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2010 micro 4DC Informacin Automtica, S.L. Av.

Secretari Canal 14, 1-1 08295 Sant Vicen de Castellet

NDICE DE CONTENIDOS
Pgina 1. GENERALIDADES.......................................................................................................................... 7 1.1 - INTRODUCCIN .............................................................................................................. 9 1.2 - CARACTERISTICAS GENERALES ............................................................................... 10 1.3 - REQUISITOS MNIMOS DEL SISTEMA ........................................................................ 11 1.4 - SUGERENCIAS GENERALES ....................................................................................... 11 1.5 - MENS Y BOTONES ..................................................................................................... 12 1.5.1 - Botones generales ..................................................................................................... 14 1.5.2 - Botones generales (slo modo rejilla)........................................................................ 21 1.6 - LNEAS DE DETALLE CON ARTCULOS...................................................................... 23 1.6.1 - Teclas de funcin ....................................................................................................... 24 1.6.2 - Borrar lneas: (Control+Supr)..................................................................................... 25 1.6.3 - Insertar lneas: (Control+Insert) ................................................................................. 25 1.6.4 - Otras Bsquedas ....................................................................................................... 25 1.6.5 Precios en las lneas. ................................................................................................ 26 1.7 - RELACIONES DE FICHEROS EN MODO FICHA ......................................................... 26 1.8 - SELECCIN DE PERODOS ENTRE FECHAS ............................................................ 27 1.9 - MDULO DE GRFICOS............................................................................................... 28 2. MEN FICHEROS......................................................................................................................... 31 2.0 - TABLAS GENERALES ................................................................................................... 33 2.0.1 - Agenda Telefnica ..................................................................................................... 33 2.0.2 - Anotaciones Tcnicas ................................................................................................ 34 2.0.3 - Bancos ....................................................................................................................... 35 2.0.4 - Caractersticas de Vehculos ..................................................................................... 37 2.0.5 - Categoras / Grupos................................................................................................... 38 2.0.6 - Clientes (Descuentos Especiales) ............................................................................. 38 2.0.7 - Divisas........................................................................................................................ 38 2.0.8 - Familias de Artculos.................................................................................................. 39 2.0.9 - Formas de Envo........................................................................................................ 40 2.0.A - Formas de Cobro/Pago ............................................................................................. 41 2.0.B - Gastos (Subgrupos)................................................................................................... 43 2.0.C - Marcas y Fabricantes ................................................................................................ 43 2.0.D - Observaciones Predefinidas ..................................................................................... 44 2.0.E - Operarios ................................................................................................................... 44 2.0.F - Poblaciones ............................................................................................................... 46 2.0.G - Provincias .................................................................................................................. 47

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2.0.H - Paises ........................................................................................................................ 47 2.0.I - Tipos de Trabajo ......................................................................................................... 47 2.1 - ARTCULOS.................................................................................................................... 48 2.2 - CLIENTES Y CIAS. SEGUROS...................................................................................... 57 2.3 - PROVEEDORES ............................................................................................................ 65 2.4 - VEHCULOS ................................................................................................................... 70 3. MEN COMPRAS......................................................................................................................... 73 3.1 - PEDIDOS A PROVEEDOR............................................................................................. 75 3.2 - ALBARANES DE PROVEEDOR .................................................................................... 79 3.3 - FACTURAS DE PROVEEDOR....................................................................................... 84 3.4 - FACTURAS DE PROVEEDOR (AUTOMTICAS) ......................................................... 91 3.5 - PAGOS Y COBROS A PROVEEDOR............................................................................ 91 4. MEN ALMACENAJES ............................................................................................................... 93 4.1 - TOTALES DE ENTRADAS / SALIDAS........................................................................... 95 4.2 - CONSULTA HORAS TRABAJADAS .............................................................................. 96 4.3 - CONSULTA HORAS FACTURADAS ............................................................................. 96 4.4 - HISTRICO DE REPARACIONES ................................................................................ 96 4.5 - REAJUSTES DE STOCK................................................................................................ 97 4.6 - PARTES DE HORAS ...................................................................................................... 98 4.7 - TRABAJOS EN O.R...................................................................................................... 100 4.8 - MATERIAL DEFECTUOSO .......................................................................................... 101 5. MEN VENTAS........................................................................................................................... 103 CREACIN RPIDA DE CLIENTE / VEHCULO DESDE VENTAS .................................... 105 5.1 - PRESUPUESTOS / PEDIDOS DE CLIENTES............................................................. 106 5.2 - ALBARANES A CLIENTES........................................................................................... 110 5.3 - FACTURAS A CLIENTES............................................................................................. 116 5.4 - FACTURAS A CLIENTES (AUTOMTICAS) ............................................................... 123 5.5 - COBROS Y PAGOS DE CLIENTES............................................................................. 123 5.6 - TICKETS CONTADO .................................................................................................... 124 5.7 - TICKETS CONTADO (APUNTES) ............................................................................... 128 5.8 - REMESAS BANCARIAS............................................................................................... 129 5.9 - RECIBOS ...................................................................................................................... 132 5.A - ORDENES DE REPARACIN / RESGUARDO DE DEPSITO ................................. 134 5.B - PERITAJES DE VEHCULOS ...................................................................................... 140 DIAGRAMA DE TRASPASOS EN VENTAS......................................................................... 144

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6. MEN CONTABILIDAD.............................................................................................................. 145 6.0 - LISTADOS Y CONSULTAS .......................................................................................... 147 6.0.1 - Consulta de Arqueo y Estado .................................................................................. 147 6.0.2 - Resumen de I.R.P.F................................................................................................. 147 6.0.3 - Resumen de I.V.A. ................................................................................................... 147 6.0.4 - Estadstica de facturacin ........................................................................................ 148 6.1 - APUNTES DE GASTOS ............................................................................................... 148 6.2 - ENLACE DE DATOS A CONTABILIDAD ..................................................................... 149 7. MEN UTILIDADES.................................................................................................................... 155 7.1 - ARREGLAR ICONOS Y PANTALLAS .......................................................................... 157 7.2 - IMPRIMIR...................................................................................................................... 157 7.3 - CAMBIO DE USUARIO................................................................................................. 157 7.4 - CAMBIO DE EMPRESA ............................................................................................... 158 7.5 - LOCALIZAR POR TELFONO ..................................................................................... 158 8. MENU PREFERENCIAS............................................................................................................. 159 8.1 - IR A LA LTIMA FICHA................................................................................................ 161 8.2 - TRASPASOS COMPLETOS......................................................................................... 161 8.3 - FORMATO PAUTADO EN REJILLAS .......................................................................... 161 8.4 - ARRANQUE EN MODO TICKETS ............................................................................... 161 8.5 - AVISOS DE STOCK INCORRECTO ............................................................................ 161 8.6 - CONFIRMACIN PARA ELIMINAR ............................................................................. 162 8.7 - CARPETAS EN COLORES .......................................................................................... 162 8.8 - ARRANQUE EN MODO TALLER ................................................................................. 162 8.9 - ARRANQUE CON LINEAS LIBRES ACTIVADAS........................................................ 162 8.A - BUSCADOR DE ARTCULOS VISIBLE ....................................................................... 162 9. OTROS MENS .......................................................................................................................... 163 9.1 - MEN MENSAJES ....................................................................................................... 165 9.2 - MEN CONFIGURACIN ............................................................................................ 166 9.3 - MEN BOTONES ......................................................................................................... 166 9.4 - MEN ACERCA DE ................................................................................................. 166

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1. GENERALIDADES

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1.1 - INTRODUCCIN
4DC AUTO-WORKSHOP 2010 es un programa de gestin y facturacin para talleres de reparaciones de automviles y motocicletas. Desarrollado totalmente bajo entorno Windows, permite al usuario aprovechar al mximo todas las prestaciones del sistema operativo. Los datos contenidos en los ficheros se pueden exportar a formatos texto, formatos PDF o a tablas Excel o Access, para operar con ellos desde otros programas. Tambin se pueden enlazar los datos de facturacin (compras, ventas, gastos, cobros y pagos) con varios programas de contabilidad estndar muy extendidos en el mercado como Contaplus (Sage_SP), a3Con (A3 Software), Logic Win Global (Logic Control) o Gextor (Extra Software) La estructura de men del programa est diseada para localizar y utilizar cualquier opcin de forma rpida y sencilla. Adems, dispone de una barra de botones de acceso a las distintas opciones, la cual es comn a todos los procesos. Estas opciones se activan de forma automtica en funcin del fichero que estemos usando, presentando en pantalla slo la informacin necesaria, para que el usuario trabaje de forma fluida y gil. Incluye un potente generador de formularios y etiquetas totalmente grfico, para que Ud. pueda disear de forma rpida y sencilla cualquier impreso o modificar alguno de los predefinidos que incluye el programa. Todos nuestros productos estn diseados para facilitarle al mximo la gestin de la informacin de su negocio de la forma ms sencilla, para ello, ponemos a su alcance una serie de herramientas de trabajo muy prcticas, mediante las cuales puede generar y almacenar cmodamente todo tipo de formatos de consultas y listados ordenados por cualquier campo, aplicando las condiciones de bsqueda que le interesen en cada caso concreto. Esta versin incorpora una gran cantidad de controles y filtros para evitar posibles errores de tecleado o para facilitar informacin adicional al usuario como por ejemplo, el clculo de la letra del NIF de los clientes, la confirmacin automtica del dgito de control en las cuentas bancarias, el control directo del riesgo bancario e impagados de clientes, la informacin del bastidor de los vehculos en cuanto al ao de fabricacin, la identificacin del fabricante, el pas de manufactura, etc. As mismo, el usuario puede trabajar de forma totalmente autnoma, ya que le permitimos efectuar trabajos sin que tenga previamente el material codificado en el fichero de artculos, puede aadir o quitar conceptos de una reparacin cerrada y volver a emitir la factura sin tener que repetir todo el proceso, permitimos efectuar facturas a nombre de la compaa de seguros, del propietario del vehculo o de otro cliente cualquiera (en el caso de la subcontratacin de trabajos derivados de otros profesionales). Permite gestionar totalmente y de forma independiente los apartados de mecnica, plancha y pintura, as como la mano de obra de cada uno de ellos. Pudiendo estar sta ltima codificada con la correspondiente especificacin de tiempos, as como el desarrollo de la avera y su reparacin. Contamos con una amplia variedad de informes, listados y consultas de todo tipo, como el histrico de reparaciones de un vehculo, el libro de facturas emitidas y recibidas, resumen de IVA e IRPF, comparativas de facturacin mensual entre periodos anuales, estadsticas, clculos de costes, etc., que le ayudan a gestionar muy fcilmente su negocio a nivel tcnico y administrativo.

Atencin: Este manual de usuario, est organizado con la misma estructura del programa para permitirle localizar rpidamente las consultas que desee, en funcin del proceso donde se encuentre en el mismo.

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1.2 - CARACTERISTICAS GENERALES


Multi-divisa y multi-empresa Multi-usuario (trabajo en red) Ficheros exportables a Excel, Access, texto y PDF Enlaces con varias Contabilidades. Longitudes definibles de algunos campos Campos definibles por e usuario en Clientes, Proveedores, Artculos y otros ficheros Generador de formularios a nivel grfico Generador de etiquetas con cdigos de barras Generador de fax y e-mail automtico Generador de consultas y listados Grficos estadsticos en 2D y 3D Consultas estadsticas seleccionables Buscador de fichas por cualquier campo Ficheros de imgenes asociados Ficheros de artculos, familias y marcas Codificacin de tiempos mano de obra Control de reparaciones y servicios Control general de stocks de almacn Reajustes automticos de stocks Control de ltimas compras y ventas Control de horas trabajadas Anlisis de horas facturadas Codificaciones por cdigos de barras Tarifas de precios personalizadas Lneas de descuentos por clientes Clculo de costes ponderados Caractersticas de vehculos Anotaciones tcnicas de reparaciones Imputacin de materiales y M.O. A O.R. Ordenes de reparacin y depsitos. Gestin de peritajes de vehculos Gestin de presupuestos a clientes Gestin de facturas proforma Gestin de pedidos (clientes y proveedores) Gestin de albaranes (clientes y proveedores) Gestin facturas manuales y automticas Gestin automtica de recibos. Formularios de finiquitos a compaas Gestin de TPV Gestin y control de cobros y pagos Clientes con varias direcciones Control de riesgo bancario Remesas bancarias automatizadas Resumen anual para formulario 347 Listados de IRPF, IVA y cuaderno 19

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1.3 - REQUISITOS MNIMOS DEL SISTEMA


Ordenador PC a 1,8 Ghz. con 512 Mb de memoria RAM. Resolucin monitor: 1024 x 768. Windows 2000, XP, Windows 2003/2008 Server, Windows Small Business Server 2003/2008. Notas: Aunque el programa permite instalarse en red bajo Windows XP, el rendimiento ptimo en red se obtiene cuando la instalacin maestra se realiza en Windows 2003 / 2008 Server, Windows Small Business Server 2003 / 2008 o Windows 2000 y se accede por escritorio remoto.

1.4 - SUGERENCIAS GENERALES


Se recomienda no modificar el cdigo que el programa genera automticamente al aadir una ficha. Si Usted modifica esta numeracin, puede provocar saltos en los cdigos de las fichas. Adems, podra bloquear el fichero si le asigna el ltimo cdigo permitido segn la longitud mxima permitida en el fichero. Si en el programa borramos el cdigo que se genera de forma automtica e introducimos manualmente un cdigo de menos dgitos (por ejemplo el 45), slo podr introducir hasta el 99, pero si introducimos el 0045 podremos introducir hasta el 9999. La instalacin del programa slo carga por defecto las poblaciones de Catalua, si Ud. necesita cargar ms poblaciones, acceda al apartado de Ficheros Tablas Generales Poblaciones y siga los pasos correspondientes para cargar las poblaciones que se adapten a su necesidad. Se recomienda que antes de comenzar a utilizar el programa configure las preferencias que se adapten a sus necesidades. Estas opciones se explican en el apartado correspondiente. Dependiendo en el fichero que nos encontramos hay botones que tienen la misma imagen pero cambian de funcin, si nos situamos encima del botn veremos un mensaje emergente a la derecha de la barra de la Botonera General, que nos indica la funcin que realiza. Una vez se han definido los tamaos de los campos de Artculos, Clientes, Proveedores y apartado de cuentas contables, estos no se debern modificarse por tamaos menores a los establecidos, ya que esto borrara ficheros. Cuando acaba un ao natural, el programa no modifica el nmero de orden de facturas emitidas o facturas recibidas, sino que se debe modificar manualmente desde el apartado Configuracin Control de Empresas y en la pestaa Porcentajes cambiar de ao en el apartado de Sub series para facturas recibidas y emitidas. Realice copias de seguridad peridicamente ya que el programa no las efecta. La carpeta que tiene que copiar es la que se encuentra dentro del disco local y su nombre es 4DCW2010. Si tiene cualquier duda pngase en contacto con nuestro departamento tcnico. Usted es el nico responsable de sus datos. No incluya ninguno de los siguientes caracteres en Cdigos, Nombres o Descripciones: () comillas simples, () comillas dobles, (*) asterisco, () apostrofe, puesto que el motor de base de datos los interpreta como caracteres reservados. El programa tiene opciones de aviso para clientes con anotaciones, stock mnimo, stock mximo, si un material genera residuos, si un cliente tiene pagos pendientes, etc... que Usted ir averiguando a medida de ir utilizando el programa. Estos mensajes

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siempre se mostraran en la barra de la Botonera General y sern destellos de color rojo. Observar que estos destellos duran entre 3 y 5 segundos.

1.5 - MENS Y BOTONES


Cuando Ud. inicia el programa, le aparece nuestra pantalla principal donde se muestra el nombre de la aplicacin, una lnea con los diferentes mens (que iremos comentando a lo largo del manual) y una lnea con varios botones. A esta lnea de botones la llamaremos Botonera General. Cada vez que abra una opcin de men, la botonera se configurar automticamente con las opciones que tenga disponibles esa opcin. Al pasar el ratn por encima de cada botn, aparece una breve descripcin de la accin que se realizar si pincha encima. Usualmente, los botones tendrn asociada una imagen ms o menos intuitiva de la accin. Algunos botones no existen en determinados procesos o bien se activan y desactivan automticamente en funcin de los datos que contienen las fichas. Cuando momentneamente no estn activos, su imagen se muestra en un color grisceo y si no estn disponibles, se ocultan (no aparecen).

Para que se familiarice con la botonera, comentaremos que para todos los procesos, los botones que se muestran con un dibujo en la imagen anterior, ejecutan siempre la misma accin. Los que se muestran sin imagen, son especiales y actan en funcin del proceso que haya ejecutado y que se comentarn en los respectivos apartados. Cada uno de los procesos asignar una imagen y un texto descriptivo a stos botones especiales y ocultar (desconectar) los que no necesita. Estos procesos, son los que se encargan de gestionar la creacin, modificacin o bajas de las fichas en los diferentes ficheros de los que consta la aplicacin, ste trmino es lo que definimos como mantenimiento del fichero. Los procesos permiten a su vez, el visualizar los datos en dos formatos diferentes, que son el modo ficha y el modo rejilla. Todos se inician en modo ficha, pudiendo cambiar a modo rejilla. Expliquemos un poco las dos formas de ver los ficheros. En modo ficha, se le muestra en pantalla la ficha correspondiente con todos los campos, descripciones, datos asociados, etc. Las fichas con muchos datos, suelen tener carpetas con diferentes pestaas y la informacin agrupada en ellas. Puede cambiar de pestaa para ver la informacin que contiene. Ejemplo de modo ficha:

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En modo rejilla, se muestra una tabla con todas las fichas que contiene el fichero en un formato semejante a Access o Excel y permite realizar modificaciones del contenido de las fichas, excepto del campo principal que es el cdigo o nmero y de algunos otros que pueden ser resultado de operaciones internas. Situndose en la lnea y columna, le permitir modificar, borrar, aadir o abrir desplegable si fuera un campo almacenado en el programa, como pueden ser (Familias, Formas de pago, etc...). Inicialmente, los campos que se muestran en la tabla, son los de mayor relevancia, aunque hay acciones que permiten quitar o reponer columnas visualizadas para ajustar la apariencia a las necesidades del usuario. Ejemplo de modo rejilla:

Para ocultar columnas hay que situarse en el titulo de la columna que queremos ocultar y hacer un clic con el botn izquierdo del ratn. (Si queremos mostrar las columnas ocultas que realiza esta funcin). hay un botn Otra opcin que nos permite el formato rejilla es reducir las columnas de tamao. Para ello sitese con el ratn entre columnas y la flecha del ratn se transformar y pasara de ser una flecha blanca a dos flechitas negras; en ese momento si pulsamos el botn izquierdo del ratn y arrastramos hacia el lado que nos interese, podemos ampliar o reducir la columna. Si el campo es numrico y nos muestra la suma, podremos reducir el ancho de la columna segn el tamao de la suma. Notas: En el modo rejilla, todos los campos de la ficha que relacionan a otros ficheros, disponen de un botn y desplegable donde podr seleccionar uno de los valores mediante la tecla . -Si estando en modo ficha o modo rejilla, Ud. ha realizado alguna ordenacin o filtrado de las fichas, cuando cambie de modo, se mantienen los criterios de ordenacin y filtrado. Es decir; si estbamos en el fichero clientes y hemos realizado un filtro de clientes por la poblacin Badalona en modo ficha, al pasar a modo rejilla, en el listado solo nos aparecern los clientes de Badalona. Para deshacer esta accin hay un botn que nos vuelve a dejar el fichero en su modo original. -Si hacemos doble click con el botn izquierdo del ratn encima de una lnea del modo rejilla, volvemos automticamente al modo ficha de sa lnea.

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1.5.1 - Botones generales Pasar a modo rejilla (modo ficha)


Cambia la visualizacin de datos a modo rejilla

Volver a modo ficha (modo rejilla)


Cambia la visualizacin de datos a modo ficha

Imprimir Ficha (modo ficha)


Aparece un pantalla similar a la siguiente:

Se buscan todos los formularios que pueda haber asociados a la ficha en curso y se permite la seleccin de cualquiera de ellos mediante el desplegable Documento. Los documentos pueden definirse para que se impriman por duplicado, triplicado, etc. Cuando Ud. selecciona n de copias automtico, el programa imprimir tantos documentos como se hayan definido en el formulario. En caso de seleccionar un nmero en el desplegable, el programa imprimir tantos como se indique aqu, prescindiendo de lo que se haya definido en el formulario. Imprimir seleccin de documentos: Si Ud. marca sta opcin, cuando acepte la impresin le aparecer un listado donde Ud. puede seleccionar manualmente las fichas para las que desea imprimir el formulario asociado. Notas: Siempre se muestra qu impresora va a utilizarse para la impresin. Si Ud. desea utilizar otra, deber pinchar en impresora antes de aceptar la impresin. -Para cambiar la orientacin del papel, puede hacer click sobre el dibujo de la hoja. -Si el formulario seleccionado lo permite, la impresin puede generar un fichero PDF para enviarse como email o como fax si selecciona el Destino correspondiente. En caso de seleccionar uno de estos destinos, la impresin fsica no se produce. -Todos los modo ficha disponen de la opcin de Imprimir pantalla en el desplegable del documento a imprimir. Al seleccionar este, aparece una pantalla que le permite hacer la impresin de la ficha visualizada tal como aparece en pantalla, permitiendo ajustar la imagen al tamao que Usted desee. Esta misma pantalla aparecer al seleccionar imprimir imagen

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en cualquier fotografa o imagen que pueda tener asociada a fichas de clientes, proveedores, artculos ..etc. y que estarn definidas como campos de usuario.

Imprimir Lista (modo rejilla)


Aparece un pantalla similar a la siguiente:

Titulo y subttulo: Cabeceras que se aplicarn al listado. Puede cambiarlos. Pgina inicial: Nmero de la primera pgina en el listado. Margen mm.: Milmetros en el margen izquierdo para encuadernacin Fecha listado: Fecha de impresin. Puede cambiarla. Suprimir ceros: Si marca sta opcin, todos los valores numricos cuyo valor sea cero, no se imprimirn. Si una lnea tiene algn otro valor o texto, stos se imprimen. Formato color: Por defecto el programa intentar sacar todos aquellos campos que tenga la rejilla. Si formato color est desactivado y los campos no caben en el ancho del papel seleccionado, se le avisar de ello a fin de corregir el proceso, bien por reduccin del tamao de la fuente o bien por quitar columnas de la rejilla. Si el formato color est activado, cuando los campos no caben en el ancho del papel, el programa utilizar tantas pginas como necesite para llevar a cabo su peticin.

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Notas: Siempre se muestra qu impresora va a utilizarse para la impresin. Si Ud. desea utilizar otra, deber pinchar en impresora antes de aceptar la impresin. -Para cambiar la orientacin del papel, puede hacer click sobre el dibujo de la hoja. -Puede enviar el contenido de la rejilla a otro fichero externo tipo MDB, XLS, HTM o TXT, seleccionando el formato en Destino. Este proceso de exportacin le permite usar los datos de gestin con otros productos ofimticos como Word, Access, Excel, etc. Las versiones posteriores de Office 2003 pueden no ser compatibles.

Refrescar entorno
En determinados momentos deber refrescar la pantalla donde se encuentre. Debido a la concepcin interna de Windows y del motor de base de datos MDB, cuando Ud. abre un formulario determinado (Por ejemplo albaranes), se abren los ficheros relacionados con ellos (Por ejemplo: Clientes). Si Ud., teniendo abierto el fichero de albaranes, abre tambin el fichero de clientes y da de alta un cliente nuevo, ste no est visible en albaranes hasta que refresque el entorno. Por otra parte, en entornos multiusuario, es conveniente refrescar el entorno si ha dejado abierto un formulario durante un periodo de tiempo sin acceder a l, ya que otros usuarios podran haber alterado el contenido de las bases de datos.

Buscar una ficha


Al pulsar el botn de buscar, aparecer la siguiente pantalla.

Como ve, en ella se debe especificar qu se est buscando. Cuando aparece la pantalla, se muestra en Campo el nombre del primer campo de la ficha correspondiente y en Operador el valor igual a. (Esto le facilita la bsqueda de una ficha por su clave. En caso de buscar una ficha por otro concepto, podr seleccionar en el desplegable de Campo el nombre de campo correspondiente. En el ejemplo, se busca la ltima ficha del fichero cuyo cdigo es igual a el valor que entre en expresin.) Cuando acepta, si hay alguna ficha que cumple la condicin, se muestra en la pantalla principal y las acciones del pie del buscador se activan en consecuencia para facilitarle la navegacin por las fichas que cumplen la condicin entrada. Puede moverse por ellas mediante Buscar hasta que encuentre la ficha deseada o hasta que ya no se encuentren ms en el fichero. Alternativamente, Ud. puede buscar una ficha por cualquier condicin. Por ejemplo: si est trabajando con el fichero de clientes, puede estar buscando a un seor llamado Garca, pero no sabe cmo lo entr; si por nombre y apellido o al revs. Para ello, debe seleccionar en el desplegable de campo, el campo Nombre. Una vez hecho esto, debe seleccionar el operador para la bsqueda. En el caso precedente y dado que el contenido a buscar es alfanumrico (cualquier tipo de contenido), puede

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seleccionar un operador un tanto especial. Este operador es que contenga. Decimos que es un operador un tanto especial porque puede buscar datos en cualquier parte del campo. Para ello basta que se indique cmo hacerlo. Si en expresin entra GARCIA, le est solicitando a la base de datos que le busque todas las fichas que contengan GARCIA en el nombre, independientemente de su posicin; por tanto, la ficha que busca aparecer en algn punto. En este tipo de bsquedas, da igual que entre la expresin en minsculas o maysculas.

Notas: En el rea de Expresin dispone de un desplegable. Si lo activa, se rellenar con todos aquellos valores diferentes del campo seleccionado. Por ejemplo: Si ha seleccionado Nombre en el fichero de clientes, el desplegable de expresin le mostrar todos los nombres disponibles en Clientes a fin de poder seleccionar uno de ellos. El desplegable aparece con datos ordenados y mediante el teclado, puede situarse rpidamente en determinado elemento de la lista. Para seleccionarlo, debe pulsar . Si desea . cancelar la seleccin de un valor, pulse

Ordenar un fichero
Mediante el uso de ste botn, Ud. puede ordenar la forma en la que se muestra una relacin seleccionando por qu campos quiere ordenar y en que secuencia. Por defecto, la ordenacin se produce por el primer campo del fichero (clave) y en orden ascendente. La pantalla que aparece al pulsar el botn, es la siguiente:

La ordenacin puede ser mltiple; es decir, Usted puede ordenar una lista por diferentes opciones. Para seleccionar las opciones Usted debe de situarse en la celda que esta debajo de Campo y pulsar el botn del desplegable, esto le mostrara los campos que puede seleccionar para la ordenacin. Una vez seleccionado el campo Ud. tendr que indicar el operador, es decir si quiere ordenar ascendente (De la A a la Z) o descendente ( De la Z a la A). Si desea tener varios campos de ordenacin tendr que situarse debajo del que se ha creado y introducir otro campo y otra ordenacin. Una vez introducido los campos a ordenar, tendr que pulsar el botn Ordenar y esta operacin le mostrara el fichero con la ordenacin correspondiente. Si queremos borrar alguna fila de la ordenacin nos situamos en el cuadro gris que hay a la izquierda de la lnea a eliminar, pulsamos con el botn izquierdo del ratn (esto nos marcara la lnea en azul) y pulsamos la tecla del teclado. Tambin podemos suprimirla pulsando + desde la lnea a eliminar. El botn Goma permite borrar todos los criterios de ordenacin entrados en la rejilla para no tener que suprimirlos de uno en uno. Notas: La ordenacin queda activada tanto para modo ficha como para modo rejilla hasta que no se cierra el fichero en el cual hemos realizado la ordenacin o hasta que se pulsa el botn deshacer ordenaciones y filtros que est en la botonera general.

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Filtrar un fichero
Este botn se utiliza para procesar un grupo de fichas que cumplan determinadas condiciones. Al pulsarlo aparece la siguiente pantalla:

Al igual que en buscar, deber introducir la condicin o condiciones a entrar. Esto hace desaparecer momentneamente las fichas que no cumplan los requisitos. Supongamos un ejemplo prctico: Desea saber cuales son sus clientes de Barcelona. El primer paso es abrir la base de datos de clientes y pulsar el botn de filtro. Acto seguido, deber situarse debajo del Campo, abrir desplegable y seleccionar Poblacin, despus nos situaremos debajo de operador y seleccionaremos igual a y por ltimo nos colocaremos en expresin y pondremos Barcelona. Al pulsar el botn Filtrar se mostrarn exclusivamente todas las fichas de los clientes que son de la poblacin de Barcelona. El botn Goma permite borrar todos los criterios de filtro entrados en la rejilla para no tener que suprimirlos de uno en uno. Notas: El filtro queda activado tanto para modo ficha como para modo rejilla hasta que no se cierra el fichero en el cual hemos realizado el filtro o hasta que se pulsa el botn deshacer ordenaciones y filtros que esta en la botonera general.

Deshacer filtros y ordenaciones


Este botn nos permitir deshacer cualquier tipo de ordenacin o filtro que se ha realizado, volviendo al estado inicial del fichero, con todo el contenido de fichas que tenamos.

Eliminar ficha
Este botn elimina la ficha actual tanto en modo ficha como en modo rejilla. Si est activada la opcin de Confirmacin para eliminar en el men de Preferencias, se le pedir confirmacin antes de efectuar la eliminacin, en caso contrario, se eliminar directamente.

Aadir ficha
Este botn es el botn ms importante de todo el programa, puesto que crea una nueva ficha tanto en modo ficha como en modo rejilla. En modo rejilla, el programa automticamente genera una ficha nueva con la clave asignada a la mayor clave existente + 1 y podemos rellenar la ficha desde el propio listado, pero no se permite la modificacin de la clave como lo hara el modo ficha; por tanto, es preferible crear las fichas en modo ficha.

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En modo ficha, por el contrario, cuando se pulsa el botn de aadir ficha, el programa genera o propone la clave a crear tambin como la mayor clave existente + 1, pero la casilla se pone en color blanco, indicando que Ud. debe validar el cdigo propuesto. Si es vlido basta con abandonar el campo clave pinchando con el ratn en otro campo o pulsando la tecla (tabulador). Si lo que desea es asignar una clave de forma manual, deber borrar el valor propuesto e introducir el que desee antes de abandonar la casilla de la clave. En este caso, si la ficha ya existe, se cancela la creacin de la nueva ficha y se muestra la existente y, si no existe, puede Ud. empezar a rellenar los campos. En cualquier caso, una vez se abandona el campo clave, ya no se puede cambiar. Si se ha equivocado, slo puede eliminar la ficha y volverla a crear.

Recuerde: Para dar de alta una nueva ficha, en cualquier proceso, pinche el botn

Duplicar ficha (modo ficha) Este botn nos permite duplicar la ficha que estamos visualizando bajo otro cdigo o clave. Se utiliza especialmente en procesos de compra y de venta, como presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

Inicio de fichero
Este botn nos sita en la primera ficha de un fichero. (Nota 1)

Salto atrs
Este botn nos sita a medio camino entre la ficha en la que nos encontramos y la primera del fichero. Especialmente til en modo rejilla. (Nota 1)

Ficha Anterior
Este botn nos sita en la ficha precedente de la que nos encontramos. (Nota 1)

Ficha Siguiente
Este botn nos sita en la ficha posterior a la que nos encontramos. (Nota 1)

Salto adelante
Este botn nos sita a medio camino entre la ficha en la que nos encontramos y la ltima del fichero. Especialmente til en modo rejilla. (Nota 1)

Final de fichero
Este botn nos sita en la ltima ficha de un fichero. (Nota 1).

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Nota (1): Los desplazamientos dentro de un fichero tienen en cuenta los criterios de ordenacin del mismo. Si Ud. no ha establecido ningn tipo de ordenacin, los movimientos se realizan segn las claves o cdigos del fichero. Si Ud. ha realizado una ordenacin, los movimientos se realizan segn la misma.

Candado (bloqueado),

Candado (desbloqueado)

Al abrir el programa nos encontramos que tiene por defecto todas las opciones bloqueadas, con lo cual slo nos permite efectuar consultas. Esta es una medida de seguridad que evitar que se realicen modificaciones en los datos accidentalmente. Para desbloquear el acceso a los datos, desde cualquier proceso, pulsaremos el botn candado que est en la barra de botones. Una vez desbloqueado, , el programa nos permite la modificacin de datos. Notas: Este botn tambin se activa automticamente al aadir cualquier ficha.

Listados predefinidos (slo modo ficha)


Si un determinado proceso dispone de consultas o listados predefinidos asociados, como pueden ser las facturas con sus informes de libros de facturas emitidas o recibidas, entonces aparecer ste botn. Al pinchar sobre l, aparece un men flotante donde puede seleccionar el tipo de consulta que desea realizar. Una vez seleccionada, aparecern los resultados en pantalla, en un formato rejilla. Por supuesto que Ud. podr realizar una serie de operaciones sobre estos resultados, que por norma general le permitirn: Imprimir la consulta o exportarla en algn formato permitido. Imprimir una copia de pantalla en la impresora Buscar una ficha Ordenar la consulta Filtrar la consulta Deshacer filtros y ordenaciones Obtener estadsticas sobre registros marcados Ver / Ocultar sumas de registros mostrados Mostrar columnas ocultas Configurar columnas para usos posteriores Ocultar visualmente los campos que estn a cero Cambiar el pautado de visualizado de la rejilla de consulta

Nota: A veces, la consulta tambin puede utilizarla el programa para pedirle que seleccione determinados registros que se utilizarn en procesos posteriores. Por ejemplo, Ud. puede realizar la consulta de Albaranes Pendientes de Facturar. Si Ud. realiza el proceso de

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capturar albaranes para crear una factura, los datos que se mostrarn en ambas rejillas sern los mismos, excepto que en ste ltimo proceso aparecer una columna final denominada Capturar. Ud. deber marcar en esta columna aquellos registros que le interese mediante el ratn o pulsando la barra espaciadora en la columna. En estos casos, dispondr adicionalmente de un botn que le permitir marcar todos los registros a la vez los que hubiera marcado. o desmarcar Una vez realizado el marcado de registros, podr continuar la operacin de captura o traspaso mediante el botn o cancelar el proceso cerrando la pantalla de consulta.

1.5.2 - Botones generales (slo modo rejilla)

Mostrar / Ocultar sumas


Con ste botn, ocultar o volver a mostrar las sumas que se muestran al pie. Tenga en cuenta, que si imprime o exporta un listado de rejilla, se acta en consecuencia al estado de las sumas. (Si lo estaba visualizando, se imprime. En caso contrario, no se imprime). Tenga en cuenta tambin que el resultado de lo visualizado en sumas, corresponde a la totalidad de los registros cuando no hay filtros establecidos o la totalidad de los registros filtrados si existen filtros.

Ver columnas ocultadas


Como se ha comentado en otros puntos, Ud. puede ocultar columnas de una relacin pinchando en el titulo de la columna. Si despus desea volver a visualizar las columnas ocultadas, deber pinchar ste botn. Las columnas que se visualizan inicialmente se preestablecen por programa y el uso del botn muestra el resto de datos disponibles que hay dentro del fichero cuando hay columnas ocultadas por alguna razn.

Configurar columnas
Este botn nos permitir guardar tantas configuraciones de columnas de un formato rejilla como queramos, permitiendo poder consultar o imprimir con mayor facilidad determinadas relaciones de uso habitual, sin tener que configurarlas cada vez que se entre en la tabla. Por ejemplo, cuando se entra en mantenimiento de clientes modo rejilla, se muestran los campos ms relevantes. Supongamos que Ud. desea hacerse una agenda telefnica. Puede ir pinchando en las ttulos de las columnas que no le interesan, para ir ocultndolas. (Probablemente todas excepto Nombre, Telfono1, Telfono2 y Fax. ) Si ste tipo de consulta es usual, Ud. puede guardar sta configuracin para no tener que volver a eliminar todas las columnas cada vez que desee obtener el listn telefnico. Una vez configurado el listado, pulse el botn y acto seguido entre el nombre del listado en la 1 lnea de la siguiente pantalla (Por ejemplo: Listn telefnico). Una vez introducido el nombre del listado tendr que pinchar en Salvar. Para cargar una configuracin ya guardada, hay que pulsar el botn para que aparezca la pantalla de configuraciones, seleccionar la deseada situndonos sobre ella y pinchar en Cargar.

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Para eliminar una configuracin que no furamos a utilizar nunca ms, deberamos seleccionarla y pinchar en Borrar. Notas: Cuando se guarda una configuracin, el programa la identifica como la predeterminada y se carga automticamente cuando se entra en modo rejilla, en lugar de la configuracin por Defecto. -La opcin por Defecto es la configuracin predefinida por programa y no puede borrarse ni modificarse.

Estadstica de fichas marcadas


En mantenimientos modo rejilla y en diferentes consultas de tablas, es posible obtener informacin estadstica adicional de un grupo de fichas que forman parte de la consulta. Para obtener tal informacin, debe marcar las fichas que desee, pero no confunda ste tipo de marcado con la obtenida por medio de los botones y . Estos botones se usan para seleccionar fichas para otros procesos como captura de albaranes, liquidaciones de comisiones y otros. Para marcar fichas a estos efectos, sitese en la primera lnea para la que desee hacer la estadstica y pinche con el ratn la columna gris que aparece en la izquierda. Esto marca la lnea en azul. / o mediante la barra de Desplcese hasta la ltima lnea que necesite con las teclas desplazamiento si le aparece en el margen derecho de la pantalla. Una vez localizada visualmente la ficha y manteniendo pulsada la tecla de maysculas , pinche en la columna gris comentada anteriormente. Esto marca todas las lneas, desde la inicial hasta la final, en azul. Si desea incluir o excluir fichas individualmente, se debe pinchar la columna gris en la lnea correspondiente manteniendo pulsada la tecla del teclado. Si la lnea estaba en azul (seleccionada) pasa a desmarcarse (no seleccionada) y viceversa. Ahora ya puede obtener estadsticas de stas fichas con el botn de Estadstica de Fichas marcadas. En funcin de los datos del fichero o relacin, se muestran las sumas, mnimos, mximos y promedios de los valores numricos. De ste informe puede quitar las filas y/o columnas que no le interesen y, como no, imprimir y/o exportar los datos. Para realizar la opcin de eliminar columnas solo tendr que pulsar en el titulo que no le interese y para eliminar lneas tendr que pulsar en el cuadro gris que hay a la izquierda de la columna posicin, esto pondr toda la lnea en azul y solamente tendr que pulsar la tecla del teclado. Una vez seleccionados todos los datos que queremos que nos muestre, solamente hay que pulsar el botn Graficar y se nos mostrarn los datos mediante una grfica. (Vea Mdulo de grficos en pgina 28 ) Notas: Si lo que queremos es imprimir el contenido o exportar, pulsaremos el botn Imprimir

Mostrar datos relacionados


Este botn se utilizar para que el programa nos pueda mostrar la descripcin o nombre asociados al cdigo o valor de un campo. Por ejemplo, si estamos en modo rejilla de vehculos, el listado por defecto nos muestra el cdigo del propietario. Si pulsamos el botn

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Mostrar datos relacionados este campo cambiar y nos mostrar el nombre del propietario. Volvindolo a pulsar nos mostrar de nuevo el cdigo en lugar del nombre.

1.6 - LNEAS DE DETALLE CON ARTCULOS


Hay varios procesos que requieren la introduccin de lneas de detalle donde se pueden utilizar los artculos introducidos, como son los pedidos, los albaranes, las facturas, los tickets de contado, las ordenes de reparacin, los peritajes Todos estos procesos se caracterizan por disponer de una rejilla donde entrar estos detalles. No confundir el modo rejilla (visualizacin de fichas) con lo que es una rejilla de detalle. Una rejilla de detalle se caracteriza por tener las columnas de referencia, descripcin, cantidad, precio bruto, descuento, precio neto, importe y algunas otras. del teclado y para Para movernos de columna en columna, pulsaremos la tecla bajar de lnea la tecla (flecha abajo), as como para subir de lnea, se utilizar la tecla (flecha arriba). Dentro de las rejillas de detalle, tenemos muchas opciones de poder introducir los datos. El programa por defecto siempre trabaja con referencias creadas en el fichero de artculos, ya sean material o mano de obra, pero tambin nos da la posibilidad de poder escribir cualquier contenido sin que este creado en el fichero de artculos. Siempre hay que fijarse en la parte superior derecha del programa ya que hay nos indicara con dibujos la configuracin que tenemos en ese momento para la introduccin de valores. A continuacin explicaremos todas las opciones disponibles: Llave: Nos indica que slo podemos escribir referencias que estn introducidas en el fichero de artculos. Esto tambin se sabe porque a la hora de escribir tanto en referencia como en descripcin, la lnea se pone de color amarillo. Si ponemos una referencia que no del teclado, esta desaparecer. esta en el fichero de artculos al pulsar la tecla Llave: Nos indica que slo podemos escribir cdigos alternativos que estn introducidos en el fichero de artculos. Esto tambin se sabe porque a la hora de escribir tanto en referencia como en descripcin, la lnea se pone de color amarillo. Si ponemos un cdigo alternativo que no esta en el fichero de artculos al pulsar la tecla del teclado, esta desaparecer. Notas: Esta opcin slo aparecer si el programa se configur con la opcin de disponer de cdigos alternativos y se activ la opcin de buscar por cdigos alternativos.

Libreta: Nos indica que tenemos activado la opcin de lneas libres. Esto nos permitir escribir cualquier referencia o descripcin sin necesidad de que este codificada. Si una vez introducida una lnea libre deseamos enviarla al fichero de artculos para usarla otras veces, hay que ponerse de nuevo encima de la referencia y pulsar la tecla del teclado. Esto crea automticamente la ficha en el fichero de artculos si no existe o actualiza el artculo con los datos entrados. Notas: Si Ud. crea una ficha desde el mdulo de Compras, tambin se cumplimentarn los precios y los descuentos, pero si se crea en el modulo de Ventas, solo crear la Referencia y la descripcin. Cdigo de Barras negro: Nos indica que hay que introducir los cdigos de barras de los artculos, es decir, nos situamos en la casilla de referencia y con un lector de cdigos de barras capturaremos el cdigo de barras. Este sistema localizar el artculo por su cdigo de barras y nos lo situar en la lnea.

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Cdigo de Barras rojo: Nos indica que la referencia introducida tiene diferentes nmeros de serie y que los debemos introducir a continuacin. Smbolo de reciclaje: Nos indica que el articulo genera residuos y que deberemos facturar la gestin de los mismos.

1.6.1 - Teclas de funcin


F1 (En Referencia): Esta opcin nos permitir visualizar la ficha de un articulo que est creado en el fichero de artculos directamente desde cualquier albarn, O.R., presupuesto o facturas, ya sea en el apartado de ventas como en el de compras. Simplemente nos tenemos que colocar el cursor encima de la referencia que queremos visualizar y pulsar la tecla F1 del teclado. Esto nos abrir la ficha del articulo y podremos modificar o visualizar todos sus datos. F1 (En Precio): Nos sacar un listado de precios a los que hemos comprado o vendido ese artculo, en funcin de si estamos en el apartado de ventas o en el de compras . Nos saldrn dos mensajes, uno que tendremos que seleccionar un periodo de tiempo y el otro para seleccionar si queremos solo de ese cliente o proveedor, o si queremos de todos los clientes o proveedores a los que hemos comprado o vendido. F1 (En Neto): Nos sacar una valoracin de IVA sobre el neto mostrando las cuotas correspondientes a los tipos vigentes de I.V.A. sobre el precio entrado y el valor final con el impuesto aadido F2 (En Referencia): Cambia la clave por la que se busca un artculo, segn las posibles en el fichero de artculos. En cualquier caso, al encontrarlo, se mostrar en la lnea su referencia.

F3 (En referencia): Cuando en una lnea introduce una referencia de articulo y aparece en la parte superior derecha de la pantalla el dibujo del cdigo de barras de color rojo, esto significa que el artculo entrado dispone de control de nmeros de serie y Ud. debe especificar el nmero de serie correspondiente. Para ello deber situarse en la lnea siguiente a la entrada y pulsar F3 en el campo referencia. Nos saldr un cuadro que nos pregunta su nmero de serie correspondiente. Si la cantidad entrada no es uno, deber poner tantas lneas de nmeros de serie como sea necesario. Notas: La opcin de F3 slo funciona en Ordenes de Reparacin, Facturas de Clientes y Albaranes de Clientes.

F4 (En referencia): Activa las lneas libres para poder aadir texto manualmente (se muestra la imagen libreta en el margen superior derecho de la pantalla) o activa la bsqueda de artculos (se muestra la imagen llave). F5 (En referencia): Esta opcin sirve para crear artculos desde cualquier Pedido, Albarn, Presupuesto, Tickets, Facturas, O.R, Peritajes y Presupuestos. Ud. tiene que introducir todos los datos correspondientes y una vez introducidos bajamos de lnea y nos situamos encima de la referencia a crear y pulsamos la tecla F5 del teclado y esto

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nos mostrara en la barra de botonera general un mensaje intermitente de que ese artculo se ha enviado a stock. Notas: En el apartado de Compras si introducimos precios y descuentos, nos lo rellenara automticamente en la ficha cuando se crea, pero en el apartado de Ventas solo creara la referencia y la descripcin.

1.6.2 - Borrar lneas: (Control+Supr)


Para borrar lneas, nos tenemos que situar en la columna referencia de la lnea en concreto con la mano izquierda, se que queremos eliminar y manteniendo pulsada la tecla pulsa la tecla con la derecha. Esto nos borrar la lnea seleccionada. Tambin se pueden borrar lneas si con el ratn pincha en la columna gris que aparece a la izquierda de la columna referencia. Esta accin le selecciona la lnea. Una vez seleccionada (la lnea aparece en azul), pulse la tecla .

1.6.3 - Insertar lneas: (Control+Insert)


Para insertar lneas, nos situamos en columna referencia de la lnea en concreto donde queremos insertar nueva lnea y manteniendo pulsada la tecla con la mano izquierda, se pulsa la tecla con la derecha. Esto nos insertar una lnea en blanco encima de la lnea. Notas: Una lnea que no tenga nada en referencia ni en descripcin y cuyo importe sea cero, se ignorar cuando se imprima el formulario. Para que la lnea se imprima en blanco, hay que poner un espacio en la referencia o en la descripcin. Esta accin forzar el que se imprima la lnea en blanco, dejando pues una separacin entre las que la preceden y las que siguen.

1.6.4 - Otras Bsquedas


Nos situamos en la referencia o en la descripcin y escribimos el comienzo de la referencia o descripcin al pulsar las teclas (flecha arriba) o (flecha abajo), nos ira mostrando alfabticamente a partir del contenido escrito. Por ejemplo, queremos buscar una referencia que empieza por fil, nos situamos en referencia, escribimos fil y al pulsar flecha abajo empezar a mostrarnos todas las referencias que empiezan por fil, cuando hayamos encontrado la que buscamos, pulsamos la tecla del teclado Otra forma de bsqueda es por el contenido de una referencia o una descripcin, en ese caso escribiremos un contenido. Por ejemplo, sabemos que tenemos unos artculos cuya descripcin contiene la palabra filtro en cualquier parte (al principio, al final o en medio de la misma). Escribiremos la palabra filtro en la columna de descripcin y pulsaremos la tecla del teclado, esto nos mostrara un desplegable de todas descripciones que estn en el fichero de artculos que contienen la palabra filtro, cuando hemos encontrado la que queremos pulsamos la tecla del teclado. Podemos realizar tambin bsquedas con ms de una palabra, siempre separndolas por un espacio. Por ejemplo, podemos escribir en descripcin Filtro Pirelli y pulsar . El programa buscar todos los artculos que contengan las dos palabras entradas en su descripcin.

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1.6.5 Precios en las lneas.


Cuando opera con artculos codificados, el programa realiza una serie de pasos para proponerle el precio del artculo. En operaciones de compra, la columna Precio visualiza el Precio Coste Base del artculo. La columna % Dto muestra el porcentaje de descuento del proveedor y la columna P.Neto muestra el campo de Coste Real del artculo. En operaciones de venta, el proceso es similar, pero un poco ms elaborado, puesto que entran en juego las tarifas personalizadas del cliente, los descuentos personalizados por cliente y si el artculo es Mano de Obra, pueden aplicarse las tablas de precios de mano de obra que se definen en Configuracin Control de Empresas Otros. El procedimiento para proponerle el precio es el siguiente, una vez localizado el artculo que Usted est vendiendo:

1) Precio = Precio Bruto del Articulo segn tarifa asignada al cliente (1, 2 o 3) y Descuento = Descuento s/Precio Bruto en la ficha del articulo 2) Si el cliente tiene precio personalizado para el articulo entonces Precio = precio asignado al cliente. (El precio se considera neto, con lo que el descuento ser cero). En caso de que el cliente no tenga precio personalizado, se comprueba si tiene descuento personalizado para la familia. Si el cliente tiene descuento personalizado para la familia a la que pertenece el artculo entonces se aplica el descuento asignado al cliente para la familia, aunque sea cero. 3) Si el precio es cero y el artculo es de mano de obra, entonces el precio se recoge de la tabla de precios de mano de obra, segn tarifa de Mano de Obra asignada al cliente y la naturaleza del artculo (Horas de Electromecnica, Pintura o Carrocera). 4) Determinados finalmente el precio bruto y descuento, se calcula el precio neto resultante y se proponen en la lnea. Usted puede validarlos o modificarlos a su conveniencia.

1.7 - RELACIONES DE FICHEROS EN MODO FICHA


Una de las cosas que debe saber y que se aplica en todos los modo ficha es la forma en que se define una relacin. Por definicin, cuando un fichero debe recoger informacin adicional de otro, se guarda en el primero la clave del segundo a fin de optimizar el uso de espacio en disco. En ste caso, el segundo fichero sera un "auxiliar" del "maestro". A menudo, bien en altas o modificaciones de fichas, hay que introducir datos relacionados de ficheros auxiliares. Para facilitar esta entrada de datos y en la mayora de pantallas de la aplicacin se ha optado por una combinacin prctica: (imagen del mantenimiento del fichero de clientes)

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1 Etiqueta descriptiva: En el ejemplo, "cdigo de la forma de pago" 2 rea para la entrada de la clave correspondiente 3 Descripcin asociada a la clave entrada (recogido del fichero auxiliar) 4 Botn de seleccin y consulta.

Cuando un proceso le pide la clave, bien puede suceder que Ud. no se acuerde de ella. Para facilitarse su introduccin, hay varias acciones que puede realizar: A) Si pulsa la tecla en la clave, le aparecer un desplegable con todas aquellas que tiene dadas de alta en el fichero auxiliar. A medida que se desplace por el desplegable con las o abajo , se le mostrar en el campo (3) la descripcin asociada. Con teclas de arriba validar la seleccin y con , dejar el campo con el contenido original. en el campo (3). En este caso, el B) Tambin puede realizar ste proceso pulsando desplegable corresponde a las descripciones entradas y se muestra en el campo (2) la clave asociada. Con validar la seleccin y con , dejar el campo con el contenido original. C) Puede pulsar el botn asociado (4) con el botn izquierdo del ratn o con la 'barra espaciadora' del teclado (estando encima de l). Con esta accin se arrancar el buscador para localizar la ficha por cualquier concepto. Notas: Cuando en una ficha tiene entrada una clave como en el ejemplo anterior, si pulsa el botn n 4 con el botn derecho del ratn o lo valida con (estando encima de l), se arrancar automticamente el mantenimiento de la ficha asociada, donde puede consultar directamente la totalidad de datos asociados. Recuerde: Los botones actan de forma diferente si los pincha con el botn derecho o el izquierdo o si los activa mediante Enter o Barra espaciadora.

1.8 - SELECCIN DE PERODOS ENTRE FECHAS


Muchos procesos dentro de la aplicacin, le pedirn que seleccione un perodo como pueden ser los listados de facturas emitidas, facturas recibidas, histricos de reparaciones, etc. Cuando deba introducir un perodo, le aparecer la siguiente pantalla:

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Para seleccionar un perodo, debe primero elegir en el rea de la izquierda uno de los valores predefinidos como son el anual, semestral, trimestral Siempre, el periodo correspondiente se muestra en los campos Desde y Hasta. En funcin del periodo que seleccione tambin puede retroceder o avanzar meses (<,>) o retroceder o avanzar aos(<<,>>). Si selecciona la opcin semanal, con pinchar alguno de los das en el calendario se le establece en Desde el da correspondiente al Lunes y en Hasta el da correspondiente a Domingo para esa semana. Si selecciona la opcin Diario, al pinchar el da correspondiente se estable en Desde y en Hasta el da elegido. La opcin Libre nos permitir introducir manualmente el perodo de tiempo a buscar cuando no sea un perodo preestablecido. Una vez seleccionado el periodo, al hacer clic sobre el botn Aceptar nos abre el listado correspondiente. Notas: En algunos procesos, el cancelar permite continuar con la consulta sin establecer el filtro de fechas; es decir, se procesan todos los registros independientemente de la fecha asignada en ellos. En otros procesos, como puede ser la confeccin de Libros de IVA y en los que es vital un perodo preestablecido por Hacienda, el pulsar cancelar, cancela tambin la consulta.

1.9 - MDULO DE GRFICOS.


Como se ha comentado anteriormente, Ud. puede acceder al mdulo de grficos marcando un grupo de fichas desde cualquier mantenimiento en formato rejilla o desde los listados o consultas predefinidos en la aplicacin. Por ejemplo, en Contabilidad Listados y Consultas Estadstica de facturacin Ud. puede consultar los totales de facturas emitidas y recibidas de un periodo, obteniendo el resultado por meses en una rejilla donde le aparece el botn (Graficar). Al pincharlo, se inicia el mdulo de grficos, pasndole todos los valores numricos de la relacin. El mdulo tiene un men con las opciones General, 2D y 3D. (Las dos ltimas sirven respectivamente para seleccionar los modos posibles de visualizacin de los datos en dos dimensiones plano- o tres dimensiones tridimensional-). Los principales submens de General le permiten: Mostrar leyenda: Inicialmente aparece marcado y se muestra en el margen derecho una leyenda descriptiva de los colores y su significado. Si lo desmarca se oculta la leyenda. Mostrar marcadores: Pone una pequea marca en las zonas visualizadas. Inicialmente aparece desmarcado. Apilar series: Permite amontonar las series de datos para hacernos una idea agrupada

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Filas x Columnas: Permite ver el grfico cambiando los datos que aparecen en horizontal por los que aparecen en vertical. Escalas: Le permiten cambiar las escalas de visualizacin de datos. El mdulo se inicia con escala lineal (valores pasados al modulo) Reiniciar: Vuelve a poner los valores por defecto del mdulo y a mostrar el grfico inicial. Copiar grfico al porta: Le permite hacer una copia de la imagen en el portapapeles de Windows. Desde otros programas que permitan el pegar imgenes como, por ejemplo, Microsoft Word, Ud. puede entonces entrar en Edicin y pegar la imagen. Imprimir pantalla: Le permite hacer una impresin completa de la ventana del mdulo de grficos. Color de fondo: Le permite cambiar el color de fondo del grfico. Por defecto el mdulo se inicia en color blanco para economizar tinta si se imprime la pantalla.

Este selector le muestra en el cuadro derecho el color de fondo que tiene actualmente seleccionado. Si mueve el ratn por el cuadro del arco iris o por el cuadro de tono, el cuadro que aqu se muestra como blanco, mostrar el color que se aplicar. Haciendo click con el ratn sobre el color deseado, pasa a activar ese color como fondo de pantalla Terminar: Abandona el mdulo de grficos, volviendo al lugar desde el que se inici. Efecto de cambiar filas x columnas en una estadstica de facturacin 2D-Barras

Efecto de cambiar filas x columnas en una estadstica de facturacin 2D-Pastel

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Efecto de cambiar filas x columnas en una estadstica de facturacin 3D-Barras

Notas: El mdulo siempre se inicia en modo 2D-Barras. -Cuando se visualizan datos en modos 3D, se puede girar el grfico para verlo desde otro ngulo. Para girar el grfico basta con pulsar la tecla del teclado y, mientras se mantiene pulsada, se hace click con el botn izquierdo del ratn en uno de los ejes del grfico. Con el botn pulsado del ratn, se arrastra hasta encontrar la posicin ideal de visualizacin. Una vez girado, se suelta el botn del ratn y la tecla . -Cuando se visualizan datos, se pueden eliminar del grfico determinados valores haciendo doble click sobre ellos. Al hacerlo, aparece un men flotante con las opciones de quitar serie por ocultacin o por eliminacin. La primera, oculta la serie sin modificar el tamao del grfico ni los lmites. La segunda, quita la serie del grfico, modificando el tamao del mismo y reajustando los lmites si es necesario. Para restaurar el grfico a su situacin original, deber pinchar Reiniciar en el men General del mdulo.

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2. MEN FICHEROS

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MENU FICHEROS
Desde este men introduciremos los Artculos, Clientes y Compaas de Seguros, Proveedores y Vehculos. Adems contiene un apartado de Tablas Generales en el que definiremos elementos imprescindibles para el ptimo funcionamiento del programa. Una vez introducidos estos datos, sern de uso comn en mdulos del programa como Compras, Almacenaje, Horas de operarios, Reparaciones y Ventas, que posteriormente nos permitirn realizar la gestin administrativa de nuestra empresa. El acceso al men de ficheros se realiza pinchando con el ratn en el men Ficheros o mediante el teclado con Alt+F. El acceso a los submens de ficheros se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada. Para todas las opciones de ste captulo, puede ser necesario ver Botones generales para saber cmo realizar las acciones ms comunes. (Pgina 14)

2.0 - TABLAS GENERALES


Son un grupo de ficheros de apoyo que nos permiten definir datos comunes a los principales ficheros de la aplicacin como Clientes, Proveedores, Artculos, Vehculos, O.R, Facturas, Efectos y Cobros, etc.

2.0.1 - Agenda Telefnica


Este fichero es para su uso particular y en l puede introducir datos que son de la misma naturaleza que los de una agenda telefnica convencional (nombre, direccin, telfonos, datos personales, etc). En este fichero Ud. puede tener una relacin de cualquier persona de contacto, que no est relacionada con ningn cliente ni proveedor. Es de uso opcional.

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Campos: No hay campos de cumplimiento obligatorio. Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Poblacin: Otra forma de seleccionar una poblacin es entrar parte de su nombre en la casilla correspondiente y pulsar . Por ejemplo: Ud. quiere localizar LHospitalet de LInfant. Si escribe Hospi y pulsa , el programa le mostrar todas las poblaciones que contengan Hospi en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo y cuando est en la correspondiente pulse la tecla .

Notas: Se recomienda rellenar el mximo de campos posibles para poder buscar cualquier ficha con cualquier campo que tengamos introducido o poder sacar listados mucho ms completos.

2.0.2 - Anotaciones Tcnicas


Este es un fichero nicamente de consulta y nos permite generar fichas en las que explicaremos el tipo de avera y los pasos a seguir para efectuar su reparacin. El objetivo de este fichero es que nuestros operarios tengan una informacin detallada para efectuar la correcta reparacin de una avera. Es de uso opcional.

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Campos: No hay campos de cumplimiento obligatorio. Tipo Avera: escribiremos la definicin correspondiente a la avera que vamos a describir a continuacin. Tipo de vehculo: escribiremos una descripcin del vehculo (Marca y Modelo del Vehculo). Descripcin de averas y operaciones realizadas: escribiremos lnea a lnea los procedimientos a seguir para la correcta reparacin de esta avera.

Sugerencias: El cumplimiento de datos de estas fichas nos facilitar informacin para que cualquier operario pueda realizar correctamente una reparacin o afrontar una incidencia.

2.0.3 - Bancos
Este es un fichero importante, ya que se utiliza por compras, ventas, liquidaciones, remesas, etc. Para el programa, Banco se puede interpretar como una cuenta en entidad bancaria o como caja. En el primer caso y si utiliza la exportacin de remesas al banco, deber cumplimentar todos los datos.

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Campos: No hay campos de cumplimiento obligatorio, excepto si trabaja con remesas bancarias. En este caso es imprescindible el nombre del banco y la cuenta bancaria. Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Opciones Avanzadas: Si escribe una parte de la poblacin , por ejemplo. Ud. quiere poner Talavera de la Reina y escribe Tala y pulsa F1, el programa le mostrar todas las poblaciones que empiecen por Tala. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo, y cuando est en la correspondiente pulse la tecla . Cuenta bancaria: En el campo cuenta bancaria escribiremos el cdigo de cuenta del siguiente modo: cuatro cifras (entidad bancaria), guin, cuatro cifras (oficina), guin, dos cifras (dgito de control), guin y las diez cifras del nmero de cuenta. Si el dgito de control es errneo, el programa nos avisa e indica el dgito de control correspondiente. No se puede cambiar slo una parte del campo. Si cuando se introduce este valor se equivoca, deber eliminar desde el carcter donde se ha cometido el error hasta el final y continuar con la edicin. Divisa: Con el cursor situado en la casilla de Divisa, podemos cambiarla pulsando F1.

Botones especiales en Bancos:

Comprobar imputaciones pendientes Este botn permite comprobar los movimientos del banco, muestra los importes cobrados, los no cobrados, los pagados, los no pagados y los totales correspondientes, tanto para los efectos de Ventas como de Compras.

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2.0.4 - Caractersticas de Vehculos


Este fichero de consulta que incluye informacin de la mayora de los fabricantes de automviles y de sus respectivos modelos.

Cuando cree una nueva ficha (marca de vehculo), tenga en cuenta que los nmeros 1000 a 1999 estn reservados para coches y que los nmeros 2000 a 2999 estn reservados para motocicletas. Campos Deber rellenar, al menos, el nombre de la marca En la rejilla de modelos, deber introducir, al menos, la descripcin del modelo.

Notas: Si desea introducir un nuevo modelo a una marca existente, site el cursor en la ltima lnea y escriba en la descripcin el modelo deseado, as como los datos de inters.

Botones especiales en caractersticas de vehculos:

Eliminar catlogos Este botn permite eliminar masivamente gran cantidad de vehculos. Permite entre otras: Eliminar un catlogo (Marca actual) Eliminar un catlogo (Todas las marcas) Eliminar (vehculos) repetidos antiguos (Marca Actual) Eliminar (vehculos) repetidos antiguos (Todas las marcas) Eliminar TODOS los coches Eliminar TODAS las motos

La eliminacin de catlogos, eliminan todos los vehculos que tengan en la columna VCat el valor que Ud. decida. La eliminacin de repetidos, elimina aquellos vehculos que

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aparezcan en varios catlogos, dejando nicamente el ltimo de ellos. En el proceso de borrado, se tiene en cuenta la descripcin del modelo, el cambio y la motorizacin.

2.0.5 - Categoras / Grupos


Este fichero permite crear categoras o grupos para que se asignen a clientes u operarios.

Campos: El Nombre del grupo es de obligado cumplimiento

2.0.6 - Clientes (Descuentos Especiales)


Este fichero permite definir un escalado de descuentos para aplicarlos en funcin del importe de la factura, que se asigna en el fichero de clientes y el descuento se realiza sobre el importe base de la factura.

Campos: La descripcin es de obligado cumplimiento. Los valores numricos se asignarn automticamente si no los rellena Ud.

2.0.7 - Divisas
En este fichero definiremos las divisas con las que trabajaremos habitualmente.

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Campos: Todos los campos son de obligado cumplimiento

Notas: Los clculos de precios del programa se basan en la correcta introduccin de datos en ste fichero. Por ejemplo: Si Ud. crea una divisa con clave DOL y descripcin Dlar americano puede entrar en CantDiv el valor 1 y en ValorEsp el valor 0,80. De esta forma el programa interpreta 1 ($) = 0,80 (). Otra forma de entrar el cambio en divisa podra ser poniendo en CantDiv el valor 100 y en ValorEsp el valor 80. De esta forma el programa interpretara 100 ($) = 80 ()

Botones especiales en Divisas:

Convertir de divisa actual a Euros Cuando Ud. se encuentra en una divisa extranjera, por ejemplo Dlares, puede utilizar ste botn para saber cuantos Euros son tantos Dlares. Deber entrar el nmero de Dlares y el programa le dir los Euros que son.

Convertir Euros a divisa actual Cuando Ud. se encuentra en una divisa extranjera, por ejemplo Dlares, puede utilizar ste botn para saber cuantos Dlares son tantos Euros. Deber entrar el nmero de Euros y el programa le dir los Dlares que son.

2.0.8 - Familias de Artculos


Los artculos pueden organizarse en familias. Esta organizacin es til en el momento de filtrar listados y en el momento de aplicar descuentos especiales a una familia (por ejemplo durante un periodo de tiempo limitado) o en el calculo de los precios de venta brutos en funcin de un porcentaje sobre el coste. Si bien su uso no es obligatorio, puede ayudarle en otros procesos. La asignacin de tarifas se comenta en Artculos.

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Campos: La descripcin es de obligado cumplimiento. Los valores numricos se asignarn automticamente si no los rellena Ud. Los campos Dto corresponden a los porcentajes de descuento a aplicar en los precios de venta bruto en artculos para obtener el precio de venta neto. Los campos Inc corresponden a los porcentajes a aplicar sobre el coste del artculo para obtener el precio de venta bruto. Los valores T1, T2 y T3 identifican cada una de las posibles tarifas.

Notas: Los campos de descuento los utiliza el programa para crear descuentos por familias en ventas. Los campos de incremento los utiliza el mantenimiento de artculos para calcular los precios de venta sobre el coste introducido. Los valores T1,T2,T3 identifican respectivamente la tarifa correspondiente

2.0.9 - Formas de Envo


En las formas de envo, el nico dato importante es el nombre o descripcin de la forma de envo. El mantenimiento permite tambin entrar otros datos si la forma es mediante empresa de mensajera o similar, de ste modo, con pulsar el botn de forma de envo en los procesos de facturacin, tiene al alcance los datos para llamar, etc.

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Campos: No hay campos de obligado cumplimiento. Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Poblacin: Otra forma de seleccionar una poblacin es entrar parte de su nombre . Por ejemplo: Ud. quiere localizar en la casilla correspondiente y pulsar LHospitalet de LInfant. Si escribe Hospi y pulsa , el programa le mostrar todas las poblaciones que contengan Hospi en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo y cuando est en la correspondiente pulse la tecla .

2.0.A - Formas de Cobro/Pago


Este es un fichero importante, dado que el programa lo utiliza para generar los respectivos efectos de cada factura que se registre, tanto en ventas como en compras. El correcto cumplimiento de datos le ahorrar mucho tiempo. Con el formato suministrado, se pueden hacer numerosas combinaciones que tendrn en cuenta la fecha de factura, los das de pago del cliente y el perodo entre cada apunte o vencimiento calculados para la factura. Los vencimientos se calculan por el nmero de plazos y los porcentajes que se indican en la forma de pago, dividiendo el importe total de la factura entre el nmero de plazos y el porcentaje correspondiente de cada plazo.

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Campos: Todos los campos son de obligado cumplimiento Nmero de plazos: Indica cuantos efectos se generan. Para un solo plazo a 30 das debera introducir el valor uno. Para 30, 60, 90 y 120, seran cuatro. Das de aplazamiento primer plazo: Indica el nmero de das que deben transcurrir desde la fecha de factura hasta la fecha de vencimiento del primer plazo. Se tiene en cuenta el da de pago establecido en la ficha de cliente o proveedor. Si emitimos una factura el da 1 de enero a 30 das y el cliente tiene da de pago el 20, el efecto tendr vencimiento a 20 de febrero. Das de aplazamiento resto: regula los das que transcurren desde la fecha de vencimiento del primer plazo al segundo, del segundo al tercero y as sucesivamente. Porcentajes: Indica el porcentaje de la factura a aplicar en cada plazos. Si slo hay un plazo seria el 100%. Si hubiera 4 plazos, lo usual sera el 25% a cada plazo. Tambin se puede especificar un porcentaje superior al primero de ellos, como podra en un 30, 60, 90 especial, el decir 50% de la factura al primer plazo y 25% a los dos restantes.. Liquidacin usual: Seleccionamos mediante un men desplegable el tipo de liquidacin usual. Es informativo, dado que aunque aqu se diga que es por domiciliacin bancaria, una factura puede liquidarse de cualquier otra forma. Aplicar Dtos. Pronto Pago: Si un cliente tiene en su ficha establecido que tiene un descuento de P.P. del 3% porque usualmente paga al contado y se le emite una factura excepcional a 30, 60, 90 y 120 das, probablemente a Ud. no le interese aplicar se descuento. Por tanto, en la forma de pago de 30, 60, 90 y 120 das deber dejar desmarcada sta opcin para que el programa ignore el descuento de la ficha de cliente. Aplicar financiacin: Con el ejemplo anterior, puede interesarle tambin aplicar el recargo financiero especificado en la ficha del cliente en la forma de 30, 60, 90 y 120. Si marca esta opcin, el programa lo aplicar.

Notas: Es incongruente aplicar descuentos de pronto pago en formas de pago con aplazamiento as como aplicar financiaciones en contados, pero el programa lo permite hacer.

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Opciones avanzadas: Para que los efectos de facturas se marquen automticamente como liquidados, el programa tiene una funcin que se llama Autoliquidado. Esta opcin la encontraremos en el men de Configuracin Control de Empresas Porcentajes en una casilla denominada Autoliquidar cobros y pagos de facturas.

2.0.B - Gastos (Subgrupos)


Este fichero se utiliza para la entrada de apuntes de gastos en el apartado de contabilidad y posteriormente en los listados de IRPF (para autnomos) y el resumen de gastos por grupos. Si bien la gestin se proporciona con grupos de gastos predefinidos, Ud. puede desglosar estos grupos en tantos subgrupos como desee. Para ello, site el cursor en la celda de subgrupo, pulse cualquier tecla y automticamente generar un nmero correlativo. Escriba la descripcin deseada y la cuenta de gastos que corresponda a ese subgrupo.

Campos: La descripcin deber cumplimentarse En enlaces con contabilidades, deber cumplimentar la cuenta de gastos correspondiente si desea que se enlace en alguna otra diferente de la cuenta contable del grupo.

Opciones Avanzadas: Cuando entra apuntes mediante el men Contabilidad Control de apuntes de gastos, aparece un desplegable donde podr seleccionar a qu grupo o subgrupo desea hacer la imputacin.

2.0.C - Marcas y Fabricantes


Este fichero se utiliza para asignar un fabricante a los artculos y se proporciona con los principales fabricantes y marcas.

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Campos: La descripcin deber cumplimentarse

2.0.D - Observaciones Predefinidas


Este fichero se utiliza en varios procesos que tienen campos de observaciones con la intencin de poder capturar una observacin de carcter usual en lugar de teclearla cada vez. Los campos de observaciones que permiten captura de datos se activan mediante F5.

2.0.E - Operarios
En esta opcin podemos introducir los datos del operario. Cuando nos situamos en una ficha de operario que tiene anotaciones, el programa nos da un aviso parpadeante en la barra de men.

Campos pestaa general (datos personales del operario) No hay campos de obligado cumplimiento, excepto el nombre. Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas.

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Poblacin: Otra forma de seleccionar una poblacin es entrar parte de su nombre en la casilla correspondiente y pulsar F1. Por ejemplo: Ud. quiere localizar Talavera de la Reina. Si escribe Tala y pulsa F1, el programa le mostrar todas las poblaciones que contengan Tala en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo y cuando est en la correspondiente pulse la tecla . Cuenta bancaria: En el campo cuenta bancaria escribiremos el cdigo de cuenta del siguiente modo: cuatro cifras (entidad bancaria), guin, cuatro cifras (oficina), guin, dos cifras (dgito de control), guin y las diez cifras del nmero de cuenta. Si el dgito de control es errneo, el programa nos avisa e indica el dgito de control correspondiente. No se puede cambiar slo una parte del campo. Si cuando se introduce este valor se equivoca, deber eliminar desde el carcter donde se ha cometido el error hasta el final y continuar con la edicin.

Campos pestaa laboral (datos laborales del operario) Cuando introducimos los datos en la columna mensual, el programa calcula automticamente los valores de los datos de la columna anual. Horas a realizar (diarias): indicaremos el nmero de horas que trabaja el operario diariamente y este dato se reflejar en los partes de horas.

Botones especiales en Operarios:

Anotaciones Cuando estamos en una ficha de operario, el programa nos indica si este tiene anotaciones. Mediante este botn, se accede a una pantalla donde anotar comentarios sobre el operario.

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2.0.F - Poblaciones
Este fichero se utiliza en todas aquellas fichas que incorporen un cdigo postal, como Clientes, Proveedores, Operarios, Direcciones adicionales, etc. Se proporciona con todas las poblaciones y provincias espaolas introducidas. La clave asignada a las poblaciones, es su cdigo postal; por tanto, encontrar poblaciones repetidas. El cdigo de las provincias son los dos primeros dgitos del Cdigo Postal.

Campos: La clave, (Cdigo Postal), puede duplicarse en ste fichero El nombre de la poblacin deber cumplimentarse.

Botones especiales en poblaciones: Quitar/Aadir poblaciones por Provincia/Comunidad Esta opcin le permite aadir o quitar poblaciones de una provincia entera o de una Comunidad entera. La base de datos, se provee inicialmente con las poblaciones de Catalua para favorecer el rpido acceso a datos, pero si Ud. lo desea, puede cambiar esta configuracin. Al pulsar el botn y confirmar que desea aadir o quitar poblaciones, le aparecer la siguiente pantalla:

En esta, las provincias que tienen poblaciones en la base de datos, aparecen coloreadas. bastara con pinchar encima de la provincia que desee eliminar o aadir o seleccionar / deseleccionar las todas las provincias de una determinada Comunidad mediante los botones situados a la derecha. Cuando cierre el mapa, se actualizar la base de datos segn sus indicaciones.

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2.0.G - Provincias
Este fichero se utiliza en todas aquellas fichas que incorporen direcciones o cdigos postales como Clientes, Proveedores, Operarios, Direcciones adicionales, etc. Se proporciona con todas las provincias espaolas introducidas. Este fichero es inalterable, es decir, no se pueden modificar datos, ni aadir fichas, ni eliminarlas.

2.0.H - Paises
Este fichero se utiliza en varios otros que incorporan el cdigo de pas en la ficha como clientes o proveedores. El pas por defecto es ESP (Espaa). Se proporciona con todos los pases del mundo a 2010.

2.0.I - Tipos de Trabajo


Este fichero se utiliza para codificar los diferentes tipos de trabajo que se realizan. Se utiliza especficamente en ordenes de reparacin para poder efectuar estadsticas por tipo de trabajo efectuado. (Por ejemplo: revisin I.T.V., revisin 5.000 km, etc.).

Campos pestaa general (datos personales del operario) Todos los campos son se obligado cumplimiento. Tipo: Especificamos el tipo de trabajo asociado, siendo 1=Mecnica, 2=Pintura, 3=Chapa.

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2.1 - ARTCULOS
Es uno de los ficheros ms importantes de la aplicacin. En este fichero introduciremos una descripcin del artculo u operaciones de mano de obra, as como los datos referentes a precios y stock. El correcto cumplimiento de datos del fichero de artculos es una base importante para el correcto funcionamiento de la gestin. Cuando cree nuevos artculos procure rellenar todos los datos que pueda necesitar.

Campos en pestaa General (Datos Generales del artculo) Compras Proveedor: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del proveedor habitual del artculo o bien, situndose en la segunda casilla (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Tambin puede seleccionarse un proveedor pulsando el botn para buscarlo por otros conceptos. El proveedor es informativo y puede estar en blanco. Su referencia: Cdigo del artculo segn el proveedor . Atencin: esto no es el cdigo de barras del artculo. Coste Base: Coste base unitario en la compra del producto, sin descuentos % Dto: Porcentaje de descuento que aplica el proveedor sobre el coste base. Coste Real: Coste calculado unitario en funcin del coste base menos el descuento

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Coste ponderado: Este valor ir oscilando a medida que se entren compras. Indicar la tendencia a la alza o a la baja del producto. Cuando se crea un artculo nuevo, el coste ponderado debe ser igual al coste real del mismo.

Ventas Tenemos tres tarifas disponibles. A cada cliente se le puede asignar una tarifa en su ficha, en funcin del tipo de cliente que sea. % Inc.real: Es el porcentaje en que se incrementa el precio de venta del artculo. Si introduce un porcentaje el programa calcular los precios de venta a partir del coste real. P.V.P. Bruto: Es el precio de venta del artculo sin descuentos. Si introduce un valor para el PVP Bruto, el programa calcular el precio neto y recalcular el porcentaje de incremento (margen de beneficio) % Dto: Es el descuento que queremos aplicar al precio de venta del artculo. Si cambia el porcentaje de descuento, el programa recalculara el precio neto. P.V.P. Neto: Es el resultado del P.V.P. Bruto con el descuento aplicado. Si introduce un precio de venta neto, el programa calcular el precio bruto y el margen de beneficio. P.V.P.+I.V.A.: Es el resultado del P.V.P. Neto con el I.V.A. aplicado. Si desea vender un producto a un precio + Iva redondo como por ejemplo 9,95, al entrar este valor, el programa recalcular el PVP neto, el bruto y el margen de beneficio en funcin tambin del tipo de IVA. No aplicar Dto.PP, Dto.Esp ni Dto Clte: Casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar esta funcin (cuando activamos la casilla no se aplican los descuentos del pie de factura para el artculo).

Otros Tipo de IVA: Todos los artculos debern tener uno de los siguientes cdigos de IVA asignados: E=Exento, A=4%, B=7%, C=16%. Los tipos se asignan en Configuracin Control de Empresas. Familia: En esta casilla indicaremos a que familia pertenece el producto. Podemos escribirlo a directamente, seleccionarlo pulsando F1 o realizar una bsqueda mediante el botn Puntos suspensivos. Marca: Igual al anterior, pero para especificar la marca del artculo. Cta. ventas: Aqu escribiremos la cuenta contable de ventas que se asigna a este artculo. Dato para enlaces con contabilidades. Cta. compras: aqu escribiremos la cuenta contable de compras que se asigna a este artculo. Dato para enlaces con contabilidades. Grupo: Todos los artculos debern tener un cdigo de grupo asignado correspondiente mano de obra o material. Para mano de obra: 1=Mecnica, 2=Pintura, 3=Chapa. Para Material: M=Mecnica, P=Pintura, C=Chapa. Cuando el grupo es mano de obra, se puede rellenar la casilla de tiempo aproximado.

Opciones Avanzadas: Por defecto el programa calcula los precios de venta a partir del coste base, pero podemos hacer que los calcule a partir del coste base o el ponderado.

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Esto se cambia en el men de Configuracin Control de Empresas Sistema ModoBRP (0=Base, 1=Real, 2=Ponderado). Campos en pestaa Almacenaje (Datos de Almacenaje del artculo)

No actualizar stock en entradas/salidas (Existencias): Casilla de verificacin que activaremos si no queremos actualizar el stock. Si estamos definiendo mano de obra, esta casilla se activa automticamente, puesto que no disponemos de un stock de mano de obra. Vea Ampliacin Procesos Stock al final de esta seccin. Stock actual: Indica la cantidad de artculos disponibles en almacn.. Stock Mnimo: Cantidad de stock mnimo deseado. Si al realizar una operacin de venta (salida de stock) sobre ste articulo, el stock final es inferior al mnimo establecido, el programa nos lo indica con un aviso parpadeante en la barra de men. Stock Mximo: Cantidad de stock mximo deseado. (Informativo) Pendientes servir: Indica las unidades de este artculo pendientes de servir. Pendientes recibir: Indica las unidades de este artculo pendientes de recibir. Fecha ltima compra: Indica la fecha de la ltima compra. Fecha ltima venta: Indica la fecha de la ltima venta. Pedido mnimo: N de unidades mnimo a solicitar en el pedido. ltima rotacin: Indica la ltima vez que se mir el movimiento de entradas y salidas de ese artculo. Ubicacin: Indica donde est ubicado este artculo en el almacn.

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Genera residuos: Casilla de validacin en la que marcaremos si el artculo genera residuos. Si esta casilla esta marcada el programa nos lo indica con un aviso parpadeante en la barra de mens, cuando introducimos el artculo en cualquier orden de reparacin, factura, presupuesto, etc. Material de desgaste: Casilla de validacin en la que marcaremos si este material tiene desgaste. Esto saldr reflejado en la hoja de factura, en la columna de desgaste (D) con un asterisco. Cdigo de barras: Si el artculo dispone de cdigo de barras, podemos introducirlo en ste campo y realizar bsquedas del mismo por este valor. Tipo: Ventana de seleccin del tipo de cdigo de barras. Se utiliza para que el generador de formularios sepa qu tipo de cdigo se desea imprimir. Cdigo alternativo: Si se configur la aplicacin con ellos, aqu se puede introducir un segundo cdigo para el artculo, que puede ser tambin la referencia del proveedor habitual. Este cdigo tambin permite realizar bsquedas. Vea Botones generales (Pgina 14)

Campos en pestaa Detalle (Descripcin detallada del articulo)

Utilizaremos esta pestaa para ampliar la descripcin del artculo o servicio. Esto saldr reflejado a la hora de poner el artculo en cualquier orden de reparacin, factura, presupuesto, etc., siempre y cuando est la opcin traspasos completos marcada en el men de preferencias.

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Botones especiales en Artculos:

Recalcular precios
Mediante este botn se accede a varios procesos de recalculo masivo de precios. En todas las opciones se muestra una rejilla con las familias disponibles para que pueda seleccionar o excluir del proceso los artculos asignados a ellas. Estas opciones son: Recalcular Brutos por incrementos de familias. Una vez seleccionadas las familias a procesar y verificados los porcentajes de incremento que se aplicarn a cada tarifa, el programa asignar a los artculos correspondientes a cada familia, el porcentaje de incremento de las tarifas de la familia y realizar el siguiente clculo: Precio venta bruto = Precio de Coste + (Precio Coste * (Porcentaje / 100)) Acto seguido, recalcular los precios de venta netos en funcin del porcentaje de descuento del artculo y recalcular los precios de venta con I.V.A. en funcin del tipo de I.V.A. asignado. Recalcular Netos por descuentos de familias Una vez seleccionadas las familias a procesar y verificados los porcentajes de descuento que se aplicarn a cada tarifa, el programa asignar a los artculos correspondientes a cada familia, el porcentaje de descuento las tarifas de la familia y realizar el siguiente clculo: Precio venta neto = Precio Bruto (Precio Bruto *((Porcentaje / 100) Acto seguido, recalcular los precios de venta con I.V.A. en funcin del tipo de I.V.A. asignado. Incrementar PVPs por porcentaje libre Una vez seleccionadas las familias a procesar, se introduce manualmente el porcentaje a aplicar y se indica qu tarifas deben actualizarse. Este proceso no tiene en cuenta el coste, sino que realiza el siguiente clculo: Precio venta bruto = Precio venta bruto * (1+(Porcentaje / 100)) Precio venta neto = Precio venta neto * (1+(Porcentaje / 100)) Acto seguido, recalcular los mrgenes sobre el precio de coste y los precios de venta con I.V.A. en funcin del tipo de I.V.A. asignado. Nota: Realice copias de seguridad antes de realizar cambios de precios masivos. La opcin slo se activa con permisos especiales para el usuario

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Series y garantas
Cuando para un artculo determinado debamos llevar un control estricto de su nmero de serie a efectos de garantas, deberemos utilizar esta opcin. Mediante ella, podemos saber qu nmeros de serie disponemos en stock y cuales estn dentro o fuera de garanta, as como en qu albarn entr en stock o cuando sali de almacn.

Campos en series y garantas Garanta Proveedor: Aqu se introducir el perodo de garanta del artculo

que nos ofrece el proveedor. Control de serie: Aqu se introducir el modo en que queremos que el programa genere el nmero de serie del artculo. La ms eficiente es el

nmero interno. Boton Detalle: Permite imprimir la informacin que tenemos en pantalla. Boton Etiquetas: Permite imprimir la informacin en las etiquetas predefinidas en el generador de formularios.

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Listados predefinidos
La mayora de listados relativos a stock, solicitan un periodo de tiempo en el que hacer las comprobaciones (Vea Seleccin de perodos pgina 27.)

Listado de Rotacin de artculos:


Primero nos solicita si deseamos hacer la consulta slo para el artculo actual. Si contestamos que No, la consulta se realiza sobre todos los artculos que hayan tenido movimientos. Para obtener la rotacin, hay que especificar el periodo de tiempo y si la informacin la queremos obtener sobre los movimiento de Albaranes/Ordenes o Facturas, ya que no todo lo que consta el albaranes, tiene que estar necesariamente facturado. Esta consulta presenta la informacin en las siguientes columnas: o o Fecha: Fecha de entrada o salida del material. TReg: Indica la procedencia del artculo segn las siguientes claves: PAlb=albarn de proveedor, O.R.=orden de reparacin, CAlb=albarn a cliente, PFac=factura de proveedor, CFac=factura a cliente. Registro: Indica el nmero de Albaran / Orden o Factura correspondiente. CliPro: Cdigo de cliente o proveedor. Nombre: Nombre del cliente o proveedor. Entradas: Nmero de entradas del artculo. Salidas: Nmero de salidas del artculo. Precio Neto: Precio al que entr o sali el artculo. Valoracin: Importe del nmero de entradas o salidas por Precio Neto.

o o o o o o o

Nota: Si se especific la rotacin sobre todos los artculos, se muestran tambin el cdigo y descripcin de los mismos, adems del cdigo de familia a la que pertenecen. Listado de Artculos bajo mnimos: Nos permite sacar listados de artculos que estn por debajo del stock mnimo. Esta consulta presenta la informacin en las siguientes columnas: o o o o Referencia: Cdigo del artculo. Detalle: Descripcin del artculo. Stock mnimo: Stock mnimo que hemos definido en la ficha del artculo. Stock actual: Indica el stock actual del artculo.

o Bajo mnimo: Cantidad de artculos que hay por debajo del mnimo que hemos
o o definido. Familia: Indica la familia del artculo. Cdigo: Grupo al que corresponde el artculo (M=Material, P=Pintura, etc.).

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Listado de Existencias valoradas: Nos permite sacar listados de todos los artculos que hay en Stock con su valor actual. Esta consulta presenta la informacin en las siguientes columnas: Referencia: Cdigo del artculo. Detalle: Descripcin del artculo. Familia: Indica el cdigo de la familia del artculo. Grupo: Grupo al que corresponde el artculo (M=Material, P=Pintura, etc). Stock actual: Indica el stock actual del artculo. Coste base: Precio de compra del artculo sin aplicar el descuento. Valor coste B: Stock Actual x el Coste Base. Coste real: Precio de compra del artculo con el descuento aplicado. Valor de coste R: Stock Actual x el Coste Real. P.V.P.Bruto: Precio de venta del artculo sin aplicar descuentos. Valor del P.V.P.Bruto: Stock Actual x el P.V.P.Bruto. P.V.P.Neto: Precio de venta del artculo con el descuento aplicado. Valor del P.V.P.Neto: Stock Actual x el P.V.P.Neto.

o o o o o o o o o o o o o

Listado de Tarifas de Precios: Nos indica los precios de todos los artculos que hay en almacn.

Esta consulta presenta la informacin en las siguientes columnas:


o o o o o o o o o Referencia: Cdigo del artculo. Detalle: Descripcin del artculo. Familia: Indica el cdigo de la familia del artculo. Descripcin: Descripcin de la familia. Grupo: Grupo al que corresponde el artculo (M=Material, P=Pintura, etc). P.V.P.Bruto: Precio de venta del artculo sin aplicar descuentos. Dto. Artculo: Descuento que aplicamos al cliente sobre este artculo. P.V.P.Neto: Precio de venta del artculo con el descuento aplicado. Tipo I.V.A.: Indica el tipo de iva: 4 % (A), 7 % (B) o 16 % (C).

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Ampliacin Procesos Stock:


La marca activada No actualizar stocks en Entradas/Salidas (Existencias) en la ficha de artculo impide que el programa actualice el campo del stock actual y los campos de pendientes de recibir / servir en operaciones de compra o de venta. Independientemente de que la marca est activada o no, cuando se produce una compra o una venta, se actualizan las fechas de la ltima operacin. Si la operacin es una compra y la marca de Configuracin Control de Empresas Sistema ModoCostes est activada, tambin se actualizan los precios de coste base, dto. Proveedor y coste real segn los datos entrados en la lnea. El coste ponderado, lo calcula automticamente el programa cuando realiza compras a proveedor slo si se dan las siguientes condiciones: La marca No actualizar stocks en Entradas/Salidas de la ficha del artculo est desactivada, indicando que S se debe realizar el control de stock para el artculo. ModoCostes est activado

Bajo este concepto, el programa realiza los siguientes clculos despus de entrar una lnea en albaranes o facturas de proveedor: Precio de Coste Inicial = Precio de Coste Ponderado del artculo. Valor inicial de existencias = stock actual * Precio de Coste Inicial Valor de la entrada = Cantidad en la lnea * Precio Neto de la lnea Stock final = Stock inicial + cantidad de la lnea Nuevo Precio ponderado = (Valor inicial existencias + valor entrada) / Stock final Por ejemplo: Usted crea un articulo con un stock de 100 unidades y le asigna un coste real y ponderado 0,5 (valor del stock actual = 50 ). Luego entra un albarn de proveedor y produce una entrada de otras 200 unidades a 0,8 . Precio de coste inicial = 0,5 (Ponderado en la ficha de artculo). Valor inicial existencias = 100 * 0,5 = 50 . Valor de la entrada = 200 * 0,8 = 160 . Stock final = 100 + 200 = 300 unidades Nuevo precio ponderado = (50 + 160 ) / 300 = 0,7 Tenga en cuenta que en los listados de existencias valoradas, la columna de valoracin sobre el ponderado, es la valoracin ms correcta, puesto que 300 unidades * 0,7 = 210 que corresponden a 100 unidades a 0,50 ms 200 unidades a 0,8. Nota: Si en una lnea introduce la cantidad cero, no se produce ninguna actualizacin en el artculo.

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2.2 - CLIENTES Y CIAS. SEGUROS


En este fichero introduciremos los datos de nuestros clientes y de las compaias de seguros. El correcto cumplimiento de datos en este fichero es una base importante para el correcto funcionamiento de la gestin.

Campos fuera de pestaa Cdigo: Este nmero se genera de forma automtica al dar de alta una nueva ficha. Puede validarlo o entrar una clave que no exista en el fichero si lo que desea es a asignar un cdigo concreto a la nueva ficha. Nombre: En este campo escribiremos el nombre fiscal del cliente, empresa o compaa de seguros.

Campos en pestaa General (Datos Generales del cliente) Nombre comercial: Escribiremos un nombre de comercial de empresa (si corresponde). Direccin: Campo reservado a la direccin. Esta direccin se considera a todos los efectos, la direccin fiscal del cliente. Pulsando el botn que esta situado a la derecha del campo Direccin, podemos aadir direcciones adicionales del cliente. Cuando nos situamos en una ficha de cliente que tiene direcciones adicionales, el signo ms del botn se pone rojo.

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Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Poblacin: Otra forma de seleccionar una poblacin es entrar parte de su nombre en la casilla correspondiente y pulsar F1. Por ejemplo: Ud. quiere localizar Talavera de la Reina. Si escribe Tala y pulsa F1, el programa le mostrar todas las poblaciones que contengan Tala en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo y cuando est en la correspondiente pulse la tecla . Pas: El programa cumplimenta este dato automticamente con el valor ESP (Espaa). Para cambiar de pas, ponga su clave en la casilla correspondiente o pulse F1 en la casilla donde aparece el nombre para seleccionarlo desde un desplegable. mediante el buscador de pases. Tambin puede hacerlo pulsando el botn N.I.F: Aqu introduciremos el N.I.F. del cliente si es persona fsica (el programa calcula automticamente la letra) o el C.I.F. si es persona jurdica. Este campo es de obligado cumplimiento, ya que debe aparecer en las facturas. La Hacienda Pblica obligar a las sociedades a partir de 2010 a la presentacin de Libros de Facturas Emitidas y Recibidas en formato electrnico (Modelo 340). Los datos para la Declaracin anual con terceras personas (Modelo 347), tambin requieren de la identificacin fiscal. En estos modelos de presentacin, no se admiten registros sin este dato. Su Proveedor: Si somos proveedores de nuestro cliente, entrar el cdigo que l nos ha asignado en su base de datos. Telfonos: Campos destinados a indicar los telfonos de nuestros clientes. No entre aqu comentarios ni otros datos, puesto que el programa que permite enviar documentos por fax, puede utilizar sta informacin. Fax: Campo reservados para indicar el nmero de fax de nuestros clientes. No entre aqu comentarios ni otros datos, puesto que el programa que permite enviar documentos por fax, puede utilizar sta informacin. Persona Contacto: Campo reservado para indicar persona de contacto (en caso de Empresa o Ca. de Seguros). EMAIL: Campo reservado para el EMAIL. Este campo nos servir para poder enviar presupuestos o facturas por correo electrnico. Para esta opcin tenemos que tener configurado Outlook como programa de correo electrnico. Si este campo esta cumplimentado, pulsando F5 en l podr enviar un email sin tener que arrancar el programa de correo y escribir la direccin de electrnico. WWW: campo reservado para la web del cliente. Si el campo esta cumplimentado, pulsando F5 en l, le arrancar el navegador con esa web. Por ejemplo: www.micro4dc.net Observaciones: Campo reservado para escribir observaciones de nuestros clientes. Si necesitamos escribir ms informacin adicional, podemos hacerlo pulsando el botn Anotaciones de la barra de men. Fecha de alta: Este campo recoge la fecha de alta de la ficha. El programa la genera automticamente recogiendo la fecha del sistema. Es compaa de seguros?: Casilla de validacin que marcaremos en caso de ser Ca. de Seguros. Esta opcin debe marcarse manualmente. Es un cliente particular?: Casilla de validacin que el programa marca automticamente en caso de que en el campo N.I.F. indiquemos un N.I.F. de cliente.

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Si es un C.I.F. esta opcin queda desmarcada (estas opciones modifican el texto del pie de la factura y O.R. en lo que respecta a Normativas de Garanta). Campos en pestaa Comercial (Datos Comerciales del cliente o Cia. de seguros)

Cd. F. pagos: Seleccionamos una de las formas de pago definidas. (nota 1) Cd. Divisas: Seleccionamos una de las divisas definidas. (nota 1) Cd. Dto. Esp.: Seleccionamos uno de los Dtos. Especiales definidos. (nota 1) Cd. Grupo: Seleccionamos un grupo definido. (nota 1) Cd. Envos.: Seleccionamos una forma de envo definida (nota 1) Serie fras. (A, B, C): En el caso de que trabajramos con series de facturas, en esta casilla indicaremos a que serie de facturas corresponde (A, B, C). Copias: Esta casilla indica las copias de documentos que se le imprimirn al cliente. Ntese que el valor 0 o 1 imprimirn un solo documento, ya que la impresin siempre imprime uno por defecto, por tanto, si deseamos original y copia, aqu hay que especificar el valor 2. Riesgo mximo: Esta casilla indica el riesgo mximo que queremos asumir sobre el importe de facturacin pendiente de cobro de este cliente. Una vez superado este limite, el programa mostrar un aviso parpadeante en la barra de mens cuando se realicen operaciones comerciales con el cliente. Riesgo actual: Esta casilla indica el importe de facturacin que el cliente nos debe. Tarifa (1 a 3): Indica cual de las tarifas del fichero de artculos debe aplicarse a ste cliente. M.O.: Indica cual de las tarifas de Mano de Obra debe aplicarse al cliente. Das de pago: Indicamos en las casillas el da o das de pago, si los tiene.

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Mes de vacaciones (0 a 12): El mes de vacaciones y los das de pago se tienen en cuenta por el programa de facturas para generar las previsiones de pago. Excluir de publicidad: Al activar esta casilla indicamos que el cliente no quiere recibir publicidad. Esta informacin es til si Ud. genera informacin publicitaria peridica a travs de emails masivos o mailings. Cta. Contable: Indica la cuenta contable que se asocia al Cliente o Compaa de Seguros en enlaces contables. Enlazado: Esta casilla la marcar automticamente el programa si el cliente se ha enlazado a algn programa de contabilidad. IVA: En este apartado tenemos tres botones de seleccin y marcaremos uno de ellos en funcin del Rgimen de IVA que se aplique al cliente o compaa de seguros. Por ejemplo, si el cliente es de Canarias, deber marcarse la opcin de Exento. % Dto.Gral: Porcentaje de Dto. General que aplicaremos al cliente en la factura. % Pronto Pago: Porcentaje de Dto. de Pronto Pago que aplicaremos al cliente en la factura. % Financiacin: Porcentaje de Financiacin que aplicaremos al cliente en la factura. Aplicar ret. IRPF: Cuadro de validacin que marcaremos en el caso de que haya que aplicar la retencin fiscal.

Notas: El porcentaje de retencin de IRPF se introducir en men Configuracin Control de Empresas Porcentajes % por defecto a retener para IRPF de clientes.

Nota (1): Los datos asociados a stos campos se habrn introducido en el men de Ficheros Tablas Generales. Para seleccionar uno puede realizar una de stas acciones: o o o Entrar el cdigo en la casilla correspondiente si se acuerda, Pulsar F1 en la descripcin asociada y elegir la opcin mediante un desplegable o, Mediante el botn , utilizar el buscador correspondiente..

(Vea Relaciones en modo ficha, pgina 26)

Campos en pestaa Banco (Datos Bancarios del cliente o Cia. de seguros)

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Los datos contenidos en sta pestaa se utilizan exclusivamente para aquellos clientes que nos pagan mediante domiciliacin bancaria. Cuenta bancaria: En el campo cuenta bancaria escribiremos el cdigo de cuenta del siguiente modo: cuatro cifras (entidad bancaria), guin, cuatro cifras (oficina), guin, dos cifras (dgito de control), guin y las diez cifras del nmero de cuenta. Si el dgito de control es errneo, el programa nos avisa e indica el dgito de control correspondiente. No se puede cambiar slo una parte del campo. Si cuando se introduce este valor se equivoca, deber eliminar desde el carcter donde se ha cometido el error hasta el final y continuar con la edicin. Otros datos: En este campo se mostrarn los datos del banco (nombre, direccin, etc.) siempre y cuando el banco este creado en tablas Generales. Remesas - Banco: En este campo asignar la clave de banco donde llevar los efectos de ste cliente. Este Banco estar creado previamente en el men de Ficheros Tablas Generales Bancos. Notas: Para seleccionar un banco puede realizar una de stas acciones: o o o Entrar el cdigo en la casilla correspondiente si se acuerda, Pulsar F1 en la descripcin asociada y elegir la opcin mediante un desplegable o, Mediante el botn , utilizar el buscador correspondiente..

(Vea Relaciones en modo ficha, pgina 26)

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Botones especiales en Clientes:

Recalcular riesgo
Haciendo clic en este botn nos actualiza los importes de riesgo de la ficha del cliente de la pestaa comercial en funcin de los datos de facturacin existentes en el fichero.

Precios y Descuentos personalizados


Si a un determinado cliente se le aplica una de las tarifas correspondientes pero se desea hacer unas excepciones a los precios de stas, puede personalizar precios para determinado artculo o puede personalizar el descuento por familias de artculos. Al pinchar el botn, le aparece la siguiente pantalla:

Para personalizar el precio de un articulo, deber pinchar sobre el botn que aparece en la columna Articulo a fin de que aparezca un desplegable para seleccionarlo. Una vez seleccionado, se actualizan las columnas de precios para que Ud. pueda alterar los que desee. Si lo que desea es personalizar descuentos por familias, deber marcar la opcin Descuentos. En este caso la pantalla ser la siguiente, funcionando del mismo modo que la anterior:

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Anotaciones
Cuando estamos en la ficha de cliente, en las ventanas de O.R., Facturas, Presupuestos o Albaranes de este cliente, el programa nos indica si tiene anotaciones con una aviso parpadeante en la barra de men. Mediante el uso de este botn puede acceder a sus anotaciones, modificarlas, aadir comentarios o eliminarlos.

Ver vehculos
Haciendo clic en este botn se abre una ventana que nos muestra los vehculos asociados a este cliente.

Si esta activada la opcin de Auto abrir formularios en el men de Configuracin Control de Empresas Sistema AutopenFrms, se abrir automticamente el fichero de vehculos y, a medida que se mueva en la lista de vehculos, se irn mostrando los mismos con toda la informacin relativa.

Histrico de reparaciones
Nos abre una ventana que nos permite seleccionar los parmetros para la bsqueda del histrico de reparaciones del cliente. En este histrico aparecern todas las reparaciones realizadas en vehculos cuyo propietario o compaa de seguros sea la seleccionada.

La bsqueda se realizar en funcin del parmetro que seleccionemos en Buscar en ...

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En la opcin En listado ..., si seleccionamos Incluir lneas de detalle, el listado incorporar lnea a lnea todo el material y detalle de horas introducido. Si seleccionamos Incluir valoracin, nos mostrar el importe que se factur en su momento. Notas: Si hay ms de una empresa creada, aparecer otra casilla de verificacin con el texto Todas las empresas para poder ver las reparaciones en todas las empresas y no slo en la empresa actual. -Cuando pinche el botn de Aceptar, le aparecer la pantalla de seleccin de perodo. (Ver Seleccin de perodos, pgina 27)

Pasar proveedor a fichero clientes.


Al hacer clic en este botn, nos abre automticamente un listado de proveedores. Validando la casilla de la columna Capturar seleccionamos un proveedor que deseemos crear en la ficha de clientes. Una vez seleccionado hacemos clic sobre el botn Capturar. Esto nos abre una ventana de Mensajes en la que el programa genera un cdigo para el cliente que acaba de crear. Antes de pulsar el botn Aceptar podemos, si queremos, cambiar el cdigo manualmente. Validamos el dato pulsando el botn Aceptar.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Clientes.

Listado de Importes Pdtes. (num. cliente ficha actual): Nos indica los efectos de facturas pendientes de cobro del cliente seleccionado. A continuacin describimos los campos que se muestran en el listado: o o o o o o o o o o o o o Referencia: Nmero de factura Modo: Tipo de cobro previsto. M=Metlico, L=Letra, T=Taln, C=Tarjeta de Crdito, R=Recibo domiciliado, X=Transferencia. Concepto: Concepto de la factura. Importe: Importe total del efecto. Fecha: Fecha de vencimiento del efecto. Impr: Casilla que indica si se ha impreso el recibo. Remesa: Indica donde se efectuar el cobro (Caja, Banco, etc.) NRemesa: Nmero de la remesa bancaria, caso de haberse remesado. CliPro: Cdigo de cliente (este campo slo se muestra si se hace clic en el botn Lupa) Divisa: Clave de la moneda en el que se realiza la operacin. Enl: Indica si est enlazado a algn programa de contabilidad. Nombre: Nombre del cliente (este campo slo se muestra si se hace clic en el botn Lupa) CtaBancaria: Nmero de cuenta bancaria del cliente.

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o o

Observaciones: Indica las observaciones de la factura. Fecha_Fra: Fecha emisin de la factura.

Listado de Direcciones
Mediante sta consulta, podemos obtener un listado de las direcciones adicionales del cliente seleccionado o de todas las direcciones de todos los clientes. Aparecen tambin los telfonos y faxes.

Listado de Estadstica altas por grupo:


Listado que nos muestra las altas que hemos realizado en un periodo de tiempo seleccionado, segn el grupo que hemos especificado en la ficha del cliente en el apartado comercial (Ver Seleccin de periodo en pgina 44).

2.3 - PROVEEDORES
En este fichero introduciremos los datos de nuestros proveedores y acreedores. El correcto cumplimiento de datos en este fichero es una base importante para el correcto funcionamiento de la gestin.

Campos fuera de pestaa Cdigo: Este nmero se genera de forma automtica al dar de alta una nueva ficha. Puede validarlo o entrar una clave inexistente. Nombre: En este campo escribiremos el nombre del proveedor o empresa. (nombre fiscal de nuestro proveedor).

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Campos en pestaa General (Datos Generales del Proveedor) Nombre comercial: Nombre de comercial del proveedor, si es distinto al fiscal. Direccin: Campo reservado a la direccin. Esta direccin se considera a todos los efectos, la direccin fiscal del proveedor. Cdigo Postal: Al introducir el cdigo el programa asigna automticamente la poblacin correspondiente (siempre que esta poblacin est creada en la base de datos del programa). Si existe ms de una poblacin con ese cdigo, aparece un desplegable para seleccionar una de ellas. Poblacin: Otra forma de seleccionar una poblacin es entrar parte de su nombre en la casilla correspondiente y pulsar F1. Por ejemplo: Ud. quiere localizar Talavera de la Reina. Si escribe Tala y pulsa F1, el programa le mostrar todas las poblaciones que contengan Tala en su nombre. De las poblaciones que le aparecen, desplcese con flecha arriba o flecha abajo y cuando est en la correspondiente pulse la tecla . Pas: El programa cumplimenta este dato automticamente con el campo ESP (Espaa). Para cambiar de pas, ponga su clave en la casilla correspondiente o pulse F1 en la casilla donde aparece el nombre para seleccionarlo desde un desplegable. mediante el buscador de pases. Tambin puede hacerlo pulsando el botn N.I.F: Aqu introduciremos el N.I.F. del proveedor si es persona fsica (el programa calcula automticamente la letra) o el C.I.F. si es persona jurdica. Este campo es de obligado cumplimiento, ya que debe aparecer en las facturas. La Hacienda Pblica obligar a las sociedades a partir de 2010 a la presentacin de Libros de Facturas Emitidas y Recibidas en formato electrnico (Modelo 340). Los datos para la Declaracin anual con terceras personas (Modelo 347), tambin requieren de la identificacin fiscal. En estos modelos de presentacin, no se admiten registros sin este dato. Su Cliente: Aqu podemos entrar el cdigo que nosotros tenemos asignado en la base de datos de nuestro proveedor, si lo conocemos.. Telfonos: Campos destinados a indicar los telfonos de nuestros proveedores. No entre aqu comentarios ni otros datos, puesto que el programa que permite enviar documentos por fax, puede utilizar sta informacin. Fax: Campo reservados para indicar el nmero de fax de nuestros proveedores. No entre aqu comentarios ni otros datos, puesto que el programa que permite enviar documentos por fax, puede utilizar sta informacin. Persona Contacto: Campo reservado para indicar la persona de contacto. EMAIL: Campo reservado para el EMAIL. Este campo nos servir para poder enviar informacin por correo electrnico. Para esta opcin tenemos que tener configurado Outlook como programa de correo electrnico. Si este campo esta cumplimentado, pulsando F5 en l podr enviar un email sin tener que arrancar el programa de correo y escribir la direccin de electrnico. WWW: Campo reservado para la web del proveedor. Si el campo esta cumplimentado, pulsndo F5 en l, le arrancar el navegador con esa web. Por ejemplo www.micro4dc.net Observaciones: Campo reservado para escribir observaciones de nuestros proveedores. Si necesitamos escribir ms informacin adicional, podemos hacerlo pulsando el botn Anotaciones de la barra de men).

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Campos en pestaa Comercial (Datos Comerciales del proveedor)

Da de pago: Si tenemos por costumbre el pagar a ste proveedor en un da concreto o nuestro da de pago es uno concreto, lo establecemos en ste campo para generar las previsiones de pago. Cd. F. pagos: Seleccionamos una de las formas de pago definidas. (nota 1) Cd. Divisas: Seleccionamos una de las divisas definidas. (nota 1) Cd. Grupo:: Seleccionamos un grupo definido. (nota 1) Cd. Envos.: Seleccionamos una forma de envo definida (nota 1) Cta. Contable: Indica la cuenta contable que se asocia al proveedor para enlaces contables. Enlazado: Esta casilla la marcar automticamente el programa si el proveedor se ha enlazado a algn programa de contabilidad. IVA: En este apartado tenemos tres botones de seleccin y marcaremos uno de ellos en funcin del Rgimen de IVA que se aplique al proveedor de seguros. % Dto.Gral: Porcentaje de descuento general que nos aplica el proveedor en sus facturas. % Pronto Pago: Porcentaje de descuento de Pronto Pago que nos aplica el proveedor es sus facturas. % Financiacin: Porcentaje de Financiacin que nos plica el proveedor. Aplicar ret. IRPF: Cuadro de validacin que marcaremos en el caso de que nuestro proveedor nos aplique retenciones de I.R.P.F..

Notas: El porcentaje de retencin de IRPF se introducir en men Configuracin Control de Empresas Porcentajes % por defecto a retener para IRPF de clientes.

Nota (1): Los datos asociados a stos campos se habrn introducido en el men de Ficheros Tablas Generales. Para seleccionar uno puede realizar una de stas acciones:

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o o o

Entrar el cdigo en la casilla correspondiente si se acuerda, Pulsar F1 en la descripcin asociada y elegir la opcin mediante un desplegable o, Mediante el botn , utilizar el buscador correspondiente..

(Vea Relaciones en modo ficha, pgina 26)

Campos en pestaa Banco (Datos Bancarios del proveedor)

Los datos contenidos en sta pestaa se utilizan exclusivamente para aquellos proveedores a los que pagamos por transferencia bancaria. Cuenta bancaria: En el campo cuenta bancaria escribiremos el cdigo de cuenta del siguiente modo: cuatro cifras (entidad bancaria), guin, cuatro cifras (oficina), guin, dos cifras (dgito de control), guin y las diez cifras del nmero de cuenta. Si el dgito de control es errneo, el programa nos avisa e indica el dgito de control correspondiente. No se puede cambiar slo una parte del campo. Si cuando se introduce este valor se equivoca, deber eliminar desde el carcter donde se ha cometido el error hasta el final y continuar con la edicin. Otros datos: En este campo se mostrarn los datos del banco (nombre, direccin, etc.) siempre y cuando el banco este creado en tablas Generales.

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Botones especiales en Proveedores:

Anotaciones
Cuando estamos en la ficha de proveedor, en pedidos, albaranes y facturas de compra, el programa nos indica si tiene anotaciones con una aviso parpadeante en la barra de men. Mediante el uso de este botn puede acceder a sus anotaciones, modificarlas, aadir comentarios o eliminarlos.

Pasar cliente a fichero de proveedores.


Al hacer clic en este botn, nos abre automticamente un listado de cliente. Validando la casilla de la columna Capturar seleccionamos un cliente que deseemos crear en la ficha de proveedores. Una vez seleccionado hacemos clic sobre el botn Capturar. Esto nos abre una ventana de Mensajes en la que el programa genera un cdigo para el proveedor que acaba de crear. Antes de pulsar el botn Aceptar podemos, si queremos, cambiar el cdigo manualmente. Validamos el dato pulsando el botn Aceptar.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Clientes.

Listado de Importes Pdtes. (num. proveedor ficha actual): Nos indica los efectos de facturas pendientes de pago al proveedor seleccionado. A continuacin describimos los campos que se muestran en el listado: o o o o o o o o o o o o o o o Referencia: Nmero de factura Modo: tipo de pago previsto. M=Metlico, L=Letra, T=Taln, C=Tarjeta de Crdito, R=Recibo domiciliado, X=Transferencia. Concepto: Concepto de la factura. Importe: importe total del efecto. Fecha: Fecha vencimiento del efecto. Impr: Casilla que indica si se ha impreso el recibo. Remesa: Indica donde se efectuar el pago (Caja, Banco, etc.) NRemesa: Aparecer a cero, puesto que los pagos no se efectan mediante remesa. CliPro: Cdigo de proveedor (este campo slo se muestra si se hace clic en el botn Lupa) Divisa: Indica el tipo de moneda en el que se realiza la operacin. Enl: Indica si est enlazado a algn programa de contabilidad. Nombre: Nombre del proveedor (este campo slo se muestra si se hace clic en el botn Lupa) CtaBancaria: Nmero de cuenta bancaria del proveedor. Observaciones: Indica las observaciones de la factura. Fecha_Fra: Fecha registro de la factura.

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2.4 - VEHCULOS
Este fichero abre una pantalla que nos permite introducir toda la informacin referente al vehculo. Cumplimentar los datos de forma correcta nos permitir obtener un ptimo funcionamiento de nuestra gestin. Cuando da de alta una nueva ficha, el programa asigna a la ficha un cdigo correlativo (nmero de cdigo ms alto + 1). En este momento debe sustituir la matricula generada automticamente por la matricula del vehculo.

Campos en pestaa General (Datos Generales del Vehculo) Marca: Marca del vehculo. Este campo puede cumplimentarse de forma manual o extraer la informacin de un listado de marcas y modelos (botn mano ) de la barra de herramientas. Modelo: Modelo del vehculo. Color: Color del vehculo y / o cdigo de color del fabricante. Bastidor: Nmero de bastidor del vehculo. Motor: Indica las caractersticas del motor del vehculo y / o el nmero de motor del fabricante. Opcional. Referencia: Referencia o caracterstica propia del vehculo o de la serie de fabricacin. Opcional. Propietario: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la segunda casilla (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Obligatorio. Compaa: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo de la Compaa de seguros, o bien, situndose en la segunda casilla (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Obligatorio. Coberturas: Cobertura del contrato con la compaa de seguros. Es til para el taller saber si el seguro es un todo riesgo y / o si tiene alguna franquicia. Observaciones: Campo para indicar observaciones del vehculo.

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Botones especiales en Vehculos:

Histrico de reparaciones
Nos abre una ventana que nos permite seleccionar los parmetros para la bsqueda del histrico de reparaciones del vehiculo. En este histrico aparecern todas las reparaciones realizadas en el vehculo en cuestin, aunque haya cambiado de propietario o compaa de seguros a lo largo del tiempo.

La bsqueda se realizar en funcin del parmetro que seleccionemos en Buscar en ... En la opcin En listado ..., si seleccionamos Incluir lneas de detalle, el listado incorporar lnea a lnea todo el material y detalle de horas introducido. Si seleccionamos incluir valoracin, nos mostrar el importe que se factur en su momento. Notas: Si hay ms de una empresa creada, aparecer otra casilla de verificacin con el texto Todas las Empresas para poder ver las reparaciones en todas las empresas y no slo en la empresa actual. -Cuando pinche el botn de Aceptar, le aparecer la pantalla de seleccin de perodo. (Ver Seleccin de perodos, pgina 27)

Reemplazo global de matrcula


Cuando realizamos un reemplazo de matricula, este cambio afecta a todos los ficheros donde se almacena los datos de matrcula, como O.Rs., Albaranes, Facturas, etc. Nos abre una ventana en la cual debemos escribir la matricula a reemplazar. Por defecto se muestra la matricula del vehculo actual. Acto seguido se pregunta la nueva matricula que debe reemplazar a la anterior. Si no entra ningn valor, el proceso se cancela. Si confirma el reemplazo global de matrcula, el programa nos indica cuantas ocurrencias se han modificado. Notas: Esta opcin est pensada para aquellos vehculos que pueden circular con una matrcula temporal hasta la obtencin de la definitiva, aunque tambin puede utilizarse en casos de que entre una matrcula incorrecta y se d cuenta de ello posteriormente, cuando ya ha operado con la misma.

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Ver informacin del bastidor


Nos abre una ventana con los datos de manufacturacin, descripcin del vehculo, de la serie y el ao de fabricacin, si el fabricante ha implementado la normativa.

Localizador de vehculos
Nos abre una ventana que nos permitir buscar rpidamente un vehculo cuyo propietario sea el mismo que el visualizado o que la compaa de seguros sea la misma que la visualizada o que la marca se la misma que la visualizada. A medida que se mueva por la relacin, la ficha de la pantalla principal mostrar los datos correspondientes.

Notas: Esta pantalla es similar en funcionamiento al selector de vehculos desde la ficha de clientes.

Seleccin por desplegable


Este botn nos abre una ventana con marcas de vehculos ordenadas alfabticamente. Situndonos sobre la marca del vehculo, al pulsar nos muestra los modelos correspondientes a la marca. A continuacin, seleccionamos el modelo deseado y al pulsar de nuevo, asociamos la marca y el modelo a la ficha de vehculo que estamos introduciendo en ese momento. Notas: Si no encuentra la marca y/o modelo deseado, pulse la tecla manualmente en la ficha. e introdzcalos

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3. MEN COMPRAS

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MEN COMPRAS
Desde este men introduciremos todos los datos correspondientes a los procesos de compra de nuestro taller. En el se entrarn los Pedidos que realizamos a proveedores as como los Albaranes y Facturas que recibimos de ellos. Tambin controlaremos desde aqu los pagos que efectuamos. Todos los procesos de compras estn identificados con un icono bola roja que indica gasto econmico. El proceso de pedidos a proveedor, es un procedimiento opcional. El acceso al men de Compras se realiza pinchando con el ratn en el men Compras o mediante el teclado con Alt+C. El acceso a los submens de compras se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada. Para todas las opciones de ste captulo, puede ser necesario ver Botones generales para saber cmo realizar las acciones ms comunes. (Pgina 14)

3.1 - PEDIDOS A PROVEEDOR


Este proceso es para realizar pedidos de material a nuestros proveedores. En estos se especificar el proveedor y el material solicitado.

Campos en la cabecera del pedido a proveedor Pedido: Nmero interno del pedido. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Fecha: fecha en la que realizamos el pedido Fecha Entrega: fecha de entrega aproximada del pedido

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Proveedor: en esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del proveedor o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Su Ref.: referencia del pedido del proveedor Observ.: observaciones referentes a este pedido. Estado: Servido / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa, si el pedido ha sido servido en su totalidad o si esta pendiente de imprimir (para impresin de mltiples documentos).

Campos en el detalle del pedido a proveedor Referencia: cdigo del artculo. Descripcin: descripcin del artculo. Cant. pedida: unidades que solicitamos al proveedor. Precio: precio unitario del artculo. %Dto: descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: es el resultado de la cantida por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Cant.Servida: indica las unidades que hemos recibido de este artculo, cuando nosotros capturamos datos de ese pedido desde Albaranes de proveedor. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa).

Notas: La entrada de lneas del pedido responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos en la pgina 23). A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total del pedido.

Botones especiales en Pedidos a Proveedor:

Duplicar ficha
Permite duplicar el pedido actual bajo otra clave. La fecha del pedido duplicado ser la fecha del sistema y ste quedar como no servido. Las cantidades servidas de las lneas se dejan a cero y las cantidades pendientes de recibir en las fichas de artculos se actualizan.

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en el pedido.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera del pedido solo se muestran los datos ms relevantes del pedido. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin
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separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear el pedido cuando ya se ha procesado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizador de pedidos
Mediante este botn, arrancar un localizador de pedidos mediante el cual podr buscar rpidamente Pedidos pendientes de servir o pedidos realizados al proveedor actual. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando los pedidos en la pantalla de pedidos.

Pasar a albarn
Este botn nos permite enviar directamente el pedido actual a un albarn de proveedor. El albarn se genera por las cantidades pendientes de recibir.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Pedidos a Proveedor Pedidos pendientes de recibir Nos muestra aquellos artculos que an no se han recibido. Los campos que aparecen en sta consulta son: o Pedido: Nmero del pedido en la base de datos o Fecha pedido: Fecha en que se realiz el mismo o Fecha Entr.: Fecha prevista de entrega del pedido o Proveedor.: Clave del proveedor al que se ha realizado el pedido o Detalle: Detalle del articulo solicitado o Pedidas: Cantidad total solicitada o Servidas: Cantidad servida hasta el momento o Pendientes: Diferencia entre la cantidad pedida y la servida o Datos adicionales del proveedor: Nombre y telfonos por si requiere efectuar llamada telefnica de reclamacin

Artculos bajo mnimos Nos muestra aquellos artculos que se encuentran bajo mnimos en almacn y nos permite capturar aquellos que nos interesen para aadirlos al pedido actual. Los campos que aparecen en sta consulta son:

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o o o o o o o o o o

Referencia: Referencia del articulo Detalle: Descripcin del mismo Stock_Min: Stock mnimo indicado en la ficha de artculo Stock_Act: Stock actual Proveedor usual: Clave del proveedor usual del articulo Ref_Proveedor: Referencia del proveedor en la ficha de articulo Coste base: Coste Base segn la ficha de articulo Dto Prov: % Descuento proveedor Coste Real: Coste real unitario en la ficha de articulo Capturar: Casilla de seleccin que permite pasar la lnea al pedido actual.

Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional. -Para capturar artculos, deber poner una marca en la columna capturar del artculo que le interese y cuando haya terminado la seleccin pinchar en Pasar a pedido. En el pedido propiamente, deber asignar la cantidad que desee. -Si activa la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Aadir a pedido, seleccionamos todos los artculos de la relacin. Si deseleccionamos la casilla, a su vez deselecciona todos los artculos que estuviesen marcados para el traspaso.

Artculos comprados a proveedor actual Nos muestra aquellos artculos que habitualmente se compren al proveedor del pedido actual, estn o no bajo mnimos. Los campos que aparecen en la relacin, son los mismos que en el punto anterior. De forma anloga, Ud. puede tambin capturar artculos en el pedido actual. Artculos bajo mnimos comprados a proveedor actual Bajo este titulo, se obtendr una consulta mezcla de las dos precedentes; es decir, obtendr aquellos artculos exclusivamente comprados al proveedor del pedido actual y que adems estn bajo mnimos. Como no, tambin puede capturar datos de esta consulta para confeccionar el pedido actual.

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3.2 - ALBARANES DE PROVEEDOR


Los albaranes de proveedor son un proceso que nos servir para controlar los pedidos realizados, as como la entrada de mercancas a nuestro almacn. Los albaranes introducidos, a su vez, nos servirn para controlar las facturas que recibimos de los proveedores. El proceso de registro de albaranes de proveedor, es un procedimiento opcional. La creacin de albaranes permite la introduccin directa del mismo, as como la captura de datos de pedidos realizados al proveedor; por tanto, un albaran de proveedor, puede contener lneas provenientes de pedidos y/o lneas entradas manualmente. La entrada de albaranes de proveedor, actualiza el stock de artculos incrementando el stock actual en las fichas. Si las lneas del albarn provienen de pedidos a proveedor, tambin se actualizan las cantidades pendientes de recibir, decrementndo este valor en los pedidos y en funcin de las cantidades que recibimos. En el caso de que un material se haya solicitado para una O.R., el stock actual no se modificar si el articulo se asigna directamente a O.R., ya que hemos solicitado el material para poder llevar a cabo la reparacin correspondiente y puede considerarse como entrada (albarn de proveedor) seguido inmediatamente de salida de material (O.R.)

Campos en la cabecera del albarn de proveedor Albarn: Nmero interno del albarn. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Fecha: Fecha del albarn. Proveedor: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del proveedor o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Su Ref.: Referencia del albarn (nmero de albarn de segn proveedor)

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Observ.: Observaciones referentes a este pedido. Estado: Facturado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa. Si el albarn est facturado, se indica tambin en qu factura. Si el albarn est pendiente de imprimir, se indica. (para impresin de mltiples documentos).

Notas: Si la casilla de facturado est marcada, ese albarn queda bloqueado y no se puede modificar, a no ser que se desmarque entrando en Datos adicionales. Para entrar en datos adicionales, el candado debe estar desbloqueado. -Si el albarn ya est facturado y hacemos clic sobre el nmero de Factura que nos muestra el Estado, el programa nos abre la factura correspondiente. Campos en el detalle del albarn de proveedor Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cantidad: Unidades que entran en el almacn (Cantidad recibida del proveedor). Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Pedido: Si la lnea proviene de un pedido a proveedor, aqu se indica el pedido. El programa genera este dato automticamente. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa). N O.R.: Si el articulo entrado en la lnea se destina a una O.R. concreta, aqu se indicar a cual. Si sabemos el nmero de la O.R. lo escribimos directamente y bajamos de lnea. Si no sabemos el n de la O.R. hacemos clic sobre la casilla y nos muestra una flecha indicando un men desplegable. A continuacin hacemos clic en la flecha para que nos muestre todas las O.R., seleccionamos la correspondiente y hacemos clic en la opcin Capturar y luego al botn Traspasar de la barra de botones. Nota: Si tiene que enviar un mismo material a diferentes O.R., deber entrar tantas lneas como O.R. y enviar cada lnea a una O.R. diferente. -Si al enviar material a una O.R., el precio de venta del articulo para el cliente es inferior al precio de coste real, el programa asigna el precio de venta en la O.R. al precio de coste bruto sin descuento para que Usted no pierda dinero. Notas: La entrada de lneas el albarn de proveedor responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos en la pgina 23) -A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total del albarn. Aqu no se calculan los descuentos adicionales que pueda hacernos el proveedor en el momento de emitir la factura. -Si la opcin de Configuracin Control de empresas Sistema ModoCostes est activada, el precio de coste del artculo se actualiza automticamente cuando entra lneas. Para que la actualizacin se produzca, la cantidad entrada en la lnea debe ser mayor que cero y la marca de No Actualizar stocks en Entradas/Salidas en la ficha del artculo, debe estar desactivada.

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Botones especiales en Albaranes de Proveedor:

Duplicar ficha
Permite duplicar el albarn actual bajo otra clave. La fecha del albarn duplicado ser la fecha del sistema y quedar como no facturado. Los campos pedido y nmero de O.R. de las lneas se dejan a cero y los stocks en las fichas de artculos se incrementan por las cantidades correspondientes.

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en el albarn.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera del albarn solo se muestran los datos ms relevantes del mismo. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear el albarn cuando ya se ha facturado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizador de albaranes
Mediante este botn, arrancar un localizador de albaranes mediante el cual podr buscar rpidamente Albaranes pendientes de ser facturados o albaranes recibidos del proveedor actual. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando los distintos albaranes en la pantalla de albaranes.

Series de artculos albarn


Nos abre una ventana que nos genera o muestra un listado con los nmeros de serie y perodos de garanta de los artculos de este albarn, en el caso de que para alguno de ellos se haya definido en el fichero de artculos que se desea controlar sus nmeros de serie. El nmero de serie se puede modificar. La asignacin de nmeros de serie a los artculos que componen un albarn, slo debe realizarse una vez por albarn.

Pasar a Factura Este botn nos permite enviar directamente el albarn actual a factura de proveedor. El proceso solicita si se desea un nmero automtico (ltima factura + 1) o manual. Notas: Cuando un albarn se ha facturado, ste botn se desactiva a no ser que elimine la factura o desmarque el albarn como facturado entrando en Datos Adicionales.

Capturar Pedidos Este botn nos mostrar que material se ha pedido a este proveedor, para poder capturarlo en el Albarn que estamos confeccionando.

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Para realizar la captura de lneas de pedidos, deberemos seleccionarlas de la consulta anterior, marcando la columna de capturar. Una vez estn marcadas todas las lneas que deseamos capturar, hay que pinchar el botn de Aadir a Albarn. Para cada lnea que capturemos, hay que tener en cuenta lo siguiente: Si la cantidad pendiente no corresponde con la que nos entrega el proveedor, en esta columna habr que indicar la cantidad que el proveedor nos entrega. Como mximo, esta cantidad ser la cantidad pendiente de entrega por parte del proveedor. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Aadir Pedido, seleccionamos todos los artculos. Deseleccionando la casilla, deseleccionamos todos los artculos.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Albaranes de Proveedor. En todos los listados, excepto en el de albaranes pendientes de facturar, seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 se solicita

Listado de Entradas Albs. (albaranes): Nos indica todos los artculos que han entrado en los albaranes de un perodo de tiempo. o o o o o o o o o o o o o Albarn: Nmero interno del albarn. Fecha: Fecha del albarn. Proveedor: Cdigo del proveedor asociado en el albarn. Referencia: Clave del artculo. Detalle: Descripcin del articulo. Cantidad: Nmero de artculos que entraron. Precio: Precio Bruto unitario en la compra. PorDto: Porcentaje de descuento que nos aplicaron. PNeto: Precio Neto de compra. Importe: Cantidad por precio neto. CTipoArt: Tipo de articulo: (M=Material, P=Pintura, C=Chapa u horas respectivas) En Factura: Si la entrada fue facturada, aqu aparece el nmero de factura. Datos adicionales del proveedor: Otros datos de inters.

Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los , puede ver el resto de informacin datos ms importantes, pero con el botn lupa adicional. Listado de Entradas Albs. Det. por Proveedores (detallados por Proveedores): Nos indica el detalle de artculos comprados en un perodo de tiempo y el importes neto de cada entrada, separado por proveedores y por fechas de entrada. Listado de Entradas Albs. Tot. por Proveedores (totalizado por Proveedores):

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Nos indica el total de artculos comprados en un perodo de tiempo y el importes total neto de las entradas en el periodo seleccionado. Separado por proveedores. Listado de Entradas Albs. Det. por Familias (detallados por Familias): Nos indica el detalle de los artculos comprados en un perodo de tiempo, agrupados por sus respectivas familias, en la fecha y albarn correspondiente. Listado de Entradas Albs. Tot. por Familias (Totales por Familias): Nos indica el total de artculos comprados en un perodo de tiempo y el importes total neto de las entradas en el periodo seleccionado. Separado por familias de artculos. Listado de Recepcin de mercancas por Proveedores: Listado que nos indica que artculos se han comprado en un perodo de tiempo y a que proveedor corresponden. Si hemos comprado a varios proveedores, el programa pregunta si deseamos un listado general (todos los proveedores) o personalizado (proveedor por proveedor). o Listado general: este listado nos muestra en su cabecera una relacin de todos los proveedores a los que le hemos comprado en el periodo seleccionado. A continuacin nos muestra los artculos y todos los proveedores a los que le hayamos comprado el mismo artculo (por columnas). o Listado personalizado: este listado nos muestra por filas el nombre del proveedor y a continuacin todos los artculos que le hemos comprado en el perodo seleccionado. Por ejemplo: Nombre del primer proveedor en fila 1 y de la fila 2 en adelante la relacin de los artculos que le hemos comprado. A continuacin una fila con el nombre del proveedor 2 y en las siguientes filas la relacin de los artculos que le hemos comprado al proveedor 2, etc. Listado de Recepcin de mercancas por Agencia: Listado que nos indica por que Agencia de transporte hemos recibido cada artculo, en el perodo de tiempo seleccionado. Si hemos recibido artculos mediante diferentes agencias, el programa pregunta si deseamos un listado general (todas las agencias) o personalizado (agencia por agencia). o Listado general: este listado nos muestra en su cabecera una relacin de todas las agencias de las que hemos recibido gnero en el periodo seleccionado. A continuacin nos muestra los artculos y todas las agencias mediante las que hemos recibido el mismo artculo (por columnas). Listado personalizado: este listado nos muestra por filas el nombre de la agencia y a continuacin todos los artculos que hemos recibido en el perodo seleccionado. Por ejemplo: Nombre de la primera agencia en fila 1 y de la fila 2 en adelante la relacin de los artculos que le hemos recibido. A continuacin una fila con el nombre de la agencia 2 y en las siguientes filas la relacin de los artculos que le hemos recibido de la agencia 2, etc.

Listado de Albaranes pendientes de facturar: Nos indica los albaranes que quedan pendientes de facturar o mejor dicho, pendientes de recibir factura de proveedor. Los datos que se muestran en la consulta son el nmero de albaran, fecha del mismo, proveedor, valoracin del albarn y otros datos del proveedor.

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3.3 - FACTURAS DE PROVEEDOR


Cuando recibe una factura de un proveedor o acreedor, debe registrarla mediante ste proceso. La introduccin de los datos de detalle de la misma, responde a lo explicado en Lneas de detalle con artculos en pgina 23, as como de la captura de albaranes de proveedor; por tanto, las facturas pueden contener lneas provenientes de albaranes y/o lneas entradas manualmente.

Campos en la cabecera de la factura de proveedor Factura: Nmero interno de factura o nmero correlativo de registro. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Si lo cambia, tenga en cuenta que a efectos de Hacienda, el nmero de registro debe seguir un orden correlativo en los periodos fiscales de su empresa (normalmente el ao natural) y no puede tener huecos. Fecha: Fecha de registro de la factura. Las fechas de registro tambin deben ser correlativas, aunque s pueden tener huecos, ya que no necesariamente todos los das se registran facturas de proveedor. A partir de sta fecha, se calculan los vencimientos de la factura. Proveedor: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del proveedor o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Su Factura: Nmero de factura del proveedor. Fecha Fra.: Fecha de emisin de la factura. Observ.: Observaciones referentes a este pedido. Pulsando en ste campo, puede seleccionar cualquiera de las observaciones predefinidas en la tabla de Observaciones Predefinidas Estado: Contabilizado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa. Si la factura est pendiente de imprimir, se indica. (para impresin de mltiples documentos).
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Notas: Si la casilla de contabilizada est marcada por algn enlace con Contabilidad externa o porque Ud. la marque manualmente, esa factura queda bloqueada y no se puede modificar, a no ser que se desmarque entrando en Datos adicionales, con el botn Des/Marcar. Para entrar en Datos Adicionales, el candado debe estar desactivado. -Se pueden realizar facturas directamente sin necesidad de haber generado albaranes. -Para capturar albaranes de proveedor, primero debe seleccionar el proveedor y despus pulsar el botn de capturar albaranes. -Todos los filtros de fechas relacionados con facturas de compra, se realizan sobre la fecha de registro de factura (al lado de la clave) y no sobre el campo fecha de factura, que aparece ms abajo (junto al nmero de factura de proveedor).

Campos en el detalle de la factura de proveedor Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cantidad: Unidades que entran en el almacn (Cantidad recibida del proveedor). Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa).

Notas: La entrada de lneas de factura de proveedor responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos en la pgina 23. -A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total de la factura, en funcin de los descuentos entrados, porcentajes de retencin de I.R.P.F. y financiacin. -Cuando altera el contenido de las lneas, automticamente se regeneran los efectos asociados a sa factura en funcin de la forma de pago asociada.

Campos en el pie de la factura proveedor Esp: Porcentaje de descuento especial que nos aplican sobre la base de la factura. Gral: Porcentaje de descuento general que nos aplican sobre la base anterior. P.P: Porcentaje de descuento por pronto pago que nos aplican sobre el resultado de las operaciones anteriores. I.R.P.F: Porcentaje de IRPF que nos van a retener (personas fsicas), sobre la base imponible de la factura. Financ: Porcentaje de financiacin que nos va cargar el proveedor sobre la base imponible de la factura.

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Botones especiales en Facturas de Proveedor:

Duplicar ficha
Permite duplicar la factura actual bajo otra clave. La fecha de la factura duplicada ser la fecha del sistema. La factura duplicada quedar como no enlazada a contabilidad y como pendiente de pago por su totalidad.

Recalcular Valores
Recalcula los totales de factura y los efectos asociados a la misma.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera de factura solo se muestran los datos ms relevantes de la misma. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear la factura cuando sta ya se ha contabilizado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizador de facturas
Mediante este botn, arrancar un localizador de facturas mediante el cual podr buscar rpidamente Facturas pendientes de pago o facturas recibidas del proveedor actual. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando las distintas facturas en la pantalla de facturas.

Efectos y Pagos
Mediante este botn, se le mostrar la pantalla de efectos asociados a la factura en cuestin.

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Los datos de la rejilla en la ventana de Efectos de Factura de Proveedor son los siguientes: Liq: Casilla de verificacin que se marcar cuando el efecto est pagado Modo: Indica el modo en que se ha pagado: M=Metlico, T=Taln o Pagar, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, etc. Cuando nos situamos encima de Modo, en la barra de herramientas aparecen todos los modos de pago. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre de proveedor. Importe: Importe del efecto Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de pago. Cuando se marca un efecto como liquidado, esta fecha debe reflejar la fecha real del pago. Los efectos cuya fecha es menor a la actual y no estn liquidados, se consideran como vencidos. Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. Tipo Rem: Indicamos por donde se efecta el pago (banco, caja, etc). Situndonos encima de este campo aparece una fecha que desplega un listado en el que podemos seleccionar la opcin deseada (estos campos deben estar creados con anterioridad en el men de Tablas Generales Bancos. N Remesa: En compras est a cero puesto que no se pagan facturas mediante remesas bancarias. Enl: Esta casilla se marca automticamente cuando el pago se enlaza a un programa de contabilidad.

El resto de opciones, le sirven para: Botn Detalle: Puede imprimir la rejilla de efectos asociados a la factura. Botn Ver Pendientes: Le permite visualizar todos los importes pendientes de pago a ese proveedor por la factura actual u otras que an no se hayan liquidado. As mismo, en la consulta de pendientes, Ud. puede efectuar el pago de los importes pendientes que desee mediante un solo pago total. Bastar con capturar los que desee y a continuacin, pinchar en Efectuar pago. En est consulta, cada vez que marque un efecto, se le mostrar la suma total de importes que tiene seleccionados antes de liquidarlos. Botn de Recalcular: Una vez cambiados Das de pago o forma de pago, hay que pinchar este botn para que el programa recalcule los efectos y el resumen de vencimientos para la factura. Dias de pago: Esta casilla nuestra por defecto los das de pago existentes en la ficha de proveedor. Su alteracin no modifica aquellos, sino que permite que los efectos se recalculen en funcin de la fecha de factura, la forma de pago y los das que se introduzcan. Forma de pago: Nos indica la forma de pago al proveedor para esta factura. En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo de la forma de pago o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente, o pulsando el botn puntos suspensivos (...) mediante el cual podremos seleccionar una de las opciones que hayamos definido en Tablas Generales. Resumen de vencimientos: Indica la fecha de vencimiento de cada efecto y los importes de los mismos. Se utiliza en la impresin de formularios de facturas. Si Ud. cambia el contenido de esta lnea y vuelve a recalcular los efectos, perder la informacin que haya entrado.

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Capturar Albaranes Durante la confeccin de la factura, este botn le permite la captura de albaranes pendientes de ser facturados del proveedor actual y su traspaso a la factura actual. Para realizar la captura de albaranes, deberemos seleccionarlas de la consulta anterior, marcando la columna de capturar. Una vez estn marcados todos los albaranes que deseamos capturar, hay que pinchar el botn de Capturar para que pasen a la factura. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Capturar, seleccionamos todos los albaranes pendientes. Si deseleccionamos dicha casilla, a su vez deseleccionaremos todos los albaranes que tuvisemos seleccionados. -Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Facturas de Proveedor. En todos los listados, excepto en el de previsiones de pago, se solicita seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 Listado de Entradas Fras. (Facturas): Nos indica todos los artculos que han entrado en las facturas de un perodo de tiempo. o o o o o o o o o o o o Factura: Nmero interno de factura. Fecha: Fecha de registro de factura. Proveedor: Cdigo del proveedor asociado en la factura. Referencia: Clave del artculo. Detalle: Descripcin del articulo Cantidad: Nmero de artculos que constan en factura Precio: Precio Bruto unitario en la compra PorDto: Porcentaje de descuento que nos aplicaron, PNeto: Precio Neto de compra Importe: Cantidad por precio neto CTipoArt: Tipo de articulo: (M=Material, P=Pintura, C=Chapa u horas respectivas) Datos adicionales del proveedor: Otros datos de inters.

Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los , puede ver el resto de informacin datos ms importantes, pero con el botn lupa adicional. -Tenga en cuenta que el resultado de sta consulta puede ser diferente al mismo listado por albaranes, ya que no todos ellos pueden haberse facturado y en caso de que as sea, es improbable que coincidan en fecha con las facturas recibidas.

Listado de Entradas Fras. Det. por Proveedores (detallados por Proveedores):


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Nos indica el detalle de artculos en un perodo de tiempo y el importes neto de cada entrada, separado por proveedores y por fechas de entrada, segn los datos que constan en facturas recibidas. Listado de Entradas Fras. Tot. por Proveedores (totalizado por Proveedores): Nos indica el total de artculos en un perodo de tiempo y el importes total neto de las entradas en el periodo seleccionado. Separado por proveedores y segn los datos que constan en las facturas recibidas. Listado de Entradas Fras. Det. por Familias (detallados por Familias): Nos indica el detalle de los artculos en un perodo de tiempo, agrupados por sus respectivas familias, en la fecha y facturas correspondientes. Listado de Entradas Fras. Tot. por Familias (Totales por Familias): Nos indica el total de artculos en un perodo de tiempo y el importe total neto de las entradas en el periodo seleccionado. Separado por familias de artculos y en funcin de los datos de las facturas recibidas. Listado de Facturas pendientes de pago Nos indica las facturas que constan como pendientes de pago. El importe pendiente de pago corresponde a la totalidad de factura menos la suma de los efectos marcados como pagados. Los datos que se muestran en la consulta son la Factura, fecha de registro, el cdigo de proveedor, el importe total de la factura, el importe pendiente de pago, las observaciones en factura , el nmero de factura segn proveedor, su nmero de factura y datos adicionales del proveedor. Listado de Previsiones de pago (y cobro de abonos) Nos indica todos los efectos que no estn marcados como pagados. Los datos que se muestran son: o o o o o o o o o o o Liq: Casilla de verificacin de pago. (Aparece desmarcada) Referencia: Nuestro nmero interno de registro de factura de proveedor Modo: Indica el modo en que se ha previsto el pago: M=Metlico, T=Taln o Pagar, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, etc.. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre de proveedor. Importe: Importe del efecto Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de pago.. Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. CRemesa: Indicamos por donde se efectuar e pago (banco, caja, etc). N Remesa: En compras est a cero puesto que no se pagan facturas mediante remesas bancarias. Enl: esta casilla se marca automticamente cuando el pago se enlaza a un programa de contabilidad. Datos adicionales del proveedor: Otros datos de inters.

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Listado de Libro Registro Fras. Recibidas: Esta consulta nos muestra las facturas cuya fecha de registro est entre las seleccionadas. Los campos ms significativos son Factura: Nmero de registro, Fecha: Fecha de registro de la factura, Proveedor y CIF/NIF del proveedor. Siguen las bases y cuotas de I.V.A., el total factura, el nmero de factura segn proveedor y la fecha de emisin de la factura, adems de las observaciones de la misma y un campo que nos indicar si la factura es de proveedor (P) o de acreedor (X), determinado segn la cuenta contable que exista en su ficha. Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listado 347 de Proveedores: Se muestra el total de operaciones con proveedores que superen el lmite establecido en Control de empresa para el 347 (Actualmente 3005,06 ). El periodo a seleccionar es anual para este listado. Para la obtencin de datos, el programa agrupa los importes por el CIF/NIF de las fichas. Si encuentra errores de introduccin de CIF/NIF, avisa de ello y muestra los errores detectados. Cuando ya no encuentra errores, esta informacin podr utilizarse para exportar la informacin en formato B.O.E. 347 y su correspondiente presentacin electrnica. Los campos ms significativos que se muestran son la identificacin fiscal del proveedor y la suma de importes. Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listado de Resumen de facturacin por Proveedores Nos detalla el importe total de facturacin, por proveedores. Este listado agrupa los importes de factura por el cdigo de proveedor; por tanto, si tiene al mismo proveedor entrado con ms de un cdigo, la consulta le mostrar los importes facturados con data uno de ellos. Listado de Est. comparativa anual compras desde Esta consulta dos da una comparativa de compras de varios aos. Cuando aparece el selector de rango de fechas debe seleccionar el modo anual y con el calendario, situarse en el ao inicial de la consulta. A partir de aqu se generan los acumulados mensuales de cada ao desde el inicial hasta el actual y se procede a mostrar los resultados. Si lo desea, puede pasar al mdulo de grficos con estos valores calculados mediante el botn . Este botn nos mostrar por grfica el listado de comparativas de compras. Las grficas se pueden configurar en la opcin 2D y 3D que aparecen en la parte superior izquierda de la grfica.

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3.4 - FACTURAS DE PROVEEDOR (AUTOMTICAS)


Mediante ste proceso, se muestran todos los albaranes que hay pendientes de ser facturados. Ud. marca los que desea facturar (el resto continuar como pendiente) y tras aceptar, el programa se encarga de generar facturas a partir de los albaranes y agrupndolos por proveedor y formas de pago de proveedores. Capturar: En esta columna, marcaremos las casillas de los albaranes que queramos procesar. Una vez seleccionados, haciendo clic en el botn Pasar a factura, que est en la barra de botones, estos albaranes se transforman en facturas. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Pasar a factura, seleccionamos todos los albaranes.

3.5 - PAGOS Y COBROS A PROVEEDOR


Este proceso le permite ver todos los apuntes realizados por el programa de facturas e incluso alterarlos manualmente (cosa que no debera hacer). Como el mantenimiento es en rejilla, puede filtrar, reordenar, listar, exportar, etc.

Nota Importante: La modificacin de estos campos alterar todos los datos referentes a los pagos de las facturas. La liquidacin de efectos de factura debe realizarse desde la propia factura. Los datos de la rejilla en la ventana de Pagos y Cobros a Proveedor son: Liq: Casilla de verificacin que se marcar cuando el efecto est pagado Referencia: Nmero de registro de la factura de proveedor Modo: Indica el modo en que se ha pagado: M=Metlico, L=Letra, T=Taln o Pagar, C=Tarjeta de Crdito, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, etc. Cuando nos situamos encima de Modo, en la barra de herramientas aparecen todos los modos de pago. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre de proveedor. Importe: Importe del efecto Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de pago. Cuando se marca un efecto como liquidado, esta fecha debe reflejar la fecha real del pago. Los efectos cuya fecha es menor a la actual y no estn liquidados, se consideran como vencidos.

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Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. Banco: Indicamos por donde se efecta el pago (banco, caja, etc). Situndonos encima de este campo aparece una fecha que desplega un listado en el que podemos seleccionar la opcin deseada (estos campos deben estar creados con anterioridad en el men de Tablas Generales Bancos. N Remesa: En compras est a cero puesto que no se pagan facturas mediante remesas bancarias. Enl: Esta casilla se marca automticamente cuando el pago se enlaza a un programa de contabilidad.

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4. MEN ALMACENAJES

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MEN ALMACENAJES
Desde este men consultaremos todos los datos correspondientes a los artculos que hemos comprado o vendido, llevaremos un control de horas, un histrico de reparaciones, etc. Bajo el trmino de almacenaje, tambin se incluyen procesos que no son especficamente asociados a compras o ventas directamente. El acceso al men de Almacenaje se realiza pinchando con el ratn en el men Almacenaje o mediante el teclado con Alt+A. El acceso a los submens de almacenajes se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada. Para todas las opciones de ste captulo, puede ser necesario ver Botones generales para saber cmo realizar las acciones ms comunes. (Pgina 14)

4.1 - TOTALES DE ENTRADAS / SALIDAS


Esta consulta se utiliza para saber qu entradas y salidas de artculos ha habido en almacn en un determinado periodo de tiempo. Al seleccionar esta opcin, nos aparece una pantalla de Seleccin de periodo de Tiempo. (ver pgina 27). Una vez seleccionado este periodo, pulsaremos el botn Aceptar, y nos aparecer una pantalla de seleccin del tipo de consulta, donde se pregunta si la consulta se debe realizar sobre albaranes o sobre facturas.

En la consulta, se muestra la referencia, artculo, familia, total de entradas, importe total de las entradas, el coste medio de ellas, as como el total de salidas, el importe total de las salidas, su precio de venta medio y por clculo, el margen de beneficio obtenido de la venta sobre el coste en el perodo, tanto en importe como el porcentaje.

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4.2 - CONSULTA HORAS TRABAJADAS


Este listado nos mostrar todas las horas de los operarios que estn asignadas en las Ordenes de Reparacin (O.R.), segn el perodo de tiempo que hayamos seleccionado. (ver pgina 27). Una vez seleccionado el periodo nos pregunta si queremos un listado detallado. Si elegimos que SI, este nos muestra lnea por lnea las horas trabajadas de los operarios en cada orden de reparacin. Si elegimos que NO, nos muestra un cmputo total de horas trabajadas de cada operario. Nos pregunta adems si queremos que el listado incorpore informacin del vehculo sobre el que se ha trabajado.

4.3 - CONSULTA HORAS FACTURADAS


Este listado nos mostrar todas las horas de los operarios que estn asignadas en las Facturas, segn el perodo de tiempo que hayamos seleccionado. (ver pgina 27). Una vez seleccionado el periodo nos pregunta si queremos un detalle por fechas. Si elegimos que SI, este nos muestra lnea por lnea las horas facturadas de los operarios en cada factura. Si elegimos que NO, nos muestra un cmputo total de horas facturadas de cada operario.

4.4 - HISTRICO DE REPARACIONES


Nos abre una ventana que nos permite realizar consultas en reparaciones efectuadas a un determinado vehculo o a un determinado cliente. Para seleccionar las reparaciones efectuadas a un vehculo, deber marcar la opcin Matrcula y seleccionar o introducir la misma. Para seleccionar las reparaciones efectuadas a un cliente, deber seleccionar Persona fsica o jurdica y seleccionar o introducir el cdigo de cliente. (Esta misma pantalla la encontramos en el fichero de Clientes y en el fichero de Vehculos.)

La bsqueda se realizar en funcin del parmetro que seleccionemos en Buscar en ... En la opcin En listado ..., si seleccionamos Incluir lneas de detalle, el listado incorporar lnea a lnea todo el material y detalle de horas introducido. Si seleccionamos incluir valoracin, nos mostrar el importe que se factur en su momento.
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Notas: Si hay ms de una empresa creada, aparecer otra casilla de verificacin para poder ver las reparaciones en todas las empresas y no slo en la empresa actual. Cuando pinche el botn de Aceptar, le aparecer la pantalla de seleccin de perodo. (Ver Seleccin de perodos, pgina 27). En este caso concreto, si cancela la seleccin de periodo, no se establece ningn lmite de tiempo en la consulta.

4.5 - REAJUSTES DE STOCK


Esta opcin nos permite realizar reajustes de stock de nuestro almacn, o lo que comnmente se denomina Regularizacin de stock, donde se hace un recuento fsico de las existencias se actualiza el fichero de artculos. Este tipo de proceso puede ser laborioso y requerir de ms de una sesin de trabajo.

La cabecera de Reajustes de Stock se compone de los siguientes campos: N: Nmero interno que asigna automticamente el programa. Fecha: Fecha en que se realiza el reajuste Observ.: Campo de observaciones a rellenar por el usuario

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Una vez rellenados estos campos, podemos proceder a la entrada de existencias. Podemos hacerlo de dos modos: Utilizando los campos Cantidad y Cdigo o entrando lneas (La introduccin de lneas responde a lo comentado en pgina 23) Si optamos por el primer modo, est optimizado para la introduccin de referencias por cdigo de barras y funciona del siguiente modo: Mediante la tecla de funcin F2 en Cdigo, seleccionamos el cdigo de barras . A partir de ahora podemos entrar la regularizacin entrando el nmero de artculos que existen y realizando la lectura del cdigo de barras mediante un lector. Cada vez que hacemos una lectura con la cantidad correspondiente, ese valor pasa a las lneas de detalle y nos libera los campos anteriores para proseguir con otra lectura. Obviamente, podemos utilizar tambin el cdigo del artculo en lugar del cdigo de barras si pulsamos F2 en Cdigo para que aparezca el indicador . Cantidad: cantidad de artculos que asignamos a al cdigo que introduciremos en el campo de su derecha (Cdigo). Cdigo: cdigo del artculo. una vez introducido el cdigo, debemos pulsar tabulador para que este cdigo pase al formato rejilla con su cantidad correspondiente.

Botones especiales en Reajustes de stock:

Ejecutar los procesos de regularizacin sealados


Este botn ejecuta las tareas que haya seleccionado en el pie de la pantalla anterior. Las opciones 1 y 2 no requieren que se haya entrado cdigos ni cantidades puesto que operan con los datos existentes en pedidos de compra y pedidos de venta. Si Ud. desea que el programa le recalcule las cantidades de pendientes de recibir (compras) o las cantidades pendientes de servir (ventas) en el fichero de artculos, seleccione las acciones correspondientes. El proceso recalcular los valores. Las opciones 4 y 5 slo pueden seleccionarse si hemos seleccionado previamente la opcin 3. La combinacin de opciones 3+4 sustituye la cantidad de artculos que tuviera cada referencia por el valor que acabamos de asignarle. La combinacin de opciones 3+5 nos pone el stock actual a cero en los artculos no regularizados (los que no hemos introducido en el modo rejilla). Notas: Esta operacin debe realizarse sin otros usuarios trabajando. El programa nos avisa de que este proceso es irreversible y que debemos haber hecho copias de seguridad. Recuerde que si Ud. tiene creadas varias empresas con los ficheros maestros compartidos, el proceso actualiza los artculos desde cualquier empresa, con lo que los datos de stock de artculos quedan actualizados en todas las empresas, independientemente de la que haya realizado la accin de la regularizacin.

4.6 - PARTES DE HORAS


Este apartado nos permite saber el nmero de horas trabajadas de cada empleado. Los datos se rellenan automticamente mediante el reloj de marcacin incluido en Trabajos en O.R. y el responsable del sistema puede alterar o aadir informacin adicional desde sta opcin de men.

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La cabecera de la ficha de Partes de Horas se compone de los siguientes campos: N Partes: Nmero interno que asigna automticamente el programa. Fecha: Fecha del Parte de Horas Operario: En esta casilla debe estar asignado el cdigo del operario Observ.: Observaciones del parte de horas.

El contenido del parte de horas es un formato de rejilla con los siguientes campos. Inicio: Hora de inicio del trabajo. Final: Hora final del trabajo Horas: Tiempo centesimal calculado a partir de la hora de inicio y la hora final. Se puede alterar escribiendo un valor comprendido entre 0 y 24 o pinchando en el botn asociado. En este caso aparece una pantalla donde especificar la hora de inicio y la final y el resultado actualizar los campos correspondientes.

TH.: Tipo de mano de obra. (1=Mecnica, 2=Pintura, 3=Chapa). NE: Tipo de hora. (N=Normal, E=Extra, F=Festiva). Detalle trabajo: Descripcin de la reparacin
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N O.R.: Nmero de orden de reparacin. Puede escribirse directamente o si le nos situamos encima del campo, haciendo clic sobre el men desplegable, seleccionamos la orden correspondiente. Facturadas: Introducimos las horas que se facturarn de esa reparacin. Visto: Marca para el control de horas por parte del responsable. Atpico: Marca para el control de horas por parte del responsable.

El pie de la ficha de Partes de Horas contiene informacin adicional sobre la jornada de trabajo del operario. Los campos en color gris, son datos calculados y no son modificables. Notas: El campo de Horas perdidas se calcula a partir del total de horas trabajadas y teniendo en cuenta en campo de Horas pactadas que se recoge de la fichas de operarios y que corresponde al nmero de horas a realizar diarias.

4.7 - TRABAJOS EN O.R.


Esta opcin est pensada para conocer el desglose de tiempos empleados por los operarios en sus trabajos diarios y poder conocer los tiempos muertos y tiempos perdidos. Su funcionamiento esta basado en la marcacin a travs de un reloj digital con fecha y hora recogidos del sistema, donde el operario se identifica e indica en qu O.R. trabaja.

Los campos de esta pantalla los podemos seleccionar mediante F1 o introducirlos directamente si los conocemos. El programa slo nos permite introducir datos que previamente han sido creados mediante los mens de Ficheros Tablas Generales Operarios y Ficheros Tablas Generales Tipos de trabajo. Una vez entrados el operario y el tipo de trabajo, podemos introducir el nmero de Orden de Reparacin o la matrcula del vehculo en el que se va a trabajar, si los sabemos. (En este caso el programa rellenar el campo que falte y pasar a activar el botn de iniciar trabajo). Si no sabemos la Orden de reparacin ni la matricula, al pulsar el botn de iniciar trabajo, se abre una pantalla de ordenes pendientes de facturar (Selector de Ordenes. En esta pantalla

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aparecen el nmero de orden, la matrcula del vehculo y el modelo. Pinchando en la cabecera de la rejilla, puede ordenar los datos por cualquiera de los tres conceptos.) Para seleccionar una Orden en sta pantalla, debe situarse encima de ella y validarla con la tecla . Automticamente se cierran los partes abiertos anteriores del mismo operario y se comienza a contabilizar el tiempo de la reparacin. Si por el contrario decide cancelar la seleccin de la Orden en esta pantalla y por tanto, cancelar el inicio de trabajo, puede cerrar manualmente la ventana con el ratn o pulsando la tecla . En este caso el programa le puede preguntar si desea cerrar partes abiertos anteriores del mismo operario (si los hay). Cuando un operario termina un trabajo y no va a realizar ninguno ms en el da, abre la ventana de Trabajos en O.R., se identifica y selecciona una tarea cualquiera. Pulsa iniciar trabajo y cuando aparece el Selector de Ordenes, en lugar de validar alguna de ellas, pulsa y contesta que s a la pregunta de si desea cerrar partes abiertos. la tecla Si un operario no cierra el ltimo trabajo de un da, el cierre automtico asigna las 20:00 como hora final. Notas: Si en un determinado equipo, en preferencias de usuario, se marca la opcin Arrancar en modo Taller, el programa iniciar automticamente sta opcin al arranque.

4.8 - MATERIAL DEFECTUOSO


Esta opcin nos permite indicar qu materiales estn defectuosos mediante su nmero de serie. Para poder introducir este fichero, el artculo tiene que tener especificado el apartado Series y Garantas en el fichero de artculos.

Para dar de alta una nueva ficha, haga clic en el botn (observar que no se encuentra en el lugar habitual). El programa solicita que se introduzca el nmero de serie del artculo defectuoso. Cuando se acepta, se rellena automticamente la ficha. Slo hay que cumplimentar la descripcin del defecto y las observaciones. El artculo correspondiente al cdigo defectuoso, se resta inmediatamente del stock.

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5. MEN VENTAS

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MEN VENTAS
Desde este men accedemos a todos los procesos de venta como la gestin de Presupuesto/Pedidos, Albaranes, Facturas, Tickets de contado, Ordenes de Reparacin, Peritajes y gestionaremos los cobros y pagos correspondientes, as como las remesas bancarias. Todos los procesos de ventas estn identificados con un icono bola verde que indica ingreso econmico. El acceso al men de Ventas se realiza pinchando con el ratn en el men Ventas o mediante el teclado con Alt+V. El acceso a los submens de ventas se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada. Para todas las opciones de ste captulo, puede ser necesario ver Botones generales para saber cmo realizar las acciones ms comunes. (Pgina 14) Por norma, todos los procesos de ventas que en su introduccin de datos solicitan los campos Cliente, Vehculo, Propietario y Compaa, requieren obligatoriamente que el primero est creado en la base de datos, puesto que al final, es a quien se factura. (Si algn proceso de ventas no tiene cliente asignado, impide la introduccin de lneas de detalle). Slo los ficheros de Ordenes de Reparacin y el de Peritajes requieren adicionalmente que el vehiculo est creado. Cuando el vehculo no es obligatorio, puede dejarse en blanco tanto el vehculo como el propietario y la compaa aseguradora.

CREACIN RPIDA DE CLIENTE / VEHCULO DESDE VENTAS


Cuando Ud. crea un nuevo Presupuesto, Pedido, Albarn o Factura, los campos relativos al vehculo son opcionales: es decir, slo hace falta cumplimentarlos si Ud. desea hacer referencia explicita a un vehculo determinado. Si no es as, bastar con seleccionar el cliente segn se coment en Relaciones en modo ficha, pgina 26. Si por el contrario, el vehculo es imprescindible (Ordenes de Reparacin y Peritajes) o bien no lo es, (Presupuesto, Pedido, Albarn o Factura ), pero desea hacer referencia al vehculo, el procedimiento ms rpido es el que le comentamos a continuacin: Despus de validar o modificar la clave segn lo explicado en Botones Generales, Aadir ficha, pgina 14, pase al campo Matrcula. Entre la matricula correspondiente y pulse tabulador . El programa busca el vehculo y si lo encuentra muestra su descripcin, su propietario y compaa aseguradora actuales, segn la ficha de vehculo. Si el vehculo no existe, el programa le pregunta si desea crearlo Al contestar afirmativamente, aparecer el selector de vehculos por marcas (comentado en Ficheros, Vehculos, pgina 70), para que seleccione la Marca y el Modelo. La seleccin puede cancelarse con la tecla . Acto seguido, le aparece la siguiente pantalla:

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En sta, puede indicar si el cliente es un cliente habitual o es uno nuevo. En caso de ser habitual, bastar con seleccionarlo por alguno de los campos conocidos y en caso de ser cliente nuevo, deberemos rellenar los datos solicitados. Notas: Si se activ la opcin AutopenForms en el men de Configuracin Control de Empresas Sistema, al cerrar est pantalla se mostrar automticamente la ficha del cliente y la del vehculo por si desea cumplimentar algn dato adicional.

5.1 - PRESUPUESTOS / PEDIDOS DE CLIENTES


Este fichero es para registrar Presupuestos o Pedidos de nuestros clientes. En estos se especificar el trabajo a realizar y el material a utilizar.

La creacin de un nuevo presupuesto o pedido deber realizarse segn lo comentado al inicio de ste captulo. Campos en la cabecera del presupuesto / pedido de cliente Pedido: Nmero interno de pedido o nmero correlativo de registro. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Fecha: Fecha en la que realiza el presupuesto o pedido.

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Fecha Entrega: Fecha de entrega del pedido Cliente: Cdigo del cliente al que se va a emitir el presupuesto. Para cambiar el cliente al que se le va a emitir el presupuesto nos situamos en esta casilla y podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Su Ref.: Referencia del cliente para este presupuesto o pedido. Opcional. Observaciones: Observacin relativa al presupuesto o pedido. Matrcula: Nos situamos en el campo Matrcula, introducimos la matrcula y pulsamos tabulador. El programa rellena automticamente los datos de la cabecera de la ficha. Podemos seleccionar el vehculo pulsado F1 en el campo gris de tipo de vehiculo eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional. KM: Kilmetros actuales del vehculo. Propietario: es el propietario del vehculo. Podemos seleccionar el propietario pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre del propietario y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matricula. Compaa: compaa de seguros a la que est asegurado el vehculo. Podemos seleccionar la compaa de seguros pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre de compaa y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matricula. Estado: Servido / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa, si el pedido ha si sido enviado a albarn o si se ha impreso.

Notas: Los campos Tipo, Propietario y Compaa nos muestran los datos del vehculo que se han introducido desde la ficha de vehculo en el momento de crearla.

Campos en el detalle del presupuesto / pedido de cliente Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cant. pedida: Unidades que nos pide el cliente. Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Cant.Servida: Indica las unidades que hemos recibido de este artculo, cuando nosotros capturamos datos de ese pedido desde Albaranes de proveedor. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa).

Notas: La entrada de lneas del pedido responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos (pgina 23.) A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total del pedido.

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Botones especiales en Presupuestos / Pedidos de Clientes:

Duplicar ficha
Permite duplicar el pedido actual bajo otra clave. La fecha del pedido duplicado ser la fecha del sistema y ste quedar como no servido. Las cantidades servidas de las lneas se dejan a cero y las cantidades pendientes de servir en las fichas de artculos se actualizan.

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en el pedido.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera del pedido solo se muestran los datos ms relevantes del pedido. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear el pedido cuando ya se ha procesado. En ventas, permite la seleccin de direccin de entrega si el cliente tiene direcciones adicionales. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizador de pedidos
Mediante este botn, arrancar un localizador de pedidos mediante el cual podr buscar rpidamente Pedidos pendientes de servir o pedidos realizados al proveedor actual. A medida de desplazarse con las teclas y por los registros mostrados el localizador, ir visualizando los pedidos en la pantalla de pedidos. Si ha rellenado los datos referentes al vehculo, tambin podr localizar pedidos con la misma matrcula, propietario o compaa de seguros.

Pasar a albarn
Este botn nos permite enviar directamente el pedido actual a un albarn de entrega a cliente. El albarn se genera por las cantidades pendientes de entregar al cliente.

Pasar a ticket
Este botn nos permite enviar directamente el pedido actual a un ticket de venta contado. El ticket se genera por las cantidades pendientes de entregar al cliente.

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Enviar a O.R.
Este botn nos permite enviar directamente el pedido actual a una nueva Orden de Reparacin. La O.R. se genera por las cantidades pendientes de entregar al cliente. Si en el pedido no haba entrado el vehculo, deber hacerlo en la O.R.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Presupuestos / Pedidos de Clientes Pedidos pendientes de servir Nos muestra aquellos artculos que an no se han servido. Los campos que aparecen en sta consulta son: o Pedido: Numero del pedido en la base de datos o Fecha pedido: Fecha en que se realiz el mismo o Fecha Entr.: Fecha prevista de entrega del pedido o Cliente: Clave del cliente que realiz el pedido o Detalle: Detalle del articulo solicitado o Pedidas: Cantidad total solicitada o Servidas: Cantidad servida hasta el momento o Pendientes: Diferencia entre la cantidad pedida y la servida o Datos adicionales del cliente: Nombre y telfonos por si requiere efectuar llamada telefnica de seguimiento.

Reservas por clientes Introduciendo un periodo de tiempo, se realizar una consulta donde se mostrar, agrupado por clientes, qu artculos tiene solicitados en pedidos y an no se han servido. Los campos que aparecen en esta relacin son: Cliente, Referencia, Descripcin, Observacin, Cantidad pedida por el cliente, cantidad servida, cantidad pendiente de servir y el stock actual en el almacn. El campo de observaciones puede contener el telfono de contacto del cliente o la fecha en que realiz el pedido en funcin de la informacin que d la lnea. La columna registro identifica el nmero de pedido. Reservas por Artculos Introduciendo un periodo de tiempo, se realizar una consulta donde se mostrar, agrupado por referencias, qu artculos tienen solicitados los clientes y que an no han podido servirse. La consulta muestra las descripciones de los artculos, el stock actual del mismo, las cantidades que han entrado en el periodo y las cantidades pendientes de servir. Para cada artculo, se indica qu clientes lo tienen solicitado con la fecha y nmero de pedido correspondiente. Mejor compra articulo (Actual en la rejilla de detalle) Bajo este titulo, se obtendr una consulta en la que se mostrar el articulo determinado, y todos aquellos albaranes de compra de un periodo determinado, donde se mostrar el proveedor al que compro el articulo y el precio al que lo compro. Ver que en esta consulta aparece la columna de capturar. Si marca artculos y pincha Pedir Cantidades,

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generar automticamente pedidos a los proveedores asociados y por las cantidades solicitadas en el pedido del cliente.

5.2 - ALBARANES A CLIENTES


Este fichero es para registrar Albaranes de entrega a nuestros clientes. En estos se especificar el material que se entrega y, si hay mano de obra, el detalle de trabajo realizado.. Los albaranes a clientes son un proceso que nos servir para controlar los pedidos realizados por los mismos, as como la salida de mercancas de nuestro almacn, cuando se trata de ventas directas. Los albaranes introducidos, a su vez, nos servirn para generar facturas a nuestros clientes. El proceso de registro de albaranes a clientes, es un procedimiento opcional. La creacin de albaranes permite la introduccin directa del mismo, as como la captura de datos de pedidos solicitados por los clientes; por tanto, un albaran a cliente, puede contener lneas provenientes de pedidos y/o lneas entradas manualmente. La creacin de albaranes de clientes, actualiza el stock de artculos decrementando el stock actual en las fichas. Si las lneas del albarn provienen de pedidos de clientes, tambin se actualizan las cantidades pendientes de servir, decrementndo este valor en los pedidos y en funcin de las cantidades que entregamos.

La creacin de un nuevo albarn deber realizarse segn lo comentado al inicio de ste captulo. Campos en la cabecera del albarn a cliente Albarn: Nmero interno de albarn o nmero correlativo de registro. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Fecha: Fecha en la que realiza la confeccin del albarn.

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Cliente: Cdigo del cliente al que se va a emitir el albarn. Para cambiar el cliente al que se le va a emitir el albarn, nos situamos en esta casilla y podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Su Ref.: Referencia del cliente para este albarn. Opcional. Observaciones: Observacin relativa al albarn. Matrcula: Nos situamos en el campo Matrcula, la entramos y pulsamos tabulador. El programa rellena automticamente los datos de la cabecera de la ficha. Podemos seleccionar el vehculo pulsado F1 en el campo gris de tipo de vehiculo eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional. KM: Kilmetros actuales del vehculo. Propietario: Cdigo del propietario del vehculo. Podemos seleccionar el propietario pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre del propietario y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matrcula. Botn y Campo P: Si este albarn proviene de un Peritaje, aqu aparece el cdigo del mismo. Como dato de consulta, si pulsa el botn, el programa le arrancar directamente el peritaje asociado. Compaa: Cdigo de la compaa de seguros en la que est asegurado el vehculo. Podemos seleccionar la compaa de seguros pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre de compaa y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matrcula. Botn y Campo O: Si este albarn proviene de un Orden de Reparacin, aqu aparece el cdigo de la misma. Como dato de consulta, si pulsa el botn, el programa le arrancar directamente la O.R. asociada. Estado: Facturado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa, si el pedido ha si sido enviado a albarn o si se ha impreso.

Notas: Los campos Tipo, Propietario y Compaa nos muestran los datos del vehculo que se han introducido desde la ficha de vehculo en el momento de crearla. -Si la casilla de facturado est marcada, ese albarn queda bloqueado y no se puede modificar, a no ser que se desmarque entrando en Datos adicionales. Para entrar en datos adicionales, el candado debe estar desbloqueado. -Si el albarn ya est facturado y hacemos clic sobre el nmero de Factura que nos muestra el Estado, el programa nos abre la factura correspondiente.

Campos en el detalle del albarn a cliente Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cantidad: Unidades que entregamos al cliente. Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Porcentaje de descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por el P. Neto.

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TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Pedido: Si la lnea proviene de un pedido, aqu se muestra su cdigo. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa). Operario: Si la lnea es de mano de obra, aqu se debe entrar el operario que ha realizado el trabajo. A partir de ste dato se obtiene posteriormente la informacin para la consulta de horas facturadas. Notas: Si hacemos clic sobre la casilla operario nos muestra una flecha indicando un men desplegable. A continuacin hacemos clic en la flecha para que nos muestre todos los Operarios, seleccionamos el correspondiente y pulsamos la tecla

Notas: La entrada de lneas del albaran responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos en la pgina 23. A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total del albarn. Botones especiales en Albaranes a Clientes:

Duplicar ficha
Permite duplicar el albarn actual bajo otra clave. La fecha del albarn duplicado ser la fecha del sistema y quedar como no facturado. Los campos pedido y operario de las lneas se dejan a cero y los stocks en las fichas de artculos se decrementan por las cantidades correspondientes.

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en el pedido.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera del albarn, solo se muestran los datos ms relevantes del mismo. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear el pedido cuando ya se ha procesado. En ventas, permite la seleccin de direccin de entrega si el cliente tiene direcciones adicionales. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizador de albaranes
Mediante este botn, arrancar un localizador de albaranes mediante el cual podr buscar rpidamente Albaranes pendientes de facturar o albaranes emitidos al cliente actual. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando los pedidos en la pantalla de albaranes. Si ha rellenado los datos referentes al vehculo, tambin podr localizar albaranes con la misma matrcula, propietario o compaa de seguros.

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Pasar a factura
Este botn nos permite enviar directamente el albarn actual a una factura de venta. En el proceso de envo se puede entrar el nmero de factura que deseamos crear o podemos permitirle al programa que genere una de automticamente. Notas: Cuando un albarn se ha facturado, ste botn se desactiva a no ser que elimine la factura o desmarque el albarn como facturado entrando en Datos Adicionales. Para entrar en Datos Adicionales, el candado debe estar desactivado.

Pasar a ticket
Este botn nos permite enviar directamente el albarn a un ticket de venta contado. Cuando se ha creado el ticket, se elimina automticamente el albarn, puesto que un documento de entrega sustituye al otro. Notas: Cuando un albarn se ha facturado, ste botn se desactiva a no ser que elimine la factura o desmarque el albarn como facturado entrando en Datos Adicionales. Para entrar en Datos Adicionales, el candado debe estar desactivado.

Capturar Pedidos Este botn nos mostrar que material nos ha pedido el cliente para poder capturarlo en el Albarn que estamos confeccionando. Para realizar la captura de lneas de pedidos, deberemos seleccionarlas de la consulta anterior, marcando la columna de capturar. Una vez estn marcadas todas las lneas que deseamos capturar, hay que pinchar el botn de Aadir a Albarn. Para cada lnea que capturemos, hay que tener en cuenta lo siguiente: Si la cantidad pendiente de servir no corresponde con la que podemos servir a nuestro cliente, en esta columna habr que indicar la cantidad real que entregamos al cliente. Como mximo, esta cantidad ser la cantidad pendiente de entrega a nuestro cliente. Si deseamos entregar un nmero mayor de unidades, deberemos entrar una lnea adicional en el albarn. No se pueden mezclar artculos que vayan contra pedido con artculos que no van contra pedido, aunque sea el mismo. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Capturar, seleccionamos todos los artculos de todos los pedidos. Deseleccionando la casilla, los deseleccionamos todos los artculos.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Albaranes a Clientes. En todos los listados, excepto en el de albaranes pendientes de facturar, seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 se solicita

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Listado de Salidas Albs. (albaranes): Nos indica todos los artculos que han salido en los albaranes de un perodo de tiempo. o o o o o o o o o o o o o o Albarn: Nmero interno del albarn. Fecha: Fecha del albarn. Cliente: Cdigo del cliente asociado en el albarn. Matrcula: Vehculo asociado en el albarn. Referencia: Clave del artculo. Detalle: Descripcin del articulo. Cantidad: Nmero de artculos que han salido. Precio: Precio Bruto unitario en la venta. PorDto: Porcentaje de descuento que aplicamos al artculo. PNeto: Precio Neto de venta. Importe: Resultado de cantidad por precio neto. CTipoArt: Tipo de articulo: (M=Material, P=Pintura, C=Chapa u horas respectivas) En Factura: Si la salida fue facturada, aqu aparece el nmero de factura. Datos adicionales del cliente: Otros datos de inters.

Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los , puede ver el resto de informacin datos ms importantes, pero con el botn lupa adicional. Listado de Salidas Albs. Det. por Clientes (detallados por Clientes): Nos indica el detalle de artculos entregados en un perodo de tiempo y el importe neto de cada salida, separado por clientes y por fechas de salida. Listado de Salidas Albs. Tot. por Clientes (totalizado por Clientes): Nos indica el total de artculos entregados un perodo de tiempo y el importe total neto de las salidas en el periodo seleccionado. Separado por Clientes. Listado de Salidas Albs. Det. por Familias (detallados por Familias): Nos indica el detalle de los artculos entregados en un perodo de tiempo, agrupados por sus respectivas familias, en la fecha y albarn correspondiente. Listado de Salidas Albs. Tot. por Familias (Totales por Familias): Nos indica el total de artculos entregados en un perodo de tiempo y el importe total neto de las salidas en el periodo seleccionado. Separado por familias de artculos. Listado de Envo de mercancas por Clientes:

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Listado que nos indica que artculos se han entregado en un perodo de tiempo y a que cliente corresponden. Si hemos vendido a varios clientes, el programa pregunta si deseamos un listado general (todos los clientes) o personalizado (cliente a cliente). o Listado general: este listado nos muestra en su cabecera una relacin de todos los clientes a los que le hemos entregado gnero en el periodo seleccionado. A continuacin nos muestra los artculos y todos los clientes a los que le hayamos vendido el mismo artculo (por columnas). o Listado personalizado: este listado nos muestra por filas el nombre del cliente y a continuacin todos los artculos que le hemos entregado en el perodo seleccionado. Por ejemplo: Nombre del primer cliente en fila 1 y de la fila 2 en adelante la relacin de los artculos que le hemos vendido. A continuacin una fila con el nombre del cliente 2 y en las siguientes filas la relacin de los artculos que le hemos vendido al cliente 2, etc. Listado de Envo de mercancas por Agencia: Listado que nos indica por que Agencia de transporte hemos enviado cada artculo, en el perodo de tiempo seleccionado. Si hemos enviado artculos mediante diferentes agencias, el programa pregunta si deseamos un listado general (todas las agencias) o personalizado (agencia por agencia). o Listado general: este listado nos muestra en su cabecera una relacin de todas las agencias por las que hemos enviado gnero en el periodo seleccionado. A continuacin nos muestra los artculos y todas las agencias mediante las que hemos enviado el mismo artculo (por columnas). Listado personalizado: este listado nos muestra por filas el nombre de la agencia y a continuacin todos los artculos que hemos enviado en el perodo seleccionado. Por ejemplo: Nombre de la primera agencia en fila 1 y de la fila 2 en adelante la relacin de los artculos que hemos enviado. A continuacin una fila con el nombre de la agencia 2 y en las siguientes filas la relacin de los artculos que hemos enviado por la agencia 2, etc.

Listado de Albaranes pendientes de facturar: Nos indica los albaranes que quedan pendientes de facturar o mejor dicho, pendientes emitir factura de venta a cliente. Los datos que se muestran en la consulta son el nmero de albaran, fecha del mismo, cliente, valoracin del albarn y otros datos del cliente.

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5.3 - FACTURAS A CLIENTES


Cuando Ud. ha terminado un servicio o efectuado una reparacin, debe confeccionar una factura. Cuando emite una factura a un cliente, debe registrarla mediante ste proceso. La introduccin de los datos de detalle de la misma, responde a lo explicado en Lneas de detalle con artculos, (pgina 23), as como de la captura de albaranes a clientes, datos de Ordenes de Reparacin, datos de Peritajes o datos provenientes de Tickets de Contado, por tanto, las facturas pueden contener lneas provenientes de varios orgenes y/o lneas entradas manualmente.

Campos en la cabecera de la factura a cliente Serie y nmero: Nmero interno de factura o nmero correlativo de registro. Lo asigna el programa automticamente, pero puede cambiarse. Si lo cambia, tenga en cuenta que a efectos de Hacienda, el nmero de registro debe seguir un orden correlativo en los periodos fiscales de su empresa (normalmente el ao natural) y no puede tener huecos. Fecha: Fecha de emisin de la factura. Las fechas tambin deben ser correlativas, aunque s pueden tener huecos, ya que no necesariamente todos los das se emiten facturas de venta. Cliente: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. La seleccin tambin puede realizarse por el nombre comercial del cliente (2 casilla gris) Observ.: Observaciones referentes a sta factura. Pulsando en ste campo, puede seleccionar cualquiera de las observaciones predefinidas en la tabla de Observaciones Predefinidas Matrcula: Nos situamos en el campo Matrcula, la entramos y pulsamos tabulador. El programa rellena automticamente los datos de la cabecera de la ficha. Podemos seleccionar el vehculo pulsado F1 en el campo gris de tipo de vehiculo eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional.

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KM: Kilmetros actuales del vehculo. Propietario: Es el propietario del vehculo. Podemos seleccionar el propietario pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre del propietario y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matrcula. Botn y Campo P: Si este albarn proviene de un Peritaje, aqu aparece el cdigo del mismo. Como dato de consulta, si pulsa el botn, el programa le arrancar directamente el peritaje asociado. Compaa: Compaa de seguros a la que est asegurado el vehculo. Podemos seleccionar la compaa de seguros pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre de compaa y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Opcional si no hay matrcula. Botn y Campo O: Si este albarn proviene de un Orden de Reparacin, aqu aparece el cdigo de la misma. Como dato de consulta, si pulsa el botn, el programa le arrancar directamente la O.R. asociada. Estado: Contabilizado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa. Si la factura est pendiente de imprimir, se indica. (para impresin de mltiples documentos).

Notas: Si la casilla de contabilizada est marcada por algn enlace con Contabilidad externa o porque Ud. la marque manualmente, esa factura queda bloqueada y no se puede modificar, a no ser que se desmarque entrando en Datos adicionales, con el botn Des/Marcar. Para entrar en Datos Adicionales, el candado debe estar desactivado. -Se pueden realizar facturas directamente sin necesidad de haber generado albaranes, Ordenes de Reparacin, Peritajes o tickets de contado. -Para capturar albaranes a clientes, primero debe seleccionar el cliente y despus pulsar el botn de capturar albaranes.

Campos en el detalle de la factura a cliente Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cantidad: Unidades que se facturan. Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa). Operario: Si la lnea es de mano de obra, aqu se debe entrar el operario que ha realizado el trabajo. A partir de ste dato se obtiene posteriormente la informacin para la consulta de horas facturadas.

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Notas: Si hacemos clic sobre la casilla operario nos muestra una flecha indicando un men desplegable. A continuacin hacemos clic en la flecha para que nos muestre todos los operarios, seleccionamos el correspondiente y pulsamos la tecla Notas: La entrada de lneas de factura a cliente, responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos en la pgina 23). A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula el importe total de la factura, en funcin de los descuentos entrados, porcentajes de retencin de I.R.P.F. y financiacin. -Cuando altera el contenido de las lneas, automticamente se regeneran los efectos asociados a sa factura en funcin de la forma de pago asociada.

Campos en el pie de la factura a cliente Esp: Porcentaje de descuento especial que aplicamos al cliente sobre la base de la factura. Gral: Porcentaje de descuento general que aplicamos al cliente sobre la base anterior. P.P: Porcentaje de descuento por pronto pago que aplicamos al cliente, sobre la base de las operaciones anteriores. I.R.P.F: Porcentaje de IRPF que retenemos a personas fsicas, imponible de la factura. Financ: Porcentaje de financiacin que cargamos a la factura. Franquicia Prop: En este campo introduciremos la franquicia que se debe aplicar sobre el total de la factura. Este importe se descontar del total de factura y solo se mostrar a la hora de imprimir la factura. Se utiliza cuando la factura se emite a nombre de una compaia de seguros. Nota: Al poner el importe de la franquicia, el programa genera automticamente un efecto por el importe de la misma para poder imprimir el recibo. Botones especiales en Facturas a Clientes: sobre la base

Duplicar ficha
Permite duplicar la factura actual bajo otra clave. La fecha de la factura duplicada ser la fecha del sistema. La factura duplicada quedar como no enlazada a contabilidad y como pendiente de pago por su totalidad, as como pendiente de ser liquidada a comisionistas.

Recalcular Valores
Recalcula los totales de factura y los efectos asociados a la misma.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera de factura solo se muestran los datos ms relevantes de la misma. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear la factura cuando sta ya se ha contabilizado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

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Localizador de facturas
Mediante este botn, arrancar un localizador de facturas mediante el cual podr buscar rpidamente Facturas pendientes de cobro o facturas emitidas al cliente actual. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando las distintas facturas en la pantalla de facturas. Si ha rellenado los datos referentes al vehculo, tambin podr localizar facturas con la misma matrcula, propietario o compaa de seguros.

Efectos y Cobros
Mediante este botn, se le mostrar la pantalla de efectos asociados a la factura en cuestin.

Los datos de la rejilla en la ventana de Efectos de Factura a Cliente son los siguientes: Liq: Casilla de verificacin que se marcar cuando el efecto est cobrado Modo: Indica el modo en que se ha cobrado: M=Metlico, T=Taln o Pagar, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, C=Tarjeta de Crdito, etc. Cuando nos situamos encima de Modo, en la barra de herramientas aparecen todos los modos de pago. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre del cliente. Importe: Importe del efecto Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de cobro. Cuando se marca un efecto como liquidado, esta fecha debe reflejar la fecha real del cobro. Los efectos cuya fecha es menor a la actual y no estn liquidados, se consideran como vencidos. Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. Tipo Rem: Indica por donde se efecta el pago (banco, caja, etc). Situndonos encima de este campo aparece una fecha que desplega un listado en el que podemos seleccionar la opcin deseada (estos campos deben estar creados con anterioridad en el men de Tablas Generales Bancos.)

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N Remesa: En ventas aparecer aqu el nmero de remesa si el efecto gener una domiciliacin bancaria. En compras est a cero puesto que no se pagan facturas mediante remesas bancarias. Enl: Esta casilla se marca automticamente cuando el cobro se enlaza a un programa de contabilidad.

El resto de opciones, le sirven para: Botn Detalle: Puede imprimir la rejilla de efectos asociados a la factura. Botn Ver Pendientes: Le permite visualizar todos los importes pendientes de cobro de ese cliente por la factura actual u otras que an no se hayan cobrado. As mismo, en la consulta de pendientes, Ud. puede efectuar el cobro de los importes pendientes que desee mediante un solo cobro total. Bastar con capturar los que desee y a continuacin, pinchar en Efectuar cobro. En est consulta, cada vez que marque un efecto, se le mostrar la suma total de importes que tiene seleccionados antes de marcarlos como liquidados. Botn de Recalcular: Una vez cambiados Das de pago o forma de pago, hay que pinchar este botn para que el programa recalcule los efectos y el resumen de vencimientos para la factura. Das de pago: Esta casilla nuestra por defecto los das de pago existentes en la ficha del cliente. Su alteracin no modifica aquellos, sino que permite que los efectos se recalculen en funcin de la fecha de factura, la forma de pago y los das que se introduzcan. Forma de pago: Nos indica la forma prevista de cobro de esta factura. En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo de la forma de pago o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente, o pulsando el botn puntos suspensivos (...) mediante el cual podremos seleccionar una de las opciones que hayamos definido en Tablas Generales. Resumen de vencimientos: indica la fecha de vencimiento de cada efecto y los importes de los mismos. Se utiliza en la impresin de formularios de facturas. Si Ud. cambia el contenido de esta lnea y vuelve a recalcular los efectos, perder la informacin que haya entrado.

Capturar Albaranes (Botones especiales en Facturas a Clientes. Cont.) Durante la confeccin de la factura, este botn le permite la captura de albaranes pendientes de ser facturados del cliente actual y su traspaso a la factura actual. Para realizar la captura de albaranes, deberemos seleccionarlas de la consulta anterior, marcando la columna de capturar. Una vez estn marcados todos los albaranes que deseamos capturar, hay que pinchar el botn de Capturar para que pasen a la factura. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Capturar, seleccionamos todos los albaranes pendientes. Si deseleccionamos dicha casilla, a su vez deseleccionaremos todos los albaranes que tuvisemos seleccionados. -Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Facturas a Clientes.

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En todos los listados, excepto en el de previsiones de pago, se solicita seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 Listado de Salidas Fras. (Facturas): Nos indica todos los artculos que han salido en las facturas de un perodo de tiempo. o o o o o o o o o o o o Factura: Nmero interno de factura. Fecha: Fecha de emisin de la factura. Cliente: Cdigo del cliente asociado en la factura. Referencia: Clave del artculo. Detalle: Descripcin del articulo. Cantidad: Nmero de artculos que constan en factura. Precio: Precio Bruto unitario en la venta. PorDto: Porcentaje de descuento que aplicamos al cliente. PNeto: Precio Neto de venta. Importe: Resultado de cantidad por precio neto. CTipoArt: Tipo de articulo: (M=Material, P=Pintura, C=Chapa u horas respectivas) Datos adicionales del cliente: Otros datos de inters.

Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los , puede ver el resto de informacin datos ms importantes, pero con el botn lupa adicional. -Tenga en cuenta que el resultado de sta consulta puede ser diferente al mismo listado por albaranes, ya que no todos ellos pueden haberse facturado y en caso de que as sea, es improbable que coincidan en fecha con las facturas recibidas. Listado de Salidas Fras. Det. por Clientes (detallados por Clientes): Nos indica el detalle de artculos entregados en un perodo de tiempo y el importe neto de cada salida, separado por clientes y por fechas de salida. Listado de Salidas Fras. Tot. por Clientes (totalizado por Clientes): Nos indica el total de artculos entregados un perodo de tiempo y el importe total neto de las salidas en el periodo seleccionado. Separado por Clientes. Listado de Salidas Fras. Det. por Familias (detallados por Familias): Nos indica el detalle de los artculos entregados en un perodo de tiempo, agrupados por sus respectivas familias, en la fecha y factura correspondiente. Listado de Salidas Fras. Tot. por Familias (Totales por Familias): Nos indica el total de artculos entregados en un perodo de tiempo y el importe total neto de las salidas en el periodo seleccionado. Separado por familias de artculos. Listado de Facturas pendientes de cobro

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Nos indica las facturas que constan como pendientes de cobro. El importe pendiente de pago corresponde a la totalidad de factura menos la suma de los efectos marcados como cobrados. Los datos que se muestran en la consulta son la Factura, fecha de emisin, el cdigo de cliente, el importe total de la factura, el importe pendiente de cobro, las observaciones en factura y datos adicionales del cliente. Listado de Previsiones de cobro (y pago de abonos) Nos indica todos los efectos que no estn marcados como cobrados. Los datos que se muestran son: o o o o o o o o o o o Liq: Casilla de verificacin de cobro. (Aparece desmarcada). Referencia: Nuestro nmero de factura. Modo: Indica el modo en que se ha previsto el pago: M=Metlico, T=Taln o Pagar, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, etc. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre del cliente. Importe: Importe del efecto. Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de cobro. Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. CRemesa: Indica por donde se efectuar el cobro (banco, caja, etc). N Remesa: Si el efecto se remes y fue devuelto, aparecer el nmero de remesa en la que se envi al banco. Enl: Esta casilla se marca automticamente cuando el pago se enlaza a un programa de contabilidad. Datos adicionales del cliente: Otros datos de inters.

Listado de Libro Registro Fras. Emitidas: Esta consulta nos muestra las facturas cuya fecha de emisin est entre las seleccionadas. Los campos ms significativos son Factura: Nmero de factura, Fecha de emisin, Cliente y CIF/NIF del cliente. Siguen las bases y cuotas de I.V.A., el total factura, adems de las observaciones de la misma. Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listado 347 de Clientes: Se muestra el total de operaciones con clientes que superen el lmite establecido en Control de empresa para el 347 (Actualmente 3005,06 ). El periodo a seleccionar es anual para este listado. Para la obtencin de datos, el programa agrupa los importes por el CIF/NIF de las fichas. Si encuentra errores de introduccin de CIF/NIF, avisa de ello y muestra los errores detectados. Cuando ya no encuentra errores, esta informacin podr

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utilizarse para exportar la informacin en formato B.O.E. 347 y su correspondiente presentacin electrnica. Los campos ms significativos que se muestran son la identificacin fiscal del cliente y la suma de importes. Notas: Los encolumnados de esta consulta son personalizables segn lo comentado en Botones Generales en modo rejilla, pgina 21. Por defecto, la consulta muestra los datos ms importantes, pero con el botn lupa , puede ver el resto de informacin adicional.

Listado de Resumen de facturacin por Clientes Nos detalla el importe total de facturacin, por clientes. Este listado agrupa los importes de factura por el cdigo de cliente; por tanto, si tiene al mismo cliente entrado con ms de un cdigo, la consulta le mostrar los importes facturados con data uno de ellos. Listado de Est. comparativa anual ventas desde Esta consulta dos da una comparativa de ventas de varios aos. Cuando aparece el selector de rango de fechas debe seleccionar el modo anual y con el calendario, situarse en el ao inicial de la consulta. A partir de aqu se generan los acumulados mensuales de cada ao desde el inicial hasta el actual y se procede a mostrar los resultados. Si lo desea, puede pasar al mdulo de grficos con estos valores calculados mediante el botn . (Ver Mdulo de Graficacin, pgina 28).

5.4 - FACTURAS A CLIENTES (AUTOMTICAS)


Mediante ste proceso, se muestran todos los albaranes que hay pendientes de ser facturados. Ud. marca los que desea facturar (el resto continuar como pendiente) y tras aceptar, el programa se encarga de generar facturas a partir de los albaranes y agrupndolos por clientes y formas de pago de clientes. (En principio, todos los albaranes seleccionados de un mismo cliente generan una nica factura, pero si para un mismo cliente hay albaranes con distintas formas de pago, cada forma de pago distinta generar una factura con los albaranes correspondientes). Capturar: En esta columna, marcaremos las casillas de los albaranes que queramos procesar. Una vez seleccionados, haciendo clic en el botn Pasar a factura, que est en la barra de botones, estos albaranes se transforman en facturas. Notas: Seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Pasar a factura, seleccionamos todos los albaranes.

5.5 - COBROS Y PAGOS DE CLIENTES


Este proceso le permite ver todos los apuntes realizados por el programa de facturas e incluso alterarlos manualmente (cosa que no debera hacer). Como el mantenimiento es en rejilla, puede filtrar, reordenar, listar, exportar, etc.

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NOTA IMPORTANTE: La modificacin de estos campos alterar todos los datos referentes a los cobros de las facturas. La liquidacin de efectos de factura debe realizarse desde la propia factura. Los datos de la rejilla en la ventana de Cobros y Pagos de Clientes son: Liq: Casilla de verificacin que se marcar cuando el efecto est liquidado Referencia: Nuestro nmero de factura. Modo: Indica el modo en que se ha cobrado: M=Metlico, L=Letra, T=Taln o Pagar, C=Tarjeta de Crdito, X=Transferencia Bancaria, R=Recibo domiciliado, etc. Cuando nos situamos encima de Modo, en la barra de herramientas aparecen todos los modos de pago. Concepto: Indica el nmero de factura y el nombre del cliente. Importe: Importe del efecto Fecha: Esta fecha indica inicialmente la fecha de previsin de cobro. Cuando se marca un efecto como liquidado, esta fecha debe reflejar la fecha real del cobro. Los efectos cuya fecha es menor a la actual y no estn liquidados, se consideran como vencidos. Imp: Casilla de verificacin que el programa marca automticamente si se ha emitido un recibo por el importe del efecto. Informativo. Banco: Indica por donde se efecta el cobro (banco, caja, etc). Situndonos encima de este campo aparece una fecha que muestra un desplegable en el que podemos seleccionar la opcin deseada (estos datos deben estar creados con anterioridad en el men de Tablas Generales Bancos). N Remesa: Si el efecto se remes, aparecer el nmero de remesa en la que se envi al banco. Enl: Esta casilla se marca automticamente cuando el cobro se enlaza a un programa de contabilidad.

5.6 - TICKETS CONTADO


Este fichero nos permite realizar tickets de contado. Slo podr utilizarlo si tiene configurada una impresora especial para la impresin de tickets.

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La cabecera de los Tickets de contado tiene los siguientes campos: N: Lo asigna el programa automticamente al dar de alta una nueva ficha. Es el nmero del Ticket. Fecha: Fecha en la que se emite el ticket. Tarifa: Indica la tarifa del artculo. Puede ser alguna de las permitidas (1 a 3). I.V.A.: Men desplegable que nos permite escoger 2 opciones: 0:Exento/CEE 1:Gral.Sin RE. (No pueden realizarse tickets con Recargo de Equivalencia.)

Una vez rellenados estos campos, podemos proceder a la confeccin de ticket. Podemos hacerlo de dos modos: Utilizando los campos Cantidad y Cdigo o entrando lneas (La introduccin de lneas responde a lo comentado en pgina23) Si optamos por el primer modo, est optimizado para la introduccin de referencias por cdigo de barras y funciona del siguiente modo: Mediante la tecla de funcin F2 en Cdigo, seleccionamos el cdigo de barras . A partir de ahora podemos realizar salidas mediante la lectura del cdigo de barras mediante un lector. Cada vez que hacemos una lectura con la cantidad correspondiente, ese valor pasa a las lneas de detalle y nos libera los campos anteriores para proseguir con otra lectura. Obviamente, podemos utilizar tambin el cdigo del artculo en lugar del cdigo de barras si pulsamos F2 en Cdigo para que aparezca el indicador . Cantidad: cantidad de artculos que vendemos del artculo que introduciremos en el campo de su derecha (Cdigo). Por defecto ser el valor 1. Cdigo: cdigo del artculo. una vez introducido el cdigo, debemos pulsar tabulador para que este cdigo pase al formato rejilla con su cantidad correspondiente. Realizaremos esta accin mientras no deseemos finalizar el ticket.

Para finalizar un ticket, bastar con pulsar el botn de imprimir en la Botonera General o bien pulsar la tecla F11 que, en este proceso concreto, realiza la misma funcin. En este momento, aparece una pantalla donde se muestra el importe total del ticket y nos solicita cmo paga el cliente.

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Por defecto, el modo es Contado. En el campo de Entregado, introduciremos el importe que nos entrega el cliente y pulsando la tecla (tabulador), el programa nos calcular el importe a devolver. Si el cliente efecta el pago mediante tarjeta de crdito o taln, seleccionaremos la opcin correspondiente mediante las casillas de seleccin de la derecha. Cuando seleccionamos Tarjeta de Crdito o Taln, el programa nos solicita la identificacin del Taln o la Tarjeta de Crdito. Al aceptar, el programa nos imprime el Ticket correspondiente y nos abrir el cajn portamonedas (si esta opcin est configurada en programa). Opciones avanzadas: Pulsando F12 generamos un nuevo Ticket de contado

Botones especiales en Tickets de contado:

Recalcular Valores
Recalcula los importes del ticket y los efectos asociados.

Configuracin
Esta opcin le permite configurar el aspecto final del ticket impreso. Slo el administrador de la aplicacin puede realizar cambios en la configuracin. Por defecto, el programa incorpora una configuracin estndar que el administrador puede modificar a su gusto. Al movernos por las opciones de la pantalla, se nos muestra la informacin correspondiente en la ventana de texto amarilla de la parte inferior izquierda. En esta pantalla, tambin podemos configurar la impresora de tickets y el cajn portamonedas. Si disponemos de varias impresoras de tickets, cada una de ellas estar conectada fsicamente a un ordenador. La parte superior de pantalla corresponde a la definicin general para toda la empresa. La configuracin de la impresora de tickets y los cajones portamonedas, deben realizarse desde el ordenador donde estn conectadas.

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Previsualizar
Mediante este botn, puede Ud. ver como quedar el ticket mientras lo configura. Un ejemplo de configuracin, podra ser el siguiente:

Pasar a albarn
Este botn nos permite enviar directamente el ticket actual a un albarn de entrega a cliente. En el propio albarn deber entrar el cliente propiamente dicho, puesto que en los tickets no existe. El traspaso a albarn elimina directamente el ticket, ya que un documento de entrega de mercanca reemplaza al otro.

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Pasar a factura
Este botn nos permite enviar una seleccin de tickets a factura de venta. Para ello aparece una relacin de tickets que deberemos marcar en la columna facturar y, una vez seleccionados, pulsar el botn de Pasar a Factura. El traspaso a factura elimina directamente los tickets del fichero. Al igual que en el traspaso a albarn, deber asignar el cdigo de cliente correspondiente. Los efectos de la factura, estarn agrupados segn la forma de cobro de los tickets que la componen. Este proceso se realiza a efectos fiscales.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Tickets Contado. En todos los listados, se solicita seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 Listado de Detalle tickets. Le mostrar una consulta en la que se muestra el nmero de ticket, la fecha, el importe base del ticket, el importe de descuentos, la base imponible del mismo, la cuota de I.V.A. y el importe total. A continuacin, para cada ticket, se realiza el desglose de artculos que contiene con la cantidad entregada y el importe neto cobrado por ellos. Listado de Ventas Totalizadas. Le muestra una relacin donde aparecen los artculos vendidos con su cantidad total y el importe total neto cobrado por ellos. El listado se puede obtener agrupado por la referencia del articulo o por su descripcin.

5.7 - TICKETS CONTADO (APUNTES)


Es un proceso semejante a los controles de apuntes de gastos, pero especifico para tickets. Podr ver cada una de las anotaciones realizadas sobre el fichero de apuntes de tickets y No debe alterarse bajo ningn concepto.

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5.8 - REMESAS BANCARIAS


Este proceso nos permite realizar Remesas bancarias, capturando efectos de facturas a Clientes que estn pendientes de liquidacin.

La cabecera de la Remesa bancaria se compone de los siguientes campos: N Remesa: Lo asigna el programa automticamente al dar de alta una nueva ficha. Es el nmero de la Remesa. Fecha Envo: Fecha en la que se enva la remesa al banco. Fecha Cargo: Fecha en la que el banco efecta el abono de la Remesa en nuestra cuenta. Q-58: Marcaremos esta casilla de validacin en el caso de que esta remesa est en formato Cuaderno 58. Si la remesa es en formato de Cuaderno 19, se dejar desmarcada. Banco: En esta casilla podemos introducir manualmente el cdigo del banco o bien, situndose en la casilla de color gris, pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Los siguientes campos de la cabecera se rellenan automticamente con los datos correspondientes al banco seleccionado (datos introducidos previamente en el men de Ficheros Tablas Generales Bancos) Sufijo de cliente ordenante y cdigo INE: Algunos bancos requieren estos valores para la gestin de remesas bancarias y los asignan a sus clientes (Ud.). Deber consultar con su agencia bancaria por si los necesita.

Una vez cumplimentados estos datos, ya podemos capturar efectos en ella. El contenido de la Remesa Bancaria solo se puede seleccionar pulsando el botn Coger Efectos en Cartera, explicado en Botones especiales en remesas bancarias. Las lneas de detalle de la Remesa se componen de los siguientes campos: Serie y n: Nmero de la factura del cliente. F. Vento: Fecha de vencimiento del efecto. Cliente: Cdigo del cliente. Nombre: Nombre del cliente

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N.I.F. Nmero de Identificacin Fiscal del cliente. Cta. Bancaria: Nmero de la cuenta bancaria del cliente. Importe: Importe del efecto a domiciliar. Devuelto: Casilla de verificacin que marcaremos si el cliente devuelve el recibo. (La marca se establece automticamente en la importacin de resultados). Motivo: Campo en el que escribiremos el motivo de la devolucin del recibo. (El motivo se rellena automticamente en la importacin de resultados). Valor de la Remesa: Suma del total de los importes que componen la remesa. Valor devoluciones: Importe total de las devoluciones de clientes.

Nota importante: No hay que eliminar remesas bancarias mientras tienen lneas introducidas. Si por error hemos introducido efectos que no correspondan a dicha remesa, el programa los da como liquidados. Si borrramos la remesa, las facturas asociadas constaran como liquidadas, con lo que no podramos volver a capturarlas. Para evitar que esto suceda, en la remesa deberemos eliminar las lneas correspondientes a las facturas que no corresponde remesar. Se eliminan situndonos en la lnea correspondiente sobre el campo Serie y n y pulsando + .

Botones especiales en Remesas Bancarias:

Recalcular Valores
Recalcula los importes de la remesa.

Asignar fecha de cargo a los cobros


Cuando una remesa ha sido abonada en cuenta, nos puede interesar indicar a todos aquellos efectos de facturas que la componen que la fecha efectiva de cobro ha sido la fecha en que el banco nos ha ingresado el dinero en cuenta. Para ello, basta rellenar la fecha de cargo y pulsar ste botn.

Exportar remesa bancaria


Este botn sirve para realizar una exportacin a un fichero para enviar por Internet o bien para llevar al banco en diskette. Esta exportacin, por defecto la realizar en el formato especificado en cabecera segn Norma de Cuaderno 19 o Norma de Cuaderno 58 El programa nos abre una ventana en la que solicita que introduzcamos el nombre y la ubicacin para guardar este archivo de texto. Recomendacin: Use un formato de nombre similar a RNNNN-QXX, donde NNNN sea el nmero de remesa expresado con los cuatro dgitos y XX sea el tipo de remesa generado, bien 19 o 58 y utilice siempre la misma carpeta. De esta forma siempre tendr ordenados los ficheros exportados en la carpeta de destino.

Importar resultados del banco


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Este botn sirve para realizar una importacin de un fichero proporcionado por el banco. Estos ficheros son de texto, pero usualmente su extensin no es .TXT. En este caso, antes de proceder a la importacin, deber renombrarlos desde mi PC o el Explorador de Windows. El programa nos abre una ventana en la que solicita un fichero TXT a importar. Una vez localizado, procesa todas las devoluciones que incluya, identificando las remesas, efectos y motivos,

Coger efectos en cartera


Mediante ste proceso, se muestran todos los efectos de facturas que hay pendientes de liquidacin. Ud. marca las que desea remesar (el resto continuar como pendiente) y tras aceptar, el programa se encarga de generar la remesa. Capturar: esta columna tiene una casilla que marcaremos para aquellos efectos que queremos capturar. Una vez seleccionadas, haciendo clic en el botn Capturar, que est en la barra de botones, estos efectos se incorporan a la remesa. Notas: seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn capturar, seleccionamos todos los efectos. Deseleccionando la casilla, desmarca todos los efectos..

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5.9 - RECIBOS
El recibo es un documento que entregamos al cliente como justificante del pago de una factura. En los recibos saldrn todos los datos referenciados del cliente y el nmero de factura correspondiente. Este apartado nos servir para que el cliente tenga constancia de que ha efectuado un pago de un importe que saldr reflejado en el recibo. Este proceso nos permite realizar Recibos en modo manual o generarlos a partir de los efectos existentes en las facturas a clientes que ha ido realizando el programa. La impresin del recibo tambin puede ser segn el formato en pantalla, optimizado para hojas tipo folio, con impresin de tres recibos estndar de 4 pulgadas de alto por hoja o pueden definirse formularios especiales mediante el generador de formularios

Realizar recibos manualmente: Esta pantalla nos mostrar el formato de un recibo con los campos en blanco, excepto la fecha y el lugar de emisin del recibo, que, por defecto, se recoge de lo introducido en el men de Configuracin Control de Empresas. Situando el cursor sobre el campo que vamos a escribir, veremos en la barra de mens la descripcin del campo a rellenar. Los campos a rellenar son los siguientes: Recibo n: Nmero del recibo o nmero de factura. Localidad de expedicin: Lugar de emisin del recibo. Importe: Cantidad que se va a cobrar. Siempre que el importe lleve decimales, estos se expresarn con la coma en vez de un punto y al cambiarnos de casilla, el programa automticamente nos rellenar el concepto de recibo (en el idioma que hayamos seleccionado) en la parte inferior izquierda. Fecha de emisin: Fecha en la que se emite el recibo o la factura. Fecha de vencimiento: Fecha en la que se realiza el cobro del recibo.

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Cuenta de cobro: En este cuadro irn en nmero de cuenta y los datos bancarios donde se efectuar el cobro, caso de que sean necesarios. Domiciliacin: En este cuadro irn los datos del cliente, manualmente o haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn, lo que nos abrir una ventana de bsqueda de clientes.

Una vez rellenado el recibo, pulsaremos el botn imprimir y se realizarn tantas copias como indiquemos en el campo de su izquierda. Si efecta recibos manuales y desea hacer solamente uno, una vez que pulse el botn imprimir cierre el cuadro del recibo para iniciar la impresin, ya que el programa mantiene el recibo en memoria para ahorrar papel. Realizar recibos automticamente. Pulsaremos el botn Capturar Efectos, habiendo seleccionado primero las opciones que nos interesen. Por defecto ya estn activadas las opciones de efectos pendientes de imprimir, efectos pendientes de liquidar y efectos pendientes de remesar. (Si marcase todas las opciones, se mostraran todos los efectos de facturas, independientemente de su estado). Mediante ste proceso, se muestran todos los efectos de facturas de las que podemos realizar el recibo, segn las opciones que se han seleccionado. Ud. marcar los efectos de las facturas de los que desea hacer recibos marcando en la columna de Capturar. Cuando estn todos los que desee, pulse el botn Hacer recibo. Notas: seleccionando la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Hacer recibo, seleccionamos todos los efectos de facturas. Deseleccionando desmarcamos todos los efectos. El programa nos preguntar a continuacin, si deseamos utilizar el recibo predefinido. Si pulsamos que si, el programa se encarga de generarlos automticamente en el modo comentado al inicio de sta seccin y si pulsamos que no, deberemos escoger algn otro formato predefinido con el generador de formularios (el generador de formularios es el apartado del programa que nos permite configurar los impresos).

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5.A - ORDENES DE REPARACIN / RESGUARDO DE DEPSITO


Una Orden de Reparacin es un documento obligatorio que acredita la entrada en taller de un vehculo para su reparacin o confeccin de presupuesto de reparacin. Los datos necesarios para confeccionar la Orden de Reparacin, relativos al vehculo y al cliente, los cumplimentar el responsable de la recepcin del vehculo. El documento deber imprimirse por duplicado, quedando una copia en el taller y entregando la otra al cliente. El impreso contiene, adems de los datos mencionados, un apartado de Disposiciones generales, en el cual se incluyen las leyes y normativas aplicables. Ambas copias del documento, deben estar firmadas por el cliente como aceptacin de las condiciones establecidas y deben estar firmadas y selladas por el taller. Debe Ud. saber que si no se realizan las O.R. se incumple la legislacin actual vigente, por lo cual Ud. puede ser sancionado. La Orden de Reparacin le sirve al mecnico para realizar anotaciones sobre el material y operaciones de mano de obra que va efectuando. Tambin le permite tener a mano todos los datos del vehculo, en el momento de solicitar piezas para su reparacin y de su propietario por si hay que notificarle alguna incidencia de la reparacin. El programa permite obtener una Orden de Reparacin procedente de un presupuesto aceptado por el cliente. Ver apartado Presupuestos, botn enviar a O.R.

La creacin de una nueva Orden de Reparacin se inicia con el botn Aadir ficha. Como la O.R. es imprescindible que est asociada a un vehculo, lo primero que debera hacer es introducir su matrcula segn lo comentado en Creacin rpida de Cliente/Vehiculo en Ventas, pgina 105.

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Campos en la cabecera de la Orden de Reparacin N O.R.: Lo asigna el programa automticamente al dar de alta una nueva ficha, pero puede cambiarse. Es el nmero de Orden de Reparacin. F. Entrada: Fecha en la que se efecta la recepcin del vehculo. En el cuadro que est a la derecha indicaremos la hora de entrada del vehculo. F. Salida: Campo en el que indicaremos inicialmente la fecha aproximada de salida del vehculo. En el cuadro que est a la derecha indicaremos la hora de salida del vehculo. (Es importante anotar la fecha real de salida y la hora real en el momento en que sta se produce para evitar posibles reclamaciones por daos producidos al vehculo cuando este ya no est en el taller). Cliente: Cdigo del cliente al que se va a emitir la factura correspondiente a sta O.R. Para cambiar el cliente al que se le va a facturar nos situamos en esta casilla y podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Resp.: Cdigo o nombre del operario responsable de la O.R. En esta casilla podemos introducir este dato manualmente el cdigo del operario o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Imprevisto (L/P): En esta casilla, por defecto, el programa nos muestra la letra L, que nos indica que hemos de Llamar al cliente por posible imprevisto en la Reparacin. Si indicamos P en esta casilla significa que, aunque se encuentre algn imprevisto, se puede Proceder a la reparacin. Combust.: Este campo es un men desplegable en el que seleccionaremos la cantidad de combustible aproximado que tiene el vehculo en su entrada a taller. Matrcula: Nos situamos en el campo Matrcula, la entramos y pulsamos tabulador. El programa rellena automticamente los datos de la cabecera de la ficha. Podemos seleccionar el vehculo pulsado F1 en el campo gris de tipo de vehiculo eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Obligatorio. Tipo: Nos muestra la marca, modelo y color del vehculo. KM.: Indicaremos los kilmetros actuales del vehculo. Cuando se factura la O.R. este dato pasa a la ficha del vehiculo si dispone del campo de kilmetros. Propietario: Es el propietario del vehculo. Podemos seleccionar el propietario pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre del propietario y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Compaa: Compaa de seguros a la que est asegurado el vehculo. Podemos seleccionar la compaa de seguros pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre de compaa y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Motivo reparacin: Indicamos en este campo el motivo de la reparacin. Si el vehculo introducido tena alguna observacin en su ficha, pasar a este campo cuando se crea una O.R. con su matrcula. Observaciones: Indicamos en este campo las observaciones pertinentes a esta orden de reparacin. Cuando se factura la O.R., estas observaciones pasarn a la ficha del vehculo Tipo Trab.: Cdigo o descripcin del tipo de trabajo. En esta casilla podemos introducir este dato manualmente el cdigo del tipo de trabajo o bien, situndose en la casilla de color gris, pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Se utiliza para obtener estadsticas sobre las O.R. Conductor: Nombre del conductor del vehculo.

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Estado: Facturado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa, si la Orden de Reparacin ha sido enviado a factura o albarn y si se ha impreso.

Notas: Si la casilla de facturado est marcada, esa Orden de Reparacin queda bloqueada y no se puede modificar. -Si la Orden de Reparacin ya est pasada a albarn o facturada y hacemos clic sobre el nmero de Albarn o Factura que nos muestra el Estado, el programa nos abre el Albarn o Factura correspondiente. -Los campos Tipo, Propietario y Compaa nos muestran los datos del vehculo que se han introducido desde la ficha de vehculo en el momento de crearla. Campos en el detalle de la Orden de Reparacin Referencia: Cdigo del artculo. Descripcin: Descripcin del artculo. Cantidad: Unidades de materiales u horas de mano de obra. Precio: Precio unitario del artculo. %Dto: Porcentaje de descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: Precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: Resultado de la cantidad por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa). Operario: Si la lnea es de mano de obra, aqu se debe entrar el operario que ha realizado el trabajo. A partir de ste dato se obtiene posteriormente la informacin para la consulta de horas facturadas. Notas: Si hacemos clic sobre la casilla operario nos muestra una flecha indicando un men desplegable. A continuacin hacemos clic en la flecha para que nos muestre todos los Operarios, seleccionamos el correspondiente y pulsamos la tecla Coste Un: Importe del coste unitario del producto. Este precio unitario vendr asignado segn el precio de coste si la lnea proviene de un albarn de proveedor, para evitar facturar por debajo de coste..

Notas: La entrada de lneas de rdenes de Reparacin, responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos, en pgina 23. A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula los importes totales de la O.R.

Botones especiales en Ordenes de Reparacin:

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en la Orden de Reparacin.

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Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera de O.R. solo se muestran los datos ms relevantes de la misma. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear la factura cuando sta ya se ha contabilizado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizar orden en curso


Mediante este botn, arrancar un localizador de rdenes mediante el cual podr buscar rpidamente aquellas que estn abiertas u rdenes del cliente actual, vehculo actual o con la misma matrcula. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando las distintas O.R. en la pantalla de rdenes. La relacin de O.R. puede ordenarse por cada uno de los campos pulsando el botn izquierdo del ratn en la cabecera de ttulos (Registro, Matricula, etc.).

Localizar peritajes contra O.R.


Si existen peritajes que hacen referencia a sta Orden de Reparacin, este botn se activar automticamente. Al pulsarlo, se activar el localizador de peritajes y se arrancar la pantalla de peritajes. A medida de desplazarse por el localizador de peritajes, se ir mostrando cada uno de ellos. La relacin de los peritajes puede ordenarse por cada uno de los campos pulsando el botn izquierdo del ratn en la cabecera de ttulos (Registro, Matricula, etc.).

Control de tiempos de partes.


Este botn nos mostrara un desglose de horas realizadas por los operarios y que tipo de trabajos han efectuado en esta orden de reparacin. Esta informacin la captura el programa automticamente de los partes de horas de los operarios. La informacin que modifique desde aqu, quedar a su vez modificada en el parte de hora correspondiente. En esta relacin, no se pueden aadir lneas, ni modificar el nmero de parte o el operario correspondiente.

El contenido de la Relacin de horas se compone de los siguientes campos: N Parte: Nmero de parte de donde proviene. Operario: Nombre del operario que efecta las horas. Horas: Tiempo real empleado en efectuar las tareas o trabajos. Detalle Trabajo: Tareas o Trabajo que efecta el operario en la orden de reparacin.

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Facturadas: Nmero de horas que se facturarn al cliente. Este valor deber Ud. de rellenarlo en funcin de las horas que facture en la Orden de Reparacin Vist: Casilla que validamos cuando damos el visto bueno a una tarea. Atpico: Cuando se realiza una tarea fuera de las establecidas.

En la parte inferior del cuadro nos sacara un sumatorio de horas trabajadas y horas facturadas. Tambin se muestra la diferencia entre ellas. Notas: Puede imprimir tambin esta relacin mediante el botn de la botonera general.

Pasar a albarn
Este botn nos permite enviar directamente la Orden de Reparacin actual a un albarn.

Pasar a factura
Este botn nos permite enviar directamente la Orden de Reparacin actual a una factura.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Ordenes de Reparacin. Listado de Ordenes Pdtes. Facturar: Nos indica las Ordenes de Reparacin que hay pendientes de facturar. Este listado slo es informativo.

Rentabilidad de O.R.s
Esta opcin nos solicita un nmero de O.R. inicial y un numero de O.R. final. Una vez introducidos estos dos valores, el programa nos muestra el listado resultante que incluye los datos de todas las O.R. comprendidas entre ambos nmeros. Este listado nos muestra los datos econmicos de las O.R. para que podamos comprobar su rentabilidad segn los siguientes campos. Horas_PT: Suma de horas en partes de horas relacionadas con la O.R. Coste_PT_MO: Importe de coste segn partes por las horas realizadas por cada operario y el coste hora establecido en su ficha Horas_OR: Total de horas entradas en O.R. Coste_OR_MO: Importe de coste segn O.R. por las horas en O.R. en funcin del operario y el coste hora establecido en su ficha Coste_OR_MAT: Importe de coste de materiales en la O.R. segn cantidades y coste unitario establecido en la O.R. Horas_Fras: Total de horas en facturas con referencia a la O.R. Venta_Fras_MO: Importe total facturado por mano de obra en facturas con referencia a la O.R. Venta_Fras_MAT: Importe total facturado por materiales en facturas con referencia a la O.R. Dif_H_Fra_OR: Horas_Fras - Horas_OR Dif_H_Fra_PT: Horas_Fras - Horas_PT Dif_Fra_PT_MO: Venta_Fras_MO - Coste_PT_MO

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Dif_Fra_OR_MO: Venta_Fras_MO - Coste_OR_MO Dif_Fra_OR_MAT: Venta_Fras_Mat - Coste_OR_Mat Coste_Suma: Coste_PT_MO + Coste_OR_MO + Coste_OR_Mat Venta_Suma: Venta_Fras_MO + Venta_Fras_Mat Dif_Total: Venta_Suma - Coste_Suma PerBenef: Porcentaje de beneficio

Estadsticas por tipos de trabajo


Este listado nos mostrara una consulta con todas las ordenes de reparacin segn el tipo de trabajo que se haya especificado en cada orden y en el periodo de tiempo concreto. Notas: Si en las ordenes de reparacin no especificamos el tipo de trabajo estas saldrn en el listado en la columna Otros. -El formato de la consulta variar en funcin del tipo de periodo que seleccione. Por ejemplo: en anual se mostrar la estadstica por cada uno de los meses, en mensual, se mostrar la estadstica por cada da del mes, etc.

Estadsticas por franjas horarias


Este listado nos mostrara una consulta con todas las ordenes de reparacin segn el tipo de trabajo que se haya especificado en cada orden y en el periodo de tiempo concreto. Notas: Si en las ordenes de reparacin no especificamos el tipo de trabajo estas saldrn en el listado en la columna Otros. -El formato de la consulta variar en funcin del tipo de periodo que seleccione. Por ejemplo: en anual se mostrar la estadstica por cada uno de los meses, en mensual, se mostrar la estadstica por cada da del mes, etc.

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5.B - PERITAJES DE VEHCULOS


Este fichero nos permite introducir el peritaje emitido por las compaas de seguro, correspondiente al siniestro de un vehculo y a su propietario. El peritaje se emite a nombre del asegurado, aunque en determinados casos, la posterior factura se emita a nombre de la compaia aseguradora. El programa nos permite desglosar el peritaje en los conceptos de mano de obra, materiales y pintura. Si Ud. necesita que los datos del nmero de siniestro, nmero de pliza, fecha accidente, salgan reflejados en la factura, deber primero realizar un peritaje en el cual se incluyen estos datos. Notas: Si efectuamos la factura con algn importe diferente al desglosado en el peritaje, esto podra provocar la devolucin o no aceptacin de dicha factura por parte de la compaia. -El peritaje debe provenir de una Orden de Reparacin, con lo que, si no hemos realizado la Orden de Reparacin correspondiente, no podemos efectuar un peritaje.

La creacin de un nuevo Peritaje se inicia con el botn Aadir ficha. Acto seguido, como el peritaje estar asociado a una O.R., se arranca automticamente un selector de O.R. abiertas para que Ud. seleccione la que corresponde. Una vez validada con , el programa cierra el Selector de Ordenes y nos pregunta si queremos traspasar las lneas de la orden al peritaje, si decimos que si, copiar todas las lneas que hayamos escrito en la orden de reparacin en el peritaje, si decimos que no, slo copiara la cabecera de la orden de reparacin (cliente, vehculo, kilmetros, propietario, etc.)

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Notas: En el cuadro de selector de ordenes, si pulsamos con el botn izquierdo del ratn en una de las casillas de la cabecera de ttulos (Registro, Matricula, etc.), la informacin se ordena numricamente (de menor a mayor) o alfabticamente (de la A a la Z).

Campos en la cabecera del Peritaje N Peritaje: Lo asigna el programa automticamente al dar de alta una nueva ficha, pero puede cambiarse. Es el nmero de Peritaje. F. Peritaje: Fecha del peritaje. El programa genera una fecha automticamente, pero Ud. deber introducir la fecha en que se ha realizado el peritaje. Pliza: Nmero de la pliza del coche al que se le ha realizado el peritaje. F. Accidente: Campo en el que indicaremos la fecha del siniestro Siniestro: Nmero de siniestro asignado por la compaa aseguradora. Cliente: Cdigo del cliente al que se va a emitir la factura correspondiente a ste Peritaje. Para cambiar el cliente al que se le va a facturar nos situamos en esta casilla y podemos introducir manualmente el cdigo del cliente o bien, situndose en la casilla Nombre (de color gris), pulsar F1 y seleccionarlo de una lista emergente. Franquicia: Importe de la franquicia que deber pagar el cliente. Matrcula: Nos situamos en el campo Matrcula, la entramos y pulsamos tabulador. El programa rellena automticamente los datos de la cabecera de la ficha. Podemos seleccionar el vehculo pulsado F1 en el campo gris de tipo de vehiculo eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Obligatorio. Tipo: Nos muestra la marca, modelo y color del vehculo. KM.: Indicaremos los kilmetros actuales del vehculo. Cuando se factura la O.R. este dato pasa a la ficha del vehiculo si dispone del campo de kilmetros. Propietario: Es el propietario del vehculo. Podemos seleccionar el propietario pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre del propietario y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Compaa: Compaa de seguros a la que est asegurado el vehculo. Podemos seleccionar la compaa de seguros pulsado F1 en el campo gris destinado al nombre de compaa y eligiendo desde la lista emergente. El programa rellena automticamente los datos asociados. Botn O: Indica la O.R. asociada. Pulsndolo la muestra. Observaciones: Indicamos en este campo las observaciones pertinentes a este peritaje. Estado: Facturado / Imprimir. Casillas de validacin que marca automticamente el programa, si el Peritaje ha sido enviado a factura o albarn y si se ha impreso.

Notas: Si la casilla de facturado est marcada, el Peritaje queda bloqueada y no se puede modificar. -Si el peritaje ya est pasado a albarn o factura y hacemos clic sobre el nmero de Albarn o Factura que nos muestra el Estado, el programa nos abre el Albarn o Factura correspondiente. -Los campos Tipo, Propietario y Compaa nos muestran los datos del vehculo que se han introducido desde la ficha de vehculo en el momento de crearla.

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Campos en el detalle del Peritaje Referencia: cdigo del artculo. Descripcin: descripcin del artculo. Cantidad: unidades de materiales u horas de mano de obra. Precio: precio unitario del artculo. %Dto: descuento que se le aplica al artculo. P. Neto: precio unitario del artculo con el descuento aplicado. Importe: es el resultado de la cantidad por el P. Neto. TL: Tipo de Lnea. Indica si esa lnea viene de stock o se ha introducido manualmente. El programa genera este dato automticamente. Grp: Indica el grupo al que corresponde el material (M=Material, P=Pintura, C=Chapa) o la mano de obra (1=General, 2=Pintura, 3=Chapa). Operario: Si la lnea es de mano de obra, aqu se debe entrar el operario que ha realizado el trabajo. A partir de ste dato se obtiene posteriormente la informacin para la consulta de horas facturadas. Notas: Si hacemos clic sobre la casilla operario nos muestra una flecha indicando un men desplegable. A continuacin hacemos clic en la flecha para que nos muestre . todos los Operarios., seleccionamos el correspondiente y pulsamos Notas: La entrada de lneas de Peritajes, responde a lo explicado en Lneas de Detalle con Artculos, en pgina 23. A medida de ir introduciendo lneas, el programa calcula los importes totales del Peritaje.

Botones especiales en Peritajes:

Recalcular Valores
Recalcula cualquier tipo de valor o dato que introduzcamos en la Orden de Reparacin.

Datos adicionales
Por defecto, en la cabecera de Peritajes, solo se muestran los datos ms relevantes del mismo. Este botn nos muestra la forma de pago, la moneda y nos hace una valoracin separada por materiales y mano de obra, el cmputo de horas, la posibilidad de cambiar el tipo de I.V.A y bloquear / desbloquear el peritaje cuando sta ya se ha facturado. El botn Candado debe de estar desbloqueado para entrar en Datos adicionales.

Localizar Peritaje abierto


Mediante este botn, arrancar un localizador de peritajes mediante el cual podr buscar rpidamente aquellos que estn abiertos o que tengan el mismo cliente actual, vehculo actual o la misma compaia. A medida de desplazarse por el localizador, ir visualizando los distintos peritajes en la pantalla de peritajes.

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Asignar O.R.
Mediante esta opcin puede cambiar la O.R. asociada, aunque una vez creado un peritaje, no debera cambiarse la O.R. que se asoci inicialmente. Con esta opcin, puede tambin localizar O.R.s con el mismo propietario, el mismo vehculo o la misma compaa y funciona Exactamente igual que el proceso realizado durante la creacin del peritaje.

Pasar a albarn
Este botn nos permite enviar directamente el peritaje actual a un albarn.

Pasar a factura
Este botn nos permite enviar directamente el peritaje actual a una factura.

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Peritajes. Listado de Peritajes Pdtes. Facturar: Nos indica los Peritajes que hay pendientes de facturar. Este listado slo es informativo.

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DIAGRAMA DE TRASPASOS EN VENTAS

Pedidos o presupuestos

Ordenes

Tickets

Albaranes

Peritajes

Facturas

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6. MEN CONTABILIDAD

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MEN CONTABILIDAD
El men Contabilidad es el mdulo en el que el programa nos permite realizar consultas de importes de Caja, resmenes de impuestos y estadsticas, adems de permitirnos realizar apuntes de gastos y enlazar datos a programas externos de contabilidad, tanto por las facturas recibidas, como por las emitidas, as como de sus respectivos cobros y pagos. El acceso al men de Contabilidad, se realiza pinchando con el ratn en el men Contabilidad o mediante el teclado con Alt+D. El acceso a los submens de Contabilidad se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada.

6.0 - LISTADOS Y CONSULTAS 6.0.1 - Consulta de Arqueo y Estado


Es una consulta general sobre un perodo de tiempo determinado, que nos muestra una informacin global o detallada tanto de las facturas emitidas como las recibidas, as como en la forma en que hemos realizado los cobros y los pagos incluidos en el periodo. Una vez seleccionado el periodo de tiempo, el programa nos indica si queremos el listado con detalle de facturacin. Pulsando SI, nos mostrar el importe factura por factura, y si pulsamos NO, nos mostrar solo el total de la facturacin. A continuacin nos preguntar si queremos incluir los gastos que hemos introducido en el apartado (Contabilidad Control apuntes de Gastos) y por ultimo, si queremos eliminar del listado las lneas con valor cero; pulsando SI, nos eliminara todo los importes de valor cero. Para las facturas, se mostrar tambin los importes pendientes de liquidacin. Para los cobros y los pagos realizados, se mostrarn los modos asociados (metlico, taln, tarjeta de crdito, etc.)

6.0.2 - Resumen de I.R.P.F.


Este listado es de carcter trimestral y esta orientado a autnomos. El proceso recoge los ingresos desde el 1 de enero (facturas emitidas y tickets si corresponde), y calcula los gastos deducibles (facturas recibidas e imputaciones a gastos). La cuota a ingresar, es calculada en funcin del valor diferencial, el % de cuota (establecido en Control de empresa), y las retenciones e ingresos a cuenta.

6.0.3 - Resumen de I.V.A.


Este listado nos mostrar un desglose de las facturas recibidas y emitidas desde el periodo de tiempo que le especifiquemos, con sus bases e IVA correspondiente. Este es el listado que indicar la cantidad de IVA que Ud. pagar o se deducir. En el se incluyen datos de clientes y proveedores. El programa incluye una opcin de filtrado que nos permitir seleccionar solamente clientes (C) o proveedores (P). Los importes correspondientes a clientes son positivos y los de los proveedores son negativos. Se mostrarn los tipos de IVA que se hayan utilizado en las facturas de clientes o proveedores. Si alguno de los tipos de IVA no se ha utilizado, no se mostrar este dato. En el pie de este listado se muestra la suma de los importes de las columnas.

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Los campos en esta consulta son: Tipo: Lo asigna el programa automticamente al dar de alta una nueva ficha. Es la inicial de Cliente (C) o Proveedor (P). CFactura: Nmero de factura. Fecha: Fecha de la factura (fecha de registro en compras, fecha de emisin en ventas) CliPro: Cdigo del Cliente o Proveedor Nombre: Nombre del Cliente o Proveedor NIF: NIF o CIFdel Cliente o Proveedor NBaseExenta: Importes exentos de IVA NbaseA, B y C: Importe sobre el que se aplica un IVA al 4%, al 7% y al 16% NivaA, B, C: Cuota del IVA al 4%, al 7% y al 16% NsumBaseImp: Importe total de las facturas sin incluir el IVA NSumImpIva: Importe total de las cuotas del IVA de las facturas NtotalGen: Importe total de la factura con el IVA incluido. NimpPdte: Importe pendiente de cobro o pago. LContabilizada: Casilla de validacin que estar marcada si esa factura est pasada a un programa de contabilidad.

6.0.4 - Estadstica de facturacin


Es una consulta que nos mostrar, segn el perodo de tiempo seleccionado (siempre debe ser anual) el importe total de las facturas de compras y las facturas de ventas. A este listado se le puede incorporar los importes de los gastos que hemos introducido en el apartado (Contabilidad Control apuntes de Gastos). El listado se desglosar mes a mes y nos mostrar el valor diferencial del importe de las facturas emitidas, menos las facturas recibidas y los gastos.

6.1 - APUNTES DE GASTOS


Mediante ste proceso puede introducir importes de gastos varios en la gestin y obtener listados de los mismos. En ste proceso debe seleccionar a que subgrupo realiza la imputacin, el importe y caso de haberse realizado el pago, clave de banco o caja. Estos gastos no se incluyen en el listado de IVA, puesto que la empresa lo absorbe como beneficiario, pero si formarn parte de las estadsticas de facturacin y en el diario de caja (arqueo y estado). Los campos de Apuntes de Gastos, son similares a los efectos de facturas o de tickets e incluyen los siguientes: Liq.: Casilla de validacin que marcaremos si el gasto est pagado. Grupo: Situndonos sobre esta casilla y pulsando con el botn izquierdo del ratn, se nos abre una ventana desplegable donde seleccionamos el grupo del gasto o

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subgrupo definido en el men de Ficheros Tablas Generales Gastos (Subgrupos). Modo: Tipo de pago. M=Metlico, L=Letra, T=Taln, C=Tarjeta de Crdito, R=Recibo domiciliado, X=Transferencia. Concepto: Concepto del gasto (si introducimos el concepto directamente, el grupo por defecto ser el 08). Importe: Importe total del gasto con IVA. Fecha: Fecha del pago del gasto Banco: Indica donde se efecta el pago. Pulsando con el botn izquierdo del ratn, se nos abre una ventana desplegable donde seleccionamos Caja, Banco, etc. Divisa: Indica el tipo de moneda en el que se realiza la operacin. Enl: Indica si est enlazado a algn programa de contabilidad.

Botones especiales en Apuntes de Gastos:

Listados predefinidos
Permite la consulta de los listados predefinidos relativos a Apuntes de Gastos. En todos los listados, se solicita seleccin de periodo entre fechas, ver pgina 27 Listado de Estadstica de gastos: Listado que nos muestra todos los gastos correspondientes al periodo de tiempo seleccionado, ordenado por grupos y subgrupos y con sus importes correspondientes.

6.2 - ENLACE DE DATOS A CONTABILIDAD


El programa de gestin no lleva incorporado ningn programa de Contabilidad integrado, puesto que los programas de contabilidad, se adquieren por separado, sin embargo, est preparado para traspasar datos de Clientes, Proveedores, Facturas, Cobros y Pagos y Gastos, a varios de ellos.

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Para realizar un enlace contable, lo primero que debe hacer es seleccionar en el desplegable que est fuera de las pestaas, con qu contabilidad se deben enlazar datos. Actualmente los formatos o contabilidades soportadas son: o o o o o o Micro 4 DC Conta Sage_SP - Contaplus A3Software - A3 Con Logic Control Logic Win Global Extra Software Gextor Fichero de texto

Campos en la pestaa Enlace: Esta es la pantalla principal. En ella especificamos los parmetros de Ventas y Compras que vamos a traspasar. Las opciones que componen esta ventana son las siguientes: Ventas. Facturas: Si esta opcin est marcada, traspasar de facturas de clientes. Ventas. Cobros: Si esta opcin est marcada, traspasar cobros de las facturas de clientes. Ventas. Clientes: Si esta opcin est marcada, traspasar clientes. Ventas. De / A: Permiten introducir factura inicial y factura final de ventas. Opcionales. Compras. Facturas: Si esta opcin est marcada, traspasar de facturas de proveedor. Compras. Pagos: Si esta opcin est marcada, traspasar pagos de las facturas de proveedor. Compras. Proveedores: Si esta opcin est marcada, traspasar proveedores. Compras. De / A: Permiten introducir factura inicial y factura final de compras. Opcionales. Apuntes manuales: Pasar tambin los apuntes de gastos.

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Aplicar rango de fechas: Si lo activa, el programa nos abrir una ventana de seleccin de fecha, en la que indicaremos el periodo correspondiente a los datos que queremos traspasar. Si no lo activa, el programa intenta enlazar todo lo que est pendiente de enlace. Directorio de destino de ficheros: Este es un campo en el que indicaremos la carpeta del disco en la que el programa de contabilidad generar los datos de enlace. Marcar datos traspasados como enlazados: Casilla de validacin que se activa automticamente y marcar en gestin todos los datos de Facturas, Cobros, Pagos, Clientes y Proveedores que se traspasen al programa de contabilidad. Notas: Si esta casilla no est marcada, dichos datos pueden volver a ser traspasados de nuevo al programa de contabilidad.

Botn Enlazar: Cuando pulse el botn, se iniciar el proceso de enlace. La seleccin de los datos a traspasar se har de acuerdo a los nmeros de factura especificados en el campo De (desde la factura nmero) y el campo A (hasta la factura nmero), tanto en Ventas como en Compras, si los ha especificado y el rango de fechas, si lo ha especificado. Si no especificamos los nmeros de factura ni el rango de fechas, el programa recoger los datos de Ventas y Compras seleccionados mediante las casillas de validacin, que no hayan sido traspasados con anterioridad. Si el proceso no detecta ninguna anomala, se mostrar una pantalla todos los datos que son exportables para su previa revisin. Para enviarlos definitivamente al programa de Contabilidad, deber seleccionar la casilla de validacin que hay a la izquierda del botn Exportar para marcar todos los asientos y a continuacin pulsar el botn Exportar. En este momento es cuando se marcarn en la gestin los datos exportados. Estos datos marcados como enlazados ya no se volvern a procesar por enlaces posteriores. Si por el contrario, el proceso detecta datos errneos, aparecer una pantalla donde se muestran los datos que no pueden ser enlazados y el porqu. Si esto sucede, estos datos no se enlazarn hasta que no se solucione este problema que nos indique el programa. Este tipo de problemas acostumbra a ser debido a cuentas incorrectas en las fichas de clientes, proveedores, bancos o gastos.

Notas: Se recomienda hacer una copia de seguridad de los datos antes de exportar datos a contabilidad.

Campos en la pestaa Cuentas Facturas: En esta ventana introduciremos los nmeros de cuentas correspondientes a los tipos de IVA soportado / repercutido, Recargo de Equivalencia, Retenciones y Financiacin, a las que el programa tiene que exportar estos datos. Estas cuentas deben definirse la primera vez que se use el enlace, ya que el programa las memoriza. Ud. puede modificar estas cuentas una vez definidas.

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Campos en la pestaa Cuentas Cobros/Pagos: En esta ventana introduciremos los nmeros de cuentas correspondientes a los tipos de Cobros y Pagos, y los nmeros de cuenta por defecto de Ventas y Compras a las que el programa tiene que exportar estos datos. Estas cuentas deben definirse la primera vez que se use el enlace, ya que el programa las memoriza. Ud. puede modificar estas cuentas una vez definidas.

Notas: Las cuentas en los ficheros de artculos prevalecen sobre las cuentas de Ventas y Compras, es decir, que si nosotros especificamos en algn artculo la cuenta de Ventas y la cuenta de Compras, el programa coger esas cuentas. Si por el contrario, un artculo no tiene cuenta contable en la ficha, se utilizar la que especifique aqu. -Las cuentas en los ficheros de bancos prevalecen sobre las de Cobros y Pagos, es decir, que si nosotros especificamos en algn banco la cuenta de Cobros y la cuenta de Pagos, el programa coger esas cuentas por defecto. Si por el contrario el banco no tiene cuenta contable en su ficha, se utilizar la que especifique aqu.

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Campos en la pestaa Otros Parmetros: Esta pestaa se utilizar para introducir campos especiales que utilizan los diferentes programas a los que vamos a traspasar los datos para su contabilidad.

Los parmetros correspondientes a Logic Win Global son todos los que estn bajo el titulo correspondiente. Los parmetros correspondientes a A3Conta son solamente los de Cdigo de empresa destino y Proyecto. Los parmetros para enlazar con Sage Contaplus son los que estn debajo bajo su titulo. Para exportar datos en formato texto, puede interesarle marcar la opcin de transformar texto de Windows a DOS. Esta opcin permite transformar la informacin para que programas basados en DOS puedan procesarla. Si desea el manual del formato de exportacin en formato texto, solictelo en nuestras oficinas.

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7. MEN UTILIDADES

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MEN UTILIDADES
El acceso al men de Utilidades, se realiza pinchando con el ratn en el men Utilidades o mediante el teclado con Alt+U. El acceso a los submens de Utilidades se realizar tambin mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada.

7.1 - ARREGLAR ICONOS Y PANTALLAS


El programa guarda los tamaos y posiciones de las pantallas que abre durante un proceso de trabajo. Si por alguna razn, como el cambio de resolucin del monitor, le quedan pantallas fuera del rea visual, Arreglar iconos y pantallas le reorganiza las ventanas que hay abiertas en el programa, de modo que todas sus cabeceras quedan a la vista.

7.2 - IMPRIMIR
Este apartado nos permite imprimir Etiquetas predefinidas o Formularios en blanco. Si seleccionamos Imprimir etiquetas predefinidas le podemos definir a esta opcin los siguientes parmetros: Impresora: haciendo clic sobre el men impresora, se nos abre una pantalla de seleccin de impresin en la que podemos seleccionar una impresora que tengamos instalada y configurar sus caractersticas correspondientes. Documento: pulsando en la flecha de la derecha, esto nos abre un men desplegable con una serie de opciones / formatos que podemos seleccionar: o o o o o o o Etiquetas 8 x 8 artculos Etiquetas clientes Etiquetas proveedores Etiquetas series de artculos REBUTS RECIBOS Tarjetas visita (ejemplo)

Los campos de Impresora, Puerto y Papel son solamente de tipo informativo. Muestran la configuracin de los parmetros de la impresora.

7.3 - CAMBIO DE USUARIO


Cuando se han creado en el programa diferentes usuarios, al iniciar el programa cada uno de ellos debe identificarse propiamente. Una vez se ha iniciado la sesin de trabajo, esta opcin le permitir poder cambiar de usuario. Cuando accede a esta opcin, con varios usuarios creados, le aparece una pantalla similar a la siguiente:

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En esta pantalla debe Ud. elegir el usuario que inicia la sesin y entrar su clave de acceso. Acto seguido, pulsar el botn de Aceptar. Notas: Si slo hay solo un usuario creado en el programa, esta opcin esta desactivada. Los usuarios se crean en el men de Configuracin Control de Usuarios.

7.4 - CAMBIO DE EMPRESA


Cuando ha creado varias empresas en el programa, esta opcin le permitir cambiar de una a otra. En el momento que exista ms de una empresa, el programa pedir al inicio, en qu empresa desea trabajar el usuario con una pantalla similar a la siguiente:

Notas: Si slo hay una empresa creada en el programa, esta opcin esta desactivada. Las diferentes empresas se crean en el men de Configuracin Control de Empresas. Si hay varias empresas y varios usuarios creados, al iniciar el programa se pide primero la empresa y luego el usuario.

7.5 - LOCALIZAR POR TELFONO


Esta opcin le permitir buscar dentro del programa a quien pertenece un telfono (siempre y cuando, ste exista en algn fichero. Al entrar en sta opcin, se le solicita el nmero correspondiente y se localiza en las bases de datos. Si existe, el programa le indicar a quien pertenece ese telfono.

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8. MENU PREFERENCIAS

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MEN PREFERENCIAS
Esta opcin le permitir activar o desactivar opciones de configuracin del funcionamiento del programa. El acceso al men de Preferencias, se realiza pinchando con el ratn en el men Preferencias o mediante el teclado con Alt+P. El activado o desactivado de cada una de ellas puede realizarse mediante el ratn o pulsando la tecla correspondiente al primer carcter mostrado en la opcin deseada. Cuando una de estas opciones esta activada se muestra al lado de la opcin un visto de color negro, cuando no esta activada no se muestra nada. Notas: Se recomienda tener siempre activadas las opciones Ir a la ltima ficha, Traspasos completos y Confirmacin para eliminar.

8.1 - IR A LA LTIMA FICHA


Por defecto, cuando arranca un proceso, se situar siempre en la primera ficha del mismo. Si activa la opcin (recomendado), se situar automticamente en la ltima.

8.2 - TRASPASOS COMPLETOS


Cuando algn proceso traspasa informacin de un fichero a otro, como por ejemplo el paso de presupuesto/pedido a albaranes o el paso de albaranes a facturas, el tener activada sta opcin incluir informacin exhaustiva de dnde se recoge la informacin. El activado genera ms datos, con lo que el uso de disco se incrementa. Cuando est activado, por ejemplo, cuando se capturan pedidos desde albaranes, el traspaso coge tambin aquellas lneas del pedido cuyas cantidades pendientes estn a cero; es decir, coge todo el pedido de nuevo. Desactivado cogera slo las lneas de ste que tuvieran cantidades pendientes.

8.3 - FORMATO PAUTADO EN REJILLAS


Esta opcin nos permite visualizar en todas las rejillas un pautado de lneas oscuras y claras alternativamente, para que nos sea ms cmodo seguir los datos en las mismas.

8.4 - ARRANQUE EN MODO TICKETS


Si usa el modo TPV del programa y desea que la aplicacin arranque directamente en ste modo, marque sta opcin en los lugares de trabajo que desee, esto le abrir la opcin de tickets contado cada vez que abra el programa.

8.5 - AVISOS DE STOCK INCORRECTO


Cuando realiza operaciones de stock que requieran su atencin por algn motivo, como por ejemplo stock negativo, el programa por defecto nuestra una advertencia en la lnea de mens en forma de flash parpadeante. Si Ud. desea el aviso sea ms concreto, active esta opcin. Cuando se produzca una operacin que requiera su atencin, se le mostrar el mensaje en una pequea pantalla de aviso que Ud. deber Aceptar para proseguir. Este

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tipo de mensajes aparecern siempre que haya un descuadre de stock a la hora de introducirlo en cualquier lnea de facturas, pedidos, albaranes, O.R, etc.

8.6 - CONFIRMACIN PARA ELIMINAR


Activado: Cuando pulse el botn de eliminar ficha en algn mantenimiento, el sistema le preguntar si est seguro de hacerlo, dndole oportunidad de no borrar datos por error. Si esta desactivado, se elimina la ficha sin confirmacin.

8.7 - CARPETAS EN COLORES


Activado: Todos los mantenimientos que tengan carpetas en su modo ficha, como Artculos, Clientes, Proveedores, Vehculos u Operarios, se mostrarn con las pestaas en colores diferentes. Desactivado: Se mostrarn en el color estndar de Windows.

8.8 - ARRANQUE EN MODO TALLER


Si Ud. desea que alguno de los ordenadores arranque automticamente el proceso de Trabajos en O.R. que est el almacenajes y que se usa como reloj de marcacin para los operarios de taller, active est opcin en el ordenador correspondiente. Cuando arranque la aplicacin en el mismo, se activar automticamente Trabajos en O.R.

8.9 - ARRANQUE CON LINEAS LIBRES ACTIVADAS


Por defecto, la entrada de datos en las rejillas de detalle de Pedidos, Albaranes, Facturas, O.R., Peritajes, Tickets se inician con las lneas libres desactivadas, es decir, se presupone que se va a introducir artculos buscndolos en la base de datos por su clave principal y para pasar a lneas libres hay que pulsar la tecla F4 en la columna referencia segn se comento en Lneas de detalle con Artculos, en la pgina 23. Si le es ms cmodo que el programa se inicie con las lneas libreas activadas, active la opcin.

8.A - BUSCADOR DE ARTCULOS VISIBLE


Para aquellos lugares de trabajo en los que se requiere un acceso exhaustivo al fichero de artculos, como puede ser el mostrador de almacn, se puede tener activado el buscador de artculos. Este buscador aparece por debajo de la botonera general, con un aspecto similar al siguiente:

Este buscador, permite buscar artculos por referencia o por descripcin. Para ello, nos situaremos en la casilla por la que queremos buscar y pulsamos la tecla del teclado y nos abrir un desplegable que a medida que vayamos escribiendo se ira moviendo, una vez situado en la referencia o en la descripcin del articulo pulsaremos la tecla del teclado y nos mostrara la informacin actual de ese artculo.

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9. OTROS MENS

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9.1 - MEN MENSAJES

El programa le permite tener un sistema interno de mensajes o anotaciones en pantalla, que todos los puestos de trabajo pueden ver y compartir. El acceso al men de Mensajes, se realiza pinchando con el ratn en el men Mensajes o mediante el teclado con Alt+M. La entrada a cada una de las opciones, debe realizarse mediante el ratn.

Mostrar mensajes
Nos mostrara en pantalla todos los mensajes que hayamos creados.

Ocultar mensajes
Nos ocultar de la pantalla todos los mensajes que hayamos creados.

Nuevo mensaje
Esta opcin nos permite crear un mensaje nuevo. Al pulsar esta opcin se nos abrir un cuadro en el que podremos escribir cualquier anotacin. Para eliminar mensajes, pulsar con el botn derecho del ratn encima del mensaje y escoger opcin eliminar. Para cambiar de color el mensaje, pulsar con el botn derecho del ratn encima del mensaje y escoger opcin color. Esto abrir una carta de colores en la que con el ratn podr escoger el color que quiera en las barras de la izquierda una vez tiene el color pulse con el botn izquierdo del ratn encima del color de la barra de colores. Este cuadro podemos hacerlo lo grande que queramos situndonos en los cualquier esquina del cuadro y con el botn izquierdo del ratn pulsado, arrastrar el ratn, hasta conseguir el tamao que queramos que tenga el mensaje, y a continuacin soltar el botn izquierdo del ratn. Tambin nos permite mover el cuadro a cualquier lugar de la pantalla principal del programa. Nos situamos en el centro del cuadro con el ratn, y con el botn izquierdo del ratn pulsado, arrastrar el ratn hasta el lugar que queramos dejar el mensaje, y soltar el botn izquierdo del ratn. Notas: Cualquier usuario puede crear y eliminar notas -Si se activa la opcin AutoPosits en el men de Configuracin Control de Empresas Sistema, al iniciar el programa se mostrarn automticamente los mensajes que hubiera creados.

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9.2 - MEN CONFIGURACIN


Este men slo aparece en el equipo donde se haya realizado la instalacin maestra del programa y cuando el usuario que ha hincado sesin en el programa, se ha identificado en el mismo como administrador.

Atencin: Todas las acciones que se realizan bajo este men tienen efectos importantes en el funcionamiento del programa y afectan a todos los procesos en todas las empresas y a todos los usuarios.

Las opciones de este men, se comentan en el Manual del Administrador

9.3 - MEN BOTONES


Como se coment en Botonera General, pgina 12, los botones se configuran automticamente para cada proceso en la aplicacin. Este men tiene una correspondencia directa con los botones y le permite hacer las mismas acciones que hara con ellos, pero desde el teclado. Para ejecutar una accin desde el teclado, debe pulsar Alt+B ms el dgito o letra (que aparecen subrayados) de la accin a realizar.

9.4 - MEN ACERCA DE


Esta opcin se activa slo por ratn. Aparece una pantalla informativa similar a la siguiente:

En sta pantalla se da informacin de la versin instalada de nuestro programa, as como de las librearas asociadas y del sistema operativo en que est ejecutndose. El proceso, puede conectar con nuestro servidor para averiguar si existen versiones posteriores del programa instalado.

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