martes 20 de octubre de 2009

Tablas Dinmicas | Capitulo 1

DEFINICION: Las tablas dinmicas permiten realizar un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una informacin. Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una base de datos, utilizndose para promediar, o totalizar datos.

Optimizar sus aplicaciones mediante el uso de las herramientas de MS Excel. Interpretar, analizar y administrar los datos con facilidad. Utilizar un informe de tabla dinmica para analizar y resumir sus datos. Reconocer tendencias importantes en los datos. Tomar acertadas decisiones sobre datos crticos de su empresa. Utilizar eficazmente la herramienta. Dar soluciones ptimas en el mbito ejecutivo y empresarial. Alertar al usuario cuando ste digite un dato no permitido en una celda. Auditar una hoja de clculo.

Invoque el asistente de Tablas Dinmicas.

1. Haga clic en la pestaa Insertar

2. Ubique la etiqueta Tabla

3. Haga clic en la opcin Tablas Dinmicas

DEFINICION | Base de datos: Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y almacenada en un soporte electrnico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una unidad autnoma de informacin que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos. COMPONENTES DE UNA TABLA DINMICA

Una tabla dinmica contiene DIMENSIONES, que corresponden a los campos pertenecientes a la BD, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de los datos originales. A su vez, resume los datos utilizando las funciones matemticas que se especifiquen como SUMA, CUENTA, PROMEDIO, etc. Se podran incluir automticamente subtotales y totales generales o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINMICA

Para crear una tabla dinmica debemos partir de una base de datos bien sea en un programa de almacenamiento de Informacin como Access, SQL entre otros; o bien sea de un listado en Excel, para nuestro ejemplo utilizaremos un listado con datos ficticio de un sistema de Facturacin (este listado gurdelo en su equipo, nos servir para los siguientes captulos.)

Descrguelo desde el siguiente botn

Ubquese en un lugar de la base de datos.

Invoque el asistente de Tablas Dinmicas

1. Haga clic en la pestaa Insertar

2. Ubique la etiqueta Tablas.

3. Haga clic en la opcin Tablas Dinmicas

4. Automticamente Excel selecciona el rango de datos

5. Clic en Aceptar

Aparecer en una hoja diferente, la tabla dinmica lista para que usted inicie el proceso de consulta dinmica. Para ello arrastre cada uno de los datos que desea analizar y suelte el dato solo en el campo deseado. Para nuestro ejemplo analicemos las lneas de productos que ms se vendieron por cantidad. Para ello haga lo siguiente.

1. Ubique en la lista de campos de la tabla dinmica, el campo "Nombre Lnea", arrstrelo hasta el rea rtulos de fila.

2. Ubique en la lista de campos de la tabla dinmica, el campo cantidad y arrstrelo hasta el rea rtulos de valores

Ver como ya tiene un informe rpido y dinmico.

Adicionalmente Excel agrega un pestaa nueva Herramientas de Tabla dinmica y sta a su vez agrega dos pestaas ms: Opciones y Diseo que permiten la administracin, configuracin y personalizacin de las tablas dinmicas

NOTA

mircoles 28 de octubre de 2009

Tablas Dinmicas | Capitulo 2

Para esta ocasin, veremos una utilidad de la tabla dinmica: Buscar el porcentaje que representa un valor sobre un valor total.

Seguiremos trabajando con nuestro archivo del Capitulo 1. Descrguelo aqu:

Es decir, para nuestro informe dinmico donde tenemos en el campo de fila la lista de las lneas y en campo de valor la cantidad vendida, vamos a hallar el porcentaje que representa esta venta frente al valor total.

CARACTERISTICAS DEL CAMPO DATO DE LA TABLA DINAMICA

Etiqueta "Campo Activo"

Con el archivo que acaba de descargar, realice una tabla dinmica llevando a los campos de fila, el campo "Nombre lnea" y el campo "precio" al rea Valor dos veces

Ubquese en cualquier celda del campo de Valor, ejemplo

"B6"

Haga clic a la pestaa de la pestaa "Opciones" Haga clic en la etiqueta Campo Activo

Haga clic a la opcin "Configuracin de Campo"

Haga clic a la pestaa Mostrar valores como Seleccione la opcin mostrar valores como: % del total Haga clic en Aceptar

Podr verificar que el campo Precio cambiara por el % que representa ese valor sobre las ventas totales. Para una mejor presentacin ordene por valor descendente.

mircoles 4 de noviembre de 2009

Tablas Dinmicas | Capitulo 3

Recuerden que esta es una serie de tutoriales sobre tablas dinmicas y al final de este post podrn encontrar los enlaces a los captulos 1 y 2. Anexaremos tambin el archivo en Excel que estamos usando en los ejercicios.

Hoy veremos "Formato y Diseo".

Excel proporciona unos estilos predeterminados para asignar un formato a una tabla dinmica, esto con el fin de mejorar su presentacin y dar un toque ms agradable a la presentacin de la informacin

Despus de agregar campos y determinar el nivel de detalles que han de mostrarse, como lo vimos en el capitulo 1, es posible que desee mejorar el diseo y el formato

Ubquese dentro de la Tabla Dinmica.

Haga clic a la pestaa Diseo.

En esta pestaa veremos cada uno de los botones que lo componen:

ETIQUETA 1 SUBTOTALES

Esta caracterstica permite agregar un subtotal a la tabla dinmica

1.

Esta opcin elimina los subtotales de la tabla dinmica

2.

Esta opcin permite mostrar los subtotales en la parte inferior de cada grupo como lo indica el botn

3.

Esta opcin permite mostrar los subtotales en la parte superior de cada grupo como lo indica el botn

Esta opcin solo es posible slo si se tiene aplicado el formato en diseo de informe tipo esquema o compacto. Ver etiqueta Diseo de Informe.

Etiqueta 2 Diseo de informes

Esta opcin permite visualizar el informe de 3 formas diferentes: Compacta, Esquema y Tabular

Etiqueta 3 Filas en blanco

Es esta etiqueta podemos agregar o eliminar una celda en blanco antes del siguiente elemento.

Etiqueta 4 Opciones de estilo de la tabla dinmica

En esta lista de opciones, Excel permite agregar un toque ms personalizado y agradable

Si activa la casilla de verificacin de encabezados de filas, el ttulo de fila tendr formato negrita

Si activa la casilla de verificacin de encabezados de columnas, ste agregar un color predeterminado a sus encabezados

Si activa la casilla de verificacin filas con bandas, ste agregar unos rellenos predeterminados a cada una de las lneas de forma intercalada.

Si activa la casilla de verificacin columnas con bandas, ste agregar un relleno predeterminado a la columna de valores.

Etiqueta 5 Estilos de tabla dinmica

Para finalizar estas opciones tenemos los estilos de tablas dinmicas: Permiten personalizar y agregar un estilo ms presentable a su tabla. Basta con seleccionar el diseo.