Contabilidad computarizada.

Introducción, generalidades y definiciones
Lecciones
1. Concepto de contabilidad. Cómo se inició la contabilidad. Quién debe llevar la contabilidad 2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente 3. Qué es una persona natural. Persona jurídica. Comerciantes. Características legales 4. La empresa. Clasificación y características 5. Principios de contabilidad generalmente aceptados 6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuación contable y sus variaciones. Ilustración 7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable 8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables 9. El Mayor en T. La mayorización. Balance de comprobación 10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros

1. Concepto de contabilidad. Cómo se inició la contabilidad. Quién debe llevar la contabilidad
Introducción Modernamente se conceptúa a la Contabilidad como “el lenguaje de los negocios” o “el termómetro de la economía” por cuanto se constituye en un soporte muy importante para todas las actividades de comercio o de servicio que realizan las empresas y los diferentes entes contables, nuestro propósito en el presente curso va orientado a saber: · · Qué es la Contabilidad Conocer quienes deben llevar Contabilidad

· ·

Saber el términos generales como se clasifican las empresas Identificar de forma clara los diferentes tipos de negocios

· Evaluar la importancia de la Contabilidad para una adecuada toma de decisiones · Cumplir con las obligaciones tributarias impuestas en cada estado

· Conocer el manejo adecuado de Microsoft Excel para los fines de la Contabilidad · Cumplir con las obligaciones de los entes contables en las fechas programadas Concepto de Contabilidad Contabilidad es la ciencia que recopila información mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al “proceso contable” cuyo resultado es el de proveer información para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definición universalmente aceptada. Como se inició la Contabilidad Debemos destacar tres períodos claramente definidos que son: 1. Período empírico, que comprende las primeras manifestaciones de la Contabilidad, hasta el año de 1494, aquí se destacan las primeras necesidades del ser humano de conocer y controlar su economía pues aparecen los primeros comerciantes; en principio la contabilidad era una simple retención mental para identificar la posición deudora o acreedora frente a terceras personas, pero esto no resultaba eficiente, pues la memoria es frágil y se tenía que pensar en algún tipo de registro donde queden asentados por escrito los diversos actos de comercio o de intercambio de aquel entonces. Por ésta razón se tuvo que recurrir a prácticas escritas sobre planchas, papiros, tablillas, etc. con el objeto de guardar una memoria de las diversas transacciones, ésta práctica llegó a su máxima expresión en el imperio romano donde ya existían libros para registrar los cobros y pagos principalmente. Sin embargo ésta ayuda memoria no resultaba del todo eficiente ya que se trataba más de una narración que representaba los acontecimientos económicos aisladamente y dejaba algunos espacios en blanco para luego cerrar las operaciones abiertas en cada día, es decir se trataba de una partida

simple que no relacionaba unos hechos con otros, es decir era insuficiente para atender las diversas necesidades de información. 2. Período clásico, éste período va desde 1494 hasta 1914 y se destacan las diversas escuelas contables clásicas. Es precisamente en 1494 que aparece la obra de Fray Lucas Pacciolo, titulada “Suma de aritmetica geometria proportioni et proporcionalita”, en donde se menciona por vez primera “La partida doble” y sienta las bases para el desarrollo de la Contabilidad. La partida doble es un sistema que controla los dos aspectos que se conjugan en toda transacción económica, o dicho de otra forma la causa y el efecto de todo acto de comercio, esto implica un cargo (anotación en el debe) y un abono (anotación en el haber), los libros utilizados se perfeccionan, se empieza a utilizar un libro para anotar las memorias de las transacciones a manera de borrador, luego estos hechos son registrados en el libro diario con doble registro para posteriormente asentarlos en el libro mayor, es decir ya se tiene una coordinación de los hechos contables. Entre las principales escuelas contables clásicas tenemos:
    

La La La La La

escuela escuela escuela escuela escuela

contista de Edman Degranges lombardo-austriaca de Francesco Villa personalista de Giussepe Cerboni materialista de Fabio Besta hacendalista de Giovanni Rossi

3. Período científico, que comprende desde 1914 hasta nuestros días y se destaca el estudio de las doctrinas de varios países, entre ellos: Italia, Francia, Alemania, Portugal, España, Argentina, Uruguay, Brasil y Estados Unidos. Cada país a traves de varios representantes, ha contribuido al enriquecimiento de esta ciencia aportando importantes teorías económicas, éste proceso continua hasta nuestros días. Quienes deben llevar Contabilidad? Dependiendo de la política de cada país esto puede variar, en el caso de Ecuador están obligadas a llevar Contabilidad todas las empresas, tengan o no fines de lucro, además una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones: Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades económicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo). Tenga ingresos brutos anuales de su actividad económica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000

Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los límites antes indicados. La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. ACLARACIÓN: Desde el año 2000, la moneda que se maneja en Ecuador es el dólar de los Estados Unidos de América, por esta razón muchas de las citas, ejemplos y transacciones serán hechas en esta moneda. ↑ volver al índice ↑

2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente
Importancia del estudio de la Contabilidad La Contabilidad en la actualidad como herramienta que suministra información a las diferentes empresas y entes financieros tiene especial importancia en razón de que es necesaria para la toma de decisiones dentro del aspecto económico, muchas de estas decisiones pueden influir en la expansión de una empresa, creando nuevas fuentes de trabajo, otras pueden dar lugar a la concesión de nuevos créditos para la banca, fortaleciendo y ampliando de esta forma el sistema económico de un estado o de una región. Es posible llevar la Contabilidad desde un pequeño negocio, hasta la administración de todo un estado, es decir es aplicable a todo agente económico, de hecho muchos profesionales, hoy en día ven la necesidad de conocer más a cerca de esta ciencia con el fin de estar al día en el cálculo de sus impuestos por ejemplo, saber concretamente la evolución de su patrimonio y conocer si en su gestión están obteniendo resultados positivos. El principio de la partida doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

siempre estamos realizando transacciones todos los días. éstos .Que recibimos. pues adquiere el bien y tiene ahora una deuda. 2.. Si nos podemos analizar detenidamente. escogemos un local donde brinden este servicio. anotando lugar y fecha. la parte deudora es la empresa que adquiere el vehículo.. o entre individuos y significa que se recibe algo a un valor económico determinado igual a un valor que entrega. es necesario identificar en esta transacción dos partes: la parte deudora y la parte acreedora.Deudor. el cual puede ser de contado o a crédito. es decir ingresa el vehículo que pasa a ser propiedad de la empresa y a cambio paga un precio pactado. Es importante anotar que por más simple o sencilla que sea una transacción se debe dejar constancia por escrito mediante un documento del hecho acontecido. se puede citar algunos casos que como individuos también necesitamos realizar a diario.Que entregamos. el valor correspondiente. detalle del bien o servicio adquirido. recibimos el servicio de transporte y 2. la parte acreedora es la empresa que ha vendido el vehículo y por tanto es acreedor al pago que debe satisfacer la empresa que compró el este bien.. cuando necesitamos alimentarnos por ejemplo. entonces aquí también debemos identificar el doble sentido de la transacción: 1. para perfeccionar la transacción intervienen diferentes documentos que se denominan documentos fuente. el impuesto (si es procedente) y el valor total de la transacción. necesitamos pagar ese servicio. por ejemplo cuando salimos de casa y necesitamos tomar un medio de transporte para trasladarnos a otro lugar. el dueño del local. al cual debemos pagar por dicho servicio. Para ejemplificar este principio de una forma más sencilla. nosotros quienes solicitamos el servicio. por ejemplo: una empresa adquiere un vehículo y por este bien debe pagar su justo precio.Acreedor. debemos entregar un valor igual que compense este servicio y que está regulado por las autoridades o la costumbre de cada región.Este principio contable es fundamental para una correcta interpretación de las transacciones que se realizan en las empresas.. cantidad. identificamos las dos partes de la transacción: 1.

el Servicio de Rentas Internas ha dispuesto que toda factura debe cumplir con el reglamento de facturación vigente y que se resume en la siguiente gráfica: [1] Como podemos observar. todas las facturas que se emitan en el país deben cumplir todos estos requisitos para que el documento sea válido.documentos servirán posteriormente como prueba de que se realizó una transacción. comprobante de egreso. comprobante de retención. Documentos fuente Son documentos que proveen la fuente de información para conocer el tipo de transacción que se realizó entre dos partes en una fecha determinada. En forma generalizada se considera a la factura como uno de los principales documentos fuente para toda contabilidad. caso contrario no puede ser considerado como sustento de la transacción. Existen otros documentos fuente que normalmente acompañan a las facturas como son los cheques. en el caso de Ecuador. etc. Dentro de la Contabilidad existen variados documentos que también sirven de fuente de información como son: contratos de prestación de . Todos en conjunto respaldan las transacciones efectuadas.

sino también para otros propósitos. roles de pago. hasta nuestros tiempos se ha venido utilizando el papel para la confección de los distintos documentos utilizados no solo para la Contabilidad. como son: libro de compras. sin embargo con el objeto de cuidar los pocos bosques que nos quedan. Desde la más remota antigüedad. etc. libro mayor. registro de inventarios. Ley de régimen tributario interno. A los documentos antes mencionados se agregan otros registros o libros propios de la Contabilidad. éste hecho demuestra que a futuro continuaremos llevando registros electrónicos tanto de datos como de documentos como respaldo de nuestros actos de comercio o transacciones. Qué es una persona natural. etc. notas de débito.ec/sri/documentos/compartido/gen--000761. modernamente se está implementando documentos electrónicos. según la legislación de cada país. Características legales . [1] http://www. vales de caja chica. libro de ventas. Toda esta documentación debe ser guardada y archivada en orden para facilitar su manejo y manipulación ya que en cualquier momento se necesita hacer cualquier consulta sobre tal o cual transacción realizada. planillas del seguro social. Comerciantes. contratos de compra-venta de vehículos.servicios. formularios para la declaración de impuestos. libro diario. que son igualmente válidos y que disponen de ciertas seguridades que los hacen mas confiables que los documentos de papel. Ley de aduanas. un ejemplo de esto lo constituye la Ley de cheques. por nombrar unos cuantos.gov. Persona jurídica. contratos de arrendamiento de bienes inmuebles. planillas de servicios básicos.pdf ↑ volver al índice ↑ 3. de hecho en algunos países esta práctica es muy común. De modo que la observancia de estas leyes nos ayudan a manejar adecuadamente los documentos según los lineamientos destinados para cada caso. estados de cuenta. documentos únicos de importación.sri. Existen determinados documentos fuente que tienen su propio reglamento o deben sujetarse a determinadas leyes. notas de crédito.

Una persona natural puede ejercer actos de comercio siempre que haya cumplido su mayoría de edad y no tenga impedimento para realizar esta actividad. 2). es así como se acepta la existencia de una Ley de compañías. hacen del comercio su profesión habitual. obtienen personería jurídica y pueden constituirse como compañía. es así como dos o más personas se asocian. cualquiera que sea su edad. Comerciantes De acuerdo con el Código de Comercio del Ecuador (Art. Desde la antigüedad. un Código de Comercio. Se entiende como capacidad para contratar aquellas personas que gozan de todas las garantías y de la confianza de quienes ejercen con ellos actos de comercio. la sociedad ha considerado oportuno dictaminar ciertas leyes que regulen este tipo de actividades. condición o sexo. Características legales Para garantizar que los actos de comercio se lleven de una forma organizada. se define como comerciantes a todas aquellas personas que teniendo capacidad para contratar. se entiende que se debe realizar un contrato por el cual dos o más personas unen sus capitales o negocios para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus .Persona natural Se define como persona a cualquier individuo de la especie humana. Una vez que se constituye una compañía. las personas han considerado conveniente asociarse entre sí con objetivos comunes para obtener mejores resultados y el comercio no es una excepción. en algunos casos existen personas que no pueden ejercer el comercio como por ejemplo los clérigos y las personas consideradas clínicamente como ebrios consuetudinarios. Persona Jurídica Se considera como persona jurídica a la reunión de dos o más personas naturales que constituidas legalmente obtienen personería jurídica. un Código de Comercio y más leyes afines con las actividades que realizan los comerciantes. puede funcionar con un nombre comercial o Razón Social. es una entidad ficticia que tiene capacidad para ejercer sus derechos y contraer obligaciones.

entre estos podemos mencionar los siguientes: integridad. modernamente no se puede aceptar que una transacción pueda estar respaldada con una factura que no cuente con el número de autorización emitido por el respectivo Servicio de Rentas Internas o la entidad que ejerza el control de los impuestos en cada país.Exceptuando una orden de autoridad competente. convenios y disposiciones de cada país. divulgación y solicitación.Están constituidos por los enunciados fundamentales y morales de la ética profesional del contador. el mismo que se basa en dos partes: 1.ganancias o utilidades. entre otras.. valores y servicios entre dos partes. 2. éstos también deben acogerse a ciertos reglamentos o leyes. éstos también deben cumplir ciertos protocolos de seguridad para poderlos realizar.. de las que se informen o de aquellas en las que intervengan. que no es otra cosa que el intercambio de bienes. Igualmente cabe mencionar que los pagos y emisión de cheques también se someten a las disposiciones de la Ley de cheques o si se realizan transferencias vía electrónica. conducta ética. éste contrato se entiende debe respetar los lineamientos legales y acogerse a lo que disponen los distintos códigos de comercio. Las personas que se dediquen a llevar Contabilidades o realizar la Contabilidad para alguna compañía o entidad deben cumplir el código de ética del Contador Público. con el objetivo de satisfacer las necesidades de las personas que viven en una sociedad. independencia. objetividad e independencia. De acuerdo a los documentos que se utilicen para los actos de comercio. Cuando se haya cumplido con todas las disposiciones legales para constituir una compañía o empresa se puede empezar a ejercer las operaciones comerciales o transacciones mercantiles. confidencialidad. así como de la forma y condiciones en que hayan . condiciones para sustituir a un Contador Público Independiente..Son las ampliaciones o aplicaciones en detalle de uno o más postulados generales. normas técnicas y capacidad profesional. los contadores están obligados a guardar estricta reserva respecto de las operaciones que registren.Normas Éticas. Integridad. leyes.. ética a través de las fronteras internacionales. entre éstas podemos mencionar: Confidencialidad..Postulados generales. Secreto Profesional. objetividad.

↑ volver al índice ↑ 4. de comercialización. por ejemplo una empresa aérea que ofrece servicios de .actuado los administradores o técnicos de las empresas donde hayan prestado o estén prestando sus servicios. por ejemplo una fábrica que transforma la madera en un producto acabado como es el papel. Clasificación Actualmente existen varios criterios para clasificar a las empresas. comerciales y de servicios. compra el producto a los fabricantes y los vende a los consumidores finales. con el objetivo de desarrollar actividades productivas. de prestación de servicios y otras actividades para beneficio de la colectividad. Por lo antes expuesto. y de esta forma evitar problemas que puedan complicar la situación personal o de la compañía para la cual se presta los servicios. es siempre necesario mantenerse en conocimiento e informado para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias para cada caso. Empresas comerciales son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y se convierten en intermediarias entre productores y consumidores. entre los principales tenemos los siguientes: Por su naturaleza: Se clasifican en industriales. Clasificación y características La empresa Se define a la empresa como una entidad o compañía que está compuesta por capital y trabajo. La empresa. Empresas industriales se consideran aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en productos terminados. Empresas de servicios son aquellas que se dedican a prestar un servicio a la colectividad. El acatamiento de las leyes siempre nos traerá la satisfacción del deber cumplido. por ejemplo una comercializadora de llantas de vehículos.

es decir por personas naturales o personas jurídicas. también están regidos por el Código de Comercio y el Código Civil. son aquellas cuyo capital pertenecen tanto al sector público como al privado.. un restaurante. . 4. etc. y. una empresa de compra y venta de vehículos. En el caso de Ecuador los contratos para conformar las empresas están definidos en la Ley de Compañías. Para realizar actividades de comercio tenemos básicamente cinco tipos de compañías que son: 1.La Compañía anónima. Las empresas mixtas o de economía mixta. empresas de fabricación de cemento. como ejemplo podemos citar las empresas de telecomunicaciones. etc. Por la integración del capital: Dentro de esta clasificación tenemos a las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una persona natural y pluripersonales. etc.La Compañía en nombre colectivo.. una papelería.La Compañía de responsabilidad limitada. cuyo capital pertenece a dos o más personas naturales. Las empresas públicas son las que pertenecen al Estado. que presta servicios hospitalarios o de salud.La Compañía en comandita simple. de energía eléctrica. 2. Por el sector al que pertenecen: Básicamente podemos clasificarlas en públicas.. puede ser también una clínica. 3. por ejemplo una imprenta. Características Para la conformación de cualquier empresa se debe definir un contrato que es un instrumento legal por medio del cual varias personas unen sus negocios o capitales con el objetivo de obtener ganancias. Las empresas privadas están formadas con capitales del sector privado.transporte aéreo.. privadas y mixtas. de agua potable. por ejemplo empresas de explotación minera. es decir el capital es del sector público.

etc. Las actividades contables son tan diversas que se pueden aplicar a varios tipos de negocios. que es quizá el aspecto más delicado y sensible en cualquier organización. ventas. la expansión de la economía a todo nivel. colegios. no solamente compañías o empresas sino también clubs sociales. Como ya se mencionó anteriormente. mucha gente ha decidido seguir esta carrera. En otros casos. generación de empleo. cooperativas de todo género. las empresas han sido consideradas como uno de los agentes económicos más importantes para el funcionamiento de una sociedad. sin embargo es muy útil aclarar que se debe realizar este trabajo con mucha concentración y prolijidad. todas las compañías están obligadas a llevar Contabilidad y en este sentido es necesario que los contadores se familiaricen con las actividades propias del negocio para comprender sus operaciones básicas. instituciones de investigación. que posibilitan en conjunto. se realizan muchas actividades tales como: compras. luego del cual realizará un informe detallado donde deberá exponer las áreas examinadas y determine las debilidades y haga las recomendaciones que estime necesarias para la buena marcha de la organización. sus gastos más frecuentes. Por ser tan variado el campo de acción de la Contabilidad.La Compañía de economía mixta. ↑ volver al índice ↑ . en muchas instituciones funcionan departamentos de auditoría interna. circulación del dinero. igualmente para que haga su examen. pues todas las cifras que maneja la Contabilidad representan dinero.5. quienes están encargados de realizar determinados exámenes para asegurarse de que se cumplan las normas de control interno y asegurarse de que la organización alcance sus objetivos. etc. Antes como ahora. sus responsabilidades frente a los organismos de control. intercambios comerciales. escuelas de formación para conductores. etc. Con el objetivo de salvaguardar los intereses económicos de quienes conforman una compañía.. las compañías también recurren al servicio de una Compañía auditora externa. universidades. pues a través de ellas.

es distinto al concepto de persona. por tal razón es necesario que existan períodos específicos para este fin. Bienes económicos. Estos principios son un conjunto de normas y reglas generales que sirven de guía para formular la medición y la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente contable. éstos pueden ser de origen natural como en el caso de la Física o de otro tipo. los cuales deben ser por iguales períodos de tiempo. Período de tiempo.Es importante definir que la Contabilidad se ocupa de proveer información. prevaleciendo los de otros. también constituyen parámetros para la formulación de los estados financieros. esto permitirá realizar análisis y comparaciones..La Contabilidad se fundamenta en los bienes materiales e inmateriales los cuales tienen un valor económico por consiguiente pueden ser valorados en términos de dinero o términos monetarios.5..Éste principio considera que la Contabilidad debe basarse en la igualdad para todos los sectores. En el caso de la Contabilidad podemos afirmar que es una ciencia empírica de carácter económico-social y se basa en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos también por las por las siglas PCGA. éstos son: Ente Contable. compañía u organización que desarrolla una actividad económica y es susceptible para aplicar registros.. Principios de contabilidad generalmente aceptados Los principios de la Contabilidad Se entiende que toda ciencia para ser considerada como tal debe poseer principios.. que debe ser considerado como un tercero. ya que en este aspecto una misma persona puede ser propietario de varios entes. . Equidad. sin dedicar preferencia para ninguno de forma particular ya que en una misma entidad entran en consideración diversos intereses y no por esto se deben reflejar datos que afecten intereses de unos.Se considera ente contable a la empresa. Para comprender y aplicar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados debemos estudiar ciertos conceptos básicos que orientan la acción de la profesión contable y que son considerados como principios contables.

Medición en términos monetarios... es decir entes contables que no interrumpan sus operaciones o transacciones. sin distinguir si se ha cobrado o pagado en un período determinado. Realización. Devengado..Este principio pone de manifiesto que los bienes de una empresa deben registrarse al costo de adquisición o producción. esto. sin embargo los profesionales de la Contabilidad deben enfatizar en la esencia para que se refleje de mejor manera la actividad económica expuesta. luego de una negociación.Este principio considera que la Contabilidad debe aplicarse a empresas con continuidad en sus actividades... Estimaciones..La Contabilidad cuantifica en términos monetarios todos los bienes. Valuación al Costo.Este principio se fundamenta en la realidad económica de las transacciones y prevalece la esencia sobre la forma. igualmente se considera que las fluctuaciones de la moneda no deben incidir en alterar este principio. no puede ser considerada como empresa en marcha.Esencia sobre la forma. Empresa en marcha.. es decir se da por aceptado que un determinado rubro se encuentra por cobrar o por pagar. no permite cuantificar con exactitud ciertos rubros por lo que es necesario realizar aproximaciones o estimaciones. compras o ventas deben ser considerados como tales una vez que se haya . Objetividad.. Esto quiere decir que en cada país la Contabilidad debe expresarse en la moneda de curso legal donde la entidad desarrolle sus actividades. a la brevedad que permita medirlos objetivamente y registrarlos en términos monetarios. de forma que no existan distorsiones en dichos registros. pero si se deberán realizar los ajustes necesarios en ciertos períodos inflacionarios. gastos.Todos los cambios producidos en los principales segmentos de la entidad.Se refiere a las variaciones que pueden producirse en el patrimonio para reflejar un resultado económico.En consideración de que la Contabilidad se orienta a diferentes tipos de actividad económica.Este principio sostiene que los ingresos. recursos. normalmente hay regulaciones legales en las que pueden diferir estos dos conceptos. obligaciones y derechos de una entidad. si una compañía entra en proceso de liquidación o disolución. se deben conocer formalmente en los registros contables.

.Esto significa que se debe aplicar en forma uniforme las normas y principios contables entre un período y otro de tal forma que permita una mejor comparación e interpretación de los estados financieros de una empresa en marcha. no existen normas exactas que separen los hechos importantes de los que no lo son. por tanto en estos casos debe prevalecer el criterio del contador tomando en cuenta varios factores y el efecto que puede producir ésta decisión en los resultados y en los principales segmentos de los estados financieros. Revelación suficiente. es decir deben ser consistentes durante todo el tiempo de vida de la entidad. Consistencia.Este principio se sintetiza en los siguientes términos: “Se deben registrar las pérdidas cuando se conocen y las ganancias únicamente cuando se hayan percibido” Esto quiere decir que ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores. Los resultados económicos solo deben registrarse cuando se han realizado.Significa que la información que contengan los estados financieros debe estar expresada en forma clara. pues existen hechos de mínima importancia que pueden pasarse por alto. En caso de existir algún cambio relevante... este principio participa conjuntamente con el principio del devengado.La información contable requiere que se ejecuten procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo tanto en la aplicación de los criterios contables como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros. Importancia relativa. Uniformidad. se debe hacer conocer con una nota aclaratoria.. pues no se deben cambiar las partidas entre un ejercicio y otro. el contador debe optar por el más bajo. minimizando de esta forma la participación de los propietarios en las operaciones contables.. Criterio conservador. éstos siempre están en constante aplicación y verificación por parte de los principales organismos de control para asegurarse de una ejecución correcta de los . es decir la transacción debe quedar perfeccionada con todos los documentos habilitantes o concluyentes.culminado con una negociación y no antes. Hasta aquí los principales principios de Contabilidad.Este principio obliga al profesional contable a actuar con sentido práctico en la aplicación de las normas y políticas contables. exacta y comprensible para interpretar y comprender los resultados de las operaciones y la situación real de la entidad.

edificios. existen varios tipos de pasivos que los estudiaremos con mayor detenimiento en próximos capítulos. Estos bienes tienen mucha probabilidad de generar un beneficio económico y varían de acuerdo con la naturaleza del negocio. también hay organismos internacionales que enriquecen estos postulados para un perfeccionamiento de la profesión contable. en muchas ocasiones. Pasivo Son todas las obligaciones que tiene por pagar la empresa a sus acreedores y se reflejan en el primer segmento de la segunda parte del balance a una fecha señalada en el mismo documento. muebles. La ecuación contable y sus variaciones. por ejemplo una pequeña empresa de servicios puede tener una oficina. Ilustración Activo Se define como activo a todos los bienes y valores de propiedad de la entidad y que están al servicio de la misma con el objetivo de obtener utilidad. vehículos. ↑ volver al índice ↑ 6. aplicando de esta forma la partida doble. El activo es también una de las dos partes del balance de situación. En este segmento también se reflejan los resultados obtenidos por la gestión de . Todo activo tiene un valor de cambio.mismos. Activo. pasivo y patrimonio. en cambio una gran industria necesita de una planta industrial. etc. puede utilizarlo para cancelar una deuda o repartirlo entre los propietarios de la empresa. es decir obtienen un bien pero a la vez contraen una deuda. las empresas deben acogerse al endeudamiento para poder adquirir activos. es decir el propietario de un determinado activo puede cambiarlo por efectivo o por otro activo. es decir se lo puede utilizar para alguna actividad productora de ingresos. Comprende también las fuentes de financiación de una entidad. Patrimonio El Patrimonio es el segundo segmento de la segunda parte que completa un balance de situación y constituye el derecho de propiedad que tiene la empresa sobre la diferencia entre el activo menos el pasivo. maquinaria. la cual puede ser suficiente para el desarrollo de sus actividades.

en consecuencia con estos tres términos se conforma la ecuación contable de la siguiente manera: Como toda ecuación. con un aporte en efectivo de $12. por un lado tenemos el activo y por otro lado el pasivo y patrimonio. Esta segunda variación es conocida como ecuación patrimonial. ILUSTRACIÓN: Primera operación: Para una mejor interpretación de la importancia que ejerce la ecuación contable. La Ecuación Contable Todo balance de situación comprende dos partes. para lo cual se ha constituido una compañía limitada denominada “Fragata Tours Cía. en los negocios vamos a suponer que se inicia un negocio de prestación de servicios turísticos.. Ltda. Ecuación contable: . es decir la utilidad o pérdida obtenida en un ejercicio contable determinado. Como vemos se puede despejar cualquiera de los términos que conforman la ecuación contable. 1era. así como también las reservas y los resultados obtenidos de ejercicios anteriores.000. de esta forma podemos obtener las siguientes variaciones.la entidad. la ecuación contable es susceptible de sufrir variaciones mediante la transposición de términos.oo.

por el valor del Vehículo igual a 18. Con lo que se justifica la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio).oo.800. El Activo es igual a $12.Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuación contable es igual al valor del lado derecho. por tanto. .oo Segunda operación: Con el propósito prestar servicios de transporte a turistas. Variación ecuación contable: aumento de un Activo por el aumento de un Pasivo.oo. la suma de los Pasivos (0.000. Variación de la ecuación contable: disminución de un Activo por el aumento de otro Activo.000.oo en efectivo.oo. Comentario: Se compra un vehículo que pasa a ser parte de la propiedad de la empresa (Activo). manteniéndose constante el Pasivo y el Patrimonio. Tercera operación: La empresa compra un Computador en $1.000. manteniéndose estable el Patrimonio. con un Pagaré a 180 días. Por otra parte el Pasivo tienen una obligación (pagaré) a cancelar. la empresa adquiere un Vehículo tipo furgoneta en $18.000.000. el total del activo luego de esta operación es igual a $ 30.oo) más el Patrimonio es igual a $ 12.

RESUMEN FINAL DE LAS OPERACIONES A continuación presentamos la Posición Financiera de las Empresa Fragata Tours Cía. [1] [1] Econ.000 – 400) La igualdad de la ecuación contable siempre se mantiene.Comentario: Los pagos de combustible y viáticos disminuyen el efectivo a $13. guía de Contabilidad I.oo (14. Victor Hugo Vela Oviedo.oo (16. Universidad Tecnológica América. Ltda. luego de las operaciones efectuadas. por tanto. el Patrimonio se ve reducido en $400.200-400) afectando al Patrimonio por que los gastos tienen un efecto inverso al de los ingresos.800.. Unita ↑ volver al índice ↑ .

generalmente en la parte superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta. Existen otras cuentas como EDIFICIOS. por ejemplo la cuenta CAJA agrupa al dinero en efectivo. la parte izquierda de la T conocida también como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO. se identifican dos partes. TERRENOS. Las cuentas facilitan el registro de las operaciones que realiza la entidad en los libros de Contabilidad. El ciclo contable Las cuentas Cuenta es el nombre genérico que agrupa valores o bienes de características similares. obligaciones o bienes que dispone una entidad a una fecha determinada. Ejemplos de cuentas. y precisamos de un grupo de cuentas para registrar adecuadamente las transacciones. éstas últimas aparecen en el Balance General o Estado de . se les conoce también como Cargo y Abono. VEHICULOS. la cuenta BANCOS es un nombre genérico que implica al dinero depositado o retirado a través de un banco. existen dos tipos de cuenta. La cuenta es el elemento básico de toda Contabilidad. que de otra índole. monedas y billetes que recibe o entrega una entidad. las cuentas de gestión y las de patrimonio. para esto es preciso que cada cuenta se encuentre debidamente codificada en un plan de cuentas. Las cuentas. MUEBLES. Partes de una cuenta. cada cuenta representa derechos. etc. se lo puede graficar de la siguiente manera: Los términos Debe y Haber tienen mas una connotación física dentro de la cuenta.7. Partes de una cuenta En razón de que a cada cuenta se lo puede representar en una T. pues con solo nombrarlos ya se conoce de que cuenta se trata. que no requieren mayor explicación para su identificación.

por el contrario cuando la suma de los valores del Haber es superior a la suma de los valores del Debe. Otras cuentas por Pagar.Situación. mientras que las cuentas de naturaleza acreedora que también constan en el balance general representan a pasivos o cuentas de capital. Ejemplos de Cuentas Como ejemplo de cuentas de activo podemos citar: Caja. En el patrimonio tenemos: Capital. Inventario de Mercaderías. es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora. mientras que las cuentas de naturaleza acreedora. al final de un período contable deben producir un saldo que es el que determina si una cuenta es deudora o acreedora. Todas las cuentas en Contabilidad sin excepción. El saldo de una cuenta está dado por la diferencia entre la suma de los valores del Debe y la suma de los valores del Haber. Edificios. Equipos de oficina. por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto. esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber. se dice que esa cuenta tiene saldo deudor. Documentos por Pagar. . en este caso el saldo es cero o nulo. cuando la suma de los valores del Debe es mayor que la suma de los valores del Haber. Dentro del pasivo podemos citar las siguientes cuentas: Cuentas por Pagar. Muebles y Enseres. por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA. Accionistas por Pagar. representan a un pasivo o un ingreso. Cuentas por Cobrar. Resultados. mientras que las cuentas de gestión pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Pérdidas y Ganancias. Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora. pero prevalece un valor mayor en el Debe. Vehículos. La mayoría de cuentas de naturaleza deudora constan en el balance de situación y representan a activos. por tanto la cuenta es de naturaleza deudora. También hay casos en que la suma de los valores del Debe es igual a la suma de los valores del Haber. Bancos. Con respecto a las cuentas de gestión en cambio se dice que toda cuenta de gasto es de naturaleza deudora y toda cuenta de ingresos es de naturaleza acreedora. Reservas. es por pagos realizados por diferentes conceptos. Inversiones Temporales. Hipotecas por Pagar. Documentos por Cobrar. la cuenta tiene saldo acreedor y por tanto es de naturaleza acreedora.

Utilidad en venta de activos fijos. Asientos contables . Comisiones. Viáticos. Principales libros de contabilidad. El Ciclo Contable El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la información contable desde que se origina la transacción hasta la presentación de los Balances y que se resume en los siguientes pasos: ↑ volver al índice ↑ 8. Combustibles. Otros ingresos. Libro diario. Comisiones ganadas. Horas extras.Entre las cuentas de gastos tenemos: Sueldos y salarios. Mantenimiento de oficinas. Como parte del grupo de ingresos podemos citar las siguientes cuentas: Ventas.

Principales libros de Contabilidad Cuando hablamos de libros de Contabilidad nos referimos a los registros que utilizamos para contabilizar las operaciones de la entidad, dentro de éstos libros tenemos: El Libro Diario y el Libro Mayor (que lo veremos en el próximo capítulo) Libro Diario Es uno de los libros más utilizados en la Contabilidad, se lo utiliza para registrar todas las operaciones de la empresa en orden cronológico y diariamente, de ahí su nombre; este registro se lo hace mediante asientos contables, a esta acción también se la conoce con el nombre de jornalización, un formato muy generalizado del libro diario es el siguiente:

Como podemos observar, a más del nombre de la entidad o compañía, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el número de folio; a continuación tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transacción, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operación, en REF. colocamos una referencia o código de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble. Asientos Contables

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronológica en el DIARIO GENERAL, previo a un análisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este análisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situación vamos a suponer que la empresa adquiere un vehículo y que paga con cheque la suma de 12.000 dólares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentación que sustenta la transacción, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehículo, el cheque, etc. A continuación debe hacer el siguiente análisis en función del principio de la partida doble:

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transacción, con el siguiente asiento contable:

En este asiento podemos observar las siguientes partes: 1.- Un número de identificación ------- 1 ------2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehículos con su referencia 1.2.1. 4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2. 5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehículos 12.000 6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000 7.- Una referencia de la transacción realizada: Registro de la compra del vehículo marca ……, chasis No.………., motor …………, con cheque No…………. Por regla general todo asiento debe contener estas partes. Finalmente nos aseguramos que el asiento está cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER. ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora. ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o más cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras. ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora. Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transacción mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, según factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 días de crédito no documentado. El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

A continuación vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compañía y da un aporte económico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, además trae 3 equipos de computación valorados en $ 2.000. El registro de este asiento es de la siguiente manera:

Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, también en cada uno observamos los 7

pasos que se cumplieron en el asiento número 1. Originalmente cuando surgió la Contabilidad, estos libros se tenían que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilización ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalización conocida modernamente como digitación de documentos contables. Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislación de cada país. ↑ volver al índice ↑

9. El Mayor en T. La mayorización. Balance de comprobación
El mayor en T Conocido también como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la información registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un período determinado. Uno de los formatos más conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta. Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas más completos que incluyen una columna adicional para la obtención del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en capítulos posteriores. La Mayorización La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este proceso no se puede dar sin previamente

disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorización vamos a realizar el siguiente ejercicio: Transacciones: El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situación de la Empresa XT dedicada a la prestación de servicios publicitarios con los siguientes datos: Dinero en efectivo Cuenta Corriente en el Banco Popular Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar Edificio Muebles y Enseres Vehículos Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Hipotecas por Pagar Capital Social 350,oo 12.600,oo 21.500,oo 25.700,oo 86.250,oo 18.000,oo 15.600,oo 15.800,oo 20.300,oo 23.900,oo 120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, según comprobante 01. El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, según papeleta de depósito 1562, comprobante 01. El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 según factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular.

Una vez hechos los análisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostraría de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorización, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los débitos y créditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que

Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento. analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay más de una cifra ya sea en el Debe o Haber.la mayorización está bien realizada. no abrimos otra T. colocamos junto a cada cifra el número de asiento de donde proviene ese valor. pues el objetivo de la mayorización es la acumulación de los valores debitados o acreditados en una sola T. el Mayor General se mostraría de la siguiente manera: . Terminado el proceso de mayorización. Una vez terminado el proceso de mayorización. procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos.

por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobación. precisamente para comprobar si se realizó bien el proceso de mayorización.Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error. Balance de Comprobación .

A continuación vamos a observar el Balance de Comprobación luego del proceso de mayorización antes expuesto. . cuando estas dos columnas cuadran. en razón de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas. también van a cuadrar y efectivamente así es. es decir totalicen cifras iguales.Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad. caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorización hasta que los totales cuadren. ______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realizó correctamente. hemos incluido aquí únicamente cuentas del Estado de Situación pero posteriormente incluiremos también cuentas de ingresos y gastos. es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos. Con este pequeño ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable. totalicen valores iguales. de ser así se tendrá la certeza de que el proceso estuvo bien realizado.

c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente “Productos Kevin”.Al realizar un análisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobación observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber. por pautas en televisión con cheque 04 del mismo banco. siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento. se traza doble línea debajo de los valores. el valor de $ 2. se elabora a partir del Balance de Comprobación. la T para estas cuentas. ↑ volver al índice ↑ 10.000. para indicar que se encuentran cuadrados. esto se pone de manifiesto también en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos. por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio.500. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros La Hoja de Trabajo Esta hoja según algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad. sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor número de movimientos. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular. además se paga a Teleoriente $ 12. el valor ingresado a Caja el día anterior. Una vez totalizadas las cifras.000 del cliente “Productos Kevin” por concepto de cancelación de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad. se paga con cheque 03 del Banco Popular. comprobante de ingreso 02. . Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18. finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance. según papeleta 6258. vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso.

ésta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden. Columna. Columna. Columna. para registrar los activos en el Balance General 12va. Columna. para los saldos acreedores del Balance de Comprobación 5ta. para pagar a fin de mes. para el Debe del Diario General 6ta. para el Haber del Diario General. para registrar los gastos en el Estado de Resultados 10ma. Columna. Columna. Columna. Columna.400. para saldos deudores del Balance de Comprobación Ajustado 8va. Columna. según comprobante de ingreso 03. 7ma. también se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un período o ejercicio contable. e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales. cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fácilmente los débitos y créditos de cada transacción. para los saldos deudores del Balance de Comprobación 4ta. los totales de las 4 últimas columnas por lo general no . para registrar las rentas en el Estado de Resultados 11va. para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que cuadran. Columna. Columna. para el código de cada cuenta 2da. para saldos acreedores del Balance de Comprobación Ajustado 9na. 3ra.d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1. Columna. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas.

el valor para cuadrar deberá ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del activo. el valor de la diferencia se registra en la columna de gastos para efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas. del tal forma que con este análisis el reparto de las cifras. pero en realidad cada cifra tiene únicamente dos opciones en razón de que si tiene saldo deudor. este valor debe ir en la cuenta Resultado del período. mientras que existen gastos por $ 15. para cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General. En las columnas del Estado de Resultados. Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobación Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho. como en la siguiente Hoja de Trabajo. si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo. que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas. esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del período.cuadran por cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos. y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo. observamos que se ha obtenido rentas por $ 18. de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a observar valores iguales. puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo.900.100. se hace más fácil. Con los datos expuestos en la . cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio).

columnas. se pueden realizar fácilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad. Estructura. Filas. Con la aparición de Excel en varias versiones. Cuentas y documentos por pagar. programas de hojas electrónicas como Lotus 123 y Qpro. antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve para muchas actividades. Cuentas y documentos por cobrar 8. celdas y modificaciones 2. La hoja electrónica. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel 5. Cuentas por pagar a accionistas. multiplicación. clasificación y codificación 6. ↑ volver al índice ↑ Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad Lecciones 1. existían en el mercado. columnas. Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas computarizados. ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepción. Las operaciones comerciales 7. Consultas del mayor general y balance de comprobación 1. Contabilidad especializada. La hoja electrónica. Filas. resta. Plan de cuentas. Aportes para futuras capitalizaciones 10. Letra de cambio 9. en razón de que se lo puede hacer . división y exponenciación 4. muchos profesionales han acogido esta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software. Operaciones básicas. Suma. Principales herramientas y ayudas 3.Hoja de Trabajo anterior. celdas y modificaciones La hoja electrónica Desde hace varios años.

en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla: Cuando accedemos a este software. Insertar. en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo. ayudas. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para incrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. con el propósito de que las personas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimo desempeño en el campo laboral. Datos. observamos que disponemos de un menú principal conformado por: Inicio. Filas y Columnas . Cada una de estas opciones tiene varios submenús. Revisar. vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilación del conocimiento.las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propósitos de la Contabilidad. mientras que hay trabajos más complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas. Diseño de página. íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. Fórmulas. Vista y Complementos. Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007.

se puede . Toda información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas. según podemos observar en la siguiente imagen Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna. un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7.En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas. cuando tenemos más de una celda. las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576. este concepto se llama rango de celdas. dando su localización exacta. las celdas siempre reflejan su posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinación de las letras XFD. mientras que las columnas están designadas con letras. donde se manejan todos los datos o información con los cuales se trabaja. las filas están identificadas con números. es decir. para una mejor identificación de este rango. son susceptibles de almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila.

. por ejemplo. todo depende de los trabajos que estemos desarrollando. como observamos acontinuación: Para modificar el alto y ancho de una celda.00 (20 pixeles) y un ancho de 10.reconocerlo de la siguiente forma B3:B7. Modificaciones Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones. La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores. normalmente tiene un alto de 15. una vez que aparezca debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. también sirve para dar un nombre a un rango.71 (80 pixeles). en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del número de la fila. donde aparece la selección de la primera y última celda. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma más delgada. por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año. esto siempre va a suceder con este tipo de datos. como lo podemos observar en la siguiente imagen: De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el lunes. Principales herramientas y ayudas Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas. es entonces que debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor.↑ volver al índice ↑ 2. . si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el día lunes. basta con escribir el primer mes enero. una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día domingo. una de estas son las opciones de autorelleno. luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses.

esto no sucede. aparecerá entonces Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados. obteniendo lo siguiente .Con los números no sucede lo mismo. pero si hacemos una ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos. luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito. basta con hacer clic en el ícono de Centrar. si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento. para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2.

como lo podemos observar a continuación .Color de relleno También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8. para esto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas.

se puede seleccionar el color que consideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono y observaremos lo siguiente: Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menú INICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este.Si bien el color amarillo aparece por default. siempre aparecerá un pequeño recuadro de texto donde se explica la función de cada uno de ellos. acercando el cursor a cualquier icono. ↑ volver al índice ↑ . de modo que su uso solo es cuestión de práctica.

división y exponenciación. B5 y B6. Suma. si introducimos un dato alfabético por ejemplo. necesitamos ingresar en las celdas. Suma de celdas individuales Existe mas de una forma para realizar las sumas. resta. Suma utilizando icono de sumatoria . valores que sean susceptibles de sumar. luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6. antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4. no se puede realizar la operación y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es erróneo. el resultado obtenido se muestra en la celda B7. Suma Para realizar una suma. vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4. es decir únicamente números. para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7). Operaciones básicas. multiplicación. división y exponenciación Operaciones básicas Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como son: suma. resta. multiplicación.3. en el ejemplo siguiente.

.Esta forma para sumar es generalmente más utilizada. además de sumar en forma vertical. la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3. ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria. luego que damos un enter. como lo podemos ver en la siguiente imagen Excel. inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7). también puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuación. aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automática a la celda B9.

en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7. nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas. .Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o –(menos). es necesario anteceder el signo =(igual). los minuendos y sustraendos. el resultado lo obtenemos en la celda C8.

luego utilizamos *(asterisco). a la que se le resta dos valores. en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5. el resultado de multiplicar =A3*A4. División Para la división. . otra celda para ingresar un segundo valor y enter. luego entonces en la barra de fórmulas aparece =C4/C5. luego utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor. restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20) Multiplicación Para obtener la multiplicación entre dos o más valores. en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5. en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250). antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor. ponemos la celda del primer valor.También se puede realizar resta con una suma previa. antecedemos el signo =.

es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados. ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos. esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propósitos. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel Antecedentes El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones. . en el siguiente ejemplo utilizamos la fórmula =2^3. vale conocer que Excel también puede elevar a cualquier potencia un número dado. esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3. el resultado lo podemos observar en la celda B4. se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad.Exponenciación Aunque estas operaciones son poco frecuentes. ↑ volver al índice ↑ 4.

A. para este caso en particular la empresa se llamará MODELO S. para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE. dependiendo del trabajo a realizar. en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas. .La editorial Libros en Red. en el resto del documento. el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo. el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son: fecha. en cooperación con el autor del presente curso. para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS. la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. pero pueden incluirse más. contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas. este recuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad. podemos observar que se muestra la fecha. dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la última cuenta.[1] Introducción al Software Contable Como hemos observado en capítulos anteriores. para disponer de un Balance de Comprobación Hoja 4 GENERAL. para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad. el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario. para los siguientes propósitos: Hoja 1 DIARIO. para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR. vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el sistema. es importante dotar al sistema de una clave de seguridad. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad. Excel contiene 3 hojas de forma standard.. lanzaron al mercado en el año 2003. En la celda E2. más abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad.

Para que este botón se pueda activar. escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes: . aparece un botón con el nombre de “Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario. débito y crédito.comprobante. únicamente cuando ya se ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. hay que considerar la “advertencia de seguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas. haciendo clic en “Opciones”. primero. Es necesario indicar que en el rango E3:E4. este botón contiene una macro que se debe usar con cuidado. descripción para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento. códigos que al momento de digitarlos aparece en forma automática el nombre de la cuenta.

En la celda F8. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas. egreso(CE #) o diario(AD #). Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro.+ una letra. es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de los créditos en cada asiento contable. aparece en forma automática un mensaje de advertencia. en ese caso solo se imprimirá las páginas utilizadas. . cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario. que pueden accionarse con un botón o la tecla ctrl. cada asiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #). se puede imprimir todas las páginas que se hayan utilizado en el período contable. como medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados. varias acciones de carácter repetitivo. Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla.

Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta. En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar.C. donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del período contable.1.1. dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código 1.21 BANCO DEL PICHINCHA C. se debe acceder a través del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.530.1. contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista.21. haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5. que corresponde a la misma cuenta.Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta. primero consultamos la cuenta 1.1. finalmente oprimimos el botón “Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente: . Consta también de una celda para la fecha en la celda E2. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5. Balance de Comprobación Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas. pues sería algo innecesario. si deseamos podemos imprimirla. esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”. también nos permiten hacer una clasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la información necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados. en razón de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las páginas. verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados. . haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hasta la página 1.

pasivo y patrimonio. esta información la recupera el sistema de la hoja BALANCE. se lo puede imprimir para un mejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas de activo. una vez verificados las cuentas y valores. .

Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable. se le puede dar continuidad a la Contabilidad . esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable. la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática al patrimonio del Balance General. es decir cerrando las cuentas de resultados. en base a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE.Estado de Resultados También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias.

con los saldos del Balance General. códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel. pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de “Libros en red”. que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.html . Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con éxito el sistema.librosenred. todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprenderá el lector del presente curso. el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema. [1] http://www. solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable. Cuando ya está listo el software. no podemos ahondar más en el tema.com/libros/excelycontabilidad.

es necesario disponer de un plan.Ingresos. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio. para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.1.1. que en Contabilidad se lo denomina “código”. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables. 1.Desde el punto de vista formal.↑ volver al índice ↑ 5.1. Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo .Pasivo. lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice.Gastos. que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. clasificación y codificación Plan de Cuentas Para una adecuada organización de las cuentas contables. ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Plan de cuentas. A cada grupo hemos asignado un número. de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. clasificación y codificación Ejemplo: 1. de manera que sea fácil su identificación por grupos. 1. Estructura.Debe ser flexible.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA Como podemos observar en el ejemplo anterior. la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo.Patrimonio.[1] Estructura. debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas. 1.1.

1. se deben considerar también subgrupos.A. dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su identificación. por ejemplo: 2.del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.1. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad. cada código de grupo. subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto. 2.1. Dependiendo de cada grupo. por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo. subgrupo o cuenta. esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. las respectivas subcuentas.1. PLAN DE CUENTAS FECHA septiembre 7. CUENTAS POR PAGAR CUENTA DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA Y dentro de cada cuentas. 2. en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo. por ejemplo: 2. el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable: MODELO S.1. esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas. mostrando la siguiente estructura: 2.1.2. 2009 .1.01 2. el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Peña SUBCUENTA SUBCUENTA Como podemos observar.

2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.1.4. 20735-4 1.3.04 CLIENTES MANTA 1. Y CONSTITUCION 1.2.5.01 MUEBLES Y ENSERES 1.1.1.1.2.1.1.C. (-)PROV CTAS INCOBRABLES OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.2.1. ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA.1.01 VEHICULOS 1.2.5. 1. VEHICULOS OTROS ACTIVOS FIJOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVOS NO CORRIENTES GASTOS DE ORGANIZAC. 1. 1.1. EDIFICIOS E INSTALACIONES MAQUIN.6.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.2.1.3.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.10 CAJA GENERAL 1.3.1.2.2.1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.7.1.7.1.1.2.3.1.1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES 1.01 EQUIPO DE MONTAÑA 1.8.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA . Y MATERIALES IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.2. ENSERES Y EQUIPO 1.8. MUEBLES.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.2. BANCOS 1. INVENTARIO DE SUMINIST. TERMINADOS OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.3.1.01 CLIENTES QUITO 1.1.1.5.1.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.2.4.2.6.4.21 BANCO DEL PICHINCHA C.2.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.1. 1.6. 1. 1.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.5. 1. 1.1.4.3.1.4.2.1.2.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1. INVENTARIOS DE PRODUCT. 1. 1.1.1.1. ACTIVO FIJO TERRENOS.1.1.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.2.20 CUENTA CONTROL 1.1.01 TERRENO 1.1.8.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.2.1. 1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.

1. Y CONSTITUCION 1.01 APORTE PATRONAL 2.4.1. 2.1.07 RETENC.1.1.3.1.1.01 PROVEEDORES 2.3.3.2.2.1.2.1.1.3.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.11 RETENC.2.03 VACACIONES 2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2. FUENTE 8% 2.1.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.4.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO 3.1.01 RESERVA LEGAL 3.1.3.2. DOCUMENTOS POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR 2.03 FONDO DE RESERVA 2.3.1.1.08 RETENC.4.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1. 2.12 RETENC. 2.1. 3.1.3.1.3.3.4.3.4.09 IVA EN VENTAS 2.02 APORTE INDIVIDUAL 2.2.1. FUENTE 2% 2.4.4.4.4.1. IVA 70% 2. 3.1.3. 3.2. 3.5.1.4.2.1.1.06 RETENC. FUENTE 1% 2.02 OTRAS RESERVAS 3.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA 2. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS .4.2. EXPL Y OTROS OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES (-)AMORTIZACION ACUMULADA PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR 1.1. FUENTE 25% 2. 2.1.1.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.1.2. 1.3.01 CAPITAL 3. 2 2. IVA 100% 2.4.1. 1. GASTOS INVESTIGACION.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.2. IVA 30% 2.1.1.05 RETENC.2.01 COBROS ANTICIPADOS 2.10 RETENC.4.1.4. 2.1. OTROS PASIVOS CORRIENTES PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO RESERVAS 2. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS 2.5.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.1.1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC.

2. 5.1.1.1. DEPREC DE BIENES Y AMORT.2.6. 4. 4. CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.2.5.2.02 CONTRIB.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS.1.2.3.2.3.1.1.1.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.01 GESTIONES VARIAS 5. COMISIONES EN VTAS Y PUBL 5.01 EXPORTACIONES 4.3. .1.1.5.1.3.2.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4.2.03 TELEFONOS Y FAX 5.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.02 PUBLICIDAD 5.1.2.1. 5. TELEX Y FAX 5.1.2.2. LUZ.1. SUPERINT.04 VACACIONES 5.1.02 LUZ 5. 4.1.2. TELEFONO.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.01 AGUA 5.4.2.1.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.01 COSTO DE VENTAS 5. 4.2. 4.1. DE CIAS. 5.2. 4.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.01 INTERESES GANADOS 4.3.6. 5.4.1.2.4.2.4.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2. 5.6. GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS GASTOS DE ADMINIST Y VTAS SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM 5.2.3.4.3.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.2.2.2. GASTOS DE GESTION AGUA.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.4. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS EXPORTACIONES (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES OTROS INGRESOS 4.1. INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS GRAVADAS CON IVA 4.1.1.1.5.1.2.1.1. 5.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2.2.2.04 INTERNET 5. 5.2.2.03 OTRAS RENTAS 5.4.1.1.2.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA 4. 5. IMPUESTOS.

01 GASTOS DE VIAJE 5.9. 5.01 CUENTAS INCOBRABLES 5. aunque en . OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.9.wikilearning.2.2.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ.7.8.01 GASTO INTERESES 5.2.02 ARRIENDOS 5.8.04 TRANSPORTE 5.2.7.2.2. en especial a nivel de cuentas y subcuentas.3. 5.2. INTERESES Y COMISIONES 5.03 AMORTIZACIONES 5.2.1.2.5.02 COMISIONES BANCARIAS 5.9.3. 5.2. CTAS INCOB Y BAJA DE INV.9. Las operaciones comerciales Contabilidad especializada Por cuanto la Contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades. se puede determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas. GASTOS NO OPERACIONALES PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS OTROS GASTOS NO OPERACNLS 5. Contabilidad especializada.8.1. las siguientes: Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidad BancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidad HoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS [1] http://www. [1] Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basi ca-plan_de_cuentas/12594-6 ↑ volver al índice ↑ 6.2. etc. 5.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.3.6. Se puede considerar como especializaciones.9.2.3. 5.3.

con orientación pragmática destinada a facilitar. Toda transacción tiene dos partes. con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización. una que entrega y otra que recibe. Contabilidad Administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración. así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan. Pasivo. valores y servicios entre dos partes. con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. . este intercambio requiere una constancia. por todo el tiempo que dure su giro. Ingresos y Gastos. Contabilidad Fiscal Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas. empleados y público en general. Patrimonio. hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios. de las cuales las más importantes son: Contabilidad Financiera Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica. por valores equivalentes.términos generales pueden conservar los grupos principales de Activo. Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información financiera acerca de una entidad económica. clientes. las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. inversionistas. Según Guajardo. El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes. constituyen el intercambio de bienes. [2] Las operaciones comerciales Denominadas también transacciones mercantiles. acreedores. la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de los registros contables. y diez años después. Esta documentación se debe archivar adecuadamente. En consecuencia se originan diversas ramas.

Pág. [1] Bravo Valdivieso. cuando se compensa el desempeño de sus empleados y se aplica un “bono de cumplimiento”. aunque los principios son los mismos. para acumular en esta los productos que se encuentran en proceso de fabricación. Contabilidad. existe una cuenta para describir una situación similar con la cuenta Cosechas Pendientes. Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por ejemplo. 3 [2] Guajardo.La especialización de la Contabilidad. en la confianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestación de algún servicio. 3 ↑ volver al índice ↑ 7. Woltz. Arlen. posibilita que tenga en cada caso su forma particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Agropecuaria. por el mismo concepto en una empresa de transporte aéreo para compensar el desempeño de los tripulantes. Clasificación de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son: . mientras que en la Contabilidad Agropecuaria. 5ta. Por citar un ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilización de la cuenta Inventario de Productos en Proceso. Edición. Pág. Cuentas y documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el otorgamiento de crédito sin documentos para el cobro. Mercedes. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas dependiendo de la especialización de la Contabilidad que se vaya a aplicar. es decir se basa más. se aplica el concepto “bono por millaje”. Contabilidad General.

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa. Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos.00 . lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas. Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo. debido al crédito tomado por la venta. excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa.002) 14.000.Método del % de las Ventas Netas a Crédito. empleado.00 Estimación de Cuentas Incobrables (725. lo que debe contabilizarse como un gasto.500. entre otros lo que se le descuenta después de su salario.00 x . anticipo de sueldo. en la mayoría de los casos. es decir en el de otros activos. es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes. Cuentas Incobrables Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725. daños o pérdidas entre otros.000. ventas o compras de algo. el cual. Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: 1. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible.

500.000. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente).00 Valor neto 710.00 (3%) Casa el Toro 200.Método del % de cada cliente en particular. S. Casa Real.000.00 3.00 (5%) .000.00 2.A.00 (5%) Casa Pérez 200.00 x 14.000.000.500.500. 257.Valor neto 710.002) Incobrables (725.00 Estimación de Cuentas . (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725.Método del % de las cuentas por cobrar clientes.

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el renglón del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

Documentos por Cobrar Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar. ↑ volver al índice ↑

8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio
Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo. Principios y Procedimientos de Control Interno Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de

cada factura, su correspondiente Informe de Recepción(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las facturas con el sello de “Pagado”.Es preciso mantener al día los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por la Dirección.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.[1] Procedimientos de Comprobación Interna Cuentas por Pagar Corto Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30 días).Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]

Documentos por Pagar De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito, igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los valores por los cuales nos han concedido el crédito. Letra de cambio Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo señalado.[3]

[1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio ↑ volver al índice ↑

9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones
Cuentas por Pagar a Accionistas Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita más inyección de capitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse de una empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estas empresas no son sujetos de crédito, por tanto no tienen acceso a los créditos que estas instituciones otorgan, por esta razón es necesario convocar a una reunión de los accionistas para tratar este particular.

Cuando ya se realice la devolución de estos valores. Para ilustrar de mejor manera esta situación.A.Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes económicos para que la empresa siga adelante. decide aportar con $ 5. socio de la empresa Modelo S. El asiento contable se mostraría de la siguiente manera: Es conveniente que por cada aportación se realice un asiento diferente. para llevar un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro.000 para inyectar mas fondos al negocio. vamos a suponer que el señor Ivan Martinez. una cuenta denominada “Cuentas por Pagar a Accionistas” con la finalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa pueda continuar operando. es entonces cuando se hace necesario abrir en la Contabilidad. el asiento contable sería es siguiente: Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una empresa nueva y aún no llega al punto de equilibrio (punto en el .

vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES. Iván Martínez.000 por un período de 6 meses. en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $ 10. Para continuar con nuestro ejemplo. los mismos aportes del socio Sr. pasarán a formar parte del capital y se incrementará el patrimonio. formen parte de futuras capitalizaciones. . valor que podemos calcular directamente en Excel en la celda E53. donde aplicamos la fórmula: =10000*15%*180/360 Aportes para futuras capitalizaciones Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos accionistas les interesa que estos aportes. el asiento como vemos registra una cuenta adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750. es decir estos fondos a futuro.cual los ingresos generados son iguales a los gastos incurridos). cobran intereses sobre estas aportaciones.

2.1. Detalle.01 CAPITAL. Débitos. es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel. Como mencionamos en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se cierra y se incrementa la cuenta 3. A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA. Créditos y Saldo.1. Consultas del mayor general y balance de comprobación Consultas del Mayor General Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada. Comprobante. ↑ volver al índice ↑ 10. es necesario realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General. estas columnas son: Fecha. también para asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Código.Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa. . el que se pueda apreciar inmediatamente los saldos. el registro contable será el siguiente: Con este asiento la cuenta 2. sin embargo este método dificulta entre otras cosas.1. cuenta con todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cerca de cada cuenta.

De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos información. así como también de los depósitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información se refleje en el Mayor. por lo general y según normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos. como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente. . pues si esto no sucede. ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad. como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológico de los cheques emitidos.Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos. se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad.

en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor. confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.93 dólares. para comprender mejor los niveles podemos decir que: CODIGO CUENTA NIVEL .500.500. esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad. en donde podemos ver de una forma más panorámica algunas cuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momento dado.187. de los cuales ya se ha descontado $ 2. en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cómo está marchando la empresa.990. podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE. En esta hoja también podemos ver hacia la derecha.Consultas al Balance de Comprobación De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas. disponemos de 19.000.1.00.10 CAJA GENERAL.990. 3 niveles de agrupación de valores. en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.00. quedando un saldo actual de $ 1.00 dólares. por ejemplo la cuenta 1. Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100.1.00 de crédito concedido. son en realidad de cuarto nivel.00 dólares.00. también vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los $ 9.

2.990. por decirlo así. más BANCO DEL PICHINCHA $ 44. ACTIVO.1. cuenta de tercer nivel. PRIMERO 1. valor que va en CAJA.1.21 1.00.1. hasta la cuenta 1.1. verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión.01 1.1. vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel.10 1.1.1.1. se agrupan en el segundo nivel 1. por último los subgrupos de segundo nivel. hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA.1. Si continuamos con este mismo criterio.23 1.2. más CAJA GENERAL $ 19.02 1.01 1. 1.1.1. BANCOS de tercer nivel. . 1.1.00.22 1.1.1.2. BANCOS.1.1. ACTIVO CORRIENTE. hemos obtenido Utilidad o Pérdida.93. BANCOS CAJA CHICA QUITO CAJA CHICA GUAYAQUIL CAJA GENERAL CUENTA CONTROL BANCO DEL PICHINCHA BANCO DEL PACIFICO BANCO DE GUAYAQUIL CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES CLIENTES QUITO CLIENTES GUAYAQUIL SEGUNDO TERCERO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO TERCERO CUARTO CUARTO Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son.277.1. nos da como resultado $ 64.1. 1.1. Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación.93. como podemos observar en la siguiente imagen.01 CAJA CHICA QUITO.1.187. se agrupan en el primer nivel 1.02 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA.1. concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100.1.20 1.

La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el objetivo principal de toda empresa. es decir cerrar las operaciones.708.En esta revisión hemos podido comprobar que los débitos coinciden con los créditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores.42 dólares. en este caso hay que poner los correctivos necesarios para no continuar perdiendo. revisión de gastos. definir políticas para aumento de ventas. etc. ↑ volver al índice ↑ Registros auxiliares de Microsoft Excel para . pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a incrementar la inversión. por tanto el Balance está cuadrado y además observamos que hemos obtenido una utilidad de 7. Como podrá darse cuenta el lector es muy importante la información que revele la Contabilidad. lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa. caso contrario se tendría que liquidar la empresa. sin embargo puede suceder que en ocasiones los gastos son mayores que las rentas. Y por supuesto toda esta información debe estar debidamente respaldada con todos los documentos fuente.

Rol de pagos general e individual 9. que por ser tan pequeños. Creación del fondo El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares. La caja. normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina. Activos fijos.Contabilidad Lecciones 1. Estados de cuenta. Principales sistemas de control 6. Conciliación bancaria diaria 5. Creación del fondo y reposición Caja Chica Dentro de los gastos que realiza una empresa. alimentación. no se deberá conceder préstamos a funcionarios. custodia y liquidación. Caja chica. compañeros de trabajo. no amerita la emisión de cheque. Provisiones de beneficios sociales 10. Creación del fondo y reposición 2. Conciliación bancaria 4. existen aquellos de baja cuantía. Inventarios. Participación de trabajadores en la utilidades de la empresa 1. Depreciación y registro en Excel 7. así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso. movilización y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. Consultas de fondos por internet. para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado. libro bancos. Flujo de fondos 3. o darle otro uso para el que fue . Caja chica. manejo. Activos diferidos y amortización 8.

el monto en números y letras. vamos a diseñar el formulario de “Resumen de Caja Chica” de la siguiente manera: En un nuevo libro de Excel. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura. DIFERENCIA: . Reposición del fondo La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. se realizará la reposición del fondo. como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios. adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación. ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo. establecemos un ancho de 42. Para que se cumpla una parte de las políticas antes indicadas. observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición. en la hoja1. colocamos lo siguiente: En la celda A1 la palabra EMPRESA: En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA En la celda A3 RESPONSABLE: En la celda A4 FECHA: Luego ampliamos la columna C. Para justificación de los gastos. los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica.00 En la celda D2 ponemos MONTO: En la celda D3 la palabra GASTADO: En la celda D4. debe presentar un recibo firmado indicando el concepto. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”. En caso de no existir novedad. se considerarán válidos.creado. por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional. la cédula de ciudadanía y la fecha.

CODIGO En E6. establecemos un ancho de 2. DESCRIPCION En D6.71 En la celda A6.Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha Reducimos la columna F. ponemos DOCMTO. A la derecha en la celda B6. VALOR Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita . NUMERO En C6.

luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas. en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de la persona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba el documento. en fin pueden haber muchas circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo. ya que puede ocurrir que no está la persona que firma el cheque de reposición o no hay alguien que pueda cambiarlo. en F7 ponemos la siguiente fórmula: . por eso es preciso anticiparnos a los hechos. como consta en la siguiente imagen: Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2. para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los documentos fuente que respalden los gastos realizados. en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposición que en este caso es del 75%. Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA. lo hacemos con la intención de que nos advierta cuando se ha cumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando ya se debe realizar la reposición. en E3 ponemos la siguiente fórmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con la fórmula =E2-E3. en razón de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer el fondo.00. en E51 incluimos la siguiente fórmula de suma: =SUMA(E7:E50). El diseño de este documento.En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $ 150. esta política es muy saludable en cualquier entidad. en D51 ponemos: SUMAN $.

”R”. pero en lugar de una “R”. caso contrario. nada. Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor que el 75% del fondo. vamos a poner una “E” y así hasta completar la palabra REPOSICION. la palabra REPOSICIÓN.=SI($E$51>=($E$2*$F$3%).” “) con esto le decimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimo para la reposición. nos haga aparecer una R. de la forma que se muestra a continuación: . En F8 vamos a repetir la misma fórmula. automáticamente aparezca en el costado derecho del formulario.

adjuntando todos los documentos de los gastos realizados. se refiere a las cuentas corrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria. para evitar jineteo de fondos. Según normas de control interno. Flujo de fondos La Caja Es muy importante en una empresa. todos los valores ingresados en Caja. llamado Tesorería. es importante asegurar el efectivo contra robo. Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA. por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA. La caja. es por esta razón que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos la cuenta Caja-Bancos. cheques. mientras que Bancos. porque sabemos de forma automática cual es el valor que tenemos en documentos. es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es $ 113. por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que la Caja se encuentra en la entidad.De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mas comunes de las empresas. . además es saludable que los empleados encargados del manejo de fondos presenten una caución que garantice el manejo adecuado de dichos valores. la columna CODIGO. vouchers de tarjetas de crédito. el formato antes propuesto incluso facilita la ejecución del arqueo de caja. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte. es decir $ 37. generalmente los valores que recibe Caja son en efectivo. se realiza la solicitud de reposición del fondo. el manejo adecuado del fondo de caja chica. donde se reciben y se entregan valores. etc. facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilización. la adecuada administración de los fondos que se reciben en Caja. por esta razón muchas entidades han creado un departamento exclusivo. Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepción de los pagos pequeños que se deben realizar con el fondo de Caja chica. de ahí proviene su nombre. moneda extranjera. deben ser depositados intactos en las cuentas bancarias al día siguiente. ↑ volver al índice ↑ 2. donde se debitarán todos los gastos expuestos y se acreditará la cuenta del banco respectivo por el valor de $ 113.

00. en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento de diario AD 010.01 VENTAS DE SERVICIOS. desaparecen las alertas del rango F7:F9. Flujo de fondos . esta recomendación se hace para que no se registre parcialmente los asientos entre una página y otra. Además vamos a registrar el depósito que realizamos al día siguiente en el Banco de Guayaquil.00 en el crédito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9. recibimos en la cuenta 1.En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizada con la factura 24. $ 10. acreditamos la cuenta 4.1. Una vez cuadrado el asiento.1. sino que se lo haga íntegramente en una misma página. si esto no es posible se lo debe registrar en la página siguiente.1. una referencia para cada cuenta.10 CAJA GENERAL.1. la línea entrecortada que observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el límite entre una página y otra.000. se debe dejar una fila en blanco entre un asiento y otro para una mejor presentación del Libro Diario. en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIÓN. igualmente se debe tratar de completar un asiento en una página. según papeleta de depósito 5421.000. mientras no registremos los $ 10.

el saldo de Caja es positivo. de manera que para cubrir ese déficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posible debemos recurrir a préstamos bancarios. Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes. mientras que los valores a pagar es para proveedores.Con la finalidad de mantener una programación adecuada de los valores que ingresan y los valores que egresan. el flujo no puede quedar desfinanciado.00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamos saldo negativo. a continuación vamos a observar un flujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado en la semana del 14 al 18 de septiembre de 2009.00.000.00 más los $ 2. hemos recibido ingresos por $ 5. donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes de cobro y en la parte inferior los valores por pagar.500.600.00 y hemos realizado pagos por $ 4.00 del saldo inicial de la Caja nos da como resultado $ 2. ↑ volver al índice ↑ . En el caso expuesto. se hace necesario manejar un Flujo de fondos.900. que nos da una diferencia positiva de $ 600.

Para cada cuenta corriente hay que llevar una subcuenta de mayor auxiliar con la denominación específica del banco correspondiente. cajeros pagadores y de fondos rotativos. Conciliación bancaria Con anterioridad o desde la constitución legal de las entidades. y facilitan la conciliación bancaria en cualquier momento por razones de auditoría o de chequeo mensual. en la que se debitan los valores depositados y se acreditan los giros realizados. para que puedan utilizar los servicios de préstamos. Los mayores auxiliares de la cuenta de Bancos permiten ejercer el control diario de los ingresos y egresos.Obligar a los Cajeros de recaudación y Agentes de depósito para que diariamente realicen los depósitos de dinero y fundamentalmente de los cheques. incendio. La aperturación de cuentas corrientes tiene como objetivos principales a los siguientes: Asegurar el dinero contra cualquier riesgo de pérdida. cobranzas. vamos a diseñar en una hoja de Excel el siguiente registro: . etc. a que los pagos se realicen mediante cheques. con el propósito de verificar que las sumas de saldos netos en las cuentas corrientes correspondan en igualdad al saldo total de la cuenta de Bancos. éstas aperturan cuentas corrientes en los Bancos locales para efectuar depósitos y realizar retiros. que permitan la confrontación de los desembolsos y eventualmente atender reclamaciones.[1] Libro Bancos Este registro sirve para llevar un mejor control de los depósitos. otorgamientos de avales y garantías.Obligar a los tesoreros. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. notas de débito y cheques girados contra una cuenta bancaria. notas de crédito. robo. de emisión de cartas de crédito para importaciones. Cuando una entidad abre una o más cuentas corrientes.3. libro bancos. contablemente se origina la cuenta de BANCOS. y. asalto u otra contingencia imprevista. a fin de que sean acreditados o devueltos por cámara de compensación. realización de giros.Convertir a las entidades en clientes de los bancos.

pero a partir de la celda H6 y las siguientes hacia abajo..Para detallar brevemente el concepto del pago o depósito realizado.Para hacer constar el cheque emitido o en su lugar notas de débito o crédito... para esto en la celda H5.. Este tipo de registro se puede llevar para cada cuenta bancaria que tenga la entidad. para que tome el saldo anterior.Para determinar cual es el valor resultante después de cada movimiento. se registra la siguiente fórmula: =+H5+F6-G6. para que se refleje la diferencia entre los valores del debe y haber. Beneficiario. sume los depósitos si acaso lo hay y reste los cheques. Debe.Para registrar las fechas de los movimientos realizados..Según podemos observar este registro está compuesto de las siguientes columnas: Fecha.Para registrar los valores depositados o acreditados. Saldo. Descripción...Para anotar los valores de los cheques o notas de débito.Para registrar los nombres de las personas a quien se ha girado los cheques. Se puede también incluir filtros en cada columna para facilitar la . también si los hay. de esta forma aparece siempre un saldo actualizado de acuerdo a los movimientos que se vayan registrando. Haber. Cheque. hemos registrado la fórmula: =+F5-G5.

hacemos clic en “Ordenar y filtrar” y escogemos “Filtro”.búsqueda de cualquier dato como: beneficiario. en nuestro libro del Banco Nacional tenemos la siguiente información . Conciliación Bancaria Es un proceso que nos permite verificar si los registros de nuestro libro bancos coincide con los registros del banco. concepto o cheque como lo vemos en la siguiente imagen: Para esto primero marcamos el rango A4:H4. hecho esto vamos a observar que aparece en el lado derecho de cada columna. un cuadradito que nos permite ubicar fácilmente cualquier dato. de acuerdo nuestro ejemplo.

64.762.45. .333. es decir encontrar el porqué de esta diferencia. existe una diferencia de $ 3. terminamos con un saldo de $ 13. que tenemos que conciliar.Al 30 de junio de 2009. que es precisamente el objetivo de la conciliación bancaria. nos da la siguiente información: Según podemos ver el saldo del estado de cuenta del Banco es $ 16.81. mientras que el estado de cuenta del Banco.428.

Para conciliar estos valores.00 (suma de los cheques girados y no cobrados). los $ 2.271. tarjando cada valor para no equivocarnos.64 que se explica restando de los $ 5. Pág.428.36 (valor del depósito en tránsito).700. Consultas de fondos por internet. Estados de cuenta. primero cotejamos los valores de nuestro libro con los valores del estado de cuenta del banco. [1] Orozco Cadena José. Contabilidad General. Conciliación bancaria diaria . luego preparamos el documento de conciliación de la siguiente manera: Como se puede apreciar a través de la conciliación bancaria hemos encontrado el porque de la diferencia de $ 3. 79 ↑ volver al índice ↑ 4.

la columna de créditos. sirve para registrar los depósitos y notas de crédito. tienen columnas similares para registrar las fechas de los movimientos. pagos de servicios básicos como energía eléctrica. documento de referencia. Normalmente los estados de cuenta bancarios llegan a la entidad después de que se ha terminado un mes y es el momento en que se deberá preparar la conciliación bancaria. teléfonos. los estados de cuenta de los bancos al igual que los libros de bancos que se llevan en las empresas. una para saldo contable y otra para saldo disponible. Existen diversas formas de presentar los estados de cuenta. A continuación vamos a observar un estado de cuenta donde en una misma columna. nómina. agua.Estados de cuenta Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar en ellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes. detalle de la transacción. Consultas de fondos por Internet En la actualidad. además se pueden ver dos columnas para saldos. todas las entidades bancarias disponen de páginas web para que sus clientes puedan realizar consultas. . se pueden observar débitos y créditos identificados con un signo + para los depósitos y un signo – para los retiros. créditos y saldos. débitos. dependiendo de cada banco. sin embargo se mantienen vigentes las columnas mencionadas anteriormente. etc. como observamos en el capítulo anterior. Esto ha facilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para los bancos como para las entidades en general. En los estados de cuenta del banco. mientras que en la columna de débitos se registra los cobros de los cheques y las notas de débito. realizar transferencias de fondos.

A continuación vamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos: . se puede bajar directamente de Internet. al igual que otros estados de cuenta.Este. ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel. Cuando se dispone de una columna para “saldo disponible” como en el caso que estamos presentando. se observa también una columna de la oficina donde se realizó la transacción. ya no es necesario esperar que llegue el estado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliación. en un momento dado. sino que se lo puede realizar en forma diaria y el control es mucho más eficiente. en la columna de fecha se incluye también la hora en que se realizó la operación. Conciliación Bancaria Diaria Cuando hay la opción de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuenta por Internet como en los tiempos actuales. en el caso anterior. sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a la disponibilidad de fondos de la entidad.

Inventarios. ↑ volver al índice ↑ 5. en la medida que estos cheques se cobren.En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuenta bancario. una vez que se hayan acreditado en el banco. es decir. en el caso de los cheques. estos valores constan en el debe y en el haber. ponemos estos valores con color verde y únicamente en el debe. sino después de que se haya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados. entonces. una conciliación bancaria diaria.86 esto se da por cuanto llevamos un control diario. esto equivale a decir “cheques girados y no cobrados”. Principales sistemas de control . Para mantener el control de este registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber. en la fecha 03-jun-09. se podrá dejar el valor únicamente en el debe y con color verde. $ 14. se dejará el valor en el haber una vez que constatemos que ya se cobró dicho cheque y entonces para hacerlo más evidente lo ponemos los valores con color azul. se dejará el registro únicamente en el haber y con color azul. éstos colores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario. de manera similar podemos proceder con los depósitos.130. lo propio sucede con los depósitos en cheques (depósitos en tránsito). ya que no por el hecho de realizar el depósito quiere decir que ya está disponible ese dinero. En la gráfica anterior observamos el grupo de cheques desde el número 1427 hasta el 1437.

productos en proceso y productos terminados. están integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de otros bienes que posteriormente también serán destinados a la venta. El sistema que más se utiliza en las empresas es el de inventario permanente. En el sistema de cuenta múltiple como su nombre lo indica. Descuento en ventas. utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderías. Mercaderías. En este sistema al finalizar el período contable es necesario realizar ajustes de regulación de las cuentas. Costo de Ventas. Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas. Descuento en compras. salidas y existencias físicas de cada artículo en forma permanente. Ventas. En las empresas industriales. Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas.Inventarios Los inventarios en las empresas comerciales. La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios. de aquí la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposición de dichos bienes y también conocer al final del período contable la situación económica de la entidad. Costo de Ventas. para ilustrar de mejor manera este sistema vamos a . los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas. las columnas básicas para conocer las entradas. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadería que se encuentra lista para la venta. sin embargo conservan en sus registros. valorada al costo de adquisición. los inventarios comprenden además de las materiales primas. En el sistema de inventario permanente. Devolución en ventas. materiales. Devolución en compras. además en este método se utiliza el Kardex de mercaderías que consiste en llevar registros para cada artículo en tarjetas individuales. repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios. Principales sistemas de control Para el control de inventarios tenemos básicamente dos métodos: El sistema de cuenta múltiple o inventario periódico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo. utilizamos varias cuentas para el control de la mercadería como: Compras. Ventas.

Septiembre 3. un terreno de $ 14. 150.00. con el 15% de descuento sobre el 60% que se paga en efectivo y la diferencia a 15 días plazo.Devolución en venta realizada con factura 01 del 40% de la mercadería..00).. Equipo de oficina $ 1.Compra según factura 1439.700. 03. Se elimina la letra de cambio.Devolución de $ 50. 01.00. se devuelve $ 40.. factura No. Cuentas por Pagar $ 500.00 de mercaderías en efectivo. comprobante de egreso 03. 150. $ 260. Septiembre 14.A. Septiembre 4. comprobante de ingreso 04 (su costo es de $ 130. comprobante de ingreso 03. Septiembre 21. Septiembre 22.000. 20% a crédito personal. Mercaderías $ 600. $ 250. Septiembre 8. 5% de descuento por ser en efectivo.. comprobante de egreso 05.. comprobante de ingreso 02.00.00 Septiembre 2. comprobante de egreso 02. comprobante de ingreso 05.00 de mercadería vendida con factura No.De la compra realizada con factura No..00 de mercaderías en efectivo. factura No.00 de mercaderías por no estar de acuerdo con el pedido inicial.plantear un ejercicio para nuestra empresa Modelo S.000. con el 8% de descuento sobre el 30% que se cobra en efectivo. 02. Septiembre 28.Venta de $ 200. comprobante de egreso 01. (su costo es de $ 150.Venta con el 6% de descuento de $ 180. . Septiembre 15. por la diferencia se acepta una letra de cambio a 90 días plazo. factura 02.00 Factura 248. Septiembre 7.00. 03.Compra en efectivo según factura No. comprobante de egreso 04.00. un vehículo de $ 13.Se devuelve a los proveedores el 45% de la mercadería adquirida con factura 248.00 de mercadería.00. Documentos por Pagar $ 600.00 de mercaderías.Venta de mercadería por $ 230. comprobante de egreso 06. se elimina el crédito simple y la diferencia se entrega en efectivo......Devolución del 70% de la mercadería vendida con factura No.00).00. que inicia sus actividades en septiembre de 2009 con lo siguiente: en efectivo $ 700. comprobante de ingreso 01 (su costo es de 105.00). Septiembre 29.Compra $ 270.

. . Se requiere: Libro diario. se disminuye el crédito simple por el valor de la mercadería.Septiembre 30.Devolución del 60% de la mercadería adquirida con la factura 1439. libro mayor y balance de comprobación. comprobante de ingreso 06.

según podemos constatar. el saldo de $ 729.67 coincide con el valor presentado en el . aparece de la siguiente manera: Vamos a observar ahora el Balance de Comprobación.El libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS.

tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles. Activos fijos. necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa. es decir no están destinados a la venta. ↑ volver al índice ↑ 6. Depreciación y registro en Excel Activos Fijos Para el funcionamiento de toda entidad. podemos deducir también que con estas transacciones se ha conseguido obtener una Utilidad Bruta en Ventas de $ 100. En capítulos posteriores entraremos más en detalle. con respecto al manejo del kardex de mercaderías.68 (-) Costo de Ventas $ 202). Las principales cuentas que conforman este rubro son: TerrenosEdificiosVehículosPlantaciones ForestalesMaquinarias y EquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TránsitoEquipos de .balance en la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS.68 (Ventas $302.

aranceles. ya que estos bienes si están destinados para la venta. en kilómetros o millas. kilómetros. igualmente sucede con las empresas aéreas. en este caso los vehículos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo. dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería. unidades de producción.Computación y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciación acumulada Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria. son considerados como Equipo de operación. para un inmueble. para una máquina. La vida útil puede ser expresada en años. su vida útil suele estimarse en años. después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor de la entidad. el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos. En otro ejemplo podemos anotar. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción. Depreciación . para un vehículo. o cualquier otra medida. edificios. transporte y demás rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propósito de uso en la entidad. algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. empresas que se dedican a la compra y venta de vehículos. si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos. también se lo denomina valor de rescate. etc. mas no como Vehículos en sí. para las turbinas de un avión. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario. casas. Valor Residual Es el valor del activo fijo. estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo. donde los aviones. Valor Nominal Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien. las horas de vuelo. horas. impuestos. Por ejemplo. Vida Útil La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. de acuerdo con las unidades de producción.

La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo. la mayoría de veces. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original. 2. 3. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. y los impuestos correspondientes. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada. es decir. muy por el contrario. la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados. estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios. 4. Por lo tanto. A un mayor nivel de depreciación. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. que no registra más depreciación para el activo. Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación. las utilidades son menores. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente: 1.La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. también son menores. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use. Registro en Excel Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro: .

existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato: En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA. A partir de la columna G. en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. como observamos en el cuadro.Según podemos observar en este cuadro de Excel. En la columna F. después de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA.33. En la columna E. estas son: 15/05/2009. este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar. conforme sigamos aumentando columnas a la derecha. tenemos registrada la fórmula: =SUMA(G7:K7). encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos. hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIÓN. según la factura de compra. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3. no requiere mayor explicación. como vemos. las fórmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo. como . en la columna D. tenemos registrado el porcentaje de depreciación. registramos las depreciaciones mes a mes. 01/06/2009 y 18/07/2009. la fórmula para la celda E7 es =C7-D7. será necesario también aumentar el rango para la suma. en la columna C. registramos la DEPRECIACIÓN ACUMULADA. estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K. tenemos VALOR EN LIBROS. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO. por ejemplo en la celda D7.

Para los meses siguientes. la depreciación mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009: . es porque sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación de los primeros días. dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciación diaria y multiplicamos por los 16 días que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7.resultado de aplicar la siguiente fórmula para la depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7). se deberán ubicar dentro de su respectivo grupo. multiplicamos por 10%. la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30. en la fórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la fórmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta el final del primer mes. D y E. A partir de la columna G. también conforme avance el tiempo se registrarán los meses respectivos. esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7. esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciación anual de este activo. como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. con los valores actualizados en las columnas C. preferimos utilizar 30 días para todos los meses. esa es la razón del porqué también utilizamos 360 (12 meses por 30 días de cada mes). Si bien la cantidad de días entre mes y mes varía entre 30 y 31 (con excepción de febrero). por tanto se insertarán y se incrementaran filas. esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. El hecho de que registremos la fecha final de cada mes. por tanto se incrementarán los registros de mayor número de columnas hacia la derecha. En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS. a partir de la celda G4. para determinar la depreciación diaria. se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa. Conforme se adquieran mas activos fijos. notamos una variante al terminar la fórmula con respecto a la otra registrada para los días del primer mes.

por la empresa. . a diferencia de los gastos pagados por anticipado.El impuesto de renta diferido. susceptibles de ser ajustados por inflación. . durante las etapas de organización. ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta líquida fiscal. Tienen. exploración. en consecuencia. . Los útiles y papelería. entre otros : . En este grupo. en ningún momento.Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislación fiscal. Activos diferidos y amortización Activos Diferidos Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados.Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos.↑ volver al índice ↑ 7. instalación. en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos contables. protección de inversiones. bienes recibidos en pago.Los costos y gastos en que se incurre. naturaleza de partidas no monetarias siendo. . inclusive en lo que se refiere a su amortización. se clasifican los siguientes conceptos. propiamente dichos. construcción. pues. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. montaje y puesta en marcha.

de una parte. . La amortización de los cargos diferidos se efectúa de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan Único de Cuentas: .Publicidad y propaganda. en función directa con el consumo.Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Publicidad. .causación del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias.no debería existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa. tal parece que . . durante el período prepagado pertinente. durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. . sin incluir sus prórrogas.Contribuciones y afiliaciones.en la práctica . como partidas monetarias no ajustables por inflación.El impuesto de renta diferido. y transcritos aquí literalmente. y su vida útil probable.Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (software) en un período no mayor a cinco y a tres años. mal podría solicitarse en períodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias. en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley. respectivamente. en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato. de naturaleza débito por diferencias temporales. Sobre este punto. . diferentes a suscripciones en publicaciones periódicas pues estas últimas deberán clasificarse como gastos pagados por anticipado. por cuanto los ejemplos señalados en el Plan Único de Cuentas.Por concepto de organización y preoperativos.Contribuciones y afiliaciones. Amortización . según la índole de la deducción o cuando desaparezcan las causas que la originaron. es decir. si un gasto es no deducible en un año. propaganda y promoción. . son diferencias de carácter permanente y no temporal pues.

esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio. el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razón de que estos activos deben amortizarse en 5 años.Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitución. estos activos deben amortizarse en 5 años. Gastos de investigación. es necesario preparar un cuadro similar al de los activos fijos y registrar en el. las fórmulas son las mismas. están sujetos a amortización. según las normas vigentes. Para llevar un control de los activos diferidos. debitando las cuentas AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN y AMORTIZACIÓN GASTOS DE INVESTIGACIÓN y acreditando (-) . El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente: Para el mes de junio y los siguientes meses. etc. no podrían soportar todo el peso que implica registrar estos valores en el gasto. el asiento debe ser el siguiente: Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad. la amortización mes tras mes.

00 (-)AMORTIZ. etc. bonos.00 0. GASTOS DE CONSTITUCIÓN 2.00 GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3. también denominado nómina.00 8. en este documento se consideran dos secciones. una para registrar los ingresos como sueldos.400. GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y (-) AMORTIZ.400. horas extras. GASTOS DE INVESTIGACIÓN para enviar proporcionalmente al gasto.AMORTIZ. los activos diferidos.000. se mostrarán en el Balance de la siguiente forma: GASTOS DE CONSTITUCIÓN (-)AMORTIZ. anticipos. ACUM. de manera general. cuotas por préstamos concedidos por la compañía.00 2. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social. Rol de pagos general e individual Rol de pagos general El rol de pagos. los valores calculados hasta completar los 5 años. es un registro que realiza toda empresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes. Cuando se hayan cumplido los 5 años. A continuación vamos a observar un rol de pagos general Este rol consta de lo siguiente: .000. GASTOS DE INVESTIGACIÓN 3. ACUM. etc.00 ↑ volver al índice ↑ 0. comisiones. ACUM. ACUM.

. recibe su sueldo completo. es decir si el empleado trabajó el mes completo. pero si no es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los días trabajados. NOTA: Para todas las demás columnas donde se apliquen fórmulas. estas corresponden a las horas suplementarias de trabajo después de la jornada normal de lunes a viernes hasta las 12 de la noche. por ejemplo en la celda D8.00 Este resultado se da por cuanto en F8 tenemos registrada la siguiente fórmula =E8/30*D8 que quiere decir: el sueldo nominal E8. la misma fórmula está registrada en el rango F7:F16.5)+(H7*2) en donde multiplicamos por 1.Columna A: Para registrar el número de empleados de la empresa Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna D: Para los días trabajados por los empleados Columna E: Para el sueldo nominal Ingresos Columna F: Para el sueldo ganado. por lo tanto en la celda F8 se registra $ 450.00 en lugar de $ 500. Columna G: Para registrar el número de horas extras trabajadas por el empleado que tienen el 50% de recargo. Columna I: Para calcular el número total de horas extras en base a la siguiente fórmula: =(G7*1. pero se aclara que las mismas se debe aplicar para el resto de empleados es decir hasta la fila 16. Estos datos se obtienen de las marcaciones que cada empleado ejecute en el reloj de control de horas laboradas. observamos que el contador laboró 27 días. este valor está en función de los días trabajados. estas son las horas trabajadas después de las 12 de la noche hasta las 6 de la mañana del siguiente día o las ejecutadas los fines de semana y días feriados. se va a exponer las fórmulas de la fila 7 como ejemplo.5 las horas registradas en la columna G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por 2 las horas de la columna H por cuanto son con el 100% de recargo. Columna H: Para la cantidad de horas extras que tienen el 100% de recargo. que corresponde a la última persona del rol. dividimos para 30 días y multiplicamos por D8.

Columna Q: Para establecer el valor líquido a pagar. Columna P: Para sumar el total de descuentos aplicando la siguiente fórmula: =SUMA(M7:O7). cada trabajador o empleado debe estar asegurado.35% Columna N: Para descontar a las personas que han realizado Préstamos Quirografarios. Columna L: Para totalizar los ingresos de cada empleado con la siguiente fórmula: =F7+J7+K7. . aplicando la siguiente fórmula: =L7-P7. en donde sumamos el sueldo ganado. este resultado dividimos para 8 horas laborables en el día y este resultado que es el valor de las horas extras multiplicamos por el total de horas extras obtenidas en la columna I. por lo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo.35% del total de ingresos. Descuentos Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS). Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. en el caso de Ecuador. según la Ley. Columna O: Para descontar los anticipos y préstamos otorgados por la empresa. Columna K: Para registrar el valor de la comisión ganada por los vendedores. se descuenta el 9. es decir. según la política de cada empresa. Esta fórmula puede variar dependiendo del número de horas que se labora en cada país.Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en base a la siguiente fórmula: =(E7/30)/8*I7 en donde el sueldo nominal dividimos para 30 días de trabajo del mes. en el caso de Ecuador son 8 horas diarias de trabajo. menos el total de descuentos (P). horas extras y comisiones de cada empleado. la diferencia entre el total de ingresos (L). por tanto aplicamos la siguiente fórmula =L7*9. el patrono aporta con una parte y otra parte se debe descontar al trabajador. las cuotas que corresponda en el mes. en donde sumamos los valores desde la columna M hasta la columna O. otros en cambio deben un monto mayor por préstamo solicitado a la compañía y por este concepto se les debe descontar en el rol la cuota pactada. estos préstamos son otorgados por el IESS. cabe señalar que también podemos dividir directamente el sueldo nominal para 240 para obtener el valor de la hora extra.

este rol se debe imprimir por duplicado. totalizamos los valores desde la columna E hasta la columna Q con fórmulas iguales a la siguiente =SUMA(E7:E16). Rol de pagos individual Con el propósito de que cada persona tenga su propio rol y con el objeto de que no tengan acceso al rol general para evitar que hagan comparaciones entre empleados se realiza el rol de pagos individual.En la fila 17. se puede proceder a realizar el rol individual que recoge la misma información del rol general. En la misma hoja de Excel. En este rol de pagos general hemos registrado a la totalidad del personal que trabaja en la empresa en el mes de mayo. uno corresponde al empleado y otro debe reposar en los archivos de la compañía debidamente firmado como constancia del pago realizado para hacer frente a cualquier reclamo o demanda posterior. se podrá incluir las filas necesarias para las personas que ingresen a la entidad en los meses siguientes. vamos a observar la siguiente gráfica y a explicar como se establecen los valores y las fórmulas para cada empleado. .

$A$7:$Q$17. que corresponde a la columna C donde se encuentran los cargos de los empleados. esto es para facilitar la copia de la fórmula para las siguientes celdas. el nombre de la columna B (número 2 en el sentido de izquierda a derecha) del rango A7:Q17 que corresponde al rol general.$A$7:$Q$17.15) . en cada letra antes y después se registra el signo $. como resultado aparece el nombre del empleado de la celda B7. ponemos la fórmula: =C3 Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado. Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras: =BUSCARV($U$6. aquí se nota una variante.10) Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones: =BUSCARV($U$6.$A$7:$Q$17.11) Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS: =BUSCARV($U$6. registramos la fórmula =U6 Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL Celda Z4: Para registrar el mes.A7:Q17. ponemos el 3. podemos observar la fórmula: =BUSCARV(U6.$A$7:$Q$17. de tal manera que la fórmula queda de la siguiente manera: =BUSCARV(U6.13) Celda AA12: Para préstamos quirografarios IESS: =BUSCARV($U$6. aplicamos la misma fórmula anterior =BUSCARV(U6.Celda V2: Para que aparezca el nombre de la empresa utilizamos la fórmula =A1 Celda AA2: Para el número de empleado.2). esto significa que Excel busca en base al dato de la celda U6 (número de la celda A7).$A$7:$Q$17.6).3) Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente fórmula: =BUSCARV($U$6.A7:Q17.2) con la diferencia de que en lugar del número 2. Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado.14) Celda AA13: Para préstamos y anticipos de la empresa: =BUSCARV($U$6.$A$7:$Q$17. utilizamos la fórmula: =B3 Celda AA4: Para que se registre el año.A7:Q17.

como son obligaciones laborales. esa cosa no es otra que los recursos. Provisiones de beneficios sociales Provisión Según la Real academia de la lengua española. así como genera dinero así mismo lo gasta. De aquí se desprende que la provisión busca prever una cosa para cuando haga falta. de modo que la provisión tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta.Celda W16: Registramos el total de ingresos con la fórmula: =SUMA(W11:W15) Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la fórmula: =SUMA(AA11:AA15) Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la fórmula: =W16AA16 En la celda W23. para cuando se necesiten para cumplir una obligación o compromiso. y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligación. La empresa. fiscales o demandas judiciales. y como el futuro es incierto. La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras. Provisión es la prevención de mantenimientos. el empleado deberá consignar su firma con el número de su cédula de identidad. que llevado al tema contable. Para obtener el rol individual de los demás empleados bastará con cambiar el número de la celda U6 y todos los demás datos cambiarán en función de los valores del rol general. la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa. . ↑ volver al índice ↑ 9. es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones. caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando haga falta.

Este valor corresponde al 12. es precisamente creando las provisiones necesarias.Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado.[1] De modo que. se cancela hasta el 23 de diciembre de cada año.Este bono equivale a la doceava parte de un salario mínimo vital general (SMVG) y es una ayuda económica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases.15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol. dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. la empresa distribuye más utilidades. estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el día 15 del mes siguiente. según la legislación de algunos países. Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes. depende de la disponibilidad de recursos. el gasto se incremente y la utilidad se disminuye. Si no se hicieran las provisiones. hasta el 30 de noviembre del año en que se procede al pago.Al crear la provisión. se paga en abril para la región costa y en agosto .. y hasta su capacidad de expansión. Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño.. de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos. de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero. y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. puesto que la operatividad de la empresa. y una de las formas de hacerlo. se calcula desde el 1 de diciembre del año anterior.. los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. el valor correspondiente se lleva al gasto. tenemos las siguientes: Beneficios Sociales Aporte patronal. En la medida en que se crean las provisiones. Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar. adicional al cálculo del rol.

.Todo trabajador tiene derecho a 15 días continuos de vacaciones cuando haya cumplido un año de trabajo en la misma entidad. cabe anotar que este bono reciben todos por igual. Vamos a analizar el registro que estamos observando.. estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general. con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el cálculo de los . se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. el pago corresponde a la 24ava.para la región sierra. en primer término. B y C. independientemente de si tienen hijos o no. Pueden haber otras provisiones dependiendo de la política que cada empresa tenga hacia sus empleados. Vacaciones. para efectos del cálculo de los fondos de reserva. luego hemos registrado en la columna D. se calcula desde el 1 de julio del año anterior. parte del total de ingresos. hasta el 30 de junio del año en que se procede al pago. contienen la misma información del rol general. la fecha de ingreso de cada empleado. las columnas A. Fondo de Reserva. A continuación se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un año. se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. esto lo hacemos con el propósito de conocer cuales personas ya tienen más de un año en la entidad. es decir gana a partir del segundo año y corresponde a la doceava parte del total de ingresos. las cuales deberá provisionar en forma mensual. En la columna E tenemos el total de ingresos.

00 dividimos para 12. utilizamos la siguiente fórmula =E7/24. la fórmula que se aplica es =SI(I7="SI".0). la fórmula será =$H$2/12/30*8 . la misma fórmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16. Para el cálculo de las vacaciones (columna K). como en el caso anterior y las columnas siguientes. primero registramos el valor del salario mínimo vital general S.beneficios sociales. es decir la doceava parte de 218. Sueldo. en la celda H2 ($ 218.G. entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16. luego en H7. Sueldo en la celda G7. es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los días trabajados. esto se da por aplicar la fórmula =SI(($J$4-D7)>365.15%.V. por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 días.E7/12. esto quiere decir que de los $ 650.00). Para obtener el 14to. caso contrario 0.15%. es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente. En cuanto al cálculo del 13er. si las . esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra “SI”.00 obtenemos el 12. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deberá calcularse la parte proporcional. con esta fórmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 días. como vemos esta fórmula se la aplica en coordinación con los datos de la columna anterior. para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la fórmula. en razón de que la provisión es para 15 días de vacaciones. aplicamos la fórmula =E7*12. en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y después de la letra H."SI"." "). entonces dividimos el total de ingresos para 12. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula únicamente para aquellas personas que tengan mas de un año en la compañía como lo dicta el reglamento para el cálculo de estos fondos. Para el cálculo de los aportes patronales. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra “SI” y otras se encuentran en blanco. copiamos la fórmula para el resto de filas hasta la celda G16.M. ponemos la fórmula =$H$2/12. registramos la fórmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650. en la celda F7. es decir dividimos el total de ingresos para 24.

considerados como tales el o la cónyugue y los hijos menores de edad. es decir el ejercicio contable que va desde el 1 de enero. pero como son solo 15 días.gerencie. [1] http://www. este porcentaje esta dividido en dos partes. se les paga un porcentaje de los beneficios obtenidos.html ↑ volver al índice ↑ 10.A. .vacaciones fueran de un mes completo dividiríamos para 12. A continuación presentamos un registro en Excel con el cálculo de las utilidades de nuestra empresa Modelo S. al 31 de diciembre del mismo año. este cálculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable y antes del cálculo del impuesto a la renta.com/objetivo-de-las-provisionescontables. para lo cual cada empleado deberá presentar en la empresa. un 10% para todos los empleados y un 5% adicional para los empleados que tienen cargas familiares. Según la legislación ecuatoriana se considera un porcentaje del 15% para trabajadores. la documentación que respalden estas cargas. luego explicaremos las principales fórmulas aplicadas para obtener todos los valores. Participación de trabajadores en la utilidades de la empresa Utilidades Como sabemos el objetivo final de toda empresa comercial es obtener utilidades y como reconocimiento al trabajo desempeñado por sus empleados. dividimos para 24. por el año 2008.

en la celda E7 observamos la siguiente fórmula: =SI(($E$4D7)>365. ingresó a la empresa el 15 de enero de 2009 y estos cálculos se realizan para las personas que laboraron durante el año 2008. esto quiere decir que si la resta de la última fecha del 2008 menos la fecha de ingreso del empleado es mayor a 365. entonces debe ir 365. C y D son similares al registro anterior donde realizamos el cálculo de las provisiones de beneficios sociales. tenemos la fecha del último día del año 2008. B. el nombre de la persona que se encuentra en la celda C9 cambia en razón de que esta persona estuvo antes ocupando ese cargo. aquí no existe ninguna fórmula. caso contrario se registrará la diferencia entre el último día del 2008 y la fecha de ingreso del empleado. la misma fórmula copiamos para las demás filas hasta la celda E16. esta nos sirve de referencia para realizar el cálculo de los días trabajados. de esta forma obtenemos los días trabajados por cada empleado. la fórmula que aplicamos es =E7*F7. ya que PEREZ BARRENO JENNY. los datos registrados en esta columna determinan los valores que serán calculados en la columna I. En la celda E4.365. esta fórmula copiamos para las demás filas hasta la celda .$E$4-D7).Las columnas A. secretaria actual. realizamos una multiplicación de los días trabajados por el número de cargas familiares. este dato nos servirá posteriormente para calcular el índice que consta en la celda H4 para determinar el valor del 10% de utilidades. En la columna G. En la celda E17 registramos la fórmula =SUMA(E7:E16) para sumar el total de días trabajados. La columna F es para registrar el número de cargas familiares en base a los documentos presentados por cada empleado. celda G7.

590. en aquellos casos donde no hay cargas familiares.00. registramos la siguiente fórmula =H3/E17. valor que coincide con el que calculamos previamente en la celda H3. colocamos el signo $ antes y después de la letra H para que en el momento de copiar la fórmula para las demás filas (hasta la celda H16).10 mas 4.05 obtenemos 14. de esta forma obtenemos el índice que nos va a permitir calcular para cada empleado el valor del 10%.05. de modo que en la celda J3.385. por esta razón en la celda H3 registramos la fórmula =J2*10% y obtenemos el valor de $ 9. En la celda G17 totalizamos estas multiplicaciones con la fórmula =SUMA(G7:G16).15 que lo vamos a repartir de la siguiente manera: 10% para todos sin excepción y el 5% únicamente para los trabajadores que registran cargas. En la celda I7. si sumamos 9.795. aplicamos en la celda G7. tenemos la fórmula =$I$4*G7 para multiplicar el índice de la celda I4 por el dato de la celda G7 y obtener el valor del 5% correspondiente al valor adicional que reciben los trabajadores por concepto de cargas familiares. En H17 totalizamos los valores con la fórmula =SUMA(H7:H16). el valor registrado es igual a 0 (cero).795.901. se mantenga fijo. nos da un total de $ 9. En la celda H7 aplicando la fórmula =$H$4*E7 obtenemos el valor que le corresponde al trabajador por concepto de 10% de utilidades. este dato nos servirá luego para calcular el índice que consta en la celda I4 para determinar el valor del 5% de utilidades por cargas familiares. existen formularios que expiden los organismos de control para reportar el pago de estos valores. el índice de la celda H4. aplicamos la fórmula =J2*15% y obtenemos el valor de $ 14. de este valor el 15% se reparte a los trabajadores.590.G16. En la celda H4. Finalmente en la celda J17 registramos la fórmula =SUMA(J7:J16) para totalizar los valores y . en la celda I3 ponemos la fórmula =J2*5% y obtenemos el valor de $ 4. En la celda J2. lógicamente el empleado que no registra cargas familiares.10.590. solo se hace acreedor al 10% por concepto de utilidades. la fórmula =SUMA(H7:I7) de esta forma sumamos el 10% registrado en la columna H mas el 5% registrado en la columna I. tenemos el valor total de las utilidades obtenidas que asciende a $ 95. En la celda I17 registramos la fórmula =SUMA(I7:I16) para totalizar los valores y comprobamos que cuadra con el valor previamente registrado en la celda I3.10.15 comprobando de esta forma que están bien realizados estos cálculos.385. Para obtener el total que le corresponde cobrar a cada empleado.

así como de dictar las políticas de comisiones para los vendedores. Registro de compras. 1.V. trámites y demás operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas. Facturación de ventas. Impuesto al Valor Agregado I. Bienes. Facturación de ventas. Asientos de diario recurrentes. los bienes o servicios que dispone para su comercialización. . Registro contable 2. se considera que se ha realizado una venta. Registro contable Ventas Se conceptúa como ventas. Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas. mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes. Préstamos. Impuesto a la Renta 9. servicios y activos fijos.A. las operaciones comerciales. nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercialización de los bienes o servicios que preste la empresa. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta 10. Los cheques y comprobantes de egreso 5. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad 7. seguros pagados por anticipado 6. cobros. Tabla de pagos 8. cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto. pagos e impuestos Lecciones 1. Comprobantes de ingreso y papeletas de depósito 3. ↑ volver al índice ↑ Facturación. Liquidación de compras 4.comprobar que coincide con el dato registrado con anterioridad en la celda J3 con lo cual concluimos este capítulo y esta unidad.

Excel puede encontrar con la fórmula =BUSCARV($A$4. se pueden facturar todos o por separado. de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja “factura” . Tomando como referencia las fórmulas aplicadas en el rol de pagos.2). todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura. es decir. AVILA FLORES JOSE LUIS. exámenes psicosensométricos. factura y control. el nombre del cliente.base!$A$5:$E$14. Como vemos las 3 hojas del archivo son: base.A continuación vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actúan en forma conjunta para realizar la facturación. vamos a observar que en base al número 5. que tiene 4 rubros: cursos de conducción. En este caso vamos a exponer un sistema de facturación de servicios. En la primera hoja “base” disponemos de una base de datos para la facturación. manuales del conductor y permisos de aprendizaje. vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el número 5.

5) para ver el teléfono De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja “base”.3) para que aparezca la cédula del cliente =BUSCARV($A$4.4) para ver la dirección =BUSCARV($A$4. una copia para Contabilidad y otra para archivo.base!$A$5:$E$14.base!$A$5:$E$14. de tal forma que. se procede a imprimir. por lo general el original es para el cliente. estos rubros sumados constan en “base 0”. en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos.Aquí podemos observar que la información de la hoja “base”.2) para obtener el nombre del cliente =BUSCARV($A$4.base!$A$5:$E$14. .base!$A$5:$E$14. es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no están grabados con el impuesto del iva. una vez completa la factura. la hemos recuperado aplicando las fórmulas: =BUSCARV($A$4.

existen fórmulas para traer los datos de la hoja anterior “factura” y son las siguientes: =factura!$G$4 para actualizar la fecha =factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente =factura!$I$19 para los valores de base 0% =factura!$I$17 para los valores de base 12% =factura!$I$20 para ver el valor del iva =factura!$I$21 para ver el total de la factura Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente después de realizar la factura. aceptar. fecha. tal como se muestra en el detalle. . iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturación suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores. según se puede observar a partir de la columna B. luego escogemos pegado especial. Para agilitar el registro de esta hoja. la facturación con base 0%. valores. nombre del cliente. de esta forma quedan fijos los valores en la hoja “control”. nos trasladamos a la hoja “control”. base 12%.En esta tercera hoja “control”. observamos un detalle con el número de factura. con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores. anotamos el rango de la factura impresa. si esto sucede es necesario anular el documento.

es así que para un control adecuado de los ingresos de la empresa. las entidades bancarias. cada comprobante de ingreso debe ir acompañado de la papeleta de depósito respectiva. Papeletas de depósito Cuando las empresas o las personas naturales realizan depósitos bancarios. en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Comprobantes de ingreso y papeletas de depósito Comprobantes de ingreso Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha. de manera general. ↑ volver al índice ↑ 2.Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores. ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos. cuando se recibe el dinero en efectivo. siempre acostumbran entregar una papeleta de depósito como constancia de la transacción realizada. . el valor. según normas de control interno y para evitar jineteo de fondos. el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad. de acuerdo a la referencia del rango D2:G2. además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo. estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable. para realizar el asiento contable. estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo. debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%. todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa. el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crédito. Al día siguiente. El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa.

Como podemos observar. es muy conveniente que se disponga de libretines impresos. por que concepto. si es en efectivo se marca en el casillero que se encuentra en la celda H9. de haber sido el pago con cheque tendríamos que haber registrado el número en la celda C9 y el nombre del banco en la celda E9 y lo propio si hubiera sido con tarjeta de crédito. . que valor.A continuación vamos a observar un comprobante de ingreso con su respectiva papeleta de depósito. el comprobante de ingreso resume la información necesaria sobre la fecha. si bien estos comprobantes se pueden diseñar en Excel. de donde proviene el pago.

. Bienes. Liquidación de compras Registro de compras El registro de compras en Excel es muy útil para llevar un control de los bienes. servicios y activos fijos. el asiento contable del depósito es el siguiente: ↑ volver al índice ↑ 3. dando cumplimiento a las normas de control interno.Aquí podemos observar una papeleta de depósito que emiten los bancos. están depositados en el banco. servicios y activos fijos adquiridos por la entidad. también facilita la declaración mensual de los impuestos. En este detalle se puede observar de una manera panorámica todas las compras realizadas para un mejor análisis. Registro de compras. este documento se lo debe archivar junto con el comprobante de ingreso como prueba de que los valores recaudados.

Este registro está diseñado de acuerdo a las necesidades tributarias de la entidad. junto con el iva respectivo. este documento . Liquidación de Compras de bienes y servicios Es un documento que debe tener disponible la empresa para suplir a las facturas.) ha creado la Liquidación de Compras de bienes y servicios. existen columnas para: mes. compras de servicios con tarifa 0%. beneficiario.Según podemos observar en el registro anterior. Cada empresa o persona que se dedica al comercio debe tener impresas sus propias facturas. compras de bienes con base 12%. ya que se necesita que las compras se encuentren desglosadas de esta manera. Como se puede notar en el registro. iva 12% de bienes. iva 12% de servicios. comprobante de egreso (C/E).R. entonces estas personas no disponen de facturas. para facilitar luego el registro en el formulario para la declaración del iva (Impuesto al Valor Agregado. liquidación de compras. compras de servicios con base 12%. sin embargo existen personas que se dedican a determinadas actividades económicas y no tienen cultura tributaria. que son los documentos habilitantes para poder culminar la negociación de cualquier bien o servicio y exigir el cobro respectivo. cuando los proveedores no disponen de ellas. iva 12% de activos fijos. las compras de activos fijos van por separado. número de factura. compras que no sustentan crédito tributario y cuentas por pagar para conocer cuanto se pagó en cada caso. para estos casos el Servicio de Rentas Internas (S. Cada compra ya sea de bienes o servicios va acompañado de una columna para el iva. compras de bienes con tarifa 0%.I. compras de activos fijos.

su formato es similar a cualquier factura. pues la tendencia es que cada persona disponga de sus propias facturas. (Servicio de Rentas Internas). como se puede observar en la siguiente imagen: .I.debe contener la respectiva autorización del S. no puede ser utilizado por mas de dos veces en un mismo ejercicio contable (un año calendario).R.

debitamos también el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR. en todo caso vamos a exponer un asiento de cada tipo: En la imagen que antecede. debitamos MUEBLES Y ENSERES. ya que ninguna transacción puede quedar sin un documento fuente. En segundo lugar con el asiento de diario 204. quién nos ha entregado la factura 2874. el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR. se debe realizar las compras o contratar los servicios a un proveedor que si disponga de facturas. Finalmente tenemos una compra de activos fijos muebles a la compañía ATU. Cuando ya se ha utilizado este documento para un mismo proveedor por dos ocasiones y el proveedor aún no se ha regularizado. por tanto en el asiento de diario 203. en el asiento de diario 205. en la descripción incluimos el nombre del proveedor y la factura respectiva. debitamos la cuenta MANTENIMIENTO DE OFICINAS. Fausto Rea. éste documento sirve para documentar una compra de bienes o servicios. según factura 52481. observamos en primer término una compra de bienes. Los asientos contables para registrar las compras pueden variar dependiendo si son por bienes. son servicios del Sr. debitamos la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS. servicios o activos fijos.Como podemos observar. ↑ volver al índice ↑ 4. Los cheques y comprobantes de egreso El Cheque . IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR. en este caso mercaderías que pasa a formar parte de los inventarios.

que es librado. la fecha. Comprobantes de egreso Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle. el titular). constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras. el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización. a sus empleados y demás acreedores. pues todos estos movimientos. con el objetivo de llevar un adecuado control de los desembolsos realizados. En caso de que el beneficiario no disponga de cuenta bancaria. en algún momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado manejo de los fondos.[1] Los cheques son utilizados por la mayoría de empresas para realizar el pago a sus proveedores. Jurídicamente el cheque es un titulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona. se debe utilizar un sello que diga “Páguese a la orden del primer beneficiario”. el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.El cheque es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo. a quién se paga. de esta forma se aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos. es decir se puede incluir dos líneas en la parte superior izquierda del cheque. el concepto. se recomienda cubrir el valor en letras con cinta adhesiva transparente. existen entidades que emiten los cheques cruzados. Otra medida de seguridad. cuando se trata de dinero no están demás todas estas precauciones. sea depositado directamente en otra cuenta bancaria del beneficiario. Con el objeto de que los beneficiarios de los cheques no resulten perjudicados. prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. de esta forma se aseguran de que el cheque emitido. . de esta forma evitamos que se pueda registrar un falso endoso. una vez emitido el cheque y para evitar cualquier alteración en el valor. llamada librador. estos formularios por lo general son preimpresos. Para un mejor control de los egresos algunas compañías acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma. ordena incondicionalmente a una institución de crédito. extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta.

. todo realizado en Excel. cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias. el contador se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa. A continuación vamos a observar un comprobante de egreso. ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso. igual que como se procede con otros documentos.Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque. un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema de Contabilidad.

roles de pago.Como podemos observar. seguros pagados por anticipado. amortizaciones. registrar asientos de diario que se repiten mes a mes. Asientos de diario recurrentes. seguros pagados por anticipado Asientos de diario recurrentes Es muy común en una Contabilidad. nótese las dos líneas en la parte superior izquierda del cheque. . provisiones. Estos asientos por lo general utilizan las mismas cuentas deudoras y acreedoras. existen meses donde incluso los valores son los mismos. como el caso de depreciaciones. se utilizada también para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable. [1] http://es. esto significa que es un cheque cruzado. etc.wikipedia.org/wiki/Cheque ↑ volver al índice ↑ 5. las mismas cuentas utilizadas previamente en el comprobante de egreso. también es válido utilizar un sello con el texto “cheque cruzado”.

hasta el 15 de agosto de 2010 a las 12:00. Es necesario realizar un registro en Excel para llevar el control de los ajustes de la cuenta Seguros pagados por anticipado. en la hoja 2 las amortizaciones y en la hoja 3. Es importante conservar un archivo exclusivo en Excel para registrar todos estos asientos. que mes a mes realizamos hasta completar el tiempo para el cual fue contratado el seguro.00. debitábamos la cuenta de gastos Amortización de Gastos de Constitución y acreditábamos la cuenta de activo Amortización acumulada de Gastos de Constitución.como en el caso de las amortizaciones. siniestros o robos. En este cuadro podemos observar. Seguros pagados por anticipado Esta cuenta se la utiliza para cargar los pagos de pólizas de seguros contratados por la entidad para un tiempo determinado. el tiempo de vigencia va desde el 15 de agosto de 2009 a las 12:00.560. los valores pueden variar. dependiendo de las coberturas. la contratación de dos pólizas de seguros que suman $ 1. los seguros pagados por anticipado. Suele suceder en toda empresa. Por ejemplo para registrar el asiento de Amortización de Gastos de Constitución que ya vimos en el capítulo 7 de la unidad 3. en la hoja 1 pueden ir las depreciaciones. . para que sus bienes estén protegidos se contrata pólizas de seguro que cubren posibles desastres. este mismo asiento se repite cada mes.

con las mismas cuentas y los mismos valores. pero esta vez por 30 días.En agosto de 2010 se vuelve a registrar un asiento similar al del numeral 2. hasta quedar en cero.En la celda C8 tenemos la fórmula =$C$6/360*15 esto quiere decir que los $ 1.00. a partir de este mes la fórmula se mantiene igual hasta la celda C20.560. la última fórmula en la celda C21 es igual a la primera =$C$6/360*15 y corresponde a los 15 días del mes de agosto de 2010. En la celda C9 se encuentra la fórmula =$C$6/360*30. Si se renueva la póliza en los mismos términos (como suele suceder generalmente). podemos observar que esta cuenta va disminuyendo su valor mes a mes. Al examinar el Mayor de la cuenta de activo SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO.560. esto es hasta julio de 2010. debitando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO y acreditando la cuenta BANCO PICHINCHA por el valor de $ 1. que da como resultado $ 65.Registramos el asiento de ajuste de las pólizas debitando GASTO PÓLIZAS DE SEGURO y acreditando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO por el valor de los 15 días. . este asiento se tiene que registrar por los 11 meses siguientes. para obtener el valor del ajuste por 30 días de septiembre de 2009.00.00 estamos dividiendo para 360 días y multiplicando por 15 que es el valor que corresponde enviar al gasto del 15 al 30 de agosto de 2009. En el rango E8:I21 observamos los asientos que se realizan para este tipo de operaciones: Registramos el pago de las pólizas.Registramos el mismo asiento anterior. se tendrá que incluir otro asiento en el mismo mes por los otros 15 días de agosto. por los que días de agosto 2010.

observamos que el gasto se va incrementado. se registra un valor de $ 585. facturas. Para el ejercicio económico de 2010. existen personas obligadas a llevar Contabilidad y otras personas No obligadas a llevar Contabilidad.En cambio la cuenta GASTO POLIZAS DE SEGUROS. también debe contar con un software contable con su respectiva licencia que le permita emitir los principales reportes. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad Personas no obligadas a llevar Contabilidad Como sabemos según la legislación de cada país.00. En cambio las personas No obligadas a llevar Contabilidad. la cuenta GASTO PÓLIZAS DE SEGUROS. notas de crédito. etc.. notas de débito. pero si deben cumplir con llevar ciertos registros. Las primeras tienen que diseñar una serie de comprobantes. es decir es un gasto compartido entre dos ejercicios contables. .00. registra un valor acumulado a Agosto 15 de $ 975. hasta el cierre del ejercicio contable de 2009. ↑ volver al índice ↑ 6. con el fin de llevar adecuadamente su Contabilidad. si bien la ley no les exige llevar todos los libros contables.

también estos documentos disponen de una serie similar. en otros países esta tarifa puede ser diferente en más o en menos .. no se les exige. mas conocidos como comerciantes. para registrar la fecha en la que se realizó la compra. este detalle contiene: · Una columna para No. en el caso de Ecuador. se encuentra en la tarifa del 12%. esto para las personas que no poseen cultura tributaria y no tienen todavía su RUC. · Base Imponible 12%. · IVA 12%. para aquellos productos o servicios que no graban IVA.I. · Una columna para RUC o C. para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). . · Base Imponible 0%. en caso de no tener el RUC. · Razón Social. por cuanto sus transacciones son de baja cuantía. en caso de que se trate de Liquidación de Compras. para poner el número de factura con la serie respectiva que son los seis primeros números que tiene toda factura. · Fecha de factura de compra.Por lo general las personas No obligadas a llevar Contabilidad. para registrar el nombre de la entidad donde hemos realizado la compra o efectuado el gasto. aquí se registra el número del Registro único de contribuyentes que debe tener todo comerciante. se debe registrar el número de la Cédula de Identidad. en donde se registra un número consecutivo de las transacciones realizadas. sin embargo si están obligados a llevar: Detalle de Compras y GastosDetalle de Ventas Detalle de Compras y Gastos Este registro sirve para detallar todas las compras y gastos de las personas que realizan actos de comercio. · Número de Comprobante de Compra.. para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.

se debe totalizar también las cuatro últimas columnas y sacar las sumas por mes. en caso de no tener el RUC. · Base Imponible 12%. para registrar el nombre del cliente que nos ha comprado. aquí se registra el número del Registro único de contribuyentes que debe tener todo comerciante. en estos casos no se registra ningún valor.Fecha de emisión. se debe registrar el número de la Cédula de Identidad. para sumar todas las compras registradas en cada línea.Número de Comprobante de Venta. donde se registra el consecutivo de las ventas realizadas en el mes.I.. igualmente se lo debe hacer constar como anulada. en caso de que el documento de anule. IVA 12%. . en esta columna no debe faltar ninguna factura. para aquellos productos o servicios que no graban IVA.Una columna para RUC o C.Razón Social. para dejar constancia de la fecha en que se realizó la venta.. · Base Imponible 0%. para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado. como podemos ver en el cuadro siguiente: Detalle de Ventas Este detalle sirve para registrar todas las ventas realizadas por el comerciante a sus clientes.· Columna de Total. para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). para anotar los números consecutivos de las facturas emitidas a los clientes. consta de: Una columna para el No.

estos porcentajes se calculan sobre la base 12% o 0%. por lo general se trata de un porcentaje del subtotal de la factura. estos porcentajes pueden cambiar dependiendo de la política de la administración tributaria. que varía en función de las ventas realizadas. Tabla de pagos Préstamos Existen en algunas organizaciones o empresas. Estos préstamos se . todas los columnas de valores y calcular los totales por mes. Préstamos. como podemos ver en el cuadro siguiente: ↑ volver al índice ↑ 7. estos valores sirven como anticipo para el pago del impuesto a la renta y debe estar reflejado en el respectivo comprobante de retención. para registrar el porcentaje aplicado según la normativa vigente. por lo general inferior a la que ofrecen otras instituciones del sistema financiero. esto con el fin de darles facilidades para el pago y a una tasa de interés razonable. · Retenciones de IVA. la política de conceder préstamos a sus empleados. · % de Retención.· Columna de Total. igualmente se trata de un porcentaje aplicado a los valores de la columna H. igual que en las compras se deben totalizar. · Retenciones en la fuente de Renta. esta columna sirve para registrar el valor que los clientes han retenido por concepto de retención del Impuesto a la Renta. tenemos el % de retención del IVA. esta columna sirve para registrar el valor que el cliente a retenido por concepto de IVA. · Finalmente en la columna M. para sumar todas las ventas registradas en cada línea.

una vez aprobada la solicitud se prepara en Excel la tabla de pagos. del motivo para el cual va destinado. Dependiendo de la política de cada empresa. del cargo que ocupa. Tabla de pagos Para preparar estas tablas por lo general se requiere los siguientes datos: Nombre del empleado: Segundo AsimbayaFecha de ingreso a la empresa: 8 de noviembre de 2006Sueldo nominal: 218 dólaresValor del préstamo: 500 dólaresPlazo para el pago: 12 mesesTasa de interés aplicada: 10%Fecha de solicitud: 2 de octubre de 2009 A continuación vamos a observar la tabla de pagos programada para 12 meses: . etc. de manera general el valor del préstamo depende de los años de servicio que tenga un empleado. también del sueldo que percibe.otorgan también con el objetivo de incentivar al personal para que se desempeñe mejor en sus actividades. Si el empleado cumple con los requisitos establecidos. debe llenar un formulario y realizar la solicitud correspondiente. existen parámetros para solicitar los préstamos.

En la celda B9. es decir. para conocer el valor del interés de la primera cuota.-$F$5) para definir las cuotas (dividendos). registramos la fórmula =PAGO($F$3/12. En F8. en la celda B8 tenemos la fórmula: =C5+30 para definir la fecha del primer pago que es 30 días después de la fecha de solicitud (C5). hasta la celda B19. registramos la fórmula=B8+30 para obtener la segunda fecha de pago. En F9 en cambio registramos .$F$4. a partir de esta celda. el valor del primer abono al capital y así obtener el capital reducido. En la celda D9 aplicamos la fórmula =F8*$F$3/12 para calcular la tasa de interés de un mes. el valor del préstamo (500) multiplicamos por la tasa de interés (10%) y dividimos para 12. En la celda D8 aplicamos la fórmula =F5*$F$3/12. las mismas que como se puede observar son iguales para todos los meses. esta fórmula podemos copiar para el resto de filas. registramos la fórmula =F5-C8.En el rango A1:F5. del capital reducido. a partir de esta celda copiamos la fórmula hasta la celda D19. En la celda C8. podemos copiar la fórmula para el resto de filas. hasta la celda C19. para disminuir del valor original del préstamo. registramos =E8-D8 es decir el valor del dividendo menos el interés. En la celda E8. constan los datos antes solicitados. la misma fórmula se aplica hasta la celda E19.

Impuesto a la Renta Renta El objetivo principal de toda empresa comercial como sabemos. ¿Quién debe pagar? Deben pagar las personas naturales. que hayan percibido rentas gravadas. también podemos conocer el valor total del interés cobrado y el total del capital mas el interés que es la suma de todos los dividendos.=F8-C9 para seguir descontando los abonos al capital y seguir actualizando el capital reducido. Uno de los impuestos aplicados a quienes desarrollan una actividad comercial es el impuesto a la renta. llevan su parte a través de los impuestos. se les descuenta a los empleados en el rol de pagos de cada mes. ecuatorianas o extranjeras. D y E. los estados. el monto de las rentas gravadas percibidas en el año menos los costos o gastos denominados deducciones. es obtener ganancia o renta. ↑ volver al índice ↑ 8. las sucesiones indivisas y las sociedades. Las cuotas o dividendos. residentes o no en el país. ¿Sobre que se paga? Se paga sobre la base imponible. entendiéndose por tal. esta fórmula se puede copiar hasta la celda F19. Para las personas naturales existe una . pero por desarrollar esta actividad. Lo interesante de este método es que se obtienen cuotas o dividendos iguales para todos los meses y el empleado puede programar cuanto puede solicitar según su capacidad de pago y de acuerdo al tiempo que dispone para cancelar el préstamo. para comprobar si la suma de los abonos al capital da como resultado el valor del préstamo como en efecto así es. Impuesto a la Renta Para entender de mejor manera el impuesto a la renta. vamos a plantearnos algunas preguntas que inmediatamente daremos respuesta. Finalmente en la fila 20 totalizamos las columnas C.

salvo los ingresos por herencias. Año 2009 En dólares . hasta las fechas que se detallan a continuación: Noveno Dígito 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Personas Naturales 10 de marzo 12 de marzo 14 de marzo 16 de marzo 18 de marzo 20 de marzo 22 de marzo 24 de marzo 26 de marzo 28 de marzo Sociedades 10 de abril 12 de abril 14 de abril 16 de abril 18 de abril 20 de abril 22 de abril 24 de abril 26 de abril 28 de abril ¿Cuánto se tiene que pagar? El monto que se debe pagar depende de la base imponible. que es la cantidad fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es de 0%. ¿Cuál es el período tributario? El período tributario es anual. ¿Cuándo se debe pagar? La declaración y pago del Impuesto a la Renta se debe realizar desde el primero de febrero del año siguiente. y las personas naturales y las sucesiones indivisas deben aplicar la tabla progresiva que a continuación se expone. premios. sobre la cual las sociedades pagan el 25%. e ingresos ocasionales de no residentes. retiene el total del impuesto causado. en los demás tipos de rentas el porcentaje varía entre el 1% y el 8% del ingreso o renta. empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año. legados y donaciones. en él se deben incluir todas las rentas y presentar una declaración. durante el año. Su porcentaje y monto depende del tipo de renta. que son declarados en forma separada. estas constituyen un prepago del impuesto. En rentas del trabajo en dependencia (remuneraciones).cantidad desgravada. ¿Existen retenciones de este impuesto? Sí. el empleador.

utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.740 49.173 6. vamos a observar una parte de los formularios 101 y 102.480 87.300 en adelante Impuesto Fracción % Impuesto Fracción Básica Excedente 0 0 117 390 718 3.740 49.570 10.En las oficinas del SRI en medio magnético.447 10. utilizando los formularios preimpresos.540 17.370 32.En las oficinas del SRI en medio magnético.640 16.Fracción básica 0 8. utilizando los formularios preimpresos.910 13. NAC-DGER2008-1467 de 12 de diciembre de 2008 Exceso hasta 8.086 0% 5% 10% 12% 15% 20% 25% 30% 35% ¿Cómo declara una persona natural? Las personas naturales y las sucesiones indivisas.110 65. solo en el caso de Contribuyentes Especiales. deberán presentar su declaración en el formulario 102. utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.910 13. . [1] Existen formatos desarrollados por la administración tributaria en Excel para que los contribuyentes realicen su declaración del impuesto a la renta. utilizando el DIMM para elaborar la declaración.480 87.A través de Internet. ¿Cómo declara una sociedad? Las sociedades deberán presentar su declaración en el formulario 101. utilizando el DIMM (Declaración por Internet en Medio Magnético).300 Res.570 10.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar.A través de Internet.110 65.370 32.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar. solo en el caso de Contribuyentes Especiales. No.640 16.

gov.do?code=150&external=#anchor 8 .sri.[1] http://www.ec/sri/portal/main.

Entregar el comprobante de retención. éste deberá estar a disposición del proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes. ¿Quién debe retener impuestos? El agente de retención. son porcentajes que se deben aplicar según disposiciones de la administración tributaria a los subtotales de las facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas. la Administración Tributaria puede disponer que una persona se constituya en agente de retención mediante una autorización o disposición especial.Registrar contablemente las retenciones y pagos . ésta obligación nace directamente de la Ley o del Reglamento. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta Las retenciones en la fuente del impuesto a la renta. que acredita las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención. Pueden ser personas naturales obligadas a llevar contabilidad. sucesiones indivisas o sociedades dependiendo de las disposiciones de las normas vigentes para cada tipo de impuesto. nota de venta o de la emisión de la liquidación de compras y prestación de servicios.Proporcionar la información requerida. sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos. Sin embargo. que como regla general. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente. contados a partir de la fecha de presentación de la factura. de no entregar el valor total de la compra al proveedor.Declarar y depositar los valores retenidos. ¿Qué obligaciones tengo como agente de retención? Retener los impuestos legalmente establecidos. ¿Qué documento debo entregar al retener un impuesto? Un comprobante de retención. para quien esta retención le significa un prepago o anticipo de impuestos.↑ volver al índice ↑ 9. ¿Existe alguna autorización especial para retener impuestos? No. La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios. es quien compra bienes o servicios.

Se encuentran resaltados los conceptos más utilizados. [1] A continuación vamos a observar el formato que se emplea para imprimir los comprobantes de retención y luego los porcentajes de acuerdo a la normativa vigente para realizar las retenciones en la fuente del impuesto a la renta.Mantener un archivo de los comprobantes y de las declaraciones. .realizados. y.

A. aplica el 1% de retención de acuerdo al cuadro anterior.250.00 que es el valor total de la factura. según factura 3645 de Muebles Colineal. FUENTE 1% por $ 12.A continuación vamos a suponer que nuestra empresa MODELO S.00 más el impuesto al valor agregado al contado. por tanto el asiento de diario debe registrarse de la siguiente manera: Como podemos observar en este asiento de compra.00 y en lugar de acreditar BANCO PICHINCHA por $ 1.400. realiza con fecha 5 de octubre de 2009.. la compra de muebles de oficina por $ 1.50 y por la . debitamos MUEBLES Y ENSERES por $ 1.250. debitamos también el valor del IVA EN COMPRAS por $ 150.00. antes de realizar el pago. acreditamos la cuenta RETENC.

A continuación vamos a observar una parte del formulario 103. lo que podemos observar es lo siguiente: . donde se exponen las casillas de la base imponible que equivale al subtotal de las facturas y las casillas donde debe ir el valor retenido.387. es necesario primero consultar el Balance de Comprobación. Todas las empresas o los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad. es decir por $ 1. que realicen compras por los conceptos sujetos a retención. por Ley deben realizar las retenciones y una vez concluido el mes deben realizar la declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta en el formulario 103 y pagar en las instituciones financieras autorizadas para realizar esto cobros que por lo general son todos los bancos. Cuando vamos a realizar la declaración de las retenciones en la fuente.50. expuestos en el cuadro anterior.diferencia emitimos el cheque 854 del BANCO PICHINCHA.

.sri. Impuesto al Valor Agregado I. Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios.gov. el asiento debe registrarse de la siguiente manera: [1] http://www. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercialización pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa.Luego para cancelar estos impuestos. gravados con tarifa 12%. ¿Quién debe pagar? Deben pagar todos los adquirentes de bienes o servicios.A. El pago lo hará al comerciante o prestador del servicio.ec/sri/portal/main.V. En el caso de importaciones paga el importador el momento de desaduanizar la mercadería. luego de percibir el tributo lo entrega al Estado mediante una declaración. quien a su vez.do?code=3&external=#anchor5 ↑ volver al índice ↑ 10.

realizados en un mes determinado. aranceles y otros gastos imputables al precio. precio en el que se incluirán impuestos. la declaración puede ser semestral cuando los bienes vendidos o los servicios prestados están gravados con tarifa cero por ciento. suma total sobre la cual se aplicará el 12%. tasas u otros gastos atribuibles. ¿Cuál es el Período Tributario? El IVA es un impuesto que debe ser declarado y pagado en forma mensual. del mismo mes. ¿Cuánto se tiene que pagar? El valor a pagar depende del monto de ventas de bienes y de servicios gravados. sin embargo. y del valor obtenido se restará: el impuesto pagado en las compras y las retenciones. además el crédito o pago excesivo del mes anterior. En importaciones sobre el valor CIF más impuestos. ¿Cuándo se debe pagar? La declaración y pago del IVA se debe realizar desde el primer día hábil del mes siguiente al que corresponde la información hasta las fechas que se detallan a continuación: .¿Sobre qué se paga? El IVA se paga sobre la base imponible que está constituida por el precio total en el que se vendan los bienes o se presten los servicios. si lo hubiere.

el resto de personas naturales presentarán su declaración en el formulario 104A. independientemente de su noveno dígito.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar. utilizando el DIMM para elaborar la declaración. A continuación vamos a observar una parte de los formularios 104 y 104-A . solo en el caso de Contribuyentes Especiales.Las Instituciones del Sector Público pueden presentar su declaración hasta el 28 del mes siguiente al que corresponde la información.[1] ¿Cómo declara una sociedad? De la misma forma que las personas naturales obligadas a llevar Contabilidad. utilizando los formularios preimpresos. Para la declaración podrán utilizar las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magnético. en el formulario 104.A través de Internet. ¿Cómo declara una persona natural? En el formulario 104 las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y que realizan operaciones de comercio exterior.

.

Para la declaración del IVA. . es necesario primero consultar el Mayor General de la cuenta IVA EN COMPRAS y la cuenta IVA EN VENTAS.

es mayor al saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias . sea mayor al saldo de la cuenta IVA EN VENTAS.sri. se realiza la declaración pero no hay pago y el saldo de ese crédito tributario se traslada al mes siguiente.ec/sri/portal/main.gov. es cuando existe crédito tributario.do?code=304&external=#anchor 9 ↑ volver al índice ↑ Estados financieros. en este caso se debe establecer la diferencia y proceder al pago. [1] http://www. el asiento se debe registrar de la siguiente manera: En el caso de que el saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS. El Balance General o Estado de Situación 2.Como podemos observar el saldo de la cuenta IVA EN VENTAS. ejercicios y herramientas auxiliares Lecciones 1.

Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son: Activo corrienteActivo fijoOtros Activos Activo corriente. Inventarios. y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada. Ejercicio de una empresa comercial (1/2) 6. Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes. Pasivo y Patrimonio. es como una fotografía de la situación del negocio y está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo. . Ejercicio de una empresa comercial (2/2) 7. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2) 5. según esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse en efectivo más rápidamente. de lo que le deben. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio. como Caja.En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año. se debe registrar la respectiva Provisión de Cuentas Incobrables. Básicamente existen dos formas de presentar un Balance General: En orden de liquidezEn orden de solidez En orden de liquidez Es la forma más usual de presentación de un Balance. ÍNdices financieros 10. Kardex y métodos de valoración de inventarios (2/2) 9.. Bancos. etc. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2) 4. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas. de lo que debe. Microsoft Outlook y correo electrónico 1. Kardex y métodos de valoración de inventarios (1/2) 8.3. El Balance General o Estado de Situación Balance General El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa.

de ser así se debe registrar este valor restando a los activos mencionados. A continuación vamos a observar la sección del Activo con sus tres segmentos principales: . Con excepción de la cuenta Terrenos.Dentro de este grupo tenemos bienes de características más sólidas y que sirven para desarrollar las actividades de la empresa. normalmente no están destinados a la venta. etc.Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las dos primeras categorías como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado... Algunos de estos activos están sujetos a amortización. Equipos de Computación. Edificios. todos los activos fijos tangibles están sujetos a depreciación y esta cuenta debe reflejarse en el Balance. depósitos en garantía. En orden de solidez Esta forma de presentación se utiliza en algunos países europeos y consiste en presentar primeros lo más sólido como es el activo fijo y luego lo más líquido que es el activo corriente. Muebles y Enseres.Activo fijo. Maquinaria y Equipo. etc. Terrenos. dentro de este tenemos: Vehículos. Otros Activos.

. dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a proveedores. documentos por pagar. documentos e hipotecas por pagar a largo plazo. etc..Son los valores que la empresa debe pagar en un plazo no mayor a un año.. se suele presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos: Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo Pasivo corriente o de corto plazo. Pasivo a largo plazo. provisiones sociales. sobregiros. obligaciones bancarias.En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe. impuestos por pagar.Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un plazo superior a un año como por ejemplo: Cuentas.

683. esto es para indicar que son de naturaleza acreedora. ↑ volver al índice ↑ . con lo que se concluye que este balance está cuadrado.98.683. éste último valor es el vínculo que existe entre el Balance General y el Estado de resultados o pérdidas y ganancias. las reservas y el resultado del ejercicio. por otro lado el pasivo + el patrimonio también suman $ 38. Como podemos ver por un lado el activo suma $ 38. En el grupo de patrimonio se debe incluir el Capital.También se tiene que incluir en esta sección. que son los valores netos que pertenecen a los socios.98. lo correspondiente al Patrimonio. Al pie de este documento se debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia. A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio: Los valores de esta sección están antecedidos del signo (-). dicho de otra forma es la diferencia entre activo menos pasivo.

2. renta o utilidad. demuestra las causas que generaron la utilidad o pérdida obtenida durante un ejercicio contable o período determinado. Rentas Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que significan utilidades para las empresas en cada período contable. Las rentas se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio o venta de los bienes o servicios materia del negocio. original pérdida o déficit en el período o ejercicio contable de su registro. así como también ingresos no operacionales.[1] Gastos Se conceptúan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios realizados por las entidades en cada ejercicio o período contable. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias Estado de Resultados Este estado financiero también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias. los gastos deben ser contabilizados con cargo al período en el que fueron . en cuanto incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades. que generalmente. también provienen de operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividades complementarias de diversa índole al giro empresarial. De acuerdo con el principio contable de “reconocimiento inmediato”. y cuando NO se pagan en dinero constituyen créditos por pagar que incrementan el pasivo empresarial. En este estado se detalla todos los ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio. De acuerdo al principio contable de REALIZACIÓN. Por otra parte. todo ingreso. los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminución del activo disponible. obtenidos por rendimientos financieros o venta de activos fijos. sin embargo. significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las rentas. debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización.

pagados o dieron lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelación.[2] A continuación vamos a observar el estado de Pérdidas y Ganancias. mientras que los gastos tienen saldo deudor. Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la realización de las actividades típicas de las entidades. Los valores de la sección de ingresos tienen signo negativo. En este caso vemos que se ha obtenido una utilidad de $ 412. luego el segmento de gastos. para indicar que estas cuentas tienen saldo acreedor. al igual que en el balance general también se deben registrar al pie de este estado financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia.38 y precisamente este valor se refleja también en el balance general como parte del patrimonio. en primer término el segmento de ingresos. .

A través de .[1] OROZCO Cadena. Contabilidad General.” y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros. 476 [2] OROZCO Cadena. José. Pág. la empresa se llama “Fragata Tours Cía. Contabilidad General. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2) En este capítulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se encarga de prestar servicios turísticos. José. 471 ↑ volver al índice ↑ 3. los sitios más atractivos del país. Ltda. Pág.

Junio 11. Junio 8.oo mas iva para 6 meses.las transacciones propuestas.00 entre 4 socios que aportan $ 20.00. comprobante de egreso 005. comprobante de egreso 006.00 más iva..500.. Junio 5. se paga el 50% con cheque 003. factura 001. comprobante de egreso 004. se paga de contado con cheque 004.00 a Juan Valdéz. comp.Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco Pichincha y se deposita $ 70.00 más iva cada mes. .000. cheque 002. según factura 682451.Se deposita en el Banco Pichincha la recaudación del día anterior. Junio 9.00 más iva por computador en Computrón. según papeleta 203591.Se crea la Agencia de viajes “Fragata Tours Cía.oo más iva cada paquete.000.000.500. por el valor de $ 8.. cheque 006. dinero que se recibe en Caja. nos descuenta la retención en la fuente.Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.00 cada uno. Transacciones Junio 1.. según egreso 002.00 en calidad de anticipo y reservación para el personal de CERSA que viajará a la playa de Salinas.Se vende 7 paquetes turísticos a la empresa CERSA por $ 800... vamos a conocer como se desarrollan sus operaciones...A..Se paga una garantía de $ 3. se cobra de contado. según papeleta de depósito 524126. propietario de un local comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001. Ltda.Se firma el contrato de publicidad No. comp. Junio 3. Comprobante de ingreso 001.000. Junio 2.” con un capital de $ 80. se paga con cheque 005. además se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razón de $ 1.Se paga al Hotel Barceló Colón Miramar $ 2.. comprobante de ingreso 002. Junio 4. Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 días con el 16% de interés. según factura 102548. liquidación de compras 01. Egreso 001.000.Se adquiere 3 computadores a razón de $ 400. 104125 con Telesistema por $ 6.000. Junio 10.

cheque 008. egreso $120. egreso $180. según factura 25481. Junio 15.00. deben aparecer de la siguiente manera: $650.00. no graba iva.00. cheque 010.Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas: Santiago Jácome (Gerente) 008 Rita Varela (Secretaria) 009 Jenny Samaniego (Contadora) 010 Freddy Muñoz (Mensajero) 011 Pedro Soto (Vendedor) 012 Se pide: -Realizar los asientos de diario. cheque 009.. Desarrollo del ejercicio Los asientos de las transacciones en el Diario General.Se paga a transportes Ecuador $ 540. egreso $250. egreso . cheque 011..Junio 12.00 por servicios de transporte de Quito a Salinas con el personal de CERSA. egreso 007.00. con las retenciones que exige el SRI en las transacciones que corresponda. cheque 012. egreso $150.00. se paga con cheque 007.

En el asiento AD 011 están incluidos todos los anticipos entregados al .Como podemos ver cada transacción tiene su asiento correspondiente. se ha incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislación vigente. Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente. para acreditar. por ejemplo siempre que utilicemos las cuentas de bancos. se debe aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION. esto facilitará posteriormente la conciliación bancaria. a nosotros también nos retienen cuando vendemos. se debe incluir en la descripción el cheque. pues ésta. retenemos el porcentaje respectivo cuando compramos. pero como la Ley es para todos. en ocasiones varía ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos.

nos cancelan de contado. si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado. egreso 014. para gastos pequeños. según egreso 016.personal. cheque 016. factura 03.00 más iva. realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos. según factura 002.800...Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100. con cheque 013. por $ 850.Alquilamos el equipo de alta montaña a los 8 turistas extranjeros a razón de $ 50.. realizamos la retención respectiva. .. realizamos la retención en la fuente.Se compra suministros y útiles de oficina en PACO.00 más iva cada paquete.00 más iva. Invesplan. según factura 26584.Se adquiere Equipo de alta montaña para alquilar a turistas. el criterio contable también es válido. Junio 18.Se vende 10 paquetes turísticos a la Cía.00... nos conceden 10 días de crédito con letra de cambio 2684. en equipos Cotopaxi. pero implica más trabajo. ↑ volver al índice ↑ 4. por el valor de $ 5200. Junio 19.00 más iva por persona. egreso 013. según factura 6582. Rita Varela. realizamos la retención respectiva.00.00 más iva. Junio 17. este fondo está bajo la custodia y manejo de la Srta. descontamos el anticipo entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015. nos envían la retención en la fuente. Junio 24.. egreso 015. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2) En este capítulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio: Junio 16.Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barceló Colón Miramar. a razón de $ 900. comprobante de ingreso 003.Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8 turistas extranjeros por $ 160. En el siguiente capítulo vamos a incluir más transacciones para concluir el mes de junio. por $ 2. pagamos con cheque 014. Junio 22. se concede crédito sin documento de 15 días. Junio 23.

00.Junio 25. el valor de $ 30. cheque 023. egreso $500. egreso . cheque 022.. según factura 2485. realizamos la retención respectiva.Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO.300.00. cheque 021.. Además se realiza y se paga el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos: Santiago Jácome (Gerente) 019 Rita Varela (Secretaria) 020 Jenny Samaniego (Contadora) 021 Freddy Muñoz (Mensajero) 022 Pedro Soto (Vendedor) 023 Se pide: Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos. egreso $360. egreso $300.00..00. egreso 017. papeleta de depósito 692.00. pagamos con cheque 017.00.Realizamos el pago de los equipos de montaña. comprobante de egreso 018..La compañía Invesplan nos cancela el valor de los paquetes turísticos facturados en junio 17. Junio 30. recibe caja. los asientos deben registrarse de la siguiente forma: $1. con descuento de los anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances En el diario general. la recaudación del día anterior. adquiridos a Equipos Cotopaxi en junio 19. cheque 019. egreso $240. Junio 26. cheque 020. según ingreso 004. Junio 29. cheque 018.Se deposita en el Banco Pichincha.

El rol de pagos y el cuadro de provisiones. se presentan incluyendo al pie.Como podemos ver. en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024 que corresponden a la contabilización del rol de pagos y las provisiones de junio respectivamente. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones. pero se conservan las columnas para cuando llegue el . la contabilización.

es a partir del segundo año. Para la contabilización del rol. En el cuadro de provisiones. debitamos las cuentas del gasto y acreditamos cuentas de pasivo a excepción de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una cuenta de activo. que tienen derecha a este fondo. en la columna de anticipos y préstamos se descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun2009). de todas maneras se conserva la columna para realizar el cálculo cuando llegue el momento. en razón de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor. la columna préstamos quirografarios va en blanco en razón de que los empleados aún no han solicitado este tipo de préstamos. no se realiza el cálculo de los fondos de reserva. los empleados deben estar por lo menos un año en la empresa.momento. En cuanto a la contabilización de las provisiones debitamos las cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final del cuadro. agregar esos cálculos. .

para 6 meses.A continuación vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado. además vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos. arriendos que se pagó en forma adelantada para 3 meses y publicidad. adquiridos en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera: Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente cuadro: .

dividimos para 12 para obtener el valor mensual y éstos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciación diaria. Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009. aplicamos los porcentajes de depreciación: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computación. por último estas cuotas multiplicamos por los días transcurridos desde que se adquirieron los activos hasta el 30 de junio.A los valores de adquisición de los activos. . estos valores que son anuales. que es la fecha de cierre del mes.

↑ volver al índice ↑

5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2)
En el presente capítulo, realizaremos un ejercicio práctico de una empresa comercial, con transacciones del mes de julio de 2009. Transacciones 1.- La empresa “DTK” dedicada a la compra venta de mercaderías, posee como inventario inicial 90 unidades del artículo “Q”, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $ 18.000,00 en el Banco Pichincha. 2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, según factura No. 30 de Comercial Mery, cheque No. 01. 3.- Efectúa una venta de 35 unidades al contado, según factura No. 01 a $ 110,00 cada una. 4.- Vende 20 unidades a crédito, según factura No. 02 a $ 120,00 cada una. 5.- De la venta anterior, según factura No. 02, devuelven 10 unidades. 6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, según factura No. 45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02. 7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades 8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a $ 130,00 cada una. 9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, según comprobante de depósito No. 543. Se requiere: Libro diarioLibro mayor Desarrollo del ejercicio

el libro mayor se muestra de la siguiente manera: .Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema.

.

Ejercicio de una empresa comercial (2/2) En este capítulo.↑ volver al índice ↑ 6. vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables: · · Balance de Comprobación Balance General .

243.00 . se ha procurado incluir únicamente cuentas que faciliten nuestro ejercicio. todas las cuentas que han intervenido en los asientos y están previamente mayorizadas.561.00 16.50 14.50 139.50 127.00 1. En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas.672. pero esto no quiere decir que la empresa no necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los ejercicios de capítulos anteriores.571. 3864-4 CAJA.C.· · Estado de Resultados Kardex de mercaderías con el método Promedio ponderado Como podemos ver en el Balance de Comprobación que antecede. BANCOS RETENCIONES EN LA FUENTE IVA EN COMPRAS IMPUESTOS ANTICIPADOS RETENCIONES EN LA FUENTE 1% IVA EN VENTAS 1.434.00 1. aparecen con las sumas y saldos debidamente cuadrados.386. tanto en el activo como en el pasivo y son las siguientes: CAJA GENERAL BANCO DEL PICHINCHA C.50 1.

525. luego seleccionamos color de fuente blanco.OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS 1. esto se logra marcando el rango donde se encuentran los códigos.00 Para mejorar la presentación del balance también se a omitido los códigos de los grupos de cuentas. como lo podemos ver en la siguiente imagen: A continuación presentamos el Balance General: .

.

El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera: .

.

en todo caso cada contador puede realizar la presentación de este estado de la forma que considere mas apropiada para un mejor análisis.Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996. luego se restan los GASTOS.553.98 A esto se suman OTROS INGRESOS. De la forma que se presente.98 fue también registrada en el Balance General.00 10.02 996. dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO.550. la utilidad o pérdida no va a cambiar. . En algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de la siguiente manera: VENTAS (-) COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 11.

valor unitario y valor total. que puede ser: unidades. En este caso únicamente tenemos el artículo “Q”. donde el asiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas.. todos los datos informativos de los artículos que vende la empresa.98 cuadra perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que aparece en el Balance General. En este registro tenemos columnas para fecha. galones. al igual que la devolución en compras de la fecha 7.396. . litros. etc. salidas con cantidades. método de valoración. a excepción de la fecha 5. detalle. vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los saldos del mayor. pero normalmente en las empresas tienen varios artículos para la venta y como sabemos para cada artículo se debe realizar una tarjeta kardex. valor unitario y valor total. debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERÍAS en el libro mayor. valor unitario y valor total y existencias con cantidades. las compras de las fechas 2 y 6 están de acuerdo a los asientos contables correspondientes. La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo “Q” del presente ejercicio. han sido registrados debitando Costo de Ventas. luego entonces la suma de todas las tarjetas kardex. kilos. entradas con cantidades. se trata de una tarjeta de control que contiene en la parte superior. Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS. máximo y mínimo. unidad de medida. estos son nombre del artículo. Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10. Todos los movimientos registrados en SALIDAS. y acreditando Inventario de Mercaderías.Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías.

vamos a estudiar estos 4 métodos. Últimos en Entrar.E. Kardex y métodos de valoración de inventarios (1/2) Kardex El kardex es un documento. Primeros en SalirMétodo U. con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta. ↑ volver al índice ↑ 7. Método Promedio Ponderado El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su aplicación es más sencilla.En el próximo capítulo vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamos a establecer comparaciones entre cada uno de ellos. tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios. que son los siguientes: Método Promedio PonderadoMétodo P.P.P.S. vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocer como se debe aplicar este método: .S.E. Métodos de valoración de inventarios Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios. Primeros en Entrar. Primeros en SalirMétodo Último precio de compra Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior.

15 que es el nuevo costo promedio ponderado.800. similar fórmula.123.800. 9. registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario. esta vez de 20 unidades que salen a $ 106. esto da como resultado $ 2.715. el costo por unidad de la devolución es igual al costo de la venta. es decir $ 106.00 que registramos en la celda K9. Fila 9 Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120. sumamos los valores totales anteriores.000. éste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106. registramos con signo . =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias.00 cada una.00 en la celda K8.00.15.000. de la última venta.00 de la compra y obtenemos 13. obtenemos $ 9.15. Fila 10 En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades. actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11. Fila 11 Registramos en julio 4. esto da como resultado $ 7. en K11 registramos =K10-H11. 90.961. otra venta. mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9. este valor queda registrado en la celda J9.15 c/u. aplicamos en la celda K10. las devoluciones en ventas. sumamos las cantidades de la fila anterior.08 (H11). esto nos da un total de $ 4.Fila 8 Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial. para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106. resultado que se encuentra en la celda E9.15. en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades. que deben salir al último costo promedio ponderado que es 106. Fila 12 En julio 5. es decir aplicamos la fórmula =K9/I9. devuelven 10 unidades. de manera que en F12.00.38 que se encuentra en la celda H10.800.54 que dividido para 75. esto da como resultado 3. al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es el valor unitario. mas 4.15. se registra de esta forma para no confundirnos con las compras. da como resultado otra vez $ 106. en J10 registramos la fórmula =K10/I10.

396.10.061. registramos un total de $ 1.061. en K14 restamos $ 18. Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades. sumamos $ 9. que da como resultado $ 9. en el total tenemos $ 9. Fila 14 En julio 7.173.S.54 mas 1.15.15. obtenemos como resultado $ 10. Fila 15 Se realiza una venta en julio 8.08 para 85.08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116. que equivale a la suma de 7. obtenemos otra vez $ 106. este total $ 18.00 por unidad.776.00. a un costo de $ 106. 92.100. al mismo costo de $ 130.52 que es el mismo de la fila anterior.961. Fila 13 Se realiza una compra en julio 6.396.08 que dividido para 140. En cantidades de la sección existencias. Primeros en Salir .54. Actualizamos las existencias.00. en H12 obtenemos ($ 1. Primeros en Entrar. actualizamos las existencias. Método P.08 menos 5.123. dividimos $ 9. valores y costo promedio de los inventarios.950.123.54). restamos 140 menos 50. restamos 16.08 menos 1.950. para obtener el nuevo costo promedio.00 mas $ 9. da como resultado $ 5.08.023. 70 unidades a un nuevo precio de $ 130. nos da 90 en la celda I15. 50 unidades al último costo promedio registrado de $ 115. restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades. lo propio hacemos con los valores.E.776.98 y un costo promedio de $ 115.menos 10 unidades.P. el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10. se registra una devolución en compra de 15 unidades. da como resultado $ 115.52 que es el nuevo costo promedio ponderado. registramos la fórmula =I11-F12 y obtenemos 85. pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85. en la celda I14.023. todas estas cantidades las registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis.100.52.oo y obtenemos $ 16. también equivale al signo negativo. las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13.10.00.08.52.023.98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115.173.

vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex.00 cada uno. esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método de valoración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuación. son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias.P. Fila 28 .S. Fila 26 Al igual que en el método promedio ponderado. 40 unidades a $ 120. utilizando el método P.000. Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier método. 90 unidades a $ 100. que da un total de $ 9. Fila 27 Registramos una compra en julio 2.E. de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior. trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios. da como resultado $ 4.00. registramos el inventario inicial.00.800. es decir que no existe variación. los costos de las primeras mercaderías en entrar.En este método.00.

realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130. Fila 37 En julio 7.100. 40 de a 120 y 55 de a 130.200 mas 7.00 por unidad. Fila 40 y 41 En julio 8.150. se mantienen 40. en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120. registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. 40 de a 120 y 70 de a 130. esto nos da un total de $ 3. Fila 30 En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades. el costo por unidad de la devolución registramos al mismo precio de la compra. 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas. pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir. registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130. Fila 32 Se registra una devolución en venta en julio 5. 35 unidades que debemos registrar al costo de 100. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100. registramos una venta de 50 unidades. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100. sacamos 20 de a 100. es decir $ 130. las unidades de 120.00. como todavía tenemos disponibilidad de las de a 100.200.00. ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120. Fila 34 En julio 6. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90. sumamos los totales 4.00.00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7. que ponemos con signo negativo en entradas.500.00. trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29 conforman la actual existencia del artículo “Q”. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4. al igual que en el caso anterior. de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35. esto nos da como resultado $ 9.Se realiza una venta en julio 3.150 y obtenemos el total de inventarios $ .

350.S. Primeros en Salir En este método. registramos el inventario inicial.00.800.000. 90 unidades a $ 100. da como resultado $ 4. Fila 52 Al igual que en el método anterior.00. En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos para valorar los inventarios.00 cada uno. Como podemos observar utilizando este método se elevó el valor del inventario. ↑ volver al índice ↑ 8. de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120.00.11. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior.P. Kardex y métodos de valoración de inventarios (2/2) Método U. estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias. . 40 unidades a $ 120. Últimos en Entrar. los costos de los últimos artículos comprados. que da un total de $ 9. vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex. trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.00. son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Fila 53 Registramos una compra en julio 2.E.

registramos a un costo de 100 cada una. por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100. Utilizando este método observamos que el valor del inventario bajó. realizamos otra venta de de 20 unidades. esto nos da un total de $ 7.950. porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método.500. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120. en existencias nos queda ahora 85. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9. nos da 8. 35 unidades que debemos registrar al costo de 120. esto nos da un total de 1. a un costo de 100. finalmente en existencias tenemos. 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. Fila 63 Se realiza una venta de 50 unidades. al mismo costo de las unidades compradas $ 100. Método último precio de compra . Fila 59 Registramos en julio 6.Fila 54 Se realiza una venta en julio 3. en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.150. se realiza una devolución en venta de 10 unidades. en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130. sacamos 5 de a 120 que son las últimas que nos queda y 15 de a 100. registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo.500.000. la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130.00. Fila 58 Con fecha 5 de julio. lo que nos da un total de 1.00. la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución. Fila 61 En julio 7.00. Fila 56 y 57 En julio 4. deben ser las primeras en salir. A continuación vamos a ver el último método. registramos al costo de 130. registramos la devolución en compra de 15 unidades.

que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo precio.00. la compra por un total de Total En el kardex en cambio tenemos un total de Tenemos una diferencia que debemos ajustar por $ 9. devolución en venta o devolución en compra.00 $ 4.00 cada unidad.800. de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15. pues éste es el último precio de compra. pues este es el objetivo de este método. este conserva el precio de la última compra. venta. en existencias teníamos 90 de a 100.800. en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho.00 1. En nuestra Contabilidad tenemos registrado: En julio 1. El asiento que debemos registrar es el siguiente: .800. el precio de la última compra.600.00. Como podemos ver en la fila 76.Mediante este método se conserva en las existencias del inventario.00 13. ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120. El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA.600. A diferencia de los otros métodos. ya sea compra.000.00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE.00 15.800. pero al comprar 40 unidades mas. es muy parecido al primer método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento. estamos comprando 40 unidades a $ 120. el inventario inicial por En julio 2.00 Los $ 1.

Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método. Primeras en Salir $ 11. obtenida con los 4 métodos: 1. el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de último precio de compra. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método U.350. como .00 2. los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores. queda con un valor igual al del kardex $ 15. 3.E. este método es mas utilizado en épocas inflacionarias.S.E.00 10. en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método último precio de compra.396.150.E. Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado.P. como se indicó antes.600. otros pueden considerar que mas práctico es el método P. seguido por el método P. luego el método promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.P. Primeras en Salir Método Promedio Ponderado Método Últimas en Entrar.98 9.P. la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS.S.S.De esta forma.00 Según los valores anteriores.. Método Primeras en Entrar. 4.E. donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios.700.00 en esta fecha. Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios. Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios.P.S. para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado. Como se puede deducir.00. Método Último precio de compra 11.

Indicadores o Índices de Liquidez a Corto Plazo Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo (menores a un año) y para atender con normalidad sus operaciones. pues ciertas empresas consideran por seguridad. los expertos contables han determinado algunos índices que se obtienen estableciendo comparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances. sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades. Los índices financieros constituyen la forma más común del análisis financiero. vamos a determinar los principales índices. esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indica también probabilidades y tendencias. pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las entradas como para las salidas. ÍNdices financieros Para realizar un mejor análisis de la situación de las empresas. Sirven para establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar sus pasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes.hemos visto en los ejemplos presentados. que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías. ↑ volver al índice ↑ 9. Además en bodega no interesa que método de valoración se está aplicando. . [1] En base a los balances de la empresa “OPQ” que se muestran a continuación.

.

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&& .

a corto plazo.Índice de Solvencia Sirve para medir las disponibilidades de la empresa. para pagar sus deudas también de corto plazo.Para el análisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales: 1.. . también se le denomina relación corriente.

5 y 2.. se considera un índice más rígido para medir la liquidez de la empresa. para cubrir las deudas de similar período.5 y 1.0. pero en esta fórmula. Para calcular este índice existen dos fórmulas que se presentan a continuación..El índice Standard puede ubicarse entre 1.0 3. frente a sus obligaciones corrientes. .Índice de Liquidez También sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo. 2.Índice de Liquidez Inmediata o Prueba Ácida Este índice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad. el Standard se ubica entre 0.5 y 1. se resta los inventarios. El Standard de este índice puede ubicarse entre 0. igual que en el caso anterior.5.

aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturaleza de los bienes comercializados. 5.5..Índice de Rotación de Inventarios Este índice sirve para señalar el número de veces que el inventario de productos terminados o de mercaderías se ha renovado como resultado de las ventas realizadas en un determinado período. De preferencia es aceptable una rotación elevada.Índice de Inventarios a Activo Corriente Sirve para indicar la proporción que existe entre los rubros menos líquidos del grupo del activo corriente y el total del grupo. el Standard se ubica entre 0. El promedio de los inventarios se obtiene sumando el inventario inicial más el inventario final y dividiendo para dos.4. ..

Rotación de Cuentas por Cobrar Sirve para establecer el número de veces que en promedio. se han recuperado las ventas a crédito dentro de un ciclo de operación... De preferencia es aceptable un plazo medio menor frente a un mayor. Es aceptable una rotación alta a una rotación lenta.6. se deben tomar en consideración los problemas de pérdidas de clientes por presión en los cobros principalmente. 7. el inventario ha permanecido en las bodegas antes de venderse.Permanencia de Inventarios Este índice se refiere al número de días que en promedio. . pues esto implica una reducción de gastos financieros y como consecuencia una inversión menor.

consigue evaluar la eficiencia de la gestión comercial y de cobros. 9. . Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientes y se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.Capital de Trabajo Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones.[2] 8.· El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobrar al inicio del período más las cuentas por cobrar al final del período y se divide para dos. para recuperar las ventas a crédito..Permanencia de Cuentas por Cobrar Este índice señala el número de días que la entidad se demora en promedio.. después de pagar sus obligaciones a corto plazo.

hasta aplicar la división para determinar el porcentaje. la fórmula continúe operativa. en la celda C113. se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL..[3] Como se puede observar. es aconsejable para colocar los datos de las fórmulas hacer referencia a la ubicación de las celdas donde se encuentren los valores. en una misma hoja de Excel. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuación. con la fórmula =GENERAL!C18 igual situación se da con el valor del Capital de Trabajo. . se puede aplicar todas las fórmulas que posibilitan obtener los índices.Inventarios a Capital de Trabajo Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo. demuestra una excesiva inversión en la formación de los inventarios de la empresa.10. si es demasiado alto. de tal forma que si las cifras de los balances cambia.

556. documentos. Pág. Mercedes. sirven para realizar un mejor análisis de la situación de una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de los balances. Pág. Leopold A. 339 ↑ volver al índice ↑ 10. Contabilidad General. Análisis de Estados Financieros. Pág. [1] BRAVO. Se puede establecer más índices dependiendo de los requerimientos de los ejecutivos para un análisis mas detallado. Ventajas de Microsoft Outlook . Microsoft Outlook y correo electrónico El avance de la tecnología ha hecho posible el envío y la recepción de archivos. A nivel de Contabilidad como está demostrado. Mercedes.Todos los índices estudiados. se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema contable y éste a su vez se lo puede enviar por vía electrónica. [3] BRAVO. videos y un número muy significativo de datos en cuestión de segundos a cualquier parte del mundo. Contabilidad General. 337 [2] BERSTEIN.

un contador bien puede realizar la Contabilidad de una entidad a . Hace algún tiempo atrás era necesario que las empresas cuenten con un contador de planta. De acuerdo a la imagen anterior. de modo que todos los documentos fuente de una Contabilidad. podemos observar que Outlook dispone de Correo. archivos en varios formatos de audio y video. sin embargo ahora con el avance de la tecnología. pueden ser susceptibles de enviar por correo. todo esto ha facilitado el trabajo a muchas personas. tiene otras opciones que sirven de mucha ayuda para la organización y programación del tiempo y la agenda dentro de una entidad. Correo Es la opción más utilizada de este programa. Contactos y Tareas. Calendario. dependiendo de las actividades que realice cada persona. Dentro del aspecto contable.Microsoft Outlook a más de servir como correo electrónico. hoy en día se tiene la facilidad de escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo. por lo regular a más de documentos se puede recibir y enviar.

etc. incluso el pago también se lo puede realizar mediante transferencia electrónica. también es necesario grabar los archivos de Excel con contraseña para mayor seguridad. se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel. electricidad. se le puede proveer los documentos fuente a través del correo y dado que como está demostrado. el contador también puede enviar su trabajo por el mismo medio. o actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. . de tal manera que los profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier lugar donde cuenten con una conexión a Internet. Dentro de las actividades de Contabilidad por ejemplo.kilómetros de distancia. las empresas que prestan estos servicios proceden a cortar el servicio. Internet. la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos observar en la siguiente imagen. Calendario Esta opción de Outlook es muy útil para que la computadora nos recuerde citas. teléfonos. las fechas para pagos de servicios básicos como: agua. el concepto del pago. se puede anotar en el calendario. Es necesario indicar que para mayor facilidad de los envíos por correo electrónico es mejor empaquetar los archivos con programas exclusivos para este propósito. Es importante anotar en el calendario con dos o tres días de anticipación. los cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido.

patronales. fax. organización a la que pertenece. para que llegada la fecha y hora señalada. Igualmente es útil para comunicarnos con proveedores. relaciones laborales. etc.Para todo lo expuesto. Los datos se pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen: . Contactos Microsoft Outlook. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para realizar todos los pagos. emitiendo los cheques a tiempo. ingresando nombres. es decir con esto actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos. clientes y demás personas con las que tenemos vínculos de negocios. Es muy útil también para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos cumplir en cualquier fecha del calendario. teléfonos. también permite que se puedan almacenar contactos. es importante mantener actualizada la fecha y hora del computador. etc. Outlook nos recuerde lo que debemos hacer.

Palabras Finales Al término de este curso. Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la Contabilidad.Tareas Esta opción nos permite redactar tareas que tengamos que realizar. Como hemos observado. quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas más utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida. se lo puede adaptar para múltiples . se puede incluir una fecha de vencimiento. todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temática de la Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos. con el objeto de que el alumno conozca los temas contables más comunes dentro del aspecto laboral. seremos reconocidos como personas responsables y eficientes dentro de la empresa. permite también tachar o cruzar una raya cuando la tarea ha sido cumplida. de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras tareas en las fechas previstas.

lo que hemos visto es una muestra de lo mucho que se puede hacer. Su servidor.trabajos. Arturo Efraín Ortiz . les deseo muchos éxitos a todos los lectores.

 e#0903.8 :./4803.2039003./0-0089.03.6:0 4170.-0 54740307.1. 089.8.476:048.:..4308/0' 089.O3 5.54J9..70547.#039.42454/0248.8 .039.43.870897.4708.87.8./0./..0.9.847.J30..9..7081.70903/4547.085:0/03.0880.870.470887..370903/4547.4.4:23.0/07 57F89./03907F87.:3.3.039.476:0 0./0%49..794/.0.4:23../0.05.-.05./48 0894.4:23.-. 5..24880 ./23897.43..7.:.0390 08948547.8.e4:23.2-.074 894857F89....203908097.248.43.08 547208 .4 /025:0894./748:0390  ‹....77010...424.70897.039.3.9:7.13.. 54740307.310747.8.8.8:2.8 80/0-03949.0594/070903.J3/..9.4.848../4./085.O3/0.748949.39.O3 /025:0894.5.70.O3  e/0#0903.43084025708.7039.7.4:23.7.8:80250.:..70.07.83899:./403070850.7/0503/03/4/0. 08948. 08948547.43013/0/.430803..9.43.0390.4 .4:23.031:3./../0..248 %.390/070903.  e3..804   e#0903.9.545.3 84-70.42574-.8097.6:003./0:3 547.O3/0'  6:0.039./.. 90302480/070903.70897. 54J9.7..87. 3472.0594/0' :. 70897.0/0 8:-949.248 890303.5.8/0.48./05.48 !7F89...7J.:3.039.0 5.O397-:9.05.7.4708/0.4308/088902.7 94/.1:0390/0#039.803 .7.039.03908.03497.0‹  !7F89..07030./.4257.039.7./0:3547..

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