CURSO:

TRÁMITE DOCUMENTARIO
Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

TEMA: 2

Documentos Electrónicos y Digitales I

www.itec123.com
El mundo en un minuto

01
¿Qué es la Digitalización?
“Expresar datos en formato digital”. (RAE)
“Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas
reglas” (Diccionario Vox)
Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en algo digital
–entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits.
Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos
almacenar y modificar con el ordenador.
Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de
documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones).

02
Por qué Digitalizar
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y
distribuir documentación.

Elimina el extravío de documentos.

Permite un acceso rápido y fácil a la
información.
Permite almacenar información en múltiples
formatos electrónicos.
Controla el acceso a la información.
Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda
de documentos.
Permite simultaneidad de usuarios en el mismo
documento.
Protege la información
Agiliza el servicio a los clientes.
Permite una fácil distribución de
documentos vía Internet o intranet.
Protege los documentos contra la acción
de agentes externos y deterioro de los
mismos.
Optimiza el espacio físico convirtiendo
montones de papel en soportes ópticos.
02
 Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica
de Documentos

Beneficios BENEFICIOS: Generación de

Ahorro de costes una base de
Eficiencia conocimiento.
Generación de valor

Reducción de
tiempos de
búsqueda.
Reducción de
Mayor orden y espacio.
calidad en el
ámbito de trabajo.

Reducción de
gastos.

5 Implantación Gestión Electrónica de Documentos

03
Proceso de Digitalización
1. Preparación de los
Documentos

4. Grabación de las 2. Proceso de Escaneado

imágenes

3. Indización de los
Documentos

04
Documento Electrónico
Unidad básica estructurada de información, puede ser clasificado, transmitido, procesado o
conservado por medios electrónicos o similares.

CVD: 34523798

Documento Representación Representación

electrónico imprimible impresa
05
Expediente Electrónico
Cód: EXP001-2021
Conjunto organizado de documentos
electrónicos, vinculados lógicamente que Expediente Metadatos

forman parte de un procedimiento o electrónico

servicio de una entidad Índice Digital

Código único de identificación

Índice digital Documento
electrónico 1
Documentos electrónicos
Metadatos

06
Recepción Documental
Documento
escaneado
Se establecen alternativas para la
recepción de documentos por
canales digitales para las entidades Documento
de la Administración pública. electrónico

Formulario web

07
Mesa Digital Perú
Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano

Mesa Digital Perú

Seleccionar entidad

Seleccionar trámite

Ciudadano Presentar documentos

Digital Enviar

08
 Casilla Única Electrónica

Notificación Digital
Modalidad de notificación electrónica que @direcciónelectrónica
es efectuada a la casilla única electrónica Buzón de Buzón de

Notificaciones

Comunicaciones
del ciudadano o persona en general. Notificaciones Comunicaciones

Casilla Única Electrónica

Alertas
Domicilio Digital para recibir Avisos

comunicaciones y/o notificaciones Correo electrónico personal Télefono personal

remitidas por las entidades de la

Administración Pública

09
Casilla Única Perú
Plataforma Casilla Única Electrónica del Estado Peruano

Casilla Única Electrónica

@dirección electrónica

Buzón de comunicaciones
alertas

Ciudadano Digital
Buzón de notificaciones

10
 PRINCIPIOS
Caldidad de Liderazgo y
datos estrategia

Cumplimiento y Valoración de
riesgo datos

Responsabilidad Cultura de
de todos datos

11
Plataforma Nacional de Gobierno de Datos

Plataforma Nacional de Datos

Abiertos https://www.datosabiertos.gob.pe

Plataforma GEOPERÚ https://www.geoperu.gob.pe

12
 Atención al estudiante
+51 972431948

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