupos de categoras. 2. Seleccione Grupos de categoras de gestin de llamadas en la lista. Aparecer una lista de los grupos de categoras de gestin de llamadas. 3. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer la pgina Grupos de categoras de gestin de llamadas. 4. Aada informacin a la pgina Grupos de categoras de gestin de llamadas. Los campos se explican en la siguiente tabla. Campo Nombre Descripcin Categoras de atributos clave Descripcin Nombre del grupo de categoras; por ejemplo, Respuesta al seminario. Descripcin ms extensa del grupo de categoras. Resalte las categoras que desea que aparezcan en la ventana de gestin de llamadas en la lista Categoras de atributos clave y trasldelas a la lista Categoras dentro del grupo haciendo clic en el botn Aadir. Permite buscar la lista Categoras de atributos clave. Ampla la bsqueda a campos que estn dentro de las categoras. Muestra las categoras seleccionadas en la lista Categoras de atributos clave. Puede cambiar el orden mediante los botones de flecha.
Buscar string Bsqueda de campo? Categoras dentro del grupo
Captulo 16
Campo Entidad relacionada Pregunta
Descripcin Los datos de gestin de llamadas deben almacenarse con respecto a una entidad de Sage CRM: por ejemplo, Persona, Empresa, Comunicacin. Seleccione la entidad de esta lista. Encabeza los datos de atributos clave en la ventana Gestin de llamadas con el texto de la pregunta. Si se deja en blanco, el nombre de la categora se mostrar con los datos de atributos clave. Muestra las categoras seleccionadas y todas sus "categoras secundarias".
Vista previa
5. Haga clic en el botn Guardar. 6. Para vincular el grupo de categoras con la accin de llamadas salientes, haga clic en el botn Marketing y vaya a la accin de campaa cuyos datos desea recabar. 7. Haga clic en el vnculo de la accin de la fase. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes.
Pgina Resumen de llamadas salientes
8. Haga clic en el botn Modificar. 9. Seleccione el grupo de categoras en el campo Grupo de categoras. 10. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de llamadas salientes. Para ver y recabar los datos sobre perfiles de atributos clave en Mi CRM | Listas de llamadas salientes, seleccione la accin de llamada saliente que ha vinculado al grupo de categoras. Al coger una llamada y hacer clic en Contactado por, aparecern los datos de atributos clave.
Pgina Datos de atributo clave en la pgina Gestin de llamadas
16-16 Sage CRM
Captulo 16: Gestin de campaas Los datos recabados se almacenan con la entidad seleccionada durante la configuracin del grupo de categoras de gestin de llamadas. Por ejemplo, si ha seleccionado Comunicaciones, se almacenar con la comunicacin creada al completar la llamada. Se puede crear un informe y utilizarlo para la generacin de grupos, entre otras cosas. Si desea que los datos recabados durante la llamada pueda verlos el usuario final desde, por ejemplo, una pestaa adicional dentro del grupo de pestaas Comunicacin, deber configurar un grupo de categoras General para los datos de atributos clave. A continuacin, del modo habitual, configure una pestaa nueva y vincule la pestaa a este grupo de categoras mediante la accin Atributos clave. Tambin puede configurar esta pestaa para que slo aparezca para la accin de llamadas salientes aadiendo una declaracin SQL en la pestaa. Para obtener ms informacin sobre la adicin de datos de perfiles de atributos clave a las pestaas, consulte "Perfiles de atributos clave" en la Ayuda del administrador del sistema. Para obtener ms informacin sobre la personalizacin de pestaas, consulte "Personalizacin de pestaas" en la Ayuda del administrador del sistema. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Campos de llamadas salientes

La tabla que se muestra a continuacin explica los campos estndar del panel Detalles de la llamada saliente. Campo Equipo Descripcin Da acceso a la lista de llamadas salientes a todos los usuarios cuyo equipo principal sea el mismo que el equipo seleccionado en este campo. No es un campo obligatorio y, si lo desea, slo los usuarios individuales podrn tener acceso a la lista de llamadas salientes dejando este campo en blanco y aadiendo usuarios en el campo Usuarios que se describe a continuacin. Pauta general de saludo o presentacin. Puede incluir campos de combinacin, como #nombre_pers#. Saludo o presentacin una vez que se ha podido acceder a la persona de contacto adecuada. Puede incluir campos de combinacin, tales como #nombre_usuario#. Nivel de llamadas diarias que se establece como objetivo para la lista de llamadas salientes. ste tambin se muestra en la pgina Gestin de llamadas. Vnculo al grupo de categoras de atributos clave. Los datos de atributos clave configurados por el administrador del sistema se pueden poner a disposicin del usuario final desde la pgina Gestin de llamadas. Usuarios que tienen permiso de acceso a la lista de llamadas salientes desde Mi CRM. Es posible dar acceso a la lista de llamadas a cualquier usuario, aunque su equipo primario sea distinto del definido en el campo Equipo. Prioridad de la comunicacin que se crea automticamente cuando un usuario accede al contacto. Detalles predeterminados de la comunicacin. Pueden incluir campos de combinacin, como #nombre_pers#.
Presentacin Pgina de presentacin del contacto Objetivo de llamadas diarias Objetivo de llamadas diarias Usuarios
Prioridad Detalles
Captulo 16
Campo Equipo Zona
Descripcin Equipo predeterminado de la comunicacin. Zona de seguridad predeterminada de la comunicacin.
16-18 Sage CRM
Captulo 17: Incidencias

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Definir qu es una incidencia. Comprender los campos de la ventana de incidencias. Saber si una incidencia cumple un acuerdo de nivel de servicio. Crear una nueva incidencia. Asignar una incidencia a un compaero. Escalar el estado de una incidencia. Resolver una incidencia. Cerrar una incidencia. Ver la grfica tubular de una incidencia. Ejecutar un informe de incidencias. Averiguar en qu incidencias estoy trabajando. Eliminar una incidencia.
Qu es una incidencia?
Una incidencia en Sage CRM es un problema de Atencin al cliente. Puede registrar una consulta del cliente en Sage CRM y realizar un seguimiento de la evolucin del problema hasta su solucin y cierre.
Captulo 17
Resolver un problema: Escenario
Creacin de una nueva incidencia

Para plantear el problema de Atencin al cliente: 1. Busque el cliente. 2. Haga clic en el vnculo de la empresa. 3. Haga clic en la pestaa Incidencias y haga clic en el botn Nuevo. Como alternativa, puede hacer clic con el botn derecho del ratn o sealar con el puntero el botn de men Nuevo y seleccionar Incidencia para registrar una nueva incidencia. Aparecer la pgina Registrar nueva incidencia.
17-2 Sage CRM
Pgina Detalles de la incidencia
4. Aada la informacin que conozca hasta el momento a los detalles de la incidencia. 5. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de incidencia. 6. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la incidencia en la lista de incidencias en la pestaa Incidencias.
Captulo 17
Campos de incidencia
Campo Empresa Persona Id de ref Encontrado en versin Acuerdo de nivel de servicio Gravedad segn acuerdo de nivel de servicio Descripcin rea Origen Ref de cliente Producto Solucin prevista para versin Zona Creada por Gravedad Asignado a Etapa Estado Tipo de problema Detalles del problema Descripcin Empresa a la que pertenece la incidencia. Persona de contacto principal para la incidencia. ID de referencia generada automticamente para la incidencia. Formado por [Nmero de usuario] - [Contador automtico]. Versin del producto en que se detect el problema. Acuerdo de nivel de servicio. Si se selecciona Ninguno, se utiliza como valor predeterminado el acuerdo de nivel de servicio vinculado a la Empresa para calcular el tiempo de respuesta y resolucin que se establece como objetivo. Gravedad segn acuerdo de nivel de servicio. Tambin se utiliza para calcular el tiempo de respuesta y resolucin que se establece como objetivo. Por ejemplo, los clientes con SLA Oro deben recibir una respuesta a todas las incidencias de gravedad alta antes de 30 minutos. Breve descripcin del problema. rea del producto afectada por el problema. Cmo supo del problema. Por ejemplo, Telfono, Correo electrnico, Fax. Identificador de referencia del cliente. Producto con el que tiene un problema el cliente. Versin del producto para la que est prevista que se proporcione una reparacin.
Zona de seguridad. Para obtener ms informacin, consulte Gestin de zonas (pgina 4-7). Persona que registra la incidencia. Gravedad de la incidencia. Por ejemplo, Normal, Baja, Alta. Persona que es responsable de la incidencia. Etapa de la incidencia. Por ejemplo, Registrada, En cola, Investigando. Estado de la incidencia. Por ejemplo, En curso, Cerrada. Tipo de problema Por ejemplo, Conocimiento del cliente, Componente no localizado. Descripcin detallada del problema.
Cuando guarde la incidencia, aparecern los siguientes campos adicionales en formato de slo lectura. Estn disponibles para su edicin en la pantalla Pasar incidencia a la etapa siguiente en el punto correspondiente del proceso de flujo de procesos de atencin al cliente.
17-4 Sage CRM
Campo Equipo Tipo de solucin Detalles de la solucin Cerrada
Descripcin Equipo responsable de la incidencia. Tipo de solucin. Por ejemplo, Sustituir componente, Tcnico in situ. Descripcin detallada de la solucin. Fecha de cierre de la incidencia.
Esta tabla explica los iconos de Estado de incidencia. Icono de Estado Descripcin En curso Cerrada
Esta tabla explica los iconos de Estado de acuerdo de nivel de servicio. Icono de estado de SLA Descripcin Este icono indica que la incidencia se encuentra dentro del tiempo de cierre establecido como objetivo en el SLA. El signo menos indica que la incidencia ha alcanzado el nivel de porcentaje de advertencia establecido por el administrador del sistema sin haberse cerrado. Por ejemplo, si el SLA especifica que las incidencias de gravedad de SLA media deben cerrarse en menos de 30 horas y el Porcentaje de advertencia se establece en 80%, aparecer el icono de signo menos amarillo junto a todas las incidencias de gravedad de SLA media que sigan abiertas despus de 24 horas. El icono con la equis indica que la incidencia ha incumplido el SLA.
Asignacin de una incidencia a un compaero

Si su sistema tiene el flujo de trabajo de incidencias activado, ver un nmero de botones de flujo de trabajo en la parte derecha de la pgina Resumen de incidencia. Las vietas de flujo de procesos disponibles variarn segn la configuracin y personalizacin del flujo de procesos de incidencias.
Botones del flujo de trabajo de incidencias
Para asignar una incidencia a un compaero utilizando el flujo de procesos: 1. Desde el contexto de una incidencia registrada, seleccione la vieta de flujo de procesos Cola. Aparecer la pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente.
Captulo 17
Pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente
2. Introduzca el usuario al que se le debera asignar la incidencia en el campo Asignada a. 3. Agregue una Nota de seguimiento con informacin adicional. 4. Haga clic en el botn Guardar. 5. Su flujo de procesos puede configurarse para crear automticamente una llamada de seguimiento a su compaero. De lo contrario, haga clic en el botn de men Nuevo y, a continuacin, en Tarea. Aparecer la pgina Introducir nueva comunicacin. Notar que la tarea se vincula automticamente a la incidencia en el campo En relacin con. 6. Introduzca los detalles de la comunicacin y haga clic en el botn Guardar. La nueva comunicacin aparecer en la pestaa Comunicaciones dentro del contexto de la incidencia. La pestaa Seguimiento contiene detalles de la evolucin de la incidencia. La incidencia y la llamada de seguimiento se encuentran en el rea Mi CRM del tcnico asignado para trabajar en ella.
Paso de una incidencia a la etapa siguiente

El especialista de asistencia tcnica asignado a la incidencia puede acceder a la incidencia y a la llamada de seguimiento desde el rea Mi CRM. Es posible que haya recibido incluso una notificacin en pantalla o un correo electrnico relacionado con la incidencia. Para realizar la llamada de seguimiento y pasar la incidencia a la etapa siguiente: 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Haga clic en la pestaa Incidencias. Aparecer una lista de todas las incidencias asignadas al usuario actual. 3. Haga clic en el icono de Estado de la incidencia. Aparecer la pgina Resumen de la incidencia. 4. Seleccione la vieta de flujo de procesos Investigando. Aparecer la pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente. 5. Agregue una Nota de seguimiento y haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de incidencia. Se pueden ver todos los cambios realizados a la incidencia en la pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente en la pestaa Seguimiento de la incidencia. El especialista de asistencia tcnica puede realizar ahora la tarea establecida por su compaero para llamar al cliente. Puede confirmar el estado actual y seguir trabajando sobre una resolucin. La columna Duracin de la pestaa Seguimiento de la incidencia muestra el tiempo que ha estado la incidencia en cada etapa durante el proceso de resolucin. La duracin tiene en cuenta el calendario laboral asociado al SLA. El administrador del sistema es el responsable de su configuracin.
Resolucin de una incidencia

Una vez que el especialista de soporte tcnico est satisfecho con una solucin, la incidencia puede avanzar a la prxima etapa: Resuelta.
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Esta vez, cuando la incidencia pasa a la etapa siguiente, se debe introducir el Tipo de solucin y los Detalles de la solucin.
17-6 Sage CRM
Pgina Progreso de la incidencia
Cierre de una incidencia

El cliente confirma que la solucin resuelve el problema y se puede cerrar la incidencia.
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La incidencia va escalando los estados de flujo de procesos de Pasar y Paso de la regresin. La Etapa de la incidencia se establece automticamente como Confirmada y el Estado de la incidencia como Cerrada. La fecha de cierre se completar automticamente. Ahora la incidencia se encuentra cerrada y desaparece del rea de Mi CRM del especialista de asistencia tcnica, pero permanece como una parte integral del historial del cliente para servir de referencia en el futuro.
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Adicin de una solucin a la base de conocimientos de soluciones

Las soluciones de las incidencias pueden ser utilizadas nuevamente en el futuro para consultas similares. Su flujo de procesos se puede configurar para que cree y publique automticamente una nueva solucin basada en la que ha encontrado usted para la incidencia que acaba de resolver. De lo contrario, puede crear manualmente una nueva solucin y vincularla a la incidencia existente y a las futuras incidencias que necesiten la misma resolucin.
Paso de incidencias a la etapa siguiente de forma manual

La funcin del flujo de procesos automatiza el proceso de evolucin de las incidencias para que sigan procesos predefinidos. Si su sistema no tiene habilitado el flujo de procesos de incidencias, observar que las vietas de flujo de procesos de incidencia en la parte derecha de la pgina Resumen se sustituyen por el botn Progreso. Este botn le permite cambiar manualmente los detalles de la oportunidad a travs de la pgina Pasar incidencia a la etapa siguiente. Los cambios se registran en la pestaa Seguimiento.
Visualizacin del desarrollo de una incidencia

Para ver una representacin grfica de sus incidencias:
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Haga clic en el botn Mi CRM. Haga clic en la pestaa Incidencias.
Aparecer una lista con las incidencias que tiene asignadas cuyo estado sea En curso. Aparece una grfica tubular de sus incidencias sobre la lista. Puede desplazarse a lo largo de la grfica tubular haciendo clic en el segmento que representa la etapa de la incidencia que desea ver ms de cerca. Tambin puede hacer clic en los vnculos de la imagen de grfica tubular. Por ejemplo, si desea ver incidencias con estado En cola, haga clic en esa seccin de la grfica.
Captulo 17
Ver los detalles de la grfica tubular
La grfica tubular se puede desactivar en la pestaa Preferencias. La lista de incidencias se filtra para mostrar slo las que se encuentran en la etapa En cola. Puede volver a la lista completa de incidencias haciendo clic en el segmento resaltado de la grfica tubular de la incidencia.
Ejecucin de un informe de incidencia

Los informes resumen de incidencias proporcionan una perspectiva general inmediata de un problema de atencin al cliente en particular. Para generar un informe resumen para una incidencia: 1. Busque y abra la incidencia para la que desea generar el informe. 2. Desde la pgina Resumen de incidencia, haga clic en el botn Informe resumen. El informe se muestra en formato PDF.
Determinacin de en qu incidencias est trabajando

Para conocer en qu incidencias est trabajando:
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Desde Mi CRM, haga clic en la pestaa Incidencias.
Aparecer la lista de incidencias que tiene asignadas actualmente. Si la lista es muy extensa y dificulta el trabajo, puede filtrarla con el cuadro de filtrado a la derecha de la pantalla.
Eliminacin de una incidencia

La capacidad para eliminar incidencias depende de su perfil de seguridad. Si su perfil le permite eliminar incidencias, tiene a disposicin el botn Eliminar en la pgina Resumen de incidencias cuando se encuentra en el modo de edicin. Pngase en contacto con el administrador del sistema si necesita eliminar incidencias y no tiene disponible el botn. Para eliminar una incidencia: 1. Busque y abra la incidencia que desea eliminar. 2. Desde la pgina Resumen de la incidencia, haga clic en el botn Editar. 3. Haga clic en el botn Eliminar y luego en el botn Confirmar eliminacin para eliminar la incidencia. El registro de la incidencia se elimina del sistema.
17-8 Sage CRM
Captulo 18: Base de conocimientos

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Definir qu es una solucin. Encontrar soluciones. Ver las soluciones desde Mi CRM. Aadir una nueva solucin. Comprender los campos de la ventana de soluciones. Crear una nueva solucin a partir de una incidencia resuelta. Vincular una solucin a una incidencia. Publicar una solucin. Eliminar una solucin. Enviar una solucin por correo electrnico a un cliente.
Qu es una solucin?
Las soluciones, una vez revisadas y aprobadas, forman una base de conocimientos. Las soluciones pueden introducirse manualmente o publicarse a partir de una incidencia resuelta utilizando el flujo de procesos. Se pueden buscar utilizando palabras clave desde una ventana de incidencia o desde una pgina web de autoservicio, para que los clientes o socios encuentren respuestas a sus preguntas sin tener que llamar a una lnea de asistencia telefnica. Las soluciones no se vinculan a empresas o personas, aunque pueden estar vinculadas a mltiples incidencias y una incidencia puede estar vinculada a mltiples soluciones. Nota: El administrador del sistema debe concederle permiso de acceso a las soluciones para poder trabajar con ellas.
Campos de Solucin
Los campos se explican en la siguiente tabla. Campo ID de referencia rea Descripcin Detalles Equipo Etapa Estado Asignado a Descripcin Id. de referencia generado automticamente para la solucin. Formado por [Nmero de usuario] - [Contador automtico]. rea del producto o servicio afectado. Breve descripcin de la solucin. Descripcin ms extensa de la solucin. Equipo responsable de la solucin. Etapa de la solucin. Por ejemplo, Borrador, Rechazada, Revisada. Estado de la solucin. Por ejemplo, Sin publicar, Publicada. Persona responsable de la solucin.
Captulo 18
Bsqueda de soluciones
La siguiente consulta llega a su buzn de correo electrnico asistencia@departamento.com: "Cmo puedo realizar importaciones desde MS Excel?". Para buscar soluciones existentes: 1. Haga clic con el botn derecho del ratn o seale con el puntero el botn de men Buscar y seleccione Solucin en la lista emergente.
Pgina de bsqueda de soluciones
2. Escriba una palabra clave en el campo Descripcin o Detalles (por ejemplo, Excel) y haga clic en el botn de opcin Contiene. De esta manera se buscan todas las soluciones que contengan la palabra clave. Aada ms criterios de bsqueda si necesita limitar los resultados de la bsqueda. Nota: Tambin puede utilizar el comodn % para convertir la bsqueda en una bsqueda "contiene". 3. Haga clic en el botn Buscar. Aparecer una lista de todas las soluciones que comparten esos criterios de bsqueda. 4. Haga clic en el vnculo de la solucin que desea revisar. Aparecer la pgina Resumen de solucin. Esta informacin debe ser suficiente para poder contestar la consulta inicial.
Visualizacin de soluciones desde Mi CRM

Una vez que el administrador del sistema le haya concedido permiso, puede acceder a las soluciones de la pestaa Soluciones en Incidencias o mediante la vieta Buscar solucin. Si utiliza a menudo las soluciones, es posible que le interese ver la lista de todas las soluciones que tiene asignadas actualmente desde el rea Mi CRM. Para ello: 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Haga clic en la pestaa Mis preferencias y en el botn Modificar. 3. Establezca el campo Mostrar soluciones en Mi CRM como S. 4. Haga clic en el botn Guardar. La pestaa Soluciones aparecer inmediatamente en la pestaa Mi CRM.
Pestaa Soluciones en Mi CRM
Adicin de una nueva solucin

Para aadir una nueva solucin:
18-2 Sage CRM
Captulo 18: Base de conocimientos 1. Haga clic con el botn derecho del ratn o seale con el puntero el botn de men Nuevo y seleccione Solucin de la lista emergente. Aparecer la pgina Nueva solucin.
Pgina Nueva Solucin
2. Introduzca los detalles. 3. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen para la nueva solucin. En el contexto de una solucin:
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Puede utilizar el botn Nuevo correo electrnico para enviar un correo relacionado con el contenido de la solucin. Puede utilizar los botones de flujo de procesos para cambiar el estado de la solucin. Puede vincular comunicaciones y documentos (en la pestaa Documentos) a una solucin. Tambin puede utilizar la pestaa Incidencias dentro del contexto de una solucin para vincularla a incidencias existentes. De lo contrario, puede crear una incidencia y luego vincular una o ms soluciones a la misma.
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Adicin de una nueva solucin a partir de una incidencia

Mientras est trabajando con una incidencia, o una vez que est resuelta, puede aadir y realizar el seguimiento de soluciones posibles y reales desde la pestaa Soluciones. 1. Abra la incidencia para acceder a la pgina Resumen de la incidencia. 2. Haga clic en la pestaa Soluciones. Aparecer una lista de soluciones vinculadas. Desde la pestaa Soluciones dentro de la Incidencia, es posible: l Crear una nueva solucin, que se vincular automticamente a la incidencia actual.
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Vincular una solucin o varias soluciones existentes. Eliminar un vnculo a una solucin existente.
3. Para crear un vnculo a una solucin existente, haga clic en el botn Vinculo de solucin. Aparecer el panel Soluciones.
Panel Soluciones
4. Para buscar una solucin existente, puede utilizar la funcin de seleccin de bsqueda avanzada. Para ello, escriba una palabra clave directamente en el campo Vinculo de solucin y haga clic en el primer icono con una lupa. Aparecer una lista de coincidencias debajo del campo Vnculo de solucin. Tambin puede utilizar el comodn % para convertir la bsqueda en una bsqueda "contiene". Tambin puede hacer clic en el segundo icono con una lupa y aparecer la pgina de seleccin de bsqueda estndar en una nueva ventana.
Captulo 18
Resultados de Seleccin de bsqueda avanzada
5. Haga clic en el vnculo de la solucin que desea vincular a esta incidencia. 6. Haga clic en el botn Guardar. La solucin vinculada se muestra en la lista de soluciones.
Publicacin de una solucin

Es posible conceder permisos a los clientes para ver y buscar todas las soluciones publicadas desde su sitio Web externo. Supongamos que Arthur Browne de Design Right es un contacto de cliente existente con un contrato de asistencia tcnica vlido. Arthur debe poder ver y buscar todas las soluciones publicadas desde su sitio web externo. Puede utilizar este ejemplo si su administrador de sistema ha instalado el sitio web de demostracin de autoservicio. Recuerde activar la opcin de autoservicio para Arthur en la pestaa Autoservicio de Persona. Para publicar una solucin en un sitio web externo de autoservicio: 1. Abra la Solucin para acceder a la pgina Resumen de solucin. 2. Haga clic en el botn de flujo de procesos Aprobar. Aparecer la pgina Pasar solucin a etapa siguiente. 3. Puede agregar una nota de seguimiento para explicar la forma en que se revis la solucin y haga clic en el botn Guardar. 4. Haga clic en el botn de flujo de procesos Publicar. 5. Puede aadir una nota de seguimiento y hacer clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Resumen de la solucin, en la que la Etapa aparece como Revisada y el Estado como Publicada. Una vez publicada, un cliente o socio con ID de inicio de sesin de autoservicio puede buscar y ver la solucin.
Buscar una solucin en el sitio web de autoservicio
Eliminacin de una solucin

La capacidad para eliminar soluciones depende de su perfil de seguridad. Si el botn Eliminar no est disponible pero aun as desea eliminar soluciones, consulte al administrador del sistema. Para eliminar una solucin:
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Abra la solucin para acceder a la pgina Resumen de la solucin. Haga clic en Modificar.
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Captulo 18: Base de conocimientos Haga clic en el botn Eliminar y a continuacin Confirmar eliminacin para eliminar el registro.
Vinculacin de una solucin a una incidencia

Para vincular una solucin a una incidencia: 1. Abra la solucin para acceder a la pgina Resumen de la solucin. 2. Haga clic en la pestaa Incidencias y a continuacin en el botn Vinculo de incidencia. 3. Busque la incidencia que desea vincular mediante los iconos de seleccin de bsqueda. 4. Una vez que la incidencia aparezca en el campo Vinculo de incidencia, haga clic en Guardar.
Envo de una solucin por correo electrnico

Para enviar una solucin por correo electrnico:
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Abra la solucin para acceder a la pgina Resumen de la solucin. Haga clic en el botn Enviar correo electrnico. Los detalles de la solucin se incluyen en el cuerpo del correo electrnico. Complete el resto de los detalles del correo electrnico, incluido el destinatario, y seleccione Enviar para enviar el correo electrnico al cliente.
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo

Cuadros de mando
Comprender la funcin del cuadro de mando. Acceder al cuadro de mando interactivo. Iniciar rpidamente el cuadro de mando interactivo. Seleccionar un cuadro de mando personal. Establecer un cuadro de mando predeterminado. Trabajar con un cuadro de mando asignado. Seleccionar una plantilla de cuadro de mando. Duplicar un cuadro de mando. Crear un nuevo cuadro de mando. Modificar los detalles del cuadro de mando. Eliminar un cuadro de mando.
Dispositivos
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Aadir un dispositivo de biblioteca a un cuadro de mando. Aadir un nuevo dispositivo a un cuadro de mando. Ver la Gua de referencia rpida del dispositivo. Modificar el contenido del dispositivo. Vincular dispositivos. Modificar dispositivos. Aadir ms orgenes de datos para sus dispositivos.
Bibliotecas
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Trabajar con la biblioteca de cuadros de mando. Aadir una plantilla de cuadro de mando. Asignar usuarios a una plantilla de cuadro de mando. Modificar una plantilla de cuadro de mando. Eliminar una plantilla de cuadro de mando. Gestionar cuadros de mando de usuario. Aadir un dispositivo a la biblioteca de dispositivos. Modificar un dispositivo de biblioteca. Eliminar un dispositivo de biblioteca.
Captulo 19
Qu es el cuadro de mando interactivo?

El cuadro de mando interactivo es un espacio de trabajo altamente personalizable donde controla la informacin que necesita para ser eficaz en su trabajo. Cree varios cuadros de mando y dispositivos seleccionando las noticias, el flujo de trabajo y las acciones que desee gestionar desde su espacio de trabajo, o bien seleccione dispositivos y cuadros de mando predefinidos de una biblioteca. Seleccione noticias de Sage CRM, Internet o sistemas ERP mediante SData. Observe cmo cambia un dispositivo en el momento en que se desplaza a otro y arrastre y suelte sus dispositivos para crear el diseo que desee.
Cuadro de mando interactivo
1. Barra de control Contiene los botones y submens necesarios para seleccionar y crear cuadros de mando y dispositivos. Tambin puede acceder a la ayuda y volver a la pgina de cuadro de mando clsico o de vdeo desde la barra de control. 2. Barra de estado Muestra el nombre y la categora del cuadro de mando y muestra si est trabajando con un cuadro de mando personal o asignado o con una plantilla.
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Personal. Creado por el usuario. ste puede modificarlo y eliminarlo. Asignado. Asignado al usuario por parte de un gestor de informacin o administrador del sistema. El usuario no puede modificarlo ni eliminarlo. Plantilla. Slo para gestores de informacin o administradores del sistema. Puede modificarse. Los cambios pueden afectar a otros usuarios. Cuando un usuario normal selecciona una plantilla de cuadro de mando de la biblioteca, crean una copia personal de la misma. Cualquier usuario que ya haya seleccionado una plantilla de la biblioteca en la que basar una pgina personal no se ver afectado por los cambios realizado en la plantilla de origen. Sin embargo, nada impide que un usuario seleccione una plantilla de la biblioteca mientras que usted est crendola o modificndola. Una prctica recomendada es mantener los cuadros de mando en los que est trabajando en una categora denominada "Borrador".
3. Dispositivo
19-2 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo Los dispositivos proporcionan informacin de mltiples fuentes de datos, internas y externas a Sage CRM, a su espacio de trabajo. Tambin son plataformas desde las que realizar tareas y acciones, como registrar una nueva incidencia o pasar una oportunidad de ventas por un flujo de trabajo. 4. Espacio de trabajo Muestra dispositivos. Puede arrastrar y soltar dispositivos y las columnas que se encuentran en su interior para crear el mejor espacio de trabajo para el tipo de trabajo que realice y su forma de trabajar.
Acceso al cuadro de mando interactivo

Para acceder al cuadro de mando interactivo: 1. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando. La primera vez que inicie sesin en Sage CRM despus de instalar o actualizar y acceder a la pestaa Cuadro de mando, aparecer la pgina Bienvenido del cuadro de mando. Puede visualizar un vdeo, acceder a la ayuda y seleccionar el cuadro de mando interactivo o clsico como predeterminado. 2. Seleccione Probar el cuadro de mando interactivo. La pgina Cuadro de mando interactivo muestra una de las siguientes opciones:
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Un espacio de trabajo en blanco con el siguiente mensaje en la barra de estado: "No tiene ningn cuadro de mando; haga clic en Nuevo cuadro de mando para crear uno". Un cuadro de mando que le ha asignado un gestor de informacin o administrador del sistema. Si tiene asignados varios cuadros de mando, se mostrar el que se haya modificado ms recientemente.
Acceso al cuadro de mando interactivo despus del primer inicio de sesin

La prxima vez que acceda a la pestaa Cuadro de mando en la misma sesin de usuario, se omitir la pgina Bienvenido y aparecer el cuadro de mando interactivo, que mostrar el cuadro de mando que estuvo visualizando por ltima vez o un espacio de trabajo en blanco si todava no ha visualizado ninguno. La prxima vez que acceda a la pestaa Cuadro de mando en una sesin de usuario nueva, aparecer una de las siguientes opciones:
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Su cuadro de mando predeterminado, si tiene uno. Si no se ha establecido ningn valor predeterminado, el cuadro de mando modificado ms recientemente. Si no tiene ningn cuadro de mando personal, un cuadro de mando que le ha asignado un gestor de informacin o administrador del sistema. Si tiene asignados varios cuadros de mando, se mostrar el que se haya modificado ms recientemente. Si no tiene ningn cuadro de mando predeterminado, personal o asignado, aparecer un espacio de trabajo en blanco con el siguiente mensaje en la barra de estado: "No tiene ningn cuadro de mando; haga clic en Nuevo cuadro de mando para crear uno".
Inicio rpido
Este ejemplo presupone que su sistema incluye datos de demostracin estndar de Sage CRM o al menos una plantilla de cuadro de mando y un dispositivo de biblioteca configurado por un gestor de informacin o administrador del sistema. La forma ms rpida de configurar y ejecutar el cuadro de mando interactivo es haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en Nuevo cuadro de mando | Seleccionar una plantilla de cuadro de mando. 2. Resalte uno de los cuadros de mando en la lista de plantillas.
Captulo 19 3. Haga clic en Aceptar. 4. Seleccione Modificar cuadro de mando | Aadir dispositivo de biblioteca para aadir ms dispositivos predefinidos. 5. Utilice el botn Modificar en los encabezamientos del dispositivo para modificar dispositivos existentes o crear sus propios dispositivos personalizados desde Modificar cuadro de mando | Aadir nuevo dispositivo. 6. Proporcione a su cuadro de mando personal un nombre y una descripcin desde Modificar cuadro de mando | Modificar detalles. 7. Utilice Seleccionar cuadro de mando | Establecer como predeterminado para que ste sea su nuevo cuadro de mando predeterminado.
Seleccin de un cuadro de mando personal

Para seleccionar un cuadro de mando personal: 1. Haga clic en Mi CRM | Cuadro de mando | Seleccionar cuadro de mando. Aparecer una lista de los cuadros de mando personales y asignados. Los cuadros de mando se agrupan alfabticamente por categora y luego alfabticamente por cuadro de mando dentro de cada categora.
Cuadro de dilogo Seleccionar cuadro de mando 2. Utilice el campo Filtrado por para restringir la lista de cuadros de mando. El campo Filtrado por realiza una bsqueda de tipo "empieza por". Por ejemplo, escriba "a" y obtendr una lista de cuadros de mando y categoras que empiecen por la letra "a". Tambin puede modificar los nombres de categoras desde este cuadro de dilogo. Resalte la categora y seleccione Modificar categora. La categora "Sin categora" no se puede modificar desde la interfaz del cuadro de mando. Consulte Trabajo con la biblioteca de cuadros de mando (pgina 19-17) para obtener ms informacin. Una categora que contenga cuadros de mando no se podr eliminar. 3. Resalte el cuadro de mando que desee visualizar en su espacio de trabajo y haga clic en Aceptar. El cuadro de mando aparecer en su espacio de trabajo.
Configuracin de un cuadro de mando predeterminado

Para establecer un cuadro de mando predeterminado: 1. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando | Seleccionar cuadro de mando. Si ya se ha establecido un cuadro de mando predeterminado, aparecer un icono de marca de verificacin junto al cuadro de mando predeterminado actual. 2. Resalte el cuadro de mando que desee establecer como predeterminado y haga clic en Establecer valor predeterminado. Aparecer un icono de marca de verificacin junto al cuadro de mando para mostrar que se ha establecido el cuadro de mando predeterminado.
19-4 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo Puede cerrar el cuadro de dilogo con el icono de cierre (x) o seleccionar y abrir el cuadro de mando predeterminado haciendo clic en Aceptar. 3. Haga clic en Aceptar. El cuadro de mando predeterminado aparecer en su espacio de trabajo. Tambin se mostrar como el primer cuadro de mando tras su prximo inicio de sesin, aunque haya estado trabajando con otros cuadros de mando durante su ltima sesin de usuario. Para eliminar la seleccin de un cuadro de mando predeterminado, resalte el cuadro de mando predeterminado y seleccione Borrar predeterminado.
Trabajo con un cuadro de mando asignado

Para trabajar con un cuadro de mando asignado: 1. Haga clic en Mi CRM | Cuadro de mando | Seleccionar cuadro de mando. 2. Resalte el cuadro de mando con el que desee trabajar y haga clic en Aceptar. El cuadro de mando aparecer en su espacio de trabajo. Aparecer un cuadro de mando asignado con el mensaje siguiente: "Est trabajando con el Cuadro de mando asignado. Los cambios no se conservarn.". Si desea realizar cambios en el cuadro de mando asignado que cree que beneficiaran a otros usuarios asignados, pida a su gestor de informacin o administrador del sistema que cambie el cuadro de mando asignado. Si desea trabajar con un cuadro de mando basado en el cuadro de mando asignado, pero que incluye algunos dispositivos personalizados de su propia creacin, puede duplicar el cuadro de mando asignado. Consulte Duplicado de un cuadro de mando (pgina 19-5) para obtener ms informacin. Puede modificar el cuadro de mando duplicado.
Seleccin de una plantilla de cuadro de mando

Para seleccionar una plantilla de cuadro de mando: 1. Haga clic en Nuevo cuadro de mando | Seleccionar una plantilla de cuadro de mando. Los cuadros de mando se agrupan alfabticamente por categora y luego alfabticamente por cuadro de mando dentro de cada categora. 2. Utilice el campo Filtrado por para restringir la lista de cuadros de mando. El campo Filtrado por realiza una bsqueda de tipo "empieza por". Por ejemplo, escriba "a" y obtendr una lista de cuadros de mando y categoras que empiecen por la letra "a". Tambin puede modificar los nombres de categoras desde este cuadro de dilogo. Resalte la categora y seleccione Modificar categora. 3. Resalte el cuadro de mando que desee visualizar en su espacio de trabajo y haga clic en Aceptar. Aparecer una copia de la plantilla de cuadro de mando de biblioteca en su espacio de trabajo con la convencin de nombres Copia de [nombre de plantilla de cuadro de mando de biblioteca]. 4. Seleccione Modificar cuadro de mando | Modificar detalles para cambiar el nombre del cuadro de mando. Tambin puede actualizar la descripcin y la categora desde este cuadro de dilogo. El nuevo cuadro de mando aparecer en su espacio de trabajo con el nombre actualizado y podr modificarse para que se adapte a sus necesidades. Tambin estar disponible desde su lista de cuadros de mando personales mediante el botn Seleccionar cuadro de mando.
Duplicado de un cuadro de mando

Para duplicar un cuadro de mando:
Captulo 19 1. Asegrese de que el cuadro de mando que desee duplicar se muestra en su espacio de trabajo. 2. Seleccione Nuevo cuadro de mando | Duplicar. Aparecer el cuadro de dilogo Detalles del cuadro de mando. La convencin de nombres predeterminada para el cuadro de mando duplicado es Copia de [nombre del cuadro de mando duplicado]. 3. Actualice los campos Nombre, Descripcin y Categora del nuevo cuadro de mando. 4. Haga clic en Aceptar. El cuadro de mando duplicado aparecer en su espacio de trabajo. Tambin estar disponible desde su lista de cuadros de mando personales mediante el botn Seleccionar cuadro de mando. Un gestor de informacin o administrador del sistema puede duplicar plantillas de cuadros de mando de la biblioteca y cuadros de mando de usuario desde la biblioteca de cuadros de mando. Consulte Trabajo con la biblioteca de cuadros de mando (pgina 19-17) para obtener ms informacin.
Creacin de un cuadro de mando

Para crear un cuadro de mando nuevo: 1. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando | Nuevo cuadro de mando | Crear cuadro de mando. Aparecer el cuadro de dilogo Detalles del cuadro de mando. 2. Cumplimente los campos Nombre, Descripcin y Categora del nuevo cuadro de mando. El nombre del cuadro de mando es un campo obligatorio. La categora puede seleccionarse desde la lista desplegable o se puede crear una nueva escribindola en el campo Categora. 3. Haga clic en Aceptar. Se mostrar el cuadro de dilogo Aadir dispositivo de biblioteca. 4. Seleccione las casillas de verificacin junto a los dispositivos de biblioteca que desee mostrar en el cuadro de mando. Si no desea visualizar ningn dispositivo de biblioteca, cierre el cuadro de dilogo. Se omitir el paso siguiente. Puede volver y aadir dispositivos de biblioteca posteriormente haciendo clic en Modificar cuadro de mando | Aadir dispositivo de biblioteca o aadiendo nuevos dispositivos desde Modificar cuadro de mando | Aadir nuevo dispositivo. 5. Haga clic en Aceptar. El nuevo cuadro de mando se mostrar en su espacio de trabajo con los dispositivos que haya seleccionado. El nombre y la categora del cuadro de mando se mostrarn en la barra de estado.
Modificacin de detalles del cuadro de mando

Para modificar los detalles del cuadro de mando: 1. Asegrese de que el cuadro de mando cuyos detalles desee modificar se muestra en su espacio de trabajo. 2. Seleccione Modificar cuadro de mando | Modificar detalles. 3. Actualice los siguientes elementos: Nombre, Descripcin y Categora. 4. Haga clic en Aceptar. El cuadro de mando actualizado aparecer en su espacio de trabajo. Slo los gestores de informacin o administradores del sistema pueden modificar los detalles de cuadros de mando asignados y plantillas de cuadros de mando. Esto puede realizarse desde Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando | Modificar dispositivos. A continuacin, siga los pasos que se describen arriba. Tambin puede hacerlo desde Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando | Modificar detalles.
Eliminacin de un cuadro de mando

Para eliminar un cuadro de mando:
19-6 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo 1. Asegrese de que el cuadro de mando que desee eliminar se muestra en su espacio de trabajo. 2. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando | Modificar cuadro de mando | Eliminar. Aparecer un cuadro de dilogo de advertencia. 3. Si est seguro de que desea continuar, haga clic en Aceptar. Aparecer el cuadro de mando predeterminado. Si no tiene ningn cuadro de mando predeterminado, aparecer el cuadro de mando modificado ms recientemente de su lista de cuadros de mando personales y asignados. Si no tiene ningn cuadro de mando personal o asignado, aparecer un espacio de trabajo en blanco. 4. Slo un gestor de informacin o administrador del sistema puede eliminar los cuadros de mando asignados y las plantillas de cuadros de mando. Esto puede realizarse desde Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando | Modificar dispositivos. A continuacin, siga los pasos que se describen arriba. Tambin puede hacerlo desde Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando | Eliminar.
Adicin de un dispositivo de biblioteca a un cuadro de mando

Los dispositivos de biblioteca estn predefinidos por un administrador del sistema o gestor de informacin. Un usuario normal puede seleccionar un dispositivo de biblioteca y aadirlo a su cuadro de mando. Una vez que el dispositivo est en su cuadro de mando, podr personalizarlo para que se adapte a sus necesidades. Para aadir un dispositivo de biblioteca a un cuadro de mando: 1. Asegrese de que el cuadro de mando al que desee aadir el dispositivo de biblioteca se est visualizando en el espacio de trabajo. 2. Seleccione Modificar cuadro de mando | Aadir dispositivo de biblioteca. Aparecer el cuadro de dilogo Biblioteca de dispositivos con una lista de todos los dispositivos de biblioteca agrupados por tipo de dispositivo. 3. Haga clic en la casilla de verificacin junto a los dispositivos de biblioteca que desee mostrar en el cuadro de mando. 4. Haga clic en Aceptar. Los dispositivos se mostrarn en el cuadro de mando.
Adicin de un nuevo dispositivo a un cuadro de mando

Para aadir un nuevo dispositivo a un cuadro de mando: 1. Asegrese de que el cuadro de mando al que desee aadir el nuevo dispositivo se est visualizando en el espacio de trabajo. 2. Seleccione Modificar cuadro de mando | Aadir nuevo dispositivo. Aparecer el asistente de dispositivo. 3. Seleccione el tipo de dispositivo que desee aadir. Consulte la Gua de referencia rpida del dispositivo (pgina 19-8) para obtener ms informacin. 4. Realice los pasos del asistente de dispositivo. El nuevo dispositivo se mostrar en el cuadro de mando.
Captulo 19
Gua de referencia rpida del dispositivo

Dispositivo Dispositivo de calendario (pgina 199) Dispositivo de grfica (pgina 199) Dispositivo de lista (pgina 199) Dispositivo de elemento del Men principal (pgina 1910) Dispositivo de notificacin (pgina 1911) Dispositivo de noticias RSS (pgina 1911) Dispositivo de resumen de registros (pgina 1911) Dispositivo de noticias SData (pgina 1911) Dispositivo de resumen (pgina 1912) Dispositivo de lista de tareas (pgina 1913) Descripcin Gestione sus citas desde su cuadro de mando. Puede obtener ms datos sobre citas, aadir citas rpidas, desplazarse por el calendario y filtrar por estado de cita.
Visualice una nica grfica de informes. Puede obtener ms datos sobre los criterios de bsqueda asociados del informe o ejecutar el informe completo desde la grfica de informes. Vea, filtre y realice acciones en listas derivadas de orgenes de datos, incluidos informes, bsquedas guardadas, bsquedas avanzadas guardadas y grupos. Se puede vincular a otro dispositivo de lista o de resumen de registros para un desplazamiento dinmico. Inicie varias acciones, como Buscar presupuesto y Nuevo cliente potencial, desde un nico dispositivo.
Visualice y obtenga ms datos sobre alertas de notificacin.
Escriba o pegue la direccin del sitio web de una noticia RSS.
Visualice la pgina de resumen de una entidad. Debe estar vinculada a un dispositivo de lista para visualizar datos.
Visualice una lista de registros de una noticia SData. Para publicar una noticia de terceros, debe introducir la URL del esquema de SData. Puede crear una noticia de Sage CRM a travs de la interfaz de usuario. Se puede vincular a otro dispositivo de noticias SData para un desplazamiento dinmico. Vinclelo a varias listas derivadas de orgenes de datos, incluidos, informes, bsquedas guardadas y grupos, desde un nico dispositivo. Los vnculos pueden visualizarse en una lista, como iconos o como una grfica tubular. Gestione las tareas. Puede obtener ms datos sobre tareas, aadir una nueva tarea rpida, filtrar por estado de tarea y alternar entre listas de tareas diarias, semanales y mensuales.
19-8 Sage CRM
Dispositivo Dispositivo de sitio web (pgina 1913)
Descripcin Escriba o pegue una direccin de sitio web. Nota: No todos los sitios web son compatibles con este dispositivo, como por ejemplo, los sitios web que no admiten su integracin en otras pginas. Aparecer un mensaje de error una vez que el dispositivo est en el cuadro de mando.
Dispositivo de calendario
Para aadir un nuevo dispositivo de calendario a un cuadro de mando: 1. Haga clic en Calendario desde el asistente de dispositivo. 2. Aada un nombre y una descripcin para el dispositivo. 3. Haga clic en Finalizar. Una vez el dispositivo de calendario est en su cuadro de mando, podr:
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Obtener ms datos sobre una cita haciendo clic en el icono Accin. Aadir una cita rpida nueva. Desplazarse por el calendario. Filtrar por estado de cita. Puede tener varios dispositivos de calendario en el cuadro de mando. Por ejemplo, puede que quiera un calendario que slo muestre citas pendientes y otro que muestre todas las citas.
Dispositivo de grfica
Para aadir un nuevo dispositivo de grfica: 1. Haga clic en Grfica desde el asistente de dispositivo. Aparecer una lista de informes con grficas. 2. Seleccione el ttulo de informe o grfica de la lista de grficas de informes. Utilice el campo Filtrado por para restringir la lista de grficas. El campo Filtrado por realiza una bsqueda de tipo "empieza por". 3. Haga clic en Siguiente. 4. Seleccione la opcin Ver detalles del campo desplegable. Ir a lista o informe muestra un icono Accin en el encabezamiento del dispositivo una vez el dispositivo est en el cuadro de mando. Cuando haga clic en el icono Accin, aparecer la pgina Opciones de visualizacin y Criterios de bsqueda del informe. 5. Seleccione la opcin Accin predeterminada del campo desplegable. Ejecutar informe aade un vnculo a la grfica de informes, que ejecuta el informe completo. Si existen, se aplican criterios de bsqueda predeterminados al informe. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 8. Haga clic en Finalizar.
Dispositivo de lista
Para aadir un nuevo dispositivo de lista: 1. Haga clic en Lista desde el asistente de dispositivo. Se mostrar una lista de entidades. 2. Seleccione la entidad en la que basar su dispositivo de la lista.
Captulo 19 3. Haga clic en Siguiente. Aparecer una lista de orgenes de datos, agrupados por tipo (Grupo, Informe, Bsqueda avanzada guardada, Bsqueda guardada). 4. Seleccione el origen de datos en el que basar su dispositivo de la lista. Utilice el campo Filtrado por para restringir la lista. El campo Filtrado por realiza una bsqueda de tipo "empieza por". 5. Haga clic en Siguiente. Aparecer una lista de columnas disponibles para su visualizacin en el dispositivo. 6. Haga clic en la casilla de verificacin junto a las columnas que desee visualizar en el dispositivo o haga clic en Seleccionar todo. De manera predeterminada, el nmero de registros que debe visualizarse por cada pgina del dispositivo es 10. Esto puede cambiarse en el campo N de filas. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Seleccione la opcin Ver detalles del campo desplegable. Ir a lista o informe muestra un icono Accin en el encabezamiento del dispositivo una vez el dispositivo est en el cuadro de mando. Al hacer clic en el icono Accin, obtendr ms informacin de la pgina de criterios de bsqueda de informes (en el caso de orgenes de datos de informe) o la lista asociada de una bsqueda guardada, bsqueda avanzada u orgenes de datos de grupo.
Icono Accin Ver detalles en el encabezamiento del dispositivo
9. Seleccione la opcin Accin predeterminada del campo desplegable. Al establecer una Accin predeterminada, se aade una columna que muestra un icono junto a cada registro del dispositivo. La accin seleccionada se iniciar cuando haga clic en el icono:
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Ir a pantalla de resumen. Abre la pantalla de resumen del registro seleccionado. Bsqueda de LinkedIn. Realiza una bsqueda de los Apellidos de la persona y/o el Nombre de empresa de Sage CRM en LinkedIn. El usuario debe tener una cuenta de LinkedIn y se le pedir que inicie sesin la primera vez que utilice la accin. Nueva Cita. Crea una cita, utilizando los detalles de contexto del registro seleccionado. Nueva Tarea. Crea una tarea, utilizando los detalles de contexto del registro seleccionado. Nuevo correo electrnico. Crea un correo electrnico, utilizando los detalles de contexto del registro seleccionado.
10. Seleccione la casilla de verificacin Visualizar columna de ancla del flujo de trabajo para aadir una columna Accin al dispositivo. Cuando haga clic en el icono de la columna Accin, las acciones de flujo de trabajo relacionadas con el registro actual podrn iniciarse.
Icono de accin predeterminada Ir a pantalla de resumen (izquierda) e icono de columna de ancla de flujo (derecha)
11. Haga clic en Siguiente. 12. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 13. Haga clic en Finalizar.
19-10 Sage CRM
Dispositivo de elemento del Men principal

Para aadir un nuevo dispositivo de elemento del Men principal: 1. Haga clic en Elemento del Men principal desde el asistente de dispositivo. 2. Seleccione Sage CRM o URL en el campo desplegable del lado izquierdo. l En el caso de URL, escriba la direccin web (con el formato http[s]://www.sitioweb.com) y un nombre para el vnculo.
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Sage CRM le permite acceder al campo siguiente como una lista desplegable con elementos del men principal. Seleccione el elemento del men principal y aada un nombre para el vnculo.
Dispositivo de notificacin
Para aadir un nuevo dispositivo de notificacin a un cuadro de mando: 1. Haga clic en Notificacin desde el asistente de dispositivo. 2. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 3. Haga clic en Finalizar. Una vez el dispositivo de notificacin est en su cuadro de mando, podr:
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Obtener ms datos sobre una cita haciendo clic en los detalles de la cita. Rechazar o posponer notificaciones individuales o todas las notificaciones.
Dispositivo de noticias RSS

Para aadir un nuevo dispositivo de noticias RSS: 1. Haga clic en Noticias RSS desde el asistente de dispositivo. 2. Escriba o pegue la Direccin web para la noticia (con el formato http[s]://www.sitioweb.com). 3. Seleccione la casilla de verificacin Autenticacin para configurar el Nombre de usuario y la Contrasea para una noticia que necesite autenticacin. El establecimiento de la autenticacin en el dispositivo evita que el usuario deba introducir los detalles de inicio de sesin cada vez que acceda a la noticia segura. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 6. Haga clic en Finalizar.
Dispositivo de resumen de registros

Para aadir un nuevo dispositivo de resumen de registros: 1. Haga clic en Resumen de registros desde el asistente de dispositivo. Se mostrar una lista de entidades. 2. Seleccione la entidad en la que basar su dispositivo de la lista. 3. Haga clic en Siguiente. Aparecer una lista de bloques de resumen de registros. 4. Seleccione el bloque en el que basar el dispositivo.
Captulo 19 5. Haga clic en Siguiente. 6. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 7. Haga clic en Finalizar. El dispositivo de resumen de registros muestra contenido cuando est vinculado a un dispositivo de lista. Consulte Vinculacin de dispositivos (pgina 19-14) para obtener ms informacin.
Dispositivo de noticias SData

Para aadir un nuevo dispositivo de noticias SData: 1. Haga clic en Noticias SData desde el asistente de dispositivo. 2. Para publicar una noticia de terceros, escriba una URL vlida del esquema de SData para obtener informacin sobre los orgenes de datos disponibles desde el proveedor en el campo Direccin web. Una URL vlida del esquema de SData tiene el siguiente formato: http[s]://servidor[:puerto]/sdata/aplicacin/contrato/tipo de recurso/$schema 3. Tambin puede seleccionar la casilla de verificacin Proveedor de SData de Sage CRM para crear una noticia cuyo origen sea Sage CRM. 4. Seleccione la casilla de verificacin Autenticacin para configurar el Nombre de usuario y la Contrasea para una noticia que necesite autenticacin. Por ejemplo, acceda a un sistema ERP externo. El establecimiento de la autenticacin en el dispositivo evita que el usuario deba introducir los detalles de inicio de sesin cada vez que acceda a la noticia segura. Pngase en contacto con el administrador del sistema para obtener ms informacin. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Seleccione la entidad en la que basar su dispositivo de la lista. La lista de entidades visualizadas se define en el esquema de SData. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en la casilla de verificacin junto a las columnas que desee visualizar en el dispositivo o haga clic en Seleccionar todo. Las columnas de cada entidad se definen en el esquema de SData. 9. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 10. Haga clic en Finalizar. Una vez el dispositivo SData est en su cuadro de mando podr obtener ms datos mediante el icono Ver detalles de la columna de la izquierda. Los detalles del registro se muestran en el explorador de SData. Trabajo con el explorador de SData El explorador de SData pasa todos los campos y datos correspondientes de la fila de dispositivos SData seleccionados y muestra estos datos en la tabla de propiedades de la derecha. El ttulo de la tabla de propiedades es el de los campos de la entidad <nombre de entidad de fila de dispositivo SData>. El explorador de SData tambin pasa todos los vnculos de entidad relacionados de esta fila en el dispositivo SData. Hay tres tipos diferentes de vnculos de entidad relacionados:
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Entidades secundarias de esta entidad. Por ejemplo, una relacin de claves forneas de base de datos. Entidades de referencia. Por ejemplo, entidades principales. Entidades de asociacin. Por ejemplo, entidades iguales.
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Dispositivo de resumen
Para aadir un nuevo dispositivo de resumen:
19-12 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo 1. Haga clic en Resumen desde el asistente de dispositivo. Se mostrar una lista de orgenes de datos. 2. Utilice los botones de flecha hacia la izquierda y hacia la derecha para seleccionar los orgenes de datos para su dispositivo. Utilice el campo Filtrado por para restringir la lista de orgenes de datos disponibles. El campo Filtrado por realiza una bsqueda de tipo "empieza por". 3. Haga clic en Siguiente. Si slo ha seleccionado un origen de datos, el paso 2 del dispositivo mostrar el campo desplegable Agrupar por. 4. Seleccione las opciones de visualizacin para el dispositivo. Para varios orgenes de datos, puede elegir entre Vista de iconos o Vista de lista. Para un nico origen de datos tambin puede elegir Vista de grfica tubular. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Si slo ha seleccionado un origen de datos, puede seleccionar la opcin Ver detalles desde el campo desplegable. Ir a lista o informe muestra un icono Accin en el encabezamiento del dispositivo una vez el dispositivo est en el cuadro de mando. Al hacer clic en el icono Accin, obtendr ms informacin de la pgina de criterios de bsqueda de informes (en el caso de orgenes de datos de informe) o la lista asociada de una bsqueda guardada, bsqueda avanzada u orgenes de datos de grupo.
Icono Accin Ver detalles en el encabezamiento del dispositivo Si ha seleccionado varios orgenes de datos, puede obtener ms detalles haciendo clic en la lista o icono de resumen una vez el dispositivo est en el cuadro de mando. Al hacer clic en la lista o icono de resumen, obtendr ms informacin de la pgina de criterios de bsqueda de informes (en el caso de orgenes de datos de informe) o la lista asociada de una bsqueda guardada, bsqueda avanzada u orgenes de datos de grupo.
Dispositivo de lista de tareas

Para aadir un nuevo dispositivo de lista de tareas al cuadro de mando: 1. Seleccione Modificar cuadro de mando | Aadir nuevo dispositivo. 2. Seleccione el dispositivo Lista de tareas. 3. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 4. Haga clic en Finalizar. Una vez el dispositivo de lista de tareas est en su cuadro de mando, podr:
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Obtener ms datos sobre una tarea haciendo clic en el icono Accin Comunicacin. Aadir una tarea rpida nueva. Filtrar por hoy, esta semana, este mes y este ao. Filtrar por estado de tarea. Personalizar el diseo de columna arrastrando y soltando o haciendo clic en la flecha de la lista desplegable junto al encabezamiento de la columna. Vincular a otra lista de tareas, lista o dispositivos de resumen de registros. Consulte Vinculacin de dispositivos (pgina 19-14) para obtener ms informacin.
Captulo 19
Dispositivo de sitio web

Para aadir un nuevo dispositivo de sitio web: 1. Haga clic en Sitio web desde el asistente de dispositivo. 2. Escriba o pegue la Direccin web (con el formato http[s]://www.sitioweb.com). Nota: No todos los sitios web son compatibles con este dispositivo, como por ejemplo, los sitios web que no admiten su integracin en otras pginas. Aparecer un mensaje de error una vez que el dispositivo est en el cuadro de mando. 3. Haga clic en Siguiente. 4. Aada un Nombre y una Descripcin para el dispositivo. 5. Haga clic en Finalizar.
Modificacin del contenido del dispositivo

Para modificar un dispositivo que ya se encuentre en un cuadro de mando: 1. Seleccione el icono de lpiz en el encabezamiento del dispositivo. Se abrir el primer paso del asistente de dispositivo para el dispositivo actual. Esto es aplicable para todos los dispositivos excepto el dispositivo de noticias SData, que se abrir en el paso 3 del dispositivo. 2. Realice los cambios que desee en el dispositivo. 3. Haga clic en Finalizar. El dispositivo actualizado aparecer en el cuadro de mando.
Vinculacin de dispositivos
Disponible en dispositivos de lista, lista de tareas, resumen de registros y SData. Los dispositivos de lista y lista de tareas pueden vincularse entre s o a dispositivos de resumen de registros para un desplazamiento dinmico. Los dispositivos SData pueden vincularse entre s. Para vincular dispositivos: 1. Seleccione el cuadro de mando en el que desee vincular dispositivos. 2. Asegrese de que tiene como mnimo dos dispositivos en su cuadro de mando. Por ejemplo, un dispositivo de lista basado en un origen de datos de empresa y un dispositivo de lista basado en un origen de datos de oportunidad. 3. Seleccione el icono Enlaces en el dispositivo en el que desee la vista filtrada, por ejemplo, el dispositivo de lista de oportunidad. Se abrir el cuadro de dilogo Enlazado de gadgets. 4. En la lista de la izquierda, seleccione el campo de entidad segn el cual desee filtrar, por ejemplo, Empresa (Company). 5. En la lista de la derecha, seleccione el campo de dispositivo conectado, por ejemplo, Empresas (Comp_CompanyID). 6. Haga clic en Aceptar. El dispositivo de lista de oportunidades se filtrar a medida que se desplace por el dispositivo de lista de empresa. El encabezamiento del dispositivo cambiar para mostrar el filtro actual.
Ejemplo de vinculacin de varios dispositivos
Los dispositivos de lista y SData pueden ser editores o suscriptores de una relacin de vinculacin de dispositivos. Los dispositivos de resumen de registros slo pueden ser suscriptores. Un suscriptor puede vincularse a un editor, mientras que un editor puede tener varios vnculos con suscriptores. Las selecciones realizadas en el dispositivo de un editor dan como resultado que los datos de los dispositivos de suscriptor se filtren.
19-14 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo Por ejemplo, se pueden configurar vnculos desde un dispositivo de lista de incidencia, un dispositivo de lista de oportunidad y un dispositivo de resumen de registros de empresa a un dispositivo de lista de empresa. Cuando el usuario se desplaza por la lista de empresas, los dispositivos de lista de oportunidad e incidencia, as como el dispositivo de resumen de empresa, se filtran por la empresa seleccionada.
Vinculacin de dispositivos entre un editor (lista Mis empresas) y varios suscriptores (lista Mis oportunidades, lista Mis incidencias y dispositivo de resumen de empresa)
En el ejemplo descrito anteriormente, el dispositivo de lista de empresa es el editor y los otros dispositivos son los suscriptores. Esta relacin no debe confundirse con relaciones de registros principales y secundarios. Una lista de oportunidades podra ser fcilmente el editor y una lista de empresas podra ser un suscriptor. Al desplazarse por la lista de oportunidades se filtrar la lista de empresas. Nota: Los vnculos siempre se configuran desde el dispositivo de suscriptor, no el dispositivo de editor. Dicho de otro modo, decida dnde desea obtener la vista filtrada y haga clic en el icono Enlaces de ese dispositivo.
Modificacin de dispositivos
Los dispositivos pueden modificarse:
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Utilizando los iconos del encabezamiento del dispositivo. Modificando el diseo de columna directamente desde el dispositivo (para dispositivos de lista). Modificando el dispositivo en la biblioteca de dispositivos (slo gestores de informacin y administradores del sistema). Consulte Modificacin de un dispositivo de biblioteca (pgina 19-19) para obtener ms informacin.
Iconos de encabezamiento del dispositivo

El encabezamiento del dispositivo muestra cierto nmero de iconos.
Iconos de encabezamiento del dispositivo
De izquierda a derecha, son:
Captulo 19 Accin. Disponible en dispositivos de lista, resumen y grfica si se ha seleccionado la opcin Ver detalles en el asistente de dispositivo. La opcin Ver detalles Ir a lista o informe obtiene ms datos de la pgina de criterios de bsqueda de informes (en el caso de dispositivos que utilicen informes como origen de datos) o de la lista asociada (Bsqueda, Bsqueda avanzada o Grupo) de bsquedas guardadas, bsqueda avanzada u orgenes de datos de grupo. Vnculo. Disponible en dispositivos de lista, lista de tareas, resumen de registros y noticias SData. Los dispositivos de lista y lista de tareas pueden vincularse entre s o a dispositivos de resumen de registros para un desplazamiento dinmico. Los dispositivos SData pueden vincularse entre s. Consulte Vinculacin de dispositivos (pgina 19-14) para obtener ms informacin. Modificar. Abre el primer paso del asistente de dispositivo para el dispositivo actual. Esto es aplicable para todos los dispositivos excepto el dispositivo de noticias SData, que se abrir en el paso 3 del dispositivo. Minimizar. Muestra el encabezamiento del dispositivo. Maximizar. Abre el dispositivo con el tamao del espacio de trabajo del cuadro de mando. Cerrar. Elimina el dispositivo del cuadro de mando. Esta accin no se puede deshacer.
Modificacin del diseo de columna del dispositivo

Para cambiar el diseo de columna de un dispositivo de lista, lista de tareas o noticias SData, puede utilizar cualquiera de las opciones siguientes:
Personalizacin del diseo de columna del dispositivo de lista

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Arrastre y suelte las columnas en el diseo que desee. Cambie el orden de ascendente a descendente y viceversa haciendo clic en el encabezamiento de la columna con el orden actual. Haga clic en la flecha de la lista desplegable junto a cualquier encabezamiento de columna y seleccione Columnas. Aparecer un submen con todas las columnas disponibles. Seleccione la casilla de verificacin junto a las columnas que desee aadir o eliminar. Seleccione la casilla de verificacin Accin para Mostrar columna de anclaje de flujo de procesos.
Adicin de nuevos orgenes de datos

Puede poner a su disposicin nuevos orgenes de datos en el asistente de dispositivo mediante la creacin de nuevos informes, grupos, bsquedas avanzadas y bsquedas guardadas de manera normal en Sage CRM. Para obtener ms informacin sobre la adicin de estos tipos de orgenes de datos, consulte: Grupos (pgina 15-1)
19-16 Sage CRM
Captulo 19: Cuadro de mando interactivo Redaccin de informes (pgina 22-1) Creacin de una nueva bsqueda guardada (pgina 3-12) Uso de Bsqueda avanzada (pgina 3-7) Cuando trabaje con orgenes de datos para el cuadro de mando interactivo, tenga en cuenta lo siguiente:
l
Los orgenes de datos de informe se agrupan en el cuadro de mando interactivo segn la entidad seleccionada en la vista de origen de informe, no la categora de informe. Los orgenes de datos de informes de tipo histrico o de referencias cruzadas no se incluyen en orgenes de datos de informe de dispositivo de lista. Para que los orgenes de datos de grupo aparezcan en el cuadro de mando, el tipo de grupo debe establecerse como Grupo dinmico. La eliminacin de orgenes de datos debe realizarse con cuidado. Por ejemplo, un dispositivo que utilice un origen de datos de grupo dejar de mostrar datos si se elimina dicho grupo.
Trabajo con la biblioteca de cuadros de mando

Puede accederse a la biblioteca de cuadros de mando a travs de Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando. Una vez est en la biblioteca de cuadros de mando con la pestaa Propiedades activada, podr gestionar todas las plantillas y cuadros de mando de usuario mediante los siguientes campos, botones y pestaas:
Campo o botn Descripcin
Filtrado por Plantilla Usuario Nuevo Modificar detalles
Busca plantillas o cuadros de mando de usuario y categoras mediante una bsqueda de tipo "empieza por". Muestra una lista de todas las plantillas de cuadros de mando. Muestra una lista de todos los cuadros de mando de usuario. Aade una nueva plantilla de cuadro de mando. Cambia el nombre, descripcin y categora de una plantilla o cuadro de mando de usuario. La categora "Sin categora" no se puede modificar desde la interfaz del cuadro de mando. Sin embargo, un administrador del sistema puede modificar el nombre de la categora desde Administracin | Personalizacin | Traducciones (Familia de etiquetas LandingPage, Cdigo de etiqueta BlankCategory). Una categora que contenga cuadros de mando no se podr eliminar. Copia una plantilla o cuadro de mando de usuario como plantilla de cuadro de mando. Elimina una plantilla o cuadro de mando de usuario. Aade, elimina y modifica los dispositivos de una plantilla o cuadro de mando de usuario. Asigna usuarios y equipos a una plantilla de cuadro de mando. La pestaa Usuarios asignados est activada cuando selecciona una plantilla de cuadro de mando.
Duplicar Eliminar Modificar dispositivos Usuarios asignados
Captulo 19
Adicin de una plantilla de cuadro de mando

Para aadir una nueva plantilla de cuadro de mando: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando | Nuevo. 2. Aada los siguientes elementos: Nombre, Descripcin y Categora. El nombre del cuadro de mando es un campo obligatorio. 3. Haga clic en Guardar. La plantilla de cuadro de mando aparecer en la lista de plantillas. Podr abrir la nueva plantilla y aadirle dispositivos seleccionando el botn Modificar dispositivos. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Asignacin de usuarios a una plantilla de cuadro de mando

Para asignar usuarios a una plantilla de cuadro de mando: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando. 2. Asegrese de que el botn de opcin Plantilla est seleccionado. 3. Resalte el cuadro de mando al que desee asignar los usuarios. 4. Seleccione la pestaa Usuarios asignados. 5. Haga clic en el botn Asignar para cumplimentar la lista de usuarios y equipos principales. 6. Utilice el campo Filtrado por para buscar usuarios o equipos. Se trata de una bsqueda de tipo "empieza por". 7. Seleccione las casillas de verificacin junto a los usuarios y/o equipos a los que desee asignar la plantilla de cuadro de mando. 8. Haga clic en Guardar. Aparecer un icono de marca de verificacin junto a cada usuario o equipo asignado. Cada usuario asignado o miembro del equipo asignado podr acceder al cuadro de mando desde el botn Seleccionar cuadro de mando. Un usuario aadido a un equipo en una fecha posterior obtiene acceso automticamente a todos los cuadros de mando que ya estn asignados a su equipo. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Modificacin de una plantilla de cuadro de mando

Para modificar una plantilla de cuadro de mando: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando. 2. Asegrese de que el botn de opcin Plantilla est seleccionado. 3. Resalte el cuadro de mando que desea modificar. 4. Haga clic en Modificar detalles para cambiar los campos Nombre, Descripcin o Categora del cuadro de mando. 5. Haga clic en Modificar dispositivos para cambiar los dispositivos del cuadro de mando. La plantilla de cuadro de mando aparecer con un mensaje que indica que los cambios pueden afectar a otros usuarios. Nota: Los usuarios asignados a la plantilla vern los cambios la prxima vez que accedan al cuadro de mando asignado. Mientras trabaja en nuevas plantillas, puede que le resulte de utilidad crear una nueva categora de cuadros de mando denominada "Borradores" o algo parecido. As queda claro para otros usuarios que se est trabajando en estos cuadros de mando.
19-18 Sage CRM
Eliminacin de una plantilla de cuadro de mando

Para eliminar una plantilla de cuadro de mando: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando. 2. Asegrese de que el botn de opcin Plantilla est seleccionado. 3. Resalte el cuadro de mando que desea eliminar. 4. Haga clic en Eliminar. Aparecer un mensaje que le pedir que compruebe si hay usuarios asignados y que indica que esta accin no se puede deshacer. 5. Haga clic en Aceptar para eliminar la plantilla de cuadro de mando. La plantilla de cuadro de mando se eliminar de la biblioteca de cuadros de mando y de las listas de cuadros de mando de todos los usuarios asignados. Si un usuario estaba trabajando con un cuadro de mando asignado, podr seguir hacindolo hasta que salga de dicho cuadro de mando. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Gestin de cuadros de mando de usuario

Para visualizar y administrar cuadros de mando de usuario: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de cuadros de mando. 2. Asegrese de que el botn de opcin Usuario est seleccionado. Aparecer una lista de todos los cuadros de mando de usuario, agrupados por usuario. 3. Resalte el cuadro de mando que desea visualizar, modificar o eliminar. 4. Seleccione la accin que debe realizarse en el cuadro de mando de usuario. Por ejemplo, seleccione Modificar para cambiar la categora en la que est almacenado el cuadro de mando. 5. Haga clic en Guardar. Esta funcin puede ser de utilidad si un usuario ha aadido contenido a su cuadro de mando que est impidiendo que inicie sesin en Sage CRM. El administrador del sistema puede eliminar el cuadro de mando de usuario (sin abrirlo), de modo que el usuario pueda volver a acceder a Sage CRM. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Adicin de un dispositivo a la biblioteca

Para aadir un nuevo dispositivo a la biblioteca de dispositivos: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de dispositivos | Nuevo. 2. Seleccione el tipo de dispositivo que desee aadir. Consulte la Gua de referencia rpida del dispositivo (pgina 19-8) para obtener ms informacin. 3. Realice los pasos del asistente de dispositivo. El nuevo dispositivo aparecer en la biblioteca de dispositivos y estar disponible para que lo seleccionen los usuarios. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Modificacin de un dispositivo de biblioteca

Para modificar un dispositivo de biblioteca:
Captulo 19 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de dispositivos. 2. Resalte el dispositivo que desea modificar. 3. Haga clic en Modificar. Se abrir el primer paso del asistente de dispositivo para el dispositivo actual. Esto es aplicable para todos los dispositivos excepto el dispositivo de noticias SData, que se abrir en el paso 3 del dispositivo. 4. Realice los cambios que desee en el dispositivo. 5. Haga clic en Finalizar. El dispositivo actualizado aparecer en la biblioteca de dispositivos y estar disponible para que lo seleccionen los usuarios. Los cambios en dispositivos de biblioteca slo afectan a los propios dispositivos y no a las instancias del dispositivo en cuadros de mando asignados o personales o plantillas de cuadros de mando. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Eliminacin de un dispositivo de biblioteca

Para eliminar un dispositivo de biblioteca: 1. Seleccione Plantillas | Biblioteca de dispositivos. 2. Resalte el dispositivo que desea eliminar. 3. Haga clic en Eliminar dispositivo. Aparecer un mensaje de advertencia que indica que esta accin no se puede deshacer. 4. Haga clic en Aceptar para eliminar el dispositivo. El dispositivo se eliminar de la biblioteca de dispositivos y ya no estar disponible para que lo seleccionen los usuarios. Al eliminar un dispositivo de biblioteca slo se elimina la instancia del dispositivo de la biblioteca y no las instancias del dispositivo en cuadros de mando personales o asignados o en plantillas. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
19-20 Sage CRM
Captulo 20: Cuadro de mando clsico

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Comprender para qu se utiliza el cuadro de mando. Configurar un nuevo cuadro de mando. Cambiar contenido directamente en la pgina Cuadro de mando. Modificar los detalles del cuadro de mando clsico. Modificar el contenido del cuadro de mando clsico. Aadir bsquedas guardadas a un cuadro de mando clsico. Aadir informes favoritos a un cuadro de mando clsico. Aadir grficas de informes a un cuadro de mando clsico. Configurar un cuadro de mando de la empresa. Modificar el contenido del cuadro de mando de la empresa.
Qu es el cuadro de mando clsico?

El cuadro de mando clsico es una pgina personalizable con la informacin ms relevante para su trabajo cotidiano. Por ejemplo:
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Una instantnea de las empresas con las que trabaja ms a menudo. Una lista de las incidencias de prioridad alta que tiene asignadas. Citas ms destacadas. Una lista de los clientes potenciales abiertos recientemente.
l Una grfica por sectores de las oportunidades por zonas. Puede definir: l
La informacin que desea incluir en su pgina en funcin de una lista predefinida de contenidos. Mi cuadro de mando como la primera pgina que aparezca al conectarse. Varios cuadros de mando en Sage CRM. El cuadro de mando predeterminado.
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Configuracin de un nuevo cuadro de mando clsico

Puede crear un cuadro de mando nuevo que contenga toda la informacin que necesita en su trabajo diario. Para crear un cuadro de mando nuevo: 1. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando. l Si el administrador del sistema no ha configurado un cuadro de mando estndar, aparecer la pgina Detalles del cuadro de mando.
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En caso contrario, la pgina Cuadro de mando mostrar el contenido del cuadro de mando predeterminado. En este caso, haga clic en el botn Nuevo cuadro de mando para crear un cuadro de mando nuevo. Si existen varios cuadros de mando, pero no se ha establecido ninguno de ellos como valor predeterminado, el sistema mostrar el primero de la lista desplegable. En este
Captulo 20 caso, haga clic en el botn Nuevo cuadro de mando para crear un cuadro de mando nuevo. 2. Introduzca un nombre para el cuadro de mando nuevo. Si ya existe un cuadro de mando con ese nombre, aparecer una advertencia, si bien podr aadir un cuadro de mando nuevo con el mismo nombre que un cuadro de mando existente. 3. Seleccione la casilla de verificacin Establecer como valor predeterminado para que este cuadro de mando sea el predeterminado. La casilla de verificacin Establecer como cuadro de mando mvil permite utilizar el cuadro de mando en dispositivos mviles.
Pgina Detalles del cuadro de mando
4. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. La pgina Contenido del cuadro de mando se divide en el panel Contenido disponible y el panel Contenido seleccionado. l Utilice el botn Aadir junto al elemento de la lista de Contenido disponible que desee aadir al panel Contenido seleccionado.
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La lista desplegable Filtrado por permite restringir la lista de todo el contenido para ver, por ejemplo, el contenido por reas relacionado con oportunidades. Utilice los botones de opcin Bloques para filtrar la lista y ver el contenido por columnas estrechas o anchas. El administrador del sistema se encarga de definir el ancho del contenido.
Pgina Contenido del cuadro de mando
5. Seleccione y aada el contenido al panel Contenido seleccionado. l Para eliminar un elemento del contenido seleccionado, resltelo en la lista de contenido Estrecho o Ancho y haga clic en el botn Quitar situado en la parte derecha de la lista.
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Tambin puede eliminarlo mediante el botn Quitar que se encuentra junto al elemento en el panel Contenido disponible. Para cambiar el orden o un elemento de contenido seleccionado, resalte el elemento y haga clic en las flechas arriba y abajo situadas a la derecha de la lista de contenido Estrecho o Ancho. Las columnas de Estrecho se muestran de manera predeterminada en la parte izquierda de la pgina Cuadro de mando. Para cambiarlo, seleccione el botn de opcin
20-2 Sage CRM
Captulo 20: Cuadro de mando clsico Derecho en la parte superior del panel Contenido seleccionado. Cuando slo se ha seleccionado contenido ancho, ste ocupa todo el ancho de la pgina.
Las flechas dobles se utilizan para mover un elemento de contenido a la parte superior o inferior de la lista de Contenido seleccionado. Para vaciar la lista de contenido Estrecho o Ancho, haga clic en el botn Limpiar.
6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer el nuevo cuadro de mando. l La barra de herramientas del cuadro de mando se encuentra en la parte superior izquierda de la pgina Cuadro de mando donde est el cuadro de mando que ha creado en la lista desplegable.
Barra de herramientas del cuadro de mando

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Puede utilizar la barra de herramientas del cuadro de mando para configurar otro cuadro de mando, modificar el cuadro de mando existente y cambiar de un cuadro de mando a otro. El botn Imprimir le permite imprimir el cuadro de mando. Nota: Puede definir la pgina Cuadro de mando para que sea la primera que vea cuando inicie la sesin en Sage CRM; para ello, hay que seleccionar Cuadro de mando en el campo Iniciar sesin en, de la pestaa Mi CRM | Preferencias.
Cambio de contenido directamente en la pgina de cuadro de mando clsico

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Puede minimizar, restaurar o eliminar contenido del cuadro de mando mediante los iconos situados en la esquina superior derecha del panel de contenidos. Puede cambiar las columnas que aparecen en los paneles de contenido y reducir el tamao de los paneles de contenido ancho, donde puede ver el icono Columnas personalizadas en la esquina superior derecha del panel de contenido. Nota: Si elimina columnas de un panel de contenido, stas permanecern ocultas incluso si elimina el panel de contenido por completo del cuadro de mando y lo sustituye por otro. Para que se vuelvan a mostrar las columnas, haga clic en el icono Columnas personalizadas y active las casillas junto a las columnas ocultas. Si hay una lista de contenido con ms de 10 registros o de mayor tamao que el Tamao de la tabla definido en la pestaa Preferencias, aparecer el vnculo Ver todo en la esquina inferior derecha del panel. Haga clic en este vnculo para ver todos los registros del panel de contenidos en una nueva ventana del navegador. Cuando una lista Calendario o Tareas contiene ms de 10 registros o su tamao es mayor que el Tamao de la tabla definido en la pestaa Preferencias, aparecer el vnculo Ver el calendario. Este vnculo proporciona acceso a la pestaa Calendario.
Modificacin de detalles del cuadro de mando clsico

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Haga clic en el botn Modificar los detalles del cuadro de mando para cambiar el nombre del cuadro de mando o su configuracin predeterminada.
Captulo 20
Pgina Detalles del cuadro de mando

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El botn Guardar permite volver a la pgina Cuadro de mando. El botn Continuar abre la pgina Contenido del cuadro de mando. Si el cuadro de mando que est modificando es un cuadro de mando estndar, que ya ha modificado, aparecer el botn Reiniciar el cuadro de mando estndar en la pgina Modificar los detalles del cuadro de mando. Si selecciona este botn se restaura el contenido del cuadro de mando estndar. Nota: Los cambios que realice en los cuadros de mando estndar no afectan a los cuadros de mando estndar de otros usuarios. Si modifica un cuadro de mando estndar, estar creando una versin personalizada de ese cuadro de mando. Tambin puede eliminar un cuadro de mando de la pgina Detalles del cuadro de mando, haciendo clic en el botn Eliminar.
Nota: Slo puede cambiar el nombre de un cuadro de mando o eliminar un cuadro de mando que haya creado. No puede modificar el nombre del cuadro de mando o eliminar un cuadro de mando estndar que haya creado el administrador del sistema.
Modificacin del contenido del cuadro de mando clsico

Para modificar el contenido de un cuadro de mando existente: 1. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando. 2. Seleccione el cuadro de mando que va a modificar en la lista desplegable de la parte superior de la pgina. 3. Haga clic en el icono Modificar cuadro de mando. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. 4. Modifique el contenido. 5. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer el cuadro de mando modificado.
Adicin de bsquedas guardadas a un cuadro de mando clsico

Todos los usuarios pueden configurar bsquedas guardadas. Posteriormente, se pueden seleccionar en la lista de Contenido disponible para que se muestren en un cuadro de mando. Para que una lista de bsquedas guardadas est disponible en el cuadro de mando, realice los pasos siguientes: 1. Configure una bsqueda guardada; por ejemplo, todas las empresas en la ciudad de Nueva York. 2. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando y haga clic en el botn Modificar cuadro de mando. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. 3. Seleccione la categora Bsqueda guardada en la lista desplegable Filtrado por. En la lista de Contenido disponible aparecer la bsqueda guardada que ha creado.
20-4 Sage CRM
Captulo 20: Cuadro de mando clsico
Lista Contenido disponible
4. Haga clic en el botn Aadir situado junto a la bsqueda guardada que ha creado. 5. Tambin puede seleccionar Resmenes de bsquedas guardadas de la lista de contenido disponible. Se mostrar un recuento de los registros de cada bsqueda guardada. 6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Cuadro de mando con la lista de bsquedas guardadas que ha creado.
Adicin de informes favoritos a un cuadro de mando clsico

Todos los usuarios con acceso al botn de men Informes pueden seleccionar los informes que ejecutan con frecuencia como "favoritos". Estos informes se pueden ejecutar desde el cuadro de mando cuando el elemento de contenido Informes favoritos est seleccionado. Para ejecutar un informe favorito desde el cuadro de mando, realice los pasos siguientes: 1. Asegrese de que tiene al menos un informe favorito. 2. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando y haga clic en el botn Modificar cuadro de mando. 3. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. 4. Seleccione la categora Otro en la lista desplegable Filtrado por. 5. Haga clic en el botn Aadir situado junto al elemento de contenido de Informes favoritos. 6. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Cuadro de mando. El panel de contenido de Informes favoritos aparecer en el cuadro de mando con todos sus informes favoritos. 7. Haga clic en el link del informe que desea ejecutar. Las Opciones de Visualizacin del informe aparecern en una ventana nueva. 8. Confirme la opcin de visualizacin, por ejemplo, Pantalla, y seleccione el botn Ir. Los resultados del informe aparecern en una nueva ventana del explorador.
Adicin de grficas de informes a un cuadro de mando clsico

Los usuarios con permisos de seguridad de responsable de informacin pueden crear informes nuevos y modificar los que ya existen. Si la casilla de verificacin Disponible en cuadro de mando est seleccionada en el panel Opciones de grfica de la pgina Opciones de Informes. Paso 2 de 2, la grfica se mostrar para que el usuario pueda seleccionarla en la categora Grficas de informes de la pgina Contenido del cuadro de mando. Para aadir una grfica de informes a la pgina Contenido del cuadro de mando, realice los pasos siguientes: 1. Modifique un informe que ya exista y navegue hasta el panel Opciones de grfica en la pgina Opciones de Informes. Paso 2 de 2. 2. Marque la casilla de verificacin Disponible en cuadro de mando del panel Opciones de grfica y cumplimente los otros campos del mismo. Nota: La casilla de verificacin Disponible en cuadro de mando no est disponible en el panel Opciones de grfica cuando se trata de informes histricos.
Captulo 20
Panel Opciones de grfica
3. Haga clic en el botn Guardar. 4. Seleccione Mi CRM | Cuadro de mando y haga clic en el botn Modificar cuadro de mando. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. 5. Seleccione la categora Grficas de informes en la lista desplegable Filtrado por. 6. Haga clic en el botn Aadir situado junto a la grfica de informes que ha aadido. Nota: Cuando la grfica procede de un informe con varias bsquedas guardadas, aparecer un panel de grfica de informes para seleccionar por cada bsqueda guardada y el informe completo. 7. Haga clic en el botn Guardar. Aparecer la pgina Cuadro de mando. La grfica de informes aparecer en el cuadro de mando. Puede hacer clic en la grfica de informes del cuadro de mando para ver el informe completo en una nueva ventana.
Grfica de informes en la pgina Cuadro de mando
Nota: Los vnculos no estn disponibles en paneles de contenido de grfica "independientes". Se pueden identificar en las listas de contenido por el prefijo "Chart" (grfica).
Configuracin de un cuadro de mando de la empresa

La pestaa Cuadro de mando dentro del contexto Empresa se puede utilizar para tener una visin general de la informacin de clientes. Una vez que el cuadro de mando de la empresa est configurado, estar disponible en la pgina de contexto Empresa para todas las empresas. Para configurar un cuadro de mando de empresa: 1. En el contexto de una empresa, haga clic en la pestaa Cuadro de mando. l Si el administrador del sistema no ha configurado un cuadro de mando de la empresa estndar, aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando.
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En caso contrario, se mostrar la pgina Cuadro de mando con el contenido del cuadro de mando de la empresa estndar. Cuando sea as, haga clic en el botn Modificar cuadro de mando para revisar el contenido existente.
20-6 Sage CRM
Captulo 20: Cuadro de mando clsico 2. En el panel Contenido disponible, haga clic en el botn Aadir junto a los paneles de contenido que desea aadir al cuadro de mando. Los contenidos seleccionados aparecern enumerados en la lista de Contenido seleccionado. 3. Haga clic en el botn Guardar. Se mostrar el cuadro de mando de la empresa.
Cuadro de mando de la empresa
Haga clic en el botn Reiniciar el cuadro de mando estndar para restablecer el cuadro de mando de la empresa estndar que ha configurado el administrador del sistema.
Modificacin del contenido del cuadro de mando de la empresa

Para modificar el contenido de un cuadro de mando de la empresa: 1. En el contexto de una empresa, haga clic en la pestaa Cuadro de mando. Se mostrar la pgina Cuadro de mando. 2. Haga clic en el botn Modificar cuadro de mando. Aparecer la pgina Contenido del cuadro de mando. 3. Realice los cambios necesarios. 4. Haga clic en el botn Guardar. Los cambios se mostrarn en la pgina Cuadro de mando de la empresa.
Captulo 21: Preferencias

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Abrir el rea de trabajo de Preferencias. Reconocer las preferencias que puedo cambiar. Cambiar las preferencias. Utilizar el Asistente de preferencias de usuario.
Acceso a preferencias
Las preferencias de usuario ofrecen mayor control sobre el modo en que se muestra la informacin. Puede personalizar la visualizacin de la informacin para que se adapte mejor a su forma de trabajo. Por ejemplo, si trabaja en el equipo de atencin al cliente, su inters principal probablemente sea el estado de las incidencias existentes. Mediante la opcin Iniciar sesin en puede configurar Preferencias para que al iniciar sesin aparezcan las incidencias en las que est trabajando como pgina de inicio. Para acceder a Preferencias: 1. Haga clic en el botn Mi CRM. 2. Haga clic en la pestaa Preferencias.
Pgina Preferencias
3. Haga clic en el botn Modificar. 4. Introduzca los detalles en la pgina Mis preferencias. 5. Haga clic en el botn Guardar. Se abrir la pgina Preferencias. Cierre la sesin y vuelva a iniciarla para comprobar los cambios realizados. Nota: Los botones Instalar integracin de Outlook en Sage CRM y Cambiar la clave estn disponibles en la pgina Preferencias. Consulte Descarga del Plugin de MS Outlook (pgina 7-1) y Cambio de la contrasea (pgina 2-2) para obtener ms informacin.
Campos de Preferencias
La siguiente tabla describe los campos estndar.
Captulo 21
Campo Iniciar sesin en
Descripcin Determina la pgina de inicio que se muestra al iniciar sesin. Por ejemplo, Panel de control, Calendario, Lista de incidencias, Lista de oportunidades, Pantalla de bienvenida. La Lista de recientes "recuerda" las pginas ms recientes que ha visitado en Sage CRM. Si selecciona S, la Lista de recientes se vaca cada vez que cierra la sesin y vuelve a iniciarla. Las opciones disponibles son Hacer clic o Sealar con el puntero, ya que la lista de recientes puede visualizarse al hacer clic en el botn Recientes o al situar el puntero sobre l. Consulte Citas y tareas (pgina 5-1) para obtener ms informacin. Seleccione Sealar con el puntero o Hacer clic. Puede hacer clic con el botn derecho o situar el puntero del ratn sobre los botones de men para activar las listas emergentes. Determina la ventana de bsqueda que aparece al comienzo de una sesin. Tenga en cuenta que el sistema "recuerda" su ltima bsqueda, hasta que la cambie. De esta forma puede configurar Empresa como su ventana de bsqueda predeterminada. Sin embargo, en cuanto realice una bsqueda por persona, la prxima vez que presione Buscar, aparecer la pgina de bsqueda de persona. Hace que la pestaa Soluciones est disponible en el rea de trabajo Mi CRM. El administrador del sistema deber concederle privilegios para ver soluciones con el fin de que aparezca esta opcin. Hace que la pestaa Llamadas salientes est disponible en el rea de trabajo Mi CRM.
Vaciar lista de recientes para cada sesin Activar lista recientes mediante Activar lista emergente mediante Pantalla de bsqueda predeterminada
Mostrar soluciones en Mi CRM Mostrar llamadas salientes en Mi CRM Divisa Mostrar grfica tubular de Clientes potenciales Mostrar grfica tubular de Oportunidades Mostrar grfica tubular de Incidencias Tamao de la tabla Posicin de la ventana de correo electrnico
Divisa en la que se muestran al usuario los campos monetarios. Depende de la configuracin. Muestra la grfica tubular de clientes potenciales en la pestaa Clientes potenciales de Mi CRM y CRM del equipo.
Muestra la grfica tubular de oportunidades en la pestaa Oportunidades de Mi CRM y CRM del equipo. Muestra la grfica tubular de incidencias en la pestaa Incidencias de Mi CRM y CRM del equipo. Determina la longitud mxima predeterminada de las listas y tablas de una pgina. Modo en que aparece la ventana Nuevo correo electrnico. Las opciones son Normal, Emergente o Dividida. Las opciones Normal y Dividida se ignorarn si est trabajando con Sage CRM en Outlook. En ese caso, los correos electrnicos nuevos aparecern siempre en una ventana emergente.
21-2 Sage CRM
Campo Posicin en pantalla de la lnea de artculo Direccin de correo electrnico predeterminada Tamao de pgina predeterminado para la vista previa de informes Orientacin predeterminada para la vista previa de informes Plantilla de correo electrnico predeterminada Coaching en pantalla
Descripcin Modo en que se muestra la ventana Lneas de artculos. Las opciones son Normal, Emergente o Dividida. Direccin de correo electrnico que aparece de manera predeterminada en el campo "De" en la ventana Nuevo correo electrnico. Puede cambiar la direccin predeterminada del campo "De" si tiene permiso para enviar correos electrnicos desde otras cuentas. Orientacin de pgina predeterminada (vertical u horizontal) utilizada en la pgina Opciones de visualizacin de informes para producir un informe en formato PDF.
Tamao de pgina predeterminado (vertical u horizontal) utilizado en la pgina Opciones de visualizacin de informes para producir un informe en formato PDF.
El usuario puede definir una plantilla de correo electrnico predeterminada. Cuando cree un correo electrnico nuevo, la plantilla de correo electrnico predeterminada se seleccionar automticamente y todos los valores se copian en la ventana del correo electrnico. Determina cmo se muestra Coaching en pantalla. Activado. Activa la funcin Coaching en todas las pantallas para las que est disponible. Desactivado. Desactiva la funcin de Coaching. Minimizado. Los usuarios deben hacer clic en el botn Maximizar coaching en pantalla en la parte superior de una pantalla en particular para ver Coaching en pantalla para esa pantalla. Personalizado. Permite a los usuarios minimizar Coaching en pantalla en algunas pantallas dejando la funcin maximizada en otras. Configurada como S, la agenda est en formato de una columna, con un ajuste del espaciado vertical al contenido de la franja temporal. Configurada como No, la vista de la agenda puede mostrarse en una vista al estilo Outlook, donde hay un espaciado igual entre las franjas temporales verticales y se colocan citas mltiples a la misma hora unas junto a otras en columnas. El nmero mximo de columnas cuando la configuracin de Agenda de columna simple est ajustado a No. Cuando se supera este nmero, el estilo de la agenda vuelve al formato de una columna. Muestra u oculta los botones de men en Sage CRM en Outlook. Toma como valor predeterminado No para maximizar el espacio de visualizacin para Sage CRM en Outlook. El men completo en la configuracin de Outlook puede modificarse en Sage CRM o Outlook, y ver el cambio la prxima vez que inicie sesin en Sage CRM a travs de Outlook. Consulte Uso de Sage CRM en Outlook (pgina 7-3) para obtener ms informacin.
Agenda de columna simple
Numero de columnas de la agenda Men completo en Outlook
Captulo 21
Campo Tema preferido
Descripcin Le permite personalizar el aspecto de la interfaz de usuario de Sage CRM. Los temas alternativos disponibles estn definidos por el administrador del sistema. Debe cerrar sesin y volver a iniciarla para ver el efecto del nuevo tema. Si est utilizando IE 6, se recomienda utilizar el tema clsico. Otros temas listos para usar no son totalmente compatibles con IE 6. Nota: La ayuda del sistema, el autoservicio y los recursos a los que se accede a travs de la pestaa Bienvenido no se ven afectados por los Temas. Establece el delimitador como una coma, punto y coma o tabulacin. Por ejemplo, cuando utilice el botn Exportar a archivo en los resultados de la bsqueda de una empresa, la exportacin de CSV utilizar el delimitador que haya establecido. Determina la vista predefinida del calendario. Por ejemplo, Da, Mes, Semana, Ao. Determina la hora de inicio de la vista del calendario para las comunicaciones. Si modifica este ajuste se cambiar tambin el rea sombreada en el Planificador de reuniones. Determina la hora final de la vista del calendario para las comunicaciones. Si modifica este ajuste se cambiar tambin el rea sombreada en el Planificador de reuniones. Determina el primer da de la vista semanal del calendario. Formato de fecha preferido. Por ejemplo, seleccione dd/mm/aaaa para ver la fecha en formato da/mes/ao. Seleccione S para utilizar el formato de hora AM/PM o No para utilizar el formato de 24 horas. Cada usuario puede definir su zona horaria. Esta opcin es especialmente importante si desea sincronizar con Microsoft Outlook. Hay 75 zonas horarias disponibles. La zona que seleccione define los parmetros del horario de verano que se utilizarn, por lo que es importante que seleccione la zona correcta. La zona que seleccione deber coincidir exactamente con la configuracin de su equipo. Todos los horarios son relativos, variando en funcin del usuario conectado. Por ejemplo, una reunin realizada por un usuario a las 09:00 GMT aparece a las 10:00 para los usuarios en +1:00 GMT. El administrador del sistema es el encargado de configurar la zona horaria del servidor. El modo preferido para ver la coma decimal. Por ejemplo, punto [.] o coma [,]. El nmero de decimales que se visualizarn. Por ejemplo, 2. Nota: El nmero mximo de decimales que puede establecerse es 6. El modo preferido para ver el separador de millares. Por ejemplo, punto [.] o coma [,]. El modo en que se enviar el recordatorio para una comunicacin de prioridad alta si se ha seleccionado la casilla de verificacin Enviar recordatorio. Consulte Citas y tareas (pgina 5-1) para obtener ms informacin sobre la casilla de verificacin Enviar recordatorio.
Delimitador de exportacin de archivo CSV Vista de calendario Hora de Inicio de la agenda Hora final de la agenda Mi semana empieza el Formato de fecha Usar AM/PM Zona horaria
Smbolo decimal Nmero de decimales Separador de millares Destinatarios predeterminados para los recordatorios de prioridad alta
21-4 Sage CRM
Campo Destinatarios predeterminados para los recordatorios de prioridad normal Destinatarios predeterminados para los Recordatorios de prioridad baja
Descripcin Modo en que se enviar el recordatorio para una comunicacin de prioridad normal si se ha seleccionado la casilla de verificacin Enviar recordatorio. Consulte Citas y tareas (pgina 5-1) para obtener ms informacin sobre la casilla de verificacin Enviar recordatorio. Modo en que se enviar el recordatorio para una comunicacin de prioridad baja si se ha seleccionado la casilla de verificacin Enviar mensaje recordatorio. Consulte Citas y tareas (pgina 5-1) para obtener ms informacin sobre la casilla de verificacin Enviar recordatorio.
Cambio de preferencias
Para cambiar Preferencias: 1. Seleccione la pestaa Preferencias. Se abrir la pgina Preferencias. 2. Haga clic en el botn Modificar. 3. Introduzca los nuevos detalles en la pgina Mis preferencias. 4. Haga clic en el botn Guardar. Se abrir la pgina Preferencias. Puede utilizar el botn Restablecer valores por defecto para volver a aplicar a Mis preferencias la configuracin por defecto. Nota: Puede utilizar el botn Restablecer valores predeterminados para volver a aplicar la configuracin predeterminada a las preferencias.
Uso del Asistente de preferencias de usuario

El Asistente de preferencias de usuario le permite configurar algunas de las principales preferencias de usuario en unos pasos sencillos. Al utiliza el asistente, puede establecer ciertas opciones de visualizacin, de grfica tubular, de correo electrnico, de nmero y de hora. Puede establecer las preferencias de usuario para todos los ajustes del Asistente de preferencias de usuario de una vez, o puede hacer clic en cualquiera de las pestaas del Asistente para establecer las preferencias de los ajustes relevantes para el usuario. Para utilizar el Asistente de preferencias de usuario: 1. Seleccione la pestaa Bienvenido. 2. Seleccione el vnculo Asistente de preferencias de usuario. Se mostrar la pestaa Introduccin del asistente. 3. Haga clic en Continuar. El Paso 1: Se muestra la pestaa Opciones de visualizacin.
Paso 1: Opciones de visualizacin
4. Puede establecer qu pgina se visualizar cada vez que inicie sesin en Sage CRM y puede establecer su vista de calendario (a da, semana, mes o ao). Tambin puede establecer la
Captulo 21 entidad en la que hace bsquedas ms frecuentemente como su pantalla de bsqueda de manera predeterminada, as como el nmero de filas que quiere que aparezca en las tablas cuando los elementos se visualicen en una lista. 5. Seleccione Guardar y continuar para pasar al siguiente paso. El Paso 2: Se muestra la pestaa Opciones de grfica tubular. 6. Seleccione S en las listas desplegables para establecer que la grfica tubular muestre Clientes potenciales, Oportunidades e Incidencias. 7. Pulse Guardar y continuar. El Paso 3: Se muestra la pestaa Opciones de correo electrnico. 8. Seleccione la posicin en pantalla del correo electrnico: Dividida, Normal o Emergente. Tambin puede seleccionar una plantilla de correo electrnico predeterminada. 9. Seleccione Guardar y continuar para pasar al siguiente paso. El Paso 4: Se muestra la pestaa Opciones de nmero. 10. Seleccione la divisa en la que desea trabajar. Tambin puede establecer los separadores de decimales y de millares. 11. Pulse Guardar y continuar. El Paso 5: Se muestra la pestaa Opciones de hora. 12. Puede establecer su preferencia del formato de fecha, en qu da empieza la semana y su zona horaria. 13. Pulse Guardar y continuar. Aparecer pestaa ltima pgina. 14. Haga clic en el botn Continuar para volver a la pestaa Bienvenido o haga clic en el botn Anterior para realizar cambios en las preferencias que ha guardado.
21-6 Sage CRM
Captulo 22: Redaccin de informes

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Comprender el alcance de la funcin informes. Comprender los campos y botones al crear un nuevo informe o cambiar uno existente. Aadir una nueva categora de informes. Mover un informe a una categora diferente. Crear un informe de lista. Aadir una grfica a un informe. Crear un informe de referencias cruzadas. Crear un informe de historial. Aadir un nuevo estilo de informe. Eliminar un informe.
Introduccin a la redaccin de informes

Al crear un nuevo informe, puede utilizar las siguientes prestaciones del editor de informes:
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Una completa lista de fuentes de informes, que puede ampliarse an ms mediante la funcin de personalizacin de vistas. Seleccionar informes de tipo lista, referencias cruzadas o historial. Aadir una grfica al informe. Usar sumas, promedios, grupos y recuentos de registros. Dar formato a los datos en los informes para utilizar los vnculos y los formatos de nmero. Mostrar informacin del encabezamiento y del pie de pgina como, por ejemplo, el usuario que ha ejecutado el informe y la fecha/hora de ejecucin. La configuracin de Filas por pgina en los informes de lista para mejorar el diseo de los resultados del informe. Informes privados, disponibles solamente para el usuario que cre el informe.
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Creacin de una nueva categora de informes

Los usuarios con permisos para crear informes nuevos pueden crear categoras nuevas de stos. Para crear una nueva categora de informes: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina Informes. 2. Haga clic en el botn Nueva categora de informes. Aparecer la pgina Nueva categora de informes. 3. Introduzca un nombre y una descripcin para la nueva categora de informes y haga clic en Guardar. Se mostrar la nueva categora de informes. Estos datos se pueden traducir a otros idiomas en Administracin | Personalizacin | Traducciones. Para obtener ms informacin sobre el mantenimiento de las traducciones, consulte la Ayuda del administrador del sistema.
Captulo 22 Slo el administrador del sistema puede eliminar una categora de informes, cambiar el orden de las categoras o cambiar el grfico que se muestra junto a la categora. Los cambios pueden efectuarse en Administracin | Personalizacin avanzada | Mens del sistema. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda del administrador del sistema. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Movimiento de un informe a una categora diferente

Los informes pueden moverse de una categora a otra con facilidad. Para mover un informe a una categora diferente: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer la pgina Informes. 2. Seleccione la categora que contiene el informe que desea mover. 3. Haga clic en el botn Modificar para el informe en cuestin. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. 4. Seleccione la nueva categora de informe en el men desplegable Categora de informe. 5. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Criterios de bsqueda para informe. 6. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 2 de 2. 7. Haga clic en el botn Guardar. Se mover el informe a la categora de informe seleccionada.
Creacin de un informe de lista

Ejemplo: Lista de personas Este ejemplo crea un informe de lista con personas y con sus detalles de contacto asociados. Las columnas del informe debern incluir:
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Persona: Apellidos Persona: Primero Persona: Saludo Persona: Cargo Direccin: Ciudad Persona: Correo electrnico (trabajo) Persona: Cdigo de rea Persona: Telfono
Empresa: Nombre de empresa Las especificaciones adicionales incluyen:

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Ordenar porPersona: Apellido, Empresa: Nombre de empresa
Criterios de bsquedaPersona: Cdigo de cargo, Empresa: Zona, Empresa: Gestor de cuentas Para crear el informe: 1. Haga clic en el botn Informes. Aparecer una lista de las categoras de informes. 2. Seleccione la categora en la que desea crear y guardar el informe; por ejemplo, General. 3. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2.
22-2 Sage CRM
Opciones de informes, Paso 1 de 2
4. Complete el panel Detalles del informe. Cuando seleccione la Vista de origen, la pgina se ampliar para mostrar el panel Seleccionar columna, as como un panel con listas de columnas para Contenido, Bsqueda, Ordenar y Agrupar. 5. Seleccione las columnas que desea que integren los Contenidos del informe. 6. Si desea que alguna de estas columnas integre los criterios de bsqueda o de orden, o si desea que el informe se agrupe conforme a alguna de ellas, haga clic en el botn correspondiente. Consulte Campos y botones de informe (pgina 22-4) para obtener ms informacin sobre los botones disponibles.
Opciones de informes para el informe de lista de personas
7. Haga clic en el botn Aadir datos de atributos clave. Aparecer una nueva ventana del navegador: Aadir datos de atributos clave. 8. Seleccione la columna, el campo y la entidad sobre los que va a generar el informe y, a continuacin, aada los contenidos del informe, los criterios de bsqueda o ambos. 9. Haga clic en el botn Continuar para regresar a la pgina Opciones de informe, Paso 1 de 2. 10. Haga clic en el botn Continuar para continuar con la prxima etapa. Aparecer la pgina Criterios de bsqueda para informe. 11. Si desea que el resultado del informe muestre, por ejemplo, solamente Personas para las que usted es el gestor de cuentas, debe especificar esta informacin en esta pgina.
Captulo 22
Pgina Criterio de bsqueda
12. Seleccione Continuar. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 2 de 2.La pgina est formada por paneles mltiples relacionados con el formato del informe. Consulte Campos y botones de informe (pgina 22-4) para obtener ms informacin. l Parmetros de ttulo
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Configuracin de encabezamiento Parmetros de resumen Parmetros de pie de pgina Orden de clasificacin Formato de columna Opciones de grfica
13. Complete la informacin en los paneles y haga clic en el botn Guardar. El nuevo informe aparecer en la lista de informes. 14. Para ejecutar el informe, haga clic en el botn Ejecutar o haga clic en el vnculo del informe. Aparecer la pgina Criterios de bsqueda. 15. Seleccione los criterios de bsqueda y haga clic en el botn Ejecutar para continuar o Guardar para guardar los criterios de bsqueda seleccionados antes de continuar. Aparecer el informe en una nueva ventana del navegador, que mostrar la informacin de paginacin en la parte superior de la pgina. Los criterios de bsqueda se visualizan en la parte superior del resultado del informe. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Campos y botones de informe

La siguiente tabla explica los campos del panel Detalles del informe. Campo Nombre Vista de origen Tipo de informe Descripcin El nombre del informe. Debe ser exclusivo entre de todos los usuarios y categoras. El nombre de la vista que se utilizar para este informe. Seleccione entre Lista, Referencias cruzadas o Historial.
22-4 Sage CRM
Campo Estilo de informe
Descripcin Seleccione entre Estndar con tabla o Estndar sin tablas. Las lneas de la tabla aparecen en la grfica del resultado de su informe. El administrador del sistema puede definir otros estilos y hacerlos disponibles desde este campo. Esta opcin aparece para informes de lista y slo se aplica a resultados en pantalla. Introduzca el nmero de filas que desea ver por pgina. Cuando se encuentra activada la opcin Filas por pgina, aparecer la primera pgina tan pronto como se genere, con flechas en la parte superior para avanzar a la siguiente pgina o a la ltima. Si hace clic en los botones para pasar a la pgina siguiente o a la ltima pgina antes de que se haya generado la pgina correspondiente, aparecer un mensaje que le informar de que todava no se encuentra disponible. Una vez se haya generado el informe completo, aparecer el icono Ir a la pgina en la parte superior de la pgina. Nota: Entre las filas por pgina no se cuentan como filas el encabezamiento, el ttulo ni el pie de pgina del informe. Por ejemplo, 20 filas por pgina significa 20 filas de datos por pgina, incluyendo el total de lneas, lneas en blanco y grficas. Tambin estar disponible el icono Vista preliminar, que abre una nueva ventana con el informe completo en formato PDF. Descripcin del informe en formato de texto libre. Si se selecciona, slo el usuario que cre el informe podr verlo en la lista de informes. Crea vnculos entre el contenido de las columnas del informe y el registro de Sage CRM. Por ejemplo, haga clic en el vnculo del nombre de la empresa en la pgina de resultados del informe y se mostrar la pgina Resumen de la empresa seleccionada. Muestra los valores de divisa introducidos en el sistema en lugar de la divisa de preferencia del usuario.
Filas por pgina
Descripcin Informe privado Auto hipervnculo
Mostrar valores de divisa originales Filtrar por usuario actual
Permite al usuario que est creando el informe limitar los datos de los resultados para que se correspondan con el usuario actual conectado. Por ejemplo, los resultados del informe Lista de comunicaciones se limitarn automticamente, mostrando nicamente las comunicaciones programadas para el usuario conectado. Permite a la persona que est creando el informe limitar los resultados al equipo primario del usuario conectado. Por ejemplo, el resultado de un informe de Lista de oportunidades quedar limitado automticamente, mostrando las oportunidades asignadas al equipo principal del usuario conectado. Permite a la persona que est creando el informe limitar los resultados para que se correspondan con la zona base del usuario conectado. Por ejemplo, los resultados de un informe de Lista de oportunidades se restringirn automticamente, mostrando nicamente las oportunidades de la zona base del usuario conectado. Elimina las filas duplicadas de los resultados del informe. Por ejemplo, si tiene un informe que enumera todas las empresas que tienen incidencias de prioridad alta y existen dos incidencias de prioridad alta con la empresa Diseos Roca, sta aparece dos veces en el resultado del informe. Sin embargo, si elige la opcin Seleccionar valores nicos para este informe, Diseos Roca aparecer una sola vez.
Filtrar por equipo primario del usuario Filtrar por zona base del usuario
Seleccionar valores nicos
Captulo 22 A continuacin se explican los botones que aparecen en el panel Seleccionar columna en la pgina Origen del informe. Aadir al contenido del informe. Aade la columna a la lista Contenidos del informe. Los elementos seleccionados compondrn el informe (el primer elemento en la lista ser la primera columna del informe comenzando por la izquierda, el segundo elemento ser la columna siguiente y as sucesivamente). Aadir a criterios de bsqueda. Aade la columna a la lista Criterios de bsqueda. stos sern los criterios utilizados para filtrar los resultados de su informe. En el ejemplo anterior, si selecciona Asignado a como criterio de bsqueda al ejecutar el informe, podr decidir si desea ver las oportunidades para uno o para varios comerciales. En el diseador de informes, no podr borrar los campos de la lista Criterios de bsqueda si el informe tiene bsquedas guardadas. Consulte Almacenamiento de los criterios de bsqueda del informe (pgina 9-5) para obtener ms informacin. Bsqueda avanzada. Le permite utilizar la funcin Bsqueda avanzada para crear el informe. Cuando se selecciona Bsqueda avanzada, podr crear consultas completas para devolver resultados de informes especficos. Para obtener ms informacin sobre la bsqueda avanzada, consulte Uso de Bsqueda avanzada (pgina 3-7). Aadir a ordenar por. Aade la columna a la lista Ordenar por. Los resultados se ordenarn por esta columna. Si hay varias columnas en esta lista, el informe se ordenar primero por la columna de la parte superior de la lista, luego por la siguiente, etc. Tenga en cuenta que si ha aadido columnas Agrupar por, se considerarn como el criterio de ordenacin "primario". Las columnas de la lista Ordenar por determinan el orden de clasificacin dentro de cada grupo. Aadir a Agrupar por. Aade la columna a la lista Agrupar por. Los resultados del informe se agruparn en funcin de las columnas que figuran en la lista. En el ejemplo anterior, la lista de oportunidades est agrupada utilizando como criterio el comercial al que se le ha asignado cada oportunidad. Tenga en cuenta que no es necesario que seleccione la columna Agrupar por como una de las columnas de Contenidos del informe. La seleccin Agrupar por crea su propia columna como la primera columna a la izquierda del informe de lista. Aadir datos de atributos clave. Tambin se pueden aadir al informe datos de atributos clave. Por ejemplo, si los datos de atributos clave se encuentran configurados para realizar un seguimiento de los abonados al Boletn de socios, esto se puede incluir en los contenidos del informe. A continuacin se detallan los campos de los paneles de formato del informe (Ttulo, Encabezamiento, Resumen, Pie de pgina, Criterios para ordenar y Formato de columna): Campo Cargo Contenido a la izquierda (encabezamiento) Descripcin El ttulo que aparecer en el informe. El encabezamiento aparece en la parte superior del informe, antes que los dems datos. El encabezamiento y el pie de pgina estn divididos en tres secciones: izquierda, central y derecha. Se puede mostrar el mismo grupo de opciones en cada seccin: Fecha. Fecha actual, cuyo formato corresponde a las preferencias del usuario. Fecha Hora. Fecha y hora actuales, cuyo formato corresponde a las preferencias del usuario. Logo. Muestra un logotipo. ste debe ser un archivo llamado "LOGO.JPG", ubicado en el directorio Informes. Tambin hay un archivo llamado PDFLOGO.JPG en la misma ubicacin. El sistema utiliza el archivo PDFLOGO.JPG para el informe en Adobe PDF (generalmente una imagen de alta resolucin) y el archivo LOGO.JPG para el informe en pantalla. No se utilizan logotipos en el informe de CSV o MS Excel. Nmero de pgina. Muestra el nmero de pgina en los informes
22-6 Sage CRM
Campo
Descripcin en HTML y Adobe. Ttulo del informe. Muestra el ttulo del informe. Hora. Hora actual, cuyo formato corresponde a las preferencias del usuario. Nombre de usuario. El nombre del usuario que est ejecutando el informe.
Contenido en el centro (encabezamiento) Contenido a la derecha (encabezamiento) Mostrar datos de resumen Contenido a la izquierda (pie de pgina) Contenido en el centro (pie de pgina) Contenido a la derecha (pie de pgina) Pedidos por grupo
Ver ms arriba.
Ver ms arriba.
Si se selecciona, se mostrarn los totales. El pie de pgina aparece al final del informe, debajo de todos los dems datos. Ver ms arriba. Ver ms arriba.
Ver ms arriba.
Esta seccin slo aparece si se han aadido columnas a la lista Agrupar por en la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. Si desea informacin sobre las tres columnas, consulte la seccin "Orden de clasificacin".
Captulo 22
Campo Orden de clasificacin
Descripcin Esta seccin slo aparece si se han aadido columnas a la lista Ordenar por en la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. Cada campo aparece enumerado en una tabla con tres columnas. La primera columna muestra el nombre del campo y la segunda columna muestra una casilla de verificacin con la columna con el encabezamiento "Descendente". Si la casilla de verificacin se encuentra seleccionada, el campo se organizar en orden descendente. El orden predeterminado es ascendente. La tercera columna le da la opcin de ordenar segn el orden de las etiquetas o de la traduccin. Al crear etiquetas de listas desplegables, es posible especificar el orden en el que aparecern utilizando el campo Orden de las etiquetas en Traducciones. ste ser el orden que se utilizar si selecciona Orden de las etiquetas. El orden de las traducciones sigue el orden alfabtico de la traduccin real de la columna en el idioma del usuario que est ejecutando el informe. Si no se selecciona ninguno, el orden predeterminado es el alfabtico por cdigo de etiqueta. Esta seccin muestra una lista de todas las columnas (excepto las columnas Agrupar por) que aparecern en el informe. Hay tres opciones por cada campo: la primera opcin es el nombre del campo y la segunda opcin le permite especificar un total para la columna. Existen cinco tipos de totales: Promedio, Recuento, Mximo, Mnimo y Suma. Los cinco tipos se encuentran disponibles si el campo es numrico. Para campos no numricos, solamente se encuentra disponible la opcin Recuento. La tercera opcin es para la alineacin. Existe un grupo de botones de radio con tres opciones: alinear a la izquierda, justificar y alinear a la derecha.
Formato de columna
La tabla siguiente explica los campos del panel Opciones de grfica. Campo Mostrar grfica Disponible en cuadro de mando Estilo de grfica Mostrar leyenda Alineacin de la leyenda Valor Etiqueta Funcin Descripcin Seleccionar para mostrar una grfica. Cuando est marcada, la grfica est disponible en la categora Grficas de informes en el cuadro de mando clsico. Consulte Adicin de grficas de informes a un cuadro de mando clsico (pgina 20-5) para obtener ms informacin. Indica el tipo de grfica que se utilizar. Por ejemplo, de lneas, de barras, de barras horizontales, de sectores, de reas, de puntos o FastLine. Muestra u oculta la leyenda. Alinea la leyenda en la parte inferior, superior, izquierda o derecha.
Indica qu columna se utilizar para el eje izquierdo de la grfica. Etiqueta de la grfica para el eje izquierdo. Si se encuentra en blanco, se utilizar el nombre del campo traducido. Indica qu funcin se debe utilizar en el campo izquierdo para calcular el total. Los valores de resultados en el campo izquierdo deben ser
22-8 Sage CRM
Campo
Descripcin numricos. Las opciones vlidas para este campo son: Promedio, Recuento, Mnimo, Mximo y Suma. Solamente los campos numricos poseen las cinco opciones; los campos no numricos solamente tienen la opcin Recuento. Dado que el valor de resultado debe ser numrico, los campos no numricos siempre tienen la opcin Recuento seleccionada. Los campos numricos tambin pueden no tener especificado ningn total, ya que el valor subyacente al campo es numrico.
Categora Etiqueta Funcin
El campo que se utilizar para el eje inferior de la grfica. La etiqueta que se utilizar para el eje inferior. Si se encuentra en blanco, se utilizar el nombre del campo traducido. Se aplica nicamente si el campo Categora es un campo de fecha/hora. Permite que el valor del campo se divida en intervalos como, por ejemplo, nombres de meses. Si se ha seleccionado una opcin Agrupar por en la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2, este campo aparecer en el panel Opciones de grfica. Muestra una grfica distinta para cada grupo. Si se ha completado el campo Agrupar por de Opciones de grfica, aparecer un campo adicional: Barras mltiples. ste muestra todos los grupos en cada grfica.
Agrupar por Barras mltiples
Adicin de una grfica a un informe

La seccin Opciones de grfica de la pgina Opciones de informes, Paso 2 de 2, le permite aadir y definir una grfica para su informe. La grfica utiliza la misma vista que el resto del informe, pero puede especificar campos diferentes para la grfica de los que utiliz para el informe. Ejemplo: Valor de previsin por comercial Este ejemplo muestra cmo aadir una grfica a un informe de listas de oportunidades para mostrar el Valor de previsin total por comercial en forma de grfica de barras horizontales. Primero, cree un informe de lista basado en la fuente del informe de resumen de oportunidades, de acuerdo con las siguientes especificaciones: Las columnas del informe debern incluir:
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Empresa: Nombre de empresa Persona: Persona Oportunidad: Descripcin Oportunidad: Etapa Oportunidad: Estado Oportunidad: Cerrar antes de (fecha) Oportunidad: % de certidumbre
Oportunidad: Previsin (suma) Las especificaciones adicionales incluyen:

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Criterios de bsqueda de oportunidades: Asignado a, Oportunidad: Etapa, Oportunidad: Estado, Oportunidad: Cerrar antes de y Oportunidad: Previsin.
Captulo 22 Agrupar por comercial (que tiene asignada la oportunidad) para poder obtener los totales de Previsin por comercial. Ordenar por Oportunidad asignada a y por importe de la previsin.
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Alinear a la derecha las columnas numricas. Para aadir la grfica: 1. Haga clic en el botn Modificar junto al informe al que desea aadir la grfica. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. 2. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Criterios de bsqueda para informe. 3. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 2 de 2. 4. Desplcese hasta el panel Opciones de grfica de la pgina.
Panel Opciones de grfica
5. Complete los detalles en el panel Opciones de grfico y haga clic en el botn Guardar. Consulte Campos y botones de informe (pgina 22-4) para obtener informacin sobre los campos Opciones de grfica. 6. Para ver la grfica, ejecute el informe.
Resultado del informe con una grfica de barras horizontales
Creacin de un informe de referencias cruzadas

Ejemplo: Etapa de oportunidades por comercial Este ejemplo muestra cmo crear un informe de referencias cruzadas que muestre la etapa de las oportunidades por comercial (Oportunidad asignada a).
22-10 Sage CRM
Captulo 22: Redaccin de informes Este informe debe mostrar los comerciales de izquierda a derecha en la parte superior del informe y las etapas hacia abajo en la parte izquierda del informe. Para crear el informe: 1. Haga clic en el botn Informes. 2. Seleccione Ventas desde el rea de contexto de la ventana. 3. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. 4. Seleccione la Vista de origen y luego Referencias cruzadas en el campo Tipo de informe. 5. Complete los detalles del resto de la pgina. Los campos se describen en el ejemplo de Informe de lista, en la pgina anterior. 6. Hay un campo llamado Referencia cruzada, que aparece slo cuando se est creando un informe de referencias cruzadas. Define las columnas que aparecen en forma horizontal (de izquierda a derecha) en la tabla. Los contenidos del informe definen la informacin que aparece en la tabla en vertical.
Lista Contenidos del informe
7. Haga clic en el botn Continuar y complete la informacin en la pgina Opciones de informe, Paso 2 de 2. 8. Haga clic en el botn Guardar. El nuevo informe aparecer en la lista de informes. 9. Para ejecutar el informe, haga clic en el botn Ejecutar. El informe aparecer en una nueva ventana del explorador. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Creacin de un informe de historial

Para crear un informe que muestre, por ejemplo, las oportunidades abiertas durante julio que se hayan cerrado posteriormente dentro del mismo trimestre (julio septiembre), puede crear un Informe de historial. Para configurar y ejecutar este informe:
Captulo 22 1. Haga clic en el botn Informes. 2. Seleccione la categora en la que desea aadir el informe nuevo. Por ejemplo, Ventas. Aparecer una lista de los informes de ventas. 3. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. 4. Proporcione un nombre para el informe, por ejemplo, Oportunidades abiertas y cerradas. 5. Seleccione el Origen del informe como Resumen de oportunidad. 6. Establezca el Tipo de informe como Historial. Los paneles que aparecen debajo de Detalles del informe cambian para reflejar el tipo de informe. l El campo Dentro del intervalo debera reflejar el tipo de fecha de inicio que desea medir, en este caso, Oportunidad: Abierta. Tambin puede utilizar Oportunidad: Fecha de creacin. El valor del primer campo est establecido por el sistema, pero el usuario final puede cambiarlo. El valor del ltimo est establecido por el sistema y el usuario no puede cambiarlo. El modo en que se estructuran el flujo de procesos y el proceso de ventas determina la fecha.
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El campo Fuera del intervalo puede utilizarse para formar un par lgico con el campo Dentro del intervalo: Por ejemplo, si establece la opcin Campo dentro del intervalo como Oportunidad: Abierta y la opcin Campo fuera del intervalo como Oportunidad: Cerrada, al generar un informe sobre un perodo de un trimestre, el informe mostrar el nmero de oportunidades que todava se encuentran abiertas al final de ese trimestre.
7. En el caso de este informe, estamos ms interesados en las oportunidades cerradas dentro de ese marco especfico de tiempo, as que se puede dejar en blanco la opcin Campo fuera del intervalo, pero debemos aadir Oportunidad: Cerrada a los criterios de bsqueda del informe. Tambin puede aadir Oportunidad: Estado a los criterios de bsqueda.
Opciones de informes, Paso 1 de 2
8. El campo Particin de fecha divide los resultados del informe en secciones dentro del periodo especificado en Campo dentro del intervalo. Dado que la fecha que hemos especificado en Campo dentro del intervalo cubre un perodo de un mes, ser til dividir los resultados por semana. Puede hacer esto configurando el campo Particin de fecha en Semana. 9. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Criterios de bsqueda para informe. 10. La fecha de Campo dentro del intervalo aparecer automticamente como el primer criterio de bsqueda. Especifique el intervalo de fechas para las oportunidades abiertas; por ejemplo, entre el 1 y el 31 de julio. 11. Especifique el rango de fechas para oportunidades cerradas, por ejemplo, entre el 1 de julio y el 30 de septiembre. 12. Aada los criterios de bsqueda de estado de oportunidad, por ejemplo, Conseguida. 13. Haga clic en el botn Continuar. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 2 de 2.
22-12 Sage CRM
Captulo 22: Redaccin de informes 14. Complete las configuraciones de Encabezamiento y Pie de pgina y las Opciones de grfica. Aparecer una grfica de lneas de manera predeterminada. 15. Haga clic en el botn Guardar. El informe aparecer en la lista de informes. 16. Haga clic en el vnculo del informe o en el botn Ejecutar para ejecutar el informe. Aparecer la pgina Opciones de visualizacin del informe. 17. Seleccione las opciones de visualizacin apropiadas. Tambin puede volver a establecer los criterios de bsqueda de informes si lo desea. 18. Haga clic en el botn Ejecutar. Los resultados del informe aparecern en una nueva ventana del explorador. El resultado del informe muestra el nmero de oportunidades que se abrieron en julio que fueron cerradas y conseguidas dentro del perodo del tercer trimestre (jul - sep). El nmero total de oportunidades abiertas desde el 1 al 21 de julio, y que se consiguieron posteriormente, es la cifra que se muestra en la ltima semana del periodo seleccionado (no es el total de todas las semanas). Los totales semanales le ofrecen una instantnea temporal del total durante el perodo especificado para oportunidades abiertas. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Adicin de un nuevo estilo de informe

El administrador del sistema puede ampliar la lista de estilos de informes estndar copiando y modificando un estilo existente y haciendo que est disponible en la lista desplegable Estilo de informe.
Lista desplegable Estilo de informe
Para crear un nuevo estilo de informe: 1. Vaya al subdirectorio Informes de su instalacin de Sage CRM. 2. En este directorio existe un nmero de archivos *.XSL (Extensible Stylesheet Language), que definen los dos estilos existentes para los exploradores de escritorio y WindowsCE. Los archivos deberan tener el mismo nombre, terminados en PC o CE para los exploradores de escritorio y WindowsCE respectivamente. Tambin existen archivos CSS, a los que hacen referencia los archivos *.XSL del PC. 3. Copie, por ejemplo, los archivos STDGRIDSPC.XSL y STDGRIDS.CSS y cmbieles el nombre: ser el nombre del nuevo estilo. 4. Modifique el archivo *.XSL y *.CSS. El archivo *.XSL controla la estructura del informe y el archivo *.CSS controla su apariencia. Asegrese de cambiar la etiqueta LINK en el nuevo archivo XSL para que est vinculado al nuevo archivo CSS. 5. Seleccione Guardar para guardar los cambios realizados. Para crear una traduccin para los nuevos estilos que aparezca en el campo Estilo de informe: 6. En Sage CRM, haga clic en el botn Administracin. 7. Seleccione Traducciones desde el rea de contexto de la ventana. Aparecer la pgina de bsqueda. 8. Haga clic en el botn Nuevo. Aparecer la pgina de entrada de datos Traducciones. 9. Introduzca el cdigo de etiqueta, que debe ser el mismo que el de los nombres de archivo (sin PC o CE). 10. Introduzca la Familia de etiquetas como Estilos de informe.
Captulo 22 11. Introduzca Opciones como Tipo de familia de etiquetas. 12. Aada las traducciones para los idiomas utilizados en su empresa. 13. Haga clic en el botn Guardar. 14. Cree un nuevo informe para probar el nuevo estilo. El nuevo estilo aparece en el campo Estilo de informe y el resultado del informe deber reflejar los cambios de estilo. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
Eliminacin de un informe
Para eliminar un informe: 1. Haga clic en el botn Modificar junto al informe que desea cambiar. Aparecer la pgina Opciones de informes, Paso 1 de 2. 2. Pulse el botn Eliminar. Aparecer la pgina Suprimir informe. 3. Pulse el botn Confirmar eliminacin. Se elimina el informe y ste ya no aparece en la lista de informes. Requisitos de usuarios: permisos de administracin de gestor de informacin
22-14 Sage CRM
Glosario de trminos
Actividad de la fase
Es un tipo de actividad en una fase de una campaa de marketing. Cada accin de la fase puede estar formada por comunicaciones individuales entre la empresa y su pblico de destino. Por ejemplo, una campaa denominada Generacin de clientes potenciales en la costa oeste tiene como objetivo generar clientes potenciales en un rea geogrfica determinada. La campaa se compone de tres fases distintas: 1) despertar inters, 2) presentar el producto en una feria comercial y 3) evaluar el inters. La primera fase consta de dos acciones distintas: "mailing de folletos" y "mailing boletn". "mailing de folletos" y "mailing de boletn". La segunda fase se compone de las dos acciones siguientes: "invitacin con tarjeta de respuesta" y "seguimiento de la tarjeta de respuesta", etc.
rea de contexto
El rea de contexto contiene un resumen de la informacin con la que est trabajando en cada momento. Ejemplo: si est trabajando en el contexto de una persona, el nombre de esa persona aparece en la parte superior de la ventana. En la misma rea de contexto, puede ver su empresa, el nmero de telfono y la direccin de correo electrnico. Puede desplazarse rpidamente desde el rea de contexto de una persona a la empresa para la que trabaja haciendo clic en el vnculo de la empresa dentro del rea de contexto.
Arrastrar y soltar documento
La funcin de arrastrar y soltar ofrece un acceso directo para vincular documentos, correos electrnicos o cualquier tipo de archivo de otra aplicacin con los datos de cliente de Sage CRM.
Botn Aplicar filtro
El botn Aplicar filtro permite restringir listas de informacin mediante un conjunto de criterios predefinido. Por ejemplo, la lista Mi CRM | Calendario enumera de manera predeterminada todas las comunicaciones pendientes del usuario actual. El usuario puede restringir ms la lista filtrando todas las reuniones pendientes.
Botn de accin
Los botones de accin suelen encontrarse en la parte derecha de la ventana. Permiten aadir y modificar informacin, as como ejecutar distintas tareas en el sistema. Los botones de accin disponibles dependen de la pgina en la que se encuentre. Ejemplos de botones de accin: Cambiar, Eliminar, Confirmar eliminacin, Nueva tarea o Nueva cita.
Botn Progreso
El botn Progreso se encuentra en el contexto de clientes, potenciales, oportunidades, soluciones e incidencias cuando no se utiliza la funcin de flujo de procesos. Se puede acceder desde la pgina de resumen de clientes potenciales, oportunidades, soluciones e incidencias. Permite a los usuarios cambiar la etapa, el estado y otros datos relacionados con el cliente potencial, oportunidad, solucin o incidencia. Tambin permite aadir una nota de seguimiento, que formar parte del historial del "ciclo de vida" del cliente potencial, oportunidad, solucin o incidencia.
Manual del usuario Glosario i
Glosario de trminos
Botones Adelante y Atrs
Los botones Adelante y Atrs le permiten ir a la posicin inmediatamente anterior o posterior en el sistema. Cumplen la misma funcin que los botones Adelante y Atrs de la ventana del explorador web.
Botones de men
Los botones de men se encuentran en la parte izquierda de la ventana. Permiten acceder a las pginas que se utilizan con ms frecuencia. Los botones de men son los mismos con independencia de la empresa, persona o contexto en el que est trabajando. Sin embargo, en funcin de la configuracin de su perfil, un usuario puede ver grupos diferentes de botones de men a los de otros. Ejemplos de botones de men: Nuevo, Buscar, CRM del equipo.
Bsqueda avanzada
Permite a los usuarios crear consultas de bsqueda mejorada basadas en declaraciones SQL complejas, mediante las clusulas WHERE, AND y OR.
Campaa
Una campaa es un proceso planificado de actividades de marketing dividido en etapas o fases. Cada fase puede estar formada por varias acciones de la fase. Cada accin puede estar formada por comunicaciones individuales entre la empresa y su pblico de destino. Por ejemplo, una campaa denominada Generacin de clientes potenciales en la costa oeste tiene como objetivo generar clientes potenciales en un rea geogrfica determinada.
Cliente potencial
Un cliente potencial es un conjunto de informacin sin calificar, procedente, por ejemplo, del sitio web de su empresa, de ferias comerciales o de listas de correo.
Comodn
El comodn % permite completar bsquedas poco especficas. El smbolo % (porcentaje), significa "contiene". Por ejemplo, si escribe "%software" en el campo Nombre de la empresa la pgina de bsqueda en el contexto Empresa, se mostrar una lista de todas las empresas cuyo nombre contiene la palabra "software".
Comunicacin
Una comunicacin hace referencia a una tarea o a una reunin. Los tipos especficos de comunicaciones estn determinados como tipos de accin. Por ejemplo, Carta entrante, Carta saliente, Llamada entrante, Llamada saliente y Demo.
Cuadro de mando
El cuadro de mando es una pgina personalizable con la informacin ms relevante para su trabajo cotidiano. Por ejemplo, una lista de las empresas con las que suele trabajar ms a menudo.
Documentos compartidos
La pestaa Mi CRM | Documentos compartidos contiene todas las plantillas de documentos compartidos y plantillas globales a las que se tiene acceso.
Equipo
Un equipo est formado por un grupo de usuarios que desempean funciones similares. Puede asignar tareas (comunicaciones), oportunidades, clientes potenciales e incidencias a un equipo.
Glosario -ii Sage CRM
Glosario de trminos Un usuario puede ser un miembro de un equipo. Se denomina equipo principal. Un usuario tambin puede tener permisos para ver la informacin de otros equipos.
Equipo de la empresa
Un equipo de empresa es un grupo de usuarios vinculados a una empresa con el objetivo de realizar el seguimiento de las responsabilidades de gestin de cuentas.
Error de validacin
Los mensajes de error de validacin aparecen en pantalla cuando se ha introducido una entrada incompleta o errnea en el sistema. El usuario debe rellenar los campos obligatorios que estn en blanco o corregir las entradas no vlidas como nmeros en campos de slo texto. Estos campos se indican con un signo de interrogacin y una cruz, respectivamente.
Fase
Una fase es una etapa de una campaa de marketing. Cada fase puede estar formada por varias acciones de la fase. Cada accin puede estar formada por comunicaciones individuales entre la empresa y su pblico de destino. Por ejemplo, una campaa denominada Generacin de clientes potenciales en la costa oeste tiene como objetivo generar clientes potenciales en un rea geogrfica determinada. La campaa se compone de tres fases distintas: 1) despertar inters, 2) presentar el producto en una feria comercial y 3) evaluar el inters.
Flechas Siguiente y Anterior
Las flechas Siguiente y Anterior aparecen en listas de informacin que contienen ms de una pgina. Al hacer clic en las flechas izquierda o derecha interiores aparecer la pgina anterior o siguiente, respectivamente. Con las flechas exteriores puede desplazarse a la primera o a la ltima pgina de una serie de pginas.
Flujo de procesos
El flujo de procesos automatiza los procesos de trabajo de la empresa utilizando un conjunto predefinido de reglas y acciones.
Grupos
Los grupos permiten a los usuarios crear recopilaciones de registros en Sage CRM. Los grupos pueden ser estticos o dinmicos.
Incidencia
Una incidencia es una cuestin de atencin al cliente. Las incidencias incluyen asuntos desde problemas tcnicos hasta cuestiones de reclamaciones de clientes. Una incidencia genera un seguimiento del problema desde su registro hasta su solucin final. Se pueden asociar varias comunicaciones (o tareas) a una misma incidencia.
Lnea de producto
Los conceptos son productos que el cliente est interesado en comprar. Estn vinculados a oportunidades y se pueden seleccionar desde las pestaas Presupuestos y Pedidos.
Lista emergente
Puede hacer clic con el botn derecho o situar el puntero del ratn sobre los botones de men para activar las listas emergentes. De esta forma podr navegar rpidamente por Sage CRM.
Manual del usuario Glosario iii
Glosario de trminos
Listas de llamadas salientes
La listas de llamadas salientes se utilizan para actividades de telemarketing de gran volumen, en las que no se preasignan las llamadas a usuarios individuales y en las que slo se genera un registro de comunicacin cuando se establece un contacto satisfactorio.
Lista de recientes
La Lista de recientes se encuentra en la esquina superior izquierda de su ventana. Al hacer clic en la lista de recientes o pasar el puntero del ratn por encima, podr seleccionar las empresas, personas, oportunidades, clientes potenciales, soluciones o incidencias que haya gestionado recientemente.
Mi CRM
El botn Mi CRM muestra una serie de pestaas que contienen informacin relacionada con el usuario conectado. En funcin de los permisos del usuario, tambin es posible visualizar las reas Mi CRM de otros usuarios, seleccionando otra persona en el rea de contexto de la ventana.
Nota de seguimiento
Las notas de seguimiento se utilizan en el contexto de clientes potenciales, oportunidades, incidencias y soluciones para aadir anotaciones en texto libre sobre el progreso de un cliente potencial, oportunidad, solucin o incidencia.
Notificacin
La funcin de notificacin depende de la configuracin del sistema. Cuando est activada, las notificaciones sirven de recordatorio de las tareas pendientes o atrasadas. Se pueden configurar en la pgina Detalles de comunicacin y pueden aparecer como notas en pantalla con el texto en rojo, o bien como correos electrnicos o SMS. Tambin se pueden integrar en la funcin de flujo de procesos.
Oportunidad
Una oportunidad es una oportunidad de venta. Consisten en un seguimiento del inters de una venta, desde la calificacin del cliente potencial hasta el cierre de la transaccin.
Ordenar
Puede cambiar el orden de clasificacin de cualquier lista utilizando el encabezamiento de columna subrayado.
Pgina de bsqueda
La pgina de bsqueda aparece cuando el usuario pulsa en botn de men Buscar. Existe una pgina de bsqueda para empresas, personas, oportunidades, clientes potenciales, soluciones, incidencias y comunicaciones.
Panel
Un panel contiene informacin relacionada de forma que se facilita su visualizacin. Una pgina de informacin se puede dividir en varios paneles.
Pestaa
Las pestaas tienen el aspecto de separadores de carpetas. La informacin de cada seccin de la carpeta viene determinada por el contexto vigente: Por ejemplo, si en el rea de contexto se ha seleccionado la persona "Anita Chapman", al hacer clic en la pestaa Vista rpida se mostrarn las interacciones ms recientes de su empresa con la Sra. Chapman.
Glosario -iv Sage CRM
Glosario de trminos
Pestaa Documentos
La pestaa Documentos est disponible en el contexto de una persona, empresa, oportunidad, incidencia o solucin. Contiene un vnculo a un documento.
Relaciones
La pestaa Relaciones est disponible en el contexto de todas las entidades principales. Puede mostrar vnculos entre diferentes tipos de informacin. Por ejemplo, puede establecer una relacin entre una empresa y sus directores, o entre una oportunidad y las personas que influyen en ella. Su administrador del sistema define los diferentes tipos de relaciones que pueden establecerse desde cada pestaa.
SLA
SLA significa Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio). Los acuerdos de nivel de servicio se establecen entre la empresa y los clientes para definir unos niveles estndar relativos al tiempo de resolucin de incidencias. Se pueden vincular a empresas y a incidencias de atencin al cliente de particulares.
SMS
SMS significa Short Messaging Service (Servicio de Mensajes Cortos). Si esta funcin est activada en el sistema, los SMS se utilizan para enviar notificaciones a los usuarios a travs de sus telfonos mviles u otros dispositivos inalmbricos. Por ejemplo, puede recibir un recordatorio que le avise de una prxima reunin mediante SMS. Tambin se puede utilizar con el flujo de procesos para notificar a los usuarios la existencia de nuevos clientes potenciales, incidencias atrasadas u oportunidades cerradas.
Solucin
Las soluciones, una vez revisadas y aprobadas, forman una base de conocimientos. Los usuarios de Sage CRM internos, as como clientes y socios, pueden acceder a las soluciones a travs de un sitio web de autoservicio. Las soluciones son entidades distintas a las incidencias, pero pueden estar vinculadas a mltiples incidencias, al igual que una incidencia puede estar vinculada a mltiples soluciones.
Tema
Los temas le permiten personalizar el aspecto de la interfaz de usuario de Sage CRM. Por ejemplo, puede que prefiera un aspecto verde y gris a uno azul y blanco. Su administrador define los temas disponibles y puede aadir otros nuevos para que concuerden con su identidad corporativa. Su tema preferido puede establecerse en Mi CRM | Preferencias.
Vnculo
Los vnculos permiten pasar de una pgina a otra. Ejemplos de vnculos: al hacer clic en el nombre de una empresa, aparecer la pgina Resumen vinculada a la empresa en el rea de trabajo. Tambin puede hacer clic en una direccin de correo electrnico para enviar un correo electrnico de forma directa.
Vista rpida
En la pestaa Vista rpida aparece una lista de las comunicaciones y oportunidades de ventas ms recientes vinculadas a una persona o empresa determinadas. Las incidencias se enumeran segn el Estado.
Manual del usuario Glosario v
Glosario de trminos
Glosario -vi Sage CRM
ndice
A Acceso cuadro de mando interactivo llamadas salientes preferencias Acciones envo de correo electrnico exportacin a un archivo Nueva tarea Acciones de listas Aceptacin un cliente potencial Actividad informes Actividades planificacin Actualizacin grupo Actualizacin de la lista de llamadas salientes Actualizacin masiva grupo Acuerdo de nivel de servicio gravedad iconos Adicin comentario de lnea de producto contactos de Outlook a Sage CRM dispositivo a la biblioteca dispositivo de biblioteca a un cuadro de mando 11-7 7-6 19-19 19-7 15-9 17-4 17-4 17-5 15-8 16-13 5-1 9-1 13-6 10-3 10-4 10-2 10-1 19-3 14-2 21-1
Manual del usuario ndice i
ndice
documento a la pestaa Documentos estilo de informe grficas a un informe lnea de producto lnea de producto de texto libre mltiples registros a un grupo notas a una empresa nueva direccin nuevo dispositivo a un cuadro de mando orgenes de datos al cuadro de mando persona a una empresa plantilla de cuadro de mando registros de entidad primaria a un grupo relaciones Adobe PDF Almacenamiento criterios de bsqueda del informe Aadir contactos botn Archivado correo electrnico Archivo CSV rea de contexto Arrastrar y soltar comunicaciones correo electrnico Asignacin tareas a otras personas una incidencia a un compaero usuarios a una plantilla de cuadro de mando
8-6 22-13 22-9 11-7 11-7 15-6 4-14 4-8 19-7 19-16 4-9 19-17 15-6 4-13 9-7
9-5
7-7
6-5, 7-15 9-7
2-3 8-6 5-12 8-6
5-9 17-5 19-18
ndice -ii Sage CRM
ndice
Asistente asistente de configuracin de preferencias de usuario Atributos clave informes pestaa B Biblioteca adicin de un dispositivo cuadro de mando interactivo modificacin de dispositivos Bienvenido pestaa Bloques anchos Bloques estrechos Botn Aadir contactos Aadir este registro a un grupo Archivar y ver correo electrnico Enviar pedido Enviar presupuesto Enviar y archivar Reiniciar el cuadro de mando estndar botn Aadir comentario Botn Aadir este registro a un grupo botn Archivar y ver correo electrnico botn Ayuda botn Buscar botn Coger otra llamada botn Coger una llamada Botn Configuracin de respuesta botn Convertir a oportunidad botn CRM del equipo 7-7 11-8, 11-11 7-16 11-11 11-8 7-16 20-4 14-3 11-8, 11-11 7-16 2-10 2-4 14-4 14-3 16-9 13-7, 13-8 2-4
Manual del usuario ndice iii
2-10
22-6 2-5
19-19 19-17 19-19
2-6 20-2 20-2
ndice
Botn de accin Buscar Botn de men Buscar Botn Enviar presupuesto botn Enviar y archivar botn Excluir Botn Filtro botn Finalizar sesin botn Guardar y enviar botn Informes Botn Limpiar botn Llamada aceptada botn Marketing botn Mi CRM botn Modificar adjunto botn Nuevo Botn Planificar televentas Botn Recurrencia botn Terminar sesin de llamadas botn Ver adjunto botn Ver cliente potencial botn Vinculo de solucin botn Volver a llamar en Botones de accin Botones de men Bsqueda bsqueda avanzada bsqueda por palabra clave bsquedas combinadas campo de fecha campo numrico comodn de oportunidades de una comunicacin
ndice -iv Sage CRM
3-3 3-3 11-8 7-16 14-4 3-15 2-4 12-4 2-4 3-5 14-3 2-4 2-4 8-5 2-4 16-10 5-5 14-5 8-5 13-8 18-3 14-5 2-4 2-4
3-7 3-9 3-5 3-6 3-6 3-5 3-4 5-8
ndice
de una empresa de una incidencia de una persona de una solucin un cliente potencial Bsqueda avanzada bsqueda Bsqueda guardada actualizacin creacin de una nueva creacin para todos los usuarios cuadro de mando clsico eliminacin uso de una existente Bsqueda por palabra clave C Calendario dispositivo orden de la lista pestaa visualizacin Cambio citas recurrentes contrasea cuadro de mando clsico cuadro de mando de la empresa detalles de empresa detalles de persona direccin, telfono y correo electrnico opciones de visualizacin de informes preferencias una oportunidad
3-3 3-4 3-3 18-2 13-5
3-7
3-13 3-12 3-13 20-4 3-13 3-12 3-9
2-7 19-9 3-15 2-6 5-12
5-15 2-2 20-4 20-7 4-7 4-8 4-7 9-7 21-5 11-5
Manual del usuario ndice v
ndice
vnculo de direccin Campaa campos creacin de una nueva informe informes Campo numrico bsqueda Campos accin de la fase campaa cliente potencial comunicacin correo electrnico particular Descuento de pedido Descuento de presupuesto detalles de telfono particular direccin empresa fase incidencia Lnea de producto oportunidad Order persona Persona Preferencias Presupuesto relaciones solucin telfono/correo electrnico Casillas de verificacin
4-10
16-6 16-4 16-11 9-1
3-6
16-6 16-6 13-3 5-2 4-6 11-11 11-6 4-6 4-5 3-10, 4-4 16-6 17-4 11-7 11-3 11-10 4-6 4-4 21-1 11-5 4-14 18-1 4-5 2-8
ndice -vi Sage CRM
ndice
Categora de informes creacin de una nueva movimiento de un informe Cierre de sesin Cierre de una incidencia Cita sincronizacin Cita rpida Cita recurrente cambio eliminacin Outlook Cliente potencial aceptacin bsqueda campos conversin en una oportunidad creacin de uno nuevo grfica tubular iconos paso a la etapa siguiente Clientes potenciales pestaa Coaching en pantalla Coaching en pantalla Cdigos de respuesta creacin de uno nuevo Combinacin datos de clientes con una plantilla empresas personas 8-3 4-17 4-18 16-9 2-9 2-9 2-6 13-6 13-5 13-3 13-7 13-5 13-8 13-5 13-8 7-9 5-7 5-14 5-15 5-15 7-12 22-1 22-2 2-2 17-7
Manual del usuario ndice vii
ndice
Combinacin de correspondencia de varios contactos ejecucin Combinacin de criterios de bsqueda Comentario de lnea de producto Comunicacin arrastrar y soltar bsqueda cambio de estado campos iconos informes planificacin sin vincular recurrente Comunicacin recurrente creacin de una nueva Comunicaciones pestaa Configuracin correo electrnico masivo cuadro de mando interactivo predeterminado Conflictos en Outlook Contactos pestaa Contrasea cambio Conversin de un correo electrnico en un cliente potencial, oportunidad o incidencia Conversin de un cliente potencial en una oportunidad Correo electrnico archivado archivos adjuntos arrastrar y soltar
ndice -viii Sage CRM
8-3 8-1 3-5 11-7
5-12 5-8 5-8 5-2 5-5, 5-5 9-1 5-7 5-14
5-14
2-5
15-16 19-4 7-13
2-6 2-1 2-2
6-5 13-7
6-5, 7-15 6-3, 15-18 8-6
ndice
conversin en cliente potencial, oportunidad o incidencia definicin de una plantilla predeterminada entrante envo Microsoft Outlook plantilla posicin de la ventana respuesta teclas de acceso directo Correo electrnico entrante Correo electrnico masivo configuracin grupo creacin una tarea Creacin accin de fase de llamadas salientes cdigos de respuesta grupo grupos informe lista de llamadas salientes nueva campaa nueva fase nuevas acciones previsin de equipo un cuadro de mando de la empresa un nuevo cliente potencial un nuevo cuadro de mando clsico un nuevo cuadro de mando interactivo una cita recurrente una nueva categora de informes una nueva empresa
6-5 6-1 6-4 6-1 6-5 6-2 6-2 6-4 6-4 6-4 15-16 15-16 15-17
5-1
16-12 16-8 16-7, 16-11 15-2 22-2 16-12, 16-13 16-4 16-5 16-5 12-5 20-6 13-2 20-1 19-6 5-14 22-1 4-2
Manual del usuario ndice ix
ndice
una nueva incidencia una nueva oportunidad una nueva solucin una previsin una solucin a partir de una incidencia Criterios de bsqueda almacenamiento Cuadro de mando biblioteca grficas grficas de informes pestaa Cuadro de mando asignado Cuadro de mando clsico barra de herramienta bloques estrechos y anchos bsqueda guardada cambio contenido creacin de uno nuevo detalles eliminacin informes favoritos pestaa reinicio Cuadro de mando clsico predeterminado Cuadro de mando interactivo acceso adicin de orgenes de datos adicin de plantilla adicin de un dispositivo de biblioteca adicin de un nuevo dispositivo asignacin de usuarios
ndice -x Sage CRM
17-2 11-4 17-7, 18-2 12-2 18-3
3-12
19-17 20-5 20-5 2-5, 2-6 19-5
20-3 20-2 20-4 20-4 20-2 20-1 20-3 20-4 20-5 20-1 20-4 20-2
19-3 19-16 19-17 19-7 19-7 19-18
ndice
asignado creacin detalles duplicado eliminacin inicio rpido personal plantilla predeterminado Cuadro de mando predeterminado valor predeterminado Cuadros de mando interactivos usuario D Datos de atributos clave grupos Desarrollo incidencia Descuento nivel de pedido nivel de presupuesto Descuento de pedido campos Descuento de presupuesto campos Desinstalacin plugin de Outlook de Sage CRM Devolucin de llamada creacin de una Direccin adicin de una nueva cambio
19-5 19-6 19-6 19-5 19-6 19-3 19-4 19-5 19-4
20-2
19-19
15-12
17-7
11-11 11-6
11-11
11-6
7-17
5-1
4-8 4-7
Manual del usuario ndice xi
ndice
campos tipo Direcciones pestaa Dispositivo adicin a la biblioteca adicin a un cuadro de mando calendario diseo grfica gua de referencia rpida iconos del encabezamiento lista lista de tareas men principal modificacin de biblioteca modificacin del contenido noticias RSS noticias SData notificacin resumen resumen de registros sitio web vinculacin Dispositivo de biblioteca adicin eliminacin Divisa presupuesto Documento adicin a la pestaa Documentos arrastrar y soltar documentos compartidos
ndice -xii Sage CRM
4-5 4-9
2-5
19-19 19-7 19-9 19-15 19-9 19-8 19-15 19-9 19-13 19-10 19-19 19-14 19-11 19-11 19-11 19-12 19-11 19-13 19-14
19-7 19-20 11-5 11-5
8-6 8-6 8-8
ndice
opciones Documentos pestaa recuperacin Documentos compartidos acceso a documentos filtrado Outlook pestaa Duplicado cuadro de mando interactivo lnea de producto E Ejecucin informes Elementos de ventana Elementos omitidos Eliminacin bsqueda guardada citas recurrentes cuadro de mando clsico cuadro de mando interactivo dispositivo de biblioteca informes plantilla de cuadro de mando relaciones Emergente lista Empresa bsqueda cambio de detalles campos
8-2, 11-12
2-5, 8-4 8-5
8-8 8-8 7-15 2-6 4-16 19-5 11-8, 11-11
9-1 2-2 7-14
3-13 5-15 20-4 19-6 19-20 22-14 19-19 4-14
3-1
3-3 4-7 4-4

Manual del usuario ndice xiii
ndice
combinacin creacin de una nueva cuadro de mando pestaas Enviar pedido botn Envo correo electrnico correo electrnico masivo correos electrnicos masivos un presupuesto Envo de correo electrnico accin Envo de una previsin Equipo creacin de uno nuevo Equipo de empresa pestaa Error de validacin Escenario de previsin En el mejor de los casos probable seguro Escenario de previsin En el mejor de los casos Escenario de previsin probable Escenario de previsin seguro Estado cambio de comunicacin Eventos de todo el da Exportacin grupo Exportacin a un archivo accin
ndice -xiv Sage CRM
4-17 4-7 20-6 2-5
11-11
6-1 10-3 15-16 11-8
10-3 12-4
4-15
2-5 4-4 12-1, 12-3 12-4 12-4 12-3 12-4 12-4 12-3
5-8 7-12
16-11
10-4
ndice
F Fecha objetivo de cierre Filtrado Flechas Ir Flechas Siguiente y Anterior G Gestin de llamadas salientes datos de atributos clave Gestin de zonas Gestin del calendario Grfica dispositivo Grfica tubular cliente potencial Oportunidad Grupo actualizacin actualizacin de zonas actualizacin masiva adicin de informacin a una pestaa cmo se almacena la informacin correo electrnico masivo creacin exportacin Grupos adicin de mltiples registros adicin de registros de entidad primaria pestaa H Historial de previsiones visualizacin 12-4
Manual del usuario ndice xv
12-1 3-14 2-8 2-8
16-12 16-14 4-7 5-11
19-9
13-8 11-13
15-8 15-9 15-9 15-14 15-10 15-17 15-2, 16-7, 16-11 16-11
15-6 15-6 2-6
ndice
Historial de Previsiones pestaa I Icono estado del vnculo Iconos acuerdo de nivel de servicio cliente potencial comunicacin incidencia oportunidad Impresin pedidos Incidencia bsqueda campos cierre creacin de una nueva desarrollo iconos paso a la etapa siguiente resolucin Incidencias pestaa Informe de historial Informe de lista Informe de resumen Informe Excel Informe MS Excel Informes actividad adicin de grficas
ndice -xvi Sage CRM
12-4
4-10
17-5 13-5 5-5 17-5 11-4
11-11
3-4 17-4 17-7 17-2, 17-5 17-7 17-5, 17-5 17-6, 17-7 17-6
2-5, 2-6 9-1, 9-4, 22-11 9-1, 9-1, 22-2 9-1, 9-4 9-8 9-8
9-1 22-9
ndice
adicin de un nuevo estilo administrador Agrupar por atencin al cliente bsqueda avanzada cambio de categoras campaa categoras clientes potenciales comunicacin contenido creacin de uno nuevo criterios de bsqueda cuadro de mando cuadro de mando clsico datos de atributos clave de historial ejecucin eliminacin favoritos generales lista llamadas salientes marketing Opciones de grfica ordenacin referencias cruzadas resumen ventas Informes de administracin Informes de atencin al cliente Informes de cliente potencial Informes favoritos
22-13 9-1 22-6 9-1 22-6 22-2 9-1, 16-11 22-1 9-1 9-1 22-6 22-2 9-5, 22-6 20-5 20-5 22-6 9-1, 9-4, 22-11 9-1 22-14 9-6 9-1 9-1, 9-1 9-1 9-1 22-8 22-6 9-1, 9-3, 22-10 9-1, 9-4 9-1 9-1 9-1 9-1 9-6, 20-5
Manual del usuario ndice xvii
ndice
Informes generales Inicio de sesin Instalacin integracin de Outlook L Lnea de producto campos duplicado Lnea de producto de texto libre Lista dispositivo Lista de llamadas salientes actualizacin creacin pestaa Lista de objetivos datos de atributos clave Lista de tareas dispositivo Listas de llamadas salientes pestaa Listas desplegables Llamada saliente accin de fase Llamadas salientes acceso informes M Marketing informes pestaa
9-1 2-1
7-1, 7-2
11-7 11-7 11-8, 11-11 11-7
19-9
16-13 16-12, 16-13 14-2
15-12
19-13
2-6 2-8
16-12
14-2 9-1
9-1 2-5
ndice -xviii Sage CRM
ndice
Men principal dispositivo Mi CRM pestaas Microsoft Outlook Modificacin contenido del dispositivo detalles del cuadro de mando interactivo diseo del dispositivo dispositivos de biblioteca plantilla de cuadro de mando N Navegacin Nota adicin a una empresa Notas pestaa Noticias RSS dispositivo Notificacin dispositivo Notificaciones Nueva tarea accin O Opciones de grfica opciones de la carta Oportunidad bsqueda cambio campos 3-4 11-5 11-3 22-8 8-2 10-2 19-11 5-7 19-11 2-5 4-14 2-7 19-14 19-6 19-15 19-19 19-18 2-6 6-5 19-10
Manual del usuario ndice xix
ndice
creacin de una nueva grfica tubular iconos pgina de paso a la etapa siguiente paso a la etapa siguiente Oportunidades pestaa Ordenacin informes Orgenes de datos adicin al cuadro de mando Outlook Archivar y ver correo electrnico barra de herramientas de Sage CRM citas y tareas recurrentes configuracin predeterminada del sistema conflictos de sincronizacin desinstalacin del plugin de Sage CRM elementos omitidos Enviar y archivar eventos de todo el da instalacin de integracin pgina de inicio de sesin de Sage CRM panel Opciones de Sage CRM plugin reinstalacin del plugin de Sage CRM uso de Sage CRM vinculacin de documentos compartidos visualizacin de informacin de contacto P pgina de inicio de sesin Pgina de inicio de sesin
ndice -xx Sage CRM
11-4 11-13 11-4 11-8 11-8, 11-13
2-5, 2-6
22-6
19-16
7-16 7-4 7-12 7-1 7-13 7-17 7-14 7-16 7-12 7-1, 7-2 7-4 7-5 7-1 7-17 7-3 7-15 7-9
7-4 2-1
ndice
pgina Escoger opciones de la carta Panel estadsticas Panel de estadsticas Paso a la etapa siguiente un cliente potencial una incidencia una oportunidad Pedido campos conversin de un presupuesto envo impresin Perfiles de atributos clave gestin de llamadas Persona adicin a una empresa bsqueda cambio de los detalles campos campos de correo electrnico combinacin reasignacin a una empresa Personal cuadro de mando Personas pestaa Personas relacionadas pestaa Pestaa Cuadro de mando de la empresa Presupuestos
8-2 2-3 11-13 11-13
13-8 17-6, 17-7 11-8, 11-13
11-10 11-9 11-11 11-11
16-14
4-9 3-3 4-8 4-4, 4-6 4-6 4-18 4-16
19-4
2-5
5-13
2-5 11-5
Manual del usuario ndice xxi
ndice
pestaa Documentos adicin de un documento cmo arrastrar y soltar un documento Pestaas adicin de informacin de grupos Atributos clave Bienvenido Calendario Clientes potenciales Comunicaciones Contactos Cuadro de mando cuadro de mando clsico Direcciones Documentos Documentos compartidos empresa Equipo de empresa grupos Historial de Previsiones Incidencias Lista de llamadas salientes Listas de llamadas salientes Marketing Mi CRM Notas Oportunidades Personas Personas relacionadas Preferencias Previsiones Puntos suspensivos Relaciones
ndice -xxii Sage CRM
8-8 8-7 2-3, 2-4 15-14 2-5 2-6 2-6 2-6 2-5 2-6 2-6 20-1 2-5 2-5, 8-4 2-6 2-5 2-5 2-6 12-4 2-5, 2-6 14-2 2-6 2-5 2-6 2-5 2-5, 2-6 2-5 5-13 2-6 2-6, 12-2 2-5 2-5, 4-12
ndice
Resumen Soluciones Telfono/Correo electrnico Vista rpida Planificacin tarea para un compaero Planificador de reuniones Plantilla cuadro de mando Plantilla de cuadro de mando eliminacin Plantillas compartidas correo electrnico locales Plantillas compartidas Plantillas locales Plugin descarga Outlook Predeterminado cuadro de mando interactivo Preferencias acceso cambio campos pestaa posicin de la ventana de correo electrnico soluciones Preferencias de usuario asistente Presupuesto campos
2-5 2-6 2-5 2-5
5-9 5-5
19-5, 19-17, 19-18
19-19
8-1 6-1 8-1 8-1 8-1
8-1 7-1
19-4
21-1 21-5 21-1 2-6 6-2 18-2
21-5
11-5
Manual del usuario ndice xxiii
ndice
envo promocin Presupuestos pestaa Previsin creacin de una nueva envo Previsin de equipo creacin de una nueva Previsiones pestaa Previsiones de ventas terminologa Producto adicin a una oportunidad Promocin presupuesto a pedido Publicacin una solucin R Reasignacin comunicacin a un compaero una persona Reasignacin de llamadas Recientes botn lista men Recuento Referencias cruzadas informe
11-8 11-9
11-5
12-2 12-4
12-5
2-6, 12-2
12-1
11-5
11-9
18-4
5-9 4-16 16-14
2-4 2-4 21-2 3-14
9-1, 9-3, 22-10
ndice -xxiv Sage CRM
ndice
Reinstalacin plugin de Outlook de Sage CRM Relaciones adicin campos eliminacin pestaa Resolucin una incidencia Respuesta a un correo electrnico Resumen dispositivo pestaa Resumen de registros dispositivo Reunin invitacin a otros planificacin S SData dispositivo Seleccin cuadro de mando personal Seleccin de bsqueda avanzada Sincronizacin citas y tareas Sitio web dispositivo Solucin bsqueda 18-2
Manual del usuario ndice xxv
7-17
4-13 4-14 4-14 2-5, 4-12
17-6
6-4
19-12 2-5
19-11
5-12 5-12
19-11
19-4 2-8 2-8
7-9
19-13
ndice
campos creacin a partir de una incidencia creacin de una nueva publicacin Soluciones pestaa T Tarea sincronizacin Tarea rpida tecla Intro tecla Tabulador Teclas teclas de acceso rpido Teclas de acceso rpido Telfono/correo electrnico campos Telfono/Correo electrnico pestaa U Usuario cuadros de mando V Ventas informes Vinculacin dispositivos Vnculo Vnculo de direccin icono mantenimiento
ndice -xxvi Sage CRM
18-1 18-3 17-7, 18-2 18-4
2-6, 18-2
7-9 5-7 2-7 2-7
2-7 2-7
4-3, 4-5
2-5
19-19
9-1
19-14 2-3, 3-3
4-10 4-10
ndice
Vista rpida pestaa Visualizacin calendario historial de previsiones Z Zonas actualizacin de zonas de grupo 15-9 5-12 12-4 2-5
Manual del usuario ndice xxvii
Cdigo de versin de documento de Sage CRM
USE-MAN-ESP-700-1.0

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7.

0 Gua del usuario

Manual del usuario Contenido i

Contenido - xii Sage CRM

Captulo 1: Acerca de esta gua

Manual del usuario 1-1

Captulo de MS Outlook Gestin de documentos Ejecucin de informes Trabajo con listas

1-2 Sage CRM

Captulo 1: Acerca de esta gua

Introduccin a Sage CRM

Manual del usuario 1-3

Bsqueda de informacin de clientes Gestin de contactos:

Gestin del tiempo Gestin de comunicaciones:

Herramientas disponibles Gestin de documentos:

Calificacin de clientes potenciales Marketing:

1-4 Sage CRM

Captulo 1: Acerca de esta gua

Acuerdo de una transaccin Gestin de ventas:

Generacin de informes profesionales Generacin de informes:

Cmo ofrecer servicio de atencin al cliente Servicio de atencin al cliente:

Personalizacin del sistema Personalizacin:

Manual del usuario 1-5

Captulo 2: Pasos preliminares

Ir a la pgina de inicio de sesin

Pgina de inicio de sesin

Manual del usuario 2-1

Elementos de ventana bsicos

2-2 Sage CRM

Captulo 2: Pasos preliminares

Manual del usuario 2-3

Listas emergentes de los botones de men

Botones Adelante y Atrs

2-4 Sage CRM

Manual del usuario 2-5

2-6 Sage CRM

Captulo 2: Pasos preliminares

Botn derecho del ratn

Sealar con el puntero

Teclas de acceso rpido

Manual del usuario 2-7

Flechas Siguiente y Anterior

Seleccin de bsqueda avanzada

2-8 Sage CRM

Resultados de Seleccin de bsqueda avanzada

Manual del usuario 2-9

Acceso a los asistentes de configuracin y materiales de formacin

2-10 Sage CRM

Captulo 3: Bsqueda de informacin

Tcnicas de bsqueda bsicas

Lista emergente o botn de men con rea de contexto

Manual del usuario 3-1

Buscar lista emergente

Botn de men Buscar y rea de contexto de la pantalla

Botones de men y de accin Buscar

Repeticin de una bsqueda previa

Restablecimiento de los criterios de bsqueda

3-2 Sage CRM

Bsqueda de una persona

Pestaa Vista rpida

"Janet, qu tal ests? Cmo va tu proyecto?"

Bsqueda de una empresa

Manual del usuario 3-3

Pestaa Personas de la Empresa