RGANO DE FISCALIZACIN SUPERIOR DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE _________________________________, VER.

EJERCICIO FISCAL 200_. I. AMBIENTE DE CONTROL

ACTITUD DE LA ADMINISTRACIN HACIA LOS CONTROLES INTERNOS ESTABLECIDOS

No.
1

PREGUNTAS
El H. Ayuntamiento cuenta con un programa de capacitacin de personal sobre mejora continua, de los procedimientos establecidos en las Leyes, Reglamentos, Bandos, Polticas, Lineamientos, Normas o Cdigos? Existe algn conflicto, inconformidad o desacuerdo entre miembros del H. Ayuntamiento o funcionarios del H. Ayuntamiento? En caso de ser afirmativa mencionar el motivo de stas :

Respuestas
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2 3

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Existen denuncias en contra del H. Ayuntamiento o de algunos de sus miembros por las funciones que realiza o realiz? En caso de ser afirmativa mencionar de qu tipo es : 3

Existe una persona que sin ser miembro del H. Ayuntamiento o empleado de ste, ejerce influencia en los asuntos significativos o en la toma de decisiones del H. Ayuntamiento? En caso de ser afirmativa mencionar su nombre y funcin especfica :

5 6

La Tesorera Municipal aplica los Principios de Contabilidad Gubernamental? Los miembros del H. Ayuntamiento muestran inters en las deficiencias que llegan hacer de su conocimiento acerca del funcionamiento o ejercicio de los recursos pblicos?

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

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7

PREGUNTAS
Se cuenta con un organigrama general y particular de cada una de las reas establecidas en el H. Ayuntamiento? Cuenta el H. Ayuntamiento con Organismos Paramunicipales? (Indicar el nombre de los Organismo?)

Respuestas
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2 3

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Cuntos empleados existen actualmente en el H. Ayuntamiento? (Indicar por categora) 9

Cuntos empleados existieron en el H. Ayuntamiento al inicio del ejercicio 200__? (Indicar por categora) 10

FUNCIONAMIENTO DEL H. AYUNTAMIENTO

No.

PREGUNTAS
Los Ediles cumplen con las atribuciones que les otorga la Ley respectiva? En caso de ser negativa mencionar cules, quin y el motivo del porqu no se cumplen stas :

Respuestas
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2 3

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11

12

Las erogaciones que realiza el H. Ayuntamiento, son autorizadas y firmadas por los miembros de la Comisin de Hacienda Municipal?. En caso de ser afirmativa mencionar cmo se sustenta su autorizacin :

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MTODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

No.

PREGUNTAS
Tiene en el H. Ayuntamiento definida la descripcin de puestos, delimitando sus funciones especficas, relaciones jerrquicas y restricciones, estableciendo claramente quin tiene la autoridad y responsabilidad en cada rea, para as evitar la duplicidad de funciones y tareas?

Respuestas
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2 3

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En caso de ser afirmativa mencionar cmo se dan a conocer :

MTODOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA SUPERVISAR Y DAR SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS, INCLUYENDO LA FUNCIN DE LA AUDITORA INTERNA

No.

PREGUNTAS
Cuenta el H. Ayuntamiento con un procedimiento de planeacin y presupuestacin como herramienta para vigilar el ejercicio de los Recursos Pblicos? En caso de ser afirmativa mencionar cul es ese procedimiento:

Respuestas
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14

15

Relacione los montos de los Recursos Pblicos que fueron autorizados al H. Ayuntamiento:

1. 2.

Ley de Ingresos Autorizada Presupuesto de Egresos Autorizado

$ ________________________ $ ________________________

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3. 4.
5. 6.

Recursos radicados por SEFIPLAN del FISM

$ ________________________

Recursos radicados por SEFIPLAN del FORTAMUNDF $ ________________________ Otros Recursos independientemente de su origen (indicar) _______________________________________ $ ________________________ _______________________________________ $ ________________________

Quin o quines ejercen las funciones del rgano de Control Interno del H. Ayuntamiento? (Indicar): 16

17 18

A quin le reporta el rgano de Control Interno? (Indicar): _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ La Tesorera Municipal acepta las recomendaciones y corrige las irregularidades sealadas producto de las auditoras internas del rgano de Control o auditora externa practicada por el rgano de Fiscalizacin Superior?

Programa Anual de Auditoras. Informes sobre el resultado obtenido de las auditoras practicadas y el seguimiento que se le haya dado a las inconsistencias detectadas. Evaluacin de los sistemas y procedimientos de las distintas reas del H. Ayuntamiento. Revisin de las operaciones, transacciones, registros, informes y estados financieros. Examen de la asignacin y utilizacin de los recursos financieros, humanos y materiales. Revisin del cumplimiento de los objetivos y metas fijados en los programas. Participacin en la determinacin de indicadores para la realizacin de auditoras operacionales y de resultados de los programas. Anlisis y opinin sobre la informacin que produzcan las reas del H. Ayuntamiento para efectos de su evaluacin. Programa de capacitacin al personal de auditora. Vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas. Elaboracin y actualizacin de los manuales de normas, polticas, guas y procedimientos de auditora y guas de revisin para la prctica de auditoras

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especiales. Control de observaciones y recomendaciones derivadas de las auditoras. Seguimiento sobre el cumplimiento de las medidas correctivas.

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POLTICAS Y PRCTICAS DEL PERSONAL

No.

PREGUNTAS
Se cuenta con procedimientos y polticas por escrito para reclutar, controlar, capacitar, promover y compensar al personal del H. Ayuntamiento? En caso de ser afirmativa mencionar cul es ese procedimiento y cada qu tiempo se actualizan los procedimientos y las polticas:

Respuestas
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20

Cuenta el H. Ayuntamiento con un cdigo de tica y/o conducta que forme parte de las polticas de prcticas del personal?

INFLUENCIAS EXTERNAS QUE AFECTAN LAS OPERACIONES Y PRCTICAS DE LA ENTIDAD

No.

PREGUNTAS
Cuenta el H. Ayuntamiento con una Direccin, Departamento o rea que concentre las solicitudes de necesidades, as como de quejas que la ciudadana reporta sobre el funcionamiento de ste, de algn Edil o Funcionario en especfico? En caso de ser afirmativa mencionar cul es esa Direccin, Departamento o rea y que procedimiento sigue:

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Cuenta con una Direccin, Departamento o rea que mantenga actualizado al H. Ayuntamiento con relacin a cambios de Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Dictmenes que emitan los H.H. Congresos Federal y Estatal o otras Instancias de Gobierno? ASPECTOS NORMATIVOS

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PREGUNTAS
El personal responsable del manejo y aplicacin de los fondos del Ramo 33: FISMFORTAMUNDF, conoce la normatividad establecida? Cuenta el H. Ayuntamiento con manuales de procedimientos para el manejo de los Fondos Federales que regulan el mando de:

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Autorizacin Registro y Control de operaciones Custodia Responsabilidad Cuenta con un rea que mantenga actualizado al H. Ayuntamiento con relacin a cambios en la normatividad aplicable de dichos fondos? Existen denuncias interpuestas por el H. Ayuntamiento, relacionadas con los fondos del Ramo 33: FISM-FORTAMUNDF?(indicar).

ASPECTOS SOCIALES

No.
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PREGUNTAS
El Vocal de Control y Vigilancia del Consejo de Desarrollo Municipal recibe remuneracin del H. Ayuntamiento? Cuenta el H. Ayuntamiento con un rea que concentre la solicitud de necesidades y quejas que la ciudadana reporta sobre las obras y acciones realizadas con recursos del Ramo 33: FISM-FORTAMUNDF?(indicar) Se ordenan, sistematizan y atienden las demandas sociales definidas al interior de los Comits Comunitarios?(indicar como) Se integraron Comits Comunitarios en las comunidades, colonias y barrios, observando la normativa del Manual de Fiscalizacin? Se promueve e impulsa la organizacin y participacin social, en la planeacin y desarrollo de los programas y acciones de los fondos del Ramo 33: FISMFORTAMUNDF? (indicar como). Se hizo del conocimiento de la sociedad, la propuesta de inversin y el cierre del ejercicio? Indicar la forma.

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OBRAS PBLICAS

No.
33 34 35 36 37 38

PREGUNTAS
Existe coordinacin entre el rea de Obras Pblicas y Tesorera para verificar que las estimaciones pagadas corresponden realmente a los avances de obra. Indique el nombre y puesto del funcionario del Ayuntamiento que supervisa y autoriza las estimaciones y finiquitos. La totalidad de las obras cuentan con el Acta Entrega-Recepcin a la comunidad y en caso de ser obras por contrato, tambin con el acta de entrega del contratista al Ayuntamiento. Indique el procedimiento que se efectu, en caso de haberse realizado una obra o accin no considerada en la apertura programtica. Los informes de programacin, avance y cierre del ejercicio fueron entregados al rgano? Se realizaron los procesos de adjudicacin de obras pblicas, considerados en la Ley de Obras Pblicas, conforme a los montos vigentes, para las obras que as lo requirieron.

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SEGURIDAD PUBLICA

No.
39 40 41

PREGUNTAS
El personal de seguridad pblica pagado con FORTAMUNDF, se encuentra registrado en la plantilla de personal del H. Ayuntamiento? Se aplica un proceso de seleccin a los aspirantes a pertenecer al cuerpo de polica? Se aplican cursos de capacitacin al personal de seguridad pblica?(indicar) Cada que tiempo se aplican pruebas antidoping a todo el personal de seguridad pblica? ______________________________________________________________________ Los resultados se consideran en sus polticas de seleccin y permanencia del personal? Con que sistemas y mecanismos de informacin suficiente en materia de seguridad pblica cuenta el municipio como apoyo para el diseo de estrategias y programas? (indicar) Se cuenta con datos estadsticos de los ndices de delincuencia, tanto en la cabecera como en las reas rurales del municipio? (indicar)

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PREGUNTAS
Con cuntas patrullas de polica cuenta el municipio? (indicar) Los pagos al personal de seguridad pblica se efectan con cheque nominativo o por va electrnica?(indicar)

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II. EVALUACIN DE RIESGOS No.

47

PREGUNTAS
Cuenta el H. Ayuntamiento con procedimientos preventivos presupuestarios y programas de proteccin civil para enfrentar riesgos climatolgicos o contingencias naturales?

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III. SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN No. PREGUNTAS

Fue proporcionado el sistema de contabilidad por alguna Institucin Gubernamental o adquirido a un proveedor por parte del H. Ayuntamiento? (Indicar): _______________________________________________________________________ El sistema contable proporciona la informacin que establece el artculo 20 de la Ley de Fiscalizacin Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave? Se capacit al personal que maneja el sistema de contabilidad? Cuenta el H. Ayuntamiento con un sistema de red que enlace la informacin de las distintas reas a la Tesorera Municipal? En caso de ser negativa la respuesta indicar cmo se comunican los asuntos, transacciones operaciones e informacin que deben de ser considerados por la Tesorera Municipal para la elaboracin de los estados financieros y cuenta pblica:

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IV. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

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EFECTIVO Y BANCOS

No.

PREGUNTAS
Cuntas cuentas bancarias se tienen y cul es el propsito de cada una de ellas? (Indicar)

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53

Mencione los nmeros de cuentas recursos? Tipo de Recursos Nm. de Cta _______________ __________ _______________ __________ _______________ __________ _______________ __________

bancarias en el que se depositaron y ejercieron los Tipo de Cta __________ __________ __________ __________ Institucin bancaria _________________ _________________ _________________ _________________ Localidad _________ _________ _________ _________

Nombre las personas autorizadas, por el H. Ayuntamiento para librar cheques en las cuentas sealadas en la pregunta nmero 37: 54
NOMBRE ___________ ___________ ___________ ___________ CARGO ___________ ___________ ___________ ___________ MANCOMUNADA __________________ __________________ __________________ __________________ AFIANZADOS ________________ ________________ ________________ ________________ COMPAA _____________ _____________ _____________ _____________

55 56 57 58 59 60 61 62 63

Existe autorizacin previa de la salida de efectivo? Se hacen todos los desembolsos con cheques nominativos? Est prohibida la expedicin de cheques al portador, ustedes mismos o nosotros mismos? Los cheques anulados son cancelados y archivados? Se firman los cheques en blanco? Las cuentas de cheques se concilian mensualmente, se investigan y registran los ajustes que de ellas se derivan? Se controla la secuencia numrica de los cheques? Se cancelan los documentos(comprobantes) con un sello fechador de pagado de tal manera que se prevenga su reutilizacin? El pago de las facturas es aprobado por un funcionario responsable?

FONDO FIJO

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Cuentan con fondos fijos? En caso de ser afirmativa indicar el nmero, nombre de quin se le asigno y el monto de cada uno de ellos: 64

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65

Quin autoriz la creacin de estos fondos fijos? (Indicar): _______________________________________________________________________ Se tiene un monto mximo para cada pago? (Indicar): _______________________________________________________________________ Se realizan arqueos a los fondos fijos peridicamente? Con qu periodicidad se reponen lo fondos fijos? (Indicar): _______________________________________________________________________

66 67 68

ANTICIPOS Y/O DEUDORES

No.
69

PREGUNTAS
Existen polticas sobre el pago de anticipos de sueldos al personal en relacin a monto, periodicidad y autorizacin? Se tiene algn importe como lmite de prstamo? (Indicar): _______________________________________________________________________ Los anticipos de sueldos al personal se descuentan va nmina? Se otorgan anticipos de sueldos al personal an cuando el empleado que lo solicit no ha saldado el prstamo otorgado anteriormente? Para los anticipos de gastos de viaje, se exige la comprobacin detallada de los gastos efectuados? Se cuenta con algn formato impreso para que se relacionen y adjunten los comprobantes por los gastos de viticos? Los comprobantes de viticos son autorizados por algn funcionario? (Indicar quin):

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70

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_______________________________________________________________________

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ANTICIPOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS, Y DEPSITOS EN GARANTA

No.
76 77 78 79

PREGUNTAS
Los anticipos a proveedores son autorizados y cancelados en su oportunidad? Se otorgan depsitos en garanta? Los depsitos en garanta son otorgados con base en contratos y son recuperados despus de que expiran de los plazos respectivos? Se comparan los registros auxiliares con los saldos del mayor?

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INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

No.
80 81 82

PREGUNTAS
Se practican inventarios fsicos de bienes muebles e inmuebles? Se comparan los resultados de los inventarios fsicos con lo registrado en la contabilidad? En caso de existir diferencias, Son ajustados los registros de acuerdo con los resultados de los inventarios fsicos? Los ajustes son autorizados por algn funcionario? (Indicar): _______________________________________________________________________ Se tienen resguardos de los bienes muebles e inmuebles? Existen bienes muebles e inmuebles que estn en comodato? (Indicar):_______________________________________________________________ Las facturas, escrituras y documentos que amparan la propiedad o el comodato de los bienes muebles e inmuebles se encuentran resguardados en algn rea especfica?

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83 84 85 86

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(Indicar): _______________________________________________________________________ Para la baja de los bienes muebles e inmuebles se necesita autorizacin de algn funcionario o Instancia en especfico? (Indicar quin):

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87

88

Se tienen asegurados los bienes inmuebles contra incendios, daos, responsabilidad civil y desastres; as como los bienes muebles por daos, robo o extravo y responsabilidad civil?

PROVISIONES

No.
89

PREGUNTAS
Se crean provisiones para el pago de los ramos ajenos, estmulos u otros? Las provisiones son de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Impuestos Gratificaciones al personal Cuentas por pagar Intereses sobre documentos por pagar Cuotas sindicales Otros (indicar)

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PAGO DE IMPUESTOS

No.
91

PREGUNTAS
Se tiene un rea que determine los impuestos a los que por Ley est sujeto el H. Ayuntamiento? El rea o persona que determine los impuestos, realiza las siguientes funciones: 1. 2. Prepara la informacin a enterar con los datos de la contabilidad Determina los impuestos que deben enterar Autoriza la presentacin de los enteros Vigila el cumplimiento de las obligaciones fiscales Concilia peridicamente los registros contables

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92

3. 4. 5.

93

Se tiene preparado un calendario de obligaciones fiscales?

PERSONAL Y NMINA

No.
94 95 96 97 98 99

PREGUNTAS
Las nminas, antes de su pago, son verificadas con respecto a salarios, deducciones, clculos y sumas? Las nminas son firmadas antes de su pago por las personas que las preparan, revisan y autorizan? Se obtienen recibos de los empleados y trabajadores? Los trabajadores son identificados antes de efectuar el pago? Los salarios no reclamados son depositados con oportunidad en la cuenta de bancos respectiva? Se tienen expedientes por cada empleado del H. Ayuntamiento?

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V. VIGILANCIA

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100

PREGUNTAS
Cuenta la Contralora con un programa anual de auditora? La Contralora, con base en sus programas anuales de auditoria y sin perjuicio de lo establecido en otras disposiciones legales, realiza las actividades siguientes? Evala los sistemas y procedimientos de las distintas reas del H. Ayuntamiento.

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Revisa las operaciones, transacciones, registros, informes y estados financieros. Examina la asignacin y utilizacin de los recursos financieros, humanos y materiales. Revisa el cumplimiento de los objetivos y metas fijados en los programas. Participa en la determinacin de indicadores para la realizacin de auditoras operacionales y de resultados de los programas. Analiza y opina sobre la informacin que producen las reas del H. Ayuntamiento para efectos de su evaluacin. Programa la capacitacin al personal de auditora. Vigila el cumplimiento de las medidas correctivas. Elabora y actualiza los manuales de normas, polticas, guas y procedimientos de auditora y guas de revisin para la prctica de auditoras especiales. Controla las observaciones y recomendaciones derivadas de las auditoras. Da seguimiento al cumplimiento de las medidas correctivas. FIRMAS Y SELLOS

Cuestionario de Control Interno contestado por: C._________________________________________________ Contralor Municipal Integrantes de la Comisin de Hacienda Municipal C._______________________________________ Sndico Municipal C.____________________________________ Regidor ______ Municipal

Lugar y fecha:_______________________________________________________________________________
1.- Este cuestionario deber ser contestado, firmado y sellado por el Contralor Interno del H. Ayuntamiento y por los Integrantes de la Comisin de Hacienda Municipal, deber ser enviado o entregado al rgano de Fiscalizacin Superior. 2.- Indicar con una X si la respuesta corresponde al 1, 2, 3, para indicar si el Control es bajo, medio o alto, respectivamente. 3.- Este cuestionario es una herramienta de planeacin de la auditora, por lo que las respuestas sern verificadas en el transcurso de la revisin y el espacio para comentarios del auditor puede ser llenado en cualquier momento de la misma.