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MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL VERSIN 6

Fecha aprobacin: 2009-01-26

SC 3317-1 SC 3317-2

GP 014-1

EJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000

Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas

SA 237-1

NORMA NTC ISO 14001

NORMA NTC OHSAS 18001

Dirigido a la Sociedad en General

Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas

EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

OS 135-1

Nuestro Compromiso: Ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina
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TABLA DE CONTENIDO Pg.

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN .......................................... 5 2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN INTEGRAL ........6 3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005; NTC GP 1000:2004............................................................................... 14 4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL..................................................................17 5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?.......................................................................................................18 6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL .......................................20 7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN NTEGRAL...................22 8. EXCLUSIONES..........................................................................23 9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ...........24 10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL...26 11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31 11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO...32 11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA..33 11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA..................................................................................................................................34 11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VCTIMAS DE LA VIOLENCIA.....................................................................................................................................35 11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES.....................36 2

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11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIAReSA...37 11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38 11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN....39 11.9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS, PCI.........................................................................................40 11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS42 11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ........43 11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS..45 11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..46 11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO............................................................................................................48 11.15 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS 50 11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL......52 11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA.................54 11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.......56 11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES...58 11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA...........................60 11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO................................62 11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES.................................64 3

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11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN... 66 11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68 11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.69 11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN..........................................71 11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72 11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73 12. ANEXO A. GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL......................74 12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD..74 12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL......77 12.3 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL................79 13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL............81 14. ANEXO C. NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL.................................................................................................................84

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1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN

La Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, como establecimiento pblico de orden nacional adscrito a la Presidencia de la Repblica, se ha propuesto liderar un proceso de cambio que le permita convertirse en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Accin Social, ha encontrado en la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, un importante apoyo para el mejoramiento institucional y la bsqueda de resultados superiores. En este contexto se presenta el manual de gestin integral, que como lo indican las normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, especifica el sistema de gestin integral implementado en la Entidad. El manual permite conocer la poltica y los objetivos pretendidos que orientan la gestin integral de la Entidad y de cada uno de sus colaboradores, como tambin el alcance del sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2004 que se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organizacin. Para tener una visin integral de la Entidad, este manual describe los macroprocesos y procesos, a travs de fichas de caracterizacin en donde se observan las interacciones ms significativas que se dan entre un proceso y otro. Por otra parte, el manual refiere los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2004. Sea este manual de gestin integral, una importante herramienta que permita no solo el cumplimiento de requisitos, sino un instrumento que nos conduzca a la mejora continua que pretende la Entidad, por lo que se espera la participacin y compromiso de todos y cada uno de los miembros del equipo humano de Accin Social de la Presidencia de la Repblica. Los ciudadanos esperan cada da mejores y mayores resultados de sus instituciones. Quienes tenemos la oportunidad de participar con nuestro trabajo dentro del Estado, tenemos indeclinables deberes para con aquellos, buscando ofrecerles todo cuanto esperan con la mayor transparencia y oportunidad.

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2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El Director General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, ha constitudo instancias para dirigir, impulsar y liderar la implementacin del Sistema de Gestin Integral, como son el Comit de Gestin Integral y el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, y su Coordinador (Rodrigo Alonso Vera Jaimes) ejerce como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral y Secretario Tcnico del Comit de Gestin Integral.

De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005 CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998 en su artculo 115 dispone que el director del Organismo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, polticas y programas de la entidad, podr crear y organizar con carcter permanente o provisional, grupos internos de trabajo; Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales; Que;

Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;

Que es necesario organizar un rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo e integrar un comit especial que propenda por el mejoramiento continuo institucional, la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que desarrolle acciones estratgicas tendientes a cumplir con la mayor efectividad los propsitos 6

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de la direccin en materia de transparencia, control, documentacin y atencin al ciudadano con el fin de fortalecer el capital humano institucional, las competencias del personal y verificar que la planeacin, seguimiento y evaluacin de los diferentes procesos de conduccin, realizacin y soporte cumplan con los objetivos trazados por la Direccin y el Gobierno Nacional en pro del mejoramiento continuo institucional,

RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO. - Crear el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, como parte de la Direccin General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL. ARTCULO SEGUNDO. Las Funciones del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo sern las siguientes: 1. Asistir a la Direccin General para asegurar de que se mantienen los procesos necesarios para la implementacin de un sistema de gestin integral, e informar sobre el desempeo del mismo. 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimento de las normas ISO, NTCGP 1000:2004, ambiental y OHSAS 18001 en lo relacionado con la gestin institucional. 3. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con el sistema de gestin integral. 4. Proponer al Director de la Accin Social, ajustes a la organizacin interna, de acuerdo con las necesidades especficas de cada proceso previsto en el alcance del sistema de gestin integral y las polticas del Gobierno Nacional. 5. Dirigir los procesos de sensibilizacin, capacitacin, difusin e implementacin relacionados con el sistema de gestin integral. 6. Promover los procesos de calidad y mejoramiento continuo que adelante la entidad, buscando ampliar el alcance del sistema y el acceso a otras certificaciones convenientes para la institucin.

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7. Promover y coordinar la realizacin de estudios tcnicos, presentar propuestas sobre la organizacin y desarrollo administrativo, simplificacin, mejoramiento, modernizacin de tramites y procedimientos, y dems asuntos relacionados con la gestin. 8. Proponer actividades que permitan fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo y de la gestin integral tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales. 9. Las dems que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia que se organiza.

Pargrafo: El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, representar al Director General para todos los efectos relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral y dems eventos, consejos, comits y juntas que este determine.

ARTCULO TERCERO. conformado as:

Crear el Comit del Sistema de Gestin Integral

El Director General El Secretario General Los Directores Tcnicos El Jefe de la Oficina de Planeacin El Jefe de la Oficina de Control Interno El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.

PARGRAFO.- Al comit podrn ser invitadas en forma permanente o transitoria las personas que puedan contribuir con el cumplimiento de sus propsitos. Estas personas tendrn voz pero no voto.

ARTCULO CUARTO.- Funciones El Comit del sistema de gestin integral tendr las siguientes funciones:

1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.

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2. Definir la poltica de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 3. Aprobar la expedicin, modificacin y ajuste de los procesos y procedimientos del sistema de gestin integral. 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO, y OHSAS que estimen convenientes. 5. Liderar el diagnstico y las iniciativas tendientes a optimizar la Gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 6. Aprobar el manual de Calidad de la institucin. 7. Determinar las actividades de informacin, divulgacin y conocimiento del sistema de gestin integral a nivel interno y externo, nacional e internacional. 8. Las dems que por su naturaleza se le relacionen.

ARTCULO QUINTO. El comit deber reunirse; ARTCULO SEXTO. La Secretara Tcnica del comit de gestin integral ser ejercida por el Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento Continuo. ARTCULO SPTIMO. Funciones de la Secretara Tcnica.

Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comit de gestin integral de acuerdo con las disposiciones de la Direccin General. Elaborar las actas correspondientes de las sesiones. Ejercer la vocera del comit en los eventos y actividades relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral.

ARTCULO OCTAVO. - Para la coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades y funciones, ser designado un coordinador mediante comunicacin emanada de la Direccin General, quien ser el responsable del cumplimiento de las actividades previstas en este acto administrativo. El Coordinador a quien se le asigne el cumplimiento de estas obligaciones, suscribir para todo efecto las 9

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comunicaciones institucionales como Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.

ARTCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los 20 das del mes de septiembre de 2005

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL DIRECTOR GENERAL

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RESOLUCIN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008

Por la cual se modifica la resolucin nmero 0628 de fecha 20 de septiembre de 2005, mediante la cual se organiz el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo y se cre el Comit del Sistema de Gestin Integral, de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social y se delega la facultad de celebrar acuerdos de intencin en el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo

EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIN SOCIAL Y LA COOPERACIN INTERNACIONAL, ACCIN SOCIAL

CONSIDERANDO:

Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales. Que lo anterior, corresponde a los lineamientos y criterios propuestos por la Presidencia de la Repblica, sector administrativo al que pertenece la entidad. Que a travs de la resolucin nmero 0628 de fecha 2 de septiembre de 2005 se conform el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, as como el Comit de Gestin Integral de la entidad, requirindose introducir algunos ajustes para beneficio e impulso de la institucin.

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RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO. Modificar el numeral segundo (2) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTICULO SEGUNDO. - Modificar el numeral octavo (8) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 8. Proponer actividades que permiten fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo, la gestin integral y la adopcin de modelos de excelencia de reconocimiento internacional tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales; PARGRAFO. Para cumplir con las actividades sealadas en este numeral como actividades complementarias, el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo podr adelantar gestiones con Entidades de naturaleza pblica y privada, Nacionales e Internacionales y suscribir acuerdos de intencin, y de cooperacin acadmica, que faciliten la formacin, investigacin, innovacin y desarrollo de tecnologas, a travs de alianzas estratgicas y de cooperacin interinstitucional, sin que ello implique la delegacin de funciones como ordenador del gasto de Accin Social . ARTCULO TERCERO. Modificar el numeral cuarto (4) del artculo cuarto de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO 9001:2008, NTC-GP 1000-2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTCULO CUARTO: Modificar el artculo Quinto (5) de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: Artculo Quinto: El comit se reunir por lo menos una (1) vez al mes o cada vez que la Direccin General de la entidad lo convoque. Este podr realizarse excepcionalmente de manera virtual. 12

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ARTCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

Dada en Bogot, D.C., a los 03 das de Diciembre de 2008

COMUNQUESE Y CMPLASE

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Director General

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3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005 - NTC GP 1000:2004) La Alta Direccin de la Institucin, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeo, busca la aplicacin transversal de los siguientes principios de gestin de la calidad: 1) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. El principal fin del sistema de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, es aumentar la satisfaccin de sus clientes o usuarios, de forma que la poblacin vulnerable, desplazada, vctima de la violencia o involucrada en cultivos ilcitos, mejore sus capacidades humanas y condiciones de vida. 2) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Direccin de cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. La Direccin General ha promovido con gran liderazgo el mejoramiento de la gestin institucional, desde el compromiso personal y su participacin dedicada a la implementacin del sistema de gestin integral, a travs del comit del sistema de gestin integral y de otros conformados, con el fin de asegurar el Direccionamiento de la Institucin. 3) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen funciones pblicas en todos los niveles, lo que permite el logro de los objetivos de la entidad. La Entidad ha promovido espacios para la participacin del personal en la implementacin del sistema de gestin integral en su propsito por ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio al Comunidad; entre estos se pueden mencionar: encuentros nacionales y regionales, encuentros temticos, foros y congresos internacionales, instancias de formacin y capacitacin con seminarios y diplomados, logrando que el 100% del personal haya recibido formacin en fundamentos en sistemas de calidad as 14

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como en talleres de crecimiento humano, administracin del tiempo, trabajo en equipo, entre otros. 4) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La vivencia de este principio ha permitido fortalecer la organizacin y el trabajo en equipo al interior de cada proceso, generando cada vez mayor valor agregado examinando la cadena de valor, y fortaleciendo las interacciones e interdependencias. 5) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. La implementacin del S.G.I. ha llevado a la Institucin a trabajar de manera sistmica, articulando y optimizando la gestin entre los diferentes procesos involucrados en el alcance, lo que ha permitido evidenciar las fallas y generar de manera interdisciplinaria las soluciones ms efectivas. 6) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Desde el inicio de la actual administracin se impuls en la Institucin, la iniciativa de Ser la Mejor Entidad del Estado, lo que se ha buscado por la ruta de la implementacin del sistema de gestin integral. La metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer Verificar Actuar), favorece la mejora continua que se pretende en nuestra gestin. 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y no simplemente en la intuicin. La Alta Direccin con la participacin del personal, hace un seguimiento permanente a la gestin, a partir del cual se analiza la informacin para tomar decisiones acertadas; el resultado de las auditoras internas y la revisin del S.G.I. por la direccin, son instancias en las que se aplica este principio; el desarrollo de comits estratgicos es una instancia valiosa para la vivencia de este principio. 15

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8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Dentro del proceso de mejoramiento continuo, la Entidad busca fortalecer su interaccin con los proveedores de bienes y servicios, desarrollando una evaluacin y reevaluacin que conduzca al mejoramiento de la gestin as como al aseguramiento de la calidad en los productos y/o servicios que se contratan. 9) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. La entidad se esfuerza permanentemente por la aplicacin de este principio a travs de la gestin con el Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada, (SNAIPD), el Sistema Nacional de Cooperacin Internacional, (SNCI), el Centro de Coordinacin y Accin Integral, (CCAI), la Unidad Tcnica Conjunta (UTEC), la Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema JUNTOS, de igual forma, mediante la proyeccin interinstitucional que est permitiendo que Accin Social apoye la implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad en otras entidades pblicas. 10) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos, facilitando el control social. Accin Social est contribuyendo con la construccin de un estado ms eficiente y transparente, al servicio del ciudadano, por lo que a travs de la pgina Web publica tanto los procesos de contratacin que se adelantan, como los procesos dirigidos a los clientes o usuarios. Adicionalmente, impulsa su proceso de rendicin de cuentas al ciudadano y es parte de las Entidades que se esmeran por informar ante Transparencia Internacional captulo Colombiano, los asuntos que le sean requeridos.

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4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL

POLTICA DE GESTIN INTEGRAL Con el permanente crecimiento humano de sus colaboradores, ACCIN SOCIAL de la Presidencia de la Repblica coordina, ejecuta y promueve polticas, planes y programas de Cooperacin Internacional para el desarrollo econmico y social del Pas y de Gestin Social para contribuir a la superacin de la pobreza de Colombianos afectados por la violencia, los cultivos ilcitos y en condiciones de vulnerabilidad, actuando con transparencia, eficiencia, calidez, oportunidad e integralidad. Comprometida con el mejoramiento continuo de su gestin, implementa acciones dirigidas a disminuir y controlar los riesgos en la seguridad y salud ocupacional de sus clientes internos, externos y partes interesadas, as como para la proteccin del medio ambiente y los recursos naturales, cumpliendo los requisitos legales vigentes.

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5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?

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EJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001 Y NTC GP 1000

NORMA ISO 14001

NORMA OHSAS 18001

EJE DE GESTIN AMBIENTAL

EJE DE GESTIN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

La Hormiga Socialita, fue elegida hacia el ao 2004 como Mascota de nuestro Sistema de Gestin por mayora de votacin, despus de varias propuestas presentadas tanto en el nivel nacional como en el territorial, porque simboliza espritu de trabajo, disciplina, sencillez, cooperacin y trabajo en equipo, caractersticas que identifican al personal de Accin Social en cualquier rincn de Colombia, y en este manual brinda unas orientaciones sobre la poltica de gestin integral; SOCIALITA, tambin pas por la mejora continua y desde el 2007, tiene nueva imagen.

Dentro de las intenciones de la Alta Direccin, se pretende que Accin Social de la Presidencia de la Repblica contribuya con la excelencia en el servicio pblico, y se convierta en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Para alcanzar este propsito se ha iniciado la ambiciosa ruta de implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que incluye: Una Gestin de Calidad Orientada a aumentar la satisfaccin de los usuarios, clientes, o beneficiarios de los productos y servicios que entregamos en materia de Accin Social y Cooperacin Internacional, mediante el adecuado desempeo de los procesos.

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Una Gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional Orientada a brindar condiciones de trabajo en las que se gestionen los riesgos que puedan afectar el bienestar de los colaboradores de la familia Accin Social, as como de los visitantes a las instalaciones o partes interesadas. Una Gestin Ambiental Orientada a ser una entidad amigable con el medio ambiente y la sociedad en general, comprometida con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social, a travs de la promocin de prcticas que prevengan la contaminacin ambiental y estimulen la proteccin y el adecuado uso de los recursos naturales en nuestras actividades, productos y servicios.

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6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL

6.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD

1. Contribuir al desarrollo y crecimiento humano de los colaboradores. 2. Contribuir a la superacin de la pobreza de cinco millones de colombianos, a travs de la articulacin de sus procesos, su operacin territorial y la coordinacin interagencial. 3. Aumentar la Cooperacin Internacional pblica y de otras fuentes, con el fin de promover las prioridades del Gobierno, la estrategia de cooperacin y los objetivos de desarrollo del milenio. 4. Incrementar la eficiencia, oportunidad y calidez en la prestacin de los servicios. 5. Aumentar la eficacia y oportunidad de los procesos de soporte, para el mejoramiento continuo en la gestin y la prestacin de los servicios de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional. 6. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y retroalimentacin para mejorar la atencin a nuestros usuarios. 7. Planear, evaluar y definir las necesidades de bienes y servicios de la Entidad, con el propsito de satisfacerlas de manera oportuna y eficaz, cumpliendo con los requisitos de nuestro cliente interno.

6.2 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

1. Desarrollar actividades tendientes a fortalecer la calidad de vida colaboradores de la Entidad.

laboral de los

2. Mejorar las condiciones locativas, ergonmicas y ambientales, de las instalaciones de la entidad para optimizar la prestacin de sus servicios. 3. Implementar mecanismos que permitan controlar los riesgos de seguridad de los colaboradores de la entidad, generados por situaciones de orden pblico. 20

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4. Fortalecer las acciones dirigidas a atender situaciones de emergencia provocadas por fenmenos naturales, incendio, atentados terroristas, y emergencias mdicas. 5. Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de transporte y de cmputo.

6.3 EJE DE GESTIN DE AMBIENTAL

1. Desarrollar actividades que conduzcan a la proteccin de recursos naturales a travs de campaas para el uso adecuado y ahorro del agua y la energa. 2. Contribuir con la disminucin y el control de la contaminacin ambiental, mediante actividades que permitan minimizar las emisiones de gases. 3. Fomentar la proteccin del medio ambiente mediante programas de reciclaje y manejo de residuos slidos. 4. Promover la prevencin ambiental mediante el uso de productos orgnicos en las actividades institucionales. 5. Implementar actividades que conduzcan a la promocin de conductas social y ambientalmente deseables para contribuir al desarrollo sostenible, entre el personal de Accin Social y las partes interesadas.

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7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

El Sistema de Gestin Integral opera tanto en el nivel nacional (Sede Bogot), como en el nivel Territorial (35 sedes), y su alcance incluye a 28 procesos que interactan para la realizacin de los productos y/o servicios que Accin Social de la Presidencia de la Repblica, entrega a travs de la Gestin Social y la Cooperacin Internacional. Dichos procesos son: Un (1) Proceso de Conduccin: Direccionamiento Estratgico. Quince (15) Procesos de Realizacin o Misionales: Catorce (14) hacen parte del Macroproceso de GESTIN SOCIAL: Registro de la Poblacin Desplazada; Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada; Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia; Gestin de Donaciones; Red de Seguridad Alimentaria; Infraestructura; Familias en Accin; Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos; Generacin de Ingresos; Paz y Desarrollo; Fondo para la Reparacin de las Vctimas; Hbitat y Vivienda; Proteccin de Tierras y Patrimonio; Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema - Juntos. Un (1) hace parte del Macroproceso de GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL: se refiere a la Gestin de Oferta y Demanda de Cooperacin Internacional. Doce (12) Procesos de Soporte: Gestin Administrativa; Adquisicin de Bienes y Servicios; Contratacin; Gestin Financiera; Talento Humano; Comunicaciones; Tecnologa de Informacin; Apoyo Legal; Gestin y Administracin Documental; Planeacin; Control y Seguimiento; Control Interno Disciplinario.

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8. EXCLUSIONES

De acuerdo con la naturaleza de la gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional - Accin Social, se excluye el numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2008, dado que la Entidad no utiliza dispositivos o equipos de medicin que requieran calibracin o verificacin frente a patrones especiales; para el seguimiento y la medicin de los procesos, as como de los productos y servicios, se manejan otros mtodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinin, encuestas e indicadores, entre otros.

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9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

En Accin Social de la Presidencia de la Repblica, se tienen implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas tcnicas de sistema de gestin integral y los necesarios para la operacin y el control de cada proceso; estos son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestin. Las versiones vigentes de estos procedimientos estn siempre disponibles en la INTRANET, para la consulta y aplicacin del personal.

CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Este procedimiento busca controlar la produccin documental institucional, dentro del sistema de gestin integral asegurando la disponibilidad de la informacin para aquellas dependencias que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos que incluyan el acceso, la revisin, actualizacin y conservacin de estos; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

CONTROLAR REGISTROS GENERADOS. El propsito del procedimiento es establecer y mantener mecanismos de control que permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del sistema de gestin integral as como de su operacin eficaz; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD El Objetivo de este procedimiento es determinar si el sistema de gestin integral se encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las Normas Tcnicas; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

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TRATAMIENTO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (8.3 ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2004) El objetivo es disponer de un procedimiento mediante el cual se define la metodologa para la identificacin y tratamiento del producto y/o servicio no conforme, antes de entregarlo o liberarlo al cliente y que permita realizar correcciones inmediatas y acciones correctivas cuando sea necesario.

ACCIONES CORRECTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES REALES). El propsito es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelva(n) a ocurrir; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

ACCIONES PREVENTIVAS POTENCIALES)

(A

PARTIR

DE

NO

CONFORMIDADES

El objetivo es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

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10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Comit de Gestin Integral

Accin Social de la Presidencia de la Repblica cuenta con un Comit de Gestin Integral que de manera regular hace seguimiento al desempeo del sistema, y est conformado as:

1. LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Alto Consejero Presidencial y Director General 2. MARGARITA ROSA HERNANDEZ VALDERRAMA Secretaria General 3. PABLO ARIEL GMEZ MARTNEZ Director Tcnico de Programas Sociales 4. SANDRA ALZATE CIFUENTES Directora Tcnica de Cooperacin Internacional 5. MARIO RAMREZ ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Planeacin 6. ALONSO ZULUAGA ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Control Interno 7. RODRIGO ALONSO VERA JAIMES Coordinador Nacional de Calidad y Mejoramiento Continuo

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Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral

La Direccin General ha designado como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral a Rodrigo Alonso Vera Jaimes, Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, quien ejerce la Secretara Tcnica del Comit de Gestin Integral.

Responsables de Procesos:

La Alta Direccin ha asignado un Responsable de proceso para cada uno de los 28 dentro del alcance del Sistema de Gestin Integral, quienes cuentan con responsabilidad y autoridad sobre el desempeo del PHVA de sus respectivos procesos a saber:

PROCESO DE CONDUCCIN: A travs del cual se orienta la gestin, se definen las polticas institucionales y se toman las decisiones de la Alta Direccin; DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Responsable: Luis Alfonso Hoyos Aristizbal Alto Consejero Presidencial y Director General Como Corresponsables del direccionamiento estratgico, la Direccin General cuenta con el apoyo de los dems miembros de la Alta Direccin: Margarita Rosa Hernndez Valderrama, Secretaria General; Sandra Alzate Cifuentes, Directora Tcnica de Cooperacin Internacional; Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales.

PROCESOS DE REALIZACIN O MISIONALES: A travs de los cuales se desarrollan y operan los procesos dirigidos a los Clientes Externos de la Entidad; son 15 procesos que se consolidan dentro de 2 Macroprocesos.

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MACROPROCESO DE GESTIN SOCIAL Responsable del Macroproceso: Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales. De este macroproceso se desprenden 15 procesos cuyos responsables son:

GESTIN SOCIAL

1. Registro de la Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 2. Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 3. Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia Responsable: Marlene Mesa Seplveda 4. Gestin de Donaciones Responsable: Jairo de Jess Lpez Corts 5. Red de Seguridad Alimentaria (ReSA) Responsable: Jaime Gonzlez Montoya 6. Infraestructura Responsable: Carlos Abad Ramrez Toro 7. Familias en Accin Responsable: Rita Combariza Cruz 8. Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos Responsable: Victoria Eugenia Restrepo Uribe 9. Generacin de Ingresos Responsable: Samuel Gmez Ramrez 10. Paz y Desarrollo Responsable: Everardo Murillo Snchez. 11. Fondo para la Reparacin a las Vctimas Responsable: Marlene Mesa Seplveda 12. Hbitat y Vivienda Responsable: Sonia Edith Morales Alonso 13. Proteccin de Tierras y Patrimonio Responsable: Myriam Hernndez Sabogal 14. Red de proteccin para la superacin de la Pobreza Extrema - Juntos Responsable: German Alberto Quiroga Gonzalez

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MACROPROCESO GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL Responsable del Macroproceso: Sandra Alzate Cifuentes De este macroproceso se desprende el proceso:

GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL

15. Gestin de Oferta y Demanda para la Cooperacin Internacional Responsable: Sandra Alzate Cifuentes

PROCESOS DE SOPORTE: Para el desempeo eficaz y eficiente de la gestin, Accin Social cuenta con 12 procesos de soporte que interactan con los dems procesos del sistema; se relacionan con sus responsables a continuacin:

PROCESOS DE SOPORTE

1. Gestin Administrativa Responsable: Miguel ngel Franco Torres 2. Adquisicin de Bienes y Servicios Responsable: Nelly Arce Tllez 3. Contratacin Responsables: David Alejandro Daz Guerrero 4. Gestin Financiera Responsables: Mara Fernanda Prieto Acosta 5. Talento Humano Responsable: Alba Luca Urriago Reyes 6. Comunicaciones Responsable: Samuel Salazar Nieto 7. Tecnologa de Informacin Responsable: Diana Piedad Gmez Castao 8. Apoyo Legal Responsable: Lucy Edrey Acevedo Meneses 9. Proceso Gestin y Administracin Documental Responsable: Mauricio Gutirrez Ortz 10. Planeacin Responsable: Mario Ramrez Zuluaga 11. Control y Seguimiento Responsable: Alonso Zuluaga Zuluaga 12. Control Interno Disciplinario Responsable: Jenny Martnez Serna 29

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Grupo de Acciones Creativas - GAC La valiosa gestin de los responsables de proceso es apoyada de manera significativa por lderes en cada uno de los mismos, quienes conforman el Grupo de Acciones Creativas - (GAC), en el nivel nacional y por los profesionales de seguimiento en el nivel territorial. El alcance de las responsabilidades, se identifica en la descripcin de los procesos presentada en la respectiva ficha de caracterizacin, en donde se indica: el objetivo del proceso, las actividades que desarrolla, los resultados o productos y/o servicios que entrega, los clientes o partes interesadas, la interaccin que existe con otros procesos y con proveedores, al igual que se hace referencia a recursos, requisitos, documentos y registros aplicables.

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11. MAPA DE PROCESOS

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Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado

11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Objetivo del proceso:

Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Entidad hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos

Responsable: Corresponsables:

Alto Consejero Presidencial - Director General Secretaria General, Directores Tcnicos de Programas Sociales y de Cooperacin Internacional, Asesor Direccionamiento Estratgico

PROVEEDOR
Presidencia de la Repblica - Consejos Directivos Planeacin Nacional - Ministerio de Hacienda Consejos Comunales y clientes en General Unet a la Accin y Alineate con Accin Social

ENTRADA
Directrices Presidenciales - CONPES Plan Nacional de Desarrollo - Recursos Asignados

ACTIVIDADES
Definir los objetivos y metas estratgicas de la entidad

SALIDA
Objetivos, actividades y calendario

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Todos los procesos

Asignar recursos para la gestin institucional.

Plan financiero aprobado

Necesidades y Requisitos

Establecer plan de implementacin del Sistema de Gestin Integral y Poltica de Gestin Integrado

Ruta de Implementacin, Poltica y Objetivos de Gestin Integral

Todos los procesos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Impulsar y coordinar acciones interinstitucionales para canalizar recursos y alianzas estratgicas. Comunicar la Poltica, los objetivos, el compromiso con el cliente, el mejoramiento continuo de la gestin y dems elementos del sistema de Gestin Integral, y coordinar encuentros nacionales y regionales. Adelantar seguimiento peridico a la Gestin Social y de Cooperacin Internacional, a travs de Comits de Direccionamiento Estratgico

Matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional

Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional Responsables de Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral Todos los procesos y Equipos Territoriales

Portafolio de Cooperacin y Agendas Temticas

Directrices, compromisos

Documento para aprobacin

Manual de Gestin Integral aprobado

Todos los procesos

Informes de Gestin y Temticos, Estudios de Impacto

Directrices, actas y ayudas de memoria

Todos los procesos

H
Control y Seguimiento y Organismos de Control Planeacin Responsables de Procesos, Planeacin y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa Informes de auditoras Analizar Informes de auditora y de indicadores de Gestin Directrices para la mejora Todos los Procesos y Organismos de Control

Indicadores

Analisis de indicadores de Gestin Realizar la revisin estratgica

Planes de Mejora

Todos los procesos

Informe Consolidado Revisar el desempeo del Sistema de Gestin de Integrado Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Lineamientos y Acciones de Mejora

Todos los Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Planeacin

Resultados de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad (tablero de control) No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..

Realizar seguimiento y anlisis a indicadores

Directrices, sugerencias o lineamientos

Todos los Procesos

Todos los Procesos, Control y Seguimiento y Equipos Territoriales

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de mejora, Mapa de riesgos

Todos los Procesos, Control y Seguimiento

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


Gestin Financiera Gestin de Talento Humano

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Informes de ejecucin presupuestal Recurso humano, bienestar, viajes, viticos, informes Recursos tecnolgicos (correo electrnico, mantenimiento redes y equipos), informes Infraestructura, vehculos y mantenimeinto de vehculos, informes Eventos, manejo de medios e informes Defensa legal de la entidad e informes Informes de contratos y liquidaciones Archivo y Correspondencia Informes

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Tecnologa de informacin

Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Gestin y Administracin Documental Adquisicin de bienes y servicios

Constitucin Poltica de Colombia, Decreto 2467 de 19 de Julio de 2005, Disposiciones Legales, jurdicas y relacionadas, Ley de presupuesto, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. NTC ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Ayudas de memoria, Actas de comits, Planeacin, Calendario Leyes, decretos, resoluciones y 2008, Plan Financero (Distribucin Presupuestal por Proceso y circulares, Plan Indicadores Ver Financiacin Gatos Operativos) y Lista Maestra de Resoluciones Direccin General. Documentos. Ver Tabla de Control de Registros.

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11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA


Objetivo del proceso: Reconocer oportunamente la condicin de desplazado, a las personas que han rendido declaracin y que cumplen con los requisitos legales vigentes

Responsable:

Subdirectora de Atencin a Poblacin Desplazada

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Notificacion a Ministerio Pblico cuando el documento no sea considerado declaracin.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Valorar documentos

Ministerio Pblico

Radicar formatos de declaracin / recursos de reposicin

Registro de ingreso del documento

Poblacin declarante, Subdireccin Atencin Poblacin Desplazada.

Valorar las personas asociadas al documento considerado como declaracin. Ministerio Pblico: Despachos de Procuradura, Defensora y Formatos de declaracin o declaraciones Personeras Municipales diligenciadas Poblacin Declarante Recursos de reposicin Elaborar resoluciones, notificaciones y edictos en casos de no inclusin. Resoluciones, Notificaciones y Edictos Formato de valoracin con resultado de inclusin o no inclusin. Poblacin Declarante Ministerio Pblico

Valoracin por interposicin de recurso de reposicin: ratificacin o modificacin del resultado de la valoracin

Archivar los documentos radicados, declaraciones procesadas y documentos asociados.

Expedientes Poblacin Desplazada Entidades del SNAIPD Ministerio Pblico Observatorio de Derechos Humanos Entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gesti Administrativa

Generar informacin estadstica oficial

Informes, reportes, estadsticas, acreditaciones

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles ambientales aplicados

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talent aplicados Humano

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Realimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE en INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender y

Anlisis y cuadro de control

Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Gestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratacin Asesora en planeacin estratgica Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo Retroalimentacin del Proceso Apoyo logstico en compras de bienes y servicios

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin de Talento Humano

Formato de Valoracin 1)Ley 387 de 1.997, reglamentada por el decreto 2569 del 12 de diciembre de 2.000 Ley 962 del 8 de Julio de 2005. 2)Sentencias - Corte Constitucional. 3)Ley 594 de 2000. 4)Ley 872 de 2003: ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO NTC 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Gua de atencin a poblacin desplazada Manuales de Usuarios Resoluciones Notificaciones Edictos Procedimientos, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Reportes de entrega. Pagina Web Ver Tabla de Control de Registros. Ver Tabla de Control de Registros.

Tecnologa de informacin

Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratos y Liquidaciones Planeacin Gestin y Administracin Documental Control y Seguimiento Adquisicin de bienes y servicios

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11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA

Objetivo del proceso:

Coordinar y/o prestar atencin humanitaria de urgencia y/o emergencia de manera oportuna a la poblacin declarante en situacin de desplazamiento por la violencia.

Responsable:

Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Ministerio Pblico Unidades Territoriales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Declaracin Reporte Inicial de Emergencia Formatos de Valoracin Poblacin Desplazada Orientaciones y metodologa

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Valorar y determinar el mecanismo de entrega de la atencin humanitaria. Brindar ayuda inmediata o de urgencia. Verificar concepto de inclusin y programar la atencin humanitaria de emergencia

SALIDA
Plan de Accin Poblacin vulnerable / desplazada atendida

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Direccionamiento estrtegico, Planeacin Formato de valoracin con resultado de inclusin Poblacin desplazada atendida Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Coordinar entrega de atencin humanitaria (Desplazamientos Masivos) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Proveedores Nacionales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Unidades Territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios

Orientaciones y metodologa

Poblacin Desplazada

Brindar atencin humanitaria a travs de operador regional o directamente

Poblacin desplazada atendida

Poblacin vulnerable y/o desplazada que ha rendido declaracin ante el Ministerio Pblico Administraciones Municipales

Formatos de entrega de ayudas Actas de entrega

Seguimiento a la atencin

Informe de seguimiento

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores Cuadro de resultados y anlisis

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico

Orientaciones y metodologa

Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Gestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin de Talento Humano

Tecnologa de informacin

Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico

Gestin Administrativa

Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratos y Liquidaciones Apoyo logstico en compras de bienes y servicios Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo

Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Adquisicin de bienes y servicios Gestin y Administracin Documental

Artculos 15 y 32 de la Ley 387/97, Artculos 15, 17, 20, 21 y 22 del Decreto 2569/00, Sentencia T-025 de 2004, Auto 178/05, Ley 594/00. Ley 872/03. Ley 962/05, artculo 32, Carta de entendimiento Programa Mundial de Alimentos PMA. ICBF y Accin Social OPRS 10366, Decreto 250/05. Circular de Atencin Humanitaria. Documento de entendimiento con el Comit, Documento de entendimiento con el Comit Internacional de la Cruz Roja CICR, CONPES 3400 del 28 noviembre 2005, NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Reporte Inicial de Emergencia Formato de Declaracin Documento de entendimiento con CICR Gua Operativa Criterios Operativos. Manual de procedimientos OPRS 10366 Procedimientos aprobados por O y M, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Formatos de valoracin Remisin para Atencin Actas o formatos de entrega Encuestas Actas de acuerdos Ver Tabla de Control de Registros.

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11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VICTIMAS DE LA VIOLENCIA

Objetivo del proceso:

Atender con calidez y de manera eficiente y eficaz, las solicitudes de asistencia humanitaria de la poblacin civil afectada por actos terroristas, para contribuir a resarcir la dignidad de las victimas.

Responsable:

Subdirectora de Atencin a Vctimas de la Violencia PROVEEDOR ENTRADA


Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accion Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico


rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Direccionamiento Estratgico - Planeacin

Elaborar Plan de Accion Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable En las unidades territoriales orientan a las vctimas de la violencia sobre sus derechos, para obtener asistencia humanitaria, recepcionan solicitudes y acompaan en el pago Recepcionar las solicitudes de ayuda humanitaria en el Nivel Nacional

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Beneficiarios orientados

Solicitantes

Solicitudes Documentos requeridos Alcaldas Municipales Personeras Municipales Comits de Atencin y Prevencin de Desastres

Estudiar las solicitudes nuevas, estudio de solicitudes de complementacin Informacin del estado de la solicitud. Registrar en el sistema

Vctimas

H
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Comunicar a los beneficiarios sobre pagos de asistencia humanitaria efectuados Actos administrativos de reconocimiento y pago

Gestin Financiera

Elaborar de resoluciones de reconocimiento y pago de asistencia humanitaria

Gestin Financiera

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Realimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Anlisis y cuadro de control

Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Disponibilidad Presupuestal, Recursos financieros, Registros contables, Pago a Victimas. Soporte tecnolgico, desarrollo, sistema de informacin a victimas, telecomunicaciones. Respuesta a tutelas y conceptos Suministro de bienes y servicios Bienestar social, capacitacin, seguridad social, comisiones, vinculaciones y seguridad y salud ocupacional . Pagina Web, cartillas del programa, comunicados de prensa. Archivo y correspondencia Asesoris, aprobacin de documentos Auditorias de gestin y de calidad, seguimiento a plan de accin Asesoris en contratacin Adquisicin y suministro de bienes y servicios

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Financiera

Tecnologa de la Informacin Apoyo Legal Gestin Administrativa

LEYES 368 de 1.997 - 418 de 1.997 - 548 de 1.999 782 de 2.002 1106 de 2,006 NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Resolucin 7381 de 2004, Oficios, Resoluciones de Manual de Procesos y reconocimiento y pago, Solicitudes procedimientos, Formatos, Plan desde las Unidades Territoriales, Indicadores. Ver Lista Maestra Ver Tabla de Control de Registros. de Documentos.

Talento Humano

Comunicaciones Gestin y Administracin Documental Planeacin Control y Seguimiento Contratacin Adquisicin de Bienes y Servicios

35

11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES

Objetivo del proceso:

Gestionar y administrar eficientemente los recursos recibidos en especie y donarlos de manera pertinente, a travs de entidades operadoras, a la poblacin vulnerada y vulnerable del pas, con el fin de contribuir a mejorar sus condiciones de vida.

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso de Gestin de Donaciones PROVEEDOR ENTRADA


Directrices y Lineamientos en Gestin Integral

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Plan Financiero Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico (Planeacin, Talento Humano, Administrativa)

PLANEACIN

Elaborar Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Planes Financieros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Gestionar Recursos Formalizar donaciones Registrar entidades operadoras Autorizacin para tramitar donacin Documento de donacin Respuestas a solicitantes Propuesta de Donaciones, Acta comit de donaciones, Autorizaciones para recibo de donaciones Donacin entregada y acta Entregar de donaciones Legalizar las donaciones Elaborar informes Informe Contador Informes donaciones

Donante

Carta de Intencin del Donante

CAPTACIN

Donante Entidad Operadora Donantes y Unidades Territoriales

Entidad solicitante

Solicitud donacin

COLOCACIN

Elaborar propuesta de donaciones y presentarla a Comit de Donaciones Recibir de donaciones

Donante

Donaciones

H
Donante Documentos para legalizacin

LOGSTICA (Unidades Territoriales) CONTROL Y SEGUIMIENTO

Donante Entidad Operadora (poblacin vulnerada y vulnerable) Gestin Financiera Accin Social, Donantes, entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico (GERESS) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Planeacin) Direccionamiento Estratgico, Procesos, Control y Seguimiento, GERESS, Talento Humano, Administrativa)

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto No Conforme

Prcticas y controles ambientales aplicados

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control

Direccionamiento Estratgico (Planeacin, GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento)

Asesora - Retroalimentacin

V
Derechos de peticin, quejas, reclamos, encuestas y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, identificacin de riesgos, indicadores, revisin por la Direccin, informes de auditoria

Efectuar anlisis y seguimiento a las actividades, planes, presupuestos (Calidad, S&SO y Ambiental), indicadores (ver plan de inidacadores) y controlar riesgos. Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Generar no Conformidades e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Cuadro de resultados y anlisis de indicadores Respuestas a los usuarios. Cuadro de resultados y anlisis No conformidades, Acciones Correctivas (mapa de riesgos), Preventivas y de Mejora

Poblacin beneficiada - Usuarios

Contratistas, Usuarios, Procesos, Auditorias Internas y Externas

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


COMUNICACIONES GESTION FINANCIERA APOYO LEGAL CONTRATACIN GESTION ADMINISTRATIVA ADQUISICIN BIENES Y SERVICIOS GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL TALENTO HUMANO TECNOLOGA DE INFORMACIN DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO PLANEACIN

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Pgina Web, cartillas, videos, comunicados prensa. Recursos Financieros, registro contable. Consultas, conceptos, resolucin casos jurdicos y disciplinarios Elaboracin y legalizacin contratos Bienes y servicios. Contratacin bienes y servicios Transferencias y archivo expedientes Seleccin, funciones y capacitacin Desarrollo y mantenimiento de la aplicacin, soporte tcnico, telecomunicaciones. Directrices, Lineamientos y asesoras

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

1)Decreto 2467/05. 2)Res. 787/05. 3)Res. 2847/07 (ROD). 4)Decreto 2685/99. 5)Decreto 1012/04. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Documentos de donacin, Acta Comit de Donaciones, Manual de Usuario para la autorizaciones para recibo y entrega Aplicacin de Donaciones, Manual de donaciones, actas de recibo y de procesos y procedimientos, entrega de donaciones, lista de Reglamento Operativo de asignacin, solicitudes de Donaciones, Gua para el donaciones, respuestas a solicitudes, tratamiento del producto y/o servicio cmara de comercio de entidades no conforme, Plan de indicadores, operadoras, documentos para Plan de accin, Ver Lista Maestra nacionalizacin de donaciones, de Documentos, formatos diligenciados. Ver Tabla de Control de Registros.

36

11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA - ReSA

Objetivo del proceso:

Impulsar proyectos de produccin de alimentos para el autoconsumo estimulando la permanencia en el campo de la poblacin en riesgo de desplazamiento y/o permitiendo el retorno de la poblacin desplazada a sus tierras, recobrando en parte su capacidad productiva

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso Red de Seguridad Alimentaria - ReSA

PROVEEDOR

ENTRADA
Directrices y lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar plan de accin

SALIDA
Plan de accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico - Planeacin Documento del proyecto que cumple con los requisitos de ReSA Gestionar los recursos de cofinanciacin para proyectos Acuerdos de cofinanciacin para los proyectos Poblacin beneficiaria ReSA

P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Ficha resmen de proyectos con concepto de viabilizacin

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Valorar los proyectos presentados Entes territoriales, federaciones, corporaciones, empresa privada, organizaciones nacionales e internacionales, organizaciones comunitarias Documentos necesarios para la legalizacin del convenio Elaborar Pliegos de Condiciones

Proceso Contratacin Pliegos de Condiciones elaborados para el proceso contratacin Proyectos operando de acuerdo a los Pliegos de Condiciones fijados en la contratacin Informes de avance de ReSA Poblacin beneficiaria ReSA

Proyectos en ejecucin Entidades operadoras y unidades territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Desarrollar proyectos contratados por parte de entidades operadoras

Informes de ejecucin y supervisin

Realizar acompaamiento y seguimiento a los proyectos en desarrollo

Poblacin beneficiaria ReSA

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - retroalimentacin

Controlar el producto y/o servicio no conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del cliente - usuario Atender y consolidar quejas, reclamos y sugerencias

Anlisis y cuadro de control

Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad)

Planeacin

Asesora - retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estrategico

Poblacin beneficiada - usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

Operadores, entidades cofinanciadoras, usuarios, procesos Accin Social

Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora

Acciones de mejora, mapa de riesgo, matriz Control y Seguimiento - Direcionamiento Estratgico seguimiento acciones correctivas

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Talento Humano

Seleccin de personal, funciones y capacitacin

Contratacin

Elaboracin de contratos, evaluacin operadores, liquidacin contratos

Tecnologa de la Informacin

Tecnolgicos, sistemas de informacin y soporte

Apoyo Legal

Consultas, conceptos, resolucin de casos

Gestin Administrativa

Bienes y servicios

Decreto 2467/05, Ley 368/97, Ley 387/97, Resolucin 3300/03, Resolucin 0637/05, Resolucin 0833/05, Resolucin 9399/06, Ley 80/93, Ley 1150/07, Resoluciones del ICA 2101/07 y 2833/07, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestin Financiera

Recursos financieros

Proyecto ReSA, ficha resmen proyecto ReSA, pliegos de condiciones, convenio Procesos y procedimientos, perfeccionado, caracterizacin de gua de proyectos ReSA, gua beneficiarios, correspondiencia para el tratamiento del producto referente a proyectos, actas de y/o servicio no conforme, plan comit tcnico operativo local, acta de indicadores evaluacin de liquidacin de contratos, informe usuario final, evaluacin fsico financiero, informe de usuario aportante.Ver Lista supervisin de contratos, aval para Maestra de Documentos. prrroga. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin y Administracin Documental

Archivo y correspondencia

Comunicaciones

Medios de difusin, revisin de material

37

11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA

Objetivo del proceso:

Atender de manera eficaz, eficiente y oportuna a las poblaciones focalizadas; gerenciando, coordinando y articulando el desarrollo de proyectos integrales de infraestructura, brindando herramientas para promover su sostenibilidad.

Responsable:

Coordiandor Nacional Proceso de Infraestructura.

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos.

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin. Determinacin de la poblacin en donde se ejecutaran los proyectos.

SALIDA
Plan de Accin. Poblaciones focalizadas. Proyectos Priorizados. Proyectos Viabilizados.

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico, Entidades de orden gubernamental, Comunidades Organizadas, Banca Multilateral, Procesos Misionales o de Realizacin, Organismos de Cooperacin.

Priorizacin de proyectos de infraestructura social, de acuerdo con las necesidades. Planeacin Interna.

Poblacin y Comunidad potencialmente beneficiada

Viabilizacin de proyectos. Alianzas estratgicas Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Accin Social y Aliados estratgicos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Administradoras de recursos, Entidades de orden Trminos de Referencia, Justificacin y Disponibilidad gubernamental, Aliados estratgicos presupuestal.

Solicitar contratacin de proyectos.

Solicitud de Contratacin.

Contratacin

Contratacin

Contrato Legalizado.

Gerencia al desarrollo de proyectos a travs de los interventores y facilitadores sociales.

Acta de Inicio, Informes de seguimiento peridico, Acta de Finalizacin. Prrroga, Actas de suspensin, de modificacin o de terminacin anticipada del proyecto.

Supervisor

Interventores y facilitadores sociales

Informes de seguimiento peridico.

Solicitar prorroga, suspensin, modificaciones o terminacin anticipada del proyecto.

Contratacin

H
Contratistas Proyecto. Realizar la entrega a las poblaciones o comunidad beneficiada. Acta de recibo final Poblacin, comunidad beneficiada y supervisor.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Retroalimentacin.

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme.

Anlisis y cuadro de control.

Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)

Planeacin

Asesora - Retroalimentacin. Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin. No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES). Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario . Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias.

Resultados y anlisis de indicadores.

Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis.

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Acciones de Mejora.

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


GESTIN FINANCIERA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Recursos para pago. Sistema de informacin Infrapaz, Sistema SIPOD, correo electrnico, autocad, project.

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

TECNOLOGA DE INFORMACIN GESTIN DE TALENTO HUMANO CONTRATACIN

Contratos. Procesos de seleccin, capacitaciones y comisiones. Contratos y modificaciones. 1)Ley 80 de 1993 (Decretos reglamentarios). 2)Acuerdos institucionales. 3)NTC NSR 98 (Norma de Diseo y Construccin Sismoresistente). 4)Ley 142 de 1994 y Decreto 302 de 2000 (normas servicios pblicos). 5)Normas ambientales. 6)Ley 850 de 2003 (Veeduras ciudadanas) Normas de INVIAS. 7)Ley 812 de 2003, del Min. Ambiente y R.A.S. De 2000. 11)Normas Generadas por Aliados Estratgicos, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14000:2004 Y OHSAS 18001:2007 Actas de Comit de seguimiento. Manual Operativo. Prediseos. Manual de contratacin FIP. Diseos. Manual de contratacin de Administradoras de Recursos. Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Informe de gestin. Fotografas. rdenes de pago. Ver Tabla de Control de Registros.

GESTIN ADMINISTRATIVA

Infraestructura fsica, equipos, computadores, insumos de oficina, servicios generales y apoyo logstico.

APOYO LEGAL ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS COMUNICACIONES

Conceptos Jurdicos. Suministro de bienes y servicios. Publicaciones en Web, portal nico de contratacin y acompaamiento y registro documental. Correspondencia y Archivo.

GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

38

11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN

Objetivo del proceso:

Entregar de manera eficiente y eficaz, un apoyo monetario directo a las familias del nivel 1 del SISBEN o a las familias desplazadas para mejorar la salud y la educacin de los menores a cambio del cumplimiento de compromisos por parte de estas.

Responsable:

Coordinador (a) Nacional Proceso Familias en Accin

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Departamento Admimistrativo Nacional de Estadstica Administracin Municipal

ENTRADA
Lineamientos y Directrices Proyeccines de poblacin por municipios Evaluacin

ACTIVIDADES
Elaborar del Plan de Accin

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Direccionamiento Estratgico y Planeacin

Focalizacin municipal para identificar los municipios potenciales Lista de municipios elegibles Identificar capacidad potencial del municipio en salud y educacin Municipios potenciales y familias potenciales del Nivel 1 del SISBEN o Desplazadas con menores de 18 aos Lista de familias elegibles

Departamento Nacional de Planeacin Proceso Registro nico de Poblacin Desplazada rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Encuesta SISBEN Lista de familias inscritas en el SUR

Focalizacin familias para identificar las familias elegibles

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo matriz de requsitos legales Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Administracin Municipal SIFA Direccionamiento Estratgico SIFA Entidades bancarias Entidad externa para verificacin de requisitos

Recurso humano y logstica para inscripciones Lista de familias elegibles Plan de accin Base de datos subsidios a liquidar Relacin de pagos y no pagos Formatos de verificacin de compromisos y base de datos Trmite de novedades

Inscripcin de las familias en los municipios Promocin de la salud y la educacin familiar Entregar extracto de pago a madre titular para cobro en el banco Realizar conciliacin y actualizar sistema de informacin

Solicitud de desembolso a instituciones financieras Lista de asistencia Extracto de pago Reportes Familias con pago y no pago Extracto de pago Prcticas y controles ambientales aplicados

Proceso: Gestin Financiera

Madre Titular Programa Familias en Accin

Verificar cumplimiento de compromisos de familias para siguientes pagos Determinar familias que recibirn siguientes pagos Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Madre Titular Programa Familias en Accin Madre Titular Programa Familias en Accin rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Secretara Tcnica - Comit de Gestin Integral Poceso Planeacin

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Secretara Tcnica-Comit de Gestin Integral Direccionamiento estrategico Direccionamiento Estratgico y Planeacin Familias beneficiarias, entidades de control, comunidad en general

Asesora - Retroalimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Anlisis y cuadro de control

Asesora - Retroalimentacin

Realizar medicin y seguimiento a los indicadores Evaluar satisfaccin del Cliete - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos, peticiones, sugerencias, trmite de novedades

Resultados y anlisis de indicadores Resolucin de Novedades, Resolucin de Quejas y Reclamos, Resolucin de peticiones

Formularios de Novedades, Formularios Familias beneficiarias, entidades de control, de Quejas y Reclamos, Oficios de comunidad en general peticiones Familias beneficiarias- usuarios, Secretara Tcnica-Comit de Gestin Integral, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento Direccionamiento Estrategico

No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora

Familias beneficiarias- usuarios,Unidades Territoriales, Secretara Tcnica Comit de Gestin, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Tecnologa de informacin Contratacin Gestin Financiera Talento Humano Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Gestin Administrativa Comunicaciones

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Computadores, correo electrnico, Soporte tcnico, SIFA Contratos Administracin de recursos (CDP, RP) Contratacin de personal Conceptos jurdicos Correspondencia y archivo Compras solicitadas Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Apoyo en eventos y divulgacin de informacin

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

CONPES 3081 junio 28/2000, Contrato con entidades externas, bancos y banca internacional, Ley 872/03, Ley 594/2000; ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Cartillas, formatos, instructivos y guas Programa Familias en Accin, Formatos, instructivos y guas ACCIN SOCIAL. Leyes, decretos, Resoluciones, circulares vigentes, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Formularios de inscripcin de familias, familias capturadas en sistema de informacin. Ver Tabla de Control de Registros.

39

11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI


Objetivo del proceso: Responsable: PROVEEDOR Organismos internacionales Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil. Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI ENTRADA Tratados ratificados Sistema Integrado de monitoreo de cultivos ilcitos Plan Nacional de Desarrollo, lineamiento de poltica documento Conpes 3218 y Directivas Presidenciales Directrices y Lineamientos Inversiones complementarias, Informacin P Otras entidades que participan en la lucha contra las Drogas en Colombia Otras entidades que apoyan proyectos de desarrollo alternativo Informacin cartogrfica, recursos (humanos, tcnicos y financieros) Informacin (convotarias, planes de accin, cartografa) Identificar zonas con cultivos, acordar seguridad para la intervencin en las zonas seleccionadas, realizar sobrevuelos, intercambiar informacion Zonas identificadas PCI ACTIVIDADES Adoptar el marco de poltica internacional SALIDA Marco de poltica CLIENTES Y PARTES INTERESADAS PCI

Presidencia de la Repblica y DNP

Establecer llineamientos y directrices para la formulacin de los planes de accin del PCI

Lineamientos y directrices

Programas, Proyectos y Actividades PCI

Proceso Direccionamiento Estratgico Otros Programa y reas de Accin Social

Elaborar Planes de Accin Planear actividades conjuntas, depurar bases de datos e intercambiar experiencias de intervencin

Planes de Accin Informacin depurada y resultados de proyectos conjuntos

Proceso Direccionamiento Estratgico - PCI Beneficiarios focalizados en los proyectos conjuntos y Programas Accin Social

Articular las acciones del PCI a los lineamientos del Pas

Actividades articuladas con otros organismos gubernamentales Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

Beneficiarios PCI

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable DESARROLLO ALTERNATIVO (ERRADICACION MANUAL VOLUNTARIA)

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Naciones Unidas (UNODC - SIMCI) IDEAM DANE ALCALDIAS MUNICIPALES IGAC MINAMBIENTE-Parques Nacionales

Informacin de Cultivos Ilcitos Cobertura de Bosques Censo de Poblacin Planes de Ordenamiento Territorial Cartografia basica y catastral

Focalizar y delimitar zonas de intervencin

Municipios y Veredas para intervencin del Programa

Presidencia de la Repblica y Alta Direccin Accion Social (Alto Consejero y Coordinadora PCI)

Programa Familias Guardabosques

ACTA de familias beneficiarias potenciales Formularios de Inscripcion Documentos Soporte Familias Beneficiarias

Vincular familias beneficiarias

Contratos Colectivos Contratos Individuales

Familias beneficiarias guardabosques inscritas

PCI (ADTS-SIG)

Acta de Focalizacion de veredas, Resguardos Indigenas y Consejos Comunitarios

Realizar actividades de Georeferenciacin y socializacion del Programa

Familias beneficiarias potenciales

Familias Guardabosques

Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo) UNODC Comit Local de Acompaamiento Comit Comunitario de Verificacion y Control Social Direccion del Tesoro Nacional

Contrato Individual Informe verificacion vereda libre de ilcitos Actas del Comit Local de Acompaamiento Acta del Comit Comunitario de Verificacion y Control Social Recursos del Presupuesto de la Nacin

Pagar el incentivo econmico condicionado

Recursos girados y pagados del incentivo econmico condicionado

Familias beneficiarias guardabosques inscritas

Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo) Direccion del Tesoro Nacional Organizaciones Gobernaciones y Alcaldias Municipales Corporaciones Autonomas Regionales Programas Sociales de nivel nacional

Nmero de Contratos Individuales por vereda vinculada Recursos del Presupuesto de la Nacin

Brindar acompaamiento para el desarrollo de actividades tcnico ambientales y sociales

Familias capacitadas en temas tcnicos ambientales y sociales Habilidades creadas y/o fortalecidas para la implementacion de iniciativas productivas

Familias beneficiarias guardabosques vinculadas

Perfiles de Proyectos

Brindar acompaamiento para la ejecucin de Proyectos Productivos

Proyectos productivos viabilizados

Familias vinculadas al proyecto productivo

ERRADICACIN MANUAL FORZOSA Presidencia de la Repblica Fuerza Pblica Alta Direccin Accin Social (Alto Consejero y Coordinacionadora del PCI) Empresa de Servicios Temporales Concertacin y compromisos interinstitucionales Verificacin en campo Reporte de seguridad Lista de Potenciales Erradicadores Contratos de Transporte, Recursos Humanos, vveres, herramientas y dems insumos necesarios para el montaje de campamentos de los grupos mviles de erradicacin Avanzada de seguridad Zonas de intervencin de los Grupos Mviles de Erradicacin Fuerza Pblica Grupos Mviles de Erradicacin

Definir las zonas a intervenir

Definir estrategias y criterios de reclutamiento de erradicadores

Erradicadores contratados

PCI - Grupos Moviles de Erradicacion

H Definir la logstica del montaje de los campamentos y transporte de los erradicadores a las zonas de intervencin Campamentos montados y erradicadores en zona

Empresas pblicas o privadas Fuerza Pblica

Fuerza Publica Grupos Mviles de Erradicacin Erradicadores contratados

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11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI


Objetivo del proceso: Responsable: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil. Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI Avanzada de seguridad Erradicadores contratados ubicados en zona con su dotacin correspondiente

Programa Grupos Mviles de Erradicacin Fuerza Pblica

Realizar la erradicacion Manual Forzosa en Campo en las zonas de intervencin

Zonas intervenidas libres de cultivos ilcitos

Comunidad Local, Nacional e Internacional

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Direccionamiento estratgico (Calidad), Asesores PCI Naciones Unidas PCI Planeacin, Naciones Unidas y PCI

Asesora - Realimentacin, resultado aplicacin herramientas de control Zonas de intervencin del PCI Informes Asesora - Realimentacin V

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Monitoreo y verificacin de reas libres de cultivos ilcitos y, medicin de zonas erradicadas Seguimiento a los Planes de Accin PCI Realizar medicin y anlisis de indicadores (Tablero de control Accin Social)

Anlisis y cuadro de control Informes y Ajustes Informes y Ajustes Resultados y anlisis de indicadores y, Planes de accin para mejoramiento continuo

PCI, Oficinas de Planeacin y Calidad de Accin Social Presidencia de la Repblica, Alta Direccin y PCI Planeacin - Alta Direccin y PCI Presidencia Republica, Cooperantes, Familias y Asociaciones Beneficiarias Planeacin - Alta Direccin , PCI Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin, Alta Direccin y PCI

Poblacin beneficiada- Usuarios

Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o sondeo de percepcin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Evaluar satisfaccin del Cliente Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Alta Direccin y PCI

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Financiera

Recursos para pago (CDP, RP y Pago)

Conpes 3218 de 2003

Plan Nacional de Desarrollo Gestin de Talento Humano Recurso Humano, Bienestar y Capacitacin Ley 388 de 1997 de planes de ordenamiento Territorial Ley 30 de 1986 captulo 7 Tecnologa de Informacin Computadores, Ploter, Scaner, Correo Electnico, Fax y Soporte Resolucin 001/94, 005/00, 0013/03 del Consejo Nacional de Estupefacientes Cartilla PFGB Cartilla Proyectos Productivos Formatos del PCI y Accin Social Requisitos Legales

Gestin Administrativa Comunicaciones Planeacin Apoyo Legal y Contratacin Gestin y Administracin Documental

Infraestructura, papelera, Elementos de Oficina, elementos de Archivo y Servicios Generales Apoyo para difusin y eventos del PCI BPIN, indicadores, asesorias y Plan de Accin

Resolucin 1065/01 y 1054/03 del Ministerio de Medioambiente

Ley 594/00 (Archivstica), Acuerdos 042/02 y 060/00 Contratos y Conceptos Correspondencia y Elementos para archivo Ley 872/03, NTCGP 1000/04, ISO 9001/08

Adquisicin de Bienes y Servicios

Compras de bienes y servicios

ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Lista de verificacin de documentos Matriz de Focalizacin de Municipios Lista de Priorizacin Municipal y Mapa FGB Lista de Zonas FGB Cronograma de Foros FGB Lista de asistencia y de Huella y Firma FGB Acta de Preliquidacin FGB Certificado CCVCS FGB Informe de UNODC FGB Actas Cronogramas e Informes de visita de campo Hoja verde Certificacin de desembolso Plan financiero Plan de acompaamiento Proyectos presentados, calificados y seleccionados PP Cronograma de coordinacin de proyectos productivos Mapas y fotografias de zonas GME Contratos y documentos soportes

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11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS


Objetivo del proceso: Contribuir con la superacin de la pobreza de poblacin vulnerable y desplazada del territorio nacional, mediante la planeacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de estrategias que le permitan a esta poblacin aprovechar sus capacidades y potencialidades para mejorar sus niveles de ingresos. Responsable: PROVEEDOR Direccionamiento Estratgico - Planeacin Unidades Territoriales Alcaldas municipales Gobernaciones Secretaras de Agricultura y Desarrollo Econmico Organizaciones Sociales Universidades e instituciones acadmicas Gremios econmicos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador Nacional del Proceso Generacin de Ingresos. ENTRADA Directrices y Lineamientos Solicitudes de informacin ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin Identificar beneficiarios potenciales para la intervencin del programa SALIDA Plan de Accin Beneficiarios potenciales idenficados Poblacin Vulnerable y desplazada CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.

Orientar la estrategia de generacin de ingresos apropiada para los beneficiarios potenciales identificados.

Beneficiarios potenciales idenficados en cada estrategia.

Orientaciones y metodologa Orientaciones y metodologa Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Entregrar la propuesta al operador de la estrategia.

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Propuestas aprobadas asignadas al operador de la estrategia Estrategias en ejecucin de acuerdo a los Terminos de Referencia fijados en la contratacin del operador. Informes de Avance de cada uno de los proyectos. Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Equipo de trabajo del programa Generacin de Ingresos.

Estrategias Programa Generacin de Ingresos. Poblacin Potencial Seleccionada. Operador seleccionado Informe de ejecucin y Supervisin H

Poblacin Vulnerable y desplazada

Ejecucin de las estrategias por parte del operador seleccionado.

Operador rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico, Gestin Administrativa y Talento Humano Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios Poblacin beneficiada- Usuarios

Hacer acompaamiento y seguimiento a los proyectos en ejecucin Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Participar en los programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestin Ambiental Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Poblacin Vulnerable y desplazada / Equipo Generacin de Ingresos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Equipo Generacin de Ingresos y Poblacin Objetivo Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente Equipo Generacin de Ingresos. Gerencia de Servicio al Cliente. Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

Orientaciones y metodologa

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Actividades Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores Cuadro de resultados y anlisis Informe consolidado y propuestas de mejora

Programas Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Encuesta de Satisfaccin de Beneficiarios No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. V

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Recibir y analizar las encuestas de satisfaccin a los beneficiarios

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA Gestin Financiera Gestin de Talento Humano Planeacin Control y Seguimiento

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recursos Financieros para pago (CDP, RP, pagos.) Seleccin, Recurso humano, tiquetes, viticos, gastos de viaje, Bienestar social, Capacitacin, Seguridad Social y Salud Ocupacional. Asesoria planeacin estratgica, Aprobacin de Documentos Retroalimentacin del proceso, Auditorias de gestin, Seguimiento al plan de accin Soporte tecnolgico, Soporte del sistema de informacin del Programa Generacin de Ingresos SIGIN, Computadores, correo electrnico, impresoras, fax Suministro de Bienes y Servicios, Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Compras y suministros de bienes y servicios Apoyo logstico para divulgacin de grupos exitosos y coordinacin de eventos, Cartillas, pendones y calcomanias del programa. Revisin de material, comunidados de prensa. Conceptos. Consultas Jurdicas. Correspondencia, Administracin Documental. Contratos y Convenios. Asesora. Liquidacin de contratos y convenios.

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Leyes y Decretos Sentencias Circulares Registros Formato de Acta Formatos de Accin Social Planilla de programaciones mensuales de asesores Ver Tabla de Control de Registros.

Tecnologa de informacin

Gestin Administrativa Adquisicin de Bienes y Servicios

Comunicaciones

Resolucin N 01445 de 04/Mayo de 2007 por la cual se crea el Programa Generacin de Ingresos. Sentencias de la corte consitucional. Ley 594/00. Decreto 250/05. Circular de atencin humanitaria. Documento de entendimiento con agencias internacionales. Ley 811 de 2003 por la cual se crean las organizaciones de cadenas en el sector agropecuario, pesquero, forestal, acucola, las Sociedades Agrarias de Transformacin, SAT, y se dictan otras disposiciones. Conpes 102 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Manual de Proceso y Procedimientos Guia para el tratamiento del producto y servicio no conforme Plan de indicadores del proceso

Ver Lista Maestra de Documentos.

Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Contratacin y Liquidaciones

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11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ

Objetivo del proceso:

Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz y al desarrollo. Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

Responsable:

PROVEEDOR
Proceso Direccionamiento Estratgico - Proceso Planeacin Proceso de Direccionamiento Estratgico; Delegacin Unin Europea, PNUD

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Polticas, directrices y lineamientos estratgicos; Disposiciones tcnicas, Convenio de Financiacin Unin Europea Polticas, directrices y lineamientos estratgicos; Contrato de emprstito Banco Mundial; Convenio de Financiacin Unin Europea; POG

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Proceso Planeacin - Proceso Direccionamiento Estratgico Organizaciones Socias, Delegacin Unin Europea, PNUD, Proceso Gestin Social, Proceso Cooperacin Internacional, DNP Organizaciones Socias, Banco Mundial, Delegacin Unin Europea, Macro proceso Gestin Social, Proceso Cooperacin Internacional, DNP

Formular Plan Operativo Global - POG

POG aprobado por la fuente de financiacin

Proceso de Direccionamiento Estratgico; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea

Formular Plan Operativo Anual - POA

POA aprobado por la fuente de financiacin

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Delegacin Unin Europea; Proceso de contratacin

Gua de Procedimientos contractuales, POG, POA, contratos legalizados Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POA Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POG, POA, Contratos

Ejecutar directamente proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable Ejecutar proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable a travs de Organizaciones Socias Ejecutar contratos para consultorias, estudios, intercambios de experiencias, comunicaciones y otros, que apoyan la implementacin del Proyecto Acompaar, capacitar y asesorar a las Organizaciones Socias

Proyectos ejecutados

Operadores, Instituciones Pblicas, Organizaciones Usuarias, Comunidades vulnerables y vulneradas Operadores, Organizaciones Usuarias, Instituciones Pblicas, Comunidades vulnerables y vulneradas Organizaciones Socias, Comunidades vulnerables y vulneradas Organizaciones Socias

Delegacin Unin Europea, Banco Mundial Delegacin Unin Europea, Banco Mundial ; Proceso de Contratacin Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Unidades Territoriales (UT) Organizaciones Socias, Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Consultores Externos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Proyectos ejecutados

Contratos ejecutados Acompaamiento, capacitacin y asesoria brindadas para la implementacin del programa Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas fortalecidas

Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo

Fortalecer institucionalmente a Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Informes trimestrales y semestrales de seguimiento, Informe Evaluacin de Impactos Tempranos Planilla para el control de producto y/o servicio no conforme, Cuadro de seguimiento de producto y/o servicio no conforme Tablero de Control actualizado

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Organizaciones Socias, Operadores, Consultores Externos, Supervisores

Fichas de seguimiento, Informes de supervisin, Informes regionales de seguimiento, Informes de avance

Realizar seguimiento a la implementacin , ejecucin e impacto de los proyectos

Banco Mundial, Delegacin Unin Europea

Direccionamiento estratgico (Calidad), Secretaria Tcnica del Comit de Gestin Integral Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP); Proceso de Planeacin Clientes - Usuarios Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) Organizaciones Socias (OS) Auditores Externos

Asesora - Realimentacin, guia de producto y/o servicio no conforme Directrices para la construccin de los indicadores. Resultados de la aplicacin de instrumentos de medicin Informes de Seguimiento, Ayudas de memoria de las Misiones Hallazgos de la auditoria Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Secretaria Tcnica del Comit de Gestin Integral; Direccionamiento estratgico (Calidad) Proceso de Direccionamiento Estratgico; Proceso de Planeacin. Gerencia de Servicios y soluciones; Proceso de Planeacin; Proceso de Direccionamiento Estratgico Proceso Direccionamiento Estratgico; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea Proceso direccionamiento estratgico; Proceso gestin financiera; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea, Organismos de certificacin, Entes de control. Gerencia de servicios y soluciones - Proceso planeacin Proceso direccionamiento estratgico

Realizar medicin y seguimiento a los indicadores

V
Evaluar satisfaccin del cliente Analizar resultados de las Misiones de Evaluacin por parte de las Fuentes de Financiacin Analizar resultados de las Auditorias realizadas Evaluar satisfaccin del Cliente/Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender y Informe y anlisis de mediciones realizadas Programas ejecutados y Personal sensibilizado Programas ejecutados y Personal sensibilizado Cuadro de estadstica de resultados y anlisis

Comunidad beneficiada- Usuarios del programa

Contratistas, Usuarios/Beneficiarios del Proceso, Procesos Accin Social.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, actualizacin/ajustes al Mapa de riesgos

Proceso Control y Seguimiento - Proceso Direccionamiento estratgico

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11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ

Objetivo del proceso:

Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz y al desarrollo. Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE
Planificacin y gestin financiera, seguimiento y monitoreo financiero Seleccin de contratistas Capacitacin

Responsable:

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Gestin Financiera

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin de Talento Humano

Trmite de Comisiones de servicios y Viticos Programa de Seguridad y salud ocupacional Informes semestrales de Seguimiento BM, Contratos de subvencin con Operadores, Contratos nter administrativos con las Organizaciones Socias, POAs Laboratorios de Paz y Paz y Desarrollo, POG Laboratorios de Paz, Informes trimestrales de avances fsico y financiero, Contratos de adquisicin de bienes y servicios, Convenio Especifico de Financiacin, Contrato de Emprstito Banco Mundial. Ver Tabla de Control de Registros.

Tecnologa de Informacin Apoyo legal Comunicaciones Gestin Administrativa

Soporte informtico; apoyo en diseo e implementacin sistema de seguimiento, monitoreo y evaluacin Conceptos jurdicos Apoyo para divulgacin de informacin; apoyo en procesos licitatorios Infraestructura y servicios generales, programas de Gestin Ambiental Gestin de licitaciones, contratos y liquidaciones, seguimiento a la calidad de los proveedores (fichas de reevaluacin y satisfaccin del cliente) Planes de Accin: Inscripcin proyectos BPIN Asesoria y capacitacin Auditorias Internas y Retroalimentacin. Seguimiento Acciones preventivas y correctivas

Manual Operativo Paz y Desarrollo. 5)Gua Prctica de Procedimientos de Contratacin de la Comunidad Europea, Contrato de Emprstito Banco Mundial., Convenios de Financiacin Especificos Laboratorios de Paz I, II y III., Decreto 540 de 2002 - Exencin de Impuestos, Ley 80 de 1993 - Decreto 1150 de 2007, Documento CONPES 3395 de noviembre 17 de 2005, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Manual Operativo Paz y Desarrollo, Gua de Procedimientos Contractuales, Manual de adquisiciones Banco Mundial, Gua de Visibilidad de la Unin Europea, Manuales de Procedimientos documentados, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Contratacin y Adquisicin de Bienes y Servicios

Planeacin Gestin y Administracin Documental Control y Seguimiento

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11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS

Objetivo del proceso:

Reparacin a las Vctimas de la Violencia, en cumplimiento de las Sentencias Judiciales proferidas por los Tribunales de Justicia y Paz y de las Recomendaciones de la Comisin Nacional de Reparacin y Reconciliacin, en el marco de la ley 975 de 2005 y normas complementarias.

Responsable:

Subdirector (a) Atencin a Victimas de la Violencia

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Desarrollar el sistema de informacin. Capacitacin para el manejo del sistema de informacin Realizar la preseleccin de Administradores para los bienes del FRV Realizar mesas de trabajo, para la definicin de trminos de referencia definitivos

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico


Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV

O.I.M. Equipo FRV y reas de apoyo Equipo FRV, administradores preseleccionados, invitados de gremios y reas de apoyo Federacin Nacional de Cafeteros Superintendencia de Notariado y Registro Programa Proteccin de Tierras de Accin Social Equipo FRV

Apoyo y capacitacin Sistema de informacin Preseleccin administradores Mesas de trabajo

Sistema de informacin FRV Listado administradores preseleccionados Trminos de Referencia

Capacitacin Programa Jvenes Agricultores

Capacitacin y visita a proyectos

Informe Informe Informe Actas Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Sistema de informacin Informe de audiencia Acta de venta y entrega de bienes Acta de Entrega de bienes y/o indemnizacin Prcticas y controles ambientales aplicados

Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Accin Social, CNRR, Victimas, Usuarios Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Pblico Contratacin Vctimas de la violencia rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico

P
Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin en bienes Capacitacin y trabajo de campo Capacitacin Programa Proteccin de Tierras Realizar autocapacitacin en tipos de bienes y su administracin Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Publicar listado de bienes en Nivel Nacional y Unidades Territoriales Participar en audiencia de conciliacin en su condicin de Ordenador del Gasto del FRV. Enajenar los bienes (directamente o por martillo) Tribunales Sentencia Judicial

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Fiscala Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Pblico

Orientaciones y metodologa Listado de Bienes Citacin audiencia de conciliacin

H
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios Orientaciones y metodologa

Restituir los bienes o indemnizar a las vctimas segn sentencia judicial Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores

Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Gestin Administrativa Gestin Financiera Apoyo Legal Contratacin Talento Humano Comunicaciones Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Tecnologa de Informacin Control y Seguimiento Planeacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Infraestructura y Servicios Generales Administracin de Recursos Conceptos jurdicos Contratos Contratacin de Personal y organizacin de eventos Apoyo en divulgacin de informacin Correspondencia y Archivo Apoyo logstico en compras. Soporte tcnico, equipos de cmputo, correo electrnico Retroalimentacin del proceso Asesorias en BPIN, Documentos, Indicadores, procesos

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Ley 975 de 2005. 2)Decreto 4760 de2005, decreto 3391 de 2006, Reglamento Interno del Fondo para la Reparacin de las Vctimas. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Manuales, Formatos de Accin Social y del proceso, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Acta de recibo, Documentos soporte contratacin, Actas de entrega, informes. Ver Tabla de Control de Registros. Ver Tabla de Control de Registros.

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11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA

Objetivo del proceso:

Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.

Responsable:

Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos, objetivos estratgicos Asignacin del Presupuesto

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin anual

SALIDA
Plan de Accin Plan financiero. Tablero de Control

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico - Seguimiento

Direccionamiento Estratgico. Operadores locales de la estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad. informacin, estudios, esquemas de operacin Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Ministerio de Agricultura.

Conformacin bsica de oferta

Direccionamiento del Proceso de Hbitat y Vivienda. Guas de Operacin

Proceso de planeacin. Cooperantes Operadores locales. Unidades Territoriales.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Definir las metas por segmentos de atencin a partir del plan de accin y lineamientos de la Direccin. Focalizar geogrficamente y poblacionalmente las intervenciones a realizar en conformidad con las lneas del proceso de Hbitat y Vivienda, ( Mejoramiento de condiciones de Habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional).

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, Cooperantes Intenacionales.

Informacin sobre vivienda y hbitat, requerimientos, solicitudes

Identificacin de oportunidades de generacin de oferta Cronograma de eventos de divulgacin y promocin. Consolidar solicitudes de apoyo de mejoramiento de condiciones de habitabilidad

Procesos misionales ACCIN SOCIAL. Estrategia Juntos Red de Proteccin. Unidades Territoriales ACCIN SOCIAL. Entidades Territoriales. Cooperantes

Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, Cooperantes Intenacionales.

Informacin sobre posibles proyectos, planes y programas a ser gestionados y apoyados

Establecer acuerdos de cooperacin para el mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional

Solicitud de contratacin o adquisicin. Justificacin, solicitud de CDP. Trminos de referencia para acuerdos de entendimiento, convenios o contratos. Actas.

Entidades Cooperantes. Proceso de contratacin. Entidades Operadoras. Poblacin beneficiaria de subsidios de vivienda o mejoramiento de condiciones de habitabilidad atendidos por o con recursos de Accin Social. Entidades Territoriales.

Proyectos identificados. Plan de Accin. Acuerdos de intervencin conjunta con cooperantes. Acuerdos de apoyo con procesos misionales. Convenios interinstitucionales

Realizar a travs de terceros intervencin en mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional.

Actas de aprobacin de intervenciones en mejoramiento de condiciones de habitabilidad. Bases de datos de asignaciones de subsidios familiares de Grupo poblacin designado por la Alta Direccin para vivienda. atencin por parte del Proceso de Hbitat y Vivienda Bases de datos de oferta de soluciones habitacionales. Agendas eventos de promocin y divulgacin.

Informes de ejecucin financiera y fsica de proyectos: Asignaciones y pagos de subsidios familiares de vivienda

Actas comits operativos convenios interinstitucionales. Informes de supervisin de la estrategia de mejoramiento de condiciones de habitabilidad. Realizar acompaamiento y seguimiento de la ejecucin de mejoramiento de condiciones Informes de asignaciones y pagos de los subsidios de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin familiares de vivienda. e identificacin de oferta habitacional Informes de oferta identificada de soluciones habitacionales. Lista de asistencia de eventos de promocin y divulgacin.

Direccionamiento Estratgico. Planeacin y seguimiento. Adquisicin de Bienes y Servicios.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Unidades Territoriales. Procesos misionales. Operadores locales. Cooperantes. Entidades Territoriales Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Plan de accin actualizado. Tablero de control actualizado. Plan de indicadores. Cierre de acciones correctivas, preventivas o de mejora.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico. Planeacin y seguimiento. Unidades Territoriales. Entidades Operadoras

Orientaciones y metodologa

acuerdos realizados, proceso interno de control y seguimiento, equipos territoriales, resultados de seguimiento a los indicadores

Seguimiento a los acuerdos, convenios, anlisis de resultados. Seguimiento a acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

No Conformidades, anlisis de riesgos y Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Entidad datos, oportunidades de mejora, informes de certificadora auditora.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones correctivas y/o preventivas. Seguimiento a las medidas correctivas y/o preventivas. Cierre de las medidas correctivas y/o preventivas

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

46

11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA

Objetivo del proceso:

Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.

Responsable:

Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recursos para pagos (CDP, RP, pago), plan financiero. Recurso Humano, Bienestar, Viticos, Capacitacin. Software, Hardware, correo electrnico, Max Vehculos, Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales. Apoyo logstico para eventos. Visibilidad de las intervenciones. Conceptos Correspondencia y elementos para archivo Compras de Bienes y Servicios. Suscripcin y liquidacin de convenios y contratos. Plan de Accin Mapa de Riesgos / Seguimiento Auditoras

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Financiera

Gestin de Talento Humano

Tecnologa de Informacin.

LEYES: No. 03/91, 387/97, 708/01, 400/97. DECRETOS: 951/01, 975/04, 1526/05, 3169/04, 3169/05, 2083/04, 3111/04, 2100/05, 2675/05, 973/05, 4427/05, 4429/05, 3200/06, 4545/06, 094/07. RESOLUCIONES: 01505/07 ACCION SOCIAL, No. 493/05 del MADR, No. 058/06 MADR 0173/07 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestin Administrativa

Comunicaciones

Apoyo Legal.

Gestin y Administracin Documental

Adquisicin de Bienes y Servicios.

Leyes, Decretos y Resoluciones. Sentencias. Circulares. Gua de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad. Reglamento Operativo Programa de Vivienda de Inters Social rural. Manual del facilitador. Gua para la postulacin de proyectos para el subsidio de vivienda de inters social rural. Formularios e instructivos de presentacin de oferta de proyectos de VIS. Ver Lista Maestra de Documentos.

Contratacin Planeacin Control y Seguimiento.

Plan de Accin. Plan Financiero. Tablero de control. Acuerdos, Convenios o contratos. Acta. Ayuda de Memoria. Archivo Estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad ejecutado. Archivo Estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad en ejecucin en custodia del Cooperante. Ver Tabla de Control de Registros.

47

11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO

Objetivo del proceso: Responsable:

Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes. Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio ENTRADA Directrices y Lineamientos Plan Nacional de Desarrollo, Polticas Pblicas y Planes ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin SALIDA Plan de Accin CLIENTE Planeacin - Direccionamiento Estratgico

PROVEEDOR Direccionamiento Estratgico Planeacin

Agencias u Organismos de Documentos de Estrategias y Cooperacin Internacional programas de las Fuentes Macroprocesos de Gestin Social, Cooperantes Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Perfiles de proyectos o actividades Mejoramiento Contnuo de Accin formulados por los cooperantes. Social Criterios de definicin de programas o proyectos, acordados con cooperantes rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa

Definicin de elementos estratgicos para la aplicacin de medidas de proteccion, formalizaciin de derechos sobre la tierra y los territorios y asesoria en la implementacin de mecanismos para reparar a las victimas.

Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes- Metas concertadas

P Apoyar la formulacin de los distintos componentes del Proceso Tierras

Documentos de seguimiento o evaluacin de los componentes del Proceso

Poblacion Desplazada, Las Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Orientaciones y metodologa Proyectos o actividades de cooperacin aprobados por las Fuentes Cooperantes

Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional Documentos de seguimiento y Macroprocesos de Gestin Social, evaluacin con destino a las Direccionamiento Estratgico, procesos agencias e instituciones vinculadas de Soporte y Area de Calidad y al Proyecto Mejoramiento Contnuo de Accin Social Programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestin Ambiental de Accin Social rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin Poblacion Desplazada Entidades Pblicas Nacionales Departamentales y Municipales Orientaciones y metodologa

Informes mensuales de Avance Concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda concooperantes Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes H Participar en los programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestin Ambiental de la entidad Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Cumplimiento de requisitos

Poblacion Desplazada, Las Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.

Consultores Proceso Tierras, partes interesadas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Orientaciones y metodologa

Documentos de Proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin o sus Planes Operativos

Realizar Seguimiento a la ejecucin del Proceso Tierras

Informes tcnicos, financieros, de auditora o seguimiento de los proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin

Organismos de Cooperacin Internacional Entidades Pblicas Nacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales,

V Asesora - Retroalimentacin Asesora - Retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores) del proceso Tierras Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estrategico

Cuadro de resultados y anlisis

48

11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO

Objetivo del proceso: Responsable:

Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes. Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio Coordinar la adopcin de acciones de mejoramiento sobre proyectos de cooperacin en ejecucin por parte de las entidades ejecutoras Acciones de Mejora para poner en marcha las recomendaciones a la ejecucin de los proyectos y retroalimentacin al proceso A Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecucin de los proyectos de cooperacin

Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales Informes sobre el seguimiento a los y Municipales, Entidades No acuerdos u orientaciones de los Gubernamentales Nacionales e donantes de cooperacin Internacionales, Macroprocesos de internacional o Nacional Gestin Social, Direccionamiento Estratgico y procesos de Soporte de Accin Social No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora intera y externa

Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales Departamentales y Municipales - Entidades No Gubernamentales Nacionales - Accion Social, Direccionamiento Estratgico.

Consultores, Contratistas, Procesos Accin Social, Control y Seguimiento y Direccionamiento Estrategico

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora

Poblacin Desplazada, Accin Social, Cooperantes

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Talento Humano, Bienestar Social, Seguridad Ocupacional, Capacitacin

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO Alta cualificacin Profesional, etica, transparencia en los procesos, agilidad en el servicio, desarrollo del Bienestar Social de los consultores Criterios de valoracin de actividades

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Talento Humano

Administrativa y Financiera

Servicios generales. Recursos Presupuestales para el funcionamiento y operacin del Proceso

Criterios de aprobacin de contrapartidas a proyectos de cooperacin internacional Ley 387/1997, Decreto 2007/01, Sentencia T 025/2004, Sentencia C370/2005, Decreto 250/2005, Ley 975/2005, Ley 1152/2007, Decreto 768/2007, Sentencia 821/2007 CONVENIO MARCO CM-022

Manual Banco Mundial Formulacin de Proyectos y Manual de Acceso a la Cooperacin Int. Convenios o Documentos de Proyectos de Cooperacin Internacional

Sistema de Informacin & Monitoreo SIME

Apoyo Legal

Conceptos Jurdicos

Formatos estandarizados Ver otros especificados en la Lista Maestra de Documentos del Proceso

Contratacin

Convenios de Copperacin y Contratos de prestacin de Servicios, Correspondencia, acompaamiento, capacitacin, asesoria y administracin del archivo Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo, Software, Soporte Tcnico. Pagina WEB, divulgacin e imagen institucional.

Gestin y Administracin Documental

Requisitos de la Norma de Calidad: 9001:2008 Y NTC GP 1000:2004

NTC ISO

Tecnologa de Informacin Comunicaciones

NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

49

11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS

Objetivo del proceso: Responsable:

Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento. Coordinador Nacional de la Red JUNTOS

PROVEEDOR
Proceso de Direccionamiento Estratgico y Proceso de Planeacin Departamento de Planeacin Nacional, Consejo Directivo Red JUNTOS, Entidades vinculadas a la Red, proceso de Direccionamiento Estratgico Familias en Accin-Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada

ENTRADA
Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Proceso de Direccionamiento Estratgico - Proceso de Planeacin Operadores Sociales, administraciones municipales y departamentales

Compes 102, Manual de Operaciones Red JUNTOS, directrices Consejo Directivo de la Red JUNTOS

Definir metodologas para desarrollar el Acompaamiento Familiar y Comunitario

Metodologas-Documentos

Bases de datos

Realizar focalizacin de familias

Plan de Cobertura

Operadores Sociales, administraciones municipales y departamentales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales

Programacin de talleres institucionales de acceso preferente y fortalecimiento en departamentos y municipios

Instalar la estrategia en el territorio (Conformacin de equipos locales, desarrollo del taller institucional de acceso preferente y fortalecimiento departamental y municipal, realizacin comit operativo con municipio y/o departamento)

Comit Operativo del Convenio Municipio y Departamento Instalado mediante acta, listas de asistencia y evaluaciones de los talleres institucionales de acceso preferente. Lnea Base Territorial, Anlisis estructural y Mapa de oferta Local

Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales

Unidad Territorial, organizaciones, profesionales y tcnicos Propuestas y ofertas de contratacin, hojas de vida, profesionales interesados documentos de soporte

Preseleccionar, seleccionar y gestionar y/o hacer seguimiento a la contratacin del Acompaamiento Familiar y Comunitario

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores con contrato Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, y administraciones municipales y departamentales perfeccionado

Coordinacin Territorial y de Capacitacin y Formacin, operadores, coordinadores locales y/o cogestores

Programacin de capacitaciones y contenidos de capacitacin

Capacitar a Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores capacitados, Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores listas de asistencia y evaluacin de la capacitacin

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, administraciones municipales y departamentales

Plan de Cobertura de Familias

Implementar el Acompaamiento Familiar y Comunitario (Levantar lnea base, Plan Familiar y Seguimiento a Logros) a travs de Operadores Sociales o directamente

Familias con acompaamiento, con Acuerdo de Corresponsabilidad suscrito, lnea de base familiar levantada, plan familiar construido y reportes de seguimiento al cumplimiento de logros familiares del sistema de informacin

Familias con acompaamiento y administraciones municipales y departamentales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, Trminos de Referencia, contratos y metodologas de entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL, evaluaciones Direccionamiento Estratgico y Departamento Nacional de Planeacin

Evaluar y verificar la implementacin del Acompaamiento Familiar y Comunitario

Reporte y anlisis de la evaluacin

Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL, Direccionamiento Estratgico y Departamento Nacional de Planeacin

Familias vinculadas a JUNTOS, Unidad Territorial, Departamentos y Municipios Vinculados a JUNTOS, entidades de control, Procesos de Planeacin, Control Interno y Seguimiento, otros procesos de Accin Social y Direccionamiento Estratgico

Esquema y metodologas de atencin y resolucin de quejas, reclamos y derechos de peticin y, encuestas, sondeos, entrevistas

Evaluar la satisfaccin de las familias, administraciones municipales y departamentales, atender y/o orientar a los beneficiarios para resolucin quejas y reclamos, peticiones y sugerencias

Resolucin de quejas y reclamos y derechos de peticin, resultados y anlisis de encuestas, sondeos y entrevistas.

Familias con acompaamiento, Direccionamiento Estratgico, GERESS, administraciones municipales y departamentales, Entidades y Programas que suministran oferta vinculadas a JUNTOS y Entidades de Control.

Familias vinculadas a JUNTOS y Operadores Coordinacin Territorial y Coordinacin de Oferta Institucional de JUNTOS Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL y Direccionamiento Estratgico

Reporte de acompaamiento a las familias vinculadas a JUNTOS Informacin insumo para medicin de indicadores

Controlar producto y/o servicio No Conforme

Matriz de Anlisis y control de producto y/o servicio No Conforme Resultado de anlisis a indicadores y Planes de Mejora

Familias con acompaamiento Direccionamiento Estratgico y Proceso de Planeacin

Realizar medicin y seguimiento a los indicadores (VER PLAN DE INDICADORES)

No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS

Objetivo del proceso: Responsable:

Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento. Coordinador Nacional de la Red JUNTOS

50 PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Gestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Administracin de recursos (CDP-RP) Y Apoyo en contratacin de Encargo Fiduciario

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos


Ver Lista Maestra de Documentos.

Registros
Ver Tabla de Control de Registros.

Manual Operativo Gestin Administrativa Infraestructura fsica, papelera, elementos de oficina y servicios generales Metodologas de Acompaamiento Manuales de contratacin y de supervisores del FIP

Actas Ayudas de Memoria

Adquisicin de Bienes y Servicios

Compras de bienes y servicios

Convenios

Tecnologa de la Informacin

Computadores, impresoras lser, correo electrnico, soporte tcnico, software para anlisis y cruces de bases de datos, Soporte para diseo y puesta en marcha del sistema de Informacin de JUNTOS

Leyes y decretos Plan Nacional de Desarrollo, Conpes Social 102 de 2006, Actas del Consejo Directivo, Manual Operativo - Norma NTC-ISO 9001, GP 1000, OHSAS 18001 y NTC ISO 14001. Documentos y Metodologas Directivas Presidenciales

Reportes de Sistema de informacin de JUNTOS

Contratos y Liquidaciones

Asesoras, Contratos y Convenios Perfeccionados

Formatos diligenciados

Gestin de Talento Humano

Personal, viticos, capacitacin, bienestar, salud ocupacional Apoyo en eventos y divulgacin en medios masivos de comunicacin, y diseo de material impreso Conceptos Jurdicos

Resoluciones y circulares vigentes

Gestin de Comunicaciones

Informes de Gestin y de Evaluacin

Contratos

Apoyo Legal

Conpes Social 102 de 2006 Listas de Asistencia

Gestin y Administracin Documental

Correspondencia y archivo

Guas y protocolos

51

11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

Objetivo del proceso:

Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.

Responsable:

Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Documentos de Estrategias, polticas y programas de las Fuentes Cooperantes pblicas o privadas. Planes, polticas y programas nacionales de desarrollo

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin

SALIDA
Plan de Accin Documentos de Estrategia de Cooperacin del Gobierno Nacional y de las Fuentes Cooperantes Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes Documentos de seguimiento o evaluacin de las Comisiones Mixtas u otras instancias de negociacin Conceptos de la Direccin de Cooperacin Internacional de Accin Social sobre los proyectos o actividades de Cooperacin Internacional Avales o No Objeciones de la DCI de Accin Social a proyectos o actividades presentados por ONG u organismos de la sociedad civil Concepto del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperacin, cuando sea necesario.

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

PROGRAMACIN Definicin de elementos estratgicos de la Cooperacin Internacional

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social

Perfiles de proyectos o actividades de cooperacin formulados por los clientes o por misiones internacionales.

P
APOYO A LA FORMULACIN Apoyar la formulacin de proyectos o actividades de Cooperacin Internacional

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroprocesos de Gestin Social y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.

Criterios de definicin de programas o proyectos, acordados con las fuentes cooperantes

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Proyectos o actividades de cooperacin aprobados por la Direccin de Cooperacin Internacional de Accin Social o por las Fuentes Cooperantes Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social

Montos, reas globales y acuerdos de cooperacin aprobados en Comisiones Mixtas u otras instancias de negociacin

Documentos de seguimiento o evaluacin de las Comisiones Mixtas u otros procesos de negociacin

NEGOCIACIN Realizar la concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda, con las fuentes cooperantes

Conceptos tcnicos del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperacin. Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroprocesos de Gestin Social y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.

Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social.

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Prcticas y controles ambientales aplicados Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social. Planeacin - Direccionamiento estrategico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Orientaciones y metodologa

Documentos de Proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin o sus Planes Operativos

SEGUIMIENTO Realizar Seguimiento a la ejecucin de proyectos o actividades de Cooperacin Internacional.

Informes tcnicos, financieros, de auditora o seguimiento de los proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin

Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin

Asesora - Retroalimentacin Asesora - Retroalimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores)

Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e de satisfaccin Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales. Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico y procesos de Soporte de Accin Social Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento y de Direccionamiento Estrategico

Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Cuadro de resultados y anlisis

Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estrategico

Informes sobre el seguimiento a los proyectos de cooperacin internacional

ACCIONES DE MEJORA Realizar recomendaciones a la ejecucin de los proyectos y retroalimentacin al proceso

Coordinar la adopcin de acciones de mejoramiento sobre proyectos de cooperacin en ejecucin por parte de las entidades ejecutoras Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecucin de los proyectos de cooperacin

A
No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroproceso de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico. Clientes-Usuarios, Macroproceso Gestin Social, Comit de Gestin Integral, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora

52

11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

Objetivo del proceso:

Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.

Responsable:

Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


Talento Humano

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Recurso Humano, viticos, tiquetes, bienestar social, seguridad y salud ocupacional y capacitacin

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Administrativa

Infraestructura, servicios generales, suministros y equipos Recursos de Presupuesto para funcionamiento y operacin del FOCAI. Provisin de Contrapartidas y Cesin de Cupos Presupuestales para administracin de recursos de cooperacin. Conceptos Jurdicos Contratos Correspondencia, acompaamiento, capacitacin, asesoria y administracin del archivo Decreto 2467 de 2005 (Fusin),Criterios de seleccin de los proyectos de cooperacin internacional, Criterios para otorgamiento de aval o no objecin a proyectos de ONG o entidades del sector privado, Criterios de seleccin de los proyectos de cooperacin internacional, Criterios de aprobacin de contrapartidas a proyectos de cooperacin internacional, Acuerdo No. 16 de 21 de noviembre de 2005, que reglamenta el FOCAI. NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Financiera

Manual de Formulacin de Proyectos y Manual de Acceso a la Cooperacin Int. Convenios o Documentos de Proyectos de Cooperacin Internacional

Apoyo Legal Contratacin Gestin y Administracin Documental

Sistema de Informacin de la Ayuda Oficial al Desarrollo (SIAOD)

Formatos estandarizados Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Ver Tabla de Control de Registros. Documentos.

Tecnologa de Informacin

Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo, Software, SIAOD. Soporte Tcnico.

Comunicaciones

Edicin del Boletn de Cooperacin, divulgacin e imagen institucional, pgina de internet

53

11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA

Objetivo del proceso:

Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa PROVEEDOR ENTRADA


Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Programar contratacin de adquisicin para infraestructura y servicios (arriendos, fotocopias, vigilancia, parqueaderos, Aseo y cafetera, plizas, adecuaciones, mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, combustible, bienes de consumo y devolutivos y las adquisiciones de funcionamiento encaminadas al mantenimiento del Sistema de Gestin Integral- Calidad, OHSAS y Ambiental). Programar entregas de bienes de consumo y devolutivos (elementos de oficina, papelera y bienes muebles) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento Estratgico - Planeacin

Solicitud de adquisicin y/o contratacin

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Lista de necesidades de infraestructura y servicios

Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios y/o Contratacin

Cronograma

Todos los Procesos y Nivel Territorial

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Proveedores de bienes y servicios

Producto o servicio

Recibir bienes y servicios a satisfaccin, administrarlos y/o almacenarlos y entregar a los usuarios.

Bien o servicio almacenado y entregado

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Proveedores de bienes y servicios - Todos los Factura y/o cuenta de cobro y recibido a Procesos y Nivel Territorial satisfaccin

Trmite de pagos de servicios pblicos, contratos y ordenes de servicios

Solicitud de pago y recibido a satisfaccin

Proceso Gestin Financiera

Todos los procesos y Nivel Territorial

Solicitud indemnizacin de siniestros

Trmite de siniestros

Siniestros indemnizados

Aseguradora, Todos los procesos y Nivel Territorial

Aseguradora

Pliza de seguros

Aseguramiento de bienes (existentes, inclusin o exclusin)

Bienes asegurados

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Solicitud de servicios generales

Prestar los servicios de aseo y cafetera, fotocopiado, mantenimientos y adecuaciones locativas, recepcin, conmutador y manejo y coordinacin del strip telefnico.

Servicios generales prestados

Todos los Procesos y Nivel Territorial

H
Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios de transporte

Prestar los servicios de transportes (entregas de vales y legalizacin combustible, solicitudes de transporte, control mantenimientos vehculos, control vehculos arrendados, servicio de parqueaderos). Legalizacin de pagos por caja menor (Recibir documentacin)

Servicios de transporte prestados

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Todos los Procesos y Nivel Territorial

Solicitud de pagos de bienes y servicios por caja menor

Pagos por caja menor efectuados

Proveedores Bienes y Servicios

Almacn General e Inventarios

Verificacin de inventarios

Revisin, ajuste y actualizacin de los inventarios de la entidad

Inventarios actualizados

Todos los Procesos y Nivel Territorial

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de gestin ambiental

Prcticas y controles ambientales aplicados

Todos los Procesos y Unidades Territoriales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Proceso Control y Seguimiento

Informacin austeridad en el gasto

Verificar los pagos efectuados mensualmente de servicios pblicos, contratos administrativos.

Informe Austeridad en el Gasto Pblico

Proceso de Control y Seguimiento

Planeacin

Asesora - Retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Poblacin beneficiada- Usuarios

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

54

11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA

Objetivo del proceso:

Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.

Responsable:

Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE
Software, Hardware, computadores, correo electrnico y voz IP Pago servicios

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


Tecnologas de informacin Gestin Financiera

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Talento Humano

Recurso Humano, Bienestar, Viticos

Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Contratacin Control y Seguimiento

Conceptos Correspondencia y archivo Compras solicitadas Contratos Retroalimentacin al proceso Manual de Procesos y procedimientos. Manual del Sistema de Gestin Integral, Manual de seguros,Plan Indicadores, Manual de Contratacin FIP. Manual de Supervisin FIP Ver Lista Maestra de Documentos.

Ley 80/93, Decreto 2170/02, Ley 1150/07, Ley 87/93, Ley 487/88, Ley 594/00, Ley 872/03, Decreto 1813/00, Decreto 2467/05, Resolucin 6483/04, Resolucin 787/05, Cdigo de Comercio, Resolucin 117 de 2005 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Ver Tabla de Control de Registros.

Comunicaciones

Apoyo Logstico

55

11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Objetivo del proceso:

Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc

Responsable:

Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Planeacin Todos los procesos

ENTRADA
Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Solicitud de posibles compras Plan Ajustado de Compras

Compilar Plan de Compras Anual Sondeo de Mercado Plan de Compras

Plan de Compras

Proceso Direccionamiento Estratgico

Asignacin de Recursos de la Vigencia

Plan Compras Final Reportar SICE

Proceso Direccionamiento Estratgico

P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Verificar la Hoja Verde

Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo ambientales, matriz de requsitos legales Legal Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo matriz de requsitos legales Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Todos los procesos

Solicitud Adquisicin de Bienes y Servicios aprobada (Hoja Verde), impresa y en medio magnetico.

Consultar Plan de Compras Consultar SICE Sondeo de Mercado Para Minima Cuantia se recibe la documentacin y se verifica Elaboracin de la Orden y/o Contrato

Cuadro Comparativo

Todos los Procesos

Orden y/o Contrato Todos los Procesos Orden y/o Contrato Digitalizado Publicacin Acta Liquidacin Seguimiento Todos los Procesos

Todos los procesos

Documentacin para contratacin

Solicitar firmas, Registro Presupuestal Digitalizacion de la Orden y/o Contrato

H
Contratacin Proveerdor rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Contrato Legalizado Bien o Servicio Orientaciones y metodologa

Publicacin en la Pgina Web Liquidacin de la Orden y/o Contato Efectuar el Seguimiento al recibir el bien o servicio del proveedor y posterior entrega al solicitante. Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme (Aplicacin de la Encuesta) Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estrategico, Responsable del Proceso y Supervisor Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Realimentacin

Anlisis, cuadro de control y Encuesta

Planeacin

Asesora - Realimentacin

Resultados y anlisis de indicadores

V
Poblacin beneficiada- Usuarios Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Reevaluacin de Proveedores No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Realizar Visitas de Seguimiento, evaluacin y ficha. Cuadro de resultados y anlisis

Supervisin del Contrato

Informes y Actas

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

56

11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Objetivo del proceso:

Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc

Responsable:

Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Tecnologias de Informacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Computadores, Software, Capacitacin, correo electrnico y voz IP

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Financiera

Recursos Financieros (CDP y RP)

Gestin Talento Humano

Coordinadores, Asesores, Profesionales y personal asistencial del proceso.

Contratos y Liquidaciones - Apoyo Legal

Contratos y Conceptos

Gestin y Administracin Documental

Correspondencia y Archivo Infraestructura, papeleria, elementos de oficina, servicios generales Publicaciones en Pgina Web y Portal nico de Contratacin.

Gestin Administrativa Comunicaciones

Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratacin", Ley 1150/2007 y Decreto 066/2008, Ley 598 de 2000 "Contratacin Estatal SICE", Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", Decreto 2467 de 2005 "Fusin de la Agencia Colombiana de Cooperacin Internacional, ACCI, a la Red de Solidaridad Social, RSS, Decreto 2170 de 2002 " Reglamentario de la Ley 80 de 1993 de Contratacin", Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003 "Se solicita Certificado de Paz y Salvo de aportes parafiscales". ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Formatos ACCIN SOCIAL, Sondeo de Formatos del proceso (LMD), Mercado,Reevaluacin de Leyes, Decretos, Resoluciones, Proveedores, Seguimiento Circulares y normas, Proveedores, Seguimiento a Procedimientos, Manual de Calidad, Plan Indicadores. Ver Producto, Informe Encuesta.Ver Tabla de Control de Registros. Lista Maestra de Documentos.

57

11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES

Objetivo del proceso:

Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.

Responsable:

Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones

PROVEEDOR
Proceso Direccionamiento Estratgico Planeacin Delegacin de la UE para Colombia y Ecuador Proceso de Direccionamiento Estratgico

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Plan de Contratacin para Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz Plan de compras anual

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Gestionar aprobacin del Plan de Contratacin por parte de la Direccin y ejecutar oportunamente

SALIDA
Plan de Accin Plan de Contratacin Anual Aprobado y Contratos elaborados Plan de Contratacin Anual Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico Planeacin - Direccionamiento Estratgico


Planeacin - Direccionamiento Estratgico rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Elaborar Plan de Contratacin Anual Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Adquisiciones (Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada-Concurso de Mritos)

Documentos ( Proceso solicitante radica hoja verde-estudio de mercado)

El Proceso de Adquisiciones realiza estudio de mercado y lo entrega, junto con el formato al proceso solicitante

Estudio de Mercado

Proceso Solicitante

Proceso Solicitante

Formato-Estudio de Mercado

Realizar estudio previo y solicitud de CDP. Una vez realizados, organizar expediente y radicar en Secretara General/Direccin General

Expediente (Formato-Estudio de Mercado, estudio previo y solicitud de CDP)

Proceso Solicitante

Secretara General/Direccin General

Expediente

Suscribir Formato - Hoja Verde

Formato suscrito

Proceso Solicitante

Financiera

Expediente

Trmite de CDP

CDP

Proceso Solicitante

Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones

Prepliegos

Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: elaborar prepliegos de condiciones

Prepliegos ajustados

Proceso Solicitante

Proceso Solicitante

Prepliegos ajustados

Coordinar publicacin de prepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos, constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio, proyecto de minuta de contrato, en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y SECOP

Publicacin de Documentos

Posibles Oferentes

Observaciones a los prepliegos

Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: Responder y coordinar publicacin de respuesta a observaciones

Publicacin de respuesta a observaciones

Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones Proponentes, Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones

Pliegos de Condiciones

Ajustar pliegos de condiciones y coordinar publicacin de pliegos definitivos y Resolucin de Apertura en la pgina WEB y en el Portal nico de Contratacin

Publicacin de pliegos definitvos y Resolucin de Apertura

Proceso Solicitante

Solicitud de adendos

Proyectar Adendo Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones: Realizar evaluacin, de acuerdo a su competencia y publicar en la pgina WEB la evaluacin tcnica, econmica, financiera y jurdica Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008: Resolucin adjudicando o declaracin desierta: Previa recomendacin de contratacin, se elabora contrato.

Publicacin de Adendo

Proponente

Oferta

Evaluacin

Proponente

Observaciones informe de evaluacin

Contrato y/o Declaracin de Desierta

Contratista, Supervisor

Proceso Solicitante

Contrato Firmado por el contratista

Tramitar firma del ordenador del gasto, solictar Registro Presupuestal y enviar a la Dependencia Solicitante para que solicite la pliza al contratista.

Copia del Contrato

Dependencia Solicitante

Proceso Solicitante

Pliza o garantas

Aprobacin de la pliza o garantas y remisin al Supervisor del Contrato

Oficio de remisin al Supervisor con copia del Contrato, la pliza o garantas y la oferta del contratista.

Supervisor del Contrato

H
Contratos y Liquidaciones Contrato perfeccionado y legalizado Coordinar publicacin del contrato en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y SECOP Contrato

Proceso Comunicaciones

Supervisor del Contrato

Expediente del contrato, acompaado de los documentos necesarios para la elaboracin del acta de liquidacin.

El rea de Contratos y Liquidaciones deber verificar mensualmente la base de datos de los contratos que se encuentren vigentes, una vez identificados cules Contratos y Convenios se vencen durante el mes siguiente se debe solicitar al Supervisor que informe si el contrato ser prorrogado o si puede iniciarse el correspondiente proceso de liquidacin, en este ltimo evento, el mismo deber remitir al Proceso de Contratos y Liquidaciones el expediente,y el informe final de ejecucin, acompaado de la solicitud de liquidacin.Cuando el Supervisor no conserve en custodia el respectivo expediente, deber indicar, al momento de remitir los mencionados documentos, la ubicacin del mismo.

Solicitud por correo electrnico

Contratos y Liquidaciones

58 Proceso Gastin Financiera


Certificacin Financiera. El rea de Contratos y Liquidaciones deber solicitar al Proceso de Financiera (Tesorera) la respectiva certificacin financiera, donde consten los pagos efectuados al Contratista con base en el valor y forma de pago establecidos en el contrato. Solicitud mediante Orfeo Contratos y Liquidaciones

11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES

Objetivo del proceso:

Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.

Responsable:

Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones

Contratos y Liquidaciones

Minuta de Acta de liquidacin.

Se remite el acta de liquidacin al Supervisor, para su respectiva revisin, aprobacin y firma y para que solicite la firma del Contratista.

Remisin de la minuta de liquidacin mediante Orfeo

Supervisor del Contrato

Supervisor del Contrato

Acta de liquidacin firmada por Supervisor y Contratista.

Una vez remite el Supervisor la respectiva acta con las firmas correspondientes, se trmita la firma del Coordinador de Contratos y Liquidaciones y se coloca la fecha en la misma.

Remisin del Acta de Liquidacin mediante Orfeo

Contratos y Liquidaciones

Contratos y Liquidaciones

Resolucin Liquidacin Unilateral.

Si el acta de liquidacin bilateral no es firmada por el Contratista, debera elaborarse la Resolucin correspondiente a la liquidacin unilateral del contrato, que se notificar de conformidad con lo establecido en la ley. Remitir copia del acta de liquidacin del contrato al Proceso de Financiera (Tesorera), en el evento de ordenarse en la misma la liberacin de un saldo a favor de la Entidad, o de un pago a favor del Contratista, trmite que una vez elaborado le ser informado al Proceso de Liquidaciones. Se remitir el expediente al Archivo de la Entidad.

Notificaciones - Citacin para notificacin personal y/o Edicto

Contratista

Contratos y Liquidaciones

Remisin copia del Acta de Liquidacin.

Remisin copia del Acta o Resolucin de Liquidacin mediante Orfeo

Proceso Gestin Financiera

Contratos y Liquidaciones

Remitisin del expediente al Archivo Central de la Entidad.

Remisin del Expediente mediante Orfeo

Archivo

Contratos y Liquidaciones

Acta o Resolucin de Liquidacin.

Coordinar publicacin del acta o la Resolucin de Liquidacin en la pgina Web y en el Portal nico de Contratacin

Remisin copia del Acta o Resolucin de Liquidacin mediante Orfeo

Proceso Comunicaciones
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Proceso Planeacin

Asesora - Realimentacin

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE Personal sensibilizado en mejores prcticas en Procesos Planeacin - Direccionamiento estratgico seguridad y salud ocupacional INDICADORES)

V
Poblacin beneficiada- Usuarios Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y anlisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Procesos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Tecnologa de Informacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Computadores, correo electrnico y voz IP

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO

Gestin Financiera

Recursos Financieros - CDPPrepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos, constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio, proyecto de minuta de contrato, Resolucin de Apertura, Respuestas a las observaciones, Adendos, Comunicacin y/o resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta, contrato, pliza, aprobacin de pliza, Registro Presupuestal (RP), otros, acta, resolucin de liquidacin o acta administrativa. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin de Talento Humano

Coordinadores, Asesores, Profesionales y Asistentes del Proceso. Apoyo Adquisicin de Bienes o Servicios para el proceso. Correspondencia y Archivo Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Publicaciones en la pgina WEB y en el Portal nico de Contratacin

Adquisicin de Bienes y Servicios

Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 1150 y decreto reglamentario, Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios, Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, Constitucin Poltica. 8)Manual de Contratacin FIP. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestin y Administracin Documental

Ley 80 de 2003 y Decretos Reglamentarios, Ley 1150 y decreto reglamentario. - Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios. - Decreto 2647/05. - Ley 594/00. - Cdigos Civil, de Comercio, Contencioso Administrativo y Constitucin Poltica. - Formatos del Proceso y Formatos de Accin Social, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Gestin Administrativa

Comunicaciones

59

11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA

Objetivo del proceso:

Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la toma de decisiones.

Responsable:

COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Todos los procesos, auditoras externas, organismos del Estado.

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Requerimientos.

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accin Cronograma.

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Planeacin - Direccionamiento Estratgico. Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas.

Elaborar Plan de Accin Elaborar cronograma de actividades.

Todos los procesos, auditoras externas, organismos del Estado.

Directrices y Lineamientos. Normatividad del Ministerio de Hacienda, DIAN, Contadura General de la Nacin y otros.

Identificacin, anlisis y valoracin de riesgos.

Mapa de riesgos

Autocontrol - rea de Gestin Financiera

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos para Matriz de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Decreto de liquidacin del presupuesto. Ministerio de Hacienda PAC aprobado por el Ministerio de Hacienda. Ordenadores del gasto Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Distribuir la apropiacin presupuestal y PAC a las asignaciones internas en el sistema SIIF y recursos propios en el sistema PCT.

Apropiacin y PAC disponible

Todos los procesos.

Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Todos los procesos.

Ordenadores del gasto, contratacin, jurdica.

Acto administrativo mediante el cual se compromete el presupuesto.

Expedir el Registro Presupuestal y registrar la cuenta bancaria del beneficiario.

Registro Presupuestal, registro de la cuenta bancaria.

Todos los procesos.

Todos los Procesos

Solicitud de trmite de pago.

Elaborar la liquidacin del pago, modificar el plan de pagos, registrar en la contabilidad y generar la orden de pago. Para el caso de recursos propios adems, hacer el pago.Elaborar la solicitud de pago para el caso de pagos a travs de organismos de cooperacin y administradoras de recursos.

Orden de pago generada, pago para el caso Ministerio de Hacienda, organismos de cooperacin, de recursos propios y comunicacin al beneficiario del pago.Solicitud de pago para el administradoras de recursos, todos los procesos y finalmente los proveedores. caso de organismos de cooperacin y administradoras de recursos.

Organismos de cooperacin y administradoras de recursos.

Informe de pagos.

Revisin, verificacin, conciliacin y registro de los pagos en la contabilidad.

Conciliacin y registro contable.

Todos los procesos.

Proceso de Gestin Administrativa Proceso de Apoyo Legal

Informes del movimiento de los inventarios. Informes de procesos jurdicos a favor y en contra de la entidad. Resolucin y autorizacin de Minhacienda y Reglamento Interno de cajas menores.

Revisar y registrar en la contabilidad el movimiento de los inventarios. Registrar en la contabilidad.

Registro Contable. Registro Contable.

Proceso de Gestin Financiera. Proceso de Gestin Financiera.

Constitucin de las cajas menores.

Caja menor constituda. UTs y procesos que manejan caja menor y Ministerio de Hacienda.

UTs y procesos que manejan caja menor. Soportes para legalizacin. Revisin, seguimiento y control al manejo de los recursos de las cajas menores. Legalizacin,reembolso y reintegro de recursos para la legalizacin definitiva.

Procesos financiados con crdito externo

Pagos con recurso de crdito externo

Elaborar las justificaciones de gastos, solicitudes de desembolso e informes sobre los crditos externos.

Justificacin de gastos, solicitud de desembolso, informes de ejecucin.

Ministerio de Hacienda, Banca multilateral y procesos financiados con recursos de crdito externo. Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas. rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas. rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Requerimientos.

Elaborar informes.

Informes.

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Procesos de Gestin Financiera y de Direccionamiento Estratgico. Todos los procesos, autocontrol, organismos del estado y banca multilateral, Control y Seguimiento

Proceso de Gestin Financiera

Informacin para la elaboracin de indicadores. No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V A

Realizar medicin a travs de los indicadores.

Resultados y anlisis de indicadores.

Todos los procesos, UTs, organismos del estado y Banca Multilateral.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Acciones de Mejora

60

11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA

Objetivo del proceso:

Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la toma de decisiones.

Responsable:

COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Equipos de cmputo, de impresin, scanner, software soporte tcnico.

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Tecnologa de informacin

Gestin Administrativa

Estaciones de trabajo, suministros de elementos de oficina, apoyo logstico en general. Estatuto Orgnico del Presupuesto, Ley Anual del Presupuesto, Decreto de Liquidacin del Presupuesto, Plan General de la Contabilidad Pblica, Estatuto Tributario, Normas de Impuestos Distritales, Procedimientos del Ministerio de Hacienda, del Departamento Nacional de Planeacin, Normas sobre el sistema SIIF, Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la ley 873 de 1993. Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005. Sistema de Gestin Documental, Manual de procedimientos del rea Financiera. Plan de Mejoramiento, Contratos de crditos externos y normas de la Banca Multilateral, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Talento Humano

Recurso Humano, capacitacin.

Comunicaciones

Intranet, protocolo de comunicaciones.

1)Estatuto Orgnico de Presupuesto, Decreto de Liquidacin del Presupuesto, 2)Estatuto Tributario, 3)Normatividad administracin SIIF Nacin. Normatividad Ministerio de Hacienda sobre el manejo de las cajas menores, 4) Plan General de la Contabilidad Pblica y Normas Banca Multilateral, 5)Procedimientos Gestin Financiera, 6)Estatuto Orgnico del Presupuesto, Decreto de Liquidacin de Presupuesto, Normatividad Ministerio de Hacienda. Procedimientos Gestin Financiera, Lineamientos de Direccionamiento Estratgico, 7).Plan Indicadores 8) Ver Lista Maestra de Documentos.

1) Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, pago. 2)Declaraciones de Impuestos, Declaracin de Ingresos y Patrimonio, Certificaciones de Retencin en la Fuente. Informacin exgena. Informes segn Decreto 537 de 2004 y resolucin anual. 3)Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Obligacin contable, orden de pago, reintegros. 4)Estados Financieros Bsicos, Estados Financieros de propsito especial. 5)Certificado de disponibilidad presupuestal. Registro Presupuestal, Liquidacin de Impuestos, Obligacin Contable, Orden de pago, Estados Financieros e Informes Contables, Certificado de reserva, orden de pago a convenios, Conciliaciones con organismos, informes de ejecucin de convenios. 6)Plan de Accin. 5) Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin y Administracin Documental

Correspondencia y Archivo

61

11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO

Objetivo del proceso:

Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.

Responsable:

COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Informacin sobre competencias del personal necesario

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion Determinar los niveles de educacin, formacin, habilidades, competencias y experiencia y replantear y redifinir el Manual de Funciones y Competencias frente a la expectativa de implementacin de la carrera administrativa. Elaborar Programa Anual de Bienestar Social

SALIDA
Plan de Accion Manual de funciones y competencias actualizado.

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Todos los procesos

Todos los procesos - Caja de Compensacin Diagnstico de necesidades de Bienestar Familiar Evaluacin de Clima Organizacional Todos los procesos - ARP - Aseguradora Todos los procesos Proceso Direccionamiento Estratgico Todos los procesos Todos los procesos Panoramas de Riesgos - Diagnstico de Medicina preventiva Diagnstico de necesidades de capacitacin Requerimientos de personal Plan de Capacitacin

Programa de Bienestar Todos los Procesos

Elaborar Programa de Seguridad y Salud Ocupacional

Programa de Seguridad y Salud Ocupacional Programa de Capacitacin Colaboradores seleccionados Colaboradores capacitados Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Todos los procesos Funcionarios - Contratistas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Elaborar Plan Anual de Capacitacin Seleccionar colaboradores requeridos Capacitar el recurso humano Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Evaluar la eficacia del programa de capacitacin y realizar ajustes pertinentes Implementar el Programa de Bienestar Social Evaluar la satisfaccin de las actividades de bienestar realizadas

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Resultados de la evaluacin - oportunidades de mejora Actividades realizadas en bienestar social Resultados de la evaluacin - oportunidades de mejora

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Todos lo procesos Todos los procesos Todos lo procesos

Colaboradores capacitados Todos los procesos Todos los procesos Comisin Nacional del Servicio Civil, Funcin Pblica, Todos los procesos que cuenten con personal de planta en Carrera administrativa o en Periodo de prueba. Todos los procesos, ISO 9001/2000, NTC GP1000/2004 Comisin Nacional del Servicio Civil / Funcin Pblica Proceso de Contratacin Proceso de Gestin Financiera Todos los Procesos

Evaluacin de la capacitacin Programa de Bienestar Social Evaluacin de actividades de bienestar social

Evaluacin de Desempeo

Realizar evaluacin de desempeo al personal de planta de carrera administrativa o en periodo de prueba.

Colaboradores de Carrera administrativa y en periodo de prueba evaluado.

Colaboradores de Carrera administrativa o en periodo de prueba.

Evaluacin de desempeo por competencias Directrices y lineamientos de la Funcin Pblica Soportes de Nmina, Contrato Disponibilidad Presupuestal Informe Actividadesl

Realizar la evaluacin de desempeo por Competencias a los colaboradores que afecten la calidad del servicio

Colaboradores Evaluados

Colaboradores que afectan la calidad del servicio Colaboradores directivos de Planta

Colaboradores directivos de libre nombramiento Realizar acuerdos de gestin para el personal directivo de libre nombramiento y remocin y remocin evaluados Tramitar el pago de nmina, Cesantas, Seguridad Social Intetral / y el pago de honorarios de los contratistas Pago de nmina / Pago de honorarios

Servidores Pblicos / Contratistas

H
Comisin Nacional del Servicio Civil Requerimientos de la Comisin

Adelantar los trmites requeridos por la Comisin Nacional del Servicio Civil en todo lo correspondiente a los procesos de carrera administrativa e informar a todo el personal interesado oportunamente Tramitar novedades, afiliaciones y dems trmites ante EPS, ARP, FNA, AFP y Caja de Compensacin Familiar Gestionar las comisiones de viaje requeridas (tiquetes y viticos) y tramitar el pago de los mismos Trmitar situaciones administrativas (Nombramientos, vacaciones, licencias, renuncias, comisiones de estudio y de servicios, permisos).

Lista de elegibles / Redefinicin planta de personal

Todos los Procesos que cuenten con personal de planta

EPS, ARP, FNA, AFP, Caja de Compensacin Familiar Todos los procesos Operadores y agencias de viajes Proceso de Gestin Financiera Todos los procesos

Solicitudes de afiliacin, novedades, trasladosy dems trmites de seguridad social Solicitudes de comisin de viaje Disponibilidad Presupuestal

Trmite de situaciones de seguridad social

Funcionarios - Contratistas

Comisiones tramitadas / Planilla de pagos

Todos los Procesos

Situaciones Administrativas

Situaciones administrativas tramitadas

Servidores pblicos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones e identificacin de peligros

Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de seguridad y salud ocupacional. Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores de los procedimientos del rea de Gestin de Talento Humano

Todos los Procesos y Unidades Territoriales

Proceso de Planeacin

Asesora - Realimentacin

Planeacin - Direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

62

11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO

Objetivo del proceso:

Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.

Responsable:

COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Compras de bienes y servicios. Contratos Infraestructura, papelera, servicios generales, elementos de oficina, elementos de seguridad y Salud Ocupacional Recursos para pagos Cdps, rps pagos, informe de ejecucin presupuestal Equipos, correos electrnicos, soportes ploters, scaners. Apoyo logstico para eventos. Conceptos. Correspondencia, archivo. Realimentacin del plan de Accin, Realimentacin de indicadores del proceso. Realimentacin del Proceso. Realimentacin del Sistema de Gestin Integral

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Registros Documentos 1)Gua Concertacin de Objetivos DAFP. 2)Instructivo Evaluacin de Desempeo DAFP. 3)Manual de Procesos y Procedimientos. 4)Programa de Bienestar Social anual. 1)Plan de accin. 5)Programa de Salud Ocupacional 2)Actas. anual. 6)Matriz de Competencias. 3)Respuestas a 7)Plan Indicadores. 8)Resoluciones solicitudes. Internas: 00492 del 2007. Escala de 4)Cronograma de Viticos, 00554 de 2007 Comisin de Capacitacin Personal, Reglamento de Higiene y anual. Seguridad Accin Social. 9)10409 de 5)Cronograma de 2006 se adoptan mecanismos para Bienestar Social prevenir, corregir y sancionar el acoso anual. laboral, 01511 de 2007 establece 6)Cronograma de funciones especficas para Salud Ocupacional profesionales que atienden poblacin anual. 7)Nmina, desplazada. 10) 10273 de 2006 Planilla de pago Conformacin COPASO, 01066 de honorarios 2007 Establece Horario de Trabajo de contratos de Accin Social, 10266 de 2006 prestacin de Designacin representantes del servicios. COPASO. 11) 01067 de 2007 Modifica 8)Resultados el artculo 4 de la resolucin 002 de evaluaciones de 2005, 05938 de 2007 establece desempeo y funciones especficas a los acuerdos de Coordinadores de las Unidades gestin. 9) Territoriales, 0545 de 2007 Ver Tabla de conformacin Comit de Emergencia Control de de Accin Social. 12)Plan de Registros. Emergencias y Evacuacin. Anexos. 13) Ver Lista

CONTRATOS Y LIQUIDACIONES

GESTIN ADMINISTRATIVA

GESTIN FINANCIERA

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

COMUNICACIONES

APOYO LEGAL GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Las normas, leyes y decretos relacionados en la Lista Maestra de Documentos, Los requisitos Legales identificados en la Matriz de Requisitos legales de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestin Ambiental. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

PLANEACIN

CONTROL Y SEGUIMIENTO

CALIDAD

63

11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES

Objetivo del proceso:

Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.

Responsable:

Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion

SALIDA
Plan de Accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Solicitudes de apoyo para actividades como produccin de informacin, cubrimiento periodstico de eventos, prstamo de piezas de comunicacin.

Programar atencin a eventos agendados y solicitudes de acuerdo con prioridades y disponibilidad

Asignacin de responsables

Todos los Procesos y las Unidades Territoriales

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Suministro de informacin de inters y para conocimiento interno

Recolectar informacin de los procesos, reas y/o programas de la Entidad para la elaborar boletines internos, campaas de sensibilizacin, carteleras y dems productos de comunicacin organizacional requeridos.

Proyeccin carteleras, boletines internos, campaas, etc

Todos los Procesos y las Unidades Territoriales

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Suministro de informacin para los medios masivos de comunicacin

Recolectar informacin del quehacer de los diferentes programas de la entidad para elaborar boletines de prensa y dems productos de comunicacin.

Boletines de prensa, informes especiales e informacin

Todos los Procesos, las Unidades Territoriales, beneficiarios.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Solicitudes de piezas y productos de comunicacin

Producir y realizar los programas de radio y Tv "Pas Posible", elaborar, publicar y actualizar informacin en la Web, elaborar presentaciones Power Point, disear publicaciones, acompaar eventos. Actualizar contenidos de la Intranet, elaborar Noti Reporte (monitoreo), actualizar el Protocolo de Comunicaciones y de piezas de comunicacin, realizar carteleras, campaas internas de sensibilizacin y difusin.

Programas de Tv., programas de radio, Videos institucionales, publicaciones, pgina Web, Intranet, carteleras, eventos, campaas.

Todos los Procesos y Equipos Territoriales, Medios Masivos de Informacin, Agencias de Noticias, opinin pblica, otros pblicos estratgicos.

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Demandas de informacin por parte de los medios masivos de comunicacin

Enviar boletines de prensa a medios masivos de comunicacin, realizar ruedas de prensa, atender solicitudes externas de informacin.

Boletines de prensa, informes especiales e informacin general

Medios Masivos de Informacin, Agencias de Noticias, opinin pblica, otros pblicos estratgicos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Direccionamiento estratgico (Calidad)

Asesora - Retroalimentacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Anlisis y cuadro de control

Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Calidad, Talento Humano, Gestin administrativa

Matriz de Aspectos e Impactos y de Riesgos y Peligros

Hacer seguimiento y actualizar la identificacin de aspectos e impactos ambientales, lo mismo que de Riesgos y Peligros Ocupacionales

Anlisis y reporte actualizado

Calidad, Talento Humano y Gestin Administrativa.

Planeacin

Asesora - Retroalimentacin

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

64

11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES

Objetivo del proceso:

Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.

Responsable:

Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Gestin Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Financiero

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Administrativa

Infraestructura, cmaras de video y fotogrficas, televisores, VHS, Dvd , grabadoras, fax, scanner, transporte

Adquisicin de Bienes y Servicios

Contratacin de bienes y servicios Directiva Presidencial Resolucion 787 del 30 de septiembre de 2005 funciones del rea de Comunicaciones Polticas y Estndares para la Publicacion de Informacion del Estado Colombiano en Internet Directivas Comision Nacional de TV Agenda Conectividad SIGOB Constitucion Politica Artculo 23 Protocolo de Comunicaciones Ley 80 publicaciones de contrataciones transparencia, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Protocolo de Comunicaciones Procedimiento solicitud de apoyo Formato de solicitud de apoyo en en Comunicaciones Comunicaciones Procedimiento Divulgacion de Bitcora de programas de Tv. y Informacion en Medios Radio Instructivo para el uso de Actas Archivo carteleras fotogrfico y videos NOTIInstructivo para manejo de REPORTE-PAG WEB-INTRANETpginas de intranet e Internet, CARTELERAS. Plan Indicadores. Ver Tabla de Control de Registros. Ver Lista Maestra de Documentos.

Tecnologa de la informacin

Tecnolgico: Computadores, impresoras lser. software.

Contratos y Liquidaciones

Acompaamiento jurdico

Gestin de Talento Humano

Recurso humano, viticos, capacitacin, bienestar, salud ocupacional

Gestin y Administracin Documental

Acompaamiento, servicios de correspondencia

65

11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Objetivo del proceso:

Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.

Responsable:

COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Planeacin Control y Seguimiento

ENTRADA
Directrices y Lineamientos Solicitud Elaboracin Plan de Accin Solicitud identificacin o ajustes de los riesgos que afectan el objetivo del proceso Orientaciones y metodologa

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Direccionamiento Estratgico Planeacin - Control y Seguimiento

Evaluar necesidades y asignar responsables de acuerdo con el tema Elaborar Plan de Accin Elaborar Mapa de Riesgos (Identificacin, Anlisis y Valoracin de Riesgos y del Contexto Estratgico) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Mapa de Riesgos del Proceso

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Desarrollo, modificacin o ajustes en Sistemas de Informacin las aplicaciones misionales y administrativas Mantener la infraestructura de telecomunicaciones y servicios de red, de acuerdo con los requisitos de ley y con las normas aplicadas al sistema de gestin integral. Administracin del Help Desk y Atencin de solicitudes de servicios a los usuarios (En el caso de requerimientos de telecomunicaciones cumpliendo con las normas de seguridad aplicadas).

Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Telecomunicaciones Todos los procesos Incidentes y requerimientos Atencin a requerimientos tecnolgicos.

Solicitudes resueltas

Apoyo Informtico

Todos los procesos

H
Empresas de desarrollo de aplicaciones Software desarrollado o modificado

Mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, administracin de Bases de Datos, generacin y administracin de copias de respaldo de aplicaciones. Administracin de la Control de canales de comunicacin, ampliacin cobertura de plataforma tecnolgica comunicaciones y elctrica, garantizar la seguridad en transmisin de datos, administracin correo electrnico. Supervisin contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, renovacin tecnolgica Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Proveedores de telecomunicaciones Empresa para mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Servicio de telecomunicaciones

Sistemas de Informacin operando, Sistemas de comunicacin ptimos, equipos de cmputo funcionando y software de oficina adecuado a las necesidades de la entidad.

Servicios de mantenimiento

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Control y Seguimiento Planeacin - Direccionamiento estratgico Planeacin - Direccionamiento estratgico Control y Seguimiento Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

Planeacin - Control y Seguimiento

Asesora - Realimentacin

Realizar revisin de la aplicacin de procedimientos y controles en el proceso Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin de los Usuario Evaluar el Sistema de Control Interno Realizar autoevaluacin de control y de gestin

Actas de reunin del monitoreo

Planeacin Usuarios Control y Seguimiento Control y Seguimiento

Asesora - Realimentacin

Resultados y anlisis de indicadores Resultados y anlisis de la evaluacin Resultados Resultados y anlisis de autoevalaucin

V
Evaluacin de satisfaccin Evaluacin Asesora - Realimentacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Actualizacin matriz de aspectos ambientales y panorama de peligros

Mapa de Riesgos, Acciones de Mejora Institucional, Funcional e individuales, Matriz de Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico aspectos e impactos y panorama de peligros - Talento Humano en S&SO

66

11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Objetivo del proceso:

Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.

Responsable:

COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Adquisicin de Bienes y Servicios Gestin Financiera Gestin Administrativa Contratacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Tramite de compras de B y S Expedicin CDPs, pagos Suministro de insumos para funcionamiento Licitaciones, elaboracin de contratos, conceptos jurdicos

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO


Ley 603, Ley 527, Ley 790, Ley 812 , Ley 962, Decreto 2150, Decreto 3816, Decreto 4669, CONPES 3072, CONPES 3248, CONPES 3292, DECRETO 2170, POLTICAS Y ESTNDARES PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA FASE 3 DE LA DIRECTIVA 02 DE 2000, Circular 12 Direccin Nacional Derechos de Autor, Directiva 02, Resolucin No. 180466, , ESTNDAR INTERNACIONAL UL1778 o Equivalente, ESTNDAR INTERNACIONAL: ISO 17799:2005 (ISO 27001), NTC 2050, ESTNDAR INTERNACIONAL: NEC: National Electrical code, NEMA: National Electrical Manufactures Asociation, NFPA 72 - National Fire Alarm Code, NFPA 75 - Standard for the Protection of Information Technology Equipment, NFPA 76 Standard for the Fire Protection of Telecommunications Facilities, NFPA 110 - Standard for Emergency and Standby Power Systems, NFPA 2001 - Standard on Clean Agent Fire Extinguishing Systems, TIA/EIA 942 Telecommunications Infrastructure Standard for Data Centers, ESTNDAR INTERNACIONAL:EIA/TIA568B.1: Standard Commercial Building Telecommunications Wiring Standard, EIA/TIA-568B.2: 100-ohm twisted-pair cabling standar, EIA/TIA-568B.2-1: Normas UL.

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros


Manuales de usuario y Manuales Help Desk, Actas, Acuerdo Individual tcnicos de los sistemas de de Manejo de la Informacin, Recibo informacin, Guas, Instructivos, de informacin - Custodia de cintas procedimientos documentados Magnticas. Ver Tabla de Control de Registros. del proceso, Tabla de control de registros, Plan de Indicadores.Ver Lista Maestra de Documentos.

Gestin y Administracin Documental Talento Humano

Acompaamiento y asesoria en archivo y correspondencia Coordinador de proceso, coordinadores reas de apoyo del proceso, profesionales, personal tcnico y asistencial, tramites de viticos

ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

67

11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL

Objetivo del proceso:

Representar a la entidad ante las instancias judiciales y no judiciales; proponer frmulas de resolucin de conflictos y/o controversias; brindar asesora y apoyo jurdico a los procesos misionales y soporte de la entidad y entidades que hacen parte del SNAIPD.

Responsable: PROVEEDORES

Coordinadora Nacional Proceso Apoyo legal ENTRADAS Directrices y Lineamientos ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin Recepcin de documentos (Demandas, tutelas, solicitudes de demanda, conceptos, consultas, derecho de peticin, solicitudes de los organos de control y ministerio pblico) Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.) Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de peticin, requerimientos SALIDA Plan de Accin CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Direccionamiento estratgico y proceso de Planeacin

Direccionamiento Estratgico Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios Compaas de Seguros Cmaras de Comercio Organismos de Control Congreso de la Repblica Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos

Estudio y anlisis de documentos en cuanto a su pertinencia

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable. Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Obtencin de pruebas

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios Compaas de Seguros Cmaras de Comercio Organismos de Control Congreso de la Repblica Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos

Elaboracin de la respuesta o de la demanda en defensa de los intereses de la entidad Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.) Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de peticin, requerimientos

Elaboracin de Solicitudes de Conciliacin

Elaboracin respuesta solicitudes, conceptos, consultas, derechos de peticin, requerimietnos, etc Monitoreo jurdico por el Proceso Apoyo Legal

Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Contestacin de la accin judicial o prejudicial ( y exfuncionarios demandas, tutelas, conciliaciones, etc) Compaas de Seguros Representacin de la entidad en etapas Cmaras de Comercio procesales Conceptos, Organismos de Control consultas y derechos de peticin resueltos Congreso de la Repblica Respuestas a Solicitudes Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos Informe Direccionamiento estratgico

Funcionarios

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin Estrategico Todos los Procesos, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico Direccionamiento

Proceso de Planeacin

Solicitud de resultados de indicadores y Asesora No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..

V A

Realizar medicin y seguimiento a los indicadores

Resultados y anlisis de indicadores

Todos los Procesos y Equipos Territoriales

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de mejora

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS DE SOPORTE

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO Decreto 2467 de 2005, Ley 368/97, Ley 418/97 y sus modificaciones y adiciones; Ley 387/97, Ley 80 de 1993 y sus modificaciones y adiciones, Ley 487 de 1998 , Ley 594 de 2000 y decreto 2569/00, decreto 1813/00, Ley 872 de 2003 y dems normas legales ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCION DEL PROCESO Documentos Registros

Tecnologa de informacin

Computadores, correo electrnico y voz IP

Gestin Financiera Talento Humano Gestin y Administracin Documental Gestin Administrativa Comunicaciones

Recursos financieros (CDP y RP) Recurso humano necesario para realizar el proceso Correspondencia y archivo Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Protocolo de comunicaciones

Requisitos (Leyes, decretos, etc.), Directivas presidenciales, contratos, convenios, liquidaciones, informes, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Expediente del proceso (Demanda, tutela, conciliacion, etc.) Actas de conciliacin, Conceptos, Consultas, Derechos de Peticin, Solicitudes, Requerimientos, Formatos del proceso. Ver Tabla de Control de Registros.

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11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Objetivo del proceso:

Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.

Responsable:

COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA


Plan de Accin

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Planeacin - Direccionamiento Estratgico

P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Todos los procesos de la Entidad y clientes externos

Recepcin de documentos

1-) Revisar y verificar comunicaciones(entrada) 2-) Radicar y digitalizar el documento (entrada) 3-) Organizar los documentos consecutivamente(entrada) 4-) Revisar y verificar comunicaciones para ser enviadas por tipo de correo (corra, post-Express, mensajera). (entrada) 5-) Organizacin fsica de la documentacin recibida y enviada en su respectivo expediente 6-) Pagos y consignaciones en entidades financieras 7-) Elaborar cronograma de transferencias 8-) Verificar, organizar y clasificar transferencias documentales 9-) Registrar en base de datos

Distribucin de comunicaciones internas - externas

Todos los procesos de la Entidad Pagos realizados entidades financieras Transferencias documentales Inventario fondo documental

Cliente externo

solicitud de certificaciones

Realizar bsqueda en el sistema de informacin

Suministro de informacin telefnica y/o certificacin

Clientes externos

Solicitudes de Archivo

1-) Recepcionar y radicar la solicitud 2-) Realizar bsqueda sistema de informacin 3-) Ubicar expediente

Suministro de expedientes a las dependencias

Todos los procesos de la Entidad

Devoluciones

1-) Recepcionar y Verificar 2-) DescargDr prestamos sistema de informacin 3-) Recepcionar y Verificar

Informacin organizada y disponible

Todos los procesos de la Entidad

Auditoria sistema de gestion documental

Evaluar sistema Gestion Documental

Informe auditoria

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Proceso de planeacin - Control y seguimiento

Revisin de metas plan de accin y plan de mejoramiento

1-) Revisar plan de Accin y plan de mejoramiento 2-) Revisar los indicadores Ejecutar y hacer seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Ajustes y Acciones de mejora

Proceso de planeacin

Procesos de control y seguimiento

No Conformidades reales y potenciales

Acciones de Mejora

Proceso de control y Seguimiento

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11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Objetivo del proceso:

Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.

Responsable:

COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Direccionamiento Estratgico Gestion Financiera

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Directrices Disponibilidad presupuestal Recurso humano, capacitacin

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Instructivo sistema gestin documental, programa de gestin documental, cronograma de transferencias manual de procesos procedimientos, Ver Lista Maestra de Documentos. Registros Ver Tabla de Retencin Documental en ORFEO

Talento Humano

Contratos y Liquidaciones, Adqquisicin de Bienes y Servicios

Contratos, ordenes

Soporte sistema mercurio,winisis, sistema orfeo, sistema integrado bibliogrfico S.I.B


Tecnologa de Informacin

Acuerdo AGN 060 de 200, Ley 80 de 1993, Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002, Ley 734 de 2002, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Hardware
Control y Seguimiento

Seguimiento Infraestructura logstica

Gestion Administrativa

Insumos

70

11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN

Objetivo del proceso:

Asesorar a todos los procesos en la formulacin de polticas, planeacin estratgica, medicin, anlisis de datos y mejora y en la racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos para mejorar la planeacin de la organizacin

Responsable:

Jefe Oficina Asesora de Planeacin PROVEEDOR ENTRADA


Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico


rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Direccionamiento Estratgico - Planeacin

Elaborar Plan de Accin

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Solicitud de asesora

Asesorar en la elaboracin del plan de accin anual, en la construccin de indicadores, en la creacin y modificacin de documentos, en la construccin, seguimiento y modificaciones de los proyectos para presupuesto general de la Nacin, en el levantamiento de procesos y procedimientos, cuenta fiscal e implementacin del MECI

Asesoras entregadas

Todos los procesos

Todos los procesos Planes de accin Consolidar y verificar cumplimiento de los planes de accin Plan de accin consolidado Direccionamiento Estratgico

Documentos en estudio

Revisar, aprobar y actualizar manuales de procesos, procedimientos y dems documentos

Documentos aprobados Ficha EBI -proyectos de inversin BPIN, Sistema SPI DNP- SIIFII Anteproyecto Presupuestal y MGMP ante Minhacienda Tablero de control Sugerencias

Todos los procesos

Procesos misionales y Tecnologia de la Informacin

Perfil Proyecto

Revisar y tramitar los proyectos de inversin ante DNP, coordinar su seguimiento, afectaciones y tramitacin AnteproyectosPresupuestales MINHACIENDA

Departamento Nacional de Planeacin - Minhacienda

Todos los procesos

Resultados de indicadores

Analizar y consolidar indicadores en el tablero de control

Todos los procesos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Planeacin

Asesora - Retroalimentacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V A

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial PLAN DE INDICADORES)

(VER

Resultados y anlisis de indicadores

Planeacin - Direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos

Control y Seguimiento - Direcionamiento estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO


Gestin Financiera Gestin de Talento Humano Tecnologa de informacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Recursos para pago (CDP, RP, pago) e informe de ejecucin presupuestal Recurso Humano, Bienestar, viaticos Computadores, correo electrnico, soporte, Plotter, scanner. Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Apoyo logstico para eventos Conceptos Contratos y liquidaciones Realimentacin del proceso Correspondencia y elementos para archivo Compras de bienes y servicios

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros

Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Control y Seguimiento Gestin y Administracin Documental Adquisicin de bienes y servicios

Decreto 2467/05, Ley 872/03, Resolucin Orgnica 5544/03, Resolucin 1332/05, Circular 03/05, Decreto 1599/05, Resolucin 1913/03, Resolucin 033/04, Resolucin Orgnica 5674/05, Decreto 3622/05, Decreto 3286/04, Decreto 4109/04, Ley Anual de Presupuesto y anexos Estatuto Organico de Presupuesto, Plan Nal de Desarrollo, ISO 9001:20008NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Plan de accin, actas de aprobacin documentos y manuales, proyectos de inversin presentados, tablero de Manual de procedimientos, control, formatos del proceso y de Censo de Poblacin, Plan Accin Social, cuenta fiscal, Indicadores. Ver Lista Maestra anteproyecto de presupuesto y de Documentos. MGMP, mapa de riesgos, informes MECI.Ver Tabla de Control de Registros.

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11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO

Objetivo del proceso:

Contribuir a la excelencia del servicio pblico en ACCIN SOCIAL, a travs del acompaamiento, seguimiento y evaluacin permanente a los Procesos del Nivel Nacional y Territorial, para verificar el cumplimiento de la poltica, metas, programas y objetivos estratgicos, coadyuvando en la toma de decisiones de la Alta Direccin.

Responsable:

Jefe Oficina de Control Interno

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA

ACTIVIDADES

SALIDA
Plan de Accin

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los procesos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos matriz de identificacin de peligros

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los procesos

Control y Seguimiento

Reporte de actividades realizadas

Realizar seguimiento peridico al Plan de Accin

Autoevaluacin de la Gestin

Realizar Auditoria Interna de Sistemas de Gestin Integrados Todos los procesos Actividades y resultados de los procesos Realizar Auditorias Especiales de Gestin Autoevaluaciones de Control, informes de auditoras internas y externas Elaborar y remitir al Director General informe ejecutivo anual sobre avance de implementacin del MECI Diligenciar formulario para la elaboracin del diagnstico, evaluacin y seguimiento a la implementacin del modelo de Control Interno Contable Revisin, consolidacin de acciones de mejoramiento y respuestas de cada uno de los procesos, con la supervisin de Control Interno. Informes de Auditoria Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos

DAFP, Todos los Procesos

Informe ejecutivo anual

DAFP, Todos los Procesos

Contadura General de la Nacin, Todos los Revisin estados financieros, Informes de procesos y DAFP auditoras internas y externas

Informe de Control Interno Contable

Direccionamiento Estratgico, DAFP, Contadura General de la Nacin, Todos los Procesos Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos, CGR

Contralora General de la Repblica

Informe preliminar

Plan de Mejoramiento Institucional

Todos los procesos

Reportes de avance de acciones de mejoramiento

Seguimiento al plan de mejoramiento

Informes de Seguimiento

CGR y Direccionamiento Estratgico

Todos los procesos

Mapas de Riesgo

Asesoria , acompaamiento y seguimiento a la Administracin del Riesgo en la entidad

Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos

Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos

Gestin Financiera, Gestin Administrativa, Talento Humano, Contratacin

Informacin, Estados Financieros

Consolidacin, Anlisis y Elaboracin Informe de Austeridad

Informe de Austeridad

Direccionamiento Estratgico y CGR

Todos los procesos

Reportes, datos estadsticos, informes

Seguimiento a la gestin de servicio al cliente en cuanto a peticiones, quejas y reclamos de los usuarios

Informes de Seguimiento

Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

Orientaciones y metodologa

Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Prcticas y controles ambientales aplicados

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores para la toma de decisiones

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Control y Seguimiento - Planeacin Direccionamiento estratgico

Control y Seguimiento

Datos, informacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

V A

Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Todos los procesos

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora, Mapa de riesgos, acciones Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico correctivas y preventivas

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Talento Humano Gestin Financiera Tecnologa de la Informacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recurso Humano, Bienestar, Capacitacin y Viticos Recursos Monetarios Sistemas de Informacin, computadores y correo electrnico Elementos de oficina, servicios Generales, infraestructura Conceptos Correspondencia, archivo

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros Solicitudes Resoluciones Expedientes Actas Reglamentos Informes Manuales Procedimientos Documentos Plan de Accin. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin Administrativa Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental

* Constitucin Poltica de Colombia 1991 - Articulos 209 y 269. * Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998, Ley 190 de 1995, Ley 909 de 2004, Ley 951 de 2005, Ley 962 de 2005. * Decreto 1737 de 1998, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 4110 de 2004, Decreto 2467 de 2005, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1195 de 2004, Decreto 1195 de 2004, Decreto 3622 de 2005. * Resolucin 048 de 2004, Resolucin 3512 de 2003. * Cartilla gua Administracin del Riegos - Funcin Pblica. Abril 2006. *ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Leyes, Decretos y Resoluciones,Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

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11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Objetivo del proceso:

Adelantar las investigaciones disciplinarias de los servidores pblicos de la Entidad

Responsable:

Coordinador Nacional del Proceso Control Interno Disciplinario

PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

ENTRADA
Directrices y Lineamientos

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion

SALIDA
Plan de Accion

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico Planeacin - Direccionamiento Estratgico


rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Los sujetos disciplinables de todos los procesos, El quejoso, La Administracin y la Procuradura Genera de la Nacin rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico

Direccionamiento Estratgico - Planeacin

Directrices y Lineamientos

Mapa de Riesgos

Mapa de Riesgos

P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa

Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros ocupacional.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo

Orientaciones y metodologa

Todos los procesos, Cliente Externo

Quejas - Informes interno y/o externos, Informes de la Oficina de Control Interno

Investigar la conducta de los sujetos disciplinables de Accin Social y determinar si estn o no inmersos en una falta disciplianria de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin en la Ley 734 de 2002. Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso

Acto Administrativo sancionatorio o no

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin

Orientaciones y metodologa

Prcticas y controles ambientales aplicados

Orientaciones y metodologa

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores

Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.

Poblacin beneficiada- Usuarios

Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Cuadro de resultados y anlisis

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planes de Mejora, Mapa de riesgos

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA


Tecnologa de la Informacin

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE


Computadores, correo electrnico, Sistema de Teleconferencia y Sistema de Informacin de Gestin Disciplinaria SIGDI

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos


Plan de Accin Mapa de Riesgos. Ver Lista Maestra de Documentos.

Registros
Actos Administrativos Actas Informe trimestral de indicadores Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestin Administrativa

Infraestructura fsica, papalera y servicios generales.

Gestin y Administracin Documental

Archivo, correspondiencia

Constitucin Poltica; Cdigo Contencioso Administrativo; Cdigo Penal; Cdigo de Procedimiento Penal; Ley 734 de 2002; Ley 200 de 1995 y Ley 80 de 1993, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestin Talento Humano

Capacitaciones, recurso humano

Adquisicin de Bienes y Servicios

Bienes y servicios

Contratos y Liquidaciones Apoyo legal

Contratos realizados Conceptos

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AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO

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12. ANEXO A.

GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Por considerarlo de elemento pedaggico se incluyen los trminos y definiciones de cada una de las normas tcnicas aplicadas al sistema de gestin integral:

12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD (NORMA ISO 9000:2005 Y NTCGP 1000:2004)

ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCION PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. ADECUACIN: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc, para cumplir los requisitos. ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin. AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organizacin o persona que recibe un producto. (Poblacin Vulnerable, Desplazada, Vctima de la Violencia o involucrada en cultivos ilcitos) CONVENIENCIA: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.

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EFICACIA: Grado en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. GESTIN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones. POLTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: La norma ISO 9001: 2008 requiere especficamente que la organizacin tenga procedimientos documentados para las seis actividades siguientes: control de documentos, control de registros, auditora interna, control del producto no conforme, accin correctiva y accin preventiva. PRODUCTO: Resultado de un proceso. PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 75

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REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. (Por la naturaleza de la Entidad los requisitos del cliente se comprenden segn los requerimientos de la ley). SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

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12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL NTC-ISO 14001:2004

GLOSARIO ACCIN CORRECTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad detectada. ACCIN PREVENTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad potencial. ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria. AUDITORIA INTERNA: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de gestin ambiental fijados por la organizacin. DESEMPEO AMBIENTAL: Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus aspectos ambientales. IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total de los aspectos ambientales de una organizacin. MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin ambiental para lograr mejoras en el desempeo ambiental global, de forma coherente con la poltica ambiental de la organizacin. MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. META AMBIENTAL: Requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. OBJETIVO AMBIENTAL: Fin ambiental de carcter general, coherente con la poltica ambiental, que una organizacin establece.

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ORGANIZACIN: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblica o privada, que tiene sus propias funciones y administracin. PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental de una organizacin. POLTICA AMBIENTAL: Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionados con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la alta direccin. PREVENCIN DE LA CONTAMINACIN: Utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas, materiales productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos. SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL: La parte del sistema de gestin de una organizacin empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.

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12.3

EJE DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL NTC- OHSAS 18001:2007

GLOSARIO

DESEMPEO: Resultados medibles del sistema de gestin en seguridad industrial y salud ocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la organizacin, basados en la poltica y los objetivos del sistema de gestin en seguridad industrial y salud ocupacional. EVALUACIN DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si ste es tolerable o no. ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o ambas. IDENTIFICACIN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus caractersticas. INCIDENTE: Evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima mortal. PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeo en Seguridad y Salud Ocupacional de una organizacin. PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinacin de estos. RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un (os) evento (s) o exposicin (es) peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el (los) evento (s) o exposicin (es). RIESGO ACEPTABLE: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organizacin puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica de S & SO. SEGURIDAD: Condicin de estar libre de un riesgos de dao inaceptable.

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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Parte del sistema de gestin total, que facilita la administracin de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos de S & SO.

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13. ANEXO B.

LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

ADTS: REA DE DESARROLLO TCNICO Y SOCIAL BM: BANCO MUNDIAL BPIN: BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL CICR: COMIT INTERNACIONAL DE LA CRUZ ROJA CDP: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CGR: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA CNRR: COMISIN NACIONAL DE REPARACIN Y RECONCILIACIN CCVCS: COMIT COMUNITARIO DE VERIFICACIN Y CONTROL DAPRE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DAFP: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA DNP: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION DIAN: DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DANE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA DCI: DIRECCIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL EBI: ESTADSTICA BASICA DE INVERSIN FIP: FONDO DE INVERSIN PARA LA PAZ. GAC: GRUPO DE ACCIONES CREATIVAS GME: GRUPO MOVIL DE ERRADICACIN MANUAL 81

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IDEAM: INSTITUTO DE HIDROLOGA, METROLOGA Y ESTUDIOS AMBIENTALES IGAC: INSTITUTO GEOGRFICO AGUSTN CODAZZI MADR: MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL MGA: METODOLOGA GENERAL AJUSTADA MECI: MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. OIM: ORGANIZACIN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES OYM: ORGANIZACIN Y MTODOS PAC: PLAN ANUAL DE CAJA PCI: PROGRAMA PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS PCT: PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERA PDA: PROGRAMA DESARROLLO ALTERNATIVO PFGB: PROGRAMA FAMILIAS GUARDABOSQUES PGN: PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIN PNUD: PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO POA: PLAN OPERATIVO ANUAL POG: PLAN OPERATIVO GLOBAL RSS: RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL RP: REGISTRO PRESUPUESTAL S.G.C: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD S.G.A: SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL S.G. S y SO: SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUAPCIONAL S.G.I: SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 82

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S.I.G: SISTEMA DE INFORMACIN Y GEO REFERENCIACIN SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO SNCI: SISTEMA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL SNE: SERVICIO NACIONAL DE NOTICIAS DEL ESTADO SPI: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIN SUR: SISTEMA NICO DE REGISTRO SISBEN: SISTEMA DE IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES BENEFICIARIOS PARA PROGRAMAS SOCIALES SUR: SISTEMA UNICO DE REGISTRO SIFA: SISTEMA DE INFORMACION FAMILIAS EN ACCION SNAIPD: SISTEMA NACIONAL DE ATENCIN INTEGRAL A LA POBLACIN DESPLAZADA. SIIF: SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA SIAOD: SISTEMA DE INFORMACIN DE AYUDA OFICIAL AL DESARROLLO SIMCI: SISTEMA DE INFORMACIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL. SIME: SISTEMA DE INFORMACIN Y MONITORIEO UCRS: UNIDADES COORDINADORAS REGIONALES (FAMILIAS EN ACCIN) UTS: UNIDADES TERRITORIALES UAO: UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN UE: UNIN EUROPEA UNODC: OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA EL DELITO UCP: UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTO VIS: VIVIENDA DE INTERS SOCIAL 83

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14. ANEXO C.

NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL ACCIN SOCIAL Ley 368 de 1997. Ley 318 de 1996 Decreto 2467 de 2005.

CONTROL INTERNO Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Circular 02 de 2004 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002

GENERACIN DE INGRESOS Ley 812 de 2003 - Plan Nacional de Desarrollo Resolucin 5475 de 2005

DESARROLLO ALTERNATIVO COMPES 3218 DE 2003

DESPLAZADOS Ley 387 de 1997 Decreto 2569 de 2000 Decreto 951 de 2001 Decreto 2007 de 2001 Decreto 2562 de 2001 Decreto 2284 de 2003 84

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Decreto 2131 de 2003. Decreto 250 de 2005 Decreto 1250 de 2004 JURISPRUDENCIA o Sentencia SU 1150 de 2000.Corte Constitucional o Sentencia T-1635 de 2000. Corte Constitucional o Sentencia T-327 de 2001. Corte Constitucional o Sentencia T-268 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-602 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-025 de 2.004. Corte Constitucional o Sentencia C-278 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia T-496 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia Expediente 2002-0036. Consejo de Estado del 12 de junio de 2008 Nulidad.

DONACIONES Ley 368 de 1997 Decreto 2685 de 1999 Estatuto Aduanero- Artculos 204, 531 y 532. Decreto 1012 de 2004 modificatorio del Artculo 204 del decreto 2685 de 1999Estatuto aduaneroResolucin No. 02847 de 2007

FAMILIAS EN ACCIN CONPES 3359 DE 2005 CONPES 3449 DE 2006 Manual Operativo del Programa

FONDO DE REPARACIN Ley 975 de 2005 Ley 418 de 1997, modificada y prorrogada Ley 1151 de 2007 Art. 13 Jurisprudencia Sentencia C-370-06 de 18 de mayo de 2006 Sentencia C-531-06 de 12 de julio de 2006 Sentencia C-319-06 de 24 de abril de 2006 Sentencia C-400-06 de 24 de mayo de 2006 Sentencia C-476-06 de 14 de junio de 2006 Sentencia C-575-06 de 25 de julio de 2006 Sentencia C-650-06 de 9 de agosto de 2006 85

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Sentencia C-670-06 de 16 de agosto de 2006 Sentencia C-719-06 de 23 de agosto de 2006 Sentencia C-080-07 de 7 de febrero de 2007

INFRAESTRUCTURA Ley 400 de 1997 Decreto 2168 de 1999, que liquido la Ley 529 de 1999 CONPES 3134 de 2001 CONPES 3261 de 2003

FONDO DE REPARACIN ADMINISTRATIVA Decreto 1290 de 2008 Cartilla Programa Reparacin Va Administrativa

RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-RESA Fundamento Legal Ley 812 de 2003 Resolucin 0637 de 2005 Resolucin 0833 de 2005 Resolucin 3300 de 2005 Resolucin 9399 de 2006 PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO Ley 1152 de 2007 Decreto 2984 de 2007 Decreto 3066 de 2007 Decreto 3363 de 2007

VCTIMAS DE LA VIOLENCIA Ley 418 de 1997 Ley 782 de 2002 JURISPRUDENCIA VCTIMAS DE LA VIOLENCIA o Sentencia C-047 de 2001 o Sentencia T-1161 de 2003 o Sentencia T-417 de 2004 o Sentencia T-473 de 2007 o Sentencia T-188 de 2007 86