UNIVERSIDAD AUTONOMA DE GUADALAJARA UNIDAD TIJUANA La Planeacin de las Relaciones Pblicas Naturaleza y propsito de la planeacin.

La Planeacin requiere una disposicin especial, una verdadera vocacin, una slida predisposicin, por el arte y la tcnica. Se planea con el fin de seleccionar las mejores alternativas disponibles y los instrumentos idneos y as establecer un curso de accin. Conformada por una cadena de decisiones, coordinadas entre s, con objetivos concretos y accesibles la planeacin fija el camino a seguir apoyada en la estrategia operativa. En realidad todo Plan sirve para neutralizar los esfuerzos dispersos y los recursos. El especialista estadounidense Dr. Aibert Waterston, expresa que la planeacin: "Es la manera organizada, consciente y continua, para seleccionar las mejores alternativas y los medios disponibles para lograr determinados objetos o metas especficas". La planeacin es pues la determinacin de cursos de accin encaminados a alcanzar los propsitos pre establecidos; responde a la formulacin comn de: Qu hacer; Cmo hacerlo; Cundo hacerlo; Quin debe hacerle; Qu medios utilizar para hacerlo... En la eleccin de un modelo apropiado para el Plan de Relaciones Pblicas, debemos contemplar los componentes naturales de la especialidad, de manera que se articulen en un sentido verstil, simple, dinmico y efectivo. El Plan de Relaciones Pblicas debe enmarcarse en los objetivos generales de la organizacin y tomarlos como referentes en la formulacin de los objetivos especficos del Plan de RRPP. Finalmente, la organizacin deber verificar que todos los planes hechos para cada sector sean congruentes. El Plan de Relaciones Pblicas puede servir de modelo referencial para otras disciplinas: ______PLAN TRANSITORIO ______PLAN PERMANENTE ______PLAN TRANSFERENCIAL El Plan Transitorio, se realiza en aquellos casos en que deban alcanzarse resultados inmediatos o un plan corto y conocido. Como ejemplo tenemos una inauguracin o una convencin. Se usa tambin frente a una emergencia que exija una actividad definida durante un tiempo relativo por parte de las Relaciones Pblicas. El Plan Permanente, comprende la labor delineada para la vigencia del plan, tiene un desarrollo estable y por lo tanto se conocen los recursos que sern necesarios para su

realizacin. En esta categora se pueden mencionar como ejemplos: La Campaa Anual de Publicidad Institucional, los contactos con los diversos sectores de pblicos de influencia para la entidad, las comunicaciones pblicas incluyendo las publicaciones estables; la Accin Institucional en general; etc. Plan Transferencial, por sus resultados u oportunidad, puede pasar de una a otra categora anteriormente nombrada. Este cambio con base en los resultados obtenidos y las evaluaciones realizadas. La planeacin estructura la accin sobre la base de un conocimiento cabal de la situacin y las perspectivas posibles y probables, e inicia el procedimiento de frente a un futuro que puede ser previsto pero al que slo puede auscultar por medio del pronstico; vale decir, "la gestin de determinar ordenadamente una serie de efectos que se formalizan hacia el futuro, en busca de resultados con relacin a una finalidad, que puede ser social, econmica, polticas o consecuentemente cultural. El Plan nunca debe exceder la medida de las posibilidades reales de la organizacin, ni desentonar con las finalidades de la misma y mucho menos, con las variables del propio contexto al que est dirigido. Es posible que la accin ms comprometida en todo el proceso, sea la de determinar el grado de certeza o las probabilidades que ofrece cada variable. La Metodologa Indicada Hay diversos mtodos de planeacin sin embargo los distintos modelos no ofrecen en realidad diferencias sustanciales y de una u otra manera disponen de sus mecanismos sobre la base de la investigacin o informacin, la fijacin de objetivos, la disposicin de los recursos necesarios en tiempo y en forma, la seleccin de los pblicos primarios y el desarrollo de las acciones. Otras funciones complementarias (por ejemplo: el Presupuesto, el Cronograma de las tareas inherentes y el Control o Evaluacin) pueden completar convenientemente este proceso. La Planeacin de las Relaciones Pblicas consiste principalmente en tres etapas sucesivas e interaccionadas que incluyen las siguientes funciones: a) ETAPA ESTRUCTURAL: ______Investigacin Preliminar ______Diagnstico de la Situacin ______Decisin sobre el Tipo de Plan ______Fijacin de Objetivos ______Seleccin de Pblicos b)ETAPA LOGSTICA:

______Determinacin de Acciones y Medios ______Presupuesto ______Calendarizacin de Actividades c)ETAPA ESTRATGICA: ______Puesta en Marcha del Plan ______Informacin - Comunicacin ______Control de Gestin (permanente) y Evaluacin (peridica) ______Correccin Eventual (para lo cual se reinicia todo el ciclo) Lo importante de la planeacin es su cumplimiento secuencial. Principales Premisas del Planteamiento Entre las Principales PREMISAS de la Planeacin podemos destacar las siguientes: 1.- GRADO DE FLEXIBILIDAD Responde al grado de facilidad de adaptacin de todo. Plan frente a las variantes que presenta el contexto ya los hechos eventuales previstos come hiptesis o circunstancias sorpresivas que dejan muy poco margen de resolucin. 2.- MTODO: (Del griego "Methodos": a travs de un camino) Representa "un sistema ordenado de medios para proceder segn ciertos principios o tcnicas". (Galileo Galilei, Francis Bacon y Ren Descartes, histricamente fueron los principales propulsores del Mtodo y su desarrollo cientfico) El Mtodo tiene dos formas bsicas, que son a)EL ANLISIS (Accin de separar un todo el partes): Va de lo ms complejo a lo ms simple. b)LA SNTESIS: Operacin inversa al anlisis, es la composicin de partes para formar un todo. Razonamiento que va de los ms simple a lo compuesto. Todo objeto se analiza estudiando las causas y estas pueden catalogarse como: Causa Formal: Conociendo el elemento determinante. Causa Material: Conociendo la materia de la cual consta Causa Eficiente: Cuando es concreta. Causa Final: Cuando define.

3.- COORDINACIN OPERATIVA: Los principales aspectos que demandan la atencin en la "Coordinacin Operativa" son: El uso simultneo de MEDIOS LOGSTICOS La disposicin PRESUPUESTARIA segn las previsiones en Tiempo y Forma. La disposicin de los RECURSOS HUMANOS para la adecuada atencin de los planes en funcionamiento. La posibilidad de usar ALTERNATIVAS frente a situaciones especiales y superposiciones en accin. 4.- ESTADO CRTICO: Surge en el control de Gestin o en la Evaluacin peridica del Plan, permitiendo as la posibilidad de correccin en las lneas de accin del curso previsto. 5.- PRONSTICO: Como tal, el Pronstico significa la SEAL POR LA QUE SE CONJETURA O ADIVINA UNA COSA O SITUACIN FUTURA. Si el futuro pudiera ser previsto con exactitud o si se pudiera trabajar sobre condiciones estticas, la planeacin resultara sencilla. En la prctica el Pronstico debe ser un elemento manejado con seriedad. NO ES UNA PREDICCIN con la que algunas personas tratan de demostrar su experiencia. Es UNA PROPUESTA APOYADA POR DATOS CONCRETOS Y COMPARATIVOS QUE PERMITEN APRECIAR UNA DETERMINADA SITUACIN FUTURA. Expresado de otra forma, EL PRONSTICO ES UNA ESTIMACIN DE LAS CONDICIONES FUTURAS y no escapa a posibles errores ya que siempre se refiere a un tiempo concretamente desconocido y probabilidades que conllevan un alto grado de subjetividad e incertidumbre. 5 .- LA DELEGACIN DE TAREAS Y DE OBJETIVOS Son dos formas indicativas de la destreza y la experiencia de la conduccin, siempre refirindonos al proceso sistemtico de la planeacin. En la Delegacin de Tareas el superior conduce delegando a sus subordinados la autoridad para realizar determinado trabajo especificado en el modelo o sistema que se est desarrollando. Los subordinados en este caso, si bien son responsables de cumplir con eficiencia y eficacia las tareas encomendadas segn los procedimientos estipulados, se manifiesta una supervisin general por parte del superior y si la 'performance' y resultados parciales no resultaren satisfactorios, segn los niveles previstos en el Plan, el conductor deber proceder a modificar las asignaciones de tareas, tratando que el reajuste operativo no provoque problemas traumticos en el curso general de la planificacin. Por su parte en la delegacin deobjetivos (aunque esta no sea una denominacin plenamente adecuada) se delega al subordinado una cierta libertad de procedimiento,

responzabilizndolo asimismo por el logro de los resultados estipulados en los objetivos planteados en el Plan. El subordinado debe ocuparse por establecer cuando debe modificarse el procedimiento - si tuviere lugar - y para ello debe contar con toda la informacin necesaria sobre lo que se propone y con la anuencia del superior para proceder en consecuencia. Evidentemente en este segundo caso, el grupo de trabajo debe ofrecer una alta capacidad y experiencia profesional y un dominio cabal de la tarea, compartiendo con la conduccin las responsabilidades inherentes. El Planeamiento entonces, est condicionado por el tipo de conduccin y su acierto en la asignacin de responsabilidades. En la "Delegacin de Tareas" habr sin duda una centralizacin del trabajo, por su parte en la Delegacin de Objetivos" primar una descentralizacin en la labor. Las Polticas y la Planeacin Las polticas proceden de las decisiones superiores, luego derivan para su cumplimiento a todos los niveles de la organizacin o en ciertos casos destinadas a las funciones especficas de un sector (polticas de venta, de compras, de produccin, de Relaciones Pblicas, etc.) Las polticas tienen relacin directa con los objetivos fijados por la entidad, estableciendo las formas que en cada caso se establecen para ordenar adecuadamente las realizaciones sectoriales. De acuerdo con los estilos avanzados en el gerenciamiento de empresas, la fijacin de polticas alcanza en general y sectorialmente a la gestin que deben cumplir las RRPP sobre todo en cuanto hace a la poltica institucional. Por su parte, el planeamiento como funcin ejecutiva de las RRPP tambin debe responder a las polticas que la entidad establezca; compatibilizando estas con los propios objetivos de planes, programas, campaas y proyectos.