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MANUAL DE EXCEL AVANZADO INDICE

FUNCIONES FUNCIONES TIPOS DE ARGUMENTOS ASISTENTE PARA FUNCIONES FUNCIONES FINANCIERAS FUNCIONES DE BUSQUEDA FUNCIONES LOGICAS BASES DE DATOS INTRODUCCION ESTRUTURA DE DATOS FORMULARIO DE DATOS ORDENAR REGISTROS FILTRO DE REGISTROS SUBTOTALES TABLAS DINAMICAS CREACIN DE TABLAS DINMICAS ACTUALIZACIN DE DATOS CAMBIAR LOS DATOS FUENTE CREACIN DE GRFICOS DESDE LA TABLA DINMICA CAMBIAR LA CONSULTA AGREGAR O ELIMINAR DATOS MOSTRAR PGINA EDICIN DE UN CAMPO FUNCIONES DE BASE DE DATOS ESQUEMAS CREAR ESQUEMAS AUTOMATICAMENTE CREAR ESQUEMAS MANUALES ELIMINAR UN ESQUEMA TRABAJO CON ESQUEMAS ANALISIS DE DATOS TABLAS DE HIPOTESIS TABLAS DE UNA VARIABLE TABLAS DE DOS VARIABLES ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS 1 1 1 2 2 4 6 7 7 7 7 8 9 11 12 12 13 13 14 14 14 15 15 16 17 17 17 18 18 19 19 19 19 20

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CREACIN DE UN ESCENARIO USO DE ESCENARIOS RESUMIR LA INFORMACIN DE LOS ESCENARIOS IMPRESIN DE INFORMES VISTAS ADMINISTRADOS DE INFORMES AGREGAR UN NUEVO INFORME BUSCAR OBJETIVO SOLVER RESOLUCIN DE PROBLEMAS DEFINICIN DE UN PROBLEMA AGREGAR, CAMBIAR O ELIMINAR RESTRICCIONES SOLUCIONAR UN PROBLEMA CON SOLVER AJUSTAR LAS CONFIGURACIONES DE SOLVER RESULTADOS DE SOLVER MODELOS DE UN PROBLEMA CON SOLVER IMPORTACION Y EXPORTACION DE DATOS INTERCAMBIO DE DATOS CON OTRAS APLICACIONES INCRUSTACION DE OBJETOS VINCULACION DE OBJETOS MICROSOFT QUERY INSERTAR DATOS DE QUERY SELECCIN DE TABLAS UNIONES ENTRE TABLAS ASIGNACIN DE CRITERIOS A UNA CONSULTA RECUPERACIN DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO MACROS GRABACION DE UNA MACRO DE USUARIO VISUALIZAR Y DEPURAR UNA MACRO EJECUTAR UNA MACRO AUDITORIAS USO DE RASTREADORES TIPOS DE RASTREADORES ELIMINAR LAS FLECHAS DE RASTREO EJERCICIOS

20 21 21 22 22 22 24 25 25 26 26 27 28 29 29 30 31 31 31 31 32 32 33 34 35 36 37 37 40 41 43 43 43 43 44

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FUNCIONES

& FUNCIONES.
Las funciones de la hoja de clculo son herramientas ya creadas, cuya misin es la de tomar decisiones, realizar acciones y ejecutar una serie de operaciones que devolvern valores de manera automtica. La escritura de una funcin est sujeta a la siguiente estructura : =NOMBRE_DE_LA_FUNCION(Argumento1;Arg.2;...Arg.n) donde: Nombre_de_la_funcin: Ser el nombre de la operacin a ejecutar. Argumento: Cada uno de los parmetros que la funcin incluya. Estos parmetros debern ir separados por el signo de ; .

& TIPOS DE ARGUMENTOS.


Una funcin puede tener diferentes tipos de argumentos: Nmeros: Con o sin separador decimal. Los valores numricos permiten una precisin de hasta 15 decimales. Texto: Los argumentos de texto incluidos en las funciones, debern de ir obligatoriamente entre comillas dobles. Las cadenas de texto pueden incluir hasta 256 caracteres. Si se introduce un texto no entrecomillado, Excel supondr que es un nombre aplicado a un rango e intentar reemplazarlo por su valor. Valores lgicos: Estos valores son Verdadero y Falso, aunque tambin pueden ser enunciados mediante frmulas lgicas. Referencias: Referencias a celdas individuales o a rangos de celdas. Pueden ser relativas, absolutas o mixtas. Al utilizar referencias, el contenido de las celdas especificadas es tomado como argumento.

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& ASISTENTE PARA FUNCIONES.


El Asistente para funciones ayuda en la introduccin de funciones dentro de la hoja de clculo. Mediante una serie de pasos, el asistente ir guiando sobre el uso de una funcin en concreto y de los parmetros que la misma tiene que cumplir. Para ejecutar el asistente, habr que acceder al men Insertar Asistente para funciones. El asistente agrupa las funciones segn sus categoras. Al seleccionar una funcin en concreto, la definicin de la funcin y su lista de argumentos se presentar de forma automtica y dar la posibilidad de introducir dichos argumentos en tiempo real.

& FUNCIONES FINANCIERAS.


Estas funciones, permiten efectuar clculos financieros sin necesidad de construir modelos complicados o usar las clsicas frmulas financieras. Estas funciones utilizan una serie de argumentos comunes a todas ellas. Estos definen los diferentes elementos asociados a una operacin financiera. Son los siguientes: Tasa: Tipo de inters nominal por periodo. Nper: Nmero total de periodos de pago. Pago: Importe que se paga en cada periodo. Si el dinero es aportado por uno mismo, el signo aplicado es negativo. Ser positivo si se percibe. Va: Valor actual que se percibe (o se desembolsa) en el comienzo de una operacin. Vf: Valor futuro que se percibe (o desembolsa) al final de una operacin. Tipo: Seala el tipo de operacin respecto al momento de realizar los pagos. El tipo 0 (omisin) indica un tipo que se efectan despus del periodo. El tipo 1 indica un tipo prepagable. Las funciones ms utilizadas son las siguientes: VA Calcula el valor actual de una inversin. El valor actual, ser el valor que posee actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarn en el futuro. La sintaxis de la funcin ser como sigue, aunque lo ms frecuente es utilizar slo los tres primeros argumentos:

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= VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Ejemplo: Realizar el clculo del valor actual de una paga mensual de 25335 pts. Durante

=VA(9%/12;120;25335) -1.999.998 pts.

VF Calcula el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes y con un tipo de inters tambin constante. Los argumentos va y tipo son opcionales tomndose por defecto cero. =VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Ejemplo: Se quiere saber el valor futuro de una aportacin mensual de 25335 pts. mensuales durante diez aos con un inters anual del 9% =VF(9%/12;120;-25335) 4.902.684 pts.

TASA Funcin que calcula el tipo de inters por periodo de una anualidad. Esta funcin se calcula por iteracin (ciclos de clculo) y puede tener cero o ms soluciones. Si los resultados que presenta la funcin no convergen en 20 iteraciones, genera un valor de error. =TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Estimar ser la estimacin de la tasa de inters. Si se omite, se supone que es del 10%.
Ejemplo: Sobre un prstamo de 2.000.000 de pts. que se amortiza en pagos mensuales de 25335 pts. durante 10 aos, se quiere saber el tipo de inters aplicado. =TASA(120;-25335;2000000) 0,75% mensual 9% anual

PAGO Calcula el importe del pago correspondiente a una operacin basada en pagos peridicos constantes (como un prstamo) y a un tipo de inters tambin constante. Los argumentos vf y tipo son opcionales. =PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Ejemplo: Se quiere saber que cantidad mensual se ha de pagar por un prstamo de 2000000 amortizable en 10 aos con un inters del 9% =PAGO(9%/12;120;2000000) -25.335 pts.

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NPER Calcula el nmero de periodos que son necesarios para completar una operacin financiera de rentas. La forma de la funcin es: =NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
Ejemplo: Para la compra de una vivienda, se solicita un prstamo de 12000000 de pts. que ser devuelto en pagos mensuales de 150000 con un inters del 11%. Calcular con cuantos pagos quedar el prstamo satisfecho. =NPER(11%/12;-150000;12000000) 145 meses

PAGOINT Devuelve el inters pagado en un periodo especfico por una inversin, basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. =PAGOINT(tasa;per;nper;va;vf;tipo)
Ejemplo: Se quiere conocer la parte correspondiente al inters del primer pago mensual de un prstamo de 800000 pts. pagadero en tres aos con un inters del 10% anual =PAGOINT(10%/12;1;36;800000) -6.667 pts.

PAGOPRIN Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un periodo determinado, basndose en pagos peridicos y constantes y en una tasa de inters constante. =PAGOPRIN(tasa;per;nper;va;vf;tipo)
Ejemplo: Se desea conocer la parte correspondiente a principal del primer pago mensual de un prstamo de 800000 pts. pagadero en tres aos a un tipo del 10% anual. =PAGOPRIN(10%/12;1;36;800000) -19.147 pts.

& FUNCIONES DE BUSQUEDA.


Gracias a estas funciones, es posible realizar operaciones de localizacin de datos en funcin de otros. La ventaja de utilizar estas funciones consiste en la posibilidad de accedera determinados datos en una lista. Las principales son:

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BUSCAR Esta funcin localiza un valor en un rango y devuelve otro valor asociado. La forma es la siguiente: =BUSCAR(Valor a buscar;rango donde se busca;rango resultado) Para que el uso de esta funcin sea correcta, los valores debern estar ordenados ascendentemente. BUSCARH Esta funcin explora la fila superior de una matriz hasta localizar el valor buscado. Una vez localizado, extrae de la columna encontrada el valor de la fila que se indica en la funcin. =BUSCARH(Valor a buscar;Rango m x n;Fila a extraer) BUSCARV Similar a la funcin BUSCARH pero se usa para cuando la bsqueda se realiza en la primera columna de una matriz en lugar de hacerse en la primera fila. COINCIDIR Devuelve la posicin relativa de un elemento que coincide con un valor determinado en una matriz. Los posibles valores de coincidencia son 1, 0 1. =COINCIDIR(Valor a buscar;matriz;tipo de coincidencia) ELEGIR Esta funcin devuelve una opcin entre varias. =ELEGIR(Opcin;Lista de opciones) COLUMNA, FILA, COLUMNAS, FILAS Devuelven el nmero de columna/fila de la referencia o de la seleccin. =COLUMNA(celda) =FILA(celda) =COLUMNAS(seleccin) =FILAS(seleccin)

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& FUNCIONES LOGICAS.


Las funciones lgicas evalan una serie de datos mediante una condicin. Utilizan los operadores lgicos de > (mayor), < (menor), <> (distinto), >= (mayor o igual) y <= (menor o igual). Adems disponen de unos operadores especiales que son Y, O y NO. Las respuestas que presentan estas evaluaciones lgicas son las de Verdadero y Falso. SI La funcin SI, evala una condicin establecida como argumento. Si el resultado de esta es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos y si es falso el tercero. Los valores de texto incluidos en las frmulas debern de aparecer entre signos de comillas. =SI(Condicin;Valor si verdadero;Valor si falso) SI, permite el uso de funciones anidadas.
Ejemplo: Conocer si el promedio de un rango determinado es superior a 5. Si es as presentar el texto aprobado, en caso contrario suspenso. =SI(PROMEDIO(A1:A10)>5;Aprobado;Suspenso)

VERDADERO, FALSO Estas son funciones sin argumento y sitan su valor en la celda seleccionada. =VERDADERO() =FALSO()

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BASES DE DATOS

& INTRODUCCION.
En ocasiones, la informacin de una tabla se puede disponer en forma de listas de datos. Este tipo de informacin referente a un mismo tema, se deber de colocar en una misma fila como si de una ficha se tratase. Excel est perfectamente diseado para la construccin de registros de tablas, as como para la incorporacin de datos de bases externas.

& ESTRUCTURA DE DATOS.


Para crear una lista de datos, es necesario determinar su estructura. Para ello nicamente hay que crear una fila de ttulos con los nombres de los campos. Estos debern de ser nicos y encontrarse siempre en la primera fila del rango que se use como datos. Posteriormente habr que escribir en las filas sucesivas cada uno de los registros de la base de datos. Es posible definir algn tipo de campo calculado que se ejecutar automticamente al realizar la introduccin de datos.

& FORMULARIO DE DATOS.


Una vez creada la estructura de datos para aadir registros tenemos que acudir al men Datos y a la opcin Formulario. Esta opcin posibilita la introduccin de informacin en modo ficha donde se presentarn los nombres de campo a la izquierda de la misma y el contenido de cada uno de los registros a la derecha. Esta modo permite manejar, modificar y eliminar la informacin existente as como aadir datos nuevos. La aplicacin presentar la ventana siguiente:

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En ella, se podrn realizar las siguientes operaciones: Nuevo: Aadir un nuevo registro a la base. Tras escribir los datos del nuevo registro, este pasar a formar parte de la hoja. El paso entre los diferentes campos se realizar mediante el clic de ratn o tecla de tabulador. La tecla Enter validar el registro. Eliminar: Eliminar de la base de datos el registro sobre el que se est situado. Este registro desaparecer de la hoja de manera automtica. Restaurar: Actualiza la informacin de la base de datos. Buscar siguiente / anterior: Permite revisar los registros de la base de datos. Criterios: Permite utilizar criterios de bsqueda para extraer de la base de

& ORDENAR REGISTROS.


Puede ser necesario realizar una ordenacin de la informacin de la base de datos. El proceso de ordenacin de los registros lo recoloca mediante criterios de ordenacin manteniendo siempre la integridad de los datos. Para realizar esta operacin y una vez seleccionados los datos (aunque esto no es imprescindible) habr que acudir al men Datos y elegir la opcin Ordenar. La ventana que se presenta es como sigue:

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En la ventana de ordenacin habr que especificar los criterios de ordenacin. Para ello fijaremos el orden de los campos, pudiendo ordenar hasta por tres criterios en formato ascendente o descendente. Si los campos han sido seleccionados o no, habr que indicarlo en esta ventana.

& BUSCAR REGISTROS QUE CUMPLEN UNA DETERMINADA


CONDICIN: FILTRO DE REGISTROS.
Buscar registros significa hacer que aparezcan de todos los registros de la base de datos que cumplan una determinada condicin. Para conseguirlo existen dos formas posibles de establecer unas condiciones para buscar registros que cumplan una determinada condicin:

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1.-

Filtros Automticos.

Con el comando Datos / Filtro / Autofiltro del men datos es posible localizar registros que contengan una informacin especfica. 2.Filtros Avanzados

Es necesario especificar la condicin que deben cumplir. Para ello habr que escribir un rango de criterios en una zona aparte de la tabla, incluso en otra hoja de la siguiente manera:
A 1 2 EDAD >18 B

Seleccionar la tabla de datos y acudir al men Datos y la opcin avanzado.

Filtro / Filtro

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Ser necesario elegir el Rango de criterios y el Rango de la lista. Para volver a mostrar todos los datos, seleccionar el men Datos y seleccionar la opcin Filtro / Mostrar todo Si es necesario extraer datos de la tabla que cumplan una determinada condicin para realizar operaciones fuera del contexto de la tabla, repetiremos el proceso anterior pero seleccionando la opcin de copiar a otro lugar. Ser necesario definir el lugar donde se desea realizar la copia. Para realizar la eliminacin de los registros que cumplen una determinada condicin, despus de realizar una bsqueda avanzada, se seleccionarn los datos y se acudir a / Eliminar fila.

& SUBTOTALES.
Los subtotales, permiten construir valoraciones por grupos en las listas de datos. Con esta opcin se generar un subtotal para cada cambio en los valores de un campo pudindose utilizar diferentes funciones. Para generar correctamente subtotales ser necesario seguir unos pasos: Ordenar una lista: Ser necesario ordenar los datos en una lista por la columna en subtotal. Calcular los subtotales: Se debern especificar los elementos cuyos subtotales se desea calcular, los valores a resumir y la funcin que se vaya a utilizar en los valores (por defecto SUMA). Una vez ordenada la lista, se har clic en una celda de la lista ordenada y a continuacin en el men Datos Subtotales.

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Mostrar y ocultar los detalles: Cuando se le aaden subtotales automticos a una


lista, esta aparecer con formato de esquema lo cual permitir revisar su estructura.

Generar un grfico: Una vez creados los subtotales y presentado el formato de


esquema, ser posible generar un grfico con estos datos mediante el asistente para grficos. Segn se vayan modificando los diferentes niveles del esquema, el

& TABLAS DINAMICAS.


Una tabla dinmica es una tabla interactiva que se utiliza para generar resmenes y analizar los datos de una tabla o lista. Estas tablas se actualizan cada vez que se modifican los datos originales. CREACION DE TABLAS DINAMICAS Las tablas dinmicas se generan con el Asistente para tablas dinmicas Datos, el cual generar una serie de cuadros interactivos que guiarn al usuario para el uso de los datos que se desea analizar. Este asistente ayuda en la definicin de la organizacin de la tabla permitiendo organizarla usando rtulos de filas y columnas, as como mostrar los datos en los campos. Una tabla dinmica se puede generar a partir de los datos fuente de: Lista o base de datos de Excel. Base de datos externa a Excel, tomando una tabla o archivo creado de forma independiente a l. Para realizar esta operacin, es necesario tener instalado el programa Microsoft QUERY y los controladores de conexin a base de datos (ODBC) adecuados. Rangos de consolidacin mltiple, que permite la consolidacin de datos de varias listas o de varias hojas de clculo. En este caso, los nombres de fila y de columna de los elementos que desee resumir juntos en las listas o en las hojas de clculo

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debern ser idnticos. Al crear la tabla dinmica, no habr que incluir ni filas ni columnas de totales de los datos de origen. Otra tabla dinmica definida en el mismo libro de trabajo.

ACTUALIZACION DE DATOS EN UNA TABLA DINAMICA Si los datos fuente de una tabla dinmica han cambiado, ser necesario seleccionar una celda en la tabla dinmica y desde el men Datos utilizar la opcin Renovar. Si la tabla dinmica est basada en una lista de Excel y se insertan nuevas lneas y columnas, ser necesario ejecutar de nuevo el asistente para modificar la tabla incluyendo datos nuevos. CAMBIAR LOS DATOS FUENTE Si es necesario modificar los datos fuente sobre una lista Excel, para modificar los datos ser necesario: Situarse sobre una celda de la tabla dinmica. Desplegar el men Datos y seleccionar Asistente para tablas dinmicas. Hacer clic sobre el botn Atrs para regresar al paso 2.

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Determinar nuevos datos fuente y terminar. Para que los nuevos datos se actualicen ser necesario utilizar la opcin Renovar. CREACION DE UN GRAFICO DESDE LA TABLA DINAMICA Excel permite evaluar diferentes niveles de datos en una tabla dinmica y crear un grfico que refleje sus niveles y relaciones. El grfico se modificar cuando se oculten elementos, se presenten detalles o se reorganicen campos en la tabla. Para generar este grfico se debern seguir los siguientes pasos: Seleccionar la tabla, incluyendo en la seleccin los campos de columna y fila. No hay que incluir ningn campo de pgina. Ejecutar el asistente para grficos. Seleccionar el tamao del grfico. CAMBIAR LA CONSULTA Este procedimiento es utilizable si se cre una tabla dinmica a partir de una fuente de datos externa. Las modificaciones de la consulta sern realizadas a travs de Microsft Query. Para realizar este cambio habr que hacer lo siguiente: Seleccionar una celda de la tabla dinmica. Ejecutar el asistente para tablas dinmicas. Pulsar el botn Atrs para acceder al paso 2 del asistente. Pulsar el botn Obtener datos. De manera automtica aparecer Microsoft Query y el conjunto de los resultados. Editar la consulta o el conjunto de resultados en Query y desde el men de Archivo elegir Devolver datos a Microsoft Excel volviendo de nuevo al asistente de tablas dinmicas. Seleccionar la opcin de Terminar. AGREGAR O ELIMINAR DATOS DE UNA TABLA DINAMICA Suponen modificaciones sobre una tabla dinmica ya creada. Para agregar un campo a una tabla dinmica, ser necesario ejecutar el asistente sobre una celda de la tabla dinmica. Desde el paso 3 del mismo, se arrastrarn los botones de los

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Finalizar la tabla quedar actualizada. Si lo que se desea es eliminar algn campo de la tabla, habr que arrastrar fuera de la tabla el campo no deseado cuando se est colocado en el paso 3 del asistente. MOSTRAR LAS PAGINAS EN UNA TABLA DINAMICA Los campos de una tabla dinmica pueden ser presentados en fila, columna o pgina. La distribucin se realiza desde el propio asistente al generar la tabla, o en cualquier momento en su modificacin. Al presentar un campo como elementos a la vez, pero posibilita el desplazarse entre ellos gracias al uso de su flecha desplegable. Un cambio en el elemento del campo, implicar una presentacin de datos distinta. Para definir un campo como pgina se podrn seguir dos procedimientos: Desde el Asistente de tablas dinmicas, arrastrando el campo deseado a la zona pgina. Una vez generada la tabla dinmica y haciendo doble clic sobre el campo deseado modificar su zona de presentacin. EDICION DE UN CAMPO El cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica permite realizar modificaciones concretas sobre el campo seleccionado. Ser posible modificar la orientacin de ese campo dentro de la tabla sencillamente con cambiarlo en esta ventana. Los subtotales que genera un campo dentro de una tabla por defecto son de suma. Desde este cuadro de dilogo ser posible modificar este aspecto actuando sobre la zona de subtotales. Las opciones son: Automticos: Definidos por defecto. Hacen referencia a totales de suma. Personalizados: Donde ser posible utilizar cualquiera de las funciones detalladas en la lista que se presenta a su derecha.

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Ninguno: No aplicara ningn tipo de formula al campo.

& FUNCIONES DE BASE DE DATOS.


Existen unas funciones concretas orientadas al manejo de base de datos. La forma general de estas funciones es: BDFUNCION(base_de_datos;nombre_de_campo;criterio) Las funciones de base de datos son las siguientes:

ESTRUCTURA DE LA FUNCIN BDCONTAR BDCONTARA BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA

VALORES QUE DEVUELVE Cuenta las celdas que contienen nmeros Cuenta las celdas que no estn en blanco Extrae valores individuales de una base de datos Devuelve el valor mximo Devuelve el valor mnimo Calcula el producto Calcula el promedio Calcula la suma

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ESQUEMAS
Los esquemas permiten crear informes resumidos de la hoja de clculo. Es posible realizar una esquematizacin de un rango de datos o de toda la hoja a la vez. Una vez que el esquema est generado, ser posible manejar sus diferentes niveles para visualizar los datos necesarios. La posibilidad de generar esquemas, permite ver y operar slo con aquellas partes de la hoja que nos interesen en un momento determinado. Al aplicarlo, asociamos a la hoja una estructura con varios niveles subordinados unos de otros.

& CREAR ESQUEMAS AUTOMATICAMENTE.


Los esquemas automticos los genera Excel tomando las decisiones necesarias para una correcta presentacin de la informacin, agrupndolos segn sus diferentes niveles de datos. Para generar un esquema de manera automtica ser necesario seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango que se desea esquematizar (rango o toda la hoja). Acceder al men Datos, elegir la opcin Agrupar y esquema y seleccionar Autoesquema. Excel tomar de manera automtica todos los datos incluidos en la seleccin y presentar barras de desplazamiento de esquema para visualizar los diferentes niveles.

& CREAR ESQUEMAS MANUALES.


En los esquemas manuales, es el usuario el que toma la decisin de que zona de detalle es la que se desea esquematizar. Para realizarlo habr que realizar lo siguiente: Seleccionar las filas o columnas de detalle que estn subordinadas a la columna titular.

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Desde el men Datos elegir la opcin Agrupar y esquema seleccionando Agrupar Si no estn marcadas filas o columnas enteras, Excel presentar un cuadro de dilogo preguntando cual ser el origen del agrupamiento.

& ELIMINAR UN ESQUEMA.


Para eliminar uno o ms grupos de esquemas, ser necesario seleccionar las filas o columnas de detalle que estn contenidas en los grupos. Si se desea eliminar todo el esquema, ser necesario seleccionarlo al completo (o toda la hoja de clculo). Una vez seleccionada la zona a tratar utilizaremos el men Datos / Agrupar esquema / Borrar esquema para su eliminacin.

& TRABAJO CON ESQUEMAS.


Una vez generado el esquema es posible realizar sobre el diferentes operaciones: Ocultar detalle: Permite cerrar un nivel de esquema concreto. Esta operacin se Datos / Agrupar y esquema / Ocultar detalle, actuando sobre los smbolos del detalle o directamente sobre la barra de nivel. Mostrar detalle: Permite abrir un nivel de esquema cerrado. Esta operacin se podr realizar desde el men Datos / Agrupar y esquema / Mostrar detalle y con las opciones descritas en el punto anterior. Agrupar: Permite crear nuevos niveles en un esquema, agrupando una serie de filas y columnas previamente seleccionadas. Para realizar esta operacin ser Datos / Agrupar y esquema / Agrupar. Desagrupar: Permite eliminar niveles en un esquema. Para realizar esta operacin ser necesario ejecutar la opcin Datos / Agrupar y esquema / Agrupar.

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ANALISIS DE DATOS

& TABLAS DE HIPOTESIS.


Una tabla de datos es un rango de celdas donde se presentan los resultados que se obtienen al sustituir distintos valores en una o ms celdas. Las tablas de datos se distinguen en: TABLA DE UNA VARIABLE Estas tablas muestran como afectan los cambios realizados en una variable en una o en varias columnas. Pueden incluir diferentes valores para la variable y varias frmulas. Estas tablas de variables pueden ser realizadas por columna o por fila. Los pasos a seguir sern los siguientes: Seleccionar el rango que contiene la frmula y las posibles variables. Seleccionar la opcin Tabla del men Datos y seleccionar la celda de entrada (columna o fila) segn se hayan introducido las variables. Esta celda ser de la cual dependern los clculos. Para finalizar Elegir Aceptar.

TABLA DE DOS VARIABLES Estas tablas ensean como afectan los cambios que se realizan en dos variables de la frmula. Estas tablas pueden incluir varios valores para cada una de las dos variables, pero slo una puede usar una frmula. La forma de actuar ser la misma que la descrita en las tablas de una variable pero definiendo dos entradas variables, una para fila y otra para columna. El resultado ser una lista combinatoria de los valores originales tratados por ambos valores variables. Es recomendable que dentro de los posibles combinaciones est la original para utilizarla como control.

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& ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS.


El administrador de escenarios es otra de las herramientas que utiliza Excel para facilitar el anlisis de los modelos de la hoja. Un escenario ser un conjunto de valores gracias a los cuales se carga un modelo. CREACION DE UN ESCENARIO Para la creacin de escenarios ser necesario activar la hoja de clculo sobre la que deseamos actuar. Al acceder al men Escenarios, Excel presentar el siguiente cuadro de dilogo:

Si elegimos la opcin de Agregar, aparecer una ventana de recogida de informacin para el nuevo escenario donde ser necesario incluir: Nombre del escenario: Datos referentes a cada uno de los nombres del escenario. Celdas cambiantes: Donde se introducir la referencia de las celdas (rango) que se desee cambiar. Estas celdas sern las variables de nuestro escenario.

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Proteccin: Permite definir niveles de proteccin para el mismo. Es posible definirlo evitar cambios) o hacerlo no visible en la lista de escenarios (Ocultar). Una vez aadido la nueva definicin de escenario ser necesario realizar la asignacin de sus valores. Estos se realizarn desde el siguiente cuadro:

USO DE ESCENARIOS Si se desea ver que sucede en un modelo cuando se cumpla un escenario u otro, ser necesario realizar los siguientes pasos: Acceder al men de Herramientas Escenarios. Esta opcin presenta la ventana de

Seleccionar el escenario que se desea aplicar. Hacer clic sobre el botn Mostrar. Al mostrar un escenario ya creado, los valores de la hoja sern sobreescritos por los resultados generados. Es conveniente generar un escenario con los valores actuales para poder recuperarlos en cualquier momento. RESUMIR LA INFORMACION DE LOS ESCENARIOS Es posible obtener un informe de todas las variables de los escenarios. Este informe generar un resumen de los mismos, as como los resultados que producirn cada uno. La forma

Abrir el men de Herramientas Escenarios. Hacer clic sobre la opcin Resumen.

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Del cuadro de dilogo que presenta la aplicacin, se introducirn las referencias que deseamos analizar y seleccionar el tipo de informe (Resumen o Tablas dinmica). Aceptar el cuadro. Excel generar una nueva hoja de clculo con los datos resumen solicitados. Esta nueva hoja de clculo se podr formatear para conseguir la apariencia deseada.

Administrador de informes, seleccionar el informe deseado y hacer clic sobre el botn Imprimir.

& VISTAS.
Una vista es una forma sencilla de poder ver los datos con distintas opciones de presentacin. Es posible manipular, enviar a impresin y almacenar diferentes vistas sin necesidad de guardarlas en hojas separadas. Para crear una nueva vista habr que acceder al men Ver Vistas personalizadas. El cuadro de dilogo que presenta la aplicacin incluye las siguientes opciones: Vistas: Presenta todas las vistas disponibles para el libro activo. Mostrar: Ensea la vista seleccionada en el cuadro Vistas. Agregar: Crea una nueva vista en la que se pueden guardar las opciones definidas de impresin y opciones de visualizacin de la hoja. Eliminar: Elimina la vista seleccionada.

& ADMINISTRADOR DE INFORMES.


El Administrador de informes es una utilidad orientada a la impresin de documentos. Gracias a esta herramienta se podrn disear informes sobre una secuencia de hojas, de vistas (donde es posible guardar diferentes configuraciones en el modo de ver e imprimirlas) y de escenarios. Al Adminstrador de informes se accede mediante el men Ver Administrador de informes. Si esta opcin de men no estuviera implementada, habra que crearla. Para ello es

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Herramientas Macros automticas. La ejecucin de macros automticas presentar la siguiente ventana:

Desde la ventana de las Macros automticas, se activar la opcin de Administrador de informes y tras Aceptar, esta opcin se encontrar disponible en el men Ver. Una vez ejecutado el Adminsitrador de informes, el programa presentar un cuadro de dilogo con una serie de opciones: Imprimir: Enviar a impresora el informe seleccionado. Agregar: Crear un nuevo informe dentro del libro actual con las opciones deseadas. Editar: Permitir la modificacin de un informe seleccionado. Eliminar: Borrar un determinado informe, quedando no disponible para el libro.

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AGREGAR UN NUEVO INFORME Para aadir un nuevo informe, ser necesario utilizar el botn Agregar de la ventana del Administrador de informes. Esta opcin presentar un nuevo cuadro de dilogo donde se definirn todos los aspectos del informe a generar. Las posibilidades que ofrece este cuadro son: Nombre del informe: Permite asignar un nombre al informe de nueva creacin. Agregar seccin: Una seccin es cualquier combinacin deseada de una hoja, presentacin o escenario seleccionado al crear un informe. Un informe puede contener diferentes secciones. Para cada seccin ser necesario especificar: Hoja: Definir la hoja del libro que se desea para la actual seccin. Vista: Permite seleccionar una determinada vista almacenada en esa hoja. Escenario: Permite escoger un escenario definido en esa hoja. Tanto en vista como en escenario, ser posible seleccionarlo de una lista desplegable. Secciones de este informe: Caja en la que se podrn visualizar las diferentes secciones definidas para el informe actual. Mover hacia arriba / abajo: Desplaza hacia arriba / abajo la seccin seleccionada en el cuadro Secciones de este informe, decidiendo as su orden de presentacin. Usar nmero de pgina consecutivos: Si esta opcin no se encuentra activada, Excel iniciar la numeracin en 1 en cada seccin del informe. En caso contrario, la

Eliminar: Suprime una seccin previamente definida.

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& BUSCAR OBJETIVO.


La bsqueda de objetivos es uno de los primeros aspectos del anlisis de los datos en una hoja de clculo. Los objetivos permiten realizar tanteos o estimaciones sobre datos es decir, buscar un resultado especfico de una celda ajustando el valor de otra celda. Para realizar una bsqueda de objetivos, ser necesario: Acceder al men Herramientas Buscar objetivo. En el cuadro de dilogo que presenta la aplicacin se deber: Definir celda: Introducir la referencia de la celda que tenga la frmula que desee resolver. Con el valor: Introducir el resultado buscado. Para cambiar la celda: Escribir la referencia de la celda que contenga el valor que se desea ajustar. Hacer clic en el botn Aceptar. Con esto Excel comienza un tanteo modificando los valores de la celda definida en Para cambiar la celda y recalculando continuamente la hoja hasta alcanzar el objetivo.

& SOLVER.
El Solver es una poderosa herramienta de Excel que permite, mediante la asignacin de recursos, optimizar los datos (resolver datos). Gracias al Solver es posible determinar el uso ms adecuado de recursos escasos para poder as aumentar los objetivos deseados tales como ganancias o bien de reducir por ejemplo, los costes no deseados.

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RESOLUCION DE PROBLEMAS CON SOLVER Es necesario seguir una serie de pasos: Especificar una celda objetivo que se desea disminuir, aumentar o ajustar a un determinado valor. Especificar las celdas cambiantes que se debern de modificar hasta que se encuentre una solucin. Es posible definir hasta 200 celdas cambiantes. Especificar las celdas restringidas que debern mantenerse dentro de ciertos lmites o que debern satisfacer ciertos valores claves. Es posible definir hasta 500 restricciones (dos por cada celda cambiante ms cien adicionales), representando un total no mayor que 1000 celdas por problema. Una vez resuelto el problema, ser posible generar tres tipos de informes resumiendo los resultados. DEFINICION DE UN PROBLEMA CON SOLVER Para una correcta definicin de un problema de Solver habr que actuar de la siguiente forma: Seleccionar la opcin Solver del men Herramientas. En la caja de entrada Celda objetivo, se introducir una referencia de celda o un nombre para cada objetivo. Si el valor de la celda objetivo se desea lo ms elevado posible, habr que seleccionar . Si se pretende el valor ms bajo, se elegir y si la celda objetivo ha de tener un valor determinado, se usar la opcin igual a escribiendo a continuacin el valor deseado. Dentro de la caja de entrada Cambiando las celdas se escribir un nombre o una referencia para cada celda cambiante. Si se ha introducido ms de una referencia, estas debern de ir separadas por comas. Si lo que se desea es que Solver proponga las
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celdas cambiantes segn su criterio y basndose en la celda objetivo, habr que hacer estimar. Es posible definir hasta un mximo de 200 celdas cambiantes. En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones, ser posible agregar cualquier restriccin que se desee aplicar. Estas restricciones sern aplicables a la celda objetivo, celdas cambiantes o a cualquier otras celda relacionada directa o indirectamente con el problema. AGREGAR, CAMBIAR O EILIMINAR RESTRICCIONES En el Solver, una restriccin es una condicin que la solucin deber cumplir de manera obligatoria, por ejemplo A1<=C8. Una restriccin se enumera como una celda o rango de celdas (que generalmente contienen una frmula) que depende de una o ms celdas ajustables. La restriccin requiere que el valor de las celdas ajustables permanezca dentro de ciertos lmites o cumpla con un objetivo especfico. No es posible asignar ms de 1000 restricciones a un problema. AADIR RESTRICCIONES: Acudir a Herramientas Solver. Elegir la opcin Agregar. Escribir en el cuadro Referencia de la celda la referencia y el nombre de la celda o rango de celdas cuyo valor o valores se desea restringuir. Seleccionar la relacin deseada entre la referencia de celda y la restriccin. Esta puede ser =, <=, >=, ent (entero) o bin (binario). En la segunda parte de la opcin referencia, nombre de celda o frmula. ser necesario escribir un nmero,

Con el botn Agregar se aceptar la restriccin y permitir aadir otra.

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ELIMINAR UNA RESTRICCION: Seleccionar Solver del men Herramientas. Seleccionar la restriccin a eliminar del cuadro Sujetas a las siguientes restricciones. Clic sobre el botn Eliminar. MODIFICAR UNA RESTRICCION: Seleccionar Solver del men Herramientas. Seleccionar la restriccin a modificar del cuadro Sujetas a las siguientes restricciones. Clic sobre el botn Cambiar. Realizar los cambios necesarios y Aceptar. SOLUCIONAR UN PROBLEMA CON SOLVER La resolucin de un problema con Solver requiere en primer lugar realizar una definicin del problema. Una vez hecho esto: Elegir Herramientas Solver. Trasladar los datos del problema a la ventana Parmetros de Solver. Hacer clic sobre el botn Resolver. Si se desea interrumpir el proceso de resolucin, ser necesario pulsar la tecla Esc, con lo que la hoja de clculo volver a calcularse con los ltimos valores encontrados para las celdas cambiantes. Si se desea conservar los valores de la solucin, habr que aceptar la opcin Utilizar solucin de Solver sobre el cuadro de dilogo Resultados de Solver. Para restaurar los datos originales se aceptar la opcin Restaurar los valores originales de la ventana Resultados de Solver. Para guardar los valores de las celdas cambiantes como un escenario, haremos clic sobre el botn Guardar escenario de la ventana Resultados del Solver. Antes de aceptar el escenario, habr que asignarle un nombre en el cuadro Nombre del escenario.

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AJUSTAR LAS CONFIGURACIONES DE SOLVER Solver permite realizar ajustes sobre el proceso de resolucin. Estos ajustes acen referencia al tiempo y al nmero de ciclos de clculo. Para hacer estas modificaciones seguiremos los siguientes pasos: Desde la ventana Solver, hacer clic sobre el botn Opciones. En el cuadro Tiempo mximo escribir el nmero mximo de segundos en los que se debe solucionar el problema. En l cuadro Iteraciones escribir el nmero mximo de iteraciones (ciclos de clculo) que se desea realizar. Hacer clic en el botn Aceptar. Si durante la solucin del problema se llega al nmero mximo de iteraciones o al lmite del tiempo, Solver se detiene automticamente presentando un cuadro de dilogo Mostrar solucin tentativa. Si en este cuadro se elige la opcin Continuar se prosigue con el clculo, pero si se pulsa Detener se para el proceso y se muestran los mejores valores obtenidos durante la solucin de ensayo. RESULTADOS DE SOLVER Solver muestra los resultados del ltimo clculo usando los valores de las celdas cambiantes que ms se acerquen a la solucin deseada. Al finalizar el proceso de resolucin, mostrar un mensaje de conclusin en la parte superior del cuadro de dilogo Resultados del Solver con las siguientes opciones: Utilizar solucin de Solver:: Con esto, se acepta la solucin que Solver hall y coloca sus valores en las celdas cambiantes. Restaurar valores originales: Devuelve a las celdas cambiantes sus valores originales. Guardar escenario: Abre el cuadro de dilogo de Guardar escenario donde se podr almacenar el problema para ser utilizado con el Administrador de escenarios de Excel. Informes: Genera un informe con la informacin. El informe ser creado en una hoja distinta del libro de trabajo. Los informes generados pueden ser:

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Informe de Respuesta: Muestra la celda nombrada como celda objetivo y las celdas cambiantes con sus valores originales y finales. Presenta igualmente las restricciones e informacin sobre las mismas. Informe de sensibilidad: Da informacin sobre la sensibilidad de una solucin a pequeos cambios en la frmula del cuadro celda objetivo y en las restricciones. Informe de lmites: Indica la celda nombrada como celda objetivo y las celdas cambiantes con sus respectivos valores, lmites mximos, mnimos y los valores objetivos. El lmite mnimo es el valor mnimo que puede tolerar una celda cambiante manteniendo fijas todas las otras celdas cambiantes y sin dejar de cumplir las restricciones. El lmite mximo es el valor mximo. El resultado objetivo es el valor de la celda en el cuadro celda objetivo cuando la celda cambiante alcanza su lmite mximo o minimo. MODELOS DE PROBLEMA CON SOLVER GUARDAR UN MODELO Para guardar un modelo de problema habr que seguir los siguientes pasos: Seleccionar Solver del men Herramientas. Hacer clic sobre el botn Opciones y elegir Guardar modelo. En el cuadro Seleccionar rea del modelo aceptar el rango propuesto o introducir una nueva referencia. Hacer clic sobre el botn Aceptar. CARGAR UN MODELO Seleccionar Solver del men Herramientas. Hacer clic sobre el botn Opciones y elegir Cargar modelo. Si se han modificado las configuraciones de parmetros de Solver, se presentar un mensaje preguntando si se desean desactivar las configuraciones activas. En el cuadro Seleccionar rea del modelo, se escribir la referencia al rango de celdas que contienen las especificaciones del problema. La referencia ser a todo el rango y no a la celda a partir de la cual comienza. Hacer clic sobre Aceptar.

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IMPORTACION Y EXPORTACION DE DATOS

& INTERCAMBIO DE DATOS CON OTRAS APLICACIONES.


Es posible realizar una copia de informacin desde Excel 97 a otras aplicaciones como a un documento de Word o a una presentacin de PowerPoint. Para aadir el contenido de una o varias celdas en el texto de un documento o de una diapositiva, pueden utilizarse las opciones de Portapapeles (Cortar, Copiar y Pegar). Adems de la copia transparente de datos, es posible realizar una vinculacin de los datos a pegar.

& INCRUSTACION DE OBJETOS.


Si se utilizan los comandos de Copiar o Cortar en Excel y el de Pegar en la aplicacin destino se consigue una incrustacin de objetos, es decir una copia completa del objeto original (celdas o grficos). Este objeto incrustado se almacena junto con el documento destino de tal manera que ya forma parte de l. Los usuarios que no dispongan de acceso a los datos originales, podrn abrir el fichero final en cualquier equipo y visualizar el objeto incrustado. Al no tener dicho objeto ningn enlace o vnculo con el archivo de origen, si se modifican los datos de origen, este objeto no se actualizar. Para actualizarlo se deber actuar sobre l con doble clic y modificarlo en el programa origen (que ha de existir en el equipo). El fichero con objetos incrustados, ocupar un mayor espacio en disco.

& VINCULACION DE OBJETOS.


Para la vinculacin de un objeto la opcin para capturar la informacin ser la misma: Copiar. La diferencia se encuentra en la forma de recogerlo en el programa destino. En el programa en el que se va a recibir la informacin habr que utilizar el comando Pegado especial del men Edicin y seleccionar la opcin Pegar vnculos, la informacin se pegar como un objeto vinculado.

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Un objeto vinculado refleja y actualiza todos los cambios que se lleven a cabo en el fichero original. Para que el vnculo se pueda establecer correctamente, la informacin original tendr que estar almacenada en un archivo de origen. Un fichero que almacene informacin vinculada, ocupar un menor espacio en disco aunque obligar que las fuentes de esa vinculacin se mantengan en el sistema.

& MICROSOFT QUERY.


Microsoft Query es un programa externo a Excel cuya misin es la de manipular informacin en forma de consultas de base de datos. Para que este programa pueda ser utilizado, deber haber sido instalado junto con el resto de programas de Office.

INSERTAR DATOS DE QUERY Query maneja datos de diferentes motores de base de datos dados de alta en Windows. Microsft Query se puede invocar desde Excel con el men Importar datos. De manera automtica Excel abrir el programa de consultas Query presentando un cuadro con los motores de base de datos disponibles. Para elegir cualquier de ellos, haremos clic sobre el deseado y Usar.

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Si el cuadro no presenta el origen de datos necesario, ser posible hacer clic sobre el botn Otro para que presente los diferentes motores a utilizar. La eleccin del motor, posibilitar el uso adecuado de una base de datos. Una vez seleccionado el origen de los datos, ser necesario indicar al programa cual ser la base de datos que se va a utilizar (que ser el origen de la informacin que posteriormente ser trasladada a Excel).

SELECCIN DE TABLAS Seleccionada la base de datos, Query solicitar el paso de la tabla (o tablas) sobre las que se desea realizar la consulta.

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Query con slo hacer doble clic sobre ellas. Una vez que estas estn seleccionadas, se podr cerrar la ventana de

UNIONES ENTRE TABLAS Cuando se realiza una consulta por ms de una tabla, ser necesario definir una o Join entre ellas. Esta unin deber realizarse sobre un campo que sea comn en ellas. Cuando la consulta se ejecute, las tablas funcionarn como una nica y presentar los datos resultantes de la consulta siempre y cuando exista el mismo dato en el campo unin. Este enlace podr ser definido para la obtencin de los datos deseados. Si se quiere modificar la condicin de la unin, se proceder a hacer doble clic sobre el cable de enlace entre tablas. El cuadro que presentar Query ser el siguiente:

Cuando las tablas se encuentran en el Query y la unin (si es necesario) ha sido definida, el siguiente paso ser trasladar los campos que se desea que aparezcan en la consulta. El paso de estos campos se podr realizar con accin de doble clic o arrastrndo el campo a la cuadrcula deseada. Si la consulta se realiza sobre varias tablas y el enlace es correcto, se podrn trasladar libremente

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campos de cualquier tabla en cualquier orden. Cuando los campos estn correctamente ubicados sobre el Query, de manera automtica se presentarn los datos correspondientes sobre cada una de las columnas. En este punto ya se dispondr de una consulta que podr ser enviada a la hoja de clculo. Sobre esta consulta ya se ha aplicado un filtro. Presentar nicamente la informacin de los campos deseados. ASIGNACION DE CRITERIOS A UNA CONSULTA Un Criterio es una condicin aplicada a los datos. Si sobre una consulta se aplican criterios, los datos de las tablas debern de cumplir esas condiciones para que puedan pasar el filtro y sean presentados por la consulta. Para aplicar criterios desde Microsoft Query habr que acudir al men Criterio Asignar criterios. Desde el cuadro de dilogo de Agregar criterios habr que introducir:

Total: Decidir el tipo de operacin que se desarrollar para la ejecucin del criterio (Suma, Promedio, etc.). Campo: Nombre del campo (y tabla si hay ms de una) sobre el cual va a actuar. Operador: Condicin lgica que se aplicar sobre el campo. Valor: Valor que tendr que cumplir el campo seleccionado segn el operador definido. Este valor (que podr ser cualquiera de los que la definicin del campo permita) podr ser introducido manualmente o seleccionado de los existentes mediante el botn Valores.

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Si se utilizan diferentes criterios se les podr asignar la condicin de enlace Y o la condicin O. RECUPERACION DE DATOS EN LA HOJA DE CALCULO Una vez generada la consulta, pasados los campos y generados los criterios, el ltimo paso ser trasladar la informacin resultante a la hoja de clculo. Para ello desde el Query se acceder al men Archivo Devolver datos a Excel. Excel antes de realizar la importacin presentar un cuadro de dilogo consultando la forma en que sern recibidos.

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MACROS
La palabra macro procede de la abreviatura de Macroinstruccin. Una macroinstruccin se define como una instruccin compleja, formada por una serie de instrucciones individuales. Durante una sesin de trabajo, muchas secuencias de instrucciones se repiten un nmero indeterminado de veces (si un usuario necesita aplicar un formato especifico a alguna celda, lo primero que tendr que hacer es seleccionar la celda en cuestin, e ir al sistema principal de mens o bien recurrir al botn derecho del ratn o utilizar alguno de los botones de la barra de herramientas). Si este usuario necesita dar a Excel muchas veces esa secuencia de x instrucciones, su trabajo se simplificara notablemente resumiendo esas x instrucciones en una sola. Resumiendo todo lo anteriormente expuesto: Una Macro se puede definir como una instruccin compleja creada por el usuario y que incluye una serie ms o menos larga de instrucciones sencillas. Existen en Excel v. 97 tres tipos de macros fundamentalmente diferenciadas por su proceso de creacin: Macros Automticas, Macros de Teclado y Macros de Usuario. Los dos ltimos tipos son definidos por el usuario. El primer tipo est predeterminado(macros ya creadas y que se pueden activar o no en funcin de las necesidades del usuario.

& GRABACION DE UNA MACRO DE USUARIO.


Como su propio nombre indica son creadas desde el primer momento por el usuario. Su caracterstica es que dicho usuario no tiene porqu saber nada acerca del lenguaje de

Para grabar una macro, lo nico que hay que hacer es grabar cada una de las ordenes de las que consta la macro. Excel posee un dispositivo que podra llamarse Grabadora, de tal forma que al activarla, cada paso que se da en la pantalla queda automticamente registrado. Cuando se ha terminado de dar todas las instrucciones que se desea incluir en la macro, se desactiva la grabadora y Excel queda listo para seguir funcionando normalmente.

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Cuando se ejecute la macro creada, el procedimiento es el mismo que si se reprodujera una pelcula de vdeo o una cinta de casete: Todas y cada una de las rdenes que se grabaron, se

En resumen, el procedimiento para crear una macro , consta fundamentalmente de tres pasos: Activar la grabacin. Realizar las operaciones que se dese incluir en la macro. Desactivar la grabacin. Para activar la grabadora es necesario acudir a Herramientas / Macro / Grabar nueva macro, tal como muestra la siguiente figura:

Grabar nueva macro, aparece en pantalla un cuadro de dilogo con una serie de opciones. Las funciones de estas son las siguientes: Nombre de la macro: Un nombre que el usuario desea asignar a la macro que va a crear. Descripcin: No es obligatoria. Permite una descripcin ms detallada de las funciones desempeadas por la macro.

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Mtodo abreviado: Para ejecutar una macro se puede elegir una combinacin de la tecla CONTROL junto con otra. Almacenar en: Posibilidad de almacenar la macro para su uso posterior en diferentes libros. Las posibilidades son: Este libro: La macro se almacenar en una hoja nueva que se incluir en el libro de trabajo activo. Nuevo libro: Lleva implcita la apertura de un nuevo libro independiente del libro

Libro de macros personal: Almacena la macro en el libro de macros PERSONAL.XLS (este es un libro especial que genera Excel v. 97 automticamente).

Para realizar una personalizacin de cmo se ejecutar la macro, as como de los cdigos que incorporar, habr que hacer clic sobre el botn de Opciones. La ventana realizar un despliegue que permitir definir: Asignar a: Ofrece la posibilidad al usuario de ejecutar la macro de diferentes formas. Estas son:

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Elemento del men Herramientas: La macro es asignada a una nueva opcin en el Herramientas. Mtodo abreviado: La macro se ejecutar al pulsar la combinacin de teclado Control + tela elegida. Lenguaje: Excel escribir la macro en uno de los dos lenguajes siguientes: Visual Basic: Las instrucciones sern traducidas y escritas a cdigo de Visual Basic. Macros de MS Excel 4.0: La macro ser escrita por el programa en el lenguaje especfico de macros de Excel versin 4. Este lenguaje permite que macros realizadas en la versin actual de Excel, puedan ser interpretadas por versiones anteriores. Elegidas las opciones correspondientes, al Aceptar, cada operacin que el usuario haga sobre la pantalla, quedar registrada. Una vez realizadas sobre la pantalla todas las acciones que se desea que incluya la macro, es imprescindible detener el proceso de grabacin para poder volver a trabajar normalmente (es decir, sin grabar cada paso). Para ello, la secuencia es similar a la que se utiliz para comenzarla: Herramientas / Macro / Detener Grabacin, o desde el botn de parada de la barra de herramientas de macro.

& VISUALIZAR Y DEPURAR UNA MACRO.


Aunque las macros de usuario son filmadas, cada una de las acciones de ratn son traducidas de forma automticas a lneas de cdigo. Este cdigo ser revisable y modificable desde el editor de cdigo de Visual Basic al que se accede desde Herramientas / Macro / Editor de Visual Basic. Cualquier modificacin realizada a nivel de cdigo, afectar directamente en la

& EJECUTAR UNA MACRO.


La macro una vez grabada, queda almacenada en los libros de macro de EXCEL. La ejecucin de una macro puede realizarse de cuatro modos:

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Ejecucin desde men: Acudiendo al men Herramientas / Macro / Macros y de la ventana de macros seleccionarla y hacer clic sobre el botn Ejecutar. Ejecucin desde teclado: Es posible ejecutar una macro desde teclado. Para ello ser necesario asignarla una combinacin de teclas. Para ello desde la ventana de macro y una vez seleccionada, se pulsar el botn Opciones y se definir una combinacin con Control y la letra deseada. Ejecucin desde el men Herramientas: Si ha sido elegida esta opcin en la asignacin de macro dentro de la ventana de grabacin. Ejecucin desde una barra de herramientas: Tambin podemos ejecutar una macro desde un botn de una barra de herramientas existente en Excel v. 97 o en una nueva barra de herramientas creada por el usuario. Para este ltimo caso es necesario recurrir al men Ver / Barras de herramientas / Personalizar. Inmediatamente aparecer un cuadro de dilogo como el que se muestra:

Para crear una nueva barra de herramientas, es suficiente pulsar el botn Nueva... y escribir el nombre correspondiente. Aparecer una barra de herramientas vaca a la que habr que arrastrar los botones de la ficha Comandos del anterior cuadro de dilogo:

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Nue va barr a de herramie nt as

Una vez creada la barra, habr que asignarle un nuevo botn que ejecute de manera automtica la macro deseada. Para ello, desde la ficha Comandos se seleccionar la categora Macros. Arrastraremos la macro deseada a la barra de herramientas y aplicaremos al botn creado las propiedades deseadas. Cuando la nueva botonera est visible, actuando sobre el nuevo

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AUDITORIAS
& USO DE RASTREADORES.
Los rastreadores permiten localizar precedentes, dependientes y errores relacionados con cualquier celda en la hoja de clculo. Los comandos de los rastreadores hacen que Excel dibuje una flecha desde la celda activa hasta sus precedentes, dependientes o hasta el posible error de la celda activa. TIPOS DE RASTREADORES Rastreadores precedentes: Aquellos rastreadores que muestran las celdas que aportan datos para la celda actual. Rastreadores dependientes: Sealan las celdas que dependen de la celda activa. Rastrear error: Esta opcin localiza todas las celdas a las que haga referencia la frmula. Las flechas rojas indican las celdas que originan los valores de error. Las azules las que contienen los valores que han generado el error. Al corregir el error, las flechas rojas se convierten en azules. ELIMINAR LAS FLECHAS DE RASTREO Para eliminar una flecha de rastreo individual, ser necesario seleccionar la celda precedente o dependiente en la cual se desea eliminar la flecha e ir a la opcin de Quitar un nivel de precedentes / dependientes de la auditora. Para eliminar todas las flechas, desde el men de Herramientas Auditora Quitar todas las flechas. Adems de poder acudir al men Herramientas Auditora, estas opciones estn disponibles en una barra de herramientas que lleva su nombre.

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EJERCICIOS
& BASES DE DATOS.
Empleados ACME S.A.
Nombre Esther Lpez Luis Alberto Riballo Enrique Riballo Mara Hernndez Federico Riballo Aurora Hernndez Alberto Menndez Virginia Riballo Genoveva Moreno Agapito Ledano Juan Jos Rodrguez M Teresa del Monte Lugar de Trabajo Fecha Contratacin Salario Mensual Albacete 21/12/89 132.000 Albacete 2/5/94 156.000 Ciudad Real 6/4/90 162.000 Ciudad Real 2/1/93 110.000 Ciudad Real 10/2/93 134.000 Madrid 6/1/86 132.000 Madrid 2/1/89 145.000 Madrid 21/2/93 105.000 Toledo 28/2/90 145.000 Toledo 5/9/91 106.000 Toledo 4/5/94 125.000 Toledo 1/4/95 100.000 Salario Anual 1.584.000 1.872.000 1.944.000 1.320.000 1.608.000 1.584.000 1.740.000 1.260.000 1.740.000 1.272.000 1.500.000 1.200.000

Una vez creada la lista con los datos anteriores, se realizarn los siguientes apartados: Desde un formulario dar de baja a dos empleados e introducir cuatro nuevos. Ordenar a los empleados por Nombre. Realizar un filtro de aquellos empleados cuyo lugar de trabajo sea Toledo y su salario supere las 110.000 pesetas. Modificar el filtro para visualizar adems aquellos cuya fecha de contratacin sea superior al 12 de marzo del 92. Eliminar el filtro y ordenar a los empleados por el lugar de trabajo y la fecha de contratacin. Eliminar desde el formulario a aquellos empleados cuyo lugar de trabajo sea Albacete.

& TABLAS DINAMICAS.


Lista de Pedidos durante 1998 Nombre de compaa Nombre de categora Nombre de producto Cantidad Precio por unidad Descuento Total

Tomando los campos anteriores, generar una lista de datos de al menos 20 registros, utilizando cinco nombres de compaa y 7 nombres de categora (como mximo). Una vez completada la lista, se desarrollar: Una Tabla dinmica a partir de los datos de esta lista en la cual podamos ver un detalle de los pedidos

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Una Tabla dinmica a partir de los datos de esta lista en la cual podamos ver un detalle de los pedidos

Finalizadas ambas tablas, se realizarn modificaciones en el diseo de la misma, modificando los campos

& ESQUEMAS.
Provincia/Meses Lugo 1.118 Orense 1.247 Pontevedra 1.460 La Corua 1.354 Total Galicia 5.179 Ciudad Real 1.429 Toledo 1.735 Guadalajara 1.099 Cuenca 1.705 Albacete 1.460 Totala C. Mancha 7.428 Zaragoza 1.109 Teruel 1.309 Huesca 1.511 Total Aragn 3.929 Total Meses 16.536 33.326 18.238 68.100 17.494 17.129 18.955 53.578 121.678 20.291 4.415 28.635 3.923 4.905 4.818 13.646 42.281 1.553 1.278 4.342 1.680 1.356 1.521 4.557 8.899 1.195 1.353 3.857 1.205 1.683 1.764 4.652 8.509 17.543 1.784 20.436 1.038 1.866 1.533 4.437 24.873 7.497 7.771 22.696 7.047 6.476 7.757 21.280 43.976 1.357 1.432 4.249 1.365 1.165 1.843 4.373 8.622 1.954 1.965 5.624 1.742 1.756 1.565 5.063 10.687 1.763 1.089 3.951 1.030 1.307 1.221 3.558 7.509 1.302 1.843 4.880 1.670 1.064 1.943 4.677 9.557 1.121 1.442 3.992 1.240 1.184 1.185 3.609 7.601 5.538 6.052 16.769 6.524 5.748 6.380 18.652 35.421 1.023 1.736 4.113 1.174 1.176 1.068 3.418 7.531 1.289 1.178 3.927 1.743 1.327 1.673 4.743 8.670 1.803 1.295 4.345 1.864 1.505 1.854 5.223 9.568 Enero Febrero 1.423 Marzo 1.843 Presupuesto Ao 1999 Primer Abril Trimestre 4.384 1.743 Mayo 1.740 Junio 1.785 Segundo Total Ao Trimestre 5.268 9.652

Sobre los datos de la tabla anterior, generar un esquema estudiando sus diferentes niveles.

& ANALISIS HIPOTETICO CON UNA ENTRADA.


Datos Precio de Compra Pago Inicial Duracin Tipo de Interes (Anual) 12.000.000 Pts 10% 180 Meses 7% Resultados Cantidad Prestada Pago Mensual Pago Total Inters Total 10.800.000 Pts 97.073 Pts 18.673.222 Pts 6.673.222 Pts

Calcular los resultados de un crdito hipotecario con los datos de la tabla anterior y realizar una tabla que analice los distintos resultados con variaciones del tipo de inters entre 6% y 9% con saltos de 0,25 centsimas.

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& ANALISIS HIPOTETICO CON DOS ENTRADAS.


Datos Precio en Dlares Cambio del Dlar en Pesetas Margen de Venta Precio de Coste Precio de Venta Beneficio 25 $ 154 Pts 50%

Calcular con los datos anteriores el coste, precio de venta y beneficio de la comercializacin de un producto. Para ello, habr que realizar una tabla con dos entradas en la que se pueda ver la variacin del precio de venta unitario en funcin de diferentes cambios de dlar desde 150 pts. a 170 pts. (de uno en uno) y distintos mrgenes de venta desde un 30% a un 60% en variaciones de 10.

& ESCENARIOS.
INGRESOS
Concepto
CD-ROM 24X Sound Blaster 64 V.E. Windows 98 Manual de Windows 98 TOTALES
Precio/Unidad Unidades B. Imponible % IVA IVA Repercutido

9.990 12.495 16.395 2.695 41.575

78 70 110 120

779.220 874.650 1.803.450 323.400 3.780.720

16% 16% 16% 4%

124.675 139.944 288.552 12.936 566.107

GASTOS
Concepto
Compra Mercaderas A Compra Mercaderas B Compra Software Compra Manuales Reparaciones Otros Gastos TOTALES
Precio/Unidad Unidades B. Imponible % IVA IVA Soportado

5.300 8.250 9.900 1.300 34.300 56.400 115.450

20 50 200 450

106.000 412.500 1.980.000 585.000 34.300 56.400 3.174.200

16% 16% 16% 4% 16% 16%

16.960 66.000 316.800 23.400 5.488 9.024 437.672

BENEFICIO LIQUIDACIN DEL IVA MEDIA UNIDADES VENDIDAS GASTO MXIMO GASTO MNIMO

606.520 128.435 95 1.980.000 34.300

Tomando los datos de las tablas anteriores, crear tres escenarios en la siguiente hoja de clculo para los siguientes casos:

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Unidades Vendidas
Concepto Previsto Optimista Pesimista

CD-ROM 24X Sound Blaster 64 V.E. Windows 98 Manual de Windows 98

78 70 110 120

89 87 150 130

50 60 90 100

& BUSCAR OBJETIVO.


Datos Precio de Compra Pago Inicial (Porcentaje) Duracin Tipo de Interes 12.000.000 Pts 10% 180 Meses 7,00% (Tasa de Inters constante) Resultados Pago Inicial Cantidad Prestada Pago Mensual Pago Total Inters Total 1.200.000 Pts 10.800.000 Pts 97.073 Pts 18.673.222 Pts 6.673.222 Pts

Segn los datos de las tablas, si podemos pagar 80.000 pts. al mes y suponiendo que el pago inicial no sea un problema, en las actuales condiciones, cul ser el Precio de compra que podemos pagar?.

& SOLVER.
PRODUCCION ANUAL
Unidades Beneficio/Unidad Beneficio

Producto A Producto B Producto C Total

100 100 100 300

13 28 32

1.300 2.800 3.200 7.300

Una determinada empresa fabrica tres productos, obteniendo para cada una de las unidades los beneficios obtenidos en la tabla anterior. De aqu se comprueba que los mximos beneficios se consiguen comercializando el producto C. En la realidad, esta empresa est sujeta a una serie de condiciones que ha de cumplir: La capacidad de produccin total de esta es de 300 unidades. La empresa deber producir 50 unidades del producto A y 40 del B por compromisos adquiridos. El mercado para el producto C es muy restringido por lo que no se puede producir ms de 40 unidades. Mediante el Solver, habr que determinar el nmero de unidades que hay que producir para maximizar el beneficio total.

& IMPORTACION DE DATOS Y QUERY.


Generar una base de datos externa (por ejemplo en Access) llamada CURSO y dentro de ella una tabla llamada DATOS con los siguientes campos: Cdigo, Nombre del producto, Categora, Precio de venta, Fecha de adquisicin. Introducir 10 registros en la tabla creada.

Manual de Microsoft Excel Avanzado v. 97

Pg. 49

Desde Excel realizaremos las siguientes acciones: Importar los registros de la tabla DATOS a una hoja del libro activo. Importar los registros de la tabla DATOS, creando previamente una consulta en el Query donde slo pasarn aquellos cuya fecha de adquisicin sea del ltimo trimestre del ao actual y cuyo precio de venta supere las 15.000 pesetas.

& MACROS.
Crear una macro que modifique automticamente los atributos bsicos de la hoja en uso. Se podr modificar el tipo y tamao de fuente, alineaciones y negritas, cursivas y subrayados. Probar la macro resultante y asignarla una combinacin de teclado. Volver a probar. Modificar desde cdigo el tamao de la fuente. Probar de nuevo.

Manual de Microsoft Excel Avanzado v. 97

Pg. 50

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