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U n i v e r s i d a d d e B u e n o s A i re s Facultad de Ciencias Econmicas

Tecnologa de la Informacin

TRABAJO PRCTICO EL PROYECTO DE DAXTOR SA

Programa de Fortalecimiento Docente Modulo II

Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Econmicas

INTRODUCCIN
El siguiente enunciado se basa en el caso DAXTOR SA.

EL PROYECTO
En los ltimos tiempos se adopt un software de gestin para administrar la empresa. Este paquete est compuesto por una serie de funciones preplaneadas desarrolladas por una consultora de software que se ha ocupado de su implantacin. Si bien el control de despacho de mercadera en Daxtor S.A., gracias a la dedicacin de Roberto Cceres, es excelente, a Juan Roln le preocupa (positivamente) la posibilidad de sostener en el horizonte temporal esta calidad de armado de pedidos y control de stock en razn del crecimiento sostenido del negocio. Juan Roln siente que es importante generar las condiciones para que el trabajo de Roberto Cceres contine siendo excelente an con las mayores exigencias actuales (incremento de la cantidad de pedidos, diversidad de productos, aumento de la cantidad de proveedores etc.). No es que dude de su capacidad, sino ms bien que deseara recompensarlo con un cada vez mejor entorno laboral, dado el aprecio que le tiene como su invalorable funcionario, adems de su vnculo familiar. De una reunin de seguimiento de otro proyecto con la consultora de sistemas donde Juan Roln coment estas preocupaciones, surgi una idea plasmada luego en una propuesta borrador que dio nacimiento al proyecto Implantacin de una solucin de tecnologa informtica para el incremento de la productividad del rea de Despacho de Daxtor SA, que para mayor facilidad termin siendo llamado como Proyecto mviles. La propuesta bsicamente involucra la utilizacin de colectores mviles y fijos de informacin. Estos son dispositivos de poco ms del tamao de la palma de la mano, que permiten la carga de datos mediante un pequeo teclado y lectoras de cdigos de barra. As tambin el nuevo sistema requerir la introduccin de algunas modificaciones al sistema de gestin de inventario y el rediseo del proceso de armado de pedidos para aprovechar toda esta batera de innovaciones. El proyecto despert entusiasmo en Juan Roln e inicialmente algunas preocupaciones en Roberto Cceres, debido a que impactaba directamente en sus procedimientos tan internalizados luego de aos de dedicacin y especializacin en su rea. Claro que Roberto Cceres no tard mucho en manifestar que ya haba visto en otras empresas (intercambiando experiencias con

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conocidos en posiciones similares) que estas soluciones haban dado muy buenos resultados y que ms vale anticiparse a los acontecimientos que despus correr detrs de ellos y expres su disposicin a involucrarse de lleno, siempre y cuando la planificacin fuera adecuada y le asegurarn un comienzo y fin definidos. Si hay algo que no tolero son esos proyectos interminables que despus se abandonan, y todos perdemos nuestro tiempo y esfuerzo () dijo, y agrego que su gente tena que estar incluida, enfatizando: por ms maquinitas que pongamos, necesito la capacidad de resolucin que tiene nuestro equipo, no soy yo solo aqu.

Dadas las caractersticas del proyecto, se deben resolver diferentes temticas que son complementarias para conseguir el xito en el objetivo final, como: la seleccin y compra del equipamiento (hardware) necesario, el rediseo de procesos que adoptar el rea, la contratacin de las modificaciones al software de inventario actual y el agregado de los componentes que se requieran para los nuevos colectores de datos, la ejecucin de los servicios de implementacin, la capacitacin y dems. A partir de los elementos enunciados a continuacin (objetivos, entregables y tareas) ordenarlos de forma tal, que quede como resultado el WBS correspondiente al proyecto del caso Daxtor S.A planteado. Material actividad 1 Referencias. OBJ: Objetivo. ENT: Entregable. TAR: Tarea
Tipo OBJ OBJ OBJ OBJ OBJ OBJ OBJ ENT ENT ENT ENT ENT ENT Descripcin SW mviles adquirido SW gestin adaptado a mviles HW mviles Adquisicin Procesos nuevos diseados y existentes rediseados Integracin de Componentes de SW y HW Operadores Certificados Documento de acta de constitucin del proyecto Documento de especificaciones SW Preseleccionado Seleccin Orden de compra Componentes de SW adaptado Implantado Documento de diseo de adaptacin Hoja 3 de 9

Actividad 1 WBS.

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ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT ENT TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR TAR

Apertura Orden de Compra Equipo de trabajo definido Orden de licitacin Modelo de datos Versin de SW adaptada Diagrama de flujo de datos Componentes de HW mviles Implantados Plan de Implantacin Componentes de SW adaptado y HW mviles Integrados Capacitacin Manual de Usuarios Plan de Capacitacin Preparar las especificaciones del proyecto de customizacin (si es factible, mercados, etc.) Identificar recursos para la customizacin Definir el proceso de customizacin Identificar herramientas Probar herramientas Preparar el plan de gestin de riesgos y contingencias Calcular costos (incluye hw asociado) Identificar y clasificar riesgos y contingencias Cuadro comparativo de prestaciones y requisitos tcnicos y riesgos asociados Evaluacin de productos alternativos identificados Seleccin de SW Conseguir autorizaciones necesarias para proseguir (concepto, plazos, presupuesto) Confeccionar Orden de compra y contrato Identificar requerimientos Definir el proceso de adaptacin Identificar herramientas de integracin Probar herramientas Preparar el plan de gestin de riesgos y contingencias Calcular costos Desarrollar Versin Beta Realizar Pruebas Desarrollar Versin definitiva Confeccionar Orden de licitacin Confeccin del pliego de bases y condiciones Recepcin de ofertas y/o cotizaciones Seleccin del proveedor o proveedores de HW Confeccionar Orden de compra y contrato Instalacin y revisin del funcionamiento del SW instalado Aplicacin testeada Parametrizacin y Depuracin de Componentes de SW Instalacin y revisin del funcionamiento del HW mvil instalado Configuracin de HW mviles Prueba de compatibilidad de componentes de SW y HW Configuracin y Parametrizacin definitiva Seleccin de Usuarios referentes Confeccionar del Cronograma de capacitacin Capacitacin de Usuarios Referentes Capacitacin de otros Usuarios Entregar de certificados

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Actividad 2 Roles
Como es sabido, un factor crtico para que un proyecto tenga xito, es la composicin del equipo de trabajo. Este equipo estar conformado por personal de la consultora como tambin de la empresa cliente. Se sabe adems, que las personas estn ms predispuestas a utilizar un nuevo procedimiento o tecnologa si se los hace participes del proyecto. Por lo cual es fundamental seleccionar el o los usuarios referentes (key users) y solicitar el apoyo tanto del departamento como de la direccin de la empresa. Se requiere: 1. Establecer la estructura organizacional desagregada (O.B.S). El O.B.S creado deber plantearse con alguno de los siguientes roles. Deber usted determinar qu rol se ajusta de la mejor forma para las necesidades del proyecto Daxtor S.A. Material actividad 2

Rol Lder de proyecto

Habilidades Requeridas Conocimiento de las funcionalidades y procesos de la organizacin para poder formalizar los circuitos administrativos que se debern adaptar. Conocer de procesos de licitacin y seleccin de proveedores. Confeccionar el contrato de prestacin del servicio y la correspondiente Orden de Compra, de acuerdo a las normas legales vigentes buscando proteger los intereses de la organizacin. Definicin de la arquitectura fsica y lgica resultante de la adaptacin para incluir mviles. Definicin de funcionalidades que deben cumplir los equipos mviles para poder ser evaluado por la empresa. Elaborar proyectos e informes para la adaptacin del software de gestin. Poseer habilidades y conocimiento de herramientas de planeamiento y control, formacin y coordinacin de equipos de trabajo. Poseer habilidades interpersonales y comunicacin. Poseer habilidades de adaptacin al cambio y poder tomar decisiones correctivas. Conocimiento de metodologas de implantacin. Coordinar la capacitacin del personal para incorporar el uso de los mviles adecuadamente. Evaluacin y seleccin final del equipamiento mvil y su software a implantar.

Responsable de Compras Responsable de Administracin

Lder Funcional

Analista

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Rol

Habilidades Requeridas Formar y participar en equipos de trabajo con usuarios y personal de sistemas de apoyo a los sistemas de informacin, desarrollo y mantenimiento. Poseer conocimientos de metodologas de testeo. Poder establecer e implementar programas de capacitacin a usuarios de sistemas. Poder establecer e implementar programas de capacitacin a usuarios de sistemas. Poseer habilidades y conocimiento de herramientas de planeamiento y control, formacin, coordinacin desarrollo de dinmicas grupales. Habilidades y conocimientos de herramientas y metodologas pedaggicas. Definir la adaptacin de los sistemas. Realizar la instalacin del software adaptado y la plataforma de mviles.. Dar soporte tcnico a los operadores mviles, tanto en el hardware con en el software. Elaborar proyectos e informes para la implementacin de software y hardware, y analizar y proponer nuevos programas y equipamientos. Construir programas basado en estndares de codificacin, uso de lenguajes y de organizacin de los datos. Documentar los trabajos de programacin. Cumplir con las normas, procedimientos, soporte de equipos, programas de administracin de personal. Conocimiento de administracin de bases de datos. Configuracin del motor de base de datos en forma ptima. Predisposicin y buen trato hacia los usuarios finales. Conocimientos sobre S.O y aplicativos en general. Conocimientos de redes. Instalacin y configuracin de hardware y software de red. Redes WAN / LAN. Conocimiento de seguridad informtica. Persona creativa con conocimientos de herramientas de diseo (Dreamweaver, PhotoShop, etc.). Digitacin veloz y capacidad para detectar errores en los datos ingresados. Predisposicin de trabajo en equipo y conocimiento de normas de auditora. Deber verificar los controles internos que posea la empresa, como as tambin proponer nuevos controles para minimizar la probabilidad o impacto de los posibles riesgos que detecte. Buen trato con los clientes y orientado a resultados. Experiencia en venta de software de tipo ERP. Tendr como responsabilidad ubicar los productos que desarrolla una determinada empresa en el mercado.

Capacitador

Lder Tcnico

Desarrollador

DBA Help Desk Administrador de red

Diseador de pginas Web Data-Entry Auditor en Sistemas

Vendedor IT

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Actividad 3 Comunicacin.
Durante el desarrollo de todo proyecto existen varios tipos de comunicacin. Mails, llamadas telefnicas, chat, conversaciones informales, reuniones etc. A continuacin se transcribe parte de una conversacin llevada a cabo en una reunin de avance del proyecto. Se pide que usted analice en esta breve charla cuales son los aspectos que se deben mejorar para fomentar la motivacin de los empleados, el trabajo en equipo o el liderazgo. Material actividad 3

Contexto Se realiza una reunin de avance sobre el proyecto con los siguientes participantes: Lder de proyecto - LP. Analista funcional - AF. Desarrollador DES. Capacitador CAP. El principal problema que tiene el proyecto, es el atraso en los diferentes entregables. Dilogo LP. - Seores, el proyecto est cerca del fracaso total. No se qu es lo que estn haciendo mal, pero las posibilidades de realizar una implementacin exitosa estn cada vez ms lejos. AF, cmo no previste las complicaciones que iban a tener este tipo de implementaciones con tecnologa mvil? AF. - Pero LP, yo ya te coment que es una tecnologa relativamente inmadura y que poda ocasionar inconvenientes. LP. - No me vengas a decir cuales son los problemas, sino cuales sern las soluciones. Necesito que alguien me diga qu se hizo mal, para estar donde estamos. Bueno, hagamos lo siguiente. Alguno de ustedes arme una lista de las tareas pendientes y

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estime la cantidad de horas por cada tarea. De esta forma tendr una mejor estimacin del tiempo faltante para poder negociar con el cliente. Correcto? DES. Ya que el proyecto viene con retrasos, yo creo que deberamos suena el telfono celular del LP. realizar pruebas sobre los dispositivos reales. Actualmente estoy programando utilizando emuladores para hardware y es sabido que existen diferencias de performance o incluso compatibilidad. Creo que sera recomendable que la empresa adquiera al menos un dispositivo para realizar las pruebas. Se podra gestionar la compra de un dispositivo al menos? CAP. Claro, adems nos servira para adelantar el armado del manual para el usuario. PL. No. No creo que sea posible. Retomando el problema, necesitara que cuanto antes tengan preparada la lista de tareas pendientes. En otro orden de temas, sabiendo que la aplicacin para los dispositivos mviles an no est lista, te queda otra alternativa que esperar a que el trabajo de PROG finalice? CAP. Ehh.. no, creo que no. Necesito que la aplicacin est al menos un 90% finalizada para comenzar la capacitacin. LP. Bueno, mejor dejemos esto como est. En estos das, les envo una minuta sobre los temas vistos en esta charla y veremos cmo seguimos.

Actividad 4 Riesgos.
Cualquier actividad tiene asociados riesgos. Los proyectos como conjunto de actividades para la concrecin de un objetivo est inmerso en una cantidad de riesgos que debern ser mitigados. Dada la siguiente lista de riesgos, proponer actividades para disminuir su probabilidad o impacto. Material de la actividad.

Id

Descripcin del Riesgo

Tipo

% Ocurrencia

Impacto

Estrategias / Medidas

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El proveedor seleccionado no entrega el hardware en el tiempo pactado.

Proyecto

Media

Muy alto

Adaptaciones por el cambio del contexto y de los requerimientos del Jefe de Proyecto.

Negocio

Baja

Media

Aumento del dlar

Externo

Alta

Alta

Resistencia de los usuarios al sistema y a seguir los nuevos procesos.

Proyecto

Alta

Alta

Escasas habilidades para el uso del sistema informtico por parte de los usuarios.

Proyecto

Media

Media

Falta de soporte post implementacin.

Externa

Media

Alta

Que los clientes no se vean afectados por los nuevos procedimientos de trabajo.

Externa

Media

Alta

Aumento del ndice de Inflacin

Externa

Media

Media

Adquisicin de HW incompatible con el SW a utilizar en el proyecto.

Proyecto

Media

Muy Alto

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