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SAP ECC 5.

00 Agosto de 2006 Espaol

Libro de caja
Modelo de proceso empresarial

SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania

SAP Best Practices

Libro de caja: MPE

Copyright
Copyright 2006 SAP AG. Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproduccin o divulgacin total o parcial de esta publicacin mediante cualquier mtodo y para el objetivo que fuere sin el consentimiento expreso de SAP AG. La informacin que se presenta en este documento puede ser modificada sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propiedad de otros proveedores de software. Microsoft, Windows, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli e Informix son marcas o marcas registradas de IBM Corporation. Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML y W3C son marcas o marcas registradas de W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc, utilizada bajo licencia para la tecnologa desarrollada e implementada por Netscape. MaxDB es una marca de MySQL AB, Suecia. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP mencionados en este documento, as como los logotipos correspondientes, son marcas o marcas registradas de SAP AG en Alemania y otros pases del mundo. El resto de nombres de productos y servicios mencionados son marcas de las correspondientes empresas. Los datos que contiene este documento tienen nicamente fines informativos. Las especificaciones de los productos pueden variar en funcin del pas. Estos materiales estn sujetos a modificaciones sin previo aviso. SAP AG y sus empresas asociadas ("Grupo SAP") proporcionan estos materiales slo con fines informativos, sin que conste ninguna representacin ni garanta de ningn tipo. Asimismo, el Grupo SAP no se responsabiliza de los errores ni de las omisiones relativos a estos materiales. Las nicas garantas de los productos y servicios del Grupo SAP son las que se especifican en las declaraciones de garanta que acompaan a dichos productos y servicios, en el caso de que existan. Ninguna informacin de este documento debe considerarse una garanta adicional.

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Iconos
Icono Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendacin Sintaxis

Convenciones tipogrficas
Estilo de escritura Texto de ejemplo Descripcin Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los ttulos de pantalla, los pulsadores, as como los nombres de men, las vas de acceso y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos. Texto de ejemplo TEXTO DE EJEMPLO Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los ttulos de los grficos y las tablas. Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, cdigos de transaccin, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programacin, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE. Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vas de acceso, mensajes, cdigo fuente, nombres de variables y parmetros, as como nombres de herramientas de base de datos, actualizacin e instalacin. Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla
INTRO.

Texto de ejemplo

TEXTO DE EJEMPLO

Texto de ejemplo

Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentacin.

<Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirn por las entradas pertinentes.

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Abreviaciones
Obl. Opc. C Campo de entrada obligatoria (utilizado en los procedimientos de usuario) Campo de entrada opcional (utilizado en los procedimientos de usuario) Campo condicional (utilizado en los procedimientos de usuario)

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Contenido
Procesos empresariales de referencia..................................................................................................6 Contabilizacin de una factura de deudor.........................................................................................6 Extracto de cuenta manual................................................................................................................8 Registro y contabilizacin de un extracto de cuenta manual.............................................................8 Tratamiento posterior de un extracto de cuenta..............................................................................10 Contabilizacin de caja.......................................................................................................................11 Contabilizacin de partidas abiertas................................................................................................13 Contabilizacin de un pago recibido................................................................................................13 Compensacin de la factura de deudor...........................................................................................15 Contabilizaciones en cuentas pro diversos (CpD)...........................................................................16 Contabilizacin de un pago recibido................................................................................................17 Compensacin de la factura de deudor...........................................................................................19 Contabilizacin de particiones de documentos en el libro de caja..................................................20 Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio.............22 Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulacin.............................................................23 Impresin del libro de caja..................................................................................................................24

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Este documento se refiere a la sociedad BP01, que utiliza el plan de cuentas PGCE.

Procesos empresariales de referencia


Objetivo
En esta seccin del documento encontrar procesos empresariales que se repiten con frecuencia. Por tanto, el proceso empresarial se describe una vez en la seccin Procesos empresariales de referencia. Ms adelante nos referimos a este proceso empresarial de referencia. En el captulo de los procesos empresariales de referencia se describe el proceso empresarial. Ms adelante encontrar el proceso empresarial descrito y los datos que debe indicar para los tests. No haga un test de los procesos empresariales de referencia descritos en este captulo. A partir del captulo Procesos empresariales generales encontrar el MPE del que debe hacer el test y los datos relevantes.

Condiciones previas
Debe instalar el building block N70. Cree manualmente o mediante eCATTs algunos acreedores y deudores. No existe ningn proceso empresarial de referencia para el modelo de proceso empresarial Libro mayor.

Contabilizacin de una factura de deudor


Condicin previa
Se han actualizado los registros maestros de deudor. Uno de los deudores nos ha concedido una autorizacin de domiciliacin bancaria y otro nos paga con dbito bancario.

Procedimiento
Para contabilizar una factura utilice el modelo de proceso empresarial Contabilidad de deudores: Contabilizacin de facturas. Ahora contabilizaremos una factura para cada deudor. 1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Men SAP Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Deudores Contabilizacin Factura FB70

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2. Efecte las siguientes entradas si no aparecen por defecto: Nombre de campo Sociedad 3. Pulse Intro. Acciones y valores de usuario BP01 Comentarios BU SMB Company ES

Para modificar la sociedad, seleccione Tratar Modificar Sociedad. 4. Efecte las siguientes entradas en la etiqueta Basic Data de la pantalla Registro facturas de deudores: Sociedad BP01. Nombre de campo Acciones y valores de usuario 101 Fecha de hoy 2320,00 EUR X R3 obl./o pc./co nd. obl. obl. obl. obl. obl. obl. obl. Comentarios

Deudores Fecha contabilizacin Referencia Importe Moneda Calcular impuestos Indicador de IVA

Ejemplo Ejemplo Ejemplo Ejemplo

5. Efecte las entradas siguientes: Nombre de campo Acciones y valores de usuario 7590000000 50 (Haber) * o 2320,00 obl./o pc./co nd. obl. obl. obl. Indique el importe bruto. El sistema calcula el IVA repercutido automticamente. 16% de impuesto sobre el volumen de negocios Comentarios

Cuenta de mayor D/C Importe en moneda del documento Indicador de IVA Centro de beneficio

Ingresos nacionales

R3 1100

obl. obl.

6. Para comprobar el documento antes de que se contabilice, seleccione Simular (F9). De este modo, podr visualizar el documento, incluido el impuesto sobre el volumen de negocios que se debe contabilizar, y corregirlo si es necesario. 7. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). En la parte inferior de la pantalla aparecer el mensaje Documento 18000000xx ha sido contabilizado en la Sociedad BP01, donde xx es el nmero de documento secuencial asignado por el sistema. 8. Anote el nmero de documento de factura.

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Al llamar la transaccin por primera vez, aparece una ventana de dilogo para indicar la sociedad. Indique la sociedad BP01.

Resultado
El documento se ha contabilizado en la base de datos y la cuenta de mayor. Tambin se han actualizado las cifras de la operacin del cliente.

Extracto de cuenta manual


Utilizacin
El banco abona la domiciliacin bancaria y el dbito bancario en la cuenta. Si desea una descripcin detallada de este proceso, consulte el modelo de proceso empresarial Extracto de cuenta manual. Este documento describe el proceso de abono de cheques por medio del banco. A continuacin se describe el proceso de dbito bancario/domiciliacin bancaria.

Registro y contabilizacin de un extracto de cuenta manual


Procedimiento
En el siguiente ejemplo se describe la contabilizacin de un cheque recibido. Al llamar la transaccin por primera vez, aparece la ventana de dilogo Especificaciones. Realice las siguientes entradas en ella. Nombre de campo Determinaci n de bancos interna Variante inicial Clase de tratamiento contabilizaci n posterior Transf.. fecha valor Acciones y valores de usuario Seleccione el indicador Comentarios Si este indicador est activado, puede indicar la ID del banco propio y de la cuenta. Si el indicador no est activado, debe indicar el nmero de banco y de cuenta.

BP01 4 Debe seleccionar Tratamiento Contabilizacin posterior 4 y continuar el procesamiento con la transaccin FEBA.

Seleccione el indicador Seleccione Continuar o Intro

Tambin puede visualizar esta ventana de dilogo si selecciona Opciones Dat. pref. Verifique que los datos siguientes estn registrados. 1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Finanzas Gestin financiera Bancos Entrada

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Extracto de cuenta Registrar manualmente Cdigo de transaccin FF67

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual:: Nombre de campo Sociedad Banco propio ID cuenta N Extracto Acciones y valores de usuario BP01 BBVA CC01 Nmero de extracto actual (se puede indicar cualquier nmero) Si ha olvidado el nmero del anterior extracto, seleccione Resumen para visualizar los extractos antiguos. Podr copiar el ltimo extracto del resumen o crear uno nuevo. De este modo, se fijan automticamente el nmero y la fecha de extracto, as como el saldo inicial. Comentarios

Fecha extracto Saldo inicial Saldo final

Fecha del extracto (HOY) Saldo inicial = saldo final del extracto anterior Saldo inicial + XXX EUR Pulse Intro para confirmar las entradas efectuadas. El banco abona XXX EUR en su cuenta.

3. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual: Nombre de campo Transaccin Fecha valor Importe Referencia banco Pushbutton Grabar Deje este campo en blanco; el banco no da referencias. El extracto de cuenta se incluye en el sistema al seleccionar Grabar, pero no se contabiliza todava. Todava se pueden efectuar modificaciones en el extracto de cuenta o aadirle nuevas posiciones. El extracto se contabiliza online (en proceso de fondo). Acciones y valores de usuario E03A Fecha valor de la posicin p.ej., hoy Comentarios Cheques recibidos

Pushbutton

Contabilizar

La operacin E03A es para "Cheques recibidos" y contiene la lgica de contabilizacin del documento que se debe contabilizar. En este caso, se contabiliza el documento: Desde el banco en la cuenta transitoria bancaria 5720010401 sin compensacin.

Resultado
Una vez contabilizado el extracto, el sistema mostrar las estadsticas de contabilizacin. Esto le permite ver el nmero de contabilizaciones FB01 (contabilizacin sin compensacin) efectuadas con

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y sin errores. Esto tambin se aplica a las contabilizaciones FB05 (contabilizacin con compensacin). En nuestro ejemplo, se ha efectuado una contabilizacin FB01.

Tratamiento posterior de un extracto de cuenta


Utilizacin
Cada vez que se contabiliza un extracto de cuenta manual, se debe efectuar un tratamiento Posterior, puesto que el sistema no siempre puede compensar todas las posiciones automticamente. Esto es particularmente importante si el cliente no paga el importe total o si ha indicado una referencia incorrecta. En este caso, no se efecta ninguna contabilizacin y, por tanto, se debe efectuar el tratamiento posterior.

Condiciones previas
Debe haberse contabilizado el extracto de cuenta manual.

Procedimiento
Para efectuar un tratamiento posterior del extracto de cuenta, utilice los datos de los ejemplos. Los datos de la tabla siguiente pueden serle tiles. 1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta Tratar posteriormente FEBA / FEBA_BANK_STATEMENT

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Tratar extractos de cuenta: Nombre de campo Aplicacin Sociedad Banco propio ID cuenta N Extracto Fecha extracto Contabilizar en rea 3. Seleccione Acciones y valores de usuario Extracto de cuenta manual y electrnico BP01 BBVA CC01 ltimo nmero de extracto de cuenta contabilizado Fecha del extracto (HOY) Cuenta de mayor Vase el punto 3 de Extracto de cuenta manual. Vase el punto 3 de Extracto de cuenta manual. Comentarios

Resumen extractos.

4. Haga doble clic en los datos bancarios para visualizar los extractos de ese banco. Haga doble clic en el nmero de extracto para visualizar las posiciones del extracto. Si aparece una marca de verificacin verde junto al extracto, significa que las contabilizaciones se han procesado sin errores. Se puede ver el nmero de documento contabilizado en cada posicin del extracto. Haga doble clic en una posicin para visualizar ms informacin como, por ejemplo, la referencia, el interlocutor comercial, los datos bancarios, la operacin externa, el destino de

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utilizacin, etc. Para visualizar el documento creado, haga doble clic en el nmero de documento. 5. Seleccione la flecha verde (Back F3) para volver a la pantalla Extracto bancario procesos subsiguientes. En esta pantalla, marque Subledger Finanzas en el campo Contabilizar en rea y seleccione Resumen Extractos (F8). 6. Haga doble clic en los datos bancarios. Una cruz roja junto al extracto indica que el extracto de cuenta contiene posiciones que no se han podido contabilizar. Estas posiciones debern tratarse posteriormente Haga doble clic en el extracto y, a continuacin, en la posicin. Seleccione Modificar mtodo para cambiar el modo de contabilizacin. Seleccione visualizar todas las pantallas. El modo de contabilizacin se describe en la siguiente nota.

Hay varias opciones para seleccionar los extractos de cuenta que se desean visualizar. Puede seleccionar extractos que tienen un status determinado. Hay tres tipos de status: todas las partidas, slo partidas contabilizadas incompletas y slo partidas contabilizadas completamente. Los modos de contabilizacin Visualizar pantallas incorrectas, Visualizar todas las pantallas, no visualizar las pantallas determinan si en el tratamiento contabilizacin posterior se van a visualizar todas las pantallas, slo las pantallas incorrectas o ninguna. El modo visualizar todas las pantallas se puede seleccionar para realizar ejercicios de formacin o tests. Si no es el caso, recomendamos seleccionar el modo visualizar pantallas incorrectas.. Siempre debe verificar la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar, ya que ambos tipos de contabilidad pueden contener contabilizaciones que no se hayan llevado a cabo.

Resultado
El status del extracto no se ha modificado porque ya estaba en verde para la contabilidad principal y la auxiliar antes de efectuar el tratamiento posterior.

Contabilizacin de caja
Objetivo
Puede utilizar el libro de caja para gestionar las operaciones al contado de su empresa. Puede contabilizar entradas de caja y pagos en efectivo, imprimir recibos y el libro de caja. En el sistema R/3, el libro de caja es un libro auxiliar, que contiene documentos que se han transferido desde el libro de caja al libro mayor de SAP FI. En el libro de caja slo se utiliza una moneda. Libro de caja 0001 Descripcin Caja para gastos menores Moneda EUR

El libro de caja no incluye funciones para aceptar y depositar cheques. A cada libro de caja se le asigna una cuenta de mayor en la que se contabilizan los documentos del libro mayor.

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Libro de caja 0001

Cuenta de mayor PGCE 5700000000

Cuando la contabilizacin se realiza sobre una operacin de libro de caja, se contabilizan los documentos con las siguientes clases de documentos: Operacin Cuenta de mayor contabilizaciones Acreedores: Entradas/salidas de pagos Deudores: Entradas/ salidas de cobros Clase de documento AB KZ DZ

Puede crear sus propias operaciones para contabilizarlas. En la operacin de libro de caja FBCJ, puede crear, modificar y borrar operaciones (acceso va mens: Detalles Mod. oper. cont). Le ofrecemos las siguientes operaciones para la contabilidad del libro de caja: N de operacin 01 02 03 04 05 06 07 08 Clase de operacin E = Gastos E = Gastos D = Clientes K = Proveedores C = Salida del Banco B = Entrada del Banco C = Salida del Banco B = Entrada del Banco Texto OTROS GASTOS GASTOS SUMINISTROS CLIENTES PROVEEDORES SALIDA DEL BANCO BBVA ENTRADA AL BANCO BBVA SALIDA DEL BANCO CAIXA ENTRADA AL BANCO CAIXA 5720010404 5720010402 5720010504 5720010502 N de cuenta en CC 0100 (0200) 6290000000 6280000000 Ind. imptos. S3 S3

Flujo de procesos
Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

En los ejemplos expuestos a continuacin se describen estos procesos empresariales: Contabilizacin de un pago recibido Un deudor paga en efectivo una factura pendiente que asciende a 174.000 EUR. Se imprime un recibo. La partida abierta del deudor se compensa.

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Compensacin de la factura de deudor Contabilizacin de un cliente espordico Contabilizacin de particiones de documentos en el libro de caja Contabilizacin directa en cuentas de impuestos Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio por medio de un extracto de cuenta electrnico

Transferimos 11.000 EUR de una caja para gastos menores a nuestra cuenta en el BBVA. La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrnico. Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulacin Le pagamos a un acreedor 580 EUR en efectivo por gastos de expedicin con el 16% de IVA incluido. Este documento se anula porque el importe facturado se tiene que transferir. Impresin del libro de caja

Contabilizacin de partidas abiertas


La operacin entrada de pagos para deudores slo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta.

Para una descripcin detallada, vase el captulo Contabilizacin de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efecte las entradas siguientes: Datos generales: Transaccin 1 2 Factura Factura Client e 108 109 Fecha Contab. Fecha actual Fecha actual Referencia FBCJ01 FBCJ02 Importe 174.000,00 27.724,00 Mon EUR EUR Calcular impuestos X X

Datos de posicin: Cuenta de mayor 1 2 7590000000 7590000000 Debit / credit Credit Credit Importe en moneda del documento 174.000,00 27.724,00 Indicador de IVA R3 R3 Condicin de pago: Condicin de pago 0001 Condicin de pago 0001

Contabilizacin de un pago recibido


Procedimiento
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes:

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Acceso va mens Cdigo de transaccin 2.

Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Sociedad: Libro de caja:

Acciones y valores de usuario


BP01 0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto. Seleccione la etiqueta ingresos si no se est visualizando.

Descripcin

Si es necesario, marque Modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.

Inter. a visualizar N operacin

Fecha actual o seleccione hoy 3 o seleccione la operacin clientes

Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.

Importe

174.000,00

En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad. Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. ste se incluir en el recibo.

Receptor recibo

Sr. Lpez

Texto Deudores Referencia


Grabar Sel.

Pago por caja de factura pendiente


108 FBCJ01

En este campo puede introducir un texto breve sobre la operacin. Introduzca el nmero de deudor. Introduzca el nmero de referencia del documento de factura.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todava no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas. El nmero de documento del libro de caja se asigna al grabar

Marque la lnea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.

Grabar N documento

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Nombre de campo
interno Contabilizar Sel. Contabilizar

Acciones y valores de usuario

Descripcin
un documento. El nmero de documento aparece en el campo Nmero de documento interno Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. Tambin se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas.

Marque las lneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.

Recibo

Marque las lneas que corresponda y seleccione Recibo

Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado. Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento. Seleccione Doc. Subsiguintes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.

Doc. Subsiguientes

Marque las lneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguintes. Se visualizar el documento contabilizado en SAP FI.

Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja. Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la prdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.

Compensacin de la factura de deudor


Utilizacin
Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea ms informacin sobre la compensacin de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualizacin de cuentas: Compensacin manual.

Procedimiento
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Deudores Cuenta Compensar F-32

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla de seleccin: Nombre de campo Cuenta Acciones y valores de usuario 108 Descripcin Indique la cuenta que se tiene que

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Nombre de campo Sociedad Clearing Date

Acciones y valores de usuario BP01 Fecha actual

Descripcin compensar. Indique la fecha de compensacin. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro. Indique una referencia

Otras selecciones Tratar PAs Referencia Tratar PAs

Referencia Seleccione Tratar PAs FBCJ01

Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilcelas.

3. Seleccione Tratar PAs para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensacin, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).

Resultado
Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensacin. Compruebe las cuentas de deudor con la transaccin FBL5N (Visualizar/ modificar partidas). Puede repetir este proceso para el deudor 109.

Contabilizaciones en cuentas pro diversos (CpD)


Utilizacin
La operacin entrada de pagos para deudores slo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta. Utilice un cliente CPD (cliente espordico). Para una descripcin detallada, consulte el captulo Contabilizacin de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efecte las entradas siguientes: Datos generales: Transaccin 1 Factura Client e CPD Fecha Contab. Fecha actual Referencia FBCJ03 Importe 15.300,00 Mon EUR Calcular impuestos X

Datos de posicin:

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Cuenta de mayor 1 7590000000

Debit / credit Credit

Importe en moneda del documento 15.300,00 o *

Indicador de IVA S3

Condicin de pago Cond. Pago 0001

Contabilizacin de un pago recibido


Procedimiento
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Sociedad: Libro de caja:

Acciones y valores de usuario


BP01 0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto. Seleccione la etiqueta Ingresos si no se est visualizando.

Descripcin

Si es necesario, marque cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.

Inter. a visualizar N operacin

Fecha actual o seleccione Hoy 3 o seleccione la operacin Clientes

Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.

Importe

15.300,00

En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad. Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. ste se incluir en el recibo.

Receptor recibo

Sr. Prez

Texto Deudores Referencia

Pago por caja factura pendiente


CPD FBCJ03

En este campo puede introducir un texto breve sobre la operacin. Introduzca el nmero de deudor. Se abrir una nueva ventana. Indique los datos del deudor. Introduzca el nmero de referencia del documento de factura.

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Nombre de campo
Grabar Sel.

Acciones y valores de usuario


Marque la lnea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.

Descripcin
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todava no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas. El nmero de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El nmero de documento aparece en el campo N documento interno..

Grabar N documento interno Contabilizar Sel. Contabilizar Marque las lneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.

Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. Tambin se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas.

Recibo

Marque las lneas que corresponda y seleccione Recibo

Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado. Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.

Doc.Subsigui entes

Marque las lneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizar el documento contabilizado en SAP FI.

Seleccione Doc. Subsiguientes para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.

Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.

Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la prdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.

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Compensacin de la factura de deudor


Utilizacin
Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea ms informacin sobre la compensacin de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualizacin de cuentas: Compensacin manual.

Procedimiento
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Deudores Cuenta Compensar F-32

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla de seleccin: Nombre de campo Cuenta Sociedad Fecha compensacin Otras selecciones Tratar PAs Referencia Tratar PAs Acciones y valores de usuario CPD BP01 Fecha actual Indique la fecha de compensacin. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro. Indique una referencia Descripcin Indique la cuenta que se tiene que compensar.

Referencia Seleccione Tratar PAs. FBCJ03

Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilcelas.

3. Seleccione Tratar PA's para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensacin, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).

Resultado
Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensacin. Compruebe las cuentas de deudor con la transaccin FBL5N (Visualizar/Modificar partidas).

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Libro de caja: MPE

Contabilizacin de particiones de documentos en el libro de caja


Utilizacin
Se pueden definir diferentes imputaciones, indicadores de impuestos o divisiones por cada partida del libro de caja. Esta diferenciacin facilita la entrada del documento del libro de caja. En funcin de la particin del documento del libro de caja, el sistema crea apuntes contables de contrapartida, partidas del libro de caja y una posicin de impuestos total.

Procedimiento
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Sociedad: Libro de caja:

Acciones y valores de usuario


BP01 0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto. Seleccione la etiqueta Gastos efectivos si no se est visualizando.

Descripcin

Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.

Inter.a Visual

Fecha actual o seleccione Hoy.

Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria. Se abrir una nueva ventana. Indique una operacin adicional como mnimo.

Operacin contable Matchcode

01 o seleccione la operacin OTROS GASTOS AL 16% Seleccione el pulsador matchcode

El sistema propone el importe original para la primera operacin. Cuando haya introducido las operaciones adicionales, tendr que ajustar el importe original para que junto con las partidas individuales adicionales concuerde con el importe total que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.
Texto 02 o seleccione la operacin GTOS SUMINISTROS 16 %

Centro de coste

Operacin 01: centro de coste 1101 Operacin 02: centro de coste

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Libro de caja: MPE

Nombre de campo
Copiar

Acciones y valores de usuario 1102

Descripcin

El sistema especifica el importe de los respectivos impuestos y los visualiza en la parte inferior de la ventana de dilogo. Seleccione el pulsador Copiar.
FBCJ04

Referencia

Introduzca el nmero de referencia del documento de factura.


Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todava no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas. El nmero de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El nmero de documento aparece en el campo Nmero de documento interno.

Grabar Sel.

Marque la lnea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.

Grabar N documento Interno Contabilizar Sel. Contabilizar Marque las lneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.

Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. Tambin se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no slo las seleccionadas.

Recibo

Marque las lneas que corresponda y seleccione Recibo

Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado. Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento. Seleccione Doc. subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.

Doc. Subsiguientes

Marque las posiciones que corresponda y seleccione Doc. subsiguientes. Se visualizar el documento contabilizado en SAP FI.

Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.

Resultado
El pago se ha contabilizado.

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Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio
1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Libro de caja

Acciones y valores de usuario


0001 Seleccione la etiqueta Gastos efectivo si no se est visualizando.

Descripcin
Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.

Inter.a Visual

Fecha actual o seleccione Hoy

Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria. En este campo se indica el importe que se ha pagado a la cuenta bancaria. Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todava no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Si selecciona el pulsador Grabar y no ha marcado ninguna entrada, se grabarn todas las entradas. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. Tambin se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna lnea, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.

Operacin contable Importe Grabar Sel.

06 o seleccione la operacin ENTRADA AL BANCO BBVA Indique el importe 11.000,00.

Marque la lnea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel

Contabilizar Sel.

Marque las lneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel. Marque las lneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizar el documento contabilizado en SAP FI.

Doc. Subsiguientes

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Libro de caja: MPE

La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrnico.

Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulacin


1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Libro de caja

Acciones y valores de usuario 0001

Descripcin Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Si es necesario, marque Cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.

Seleccione la etiqueta Pagos caja si no se est visualizando.


Inter.a Visual

Fecha actual o seleccione Hoy

Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria. En este campo se indica el importe tomado de la caja para gastos menores. El importe neto (500,00) y el tipo impositivo (16%) se determinan automticamente sobre la base del indicador de impuestos definido en la operacin. En este campo se indica el centro de coste en el que se tienen que contabilizar los gastos de expedicin. Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todava no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los

Operacin contable

02 o la operacin GASTOS

SUMINISTROS

Importe

580,00

Centro de coste Grabar Sel.

1602

Marque la lnea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.

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Libro de caja: MPE

Nombre de campo

Acciones y valores de usuario

Descripcin datos introducidos. Semforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor.

Contabilizar Sel.

Marque las lneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.

Doc. Subsiguient es Anular

Marque las lneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Seleccione la entrada y brrela. Indique 01 como motivo de la anulacin y confrmelo. El documento de origen y el nuevo documento de anulacin se marcan con una X roja.

Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. Tambin se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna lnea, se contabilizan TODAS las entradas en el libro mayor. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor. Marque la entrada que acaba de contabilizar. Seleccione Entrada Anular entrada para anular el documento seleccionado.

No se puede anular el documento si ya se ha lanzado la funcin para imprimir el recibo.

Impresin del libro de caja


1. Acceda a la transaccin mediante una de las opciones de navegacin siguientes: Acceso va mens Cdigo de transaccin Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Libro de caja FBCJ

2. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Libro de caja

Acciones y valores de usuario 0001

Descripcin Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Necesitar una caja para gastos menores en la siguiente operacin. Si es necesario, seleccione cambiar libro de caja y el libro de caja correcto.

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Libro de caja: MPE

Nombre de campo
Inter.a Visual

Acciones y valores de usuario Fecha actual o seleccione Hoy Seleccione imprimir libro de caja

Descripcin Las entradas de estos documentos se utilizan para restringir los documentos de caja para imprimir el libro de caja. Seleccione este pulsador para llamar el informe con el que puede imprimir el libro de caja. Los datos necesarios ya aparecen por defecto en el informe. El libro de caja incorporar todos los pagos recibidos y efectuados. Ya est listo para imprimir.

Imprimir libro de caja

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