99999099 0099999999099 9999999898999999989389939999999980 patie Universidad Técnica de Manabi sn ‘ Manual de usuario ~ Bandoja de Salida y Tareas. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABi TECNQ me a SappEpH Lb a e ak AG OAD A EN 495 Pontos? MANUAL DE USUARIO BANDEJA DE SALIDA Y TAREAS Marzo 2013 Pagina 1 de 94rsidad Técnica de Manabi stl ~\__Manual de usuario ~ Bandoja de Salida y Tareas SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA | INFORMACION | g@@e z rT MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA | Vd Cécigo Version: "Numero de Paginas: STIDS-SGDQ-BS 14 1 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: | Ing. Johanna Ortiz (Analista de Capacitacion) Ing. Eduardo Alvear Ing. Mario Albuja | (Director de Soporte) | (Subsecretario de Tecnologias de la Informacién) Pagina 2 do 01 SSCCCCOCOHCORCCECSCECOCOCECCEESCECSOSCSCSEECCEOOCOCOCERHHLHHLEGCEEE9990000099099 909908090980998090909099899999399999999909999909 Universidad Técnica de Manabi sn Manual de usuario ~Bandeja de Salida y Tareas Version del documento _Fecha de revision Cambio realizado ‘vio Abril2011 Creacion del Manual | aa Septiembre 2011 Actualizacién de nuevas! - : funcionalidades del sistema |va2 Marzo 2012 Mosificacion de nuevas — funcionalidades del sistema vis Julio 2012 Cambio en los formatos y actualizacién de contenidos via Marzo 2013 Cambio autor del documento y actualizacion de las funconalidades del sistema. | Licencia Usted es libre de: ® Copiar, distribuir y comunicar ptibicamente la obra Se Hacer obras derivadas 2 Condiciones: reconoiniants Dete reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo 0 apoyan el uso que hace de su obra), (> \Deomparti bajo la misma licencia + Sjaltera o transforma esta obra, ogenera una obra_derivada, s6lo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idéntica a ésta. + Alreutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta cbra. + Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor. + Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor. Versién dol Sistoma de Gostién Documental Quipux: 5.3 Pagina 3 de.01sti \\__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas indice de contenido |. INTRODUCCION. M. FLUJO sn Ill. INGRESO AL SISTEMA DE GESTION DOGUMENTAL QUIPUX (S60). IV. ESTRUCTURA DEL SISTEMA V. MENU DE OPCIONES 1, NUEVO DOCUMENTO 1.1, Pestafia Informacion del Documento. 4.2. Pestafia Anevos....... 1.3. Opciones de Impresién 1.4, Botén Buscar De/Para 1.5. Botén Vista Previa... 1.6. Botén Aceptar. 1.6.1. Botones de Accién Muttiple 1.6.3 Pestafia Carpetas 1.6.4, Pestafia Documentos Asociados. ‘ 1.7. Proceso de Tramite de un Documento Recibido 1.7.1. Acci6n Responder..... 4.7.2. Accién Reasignar 17. 18 3. Accién Archivar. Bandejas y Acciones 1.8.1. Bandeja “En Elaboracion” 1.8.1.1. Accion Regresar 1.8.1.2. AcciOn Eliminate 4.8.1.3. Accion Editar, 1.8.1.4. Accion Reasignar. 4.8.4.5. Accién Informar... 1.8.1.6 Accién Firmar&Enviar. 1.8.1.7. Accion Copiar.. 1.8.2. Bandeja "Recibidos*... 1.8.2.1. Accién Regresar 1.8.2.2. Accién Responder 4.8.2.3, Accién Reasignar... 1.8.2.4. Accion Informer. 1.8.2.8. Accién Archiver 1.8.2.8, Accion Comentar... 1.8.2.7. Accion Dar Fisico. 1.8.2.8. Accién Nueva Taree. 1.8.2.9. Accion Copia 1.8.3. Bandeja "Enviad 1.8.9.1. Accion Regresar 1.8.3.2. Accion Informer... 1.8.3.3. Accion Archivar 1.8.3.4. Accién Comeniar 1.8.3.5. Accion Dar Fisico. 1.8.3.6. Accién Sobre. 4.8.3.7. Acci6n Copiar. 1.8.4, Bandeja "Eliminados’ 1.8.4.1. Accion Regresar 1.8.4.2. Accién Eliminar Pagina 4 do 91 SCOSHSECOHOECOSSCEOCOOEESHEEECOCOCEESCOSHOOECECEEOHEOECECESE992999099998 99H 8999999899999 9 9999999989999 90999990 @) 2, . Busqueda Avanzada. Universidad Técnica de Manabi en ~ anual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas 1.8.4.3. Accion Restaurar 1.8.4.4. Accién Comentar 1.8.5. Bandeja ‘No Enviados” 1.8.5.1. Accién Regresar 1.8.5.2. Accién Enviar Fisico ....... 1.8.5.3. Accién Enviar Digital 1.8.5.4. Accion Comentar 1.8.8. Bandeja “Reasignados’ 1.8.6.1. Accién Regresar 1.8.6.2. Accién Informar. 1.8.6.3. Accion Comentar.. 1.8.6.4. Accion Recuperar 1.8.7, Bandeja “Archivados’ .. 7.4. Accién Regresar .. 7.2. Acci6n informar... 7.3, Actién Restaurar 7.4. Acci6n Comentar: 8.7.5. Accién Dar Fisico. 1.8.8. Bandeja “Informados”. 8.8.1. Accién Regresar 8.8.2. Accién Informar. 8.8.3. Accion Eliminar....... 8.8.4, Accion Comentar 1.8.9, Bandeja "Por Imprimir’ 1.8.9.1. Accién Regresar 4.8.9.2. Accién Eliminar 1.8.9.3. Accion Enviar 189.4 Accién Comentar 1.8.9.5, Acci6n Dar Fisico. 18.9.6. Accién Sobre. 1.8.10. Bandeja Compartda...... 1810.1, Regresar 1.8.10.2. Responder.. 1,8.10.3. Reasignar... 18.10.4. Comentar 1.8.10,5, Dar Fisico 1.8.10.8. Copiar NUEVA TAREA. 2.1, Introduccién. a 2.2. Bandeja Tareas Enviadas 2.2.1. iconos de accién multiple sobre una Tarea Envi 2.3. Bandeja Tareas Recibidas 2.3.1. leonos de accién miitiole sobre una Tarea Recibida 2.4. Respuesta a Documentos Asignados como Nueva Tarea. 18. 18, 18 18 1 1 1 1 1 Glosario de Términos... Pagina § 091stl \__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas MANUAL DE USUARIO PERFIL BANDEJA DE SALIDA Y TAREAS. |. INTRODUCCION Este documento esta dirigido al usuatio del Sistema de Gestién Documental Quipux (SGDQ), que tendré la responsabilidad de administrar las opciones de elaboracion, envio, reasignacién e impresién de documentos, conocidas con el titulo de Bandeja de Salida. El presente documento describe las funcionalidades de dichas opciones, mismas que Permiten a una institucién de la Administracién Publica generar sus propios documentos y poder realizar su posterior envio a los servidores publicos de la misma, para el respectivo conocimiento intemo; a otra institucion o también a un ciudadano, como respuesta al documento que se ha recibido. La gestion de la correspondencia interna, extema e interinstitucional de documentos aigitales y fisicos a través del SGDQ, tiene su justificativo legal en el Acuerdo Ministerial 718 que dicta el Instructivo para nomar su uso obigatorio en las entidades de la Administracion Publica Central y el Acuerdo Ministerial 781 que reforma el Acuerdo Ministerial 718 en el siguiente erticulo: 3) ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX.- La unidad gubernamentel encargada de administrar el sistema QUIPUX es la Subsecretaria de Tecnologias de la Informacién de la Secretaria Nacional de la Administracion Publica. I, FLUJO EI Sistema de Gestion Documental Quipux, automatiza los siguientes procesos para la Bandeja de Salida: FLARORACIEN OF, ‘boctMexTo. > Figura 1: Flujo SGDQ- Bandeja de Salida SS ll, INGRESO AL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX (SGDQ) Para ingresar al SGDQ se lo debe hacer siempre desde el navegador de intemet Mozilla Firefox. El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox version 17. En otros navegadores no se certifica un adecuade funcionamiento. Una vez ahi, digite la siguiente direccin URL: ww. gestiondocumental.gob.ec. Una vez ingresada la direccién URL, se presentara una pantalla que muestra la siguiente informacién para el SGDQ: “Implantacién del Sistema”, “Procedimientos’, “Ayuda, Soporte y Capactacion’, ver Figura 2 Pagina 6 de 91 SCOCOSCCCESCOEOOCSSCOCROCSESEOCCCOCEEOOSCOCEEECHOSCEECEOCOSCCOCESE999299099999 9998999999909 9389999098999098909399999939008 stl ‘\_Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas e cultura y ambiente laboral positivo Figura 2 Ingreso al Sistema Ademas se encuentra visible y habiltado el botén Ingresar al Sistema. Si hace clic sobre el mismo, se abrird la pantalla de ingreso al sistema, ver Figura 3 . es int nies) a Ingese ae Usuriog al satema | = dove wi ie a Figura 3: Auteniificacion Esta pantalla le oermite la autentificacion como usuario del sistema y validard su usuario y contrasefia. Si al ingresar estos datos y presionar el botén /ngresar, aparece una pantalla sin opciones de menu, debe solicitar la habiltacién de sus permisos ala siguiente direccién de correo electrénico: soporte@informatica, gob.ec. Si no dispone de una cuenta de usuerio, solicitarlo al administrador QUIPUX de su instituci6n 0 enviando un correo a la siguiente direccion: soporte@iniormetica.gob.ec. Se encuentia ademas visible y nabilitado el boton Ayuda, si necesita ‘soporte como usuario del sistema, haga clic izquierdo sobre el mismo. Pagina 7 de 91Universidad Técnica de Manabi 7 ‘Manual de usuario - Bandeja de Salida y Tareas IV. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Al ingresar al sistema se pueden visualizar tres secciones, en las que se encuentran distribuidas las funcionalidades para el usuario, ver Figura 4: Figura 4: Secciones SGDQ — Perfil Usuario Bandeja de Salida y Tareas: Seccién Superior (1).- En esta seccién visualizard los datos generales del sistema, los Catos del usuario autenticado y los botones habilitados de Firma Digital, Ayuda y Salir. A continuacién se detalla la funcionalidad de cada uno: Al hacer clic izquierdo sobre este botén, ingresa al sistema que permite verificar y ver un documento firmado, firmar electrénicamente un documento y validar el cerlificado digital que se encuentre deniro de un Token' USB. Al hacer clic izquierdo sobre este botén, le permite descargarse los manuales de usuario disponibles del SGDQ. Al hacer clic izquierdo sobre este botén, le permite abandonar su sesion de usuario autenticado y volver a la pantalla de ingreso al sistema, ver Figura 3. Si el usuario tene un perfil que dispone de cargos mittiples, se mostrar una lista desplegable con todos los cargos asociados al mismo, ver Figura 5. Caso contrario se visualizaré una pantalla como en la Figura 6. 1 Token Es un dispositive electonico que se conecta a un puerto USB de la computadora. El Token no sélo permite almacenar contrasefas y certficades dgtales, sino que permite también levar la Kentidad digital de una persona Pagina 8 de 91 SSCOOSOSOSOCESOOCSCSCSCHESCECSOHOECOOCEOESCEOOSHOCEESEOOCHECECOCOECECE9999999980999 9H999989999989899 9998999999993 9999999 Universidad Técnica de Manal sn Manual de ususrio ~ Bandeja de Salida y Tareas. Seccién Izquierda (2).- En esta seccién visualizara el menu de opciones, mismas que estaran de acuerdo al perfil de usuario que ha ingresado al sistema. En este caso visualiza al principio del menu de opciones la opcion de ments NUEVO que corresponde a lo que se denomina Bandeja de Salida; mientras que al final, se visualizan las estadisticas de uso del SGDQ que dan cuenta de: la cantidad de usuarios conectados, la cantidad de usuarios registrados, el total de documentos generados y un enlace para acceder al detalle de las mismas. Seccién Derecha (3).. En esta seccién visualizaré la funcicnalidad de cada opcién seleccionada del menu. Por defecto se visualza el contenido de la Bandeja Recibidos, que mostrard los tltimos documentos que han llegado a dicha Bandeja. V.MENU DE OPCIONES Este manual esta ditigido al usuario del Sistema de Gestion Documental Quipux (SGDQ), que tendra la responsabilidad de administer las opciones convcidas como Bandeja de Salide, mismas que se encuentran agrupadas en la opcion de meni NUEVO y que se presenta como un link, ver Figura 7. as ‘| § — Crear memorandos oficies. cwculares, ete. "~~ Figura 7° Menu de Opciones - NUEVO 1. NUEVO DOCUMENTO Esta opcién de meni le permite a una institucién de la Administracién Publica generar sus propios documentos en el SGNQ para difusién intema entre sus Propios Servidores Publicos © para envio extemo, sea para un Ciuidadano o para otras instituciones. Esta opcién debe ser usada cuando no existe un documento antecedente en la Bandeja Recibidos, es decir que se necesita generar un documento nuevo. Para acceder debera hacer clic izquierdo sobre al link "NUEVO". Al ingresar a esta opcién de menu, se visualiza el formulario que permite la generacién de documentos internos de la institucién, ver Figura 8. La generacién de documentos se realiza a través de dos pestafias: “Informacién del Docu. (Documento)" y “Anexos”: la pestafia “Opciones de Impresion” serviré para configurar la impresién cel documento generando, que sera de utilidad cuando se haga envios fisicos de documentacion Se encuentan ademas visibles y habilitados los siguientes botones: Buscar De/Para, Vista Previa, Aceptar y Carcelar A continuacién se detalia la funcionalidad de cada pestafia y de cada botén: 1.1, Pestafia Informacion del Documento Esta pestafia permite el ingreso de la siguiente informacion: Remitente (De), Destinatario principal (Para) y Destinatario adicional (Copia a), siempre a través del uso de la funcionalidad del botén Buscar De/Para, que se describe mas adelante (Ref.: 1.4). Por defecto ya se visualiza como datos del Remitente, al usuario que ha ingresado al sistema con las opciones de Bandeja de Salida y que ha activado el link “"VUEVO". El Remitente y Destinatario seleccionados, visualizarén los siguientes datos informativos: Nombre, Titulo, Cargo e Institucion en la que laboran. Otros campos que se ingresan en esta pestafia son: Tipo de Documento, Categoria, Tipificacion, Asunto y Cuerpo del Pagina 9 de 91Universidad Técnica de Manabi stl Manual usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Documento, A continuacion se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos: Remitente: visvaliza el nombre de la persona, Servidor Publico, que remite y que firmara el documento que se va @ generar. La firma puede ser de dos tipos: manual o electrénica. Destinatario: vsualiza el nombre del Servidor Publico 0 Ciudadano @ quien va dirigido e! documento generado. Se puede también enviar Copia a otros destinatarios, mediante la funcién con “Copia a’. Nombre: visualza el nombre del Remitente y Destinaterio(s) del documento generado a través del SGDQ. Titulo: visualiza la descripcién de! titulo académico del Remitente y Destinatario(s) del documento generado. | Con setae desing cniesie ~~ Figura 8; Pantalla Generacién de Documentos Intemos Cargo: visualize la descripcién del cargo asignado al Remitente y Destinatario(s) del documento generado a través del SGDQ. Instituci6n: visualiza el nombre de la institucién en la que labora el Remitente y Destinatario(s) del documento generado a través del SGDQ. Cuando se haya escogide al Remitente y Destinatario(s), visualizaré los datos antes descritos, ver Figura 9: RES Figura 8: Pagina 10 de 91 SOCSSCHOOSSOHSSHOSOSCEOECOCECSOOCHOHOSSCECOSSOSOSOCEOCHOSCEOOSECEECEOH9999899899989 809FH999HHH98999H998899F999959999099983 st | de usuario ~ Bandgja de Salida y Tareas. Tipo de Documento: permite seleccionar de la lista desplegable que dispone este campo, €! tipo del documento que se va a generar en el SGDQ. Los tipos posibles son cinco y son os siguientes: Acuerdo, Circular, Memorando, Nota y Ofcio, por defecto se visualiza “Oficio’, ver Figura 10: Oficio Acuerdo Circular Memorando Nota Figura 10: Mend Tipo ocumento Categoria: permite la seleccién de la categoria que clasifica al documento que se va a generar a través del SGDQ. Una categoria define la urgencia de tiempo en que se debera tramitar el documento. Las opciones posibles son: Extemporaneo, Normal y Urgente y deben ser escogidas de la lista desplegable que dispone este campo. Por defecto se Visualiza la categoria Normal, ver Figura 11: | eases Hemat fs "Figura 11 Tipificaci6n: permite clasificar la documentacion segun el contenido del documento y debe set escogida de la lista desplegable que dispone este campo. Por defecto se visualiza la opci6n Sin tpificacién, ver Figuras 12 y 13 Relais eae SStenctoee See t-) Figura 13: Mend Tigfeadion~ Parte (1) | Figura 12: Mend Tipificacen - Parte (I Asunto: permite el ingreso del asunto de| documento que se esté generande. El asunto de un documento describe en una frase corta, la materia que se trata en el mismo; dspone de un maximo de 260 caracteres on este campo. Cuerpo del Documento: permite el ingreso del texto de cuerpo del documento generado Pagina 11 de 91Universidad Técnica de Manat su *\__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Por la institucion a través del SGDQ. Este campo es un editor de textos” Pese a que se visualiza en el formulario de la Figura 8 el campo "No. Referencia”, no esta habilitado para el ingreso de datos; es un campo exclusivo para la funcionalidad de Bandeja de Entrada. 1.2. Pestafia Anexos Los anexos son archivos agregados, inherentes 0 concernientes al documento que se est generando a través del SGDQ. Para adjuntar archivos primero deberé guardar la informacién del documento que ha ingresado, haciendo clic izquierdo sobre el boton Aceptar. Figura 14: Pantalla Anexos Se desplegara la pantalla de “Datos del Documento”, donde se muestra por defecto el resumen general del documento. En esta seccion se debe dar clic en la pestafia ‘Anexos"., ver Figura 15: Figura 15: Parialla Anexos 2 Editor de Textos: Es un espacio que permite redactar, corregir, insertar ablas pequefas, etc. El formaio del documento lo da automaticamente la apiicacién como por ejemplo: el tipo y tamahe de letra, marganes, interineado, espacio entre lineas, ete Pagina 12 de 91 SOOCOHOKEOCHCOCHEOSCHOCHOCCSCSSCEOOOCOHCOECEOOCOOSCOCOOCOSCCHOOCESOCOEOOCEE9992929999 999899 T998H9999HH8H89H8909999299999999909009 Universidad Técnica de Manabi =n \_Ianual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Este formutario visualiza los siguientes campos para el ingreso de los archivos anexos al documento: Archivo, Descripcién, Tipo de Anexo y Accién; ademés se encuentran visibles y habilitados los botones Examinar, Anexar y el link “Firma Digital”. A contnuacién se detalla la funcionalidad de cada uno: Archivo: visualiza el nombre del archivo que se ha seleccionado como anexo del documenta generado, Botén Examinar: permite seleccionar el archivo en cualquier dispositive de almacenamiento, entre ellos se tiene: discos duros, memorias flash, etc. Descripcién: permite ingresar un texto corto que describa el contenido del archive anexo. Tipo de Anexo: permite seleccionar el formato del archivo anexo, que puede ser de dos tipos: electiOnico 0 fisico. Un archivo aneya de tipo electronic, esta grabado en formato digital y esta almacenado en: CDs, DVDs, flash memory, etc. Un archivo anexo de tipo fisico, esta grabado en formato analégico y pueden ser: hojas fotocopiadas, hojas impresas, folletos, polgrafiados, libros, etc Link “Firma Digital”: Este link permite firmar electronicamente los archivos que se van a anexar. Para este efecto esta dispuesta Ia aplicacién Firma Digital, la misma que le permitiré realizar las siguientes acciones: Venficar Documento Firmado, Validar Cerfficado Digital y Firma Electronica de Documentos. Botén Anexar: al hacer clic izquierdo sobre este botdn, hadra anexado ellos) archivo(s) seleccionado(s) al documento que se ha generado. Con esta accién se visualizard la informacién de los archivos anexados en los siguientes campos: Archivo, Tamatio, Descnpcion, Fecha, Creador, Medio, Accién. A continuacién se describe cada uno de ellos: Archivo: ‘Tamato: isualiza el nombre del archivo anexado. isualiza el tamafio en bytes* del archivo anexado. Descripcién: visualiza la descripcién del al archivo anexado. Fecha: visualiza la fecha y hora de la carga del archivo anexo. Creador: isualiza el nombre del servidor puiblico que cargado el archivo anexo. Medio: visualiza el tipo de anexo que se ha cargado, Acci6n: visualiza las acciones posibles que se pueden realizar sobre el archivo anexado. Estas acciones se presentan como un link, se activarén al hacer clic izquietdo sobre cualquiera de ellas y son las siguientes: Electronico, Fisico, Imagen, Borrar. Las tres primeras sirven para cambiar el tipo de anexo que se ha configurado, accion que se confirmara con el mensaje respectivo, ver Figuras 16 y 17 © Figura 10; Mensaje de Gonfirmacion 3._Byte: En computacién representa la unién de 8 bits, es una unidad de informacién que da cuenta del tamafo de los archivos almacenados Pagina 13de 91Universidad Técnica de Manabi sn \\_Manual de usuario — Bandeja de Salida y Tareas Figura 17; El link “Borrar” permite realizar la accion de borrado del archivo seleccionado. Para este efecto se dispone del link “Borrar’, al activario con un cic izquierdo se visualizaré el respectivo mensaje ce confirmacion, ver Figura 18: || esta seguro de etiminar este archivo? Aceplar_| | Cancetar | Figura 18: Mensaje de Confirmacién ‘Si hace clic izquierdo sobre e| boton Aceptar, se habra borrado el archivo seleccionado y permaneceré en la misma pantalla, ver Figura 18. Si hace clic izquierdo sobre el botén Cancelar, no se habré borrado el archivo seleccionado y permanecerd en la misma pantalla, ver Figura 18. Nota.- Si un documento fue enviade sin los anexos, se puede ir a la "Bandeja de Enviados", seleccionar el documento y adjuntar los archivos faltantes. Si el documento es un memorando © es un oficio firmado electrénicamente, el destinatario que ya recibié ese documento, podré acceder a los nuevos documentos adjuntos afiadidos. 1.3. Opciones de Impresion Esta pestafia permite la configuracién del disefio impreso de un documento generado a través del SGDAQ, esto se logra con la seleccién de los campos que se necesite imprimir. Para este efecto se dispone de un formulario que permite realizer dicha configuracién, ver Figura 19: Este formulario dispone de una seccién de Informacion General y ademas agrupa cempos afines en las siguientes cuatro secciones: Datos Generales del Documento, Informacion Destinatario, Saludo y Despedida Firmante. A continuacion se detalla la funcionalidad de cada una de ellas: 1.3.1, Secci6n Informacion General Esta seccién permite realizar la configuracion general del cisefio impreso, a través de la seleccién de tres parametros: Tio de Impresién, Ajustar Texto y Utilizar Plantila. A continuacién se detalia la funcionalidad de cada uno de ellos: Tipo de Impresién es una lista desplegable que permite seleccionar el formato de impresién a reaizar con los datos disponibles del Destinatario(s) de un documento, las opciones posibles son siele, ver Figura 20: Pagina 14 de 91 SOCSHSOCSH COE OSOSOCOECSOCHOCESOHOSSEESESCSCSOOSCEOSCOEOHOSESCEHOCE99999909 9999989899998 98H9HHF9998803999992999999900 st naka Figura 18 Pantalla Opciones de Impresién Hee de impresién Generar Documenta con dato 6s los dextnatarios ttslo, nombre cargo, nstitcion) ‘Generar Documento con datos de Jos desbnstarios (tle, cargo, insbtvetSn) Generar Documemte con datos oe ton desbaatarios (cargo, msbtucton} Generar Documenta con nombre de i ist Se debe escoger la opcién de impresion que se adapte a las necesidades especificas del disefio impreso, dependeré también de si se desea guardar la formalidad que exige ciertos documentos oficiales. Por defecto estara seleccionada la primera opcién. Ajustar Texto es una lista porcentual desplegable que permite decidir si el documento se ajusta completamente (100%) a una sola hoja de tamafio A4, o si se realiza una ampliacin © reduccién del contenido del documento en mas/menos 20% respectivamente. Por defecto esta seleccionado 100%. Utilizar Plantilla es una casilla de veriicacién que permite decidir s| el documento generado a través del SGDQ va a utilizar la plantilla definida para la impresion del documento. Una plantilla consta de: el logo, el nombre, la direcci6n y los teléfonos de una institucion de la Administracién Pablica. La plantilla debe ser usada Unicamente cuando no se dispone de hojas_membretadas de la institucién, 0 cuando no se va a firmar manualmente el documento. Debe seleccionar la casilla de verificacién con un clic izquierdo del mouse, el icono de la casilla cambiarade a / . Por defecto la casilla esta seleccionada 1.3.2. Seccion Opciones Generales del Documento (Soio para Oficios) Pagina 15 do 04Universidad Técnica de stl \_Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Esta secciin permite realizar una configuracién general del disefio impreso, esto es la ocultacion de campos y el tipo de letra a imprimir. Esta accién se realizar con la seleccion 0 No de su respectiva casilla de verificacién. La configuracién que se puede realizar es en Ocultar Némero de Oficio. Ocultar Asunto, Imprimir documento en letra italica, Ocultar Referencia, Ocultar Anexos y Ocultar Sumilla. 1.3.3. Seccion Informacién Destinatario Esta seccién permite seleccionar la ubicacion de los datos del Destinatario dentro del disefio impreso. Las opciones posibles son dos: Cabecera y Pie de Pagina. Para seleccionar una ‘opcién debe hacer clic izquierdo sobre el icono _, el mismo que cambiara a © . Por defecto esté seleccionada la primera opcién. En los campos que visualice el icono .¢, indica la posiblidad de hacer cambios en la informacién que contiene el campo que lo visualiza. Si hace clic izquierdo sobre dicho icono, podré realizar los cambios que desee. 1.3.4. Secci6n Saludo Esta seccién pemite editar el saludo que sugiere este formulario para el disetio impreso del documento con el icono “© . Si usa el icono “ Je permite visualizer el nombre de la ciudad que se encuentra almacenado en el SGDQ; activer este ultimo icono dependera de si el Destinaterio tiene domiciio laboral en la misma ciudad o no. 1.3.8. Seccién Despedida Firmante Esta seccién permite seleccionar la ubicacién de los datos de despecida de! fimante del documento generado, dentro del disefic impreso. Las opciones posibles son dos: /zquierda y Centro. Por defecto esta seleccionada la primera opcion. ‘Ademas se puede editar o configurar la ocultacién de los campos: Despedida y Frase Despedida. La accién de ocultacién se realizaré con la seleccién o no de su respectiva casilla de verificacion. 1.4. Botén Buscar De/Para ‘Al hacer clic izquierdo sobre este botén, se visualizara el formulario que permite buscar y registrar el Remitente y Destinatario(s) del documento que se esta generando, dicho formulario se encuentra dividido en tres secciones: Seccién Superior (1), Secci6n Central (2) xy Secci6n Inferior (3), ver Figura 23. 1.4.1. Secciones Pantalla del Boton “Buscar De/Para” ‘Seccién Superior (1): En esta seccién visualizara el formulario que permite buscar 2 una persona y/o seleccionar a una lista de envio. Los campos que se encuentran en el formulario son: Tipo de Usuario, Datos Usuario, Institucién, Nombre de Lista y Listas Seleccionadas; ademas se encuentran visibles y habilitados los links Borrar nombre de /a lista, Editar lista y también el botén Buscar. A continuacién se detalla la funcionalidad de cada uno: Tipo de Usuario: permite seleccionar al tipo de usuario que se busca como Remitente o Destinataric, de la lista desplegable que dispone este campo, Existen tres opciones Posibles: Servidor Publico, Ciudadano y Todos los Usuarios, siendo la primera la opcién la que se visualiza por defecto, ver Figura 21 Pagina 16 de 91 SSCCCOOCSCSCECSCOOCESCCEECEE € SPOCSCHCHOSSSCOHSCCESCHCOCESCHOCECEE39399999 999998 HFH89HTHHHTHDT998H9899899999099990999 Universidad Técnica de Manabi sn \\__Manual de usuario — Sandeja de Salida y Tareas Tipo de Usuario: Servidor Publica Figura 21: Mend Tipo Usuario Datos Usuario: permite ingresar una cadena de texto a buscar, para ubicar al Remitente o Destinatario, Se puede buscar por cédula, nombre, cargo, correo electronico, institucion o area. Institucién: permite seleccionar ta institucin de la Administracién Publica a la que pertenece el Remitente o Destinatario que se esta buscando. Debe usar la lista desplegable que dispone este campo, por defecio se visualiza el nombre << Todas las Instituciones >>, ver Figura 22: [mn | 7 = = == T So Some —_ — fate a rm fakes ait woe o_o ee ke ee 3 a eo ee Ss Figura 23: Secciones Pantalla del Bol6n “Buscar De/Pere” Pagina 17 de 91nies de Manabi e21 °\__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Bot6n Buscar: Luego de ingresar informacién en ios campos Daios Usuario y/o Institucién, debe hacer clic izquierdo sobre el botén Buscar para inicar e| proceso de busqueda y Presentar los resultados encontrados en la Seccién Central (2) Nombre de Lista: permite seleccionar una Lista de Envio como Destinatario del documento que se esta generando. Una Lista de Envio se define como la agrupacién afin de usuarios, Por ejemplo que tengan el mismo perfil, Debe usar la lista desplegable que dispone este ‘campo, ver Figura 24: orm Treen i Poe | ecw tenn SO apy : ts beers, teemeemwentees heen (eS ESE emmasset meen 4 Sone : ; al . ’ cer 4 » ace ec Figura 24 Meni Listas de Envio Listas Seleccionadas: visualiza el nombre de Ia Lista de Envio que se ha escogido en el campo anterior. A la derecha de este campo se encuentran los links: Para y Copia, que nos permite afladir a los destinatarios de ‘a lista seleccionada al documento que estamos elaborando. Adicionaimente, estan los links Borrar nombre de lista y Editar lista, ver Figura 24. Seccion Central (2): visualiza los datos informativos de las “PERSONAS EN LA LISTA’ Este es un listado de las personas encontradas en la biisqueda tanto de Remitente como de Destinatario, ya sea de personas o de Listas de Envio, ver Figura 23. Dichos datos son: Tipo, Nombres, Institucién, Titulo, Puesto, Area, E-mail, Uso y Colocar como. A continuacién ‘se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos: Tipo: visualiza el tipo de persona que se ha encontrado. Existen dos tipos posibies: (Serv.) para Servidor piblico y (Ciu.) para Ciudadano Nombres: visualiza los nombres y apellidos de la persona encontrada, Instituci6n: visualiza el nombre de la institucién en donde labora la persona encontrada, Puede ser del sector piblico o privaco. Titulo: visualiza el titulo académico de la persona encontrada sin el detalle de su especializacion. Se incluye ademas el tratamiento de cortesia que diferencia el género de la persona, visualizara por ejemplo: Senor ingeniero, Senora Doctora, etc. Puesto: visualiza la denominacién del puesto en el que labora la persona encontrada Area: visualiza la denominacién del area de trabajo de la persona encontrada. E-mail: visualiza la direccién de correo electronico de la persona encontrada. Pagina 18 de 97 eeeeeeoeeecee POSCSSCOSOHSSCCHOSOSSCHSHOSSEOHOSOOSCECESCOSCEGOEE59899999909 999 0089099989998 89999898998999999993990999 Universidad Técnics de Manabi sn \._ Manual de usuario — Sandeja de Salide y Tareas. Uso: visualiza una iconografia semaforizada (con colores: verde, amarilo y rojo) que grafica el tiempo que ha transcurrido desde el ultimo ingreso al SGDQ a la fecha actual, de la persona encontrada. Los iconos posibles de visualizar son los siguientes & Este icono representa el iltimo ingreso al SGDQ, dentro de los iiltimos siete dias. ©) Este icono representa el iltime ingreso al SGDQ, entre ocho y treinta dias atrés. é Este icono representa el ultima ingreso al SGDQ, hace treinta y un dias o més. ‘Ademés se puede encontrar iconos con el logo de una llave: & » esto significa que la persona encontrada puede firmar documentos electronicamente. Colocar como: permite seleccionar si a la persona encontrada, se la coloca como Remitente o Destinatario. Dicha seleccién se la hace a través de un clic izquierdo sobre alguno de los siguientes botones que se encuentran visibles y habilitados: De, Para y Copia. El primer botén define el Remitente, mientras que los restantes definen a lcs Destinatarios, E| uso de estos botones visualiza los datos informativos de los mismos, en la Seccion Inferior (3) que se describe a continuacién Seccién Inferior (3): visualize los datos informativos de los ‘DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO", quiere decir de! Remitente, Destinatario(s) y Copia(s). Dichos datos se encuentran descritos en la Seccién Central (2) de la seccién 1.4.1. Ademas se encuentran visibles y habilitados los botones Aceptar y Cancelar. Si en el campo Tipo de Usuario se ha escogido la opcién Ciudadano, se presentaré un Nuevo botén denominado Crear Ciudadeno, que debera ser usado cuando un Ciudadano Destinatario de un documento generado no se encuentre registrado en el SGDQ, Si tiene Ja necesidad de usar fa funcionalidad de este botén, haga clic izquierdo sobre el mismo y visualizara el formulano que le permite crear un nuevo registro de Ciudadano, ver Figura 25: So a 2 Screven been | | = Figura 25; Pantalla Registrar Datos de Ciudadano El registro de Ciudadano debe ser creado con el ntimero de cécula 0 con el numero de RUC. Si no dispone de esos datos, el SGDQ puede asignar un namero propio que es un numero secuencial generado por el propio sistema. Para esta ultima alternaiiva debe seleccionar a casilla de verificacion respectiva que lleva por titulo "No tiene No. De cédula’, debe hacerlo con un clic izquierdo de! mouse, el icono de la casilla cambiara de a“. Si hace clic izquierdo sobre el botén Aceptar, se habra creado el nuevo registro de Pagina 19 de 94stl \__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas Ciudadano y visualizara el mensaje de confirmacién respectivo, ver Figura 25 Si hace cle izquierdo sobre el botin Regresar, no se habré creado el nuevo registro de Ciudadano, perdera toda la informacion ingresada y regresard a la pantalla anterior, ver Figura 23. ~~ Figura 26: Mensaje de Confirmacion 1.5. Boton Vista Previa Al haver cic izquierdo sobre este botén, se abriré una nueva vertana con una vista previa del documento que est4 generando a través del SGDQ, siempre y cuando no tenga bloqueado los Pop-up’, ver Figura 31 Si tiene este tipo de bloqueo, visualizeré el respectivo mensaje informativo en la parte superior de la pantalla, ver Figura 27: Figura 27: Mensaje de Ventana Emergente Blequeada Para proceder al desbioqueo, debe seguir el siguiente procedimiento: Haga clic izquierdo sobre el botsn Opciones que se visualiza en el mensaje, para desplegar la lista de acciones posibles, ver Figura 28. Seleccione con un dic izquierdo la primera opcién de dice: Penmitir ventanas emergentes. Con esta accién se habré ejecutado el desbioqueo y puede usar el boi6n Vista Previa, ver Figura 31 | erie ventanas emergentes ara cap.gestiondocumentalgob ec | Editar opciones de bloqueo de ventanas emergentes. No mostrar este mensaje cuando se bloqueen ventanes emergentes Figura 28: Mend de Configuracion de Ventanas Emergentes 1.6. Botén Aceptar Una vez que se ha generado el nuevo documento y se ha ingresado sus respectivos anexos, debe hacer clic izquierdo sobre el botén Aceptar, que se visualiza en la Figura 8, para grabar dichos datos; si no ha ingresado datos que son obligatorios, visualizara el 4 Pop-up: Ei término anglosajén pop-up (en espatiol: ventana emergente) denota un elemento emergente que se uiliza generalmente dentro de te-minologia Web. Pagina 204e 91, BOSCSSSCSSSSHOSSSCHOCHOHSCSSCEHSOCSCSCHESOSCCHOOSSOCEHSHOGESCOEEE99998999999 998 0989998999998 98989899999999993999999 stl \___Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas respective mensaje informative. El documento permanecera con el estado “En Euicion” y se almacenara en la seccién de Bandejas que se encuentran ubicadas en la parte superior del ment de opciones, bajo la denominacion En Elaboracion, ver Figura 29: Bandejas Etaboraciéa (1) si Cada uno de los documentos generados tencré asignado un Numero de Documento nico, dicho numero consta de § partes que son: cédigo alfabético de la insttucién que genera el documento + cédigo de area en donde labora el usuario con permisos de Bandeja de Salida + afio en curso + secuencial numérico + Ia palabra TEMP que describe la generacién de un documento intemo temporal. Cada una de estas partes estard seperada por un guién. La accion inmediata de activar el boton Aceptar, es visualizar los botones de accién miiltiple que son: Regresar, Eliminar, Editar Reasignar, Informar, Fimar & Enviar, Copiar y Carp. Virtual. Cuando el cursor de! mouse pase por sobre alguno de ellos, cambiard de color azul color tomate, alertando asi el botdn que estara listo para activarse. Visualizaré ademas la informacion resumen de la pestafia “Informacion del Docu” que incluye una vista previa del documento generado con una marca de agua que dice “Borrador’ ya que el estado actual del documento es “En Edicion” También se visualiza las siguientes pestafias: Anexos, Recorrido, Carpetas, Documentos (Docs.) Asociados y Metacatos, ver Figuras 30 y 31 oo0o08 CR) ee ee | == Park (Ser) no Ahoa, Ores Sopate. em Pee ee ete WN acumen. tegen Nema Tipicaton: Sieicncin Nowe Metts 5 xe acon none met des Figura 30, Pentalla luego de seleccionar Sot6n Aceptar Pagna21de 01stl En [a informacién resumen de la pestatia “Informacién del Docu.", se puede visualizar el siguiente icone “© , que indica la posibiidad de hacer cambios en la parametrizacién 0 informacion que contiene el campo que lo visualiza. Si hace clic izquierdo sobre dicho icono, podrd realizar los cambios que desee, ver Figuras 32 y 33: =e = | <= raga oo seme a SRR renee ccneoncw t Tenia Semncaces 5 Figura 32: Mocificacién de Datos Ingresados - Parte | Pagina 22 de 91 PPSOSSHSOSCSCSEHOCSSCHOOCHSSOSCOHOOOCESESCCHOOSOSCECESOEOESCECEEECE99399999 9999989999999 99H9998 0999999990999 99909998 snl lanual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas, Tete Sein Figura 33: Mocificacién de Datos Ingresados ~ Parte Il Cuando un documento tiene la Categoria de Urgente, visualizaré el simbolo de exclamacién en color rojo (!) en la Bandeja en que se encuente, ver Figura 34: wn uncEisaLsemierns moe sne sree Figura $4 Teono para Documento de Categoria Urgente: Por defecto el Nivel de Seguridad de un documento es Publica, lo cual permite que este sea visualzado por cualquier persona que este involucrada en el tramite y los jefes del area de estos usuarios. Cuando un documento tiene el Nivel de Seguridad configurado como Confidencial, sol6 tienen acceso a este Ics usuarios involucrados (Destinatarios, Remitentes, Copias y Usuario Actual), =r. ee sin crs 0302 (our or devecimert: O50; ocumantoe tere del toes ‘Esindo dei Documenta: Esco" De (Sern) ng. Johaina Ramel Ortz Scone, Desanoladr de Sofware, Prekoncade la Repitica Para: (Serv) 1 Eduad Alves, recor de Sepone,nsticos de Prucbas 36. Este document no ta sido nad er ringura * carpet Yao Tipleaiin: Sinton ‘carpets Virtdes: | Metadiio ac eo ones] Figura 35: Modiieacién del nivel de seguridad de! documenio y agregar una nota al mismo En la opcién de Notas, se podra ingresar un texto adicional que seré visible para todas las personas que se lo tramita. 1 Los botones de accién miltiple se pueden usar para un documento inmedatamente después de su generacion en el SGDQ luego de la activacién del boton Aceptar, 0 se lo Puede realizar con posterioridad, ubicando y seleccionando al documento en la Bandeja en Botones de Accién Multiple Pagina 23 de 91 SSUniversidad Técnica de Manal Sm ‘\_Manual de usuario — Bandeja de Salida y Tareas que se encuentre; dicha Bandeja visualizara los botones inherentes a la misma. Una forma bdsica de seleccién de un documento se lo realiza a través de su casila de verificacién, ver Figura 36, Otres formas de seleccién se detallan més adelante. (fi2012-07-17 | 4 "00:00:00 (GMT-5) Figura 36:Casilla de Verifcacién Para ejecutar dicha accién, debe hacer clic izquierdo sobre el icono |, el mismo que cambiar a ¥ , ver Figura 37: ‘.. 37: Cas \eracén Seleccione Si lo requiere puede realizar una seleccién de varios documentos ala vez. A continuacién se 90825 USUARIO DESTINO? paca gona Ve ort FECHA Y HORA: (7-10-2012 125082 ITs USWARIO OMG 013 Edun CaFcares Rovere ‘tue cc De PROvECTOS "Figura 48: Mensaje de Confimacién BOE: Banco Central del Ecuedor. Pagna 20de 01‘Técnica de Manabi =u *%, | mats de oesutn Documental aux Document firmado manualmente Un documento se debera fimar manualmente cuando el Remitente no dispone de un Certificado Digital o cuando los destinatarios son de tipo Ciudadano. El procedimiento a seguir es el siguiente: Desactivar la opcién “gFirmer digitalmente el documento?”, ver Figura 45. Si desea puede ingresar un Comentario. Haga clic izquierdo sobre el bot6n Acepiar y habra ejecutado la accién de envio de documentos con firma manual. El documento firmado manualmente se almacenara en la Bandeja Por Imprimir, en donde se deberd concretar la accion de imprimir el documento para obtener el documento fisico y que el Remitente proceda a firmarlo manualmente. Para obtener més detalle de la funcionalidad de dicha Bandeja puede hacer referencia en la seccién 1.8. Bandejas y Acciones / Bandeja Por Imprimir. Al igual que en el caso de la firma electronica visualizara el respectivo mensaje de confirmacién, ver Figura 46; y el respectivo correo electronico de notificacién, ver Figura 47. Note que el nimero de documento de estado en “En Edicién", cambia cuando un documento se ha enviado a su Destinatario y se encuentra en el nuevo estado de “Enviado” Si compara las Figuras 45 y 46, el Numero de Documenta ha cambiado de PR-DP.2012-6-TEMP a PR- DP-2012-0002-0. Como puede observar ha cambiado el secuencial numérico y el tipo de documento, esto es de tipo temporal (TEMP) a tipo oficio (0). Este botén permite realizar una copia del contenido de! documento generado a través del SGDQ, fara poder generar un nuevo documento con un nuevo Destinatario. Puede tener un acceso rapido con la combinacién de las siguientes teclas Shift+Ctrl+O. Si activa este botdn con un clic izquierdo del mouse, visualizaré el formulario que permite realizar esta accién, ver Figura 48. Pégina 20 de 91 DOOKRHOSHOSHKSHSSSKCEKSSTSSHHSSSSSHOSHSSCHSHSOSHOCOHEECCOCEOCEESE9993999909 S9999TT99999999H9999999930999989099999999 stl Bandoja de Salida y Tareas | “Desai comideracion Par mati del pee ne confi cl eve de cpicaciondel sistema QUIFUX, pera la delpacion de insucon ala cus ted pres, Los dis dl eventos: 18, 19 | | 1 20de los coment. Coa sentient de stings conideracit, Figura 48; Pantalla Copier Como se visuaiza en este formulario, los Unicos campos que se han copiado con su informacion son Remitente, Tipo de Documento. Asunto y Cuempo del Documento; este ttimo campo incica la Ultima Version en fecha y hora del mismo. Este botén permite incluir un documento en una carpeta virtual, la estructura de estas carpetas la crea el administrador institucionel del sistema. Si activa este botén con un clic izquierde del mouse, visualizaré el formulario que permite realizar esta accion, ver Figura 49. Pagina 31 de 91stl ~\\_Manual de usuario ~ Bandoja de Salida y Tareas, ‘comenutio No. eres enconaios 1 Mensa pee oeee a Stan ea One devon aronenooes SELON Tenn esuaTe En | | | rere = or ‘en's mina doe Pagina "Figura 49: Pantalla Capeta Virtual En el campo Buscar Carpeta Virtual podemos hacer la biisqueda ingresando los primeros caracteres del nombre de la carpeta e inmediatamente se nos desplegara todas las opciones existentes, ver Figura 50. a ‘Seneansros QspuSenacos ‘TabereumesoaQuapovServeos Figura 60: Buscar Carpeta Vital ‘Se puede incluir un comentario y luego click en el botén Aceptar, ver Figura 51. Pagina 32 de 91 GHOHDLSAOSHOOKECLOSSEKSCOCCOCECSSCHOSCHOSCSCOHCSCSSCECCCECSCSEOSSSCOECECE95999999999 9999999999999999989999999993999090999909 stl Figura 81: Inclur el cocumento en una Carpeta Virtual Finalmente, el documento ya se encuentra incluido en la carpeta virtual seleccionada y nos muestra una pantalla de confirmacion, ver Figura 52, ame ACCIONREQUERIOA: Astcar Canis Vitus BOSEMEITO(S reyo.nss>-09R 2012480 USUARIO DESTINO: Inctir documento en carpeta: Cepaciationes FECHA Y HORA : 03-02-2013 11:36:23 (cms) USUARIO ORIGEN: Joha Raquel Ortiz técome ‘ORIGEN: PRUEBA Figura 52: Mensaje de confirmacién 1.6.2 Pestafia Recorrido Esta pestafa permite visualizar la hoja de ruta del documento generado a través del SGDQ Se Visualize todes las acciones que se han realizado sobre el documento. ver Figura 53: SN SET es rs Se — se “Figura 53 Pantalla Recoride Pagina 33 de 91st \\__Manual de usuario Bandeja de Salida y Tareas_ La columna “No. Dias” lleva la cuenta de los dias que van pasando desde la creacion de! documento a la fecha en que cada accion es tomada en el SGDQ. Cada accin que se describe viene acompafiada de su respectivo Comentario, el mismo que brinda el detelle de las acciones realizadas. La columna Comentario en la accién de Firmar y Enviar, muestra el link “Ver documento’, el mismo que permitira visualizar la informacion de la Pestafta ‘Informacién de! Docu.” y la vista previa del documento enviado. Si se ha realizado la accién Enviar Fisico sobre un documento generado en el SGDQ, se visualzara en le columna Comentaro, el link “Ver traspaso de documento fisico” que permite visualzar el acta de traspaso de documentos fisicos, misma que se encuentra en formato PDF, ver Figura 54: Se encuentra ademas visible y habilitado el boton Imprimir, que permitiré realizar la impresién de la informacion de esta pestafia. Dicha impresién puede o no incluir los comentarios, dependera de si ha seleccionado la respectva casilla de verificacion. Al hacerio con un clic izquierdo del mouse, el icono de la casilla cambiara de av, Figura 54: Aca de Paspaso de documentos Feicos 1.6.3 Pestafia Carpetas Esta pestafia permite incluir en carpetas virtuales disponibles en el SGDQ, el documento generado, ver Figura 55 Pagina 34 de 91 BOOOHOKSSHSOSOHSHSSHSSCSSOSCSSSOESESHSSCHOHOSCESCSHSOSSSECECHOCEHSCE999999909959 999099H998909999999898999999999999999099 stl Bandeja de Salida y Tareas” Figura 85: Pantalla Carpelas Vituales Para incluir el documento en alguna carpeta virtual, haga clic izquierdo del mouse sobre el boton que se encusntra visible y habilitado: Incluir en Carpeta Virtual. Al activar este bot6n visualizara el formulario que permite realizar esta accion, ver Figura 55. Primero debe ubicar la carpeta virtual, navegando con los botones © y “. luego debe Seleccionar la carpeta usando el link “Seleccionar”: cuide de escoger una carpeta en estado Active, ver Figura 56. Con esta accion visualizaré la nueva ubicacién del documento. para confirmar la misma debe hacer clic izquierdo sobre el botén Aceptar que se encuentra visible y habiltado. Si desea cancelar este proceso, use el botén Cancelar, { SELECCIONAR Estado Aeeien Aetnve Active 0 Sekcomner Levartaments de Reauermentos cc Sessoms S daeto Bevo | (EM EL AREA ACTUAL | NAMEN Proyecto Cups Desarala Levante ge | Figura 56: Fanialla Seleccionar Carpeta Virual Si us6 el botén Aceptar, en la pestafia Carpetas visualizaré el documento dentro de la carpeta virtual seleccionada, junto a todos los documentos que se hayan incluido en la misma, ver Figura 57: Pagina 35 de 91Universidad Técnica de Manabi ST Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas_ ~~ Figura’ 87: Deeumenio en Carpeta Virtual 1.6.4. Pestafia Documentos Asociados La pestafia “Docs. Asociados” permite asociar documentos al documento generado a través del SGDQ, ver Figura 58: Figura 56: Pantalla Documentos Ascciadss Para asociar documentos debe activar con un clic izquierdo el boton Asociar Documentos, que se encuentta visible y habiitado, al hacerlo visualizara el formulario que permite realizar cicha accién, ver Figura 58. La funcionalidad Asociar Documentos, sirve para asociar un documento registrado con anterioridad (antecedente) 0 posterioridad (consecuente) al nuevo documento que se esta generando, ver Figura 59: ones oa) zoe (os Same Figura 89: Pantalla Asociar Documentos - Perte (I) Primero debe buscar al documento que va a asociar y luego escoger la accién de ponerlo como Antecedente o como Consecuente. Esta accién se presenta como un link, por lo que CPOSCHSKCOHSSSCHEHCSHSSCSESCHOCHSSCSHCESSSSSECEOLCSREOESCSCE COE OCEECED998 9899 9979999999999 8HHH09988999909999999990099 Universidad Técnica de Manabi stl Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas se activaré al hacer clic izquierdo sobre el mismo, Cuando haya definido estas acciones. visualizard las acciones asociadas al documento generado a través del SGDQ, ver Figura 60, Figura 60: Pentalla Asociar Documentes - Parte (Il) Si hace clic izquierdo sobre el botén Cancelar, no ascciaré documentos y regresard a la pantalla anterior. Si hace clic izquierdo sobre | botén Aceptar, se habré esociado e| documento seleccionado al documento generado a través de! SGDQ, siempre y cuando confirme esta accion con el boton Aceptar del respective mensaje de confirmacion, ver Figura 61 | Modificar las asociacones de estos documentos? Aceptar | | Cancelar Figura 61: Mensaje de Confirmacién La accion confimada se visualizaré en la pestafia ‘Docs. Asociados” y podré seguir asociando documentes, ver Figura 62: 7 SR ee | Figura 62; Pestaria Docs. Asociados 1.6.5 Pestafa Metadatos Esta opcién nos permite definir metadatos al documento. Los metadatos son datos estructurados que describen la informacion, el contenido, la calidad, la condicién y otras caracteristicas de los datos. La pestafia “Metadatos’, permite definir metadatos al documento generado a través del Pagina 37 de 91se i ~\__Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas SGDQ, ver Figura 63: = ats wet Documeme 'SECRETARIA GENERAL Ene doce vee ad ew Figura 62: Pestaria Metadatos Primero debe dar click sobre el bot6n “Definir Metadatos’, ver Figura 63. Inmediatamente se abrira la pantalla para definir el metadato. Luego, escogemos el metadato requerido de la Lista y click en el botén "Guarder’, ver Figura 64 Figura 64: Escoger y quardar Metadato La accion confirmada se visualizaré en la pestafia “Metadaios” y podré seguir asociando documentos, ver Figura 65: feummacin toe Areeoe Recene Cupeas tee ies [ES STS Co LN 'SECRETAMA GENERAL Padcha -Quin- Cie Here Figura 55: Pestatia Metadato Definido Pagina 28de91 SPCOCSCHOSSSCHOSOHSHOSCESHESOSESCEHESESOECCESSELOCEECEOECOLOCOOOORE99909900309 099 0999099099329 090999988999909989980908 stl __ Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas 1.7, Proceso de Tramite de un Documento Recibido El proceso de trémite de un docurnento recibido automatiza los siguientes procesos: | sisenee bewoejave Responsea.e nesponoe ELawonacion oe DocunenTos |——? "erRAWTE SP pocumentg ——S—> “BoACIeNe, RECIBIOOS / fe ——— i a9 t rn Reasiona iNronma | | Documenro COMENTA | z oociwen Figura 66. Flujo de tamine ae scumentos Como se esquematiza en el fiujo anterior, la gestion de le correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos se lo debe de realizar desde la Bandeja Recibidos que se ‘encuentra en el mend Bandejas, ver Figura 67 | = Bandera En Elaboracién (2/6) ~ Figura 67: Bandeja Recibidos En dicha Bandeja visualizara la lista paginada de los documentos recil idos; al lado izquierdo de cada uno de los mismos se pueden visvalizar iconos que orientan al usuario de la Bandeja Recibidos soore las caracteristicas del documento, ver Figura 68. A conti detalla la funcionalidad de dichos iconos: Este icono representa la Categoria Urgente del documento recibido, Este icoro representa que el usuario de la Bandeja Recibidos es Destinaiario Principal 0 Destinatario con copia del documento recibido. Este icono representa que se ha recibido un documento reasignado por el usuerio Destinatario original del mismo. Este icono representa que el documento reasignado esta vencido, ya que se na cumplido la fecna maxima para su tramite. 28 868 - Este icono representa que el documento recibido esta firmado digitalmente. Pagina 39 de 01stl 1 de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas 'S pre WB Deter cotncenenes mt nanan httnttne Senneterre aa tt {g qpetemeceom enn nts cette Figura 68: Listads Solo los documentos que su contenido no ha sido revisado se presentaran en formato de *Negrita’. Cuando requiera dar tramite a un documento recibido, debe primero seleccionar al documento para visualizar la informacién del mismo, y para hacerlo exisien cos formas nuevas a parte de la detaliada anteriormente 4 través de la casilla de verificacion: la prmera es hacer clic izquierdo sobre el link ‘Fecha Documento’, y la segunda, es hacer clic izquierdo sobre el icono ©, que permite visualizar la informacién resumen del documento en una nueva ventana. Cuando haya realizado dicha accion, visualizara la pestaNa “informacion de! Docu.” y los botones de accién multiple que se puede realizar sobre el documento seleccionado, ver Figura 69: Los campos: Nive! de Seguridad, Carpelas Virtuales y Notas visualizan el icono “© , que significa que se puede realizar una motificacién a los parametios ingresados en cichos campos. El trémite de primere instancia que se puede dar a un documento recibido es a través de alguna de las siguientes acciones: Responder, Reasignar o Archivar, para este efecto se encuentran visibles y habilitados los botones respectivos. A continuacién se detalla la funcionalidad de cada uno: Pagina 40 de 91 SCOCCOCECHOCOSSCECOCCECOCCECEEOHOECHOEOHOEOHCEOOCECHOOOHOOEOCOCEE999999909 999999 0990989999999 90989999909999999999990 Universidad Técnica de Manabi stl \_Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas 1.7.1. Accion Responder @ Este botén permite elaborar un documento de Respuesta sobre el documento | tecibido. essonder | Cuando active este botén con un clic izquierdo del mouse, se visualizaré el formulario que permite reaizar dicha accién, ver Figura 70: Demi conden | Capstaci el Stns QUIPUX pra pel delOAE, Co sentiments de — Figura 70 Pantalia Formulario de Respuesta —— El formulario de respuesta ya visualiza la informacion de los siguientes campos: Para, De, Copia a, No. Referencia, Asunto y Cuerpo de! Documento. Ei campo Cuerpo de! Documento se llena con el texto del documento de referencia, para que el usuario responsable de dar tramite al documento recibido, pueda utilizar dicha informacién como guia para la redaccion del documento de respuesta Note que al lado derecho del campo No. Referencia, se muestran dos iconos, que se detallan a continuacién: *% Este icono permite visualzar en linea el Documento de Referencia |. Este icono permite descargar el Documento de Referencia Cualquier dato de este documento puede ser oditado mientras se encuentre en claboracién, para més detalle de las funcionalidades de este formulario, puede hacer referencia a la Seccién "1. Nuevo Documento" de este manual 1.7.2. Accién Reasignar Ver seccion “1.6.1, Botones de Accién Multiple" /Boton Reasignar. 1.7.3. Accién Archivar Pagna 41 de 91Universidad Técnica de Wanabi sn Manual do usuario —Bandoja de Salida y Tareas. Este botén permite Archivar un documento cuando su trémite ha finalizado © cuando no se va a realizar un documento de respuesta, por ejemplo un Memorado 0 una Circular, que son documentos intemos de la institucién y de cardcter meramente informativo. Si hace clic izquierdo sobre el mismo, visuelizara el formulario que permite realizar dicha accién, debe ingresar un comentario que describa los motivos del archivo del documento, ver Figura 71 Figura 71: Pantalla Archivar Documentos Si hace clic izquierdo sobre el botén Regresar, no se habra ejecutado la accién de Archivar el documento y regresaré a la pantalla arterior, ver Figura 69. ‘Si hace clic izquierdo sobre el botén Aceptar, se habré ejecutado Ia accion de Archivar el documento y visualizard el respectivo mensaje de confirmacién, ver Figura 72. ACCION REQUERIDA : &r:hvo de Documentos DOCUMENTO (5) MVOLUCRADOS : PR.0P-2012.0007- USUARIO DESTINO: Eva Cracels Rovere Perugach! FECHA Y HORA : 07.28.2012 17.50 17 (GUTS) | USUARIO ORIGER: Ets Gracels Romero Perupachi ORIGEN: DRECCION DE PROVECTOS Figura 72: Mensae de Confirmacion Los documentos archivados saldran de la Bandeja Recibidos y se ubicarén en la Bandeja Archivados del grupo Otras Bandejas. 1.8. Bandejas y Acciones El sistema cuenta con varias Bandejas, las cuales se encuentran en la Seccién lzquierda (2) definida en las secciones del SGDQ, ver Figura 4. Dicha seccién contiene el menu de opciones disponibles y que permiten ubicar los documentos segin el Estado en el que se encuentran. Al seleccionar un documento e ingresar a su informacién, se visualizardé la pesteha “Informacion de! Docu." y sobre ella se desplegarén los botones de accién que se pueden ejecutar, los mismos que varian dependiendo de la Bandeja en donde se encuentra el documento. Pagina 42 do 01 COCCOCHCCOCHOCHOHOOCECOCECHCOOCOOCOCOOCOHEOCECOHOOHOEOHOHHEHOOHOOEOOEEE999090009089 898999899H98H8888H98899099999009999939 Bandejas Etabormcién (3/3) bids (2/21 [__[Docementos que se eneventon en etedo de daborcion a Figura 73, Bandeja "En Elaboracion’ Es la bandeja en donde se almacenan los documentos que se estén elaborando en el SGDQ y que se encuentran en el estado ‘En Edicion’, mientras el documento so oncuentra en dicho estado puede ser modificado. Al ingresar a esia bandeja se presenta un listado paginado de los documentos que estan en slaboracién y el formularo que permite listarlos. Dicho formularo visualiza el campo de Texto a Buscar, Tipo de Dacumento y ademas el botén que se encuentra habilitado: Buscar. A continuacién se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos: Texto a Buscar: se debe ingresar el Asunto, Mimero de Documento o Nimero de Referencia del documento que se va a buscar. Boton Buscar: al hacer clic izquierdo sobre este boton, se desplegaran los resultados de la busqueda, basado en ei campo de Texto 2 Buscar. Tipo de Documento: los resultados de Ia biisqueda se pueden filtrar por tipo de documento a consular, que se lo debe seleccionar de la lista desplegable que dispone este campo, por defecto se visualiza “Todos” Esta es una nueva funconalidad incorporada en la titima versién del SGDQ, ver Figura 74. “Figura 74 Meni Tipo Decumento a Consullar Existe un fitro adicional que permite mostrar los documentos segiin su estalus de lecura, las opciones posibles son: No leidos, Leidos 0 Todos; por defecto esta seleccionaca la ‘opcion “Todos”, ver Figura 75: Figura 75 Filo de Documantes Leidos Pagina 43 de 91Universidad Técnica de Manabi stl Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas. Para seleccioner una opcién de este filtro, debe hacer clic izquierdo sobre el icono mismo que cambiaré a ° . La relacion numérica (1/5) en la Figura 73 de ejemplo, significa que existen cinco (5) documentos en total en la Bandeja y que un (1) documento todavia no esta leldo. Los datos principales que se visualiza en el listado son: De, Para, Asunto, Fecha de Documento, Nimero de Documento, Numero de Referencia, Tipo de Documento y Usuario Anterior. Se puede seleccionar uno 0 varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Eliminar, Reasignar, Informar o Firmar/Enviar, ver Figura 76: eal [rors nin sini ni a] Tye ce Docu Todor i= a er ‘vee ne anny 7 Cuando requiera realizar una accién sobre un documento de esta Bandeja, debe primero seleccionar al documento para visuaiizar la informacion del mismo. Cuando haya realizado dicha accién, visualizaré el formulario de le pestafia “Informacién de! Docu." y ios botones de accién mitiple que se puede ejecutar sobre el documento seleccionado que se encuentra en estado "En Edicién’, ver Figura 77: ‘Fecha de Regie: 2012001515) “Tp de Dociman: OF | (ain CX?ACIEACION SISTEMA QUEUX (ecomene: nna Deane ‘Ere dl Docume: En cin De ce) ng Ui ce Ustad Pra 12 meter ce Pea Par (sn Han Caos Caso Cueea Penonsa Presi a Repub on epit (Ce) ny, Seba Ses Cmte Om PEPTOUARED vl aguas: Coed, Sept vie op 2012. eensa- meses pais UIE Tencaian Stoner memes Memon 25 Este carro ne meso ts Figura 77: Botones de Accién Miltiple Bandeja “En Elaboraci6n” Pagina 44 de 91 BOCOOCHOSSCHOSOCESCHOESCECEOCOEOSCCEOSESCOHOOCECECSCECEOSCECHOCEOLCOCO399989909 99999998999 9999999990999 9999988909908989909 sn ee Tareas ‘A continuaci6n se detalla la funcionalidad de cada boton: 4.8.1.1. Accion Regresar Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos “En Elaboracién”, 1.8.1.2. Accion Eliminar Ver seccién “1.6.1. Botones de Accién Multiple" /Boton Eliminar. 1.8.1.3. Accién Editar Ver secci6n “1.6.1. Botones de Accién Multiple" /Botén Editar. 1.8.1.4. Accion Reasignar Ver seccién “1.6.1. Botones de Accién Multiple’ / Botén Reasignar. 1.8.1.5. Accion Informar Ver seccién “1.6 1. Bofones de Accién Multiple’ / Botén Informar 1.8.1.6. Accion Firmar&Enviar Ver seccién “1.6.1. Botones de Accion Muitiple’ / Boton Firmar&Enviar. 1.8.1.7. Accion Copiar Ver seccién “1.6.1. Botones de Accién Multiple" /Boton Copiar. 1.8.1.8 Accion Carp. Virtual Ver seccién “1.6 1. Botones de Accién Multiple" /Botén Carp. Virtual 1.8.2. Bandeja “Recibidos” En esta bandeja se encuentran los documentos que el usuario recibe y que deben ser tramitados, mediante la accién resoonder o reasignar. Cuando ingrese a esta Bandeja, visualizaré una alerta de color rojo en la parte superior derecha, en donde se muestra la cantidad de documentos recibidos y que se encuentran vencidos, ver Figura 78 Tes mewn] Figura 76, Alera de Documentos Recibides Vencidos Si se da clic sobre el link en color rojo, que visualiza la cantidad de documentos vencidos, se abriré una nueva ventana que visualizaré la informacion de los mismos, ver Figura 79: Pagina 45 do 01Universidad Técnica de Manat sti Manual de usuario ~ Bandeja de Salida y Tareas. fo. Figura 79: Panvalla Docur Esta ventana muestra los siguientes datos: No. Documento, Fecha maxima para el tramite y No. Dias que esta vencido el documento para terminar su tramite. Para obtener mas detalle de !a funcionalidad de esta Bandeja, se puede referir a la seccion "4.7. Proceso de Trémite de un Documento Recibido’. A continuacién se detalla la funcionalidad de cada boton de accién mitiple que se visualiza en un documento recibido: 1.8.2.1. Accién Regresar Regresa aia ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos “En Trdmite”. 1.8.2.2. Acclon Responder Ver seccién "1.7.1. Proceso de Trémite de un Documento Recibido" / Botén Responder. 1.8.2.3. Accion Reasignar Ver seccién “1.6.1. Botones de Accién Multiple" / Botén Reasignar. 1.8.2.4, Accién Informar Ver seccién “1.6.1, Botones de Accién Multiple’ / Botén Informar. 1.8.2.5. Accién Archivar Ver seccién “1.7.3. Proceso de Trémite de un Documento Recibido" /Botén Archivar. 1.8.2.6. Accion Comentar Ver seccién “1.8.6.1. Bandeja ‘Reasignados” /Botén Comentar. 1.8.2.7. Acci6n Dar Fisico Este boton permite al usuario elaborar una acta de traspaso de documentos y © anexos fisicos cuando se van a trasladar de una area a otra. Puede tener un acceso rapido con la combinacién de las teclas Shift+Ctrl4F. Si activa este botén con un clic izquierdo del mouse, visualizaré el formulario que permite realizar esta accion con el ingreso de un comentario, si asi lo cree pertinente, ver Figura 80: Pagina 46 de 91 DOSOSCHOOHOSOCOHOOHOSCOHOOCESCOHSCECOSSCOHHCSCCOSCSCCESSEOOHCELEE9898980908 8988909998 SH89H9HFH9H99HH99899989898H99999990099 stl \d Técnica de Manat Manual de usuario — Sandeja de Salida y Tareas Este formularic visualiza los siguientes campos: Area, Usuario, Responsable Trasiado, Estado de! Documento y Comenterio; ademas se encuentran visibles y habilitados los botones Aceptar y Regresar. A continuacion se detalla la funcionalidad de cada uno: Area: ingresar el area de trabajo de la persona que va a recibir fisicamente los documentos ylo anexos. Debe usar la lista cesplegable de areas que dispone este campo. Usuario: ingresar el nombre de la persona que va a recibir fisicamente los documentos y/o anexos fisicos. Debe usarla lista desplegable de usuarios por érea que dispone este campo. Responsable Traslado: ingresar el nombre de la persona responsable de trasladar de los documentos y/o anexos fisicos. Estado Documento: se debe ingresar la apreciacién del estado fisico de los documentos ylo anexos fisicos. Las opciones posibles son: Bueno, Regular y Malo; para escoger el estado indicado debe hacer clic izquierdo sobre el icono —_, el mismo que cambiaré a © Por defecto estard seleccionado el estado Malo, Comentario: permite ingresar un comentario, en donde se va a detallar con mayor exectitud que documentos y anexos se estan entregando, Botén Aceptar: al hacer clic izquierdo sobre este bot6n, habra ejecutado la accién de “Dar Fisico’, vieualizaré el mensaje de confrmacién respectivo y la vista previa del Acta de Traspaso de Documentos Fisicos generada, ver Figuras 81 y &2: ES ACCION REQUERIDA : Envar Fisico DOCUMENTO (5) MVOLUCRADOS : PR-0P-2012-0002.0 USUARIO DESTINO : fea Gracia Ronero Perugach FECHA Y HORA : 07-20-2012 09 47 41 (GUT-5) USUARIO ORIGEN: Jorge Eawn Caficares Romero COmaGeN: OREN DE PROYECTOS Figura 8; Nensaje de Confirnacion Pagina 47 de 91