Luis Amaral

(cap 2 da Tese de doutoramento Planeamento de Sistemas de Informao, Universidade do Minho, 1994)

Captulo 2

Da Informao Gesto de Sistemas de Informao

Neste segundo captulo, primeiro do conjunto de captulos dos "Fundamentos", revemse os conceitos e definies para Informao, SI, TI, GSI e PSI. Seguidamente so tecidas algumas consideraes sobre a importncia da informao para as organizaes e sobre os tipos de SI existentes segundo diversas taxionomias. Finalmente, utilizando a "Matriz de Actividades", definida a actividade de GSI, e so revistos os limites das actividades de PSI e de DSI.

2.1

Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao

Informao, Tecnologias da Informao e Sistemas de Informao, apesar de serem termos banalizados na linguagem comum, so conceitos sem um entendimento universal [Laribee 1991, Tricker 1992]1, pelo que se julga pertinente apresentar aqui definies que sejam simultaneamente rigorosas e prximas do que comummente aceite. No Captulo 6 algumas destas definies e conceitos associados so revistos ou reformulados de modo a adaptarem-se ao enquadramento conceptual a proposto. A procura de um conjunto de terminologia e de um referencial conceptual rigoroso e universalmente aceite pela comunidade envolvida no estudo e desenvolvimento dos SI, tem sido objecto de ateno de inmeros autores e escolas [Alter 1992, Boland e Hirschheim 1987, Le Moigne 1986, Lindgreen 1990, Olle, et al. 1988a, Sutter 1993].

Laribee refere um estudo recente onde foram identificadas mais de 400 definies distintas para "informao" ([Laribee 1991] p. 278).

ndice de Autores

Tabela 2.1 - Definies bsicas

Termo

Conceito

Conhecimento Empatia

O que conhecido por seres humanos. Gnero de conhecimento que apenas pode ser transmitido de uma pessoa para outra de uma forma irreprodutvel e incerta. Conhecimento formalizado dos estados de um sistema que pode ser transmitido de um modo reprodutvel. Representao da informao que pode ser utilizada como um meio para a comunicao. Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 26 a 29.

Informao

Dados

adaptado de:

De todos esses contributos, o realizado no mbito do projecto FRISCO2 revela-se como um dos trabalhos mais interessantes quer pelo conjunto de individualidades que nele participaram, quer pela organizao que o promoveu, quer ainda pela aceitao de que foram alvo as suas propostas. De toda a construo conceptual e terminolgica proposta salienta-se, na Tabela 2.1, apenas aquela mais relevante no contexto deste trabalho [Lindgreen 1990]. Na Figura 2.1 ilustra-se a forma como estes conceitos semiticos se inter-relacionam. Associados ao termo SI frequente encontrarem-se diferentes conceitos reconhecendose, no mbito desse mesmo projecto, a sua utilizao em quatro sentidos distintos para designar de forma indiferenciada: a) Sistema de processamento de dados moderno estabelecido volta de uma Base de Dados e implementado com tecnologia moderna. b) Abstraco de um sistema como em a) onde todos os aspectos representacionais so ignorados (SI em sentido estrito). c) Concepo das actividades desenvolvidas numa organizao para suportar e promover a comunicao na organizao (Sistema de comunicao).

FRISCO um acrnimo de "A FRamework of Information Systems COncepts" que designa o grupo de trabalho IFIP WG 8.1 (Design and Evaluation of Information Systems) [Falkenberg e Lindgreen 1989, Falkenberg, et al. 1992].

ndice de Autores

d) Concepo de todas as actividades de manipulao de dados e de comunicao na organizao, inclundo como sub-sistemas os tipos a), b) e c) (SI em sentido lato).

Representao do Conhecimento

Representao da Informao ( Dados )

Representao da Empatia

Disjuntivo e total

Representa

Informao

Empatia uma forma de

Conhecimento

Figura 2.1 - Relaes entre conceitos semiticos bsicos3.

Aceitando parcialmente esta realidade, autores como Verrijn-Stuart [Verrijn-Stuart 1989] defendem que o conceito SI tem um importncia pragmtica apenas a dois nveis, definindoos: i) SI em sentido lato - A totalidade das actividades de processamento e representao de dados, formais e informais, dentro da organizao, inclundo as comunicaes internas e com o mundo exterior.

ii) SI em sentido estrito - Sub-sistema de informao baseado em computador com a finalidade de promover o registo e o suporte de servios de gesto e operao da organizao.

Adaptado de: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p. 29.

ndice de Autores

Estas definies de SI em sentido lato, chamam a ateno, implicitamente [Lindgreen 1990] ou explicitamente [Verrijn-Stuart 1989], para a componente informal dos SI organizacionais. Apesar de ser impossvel de quantificar com rigor o peso da componente informal no SI de uma organizao, a generalidade dos autores reconhece a sua importncia [Land 1992, Liebenau e Backhouse 1990]. Procurando identificar as diferentes componentes formais e informais4 de um SI possvel encontrar cinco sistemas, segundo Land ([Land e Kennedy-McGregor 1987] p. 86): Sistema humano informal composto pelo sistema de discurso e interaco entre indivduos e grupos que trabalham na organizao. Sistema humano formal composto pelo sistema de regras, regulamentos, fronteiras, relaes e definies dos papis a desempenhar. Sistema informtico formal composto pelo conjunto de actividades suportadas por meios informticos, retiradas das componentes humanas originais, devido s suas caractersticas formais e programveis. Sistema informtico informal potenciado pelos meios pessoais de computao, que permitem a utilizao de sistemas formais para suportar o tratamento e a comunicao de informao de uma forma no estruturada. Sistema externo (formal e informal) composto pelo suporte das ligaes da organizao com entidades externas. O mapeamento dos diferentes tipos de conhecimento e das suas representao envolvidas nas diferentes componentes de um SI apresentado na Tabela 2.2. O estudo das organizaes e do conhecimento organizacional, mesmo quando sob a perspectiva do seu SI, deveria ser realizado de forma a contemplar simultaneamente as suas componentes formais e informais. Apesar de se poderem encontrar contributos com essa preocupao [Avison e Wood-Harper 1990, Checkland e Scholes 1990], razes de natureza pragmtica tm motivado a separao dos objectos de estudo.

Formalismo aqui utilizado para designar a reprodutibilidade dos fenmenos e no no seu sentido comum de designar a possibilidade da sua formulao matemtica.

ndice de Autores

Tendo a actividade de planear SI como objecto central, as componentes formais do SI de uma organizao, relacionados com os fenmenos associados com a informao e os dados, tambm no mbito desta tese eles vo ser preferencialmente contemplados. Os fenmenos e representaes associados outra forma de conhecimento (empatia), no vo ser expressamente contemplados. Assim, o sistema humano formal e o sistema informtico formal, associados informao e aos dados de uma organizao, so o domnio onde se desenvolve esta tese.

Tabela 2.2 - Tipos de conhecimento e representaes nas componentes formais e informais de um SI

Componente

Tipos de conhecimento e representaes

Sistema humano informal Sistema humano formal Sistema informtico formal Sistema informtico informal Sistema externo (formal e informal)

Empatia Informao Dados Empatia, Informao e Dados Empatia, Informao e Dados

Estes novos limites para o domnio do estudo permitem a utilizao de definies para informao e SI mais prximas das comummente utilizadas. Sendo mais pragmticas, logo de maior utilidade, no comprometem contudo o enquadramento terico at aqui adoptado. assim possvel definir segundo Galliers ([Galliers 1987a] p. 4): Informao aquele conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada deciso. interessante notar que a utilidade e valor da informao determinado pelo utilizador nas suas aces e decises, no sendo s por si uma caractersticas dos dados [Davis e Olson 1985, Liebenau e Backhouse 1990]. Assim, a utilidade e o valor da informao depende do contexto em que utilizada [Avison e Fitzgerald 1988, Galliers 1987a]. Uma definio comum para SI proposta por Buckingham ([Buckingham, et al. 1987b] p. 18):

ndice de Autores

Sistema de Informao um sistema que rene, guarda, processa e faculta informao relevante para a organizao (...), de modo que a informao acessvel e til para aqueles que a querem utilizar, inclundo gestores, funcionrios, clientes, (...). Um Sistema de Informao um sistema de actividade humana (social) que pode envolver ou no a utilizao de computadores. Ainda que conceptualmente seja aceitvel a existncia de SI sem a participao de computadores, a observao da realidade permite concluir que so muito raras as organizaes que no integram computadores no seu SI [Bretschneider e Wittmer 1993]. Aceitando a presena das TI como participantes nos SI, podem-se redefinir, com uma perspectiva mais organizacional, segundo Alter [Alter 1992] p.7: Sistema de Informao uma combinao de procedimentos, informao, pessoas e TI, organizadas para o alcane de objectivos de uma organizao. Concepes desta natureza, em que os SI so claramente um meio para a satisfao da misso5 da organizao e no uma finalidade em si, levantam a questo da definio da misso do SI como um dos sistemas organizacionais. Neste trabalho defende-se que o SI como qualquer outro sistema da organizao deve ser gerido de acordo com a satisfao da misso da organizao e deve assumir como misso prpria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organizao, pela utilizao da informao e das TI [McNurlin e Sprague Jr. 1989]. Tambm se defende neste trabalho que o SI existe fortemente integrado na organizao [Tricker 1992], no sendo por isso adoptadas concepes como a de Ives [Ives, et al. 1980], onde o SI considerado como um dos sistemas que tm como ambiente a organizao, interagindo com ela, mas no a integrando de forma inseparvel. Apesar de insistentemente os autores fugirem de definir TI, conforme nota Earl ([Earl 1989] p. 21), pode-se dizer que, numa perspectiva estritamente tecnolgica, so o conjunto de equipamentos e suportes lgicos (hardware e software), que permitem executar tarefas como aquisio, transmisso, armazenamento, recuperao e exposio de dados ([Alter 1992] p. 9). Procurando exemplificar o que so TI, Ward ([Ward, et al. 1990] p. 387) enumera: Hardware - Sistemas de computao, computadores pessoais, estaes de trabalho, impressoras, digitalizadores, discos, etc.

"Misso" de uma organizao a razo fundamental ou propsito que justifica, em ltima anlise, a sua existncia ([Koontz e Weihrich 1988] p. 61).

ndice de Autores

Software de sistema - Sistemas operativos, monitores de teleprocessamento, sistemas de gesto de bases de dados, compiladores e interpretadores de linguagens de programao, etc. Comunicaes - Hardware, software e servios de comunicaes. Ferramentas de desenvolvimento - Geradores de aplicaes, linguagens de 4 gerao, ferramentas CASE (Computer Aided Software/Systems Engineering), ferramentas de prototipagem, etc. Software de aplicao - Sistemas periciais, sistemas baseados em conhecimento, automao do escritrio, processamento de texto, correio electrnico, CAD-CAM (Computer Aided Design - Computer Aided Manufacturing), Sistemas de Informao de Gesto, Sistemas de Informao Executivos, Sistemas de Apoio Deciso, Aplicaes genricas (Folhas de clculo, etc.), aplicaes especficas (salrios, contabilidade, etc.), etc. Ainda que alguns autores [Krovi 1993, Smith e McKeen 1992], reconheam que as TI so fontes de conflito e reaco mudana, enquanto outros contestam os investimentos em TI das organizaes, pelos valores exagerados que absorvem e por algumas falsas expectativas que nelas geram [Galliers 1987a, Strassmann 1990], a importncia das TI e dos SI nas organizaes hoje uma realidade conhecida [Earl 1989, Eason 1988].

2.2

A importncia da informao para as organizaes

A importncia da informao para as organizaes de hoje universalmente aceite, constituindo, seno o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influncia o sucesso das organizaes [Ward, et al. 1990]. Alm de ser vista apenas como qualquer outro recurso [Laribee 1991, Nolan 1982], a informao tambm considerada e utilizada em muitas organizaes como um factor estruturante e um instrumento de gesto da organizao [Zorrinho 1991], bem como uma arma estratgica indispensvel para a obteno de vantagens competitivas [Porter 1985]. Tambm as denominadas organizaes baseadas na informao [Drucker 1988] cada vez mais deixam de ser uma excepo sendo inevitvel, por razes de sobrevivncia e competitividade, a mutao ou evoluo neste sentido das organizaes convencionais (no centradas na informao). Como acto de sobrevivncia perante a constante necessidade de adaptao das organizaes s novas situaes, tm-se assistido a uma crescente adopo de novos paradigmas de desenho e funcionamento organizacional como "Engenharia da Organizao"

ndice de Autores

[Brown e Watts 1992], "Total Quality Management" [Zultner 1993], "Process Innovation" [Davenport 1993], etc. Todos estes novos paradigmas implicam uma crescente valorizao do papel da informao e da infraestrutura que a suporta no desenho e funcionamento das organizao [Brown e Watts 1992]. Essa valorizao manifesta-se no peso e na taxa de crescimento que os investimentos em TI e suportes dos SI, tem na estrutura de custos das organizaes modernas. A maioria das organizaes gasta pelo menos 2% do seu volume total de facturao (no dos lucros!) em TI, chegando este valor em algumas organizaes a atingir os 10% [Gray, et al. 1989]. Cerca de 50% do investimento de capital das grandes empresas dos Estados Unidos da Amrica realizado em TI [Bakos e Kemerer 1992]. Mesmo em Portugal, estudos recentes [Iberconsult 1993] apontam para valores de gastos em SI/TI na ordem dos 1,2% do volume de vendas. Esta aptncia que as organizaes tm pelo investimento em TI tornou-a na tecnologia que em toda a histria mais rapidamente se difundiu ([Bretschneider e Wittmer 1993] p. 88). Este investimento notvel em TI por parte da generalidade das organizaes certamente uma consequncia das caractersticas econmicas manifestadas pelas TI ([Bakos e Kemerer 1992] p. 366-367). Apesar de se reconhecer alguma evidncia da relao entre o investimento em TI e o desempenho das organizaes, quer comprovada por estudos rigorosos [Mahmood 1993], quer como resultado do conhecimento de alguns casos, defendese aqui, de acordo com Strassmann [Strassmann 1990], que no existe uma relao entre os gastos em TI e o retorno causado por esses investimentos, at porque, paradoxalmente, no existe, ou pelo menos de comprovao difcil e discutvel, uma relao entre a utilizao de TI e o aumento da produtividade da organizao [Brynjolfsson 1993]. A gesto das TI e no da informao, tem polarizado a ateno das organizaes, talvez por elas, erradamente, acreditarem que a mera aquisio e gesto das TI esforo suficiente para a obteno das vantagens que estas potenciam [Galliers 1987a, Strassmann 1990, Zorrinho 1991]. Lamentavelmente, a gesto da informao, ou a gesto do sistema responsvel pela sua operacionalizao (o SI), no tem beneficiado do mesmo crescendo de interesse e reconhecimento por parte da grande generalidade das organizaes, assim comum que a concepo e o planeamento do desenvolvimento do SI sejam uma consequncia da gesto de outros recursos (como por exemplo o financeiro) ou o resultado marginal de projectos de reorganizao administrativa. Contudo, a informao como qualquer outro dos recursos vitais deve ser gerida [Nolan 1982], pelo que deve constituir o cerne de uma rea funcional da gesto da organizao a que comummente se chama de Gesto da Informao [Castro 1987]. O principal mbil dessa funo o de manter uma viso global dos dados da organizao [Trauth 1989], de modo a satisfazer as suas necessidades de informao possibilitando o

ndice de Autores

cumprimento da misso que justifica a sua existncia. A satisfao dessas necessidades passa essencialmente pela determinao de quais, onde e quando devem os dados estar presentes na vida da organizao (Figura 2.2).

Representaes do mundo real Dados utilizados

Dados Informao

Gesto das necessidades de informao da organizao (Dados: Quais, onde, quando, ...)

Gesto da Informao

Figura 2.2 - Gesto da Informao.

A aceitao de que a informao possa ser gerida da mesma forma que os restantes recursos da organizao , ainda, um assunto polmico. Enquanto recurso e semelhana de outros bens econmicos, a informao deve ser gerida [King e Kraemer 1988, Oliveira 1994a], sendo at proposto por alguns autores que seja considerado um bem de inventrio [Ronen e Spiegler 1991]. Contudo, diferenas6 da "informao" em relao a outros recursos, dificultam ou impossibilitam a sua categorizao em termos econmicos. Estas dificuldades, motivam as organizaes, em alternativa gesto da informao, a direccionar os seus esforos de gesto sobre as TI [King e Kraemer 1988], por encontrarem a maior aplicabilidade dos seus modelos tradicionais. Arrastadas pela importncia que reconhecem informao, muitas organizaes no se apercebem (ou no reagem), a alguns excessos na procura e manuteno da informao. A classificao da informao como "crtica", "til", "interessante" e "sem interesse", proposta por Jakobiak e referida por Sutter ([Sutter 1993] p. 80), identifica j esses excessos. Esse formulao aqui refeita, em funo do papel que a informao pode desempenhar nas actividades da organizao, conforme se apresenta na Figura 2.3. Dever haver uma evoluo do esforo por parte da organizao na procura e manuteno da "informao crtica", da "informao mnima" e da "informao potencial". J sobre a "informao lixo" o esforo , obviamente, no sentido de se evitar qualquer dispndio de recursos com ela. A aceitao do princpio subjacente a classificaes como esta comum

Algumas das caractersticas diferenciadoras so apresentadas no Captulo 6, na discusso dos "Recursos".

ndice de Autores

10

e utilizado em muitas abordagens de GSI. Contudo, a operacionalizao deste princpio muito delicada pois a classificao de uma dada informao em particular numa dada classe , obviamente, um problema de difcil resoluo prtica.

Informao crtica (essencial sobrevivncia da organizao) Informao mnima (essencial para uma boa gesto da organizao) Informao potencial (essencial para a obteno de vantagens competitivas pela utilizao do SI) Informao lixo (essencial para nada ...)

Figura 2.3 - Classes de informao.

Esta classificao da informao decorre da aceitao de dois outros princpios. Primeiro de que o custo total da informao utilizada resulta do custo de oportunidade de no ter a informao necessria e do custo de obteno, manuteno e utilizao da informao necessria. Esse custo total evolui segundo a curva proposta por Bowonder ([Bowonder, et al. 1993] p. 184), conforme ilustrado na Figura 2.4, e apresenta um ponto de custo mnimo, a partir do qual os custos aumentam com o aumento da utilizao da informao.

Custo

Custo mnimo Custo total da informao

Custo de obteno, manuteno e utilizao da informao necessria

Custo de oportunidade de no ter a informao necessria Informao

Figura 2.4 - Custo de utilizao da informao.

ndice de Autores

11

O outro princpio, defendido por Davis ([Davis e Olson 1985] p. 237), de que a capacidade de processamento tem um ponto mximo nas pessoas, parece tambm aplicvel s organizaes. Assim, aceita-se que existe um ponto de saturao, a partir do qual ao aumento da informao disponvel, no corresponde um aumento da sua utilizao, correspondendo at a uma diminuio conforme se ilustra na Figura 2.5.

Utilizao

Ponto de saturao

Informao

Figura 2.5 - Saturao na utilizao da informao.

2.3

Tipos de Sistemas de Informao nas Organizaes

Todas as organizaes possuem um SI com o propsito de a auxiliar no cumprimento da sua misso. Esse sistema normalmente composto de diversos sub-sistemas de natureza conceptual idntica daquele que integram, mas com caractersticas especficas quanto sua finalidade e justificao, quanto ao tipo das tecnologias utilizadas e quanto ao nvel dos processos ou natureza das pessoas que envolvem. A designao "Sistema de Informao" indistintamente utilizada para referir cada um dos diferentes sub-sistemas de informao ou o SI da organizao na sua globalidade. Estes sub-sistemas de informao envolvem inevitavelmente a utilizao de computadores e correspondem definio de "SI em sentido estrito" apresentada em 2.1, tambm correntemente designados por "Sistemas de Informao Baseados em Computador"7, ou simplesmente aplicaes.

Computer-Based Information Systems - Sub-Sistema de informao onde os computadores tm um papel central ([Parker 1989] p. 86).

ndice de Autores

12

A utilizao de diferentes critrios e das suas combinaes, na classificao dos diversos tipos de SI, torna possvel encontrar inmeras propostas, de diferentes autores, sobre as caractersticas fundamentais de cada um desses tipos. So contudo mais frequentes e aceites as classificaes que utilizam como critrios; O que os sistemas fazem (funes) e os componentes que integram (atributos). Os nveis de gesto que prioritariamente servem. A era a que pertencem (simultaneamente numa base temporal e pela sua justificao fundamental) Uma mistura de critrios. Como exemplo de uma classificao baseada numa mistura de critrios tem-se a proposta de Alter [Alter 1992], onde pela utilizao conjunta de todos os outros tipos de critrios enunciados, so identificados os seis tipos de SI definidos na Tabela 2.3.

Tabela 2.3 - Tipos de Sistemas de Informao

Tipo de sistema

Definio

Sistema Processamento de Transaces Sistema de Informao de Gesto

Recolhe e mantem informao sobre transaces e controla pequenas decises que fazem parte das transaces Converte informao sobre transaces em informao para a gesto da organizao Ajuda os utilizadores na tomada de decises no estruturveis fornecendo-lhes informao, modelos e ferramentas para analisar a informao Fornece aos gestores, de modo muito interactivo e flexvel, acesso a informao geral para a gesto da organizao Suporta os profissionais do desenho, diagnstico e avaliao de situaes complexas que requerem conhecimento especializado em reas bem definidas Mantem as tarefas de comunicao e processamento de informao caractersticas de ambiente de escritrio

Sistema de Apoio Deciso

Sistema de Informao para Executivos Sistema Pericial

Sistema de Automao de Escritrio

adaptado de:

Alter, S., Information Systems: A Management Perspective, Addison-Wesley, 1992, p. 127-140.

Um dos trabalhos mais interessantes de classificao dos SI, com base nas funes que eles desempenham e nos componentes que os integram proposta por Ein-Dor [Ein-Dor e

ndice de Autores

13

Segev 1993]. Nesse trabalho admitem-se dois conjuntos de caractersticas taxionmicas. Num, os atributos, composto por 31 tipos de componentes distintos onde se caracterizam os equipamentos, os suportes lgicos, os perifricos, etc. Noutro, as funes, composto por 27 tipos de tarefas distintas onde se caracterizam as entradas, sadas, interfaces, acessos, estruturas de processamento, etc. Uma cuidadosa reviso de literatura permitiu a identificao e definio de 17 tipos de SI ([Ein-Dor e Segev 1993] p. 189-193). Estes sistemas so determinados e diferenciados, com algum rigor e detalhe, pelas presenas ou ausncias dessas caractersticas taxionmicas. Na Tabela 2.4 enumeram-se os tipos de sistemas considerados.

Tabela 2.4 - Tipos de Sistemas de Informao (funes e atributos)

Tipo de sistema Computao Primitiva Processamento de Dados Primitivo Sistema de Informao de Gesto Sistema de Apoio Deciso Sistema de Informao de Escritrio/Automao de Escritrio Sistema de Informao para Executivos Sistema de Apoio Deciso em Grupo Sistema Pericial Processamento de Dados Maturo Computao Cientfica Planeamento Requisitos de Materiais Planeamento de Recursos de Produo Desenho Assistido por Computador Produo Assistida por Computador Desenho Assistido por Computador/Produo Assistida por Computador Robs de Produo Comando, Controlo, Comunicao e Inteligncia adaptado de:

Acrnimo proposto8 C (P) DP (P) MIS DSS OA EIS GDSS ES DP (M) SC MRP MRP II CAD CAM CAD/CAM MR C3I

Ein-Dor, P. e E. Segev, A Classification of Information Systems: Analysis and Interpretation, Information Systems Research, Vol 4, n 2, p. 166-204, 1993.

Utilizam-se acrnimos derivados das designaes em Ingls por serem os utilizados na linguagem corrente.

ndice de Autores

14

Um dos critrios de classificaes mais adoptadas, certamente pela divulgao e aceitao do paradigma que o suporta, o dos nveis de gesto de Anthony [Anthony 1965]. Os nveis de gesto resultam da estratificao ([Ward, et al. 1990] p. 3) das actividades de gesto de acordo com a sua natureza estratgica, tctica e operacional em trs nveis; Planeamento Estratgico Controlo de Gesto Controlo Operacional Os SI so ento classificveis em sistemas de planeamento, sistemas de controlo e sistemas operacionais, de acordo com o nvel de gesto que prioritariamente servem [Davis e Olson 1985, Rackoff, et al. 1985, Ward, et al. 1990]. A Tabela 2.5 apresenta uma classificao para SI [Earl 1988a], de acordo com esta proposta de Anthony.

Tabela 2.5 - Tipos de Sistemas de Informao (nveis de gesto)

Nvel de gesto

Tipo de sistema

Planeamento Estratgico Controlo de Gesto Controlo Operacional adaptado de:

Sistema de Informao Estratgico Sistema de Apoio Deciso Sistema de Processamento de Transaces

Earl, M. J., Exploiting IT for Strategic Advantage - A framework of frameworks, Oxford Institute of Information Management, 1988.

A classificao dos diferentes tipos de SI pela identificao da era a que pertencem uma das formas mais prticas (e mais til em muitas situaes), de o fazer. As eras so definidas de forma diferente por diferentes autores, mas todas elas tm subjacente uma evoluo temporal de alguma caracterstica fundamental da composio, justificao ou utilizao dos diversos SI. Uma forma comum a identificao de eras de acordo o papel que se reconhece aos SI/TI na organizao e forma como encarada a sua gesto. Com esta perspectiva so identificveis duas eras [Earl 1989, Galliers e Sutherland 1991, Nolan 1982]. A era do "Processamento de Dados" com foco na gesto das TI e a era dos "Sistemas de Informao de Gesto" com foco na gesto da informao como recurso (Tabela 2.6).

ndice de Autores

15

Outra forma comum a identificao de trs eras de acordo com o objectivo primrio ou funo principal dos diferentes tipos de SI [Ward, et al. 1990, Wiseman 1988]. Assim, a automatizao eficiente de processos bsicos, a satisfao eficaz das necessidade de informao de gesto e a utilizao da informao de forma a afectar a competitividade da organizao, so os factores diferenciadores de cada uma das trs eras. Segundo Ward9 [Ward, et al. 1990], os sistemas de cada uma destas eras designam-se por "Sistemas de Processamento de Dados", "Sistemas de Informao de Gesto" e "Sistemas de Informao Estratgicos"10 (Tabela 2.6).

Tabela 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao (eras)

Foco de gesto

Era

Objectivo

Era

Tecnologias da Informao Informao

Sistema de Automatizao eficiente Processamento de Dados de processos bsicos Sistema de Informao de Gesto Satisfao eficaz das necessidades de informao Potenciar a competitividade da organizao

Sistema de Processamento de Dados Sistema de Informao de Gesto

---

---

Sistema de Informao Estratgico

adaptado de: Earl, M. J., Management Strategies for Information Technology, Prentice-Hall, 1989, p. 2122.

adaptado de: Ward, J., P. Griffiths e P. Whitmore, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, 1990, p. 10-11.

De todas estas classificaes resulta inevitavelmente alguma confuso, quer ao nvel das designaes, quer ao nvel dos prprios conceitos. Dos critrios aqui utilizados, ou utilizveis, para a classificao de SI, os nveis de gesto propostos por Anthony so sem dvida o referencial de maior importncia quer pelo efeito estruturador que tem na discusso destas matrias ([Wiseman 1988] p. 66), quer pela vasta divulgao e aceitao de que alvo. Assim, utiliza-se o paradigma de Anthony na Figura 2.6, com o objectivo de oferecer uma viso geral de como todos os tipos de SI identificados ou definidos se posicionam nesse paradigma e entre si.

Wiseman [Wiseman 1988], utiliza designaes ligeiramente diferentes para estes mesmos conceitos.

10

Os Sistemas de Informao Estratgicos no so intrinsecamente diferentes dos sistemas de processamento de dados e dos sistemas de informao de gesto. O seu impacto na actividade e competitividade da organizao que distinto ([Ward, et al. 1990] p. 11).

ndice de Autores

16

Neste projecto, utiliza-se o modelo de classificao apresentado por Ward [Ward, et al. 1990], sempre que houver a necessidade de diferenciar os SI quanto aos seus objectivos e motivaes fundamentais. Simultaneamente, perante a necessidade de diferenciar mais detalhadamente os diversos SI, utiliza-se a classificao proposta por Ein-Dor [Ein-Dor e Segev 1993], onde com muita objectividade se conseguem diferenciar os SI pelas suas caractersticas tecnolgicas e funcionais.

Estratgico

Sistema de Informao Estratgico

Sistema de Informao para Executivos Sistema de Informao Estratgico Sistema de Apoio Deciso em Grupo Sistema de Apoio Deciso

Sistema de Informao Estratgico Sistema de Informao para Executivos Sistema de Apoio Deciso

Nveis de Gesto

Controlo de Gesto

Sistema Pericial Sistema de Informao de Gesto Sistema de Apoio Deciso Sistema de Informao de Gesto Sistema de Informao de Gesto Processamento de Dados Maturo MRP MRP II Automao de Escritrio CAD/CAM CAM CAD Computao Cientfica Robs de Produo Processamento de Dados Primitivo Computao Primitiva Comando Controlo Com. Inteligncia

Sistema Pericial Sistema de Informao de Gesto Sistema de Automao de Escritrio

Operacional

Sistema de Processamento de Transaces

Sistema de Processamento de Dados

Sistema de Processamento de Dados

Sistema de Processamento de Transaces

Nveis

Eras (foco)

Eras (objectivos) Critrios

Funes e atributos

Mistura de critrios

Nota: A terminologia deve ser entendida no sentido especfico utilizado no texto ou nos diferentes trabalhos referenciados.

Figura 2.6 - Tipos de Sistemas de Informao para diferentes critrios de classificao.

Apesar da classificao dos diversos tipos de SI ser um assunto interessante s por si, no essa, obviamente, a motivao para ser aqui discutido. A importncia da diferenciao dos diversos tipos de SI resulta do facto deles desempenharem papis e terem utilidades distintas para a organizao. Essas diferenas implicam ateno e tratamentos diferenciados quando so envolvidos como objecto de ateno nas actividades de desenvolvimento, planeamento e gesto do SI global da organizao.

2.4

Desenvolvimento, Planeamento e Gesto de SI

A definio da actividade de gerir SI como sendo a juno das actividades de planear SI e de desenvolver SI comum em diversos autores [Barki, et al. 1993, Dickson e Wetherbe

ndice de Autores

17

1985, Gray, et al. 1989, Jordan 1993, McNurlin e Sprague Jr. 1989, Sager 1990, Zmud, et al. 1987]. Contudo, a forma como estes autores sub-dividem a GSI distinta. Como primeiro exemplo podemos referir a diviso de Jordan [Jordan 1993] em que so propostas as actividades de gesto de recursos humanos, gesto de projectos de DSI, gesto de aplicaes e servios, e o planeamento das diversas actividades. Numa outra proposta [Gray, et al. 1989], o domnio da GSI subdividido na gesto de aplicaes e do seu desenvolvimento, na gesto das TI e na gesto da funo SI. Nesta ltima sub-actividade inclui a organizao dos servios, o PSI e a gesto de recursos humanos entre outros aspectos. Ainda a recente proposta de um esquema classificativo dos tpicos de interesse na investigao em SI [Barki, et al. 1993], inclui na actividade de GSI as sub-actividades de gesto do recurso informao, de gesto de recursos humanos, de gesto de recursos computacionais e de gesto de projectos de DSI. Inclui ainda como sub-actividades a organizao de servios do SI, a avaliao, controle e segurana do SI bem como a subactividade de PSI. Como ltimo exemplo temos a diviso apresentada por Sager ([Sager 1990] p. 137), que defende exactamente uma separao com a granularidade que aqui propomos de considerar apenas as duas actividades de PSI e de DSI na composio da GSI. Nesta tese aceita-se simultaneamente a GSI como sendo a juno das actividades de PSI e de DSI e que, para alm da gesto da informao, na GSI necessrio incluir a gesto de todos os outros recursos envolvidos na concepo, construo e funcionamento do SI. Assim, pela simples extenso da definio para gesto da informao apresentada na seco 2.2, possvel definir que: Gesto de Sistemas de Informao a Gesto do Recurso Informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI (conforme esquematizado na Figura 2.7). Procurando estabelecer limites para as actividades que compem a GSI e para perspectivar a "posio" relativa das actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI em todo o espao da gesto organizacional (em sentido lato por incluir o SI), possvel formular uma representao matricial [Carvalho e Amaral 1993]. Nessa representao combinam-se: a) os dois tipos de actividades: planeamento e desenvolvimento - eixo vertical;

ndice de Autores

18

b) os dois nveis de abrangncia daquelas actividades: toda a organizao ou apenas o seu sistema de informao - eixo horizontal.

Representaes do mundo real Dados utilizados

Dados Informao

Gesto das necessidades de informao da organizao (Dados: Quais, onde, quando) Equipamentos Suportes lgicos Suportes metodolgicos Gesto do recurso informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI

Gesto da Informao Outros recursos

TI

Recursos humanos Recursos financeiros ...

Gesto do Sistema de Informao

Figura 2.7 - Da Gesto da Informao Gesto do Sistema de Informao.

Identificam-se assim, em todo o espao da gesto organizacional (Figura 2.8), quatro actividades distintas: i) planeamento de sistemas de informao;

ii) desenvolvimento de sistemas de informao; iii) planeamento organizacional organizao); (actividade de planeamento estratgico da

iv) desenvolvimento organizacional (actividades de desenho, re-estruturao e racionalizao da organizao no limitadas ao sistema de informao).

ndice de Autores

19

Organizao

SI

Planeamento

- Planeamento do Sistema de Informao

III

II - Desenvolvimento do Sistema de Informao III - Planeamento organizacional

Desenvolvimento

IV - Desenvolvimento organizacional

IV

II
I + II - Gesto de Sistemas de Informao

Figura 2.8 - Matriz de Actividades de planeamento e desenvolvimento organizacional e do SI.

A actividade de DSI (quadrante II) caracteriza-se fundamentalmente como sendo um processo de mudana que visa melhorar o desempenho dos (sub-)sistemas de informao. Dentro do espectro das mudanas possveis de introduzir num sistema de informao, normalmente dada nfase, no DSI, actividade de construo11 dos suportes que a funo SI, tem por misso facultar aos processos da organizao. O DSI passa aqui a incluir, para alm das actividades de construo e implementao dos diversos suportes ou componentes do SI, as actividades de explorao, utilizao e manuteno desses mesmos componentes. O PSI (quadrante I) caracteriza-se fundamentalmente como sendo o momento na vida das organizaes onde se define quer o futuro desejado para o seu sistema de informao, quer o modo como este dever ser suportado pelas tecnologias da informao quer ainda a forma de concretizar esse suporte. Assim, o PSI essencialmente entendido como uma tarefa de gesto que trata da integrao dos aspectos relacionados com SI no processo de planeamento da organizao, fornecendo uma ligao directa entre este processo com a gesto operacional do DSI, nomeadamente com a aquisio das TI, com desenvolvimento, explorao e manuteno de aplicaes, etc. [Galliers 1987b]. A actividade de GSI (gesto da informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, explorao e manuteno do SI) representada nesta matriz

11 De referir que a "construo" de suportes poder ser entendida de duas formas: o construir (ou adquirir) a soluo e o ajudar os utilizadores na construo dessa soluo (desenvolvimento de solues locais) [Parker 1990].

ndice de Autores

20

pela reunio dos quadrantes I e II, correspondendo juno das actividades de PSI e de DSI conforme atrs proposto. Sendo a GSI uma rea funcional da organizao centrada na gesto do recurso informao [Castro 1987], a actividade do responsvel por essa rea essencialmente uma actividade de gesto [Jordan 1993], no devendo por isso ser conduzida por especialistas das TI [Gray, et al. 1989]. Utilizando a proposta de Keen [Keen 1991b], para a descrio de carreiras profissionais poder-se- caracterizar o perfil ideal de um gestor de SI como sendo o de um forte conhecedor do negcio da organizao e possuidor de conhecimentos tcnicos adequados (hbrido tipo B [Keen 1991b] p. 121). Posicionar convenientemente os responsveis pela GSI na estrutura da organizao um dos principais poblemas que se deparam a esta funo [Trauth 1989, Wysocki e Young 1990], porque em muitas organizaes, apesar de se aceitar a sua importncia, ainda no se actua de acordo com essa convico, talvez pela forte inrcia mudana que caracteriza as organizaes. A identificao dos principais problemas e questes-chave da actividade de gerir SI tem sido alvo de diversos estudos [Ball e Harris 1982, Barki, et al. 1993, Brancheau e Wetherbe 1987, Dickson, et al. 1984, Gray, et al. 1989, Jordan 1993, Moad 1994, Niederman, et al. 1991], mesmo at a nvel nacional [Pereira 1993]. Tal como foi apontado na seco 1.3.1, os principais problemas e questes-chave identificadas nesses estudos, pelas fortes ligaes que tm com a actividade de PSI, sugerem que esta actividade a que mais pode influenciar o sucesso da GSI sendo por isso a que globalmente mais preocupa os gestores de SI. As actividades de GSI, PSI e DSI so descritas e discutidas em pormenor noutras seces desta tese, sendo at propostas no Captulo 6 novas definies coerentes com o enquadramento conceptual a construdo com base nos objectos de gesto envolvidos nas actividades de planear, desenvolver e utilizar o SI da organizao, permitindo reflectir as perspectivas da gesto da organizao, a tecnolgica e a da utilizao do SI.