A G E N C I A E C U AT O R I A N A D E C O O P E RA C I N INTERNACIONAL

DOCUMENTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE L A INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

VERSIN 1.00

AGOSTO-SEPTIEMBRE DE 2009

Ficha del Documento

Cdigo Nombre Versin Revisin Elaborado por Aprobado por Fecha de elaboracin Fecha de aprobacin EST-ORG-001 Estructura Organizacional por Procesos de la Institucin Ecuatoriana de Cooperacin Internacional 1.00 1 Juan Eduardo Chamorro Lucero Direccin Ejecutiva 17 de agosto de 2009

Revisiones
Fecha 2009-0921 Funcionario Juan Eduardo Chamorro Lucero Cargo Modelo organizacional Ajuste Incorporacin de varias secciones de aporte de Mdison Carrillo, desarrollador de la primera versin del Modelo de Gestin de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador. Actualizacin de secciones relacionadas con el modelo de gestin por procesos-manual de procesos versin 1.0 segunda revisin, desarrollado por Pablo Romero.

Derechos
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Todos los derechos Reservados. AGECI 2009

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TABLA DE CONTENIDO

Pgina ANTECEDENTES...................................................................5 OBJETIVOS..........................................................................7 METODOLOGA Y NORMATIVA APLICABLE..............................7 ANLISIS ORGANIZACIONAL DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS..........................................................................8 DISEO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS.................................................................23 PROCESOS, SUBPROCESOS, COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LAS INSTANCIAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............................................................28 ANEXOS............................................................................30

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

ANTECEDENTES Mediante Decreto Ejecutivo 699, de 30 de octubre de 2007, se cre el Sistema Ecuatoriano de Cooperacin Internacional (SECI), el Consejo Directivo de la Cooperacin Internacional (CODCI) como su instancia rectora y la Agencia Ecuatoriana de Cooperacin Internacional (AGECI) como la entidad tcnica y ejecutora de la gestin de la cooperacin internacional en el Ecuador. En virtud de las caractersticas del SECI en las circunstancias actuales, durante el primer semestre del 2009 la AGECI apost por iniciar el rediseo integral del Sistema, tomando como punto de partida una definicin clara y concreta del modelo de gestin institucional acorde con una nueva misin corporativa y con objetivos estratgicos replanteados. En este contexto, el esquema integral del modelo de gestin por procesos a desplegarse en la institucin, puede explicarse a partir de la siguiente ilustracin.

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El modelo de procesos es un instrumento que permite en primer trmino, vislumbrar la misin de la institucin a travs de la respuesta a la pregunta: Qu (procesos) va a hacer la organizacin?, obviamente enmarcado por el Plan Nacional de Desarrollo, el plan estratgico, las polticas, directrices y lineamientos, las reglas. Con esta idea en mente, el principal aporte del modelo de gestin por procesos a una institucin consiste en cambiar la idea de que sus colaboradores (anteriormente denominados empleados) solamente deben conocer y realizar actividades atmicas independientes, por una visin correcta de responsabilidad de ejecucin de procesos integrales, procesos que en su mayora estn fuertemente relacionados y que atraviesan transversal y verticalmente gran parte de la organizacin. Del grfico anterior, se observa que los productos obtenidos como resultado del alineamiento institucional al marco que lo rodea, la reingeniera de los procesos y la definicin de roles, se utilizan como insumos para la elaboracin de otros instrumentos del modelo: El manual de procedimientos, que seala cmo se deberan ejecutar los procesos, es decir, una serie ordenada y coordinada de actividades que instrumenten los procesos. El modelo de gestin va a determinar si la organizacin necesita cambiar o actualizar su base legal (leyes, reglamentos y normativa) para que pueda ejecutar los procesos con el sustento correspondiente. sto es con cules reglas se ejecutan estos procesos en la organizacin? El tercer producto de ello es la nueva estructura organizacional por procesos, que indica en dnde (las unidades organizacionales) y con quines (perfiles) se deberan llevar a cabo los procesos. Finalmente, el modelo de gestin por procesos deriva en la identificacin de un conjunto de infraestructura y sistemas de software (modelo tecnolgico) que seala con cules herramientas automatizadas de soporte las personas pueden ejecutar los procesos definidos.

Estos cuatro elementos, debidamente articulados e implantados en la organizacin, permiten poner en marcha el modelo integral y obtener, en consecuencia, una mejora u optimizacin en la gestin institucional. En ese sentido, el presente documento utiliza y traduce el modelo de gestin por procesos a una estructura organizacional adecuada, que responda eficaz y eficientemente a los requerimientos de productos y servicios de sus clientes externos. La formulacin de una nueva estructura organizacional para la institucin se justifica tcnicamente en razn que la institucin ha entrado en un proceso integral de:
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Replanteamiento de la razn de ser de la institucin, cuyas competencias y atribuciones estn alineadas a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo; Evolucin de la misin y visin institucionales y en consecuencia de sus objetivos estratgicos; Revisin de la tipologa a la cual responde el sector, en concordancia con las competencias, atribuciones, facultades, productos y servicios institucionales, as como los niveles de desconcentracin y descentralizacin que permitan acercar los servicios pblicos a los ciudadanos, todo ello formulado en una matriz de competencias; Definicin de los macro procesos que la institucin considera sustantivos para el cumplimiento del nuevo rol.

Finalmente, cabe sealar que la estructura organizacional por procesos, propuesta en este documento, est en concordancia con los estndares y lineamientos de la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo (SENPLADES) y de la ex-Secretara Nacional Tcnica de Desarrollo de Recursos Humanos y de Remuneraciones del Sector Pblico (SENRES), esta ltima incorporada como parte del Ministerio de Relaciones Laborales. OBJETIVOS Objetivo general: Disponer de una nueva estructura organizacional para la institucin regente de la cooperacin internacional no reembolsable, que permita alcanzar los objetivos estratgicos institucionales y cuya agregacin de valor, dentro del subsector de la cooperacin internacional no reembolsable, est enmarcado por los lineamientos establecidos dentro del proceso de reforma democrtica del Estado. Objetivos especficos: Disear el modelo organizacional con enfoque en procesos, como la forma adecuada para orientar el desarrollo de las acciones institucionales hacia la satisfaccin de las necesidades de sus clientes, tanto internos cuanto externos, en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad. Asegurar que el diseo de la estructura organizacional por procesos est basado en la normativa tcnica definida por los organismos competentes y que se obtenga a partir de la cadena de valor, cadena de soporte y cadena de asesora, as como del mapa de los procesos institucionales resultante de la reingeniera aplicada a stos.

METODOLOGA Y NORMATIVA APLICABLE En lo concerniente al aspecto metodolgico, organizacional por procesos se llega a partir de: a la estructura

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La determinacin de la planificacin estrategia institucional, que incluye entre otros, la misin, visin y objetivos institucionales (u objetivos estratgicos). La identificacin y descripcin a un nivel suficiente de detalle- de los procesos institucionales que permitirn responder a la misin, visin y objetivos institucionales, en lo que se denomina modelo de procesos. La definicin del nuevo rol y la tipologa institucional en el sector correspondiente, tanto en el nivel central cuanto en el nivel territorial; la definicin de las facultades, competencias, productos y servicios por cada nivel de desconcentracin y descentralizacin; as como el mapa de relacionamiento interinstitucional, todo ello dentro del nuevo modelo de gestin.

El modelo y el arreglo organizacional (estructura organizacional por procesos) estn regulados por la normativa, metodologa y lineamientos establecidos por la SENPLADES, constante en los siguientes instrumentos: Esquema metodolgico para la revisin de matriz de competencias y modelos de gestin, Subsecretara de Reforma Democrtica del Estado e Innovacin de la Gestin Pblica, SENPLADES. Lineamientos estructurales para organizar las unidades administrativas en los niveles de direccin, asesora, apoyo y operativo de los ministerios de coordinacin y sectoriales, secretaras e institutos nacionales pertenecientes a la Funcin Ejecutiva, SENPLADES. Glosario de trminos de entidades, atribuciones e instancias de coordinacin y participacin de la Funcin Ejecutiva, SENPLADES.

El estatuto orgnico de gestin organizacional por procesos est regentado por la normativa tcnica dispuesta por la ex-SENRES en la siguiente norma: Norma tcnica de diseo de reglamentos o estatutos orgnicos de gestin organizacional por procesos; resolucin No. 46, RO 251 de 17 de abril de 2006, SENRES.

ANLISIS ORGANIZACIONAL DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS 1.1. Caracterizacin de la reembolsable en el Ecuador cooperacin internacional no

El Ecuador concibe a la Cooperacin Internacional No Reembolsable como un recurso fundamental de las relaciones internacionales entre los pueblos, para lograr el desarrollo humano, fortalecer capacidades, transferir tecnologa y generar equidad y cohesin social, y la considera
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como un complemento de los esfuerzos del Estado nacional para impulsar el desarrollo1. En el contexto del Sistema Nacional de Competencias y la concepcin de la Cooperacin Internacional No Reembolsable, sta se sita como un subsector del Sector de Relaciones Exteriores, en el ordenamiento temtico del pas. La Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador es un subsector, en el ordenamiento temtico del pas, dentro del sector de las Relaciones Exteriores. La Cooperacin Internacional No Reembolsable, en el marco de las relaciones soberanas entre los pueblos, identifica al menos cuatro tipos claramente diferenciados: Asistencia Tcnica, Cooperacin Financiera, Ayuda Humanitaria y de Emergencia, y Donacin en Especies. Actualmente la configuracin y desarrollo de la Cooperacin Internacional No Reembolsable se articula e implementa a travs de la presencia de mltiples actores pblicos y privados, en el mbito nacional e internacional, que requieren de una estructuracin sistmica, un marco conceptual claro y la delimitacin por temticas de las competencias de la institucin; ello genera la necesidad de disear, estructurar, implantar y fortalecer un Sistema de Cooperacin Internacional No Reembolsable. La caracterizacin del Sistema de Cooperacin Internacional No Reembolsable puede ser expresada desde dos perspectivas, una conceptual y otra instrumental, es decir, una visin que idealiza lo que el Sistema debera ser y otra visin que identifica la forma en la cual el Sistema plasma en la realidad dicha concepcin. El siguiente cuadro resume las caractersticas conceptuales e instrumentales ms importantes del Sistema. Caracterstica conceptual El sistema es de inters pblico Atraviesa transversalmente los sectores temticos del pas El sistema tiene cobertura en todo el pas Su nivel de alcance es integral Caracterstica instrumental Por tanto debe ser un sistema pblico En consecuencia debe estar integrado y articulado al resto de sistemas de la gestin pblica El sistema entonces tiene competencia a nivel nacional Tiene competencia a nivel nacional, supone disponer de una representacin tcnica a nivel internacional, con un mbito de aplicacin diferenciado que incluya a todas las funciones del Estado, niveles de gobierno y grupos de la sociedad civil, llegando a ser desconcentrado y descentralizado

Principios para la Cooperacin Internacional para el Ecuador. AGECI Agencia Ecuatoriana de Cooperacin Internacional | Estructura Organizacional por Procesos Pgina 9

Requiere ser participativo

ampliamente Interviene en todo el ciclo de la poltica: en su definicin, implementacin, y evaluacin y seguimiento Tiene un carcter Es entonces un sistema especializado especfico, que se refiere a un sector/subsector dentro de la temtica del pas, y que requiere de una rectora y regulacin En consecuencia, las condiciones de inters, transversalidad, cobertura, alcance, participacin y especializacin, motivan que el Sistema de Cooperacin Internacional No Reembolsable tenga el carcter de nacional y descentralizado, por lo cual llega a establecerse como un Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador - SNDCI. La Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, requiere un sistema pblico de carcter nacional y descentralizado. En este contexto, como requisito fundamental y orgnico para la gestin del Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, se requiere de una instancia que lidere, coordine e implemente su desarrollo, una instancia que asuma la rectora del subsector de Cooperacin Internacional No Reembolsable, dictando polticas, regulaciones, estrategias, mecanismos e instrumentos de ejecucin, que encaminan las actividades de los actores hacia el logro de los objetivos y metas de desarrollo. La institucionalidad para la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, requiere de una instancia rectora y reguladora del sistema. La relacin natural que tiene la Cooperacin Internacional No Reembolsable, por un lado con la poltica exterior del pas (regido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin), y por otro, con la planificacin del desarrollo (gobernado por la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo), determina un arreglo institucional (denominado tambin como estructura organizacional) que permita una relacin horizontal entre la instancia rectora de la Cooperacin Internacional No Reembolsable y la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, as como con el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin. La interaccin directa de las tres instituciones, en la definicin de la Poltica de Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, alineada al Plan Nacional de Desarrollo y en el Marco de la Poltica de Relaciones Exteriores, se asegura con la existencia de una institucionalidad bien posicionada en el marco de la Reforma Democrtica del Estado, y se materializa en el Consejo Directivo de Cooperacin Internacional CODCI. El CODCI, podra alimentarse del insumo proveniente de un Consejo Consultivo Ampliado de la Cooperacin Internacional (CCCI), temtico y coyuntural, donde converja la participacin de todos los actores nacionales pblicos y de la sociedad civil, as como cooperantes gubernamentales y privados.
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El arreglo organizacional de la institucionalidad de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, requiere una instancia directiva CODCI, donde participen: SENPLADES, el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin, los Ministerios de Coordinacin y una representacin de los Gobiernos Autnomos Descentralizados (GADs). Adems, el arreglo organizacional de la institucionalidad de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, requiere una instancia consultiva CCCI, donde participen de forma amplia actores nacionales pblicos y de la sociedad civil, as como cooperantes gubernamentales y privados. Este arreglo organizacional permitir que tanto la planificacin nacional, como las relaciones exteriores, comercio e integracin, cuanto la cooperacin internacional no reembolsable cuenten con una poltica especfica, pero estrechamente relacionada, bajo principios de complementariedad, armonizacin, articulacin y alineacin, donde las relaciones interinstitucionales, tengan un carcter horizontal y una influencia de doble va en la formulacin de polticas pblicas. Es necesario, incluir en el CODCI una representacin de los Gobiernos Autnomos Descentralizados GADs. Esta participacin permitir considerar de manera concertada, la incorporacin de la cooperacin internacional descentralizada, bajo la concepcin de un sistema de servicio pblico. La integracin institucional y el rol de la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL, garantizan la participacin activa y de nivel de decisin de la SENPLADES, el MRECI y los GADs, eliminando la figura de adscripcin mltiple que podra representar una limitante para el adecuado ejercicio de la rectora del subsector. La facultad de rectora de la Cooperacin Internacional en el Ecuador, requiere considerar la eliminacin de la adscripcin de la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL a cualquier otra entidad pblica. 1.2. La nueva razn de ser de la institucionalidad de cooperacin internacional no reembolsable del Ecuador En relacin con la competencia sobre la cooperacin internacional no reembolsable, dentro del Plan Nacional de Desarrollo existen tres objetivos que podran obtener contribucin de las acciones, medidas y gestiones que el Estado ecuatoriano realice a travs de la cooperacin internacional. En ese sentido, el cuadro que se presenta a continuacin detalla aquellas atribuciones del Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador -dentro de la competencia referida- que coadyuvan al cumplimiento de dichos objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
OBJETIVOS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO COMPETEN CIAS RELACIONA ATRIBUCIONES DEL SECI

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DAS Definir la poltica de Cooperacin Internacional del pas Gestionar la articulacin, armonizacin y alineamiento de la Cooperacin internacional (CI) a las prioridades nacionales del Ecuador

Gestionar los proyectos y programas con los organismos de la cooperacin internacional ( o comunidad internacional) Gestionar la Cooperacin Internacional en situaciones de emergencia Gestionar el seguimiento y la evaluacin de la Cooperacin Internacional en el Ecuador y de la Cooperacin Ecuatoriana, orientndolos al impacto Gestionar el portafolio de capacidades locales, los convenios de cooperacin y los instrumentos de gestin de la Cooperacin Ecuatoriana Gestionar la informacin y el conocimiento de la Cooperacin Internacional en el Ecuador Asumir la rectora del Sistema Ecuatoriano de Cooperacin Internacional Instrumentar la poltica de Cooperacin Internacional, aprobada por la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

Objetivo 2. Mejorar las capacidades potencialidades ciudadana de y la

Objetivo 5. Garantizar la soberana nacional, la paz y auspiciar la integracin latinoamericana COOPERACI N INTERNACIO NAL

Objetivo

8.

Afirmar

la

identidad nacional y fortalecer las identidades diversas y la interculturalidad

Objetivo 12. Reformar el Estado para el bienestar colectivo

Definir e instrumentar la regulacin y normativa tcnica en materia de cooperacin internacional en el Ecuador, para el SECI Definir e implementar la estrategia nacional en materia de Gestin de la Cooperacin Internacional Coordinar la interoperabilidad de la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL con los actores del Sistema Ecuatoriano de Cooperacin Internacional

Ejercer el control del SECI

La nueva razn de ser de la institucionalidad de la cooperacin internacional no reembolsable, pasa tambin por la reformulacin de la misin, visin y objetivos estratgicos. En este contexto y fruto de un esfuerzo realizado por todos los colaboradores de la AGECI, bajo el mando de la Direccin Ejecutiva, se logr construir al interior de la institucin las directrices que marcan su nuevo rumbo. Los cuadros que se presentan a continuacin reproducen la ltima versin de la nueva concepcin de la misin, visin y objetivos estratgicos; aunque stos no han sido oficializados por la Direccin Ejecutiva a la fecha de elaboracin del presente documento, constituyen elementos referenciales importantes para el anlisis de la nueva institucionalidad de la cooperacin internacional en el Ecuador. MISIN INSTITUCIONAL: Armonizar, alinear, apropiar y articular la cooperacin
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internacional no reembolsable a las prioridades del pas, en el marco de las polticas, objetivos y procedimientos nacionales, dentro de un sistema nacional y mundial. VISIN INSTITUCIONAL: Ecuador contribuyendo a la configuracin de una agenda solidaria de cooperacin internacional y de mutua responsabilidad entre los pueblos y naciones, para el desarrollo sostenible. OBJETIVOS INSTITUCIONALES: Alinear la cooperacin internacional a las metas y polticas del Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo su apropiacin a travs de los sistemas nacionales y la complementariedad de la intervencin.

Articular y armonizar las polticas, prcticas y modalidades de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador, velando por la corresponsabilidad entre los actores del SECI. Potenciar la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador. Desarrollar capacidades y fortalecer la institucionalidad de la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL y del SECI. Promover la insercin del Ecuador al Sistema Mundo, como un actor proactivo en los foros, instancias y la agenda internacional de desarrollo.

Consecuentemente, cualquiera que fuese la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL con la competencia en el subsector referido, dentro del marco de las atribuciones del SECI, debera ser revisada y eventualmente reforzada en aras de cumplir con su nuevo rol. Por revisin, se entiende al conjunto de acciones encaminadas a determinar si las unidades organizacionales actuales (entendidas como procesos), contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales. Por reforzamiento, aquellas encaminadas a potenciar las capacidades que le permitan a la institucin llegar a ellos. Finalmente, hay que expresar que el anlisis del actual modelo de gestin institucional es consecuente adems con el proceso de normalizacin, reforma e innovacin de la gestin pblica y desconcentracin de la Funcin Ejecutiva, conducida por SENPLADES. 1.3. Los procesos reembolsable de la cooperacin internacional no

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El insumo principal para la definicin del nuevo modelo de gestin, la nueva razn de ser de la institucin, es el modelo de procesos de negocio, que identifique qu es lo que realiza la institucin, cul es su rea de negocio, o simplemente qu beneficio obtienen de ella sus clientes (internos y externos, entendidos como aquellos quienes demandan servicios o productos de la institucin). En los pasados meses, la AGECI ha trabajado en la estructuracin del modelo de procesos2 que le permita enfrentar su nuevo rol dentro del SECI. Uno de los resultados instrumentales de dicho trabajo ha sido el mapa de procesos (dispuesto en una cadena de valor) y presentado en la siguiente ilustracin.
PROCESOSGOBERNANTES Direccionam ientoE t ic stra g o GestinD irectiva

PROCESOSAGREGADORESDEVALOR GestindelaC oopera cin Interna cional

I C E S l d s e r o t c A

In vestig acin P rospectivadela C .I.

Gestin E tg dela stra ica C I. .

S uim eg ientoy E valuacin dela C .I.

I C E S l d s e r o t c A

Gestindela C ooperacinE toriana cua

PROCESOSHABILITANTES GestindeAsesora GestindeApoyo

El diagrama expuesto, identifica tres tipos de procesos: gobernantes, agregadores de valor y habilitantes. Proceso Segn la norma ISO 9000:2000: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Segn el modelo EFQM: secuencia de actividades que van aadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones Proceso gobernante
2

Conocido tambin como proceso estratgico, proceso gobernador, proceso de direccin, proceso de

Para mayores detalles, referirse al documento Modelo de Gestin por Procesos - Manual de procesos, AGECI, septiembre de 2009 Agencia Ecuatoriana de Cooperacin Internacional | Estructura Organizacional por Procesos Pgina 14

regulacin, proceso de gerenciamiento: Proceso que encamina la gestin institucional mediante la emisin de polticas, directrices, planes estratgicos, normas, procedimientos, acuerdos, resoluciones e instrumentos para una adecuada administracin y ejercicio de la representacin legal de la organizacin. Proceso agregador de valor Proceso especfico, proceso institucional, proceso primario, proceso principal, proceso productivo, proceso de produccin, proceso de lnea, proceso de operacin, proceso clave, proceso sustantivo, proceso generador de valor, proceso misional: Proceso que genera, administra y controla los productos y servicios destinados a los clientes externos, y que responden a la misin y objetivos estratgicos de la organizacin. Proceso responsable de generar el portafolio de productos y servicios destinados a clientes externos y que permiten cumplir con la misin institucional y los objetivos estratgicos; constituye la razn de ser de la organizacin. Proceso habilitante de apoyo Proceso habilitante de sustento, proceso habilitante de logstica, proceso habilitante accesorio, proceso habilitante de soporte, proceso habilitante administrativo: Proceso responsable de otorgar apoyo logstico para generar el portafolio de productos y servicios requeridos por los procesos gobernantes, por los procesos agregadores de valor o por s mismos, de forma tal que posibiliten la gestin de la organizacin. Proceso habilitante de asesora Proceso responsable de otorgar asesora para generar el portafolio de productos y servicios requeridos por los procesos gobernantes, por los procesos agregadores de valor o por s mismos, de forma tal que posibiliten la gestin de la organizacin.

El siguiente grfico ilustra el segundo nivel de desglose de los procesos operativos de la Institucin Ecuatoriana de Cooperacin Internacional que apuntan hacia la consecucin de su misin. Este nivel de detalle, conjuntamente con los conocidos procesos gobernantes y habilitantes, es suficiente para la determinacin de la estructura organizacional (tambin conocida como arreglo organizacional) que debe responder al nuevo modelo de gestin.

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Investig cinP a rospectiv delaC eracinInterna a oop ciona l

Anlis , Inves acin is tig Adm tracindeS inis ervic deInform ios acin

AS IA

Gestindela C oopera cin Internaciona l

Arm oniz acin y Alineam iento delaC.I.

G estinE tg delaC stra ica .I.

G tin Es es tratg ica Inters ectorial
Galpagos Desarrollo profesion

Gestind la e C ooperacin E cuatoria na

Ges tin del Portafolio deCapacidades Endg enas Prom ocindela Cooperacin Ecuatoriana

AMERICA

Frontera Norte Ciencia Tecnolo

EUROPA Coop. Multilat Coop. Horizontal Coop. Triangular

Ges tin deConvenios deC.I. Aprobacin Prog. Proy -CI

Ges tindeR g y ies os Em encias erg Ges tindes centraliz ada delaCoop. Internacional Coordinacindela CooperacinNo G ubernam ental

Ges tin deConvenios

Coordinacine ins trum entacindela Ejecucin

S uim eg ientoyE lua va cind laC e .I.

EvaluacindeR ultado / Im es s pactos S uim eg iento deIns trum entosIntern acion s ale

La descripcin de los procesos, es la siguiente: Procesos gobernantes: Direccionamiento estratgico.- Ejerce la rectora y regulacin de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador mediante el establecimiento de la poltica pblica, estrategias, planes e instrumentos de la materia; lidera la gestin institucional mediante la orientacin estratgica y el establecimiento de polticas, normas, procedimientos y dems instrumentos de ejecucin. Gestin directiva.- Coordina y facilita la implementacin de las polticas y las estrategias de gestin tcnica, administrativa y financiera en el mbito de la cooperacin internacional no reembolsable, a travs de las correspondientes unidades administrativas. Procesos habilitantes: De asesora: Planificacin.- Disea, coordina y elaborar la planificacin estratgica institucional as como define, consolida, controla y monitorea los planes, programas y proyectos institucionales; formula la poltica pblica en materia de cooperacin internacional no reembolsable. Comunicacin.- Gestiona los medios, las relaciones pblicas y la imagen corporativa a fin de mantener informado al pblico interno y externo a la institucin respecto a la gestin institucional, los logros e impacto de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador.
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Asesora jurdica.- Coordina las acciones que brindan y sustentan el asesoramiento legal y jurdico en el marco de la misin institucional, as como en las reas de derecho constitucional, contratacin pblica, derecho administrativo, laboral, procesal y otros, orientados a garantizar la seguridad jurdica en los actos administrativos institucionales. Auditora interna.- Examina, verifica y evala con independencia y objetividad, el cumplimiento de la misin, visin y objetivos estratgicos institucionales as como de la utilizacin eficiente, efectiva, econmica y tica de los recursos institucionales, con sujecin a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Gestin de mesas de coordinacin del SECI.- Genera y consolida un espacio de coordinacin y trabajo conjunto entre el Estado y los organismos de cooperacin con el fin de asegurar la eficiencia de la cooperacin no reembolsable, valorada por el cumplimiento de los indicadores de la Declaracin de Pars en el sector temtico correspondiente, y como complemento de las iniciativas nacionales, enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo y las agendas sectoriales respectivas. De apoyo: Gestin Administrativo-Financiera.- Gestiona y coordina las finanzas, el talento humano y los recursos materiales institucionales, para coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas, dentro del marco legal vigente. Procesos agregadores de valor: Investigacin Prospectiva de la Cooperacin Internacional.Administra y ejecuta los procesos de anlisis e investigacin de la informacin de la cooperacin internacional no reembolsable, as como de los servicios de informacin, requeridos para la gestin integral de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador. Gestin de la Cooperacin Internacional Hacia el Ecuador.Armoniza y alinea la cooperacin internacional no reembolsable disponible, conveniente y concretada, en relacin con las necesidades nacionales y prioridades estratgicas; gestiona los convenios de cooperacin internacional no reembolsable. Gestin Estratgica de la Cooperacin Internacional.- Identifica las necesidades nacionales y prioridades estratgicas del pas que requieren de cooperacin internacional no reembolsable; gestiona y coordina la cooperacin internacional para la gestin de riesgos naturales y antrpicos, especialmente en situaciones de emergencia; coordina la cooperacin internacional no gubernamental y apoya la gestin descentralizada de la cooperacin internacional en los gobiernos autnomos descentralizados. Gestin de la Cooperacin Ecuatoriana Hacia el Mundo.Administra el portafolio de capacidades endgenas o locales del Ecuador, los convenios de cooperacin con otros pases y la instrumentacin de su ejecucin; promociona y difunde las capacidades endgenas del Ecuador en el Mundo.
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Seguimiento y Evaluacin del Impacto de la Cooperacin Internacional.- Evala los resultados e impactos de la intervencin de la cooperacin internacional y de la cooperacin ecuatoriana y realiza el seguimiento de los instrumentos internacionales. Sin embargo, de forma previa a determinar la necesidad de disponer de una nueva estructura organizacional, se debe verificar si la actual disposicin orgnica responde a los procesos identificados dentro del nuevo rol institucional. Los dos insumos que se utilizan para ello son: la estructura organizacional actual de la AGECI y los nuevos objetivos estratgicos (segn lo sealado en la seccin 4.2). La estructura organizacional actual de la AGECI, por procesos, puede apreciarse en la siguiente ilustracin.

De esta forma, el siguiente cuadro registra los procesos agregadores de valor que aportan o contribuyen a la consecucin de los objetivos estratgicos; en este cuadro, la intervencin a la obtencin de los objetivos estratgicos por parte de un proceso agregador de valor se marca con una cruz.
Polticas y Negociaci n
Alinear la cooperacin internacional a las metas y polticas del Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo su apropiacin a travs de los sistemas nacionales y la complementariedad de la intervencin Articular y armonizar las polticas, prcticas y modalidades de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador, velando por la corresponsabilidad entre los actores del SECI Potenciar la cooperacin internacional no reembolsable en el

Enlace, Seguimient oy Evaluacin

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Ecuador Desarrollar capacidades y fortalecer la institucionalidad de la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL y del SECI Promover la insercin del Ecuador al Sistema Mundo, como un actor proactivo en los foros, instancias y la agenda internacional de desarrollo

En el cuadro anterior se puede apreciar que existen dos objetivos estratgicos que no encuentran correspondencia con los procesos agregadores de valor, el primero tiene que ver con el desarrollo de capacidades, mientras que el segundo con el ofrecimiento de cooperacin ecuatoriana hacia el Mundo. Apreciaciones como sta, apuntan a que se debe reformular y/o complementar la estructura organizacional de la AGECI con el fin de incluir dentro de la cadena de valor y por consiguiente en la institucin los nuevos procesos identificados; adems, la reformulacin de la estructura organizacional debe observar las directrices y lineamientos de Reforma Democrtica del Estado e Innovacin de la Gestin Pblica, de SENPLADES. Tomando en cuenta las consideraciones y definiciones previas, se determinan los nuevos roles de cada uno de los actores de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador:
Actor INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL Rol Entidad pblica, con facultad rectora, que dicta la poltica de cooperacin internacional no reembolsable, reguladora del SECI para la gestin de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador y que coordina, planifica, gestiona, monitorea y evala la cooperacin internacional EJECUTORES no reembolsable. Entidades pblicas, solicitantes y/o ejecutoras de los programas y proyectos con Cooperacin Internacional No Reembolsable. Entidades privadas como ONGs. GOBIERNOS AUTNOMOS DESCENTRALIZADOS (GAD) La sociedad civil. Entidades pblicas de gestin descentralizada de la Cooperacin Internacional No Reembolsable, con las cuales la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL coordina acciones, en el marco del SECI.

1.4. Tipologa institucional, relacionamiento institucional

matriz

de

competencias

La tipologa aplicable al Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional debe respetar las competencias de gestin de la cooperacin internacional, entendida como agenciamiento/negociacin/ejecucin/seguimiento/evaluacin, que los artculos 262, 263, 264, 266 y 267 de la Constitucin del Ecuador reconocen para los Gobiernos Autnomos Descentralizados, de acuerdo con las respectivas circunscripciones territoriales. En la siguiente perspectiva, se debe concebir la desconcentracin a nivel regional de la gestin de la cooperacin internacional con el fin de
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acercar y potenciar la operatividad de la cooperacin internacional en las diferentes regiones de planificacin del pas, cde acuerdo con su propia realidad y capacidad. En consecuencia, el Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional (SNDCI) se traduce en una tipologa institucional que distribuye las competencias de cooperacin internacional de la siguiente manera: En el nivel central
Competencias Definicin y establecimiento de las polticas en cooperacin internacional en el Ecuador. Seguimiento y evaluacin estratgicos al alineamiento de la cooperacin internacional a las polticas definidas. Definicin y establecimiento de la regulacin y normativa tcnica para la gestin operativa de la cooperacin internacional. Coordinacin de las acciones de todos los actores del SECI (entidades pblicas del nivel central y local). Control y vigilancia del uso y aplicacin de la regulacin y normativa tcnica a nivel nacional. Planificacin de los aportes de la cooperacin internacional en complementariedad con los planes de desarrollo nacionales y locales. Manejo de la relacin, Ecuador Resto del Mundo, en materia de cooperacin internacional oficial, concretndola a travs de convenios marco o acuerdos internacionales macros. Agenciamiento operativo de la cooperacin internacional por cada uno de los programas, proyectos y dems instrumentos de implementacin. Gestin de la cooperacin internacional, en observancia de la planificacin, regulacin y normativa tcnica. Rendicin de cuentas al nivel central. Responsable

INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

Gobierno Central, otras Funciones del Estado

En el nivel territorial
Competencias Articulacin de la planificacin de los aportes de la cooperacin internacional en complementariedad con los planes de desarrollo regionales y locales. Agenciamiento operativo de la cooperacin internacional por cada uno de los programas, proyectos y dems elementos de implementacin. Rendicin de cuentas al nivel central. Gestin de la cooperacin internacional, en observancia de la planificacin, regulacin y normativa tcnica. Rendicin de cuentas al nivel central. Responsabl e INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL DESCONCENTRA DA Gobiernos Autnomos Descentralizados , Otras Funciones del Estado

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De acuerdo con las competencias sealadas, se pueden establecer las atribuciones, facultades, productos/servicios, actores externos, ejecucin desconcentrada y ejecucin descentralizada de la cooperacin internacional no reembolsable. El instrumento que visualiza estos niveles, se conoce como matriz de competencias, cuyo primer grado de desglose puede apreciarse en la seccin de anexos. Finalmente, la mayor parte de los elementos analizados en el presente documento, pueden ser resumidos en un mapa que muestre las relaciones entre cada uno de los actores de la cooperacin internacional no reembolsable, as como los niveles de ejercicio de facultades de cada actor; en el siguiente grfico se visualiza este relacionamiento, tomando en cuenta que las lneas verticales sealan las facultades que pueden ser ejercidas por cada actor, las lneas horizontales marcan las relaciones interinstitucionales (inter-actores) de coordinacin que deben darse, mientras que las lneas de retorno desde los niveles inferiores hacia los superiores marcan acciones de reporte de rendicin de cuentas.

Segn el documento Esquema metodolgico para la revisin de matriz de competencias y modelos de gestin, de la Subsecretara de Reforma Democrtica del Estado e Innovacin de la Gestin Pblica, SENPLADES y en observancia del anlisis tcnico previo, se determina que la tipologa aplicable al SNDCI es la tipologa 3: alta descentralizacin y poca desconcentracin. Dentro de este esquema, la estructura institucional requiere un nivel de desconcentracin regional, y relacin con los Gobiernos Autnomos Descentralizados consecuente con el mandato constitucional de disponer
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de un alto nivel de descentralizacin, apoyado por el principio de integralidad sistmica (alineacin, articulacin y homogeneidad) que coadyuve a la prestacin de productos y servicios a travs de los gobiernos autnomos descentralizados, en una organizacin que se administra de manera descentralizada. 1.5. Representacin grfica de una estructura organizacional por procesos Uno de los productos resultantes del modelo de procesos institucionales, es el modelo organizacional, que ordena y ubica a cada uno de los procesos identificados dentro de una estructura jerrquica estndar, que seala el grado de contribucin de cada uno de ellos dentro de la cadena productiva de la institucin. La estructura organizacional por procesos, dispone en consecuencia, a los procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes dentro de unidades administrativas (departamentos, reas, direcciones, etc.), de tal forma que cada persona que se ubique en una u otra unidad administrativa conozca las atribuciones, responsabilidades, productos y servicios que tiene que desempear y ofrecer, respectivamente, dentro de una misin especfica de la unidad. La definicin tpica de los procesos debe complementarse con un criterio de territorialidad, esto es, aquellos que se ejecutarn en la planta central de la institucin y aquellos que se ejecutarn de forma desconcentrada en ubicaciones geogrficas dispersas. Con el fin de identificar fcil y claramente a cada tipo de proceso, se utiliza una diagramacin estndar como la siguiente.

Los procesos desconcentrados, a nivel de estructura organizacional, recurren a la misma lgica de distribucin de los procesos centrales, con la nica caracterstica de que deben agregar valor, es decir, deben tener al menos procesos al nivel operativo. Adems, dependiendo de la complejidad de la misin institucional, los procesos gobernantes usualmente se dividen en dos, uno para el direccionamiento estratgico y el segundo para la gestin directiva institucional. Con ese mismo criterio, los procesos habilitantes de apoyo
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suelen colocarse sobre o bajo esta segunda instancia, para indicar si es el proceso de direccionamiento estratgico el que tiene su control y si ste es delegado o no a la segunda instancia. DISEO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS Resumiendo todos los acpites anteriores, se obtienen las caractersticas del arreglo organizacional correspondiente a la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL y constantes en el siguiente cuadro:
Compendio de las caractersticas de la Estructura Organizacional de la Institucin Ecuatoriana de Cooperacin Internacional La institucionalidad para la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador, requiere de una instancia rectora y reguladora del sistema, responsable de dictar la poltica pblica de cooperacin internacional no reembolsable La facultad de rectora de la Cooperacin Internacional en el Ecuador, requiere considerar la eliminacin de la adscripcin institucional a cualquier otra entidad pblica Requiere de una instancia consultiva CCCI, donde participen de forma amplia actores nacionales pblicos y de la sociedad civil, as como cooperantes gubernamentales y privados Tiene que liderar el Sistema Nacional Descentralizado de Cooperacin Internacional No Reembolsable Debe ser responsable de coordinar con los Ministerios de Coordinacin y los GADs, la ejecucin, seguimiento y evaluacin de la Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador Debe tener la facultad de asistir y facilitar las decisiones de Estado, promover el cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, en materia de Cooperacin Internacional No Reembolsable en el Ecuador Debe tener la facultad de gestionar la C.I. de forma desconcentrada Debe poder controlar y vigilar el uso y aplicacin de la regulacin y normativa tcnica a nivel nacional Debe tener las facultades de coordinacin, planificacin, agenciamiento, ejecucin, seguimiento y evaluacin de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador

Dentro de la reforma democrtica del Estado, SENPLADES se encuentra coordinando a nivel de las instituciones del gobierno central, un proceso de innovacin de la gestin pblica, que trata de estandarizar los tipos de instituciones pblicas pertenecientes a la Funcin Ejecutiva. En el mismo sentido, la propia SENPLADES define los conceptos de varios tipos de instituciones; estos tipos se convierten a su vez, en posibilidades para la nueva institucionalidad de la AGECI, ms an considerando que dentro de la estandarizacin de instituciones se ha eliminado la figura denominada agencia:
Instituto Organismo pblico, adscrito a un Ministerio Sectorial o Secretara Nacional, creado para el ejercicio y la ejecucin de actividades especializadas, preferentemente en las reas de investigacin, promocin, normalizacin, ciencia y tecnologa Organismo pblico que, por delegacin y bajo la supervisin del ente al cual est adscrito, tiene la facultad de asesorar, dictar y gestionar poltica transversal a un Sector. Estar adscrita a un Ministerio Sectorial o a una Secretara Nacional, y la mxima
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Secretara Tcnica

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autoridad ser designada por el Ministro Sectorial o el Secretario Nacional correspondiente Secretara Nacional Entidad que tendr la rectora sobre temas que superan la cobertura de un sector de la administracin pblica; formula y determina poltica, planes, programas y proyectos. El ejercicio de sus competencias puede ser desconcentrado y compartido con otras carteras de Estado. Su direccin est a cargo de un Secretario Nacional con rango de Ministro de Estado, a quien sern aplicables las mismas disposiciones constitucionales y legales que a un Ministro de Estado de y Organismo tcnico que tiene por funciones la regulacin (emisin de normas para el desarrollo y cumplimiento de la poltica pblica y la prestacin de los servicios, con el fin de dirigir, orientar o modificar la conducta de los agentes regulados) de las actividades del sector, el control tcnico de las actividades realizadas por los agentes que operan en l y la preparacin de informes sobre las normas que debera observar el respectivo organismo de control, de acuerdo con su ley. Su mbito de accin es especfico a un sector determinado y estar adscrita a un Ministerio Sectorial o Secretara Nacional Entidad encargada de coordinar y concertar las polticas y acciones que adopten las diferentes instituciones que integran sus reas de trabajo. Para su funcionamiento no requieren de entidades desconcentradas o adscritas Entidad encargada de la rectora de un sector, del diseo, definicin e implementacin de polticas; de la formulacin e implementacin de planes, programas y proyectos, y de su ejecucin de manera desconcentrada

Agencia regulacin control

Ministerio de Coordinacin

Ministerio Sectorial

Con estas definiciones y las caractersticas de la institucionalidad de la cooperacin internacional no reembolsable, es posible identificar cul de las instituciones pblicas es la candidata idnea para acoger el nuevo rol institucional. El siguiente cuadro detalla, para cada caracterstica, si cada institucin tiene o no la capacidad de cumplirla.
Tipo de Institucin Pblica Caracterstica de la institucin de C.I. SECRETARA TCNICA S, por delegacin del ente al cual est adscrito No, pero la adscripcin puede ser sustituida por la delegacin de la SECRETAR A NACIONAL MINISTERIO DE COORDINACI N MINISTERI O SECTORIAL

INSTITUTO

Entidad rectora y reguladora de la poltica pblica de cooperacin internacional no reembolsable Considera la eliminacin de la adscripcin a otra entidad pblica

No

No

No

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facultad de rectora Permite instancias consultivas Lder del SECI Coordinar con los Ministerios de Coordinacin y los GADs la ejecucin, seguimiento y evaluacin de la C.I. en el Ecuador Asistir y facilitar las decisiones de Estado, promover el cumplimiento de los objetivos del PND, en materia de C.I. no reembolsable Debe tener la facultad de gestionar la C.I. de forma desconcentrada Debe poder controlar y vigilar el uso y aplicacin de la regulacin y normativa tcnica a nivel nacional Debe tener las facultades de coordinacin, planificacin, agenciamiento, ejecucin, seguimiento y evaluacin de la cooperacin internacional no reembolsable en el Ecuador El ejercicio de sus competencias puede ser compartido con otras carteras de Estado S S S S S S S S S S

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Del cuadro anterior se desprende que la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL tiene dos posibilidades de institucionalidad para cumplir con el nuevo rol: SECRETARA NACIONAL (sin condicionamiento alguno) o SECRETARA TCNICA (con algunas condiciones). En el cuadro anterior, se puede colegir que la diferencia entre ambas es que la SECRETARA TCNICA necesita de una adscripcin a otra entidad pblica de mayor jerarqua, en este caso, a la institucin rectora del subsector de cooperacin internacional no reembolsable (dentro del sector de las relaciones exteriores), es decir al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin, as como una delegacin expresa de sta de la facultad de rectora sobre el subsector. En definitiva, las posibilidades de la nueva institucionalidad de la cooperacin internacional no reembolsable se reducen a las siguientes: a) Ser una SECRETARA NACIONAL, sin adscripcin alguna a otro ente pblico, con rectora sobre la cooperacin internacional no reembolsable; con capacidad para formular y determinar poltica, planes, programas y proyectos. El ejercicio de sus competencias puede estar desconcentrado y ser compartido con otras carteras de Estado. b) Ser una SECRETARA TCNICA, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin (en razn que el subsector de la cooperacin internacional no reembolsable es parte del sector de las relaciones exteriores del Ecuador); por delegacin y bajo la supervisin del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integracin como entidad adscriptora, puede tener la facultad de

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asesorar, dictar y gestionar la poltica de cooperacin internacional no reembolsable. Para los dos casos, los lineamientos estructurales para organizar las unidades administrativas en los niveles de direccin, asesora, apoyo y operativo de los ministerios de coordinacin y sectoriales, secretaras e institutos nacionales pertenecientes a la Funcin Ejecutiva, de SENPLADES, establecen que: En las secretaras nacionales las unidades administrativas que integran los niveles de direccin, asesora, apoyo y operativo se estructurarn de la siguiente manera: Despacho del Secretario Nacional Subsecretara General Coordinacin General de Asesora Jurdica Coordinacin General de Planificacin, integrada por: Direccin de Planificacin e Inversin Direccin de Informacin, Seguimiento y Evaluacin e. Direccin de Auditora Interna f. Direccin de Comunicacin Social g. Coordinacin General Administrativa Financiera, integrada por: Direccin Administrativa Direccin Financiera Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones Direccin de Recursos Humanos Las secretaras nacionales podrn incorporar subsecretaras de Estado en su estructura, de acuerdo con las reas temticas de su competencia legalmente asignada. Las subsecretaras tcnicas podrn integrarse por direcciones operativas que se gestionarn a travs de equipos de trabajo interdisciplinarios. En las secretaras tcnicas las unidades administrativas que integran los niveles de direccin, asesora, apoyo y operativo se estructurarn de la siguiente manera: a. b. c. d. e. f. g. h. Despacho del Secretario Tcnico Coordinacin General Tcnica Direccin de Asesora Jurdica Direccin de Planificacin Direccin de Auditora Interna Direccin Administrativa Financiera Direccin de Desarrollo Institucional y Recursos Humanos Direccin de Comunicacin Social a. b. c. d.

Las secretaras tcnicas, en el nivel operativo, estarn integradas por direcciones tcnicas de acuerdo con las reas temticas de su competencia legalmente asignada, que se gestionarn a travs de equipos de trabajo interdisciplinarios.

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En los diversos niveles de organizacin interna podrn incorporarse otras dependencias previo justificativo tcnico y aprobacin mediante dictamen favorable por parte del Ministerio de Relaciones Laborales y dictamen presupuestario del Ministerio de Finanzas.

De esta manera, la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL debe asumir la competencia sobre la cooperacin internacional no reembolsable y por tanto eliminar la necesidad de adscripcin a otra entidad pblica, con lo cual se convierte en la SECRETARA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL. La estructura organizacional por procesos de la SECRETARA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL requiere un tercer nivel de detalle de las unidades administrativas (desde el proceso directivo hasta llegar al nivel de direcciones y unidades); la siguiente ilustracin muestra dicho nivel de detalle:

En el mbito regional, donde se ejecutan los procesos desconcentrados de la cooperacin internacional, la estructura organizacional de una DIRECCIN REGIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL compatible con la matriz de competencias, puede ser ilustrada de la siguiente manera:

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En virtud del relacionamiento de procesos, niveles de coordinacin requeridos, estrategias institucionales de optimizacin de recursos, presupuesto institucional y otros criterios aplicables, las unidades administrativas de la SECRETARA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL, podrn fusionarse o incorporar nuevos niveles (este ltimo previa aprobacin del Ministerio de Relaciones Laborales); acciones como la primera, sin embargo, no podrn generar una alta concentracin de procesos con el consecuente congestionamiento que ello podra causar dentro de la cadena productiva institucional; por otro lado, una atomizacin demasiado grande podra ocasionar que los procesos se dividiesen en actividades atmicas y que la visin integral del proceso se perdiere. Finalmente, solo a manera referencial y como elemento de comparacin con la estructura organizacional planteada, se presenta a continuacin el arreglo organizacional por procesos que la INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL tendra como SECRETARA TCNICA; en el caso planteado, se mantiene la adscripcin a SENPLADES y la permanencia del CODCI.

PROCESOS, SUBPROCESOS, RESPONSABILIDADES DE LAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COMPETENCIAS INSTANCIAS DE

Y LA

Los procesos, subprocesos, misin, competencias, atribuciones, responsabilidades, productos y servicios de cada unidad organizacional de la SECRETARA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL, se conjugan en un documento denominado Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos. Este documento se encuentra conformado por las siguientes secciones:
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Seccin de considerandos Definicin de los tipos de procesos existentes Misin, visin y objetivos estratgicos de la institucin Estructura bsica alineada a la misin Representaciones grficas y organigrama Estructura descriptiva de cada unidad administrativa (misin, responsable, atribuciones y responsabilidades, estructura interna bsica, productos y servicios) Disposiciones generales, transitorias y finales

En la seccin de anexos, en consecuencia, se incorpora el ESTATUTO ORGNICO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA SECRETARA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL. Este documento contiene el mximo nivel de detalle de los procesos, tal y como lo requiere una Secretara Nacional. Sin embargo, en caso de necesitarse su adaptacin para una institucin de tipo Secretara Tcnica, se debern recortar las secciones correspondientes al ltimo nivel (en lo relativo a misin, atribuciones y responsabilidades) para dejar nicamente constantes en el documento los productos y servicios de cada unidad organizacional a este nivel. Consecuente con ello y para disponer de un modelo genrico del estatuto referido, se ha obviado colocar en l el texto Secretara Nacional de Cooperacin Internacional; en su lugar, se utiliza Institucin Ecuatoriana de Cooperacin Internacional (inclusive resaltado en otro color), as como los niveles directivos correspondientes, que cambian entre una u otra denominacin (subsecretaras o direcciones). Solamente en el documento final que debe presentarse al Ministerio de Relaciones Laborales, deber colocarse la denominacin apropiada y la identificacin de los niveles directivos respectivos. Para la descripcin de los productos y servicios ofrecidos por cada proceso desconcentrado, a nivel regional, en el estatuto orgnico de gestin organizacional por procesos se ha utilizado la misma lgica de agregacin de valor que tienen los procesos de la planta central; sin embargo, el estudio especfico de las atribuciones y responsabilidades (junto con sus productos y servicios) que efectivamente sern desconcentradas, forma parte de un modelo de gestin desconcentrada que deber ser elaborado por la AGECI a partir del modelo de procesos y del modelo de gestin estructurados hasta el momento. La descripcin de la misin, atribuciones, responsabilidades, estructura interna as como el detalle de los productos y servicios de cada unidad organizacional correspondiente a los procesos agregadores de valor, toma como fuente el documento denominado Manual de Procesos versin 1.0 segunda revisin, desarrollado por la AGECI. En tal razn, cualquier modificacin al referido instrumento deriva tambin en la revisin del documento del estatuto orgnico de gestin organizacional por procesos y transitivamente al presente. Adems, hay que observar que en este documento se han dejado intencionalmente en blanco las secciones correspondientes a los CONSIDERANDOS, DISPOSICIONES GENERALES y DISPOSICIONES
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TRANSITORIAS, en virtud que estas secciones son eminentemente de carcter legal y deben ser redactadas por el rea Jurdica de la institucin. ANEXOS

Anexo 1: Matriz de competencias de la Ecuatoriana de Cooperacin Internacional

Institucin

Anexo 2: Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos de la Institucin Ecuatoriana de Cooperacin Internacional

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ANEXO No. 1 MATRIZ DE COMPETENCIAS DE LA INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL (EN EL ROL DE SECRETARA NACIONAL)

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ANEXO No. 2 ESTATUTO ORGNICO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA INSTITUCIN ECUATORIANA DE COOPERACIN INTERNACIONAL

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