Concepto de Organizacin

La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera, etimolgicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso. Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario determinar qu medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organizacin. Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la

estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Eugenio Sisto Velasco: Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando y en su caso y funciones, existir. Isaac Guzmn Valdivia: Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una
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autoridad,

responsabilidad

jerarqua

estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben

empresa

con

el

propsito posible de

de

obtener

el

mximo

de

aprovechamiento

los

elementos

materiales,

tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. Joseph L. Massie: La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril ODonnell: Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. Lyndall Urwick: Disposicin y correlacin de las

actividades de una empresa. Mario Sverdlik: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

Elementos del concepto de Organizacin

Los elementos bsicos del concepto son: 1.- Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos

2.-

Sistematizacin. actividades eficiencia. y

Esto

se de

refiere la

que

todas deben

las de

recursos

empresa

coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la

3.-

Agrupacin

asignacin

de

actividades

responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. 4.- Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. 5.Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos

bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. As, podemos decir que la organizacin es el

establecimiento de una estructura donde habr de operar un grupo social, mediante la determinacin de jerarquas y la agrupacin de actividades, con el fin de obtener el mximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social. Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la organizacin formal pero que se producen espontneamente a medida que las personas se asocian entre s, se conoce como: organizacin formal.

Principios de la Organizacin
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Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional. 1. Del objetivo: Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la Esto nos dice que la organizacin deben estar de un puesto solo es relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. existencia justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. 2. Especializacin: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. 3. Jerarqua: Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua. 4. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
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5. Difusin: Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 6. Amplitud o tramo de control: Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado importancia. 7. De la Coordinacin: Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones. 8. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente. momento, atender funciones de mayor

Etapas de la Organizacin
1.- Divisin del trabajo

Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento del trabajo. Jerarquizacin: se refiere es a la la disposicin divisin de o

funciones por orden de rango, grado o importancia. Departamentalizacin: agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud. Descripcin clasificada manera. de de funciones, los actividades y y responsabilidades: es la recopilacin ordenada y todos factores actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor

2.- Coordinacin Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

Tipos de Organizacin
1.- Lineal o militar Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas.
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Ventajas: Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. La disciplina es fcil de mantener.

Desventajas: Es rgida e inflexible. La organizacin depende de hombres clave, provocando trastornos. No fomenta la especializacin. Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin, solamente son operativos.

2.- Funcional o de Taylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la

especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero de funciones.

Ventajas: Mayor especializacin. Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona. La divisin del trabajo es planeada. El trabajo manual se separa del intelectual. Disminuye la presin sobre un solo jefe.

Desventajas: Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad. Se viola el principio de unidad de mando. Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.

3.- Staff Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea.

Ventajas: Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especializacin Staff.

Desventajas: Hay confusin sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesora.

4.- Por comits Asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinacin con otro tipo de organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.
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Ventajas: Las soluciones son ms efectivas. Se comparte la responsabilidad. Permite que las ideas se fundamenten. Se aprovecha al mximo la experiencia.

Desventajas: Las decisiones son lentas. Es difcil disolverlos. Los gerentes se desligan de la responsabilidad.

5.- Matricial Matriz, Requiere de Parrilla, una de Proyecto o Administracin slida y de de

producto. Se abandona el principio de unidad de mando. de estructura administrativa mecanismos especiales de apoyo.

Ventajas: Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento. Propicia la comunicacin interdepartamental entre las funciones y los productos. Permite cambiar de una tarea a otra. Favorece el intercambio de experiencias.

Desventajas: Confusin acerca de quien depende de quin. Da lugar a la lucha de poder.

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 Supone prdidas de tiempo. Resistencia al cambio.

Tcnicas de organizacin
1.- Organigramas Los organigramas son herramientas necesarias para

llevar a cabo una organizacin racional. Los organigramas se clasifican por: Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales. Su rea: Generales, Departamentales. Su contenido: Esquemticos, Analticos. Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta. 2.- Manuales Son documentos detallados, que contienen en forma

ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos.

Importancia de los manuales Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de informacin, organizacin de la empresa. pues muestran la

Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

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 Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reduce costos al incrementar la eficiencia.

3.- Anlisis del puesto Es una tcnica pormenorizada de las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea. El anlisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la seleccin del personal. 3.1.- Descripcin del puesto Es la determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer y est integrada por: encabezado o identificacin, titulo, ubicacin, instrumental y jerarqua.

3.2.- Especificacin del puesto: Es la enunciacin precisa de los

requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempear el puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos fsicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

Importancia de la Organizacin
Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
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 Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

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