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Computación Básica (CC-121

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PRÁCTICA DE LABORATORIO DE MICROSOFT ACCESS 1. Introducción Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: Evitan la redundancia. Evitan la inconsistencia. Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos. Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. Se mantiene la integridad entre los datos Todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, el sistema trata todos los datos en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de CLIENTES, podamos obtener información sobre los pedidos. 2. Ejecutar Access Ejecutamos Microsoft Access 2007 y creamos una base de datos en blanco llamada "MiNombre.accdb". Comprobamos, en la pestaña crear, los diferentes elementos que conforman la base de datos: Tablas Formularios Informes Consultas Macros En esta práctica vamos a aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras. 3. Tablas Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal y nos sirve para identificar los registros de forma única. No puede haber más de una clave principal, aunque sí podría ocurrir que una tabla tuviera una clave principal compuesta por más de un campo. En el ejemplo mostrado podría ser el DNI.
Prof. Vilca Pizarro Joel L. 1

Computación Básica (CC-121) La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft Access. una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Vilca Pizarro Joel L. 2 . Para hacer esto. Prof. el nombre del alumno. así como un código correspondiente al curso en que se ha matriculado (sólo se puede matricular en uno de los posibles por ser de impartición simultánea)). su dirección. A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a los alumnos matriculados de determinados cursos. Los campos que vamos a usar serán: un código que le vamos a asignar a cada alumno y que le identifica unívocamente. teniendo en cuenta el tipo de datos de cada uno. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en sí y que los demás elementos de Access son los programas que los manipulan. vamos al botón Diseño de tabla y vamos agregando los campos uno por uno. la población y el código postal de la misma y la fecha de nacimiento. Creación de Tablas. Como se dijo. sus apellidos.

de los tipos indicados. queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo añadir un nuevo campo. Vista Gráfico dinámico y Vista diseño. que llamaremos CURSOS. en Office 2010 en el menú Archivo) → Guardar para guardar nuestra nueva tabla. (Ir a la pestaña Inicio y después Ver): Vista hoja de datos. así que seleccionamos Botón de Office (para el Office 2007. una vez creada la tabla. Definimos el código curso como clave principal: Código curso → autonumérico → clave principal Nombre curso → texto Nº horas → numérico Fecha inicio → fecha/hora Fecha final → fecha/hora . Access marca con una llavecita el campo autonumérico definido (código alumno) que pasará a funcionar como clave principal. vamos a construir una segunda tabla.Una vez hecho esto. El programa preguntará por el nombre con el que vamos a almacenar la tabla. Microsoft Access se dará cuenta ahora que no se ha declarado ningún campo como clave principal así que preguntará si queremos que nos defina una. etc…) tendremos que realizar la modificación en la vista diseño. Introducción de datos en una tabla Cada tabla de la base de datos tiene cuatro tipos de presentaciones. ampliar el tamaño de uno que ya existe. Pulsamos “Sí”. Para introducir datos elegimos Vista Hoja de datos e introducimos los siguientes datos. Cerramos la ventana para volver a la ventana principal con todas las fichas. borrar un campo. Escribimos ALUMNOS y pulsamos Aceptar. ya tenemos definidos correctamente todos los campos que vamos a usar. De esta forma. con los siguientes campos. Vista Tabla dinámica. Siguiendo todos los pasos comentados anteriormente. Si. contendrá un valor único para cada uno de los registros que introduzcamos en el futuro y que se irá actualizando de forma secuencial y automática.

eliminar e introducir la información de una o más tablas. Debemos elegirlos todos excepto el código de alumno ya que éste se genera de forma automática. Añadimos un alumno más llamado como nosotros. Microsoft Access incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más habituales. aplicamos el estilo que queramos y pulsamos el botón Finalizar. Elegiremos la tabla ALUMNOS. A continuación se nos pregunta por la tabla de donde provienen los datos a incluir en el mismo.4. Formularios Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario. . cambiar. Automáticamente aparece el formulario (con los datos del primer registro) con el que podemos acceder a cada uno de los registros y añadir nuevos. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con el sistema de base de datos. En la siguiente ventana se pregunta sobre los campos que queremos que aparezcan en el formulario. Vamos a crear un formulario para editar los datos de la tabla ALUMNOS. En un formulario se puede presentar. En la ventana de distribución de datos elegir En columnas. Seleccionamos la pestaña Crear Más Formularios Asistente para formularios.

En este caso. utilizando los mismos pasos que para el formulario de ALUMNOS.A continuación vamos a crear un formulario para la tabla CURSOS. aunque se pueden cambiar la distribución y el estilo. introduciremos los datos en la tabla de CURSOS utilizando el formulario: .

Crear Relaciones entre Tablas En esta parte veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas para indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. Como dijimos una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. pulsamos el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastramos hasta el mismo campo de la tabla ALUMNOS y soltamos el botón del ratón. Observamos en la parte inferior el tipo de relación que se asigna dependiendo de las características de los campos de relación. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación. Activamos el recuadro Exigir integridad referencial y las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Código Curso y Código Curso. aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Las tablas se relacionan de dos a dos. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). es decir Código Curso de la tabla CURSOS. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. ahorrando memoria y espacio en el disco. Pulsamos el botón Aceptar. Tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Al hacer uso de las relaciones. Ahora aparecerá la ventana de Relaciones. Seleccionamos la tabla CURSOS y pulsamos en Agregar y Cerrar. donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. En nuestro caso pondrá “Uno a varios”. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana de relaciones. Para establecer las relaciones hacemos lo siguiente: Pestaña Herramientas de base de datos Relaciones. La relación existente entre las tablas ALUMNOS y CURSOS es de Uno a Varios ya que un CURSO tendrá varios registros relacionados en la tabla de ALUMNOS. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.5. Vamos sobre el campo de relación de la tabla principal. . pero un alumno sólo podrá pertenecer a un curso. Seleccionamos la tabla ALUMNOS y pulsamos Agregar. se evita la duplicidad de datos.

A continuación vamos a realizar una consulta a la base datos donde Que aparezcan los queremos siguientes datos de las dos tablas: Tabla Alumnos: Nombre. Fecha inicio. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratasen de tablas. Nº de horas. . Apellidos Tabla Cursos: Nombre de curso. pero ello no implica que la información radique en las consultas ya que el único elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas. Consultas Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Fecha Final Para ello vamos a la pestaña Crear Diseño de consultas y seguimos los pasos. Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” a partir de la información extraída de las tablas de la base de datos. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo los que cumplan con el criterio.6.

. escribiendo el nombre que le queremos dar a la consulta (Alumnos-Cursos).Vamos a guardar la consulta. para lo que hacemos clic sobre el botón guardar. Ver Vista de Hoja de datos para poder ver los datos Vista de Hoja diseño para poder introducir las Ahora debemos conmutar a la Pestaña Inicio Ver restricciones que queramos en la consulta. Ahora podemos conmutar a la Pestaña Inicio de la consulta.

Prof. De nuevo volvemos a “Vista de diseño” para incluir un nuevo campo que calcule el coste total de cada curso. Para ello posicionamos el cursor en la primera casilla de campo que haya libre y escribimos (ver figura): [Nº de horas]*15. en la fila de “Criterios” del campo Nº de horas de nacimiento vamos a escribir <300. Ejecutamos la consulta (Vista de Hoja de datos) y comprobamos que realmente ya sólo aparecen esos alumnos. . Vilca Pizarro Joel L.Vamos a seleccionar sólo los cursos menores de 300 horas. Para ello. sabiendo que cuesta a 15 EUROS la hora de clase.

Prof. Vilca Pizarro Joel L.Guardamos la consulta creada. En la siguiente ventana seleccionamos los campos de la consulta que nos interese mostrar. Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que queramos para poder ser distribuidos. Para hacer esto. el estilo (el que uno quiera) y el nombre con el que queremos llamar al informe. el nombre del curso y el coste total del mismo. seleccionamos la pestaña de Crear Asistente para Informes y buscamos la consulta creada en el apartado anterior como origen de los datos a aparecer en el informe. Informes Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser impresos. Finalmente vemos cómo queda el informe. En las siguientes ventanas elegimos la distribución en la pantalla de los campos (elegiremos “tabular”). . 7. En nuestro caso vamos a sacar un informe con nombre y apellidos de los alumnos. Las siguientes ventanas de diálogo se refieren a la forma de agrupar dichos campos (por curso) y si queremos escoger algún criterio de ordenación de los datos (usar valor por defecto).