Aida Luz Mendoza Navarro Documentos electrénicos de archivo: una vision integradora Fondo Edlorat$$ Dowumentos eectrinicos de archivo: uma visin integradora Capitulo 4 Etapas de la valoracién de documentos electrénicos La valoracién de los documentos electrénicos, en principio, zesponde a criterios similares a los cempleados para los documentos tradicionsles. Ha realidad éstos no tienen que vasiar sustancialmente sitenemos en cuenta quelo tinico que cambia es el soporte, en consecuencia, para una determinada setie documental en soporte de papel se mareari. un determinado plazo de retencisn. Si la misma setie se encuentza en un medio electrdnico, el plazo de retencién no tiene por qué modificarse en tanto no esti supeditado al soporte sino a ln calidad, necesidad o caructesisticas del contenido de Jos documentos que forman Ia setie documental. No obstante, tenemos que tomar algunas precauciones o medidas que protejan la informacién contenida en esos documentos de los siesgos que, por el momento, no se han superado totalmente. A pesar de Ins precisiones anotadas, las caracteristicas de los documentos electréaicos hacen que sean bastantes diferentes los tradicionales en papel. Por ello, algunos especialistas plantean la exigencia de aplicacién de nuevos métodos en lo referente-a las funciones fundamentales de administracién y archivo. De todos modos, nuestra posicién es que los cxiterios bisicos archivisticos se mantienen, al menos en lo que cotresponde a la valoracién de los documentos electrénicos, pero si es necesario abordar algunos elementos técnicos y legales; asi como requisitos archivisticos en lo que se tefiere a lograr el mantenimiento y petmanencia de esos documentos por todo el tiempo que los plzos de retencién exigen para cada una de las series documentales. ‘La precisibn sobre el valor temporal y sus facetas de valor (administrativa, legal, contable o fiscal yen ocasiones, técnica), reconocidas por los especialistas en valoracién documeatal, y el valor permanente dentro del cual podemos mencionar In determinacién del valor informative y el histético, no cambian cuando se aplica la valoracién de los documentos electrénicos. El proyecto TnterPARES puntualiza una serie de elementos que se deben tener en cuenta y sus hallazgos en cesta fea, los cuales ayudarin a tomar las medidas més convenientes. IntexPARES, 2 través de la previa formulacién de una serie de cuestionamientos, desarrolla su investigacién a lo largo de tres fases. En la primera, revisé Ja literatura sobre la evaluacién de documentos electrénicos. Luego, examiné In documentacién disponible en instituciones archivisticas sobre sus politicas y procedimientos de evaluaciéa, asi como los informes de evaluaciones reales de documentos electzénicos; y, finalmente, desarrollS un modelo funcional para la valoracién de documentos electrénicos con la finalidad de obtener una comprensién Getallada de la naturaleza de las actividades de evaluacién de documentos clecteSnicos conservados en su forma auténtica (Duranti, 2005: 86). Hasta aqui encontmamos una notable diferencia en la evaluacién de documentos en soporte de papel y electzénico, Cuando evaluamos los documentos ‘tmdicionales no nos preocupamos sustancialmente por la autenticidad, lo contratio ocurre con los docurhentos electrénicos. Una de las principales preocupaciones seri mantener la autenticidad de los documentos que deban conservarse segiin el plazo de retencién asignado. 1Docsimantoseecrinicos de archivo: una visién integradora —— SEE Tal como menciona InterPARES, las actividades de valoracién determinan qué documentos necesitan conservaciéa 2 largo plazo, asi como los diversos términos y condiciones que se aplican a su conservacién continuada més alli del momento de su vida activa y en relacién con los asuntos que los crearon. Conceptualmente, esta determinacién implica pasar la responsabilidad de Ia preservacién desde el creador a alguna organizacién a la que se le asigna la responsabilidad de Ia conservacién a largo plazo (Duranti, 2005: 86). Esta responsabilidad recae generalmente en los archivos nacionales o similares que conservan los documentos de valor permanente para In investigacién histériea, donde tendsin que mediar una setie de aplicaciones técnicas y archivisticas para preservar la identidad e integridad de los documentos indefinidamente. 4.1, La valoracién de los documentos electrénicos InterPARES, ante la pregunta genindo, en el curso de su existencia, debieran ser evaluados los documentos clectrénicos?, sostiene que la respuesta se da con frecuencia por las circunstancias del cambio en el contexto de los documentos, La evaluacién puede incorporarse al diseiio del sistema electrénico, como en Ia planificacién documental, y se realiza en algtin momento después de que un sistema haya estado en fancionamiento. El control de los documentos seleccionados y los ajustes aecesarios es parte del proceso de seleccién, mientras que la valoraciéa de los documentos retirados tiempo atriis del sistema activo en el que se generaron se torna dificil debido a que la informacién de su contexto tecnolégico y otros contextos, ya no esti disponible o es casi imposible de conseguir (Duranti, 2005: 92). De lo anotado se despreade que la informacién del contexto tecnolégico es de suma importancia para entender el sistema en el que los documentos fueron creados por ser una informacién valiosa para tomar decisiones respecto de la preservacién de la autenticidad de los documentos, en consecuencis, habri que documentar lo mis que se pueda este tema a fin de contar con informacién suficiente para proseguir con las tareas de preservacién a largo plazo. Pata InterPARES, Ia valoracién comprende cuatro actividades principales (Durinti, 2005: 78): Gestionar la funcida de seleccién. . Evaluar los documentos electrénicos. Controlar los documentos clectrénicos seleccionados para preservacidn. Ejecutar la disposicién de los documentos electrénicos (Duranti, 2005: 79-ss). En cuanto a la valomcién de los documentos electrénicos, precisa InterPARES, que en. este momento se decide sobre su disposiciéa (Durant, 2005: 91), se sugiere establecer Jas medidas necesarias pasa conservarlos por todo el tiempo que se les necesite. En esa situacién, IntePARES distingue las siguientes actividades (Duranti, 2005: 79 y ss) que resumimos como sigue: 1, Compilar la informacién: esto consiste en: ~ Recoger Ia informacién sobre el contenido de los documentos y su contexto (uridico-administrativo, de procedencia, procedimental, documental, tecnolégico). DR 1Documentos eletrénivas de archivo: una visiénintegradora Cuanto mis completa sea Ia informacién, mas ayudard a tomar las decisiones sobre el valor de los documentos. - Obtener informacién de fuentes piblicamente disponibles del personal o del cteador y de los documentos mismos. 4 En nuestea opinién, la informacién del personal puede ser muy rica sobre todo de aquellos que, por el tiempo de servicios, conocen ampliamente las funciones de la organizacién y gran parte de su historia, + Se infiere que los documentos tienen valor continuado y son autéaticos. Este es el mayor desafio para el equipo de valoraciéa en tanto se deberia realizar todos los esfuerzos para mantener la autenticidad (identidad e integridad) de los documentos segin sus plazos de retencién y mis alli de los considerados como valor permanente. - Determinar cules son los componentes digitales que tienen que conservarse. Seri fundamental ser muy precisos en esta parte porque de los componentes digitales dependerd, en gran medida, la recuperacién de los documentos, asociada, a su reproduceién auténtica, ~ Establecer el valor de los documentos. Los conocimientos y expetiencia del equipo de valoracién sexin el mejor apoyo para decidit sobre qué documentos podrin eliminarse, cules deberin conservarse y el tiempo asignado a los documentos. - Detetminar la viabilidad de conservasios. De darse las condiciones para conserva los documentos seleccionados, se garantizaré su uso continuado, de lo contuatio, los documentos no podsian cumpliz con su objetivo de informacién, testimonio o prueba, lo cual mermard su valor. - Tomar una decisién de evaluacién. Es el momento en que se decide finalmente ejecutar Ia valoracién de los documentos clectrénicos. Ponderar el valor de los documentos. + Ver el valor continuado. — Motives para preservarlos (pueden ser variados los ctiterios técnicos, la legislacién aplicable, el valor como evidencia para la investigacién, etcétera). + Determinar Ja autenticidad. — Es decir, establecer las bases para la presuncida de autenticidad (integridad € identidad). ~ Se deberi reunir las evidencias para probar la autenticidad. BDocumentos elecorbnicas de arcs 7: tea vib itgradareg $$ + Determinar el valor. — Evaluar lo que ha sucedido en el curso de la existencia de los documentos electrénicos (mieatras esti con el creadoz). = Necesatiamente habré que considerar la conversiéa 0 la migracién, luego se tendri que evaluar si es lo que existié originalmente. — Comprobar si los cambios impiden la capacidad de evidencia de los documentos, De no ser satisfactozia esa capacidad, se podria decidir no conservarlos. Determinar Ia viabilidad de preservarlos. + Consiste en conocer acerca de la preservacién de los documentos electrénicos. + Se deberd revisar la capacidad de hardware y sofiware. + Le experiencia del personel es muy importante pata el mantenimiento de los documentos. Contar con los recursos financieros necesarios para el mantenimiento por todo el tiempo que se necesite conservarlos. + Establecer la capacidad para la conservacién de elementos individuales del contenido intelectual y Ia autenticidad. Aqui hay que considerar: -- La forma y el contenido (superficie del documento 0 en metadatos). — Tener la informacién sobre el contexto tecnolégico de los documentos para saber cémo se generaron (jardvare, software, sistema operativo, etcéters). ‘Tomar una decisién de evaluacién. + El valor y su viabilidad de conservar son los dos elementos imprescindibles para determinar ln decisién. Ver el contraste entre lo que se quiere conservar ylo que se es capaz de conservar (motivos técaicos 'y alto costo). + De tratarse de documentos muy importantes, o de existiralgune disposicién legal de conservar, se deberin buscar alternativas para garantizar la conservaciéa. + Para decidir Ia eliminacién se necesita saber cémo y cudndo se realizari. + Condiciones de transferencia bajo condiciones que garanticen la integridad y autenticidad de los documentos transferidos. 14—— Donumentos setrinicos de ardsivo: una visibnintegradora * Controles para fijar las responsabilidades que se deban asumir, asi como las reglas de las frecuencias del control. + Sise opta por conservar, habs que agenciarse de informacién relevante sobre clentorno tecnolégico, y preparar un paquete de informacién pars el responsable de la conservacién permanente. * Todo el proceso debe producir informacién para explicar y justificar Ia decision de evaluacién (metodologia y-ctiterios utilizados). De acuerdo con Io sefialado par InterPARES para la valoracién de los documentos electrénicos, veamos ahora cémo aplicaria el mismo procedimiento alos documentos tradicionales. Cuando se sefiala compilar la informacién nos preguntamos: existe coincidencia con la valoracién de los documentos tradicionales? Consideramos lo siguiente: + También se necesita informaciéa sobre los documentos, de lo contratio no tomamos conocimiento sobre sus origenes para poder valorarlos en el contexto en el que fueron creados. + Lainformacién se obtiene’de las mismas fuentes, dentro de ellas la del personal con experiencia y conocimiento de la organizacién, Sea por su formaciéa o por el tiempo que se desempefia dentro de ella, sus aportes serin de valiosa ayuda. + El valor continuado (conservacién en el tiempo) y la autenticidad de los documentos no necesitan mayor demostracién. * No tenemos que ponderar componentes de procesamiento de los documentos, pero si las medidas para su conservacién fisica, porque los documentos cuyos plazos son mayores o de valor permanente necesitarin determinadas condiciones para su almacenamiento, como equipos ¢ instalaciones que garanticen su integridad y minimicen las causas de deterioro del papel. En cuanto 2 la actividad nimeco 2, Ponderat cl valor de los documentos, la pregunta cs: geoincide con la evaluacién de los documentos tradicionales? En auestea opinién: + ‘También se aplican criterios técnicos, la legislacién relacionada con los plazos de prescripciéa legal o ta que exige la conservaciéa, en determinadas condiciones, delos documentos de valor histérico, asi como las responsabilidades de los funcionarios son las mismas. Le son aplicables los plazos de retencién y otros ctiterios de valor y su utilidad para la investigacién es valorada en la misma forma que los documentos electrénicos. + No necesitamos establecer bases para demostrar la autenticidad ni reunir evidencias, pero hacemos constataciones en el momento de Is identificacién, aunque no demanden mayor complejidad. 15Documentos electrinicos de archiva: una wisn integradora + Solo evaluamos el curso de su existencia. Respecto de la actividad mimero 3, Determinar la viabilidad de conservarlos, nos pteguntamos: tenemos que asegurar la viabilidad de conservar los documentos tradicionales? Veamos: 5 + Necesariamente tenemos que conocer y aplicar las técnicas de conservacién y medidas de prevencién para evitar que los documentos se deterioren, asimismo, establecer medidas de seguridad contra siniestros y controles pata que personas, ajeazs no ingresen a los repositorios sin autorizacién. + Al igual que para In valoracién de los documentos electrénicos, también se requiere personal con experiencia suficiente para llevar a cabo tan comprometido proceso téenico. + Serin necesatios los recursos para lograr una infraestructura adecuada y equipos para proteger los documentos. En este rubro, los costos pueden ser menotes al mantenimiento y migraciones que demandan los sistemas informiticos de gestién documental, donde encontramos una diferencia. iii iia En cuanto a la tltima actividad, Tomar una decisién de evaluacién, la pregunta se toman las decisiones en la misma forma para los documentos tradicionales? Respondemos lo siguiente: + El valor del documento, una vez identificado, es determinante para su conservaci6n; si son documentos valiosos, simplemente se conservan. + Lacliminacién de los documentos piblicos se realiza segin los procedimientos legales estzblecidos, para los archivos privados Ia‘decisién comesponde a Ia propia entidad. + Las transferencias obedecen a’normas (documentos pablicos) y disposiciones internas (privados). * Todo el proceso de seleccién debe ser documentado (informes técnicos detallados sobre cémo se realiz6 el proceso de principio a fin). Tanto pata la valoraciéa de los documentos electrénicos como para los tzadicionales, las dependencias productoras de los documentos cumplen un papel muy importante durante el proceso porque aportan la informacién sobre los documentos desde sus origenes, y conocen bien las actividades por las cuales se produjeron, Este conocimiento base se enlaza con el de los archiveros quienes tienen una visiéa completa y detallada del proceso de valoracién, porque estan al tanto de los métodos y la teoria archivistica para orientar las decisiones valorativas incluyendo, como parte de Sus anélisis, Ia utilidad de cada una de las series documentales para el productor o creador de los documentos, 76Documentas eletrnicos de archivo: wna visién intgradora La informatizacién del proceso nos dari una serie de datos para tomar decisiones en momentos especificos de Ia gestidn, en lo. que cotresponde a la valoracién, Imada también expurgo por algunos autores. Respecto a ella, José Ramén Cruz Mundet comenta: «Por cuanto se tefiere al expurgo, informatizando los cuadros de seleccién, el ordenador indicari periddicameate las series que han de senobjeto de tratamiento, su localizacién, el tipo de seleccida aplicable, las unidades de instalacién y las signaturas que queden libres, como su posterior asigaacién a nuevos ingresos; asimismo, es imprescindible para seleccionar informacién en bases de datos y cualquier tipo de documentos. informéticos (Cruz Mundet, 2001: 317). En los sistemas de gestién documental electrénica es posible incluir los documentos en soporte de papel, tal como lo especifics MoReq, en el rubro gestidn de documentos de archivo no electrénicos.(Comisién Europea, 2001: 71). La Tabla de Retencién de Documentos es un documento de gestién archivistica gue completa cualquier trabajo de valoracién. Para los documentos tradicionales este puede ser trabajado conjuntamente con el Cuadro de Clasificacién de Fondos de Documentos de Archivo, sobre el cual se estructura, asignando los plazos de conservacién una ver identificadas y evaluadas cada una se las series documentales. En cuanto a la descripcién de documentos de archivo, ésta aporta Ia informacién pettinente pata la localizacién de los documentos. La valoracién debe efectuarse desde el comienzo del ciclo de vida del documento clectzdnico, o antes de crearlo duzante el disco del sistema, segin algunos archiveros, porlo tanto ser necesario un conocimiento profundo dela organizacién creadora, de sus funciones, sus procesos, sus relaciones con otras organizaciones nacionales ¢ internacionales, si fuera el caso. 4.2. La transferencia de los documentos clectrénicos a un nivel de archivo superior Uno de los grandes problemas archivistcos de las administraciones piblicss son las transferencias de los documentos en soporte de papel sin previo aviso, anti improvisadas, sin una programacién que permita al archivero receptor tomar las medidas de espacio y equipos para su aceptacién. En muchos casos, éstas sorprenden al archivero, quien no tiene més opcién que recibirlas cuando wna orden superior asi lo ordena. Ein otzas ocasiones, los documentos generalmente esperan un tiempo hasta que se Jogren las condiciones adecuadas para proceder con la transferencia, en esa situacién esperan a veces tiempos excesivamente prolongados es negativo que se prolongue demasiado porque se inicia un proceso de detetioro o degradacién de los documentos cuando se eacuentzan apilados sin ningiin tratamiento archivistico, medidas de preservaciéa 0 conservacién— hasta concretarla. Pata la transferencia de los documentos electrénicos, las medidas a tomar son diferentes ala vez que puntuales. Entre las acciones a tomar en cuenta tenemos: - Determinar qué debe transferirse a los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, inclayendo la informacién completa de los componentes digitales de os documentos. Fiste.es un tema que InterPARES ha trabajado de manera muy 17Documentos electrinicas de archiva: una vitién integradora puntual tanto para la transmisi6a de los documentos electrénicos como para la disposicién y su conservacién continuada, incluidos los términos y condiciones de transferencia (Duranti, 2003: 115). - Los documentos deben ser permaneatemente supervisados por posibles alteraciones en los componentes tecnolégicos. Es apropiado poner el miximo cuidado en la transmisién de los documentos como en Ia conservacién definitiva, debido a que cualquier alteracién pondria en tela de juicio su autenticidad, con lo que el documento archivistico no cumplitia sus fines. - Determinar quién debe autenticar los documentos. Esta accién deberd estar determinada por la ley. De acuerdo con Ia legislacién peruana, el fedatario informatico podria realizar le autentificaciéa, pero, debemos preguntarnos entonces: 2qué papel le corresponde al archivero?, gseri o no el custodio de los documentos electrénicos? Segiin el derogado Reglamento de la Ley N? 27269, Decreto Supremo N° 004-2007-PCM, Cuarta Disposicién Final: «En el caso de las entidades puiblicas, las oficinas de informatica y sistemas o quien hhaga sus veces serin responsables del archivo digital de la documentacién institucional y de su autenticidad, asf como de aquella en la cual interviene el fedatario institucional de conformidad con el articulo 127° de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento ‘Administrativo General. Para estos efectos el titular de las mencionadas oficinas utilizar’ Ja firma digital en os vérminos del atticulo 19° del presente Reglamento. Mediante Decreto Suptemo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros se podrin establecer criterios para regular el archivo digital de documentos en el ambito de la Administracisn Publica»! De conformidad con la norma referida, en el Peri, el archivero de la organizacién publica no custodiaba los documentos de archivo electrdnico. Estos, seprin se desprende del atticulo anotado, era competencia de los informéticas. Nétese ademas que la regulacién del archivo digital no correspondié al AGN o al Ministerio de Justicia, que es del que depende, sino a la Presidencia de Consejo de Ministros. En otro apariado comentaremos la norma que superd este dispositive que consideramos en su momento negativo para la atchivistica peruana. - Siexisten varias copias del mismo documento, hay que identificar qué documento esti autorizado como prueba o cual de ellos ser4 el que se determinard como copia auténtica. Ea tanto no es posible conservar un documento electzénico, solo es posible conservar la capacidad para reproducitlo (Duranti, 2003: 35). Alemania, Inglaterra, Estados Unidos y Canadé ofrecen grandes avances en la valoracién. de los documentos electrénicos y en cuanto a la transferencia de documentos a los Archivos Nacionales de Estados Unidos, es pertinente mencionar aqui las normas ecrcto Supremo N® 004-2007-PCM, Replamento de la Ley N° 27269 de Fiemasy Cetfcados Digitales (Reeuperado 116 de julio de 2007). husp://wwwtonge’-gob.p/bancos/baaeo.normas/aechivos/ds_04_2007_PCM. pit 18Docrrwentoselectrénicas de archivo: una visién integradora establecidas por el National Archives and Records Administration (NARA), que es el ongenismo coordinador de la politica archivistica de EEUU. Sobre el particular, Jordi Serra hace un comentario muy interesante que glosamos en algunos pisrafos a continuacién: «..la regulacién 36 CFR Part 1228 dedica la Subpart La la transferencia de documentos a los Archivos Nacionales de los Estados Unidos, y dentro. de ésta el apattado 1228.270 a la transferencia de documentos electrdnicos». La regulacién specifica los medios para realizar la transferencia y para cada uno de ellos, indica los estindares y normas técnicas aceptadas, ‘Las oficinas federales son responsables de ia integridad de los documentos que transfiere a los archivos nacionales segiin el calendario.de conservacién. De no contar la oficina con los recursos ni con los métodos que garanticen la conservacién de los documentos, puede negociar su transferencin con el NARA antes de Ia fecha citada, Enviados los soportes, Ia oficina debe conservar una copia de los documentos transferides, mientras reciba la notificacién oficial del NARA de que la transferencia ha sido correcta, En este momento, NARA asume la responsabilidad de la conservacién de los documentos transferidos. Junto con los ficheros se debe transferit la documentacién necesaria pata identificar € interpretar los documentos de conservacién permanente que puede estar en formato electsénico. Ademés, se recomienda mantener informacién-sobre cada soporte que contenga documentos no evaluados o de:conservacién permanente. Cuando el NARA recibe una transferencia clectrénica, compara el contenido de los documentos digitales recibidos con la descripcién del contenido de estos documentos que proporciona la documentacién que los acompaiia (Serra, 2002). Todo indica que los archivos nacionales, en poco tiempo, deberén atender las transferencias de grandes cantidades de informacién contenida en los documentos clectrSnicos digitalizados y. de origen, por lo que es necesario que estén preparados de acuerdo con Ins caractetisticas de esa clase de documentos. Las organizaciones sefialadas tendrin que definir sus propias estrategias para no perder Ia informacién que se les destinaré y que deberéa conservar permanentemente. Los paises mas desatrollados cuentan con la infaestructura y los presupuestos necesatios pata la custodia de sus documentos. Los avances en la implementacién de los recursos tecaolégicos también son importantes; en cambio, los paises menos desarrollados deben afrontar una serie de dificultades ~carencias de toda indole para conservar ptimamente sus documentos, en principio en papel, y si se trata de documentos electrénicos, posiblemente en la mayorfa, de los.casos, los problemas seriia insalvables. No podemos afirmar que los archivos nacionales menos favorecidos econémicamente carezcan de la suficiente visién para prever las necesidades de conservacién de los documentos en soportes electrénicos. Todos ellos son conscientes de que sus actividades, funcionamiento y servicio se tendrin que realizar en va futuro a0 muy Icjano utilizando mayormente la informitica. Asimismo, su incursién en casi todos los Notional Archives and Records Administration (1999). 79Documentos electrineas de archivo: uma wisitn integradora procesos archivisticos es un hecho indiscutible, de esta manera progresivamente se ira combinando la mayoria de las formas manuales de procesar y servir los documentos ~que hasta el momento soa la préctica cotidiana de muchos archivos— con cl apoyo de lh informatica; por tanto, ser una exigencia impostergable el disponer de los recursos que sean necesarios para adquirir las tecnologias de Aardvar 0 software ineludibles para ello, ademis de contemplar las forzosas actualizaciones. De estas organizaciones, que son la mayorla ~por lo menos en Latinoamérica~, algunas han tenido éxito en su transformacién porque lograron interesae a los mis altos niveles para apoyar el cambio y poder entregar a su pais y al mundo, archivos cuya infrsestructura es ua ejemplo a seguir; otzas siguen postergadas por miiltiples zazones, pero principalmente por la indiferencia e ignomncia de las autoridades y funcionatios piiblicos respecto del rol que cumplen los archivos en la gestién administrativa de los Estados. Ellos no comprenden que son imprescindibles para el éxito de la gestién piblica, No ‘eaticnden que el carecer de una sélida politica de gestién de los documentos, en principio, de forma tradicional, asi como del apoyo que demands, Ia hace impracticable. Por ello, querer saltar 2 una fase superior sin haber superado Ia anterior seré imposible. Sin embargo, se expiden leyes y mas leyes, unas mis imperativas que otras, antes que declarativas o facultativas. Estas inducen a las organizaciones a entrar en lz eta de la tecnologia informatica sin medir sus consecuencias, cuando no se cuenta con la experiencia y controles complementarios a su aplicacién para evitar las pérdidas de informacién. A esto se suman las grandes empresas internacionales mediadoras de los jinsumos informiticos y productoras de los modernos equipos presentados como Ia maravilla del siglo XXI, alos que todos queremos acceder. ¢Qué hacer ante este incitante panorama que no esti al alcance de los paises -y sus atchivos nacionales-, si las exigencias de este mundo globalizado demanda ponerse a tono con los adelantos tecnolégicos?, epueden los archivos nacionales negarse a recibir los documentos clectrénicos por falta de condiciones para su conservacién?, gestarin incumpliendo con la ley?, glos archivos nacionales estan preparados para asumir el reto?, ses el momento de hacerlo? La realidad muestra una lamentable incoherencia entre los adelantos tecnolégico-informaticos y las posibilidades de los archivos nacionales con menores recursos econémicos. En el Peri, hace muchos afios que en el AGN no se reciben transferencias de documentos en soporte de papel por falta de espacio. No se vistumbra una pronta solucién a este problema, atin no se solicitan transferencias de documentos clectzénicos; si asf fuera, con seguridad podemos afirmar que la institucién no estarfa en capacidad de affontar su conservacidn en condiciones que le permitan garantizar su acceso y uso septin las necesidades de sus miiltiples usuarios. Es evidente que los precios de los equipos informaticos estin descendiendo en sus costos, pero a la par van siendo reemplazados por otros llamados «de iltima generaciém, que aunca es la ditima por lo que Ia transformacién es permanente, asi como deberia ser el presupuesto para poder estar a la medida del cambio, Los precios de computadoras y los componentes de ardvare vasina de acuerdo a su potencial y los dispositives que puedan tener, los paquetes de programas para la gestién de documentos electrénicos oscila entre 60000 y 100 000 délares anuales, un precio muy lejos de las posibilidades de pagar por la mayosia de organizaciones piblicas de un pais en vias de desarrollo, menos aun para los archivos nacionales porque generalmente reciben exiguos recursos 80 iis iaDocumentos elesrinices de archiva: ama wisién integradora comparativamente con otras organizaciones similares. ¢Esto significa que los archivos nacionales no podrin atender la gestidn o el destino final de los documentos electrénicos segtin mandato legal?, zqué nos espera a futuro si no es posible la custodia de la gran cantidad de informacién en documentos electrénicos que forman parte del patrimonio documental de la nacién? Si revisamos las Normas-Generales y las Ditectivas de Procedimientos del Sistema Nacional de Archivos del Peri aptobadas en los afios 1985 y 1986, respectivamente, Ias que inciden en la Seleccién Documental -tal como ya lo hemos mencionado con anterioridad, asi se denomina al proceso técnico archivistico establecido en la norma técnica, no existe ningtin ptecepto normativo que petmita atender técnicamente la transferencia de los documentos clectrénicos, debido a que las normas fueron establecidas solo para los documentos en soporte de papel, en consecuencia se necesita con urgencia la modificacién o actualizacién de las normas del sistema para atender el momento archivistico que vivimos. Simo se atienden los archivos de acuerdo con las exigencias seialadas, no quepa la menor duda que no se podrin afrontar las exigencias de las nuevas formas de almacenar y servit los documentos. De continuar la indiferencia de las autoridades, no habré futuro informatico para los archivos ni informacién para sus usuatios ai para las instancias decisorias de més alto nivel de los Estados. El gobierno electrdnico es ponerse a tono con la modernidad y las exigencias de la globalizacién. Obligadamente tendrin que empezar a atenderse los archivos en sus necesidades derivadas del uso y aplicacién de la informatica; de lo contrario, esta tecnologia continuaré su desarrollo pero los archivos entrarin en una lamentable involucién o tendsén que poner toda su creativided para mantener niveles minimos aceptables de avance tecnolégico. Por ello, las politicas en la proteccidn de los archivos y las necesidades tecnoldgicas de su procesamiento deben entenderse como priotitarias para lograr un desarrollo paralelo. A la vez, el Estado debe proyectarse en Ia atencién de los archivos de todo el sector piblico a través de las politicas de proteccién de los documentos cuyo liderazgo se centra en los archivos nacionales, incluso estas politicas tendria que ser asumidas responsablemente por cada una de las autoridades de cada organizacién para que se pueda logtar una real moderaizacién de los archivos que derive en el fortalecimiento y consolidacién de los sistemas nacionales de archivos. Para que Ja gestién documental en cualquier entidad sea un éxito se necesita la confluencia de dos factores: 1) La decisiéa politica de apostar por los archivos de toda la organizacién, lo que implica otorgarles los recursos que sean necesarios y las facilidades administrativas para su desarrollo dentro de Is implementacién de un Sistema de Archivo Institucional (SAI), la aplicaciéa de un programa de gestién documental y su integracién a un sistema de informaciéa. 2) La participacién de un equipo de archiveros cuya formacién garantice la aplicacién de modernas téenicas de archivos, al cual se deber’ mantener en permanente capacitnci6n. 81Documentos eletrinicas de archion: una vision integradora 43. No es posible invertir largas horas discutiendo sobre las ventajas y desventajas de la aplicacién de la informatica y la utilizacién de los documentos electrénicos en los archivos, si no se tiene en claro que éstos en sus formas tradicionales o informéticas— metecen ser protegidos y que las organizaciones los consideren como estratégicos para logtat la modernidad del Estado, la transparencia de la gesti6n piblica, la rendlicién de cuentas, la lucha contza la cozrupeién y la conservacién de avestra identidad nacional, todo ello bajo una infraestructura que facilite el manejo de la informacién dentro de la onganizacién y en sus relaciones con otras organizaciones nacionales e internacionales, por lo que no se debe aplazar més su atencién, Las dependencias organizacionales relacionadas con las teenologias tendran que asumix papeles relativos a la administracién de la informacién conjuntamente con el archivero de cada una de las entidades, tarea que ha sido ajena a los archiveros hasta hace unos afios. A taiz de la importancia que dia a dia se viene dando a los axchivos y su tratamiento integral, sobre todo en los paises desarrollados, se va revittiendo una situaci6n en la que antes no habia espacio para el archivero. Hloy se va logrando aunque lentamente— que sea convocedo cuando se implementa un programa de gestién de documentos en medios electsSnicos porque la experiencia viene demostrando que la intervencién tinica de los administradores ¢ informaticos ha ocasionado més de un revés a la organizacién, especialmente luego de analizar el trabajo realizado y los costos que demandé; asi, muchas veces el sistema no uye por los caminos que demanda una correcta gestién documental y no se percibe la solucién de los problemas de acceso 2 la informacida y servicios en general. Por supuesto que los departamentos encargados de las tecnologias tendrin la obligacién de manejar el sofware, considerar el hardware que soporte el almacenamiento de los documentos generados y, asimismo, deberin compartir sus preocupaciones, expetiencia ¢ informacién técnica con el archivero especificamente cuando necesiten volcar toda In informacién’en los sopottes, como los discos dutos, compactos, etcétera, debido a los problemas de conservacién de estos medios, ademas de consider otros elementos cayos cosios encarecen el proceso. ¢Quiga controla Is climinaciéa de los documentos electrénicos? La eliminaci6n de los documentos tradicionales declazados inaecesatios, en la mayoria de los paises, se sige por procedimientos legalmente establecidos 2 los cuales deben ceflirse las organizaciones piiblicas, en tanto que las organizaciones privadas toman sus propias decisiones sin que medic un organismo oficial que se los permita; puede haber excepciones pero son las menos. Los documentos tradicionales convertidos a digitales 0 electrnicos deben seguir las normas que tigen el procedimiento de eliminacién luego de hacerse la conversién -en esto coincide la mayoria de las legislaciones sobre tecnologia informatica aplicada a los archivos, La autorizacién de eliminacién de los documentos originales de papel corresponde a un organismo archivistico superior que decidird si se eliminan o deben conservarse por constituir documentos valiosos para la reconstruccién del pasado nacional. [gualmente, la legislacién internacional es coincidente en este punto, en consecuencia, la eliminacién de los documentos que no revisten interés para la historia es autorizada por el organismo archivistico competente, manteniéndose pata su 82, iii aca scsiDocumentos eletrinieas de archiva: uma visién integradora conservacién permanente los documentos de valor histérico. En cambio, la eliminacion de los documentos electrinicos de origen, si bien puede incluirse en Ia legislacién sobre la materia, su control oftece ciertas dificultades. Nos preguatamos: :cémo se puede vigilar que a0 ocutran eliminaciones no autorizadas? Por cierto, también suelen ocurtir climinaciones clandestinas de documentos tradicionales, pero su desaparicin es mas notoria, en cambio los documentos electrénicos pueden desaparecer con gran facilidad de los dispositivos de almacenamiento por lo que es mis remota la deteccién de su susencia; por lo general, lo que se pierde no se recupera. En principio habra que confiar en ls honestidad de los funcionasios para conservar integramente los documentos que ptoducen, los que demuestran el éxito y el fracaso de una gestién. No queda claro el procedimiento legal para la climinacién de los documentos clectzdaicos de origen, centonces: ¢cémo proceder a la eliminacién de los documentos electrénicos de origen en 1 administracién pablica?, ccudl sera el procedimiento legal para su eliminacién?, scdmo se ejecutard la autorizacién del AGN 0 de los organismos facultados a autorizar Ia climinacién? Las legislaciones presentan vacios en este tema, en tanto los procedimientos fueron establecidos para los documentos tzadicionales como sucede en el Peri. En esa medida urge hacer las inclusiones legislativas necesarias para regular ese tipo de climinaciones, incorporando medidas n0 solamente normativas, sino estableciendo dizectrices vinculadas a los procesos tecnolégicos y archivisticos par cl seguimiento, control y ejecucién de Ins eliminaciones de los documentos electrdnicos que cubran el procedimiento de principio a fin. Respecto de los documentos digitalizados, también nos planteamos algunas preguntas: gprocedent més de una evaluacién?, zsu conservacién pods ser garantizada de manera indefinida?, gse modificarin los plazos de retencién mas adelante al detectarse Ia imposibilidad de se conservacién permanente?, guna vez climinado el documento en soporte de papel sobre el cual se hizo la digitalizacién, de sex solicitado el primero por la jnstancia jurisdiccional, seri posible que los tribunales acepten la copia auténtica del documento digitalizado? Son muchos cvestionamientos, para algunos posiblemente se encuentren prontas respuestas y para ottos quiz no las haya por el momento. “Algunas dudas podian tomarse como exageradas por todos aquellos entusiastas usuatios de la tecnologia informatica en los archivos, sin medir ningin limite; por el contratio, cuando se expresan ciertas preocupaciones inmediatamente se piensa que quien las plantea ¢s un archiveto ortodoxo, que no mira mas allé de sus tareas tdicionales y que niega todo desatrollo tecnolégico. A veces se responsabiliza al organismo facultado a autorizar | eliminacidn. Hace un tiempo, mientras desarrollébamos una clase sobre los docuinentos electrdnicos en los archivos péblicos, un fedatario nos manifesté su gran preocupacion porque el AGN impide todo progreso en el uso de la tecnologia informitica,limitando la actuacién de los fedatarios pablicos que se han especializado en la materia, esto porque después de haber cumplido con todas Ins etapas que la ley sefiala pasa la digitalizacién de ‘imigenes, al llegar a la etapa final, cuando se solicita la eliminacién de los documentos de papel, cl AGN manifiesta que no se puede eliminar. Le explicamos que el AGN no autoriza hh climinaciéa de los documentos que son valiosos para lt historia, ese es su tol; en consecuencia, no impide la eliminacida de los documentos que no gozan de esa categoria, no entorpece el progreso tecnolégico en los archivos, sino que solo acta en cumplimiento de la ley. Seguidamente nos manifesté: 83Documentos electrinicas de archiva: sna visién integradora Silos documentos innecesasios se pueden eliminar, entonces para qué gasta la instituciéa cen digitalizarlos cuando de todos modos se eliminarin en fechas tempranas. Enseguida agregamos: la aplicacién de la informética en los archivos, y el uso del documento electrénico, no solo debe entendetse como eliminacién de documentos en soporte de papel, o reduceién de espacios en la conservacién de los mismos, antes bien debe ‘verse en toda su dimensién como instrumento valioso para facilitar la géstiéa documental, reduciendo los tiempos y movimientos como manda la moderna administeacién, mejorando el servicio, etcétera, es decir, son miltiples sus aplicaciones ¥ ventajas. Ese es el factor productividad que debe medirse. La eliminacidn de los documentos tradicionales por las organizaciones privadas no implica mayor complejidad cuando la decisién esta a nivel interno con los efectos de los tiesgos y las responsabilidades que esto supone; el problema se presenta cuando la autorizacién corresponde a un organistno superior como es el AGN o un Archivo Nacional, segiin sea el caso, asi como cualquier otra instancia facultada a autorizar la climinaciéa. Por tanto, los documentos tradicionales en las entidades privadas se eliminan bajo su propia responsabilidad, pero cuando estos han sido convertidos a documentos clectrdnicos digitalizado’, la autorizaciéin'de climinacién de los originales de papel ~segiin la legislacin de algunos paises, como es el caso del Perti—corresponde aun organismo superior de archivos, por consiguiente, deberén acogerse al mismo procedimiento seguido pot los organismos publicos. ai ci pai is El MoReq! sefiala que el SGDEA debe permitic la conservacién de los metadatos de los expedientes y Ia informacién de los archivos transferidos o destruidos, y que ¢l administrador seleccione un subconjunto de metadatos, para su conservacién, de los expedientes que se destruyan, se transfieran o se desplacen fuera de linea, con la finalidad de saber con qué documentos contaba Ia organizacién en el pasado (Comisién Europea, 2001). El problema es que nada impide que esta informacién también pueda’ destruirse, sea intencional 0 fortiitamente. Este control que se eapecifica deberfa ser de conocimiento dé la organizacién competente para autorizar la climinacién, por las auditorias que pudieran realizarsé con el fin de conocer si la climinacién fue correcta y si realmente fueron climinados solo los documentos autorizados. csi aici En tal vistud, los organismos decisorios para Ia eliminacién de los documentos originales de papel convertidos a electrdnicos deben tomar las acciones mas convenientes para cuidar que las eliminaciones siempre cuenten con la debida autorizacién y que los docuiesitos més valiosos pata Ia reconstruccién del pasado nacional no se vean afectados. Posteriormente se debetin tomar medidas aun mis estrictas para vigilar que los documentos eleétrénicos digitalizados no se eliminen sin autorizacién, puesto que su vigilancia corresponde al organismo competente a otorgar la autorizacidn. Este aispecto no esti consignado en las leyes —por lo menos en el Peré~, por lo que séré conveniente insertar las normas pertinentes en la legislacién sobre la materia. Tin este escenario sintetizaremos varios planteamientos como sigu <* El destino final de los documentos electrénicos de archivo estar sujeto a leyes y seglamentos. 84. 4Documentos electrénices de archivo: nna visi integradora - La legislcién deberé diferenciar el procedimiento para la climinacién de los documentos de papel convertidos a electrSnicos de la eliminacién delos documentos electrénicos de origen. Las diferentes caructeristicas presentadas hacen necesario tratarlas por separado. ~ Cuando proceda la climinacién—en los casos del item anterior~ debe intervenic en la ejecucién de la misma la autoridad competente en materia de archivos. - Se deberi prover Ia interconexiéa del ozganismo aschivistico facultado a otorgar la autorizacién con todos los organismos dependientes de él, en una suette de sistema integrado de vigilancia de archivos (SIVA) para mantener un estricto control de la existencia documental de todas las organizaciones bajo su competencia, esto lleva a plantear la instalacién de un sistema informatico de archivos piblicos de nivel nacional? El sistema deberd ser capaz de otorgar las autorizaciones de eliminacién previa valoracién de los documentos, comunicando electrénicamente toda exclusién de los documentos del sistema informético institucional al organismo rector de los atchivos u organismo competente que autoriza la eliminacién. De otro Indo, seri capaz de facilitar una variedad de reportes y consultas que permitan el seguimiento ¢ inspeccién de la eliminacién de los documentos, as como otzo tipo de informacién para facilitar un prolijo sepuimiento de la existencia de los documentos de los archivos piiblicos por el organismo competente. Esta es una idea que podria desarrollarse a través de la red informatica y, runque suene a utopia y demande un costo considerable, pensamos que vale la pena estudiar las posibilidades de su instalacién, 4.4. Las tablas de retencién para los documentos electrénicos El MoReq! oftece uns interesante y sencilla metodologia para Ia elaboracién de las tablas de rctencién de documentos por medios electrnicos. Aqui algunas de sus recomendaciones téenicas: - ELSGDEA debe ser capaz de asociar una norma de conservacién a cualquier documento de archivo, expediente o clase de un cuadro de clasificacién." = Toda norma de conservacién debe incluir una decisién sobre el destino, el periodo de conservacién, el motivo y el origen de la decisién. - En relacién con cada expediente, el SGDEA debe: - Rastrear de forma automética los perfodos de conservacién asignados al expediente o a la clase a la que pertenece. 2 Bn el Pert existe of SIAF (Sistema Integrado de Administacién Financiers) del Histado de registro y gestién de informacién. Esti basado en cl uso dle tecnologia informitica y de comunieaciones que permite mancjar inmensos ‘volimenes de informacién generada en los puntos més diversos y poneria a disposiciéa de distiatos usuntios en casi ‘ualquiee puaro dl teritorio nacional donde se cuente can Tatemet (Docimento ea nea). Recuperido dl 18 de noviembre de 2007; hup:/ /wwwmesadeconcertacion.omp pe/documentos/documentos/dloc_00508.paf. Algo parecido se podsia hacer para el control de los decumentos piblicos. + Bntiéndase unorme de consesvacidn» como «pkazo de retencié. 85Documentos electrnicas de archivo: una wisiénintegradora - Iniciar el proceso aplicable en funcién del destino establecido una vez que se haya llegado al término del periodo de conservacién (Comisiéa Europea, 2001: 31. El MoReq} sugiere vatios momentos para establecer los plazos de retencién, sobre la base de fechas futuras, en fancién del transcurso de un plazo contado a partir de: la apertura del expediente, el transcurso de un plazo contado desde el cierre del expediente, desde la incorporacién del iItimo documento de archivo al expedieate, desde la tiltima vez que se recuperé un documento de archivo del expediente, desde una accién concreta (como puede ser después de la firma del contrato, o un plazo especificado como indefinido que indicard la conservacién a largo plazo). Los planteamientos técnicos son sélidos; sin, embargo, la prictica archivistica hace que normelmente se condicionen las transferencias a plazos segin los cuales los documentos pasan de un nivel de archivo inferior a uno superior y las eliminaciones a un tinico plazo de retencién —al menos asi sucede en el Peri, sin que esto impida hacer todas las revisiones necesarias que deriven en la vatiacién de los plazos cuando se sustente su cambio por razones atendibles 0 cuando el productor de Ja documentacién quien tiene preeminencia en la decisién sobre el tiempo que requiere de un documento- solicita la extensién del plazo de retenciéa. Sobre los plazos de retencién MoReq? considera diferentes reglas que deben sex mantenidas en el Sistema Electrénico de Gestién de Documentos otorgando respuestas automiticas para las acciones de disposicién. Precisa que las tablas de zetencién y disposicién detivan de diferentes mandatos legales y necesidades de la organizacién. (European Commission, 2008: 55). Como podemos apreciar es més flexible que MoReqt. Las seties documentales con mis de 3 a 5 afios de retencién necesatiamente deberin set sometidas a las migraciones u otras estrategias que sean necesarias para mantener vvigente la recuperacién de la informacién. Esto obligar a que se consideren los términos enlos cuales seran aplicadas hasta completar el plazo de retencién de la serie documental. ‘Habra que considerat la pétdida de informacion en cada migraciéa, lo que me leva a otra interrogante: gcuintas migraciones podrin soportar los documentos sin que se produzca pérdida de informacién que impida el uso de los documentos, o lo que es peor, su reconocimiento como prueba o fuente de informacion? La respuesta no es sencilla, podtfamos establecer una relacién entre el plazo de retencién y no mas de 36 4 migraciones, lo que significaria mis 0 menos unos 12 afios promedio de plazo de retencién para los documentos digitalizados o de otigen, siempre que no se encuentrea, entre los que—en nuestra opinién—deben ser exceptuados de su versidn en éstos iltimos, cuyo listado ponemos a consideracién Iineas adelante. Todos aquellos documentos que sobrepasen ese plazo, mientras no se garantice la conservaciGn permanente, deberin mantenesse en formato de papel, el que es probadamente mis durable ea el tiempo. Debemos agregar que un gran potcentaje de la produccién documental no supera cl plazo promedio (12 afios) al que nos referimos. * EL MoReq! refiere que el concepta a largo plazon no se define con precision pero, par efectos del estudio realizado, ja edumante un pesiado igual o supecir 2 diez aoe. 86Documentos eletrinices de archivo: una visién integradora Es pertinente, pues, prever las pérdidas de informacién durante las migraciones u otras acciones semejantes, porque no es posible garantizar al cien por ciento que esto no ocuttiti, lo ideal es que no se produzca; sin embargo, no podemos asegurarlo. Existen mecanismos tecnoldgicos que facilitan Ia recupetacién porcentual de informacion perdida por algunas incidencias, también es cierto que no siempre es.posible la recuperaciéa total, en consecuencia, los riesgos son latentes y mientras éstos subsistan ¢s mejor mantener los documentos esenciales o de valor permanente de ls organizacion en el soporte que brinde mayor seguridad. Desde hace un buea tiempo venimos insistiendo en Ia necesidad de descartar ~en tanto no se resuelvaa todos los problemas de autenticidad y obsolescencia— el uso de documentos electrénicos de origen en los siguientes documentos (Mendoza, 2001: 57): - Dispositivos legales de cualquier nivel jerrquico. - Actas. - > Libros contables. = Actos juridicos resolutivos. + Informes de auditorias. - Obligaciones 0 compromisos internacionales. - Negociaciones comerciales piiblicas y privadas que incluyan derechos colaterales. - Licitaciones piblicas nacionsles e internacionales. - Derechos individuales o personales. - Obligaciones tributarias mientras se encuentran vigentes’ Los plazos de retencién, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos clectrénicos, se deciden ea la etapa de diseiio para algunos archiveros o durante la creaci6n de los documentos para otros, y deberd advertirse la necesidad de establecet adicionalmente las fechas de migracién —cada 3.6 4 afios~ que tendrin que aplicarse de acuerdo con el plazo de zetencién correspondiente indicado para cada serie documental. En la misma forma que existen discrepancizs entre los archiveros respecto del ‘momento para la asignacién de los plazos de retencién de los documentos electrénicos, el ciclo de vida para los documentos electrénicos se inicia para algunos en la etapa de disefio y para otros en la etapa de creacién. Hista es la mas conveniente pare la valoracién de los documentos electrénicos porque oftece mejor opcién para comprobar que las decisiones se implanten como resultado de dicho proceso, esto permite evitar gastos indtiles cuando se aplican normas a los documentos de valor histérico. La etapa de disefio y creacién concluye cuando el sistema se termina, se instala y se prueba (AGN, México 1999: 54). Cualquier aplicacién informatica demanda altos costos, por tanto set conveniente anslizar y estudiar de manera muy precisa cada paso que se dé, porque las correcciones futuras elevan considerablemente los costos de implantaci6n de un sistema clectrénico de gestion documental, o en el peor de los ‘Conjunto de facltades exclusivamente vineuladas con I persons o titular que no pueden ser eercidas, en ningtin e180, porsu acceedor, debido & que coctesponden a eu esfer privada, tales como los derechos familiares 0 sucesorios, Posiblemente el listado sea demasiado eecueto comparado con la gran cantidad de documentos valiasos pars diferentes ‘ncciones y actividades de las organizaciones 87Documentos electriices de archivo: wa vsiénintegradora 45. casos, de no ofrecer resultados satisfactotios, su modificacién total siempre resulta ser imperativa. Metadatos Los metadatos, en términos simples, se definen como datos de datos». Eva Méndez Rodriguez refiere que el término «metadatos» es anterior a Ia web, acufiado en los afios sesenta por Jack E, Myers para describir eficazmente conjuntos de datos. Aparece de forma frecuente en los aiios ochenta en la literatura sobre Sistemas de Gestién de Bases de Datos (SGBD/DBMS), pero su desarrollo se produce a tenor de la web a principios de los afios noventa, y més concretamente ante la aueva percepcidn de la ‘web semintica emanada del Consorcio Web [W3C], con ln que se cerré el siglo XX (Méndez Rodriguez, 2003: 11). Segxin Blanca Desantes, los metadatos son informacioa. cestructutada que describe y/o nos permite encontrar, gestionar, controlar, entender o conservar otra informacién a lo largo del tiempo, y desctiben el contexto, contenido y estructura de los registeos y su gestién a lo largo del tiempo (Desaates, 2003). La misma autora revela que, el término «metadatos» comienza a surgis en la bibliografla sobre Archivistica hace siete u ocho afios. Autores como David Bearman incentivan a Jos archiveros a utilizarlos a través de los sistemas de gestién de documentos electrénicos, con el fin de reducir In acumulacién de trabajo que provoca Ia deseripeién manual y para ayudar a garantizar la calidad de los registros electrénicos. Luego, comenta que a pesar de actitudes como la de Bearman, Cunninghan u otros autores, muchos archiveros pensaban que los metadatos y Ins iniciativas de metadatos emergentes que estiban sutgiendo en comunidades o dominios informatives més amplios no les incumbian 0, simplemente, no les interesaban. Ahora todos los archiveros se haa «subido al carro» de la tendencia de los metadatos, entendiéndola como algo propio y necesatio para el avance de su profesiéa y los documentos ea ambiente clectrénico (Ibid). Eva Méndez Rodriguez. comenta: Generalmente se entiende que son los administradores de los sistemas informaticos los nmados a crear los metadatos cualquiera sea su tipo, porque manejan con destreza los recursos informéticos. Aunque la tarea de crear metadatos correctos puede sex relativamente compleja para quienes no conocer los instrumentos de In tecnologia informitica, debemos tener en cuenta que el creador de los metadatos necesita conocer bastante mis sobre los datos mismos, es deci que sus conocimientos sobre la docuimentacién electrénica materia de aplicacién de los metadatos deben sex muy amplios pars poder documentatlos apropiadamente (Méndez Rodriguez, 2003). Estamos de acuerdo con Eva Méndez cuando sostiene que posiblemente no sera sencillo encontrar a un profesional que ademis de manejar con gran habilidad ln tecnologia informatica para la creacién de los metadatos sea archivero, pero esto no es imposible desde el momento que hoy los archivetos de todo el mundo pugnan por conocer y adquitir las destrezas que les faciliten el uso de la tecnologia informatica en todo lo que sea aplicable a la gestién de los documentos de archivo. Esto es muy conveniente porque el archivero de la entidad es quien mejor conoce los documentos de la organizacién ademis de poseer suficiente experiencia y conocitiento de la organizacién; 884.6. ‘Documents elestrinics de archive: una visin inleghadora asimismo, tiene el nivel de preparaciéa necesario para la toma de décisiones en materia de archivos, as se conseguirin mas gerantias para una gestidn eficiente de los documentos; porlo tanto, la creacién de los metadatos seri un trabajo para conipartir al Indo de todos los profesionales requeridos para alcanzar su propésito. El equipo deberd permanecer en constante coordinacién y mantendré estrecha relacién con los diferentes actores: él quie efectivamente esctibe los metadatos, el productor de los datos, cl archivero de Ia onganizacién, quien mejor conoce las catacteristicas de los documentos y sus miltiples vusos, efcétera. Solo se conseguiré una comunicacién fluid’ éuaidé se trabaja cont un equipo experimentado en las diversas fases de la implementaciéa de un sistenia de documentos de archivo electrénico (Méndez Rodriguez, 2003: 11), Los metadatos para Ia gestién de documentos electrdnicos se han conivertido éa un recutso indispensable que ningtin sistema de gestidn électrénica de documents debe soshyar. Las decisiones para su creacién deberin sex miay bien estidiadas pata lograr resultados de acueido con las necesidades de la informacién que se maneja o los resultados que de ella se pretende obtenct: Si bien existen diverso’ tipos de meiadatos, se deber analizar las necesidades para optar por los més convénientes a los requetimiento’ de informacién de los documentos de archivo que se gestion, como a las recomiendaciones archivisticas de los diversos especialistas y proyectos intemaciofiales ttabajadés, o los modelos puestos en funcionamiento en algunos paises con muy buenos resultados. Johannes Hofman sostiene que los metadatos én esencia nos proporciofian la informaciéi necesaria para entender y usar la informacién. Parte de la necesidad de comunicacién, por ejemplo, en un mensaje por e-mail se necesita conocer quién lo eavid o dé dénde vino y cuil es el asunto; podemos querer enviar uita copia a alguien, tan pronto como secibimos un mensaje queremos guardar la informacida acerca de la fecha y hora en gue fue recibido y conocer si se trata de un reeavio o's el primer mensaje: Ota informacién que podsia guardarse es dénde tenemos que consctvatla, bajo qué mimero nombre, quetemos saber qué ocurrird Inego. Hechd esto ghabri cambiado?, ecémo se relaciona con otros mensajés y documentos? Todo es metadato. Luego, seiiala la necesidad de satisfacer por lo menos tres requisitos bsicos de informaciéa: 1) Poder encontrar Ia informacién, 2) Poder hacer el seguimiento ¢ interpretacién de ella, 3) Conocer si la informacién es 0 no confiable (Hofman, 2002: 272). Coio podemos apreciat, los atributos de un recurso de inforiacién’ por medio informético depende, en gran medida, de cudn adecuados sean los metadatos para cumplir con lds requisitos sefialados’ por Hofman. Esto’ significa logsar su! cteacién dentro de un contexto que haga ‘posible entendér los datos a través del tiempo. ISO/DIS 23081 La Norma ISO/DIS 23081 de Jaformacién y Documentacién, Procesos de Gestion’ de Documentos, Metadatos para los documentos, consta de tres partes. Hs el elemento de 89Documentos electrinicos de arcioo: sna visi integradora normalizacién para metadatos mis importante hasta el momento, por consiguiente, el mejor referente para ln definicién de los metadatos de la informacién por medios electronicos. La Norma consta de tres partes: > Paste 1 DIS: Principios. - Paste 2 TS: Implantacién de los principios. = Parte 3 ‘TS: Evaluacién del conjunto de metadatos existentes (ISO 15489). Podemos afirmar que los metadatos ayudan a los usuarios’ potenciales a tener el conocimiento de Ia existencia de las caractetisticas del documento de archivo. La necesidad de su creacién esti en el contexto y estructura de un documento electrénico porque son esenciales para hacer el registro comprensible y itil. Los documentos electrénicos dependen no solo del contexto administrativo bien definido y detallado, sino de los metadatos que describen cémo se segistré In informacién. El cémo seri en todo caso definido de acuerdo con las necesidades de I organizacién. Cada tipo de oxganizaciéa y de aplicacién presenta unas necesidades y tradiciones pfopias, que pueden variar (Comisién Europea, 2001: 102). Estas variaciones posiblemente se dasin segiin In naturaleza de las funciones de la organizaci6n, el tipo de transacciones a realizar, los tipos documentales producidos u otras condiciones que ponen la diferencia entre una entidad y otza. MoReq} recomienda que: - ELSGDEA Gistema de-Gestiés’ Documental Electrénico de Archivo) utilice elementos de metadatos para admitir y soportar las funcionalidades definidas en el sesto de la presente especificaciéa. - EISGDEA incluya recursos que permitan aplicar normas de validacién, herencia y de establecimiento de valores por defecto en el momento de la captura de los elementos de metadatos (MoReq, 2001: 103). La flexibilidad propuesta por MoReq! ros lleva a entender que los requisitos deben ser atendidos de acuerdo con una serie de circunstancias. Estas se presentarin al momento de definir las acciones a seguir, mis atin cuando los documentos electrdnicos, y todo el contexto en el que se deseavuelve su existencia, son fatalmente cambiantes. De esta forma, la evolucién de lo que hoy tenemos como definido mafiana puede tornarse diferente, por este motivo debemos adaptarnos y permanecer alertas 2 los cambios a producirse. Lo importante es mantener los principios fundamentales para los documentos clectrdnicos de archivo: el acceso a Ia informaciéa, la seguridad y permanencia de los documentos en el tiempo, la autenticidad, y tener Ia certeza de que los documentos son confiables pata cubrir las necesidades del servicio que nos brindan. 90