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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Fecha emisin: 11-11-2011 Fecha Revisin: 11-11-2011

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1. PROPOSITO Y ALCANCE Establecer la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de conservacin, y disposicin registros de los sistema de gestin integral de Dicol de todos los registros que se generan en la aplicacin de los proceso, de la compaa 2. DEFINICIONES 2.1. DOCUMENTO: Informacin que posee significado y que est relacionada con el desarrollo histrico y cronolgico del Sistema de Gestin de Calidad. 2.2. PROCEDIMIENTO: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o proceso. 2.3. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas 2.4. ARCHIVO ACTIVO: Tiempo que se mantiene el documento archivado en la misma seccin de origen, para poder ser consultado. 2.5. ARCHIVO INACTIVO: Tiempo que se mantendr un documento en un archivo muerto, antes de ser destruido. 2.6 VERSIN: Numero consecutivo de los cambios emitidos a un mismo documento 3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1. Los registros del sistema integral de gestin deben ser legibles y almacenados de tal forma que se conserven y consulten con facilidad. Los registros estn disponibles en modo electrnico o impreso segn aplique. 3.2. Los registros del sistema de gestin de calidad se originan a partir de la tramitacin de los formatos que se encuentra en la red y se encuentran relacionados en la Lista Maestra de registros 3.3. No est permitido cambiar, modificar o alterar los formatos del sistema.

3.4. El manejo de los registros del sistema de gestin de calidad se puede identificar mediante el procedimiento de elracin os TCR-001, con el fin

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Revisado por: Rommy Hernndez

Aprobado por: John Mndez

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establecer los responsables, la ubicacin, preservacin y tiempo de retencin de los registros, 3.5. Los registros pueden ser llenados manualmente, pero es responsabilidad de las personas que los elaboran que estos sean claros, de fcil lectura para que no se preste a doble interpretacin, y minimizar las enmendaduras. Adems, deben velar porque estos registros lleguen en buen estado al encargado de rea responsable de su almacenamiento. Cuando se necesite hacer una correccin en algn formato llenado manualmente por equivocacin en el llenado, la manera correcta es tachando con una lnea la equivocacin y que el supervisor o siguiente nivel firme de enterado del error cometido como en imagen siguiente: 3.6. La identificacin de los registros es el mismo que el cdigo del formato utilizado. 3.7. Los registros sern almacenados y protegidos por cada uno de los encargados de rea y responsables de estos, segn la TCC-002-1. 3.8. El correcto archivado de los registros se debe realizar de acuerdo a su manejo, si son formatos impresos deben estar en carpetas y si son electrnicos deben estar accesibles y disponibles. 3.9. Las personas que necesiten hacer uso de los registros para el desempeo de su trabajo, o los clientes que deseen verificar los resultados del proceso en la fabricacin de su producto, pueden consultarlos con los Encargados de rea responsables de su almacenamiento. 3.10. Todos los registros relacionados con la elaboracin del producto deben tener una retencin de 1 ao. y los que no afectan directamente la elaboracin del producto tendrn una retencin mnima de 6 meses, segn la TCC-002-1. 3.11. Si el formato requiere modificaciones, proceder a solicitarlo de acuerdo al formato segn la FAC-004-1 de Administracin de cambios. 3.12. Imprimir el registro y almacenarlo en el lugar establecido en la tabla de Control de Cambios TCC-002-1. 3.13. Se debe identificar con un sello de "COPIA CONTROLADA", a los documentos de origen externo, los cuales se registran en el listado maestro de documentos de origen externo, y estos son revisados peridicamente por el usuario para revisar posibles cambios o versiones actualizadas.

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3.14. Si se requiere tener acceso a un registro que se encuentre archivado, se solicita el prstamo del registro, se consulta la informacin requerida y se le coloca el sello de COPIA NO CONTROLADA. 4. DESCRIPCION DEL PROCESO

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5. FORMATOS ASOCIADOS: Tabla de Control de Registros TCR-001 Formato de Administracin de cambios FAC-004-1 Tabla de Control de Cambios TCC-002-1 6. HOJA DE CAMBIOS
No. Revisin. RC. Fecha. Descripcin del Cambio. Departamento que lo genera

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