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Universidad de Oviedo

Investigacin

Sistemas Colaborativos y Espacios de Trabajo Compartidos (Shared-WorkSpace) con BSCW

Departamento de Informtica
Hernn Sagstegui Chigne Jos Emilio Labra Gayo

2011

Sistemas Colaborativos y Shared WorkSpace con BSCW

H. Sagastegui & J. Labra & R. Henriquez

Captulo 2: Los Sistemas Colaborativos

El ejemplo ms temprano de un sistema de computacin colaborativo fue el NLSAugment de Engelbart [ENG68], una versin inicial fue demostrada en los inicios de 1960. El sistema de Engelbart us CRTs compartido, conexiones de audio, ratn, y teclado para permitir tele-conferencia cruda y la examinacin compartida de archivos de texto por usuarios. Desde estos inicios tempranos, los sistemas de software colaborativos se han convertido en un tema de extensa investigacin hace tan solo 18 aos atrs aproximadamente, con la creacin del PC. 2.1. Computer Support Collaborative Work - CSCW El trabajo colaborativo asistido por ordenador CSCW, tiene su origen en 1984 [GRU94], en respuesta a una iniciativa de la Corporacin de Equipos Digitales (Digital Equipment Corporation) y el Instituto Tecnolgico de Massachusetts MIT, de reunir a un grupo de desarrolladores e investigadores de distintas reas para explorar el rol de la tecnologa en el ambiente del trabajo, acundose el trmino "Computer Supported Cooperative Work o Trabajo en Grupo Apoyado por Computador [ANT96], [BAN93], [ELL91], para describir dicho rol. 2.1.1 Que es CSCW CSCW es una disciplina que estudia cmo trabajan los grupos y busca descubrir cmo la tecnologa puede ayudar al trabajo de los grupos [ELL91], [GRU94]. En trminos generales se busca saber cmo trabajan los grupos y descubrir cmo la tecnologa (especialmente las computadoras) puede ayudarlos en su trabajo. El propsito de CSCW es facilitar la comunicacin y la productividad del grupo enfocado principalmente en el escenario de negocios y en las tcnicas de comunicacin por si mismas [LIN96]. 2.1.2 Que es un sistema CSCW Los sistemas CSCW estn definidos como; sistemas de red basados en computadora que dan soporte al trabajo de grupo en una tarea comn y proporciona una interfaz compartida con la que trabajen los grupos [ELL91]. La tecnologa con que se aborda el problema es llamada Groupware. La construccin de un sistema CSCW es una tarea compleja ya que involucra diversas reas de trabajo tales como sistemas distribuidos, comunicaciones, interfaces humano-computador, inteligencia artificial, bases de datos y otras reas como la sociologa. La Sociologa por ejemplo estudia diversos aspectos del comportamiento humano, principalmente en lo referido a interacciones grupales donde se debe tomar en cuenta distintas caractersticas de los integrantes del grupo como la cohesin, las formas de comunicacin y retroalimentacin, el grado de satisfaccin con el trabajo realizado, formas de lograr acuerdos, y otros factores que influyen en la eficacia del trabajo en grupo. 2.1.3 Sistemas colaborativos: Groupware Groupware es la tecnologa de computador para tratar los problemas del trabajo en grupo. Trminos alternativos usados para designar Groupware son: sistemas colaborativos y sistemas CSCW [ANT96]. El trmino Groupware es una contraccin de

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las palabras group (grupo) y software (programas). Este trmino fue utilizado inicialmente para referirse a un sistema basado en computador ms los procesos sociales de grupos [ELL91]. Naturalmente esta tecnologa tambin incluye el hardware, el que en algunos casos no solo es equipamiento computacional sino tambin muebles y espacios arquitectnicos especialmente diseados y considerados fundamentales para la correcta utilizacin de una aplicacin de software dada. Incluso un Groupware puede requerir un ambiente organizacional especfico para que funcione como se espera [STO95]. El propsito de Groupware se puede resumir en asistir la colaboracin, comunicacin y coordinacin de las actividades de las personas que trabajan en grupo. De aqu nace una de las definiciones ms usadas de Groupware, que lo define como: Sistema basado en computador que apoya a un grupo de personas dedicadas a una tarea o meta comn y que provee los servicios para apoyar la labor de los usuarios a travs de una interfaz de un ambiente compartido [ELL91]. Las nociones de tarea comn y ambiente compartido son cruciales, ya que determinan la exclusin de sistemas que no tienen tareas ni objetivos comunes, por ejemplo excluye a los sistemas multiusuarios de tiempo compartido [ELL91]. 2.1.4 Caractersticas de los sistemas colaborativos Es posible identificar las siguientes caractersticas en cualquier aplicacin Groupware. 2.1.4.1 WorkSpace Espacio de trabajo y Memoria Grupal Un espacio de trabajo (WorkSpace) tambin llamado memoria grupal es el espacio comn donde los miembros de un grupo almacenan informacin en forma ordenada referente al desarrollo de la actividad realizada por el mismo [ELL91]. Este espacio es creado con la finalidad de proveer al grupo de un dispositivo efectivo de comunicacin. La memoria grupal debe contar con dispositivos (herramientas o tools) de comunicacin tanto sncronicos (editor colaborativo, chat en tiempo real, teleconferencia, etc) como asincrnicos (Foros, Blogs, Wiki, etc), dependiendo del contexto de aplicacin de Groupware implementado. Es pues el resultado tanto del proceso de trabajo como del producto final construido por el grupo. 2.1.4.2 Roles Un rol es un conjunto de privilegios y responsabilidades atribuidas a una persona o a veces a un mdulo de sistema, en este ltimo caso el rol realizado por un software se denomina agente. Los roles podran ser atribuidos formal o informalmente. El jefe de un grupo podra oficialmente tomar el rol de director del grupo [ELL91]. Aspectos que pueden dotar de complejidad al diseo de Groupware es que dentro de un grupo, los individuos pueden tomar diferentes roles (Un software podra soportar no solamente a varias personas trabajando en una tarea, sino tambin diferentes roles). As mismo una complicacin adicional es que una vez que se entra en la esfera de la dinmica de grupos, los factores sociales, motivacionales, polticos y econmicos influyen en este esquema. Los roles son fundamentales en el diseo de sistemas Groupware que apoyan las reuniones [GRU94]. 2.1.4.3 Protocolos de colaboracin Son las distintas maneras de interactuar de las personas consensuadas por el grupo. Son reglas que permiten a los individuos comunicarse entre s de tal forma que cada uno

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pueda enviar y recibir seales comprensibles para los dems, un protocolo de comunicacin debe lograr la atencin del grupo en el aspecto de la comunicacin, identificar los distintos componentes de la comunicacin entre las personas, proporcionar retroalimentacin constante al grupo de que la comunicacin se efecta satisfactoria o insatisfactoriamente, proporcionar una forma aceptable de concluir la comunicacin entre las personas. Los protocolos grupales o de colaboracin pueden ser intuitivos o informales (como los sociales) y tecnolgicos o formales (como control de piso, reglas de Robert, tomar turnos, etc). Estos tiene su origen en el entorno social y se hacen necesarios siempre que las personas colaboran en una tarea y se transforman en protocolos de acceso a la informacin cuando stas lo hacen mediante el computador, pues el lenguaje, las palabras los gestos se traducen en datos los cuales necesitan ser almacenados, accesados , comprendidos y trasmitidos [Ellis91]. 2.1.4.4 Awareness (o Percepcin) Ya que la distancia fsica disminuye dramticamente la comunicacin entre los miembros de un grupo, se hace necesario crear mecanismos para proveer informacin sobre la actividad del grupo [MCD96]. Es por esta razn que casi siempre se asocia el concepto de percepcin con los sistemas colaborativos en los que no se da la interaccin cara a cara, sin embargo los sistemas cara a cara tambin pueden proveer percepcin. Se entiende por percepcin, toda informacin que provee una conciencia grupal al individuo que forma parte de un grupo. La manera cmo sta conciencia se obtiene es suministrando informacin, la cual el usuario interpreta dependiendo de sus requerimientos. Como se refleja intuitivamente, percepcin es informacin sobre la informacin, se podra hablar de dos tendencias de clasificacin, una atendiendo al tipo de al objeto de la informacin y la otra atendiendo a la manera en que est informacin se captura. En el contexto del objeto de la informacin tenemos "percepcin de usuarios" y "percepcin de datos. La percepcin de usuarios provee informacin sobre los miembros del grupo, por ejemplo informar quines estn conectados y lo que estos hacen. La percepcin de datos suministra informacin referente a los cambios efectuados sobre los datos. Parece interesante notar que tanto en el caso a cara a cara como en el distribuido asincrnico, la percepcin que casi siempre es requerida es la de datos. La informacin proveda por la percepcin correspondiente al conocimiento compartido por el grupo. Esta se puede proveer por medio de video, texto o despliegue grfico. Atendiendo a el contexto de la forma en cmo la informacin se obtiene la percepcin puede ser implcita o explcita. Se puede recoger percepcin implcitamente mediante cmaras de video, altavoces, chapas activas, sensores infrarrojos, teclado, mouse o cualquier mtodo que no requiera la introduccin explcita de informacin en torno a la informacin por parte del usuario. La percepcin explcita es proveda por los usuarios en forma de calendarios, horarios, letreros, o similares. La decisin de tomar y proveer un determinado tipo de percepcin depende de las situaciones que apoyan el sistema colaborativo que se desee implementar y de la estructura de la organizacin. 2.2 Clasificacin de los sistemas colaborativos 2.2.1 Taxonoma de tiempo y espacio

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Esta taxonoma est basada en las nociones de tiempo y espacio [DES87]. Groupware puede ser concebido como apoyo a un grupo que acta cara a cara o a un grupo que trabaja fsicamente distribuido. Pero tambin Groupware puede ser concebido como un sistema que ayuda a un grupo que interacta en tiempo real o en forma asincrnica. Desde esta perspectiva, DeSanctis y Gallupe [DES87] presentaron una taxonoma espacio-tiempo que sugiere cuatro categoras de sistemas colaborativos representados por una matriz de 2x2 (ver Figura 3-1).

Figura 3-1. Matriz espacio-tiempo en los sistemas colaborativos

Esta tipologa dice que los modos de interaccin son sincrnico-localizado (SL), sincrnico- distribuido (SD), asncronico-localizado (AL), y asncronico-distribuido (AD). En efecto, los sistemas colaborativos cuyos usuarios se encuentran fsicamente en una misma sala y participan al mismo tiempo, se denominan sincrnicos cara-a-cara, o sistemas SL. Ejemplos de este tipo de sistemas son los salones electrnicos de apoyo a las reuniones (EMS:Electronic Meeting Systems) y los sistemas de apoyo a las decisiones de grupo (GDSS: Group Decision Support Systems). El objetivo de estos sistemas es mejorar la productividad de las reuniones. Por ejemplo en los sistemas de toma de decisiones se mejora la productividad aumentando la velocidad del proceso de toma de decisin o mejorando la calidad de las decisiones resultantes. Los sistemas cuyos usuarios se encuentran dispersos geogrficamente, y participan todos al mismo tiempo, se denominan sincrnicos distribuidos, o sistemas SD. Ejemplos de este tipo de sistemas son los editores multiusuarios de tiempo real y las teleconferencias por computador. En los editores multiusuarios los miembros de un grupo posiblemente localizados en sus propias oficinas, pueden conjuntamente y al mismo tiempo componer y editar un mismo documento. Para recrear condiciones mnimas de una reunin cara-a-cara, estos sistemas establecen un enlace de audio entre los participantes. Las teleconferencias por computador permiten a los usuarios interactuar a travs de sus estaciones de trabajo las cuales son usadas como interfaz de la conferencia y como interfaz para ejecutar aplicaciones compartidas. La interfaz de la conferencia es establecida mediante enlaces de audio y video. La interfaz para aplicaciones compartidas podra permitir usar, por ejemplo, una planilla de clculo colaborativa o un editor multiusuario de tiempo real. Los sistemas colaborativos cuyos participantes se encuentran ubicados en una misma sala y su colaboracin puede ocurrir en tiempos diferidos son denominados sistemas asincrnicos localizados, o sistemas AL. Ejemplos de este tipo de sistemas son las herramientas de revisin de documentos y algunas herramientas de desarrollo de software. Los sistemas colaborativos cuyos participantes se encuentran dispersos geogrficamente y colaboran de una manera asincrnica, es decir, que muchas veces la

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interaccin se hace sin la presencia de los otros miembros, se denominan sistemas colaborativos asincrnicos distribuidos, o sistemas AD. Ejemplos de este tipo de sistemas son los sistemas de mensajes, como el correo electrnico, y los sistemas de coordinacin (o sistemas "workflow"). 2.2.2 Taxonoma de nivel de aplicacin Esta taxonoma est basada en el nivel de funcionalidad de la aplicacin [ELL91], tambin llamada de dominio de aplicacin. A esta clasificacin pertenecen los sistemas de mensajes, editores multiusuarios, sistemas de apoyo a las decisiones grupales y salas de reuniones electrnicas, conferencias por computador en tiempo real, teleconferencias, conferencias de escritorio, agentes inteligentes y sistemas de coordinacin.

Sistemas de mensajes (mensajera instantnea, chats): El ejemplo ms familiar de Groupware son los sistemas de mensajes basados en computador, los cuales proveen de un intercambio asincrnico de mensajes textuales entre grupos de usuarios. Editores multiusuarios: Los miembros de un grupo pueden usar un editor para componer y editar juntos un documento. Este trabajo puede ser del tipo sincrnico, en el que todos los participantes operan al mismo tiempo sobre el mismo documento; pero tambin puede realizarse en forma asincrnico, donde cada participante es responsable de una parte del documento que hace de acuerdo a su horario. Finalmente el documento es revisado por un coordinador. Sistemas de apoyo a las decisiones: Los sistemas de apoyo a las decisiones proporcionan apoyo computacional a la exploracin de problemas no estructurados en un grupo de trabajo. Su objetivo es mejorar la productividad, calidad y rapidez de los procesos de toma de decisiones. Comnmente son implementados como salas de reuniones electrnicas que contienen varias estaciones de trabajo conectadas en red con pantallas pblicas controladas por computador y equipamiento de audio y video. Conferencias por computador (teleconferencias): Las conferencias por computador en tiempo real permiten a grupos de usuarios, reunidos en una misma sala o distribuidos en diferentes lugares, interactuar en forma sincrnica a travs de sus computadores personales. Este tipo de conferencia electrnicas utiliza los computadores personales como la interfaz de conferencia, pero tambin ejecuta aplicaciones compartidas por los participantes. Agentes inteligentes: Permiten la incorporacin de agentes no humanos a un grupo de personas (por ejemplo los videojuegos). En general, son responsables de un conjunto especfico de tareas siendo la interfaz con el usuario quien refleja sus acciones ante el resto de los participantes. Sistemas de coordinacin (Meeting y salas de reuniones): Tpicamente, estos sistemas permiten a un individuo ver sus acciones y las del resto de los miembros del grupo dentro del contexto de un objetivo general.

2.2.3 Taxonoma de nivel de comparticin de objetos Tambin se puede hablar de una categorizacin basada en el nivel de comparticion de los objetos de colaboracin [KHO95].

Sistemas basados en documentos y formularios (e-mail, workflow y documentos): Cuando la colaboracin y comunicacin implica documentos,

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archivos de aplicacin y formularios, las principales de una amplia gama de aplicaciones de Groupware, caen en esta categora, tales como el correo electrnico, flujo de trabajo (workflow) y documentos administrativos. Sistemas basados en un alto volumen transaccional de informacin. Cuando la comunicacin y colaboracin implican un alto volumen de recuperacin de registros o procesos transaccionales. Entonces la mayora de las aplicaciones Colaborativas relacionadas son tpicamente construidas para un alto rendimiento administrativo de bases de datos, recuperacin de informacin y sistemas de imgenes de documentos. En este caso los formularios son casi siempre usados como sistemas administradores de bases de datos para imgenes de documentos. Adems la mayora de los sistemas de imgenes de documentos, tambin incluyen sistemas de flujo de trabajo. En realidad, muchos flujos de trabajo y sistemas de administracin de documentos usan sistemas administradores de bases de datos para almacenar y recuperar objetos en sus respectivas aplicaciones. La principal diferencia entre estas dos categoras, es ante todo, el volumen, la robustez de informacin y el tipo de aplicacin. En esta riqueza de simplificacin, las aplicaciones basadas en un alto volumen transaccional son usados en sistemas basados en productos corporativos donde son bien organizadas y definidas las transacciones para emisin critica de datos, el mtodo est ms o menos definido en un flujo de trabajo.

Sistemas de comunicacin organizacional (e-mails, chat, blog, wikis, foros, teleconferencia, emeetings): Cuando las aplicaciones colaborativas aumentan la comunicacin y colaboracin organizacional. Productos semejantes a calendarios de grupos, video conferencia, reuniones electrnicas y autora en grupo aumentan el conjunto de comunicacin electrnica en una organizacin. El correo electrnico y el flujo de trabajo entran tambin en esta categora, pues son un grupo de productos emergentes que proveen soluciones para la captura de memoria de una organizacin.

2.3 Ejemplos de sistemas colaborativos Existe una gran familia de sistemas colaborativos, ejemplos de sistemas que tienen importancia por su contribucin pedaggica y de investigacin son: Prep [BEA93]: Es un editor asincrnico que puede ser usado por grupos para documentos colaborativos, es ms apropiado para los estados iniciales de los procesos de escritura: tormenta de ideas, produccin inicial de texto, comentario y revisin. La estructura de informacin en Prep es muy general La informacin puede ser conectada junta para formar borradores y matrices que relacionan flujos de informacin paralela. The Coordinator [FLO82]: Es una herramienta basada en un conjunto de disertacin de acciones (requerimientos, promesas, etc.) y contiene un modelo de turno legal de conversacin. A medida que los usuarios proponen la construccin conversacional, tpicamente mediante el correo electrnico, el sistema genera una trayectoria de sus requerimientos y compromisos. Est basado en sistema de mensajes, fue diseado para facilitar el intercambio, clarificacin y negociacin de compromisos en las organizaciones. gIBIS [CON88]: Es una herramienta basada en hipertexto que aplica la tecnologa de computacin en el problema de capturar y recuperar los elementos del modelo conversacional IBIS. gIBIS corre bajo plataforma SUN. Provee una interfaz grfica para construir y examinar redes de conversacin. La interfaz est dividida en cuatro ventanas, dos de la ellas despliegan el grfico que representan las conversaciones (uno

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general y el otro especfico) y las otras representan las redes conversacionales en forma textual. IBIS [KUN70]: Es un modelo de argumentacin basado en temas, los cuales generan posiciones y a su vez estas pueden tener argumentos a favor o en contra. Web-IBIS [ZAN96]: Es una implementacin de IBIS sobre Web hecha en MSWindows. El proceso de discusin se lleva a cabo utilizando tablas para introducir los elementos del modelo, cada una de las cuales presentan celdas vacas en las cuales los participantes introducen temas, posiciones sobre esos temas y argumentos a favor o en contra de dichas posiciones, la aplicacin se encarga de hacer los enlaces entre los temas, las posiciones y los argumentos. SIBYL [LEE90]: es un sistema para el soporte a las decisiones, hecho para representar y administrar los aspectos cualitativos del proceso de construccin de decisiones. Consiste de DRL (Lenguaje de Representacin de Decisiones) y una interfaz de usuario. El modelo de discusin que propone esta constituido por los siguientes elementos: problema de decisin, que constituye el problema a ser analizado, se determinan alternativas para su solucin y se presentan exigencias que deben cumplir dichas exigencias. DIVA [SOH94]: es un prototipo hecho para crear el ambiente de una oficina virtual, la cual rene una interfaces sencilla, muchas veces las facilidades para trabajo en grupo. La metfora de una oficina virtual, consiste en que provee una interfaz consistente que ofrece mucho de los elementos que se necesitan para el trabajo en grupo. Provee apoyo a los participantes tanto en un contexto sincrnico como asincrnico. ICICLE [BRO90]: Sistema colaborativo para la inspeccin y revisin de cdigo. Trellis [FUR89] y MMM [CAP96]: Son dos sistemas para hipermedia colaborativa y navegacin Web. Trellis fue construido en la idea de estructurar un hiper-documento como una especificacin de proceso paralelo abstracto, permitiendo la interaccin de grupo sobre el documento a ser definido en la estructura de enlace. MMM extendi esta idea extrayendo la definicin del proceso fuera del documento y permitiendo las reglas de interaccin de grupo (protocolo de colaboracin) a ser dinmicamente definidas. SISCO [BEL95]: Es un ambiente de Groupware para apoyar la preparacin de una reunin asncrona distribuida. Hay muchos mas y actuales ejemplos de sistemas colaborativos que se pueden ver en Wikipedia [WIK10], tambin existen herramientas para la construccin de aplicaciones colaborativas (Ej. Colloquim [ETE95], [ANT96], etc.), frameworks (Ej. COCA [LID98]: es un framework genrico para desarrollar sistemas colaborativos y modelar las polticas de coordinacin). Wikipedia [WIK10] presenta una amplia lista de software de sistemas colaborativos, de los cuales a manera de informacin presentamos solo los Open-Source:
Access Grid for audio and video based collaboration Citadel with support for native groupware clients (Kontact, Novell Evolution, Microsoft Outlook) and web interface CoFFEE educational discussion support system, based on Eclipse. Cyn.in

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eGroupWare with support for native groupware clients (Kontact, Novell Evolution, Microsoft Outlook) and web interface Group-Office Kolab (various native PIM-clients) LibreSource OBM Groupware OpenGroupware.org phpGroupWare Scalix SOGo - Integrated email, calendaring with Apple iCal, Mozilla Thunderbird and native Outlook compatibility Spicebird - Integrated email, calendaring and chat (on Windows and Linux) Zarafa Zimbra Groupware: Web based solutions AirSet Personal Information Management and private social network platform Bricolage Content management system Collabtive web-based project management software ContactOffice web-based collaboration suite or virtual office Dimdim Web meetings DotNetNuke: also known as DNN: module based, evolved from ASP 1.0 demo applications eGroupWare, a free open source groupware software intended for businesses from small to enterprises EtherPad Collaborative drafting with chat Feng Office Community Edition Group-Office GroveSite: online collaboration, project and document management; online [relational database] Horde Jumper 2.0 collaborative search engine and knowledge management platform Kolab (integrated Horde webfrontend) Mavenlink - online project collaboration software solution NotePub free online notepad with wiki functionality and privacy settings on a note by note basis. O3spaces crossplatform (Windows, Solaris, Linux, Mac OS X), browser based environment. Ourproject.org provides wiki, forums, mailing lists, FTP, SSH, subdomains, hosting, ddbb, email alias, backups, CVS/SVN, task management. phpGroupWare Simple Groupware SlashCode Software that runs Slashdot SOGo - Integrated email, calendaring with Apple iCal, Mozilla Thunderbird and native Outlook compatibility Tiki Wiki CMS Groupware. Includes a wiki, forums, a calendar, a ticket system and a workflow engine. Tine 2.0 Tonido Workspace Free collaboration software with workspace synchronization as well as Web Access all from your personal desktop. Cross Platform. taskmind Free Free collaboration software for teams, which span organizational boundaries and want to avoid e-mail traffic, task and project-related conversation and documentation (for all browsers, iPhone/iPad app) Wiggio Focused on simplicity - group communication and content management toolkit Yakabox Secure Collaboration, content management, social networking and search. Scalable and extensible for workgroup to enterprise. Yammer Freemium enterprise social networking platform. Zarafa Zimbra

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[edit]Other Alfresco Enterprise Content-Management System: document management, workflow, and portal Calenco XML Content Management and Transformation System Crocodoc annotate and share PDF online Drupal Framework Open Source Content-Management Framework: document management, web pages, attachments, forums, photos, social profiles, collaboration tools eXo Platform Enterprise Content Management Suite (DMS, WCM, Workflow) and Collaboration Suite (mail, instant messaging, and shared calendars and address books) KnowledgeTree Document Management System: document management, workflow, portal Liferay Enterprise Portal Open Source Enterprise Portal: document management, wiki, social tools, workflow MySource Matrix Enterprise Web Content Management System from Squiz Nuxeo EP: Enterprise Content-Management System: document management, workflow OpenKM Open Source Document Management System: document management ResourceSpace: Digital asset management Scoop Project collaboration (projectware) Web-based solutions Assembla online workspaces for distributed team. Project management and collaboration tools, bug and issue tracking, wikis. Includes a real-time Team Room. CodeBeamer includes project management, wiki, document management, issue tracking and version control management. Central Desktop Includes project management, wiki, file upload, review and approve, calendar, document management dotProject DeskAway provides project and task management, milestone, issues, wiki-style document management, task lists, file sharing, internal blogs, calendar, contacts, messaging, personal email reminders and reports. eGroupWare Feng Office Community Edition Fle3 GroveSite Horde Mindquarry Includes document synchronization, a wiki and task management phpGroupWare Includes a project collaboration module Plone Content management project.net Projectplace A full suit of collaborative project tools Redmine for software projects includes issue tracking, wiki, basic file and document management with hooks to major version control systems (SVN, Git, etc.). SharpForge includes forums, work item tracking, release management, wiki and version control management Simple Groupware Trac Includes wiki, document management, ticket system and version control system Teamlab Offers document management and sharing, forums, blogs, bookmarks, photos, wiki, issue tracking, task management, instant messaging. taskmind Collaboration software for teams, which span organizational boundaries and want avoid e-mail traffic, task and project-related conversation and documentation (for all browsers, iPhone/iPad app) web2project is a dotproject fork with active current development and some innovations (subprojects etc.) WiserEarth Social network and database that include an open-source Groupware Yakabox Secure Collaboration, content management, social networking and search. Scalable and extensible for workgroup to enterprise.

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Otros Croquet project Collaborative Virtual Environment Open Wonderland Open source Java toolkit for creating collaborative 3D virtual worlds Wiki engines: see List of wiki software Realtime editors: see Collaborative real-time editor

2.4 EL SISTEMA COLABORATIVO: BSCW- BASIC SUPPORT FOR COOPERATIVE WORK BSCW (Basic Support for Cooperative Work) es una herramienta de trabajo colaborativo de carcter sincrnico y asincrnico basada en Web. BSCW es un sistema que facilita un espacio de trabajo compartido y que ha sido desarrollado con la finalidad de transformar la red Internet en un repositorio pasivo de informacin. El software del servidor BSCW es distribuido por OrbiTeam GmbH, Sankt Augustin, Alemania. GMD, Forschungszentrum Informationstechnik GmbH, que es la empresa que distribuye la licencia de BSCW. BSCW es una aplicacin que combina la navegacin e informacin con caractersticas de publicacin y actualizacin virtual de documentos, y administracin del grupo de usuarios que accede a ellos usando navegadores estndar BSCW provee foros de discusin, tablones de anuncio, lista de correo, extensin a teleconferencia, netmeeting, documentos, artculos, carpetas, enlaces, etc. En BSCW la informacin se ordena jerrquicamente en una estructura fcilmente ampliable y muy flexible. BSCW se convierte en una extensin de un servidor Web a travs de un servidor de aplicaciones cgi. Un servidor de BSCW puede manejar varios espacios de trabajo compartidos, es decir, puede manejar varios repositorios de informacin que estn siendo compartidos, y es accesible a sus miembros mediante un nombre de usuario y una contrasea que son asignadas al darse de alta como usuario del programa. En general, un servidor BSCW manejar los espacios de trabajo de grupos diferentes, y los usuarios pueden ser miembros de varios espacios de trabajo. Un espacio de trabajo compartido creado con BSCW puede contener diferentes tipos de ficheros tales como documentos, ficheros grficos, direcciones url, enlaces a otras pginas Web, anotaciones sobre un tema, informacin sobre los miembros de ese espacio compartido, agendas y mucho ms, los diferentes contenidos se visualizan como objetos y se organizan en directorios o carpetas. El contenido de cada espacio de trabajo est representado mediante unos iconos que los identifican. El desarrollo del sistema BSCW ha sido/es parcialmente consolidado por la Comisin europea bajo los contratos TE 2003 y REF 4002 del programa de aplicaciones Telemticas. BSCW proporciona las facilidades para la colaboracin sobre la Internet y la WWW, logrando la interoperabilidad de plataforma cruzada (varias versiones de Microsoft Windows, Macintosh OS y varios Unix) para habilitar plataforma cruzada y cooperacin organizacional cruzada.

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BSCW esta basado en la notacin de un rea de trabajo compartido. El rea de trabajo y los objetos pueden ser preparados, almacenados, manejados, revisados o transmitidos con cualquier navegador Web. El sistema BSCW mantendr a los miembros de un grupo informados sobre cada una de las actividades relevantes de los otros miembros en un rea de trabajo compartido. El sistema BSCW es una extensin de un servidor de WWW: un servidor BSCW. La primera versin del sistema de BSCW se entrego pblicamente en Octubre de 1995 fue implementada como una extensin de NCSA http daemon. BSCW ofrece las siguientes facilidades:
Tipos de Servicio Comunicacin Servicios Correo electrnico Noticias Foros de discusin Dilogos sncronos y asncronos Conferencias y teleconferencia Netmeeting Administracin de grupos de usuarios Registro y localizacin de usuarios para espacios de trabajo basado en scripts Reglas configurables Lista de direcciones Notificacin de eventos Ejercicios Lecciones Proyectos de estudiantes Proyectos de desarrollo Generador de documentos y artculos Tiempo de proyectos Carpetas y ficheros compartidos Establecimiento de metas Ficheros grficos Indice de bsqueda Calendario Autenticacin va cookies Reglas de acceso Privilegios

Administracin

Evaluacin

Didctica

Servicios Generales

Tabla. Servicios que ofrece BSCW

2.4 LA COOPERACIN ASINCRONA Y LOS SHARED WORKSPACE La funcionalidad bsica de BSCW es la de facilitar la cooperacin asncrona (no simultnea). El elemento fundamental lo constituye el espacio de trabajo (compartido) SHARED WORKSPACE.

2.4.1 Los espacios de trabajo - WorkSpace 2.4.2 Los objetos de los espacios de trabajo 2.4.3 Las acciones sobre los objetos 2.4.4 Los sucesos provocados por las acciones 2.4.5 Los usuarios que realizan las acciones

Contenidos
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2.4.1 Los espacios de trabajo


El concepto bsico de BSCW es el espacio de trabajo -workspace- (rea o zona de trabajo). Adoptando la terminologa Macintosh o Windows se puede establecer una analoga con una carpeta, aunque un espacio de trabajo tambin hace referencia a un foro de debate, por ejemplo. Un mismo espacio de trabajo puede ser accesible y utilizado conjuntamente por un grupo determinado de usuarios distintos de su propietario -aqul que lo cre-, dando lugar a un espacio de trabajo compartido -shared workspace-: a los usuarios registrados que comparten dicho espacio se les denomina miembros. Estos pueden ver, leer, modificar, crear, mover y borrar objetos del mismo, as como estar inmediatamente al corriente de los sucesos provocados por las acciones que cualquier otro miembro realice sobre dichos objetos. el estatus especial de este espacio se indica mediante el icono , que lo acompaa en la lista de entradas de la interfaz. Al pulsar sobre l se accede a la pgina de usuarios miembros del mismo; Adoptando de nuevo la terminologa Macintosh o Windows, se puede establecer una analoga entre espacio de trabajo compartido y carpeta compartida, aunque un espacio de trabajo compartido es un concepto ms amplio, en el sentido de que permite una gestin de los miembros, la notificacin de sucesos, etc.. Un usuario registrado de un servidor BSCW puede ser miembro de un nmero arbitrario de espacios de trabajo, y puede crear carpetas u otros objetos y compartirlos segn las necesidades. Se puede convertir cualquier carpeta o foro de debate dentro del espacio de trabajo personal, , en un espacio de trabajo compartido sin ms que invitar a otros usuarios del mismo servidor BSCW a compartir esta carpeta. Para ello: elegir
Archivo Compartir Invitar Miembro

en la barra de men principal de la interfaz.

Tpicamente, se puede invitar a compartir una carpeta a uno o varios usuarios registrados en el servidor, aunque tambin se puede dar acceso pblico (annimo) a la misma. Para ello: elegir
Acceso Pblico

en el men de accin o de contexto de la carpeta.

Con ello se invita al usuario anonymous y se garantiza a que cualquiera en la Web tenga acceso de lectura al contenido de la carpeta. Cuando se invita a un usuario a un espacio de trabajo, se debe especificar qu derechos de acceso, o roles, tendr sobre los objetos contenidos en el mismo.

2.4.2 Los objetos de BSCW


En BSCW existen mltiples objetos que pueden ser agrupados, de forma general, segn tres categoras: Objetos de informacin compartibles: aqullos que se pueden crear y compartir en un espacio de trabajo , y que contienen la informacin relevante para los colaboradores de un grupo. Objetos personales y pblicos: BSCW proporciona para cada usuario varias espacios para uso personal a los que un usuario auntentificado accede mediante los iconos de la barra de acceso instantneo, en la esquina superior derecha del encabezado de la interfaz. Tambin proporciona un espacio pblico que es accesible sin necesidad de pasar un control de acceso. Objetos contenedores y objetos simples: segn puedan contener o no, a otros objetos.

Objetos de informacin compartibles


Existen varias clases de objetos que se pueden crear y compartir en un espacio de trabajo BSCW: Documento (en este ejemplo, en formato pdf) Documento bajo control de versin [0.2] (en este ejemplo, en formato texto/html) Nota URL (enlace a pgina web) Carpeta Resultado de bsqueda (en este ejemplo, realizada Agenda Foro de debate E-mail (RFC 822) Coleccin de documentos Proyecto El icono a la izquierda del nombre del objeto indica el tipo del mismo. Estos iconos son los que muestra BSCW en la lista de entradas de la interfaz grfica de pgina web. Algunos de los tipos de documentos mencionados no precisan especial explicacin. La coleccin de documentos facilita la gestin de conjuntos de documentos que necesitan ser continuamente revisados y peridicamente publicados. Se basan en modelos o plantillas jerrquicamente estructuradas y los documentos dentro de las colecciones pueden crearse automticamente mediante un proceso de evaluacin usando las plantillas. El proyecto es una clase especial de carpeta que proporciona varias opciones para coordinar y gestionar el "flujo de trabajo" de un proyecto, estableciendo planes, temporalizaciones y plazos. Ofrece un grfico de barras para visualizar relaciones temporales entre las fechas especficas de cada proceso del proyecto.
mediante Altavista)

Objetos como las carpetas y los debates, pueden ser convertidos en espacios de trabajo compartidos. La figura muestra el contenido del espacio de trabajo compartido Carpeta objeto:
de ejemplo ,

con diferentes tipos de

Cada objeto se representa por una entrada en la lista de objetos, que comienza por una casilla de verificacin (checkbox) en la que se puede marcar un "tick" para seleccionar el objeto, y contiene varios iconos, informacin adicional y un men de accin desplegable:

Se puede hacer clic en el icono objeto.

de la izquierda para mostrar una pgina de informacin detallada sobre el

El icono inmediatamente a la izquierda del nombre del objeto designa el tipo de objeto. Si el objeto es un documento, el icono puede representar su tipo MIME. Si es el resultado de una bsqueda, informa acerca del rea y del motor de bsqueda empleado. Si es una nota, el icono puede representar un aspecto prctico de la nota del autor. Lo ms significativo en cada entrada es el nombre del objeto. Puesto que BSCW est diseado para facilitar el intercambio de informacin, es importante usar nombres descriptivos que sean comprensibles por los distintos usuarios del mismo espacio de trabajo. La cooperacin en un espacio compartido puede significar que los documentos sean editados por varios autores y revisados repetidamente. BSCW permite mantener distintas versiones de un documento (control de versiones) sin que los autores deban llevar a cabo todas las tareas que

supondra gestionar las sucesivas versiones y el historial de modificaciones realizadas. As, un documento se puede poner bajo control de versin. Los contenidos de tal documento no se sobrescriben cuando se realizan modificaciones, sino que se crea un nuevo archivo con la nueva versin, de la cual se pueden documentar las modificaciones realizadas. Cuando se ha activado el control de versin en un documento (mediante el men de contexto Versiones ), la versin ms reciente se muestra entre corchetes al lado del nombre. Tras el nombre del objeto, BSCW muestra: el tamao del objeto: en caso de ser una carpeta: cuntos objetos contiene en otro caso, excepto para URL: el tamao expresado en byte, kilobyte o megabyte alguno o ninguno de los siguientes iconos: : indica que una carpeta es un espacio compartido; : indica que alguien ha bloqueado el objeto (para prevenir la sobreescritura del documento mientras se produce la edicin del mismo, por ejemplo); : indica que se ha aadido una nota al objeto (un verstil mtodo de aadir comentarios a documentos, URL, etc., para complementar su descripcin y calificacin) el nombre de usuario de su propietario; fecha y hora de la modificacin ms reciente; algn o ningn icono que indica si tenido lugar algn suceso sobre el objeto. un botn de men desplegable (men de accin o de contexto) que muestra las acciones que tienen relacin con el objeto.

Objetos personales y pblicos


Una vez que un usuario entra en el sistema BSCW mediante el procedimiento de autentificacin, encuentra en la esquina superior derecha del encabezado de la interfaz una barra de acceso instantneo algunos de cuyos iconos: son accesibles para un usuario en cada una de sus carpetas o workspaces. no son accesibles para otros usuarios Representa el espacio de trabajo personal (personal workspace) de un usuario. Es aqul en el que el usuario se encuentra inmediatamente entra en el sistema, es decir, su carpeta raz. Muestra la lista de entradas de objetos contenidos en ella. Representa el portapapeles (clipboard) particular de un usuario, una carpeta especial que acta como contenedor temporal. El portapapeles mantiene los objetos que han sido copiados o cortados de una ubicacin y no han sido todava depositados en una nueva o borrados. El portapapeles se puede organizar y actuar sobre sus objetos como en el caso de cualquier otra carpeta. Para copiar o cortar no hay ms que seleccionar los objetos requeridos y realizar las acciones Copiar o Recortar. Para pegar estos objetos en una carpeta de destino, no hay ms que realizar la accin Depositar. (Vase Acciones sobre un conjunto de objetos seleccionados). Representa la papelera de reciclaje (wastebasket) de un usuario, que ayuda a prevenir borrados no autorizados o por descuido de los objetos. En BSCW un objeto puede ser eliminado

(destruido) irrevocablemente slo desde la papelera del propietario de dicho objeto. Cuando se aplica
Borrar

a un objeto, ste pasa a la papelera. En sta se ofrece un subconjunto

particular de acciones en la barra de seleccin: . Des-borrar devuelve un objeto a su ubicacin original, mientras que destruir elimina irreversiblemente el objeto de la base de datos. Los objetos de un espacio de trabajo compartido se eliminan en tres pasos. Si un miembro del espacio aplica Borrar a un objeto, y despus Destruir , el objeto pasa a la papelera del propietario del objeto. Slo si ste aplica entonces Destruir el objeto se borra irreversiblemente. BSCW permite recuperar los dos primeros pasos. Representa la libreta de direcciones (address book) de un usuario. Ayuda a almacenar, gestionar y mostrar los nombres y direcciones de correo de usuarios y de grupos. Se usa para invitar a nuevos miembros a los workspaces del propietario, y para asignar roles especficos cuando sea necesario. BSCW automticamente aade a la libreta de direcciones de un usuario los datos de los dems usuarios miembros de los espacios de trabajo compartidos por ellos. Se pueden tambin aadir o borrar entradas de forma manual. BSCW no elimina automticamente las entradas que ha aadido tambin de forma automtica. Representa la agenda (calendar) que contiene las citas propias de un usuario y las de los grupos a los que pertenece. Las citas permiten organizar reuniones de diferentes tipos. Una cita queda descrita por, al menos, una fecha y un nombre. Se puede proporcionar informacin adicional como categora, descripcin y lugar. Adems, las citas pueden gestionar una lista de invitados con su estatus correspondiente (invitado, aceptado, declinado). Tambin las citas pueden usarse para gestionar eventos de cooperacin sncrona. BCSW proporciona tambin un espacio pblico que facilita la publicacin de objetos en la World-Wide Web. Para acceder a este espacio existe tambin en la barra de acceso instantneo un icono: Representa el espacio pblico (public workspace) de BSCW, la parte que es accesible sin necesidad de control de acceso. Haciendo clic en este icono un usuario puede adoptar el papel de usuario annimo sin necesidad de finalizar su sesin de trabajo actual con su nombre de usuario real. Las carpetas y los foros de debate se pueden hacer pblicos en la web invitando al usuario anonymous como miembro de los mismos. Ello se consigue mediante el men de contexto Acceso pblico . Si en el formulario que aparece no se permite a usuarios annimos "Aadir documento", "Aadir carpeta", Aadir debate", etc., por defecto slo se permiten operaciones de lectura. Se puede establecer un acceso pblico moderado. Ello significa que un objeto creado por un usuario annimo puede no ser visible para otros hasta que el objeto haya sido publicado explcitamente va Publicar. Se puede crear un enlace a un objeto de un espacio de trabajo pblico desde una pgina web, de forma que al usuario le resulta transparente la localizacin de dicho objeto.

Objetos contenedores y objetos simples


Los objetos en BSCW se pueden clasificar desde otro punto de vista: Objetos contenedores, que a su vez pueden contener otros objetos. A veces se usa el trmino "carpeta" para hablar en general de cualquier objeto contenedor. Estos son: carpeta, foro de debate, agenda, resultado de bsqueda, coleccin de documentos, proyecto, portapapeles personal, papelera personal, libreta de direcciones personal, agenda personal e, incluso, el grupos de usuarios. Objetos simples, u objetos propiamente dichos, que no contienen otros objetos. Seran el resto de objetos de informacin compartibles, es decir, documento y URL e, incluso, el objeto usuario.

2.4.3 Las acciones sobre los objetos


Las acciones que un usuario puede realizar sobre los objetos de una carpeta o de un foro de debate consisten esencialmente en las operaciones de gestin de archivos habituales para un sistema operativo local. En BSCW puede llevarse a cabo una accin de varias formas, utilizando:

ala barra de men principal; por ejemplo, (para crear un documento nuevo en la carpeta actual, "subindolo" al servidor desde el ordenador local); alos iconos de atajo ; por ejemplo, al pulsar tambin se puede crear un nuevo documento; ael men de accin del objeto (men de contexto); por ejemplo, al objeto seleccionado). aun enlace de la barra de navegacin; por ejemplo, al espacio de trabajo sealado por el enlace). aun icono de la fila de la lista de entradas donde se halla el objeto; por ejemplo, miembros de un grupo). Acciones para crear un objeto Acciones sobre un objeto en particular Acciones sobre un conjunto de objetos seleccionados

Renombrar

(cambia el nombre (accede (muestra los

Acciones para crear un objeto


En un espacio de trabajo se pueden aadir nuevos objetos de informacin de varias clases. Para crear un nuevo documento, por ejemplo, un usuario puede pulsar el icono de atajo ; como resultado, se muestra una pgina que permite seleccionar el archivo del ordenador local del usuario que ser depositado en el espacio de trabajo actual del servidor BCSW. El nombre del archivo en la base de datos BSCW no tiene que coincidir necesariamente con el nombre del archivo local. Adems, se puede adjuntar una descripcin extensa del archivo, y la calificacin que merece el mismo a juicio del usuario.

Cuando el usuario valida los datos introducidos, aparece una nueva entrada en la lista de objetos:

Anlogamente, se puede aadir una carpeta utilizando el icono de atajo

y adjuntar una descripcin.

Y de manera similar, se puede crear un foro de debate:

Pulsando en el ttulo del debate otro usuario puede acceder a su contenido y responder con su parecer al pulsar en el men de contexto de la opinin a la que desea contestar:

Los objetos de las clases restantes se crean con procedimientos similares a los mencionados.

Acciones sobre un objeto en particular


A la derecha del nombre de cada objeto en la lista de entradas de la folder page se encuentra el botn (men) de accin para la realizacin de operaciones que se aplican a dicho objeto en particular.

La configuracin del men de accin que se despliega al apretar dicho botn depende de la naturaleza del objeto, ya que existen diferentes acciones que corresponden, por ejemplo, a un objeto URL, a un documento o a una carpeta -esto equivale a lo que en los sistemas operativos se denomina "men de contexto"-. Adems, el nmero y tipo de las entradas que se muestran en dicho men dependen tambin de: el nivel de experiencia que el usuario haya configurado en sus preferencias; el rol que el usuario tenga asignado para el uso de una carpeta y de los objetos que sta contiene. BSCW no muestra entradas del men de accin que un usuario no puede llevar a cabo si el rol o el nivel de experiencia que tiene asignados no se lo permiten.

Acciones sobre un conjunto de objetos seleccionados


Se pueden realizar acciones simultneamente sobre un conjunto de objetos seleccionando primero los objetos deseados y eligiendo despus la accin necesaria. La seleccin de varios objetos se puede llevar a cabo de varia formas: escogiendo Edicin Seleccionar todos en la barra de men superior, para seleccionar todas las entradas en la folder page. Esto es lo mismo que pulsar en el men de barra de seleccin. escogiendo Edicin Deshacer selecc. en la barra de men superior, para de-seleccionar todas las entradas en la folder page. Esto es lo mismo que pulsar en el men de barra de seleccin. al activar los "checkbox" situados a la izquierda del nombre del objeto en la lista de entradas. El inicio de la accin para los objetos seleccionados se produce al escoger la entrada apropiada en el men de barra de seleccin. Las acciones en sta pueden ser:

visto

indica a BSCW que el usuario ha dado por vistos los sucesos ms recientes, y que no desea tenerlos en cuenta en adelante. Los iconos de suceso desaparecen. El hacer visto en una carpeta se aplica recursivamente en todos los objetos contenidos en la misma.
enviar

permite enviar los objetos seleccionados y sus contenidos como adjuntos de -mail (o fax). Los recipientes de distribucin se pueden obtener de la libreta personal de direcciones.
copiar

pone una copia de los objetos seleccionados en el portapapeles personal.


recortar

mueve los objetos seleccionados en el portapapeles personal.


borrar

mueve los objetos seleccionados a la papelera personal.


archivar

genera un archivo comprimido .tar or .zip . Esta funcin es especialmente til cuando un usuario quiere descargar a su ordenador local un nmero elevado de documentos.
calificar

permite calificar la calidad del objeto referenciado (documento o URL) en una escala de 5 puntos.
cargar

almacena los contenidos (HTML) de una URL en el espacio de trabajo.


verificar

verifica la disponibilidad de una URL.


evaluar

genera o actualiza una coleccin de documentos.

2.4.4 Los sucesos provocados por las acciones


Una importante funcin de BSCW para la asistencia al trabajo cooperativo es la de informar a los miembros de un espacio de trabajo compartido de que algo ha sucedido en l. Para ello, BSCW registra cada accin realizada sobre un objeto como un suceso (o evento, event). Notificacin de sucesos Clases de sucesos Dar por visto un suceso

Notificacin de sucesos
BSCW muestra la informacin sobre los sucesos acontecidos de varias formas: Los iconos de sucesos en la lista de entradas de una folder page informan de un vistazo de que ha tenido lugar recientemente alguna accin de una determinada clase de suceso sobre los objetos de la lista. Tras el nombre de un objeto, en la columna Eventos, pueden aparecer varios iconos de sucesos: , , , y

Al hacer clic sobre uno de ellos se obtiene una lista de los sucesos recientes de la clase correspondiente que han tenido lugar sobre el objeto.

Se mantiene un histrico detallado de todos los sucesos de un objeto. Para obtenerlo, seleccinese Historia en el men de accin del objeto.

Clases de sucesos
BSCW agrupa los sucesos relativos a un objeto en cinco categoras. En las entradas de una folder page cada categora se representa por un icono especfico: indica que este objeto es nuevo para el usuario, no lo ha visto antes. indica modificaciones en el objeto -- por ejemplo, en los contenidos (si es un documento), en la direccin de una URL, en la descripcin del objeto, etc. indica que el objeto ha sido movido de una ubicacin a otra. se han producido modificaciones recientes en los objetos dentro de la carpeta actual. Proporciona una lista de todos los sucesos "modificado" en cualquier lugar dentro de la carpeta. el objeto -o un objeto contenido por ste- ha sido ledo, descargado o copiado.

Dar por visto un suceso


Los iconos de suceso indican sucesos que han tenido lugar recientemente. Se entiende por reciente aquel suceso relacionado con un objeto que ha ocurrido desde la ltima accin de "dar por visto" o "dar el visto bueno" (o, simplemente, "visto") efectuada sobre dicho objeto: Se puede invocar el men de accin del objeto un conjunto de sucesos. y
Visto

para indicar a BSCW que se ha tomado nota de

Esto significa para el usuario que ha realizado esta accin, que los mencionados sucesos ya no se considerarn recientes en adelante. BSCW ya no mostrar a este usuario los iconos de suceso aunque todava los presente al resto de miembros que no hayan realizado todava la accin "Visto". Se pueden dar por vistos selectivamente determinados sucesos de una clase. Para ello Hgase clic en el icono representativo de una clase de suceso relativa a un objeto para mostrar su lista de sucesos recientes relativos a dicha clase; en la pgina obtenida, plsese el botn Es conveniente dar por vistos peridicamente los sucesos de los objetos de inters para el trabajo en grupo. En caso contrario se puede incrementar notablemente la lista de sucesos recientes y se puede perder de vista el objetivo de la funcin de notificacin de sucesos por exceso de informacin.

2.4.5 Los usuarios


Registro e identificacin de usuarios Acceso a los espacios de trabajo Personalizacin de la interfaz Derechos de acceso y roles Grupos

Registro e identificacin de usuarios


Antes de que alguien pueda utilizar BSCW, debe registrase por primera vez como usuario de un servidor de BSCW. Tras un procedimiento sencillo de autentificacin el servidor reconoce al usuario registrado mediante: su nombre de usuario (nico y descriptivo, por ejemplo, Apellido_InicialesNombre) su contrasea y una direccin de correo electrnico personal vlida (una al menos) Si el servidor es de uso libre, la persona que pretende registrarse puede hacerlo pulsando en el enlace apropiado de la pgina web del servidor

y completando un procedimiento de auto-registro explicado paso a paso.

Si el servidor no permite el auto-registro, un nuevo usuario slo puede registrarse mediante invitacin a un espacio de trabajo compartido por parte de un usuario ya registrado en el sistema (que le llega al futuro usuario a su correo electrnico).

Acceso a los espacios de trabajo de BSCW


Con el nombre de usuario y la contrasea, el usuario puede acceder a sus carpetas y espacios de trabajo desde cualquier ordenador con acceso a Internet y un navegador web estndar. Para iniciar una sesin en el servidor BSCW hay que abrir la URL: http://<nombre_servidor_BSCW>/bscw/bscw.cgi, por ejemplo: - http://bscw.gmd.de/bscw -el servidor de uso libre de los desarrolladores de BSCW-, o - http://cfievalladolid2.net/bscw -servidor de uso didctico en el proyecto europeo "Think, construct and comunicate. ICT as a virtual learning environment"-). Una ventana de identificacin del usuario aparece entonces,

tras la cual el usuario accede directamente a su espacio de trabajo personal. La sesin BSCW termina automticamente cuando se cierra la ventana del navegador utilizado.

Personalizacin de la interfaz
BSCW permite configurar caractersticas de la interfaz de usuario a conveniencia de ste. Ello se puede llevar a cabo mediante Opciones Preferencias en la barra de men principal.

que da acceso a una pgina como la de la figura siguiente, en la que se pueden ajustar: el idioma en que se presentar la interfaz, el perfil del usuario (nivel de experiencia en el uso): principiante, avanzado, experto; en funcin de ste BSCW dar al usuario ms o menos posibilidades de efectuar determinadas acciones, etc.

Asimismo, mediante Ver en la barra de men principal se puede ajustar la forma en la que se visualiza la lista de objetos en la folder page: columnas, escala, orden, etc.

Derechos de acceso y roles


Un derecho de acceso de BSCW permite a un usuario realizar determinadas acciones sobre un objeto. Puesto que el objetivo de BSCW es facilitar el trabajo cooperativo, su idea bsica es que un objeto sea:

privado, de modo que solo el usuario que lo ha creado en una carpeta privada pueda tener acceso al mismo, o compartido, con diversos derechos de acceso para los miembros del espacio de trabajo compartido que lo contiene. Los derechos de acceso pueden diferir para los diferentes miembros. En BSCW los derechos de acceso se determinan mediante el rol o roles que un usuario desempea. Un rol tiene un nombre y se define mediante el conjunto de acciones permitidas para el usuario que juega el rol. As, un rol define el conjunto de objetos y acciones que un usuario puede usar para su trabajo personal. BSCW no mostrar las entradas de los mens de accin que no sean permitidas sobre un determinado objeto debido al rol asignado al usuario. Existen varios roles estndar predefinidos en BSCW: miembro, miembro restringido y gestor de un espacio de trabajo o documento propietario de un objeto (aqul que lo cre) Cuando se invita a un usuario a participar en un espacio de trabajo, se debe especificar qu rol desempear como nuevo miembro del mismo. El usuario invitado recibe entonces los derechos de acceso asociados al rol en la carpeta y los objetos contenidos.

Un usuario puede jugar mltiples roles simultneamente, es decir, puede ser miembro de un espacio de trabajo y propietario de un objeto contenido en el mismo. Los miembros de un espacio de trabajo que tengan los permisos necesarios (normalmente los gestores), pueden modificar la asignacin de roles del espacio de trabajo; por ejemplo, convertir un miembro ordinario en un gestor. Adems de los roles predefinidos, disponibles en todos los espacios de trabajo, los usuarios pueden definir roles propios. En el men de contexto (o de accin) del espacio de trabajo se puede elegir entre aadir nuevos roles o modificar y asignar los roles existentes.

Grupos
Todos los miembros de un espacio de trabajo forman un grupo BSCW llamado "Miembros de <nombre_del_espacio>". Inversamente, cualquier grupo BSCW tiene un espacio de trabajo asociado. Los grupos son una herramienta que facilita la administracin de los componentes de los espacios de trabajo y de sus derechos de acceso. En particular, un grupo BSCW permite almacenar y actualizar la asignacin de

personas a una tarea en un nico lugar y usar esta informacin en varios lugares (por ejemplo, para asignar derechos de acceso) con una actualizacin automtica basada en los cambios de componentes de un grupo. Para formar un grupo de usuarios hay que: seleccionar los usuarios (en un pgina de miembros -de un workspace- o en la libreta de direcciones); escoger | crear grupo | en la barra de seleccin, para llegar a la pgina "Hacer subgrupo", que permite crear el nuevo espacio; las entradas de los usuarios seleccionados desaparecen de su ubicacin original y se genera una nueva entrada con el grupo. Haciendo clic en ella se muestra el contenido del mismo.

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