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NORMAS DE SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIN DE PROYECTOS Y CONVENIOS DE ONGD

(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

GUA DE APLICACIN

NORMAS SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIN DE ONGD

GUA DE APLICACIN
(Versin abril 2010)

Para aclaraciones y consultas, dirigirse por correo electrnico a convocatorias_ongd@aecid.es

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NDICE Pg

1.. OBLIIGACIIONES DEL ADJUDIICATARIIO DE UNA SUBVENCIIN AECIID 1 OBL GAC ONES DEL ADJUD CATAR O DE UNA SUBVENC N AEC D
Al resultar propuesto para ser adjudicatario Al resultar adjudicatario Al recibir el pago Durante la ejecucin Al finalizar la ejecucin En todo momento

6 6
6 6 6 6 7 7

2. PAGO DE LA SUBVENCIIN,, CUENTAS Y RENDIIMIIENTOS FIINANCIIEROS PAGO DE LA SUBVENC N CUENTAS Y REND M ENTOS F NANC EROS
2.1. PAGO DE LA SUBVENCIN En proyectos Nmero de pagos Requisitos previos Obligacin del adjudicatario En convenios Nmero de pagos Requisitos previos Obligacin del adjudicatario 2.2. CUENTAS BANCARIAS DE INGRESO Y GESTIN DE LAS SUBVENCIONES AECID La cuenta para hacer el ingreso desde la AECID Cuenta abierta a nombre de un proyecto o convenio Cuentas en el exterior 2.3. USO DE LOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS Los intereses y rendimientos financieros se acumulan a la subvencin Acreditacin de intereses y dems rendimientos financieros Imputacin de intereses y rendimientos financieros a distintos financiadores

8 8
8 8 8 8 8 8 8 8 9 10 10 10 10 12 12 12 12

3. FECHAS DE IINIICIIO,, PLAZOS DE EJECUCIIN Y PRRROGAS FECHAS DE N C O PLAZOS DE EJECUC N Y PRRROGAS


3.1. INICIO Y PLAZOS DE EJECUCIN DE PROYECTOS Fecha de inicio Plazo de ejecucin 3.2. INICIO Y PLAZOS DE EJECUCIN DE CONVENIOS Fecha de inicio de la ejecucin de la subvencin Fecha de inicio de la ejecucin en terreno Plazos de ejecucin Identificacin y formulacin Reformulacin Ejecucin en terreno

13 13
13 13 14 16 16 16 17 17 17 17

4. MODIIFIICACIIONES MOD F CAC ONES


4.1. MODIFICACIONES SUSTANCIALES Qu modificaciones se consideran sustanciales Autorizacin de las modificaciones sustanciales 4.2. MODIFICACIONES ACCIDENTALES Qu modificaciones son accidentales Las modificaciones accidentales no precisan autorizacin de la AECID

19 19
19 19 19 20 20 20

5. COMIISIIONES DE SEGUIIMIIENTO DE CONVENIIOS COM S ONES DE SEGU M ENTO DE CONVEN OS


Comisiones de seguimiento establecidas en las Convocatorias Comisiones de seguimiento en terreno

21 21
21 22

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6. NORMAS BSIICAS A TENER EN CUENTA PARA LA IIMPUTACIIN DE NORMAS BS CAS A TENER EN CUENTA PARA LA MPUTAC N DE GASTOS A LA SUBVENCIIN DE LA AECIID GASTOS A LA SUBVENC N DE LA AEC D
6.1. CONTRATACIONES Y SUBCONTRATACIONES Qu diferencia a la subcontratacin de la contratacin Reglas bsicas para la contratacin Reglas bsicas para la subcontratacin Los socios locales o contrapartes extranjeras 6.2. ADQUISICIN DE BIENES CON CARGO A LA SUBVENCIN: TRANSFERENCIA FINAL Y VINCULACIN Transferencia final A quin pueden transferirse los bienes adquiridos con la subvencin A quin no pueden transferirse los bienes adquiridos con la subvencin Alternativas a la transferencia Frmulas para transferencia al socio local Solicitud de prrroga Vinculacin a otra intervencin Amortizaciones Cuadro Resumen de condiciones para la transferencia Perodo de vinculacin de los bienes a la intervencin 6.3. IIMPUTACIIN DE AMORTIZACIONES A LA SUBVENCIN MPUTAC N Qu amortizaciones son subvencionables por AECID Cmo se calculan las amortizaciones De quin es la propiedad de los bienes amortizados Cmo se justifican las amortizaciones 6.4. CAMBIOS DE MONEDA Donde se realizan los cambios de moneda Cmo se aplican los tipos de cambio Cmo se acreditan los tipos de cambio 6.5. IMPUESTOS INDIRECTOS Impuestos indirectos no recuperables Impuestos indirectos recuperables Recuperados durante la intervencin Recuperados en los cuatro aos siguientes al final de la intervencin No recuperados en los cuatro aos siguientes al final de la intervencin 6.6. GASTOS NO SUBVENCIONABLES 6.7. JUSTIFICACIN DE FONDOS APORTADOS POR OTROS FINANCIADORES Obligacin de justificar todos los fondos Subvenciones concedidas por otras Administraciones Valorizacin de aportaciones locales de beneficiarios finales y socios locales y otras entidades distintas de la ONGD adjudicataria Valorizaciones de voluntarios en Educacin para el Desarrollo en Espaa Fondos propios de la ONGD adjudicataria

23 23
23 23 23 24 25 26 26 26 26 26 26 27 28 28 28 28 30 30 30 32 32 34 34 34 37 38 38 38 38 39 40 41 42 42 43 43 44 44

7.. IINFORMES PRECEPTIIVOS 7 NFORMES PRECEPT VOS


7.1. INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO Informes de seguimiento de proyectos Cundo son obligatorios y cundo presentarlos Contenido y forma de presentacin Informes de seguimiento de convenios Perodos contemplados en los informes de seguimiento de convenios Contenido y forma de presentacin

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45 45 45 45 46 46 47

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Informe de seguimiento tcnico. Informe de seguimiento econmico. Cuando presentarlos Informe de seguimiento tcnico. Informe de seguimiento econmico. 7.2. DOCUMENTO DE PLANIFICACIN ANUAL (CONVENIOS) Perodos contemplados en los Documentos de Planificacin de convenios Forma de presentacin Cuando presentarlos 7.3. INFORME FINAL (JUSTIFICACIN DE LA SUBVENCIN) Aspectos comunes a los informes finales de proyectos y convenios Contenido y forma de presentacin Cuando presentarlos Entidad responsable Justificacin tcnica Justificacin econmica Proyectos Convenios 7.4. EVALUACIONES Proyectos Cundo son obligatorias Cundo y cmo se presentan Cmo se contratan Convenios Evaluaciones intermedias. Cundo y cmo se presentan Cmo se contratan Tras la realizacin de la evaluacin Evaluaciones finales 7.5. AUDITORAS Obligatoriedad de las auditoras Proyectos Convenios Qu deben verificar las auditoras Cmo se contratan Cundo y cmo se presentan Efectos de la presentacin de auditoras 48 49 50 50 50 52 52 53 53 54 54 54 54 55 55 57 57 57 58 58 58 58 58 59 59 59 60 62 62 64 64 64 64 64 65 65 66

8.. JUSTIIFIICACIIN ECONMIICA 8 JUST F CAC N ECONM CA


8.1. TIPOS DE CUENTAS JUSTIFICATIVAS Cuenta justificativa completa. Cuenta justificativa reducida (con informe de auditora) 8.2. TIPOS DE JUSTIFICANTES DE GASTO Facturas y otros documentos de trfico legal Recibos Qu se entiende por recibos Cuando se pueden autorizar Cuando no se pueden autorizar Procedimiento para la autorizacin Como se justifican Certificacin de Ejecucin de Actividades

67 67
67 67 69 71 71 72 72 72 72 73 73 74

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Concepto y utilizacin Requisitos previos Modificaciones Justificacin Tabla resumen de tramitacin de Certificaciones de Ejecucin de Actividades Tarifas Acreditacin de gastos en casos excepcionales 8.3 REQUISITOS FORMALES DE LOS JUSTIFICANTES Sello-diligencia y numeracin de justificantes Compulsas Idioma de presentacin Primaca de la legislacin local 8.4 TIPOS DE GASTO Qu gastos son subvencionables Costes directos Costes indirectos. No necesidad de acreditacin Qu gastos no son subvencionables 8.5 ACREDITACIN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES DIRECTOS Identificacin y formulacin Evaluaciones externas Auditoras externas Terrenos y/o inmuebles (compra y alquiler) Construccin y o reforma de inmuebles e infraestructuras Equipos, materiales y suministros Personal Servicios tcnicos y profesionales Fondos rotatorios Funcionamiento en el terreno Viajes, alojamientos y dietas Gastos financieros Gastos vinculados a Educacin para el Desarrollo en Espaa. 74 76 76 77 78 78 79 80 80 80 82 82 83 83 83 83 84 85 85 86 87 88 89 91 93 95 96 97 98 101 102

9.. RESUMEN DE IINCIIDENCIIAS QUE PRECIISAN AUTORIIZACIIN PREVIIA DE 104 9 RESUMEN DE NC DENC AS QUE PREC SAN AUTOR ZAC N PREV A DE 104 LA AECIID LA AEC D
9.1. RGANO CONCEDENTE Quin es el rgano concedente Cmo se tramitan las solicitudes al rgano concedente 9.2. AUTORIZACIONES DEL RGANO CONCEDENTE Y SILENCIO ADMINISTRATIVO 9.3. AUTORIZACIONES DE LAS OTC/EMBAJADAS 104 104 104 105 106

10.. REIINTEGROS 10 RE NTEGROS


10.1. TIPOS 10.2. DEVOLUCIN DE REMANENTES NO INVERTIDOS FINANCIACIN Reutilizacin de remanentes Incumplimientos por causas de fuerza mayor Sobrefinanciacin 10.3. REINTEGROS POR INCUMPLIMIENTOS 10.4. PRESCRIPCIN Y EXCESOS DE

107 107
107 109 109 109 109 110 111

11.. 11 12.. 12

MODELOS MODELOS LEGIISLACIIN APLIICABLE LEG SLAC N APL CABLE

112 112 113 113

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1. OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO DE UNA SUBVENCIN AECID


Al resultar propuesto para ser adjudicatario: Reformular, en caso de que se proponga aprobar un importe menor que el solicitado Al resultar adjudicatario: Remitir el documento de ACEPTACIN que se publica con la Resolucin de adjudicacin Al recibir el pago: Comunicar a la AECID (Departamento de ONGD) la fecha de recepcin de los fondos En el caso de proyectos, comunicar a la AECID (Departamento de ONGD) la fecha de inicio de la intervencin Durante la ejecucin: Solicitar autorizacin a la AECID (Departamento de ONGD) para: La introduccin de modificaciones sustanciales La modificacin de los plazos de ejecucin La utilizacin de recibos La utilizacin de Certificaciones de Ejecucin de Actividades para justificacin de gastos y sus modificaciones El uso de tarifas El visto bueno a Trminos de Referencia y equipos evaluadores El visto bueno a la empresa auditora seleccionada La realizacin de evaluaciones no obligatorias ni previstas en la formulacin aprobada. La realizacin de auditoras no obligatorias ni previstas en la formulacin aprobada, salvo que se financien con rendimientos financieros.. La utilizacin de rendimientos financieros o impuestos indirectos recuperados durante el plazo de ejecucin en actividades no previstas o que impliquen modificaciones sustanciales La utilizacin de remanentes, rendimientos financieros o impuestos indirectos recuperados en nuevas actividades tras el final de la ejecucin En general, siempre que en esta Gua se mencionen autorizaciones/aprobaciones de la AECID debe entenderse que es necesaria la autorizacin del rgano concedente (la Presidencia de la AECID o, por delegacin, la Direccin de la AECID. Todas las solicitudes de autorizacin al rgano concedente deben ser cursadas a travs del Departamento de ONGD. Solicitar visto bueno de la AECID (OTC/Antena/Embajada)1 para: Adquirir bienes o servicios fuera del mercado local No promover concurrencia de ofertas para la contratacin de bienes, obras o servicios
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Se solicitar al Departamento de ONGD en caso de que no sea posible obtener el visto bueno de OTC/Antena/Embajada Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.6

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Acreditar que los impuestos indirectos no son legalmente recuperables No apertura de cuentas bancarias a nombre de un proyecto o convenio No visibilizacin del logo de la AECID Acreditar la normativa interna del pas de ejecucin, cuando sta entre en contradiccin con los requisitos de la normativa AECID Autorizar las variaciones del nmero de unidades sobre las contempladas en el presupuesto aprobado para una Certificacin de Ejecucin de Actividades, o sus modificaciones debidamente autorizadas Las Certificaciones finales de Ejecucin de Actividades. Presentar en plazo* a la AECID (Departamento de ONGD) los informes de seguimiento, planificaciones anuales e informes de evaluacin intermedia preceptivos. NO ES NECESARIO AGOTAR LOS PLAZOS DE PRESENTACIN ESTABLECIDOS PARA CADA TIPO DE INFORME. SE RECOMIENDA PRESENTARLOS ANTES DE QUE FINALICEN ESOS PLAZOS

Al finalizar la ejecucin: Presentar el Informe Final tcnico y econmico Transferir los bienes adquiridos o solicitar a la AECID (Departamento de ONGD) autorizacin para alternativas a la transferencia (ver apartado 6.2) Conservar la documentacin justificativa que no sea necesario presentar con la cuenta justificativa final, para su eventual comprobacin por muestreo por la AECID y los auditores contratados por ella o con cargo a la subvencin. Slo en los siguientes casos la documentacin acreditativa del gasto no ser requerida ni inicialmente ni por muestreo: Gastos justificados mediante Certificacin de Ejecucin de Actividades Gastos de alojamiento y manutencin incluidos en liquidaciones de dietas Kilometraje abonado en compensacin de utilizacin de vehculos propios Porcentaje de costes indirectos

En todo momento: Someterse a las actuaciones de comprobacin de la AECID, los auditores contratados por ella, la Intervencin Delegada y el Tribunal de Cuentas.

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2. PAGO DE LA SUBVENCIN, CUENTAS Y RENDIMIENTOS FINANCIEROS


2.1. PAGO DE LA SUBVENCIN Los pagos de subvenciones de la AECID a ONGD son anticipados sin exigencia de garanta. En proyectos: Nmero de pagos: Un solo pago anticipado Requisitos previos a la orden de pago: Presentacin de la Reformulacin en caso de que se haya adjudicado un importe inferior al solicitado Presentacin del documento de Aceptacin cuyo modelo se publica con la Resolucin de adjudicacin, incluyendo el cdigo de cuenta bancaria para la realizacin de la transferencia de los fondos Obligacin del adjudicatario: Comunicar por escrito a la AECID (Departamento de ONGD), en el plazo mximo de un mes, la fecha de recepcin* de los fondos, incluyendo la declaracin de la fecha de inicio real** (Ver limitaciones a esta fecha en el apartado 3.1) * Por qu es importante la comunicacin de la fecha de recepcin de los fondos: porque, de no tener conocimiento de esa fecha, la AECID considerar como fecha de recepcin de los fondos la de la orden de pago, y a partir de sta se computarn los intereses de demora. ** Por qu es importante la comunicacin de la fecha real de inicio: porque, de no tener conocimiento de esa fecha, la AECID considerar como fecha de inicio la de la orden de pago, y a partir de sta se computarn los plazos de ejecucin y de presentacin de informes, y se tendrn en cuenta los perodos a los que podrn imputarse los gastos.

En convenios: Nmero de pagos: Pagos anuales anticipados en nmero igual a las anualidades aprobadas para el convenio, con un mximo de cuatro. Requisitos previos a las rdenes de pago: Para la primera anualidad: Presentacin de la Reformulacin del preconvenio en caso de que se haya adjudicado un importe inferior al solicitado
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Proporcionar el cdigo de cuenta bancaria para la realizacin de la transferencia de los fondos Firma del preconvenio Para la segunda anualidad: Firma del Convenio definitivo Presentacin de la planificacin anual del perodo siguiente Presentacin del informe de seguimiento tcnico anual del perodo anterior Para la tercera y cuarta anualidades: Presentacin de la planificacin anual del perodo siguiente Presentacin del informe de seguimiento tcnico anual del perodo anterior Ejecucin presupuestaria acumulada igual o superior al treinta por cien de las anualidades percibidas. Si fuera inferior, se convocar a la ONGD para examinar la conveniencia de proceder a un reajuste* total o parcial de las anualidades pendientes. La AECID resolver la procedencia o no del reajuste una vez oda la ONGD. No existencia de circunstancias imprevistas que impliquen ritmos de ejecucin muy inferiores a los planificados. Si existieran dichas circunstancias, se convocar a la ONGD para examinar la conveniencia de proceder a un reajuste* total o parcial de las anualidades pendientes. La AECID resolver la procedencia o no del reajuste una vez oda la ONGD. * Reajuste de anualidades: cuando el compromiso de pago adquirido para un ejercicio presupuestario se traslada al ao siguiente. El reajuste de anualidades de convenios puede incluir la prrroga para su ejecucin y para la realizacin de la evaluacin intermedia. . Obligacin del adjudicatario: Comunicar por escrito a la AECID (Departamento de ONGD), en el plazo mximo de un mes, la fecha de recepcin* de los fondos. * Por qu es importante la comunicacin de la fecha de recepcin de los fondos: porque, de no tener conocimiento de esa fecha, la AECID considerar como fecha de recepcin de los fondos la de la orden de pago, y a partir de sta se computarn los intereses de demora.

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2.2. CUENTAS PARA INGRESO Y GESTIN DE LAS SUBVENCIONES AECID

La cuenta para hacer el ingreso desde la AECID: La ONGD debe tener una nica cuenta bancaria a la que la AECID realizar todas las transferencias de subvenciones concedidas en las convocatorias de proyectos y convenios de ONGD. No se exige que esta cuenta sea exclusiva para las subvenciones AECID, pero, una vez recibida en ella la transferencia de los fondos de una subvencin, deben de inmediato ser transferidos a la cuenta nica abierta en exclusiva a nombre del proyecto o convenio, que se describe en el siguiente epgrafe. En el caso de Agrupaciones, la AECID realizar el ingreso de la subvencin en la cuenta abierta por la ONGD lder, aunque se tendrn en cuenta los importes a ejecutar por cada una de las entidades agrupadas, para el cmputo de las subvenciones percibidas anualmente por cada una de ellas.

Cuenta abierta a nombre de un Proyecto o Convenio: Los fondos de una subvencin AECID deben gestionarse siempre desde cuentas abiertas en exclusiva para el proyecto o convenio de que se trate. Esas cuentas deben cumplir: En su denominacin debe quedar claramente identificado el proyecto o convenio: el nombre de la cuenta debe incluir el cdigo del proyecto o convenio y/o su nombre abreviado. Puede estar abierta en el exterior, o existir varias cuentas en el exterior para el mismo proyecto o convenio. Las cuentas en el exterior tendrn los requisitos indicados en el epgrafe siguiente. No es necesario solicitar autorizacin de la AECID para que la o las cuentas abiertas a nombre de un proyecto o convenio estn en el exterior. Podrn depositarse en ella fondos de distintos financiadores, siempre que vayan a ser destinados a la ejecucin del mismo Proyecto o Convenio. No es necesario solicitar autorizacin de la AECID para que en las cuentas abiertas a nombre de un proyecto o convenio se depositen fondos de varios financiadores.

Cuentas en el exterior: En su denominacin debe quedar claramente identificado el proyecto o convenio: el nombre de la cuenta debe incluir el cdigo del proyecto o convenio y/o su nombre abreviado. Si la legislacin del pas no permite la apertura de cuentas a nombre de un Proyecto o Convenio determinado, podr evitarse este requisito siempre que la Oficina Tcnica de Cooperacin, o Embajada de Espaa en el pas, emita informe de conformidad. En este caso, no es necesario solicitar autorizacin previa a travs del Departamento de ONGD; slo ser necesario adjuntar el informe de la OTC/Embajada en el momento de la presentacin de los informes de seguimiento o finales correspondientes.
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Podrn depositarse en ella fondos de distintos financiadores, siempre que vayan a ser destinados a la ejecucin del mismo Proyecto o Convenio. No es necesario solicitar autorizacin de la AECID para que en las cuentas abiertas a nombre de un proyecto o convenio se depositen fondos de varios financiadotes. Podrn abrirse distintas cuentas en el exterior a nombre de un mismo Proyecto o Convenio cuando: la ejecucin de un Convenio se lleve a cabo en varios pases otras circunstancias lo aconsejen La apertura de distintas cuentas en el exterior para un mismo proyecto o convenio no precisa de autorizacin previa de la AECID. Slo deber informarse de ello en los correspondientes informes de seguimiento o finales.

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2.3. USO DE LOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Los intereses y rendimientos financieros se acumulan a la subvencin Los intereses y dems rendimientos financieros que se generen en las cuentas bancarias en las que se depositan los fondos de las subvenciones AECID se suman a la subvencin y se aplican al mismo proyecto o convenio con las siguientes reglas: slo pueden destinarse a sufragar gastos directos slo pueden gastarse durante el plazo de ejecucin del proyecto o convenio, salvo que se destinen a la realizacin de auditoras. no es necesario identificar las partidas a las se aplican no es necesario solicitar autorizacin de la AECID para aplicarlos si: se destinan a la realizacin de auditoras no previstas. En este caso slo se deber informar a la AECID, dado que el plazo de presentacin de un informe final aumenta en tres meses si va acompaado de auditora no se destinan a la realizacin de nuevas actividades no previstas, con excepcin de las auditoras su utilizacin no implica una modificacin sustancial (Ver apartado 4) es necesario solicitar autorizacin de la AECID para aplicarlos si: se destinan a la realizacin de nuevas actividades no previstas, con excepcin de las auditoras su utilizacin implica una modificacin sustancial (Ver apartado 4)

Acreditacin de intereses y dems rendimientos financieros Los intereses y dems rendimientos financieros que se produzcan en las cuentas bancarias donde sean depositados los fondos de la AECID debern acreditarse mediante certificacin bancaria.

Imputacin de intereses y rendimientos financieros a distintos financiadores Si en las cuentas bancarias a nombre de un proyecto o convenio se depositan fondos de distintos financiadores, la parte de los intereses y rendimientos financieros atribuible a la subvencin de la AECID se calcular de acuerdo con la siguiente frmula: Intereses AECID = Intereses totales x Total transferencias de fondos AECID a la cuenta Total transferencias de todos los financiadores, incluida AECID

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3.

FECHAS DE INICIO, PLAZOS DE EJECUCIN Y PRRROGAS

3.1.

INICIO Y PLAZOS DE EJECUCIN DE PROYECTOS

Fecha de inicio Fecha lmite anterior Las actividades de un proyecto no pueden iniciarse antes de la fecha que se establezca en cada Resolucin de convocatoria*, con la nica excepcin de las necesarias para la identificacin de la intervencin que podrn haberse realizado en los cinco meses anteriores a la fecha de finalizacin del plazo de presentacin de propuestas de cada convocatoria. * En las convocatorias desde 2007 esta fecha es la de publicacin de la Resolucin de convocatoria. No se pueden imputar a la subvencin gastos realizados con anterioridad a la fecha establecida en la Resolucin de convocatoria, salvo si son de identificacin y estos ltimos slo si se han realizado en los cinco meses anteriores a la fecha de finalizacin del plazo de presentacin de propuestas a la convocatoria. Fecha lmite posterior Las actividades de un proyecto deben iniciarse como mximo hasta dos meses despus de la recepcin de los fondos. Si las actividades no pueden iniciarse en el plazo de dos meses desde la recepcin de los fondos, se podr solicitar de la AECID (Departamento de ONGD) una prrroga para el inicio de la intervencin. La prrroga mxima que se puede conceder para la fecha de inicio ser de otros dos meses, es decir hasta cuatro meses desde la recepcin de los fondos. Ejemplo: Proyecto de la convocatoria ordinaria 2008: publicada en el BOE de 6 de marzo de 2008 pago el 30 de julio de 2008 La fecha de inicio estar comprendida entre el 6 de marzo de 2008 y el 30 de septiembre de 2008. Si se solicita ampliacin de plazo, como mximo se podr iniciar el 30 de noviembre de 2008.

Comunicacin de la fecha de inicio La ONGD debe comunicar* a la AECID la fecha real de inicio, en el plazo de un mes desde la recepcin de los fondos y conjuntamente con la comunicacin de dicha recepcin,
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o solicitar en ese mismo plazo la prrroga a la que se refiere el epgrafe anterior. El plazo de ejecucin empezar a computar a partir de la fecha inicial o prorrogada de inicio. * Por qu es importante la comunicacin de la fecha real de inicio: porque, de no tener conocimiento de esa fecha, la AECID considerar como fecha de inicio la de la orden de pago, y a partir de sta se computarn los plazos de ejecucin y de presentacin de informes, y se tendrn en cuenta los perodos a los que podrn imputarse los gastos. Ejemplo: En el ejemplo del epgrafe anterior, si la ONGD no comunica la fecha real de inicio, se considerar que sta ha sido el 30 de julio de 2008. Por tanto: - no se admitirn gastos anteriores a esa fecha - el plazo de ejecucin se considerar desde esa fecha

Plazo de ejecucin El plazo inicial de ejecucin de un proyecto es el establecido en la Resolucin de concesin de la subvencin y publicado en el BOE. Este plazo inicial no puede ser superior a 24 meses. Puede aumentarse este plazo inicial de ejecucin con las siguientes reglas: hasta 3 meses: sin necesidad de autorizacin de la AECID. El nico requisito ser la comunicacin al Departamento de ONGD para que la AECID tenga constancia de que el Informe Final se presentar en una fecha posterior a la inicialmente prevista. ms de 3 meses: previa autorizacin de la AECID. La solicitud de prrroga debe hacerse siempre antes de que concluya el plazo inicial de ejecucin ms los tres meses de prrroga que no precisan de autorizacin. No se autorizarn prrrogas solicitadas fuera de este plazo* * Por qu es importante solicitar la prrroga dentro de plazo: porque la AECID no puede autorizar una prrroga solicitada fuera de plazo y los gastos ejecutados fuera de plazo no son financiables con cargo a la subvencin. . el plazo mximo por el que puede prorrogarse la ejecucin de un proyecto es de la mitad del plazo inicial de ejecucin aprobado en la Resolucin de concesin y publicado en el BOE. Este plazo mximo de prrroga es la suma de los tres meses que no precisan de autorizacin ms las prrrogas autorizadas por la AECID.

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Ejemplos: Proyecto de plazo inicial 15 meses: - mximo plazo sin necesidad de autorizacin: 18 meses - para plazo mayor de 18 meses: cursar solicitud antes de que transcurran los 18 meses - mximo plazo que puede aprobar la AECID: 22, 5 meses Proyecto de plazo inicial 24 meses: - mximo plazo sin necesidad de autorizacin: 27 meses - para plazo mayor de 27 meses: cursar solicitud antes de que transcurran los 27 meses - mximo plazo que puede aprobar la AECID: 36 meses

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3.2.

INICIO Y PLAZOS DE EJECUCIN DE CONVENIOS

Fecha de inicio de la ejecucin de la subvencin La fecha de inicio de la ejecucin de la subvencin es la fecha de la firma del preconvenio. No podrn imputarse gastos a la subvencin anteriores a la fecha de firma del preconvenio. Desde esta fecha y hasta la real de inicio de la ejecucin en terreno, slo se podrn imputar gastos derivados de la identificacin y formulacin definitiva del convenio (con el lmite de 60.000 euros), que en ningn caso podrn ser gastos de inversin.

Fecha de inicio de la ejecucin en terreno La fecha real de inicio de la ejecucin del convenio en terreno debe comunicarse a la AECID (Departamento de ONGD) con la presentacin de la formulacin definitiva. Las fechas extremas para el inicio de la ejecucin en terreno son: Fecha lmite anterior: La ejecucin en terreno puede iniciarse al da siguiente de la presentacin de la formulacin, sin que sea necesario esperar a que se firme el Convenio definitivo. Sin embargo, si no se llegase a firmar el Convenio, los gastos de ejecucin de este perodo no sern subvencionables y se presentar una liquidacin referida nicamente a los gastos de la fase de identificacin y formulacin, incluida la parte proporcional de gastos indirectos, con el lmite de 60.000 euros. Al reintegro del resto de los fondos de la primera anualidad se le aplicarn los correspondientes intereses de demora. No es necesaria autorizacin de la AECID para iniciar la ejecucin en terreno antes de la firma del Convenio definitivo, slo es necesario comunicarlo. Fecha lmite posterior: La ejecucin en terreno debe iniciarse en el plazo mximo de seis meses desde la presentacin de la formulacin. Si la ejecucin en terreno no puede iniciarse en el plazo de seis meses desde la presentacin de la formulacin, se podr solicitar de la AECID (Departamento de ONGD) una prrroga para el inicio de la intervencin. La prrroga mxima que se puede conceder para la fecha de inicio de la ejecucin en terreno ser de otros tres meses, es decir hasta nueve meses desde la presentacin de la formulacin. Tras este plazo mximo de nueve meses desde la presentacin de la formulacin, sin que se hubiera iniciado la ejecucin en terreno de la intervencin, se presentar una liquidacin referida nicamente a los gastos de la fase de identificacin y formulacin, incluida la parte proporcional de gastos indirectos, con el lmite de 60.000 euros, y se reintegrar el resto de los fondos de la primera anualidad con los correspondientes intereses de demora.

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Plazos de ejecucin Identificacin y formulacin La identificacin y formulacin* definitiva del convenio debe realizarse en el plazo de cuatro meses desde la firma del preconvenio. Se podr solicitar de la AECID (departamento de ONGD) una ampliacin de este plazo. La solicitud deber hacerse antes de la finalizacin del plazo inicial de cuatro meses. La prrroga mxima que puede ser autorizada es de dos meses, es decir, el plazo mximo para la identificacin y formulacin puede ser de seis meses, siempre que exista autorizacin de la AECID. Los gastos que se pueden realizar en este perodo con cargo a la subvencin de la AECID estn sujetos a las siguientes limitaciones: Sern slo gastos relacionados y necesarios para la identificacin y la formulacin definitiva. Su lmite mximo es de 60.000 euros, incluyendo la parte proporcional de gastos indirectos. No podrn incluir gastos de inversin en bienes y equipos, salvo en forma de amortizacin de los mismos. Con la presentacin de la formulacin definitiva del Convenio, debe presentarse tambin: El primer Documento de Planificacin Anual Declaracin de la fecha prevista para el inicio de la ejecucin en terreno del Convenio (Ver los lmites de esta fecha en el epgrafe anterior sobre fechas de inicio) El CV del responsable (o de los responsables en caso de Convenios en varios pases) del Convenio sobre el terreno.

* Se recomienda que el equipo que realice la identificacin contacte con la OTC u OTCs de los pases en los que vaya a ser realizada la intervencin, atienda sus recomendaciones y la haga partcipe de su desarrollo

Reformulacin Para el examen de la formulacin definitiva del convenio y la reformulacin, si fuera necesaria, los plazos son: 30 das hbiles para que se pronuncie la AECID 15 das para que la ONGD reformule si la AECID la requiere en ese sentido La no reformulacin puede dar origen a la rescisin del preconvenio y a la solicitud de reintegro de la primera anualidad, deducidos gastos de identificacin y formulacin. Ejecucin en terreno En lo sucesivo, siempre que haya una referencia a plazos de ejecucin de convenios, se tratar de los plazos de ejecucin en terreno. El plazo mximo inicial de la ejecucin en terreno de los convenios es de cuatro aos
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Inicio del cmputo del plazo de ejecucin en terreno: fecha de inicio declarada por la ONGD (Ver limitaciones de esta fecha en el epgrafe anterior relativo a fecha de inicio de la ejecucin en terreno) Prrrogas admisibles: hasta 3 meses: sin necesidad de autorizacin de la AECID. El nico requisito ser la comunicacin al Departamento de ONGD para que la AECID tenga constancia de que el Informe Final se presentar en una fecha posterior a la inicialmente prevista. ms de 3 meses: previa autorizacin de la AECID. La solicitud de prrroga debe hacerse siempre antes de que concluya el plazo inicial de ejecucin ms los tres meses de prrroga que no precisan de autorizacin. No se autorizarn prrrogas solicitadas fuera de este plazo*. * Por qu es importante solicitar la prrroga dentro de plazo: porque la AECID no puede autorizar una prrroga solicitada fuera de plazo y los gastos ejecutados fuera de plazo no son financiables con cargo a la subvencin. . el plazo mximo por el que puede prorrogarse la ejecucin de un convenio es de dos aos. Este plazo mximo de prrroga es la suma de los tres meses que no precisan de autorizacin ms las prrrogas autorizadas por la AECID.

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4. 4.1.

MODIFICACIONES
MODIFICACIONES SUSTANCIALES Qu modificaciones se consideran sustanciales Son modificaciones sustanciales solamente aqullas que supongan un cambio en: objetivos resultados poblacin beneficiaria ubicacin territorial socio local Y que: sean de carcter cualitativo (p.e. cambio de un resultado por otro, o de una zona de intervencin por otra) Las modificaciones de carcter cuantitativo (p.e. disminucin de resultados o nmero de beneficiarios sobre los previstos) no son modificaciones sustanciales y no se aprobarn como tales por la AECID. La no consecucin de un objetivo, la obtencin de resultados inferiores a los previstos, o la disminucin del nmero de beneficiarios, se deben comunicar a la AECID en los informes correspondientes y sern considerados como incumplimientos, salvo que estn motivadas en circunstancias imprevistas que no hubieran podido ser advertidas en el momento de la identificacin. Autorizacin de las modificaciones sustanciales La introduccin de modificaciones sustanciales debe ser siempre aprobada por la AECID. La solicitud de autorizacin de modificacin sustancial debe remitirse: al Departamento de ONGD* de la AECID antes de que transcurran dos meses desde que aparezcan las circunstancias que la justifiquen antes de que se empiece a ejecutar la modificacin. * Por qu es importante solicitar autorizacin para una modificacin sustancial: porque la AECID no puede autorizar una modificacin cuando ya se ha ejecutado y los gastos originados por ella podran ser objeto de solicitud de reintegro. ** Para la tramitacin de una modificacin sustancial, el Departamento de ONGD solicitar informacin de las OTC del pas o pases donde se desarrolle la intervencin y de las unidades geogrficas y/o sectoriales en sede AECID.

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4.2.

MODIFICACIONES ACCIDENTALES

Qu modificaciones son accidentales. Son modificaciones accidentales: las que no suponen un cambio ni en objetivos, ni en resultados, ni en poblacin beneficiaria, ni en ubicacin territorial, ni en los socios locales las que no suponen cambios en fechas y plazos los cambios entre partidas presupuestarias que no supongan modificaciones de objetivos, resultados, poblacin beneficiaria, ubicacin territorial o socio local

Las modificaciones accidentales no precisan autorizacin de la AECID No es necesario solicitar autorizacin de la AECID para introducir modificaciones accidentales en el proyecto o convenio. Slo deben ser comunicadas en los Informes Anuales de Seguimiento y Planificacin o en los Informes Finales correspondientes.

Ejemplo: Se disminuye la partida de viajes y alojamientos y se aumenta la de alquileres. Motivo: un taller que estaba previsto realizar en una localidad ms alejada donde se dispona de un local gratuito, se realiza en otra ms cercana, pero es necesario alquilar un local para impartirlo. El resultado (beneficiarios formados) no se altera. La modificacin es accidental y no precisa autorizacin de la AECID.

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5. COMISIONES DE SEGUIMIENTO DE CONVENIOS

Comisiones de seguimiento establecidas en las Convocatorias

La Comisin de Seguimiento del Convenio se constituye tras la resolucin de adjudicacin* y est formada por: hasta tres representantes de la AECID, uno de los cuales pertenece al Departamento de ONGD, y hasta tres representantes de la ONGD adjudicataria * Es muy recomendable que la primera reunin, en la que se constituya la Comisin, se celebre durante el perodo de formulacin. Para la celebracin de esta primera reunin, el Departamento de ONGD solicitar informacin de las OTC del pas o pases donde se haya o se est llevando a cabo la identificacin. La Comisin de Seguimiento del Convenio no tiene carcter resolutivo, pero es el cauce regular por el que se da seguimiento a las fases y actividades sustanciales, y de cualquier incidencia que pueda suceder en el desarrollo de la intervencin. La Comisin debe reunirse un mnimo de una vez al ao, y tantas otras veces como ambas partes lo consideren necesario. El/la representante del Departamento de ONGD es responsable de coordinar al resto de los miembros de la Comisin y de convocar sus reuniones, as como de levantar Acta cuando proceda. El/la representante del Departamento de ONGD puede convocar las reuniones de la Comisin: en Espaa, normalmente en la sede central de la AECID, o en el pas de intervencin. En este caso asistir al menos un representante de la OTC y, siempre que sea posible, un representante de las contrapartes locales ejecutoras del convenio. Se levantar Acta de las reuniones de la Comisin de Seguimiento slo cuando se adopten acuerdos que impliquen la introduccin en el Convenio de modificaciones sustanciales. Este Acta servir de base para la tramitacin de la Resolucin de autorizacin de dichas modificaciones. Por tanto, no ser necesario en este caso que la ONGD remita a la AECID una solicitud de modificacin sustancial. Cuando haya discrepancias irresolubles entre las dos partes, ser la AECID la que adoptar la resolucin definitiva que corresponda.

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Comisiones de seguimiento en terreno

Las Comisiones de Seguimiento descritas en el epgrafe anterior son obligatorias, de acuerdo con la normativa, y deben reunirse al menos una vez al ao. No obstante, tambin pueden* constituirse Comisiones de Seguimiento del Convenio en terreno, conformadas por: hasta tres representantes de la OTC y hasta tres de la ONGD adjudicataria del convenio, entre los cuales al menos uno habr de pertenecer necesariamente al socio o a uno de los socios locales ejecutores del convenio. Se recomienda invitar a autoridades locales a participar en las comisiones de seguimiento en terreno. Para un mismo Convenio pueden establecerse tantas Comisiones* de seguimiento en terreno como pases estn involucrados en la intervencin.

* La constitucin o no de Comisiones de Seguimiento en terreno depender de la existencia de OTC en el pas o de los medios y posibilidades de las OTC existentes.

La OTC informar al Departamento de ONGD de las incidencias y acuerdos alcanzados en estas Comisiones. Estos acuerdos, como los de las Comisiones dirigidas por el Departamento de ONGD, no son resolutivos. Por tanto, si implican la introduccin de modificaciones sustanciales u otros aspectos que precisan autorizacin del rgano concedente, como por ejemplo prrrogas, autorizacin de uso de recibos, frmulas alternativas a las transferencias de bienes, o autorizacin de uso de Certificaciones de Ejecucin de Actividades, la ONGD deber presentar la solicitud por escrito a la AECID, a travs del Departamento de ONGD.

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6. NORMAS BSICAS A TENER EN CUENTA PARA LA IMPUTACIN DE GASTOS A

LA SUBVENCIN DE LA AECID

6.1. CONTRATACIONES Y SUBCONTRATACIONES

Qu diferencia a la subcontratacin de la contratacin Se llama contratacin al encargo a terceros de suministros, obras o servicios tcnicos siempre que con estos terceros no exista una relacin de tipo laboral. La subcontratacin es un tipo de contratacin que se produce cuando quin contrata puede realizar por s mismo la actividad, por ser propia de su objeto social o habitual, y, sin embargo, decide encargarla a un tercero. Cuando quin contrata no puede realizar por s mismo la actividad contratada, por no ser el objeto social o habitual de su actividad, el encargo a terceros de esa actividad no* se considera subcontratacin. * En el caso de las ONGD, no se consideran subcontrataciones: Las contrataciones de personal con una relacin de tipo laboral Las contrataciones de obras o de suministros, salvo que stas se encomienden a otras ONGD Las contrataciones de servicios o asistencias excepto si: se encomiendan a otras ONGD el objeto del contrato es la realizacin de identificaciones y formulaciones de intervenciones de cooperacin al desarrollo el objeto del contrato es la realizacin de actividades de sensibilizacin y educacin para el desarrollo. Todas las contrataciones, incluidas las subcontrataciones, estn sometidas a las reglas que se indican en el siguiente epgrafe.

Reglas bsicas para la contratacin Con cargo a la subvencin de la AECID se puede contratar con otras entidades, o con particulares con los que no exista una relacin de tipo laboral, la realizacin de suministros, obras, asistencias tcnicas o actividades del proyecto o convenio. Se deben respetar las siguientes reglas: se debe acudir con preferencia a profesionales, empresas y particulares locales. si no es posible la contratacin en el mercado local o en dicho mercado es imposible obtener una calidad mnima, cualquiera que sea el importe del contrato, se debe recabar el visto bueno de la OTC/Embajada para contratar en otro mercado*.

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Slo se exceptan de esta regla la contratacin de auditoras y las que sea necesario realizar en operaciones de ayuda de emergencia. en las contrataciones de evaluaciones, los trminos de referencia y la propuesta de evaluadores seleccionados deben contar con el visto bueno de la AECID (Departamento de ONGD) en las contrataciones de auditoras la propuesta de auditores seleccionados debe contar con el visto bueno de la AECID (Departamento de ONGD) para la contratacin de obras de ms de 30.000** euros o de suministros, servicios o asistencias tcnicas de ms de 12.000** euros, se deber: se deber solicitar un mnimo de tres ofertas y justificar la elegida si no es la ms econmica si no es posible la concurrencia de ofertas, se debe disponer del visto bueno de la OTC/Embajada de Espaa* la peticin de ofertas puede realizarse tambin bajo la modalidad de obtencin de un mayor nmero de bienes o servicios por un mismo importe.

* No es necesario solicitar autorizacin de la AECID (Departamento de ONGD) para no contratar en el mercado local, slo adjuntar el visto bueno de la OTC/Embajada al informe de seguimiento o final correspondiente.

** No son admisibles fraccionamientos para evitar estos lmites. Los lmites se consideran respecto del conjunto de una actividad, realizada por un mismo proveedor, sin que pueda sta fraccionarse en distintas subactividades o etapas, siempre que la existencia de stas sea previsible o conocida en el momento de realizar la contratacin.(p.e. si se contrata la identificacin de un proyecto o convenio, el lmite de 12.000 euros se aplica a la suma de todos los gastos relacionados, honorarios, dietas, viajes, estn o no contemplados en el contrato o aunque se facture o se pague por separado)

Reglas bsicas para la subcontratacin Adems de las reglas bsicas indicadas para la contratacin en el epgrafe anterior, en caso de subcontratacin deben seguirse las siguientes: slo se pueden subcontratar actividades hasta un mximo del 15% del presupuesto subvencionado. la subcontratacin con otra ONGD ser tenida en cuenta para el cmputo del lmite de subvencin anual AECID de 5 millones de euros, tanto para la ONGD que

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contrata, a quin no se le considerar el importe contratado, como para la subcontratada a quin se le imputar dicho importe. los subcontratistas slo quedan obligados ante el adjudicatario de la subvencin que asume toda la responsabilidad de la ejecucin de la actividad subvencionada frente a la Administracin.

Los socios locales o contrapartes extranjeras Los socios locales o contrapartes extranjeras son organizaciones que asumen en todo o en parte la ejecucin directa de las actuaciones subvencionadas, en nombre de la ONGD adjudicataria. Pueden ser: personas jurdicas creadas y reconocidas de acuerdo a la legislacin del pas en el que se desarrollar la accin, o agrupaciones de personas fsicas sin personalidad jurdica, siempre que exista al menos un documento de carcter privado suscrito por ellas en el que se establezcan la finalidad de la agrupacin y los derechos y deberes de los integrantes. Deben figurar identificados en la propuesta de proyecto o convenio. Cualquier modificacin de los socios locales o contrapartes debe contar con la autorizacin previa de la AECID, solicitada a travs del Departamento de ONGD (Ver apartado 4.1 sobre modificaciones sustanciales). La ejecucin total o parcial de la subvencin por parte de socios locales o contrapartes extranjeras no se considera subcontratacin. A todos los efectos esta ejecucin se considera como ejecucin por s misma de la ONGD espaola adjudicataria. La ONGD espaola adjudicataria de la subvencin ser la responsable ante la AECID de su ejecucin y correcta justificacin, independientemente de que su ejecucin haya sido realizada total o parcialmente por socios locales o contrapartes extranjeras

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6.2. ADQUISICIN DE BIENES CON CARGO A LA SUBVENCIN: TRANSFERENCIA FINAL Y VINCULACIN

Transferencia final A quin pueden transferirse los bienes adquiridos con la subvencin Los inmuebles que se adquieran, construyan o rehabiliten (cuando la rehabilitacin afecte o comprenda elementos estructurales), los vehculos y dems equipos que se adquieran con la subvencin de la AECID*, deben ser transferidos al final de la intervencin, a: los beneficiarios finales, o agrupaciones legalmente constituidas de beneficiarios, o a entidades pblicas que garanticen la continuidad o permanencia de la intervencin La transferencia debe acreditarse documentalmente en el informe final, con el documento elaborado segn modelo disponible en www.aecid.es/ongd.

* Si al finalizar una intervencin ha terminado tambin el perodo de obligada vinculacin (afectacin) de los bienes a los fines de la intervencin, no existir obligacin de transferirlos. (Ver estos perodos en el siguiente epgrafe)

A quin no pueden transferirse los bienes adquiridos con la subvencin Los bienes adquiridos con la subvencin de la AECID no pueden quedar en poder de: la ONGD espaola adjudicataria de la subvencin, ni de los socios locales, excepto si estos son: entidades pblicas, o beneficiarios finales, o una agrupacin legalmente constituida de beneficiarios. Los socios locales se consideran tambin beneficiarios cuando el objetivo especfico de un proyecto (o un objetivo especfico de un convenio) sea el fortalecimiento de organizaciones representativas de determinados sectores vulnerables que estn constituidas por mujeres, trabajadores, discapacitados, poblaciones indgenas o afrodescendientes. Alternativas a la transferencia Frmulas para transferencia al socio local Pueden proponerse alternativas a la transferencia a beneficiarios o entidades pblicas locales, que impliquen que la propiedad quede en manos de los socios locales, con las siguientes condiciones:

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que ni los beneficiarios finales ni las entidades pblicas estn en disposicin de asumir la transferencia que la alternativa propuesta consista en: - la suscripcin de acuerdos entre alguna entidad pblica y/o una agrupacin legalmente constituida de beneficiarios de una parte y los socios locales de otra, en los que la entidad pblica o la agrupacin de beneficiarios se comprometa a realizar el seguimiento de las actividades y a garantizar que se mantendr la vinculacin de los bienes a los fines para los que fueron adquiridos y/o - el reconocimiento por parte de las autoridades locales de que los centros construidos, rehabilitados o equipados son centros concertados (o su equivalente local) con las polticas pblicas locales de educacin o de salud. La alternativa debe ser aprobada por la AECID, para lo cual la ONGD debe presentar su propuesta razonada a travs del Departamento de ONGD. La propuesta debe estar avalada por la OTC/Embajada en el pas de intervencin.

Solicitud de prrroga Es posible solicitar una prrroga para la realizacin de la transferencia y permitir que los bienes queden provisionalmente en poder del socio local, cuando circunstancias excepcionales no previstas, como la existencia de un conflicto blico o una situacin de gran inestabilidad e inseguridad poltica, impidan realizar la transferencia o utilizar las frmulas alternativas descritas en el epgrafe anterior. La prrroga debe ser aprobada por la AECID, para lo cual la ONGD debe presentar su propuesta razonada a travs del Departamento de ONGD. La propuesta debe estar avalada por la OTC/Embajada en el pas de intervencin. Transcurridos diez aos con prrrogas autorizadas por la AECID, se dar por concluida la obligacin de transferir los bienes si: se mantienen las circunstancias que dieron origen a la concesin de la prrroga, y el socio local hubiera demostrado fehaciente y suficientemente la vinculacin de los inmuebles a la finalidad para la que se otorg la subvencin y su adecuada gestin a entera satisfaccin de los beneficiarios*.

* Por el contrario, si durante el perodo de prrroga para la transferencia de los bienes, el socio local hubiese destinado los bienes a fines distintos para los que se concedi la subvencin, la AECID proceder a solicitar de la ONGD adjudicataria el reintegro de los fondos invertidos en los bienes.

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Vinculacin a otras intervenciones Se podrn vincular los bienes adquiridos con una subvencin a otra intervencin, y demorar la transferencia hasta el final de esta nueva intervencin si la nueva intervencin cumple las siguientes condiciones: que est en ejecucin o vaya a iniciarse de inmediato que se realice tambin con financiacin de la AECID que afecte a los mismos beneficiarios y/o sean susceptibles de recibir la transferencia las mismas autoridades locales que en la intervencin inicial Amortizaciones Cuando los bienes a transferir sean equipos, maquinaria o vehculos, y no sea factible realizar la transferencia, la ONGD podr optar por imputar a la subvencin AECID el coste de los bienes adquiridos bajo la frmula de las amortizaciones. (Ver imputacin de amortizaciones en el apartado 6.3)

RESUMEN DE CONDICIONES PARA TRANSFERENCIAS A QUIN Beneficiarios finales o sus agrupaciones Entidades pblicas locales CONDICIONES En todos los casos En todos los casos Si son entidades pblicas locales Si son beneficiarios o agrupaciones de beneficiarios Si tienen acuerdo con entidad pblica o agrupacin de beneficiarios por el que stos se impliquen y responsabilicen del seguimiento y vinculacin de los bienes a la intervencin Si se trata de centros reconocidos como concertados por las autoridades pblicas del pas de ejecucin Si se ha solicitado prrroga para la transferencia y, despus de 10 aos, sigue siendo imposible la transferencia y el socio local demuestra la vinculacin de los bienes a los fines, su adecuada gestin y la satisfaccin de los beneficiarios Slo en caso de equipos, maquinaria y vehculos, si a la subvencin se imputa nicamente la amortizacin del bien Si se solicita prrroga para la transferencia, durante el perodo que se autorice, por un mximo de diez aos Mediante vinculacin provisional inmediata a otro proyecto o convenio financiado por AECID, con los mismos beneficiarios y/o las mismas entidades locales susceptibles de recibir la transferencia, hasta la finalizacin de la nueva intervencin

Con carcter definitivo Socios o contrapartes locales

Con carcter provisional

Perodo de vinculacin de los bienes a la intervencin Los bienes adquiridos con la subvencin AECID deben quedar formalmente vinculados a los fines para los que fue concedida.
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El perodo de vinculacin (afectacin)* a los fines de la intervencin se computa desde la fecha de finalizacin de la ejecucin, y es: Inmuebles: 20 aos Maquinaria industrial o agrcola y generadores: 10 aos Mobiliario de oficina: 10 aos Medios de transporte: 5 aos Equipos informticos, fotocopiadoras, faxes, telfonos, equipos de radio, u otros de similar naturaleza: 4 aos * Si al finalizar una intervencin ha terminado tambin el perodo de obligada vinculacin (afectacin) de los bienes a los fines de la intervencin, no existir obligacin de transferirlos.

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6.3. IMPUTACIN DE AMORTIZACIONES A LA SUBVENCIN

Qu amortizaciones son subvencionables por AECID Se pueden imputar a la subvencin de la AECID las amortizaciones de bienes, con las siguientes condiciones: que se trate de bienes (maquinaria, mobiliario, equipos, vehculos, etc.) distintos de bienes inmuebles (edificios o terrenos) que hayan sido adquiridos con fondos propios de la ONGD (lder o en agrupacin) adjudicataria o de su socio local que los fondos propios con los que hayan sido adquiridos sean distintos a los comprometidos como tales en la intervencin que los fondos con los que se hayan adquirido no hayan sido obtenidos con otra financiacin AECID ni de ninguna otra entidad subvencionadora que los bienes a amortizar se pongan a disposicin de la ejecucin de la intervencin sobre el terreno, tanto si la adquisicin ha sido realizada antes del inicio de la ejecucin como durante la misma. Son gastos amortizables los de: adquisicin envo instalacin matriculacin puesta en funcionamiento gastos aduaneros si el bien se adquiere en un pas distinto al de ejecucin No se incluyen en la amortizacin: El resto de los gastos de funcionamiento y mantenimiento de estos bienes (combustibles, reparaciones, seguros, etc.). Durante el perodo de ejecucin de la intervencin, estos gastos se imputarn a sus correspondientes partidas.

Cmo se calculan las amortizaciones Perodos de imputacin de las amortizaciones Las amortizaciones se imputan a la subvencin: por perodos mensuales completos, despreciando los restos inferiores a un mes imputando a la subvencin el nmero de meses en los que el bien ha estado a disposicin de la intervencin por un nmero de meses que no puede exceder al de la duracin total del perodo de ejecucin de la intervencin considerando como perodo de ejecucin tanto el de identificacin y formulacin de la intervencin legalmente admitido como el de ejecucin en terreno no se considera perodo de ejecucin el que transcurra entre la finalizacin de la formulacin (finalizacin del plazo de presentacin de propuestas en proyectos y
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entrega de la formulacin en convenios) y la fecha real de inicio de la ejecucin en terreno. (Ver fechas de inicio en el apartado 3) no se computan meses posteriores a la finalizacin de la vida til del bien Vida til de los bienes a amortizar La vida til de los bienes amortizables, a considerar para el clculo de las amortizaciones, es la siguiente: Maquinaria industrial o agrcola y generadores: 120 meses (10 aos) Mobiliario de oficina: 120 meses (10 aos) Medios de transporte: 60 meses (5 aos) Equipos informticos, fotocopiadoras, faxes, telfonos, equipos de radio, u otros de similar naturaleza: 48 meses (4 aos) La vida til del bien se computa desde el momento de su adquisicin por la ONGD o por su socio local, lo que se acredita con la fecha de la factura. Si se trata de bienes adquiridos de segunda mano, la vida til se podr computar desde el momento en que el bien fue por primera vez puesto en el mercado, siempre que se disponga de acreditacin de la fecha en que esto se produjo (fecha de matriculacin, por ejemplo, en caso de vehculos). En este supuesto, para calcular la vida til, se restar el perodo transcurrido entre su puesta en el mercado y la adquisicin por la ONGD o su socio local, de la vida til de un bien nuevo que se indica en este mismo apartado. Clculo de la amortizacin imputable a la subvencin AECID La amortizacin imputable a la subvencin se calcular de acuerdo con la siguiente frmula:

Amortizacin imputable a la subvencin

Valor de adquisicin x meses del bien en la intervencin. Vida til del bien en meses

Ejemplos:

Vehculo adquirido nuevo por la ONGD, con fondos propios, el 1 de febrero de 2008, por 20.000 euros. Se pone a disposicin de un proyecto cuya fecha de inicio es el 15 de abril de 2009 y de duracin 20 meses (finalizacin el 15 de diciembre de 2010), durante toda su ejecucin. El coste de matriculacin fue de 500 euros. Valor de adquisicin = 20.000 + 500 = 20.500 euros Vida til de un vehculo = 60 meses Meses del bien a disposicin del proyecto= 20 meses Amortizacin con cargo a la subvencin = 20.500 x 20 / 60 = 6.833,33 euros

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El mismo vehculo del ejemplo anterior pero adquirido el 1 de junio de 2005, Se pone a disposicin del mismo proyecto, pero su vida til (60 meses) finaliza el 1 de junio de 2010, antes de que termine la ejecucin del proyecto. Valor de adquisicin = 20.000 + 500 = 20.500 euros Vida til de un vehculo = 60 meses Meses del bien a disposicin del proyecto= del 15 de abril de 2009 al 1 de junio de 2010 = 13 meses completos Amortizacin con cargo a la subvencin = 20.500 x 13 / 60 = 4.441,67 euros -----------------------------------------

Tractor adquirido de segunda mano por la contraparte local, con fondos propios, el 30 de abril de 2007, por 40.000 euros. Segn la documentacin del tractor, se puso por primera vez en el mercado el 1 de julio de 2005. Se pone a disposicin de un proyecto cuya fecha de inicio es el 1 de enero de 2009 y de duracin 24 meses (finalizacin el 1 de enero de 2011), durante toda su ejecucin. El coste de revisin para puesta en funcionamiento fue de 1.000 euros. Valor de adquisicin = 40.000 + 1.000 = 41.000 euros Vida til de un tractor (maquinaria agrcola) = 120 meses Vida til a descontar = del 1 de julio de 2005 al 30 de abril de 2007 = 11 meses Vida til del tractor de segunda mano = 120 11 = 109 meses Meses del bien a disposicin del proyecto= 24 meses Amortizacin con cargo a la subvencin = 41.000 x 24 / 109 = 9.027,52 euros

De quin es la propiedad de los bienes amortizados Los bienes que no se compren con la subvencin, sino con los fondos propios de la ONGD o de su socio local y que slo se imputen a la subvencin en forma de amortizacin, son propiedad de quin los haya adquirido y no es obligatoria su transferencia al final de la intervencin, ni su vinculacin a los fines de la intervencin, pudiendo disponer libremente de ellos la entidad que los adquiri. Pero, si al final de la intervencin, la ONGD o su socio local deciden transferir los bienes que inicialmente pensaban amortizar (Ver apartado 6.2 sobre transferencias) se podr imputar a la subvencin el importe completo de adquisicin. Si se trata de convenios con justificacin anual, se podr imputar al ltimo perodo la diferencia entre el valor de adquisicin y lo ya amortizado en los perodos anteriores justificados..

Cmo se justifican las amortizaciones Para justificar las amortizaciones se necesita: facturas* originales, o copias compulsadas, de la adquisicin y del resto de los gastos amortizados (envo, instalacin, matriculacin, puesta en funcionamiento)
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declaracin responsable de que el bien ha sido adquirido con fondos propios distintos a los comprometidos en la intervencin de que se trate o en otras intervenciones financiadas por la AECID, y no se ha aplicado a su financiacin, ni total ni parcialmente, ninguna subvencin ni de la AECID ni de ninguna otra entidad (modelo de declaracin de amortizacin disponible en www.aecid.es/ongd.) en la misma declaracin responsable se indicar el importe imputado a la subvencin y el clculo realizado para la obtencin de este importe.

* En las facturas originales deber figurar una diligencia en la que se indique que el bien ha sido adquirido con fondos propios, y amortizado con cargo a la subvencin AECID total o parcialmente, indicando en caso de amortizacin parcial el importe de lo amortizado.

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6.4. CAMBIOS DE MONEDA Donde se realizan los cambios de moneda Existen dos formas en las que se realizan cambios de moneda: cuando se realizan transferencias entre cuentas: desde la cuenta en Espaa a la o las cuentas del proyecto o convenio en el pas o pases de ejecucin. Estas cuentas pueden estar abiertas en euros, en cuyo caso no existir cambio de moneda en esta operacin, o en una divisa intermedia (normalmente dlar USA) o directamente en la moneda del pas de ejecucin. A una cuenta a nombre del proyecto o convenio, en el pas de ejecucin, en euros o divisa intermedia, la llamamos Cuenta Local en Divisas. A una cuenta a nombre del proyecto o convenio, en el pas de ejecucin, en moneda del pas, la llamamos Cuenta en Moneda Local. Desde una cuenta a nombre del proyecto o convenio en euro o divisa intermedia en el pas de ejecucin (Cuenta Local en Divisas) a una cuenta a nombre del proyecto o convenio, en el pas de ejecucin, en moneda del pas (Cuenta en Moneda Local) cuando se compra moneda local en efectivo. En este caso, las operaciones siempre deben realizarse en mercados oficiales, bancos a casas de cambio legalmente reconocidas. Cmo se aplican los tipos de cambio Las cuentas justificativas de los gastos realizados deben rendirse y presentarse a la AECID en euros. Para convertir a euros los gastos realizados en otras monedas deben aplicarse los tipos de cambio a los que se compr la moneda* con la que se efectu el gasto. Se puede optar entre dos mtodos para aplicar los tipos de cambio: mtodo FIFO: el tipo de cambio al que se adquiri una remesa de fondos se aplica a todos los gastos realizados hasta que se agota esa remesa. tipo de cambio ponderado: se ponderan todos los tipos de cambio realizados en un perodo, que puede ser inferior a un ao, anual o abarcar el perodo total de ejecucin*. * Sea cual sea el mtodo aplicado, se basar siempre en tipos de cambio realmente realizados, nunca en estimaciones a futuro. Por tanto, en un convenio con justificacin econmica anual, si se utiliza un tipo de cambio medio ponderado, el perodo mximo en el que puede hacerse la ponderacin es el que abarca el informe econmico rendido. El mtodo ser el elegido por la ONGD, de acuerdo con el que mejor se ajuste a sus sistemas de gestin. En la gestin y justificacin de una misma subvencin no pueden utilizarse diferentes mtodos de aplicacin de los tipos de cambio. En los listados de gastos se indicar el mtodo utilizado para la aplicacin de tipos de cambio y el tipo de cambio aplicado a cada gasto.
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Ejemplo 1: Mtodo FIFO Cambios realizados: Transferencia el 30/12/2008: 2.000 euros a 1,40 $USA/euro, se obtienen 2.800 $USA Cambio el 1/01/2009: 1.000 $USA a 12,50 pesos/$USA, se obtienen 12.500 pesos Transferencia el 15/05/2009: 900 $USA a 13,00 pesos/$USA, se obtienen 11.700 pesos Transferencia el 30/05/2009: 3.000 euros a 1,35 $USA/euro, se obtienen 4.050 $USA Cambio el 2/08/2009: 1.200 $USA a 13,50 pesos/$USA, se obtienen 16.200 pesos Total euros transferidos 5.000,00 Total $USA obtenidos 6.850,00 Total $USA cambiados 3.100,00 Total pesos obtenidos 40.400,00 Gastos realizados en euros segn mtodo FIFO Pesos peso/$USA $USA $USA/euro Euros (GP) (tc1) (G$=GP/tc1) (tc2) (G$/tc2) Gasto fecha Gasto 1 01/01/2009 2.000,00 12,50 160,00 1,40 114,29 Gasto 2 15/01/2009 1.200,00 12,50 96,00 1,40 68,57 Gasto 3 30/03/2009 800,00 12,50 64,00 1,40 45,71 Gasto 4 20/04/2009 5.000,00 12,50 400,00 1,40 285,71 Gasto 5 (1)* 30/05/2009 3.500,00 12,50 280,00 1,40 200,00 Gasto 5 (2)* 30/05/2009 1.000,00 13,00 76,92 1,40 54,95 Gasto 6 15/06/2009 3.000,00 13,00 230,77 1,40 164,84 Gasto 7 20/07/2009 4.700,00 13,00 361,54 1,40 258,24 Gasto 8 02/08/2009 3.000,00 13,00 230,77 1,40 164,84 Gasto 9 05/08/2009 4.000,00 13,50 296,30 1,40 211,64 Gasto 10 20/08/2009 5.000,00 13,50 370,37 1,40 264,55 Gasto 11 (1)** 10/09/2009 3.150,00 13,50 233,33 1,40 166,67 Gasto 11 (2)** 10/09/2009 1.050,00 13,50 77,78 1,35 57,61 Gasto 12 30/09/2009 500,00 13,50 37,04 1,35 27,43 Gasto 13 25/10/2009 200,00 13,50 14,81 1,35 10,97 Gasto 14 30/12/2009 1.000,00 13,50 74,07 1,35 54,87 Total gastos 39.100,00 3.003,70 2.150,89 Saldo pesos al final del perodo 1.300,00 13,50 96,30 1,35 71,33 Saldo $USA al final del perodo 3.750,00 1,35 2.777,78 Total gastos y saldos 40.400,00 6.850,00 5.000,00 * El gasto 5, de 4.500 pesos, se subdivide ya que la remesa de pesos del 1/01/09 se agota con 3.500 pesos ** El gasto 11, de 4.200 pesos, se subdivide ya que la remesa de $USA del 30/12/08 se agota con 3.150 $USA

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Ejemplo 2: cambio medio ponderado Cambios realizados (los mismos del ejemplo anterior): Transferencia el 30/12/2008: 2.000 euros a 1,40 $USA/euro, se obtienen 2.800 $USA Cambio el 1/01/2009: 1.000 $USA a 12,50 pesos/$USA, se obtienen 12.500 pesos Transferencia el 15/05/2009: 900 $USA a 13,00 pesos/$USA, se obtienen 11.700 pesos Transferencia el 30/05/2009: 3.000 euros a 1,35 $USA/euro, se obtienen 4.050 $USA Cambio el 2/08/2009: 1.200 $USA a 13,50 pesos/$USA, se obtienen 16.200 pesos Total euros transferidos Total $USA obtenidos Total $USA cambiados Total pesos obtenidos Cambio medio $USA/euro 5.000,00 6.850,00 3.100,00 40.400,00 2.000,00 3.000,00 5.000,00 2.800,00 4.050,00 6.850,00

1,37

1.000,00 12.500,00 900,00 11.700,00 1.200,00 16.200,00 3.100,00 40.400,00 13,0323 Gastos realizados (los mismos del ejemplo anterior) en euros segn mtodo cambio medio ponderado pesos peso/$USA $USA $USA/euro Euros Gasto fecha (GP) (tc1) (G$=GP/tc1) (tc2) (G$/tc2) Gasto 1 01/01/2009 2.000,00 13,0323 153,46 1,37 112,02 Gasto 2 15/01/2009 1.200,00 13,0323 92,08 1,37 67,21 Gasto 3 30/03/2009 800,00 13,0323 61,39 1,37 44,81 Gasto 4 20/04/2009 5.000,00 13,0323 383,66 1,37 280,05 Gasto 5 30/05/2009 4.500,00 13,0323 345,30 1,37 252,04 Gasto 6 15/06/2009 3.000,00 13,0323 230,20 1,37 168,03 Gasto 7 20/07/2009 4.700,00 13,0323 360,64 1,37 263,24 Gasto 8 02/08/2009 3.000,00 13,0323 230,20 1,37 168,03 Gasto 9 05/08/2009 4.000,00 13,0323 306,93 1,37 224,04 Gasto 10 20/08/2009 5.000,00 13,0323 383,66 1,37 280,05 Gasto 11 10/09/2009 4.200,00 13,0323 322,28 1,37 235,24 Gasto 12 30/09/2009 500,00 13,0323 38,37 1,37 28,00 Gasto 13 25/10/2009 200,00 13,0323 15,35 1,37 11,20 Gasto 14 30/12/2009 1.000,00 13,0323 76,73 1,37 56,01 Total gastos 39.100,00 3.000,24 2.189,95 13,0323 1,37 Saldo pesos al final del perodo* 1.300,00 99,75 72,81 1,37 Saldo $USA al final del perodo* 3.750,01 2.737,23 Total gastos y saldos 40.400,00 6.850,00 5.000,00 * Los saldos se incorporan al perodo siguiente como si se tratase de nuevas remesas realizadas al tipo de cambio medio obtenido

Cambio medio peso/$USA

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Cmo se acreditan los tipos de cambio Los tipos de cambio aplicados en las cuentas justificativas deben acreditarse con los documentos emitidos por las entidades en las que se han efectuado*: en el caso de transferencias entre cuentas en distintas monedas: con el documento bancario en el que se refleje el tipo de cambio aplicado a la transaccin. Si la transferencia implica otro tipo de gastos o comisiones, stos se imputarn a la partida Gastos financieros. en el caso de compra de moneda en efectivo en entidades bancarias o casas de cambio de mercados oficiales, con el justificante emitido por la entidad en el momento de la operacin.

* No se admitirn otro tipo de documentos con informacin general, tales como boletines oficiales o de entidades bancarias en los que aparezcan tipos de cambio diarios o por perodos, o cambios obtenidos en pginas especializadas de Internet. Slo son admisibles los documentos que acrediten las operaciones reales de cambio realizadas.

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6.5. IMPUESTOS INDIRECTOS Impuestos indirectos no recuperables La legislacin de algunos pases prev que determinadas entidades o actividades estn exentas de abonar impuestos indirectos (IVA o equivalente) al efectuar sus adquisiciones en el mercado local, o que puedan recuperar el importe de estos impuestos, previa acreditacin de su desembolso ante la hacienda local. Cuando un impuesto es recuperable no es financiable con cargo a una subvencin concedida por una administracin espaola. Por el contrario, son subvencionables los impuestos indirectos no recuperables. Cuando se entiende que un impuesto no es recuperable Se entiende que un impuesto no es recuperable cuando: la normativa local no contempla con carcter general la devolucin de los impuestos indirectos, o la normativa local contempla la devolucin de estos impuestos a determinadas entidades, pero a la ONGD no le ha ido reconocida la exencin, o la normativa local contempla la devolucin de estos impuestos a determinadas entidades, pero los gastos al ser realizados por un socio local, no pueden estar exentos, o la normativa local contempla la devolucin de estos impuestos para determinadas actividades, pero no le ha sido reconocida la exencin al proyecto o convenio en cuestin, o para un tipo de gasto en concreto no se admite legalmente la exencin, aunque haya sido reconocida a la ONGD, al socio local, o al proyecto o convenio en cuestin. Como se acredita que un impuesto no es recuperable Se acredita con: certificacin de la Administracin Tributaria del pas de ejecucin, o declaracin responsable de la ONGD con el visto bueno de la OTC/Embajada de Espaa Como se imputan a la subvencin los impuestos no recuperables Para imputar los impuestos no recuperables a la subvencin, los gastos se imputarn a la cuenta justificativa por su importe total incluyendo impuestos indirectos. Impuestos directos recuperables Recuperados durante la intervencin
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Si no se dieran ninguna de las circunstancias descritas en el epgrafe anterior y los impuestos fueran recuperables, esta recuperacin puede producirse durante el perodo de ejecucin de la intervencin. En este caso, los importes recuperados sern aplicados a sufragar gastos vinculados a la intervencin, dentro de su plazo de ejecucin, sin que sea necesaria autorizacin previa de la AECID, salvo que su aplicacin implique modificaciones sustanciales (ver apartado 4.1 sobre modificaciones sustanciales) Los gastos se imputarn a la subvencin AECID de la siguiente forma: En proyectos, convenios de justificacin econmica final total y convenios de justificacin econmica anual en los que los impuestos se recuperen dentro del perodo informado: Los justificantes que incluyan dichos impuestos se imputan a la cuenta justificativa de la subvencin por su importe neto, es decir, deducido el importe de los impuestos. En convenios de justificacin econmica anual en los que, al finalizar el perodo comprendido en un Informe de seguimiento no se haya producido la recuperacin: Los justificantes que incluyan dichos impuestos se justifican por su importe ntegro, incluido el impuesto, pero: se adjuntar a la cuenta declaracin responsable del representante de la ONGD de no haber recuperado dichos impuestos, indicando el importe total de los impuestos pendientes de recuperacin e imputados provisionalmente a la subvencin de la AECID. si se produjera la recuperacin dentro del plazo de ejecucin del convenio, los importes recuperados sern aplicados a sufragar gastos vinculados a la intervencin, dentro de su plazo de ejecucin, sin que sea necesaria autorizacin previa de la AECID, salvo que su aplicacin implique modificaciones sustanciales (Ver apartado 4.1 sobre modificaciones sustanciales). la recuperacin de estos impuestos debe quedar reflejada como ingreso en el Balance de Ejecucin Financiera del Informe de Seguimiento o Final correspondiente al perodo dentro del cual se hayan recuperado. Recuperados en los cuatro aos siguientes al final de la intervencin Si los impuestos fueran recuperables, pero la recuperacin no se produjera durante el perodo de ejecucin de la intervencin, el gasto realizado ser atendido por un anticipo con cargo a la subvencin, en tanto no sean efectivamente recuperados. Por tanto, si llegado el momento de la finalizacin del plazo de ejecucin no se hubiera producido la recuperacin:
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los justificantes que incluyan dichos impuestos se justificarn por su importe ntegro, incluido el impuesto, y se adjuntar a la cuenta declaracin responsable del representante de la ONGD de no haber recuperado dichos impuestos, indicando el importe total de los impuestos pendientes de recuperacin e imputados en concepto de anticipo a la subvencin de la AECID. Si la recuperacin se produce dentro de los cuatro aos siguientes a la finalizacin del plazo de ejecucin de la actividad, la ONGD puede optar por devolver los fondos recuperados a la AECID o proponer su aplicacin a actividades asociadas o complementarias a la actuacin subvencionada. En el caso de que la ONGD solicite a la AECID (a travs del Departamento de ONGD) la aplicacin de los fondos recuperados a otra actividad, la AECID emitir resolucin de: autorizacin, indicando, el nuevo plazo de ejecucin y justificacin, o denegacin, declarando la procedencia del reintegro de los fondos anticipados No recuperados en los cuatro aos siguientes al final de la intervencin Si transcurren cuatro aos desde la fecha de finalizacin de la intervencin sin que se hayan recuperado los impuestos, no existir en adelante obligacin de devolver a la AECID los impuestos recuperados, ni de aplicarlos a otras actividades relacionadas con la intervencin inicial. Para dar por finalizada esta obligacin, deber aportarse nueva declaracin responsable acreditando que, habiendo transcurrido cuatro aos desde la finalizacin del plazo de ejecucin de la intervencin, no se ha producido la recuperacin de los impuestos.

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6.6. GASTOS NO SUBVENCIONABLES

Se consideran gastos no subvencionables bajo ninguna circunstancia: intereses deudores de cuentas bancarias intereses, recargos o sanciones administrativas y penales. De estar incluidas en algn justificante de gastos subvencionables, se descontar su importe y se har constar por escrito dicha circunstancia en el documento original. gastos de procedimientos judiciales. impuestos indirectos, cuando sean susceptibles de recuperacin o compensacin. Si los impuestos son recuperados antes de la finalizacin del plazo de ejecucin se justificarn por su importe neto, deducidos impuestos. En caso contrario podrn imputarse a la subvencin en concepto de anticipo (ver apartado 6.5 anterior). indemnizaciones. No se consideran indemnizaciones las provisiones de fondos a cargo del empleador de obligada aportacin, para la financiacin de planes de prestaciones por desempleo o jubilacin. gastos en atenciones protocolarias (almuerzos, fiestas, recepciones, regalos, flores, entradas a espectculos, etc.).

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6.7. JUSTIFICACIN DE FONDOS APORTADOS POR OTROS FINANCIADORES

Obligacin de justificar todos los fondos

En la cuenta justificativa de la subvencin deben estar incluidos los gastos realizados con los fondos aportados al proyecto por todos los financiadores: subvencin AECID*, otras subvenciones, fondos propios aportaciones de contrapartes locales y beneficiarios finales y valorizaciones de contrapartes locales y beneficiarios finales.

* La subvencin de la AECID asciende como mximo al 80 % del coste total de las intervenciones subvencionadas. Desde la formulacin, debe indicarse la procedencia del resto de los fondos, con un mnimo del 20 %. Estas aportaciones pueden proceder de otras subvenciones, de valorizaciones de beneficiarios, socios u otras entidades locales, o de fondos propios de la ONGD. Con ello se trata de movilizar otros recursos para incorporarlos a las actividades que promueve la AECID. Por tanto, no pueden incluirse para justificar el 20 % de financiacin ajena fondos remanentes de otras subvenciones AECID o valorizaciones de bienes adquiridos con subvenciones AECID.

La ONGD debe informar a la AECID de la obtencin de otros recursos no previstos en los informes de seguimiento y/o finales, en funcin del momento en que se hayan obtenido. Se deber tener en cuenta que: el listado de documentos justificativos de gasto debe incluir la totalidad de stos, con indicacin de la procedencia de los fondos con los que se hayan financiado los requisitos de justificacin que exige la AECID deben acreditarse slo respecto de los gastos imputados a la propia subvencin AECID, tanto si esta imputacin es total como si es parcial. Respecto del resto de las aportaciones debe acreditarse ante la AECID nicamente la aplicacin de los fondos en la ejecucin de las actividades previstas, es decir, que el gasto se ha realizado todos los justificantes de gastos imputados total o parcialmente a la subvencin AECID y aquellos realizados con fondos propios de la ONGD deben llevar un sello-diligencia con el cdigo del proyecto o convenio, la leyenda financiado por la AECID y el porcentaje de financiacin de la AECID del importe del justificante, en caso de que sta no cubra la totalidad
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la suma de los importes de todos los fondos aportados al proyecto o convenio no puede superar el coste total de la actividad subvencionada con cargo a los fondos de otros financiadores distintos de la ONGD adjudicataria o sus socios en agrupacin, que sirvan para cubrir el porcentaje obligatorio de financiacin ajena a la AECID establecido en la normativa, podrn imputarse costes indirectos hasta el mismo porcentaje autorizado para la subvencin AECID, siempre que este porcentaje no supere lo indicado en la normativa de otros financiadores no pueden imputarse costes indirectos a los fondos propios aportados por la ONGD o sus socios en agrupacin. Subvenciones concedidas por otras Administraciones Respecto de las subvenciones concedidas por otras Administraciones, slo es necesario acreditar que se ha realizado el gasto. Para esta acreditacin servir: la certificacin emitida por la Administracin concedente medios alternativos de verificacin de la ejecucin de los gastos, entre los que la AECID podr utilizar el de solicitar una muestra de justificantes originales o copias compulsadas Valorizacin de aportaciones locales de beneficiarios finales y socios locales y otras entidades distintas de la ONGD adjudicataria Como aportaciones de otros financiadores al proyecto o convenio pueden incluirse valorizaciones, siempre que se cumpla lo siguiente: que la aportacin provenga de beneficiarios finales, socios locales y otras entidades locales distintas de la ONGD o sus socios en agrupacin que las aportaciones a valorizar sean en forma de terrenos, locales, equipos, incluidos vehculos, materiales y servicios. Tambin es valorizable la mano de obra si es aportada por los beneficiarios finales que las aportaciones a valorizar estn directamente vinculadas a la ejecucin de las actividades presupuestadas, y que, en caso de terrenos, edificios, locales o equipos: vayan a ser transferidos definitivamente al trmino de la ejecucin, junto con el resto de bienes adquiridos con cargo al proyecto o convenio, o sean puestos temporalmente a disposicin de la ejecucin directa del proyecto o convenio, en cuyo caso la aportacin a valorizar ser el importe equivalente al alquiler de esos bienes durante el tiempo en que sean utilizados, siempre dentro del plazo de ejecucin de la intervencin que las valorizaciones se ajusten a los precios del mercado local y, en caso de equipos, tengan en cuenta su antigedad.
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Las valorizaciones se acreditan con certificacin de quin hace la aportacin (contraparte, beneficiarios finales, o la entidad local). En dicha certificacin, o en anexo a la misma, se describir y cuantificar la aportacin, indicando nmero de unidades y horas de trabajo, precio unitario (si corresponde), adems de la valorizacin total. Valorizacin de voluntarios en Educacin para el Desarrollo en Espaa Slo a partir de 2010 y exclusivamente para intervenciones de Educacin para el Desarrollo en Espaa, podrn valorizarse las horas de trabajo realizadas de forma voluntaria y gratuita, con un mximo de 30 euros por hora. Todo trabajo voluntario que se lleve a cabo deber realizarse bajo la forma de contrato privado, en el que consten explcitamente las responsabilidades (deberes y derechos) de cada parte implicada, destacando el papel que dicho voluntariado asumir en la intervencin. En este contrato debe hacerse explcito el nombre, apellidos y DNI de la persona voluntaria. La justificacin del gasto deber acompaarse de declaracin firmada por el voluntario en la que se indique el nmero de horas dedicadas al proyecto. Fondos propios de la ONGD adjudicataria Los fondos propios aportados por la ONGD adjudicataria o sus socios en agrupacin, cuando se aporten en concepto de porcentaje obligatorio* de fondos propios o contribuyan al porcentaje obligatorio de aportacin de otros financiadores, slo podrn destinarse a la financiacin de gastos directos de la intervencin. Respecto de estos fondos, slo es necesario acreditar su aplicacin a las actividades previstas, sin que sea preciso que se ajusten al resto de los requisitos de justificacin exigidos por la AECID, salvo el del estampillado del sello-diligencia (ver apartado 8.3). La AECID podr solicitar una muestra de justificantes originales o copias compulsadas para comprobar la realizacin de estos gastos.

* El porcentaje obligatorio de fondos propios es proporcional a la subvencin AECID y se exige slo a partir de 800.000 euros de subvencin, de acuerdo con el siguiente baremo: FONDOS PROPIOS Cuota Resto Subvencin Fondos propios hasta 0 2.499.999 34.000 3.749.999 71.500 en adelante

Subvencin hasta 799.999 2.500.000 3.750.000

Tipo aplicable Porcentaje 2% 3% 4%

Se trata de movilizar recursos propios de la ONGD, obtenidos de sus cuotas y donaciones, para incorporarlos a las actividades que promueve la AECID. Por ello, slo se destinarn a la financiacin de gastos directos.

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7. INFORMES PRECEPTIVOS

7.1. INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO Informes de seguimiento de proyectos Cundo son obligatorios y cundo presentarlos Los informes anuales de seguimiento son obligatorios en el caso de proyectos siempre que existan plazos de ejecucin superiores a 15 meses. Esto se produce cuando: la duracin real del Proyecto, incluidas prrrogas autorizadas o sin necesidad de autorizacin (ver apartado 3.1 sobre plazos y prrrogas), excede de 15 meses, pero no supera los 27. En este caso existir un nico informe de seguimiento que se referir a los primeros doce meses de ejecucin. la duracin real del Proyecto, incluidas prrrogas autorizadas o sin necesidad de autorizacin excede de 27 meses. En este caso existirn dos informes de seguimiento, uno que se referir a los primeros doce meses de ejecucin y otro referido a los meses comprendidos entre el 13 y el 24, ambos inclusive. . Los Informes anuales de Seguimiento de proyectos deben presentarse en el plazo mximo de 45 das naturales contados a partir del da siguiente al de la finalizacin del periodo anual que deben informar. La AECID, tras su revisin, notificar a la ONGD, en su caso, las deficiencias que hayan sido detectadas. Este plazo de 45 das puede ser ampliado a 4 meses cuando en un proyecto de duracin inicial inferior a 15 meses (o a 27), incluyendo los tres adicionales que no precisan de autorizacin, se solicite una prrroga despus de transcurridos los 12 (o 24) primeros meses, que implique una duracin total del proyecto superior a 15 (o 24) meses. * Por qu es importante presentar los informes de seguimiento. Porque si la ONGD no los presentara el los plazos establecidos, se requerir a la entidad para que los aporte en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Si no se presentan en este nuevo plazo, se considerar incumplida la obligacin de justificar, y se solicitar el reintegro de la subvencin con los intereses de demora. Contenido y forma de presentacin Los informes de seguimiento de proyectos son de carcter tcnico; deben realizarse en idioma espaol y de acuerdo con el Modelo disponible en la pgina www.aecid.es/ongd. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentacin telemtica, se presentar un ejemplar en papel junto con otro en formato electrnico. Los Informes de seguimiento deben presentarse al Departamento de ONGD de la AECID. Los modelos de informes de seguimiento anual de proyectos son acumulativos, es decir: se refieren especialmente al perodo planificado inmediatamente anterior, pero en caso de que exista, se construyen sobre la informacin del informe de seguimiento del perodo anterior
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Informes de seguimiento de convenios

Perodos contemplados en los Informes de seguimiento de convenios Los Informes anuales de Seguimiento de convenios, tanto tcnicos como econmicos en el caso de que se presenten cuentas justificativas por perodos anuales, se referirn a los siguientes perodos*: 1 Informe de Seguimiento: desde la firma del preconvenio hasta el 31 de diciembre del ao de la firma del preconvenio. El perodo ser inferior a un ao y, si la ejecucin en terreno se inicia al ao siguiente, su contenido se referir nicamente al perodo de formulacin, o a una parte de ste si no ha concluido esa fase a 31 de diciembre. 2 y siguientes Informes de Seguimiento intermedios: un ao computado desde el 1 de enero al 31 de diciembre. ltimo Informe de Seguimiento: coincide con el Informe Final y se refiere al perodo comprendido entre el cierre del Informe de Seguimiento inmediatamente anterior y la fecha de finalizacin del convenio. El perodo mximo que puede abarcar es de 15 meses. Cualquier prrroga que implique el alargamiento de la duracin del perodo final hasta un perodo superior a quince meses exigir la presentacin de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificacin relativo al resto de los meses hasta la finalizacin del perodo de ejecucin. * Todos los convenios de la convocatoria 2006, y los de la convocatoria 2007 cuya duracin sea de 2 aos, seguirn ajustndose a los perodos anuales establecidos inicialmente para ellos.

Ejemplo 1: (ver tambin apartado 7.2, Planificaciones Anuales) Inicio ejecucin terreno mismo ao que firma preconvenio Ao firma preconveni Ao 2 Ao 3 Ao 4 o (ao 1) Firma preconvenio PAC 1-3-10 PAC 2 PAC 3 PAC 4 1 Inicio ejecucin terreno 1-9-10 Fin ejecucin 1-9-14 IS 1 IS 2 IS 3 IS 4 Prrroga de un ao (hasta el 109-15)

Ao 5

Ao 6

PAC 5

PAC 6

IS 5

INF. FINAL

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Ejemplo 2: (ver tambin apartado 7.2, Planificaciones Anuales) Inicio ejecucin terreno ao siguiente a firma preconvenio (no hay PAC 1) Ao firma Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 preconveni o (ao 1) Firma preconvenio 13-10 PAC 2 PAC 3 PAC 4 PAC 5 Inicio ejecucin terreno 1-3-11 Fin ejecucin 1-3-15 IS 1 IS 2 IS 3 IS 4 IS 5 Prrroga de 6 meses (hasta el 1-09-15)

Ao 6

PAC 6

INF. FINAL

Pueden autorizarse perodos anuales entre fechas distintas del 1 de enero al 31 de diciembre si, por la naturaleza de las actividades a ejecutar, el perodo determinado por el ao natural fuese contraproducente para una correcta planificacin (p.e, perodos de planificacin que deban coincidir con cursos acadmicos o ciclos agrcolas). Para ello, la ONGD debe proponer su alternativa a la AECID, a travs del Departamento de ONGD, antes de la firma del convenio definitivo.* En el Convenio firmado quedar reflejada esta periodificacin particular. * Los convenios de 3 y 4 anualidades de la convocatoria 2007, pueden solicitar esta excepcin. El plazo para proponer para sus planificaciones e informes una periodificacin distinta a la del ao natural finaliza el 16 de julio de2009.

Contenido y forma de presentacin Los informes anuales de seguimiento de convenios son de dos tipos: Tcnicos, de presentacin obligatoria Econmicos: se presentan slo si la ONGD opta por la frmula de justificacin econmica por perodos anuales (ver descripcin de las frmulas posibles en el epgrafe sobre Informe anual de Seguimiento Tcnico de este mismo apartado). Se presentarn en idioma espaol y de acuerdo con el Modelo disponible en la pgina www.aecid.es/ongd. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentacin telemtica, se presentar un ejemplar en papel junto con otro en formato electrnico. Los modelos de informes de seguimiento anual de convenios son acumulativos, es decir: se refieren especialmente al perodo planificado inmediatamente anterior, pero se construyen sobre la informacin del informe de seguimiento del perodo anterior
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De esta forma se facilita el seguimiento global de la intervencin y la elaboracin de los sucesivos informes, incluyendo el final. Informe de seguimiento tcnico. El Informe de seguimiento tcnico describe el avance en el logro de los objetivos y de los resultados, as como las actividades realizadas en el perodo y, acumulativamente, desde el inicio de la intervencin, y debe aportar datos y fuentes de verificacin objetivas sobre lo realizado en el perodo informado. La informacin descriptiva se recoge en el modelo disponible en la pgina www.aecid.es/ongd y debe estar apoyada por la siguiente documentacin: Visibilidad de la AECID: - Material grfico y/o impreso relacionado con las actividades realizadas, donde quede claramente reflejada la financiacin AECID (incorporacin del logotipo oficial de la AECID), o - si, por razones de seguridad, no es aconsejable la visibilidad de la AECID, informe explicativo de la ONGD con el visto bueno de la OTC/Embajada Slo con el primer informe de seguimiento, declaracin del sistema de justificacin econmica elegido entre las siguientes tres modalidades (ver tambin apartado 8.1 Tipos de Cuentas Justificativas): A - Presentacin conjunta con el Informe Final de la totalidad de la justificacin econmica del Convenio. En este caso, la cuenta justificativa que se presente con el informe final ser siempre reducida con informe de auditora, referida a la ejecucin completa del convenio, incluyendo el perodo de formulacin. B - Justificacin econmica por perodos anuales, mediante cuenta justificativa reducida con informe de auditora referida al perodo informado. Cuando el primer informe de seguimiento contemple nicamente la fase de identificacin y formulacin, podr acumularse el informe econmico de este primer perodo al del segundo y auditarse ambos conjuntamente. Deber quedar reflejada esta particularidad en la declaracin de la forma de justificacin econmica elegida. C - Justificacin econmica por perodos anuales, mediante cuenta justificativa completa sin informe de auditora para los perodos inicial e intermedios, y cuenta justificativa reducida con informe de auditora para el perodo final. Si existen, copia de las Evaluaciones internas o externas que figuren en la formulacin del convenio o hayan sido autorizadas o requeridas por la AECID, distintas de la evaluacin intermedia obligatoria (ver epgrafe sobre evaluaciones intermedias de convenios en el apartado 7.4) Relacin de otra documentacin* complementaria cuya aportacin pueda ser relevante para la acreditacin de la ejecucin de la actividad o de la obtencin de los resultados, como por ejemplo:
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- Otras Certificaciones sobre resultados (Contraparte, Beneficiarios, etc.) - Folletos, planos, esquemas de actividades, construcciones, material didctico elaborado etc. - Cartas y testimonios de organismos oficiales, asociaciones pblicas o privadas, beneficiarios, etc. - Listados de participantes en las actividades. - Estudios realizados, informes tcnicos y/o profesionales. - Documentos de propiedad de inmuebles. - Convenios de Colaboracin, Compromisos de instituciones oficiales o privadas, cara a la transferencia del convenio. - Cuantas fuentes de verificacin se consideren oportunas y que aporten datos y, pruebas sobre la realizacin de las actuaciones comprometidas, la consecucin de los resultados y el alcance de los objetivos propuestos. * No se presentar esta documentacin complementaria con el informe de seguimiento. Se presentar solo una relacin detallada de ella, pudiendo ser requerida posteriormente su presentacin total o parcial, en soporte papel o electrnico, por la AECID o los auditores contratados por ella. Lista de chequeo de documentacin para el Informe Tcnico de Seguimiento de Convenios DOCUMENTO S/N Modelo de Informe disponible en www.aecid.es/ongd Visibilidad AECID: material grfico o impreso, o Informe de no conveniencia con VB OTC/Embajada Declaracin del sistema de justificacin econmica elegido (slo con el 1 informe de seguimiento) Informes de evaluacin distintos de la intermedia, si existen Relacin de otra documentacin complementaria disponible, a disposicin de la AECID cuando la solicite Informe de seguimiento econmico. Se presentarn Informes anuales de seguimiento econmico cuando la ONGD haya optado por la modalidad de justificacin econmica por perodos anuales, y podrn adoptar la forma* de: cuenta justificativa completa sin informe de auditora, o cuenta justificativa reducida con presentacin simultnea de informe de auditora (Ver requisitos de las cuentas justificativas completa y reducida en el apartado 8.1) Si durante el primer perodo a informar slo se han realizado gastos de identificacin y formulacin, pueden acumularse estos gastos a los del segundo perodo y ser justificados, y auditados en su caso, conjuntamente en el segundo Informe de seguimiento econmico. * De acuerdo con la modalidad elegida por la ONGD en el momento de la presentacin del primer informe de seguimiento tcnico (ver modalidades en el epgrafe sobre el informe de seguimiento tcnico de convenios de este mismo apartado)
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Cuando presentarlos Los informes anuales de seguimiento tcnico y econmico pueden presentarse por separado, pero los perodos informados en ambos tipos de informe deben ser idnticos. Los informes de seguimiento tcnico y econmico deben presentarse al Departamento de ONGD de la AECID. Informe de seguimiento tcnico El plazo de presentacin de los Informes anuales de Seguimiento tcnico finaliza el 1 de junio del perodo inmediatamente siguiente* al informado. La AECID (Departamento de ONGD, OTC y unidades geogrficas y sectoriales en sede AECID) revisa los informes tcnicos y notifica a la ONGD, si es necesario, las deficiencias encontradas. La revisin puede incluir la solicitud de documentacin de presentacin inicial no obligatoria, por muestreo. Tras la subsanacin de estas deficiencias, siempre que haya sido presentado tambin el Documento de Planificacin del perodo inmediatamente siguiente al informado, se proceder al pago de la anualidad correspondiente, si hay anualidades pendientes. * Por qu es importante presentar los informes de seguimiento tcnico. Porque: 1 En caso de que existan anualidades comprometidas pendientes de pago, su presentacin ser condicin imprescindible para la percepcin de los nuevos fondos. 2 Si la ONGD no los presentara el los plazos establecido, se requerir a la entidad para que los aporte en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Si no se presentan en este nuevo plazo, se considerar incumplida la obligacin de justificar, y se solicitar el reintegro de la subvencin con los intereses de demora. NO ES NECESARIO ESPERAR AL 1 DE JUNIO PARA PRESENTAR LOS INFORMES DE SEGUIMIENTO. SI SE PRESENTAN ANTES DE ESA FECHA, LA AECID PODR TRAMITAR ANTES EL PAGO DE LA SIGUIENTE ANUALIDAD.

Informe de seguimiento econmico El plazo* de presentacin de los Informes anuales de seguimiento econmico finaliza el 1 de octubre del perodo inmediatamente siguiente al informado. Despus de la recepcin del informe de seguimiento econmico en el Departamento de ONGD, se sigue el siguiente procedimiento: La AECID revisa** el informe y comunica a la ONGD las deficiencias advertidas. La revisin puede incluir la solicitud de documentacin de presentacin inicial no obligatoria, por muestreo. La ONGD debe presentar sus alegaciones en el plazo de 45 das naturales desde la recepcin de la notificacin
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la AECID emite Resolucin sobre la validez total o parcial del informe a efectos de justificacin econmica del perodo, indicando el importe que se considera justificado Si hay gastos no admitidos por la AECID, su importe se incorporar automticamente a la ejecucin de los perodos siguientes, junto con el resto de los saldos de la subvencin AECID cobrados y an no invertidos.

* Por qu es importante presentar los informes de seguimiento econmico, si se ha elegido la modalidad de justificacin por perodos anuales. Porque, si la ONGD no los presentara el los plazos establecidos, se requerir a la entidad para que los aporte en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Si no se presentan en este nuevo plazo, se considerar incumplida la obligacin de justificar, y se solicitar el reintegro de la subvencin con los intereses de demora.

** Si despus de 4 aos desde la presentacin del informe de seguimiento econmico, la AECID no hubiera actuado o no se hubiera producido alguno de los supuestos de interrupcin de la prescripcin (Art 39.3 de la LGS2), prescribir el derecho de reclamar los reintegros motivados en defectos de justificacin. Si los reintegros estuvieran motivados en el incumplimiento de objetivos y resultados, el derecho a su reclamacin prescribir a los 4 aos de la presentacin del informe econmico final.

39.3. El cmputo del plazo de prescripcin se interrumpir: a) Por cualquier accin de la Administracin, realizada con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora, conducente a determinar la existencia de alguna de las causas de reintegro. b) Por la interposicin de recursos de cualquier clase, por la remisin del tanto de culpa a la jurisdiccin penal o por la presentacin de denuncia ante el Ministerio Fiscal, as como por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora en el curso de dichos recursos. c) Por cualquier actuacin fehaciente del beneficiario o de la entidad colaboradora conducente a la liquidacin de la subvencin o del reintegro.

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7.2. DOCUMENTO DE PLANIFICACIN ANUAL (SLO CONVENIOS)

Perodos contemplados en los Documentos de Planificacin Anual de convenios Los Documentos de Planificacin Anual de convenios se referirn a los siguientes perodos* (ver ejemplos en el epgrafe relativo a los perodos de los informes de seguimiento tcnico, en el apartado 7.1): 1 Documento de Planificacin Anual: desde la fecha declarada de inicio hasta el 31 de diciembre del ao en que se inicie la ejecucin. Se presentar con el documento de formulacin definitiva y contemplar normalmente un perodo inferior a un ao y podrn darse dos situaciones: Si la firma del preconvenio y la fecha declarada de inicio coinciden en el mismo ao, el final del perodo del primer documento de planificacin coincide con el final del perodo del 1 informe de seguimiento. A este documento le llamamos PAC 1. Si la fecha declarada de inicio corresponde al ao siguiente al de la firma del preconvenio, el final del perodo del primer documento de planificacin coincide con el final del perodo del 2 informe de seguimiento. A este documento le llamamos PAC 2. No existir en este caso PAC 1. 2 y siguientes Documentos de Planificacin intermedios: un ao computado desde el 1 de enero al 31 de diciembre. Se corresponden con los perodos de los informes de seguimiento 2 o 3 y siguientes y se denominan PAC 2, PAC 3, etc., de acuerdo con el nmero de informe de seguimiento cuyo perodo contemplan. ltimo Documento de Planificacin: coincide con el perodo de ejecucin del Informe Final y se refiere al perodo comprendido entre el cierre del Documento de Planificacin inmediatamente anterior y la fecha de finalizacin del convenio. Puede contemplar un perodo inferior a un ao, pero el perodo mximo que puede abarcar es de 15 meses. Cualquier prrroga que implique el alargamiento de la duracin del perodo final hasta un perodo superior a 15 meses exigir la presentacin de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificacin relativo al resto de los meses hasta la finalizacin del perodo de ejecucin. * Todos los convenios de la convocatoria 2006, y los de la convocatoria 2007 cuya duracin sea de 2 aos, seguirn ajustndose a los perodos anuales establecidos inicialmente para ellos. Pueden autorizarse perodos anuales entre fechas distintas del 1 de enero al 31 de diciembre si, por la naturaleza de las actividades a ejecutar, el perodo determinado por el ao natural fuese contraproducente para una correcta planificacin (p.e, perodos de planificacin que deban coincidir con cursos acadmicos o ciclos agrcolas). Para ello, la ONGD debe proponer su alternativa a la AECID, a travs del Departamento de ONGD, antes de la firma del convenio definitivo.* En el Convenio firmado quedar reflejada esta periodificacin particular. No obstante, sea cual sea el perodo de planificacin, siempre deber coincidir con el de los informes de seguimiento.
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* Los convenios de 3 y 4 anualidades de la convocatoria 2007, pueden solicitar esta excepcin. El plazo para proponer para sus planificaciones e informes una periodificacin distinta a la del ao natural finaliza el 16 de julio de 2009.

Forma de presentacin Se presentarn en idioma espaol y de acuerdo con el Modelo disponible en la pgina www.aecid.es/ongd. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentacin telemtica, se presentar un ejemplar en papel junto con otro en formato electrnico. Se presentarn siempre al Departamento de ONGD de la AECID. Cuando presentarlos Primer documento de planificacin: se presenta junto con la formulacin definitiva del convenio. Segundo y siguientes documentos de panificacin: como mximo dentro del primer mes del perodo cuya ejecucin se planifica. Es decir, con carcter general y salvo que se hayan aprobado perodos de planificacin diferentes al ao natural, el plazo de presentacin de estos documentos finalizar el 31 de enero del ao planificado. En caso de que el perodo de planificacin sea distinto del ao natural, el documento de planificacin debe presentarse antes de que venza el primer mes del perodo planificado. Su presentacin es requisito imprescindible, junto con la del Informe de seguimiento tcnico del perodo anterior, para la percepcin de la correspondiente anualidad. * Por qu es importante presentar los Documentos de Planificacin. Porque: 1 En caso de que existan anualidades comprometidas pendientes de pago, su presentacin ser condicin imprescindible para la percepcin de los nuevos fondos. 2 Si la ONGD no los presentara el los plazos establecido, se requerir a la entidad para que los aporte en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Si no se presentan en este nuevo plazo, se considerar incumplida la obligacin de justificar, y se solicitar el reintegro de la subvencin con los intereses de demora.

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7.3. INFORME FINAL (JUSTIFICACIN DE LA SUBVENCIN) Aspectos comunes a los informes finales de proyectos y convenios Contenido y forma de presentacin Los informes finales de proyectos y convenios constan de dos partes: la justificacin Tcnica, (ver epgrafe Justificacin Tcnica de este mismo apartado) que especifica con el mximo detalle los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas, sobre los que aportar datos relevantes y fuentes de verificacin objetivas, y la justificacin Econmica, (ver epgrafe Justificacin Econmica de este mismo apartado) que comprende toda la documentacin que justifique los gastos efectuados para la ejecucin de la intervencin subvencionada. Se presentar en idioma espaol y de acuerdo con los Modelos* disponibles en la pgina www.aecid.es/ongd. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentacin telemtica, se presentar un ejemplar en papel junto con otro en formato electrnico. * Los modelos de informes de seguimiento y final son acumulativos. Se refieren especialmente al perodo planificado inmediatamente anterior, pero se construyen sobre la informacin del informe del perodo anterior. El ltimo de estos Informes acumulativos es el informe final. Cuando presentarlos Los plazos de presentacin de los Informes finales de proyectos y convenios, contados siempre desde la fecha de finalizacin de la ejecucin, son: Si no existe ni auditora ni evaluacin final, financiadas con cargo a la AECID: 6 meses. Este plazo puede ser prorrogado por la AECID, previa solicitud a travs del Departamento de ONGD. Si existe auditora final pero no existe evaluacin financiada con cargo a la AECID: 9 meses. En este caso, el informe final se presentar siempre conjuntamente con la auditora. Si existe evaluacin financiada con cargo a la AECID: 11 meses. En este caso, el informe final se presentar siempre conjuntamente con el de evaluacin y el de Auditora, si existe. Despus de la recepcin* del informe final en el Departamento de ONGD, se sigue el siguiente procedimiento: La AECID comprueba el contenido** del informe y comunica a la ONGD las carencias de documentacin advertidas. La solicitud de documentacin puede incluir, por muestreo, aquella de presentacin no requerida inicialmente. La ONGD debe completar la documentacin en el plazo de 45 das naturales desde la recepcin de la notificacin La AECID revisa el informe y comunica a la ONGD las deficiencias de justificacin advertidas La ONGD debe presentar sus alegaciones en el plazo de 45 das naturales desde la recepcin de la notificacin
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La AECID puede: - emitir Resolucin de aprobacin del Informe Final, que dar lugar a la extincin y archivo del expediente, sin perjuicio de las actuaciones de control financiero que competen a la IGAE, o - iniciar el procedimiento de reintegro (ver apartado 9 Reintegros) * Por qu es importante presentar los informes finales. Porque, si la ONGD no los presentara el los plazos establecidos, se requerir a la entidad para que los aporte en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Si no se presentan en este nuevo plazo, se considerar incumplida la obligacin de justificar, y se solicitar el reintegro de la subvencin con los intereses de demora. ** Si despus de 4 aos desde la presentacin del informe final, la AECID no hubiera actuado o no se hubiera producido alguno de los supuestos de interrupcin de la prescripcin (Art 39.3 de la LGS3), prescribir el derecho de reclamar los reintegros motivados en defectos de justificacin. Si los reintegros estuvieran motivados en el incumplimiento de los perodos de vinculacin (afectacin) indicados en el apartado 6.2 y siempre que la titularidad de los bienes haya permanecido en poder de la ONGD o de su socio local o de sus socios en agrupacin, el derecho a su reclamacin prescribir al vencimiento del perodo de vinculacin. Entidad responsable La ONGD adjudicataria es la nica responsable ante la AECID de la justificacin de la subvencin. Ser la responsable de recabar de sus socios o contrapartes los justificantes de los gastos vinculados a la misma y de poner en su conocimiento los requisitos exigidos por la administracin espaola. En el caso de las agrupaciones, la responsable ante la AECID es la ONGD lder que ostente la representacin del grupo y ser ella quien deba aportar los informes y justificaciones requeridos. Justificacin tcnica La justificacin tcnica describe los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas desde el inicio de la intervencin, y debe aportar datos y fuentes de verificacin objetivas sobre lo realizado. La informacin descriptiva se recoge en el modelo disponible en www.aecid.es/ongd y debe estar apoyada por la siguiente documentacin: la pgina

39.3. El cmputo del plazo de prescripcin se interrumpir: a) Por cualquier accin de la Administracin, realizada con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora, conducente a determinar la existencia de alguna de las causas de reintegro. b) Por la interposicin de recursos de cualquier clase, por la remisin del tanto de culpa a la jurisdiccin penal o por la presentacin de denuncia ante el Ministerio Fiscal, as como por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora en el curso de dichos recursos. c) Por cualquier actuacin fehaciente del beneficiario o de la entidad colaboradora conducente a la liquidacin de la subvencin o del reintegro.

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Certificacin del responsable legal de la ONGD adjudicataria del alcance de resultados y objetivos, as como de la participacin de los beneficiarios ltimos en la ejecucin. Visibilidad de la AECID: Material grfico y/o impreso relacionado con las actividades realizadas, donde quede claramente reflejada la financiacin AECID (incorporacin del logotipo oficial de la AECID), o si, por razones de seguridad, no es aconsejable la visibilidad de la AECID, informe explicativo de la ONGD con el visto bueno de la OTC/Embajada Si existen, copia de las Evaluaciones internas o externas que figuren en la formulacin o hayan sido autorizadas o requeridas por la AECID, distintas de la evaluacin intermedia obligatoria de convenios (ver epgrafe sobre evaluaciones intermedias de convenios en el apartado 7.4) Relacin de otra documentacin* complementaria cuya aportacin sea relevante para la acreditacin de la ejecucin de la actividad o de la obtencin de los resultados, como por ejemplo: Otras Certificaciones sobre resultados (Contraparte, Beneficiarios, etc.) Folletos, planos, esquemas de actividades, construcciones, material didctico elaborado etc. Cartas y testimonios de organismos oficiales, asociaciones pblicas o privadas, beneficiarios, etc. Listados de participantes en las actividades. Estudios realizados, informes tcnicos y/o profesionales. Documentos de propiedad de inmuebles. Convenios de Colaboracin, Compromisos de instituciones oficiales o privadas, cara a la transferencia del convenio. Cuantas fuentes de verificacin se consideren oportunas y que aporten datos y, pruebas sobre la realizacin de las actuaciones comprometidas, la consecucin de los resultados y el alcance de los objetivos propuestos.

No se presentar esta documentacin complementaria con el informe. Se presentar solo una relacin detallada de ella, pudiendo ser requerida posteriormente su presentacin total o parcial, en soporte papel o electrnico, por la AECID o los auditores contratados por ella. Lista de chequeo de documentacin que compone la Justificacin Tcnica del Informe Final DOCUMENTO S/N Modelo de Informe disponible en www.aecid.es/ongd Certificacin del responsable legal de la ONGD del alcance de resultados y objetivos, y de la participacin de los beneficiarios Visibilidad AECID: material grfico o impreso, o Informe de no conveniencia con VB OTC/Embajada Informes de evaluacin distintos de la intermedia, si existen Relacin de otra documentacin complementaria disponible, a disposicin de la AECID cuando la solicite

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Justificacin econmica Proyectos En el caso de los proyectos la justificacin econmica puede adoptar una de las dos siguientes formas (ver apartado 8.1 sobre tipos de cuentas justificativas) : cuenta justificativa completa sin informe de auditora cuenta justificativa reducida con informe de auditora. En este caso ser necesario que la auditora haya sido previamente presupuestada y autorizada por la AECID en la aprobacin inicial del proyecto o tras una solicitud posterior de modificacin presentada por la ONGD. Si la financiacin de la auditora no presupuestada inicialmente se realiza con cargo a saldos remanentes de la subvencin, que no se hayan producido por una modificacin sustancial no autorizada, y/o a los intereses y dems rendimientos financieros devengados por la subvencin, no ser necesaria la autorizacin previa de la AECID para su realizacin, pero deber ser comunicada a la AECID esta aplicacin ya que la presentacin del informe final con auditora aumenta el plazo para la presentacin del informe final hasta los 9 meses. Convenios La justificacin econmica final de los convenios adoptar siempre la forma de cuenta justificativa reducida con informe de auditora (ver apartado 8.1 sobre tipos de cuentas justificativas) Si la modalidad de justificacin econmica elegida por la ONGD en el momento de la presentacin del primer informe de seguimiento, hubiera sido la de justificacin por perodos anuales (con o sin presentacin de auditoras con los Informes de seguimiento econmico anuales), la justificacin econmica incluida en el informe final, as como la auditora que lo acompae, se referirn nicamente al ltimo perodo pendiente de justificacin.

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7.4. EVALUACIONES Proyectos Cundo son obligatorias Es obligatorio: realizar una evaluacin final externa en todos los proyectos que obtengan una subvencin de la AECID superior a 350.000 euros presentar los informes de evaluacin junto con el Informe final, siempre que se trate de una evaluacin financiada con la subvencin AECID, ya sea la evaluacin obligatoria de proyectos de ms de 350.000 euros, o cualquier otra que se hubiera aprobado con la formulacin del proyecto o autorizado posteriormente por la AECID, previa solicitud de la ONGD a travs del Departamento de ONGD. Cundo y cmo se presentan Los informes de evaluaciones financiadas por la AECID se presentan conjuntamente con el informe final*, en el plazo de 11 meses desde la fecha de finalizacin del proyecto. Deben presentarse en idioma espaol. La traduccin, en caso de que el documento original est en otro idioma, es un gasto financiable con cargo a la subvencin AECID. * Por qu es importante presentar los informes de evaluaciones financiadas por la AECID: porque sin su presentacin no se considerar correctamente justificada la aplicacin de la subvencin, lo que puede dar lugar a la solicitud de reintegro. Cmo se contratan Para la contratacin de las evaluaciones realizadas con cargo a la subvencin de la AECID, ya sean stas obligatorias o no, se seguir el siguiente procedimiento: Elaboracin de trminos de referencia de la evaluacin: La ONGD elaborar los trminos de referencia (TdR) de la evaluacin a partir del modelo tipo proporcionado, disponible en la pgina www.aecid.es/ongd (Recomendable empezar antes de la finalizacin del plazo de ejecucin). Seleccin de la empresa evaluadora: la ONGD presentar los TdR a un o varios equipos evaluadores para obtener sus ofertas. Se debern tener en cuenta las siguientes reglas: Si el presupuesto para la evaluacin fuera superior a 12.000 euros, se deber recabar oferta de un mnimo de tres equipos evaluadores. Si no fuera posible obtener tres ofertas, se deber acreditar esta imposibilidad con el visto bueno de la OTC/Embajada. Deber acudirse con preferencia a los profesionales locales del pas de ejecucin (empresas o particulares). Si no fuera posible la contratacin en el mercado local o no estuviera garantizada en ste un mnimo de calidad,
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cualquiera que sea el presupuesto para la evaluacin, se deber acreditar esta imposibilidad con el visto bueno de la OTC/Embajada. Deber estar garantizada la independencia del equipo evaluador contratado respecto de la intervencin evaluada: a.- no estando vinculado con la gestin de la intervencin ni con ninguno de sus elementos b.- no habiendo mantenido una relacin laboral con la ONGD espaola o con su contraparte local al menos desde que se inici el periodo de identificacin y ejecucin de la intervencin a evaluar. Presentacin de propuesta a la AECID: en el plazo mximo de 4 meses desde la finalizacin de la intervencin, la ONGD debe presentar a la AECID, a travs del Departamento de ONGD: los TdR empleados para la contratacin la propuesta del equipo evaluador seleccionado si el importe fuera superior a los 12.000 , se presentarn tambin: a.- las ofertas recabadas de un mnimo de tres equipos evaluadores b.- la propuesta de adjudicacin motivada de la oferta seleccionada Objecin o no objecin de la AECID: En caso de que la AECID tenga objeciones que plantear a la propuesta presentada por la ONGD, lo comunicar en el plazo de un mes, para que la ONGD modifique los TdR o la propuesta de adjudicacin en el sentido sealado por la AECID y presente nueva propuesta. Si la AECID manifiesta su no objecin o transcurre un mes sin que se haya pronunciado, se considerar conforme la propuesta de la ONGD. Contratacin y realizacin de la evaluacin*: Se proceder a suscribir el contrato y a la realizacin de la evaluacin cuando: La AECID haya manifestado expresamente su no objecin Haya transcurrido un mes sin que la AECID se manifieste Se haya presentado nueva propuesta modificando los TdR o la propuesta de adjudicacin en el sentido indicado por la AECID, en caso de que sta manifieste su objecin a la primera propuesta de la ONGD. * Se recomienda que el equipo evaluador contacte con la OTC u OTCs de los pases en los que vaya a ser realizada la evaluacin, atienda sus recomendaciones y la haga partcipe de su desarrollo

Convenios Evaluaciones intermedias. Cundo y cmo se presentan Es obligatoria la realizacin de una evaluacin intermedia externa, con cargo a la subvencin AECID, para todos los convenios. La evaluacin debe valorar el grado de avance en el cumplimiento de los resultados esperados, adems de otros aspectos que se consideren relevantes segn el tipo de convenio.

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Los informes de evaluaciones intermedias se deben presentar en el plazo mximo de 9 meses* desde que haya transcurrido la mitad del plazo de ejecucin del convenio. * Por qu es importante presentar los informes de evaluaciones intermedias en el plazo establecido: porque si la ONGD no presentara el Informe de evaluacin intermedia en el plazo establecido, se requerir a la entidad para que lo presente, en el plazo de quince das, contados a partir del da siguiente al de la notificacin. Transcurrido dicho plazo sin que haya sido presentado, se considerar incumplida la obligacin, lo que podr llevar a la exigencia de reintegro. Deben presentarse en idioma espaol. La traduccin, en caso de que el documento original est en otro idioma, es un gasto financiable con cargo a la subvencin AECID. Cmo se contratan Para la contratacin de las evaluaciones intermedias de convenios se seguir el siguiente procedimiento: Elaboracin de trminos de referencia de la evaluacin: La ONGD elaborar los trminos de referencia (TdR) de la evaluacin conforme a los trminos de referencia generales que se hayan establecido en el Convenio suscrito dentro del Plan de evaluacin y seguimiento. (Recomendable empezar seis meses antes de la mitad del plazo de ejecucin). Presentacin de propuesta de TdR a la AECID*: como mximo hasta 4 meses antes de que transcurra la mitad del plazo de ejecucin, la ONGD debe presentar a la AECID, a travs del Departamento de ONGD, los TdR que sern empleados para la contratacin. Podr concederse una prrroga para la presentacin de los trminos de referencia y/o de la realizacin de la evaluacin intermedia siempre que la solicitud de prrroga se presente a la AECID, a travs del Departamento de ONGD, como mximo hasta cuatro meses antes de que haya transcurrido la mitad del plazo de ejecucin del convenio, es decir, antes de que concluya el plazo para la presentacin de los TdR.** * Por qu es importante presentar los TdR de evaluaciones intermedias en el plazo establecido: porque el retraso de la realizacin de la evaluacin puede dar lugar a que la AECID resuelva un reajuste total o parcial de las anualidades pendientes4, que puede llevar aparejada la prrroga para la finalizacin del convenio. ** El retraso en la ejecucin de un convenio no justifica por s mismo el retraso en la realizacin de la evaluacin. Dependiendo de las circunstancias, analizar las causas de ese retraso puede ser precisamente uno de los objetivos de la evaluacin intermedia. Objecin o no objecin de la AECID sobre los TdR: la AECID se pronunciar en el plazo mximo de dos meses, indicando su no objecin o las modificaciones a introducir. Si surgen diferencias entre la AECID y la ONGD respecto de los TdR
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Reajuste de anualidades: cuando el compromiso de pago adquirido para un ejercicio presupuestario se traslada al ao siguiente.

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sern resueltas en la Comisin de Seguimiento. Si la AECID no se pronuncia en el plazo de dos meses, se considerar que est conforme con los TdR. Seleccin del equipo evaluador: Cuando no haya objecin de la AECID a los TdR (manifiesta o por haber transcurrido dos meses sin pronunciarse), o cuando se hayan modificado los TdR en los trminos indicados por la AECID o acordados en la Comisin de seguimiento, la ONGD presentar los TdR a un o varios equipos evaluadores para obtener sus ofertas. Se debern tener en cuenta las siguientes reglas: Si el presupuesto para la evaluacin fuera superior a 12.000 euros, se deber recabar oferta de un mnimo de tres equipos evaluadores. Si no fuera posible obtener tres ofertas, se deber acreditar esta imposibilidad con el visto bueno de la OTC/Embajada. Deber acudirse con preferencia a los profesionales locales del pas de ejecucin (empresas o particulares). Si no fuera posible la contratacin en el mercado local o no estuviera garantizada en ste un mnimo de calidad, cualquiera que sea el presupuesto para la evaluacin, se deber acreditar esta imposibilidad con el visto bueno de la OTC/Embajada. Deber estar garantizada la independencia del equipo evaluador contratado respecto de la intervencin evaluada: a.- no estando vinculado con la gestin de la intervencin ni con ninguno de sus elementos b.- no habiendo mantenido una relacin laboral con la ONGD espaola o con su contraparte local al menos desde que se inici el periodo de identificacin y ejecucin de la intervencin a evaluar.

Presentacin de propuesta a la AECID: la ONGD presentar* a la AECID, a travs del Departamento de ONGD: - la propuesta del equipo evaluador seleccionado - si el importe fuera superior a los 12.000 , se presentarn tambin: a.- las ofertas recabadas de un mnimo de tres equipos evaluadores b.- la propuesta de adjudicacin motivada de la oferta seleccionada * Se recomienda que la propuesta de equipo evaluador sea presentada a la AECID antes de que transcurra la mitad del plazo de ejecucin del convenio. Objecin o no objecin de la AECID sobre el equipo evaluador seleccionado: En caso de que la AECID tenga objeciones que plantear a la propuesta presentada por la ONGD, lo comunicar en el plazo de un mes, para que la ONGD modifique la propuesta de adjudicacin en el sentido sealado por la AECID y presente nueva propuesta. Si la AECID manifiesta su no objecin o transcurre un mes sin que se haya pronunciado, se considerar conforme la propuesta de la ONGD. Contratacin y realizacin* de la evaluacin: Se proceder a suscribir el contrato y a la realizacin de la evaluacin cuando**: - La AECID haya manifestado expresamente su no objecin - Haya transcurrido un mes sin que la AECID se manifieste - Se haya presentado nueva propuesta modificando la propuesta de adjudicacin en el sentido indicado por la AECID, en caso de que sta manifieste su objecin a la primera propuesta de la ONGD.

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* Se recomienda que el equipo evaluador contacte con la OTC u OTCs/Antenas de los pases en los que vaya a ser realizada la evaluacin, atienda sus recomendaciones y la haga partcipe de su desarrollo ** La AECID podr resolver, previo trmite de audiencia de la ONGD, el retraso de hasta un ao en la realizacin de la evaluacin intermedia cuando del resumen del gasto acumulado desde el inicio del convenio hasta el momento en que haya transcurrido la mitad del plazo de ejecucin, se dedujera una ejecucin presupuestaria inferior al treinta por cien de las anualidades percibidas. Este retraso podr llevar aparejado el reajuste de anualidades5 y/o la prrroga para la finalizacin de la ejecucin. Tras la realizacin de la evaluacin Los informes de evaluaciones intermedias se deben presentar en el plazo mximo de 9 meses* desde que haya transcurrido la mitad del plazo de ejecucin del convenio. La ONGD debe enviarlos a: al Departamento de ONGD de la AECID a la OTC u OTCs de los pases donde se est desarrollando la intervencin a las contrapartes locales * Se recomienda no agotar el plazo de presentacin del informe de evaluacin, para que puedan aplicarse sus recomendaciones con la mayor rapidez En el plazo de dos meses, desde la recepcin por la AECID del informe de evaluacin, la Comisin de seguimiento mantendr una reunin en la que se analizarn sus conclusiones y recomendaciones. Podr ocurrir: Que exista acuerdo: los acuerdos que se adopten en esta reunin se recogern en un acta, suscrita por ambas partes, que pasar a formar parte del Convenio de Cooperacin. El Acta podr introducir modificaciones en el Convenio, con los mismos efectos que una resolucin de autorizacin de modificacin sustancial. Las OTC recibirn una copia de este acta. Que no exista acuerdo: en este caso, el acta firmada por el representante del Departamento de ONGD en la Comisin, actuando en calidad de secretario, recoger las argumentaciones y propuestas de ambas partes y se elevar al rgano concedente de la subvencin, quien, una vez recabados los informes que considere oportunos y previo trmite de audiencia a la ONGD, resolver los trminos en los que haya de darse continuidad al convenio o, incluso, su finalizacin.

Evaluaciones finales Las evaluaciones finales externas no son obligatorias en convenios, pero puede ser autorizada por la AECID su realizacin con cargo a la subvencin, si han sido incluidas en la formulacin inicial aprobada o si se autorizan posteriormente

Reajuste de anualidades: cuando el compromiso de pago adquirido para un ejercicio presupuestario se traslada al ao siguiente.

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Las evaluaciones finales autorizadas deben ser presentadas a la AECID, a travs del Departamento de ONGD, conjuntamente con el Informe Final, en el plazo mximo de 11 meses desde la finalizacin de la ejecucin* del convenio. Deben presentarse en idioma espaol. La traduccin, en caso de que el documento original est en otro idioma, es un gasto financiable con cargo a la subvencin AECID. Para determinar los TdR de la evaluacin y del equipo evaluador que habr de realizarla, se proceder de acuerdo a lo descrito para las evaluaciones intermedias en el anterior epgrafe, debiendo ser presentados a la AECID los TdR en el plazo mximo de 4 meses desde la finalizacin del plazo de ejecucin del convenio. * Por qu es importante presentar los informes de evaluaciones financiadas por la AECID: porque sin su presentacin no se considerar correctamente justificada la aplicacin de la subvencin, lo que puede dar lugar a la solicitud de reintegro.

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7.5. AUDITORAS

Obligatoriedad de las auditoras

Proyectos Las auditoras no son obligatorias en el caso de los proyectos. Se realizarn auditoras con cargo a la subvencin AECID si han sido autorizadas con la formulacin inicial aprobada, o posteriormente, si la AECID lo autoriza previa solicitud de la ONGD presentada ante el Departamento de ONGD. No se precisar autorizacin de la AECID si se financia con cargo a remanentes, siempre que su utilizacin no implique una modificacin sustancial, o a intereses y dems rendimientos financieros generados por la subvencin.

Convenios La auditora es obligatoria en el caso de convenios. Podr presentarse: una auditora final referida a todos los gastos del convenio, en el caso de que la ONGD haya optado por el sistema de justificacin econmica ntegra al final de la intervencin auditoras referidas a cada perodo de seguimiento, cuando la ONGD haya optado por realizar la justificacin por perodos anuales en forma de cuenta justificativa reducida auditora referida al ltimo perodo informado, cuando se haya optado por la justificacin de los gastos por perodos anuales en forma de cuenta justificativa completa. La cuenta justificativa presentada con el ltimo informe (informe final) ser reducida.

Qu deben verificar las auditoras Los informes de auditoras realizadas con cargo a la subvencin AECID deben comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en su normativa y reflejados en esta gua y proporcionar en el Informe que se presente a la AECID informacin sobre el cumplimiento de todos y cada uno de ellos. Deben verificar*: Documentacin que integra la cuenta justificativa completa: se comprobar la existencia de la documentacin que debe componer la cuenta justificativa completa (ver apartado 8.1) Relacin clasificada de gastos: se comprobar que alcanza a la totalidad del gasto en el que se haya incurrido, cualquiera que sea el origen de su financiacin. Respecto de los justificantes individuales se realizar una comprobacin por muestreo, de acuerdo con las prcticas habituales de auditora en esta materia. El muestreo podr alcanzar a los justificantes financiados por otros financiadores, en
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especial si se trata de otras Administraciones y no se dispone de su certificado de conformidad. Para cada tipo de gasto: se comprobar el cumplimiento de los requisitos y existencia de la documentacin que para cada tipo de gasto se seala en el apartado 8.5. La comprobacin de los justificantes individuales se podr realizar por muestreo, de acuerdo con las prcticas habituales de auditora en esta materia.

* No ser exigible: - que los gastos ejecutados por socios locales o contrapartes extranjeras estn reflejados en los registros contables de la ONGD adjudicataria. - que exista certificacin pericial del valor de los bienes inscritos en registros pblicos, sirviendo la escritura para acreditar el valor.

Cmo se contratan

Las firmas auditoras contratadas con cargo a la subvencin AECID, para la realizacin de auditoras debern: estar adecuadamente inscritas en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, o ser firmas dependientes o vinculadas a una entidad auditora reconocida, siempre que se presenten los documentos que acrediten la vinculacin y la responsabilidad de la firma que acredite el informe, o ser una auditora local o auditora de un tercer pas, siempre que se presente un informe de la OTC/Embajada o de notario local, en el que se constate la legalidad de la misma de acuerdo con la ley local. Si el importe de la auditora es mayor de 12.000 euros, ser necesario obtener un mnimo de 3 ofertas o, en caso de que no sea posible, disponer de certificado de la OTC/Embajada avalando la imposibilidad. En todo caso, sea cal sea el importe de la auditora, antes de contratar con la auditora seleccionada, se remitir la propuesta a la AECID, Departamento de ONGD, para obtener su no objecin.

Cundo y cmo se presentan

Los informes emitidos por la empresa o empresas auditoras debern aportarse conjuntamente con el Informe Final, o con el de Seguimiento econmico, si se trata de convenios justificados por perodos anuales con cuenta justificativa reducida. Los plazos de presentacin son:
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con Informes finales: presentacin conjunta en el plazo de 9 meses desde la finalizacin del plazo de ejecucin, excepto si existe evaluacin final, en cuyo caso se presentarn ambos informes con el informe final en el plazo de 11 meses con Informes de seguimiento econmico (slo en convenios): hasta el 1 de octubre del perodo inmediatamente posterior al informado Deben presentarse en idioma espaol. La traduccin, en caso de que el documento original est en otro idioma, es un gasto financiable con cargo a la subvencin AECID.

Efectos de la presentacin de auditoras

Cuando la justificacin econmica de un proyecto o convenio vaya acompaada de un informe de auditora, revestir la forma de cuenta justificativa reducida (ver apartado 8.1). Sin embargo: la ONGD adjudicataria est obligada a conservar la documentacin justificativa mientras no venzan los plazos de prescripcin (para plazos de prescripcin, ver epgrafes relativos al Informe de seguimiento econmico de convenios y a la justificacin econmica del informe final) la AECID efectuar comprobaciones sobre una muestra aleatoria de los informes presentados, o cuando las circunstancias lo aconsejen respecto de una intervencin determinada. Cuando un informe resulte seleccionado: se exigir la presentacin de la documentacin no requerida para la cuenta justificativa reducida pero exigida en la cuenta justificativa completa (ver apartado 8.1) se exigir la presentacin de la totalidad o una muestra de la documentacin original, o compulsada, justificativa de los gastos. la deteccin de irregularidades graves o falsedades en un informe final o de seguimiento que no hubieran sido puestas de manifiesto en el informe de auditora, dar lugar a: a.- el coste de la auditora no ser gasto subvencionable b.- la AECID no aceptar a la empresa auditora responsable del informe por un perodo de diez aos. c.- en el caso de convenios, se revisarn los informes de seguimiento anteriores, aunque en su momento se hubieran dado como vlidos a efectos de justificacin del perodo informado.

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8.

JUSTIFICACIN ECONMICA

8.1. TIPOS DE CUENTAS JUSTIFICATIVAS La justificacin de las subvenciones comprende dos aspectos: el tcnico y el econmico. Llamamos cuenta justificativa a la justificacin econmica de la subvencin. La cuenta justificativa a presentar a la AECID puede ser completa o reducida. Las cuentas justificativas completa y reducida se componen con la misma informacin y documentacin, pero: La cuenta justificativa completa no incluye informe de auditora La cuenta justificativa reducida incluye informe de auditora Cuando se presenta a la AECID la cuenta justificativa reducida, no es necesario adjuntar todos los documentos que se exigen para la cuenta justificativa completa (ver epgrafe sobre la cuenta justificativa reducida de este mismo apartado). La documentacin no exigida por la AECID con la cuenta justificativa reducida, debe ser examinada por el auditor, quin habr de indicar en su informe la adecuacin o no de la misma a la normativa de justificacin de la AECID. Cuenta justificativa completa La cuenta justificativa completa comprende los siguientes documentos: Informe econmico, est compuesto por los siguientes apartados del modelo de Informe de seguimiento-final de proyectos o convenios, disponible en www.aecd.es/ongd: El desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores El Balance de Ejecucin Financiera El Estado de Tesorera La Relacin de personal laboral y voluntario La Informacin sobre transferencias y operaciones de cambio El Listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados al proyecto o convenio, sea cual sea el origen de su financiacin. Certificaciones de rendimientos financieros generados: Certificaciones bancarias de las cuentas abiertas a nombre del proyecto o convenio, tanto en Espaa como en el pas/es de ejecucin, con reflejo de los intereses generados por los fondos y los periodos de actividad. No son admisibles certificaciones bancarias que globalicen varias cuentas o fondos de distintas actuaciones, periodos, proyectos o convenios o que no determinen los importes que se pretenden justificar con precisin. Con carcter subsidiario se podrn aceptar estados o movimientos bancarios. Certificacin de obtencin de otras subvenciones Declaracin responsable del representante legal de la ONGD o de la agrupacin adjudicataria en la que conste si
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se ha obtenido o no alguna otra subvencin de administraciones pblicas o entes pblicos o privados, nacionales o extranjeros, y el importe obtenido, en su caso. Certificaciones de otros cofinanciadores. Certificacin de la/las contrapartes y otras entidades financiadoras pblicas o privadas sobre sus aportaciones, con expresin clara de las cantidades y la referencia al proyecto o convenio de que se trate. Certificacin de lugar de depsito de originales. Declaracin responsable del representante de la ONGD donde se declare el lugar de depsito de las facturas, justificantes de gasto y dems documentacin original, as como su disponibilidad, a efectos de comprobaciones por la AECID, y el hecho de estar todos los originales debidamente diligenciados. Se adjuntar un modelo de la diligencia empleada. Actas de transferencia y afectacin e inscripciones en registros pblicos. Slo en caso de Informe Final, se presentarn las Actas de transferencia y afectacin de los bienes adquiridos, construidos o rehabilitados con la subvencin de la AECID y con el porcentaje obligatorio de aportacin por otros financiaciadores, de acuerdo con el modelo disponible en www.aecd.es/ongd, y, en caso de bienes inscribibles, documentos que prueben la inscripcin en el registro legal de la propiedad a nombre de la institucin o beneficiarios que se hacen cargo de los mismos, o documentacin que sirva de prueba de estar la inscripcin en proceso de tramitacin, segn las leyes del pas de ejecucin, junto con compromiso escrito de la ONGD de remitir a la AECID la copia del documento definitivo de propiedad una vez obtenido. Acreditacin de que los impuestos indirectos no son recuperables. En caso de que se imputen impuestos indirectos a la subvencin y que estos no sean legalmente recuperables, certificado de la Administracin tributaria de origen acreditando que no se trata de impuestos recuperables. En caso de manifiesta imposibilidad de obtener dicho certificado, se aportar declaracin responsable, debidamente acreditada por la OTC o por la Embajada de Espaa. (ver apartado 6.5) Declaracin responsable del importe total de los impuestos pendientes de recuperacin y cargados como anticipo a la AECID, si los impuestos fueran recuperables pero no se hubiera producido dicha recuperacin. (ver apartado 6.5) Acreditacin de transferencias bancarias y de tipos de cambio. Documentos bancarios, o copia compulsada, de las transferencias efectuadas al pas de ejecucin y de las operaciones de cambio de moneda o recibos de casas de cambio legalmente establecidas. (ver apartado 6.4) Acreditacin de valorizaciones. Certificacin de la contraparte, beneficiarios del proyecto o convenio, o entidad local que aporte los bienes y/o servicios xalorizados, en la que se describir y cuantificar la aportacin, indicando nmero de unidades, horas de trabajo, precio unitario (si corresponde), adems de la valorizacin total. Informacin sobre participacin de integrantes de agrupaciones. En caso de que la subvencin se haya adjudicado a una agrupacin, se dar informacin sobre las aplicaciones finales de cada uno de los integrantes en totales y en porcentajes respecto de la subvencin total otorgada, en funcin de las actividades que haya
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desarrollado cada miembro de la misma y de los compromisos previamente adquiridos. Se utilizar el modelo establecido por la AECID y disponible en la pgina web www.aecid.es/ongd . Certificaciones finales de Ejecucin de Actividades. Certificaciones firmadas por la OTC o Embajada con las que se acredite que las actividades cuya justificacin haya sido autorizada por este sistema, han sido efectivamente ejecutadas. (ver apartado 8.2) Justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales realizados y relacionados en el listado de comprobantes justificativos. A la cuenta justificativa completa nicamente se adjuntarn los que se exigen expresamente en el apartado 8.5 Acreditacin de gastos de acuerdo con su tipo. El resto de los justificantes permanecer en poder de la ONGD, sin perjuicio de que durante el proceso de revisin la AECID o los auditores por ella contratados puedan solicitar la comprobacin de una muestra o de la totalidad de ellos.

Cuenta justificativa reducida (con informe de auditora) La cuenta justificativa reducida comprende toda la documentacin relacionada para la cuenta justificativa completa con excepcin de la siguiente: El apartado relativo a transferencias y tipos de cambio y el listado de comprobantes de gasto, del Informe econmico La acreditacin de transferencias bancarias y tipos de cambio La acreditacin de valorizaciones Las Certificaciones finales de Ejecucin de Actividades Los justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales La cuenta justificativa reducida siempre va acompaada del Informe de auditora y de la factura de la empresa auditora. Ser el auditor en este caso quin habr de comprobar si la documentacin no requerida cumple con la normativa AECID y lo indicar en su informe. La cuenta justificativa a presentar con el informe final de los convenios siempre ser reducida.

LISTA DE CHEQUEO DE LA DOCUMENTACIN QUE COMPONE LA CUENTA JUSTIFICATIVA DOCUMENTACIN Informe econmico Certificaciones de rendimientos financieros generados Certificacin de obtencin (o no) de otras subvenciones Certificaciones de otros cofinanciadores S/N

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Certificacin de lugar de depsito de originales Actas de transferencia y afectacin e inscripciones en registros pblicos (si se han adquirido bienes) Acreditacin de que los impuestos indirectos no son legalmente recuperables (en su caso) Declaracin responsable del importe total de los impuestos pendientes de recuperacin (si los impuestos son recuperables pero no se han recuperado) Acreditacin de transferencias bancarias y de tipos de cambio (No se requiere en la cuenta justificativa reducida) Acreditacin de valorizaciones (No se requiere en la cuenta justificativa reducida) Informacin sobre participacin de integrantes de agrupaciones (en su caso) Certificaciones finales de Ejecucin de Actividades (en caso de que se haya aprobado su uso) (No se requiere en la cuenta justificativa reducida) Justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales (No se requiere en la cuenta justificativa reducida)

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8.2. TIPOS DE JUSTIFICANTES DE GASTO

Facturas y otros documentos de trfico legal

Los documentos de trfico legal en un pas para acreditar las transacciones con los proveedores, normalmente conocidos como facturas, son el nico tipo de justificantes cuya utilizacin no precisa de autorizacin previa de la AECID. En la legislacin espaola se entiende por facturas los documentos acreditativos del gasto que recogen la siguiente informacin: Nmero de factura Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominacin o razn social, NIF y domicilio) Datos identificativos del quien realiza el pago, que deber ser la entidad subvencionada ejecutante o su socio local. Descripcin del suministro, servicio u obra adquridos Precio unitario y total. Importe en concepto de IVA* (o impuesto equivalente) o, cuando la cuota se repercuta dentro del precio, la indicacin IVA incluido. Lugar y fecha de emisin Lugar y fecha de pago Firma y sello del emisor de la factura con la que se acredite la recepcin de los fondos (sello de pagado) Forma de pago de la factura: metlico, transferencia o cheque.

* Las facturas acreditan la realizacin de los gastos pero, adems, son el instrumento para la recaudacin de los impuestos indirectos (IVA o equivalente). Por tanto, no utilizar facturas para una transaccin que obligatoriamente lo requiera segn la legislacin local, es un delito de defraudacin al Estado del pas en el que se realiza.

Los documentos con las caractersticas descritas son los que se admiten como facturas para los gastos realizados en Espaa. Para los gastos realizados en el extranjero, se consideran facturas los documentos que sean admitidos legalmente como tales en el trfico mercantil en el lugar de realizacin del gasto, aunque stos no renan todos los requisitos que establece la legislacin espaola. Para acreditar los requisitos que se exigen en la legislacin local, en caso de que sta difiera de la espaola, es necesario aportar junto con la cuenta justificativa, sin necesidad de autorizacin previa de la AECID, uno de los siguientes documentos: norma o documento oficial, o acreditacin de la OTC/Embajada de Espaa o de la Embajada del pas de la Unin Europea que ejerza la representacin de Espaa.

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En particular, los documentos acreditativos del pago en los que no consten los impuestos indirectos (tipo recibos), emitidos por establecimientos comerciales, empresas o profesionales a ttulo individual (abogados, consultores, arquitectos, notarios, etc.), se admiten sin necesidad de autorizacin previa de la AECID, si se incluye en la cuenta justificativa acreditacin de que los perceptores no estn sujetos legalmente a la obligacin de emitir facturas en el pas en el que se ha efectuado el gasto. La acreditacin se realiza, como se ha indicado, mediante la propia norma o con certificado* de la OTC/Embajada de Espaa o de la UE. * El certificado emitido por la OTC/Embajada debe acreditar expresamente que una norma legal establece que este tipo de perceptores no tiene obligacin de emitir facturas. No es admisible que la utilizacin de documentos para el pago a establecimientos comerciales, empresas o profesionales, que no incluyan el IVA o impuesto equivalente, se motive en la costumbre del pas o en la dificultad de conseguirlos.

Recibos Qu se entiende por recibos Se entiende por recibos a: los recibos de caja, es decir, aquellos emitidos por la misma entidad o sujeto que efecta el pago y firmados por el proveedor de los bienes o servicios, acreditando de esta forma que ha recibido el importe indicado en el mismo, y los recibos emitidos por los propios proveedores cuando stos operan en mercados informales. Cuando se pueden autorizar Se podr autorizar la utilizacin de recibos en lugar de facturas: cuando por especiales circunstancias en el pas o la zona de ejecucin (zonas muy aisladas, en conflicto armado o inestabilidad social o poltica, inexistencia de facturas regladas, etc.) se encuentren graves dificultades para obtener facturas, o cuando se efecten pequeas compras (o se obtengan servicios de menor cuanta) de sujetos particulares no obligados por la legislacin local a emitir facturas, o cuando se hagan entregas en metlico a los beneficiarios ltimos para la realizacin por si mismos de determinadas actividades cuyo componente principal de gasto sea la adquisicin de equipos, materiales o insumos (por ejemplo autoconstruccin o tareas agrcolas). Cuando no se pueden autorizar No se podr autorizar la utilizacin de recibos: cuando los gastos sean ejecutados en Espaa

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cuando se trate de pagos a establecimientos comerciales, empresas o profesionales* a ttulo individual (abogados, consultores, arquitectos, notarios, etc.) salvo que no exista legislacin local al respecto o sta les exima de la emisin de facturas

* En casi todas las legislaciones los establecimientos comerciales, empresas o profesionales tienen obligacin de emitir factura como medio del que se sirve el Estado para la recaudacin de los impuestos indirectos (IVA o equivalentes). Por tanto, si no emiten factura estn cometiendo un fraude fiscal.

Procedimiento para la autorizacin La utilizacin de recibos debe ser autorizada con carcter previo por la AECID. La solicitud de autorizacin, dirigida al Departamento de ONGD, debe contener: La descripcin de las mercancas, bienes o servicios cuya adquisicin se pretende realizar con recibos, y Las cuantas mximas que se pretende justificar con recibos para cada tipo de gasto Para determinar el sentido de la resolucin, el Departamento de ONGD consulta a las OTC y a las unidades geogrficas en sede AECID. La resolucin de autorizacin del uso de recibos slo puede referirse a aquellos de fecha posterior a la de la presentacin de la solicitud por la ONGD.

No obstante, si en la cuenta justificativa de la subvencin se incluyen recibos anteriores a esa fecha, podrn ser aceptados como justificantes en caso de que se correspondan con el mismo tipo de gastos para el que se hubiera emitido autorizacin o se estime que la autorizacin se hubiera producido de solicitarse con carcter previo.

Cmo se justifican Los recibos imputados a la subvencin de la AECID deben ajustarse al modelo establecido por la AECID, disponible en www.aecid.es/ongd, o contener la informacin mnima que se indica en ese modelo. En caso de existir gastos justificados por recibos, la cuenta justificativa debe ir acompaada de: Las resoluciones de autorizacin de la AECID En caso de cantidades en efectivo entregadas a beneficiarios ltimos para la realizacin por si mismos de determinadas actividades, se incluir, adems de la autorizacin de la AECID, declaracin responsable del representante de la ONGD en el terreno en la que se describan y valoren los tipos de gasto para los que se ha realizado la entrega de fondos (materiales para autoconstruccin, insumos agrcolas u
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otros similares, y otros gastos en que haya de incurrir el beneficiario para la realizacin de la actividad) y se certifique la efectiva realizacin de la actividad. En caso de recibos emitidos por establecimientos comerciales, empresas o profesionales a ttulo individual (abogados, consultores, arquitectos, notarios, etc.) que, de acuerdo con la legislacin local, no estn sujetos a la obligacin de emitir facturas, debe incluirse en la cuenta la propia norma o certificado de la OTC/Embajada acreditando que no existe esa obligacin. No es necesaria en este caso la autorizacin de la AECID,

Certificacin de Ejecucin de Actividades Concepto y utilizacin6 La Certificacin de Ejecucin de Actividades* es un tipo de justificante cuya utilizacin se basa en dos premisas: la existencia de unos precios acordados previamente* entre la administracin y la entidad subvencionada para la realizacin de una determinada actividad, y la verificacin, por parte de la administracin, de la realidad de la ejecucin de las actividades previamente presupuestadas.

* La Certificacin de Ejecucin de Actividades se refiere a actividades completas que todava no han sido ejecutadas: No se pueden autorizar para tipos de gasto, sino para actividades. No es un justificante alternativo a los recibos. EJEMPLO: Se van a realizar unos talleres que van a implicar la realizacin de gastos de formadores, materiales, alimentacin y traslados. Se puede aprobar: - Una Certificacin de Ejecucin de Actividades para el conjunto de gastos, o - El uso de recibos para alimentacin y traslados (se utilizaran facturas para formadores y materiales) No se puede aprobar: - Una Certificacin de Ejecucin de Actividades slo para alimentacin y traslados: Alimentacin y traslados no son una actividad. LA OTC/Embajada comprueba y certifica la efectiva ejecucin de ACTIVIDADES, no de gastos.

La Certificacin de Ejecucin de Actividades se corresponde con la figura del Mdulo introducida en las Resoluciones de 8 de mayo de 2006 y 9 de mayo de 2007 sobre procedimiento, justificacin y control del gasto de Proyectos y Convenios, respectivamente. Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.74

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Se considera especialmente indicado para actividades cuyo gasto se traduzca en un gran nmero de pequeas facturas y comprobantes repetitivos y cuya ejecucin sea fcilmente verificable. Slo se pueden justificar mediante Certificacin de Ejecucin de Actividades aquellas cuyos gastos sean financiados ntegramente con la subvencin de la AECID y nunca podrn incluir valorizaciones de trabajos realizados por la contraparte. Se puede solicitar autorizacin para el uso de Certificaciones de Ejecucin de Actividades en los casos siguientes: Cursos de capacitacin, formacin o divulgacin. Gastos en infraestructuras y construccin. Trabajos que se realicen por la propia entidad subvencionada o la contraparte, utilizando medios materiales y personales habituales, pero de forma diferenciada, y aplicable a costes directos de ejecucin, no imputables a la financiacin aportada por la contraparte (valorizaciones). Otros cuya procedencia de justificacin por Certificacin de Ejecucin de Actividades se determine por la AECID, una vez estudiadas sus caractersticas.

El uso de Certificaciones de Ejecucin de Actividades como justificantes de gasto requiere siempre de autorizacin previa de la AECID. La solicitud debe cursarse a travs del Departamento de ONGD y tiene que ir acompaada de: el presupuesto detallado de la actividad, firmado por el representante de la ONGD en sede o en el terreno, y conformado por la OTC/Embajada, y el certificado emitido por la OTC/Embajada en el que se acredita que los precios incluidos en el presupuesto se corresponden con los precios de mercado y que la ejecucin de la actividad puede ser comprobada. Los modelos para ambos documentos estn disponibles en www.aecid.es/ongd. La AECID puede requerir la reformulacin* del presupuesto, antes de proceder a la aprobacin de la Certificacin de Ejecucin de Actividades.

* Se vigilar que el nmero de unidades presupuestadas de cada tipo sea razonable y acorde con la actividad que se pretenda realizar

La Certificacin de Ejecucin de Actividades se imputa a una nica partida presupuestaria, de acuerdo con la naturaleza de la actividad, aunque los gastos individuales presupuestados pudieran imputarse a distintas partidas de haber sido justificados por separado.

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Ejemplos: 1. Actividad: realizacin de talleres de formacin Gastos incluidos: Formadores, materiales, alimentacin, traslados La Certificacin de Ejecucin de Actividades se imputa a Servicios Tcnicos y profesionales. 2. Actividad: autoconstruccin de viviendas Gastos incluidos: materiales, alimentacin, traslados La Certificacin de Ejecucin de Actividades se imputa a Construccin y o reforma de inmuebles e infraestructuras

Requisitos previos Para que sea factible la utilizacin como justificantes de Certificaciones de Ejecucin de Actividades, ser necesario que se hayan cumplido los siguientes requisitos previos: Disponer de un presupuesto cuantificado y detallado de la actividad o actividades contempladas en la Certificacin, ajustado al modelo de la AECID disponible en www.aecid.es/ongd . El presupuesto debe expresarse en la moneda en la que vaya a ser realizado el gasto. Para su imputacin a la subvencin de la AECID podr aplicarse al importe inicial aprobado la tasa de inflacin oficial del perodo comprendido entre su aprobacin y la certificacin de su ejecucin. Que los precios utilizados para elaborar el presupuesto no sean superiores a los de mercado en el pas donde se vaya llevar a cabo la ejecucin de la actividad. Que la propuesta se acompae de Certificado de la OTC/ Embajada, de acuerdo al modelo disponible en www.aecid.es/ongd, acreditando que los precios se ajustan a los del mercado local y que es factible la comprobacin de la ejecucin de la actividad presupuestada.

Modificaciones La Resolucin de la AECID aprobatoria del uso de la Certificacin de Ejecucin de Actividades puede modificarse de acuerdo con las siguientes condiciones: Variaciones de hasta un mximo del 10 % del nmero de unidades del mismo tipo y al mismo precio que las aprobadas en la Certificacin de Ejecucin de Actividades no precisan autorizacin. Variaciones de ms del 10 % del nmero de unidades del mismo tipo y al mismo precio que las aprobadas en la Certificacin de Ejecucin de Actividades deben ser autorizadas por la OTC/Embajada.. La introduccin de tipos de unidades distintos de los inicialmente aprobados en el presupuesto de la Certificacin de Ejecucin de Actividades, o la sustitucin de las

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aprobadas por otras nuevas, debe ser aprobada por la AECID, previa solicitud al Departamento de ONGD y con informe favorable de la OTC/Embajada. La utilizacin de saldos remanentes en otras unidades o actividades por introduccin de precios inferiores a los aprobados, deber ser aprobada por la AECID, con la conformidad de la OTC/Embajada El aumento de los precios de uno o ms tipos de unidades debe ser aprobado por la AECID, con la conformidad de la OTC/Embajada, que debe certificar la veracidad del nuevo precio. En este caso se presentar el nuevo presupuesto de la Certificacin de Ejecucin de Actividades y se solicitar de la AECID la modificacin del importe total inicialmente aprobado.

Justificacin Una vez ejecutada la actividad y comprobada su ejecucin por la OTC/Embajada, debe emitirse el documento Certificacin de Ejecucin de Actividades, de acuerdo con el modelo disponible en www.aecid.es/ongd . Con este documento la OTC/Embajada certifica que la actividad presupuestada ha sido efectivamente ejecutada. El documento Certificacin de Ejecucin de Actividades mediante el que la OTC/Embajada acredita que la actividad ha sido efectivamente ejecutada se incluye en la cuenta justificativa como medio de acreditacin de la realizacin del gasto de la correspondiente actividad, sustituyendo al conjunto de justificantes de los gastos individuales que haya sido necesario realizar para su ejecucin. En caso de que para la determinacin final de su importe se aplique la tasa de inflacin oficial del perodo comprendido entre la aprobacin del uso de la Certificacin de Ejecucin de Actividades y la certificacin de su ejecucin por la OTC/Embajada, correspondiente a la moneda en que fue presupuestada y aprobada, se debe adjuntar tambin a la cuenta justificativa la acreditacin de la tasa empleada. Siempre que se haya aprobado el uso de una Certificacin de Ejecucin de Actividades, el documento Certificacin de Ejecucin de Actividades mediante el que la OTC/Embajada acredita que la actividad ha sido efectivamente ejecutada, junto con la acreditacin de la tasa de inflacin empleada en caso de que se haya actualizado su importe, debern adjuntarse a la cuenta justificativa en caso de que sta sea completa, es decir, sin informe de auditora. Si la cuenta es reducida, con informe de auditora, corresponde al auditor la comprobacin de la existencia de estos documentos.

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Tabla resumen de tramitacin de Certificaciones de Ejecucin de Actividades

RESUMEN DE TRAMITACIN DE CERTIFICACIONES DE EJECUCIN DE ACTIVIDADES 1 La ONGD presupuesta detalladamente la ACTIVIDAD, antes de su ejecucin Presentacin a la AECID, Departamento de ONGD, de: Solicitud de uso de Certificacin de Ejecucin de Actividades con presupuesto detallado (segn Modelo) Certificado de realidad de los precios y de la factibilidad de la comprobacin de la ejecucin, emitido por la OTC/Embajada (segn Modelo) 3 4 5 6 Resolucin de aprobacin emitida por el rgano concedente Ejecucin de la ACTIVIDAD La OTC/Embajada comprueba la ejecucin de la ACTIVIDAD Se emite el documento Certificacin de Ejecucin de Actividades firmado por la OTC/Embajada (segn Modelo) El documento Certificacin de Ejecucin de Actividades se adjunta a la cuenta justificativa

Tarifas

Una tarifa es un precio fijo aplicado a un mismo tipo de gasto, normalmente para un perodo anual, aceptada por la AECID y que se justifica con certificado del auditor de la entidad en sustitucin de los documentos acreditativos de los pagos. La AECID puede autorizar el uso de tarifas cuando. las actividades principales realizadas por la ONGD, por su especializacin, sean de carcter repetitivo, y la ONGD disponga de tarifas fijas para la imputacin de determinados gastos de esas actividades, y los auditores de cuentas de la entidad certifiquen el mtodo de clculo de las tarifas y su correspondencia con la contabilidad de la entidad

Para la aprobacin del uso de tarifas, la ONGD debe remitir una solicitud a la AECID, Departamento de ONGD, indicando el mtodo de clculo empleado, el importe de la tarifa o, si esta pudiera sufrir modificaciones durante la duracin del proyecto, el importe medio estimado en
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el perodo, y el nmero de unidades previstas a las que se aplicar la tarifa. La solicitud debe ir acompaada del informe de su auditor de cuentas sobre el mtodo de clculo empleado. Si la AECID emite resolucin favorable para la utilizacin de la tarifa, slo ser necesario adjuntar a la cuenta, para la justificacin de los gastos a los que afecten, el certificado del auditor de cuentas de la entidad acreditando la correspondencia de la tarifa empleada con la contabilidad de la entidad, en el perodo contable durante el que se haya aplicado.

Acreditacin del gasto en situaciones excepcionales Si se producen situaciones excepcionales desastres naturales, enfrentamientos armados, crisis humanitarias, entre otras.- que dificulten o incluso imposibiliten disponer de la adecuada documentacin soporte justificativa del gasto, la AECID podr aceptar otras formas de justificacin, tales como: informes de tasadores independientes debidamente acreditados e inscritos en el correspondiente registro oficial, declaracin de testigos, constatacin de los resultados o actividades desarrolladas, declaracin responsable de proveedores, u otras de similar valor probatorio. Estas formas debern estar refrendadas por: Oficinas Tcnicas de Cooperacin, Embajadas o Consulados de Espaa, Embajada del pas de la Unin Europea que ejerza la representacin de Espaa En caso de operaciones humanitarias dirigidas por Naciones Unidas, la certificacin o refrendo podr ser emitida por el organismo de Naciones Unidas que coordine los trabajos sobre el terreno.

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8.3. REQUISITOS FORMALES DE LOS JUSTIFICANTES

Sello-diligencia y numeracin de justificantes

Todos los documentos originales* (facturas, recibos, etc.) justificantes de gastos, tanto si se requiere su presentacin como si se exige su custodia a disposicin de quin tenga competencias para solicitarlos por muestreo (auditores contratados por la AECID o con cargo a la subvencin, la propia AECID, otros rganos de control de la Administracin), deben llevar un sello-diligencia que los distinga como parte de una intervencin financiada por la AECID. La diligencia debe contener, como mnimo, los siguientes extremos: cdigo del proyecto o convenio la leyenda financiado por la AECID porcentaje de financiacin de la AECID del importe del justificante, en caso de que sta no cubra la totalidad

*El ESTAMPILLADO de la diligencia se efectua SIEMPRE EN LOS ORIGINALES, ANTES de la realizacin de FOTOCOPIAS que vayan a ser compulsadas.

Todos los documentos (facturas, recibos, etc.) justificantes de gastos deben ir numerados, correspondiendo el nmero de cada uno de ellos a aquel con el que figuren en el listado general de gastos del perodo justificado. Los documentos de gasto en que, por su tamao, sea imposible estampar el sello-diligencia, se acompaarn con una relacin de los mismos en que se haga constar la mencionada diligencia.

Compulsas

Cuando una documentacin sea de preceptiva presentacin con la cuenta justificativa o, cuando se requiera posteriormente por muestreo, se debe presentar el ejemplar original o fotocopia debidamente compulsada. Una fotocopia est debidamente compulsada cuando: est realizada sobre un original previamente diligenciado de acuerdo con lo indicada en el epgrafe anterior, y se presenta cotejada y conforme por: cualquier entidad pblica espaola, incluida la representacin oficial espaola en el pas/es de ejecucin, o
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cualquier entidad pblica del pas/es de ejecucin, o por un notario debidamente acreditado en el pas de ejecucin

Los documentos originales justificativos del gasto deben permanecer depositados en la sede de la/s ONGD/s beneficiaria/s o de sus contrapartes locales durante cuatro aos que se computan desde el momento en que venci el plazo para presentar la justificacin en el Informe de Seguimiento (solo en convenios) o en el Informe Final por parte del beneficiario, a efectos de lo establecido en el artculo 39 de la LGS7: En justificacin econmica presentada con informes de seguimiento de convenios: Si despus de 4 aos desde la presentacin del informe de seguimiento econmico, la AECID no hubiera actuado o no se hubiera producido alguno de los supuestos de interrupcin de la prescripcin (Art 39.3 de la LGS), prescribir el derecho de reclamar los reintegros motivados en defectos de justificacin. Si los reintegros estuvieran motivados en el incumplimiento de objetivos y resultados, el derecho a su reclamacin prescribir a los 4 aos de la presentacin del informe econmico final. En justificacin econmica presentada con informes finales: Si despus de 4 aos desde la presentacin del informe final, la AECID no hubiera actuado o no se hubiera producido alguno de los supuestos de interrupcin de la prescripcin (Art 39.3 de la LGS), prescribir el derecho de reclamar los reintegros motivados en defectos de justificacin. Si los reintegros estuvieran motivados en el incumplimiento de los perodos de vinculacin (afectacin) indicados en el apartado 6.2 y siempre que la titularidad de los bienes haya permanecido en poder de la ONGD o de su socio local o de sus socios en agrupacin, el derecho a su reclamacin prescribir al vencimiento del perodo de vinculacin.

La ONGD debe presentar los documentos originales o copias debidamente compulsadas de facturas, recibos, etc., o cualquier otro que se considere necesario y aporte prueba suficiente para comprobar la correcta realizacin del objeto de la ayuda, siempre que sea requerida por los auditores contratados por la AECID o con cargo a la subvencin, por la IGAE o por el Tribunal de Cuentas. La AECID y los auditores contratados por ella utilizarn habitualmente tcnicas de muestreo en sus requerimientos de documentacin justificativa. La documentacin original podr ser sustituida con carcter provisional por copia simple diligenciada por el responsable de la entidad o persona que el mismo designe al efecto, en la que se declare responsablemente la correspondencia de los mismos con los documentos
7

39.3. El cmputo del plazo de prescripcin se interrumpir: a) Por cualquier accin de la Administracin, realizada con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora, conducente a determinar la existencia de alguna de las causas de reintegro. b) Por la interposicin de recursos de cualquier clase, por la remisin del tanto de culpa a la jurisdiccin penal o por la presentacin de denuncia ante el Ministerio Fiscal, as como por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora en el curso de dichos recursos. c) Por cualquier actuacin fehaciente del beneficiario o de la entidad colaboradora conducente a la liquidacin de la subvencin o del reintegro.

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originales. Cuando se utilicen estas diligencias provisionales, se acompaar tambin una declaracin responsable en la que se indique el lugar de depsito de dichos originales as como el compromiso de presentar los mismos o sus copias debidamente compulsadas en caso de que sean total o parcialmente requeridos por la AECID.

Idioma de presentacin

La documentacin justificativa del gasto efectuado con cargo a la subvencin de la AECID (facturas o recibos) que se haya emitido en un idioma extranjero distinto del ingls, francs, italiano o portugus, cuando sea obligatoria su presentacin o sea requerida posteriormente por la AECID o los auditores contratados por sta, deber acompaarse de traduccin al espaol. El coste de la traduccin es financiable* con cargo a la subvencin. Si estos documentos en idioma extranjero son facturas o recibos, no ser necesaria su traduccin individual. Ser suficiente la descripcin del gasto en espaol en el listado de gastos y que el justificante de que se trate estn claramente identificado en este listado mediante su nmero. * Slo son financiables las traducciones al espaol de documentacin cuya presentacin se requiera. No sern financiables traducciones a otros idiomas y/o de documentacin no exigida.

Primaca de la legislacin local En aquellos casos en que alguno de los requisitos de la documentacin justificativa que se describe en esta Gua est en contradiccin con la legislacin local del pas de ejecucin, se estar a lo que determine la legislacin local. Esta legislacin deber acreditarse presentando, junto con la cuenta justificativa: la propia norma, o otro documento oficial emitido por entidades pblicas competentes del pas de ejecucin, o declaracin de la OTC o bien de la Embajada u oficina consular de Espaa, o declaracin de la Embajada del pas de la Unin Europea que ejerza la representacin de Espaa

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8.4 TIPOS DE GASTO

Qu gastos son subvencionables Gastos subvencionables son todos aquellos ligados a la intervencin y ejecucin de las actividades presupuestadas o autorizadas posteriormente, que cumplan las normas sobre justificacin que les sean de aplicacin y financien la consecucin de los objetivos. Deben figurar descritos y presupuestados en la Formulacin aprobada para la intervencin o en sus modificaciones debidamente autorizadas. El coste de adquisicin de los gastos subvencionables no puede ser superior al valor de mercado. Los gastos subvencionables son de dos tipos: costes directos y costes indirectos

Costes directos Son aquellos ligados directamente a la ejecucin.

Costes indirectos. No necesidad de acreditacin Son aquellos propios del funcionamiento regular de la ONGD y de su contraparte y que sirven de sostn para la ejecucin de la intervencin. Se incluyen aqu los gastos dirigidos al fortalecimiento de las ONGD y sus contrapartes para un mejor desempeo de sus funciones. Se imputarn los que correspondan al periodo de ejecucin de la misma. Los porcentajes de gastos indirectos autorizados por la normativa de la AECID son: GASTOS INDIRECTOS Cuota Resto Subvencin Gastos Indirectos hasta 0 1.249.999 150.000 2.499.999 287.500 3.749.999 412.500 en adelante

Subvencin hasta 0 1.250.000 2.500.000 3.750.000

Tipo aplicable Porcentaje 12% 11% 10% 9%

Las cantidades imputadas a la subvencin en concepto de costes indirectos, dentro del periodo de ejecucin de la intervencin y de los porcentajes autorizados y aprobados por la AECID, no precisan de justificacin.

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Qu gastos no son subvencionables

Se consideran gastos no subvencionables bajo ninguna circunstancia: intereses deudores de cuentas bancarias intereses, recargos o sanciones administrativas y penales. De estar incluidas en algn justificante de gastos subvencionables, se descontar su importe y se har constar por escrito dicha circunstancia en el documento original. gastos de procedimientos judiciales. impuestos indirectos, cuando sean susceptibles de recuperacin o compensacin. Si los impuestos son recuperados antes de la finalizacin del plazo de ejecucin se justificarn por su importe neto, deducidos impuestos. En caso contrario podrn imputarse a la subvencin en concepto de anticipo (ver apartado 6.5 anterior). indemnizaciones. No se consideran indemnizaciones las provisiones de fondos a cargo del empleador de obligada aportacin, para la financiacin de planes de prestaciones por desempleo o jubilacin. gastos en atenciones protocolarias (almuerzos, fiestas, recepciones, regalos, flores, entradas a espectculos, etc.).

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8.5 ACREDITACIN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES DIRECTOS Identificacin y formulacin Gastos derivados de identificacin en el terreno y posterior formulacin de la intervencin. Puede incluir: Personal: Suministros Descripcin Viajes, alojamientos y dietas Servicios tcnicos y profesionales Amortizaciones de bienes y equipos Subvencionables hasta un mximo de: 20.000 euros en el caso de proyectos, siempre que se hayan realizado en el plazo de los cinco meses anteriores a la fecha de terminacin del plazo de presentacin de propuestas en la convocatoria correspondiente. 60.000 euros en el caso de convenios, imputables en los 4 meses (hasta 6 si hay prrrogas) posteriores a la firma del preconvenio. Slo gastos corrientes. Las inversiones en equipos o vehculos slo se Condiciones pueden imputar a esta fase en forma de amortizacin de los que sean propiedad de la ONGD y estn a disposicin de la identificacin y formulacin. La contratacin de identificaciones y formulaciones es subcontratacin, por tanto su importe tiene que estar dentro del lmite del 15 % que se admite para el total de las subcontrataciones con cargo a la subvencin. Las formulaciones se presentan a la AECID siempre en idioma espaol. La traduccin es financiable con cargo a la subvencin. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica En caso de subcontratacin con consultores externos y mayor de 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente, y contrato (o su copia compulsada). En el caso de contratacin de la identificacin, sea cual sea su cuanta, si la contratacin no se efecta en el mercado local, visto bueno de la OTC o Embajada acreditando su imposibilidad La que corresponda segn el tipo de gasto (personal, suministros, viajes, etc.) ver su correspondiente apartado CC CR AC

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Evaluaciones externas Descripcin Evaluaciones externas obligatorias o cuya financiacin con cargo a la subvencin haya sido aprobada por la AECID. Su contratacin tiene que contar con la no objecin de la AECID, segn procedimiento que se describe en el apartado 7.4. Condiciones Los informes de evaluacin que hayan sido financiados con la subvencin debern presentarse a la AECID en todos los casos. Los informes de evaluacin se presentan a la AECID siempre en idioma espaol. La traduccin es financiable con cargo a la subvencin. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Contrato (o su copia compulsada). En caso de contratacin superior a 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente CC CR AC X

Sea cual sea su cuanta, si la contratacin no se efecta en el mercado local, visto bueno de la OTC o Embajada acreditando su imposibilidad

No objecin de la AECID a la contratacin

Facturas u otros documentos de trfico legal. Si se trata de evaluaciones finales la factura podr tener fecha posterior al final de la ejecucin, aunque anterior a la de la de finalizacin del plazo de justificacin.

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.86

NORMAS DE SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIN DE PROYECTOS Y CONVENIOS DE ONGD


(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

GUA DE APLICACIN

Auditoras externas Descripcin Auditoras externas obligatorias o cuya financiacin con cargo a la subvencin haya sido aprobada por la AECID. Su contratacin tiene que contar con la no objecin de la AECID, segn procedimiento que se describe en el apartado 7.5. Los informes de auditora tienen que pronunciarse sobre el cumplimiento de la normativa de justificacin AECID. Los auditores deben revisar el contenido de una cuenta justificativa completa. Los informes de auditora que hayan sido financiados con la subvencin debern presentarse a la AECID en todos los casos. Los informes de auditora se presentan a la AECID siempre en idioma espaol. La traduccin es financiable con cargo a la subvencin. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Contrato (o su copia compulsada). En caso de contratacin superior a 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente Sea cual sea su cuanta, si la contratacin se efecta en el mercado local o en un tercer pas, informe de la OTC/Embajada o de notario local, en el que se constate la legalidad de la auditora contratada, de acuerdo con la ley local No objecin de la AECID a la contratacin CC CR AC X

Condiciones

Facturas u otros documentos de trfico legal. Si se trata de auditoras finales la factura podr tener fecha posterior al final de la ejecucin, aunque anterior a la de la de finalizacin del plazo de justificacin.

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.87

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Terrenos y o inmuebles (compra o alquiler) Incluye: Gastos necesarios para la adquisicin o alquiler de los terrenos e inmuebles directamente relacionados con la ejecucin, y su inscripcin legal en los registros locales de propiedad: impuestos, tasas, gastos notariales, licencias legales, etc. Subpartida alquiler de la vivienda del expatriado siempre que est contemplado en la formulacin o haya sido aprobado posteriormente por la AECID. Alquiler de locales para la realizacin de capacitaciones u otras actividades necesarias en la ejecucin del proyecto o convenio. Valorizacin de estos alquileres si son aportados por beneficiarios o contrapartes locales u otras entidades locales participantes. La subvencin de la AECID no asumir el pago de garantas ni indemnizaciones en el caso de arrendamientos.

Descripcin

No incluye el alquiler de sedes en el pas de ejecucin de la ONGD o sus contrapartes, que se consideran gastos de funcionamiento En caso de adquisicin, deben cumplirse y acreditarse el cumplimiento de las normas de transferencia y vinculacin indicadas en el apartado 6.2 Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Condiciones Documentacin para la justificacin econmica Actas de transferencia y afectacin de los inmuebles adquiridos con la subvencin de la AECID y con el porcentaje obligatorio de aportacin de otros financiaciadores, de acuerdo con el modelo disponible en www.aecid.es/ongd, En caso de bienes inscribibles: documentos que prueben la inscripcin en el registro legal de la propiedad a nombre de la institucin o beneficiarios que se hacen cargo de los mismos, o documentacin que sirva de prueba de estar la inscripcin en proceso de tramitacin, segn las leyes del pas de ejecucin, junto con compromiso escrito de la ONGD de remitir a la AECID la copia del documento definitivo de propiedad una vez obtenido. En caso de adquisicin y alquiler, contrato (o su copia compulsada). En caso de valorizacin de alquileres, certificacin cuantificada de quin hace la aportacin (contraparte, beneficiarios finales, o la entidad local). Facturas u otros documentos de trfico legal. En caso de utilizacin de recibos para determinados alquileres: Recibos Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto CC CR AC X X

X X X X

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.88

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Construccin y/o reforma de inmuebles e infraestructuras Incluye: Gastos ligados directamente a trabajos de construccin y reforma contemplados en la intervencin: mano de obra y traslado de trabajadores en su caso, materiales y su transporte, desescombrado, informes tcnicos obligatorios, licencias, tasas, seguros obligatorios y direccin de obras, etc.). Descripcin Obras de primer establecimiento y obras de reforma (las que suponen ampliacin, mejora, modernizacin, adaptacin, adecuacin o refuerzo de un inmueble o infraestructura ya existente), u obras de gran reparacin (las dedicadas a reparar un menoscabo producido en un bien inmueble o infraestructura producido por causas fortuitas o accidentales cuando afecten de manera fundamental a la estructura existente). No se pueden imputar a la subvencin: reformas o reparaciones en la vivienda del expatriado, reformas o reparaciones en locales o sedes de la ONGD adjudicataria o de la contraparte local, excepto si sta coincide con los beneficiarios finales o Condiciones si los inmuebles o infraestructuras van a ser transferidos a beneficiarios o entidades pblicas al final de la intervencin de acuerdo con lo indicado en el apartado 6.2. Deben cumplirse y acreditarse el cumplimiento de las normas de transferencia y vinculacin indicadas en el apartado 6.2 Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Actas de transferencia y afectacin de los inmuebles construidos o rehabilitados con la subvencin de la AECID y con el porcentaje obligatorio de aportacin de otros financiaciadores, de acuerdo con el modelo disponible en www.aecid.es/ongd, En caso de bienes inscribibles: documentos que prueben la inscripcin en el registro legal de la propiedad a nombre de la institucin o beneficiarios que se hacen cargo de los mismos, o documentacin que sirva de prueba de estar la inscripcin en proceso de tramitacin, segn las leyes del pas de ejecucin, junto con compromiso escrito de la ONGD de remitir a la AECID la copia del documento definitivo de propiedad una vez obtenido. En caso de contratacin superior a 30.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente, contrato o copia compulsada CC CR AC X X

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.89

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Sea cual sea su cuanta, si la contratacin no se efecta en el mercado local, visto bueno de la OTC o Embajada acreditando su imposibilidad En caso de obra nueva o de obras que afecten a la estructura bsica de los inmuebles o infraestructuras reformadas, proyecto de obra visado por el colegio profesional correspondiente. Si la legislacin local no exige el visado de proyectos de obra, habr de justificarse este extremo. Si se reforman inmuebles alquilados, debe figurar el consentimiento del propietario. En caso de valorizaciones, certificacin cuantificada de quin hace la aportacin (contraparte, beneficiarios finales, o la entidad local). Si los gastos estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID, documento de Certificacin de Ejecucin de Actividades segn modelo disponible en www.aecid.es/ongd Si los gastos no estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID: Facturas u otros documentos de trfico legal. En caso de utilizacin de recibos: - Recibos - Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto X

X X

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.90

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Equipos, materiales y suministros Incluye: adquisiciones y arrendamiento de equipos y materiales, maquinaria, mobiliario, enseres, elementos de transporte, equipos y material informtico (hardware y software) y material de oficina, directamente viculados a la intervencin reparaciones y mantenimiento de los anteriores, suministros ligados a los anteriores, gastos derivados del envo, incluyendo tasas aduaneras, instalacin y Descripcin puesta en funcionamiento de los equipos, matriculacin de vehculos amortizaciones de equipos propiedad de la ONGD o de su socio local puestos a disposicin de la intervencin entregas no reembolsables en metlico a los beneficiarios para la realizacin por s mismos de determinadas actividades cuyo componente principal de gasto sea la adquisicin de equipos, materiales o insumos. Valorizacin de equipos si son aportados por beneficiarios o contrapartes locales u otras entidades locales participantes. Deben cumplirse y acreditarse el cumplimiento de las normas de transferencia y vinculacin indicadas en el apartado 6.2 Condiciones No se incluyen equipos, materiales y suministros para el funcionamiento de las sedes en el pas de ejecucin de la ONGD o sus contrapartes, que se consideran gastos de funcionamiento Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Actas de transferencia y afectacin de los bienes adquiridos con la subvencin de la AECID y con el porcentaje obligatorio de aportacin de otros financiaciadores, de acuerdo con el modelo disponible en www.aecid.es/ongd, En caso de bienes inscribibles: documentos que prueben la inscripcin en el registro legal de la propiedad a nombre de la institucin o beneficiarios que se hacen cargo de los mismos, o documentacin que sirva de prueba de estar la inscripcin en proceso de tramitacin, segn las leyes del pas de ejecucin, junto con compromiso escrito de la ONGD de remitir a la AECID la copia del documento definitivo de propiedad una vez obtenido. En caso de compra superior a 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente, contrato o copia compulsada CC CR AC X X

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.91

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

GUA DE APLICACIN
Excepto en el caso de intervenciones de Ayuda de Emergencia, sea cual sea su cuanta, si la compra no se efecta en el mercado local: visto bueno de la OTC o Embajada acreditando su imposibilidad documentacin aduanera En caso de entregas no reembolsables en metlico a los beneficiarios para la realizacin por s mismos de determinadas actividades cuyo componente principal de gasto sea la adquisicin de equipos, materiales o insumos: autorizacin de la AECID previa a la realizacin del gasto, en caso de que no haya sido presupuestada en la formulacin aprobada declaracin responsable del representante de la ONGD en el terreno en la que se describan y valoren los tipos de gasto para los que se ha realizado la entrega de fondos (materiales para autoconstruccin, insumos agrcolas u otros similares, y otros gastos en que haya de incurrir el beneficiario para la realizacin de la actividad) y se certifique la efectiva realizacin de la actividad. En caso de amortizaciones de equipos propiedad de la ONGD o de su socio local, puestos a disposicin de la intervencin, modelo de declaracin de amortizacin disponible en www.aecid.es/ongd, que incluye: declaracin responsable de que el bien ha sido adquirido con fondos propios distintos a los comprometidos en la intervencin de que se trate o en otras intervenciones financiadas por la AECID, y no se ha aplicado a su financiacin, ni total ni parcialmente, ninguna subvencin ni de la AECID ni de ninguna otra entidad. importe imputado a la subvencin y el clculo realizado para la obtencin de este importe. En caso de valorizaciones, certificacin cuantificada de quin hace la aportacin (contraparte, beneficiarios finales, o la entidad local). Si los gastos estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID, documento de Certificacin de Ejecucin de Actividades segn modelo disponible en www.aecid.es/ongd Si los gastos no estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID: Facturas u otros documentos de trfico legal, incluso la de adquisicin de bienes imputados en forma de amortizacin. En caso de utilizacin de recibos: - Recibos - Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.92

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Personal Incluye: Gastos derivados de la contratacin del personal al servicio total o parcialmente del proyecto o convenio, siempre que exista una relacin laboral, fija o temporal, entre la ONGD o su socio local y el trabajador: salarios, seguros sociales a cargo de la entidad y otras provisiones de fondos de obligado depsito de acuerdo con la legislacin local, en caso de personal en el exterior, otros seguros a nombre del personal o su familia en primer grado, que, de no ser obligados por la legislacin laboral, figuren en el contrato laboral suscrito por la entidad. pagos en especie y gratificaciones siempre que consten debidamente descritos y valorados en el contrato. Se utilizan tres subpartidas: Personal expatriado: contratado por la ONGD y sometido a la legislacin espaola, y al Real Decreto 519/2006, de 28 de abril, por el que se establece el Estatuto de los cooperantes, que presta sus servicios en el pas de ejecucin y cuyas tareas se vinculan directamente a la intervencin. Personal local: contratado por la ONGD espaola o sus socios locales, sometido a la legislacin laboral del pas donde se ejecuta la intervencin y en el que presta sus servicios, o de un tercer pas, siempre que ste sea de cooperacin al desarrollo, con funciones y tareas directamente relacionadas con la intervencin y prestando sus servicios en el pas de ejecucin. Personal en sede: contratado por la ONGD espaola bajo la legislacin espaola, que presta sus servicios en Espaa, con tareas vinculadas al proyecto o convenio total o parcialmente. Los acuerdos complementarios de destino del personal cooperante deben haber sido depositados en la AECID. Se debe disponer de contrato de trabajo, y de acuerdo complementario de destino en caso de cooperantes, en los que se especifiquen las tareas que se desempean, la modalidad de contratacin, la categora profesional y el salario. En caso de que no figuren en el contrato las actividades que realiza el trabajador en relacin al proyecto o convenio, por ser anterior a la concesin de la subvencin o por tratarse de dedicacin parcial, en el Apartado Relacin de personal de los Informes Final y de Seguimiento, deben detallarse las funciones y el nmero de horas semanales imputables. No se incluyen: penalizaciones o compensaciones por incumplimientos de contrato achacables a la ONGD, sus socios o contrapartes, recargos por impago o retrasos en impuestos retenidos o seguridad social, gastos originados por los miembros de las juntas directivas o consejos de direccin de las entidades.
Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.93

Descripcin

Condiciones

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Contratos, en caso de personal no considerado como cooperante (personal local y personal en sede) Relacin del personal contratado en calidad de cooperante (personal expatriado) con indicacin de fechas de inicio y fin, en su caso, de los contratos. Nminas* firmadas por los trabajadores, recibos o facturas de las cantidades percibidas, recibos de nminas, boletines de cotizacin a la Seguridad Social, facturas acreditativas del pago de las plizas, impresos de retenciones de IRPF, etc. Si la imputacin de las nminas es parcial, se podrn imputar a la subvencin un nmero de nminas completas y/o fraccin de ellas hasta un importe total equivalente al que representara la suma de sus imputaciones parciales. Si la imputacin de las nminas de un trabajador es parcial, certificado emitido por el responsable de la ONGD o socio local donde conste el tiempo dedicado y el importe a imputar. CC CR AC X X

* Durante el examen de las cuentas justificativas, la AECID podr solicitar la aportacin de esta documentacin o realizar entrevistas con los trabajadores.

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.94

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Servicios tcnicos y profesionales Incluye: Los servicios requeridos para la realizacin de capacitaciones, seminarios, informes (distintos de los de identificacin, evaluacin y auditora que se imputan a sus propias partidas), proyectos de obra, publicaciones, control de gestin u otras necesidades, contempladas en la formulacin o en sus Descripcin modificaciones debidamente autorizadas, que no impliquen relacin laboral y no puedan incluirse en otras partidas las plizas de seguros de accidente y enfermedad y de responsabilidad civil suscritos a nombre de voluntarios, que se deriven directamente de su relacin con la intervencin. En caso de voluntarios de los socios locales, para poder imputar gastos de seguros, deber haberse suscrito con ellos un acuerdo de colaboracin Condiciones equivalente al que preceptivamente se exige en caso del Voluntariado espaol. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica En caso de contratacin superior a 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente Contrato (o su copia compulsada). Sea cual sea su cuanta, si la contratacin no se efecta en el mercado local, visto bueno de la OTC o Embajada acreditando su imposibilidad Si los gastos estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID, documento de Certificacin de Ejecucin de Actividades segn modelo disponible en www.aecid.es/ongd Si los gastos no estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID: Facturas u otros documentos de trfico legal. En caso de utilizacin de recibos: - Recibos - Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto Si se imputan gastos de seguros de voluntarios, acuerdos de colaboracin suscritos con la ONGD/Agrupacin o sus socios locales CC CR AC

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.95

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Fondos rotatorios Incluye: aporte econmico para los prstamos gastos de gestin y administracin del Fondo, gastos financieros y todos aquellos directamente ligados al Fondo, dentro del periodo de ejecucin El Fondo debe haber sido contemplado en la formulacin mediante presentacin del proyecto de reglamento del Fondo, que incluir la cuanta de los prstamos, el nmero de beneficiarios, el tipo de inters, el periodo de carencia y el plazo de devolucin. No puede superar el 10% de los gastos directos financiados Para Fondos superiores a 50.000 , la ONGD est obligada a presentar auditora financiero-contable externa. A la finalizacin de la intervencin: si no fuera preciso dar continuidad al Fondo rotatorio, los saldos remanentes de capital e intereses sern considerados como remanentes de Condiciones la subvencin, y podrn ser empleados en actividades de la misma, dentro de su plazo de ejecucin, sin necesidad de autorizacin previa, salvo que su empleo implique la introduccin de modificaciones sustanciales, en cuyo caso se solicitar autorizacin de la AECID. si se prev la continuidad del Fondo ms all del final de la ejecucin de la intervencin, deber suscribirse con la entidad a la que se vincule o transfiera la gestin del fondo rotatorio un acuerdo en el que se manifieste el compromiso de continuar incorporando los beneficios obtenidos por el fondo a la finalidad para la que se cre, tras la finalizacin de la actuacin financiada por la AECID, por un perodo mnimo de cinco aos. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Listados de prstamos concedidos durante el perodo con indicacin de beneficiarios, importes, intereses, plazos y destino del prstamo. Documentacin bancaria relativa al/los ingreso/s de transferencias o traspasos de fondos de la subvencin al Fondo. En caso de Fondos superiores a 50.000 , Auditora externa En caso de Fondos hasta 50.000 , memoria econmica. Compromiso escrito y firmado por la entidad, a la que se vincula o transfiere la gestin del fondo rotatorio, de continuar incorporando los beneficios obtenidos por el fondo, tras la finalizacin de la actuacin financiada por la AECID, por un perodo mnimo de cinco aos. Contratos de prstamo entre los prestatarios ltimos y la entidad administradora del Fondo, as como recibos de entregas de fondos. CC CR AC X X X X X

Descripcin

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.96

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Funcionamiento en el terreno Incluye: Gastos corrientes de funcionamiento de electricidad, agua, comunicaciones, mantenimiento, seguridad, limpieza, alquileres de sedes y otros anlogos acaecidos en el pas de ejecucin, en el periodo de ejecucin y ligados al mantenimiento de las sedes y la organizacin del socio local o de la ONGD espaola En total no pueden superar el 1% de la subvencin Las facturas y justificantes de estos gastos pueden atribuirse por porcentajes a varios convenios y/o proyectos. Slo se pueden imputar gastos de funcionamiento en el terreno de la ONGD espaola si tiene abierta una oficina a su nombre en el pas de ejecucin. No se pueden imputar gastos corrientes de la vivienda del expatriado. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Contratos, en caso de alquileres de sedes Facturas y otros documentos de trfico legal En caso de utilizacin de recibos para determinados alquileres: Recibos Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto CC CR AC X X

Descripcin

Condiciones

Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.97

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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Viajes, alojamientos y dietas Se dividen en tres tipos: Liquidacin de dietas y gastos de movilidad individuales (modelo de la AECID disponible en www.aecid.es/ongd): Slo para personal con una relacin laboral (expatriado, local o en sede). Desplazamientos colectivos: gastos de desplazamientos efectuados de forma colectiva (por personal, beneficiarios u otros). Se imputan por los costes reales con listados de justificantes y sus facturas o recibos. Otros (se justifican con justificantes individuales de gasto): combustible, seguros y mantenimiento de vehculos especficamente identificados y vinculados a la intervencin, es decir, que estn a nombre de la ONGD o de su contraparte, nunca de personas fsicas, y que estn destinados al servicio del proyecto o convenio. Los gastos en que puedan incurrir los vehculos propiedad de personas fsicas, cuando se pongan al servicio de una intervencin, sern resarcidos con el pago del kilometraje incluido en una liquidacin de dietas y gastos de movilidad. desplazamientos de voluntarios y beneficiarios individuales desplazamientos que se requieran para la prestacin de servicios tcnicos y profesionales que no requieran de un contrato escrito (servicios espordicos de formadores, etc.) desplazamientos por motivos de trabajo (asistencia a reuniones, etc.) dentro del lugar de residencia habitual en el pas de ejecucin De las liquidaciones de dietas y gastos de movilidad: viajes realizados de forma separada y distinta de los viajes colectivos, para trabajos concretos de poca duracin (mximo treinta das) siempre fuera del lugar de residencia habitual en el pas de ejecucin. las hojas de liquidacin de dietas sern firmadas por el interesado y contarn con el visto bueno del responsable para el control de estos gastos autorizado por la ONGD o contrapartes. LIQUIDACIN DE DIETAS: la dieta completa (alojamiento ms manutencin) mxima imputable a la subvencin es de 100 euros/da. El importe que se impute no precisa ser acreditado mediante facturas o recibos, ni de manutencin ni de alojamiento. Es responsabilidad de la ONGD que este importe se ajuste a la realidad del gasto realizado y a los precios medios de la zona a la que se realice el desplazamiento. LIQUIDACIN DE GASTOS DE MOVILIDAD: vehculos alquilados se justifican con las facturas de la agencia de alquiler y de la gasolina, y especificando el nmero de kilmetros los viajes en vehculo propio del personal se imputan por kilmetros realizados, con un mximo de 0,19 /kilmetro y no precisan de presentacin de facturas. No pueden imputarse a la subvencin gastos de gasolina, seguros, mantenimiento, etc. de vehculos propiedad del personal ya que el pago de kilometraje es una media para compensacin de todo tipo de gastos. los pasajes de aviones, trenes, autobuses, etc., adquiridos directamente o a travs de agencias, deben acreditarse mediante facturas. Podrn utilizarse recibos si han sido autorizados previamente por la AECID. de los desplazamientos en avin slo sern imputables a la subvencin los que se efecten en clase turista.
Gua aplicacin Normas proyectos y convenios (versin abril 2010) Pg.98

Descripcin

Condiciones

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(Resolucin de 24 de marzo de 2009)

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De los desplazamientos colectivos La justificacin se acompaar de: un resumen, por viaje o actividad, con la suma de los gastos, desglosada por los tres conceptos (transporte, alojamiento y manutencin), en el que se especificar el nmero de personas incluidas, numero de das y fechas, kilmetros recorridos (si se contabilizan gastos de gasolina de los vehculos) y medio de transporte utilizado, con el visto bueno del responsable para el control de esos gastos autorizado por la ONGD, o contrapartes. los listados de justificantes de pagos efectuados por transporte, comidas, alojamientos, las facturas o recibos acreditativos de los gastos y la autorizacin de la AECID en caso de stos ltimos un listado de todos los participantes debidamente firmado por stos. El resumen descrito se considera como un nico justificante a los efectos de su inclusin en el listado de comprobantes justificativos del gasto De Otros gastos de dietas y movilidad Condiciones se acreditan mediante cada uno de sus justificantes individuales. Los (cont.) gastos repetitivos de pequeas cuantas y con justificantes de reducido tamao (tickets de autobs, supermercado, etc.) se podrn unificar en uno solo, siempre que sean de la misma naturaleza, a los efectos de su inclusin en el listado de comprobantes justificativos del gasto. en los justificantes de gasto en concepto de gasolina de vehculos que estn especficamente identificados en la intervencin y vinculados a sta, debe figurar la identificacin del vehculo de que se trate. si los servicios tcnicos o profesionales requieren la suscripcin de un contrato, los gastos de desplazamiento y dietas estarn comprendidos en el precio del contrato, computarn a efectos de los lmites aplicables en la normativa de contratacin y se justificarn de acuerdo con sus correspondientes apartados, imputndose a la misma partida que el contrato. en caso de voluntarios de los socios locales, para poder imputar gastos viajes, alojamientos y dietas, deber haberse suscrito con ellos un acuerdo de colaboracin equivalente al que preceptivamente se exige en caso del Voluntariado espaol. no son financiables los gastos diarios de desplazamiento del domicilio al trabajo, y viceversa, del personal al servicio del proyecto o convenio. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin para la justificacin econmica Si los gastos estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID, documento de Certificacin de Ejecucin de Actividades segn modelo disponible en www.aecid.es/ongd CC CR AC

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Si los gastos no estn comprendidos en el presupuesto de una Certificacin de Ejecucin de Actividades cuyo uso haya sido aprobado previamente por la AECID: En caso de liquidaciones de dietas y movilidad: Hojas le Liquidacin de dietas (modelo en www.aecid.es/ongd) Slo para gastos de transporte distintos de kilometraje de vehculos propios: - Facturas u otros documentos de trfico legal. - En caso de utilizacin de recibos: . Recibos . Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto En caso de desplazamientos colectivos: resumen, por viaje o actividad, con la suma de los gastos, desglosada por los tres conceptos (transporte, alojamiento y manutencin), en el que se especificar el nmero de personas incluidas, numero de das y fechas, kilmetros recorridos (si se contabilizan gastos de gasolina de los vehculos) y medio de transporte utilizado, con el visto bueno del responsable para el control de esos gastos autorizado por la ONGD, o contrapartes. listados de justificantes de pagos efectuados por transporte, comidas, alojamientos, listado de todos los participantes debidamente firmado por stos. Facturas u otros documentos de trfico legal. En caso de utilizacin de recibos: - Recibos - Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto En caso de otros gastos de dietas y movilidad: Si se imputan gastos de voluntarios, acuerdos de colaboracin suscritos con la ONGD o sus socios locales Facturas u otros documentos de trfico legal. En caso de utilizacin de recibos: - Recibos - Autorizacin de la AECID previa a la ejecucin del gasto

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Gastos financieros Incluye: gastos de asesoras jurdicas o financieras, gastos notariales y registrales, gastos bancarios de las cuentas que figuren a nombre del proyecto o convenio, gastos derivados de las compulsas de documentos por notarios, autoridades locales o servicios consulares espaoles, gastos de traduccin de documentos cuando se requieran en idioma espaol. Para su imputacin a la subvencin deben ser indispensables para la ejecucin de la intervencin y que no deriven de malas prcticas o incumplimientos legales por parte de la ONGD y/o sus contrapartes.

Descripcin

Condiciones

Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin Facturas y otros documentos de trfico legal (Los justificantes de gasto de compulsas y traducciones podrn estar fechados con posterioridad a la fecha de finalizacin del plazo de ejecucin de la intervencin). Documentacin bancaria (extractos y otros) CC CR AC

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Gastos vinculados a Educacin para el Desarrollo en Espaa Descripcin Gastos derivados de actividades en Espaa para Educacin para el Desarrollo y Sensibilizacin social. Puede incluir: Personal: Equipos, materiales y suministros Viajes, alojamientos y dietas Servicios tcnicos y profesionales Amortizaciones de bienes y equipos Slo a partir de 2010 y exclusivamente para intervenciones de Educacin para el Desarrollo en Espaa, podrn valorizarse las horas de trabajo realizadas de forma voluntaria y gratuita, con un mximo de 30 euros por hora. Todo trabajo voluntario que se lleve a cabo deber realizarse bajo la forma de contrato privado, en el que consten explcitamente las responsabilidades (deberes y derechos) de cada parte implicada, destacando el papel que dicho voluntariado asumir en la intervencin. En este contrato debe hacerse explcito el nombre, apellidos y DNI de la persona voluntaria. La justificacin del gasto deber acompaarse de declaracin firmada por el voluntario en la que se indique el nmero de horas dedicadas al proyecto. Puede imputarse este tipo de gastos:: en el caso de proyectos: slo en los especficos para este mbito de actuacin. en los convenios especficos para este mbito de actuacin en los convenios no especficos con los siguientes lmites: - Hasta un mximo de 12.000 euros/ao para seminarios, talleres y actividades de difusin. - Hasta un mximo de 10.000 euros/ao para publicaciones, pginas web y otros soportes de comunicacin. Estos lmites se entendern referidos a la media del total del gasto efectuado en el total de aos de ejecucin del convenio. Deber hacerse entrega a la AECID de un ejemplar de cada publicacin, CD, DVD u otros soportes de imagen y/o sonido cuya realizacin se financie total o parcialmente con la subvencin AECID, pudiendo sta disponer libremente de dichos materiales para su difusin y exhibicin gratuita. En toda utilizacin o referencia a estos materiales que pudiera realizar la AECID se har mencin expresa a la ONGD ejecutora. Todos los productos que as lo requieran debern incorporar el nombre y/o logotipo de la AECID, acompaado por la frase Con la financiacin de. Todas las comunicaciones pblicas que tengan lugar durante el proyecto, debern citar expresamente a la AECID como colaborador o financiador. Los documentos publicados como accin o resultado de algn proyecto o convenio financiado por la AECID, adems de contener el logotipo o nombre de la AECID como financiador, habran de incluir el siguiente prrafo, traducido a las lenguas en que se publique el documento: Est publicacin ha sido realizada con el apoyo financiero de la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional para el Desarrollo (AECID). El contenido de dicha publicacin es responsabilidad exclusiva de NOMBRE ENTIDAD y no refleja necesariamente la opinin de la AECID.

Condiciones

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La contratacin de actividades en Espaa para Educacin para el Desarrollo y Sensibilizacin social es subcontratacin, por tanto su importe tiene que estar dentro del lmite del 15 % que se admite para el total de las subcontrataciones con cargo a la subvencin. Documentacin acreditativa requerida en la cuenta a presentar a la AECID: CC: con cuenta justificativa completa (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) CR: con cuenta justificativa reducida (la documentacin no sealada se custodiar por la ONGD por si llegara a ser requerida posteriormente) AC: no requerida inicialmente por la AECID en ningn tipo de cuenta justificativa. (A custodiar por la ONGD; presentar slo si es requerida durante la revisin) Documentacin En caso de subcontratacin con empresas u otras ONGD mayor de 12.000 : ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la ms econmica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC o Embajada correspondiente, y contrato (o su copia compulsada). La que corresponda segn el tipo de gasto (personal, suministros, viajes, etc.) ver su correspondiente apartado En caso de amortizacin de horas de trabajo realizadas por voluntarios: contrato privado, en el que consten explcitamente las responsabilidades (deberes y derechos) de cada parte implicada, destacando el papel que dicho voluntariado asumir en la intervencin. En este contrato debe hacerse explcito el nombre, apellidos y DNI de la persona voluntaria. declaracin firmada por el voluntario en la que se indique el nmero de horas dedicadas al proyecto. CC CR AC

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9.

RESUMEN DE INCIDENCIAS QUE PRECISAN AUTORIZACIN PREVIA DE LA AECID

9.1. RGANO CONCEDENTE

Quin es el rgano concedente El rgano concedente de las subvenciones de la AECID es su Presidenta o, por delegacin, su Directora. Los cambios de las condiciones en las que se concedi la subvencin slo pueden ser autorizados por quin aprob su concesin, es decir, por el rgano concedente. En el caso de subvenciones a ONGD, las competencias del rgano concedente para autorizacin de estos cambios estn delegadas en la Directora de Cooperacin Sectorial y Multilateral. Siempre que en la normativa se hace referencia a la introduccin de cambios de las condiciones en las que se concedi la subvencin y se indica que precisarn autorizacin de la AECID, implica que es necesario recabar la autorizacin previa del rgano concedente. Otras incidencias no consideradas cambios de las condiciones en las que se concedi la subvencin pueden ser autorizadas por las OTC/Embajadas o no precisar autorizacin.

Cmo se tramitan las solicitudes al rgano concedente Para recabar la autorizacin de un cambio de las condiciones en las que se solicit la subvencin es necesario remitir por escrito al rgano concedente una solicitud en la que se justifiquen suficientemente los motivos y la necesidad del cambio solicitado. Las solicitudes al rgano concedente se tramitan a travs del Departamento de ONGD de la AECID, dirigidas a: SRA. PRESIDENTA AECID DEPARTAMENTO DE ONGD AVDA. DE LOS REYES CATLICOS NM. 4 28004 MADRID

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9.2. AUTORIZACIONES DEL RGANO CONCEDENTE Y SILENCIO ADMINISTRATIVO Las autorizaciones de cambios de las condiciones en las que se concedi la subvencin se resolvern por el rgano concedente y se notificarn en el plazo de 45 das naturales desde la recepcin de las solicitudes en el Registro General de la AECID. Este plazo se interrumpir cuando la AECID requiera aclaraciones complementarias y se reanudar en la fecha de entrada en el Registro General de la AECID de la correspondiente contestacin. Estas resoluciones ponen fin a la va administrativa, pudindose interponer contra ellas el recurso potestativo de reposicin ante la Presidencia de la AECID en el plazo de un mes, o bien ser impugnada directamente ante el orden jurisdiccional contencioso-administrativo en la forma y plazo previstos por la Ley reguladora de dicha jurisdiccin. Si transcurren 45 das sin que la AECID haya resuelto, se aplica el silencio administrativo que puede ser negativo o positivo segn los supuestos. En subvenciones a ONGD, el resumen es: CAMBIOS QUE PRECISAN AUTORIZACIN DEL RGANO CONCEDENTE El silencio administrativo es positivo: aprobacin Prrrogas de cualquiera de los plazos establecidos, excepto las prrrogas para la realizacin de transferencia de bienes o acuerdos alternativos, o para la vinculacin de estos bienes a otros proyectos o convenios. Modificaciones sustanciales Utilizacin de recibos de caja Autorizacin de uso de Certificaciones de Actividades y de sus modificaciones Uso de tarifas La realizacin de evaluaciones no obligatorias ni previstas en la formulacin aprobada La realizacin de auditoras no obligatorias ni previstas en la formulacin aprobada, salvo que se financien con rendimientos financieros. La utilizacin de rendimientos financieros o impuestos indirectos recuperados durante el plazo de ejecucin en actividades no previstas o que impliquen modificaciones sustanciales La utilizacin de remanentes, rendimientos financieros o impuestos indirectos recuperados en nuevas actividades tras el final de la ejecucin El silencio administrativo es negativo: denegacin Propuesta alternativa a la transferencia de inmuebles y equipos Prrroga contemplada para la realizacin de transferencia de bienes o acuerdos alternativos, o para la vinculacin de estos bienes a otros proyectos o convenios. * Para que pueda considerarse aprobada una solicitud por silencio administrativo, es requisito imprescindible que la solicitud se haya presentado en plazo y que lo solicitado no sea de contenido imposible, es decir, contrario a la normativa aplicabl, o dae a terceros. .

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9.3. AUTORIZACIONES DE LAS OTC/EMBAJADAS Es suficiente el visto bueno o la autorizacin previa de las OTC, representaciones consulares o Embajadas de Espaa, o de la Embajada del pas de la Unin Europea* que ejerza la representacin de Espaa en el pas de ejecucin, que se adjuntar a los informes de seguimiento o finales, sin necesidad de posterior autorizacin del rgano concedente, en los siguientes casos: En los procedimientos de Contratacin: el visto bueno acreditando la imposibilidad de proceder a la adquisicin o contratacin en el mercado local, el visto bueno acreditando la imposibilidad de obtener concurrencia de ofertas. La acreditacin de que los impuestos indirectos no son legalmente recuperables, con la que deber contar la declaracin responsable del representante de la ONGD en caso de imposibilidad de obtener un certificado de la Administracin Tributaria del pas de ejecucin. Informe de conformidad respecto de la imposibilidad de abrir cuentas bancarias a nombre de un proyecto o convenio de acuerdo con la legislacin local. El visto bueno para la no visibilizacin del logo de la AECID. La acreditacin sobre la normativa interna del pas de ejecucin, cuando sta entre en contradiccin con los requisitos exigidos por la normativa de la AECID y no sea posible aportar la propia norma interna o una acreditacin emitida por autoridad competente del pas de ejecucin. En la justificacin mediante Certificaciones de Ejecucin de Actividades: La autorizacin de variaciones del nmero de unidades sobre las contempladas en el presupuesto aprobado para una Certificacin de Ejecucin de Actividades, o sus modificaciones debidamente autorizadas. Las Certificaciones finales de Ejecucin de Actividades.

* Cuando los gastos se efecten en Espaa, todas las referencias a las OTC/Embajadas incluidas en las presentes normas se entendern referidas al Departamento de ONGD de la Direccin de Cooperacin Sectorial y Multilateral de la AECID.

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10.

REINTEGROS

10.1. TIPOS Se distinguen dos tipos de reintegros de fondos: Las devoluciones de remanentes no invertidos habindose alcanzado los resultados previstos y aquellos que, an no habindose alcanzado estos resultados, se deriven del cese de las intervenciones por causas ajenas a la ONGD, as como los excesos de financiacin por acumulacin de subvenciones de varias procedencias. Los reintegros derivados de los incumplimientos de la normativa aplicable. Los reintegros adems pueden realizarse voluntariamente o a instancias de la AECID. En todos los casos, la cuanta del reintegro ser de: El importe total o parcial de la subvencin a reintegrar + los intereses de demora* del importe anterior, calculados desde el momento del pago de la subvencin hasta la fecha en que se acuerde la procedencia del reintegro o se produzca ste voluntariamente + los rendimientos financieros devengados por la subvencin concedida = IMPORTE A REINTEGRAR

* El inters de demora es el inters legal del dinero, que se publica anualmente en la Ley de Presupuestos Generales del Estado, incrementado en un 25 %. Se aplica a cada ao transcurrido desde el pago de la subvencin, o fraccin en nmero de das. Para los aos 20052010 estos intereses son: Ao 2005 2006 2007 2008 2009 (del 1 de enero al 31 de marzo) 2009 (del 1de abril al 31 de diciembre) 2010 Intereses + 25% 5 5 6,25 6,87 6,87 5 5

En el caso de los Convenios, los intereses de demora sern calculados independientemente para cada una de las anualidades desde sus respectivas fechas de pago. Cuando los reintegros sean parciales, se entender que los fondos a reintegrar corresponden a los recibidos en la ltima anualidad; si esta fuera insuficiente, la diferencia se aplicar a la penltima anualidad y as sucesivamente.

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Ejemplo: Subvencin pagada el 25 de julio de 2006. Remanente de 3.500 Fecha del reintegro 7 de mayo de 2009 reintegro= remanente*das*inters/(365*100) 76,71 218,75 241,11 59,28 17,74 613,59

Ao 2006 2007 2008 2009 (hasta el 31 de marzo) 2009 (del 1de abril al 7 de mayo) Importe reintegro

Das 160 365 366 90 37

Inters 5,000 6,2500 6,8700 6,8700 5,000

En caso de reintegros parciales, la liquidacin tendr en cuenta el reclculo respecto a la parte no reintegrable de la subvencin, de los porcentajes establecidos en la normativa en relacin con el mximo admisible de gastos indirectos, costes de funcionamiento, subcontrataciones y fondos rotatorios, y de los mnimos exigibles de financiacin ajena y financiacin propia. La ONGD podr reintegrar de forma voluntaria* a la cuenta de la AECID en el Banco de Espaa, aquellas cantidades que, por circunstancias sobrevenidas, se manifiesten o perciban como remanentes o no aplicables a la subvencin. Los reintegros voluntarios debern comunicarse a la AECID con informe razonado y de forma inmediata, e incluirse dicho informe junto al Informe Final.

*Se recomienda el reintegro de los remanentes no invertidos, tanto de principal como de rendimientos financieros, simultneamente con la presentacin de la cuenta justificativa, ya que se disminuir el importe de los intereses de demora

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10.2. DEVOLUCIN DE REMANENTES NO INVERTIDOS Y EXCESOS DE FINANCIACIN

Reutilizacin de remanentes

Se podr solicitar de la AECID la utilizacin de remanentes y rendimientos financieros no invertidos si: se han cumplido los objetivos para los que fue concedida la subvencin se utilizarn para las mismas actividades u otras de anloga naturaleza que sean continuidad de las anteriores, la solicitud se realiza dentro del plazo de presentacin del informe final. No se precisar autorizacin previa de la AECID para utilizar los remanentes en la realizacin de auditoras que no hubieran sido previamente presupuestadas (ver apartado 7.5). Incumplimiento por causas de fuerza mayor

Cuando se produzca un incumplimiento total que tenga su origen en causas de fuerza mayor, debidamente probadas, la ONGD podr presentar una liquidacin de los gastos en que haya incurrido, que deber ser aprobada por la AECID, tras lo cual se proceder al reintegro del resto de los fondos percibidos con los intereses de demora y, en su caso, de los correspondientes rendimientos financieros devengados.

Sobrefinanciacin

Igualmente, cuando la subvencin, aisladamente o en concurrencia con otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, supere el coste de la actividad subvencionada se reintegrar el exceso obtenido sobre el coste de la intervencin desarrollada. Este exceso de financiacin ser prorrateado entre los distintos financiadores, reintegrndose a la AECID la parte correspondiente a su aportacin.

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10.3. REINTEGROS POR INCUMPLIMIENTOS Procede el reintegro total o parcial de la subvencin as como la exigencia del inters de demora desde el momento del pago de la subvencin y hasta la fecha en que se acuerde la procedencia del reintegro, ms los rendimientos financieros devengados por la subvencin, cuando se produzcan los siguientes incumplimientos: Incumplimiento total o parcial de los resultados y actividades que suponga una clara desviacin sobre el objetivo especfico previsto. Cuando se haya producido un incumplimiento parcial de los objetivos especficos del proyecto o actividad, el reintegro no afectar a las cantidades invertidas en los objetivos parcial o totalmente cumplidos. Incumplimiento de la obligacin de justificacin Obtener la subvencin sin reunir las condiciones requeridas para ello Incumplimiento de los objetivos que suponga una clara desviacin sobre el objetivo especfico previsto para el que la subvencin fue concedida Cuando los gastos no se realicen por cualquier causa o se modificasen sustancialmente sin autorizacin expresa de la AECID. Incumplimiento de las condiciones impuestas a la ONGD con motivo de la concesin de la subvencin Los reintegros se modularn en funcin del grado de incumplimiento, con los siguientes mximos: Incumplimiento total de los fines para los que se otorg la subvencin: mximo 100% Incumplimiento del plazo de ejecucin de la actividad sin haberse autorizado la correspondiente prrroga: mximo 20%. Este porcentaje deber entenderse respecto del gasto realizado con fecha posterior a la finalizacin del plazo de ejecucin. Demora en la presentacin de la justificacin o justificacin insuficiente o deficiente: mximo 10%. En el supuesto de incumplimiento parcial, la fijacin de la cantidad que deba ser reintegrada por el beneficiario se determinar en aplicacin del principio de proporcionalidad, que no obstante se podr modular teniendo en cuenta el hecho de que el cumplimiento se aproxime significativamente al cumplimiento total, y se acredite por los beneficiarios una actuacin inequvocamente tendente al cumplimiento de sus compromisos. Contra la Resolucin de reintegro, que pone fin a la va administrativa, se podr interponer recurso potestativo de reposicin ante el rgano que dict el acto, en plazo de un mes desde el da siguiente a su notificacin, o recurso contenciosos-administrativo ante la Audiencia Nacional, no pudindose interponer simultneamente ambos recursos.

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10.4. PRESCRIPCIN

El derecho de la AECID a reclamar los reintegros prescribe de acuerdo con las siguientes reglas: Reintegros motivados en defectos de justificacin: a los 4 aos de la presentacin del informe final, o del informe econmico de seguimiento en caso de convenios de justificacin econmica por perodos anuales Reintegros motivados en el incumplimiento de objetivos y resultados: a los 4 aos de la presentacin del informe econmico final. Reintegros motivados en el incumplimiento de los perodos de vinculacin (afectacin), siempre que la titularidad de los bienes haya permanecido en poder de la ONGD o de su socio local o de sus socios en agrupacin: al vencimiento del perodo de vinculacin. Los plazos de prescripcin se interrumpen cuando la AECID acta o cuando se produce alguno de los supuestos de interrupcin de la prescripcin (Art 39.3 de la LGS8)

39.3. El cmputo del plazo de prescripcin se interrumpir: a) Por cualquier accin de la Administracin, realizada con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora, conducente a determinar la existencia de alguna de las causas de reintegro. b) Por la interposicin de recursos de cualquier clase, por la remisin del tanto de culpa a la jurisdiccin penal o por la presentacin de denuncia ante el Ministerio Fiscal, as como por las actuaciones realizadas con conocimiento formal del beneficiario o de la entidad colaboradora en el curso de dichos recursos. c) Por cualquier actuacin fehaciente del beneficiario o de la entidad colaboradora conducente a la liquidacin de la subvencin o del reintegro.

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11.

MODELOS

Los modelos que se citan en esta Gua estn disponibles en la pgina www.aecid.es/ongd. Los modelos de la pgina web de la AECID se actualizan peridicamente. Las versiones actualizadas son de obligatoria utilizacin a partir de los cuatro meses de su publicacin en la web. Hasta ese momento coexisten en la web con los anteriores. La fecha de actualizacin se indica en los nombres de los archivos, de forma que sea identificable la ltima versin. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentacin telemtica, el conjunto de la documentacin requerida en los Informes de seguimiento, finales y de planificacin se presentar en un ejemplar en papel y otro en soporte informtico, excepto los anejos con documentos grficos, fotogrficos, video, etc., y aquellos que resulten excesivamente voluminosos, que se adjuntarn slo en soporte informtico. Aquellos que solo sea posible pasar a soporte informtico mediante escaner podrn presentarse exclusivamente en papel.

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12.

LEGISLACIN APLICABLE

Ley 38/2003 General de Subvenciones de 17 de noviembre (BOE 18 de noviembre). En adelante LGS Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En adelante Reglamento LGS. Orden AEC/1303/2005 de 27 de abril (BOE 12 de mayo de 2005), por la que se regulan las bases para la concesin de subvenciones a ONGD para la realizacin de intervenciones en materia de cooperacin internacional para el desarrollo. En adelante Orden de bases. Resolucin de 24 de marzo de 2009, de la Presidencia de la AECID, por la que se aprueban las normas de seguimiento y justificacin de proyectos y convenios de cooperacin al desarrollo subvencionados a las ONGD. Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuacin de los auditores de cuentas en la realizacin de los trabajos de revisin de cuentas justificativas de subvenciones, en el mbito del sector pblico estatal, previstos en el artculo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21 de julio. En adelante Orden EHA/1434/2007. Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. En adelante Ley 30/92. Ley 4/1999, de modificacin de la ley 30/92 de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. En adelante Ley 4/99.

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