e/e2 )\e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ‘ALFONSO ARAMILLD SALAZAR ‘Sopreincotsae Exctlincta con Cabided tlvmen | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.FO1 Version: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 1 de 98 CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Tabla de contenido PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES INTRODUCCION:.. 4. ASPECTOS GENERALE: 1.1, JUSTIFICACION Y ANTECEDENTES. . 1.2, DESCRIPCION JUSTIFICACION DE LA NECESIDAI 1.3. OBJETIVO... 2, COMPONENTE TECNICO.. 2.1, REQUISITOS TECNICOS GENERALES. 2.2, REQUISITOS TECNICOS ESPECIALES.. 2.3, ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD. 2.3.1. NIVEL DE SERVICI 2.3.2, REQUERIMIENTOS A NIVEL DE SERVICIO PARA RESOLUCION DE INCIDENTES: .. 2.3.3. RESOLUCION DE INCIDENTE! 2.4. DOCUMENTOS TECNICOS: 2.8. EQUIPO TECNICO: 3. INVITACION A LAS VEEDURIAS CIUDADANAG.... 4, COMPROMISO ANTICORRUPCION... 5. COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACION EN EL PROCESO CONTRACTUAL. 6. NORMAS DE INTERPRETACION DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES24 7. COMUNICACIONES. 8. IDIOMA... 9. LEGALIZACION DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR. 10. CIERRE. .. 41. RECOMENDACIONES IMPORTANTES PARA LOS PROPONENTES. 12. PROPUESTA PLATAFORMA SECOP II 43. RETIRO DE LAS PROPUESTAS.. SoeNNoadaan eray HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION oman Lelintion Gshilaltieus | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Codigo: ACOPCOT.FOT Yersion: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 2 de 98 44, PROPUESTAS CONJUNTAS EN CONSORCIO O UNION TEMPORAL....32 45. OBJETO CONTRACTUAL... 16. VALOR ESTIMADO Y FORMA DE PAGO: 47. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION: 48. REQUISITOS HABILITANTES... ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS. LURIICOS. | FINANCIEROS, SARLAET, TECNICOS Y ECONOMICOS. 36 19.1. CAPACIDAD JURIDICA. 49.2. CONFLICTO DE INTERESES. 19.3. DOCUMENTOS: 19.3.1. _CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA (ANEXO 1). 19.3.2. COMPROMISO ANTICORRUPCION (ANEXO 2). 49.3.3. DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL REPRESENTANTE LEGAL. 39 19.3.4. _CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y cea LEGAL DEL PROPONENTE... 49.3.5. AUTORIZACION PARA PRESENTAR LA OFERTA Y COMPROMETER A PERSONAS JURIDICAS. 19.3.7. _CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE APORTES PARAFISCALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL. 19.3.8. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERT/ 49.3.9. REGISTRO UNICO DE PROPONENTES RUP. 19.3.10. | REGISTRO UNICO TRIBUTARIO - RUT. 19.3.1. Dee FORMATO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: 19.3.12. nen DEL SIRI - PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION. 49 19.3.13, BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. .. ff 19.3.15, _ CONSULTA DEL REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS. CORRECTIVAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - POLICIA NACIONAL 50 19.3.16. _ SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT... 50 49ofe-\e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION AFORSOIMRAMD SAR Fuclindzenn Caltdedtfemena | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Codigo: ACOPCOTFOT | Versién:03 | __Afio: 2022 Pagina: $ de 08 20. REQUISITOS TECNICOS (HABILITADO / NO HABILITADO) 21. CRITERIOS DE SELECCION DE LA OFERTA MAS FAVORABLE 21.1. EXPERIENCIA........... 21.1.1. EXPERIENCIA GENERAL soseeecenee 21.1.2. EXPERIENCIA ESPECIFICA.. 21.2, REQUISITOS HABILITANTES FINANCIERO: 22, EVALUACION DE LA OFERTA. 22.1, EVALUACION DEL COMPONENTE ECONOMICO. 22.2. _ EVALUACION DEL COMPONENTE DE EXPERIENCIA ADICIONAL A LA MINIMA HABILITANTE.... 58 22.3. EVALUACION DEL COMPONENTE TECNICO..... 22.4. EVALUACION DEL COMPONENTE DE APOYO ALA INDUSTRIA NACIONAL: 100 PUNTOS.... 23, PRESENTACION DE LA OFERTA. 24. DECLARATORIA DE DESIERTA. 25. RECHAZO. 26. ORDEN DE ELEGIBILIDAD Y ADJUDICACION 27. RIESGOS.. 27.1. IDENTIFICACION DEL RIESGO A CELEBRA 27.2. ANALISIS DE RIESGO: 28. GARANTIAS. 28.1. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERT 29. IMPUESTOS TERRITORIALES.... 30. INTERVENTORIA Y/O SUPERVISION. 31. CRONOGRAMA... 32, FACTORES DE DESEMPATE. 32.1. METODO ALEATORIO: 33. _OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. OBLIGACIONES CONFORME EL OBJETO A CONTRATAR:.. 33.1. | OBLIGACIONES GENERALES CONTRATIST/ 37.2 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA:«fe\e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION Encdenchecor Ccbided Yemerz | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.F01 Version: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 4 de 98 CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 HOSPITAL REGIONAL ALFONSO JARAMILLO SALAZAR EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL LIBANO-TOLIMA. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: OBJETO: COMPRA DE LICENCIA DE SOFTWARE E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL QUE ABARQUE LAS AREAS ASISTENCIALES, ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS QUE GARANTICE LA INTEROPERABILIDAD Y EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE APLICABLE PARA EL HOSPITAL REGIONAL ALFONSO JARAMILLO SALAZAR: ESE DEL LIBANO TOLIMA. Se convoca a todas las veedurias ciudadanas a ejercer vigilancia del presente proceso informa preventiva, permanente y posterior, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 270 Constitucién Politica de Colombia. INTRODUCCION: Hospital Regional Alfonso Jaramillo Salazar Empresa Social del Estado Del Libano-Tolima, pone a consideracién de los interesados el proyecto de Pliego de Condiciones para: “COMPRA DE LICENCIA DE SOFTWARE E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL QUE ABARQUE LAS AREAS ASISTENCIALES, ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS QUE GARANTICE LA INTEROPERABILIDAD Y EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE APLICABLE PARA EL HOSPITAL REGIONAL ALFONSO JARAMILLO SALAZAR ESE DEL LIBANO TOLIMA.”. Los documentos y estudios previos pertinentes que incluyen el estudio de mercado, el proyecto de pliego de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos, as{ como cualquiera de sus anexos estara a disposicién del publico en la pagina WEB del Hospital: www.hospitallibano.gov.co y en el Sistema Electronico de Contratacién Publica SECOP Il. La seleccion del contratista se realiza a través de CONVOCATORIA PUBLICA DE MAYOR CUANTIA, aclarando que de acuerdo con lo establecido por el articulo 195 No 6 de la Ley 100 de 1993 su ejecucién se somete al derecho privado, de conformidad con io Establecido en el Estatuto de Contratacién del Hospital Regional Alfonso Jaramillo Salazar Empresa Social Del Estado Del Libano-Tolima.y Gy HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION Aonaioalcataae Exctlenctacen Calidad Homene | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.F01 Version: 03 Afilo: 2022, Pagina: 5 de 98 1. ASPECTOS GENERALES: 1.1. JUSTIFICACION Y ANTECEDENTES. EI Hospital Regional del Libano-Tolima, se crea mediante Acuerdo No. 012 del 25 de noviembre de 1977; para el 13 de noviembre de 1985 el Hospital Regional del Libano, fue importante protagonista en la resoluci6n de la tragedia del Municipio de Armero; en el afio 1991 se crea el establecimiento pUblico del Orden Departamental “Hospital Regional del Libano", con autonomia administrativa y patrimonio independiente, asignandole el II nivel de atencién, adscrito a la Secretaria de salud a través de la Ordenanza 013 de la Asamblea del Tolima. Posteriormente se reestructura como Empresa Social del Estado a través de Ordenanza No.085 de 1994, de conformidad con el articulo 194 de la Ley 100 de 1993, en una entidad publica descentralizada, del orden departamental, de categoria especial, con personeria juridica, patrimonio propio y autonomia administrativa, adscrita a la Direccién Seccional de Salud, que presta servicios de mediana complelidad. Asi mismo mediante Ordenanza No. 0012 de Octubre 9 de 2018, modifica el nombre de Hospital Regional del Libano, por el HOSPITAL REGIONAL-ALFONSO JARAMILLO SALAZAR- Empresa Social del Estado-. Mediante Resolucién 023420000008123-6 de 25 de octubre de 2023, La Superintendencia Nacional de Salud, ordena la toma de posesi6n inmediata de los, bienes, haberes, negocios e intervencién forzosa administrativa para administrar al Hospital Regional Alfonso Jaramillo Salazar E.S.. Libano-Tolima identificado con Nit.890.701.718-7; asi mismo ordené, como medida preventiva la separacién del Gerente o Representante Legal y de los miembros de la Junta Directiva del Hospital Regional Alfonso Jaramillo Salazar E.S.E. Libano-Tolima de conformidad con Io previsto en el literal a) del numeral 2 del articulo 9.1.1.1.1 del Decreto 2555, de 2010 y el articulo 116 del Estatuto Organico del Sistema Financiero modificado por el articulo 22 de la Ley 510 de 1999 y designa estas funciones al Agente Especial Interventor. Es pertinente indicar que el hospital de referencia de segundo nivel de la microrregion del Libano. es el HOSPITAL REGIONAL-ALFONSO JARAMILLO SALAZAR- EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO-, regién que se encuentra conformada por los municipios del Libano, Murillo, Casabianca y Villahermosa, que suman un total de 63 mil habitantes segtin proyecciones del DANE.ey HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ‘AFONSO IARAMID SARZAR Seen Bxcedencis com Calidad Homans CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCOT.FOT | _Versién: 03 ‘fio: 2022 Pagina: 6 de 98 EI Hospital, ha adoptado la politica de soluciones tecnolégicas de bajo costo y alta efectividad a partir de la expedicién de la Resolucién 075 del 3 de Abril de 2023 “Politica TIC del hospital regional Alfonso Jaramillo Salazar E.S.E. del Libano — Tolima’, ha dispuesto generar oportunidades al uso de productos informéticos en Jos que no incurra en mayores costos de licenciamiento y actualizaciones. Lo anterior esta fundamentado en la austeridad de los recursos econdmicos para la prestacién de los servicios de salud en Colombia y la iniciativa de software libre de la direccion de gobierno digital de! Ministerio de las tecnologlas de la informacion y las comunicaciones. En desarrollo a esta politica y ademas de la necesidad de mejorar el software, el Hospital, presenté proyecto a la Gobemacién del Tolima para viabilizar y cofinanciar el proyecto denominado: ‘FORTALECIMIENTO DE LOS SERVICIOS INTEGRALES EN SALUD MEDIANTE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIAL PARA EL HOSPITAL ALFONSO JARAMILLO SALAZAR DEL LIBANO, TOLIMA’; registrado mediante codigo BPIN 2023004730061. La Gobernacién decide aprobar y cofinanciar, a través del rubro del Sistema General de Regalias, el proyecto presentado por la ESE, a través de la Resolucién No. 0239 del 31 de agosto de 2023, 4.2, DESCRIPCION JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD: El HOSPITAL REGIONAL ALFONSO JARAMILLO SALAZAR EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, del Libano Tolima, esta interesado en adquirir un software hospitalario integral que permita la sistematizaci6n y el desarrollo eficiente de los procesos asistenciales y administrativos. La finalidad es optimizar la gestion interna, facilitar el desarrollo de los procesos misionales y administrativos de la ESE, mojorar la calidad de atencién al paciente y asegurar el cumplimiento de normativas y estandares del sector salud, asimismo ejercer procesos de seguimiento y control a través de la generacion de informes de acuerdo con las necesidades especificas requeridas. 1.3.OBJETIVO Seleccionar un proponente que pueda suministrar un software capaz de cubrir las. necesidades especificas de la institucién en términos de procesos asistenciales y administrativos, inherentes a la atencién de los pacientes, cumpliendo con las normas y estandares del sector salud en Colombia.; Oy. a CONTRATACION ® Y Arco annua AAR Piette ata Enctloncta von Calidediemsna | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCOLFOT | __Versién: 03 ‘Afio: 2022 | Pagina: 7 de 68 2. COMPONENTE TECNICO 2.1. REQUISITOS TECNICOS GENERALES. El proponente debe ofrecer un software que satisfaga de manera especifica los requisitos para cada uno de los procesos asistenciales y administrativos relacionados con la atencién del paciente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Interfaz: La interfaz de usuario del software debe estar integralmente realizada en idioma espafiol. Este requisito abarca la totalidad de los elementos visuales y funcionales, tales como menus, opciones, botones, informes, manuales y mensajes emergentes, que los usuarios se encontrarén al interactuar con el software. La herramienta debe mostrar los mensajes de error presentando al usuario una descripcién de este. Sin embargo, dicha descripcién no debera revelar ninguna informacién sensible del sistema o de la informacién contenida en él. Autenticacién: El software debe permitir la gestion de usuarios a través de usuario y contrasefia. Posibilidad de asociar usuarios a perfiles. Posibilidad de asociar perfiles a permisos de transaccién como Grabar, Eliminar, Consultar, Modificar, Imprimir, Exportar. El software debe verificar la identidad de los usuarios antes de permitiries el acceso. Este proceso asegura que solo aquellos individuos autorizados tengan acceso a la informacién, recursos 0 funciones particulares dentro del software para proteger los datos sensibles y evitar accesos no autorizados. Autorizacién: Debe permitir establecer niveles de acceso y roles especificos para diferentes usuarios, limitando el acceso solo a la informacion y funcionalidades necesarias. Debe garantizar que cada usuario tenga permisos adecuados de acuerdo con sus responsabilidades y funciones. EI software debe contar con un perfil administrador que permita definir, mantener y gestionar usuarios, perfiles del sistema y permisos de acceso a funcionalidades, consultas y reportes. El disefio del sistema debe tener en cuenta mecanismos que aseguren el registro histérico para poder mantener la trazabilidad de las acciones realizadas por losof. S\e- HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ‘ALFONSO JARAMILLO SALAZAR npressoci del do Exclincta com Calidad Homans CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO1FOT Versién: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 8 de 98 usuarios, contemplando el registro de auditoria que contiene informacion de fecha y hora, identificacién del registro, tabla afectada, descripcién del evento, tipo de evento, usuario que realiza la accion, identificacion de sesi6n y direccién IP del usuario que efectué la transacci6n. Escalabilidad: EI software debe permitir el manejo multisede para permitir ta expansion sin problemas a medida que la organizacién crece. Que sea un software escalable y pueda adaptarse facilmente a nuevas ubicaciones, sin requerir grandes cambios en la infraestructura. Ajustado a la normatividad colombiana: El software debe permitir la adaptacion de formularios y procesos para cumplir con las regulaciones colombianas en el Ambito de la salud. Debe posibilitar la creacién de reportes, informes, anexos, resoluciones y cualquier otra documentacién necesaria para satisfacer los indicadores trazadores establecidos por el Ministerio de Salud y Proteccién Social, ademés de otros informes solicitados por entidades como Supersalud, DIAN, Contraloria, INVIMA 0 cualquier otro érgano de control del orden Nacional que requiera la presentacién de informes periédicos y que sean de obligatorio cumplimiento, sea de forma mensual, trimestral, semestral, anual o en cualquier otto periodo que las normas establecidas por dichos entes establezcan. Sistema completamente documentado: Se exige que el software presentado esté documentado de manera exhaustiva, incluyendo diccionario de datos, manuales, tutoriales de forma detallada y clara. Esta documentacién debe proporcionar informacion integral sobre la funcionalidad, configuracién y uso del sofware ya sea en textos, graficos, o en video, con ejemplos practicos. Integracién de Médulos o Procesos: El software debe tener una arquitectura orientada a servicios donde cada médulo o proceso funciona como un servicio que permita la interoperabilidad entre los demas médulos y procesos. El software debe ser escalable, permitiendo la facil adicién de nuevos médulos o procesos sin afectar negativamente los demas médulos y el rendimiento general del software; EI motor o sistema de gestion de base de datos del software proponente debe permitir la integracién de aplicaciones para acceso a la base de datos, de tal manera que se puedan realizar integraciones de otros sistemas a través de APIs, JSON, XML u otro estandar de intercambio de datos, seguin las necesidades de la ESE. Parametrizacion: El software debe contar con mecanismos para las cargas masivas iniciales de datos, de actualizacién, asi como de exportacién, mediante Apis, servicios, archivos 0 procedimientos acordes, que aseguren la integralidad de la informacién.ofe he HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ALFONSO IARAMID LAZAR Coenen eaten Exctlinchacen Calidad tomsen | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.F01 Versién: 03 Afio: 2022 Pagina: 9 de 98 Licenciamiento: La licencia del software no puede imponer |limitaciones espectficas sobre el numero de computadoras que pueden ser utilizadas para ejecutar el programa. La solucién propuesta debe ser multiusuario (usuarios concurrentes accediendo al software simulténeamente), de tal forma que la aplicacién funcione apropiadamente bajo criterios de eficiencia y nivel de ejecucién 6ptimos buscados por la ESE. Confiabilidad: El software debe utilizar un motor de bases de datos relacionales que cumpla con los estandares de la industria. La base de datos debe tener las siguientes caracteristicas: * Debe proveer de mecanismos de seguridad de acceso con al menos usuario y contrasefia. ‘« Debe permitir crear copias completas de la base de datos que se mantienen actualizadas. ‘© Debe proveer mecanismos para recuperar versiones anteriores de los datos: toda la base de datos, esquemas, tablas. ‘* Debe permitir que se establezcan miltiples conexiones sobre un usuario de la base de datos. * Debe permitir la definicion y ejecucién de procedimientos almacenados: procedimientos, funciones y triggers. * Debe proveer mecanismos de caché inteligente basados en la frecuencia de uso de los datos. Almacenar Ia informacién utilizando protocolos de ciftado de datos. La ESE podra exigir a la solucién que resulte elegida en el proceso de seleccién, el cifrado de informacién que el hospital considere que requiera. 2.2.REQUISITOS TECNICOS ESPECIALES Se requiere una solucién mediante la implementacién de un sistema de informacién con licencia a perpetuidad que abarque las areas asistenciales, administrativas y financieras de la entidad con médulos de inscripcién y comprobacién de derechos, agenda de profesionales de la salud, Citas médicas, Admisiones, Gestion de pacientes, Consulta médica, Odontologia, Triage, Urgencias ambulatoria, Urgencias observacién, Intemacién en piso (Médico y Enfermeria), Promocién y mantenimiento de la Salud (Res 3280 de 2018), Vacunacién, Laboratorio clinico, Imagenes diagnésticas, Otras ayudas diagnésticas y terapéuticas, Inventario de farmacia, Almacén, Ordenes de servicios de salud (argos), Caja Pacientes, Facturacién, Facturacién electronica, Registro - Seguimiento y control de glosas, Caja entidades, Cartera, Presupuestoey HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION WODY atrgrso ugaaanin sacar Ecdincison Cslihedtomeea | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO1.FOI Version:03 | ___Afior 2022 Pagina: 10 de 98 de ingresos y gastos. Tesoreria, Registro de movimiento de bancos, Liquidacién de impuestos automaticos, Contabilidad general y por centro de costos segun normas internacionales de informacién financiera -NIIF, Nomina, Generador de reportes, Decreto 2193, CGN, CGR, médulos de administracién, seguridad y auditoria. Que permita actualizacion y caracteristicas de las normas vigentes que “afecten” procesos financieros, contables y administrativos (indicadores), de manera agil y oportuna permitiendo obtener informacién fidedigna, actualizada no solo para su reporte a entidades de control sino para la toma de decisiones acertadas y asertivas. El software debe permitir la sistematizacién e interaccién de todos los procesos misionales, de apoyo y administrativos del Hospital, como entidad publica que presta los servicios de salud. Los médulos del software deben satisfacer los requerimientos de los siguientes procesos: |. Caracteristicas del sistema de informacién integrado. La entidad requiere una Licencia a perpetuidad en sitio (No SaaS) de un sistema de Informacién integrado con las siguientes caracteristicas: + El sistema debe ser en su totalidad en idioma espafiol-Castellano + Interfaz esténdar para los diferentes médulos asistenciales, administrativos y financieros acorde al anexo de proyecto “EMO Especificaciones minimas + obligatorias” + La arquitectura del sistema debe ser en linea y en tiempo real. + Producto web desarrollado 100% por una misma casa de software o proveedor de este. + Software que se pueda implementar sobre tecnologias de software libre. (Sistemas operativos tales como Linux, motor de base de datos PostgreSq], MariaDb, MySql y servidor de paginas web que operen sobre Linux’). + Médulos’ de un sistema integrado de informacién ya desarrollado para licencia componentes financieros, administrativos y operativos que funcionan integradamente y en linea (tiempo real) entre los diferentes procesos que evita tareas redundantes. + El motor de base de datos de la solucién y el software propuesto debe permitirilimitado numero de registros, obligando que la soluci6n no tenga que estar cortando datos periédica o anualmente, garantizando la continuidad del almacenamiento y la consulta de la misma. + La base de datos del software ofertado no requiere cortes de base de datos anuales en lo que respecta a los datos financieros, administrativos y operatives. El software debe permitir consultar miltiples afios de informacién, sin que se deba consultar multiples bases de datos por afio de operacién. + Lasolucién no debe exigir inversiones en costos de prerrequisitos (Sistema operativo del servidor, motor de base de datos y servidor de paginas web, licencias de clientes para estaciones)ofe \e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION “Somiolodeae Excilinciacon Calided Homewa | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO1.FO1 Version: 03 Afio: 2022 Pagina: 11 de 98 + El producto debe operar sobre varios navegadores de internet (Sin instaladores para clientes, evitando dificultades en el intercambio de equipos y disminuyendo tareas para el area de sistemas de la entidad) + El producto no debe exigir instaladores en prerrequisitos y aplicaciones para las estaciones de trabajo (Solo navegable). Se debe poder ingresar desde cualquier dispositivo mévil sin necesidad de instaladores. + El producto no deber ser un programa de interface visual, ni operar por escritotio y/o conexiones remotas + El licenciamiento del software debe ser corporativo (Centros y puestos de salud) y no debe tener limites de usuarios ni computadoras. + EI producto debe tener niveles de parametrizacién completa para los diferentes médulos que componen la solucin acorde al anexo de especificaciones minimas obligatorias que se anexa al proyecto. Parametrizacion en entidades administradoras de pago, contratos, tarifas, cuentas contables y presupuestales, reglas de negocio, flujos de trabajo que hace posible Ios cambios del sistema frente a las necesidades del hospital sin intervencién de proveedores. + El software debe generar reportes en forma dinémica (Criterios parametrizables) en los médulos administrativos, financieros y operativo acorde al anexo de especificaciones minimas obligatorias que se anexa al proyecto. Reportes que permita dar cumplimiento a los exigidos por las entidades de vigilancia_y control (Superintendencia, Contaduria, Contraloria, Ministerio de Salud, Invima, exigencias de las EPS) y los reportes para la medicién de la produccién, la calidad y el detalle de las operaciones de Ia institucién. Cada uno de estos reportes deben contar con privilegios para que solo los usuarios autorizados puedan conocer la informacién, cada médulo debe contar con juego de reportes en la medida de cada uno de ios casos con sus respectivos privilegios. + EI software debe operar con base de datos robusta con integridad referencial completa. Una base de datos robusta que admita una coneurrencia de minimo 300 usuarios. + EI sistema debe permitir la parametrizacién de conceptos, eddigos, denominaciones y demds atributos desde cero erradicando duplicados y errores en base de datos, debe poderse incluir saldos iniciales o valores iniciales para poder arrancar la operacién. + El proveedor del nuevo sistema de informacién a través de una bolsa de horas de asesoria y/o consultorfa deberd migrar informacién desde archivos planos y/o de Excel en lo que coresponde a parametros depurados y saldos iniciales necesarios para iniciar operaciones de todos los médulos. Posteriormente la entidad hospitalaria daré continuidad a la actualizacién permanente de estos pardmetros. + El producto tiene ulilidades generales de exportacién de datos a otros tipos de archivos (Excel, PDF, ). + El producto debe operar con funcionalidad tipo roll back para transacciones. Las funcionabilidades de transacciones roll back deben implicar la aplicacién de las lineas de comando de la soluciin de sistema deofe\e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ‘ALFONSO IARAMEIIO SALAZAR igen bt Enctlncteaer Calideh Hamann | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.F01 Version: 03 Afio: 2022 Pagina: 12 de 98 informacion propuesta para que haga cambios a las bases de datos (Adicién, modificacién, eliminacién de registros) generando integridad de los procesos de almacenamiento en cadena entre tablas de la base de datos de operaciones y las de saldo y por ende la generacién de informacién y reportes coherentes. + El producto debe tener flexibiidad para la adopoién de dispositivos de tipo biométrico para la identificacion de pacientes y dispositivos para firmas en consentimientos informados segun sea el caso. + La solucién debe permitir al usuario identificarse con caracteristicas de huella, firma y foto. + La solucién debe tener aplicada la normatividad colombiana vigente en cuanto a criterios para la atencién en salud, calculos de transacciones y procesos administrativos y contables, y generacion de reportes de ley. + La solucién debe permitir la facturacién electronica de conformidad con la DIAN y la resolucién 506 de 2021 del ministerio de salud IL Infraestructura (Tecnologia) La ESE Hospital Alfonso Jaramillo Salazar del municipio de Libano - Tolima ha dispuesto la politica de soluciones tecnolégicas de bajo costo y alta efectividad a partir de la resolucién 075 del 3 de Abril de 2023 “Politica TIC del hospital regional Alfonso Jaramillo. Salazar E.S.E. del Libano - Tolima y ha dispuesto generar oportunidades al uso de productos informaticos en los que no incurra en mayores costos de licenciamiento y actualizaciones. Lo anterior est fundamentado en la austeridad de los recursos econémicos para la prestacién de los servicios de salud en Colombia y la iniciativa de software libre de la direccién de gobierno digital del Ministerio de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones. Motor de base de datos ‘Se requiere una solucién con motor de base de datos de las siguientes caracteristicas: + No costos de licenciamiento y actualizaciones del motor de base de datos + Minima oportunidad de respuesta al realizar las operaciones. + Bajo consumo de mdquina, pudiendo ser ejecutado en una maquina con escasos recursos sin ningin problema, memoria de 8 Gb y disco duro de 265Gb, sin embargo, el afinamiento del sistema operativo y el motor de base de datos es un requerimiento para optimizacién de los tiempos de respuesta. + Facllidad de configuracién e —_instalacién.__soportado clientes o estaciones en gran variedad de sistemas operativos debido a la posibilidad de utilizar navegadores web como Chrome, Firefox, Edge entre otros. + Minima probabllidad de corromper datos, que exista la disponibilidad de la base de datos y del sistema de informaci6n el 99.9% del tiempo& HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ALFONSO ARAM SALAZAR ‘reno uae Exctlinctacen Cclidadtvneee | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Codigo: ACOPCOT.FOT Version: 03 ‘Afio: 2022 L_ Pagina: 13 de 98 + Excelentes caracteristicas de conectividad y velocidad de respuesta debido a que la solucién permite disponer de servidor de paginas web, servidor de operaciones y de reportes, adicionalmente es posible utilizando replicacién de servidores para optimizar los tiempos de respuesta. + Alla capacidad de concurrencia web, que no delimite crecimiento de usuarios concurrentes de minimo 300 usuarios. + Motor con capacidad ilimitada de registros sin que ello afecte el rendimiento de respuesta a los usuarios. + Solucién con sistema operative y motor de base de datos libre con licencia GPL "General Public License" aprovechando las oportunidades que brinda el mercado . I. Integracién La arquitectura y disefio del sistema de informacién a proponer debe concebir que en el flujo de trabajo de la solucién se vayan registrando toda la informacién necesaria para generar posteriormente reportes y archivos planos que se requieren (RIPS, SISMED, Informacién exégena, Circular unica Supersalud, CGN, CGR), eviténdose re digitacién y/o reproceso de la informacién para obtener este resultado. Dentro de los reportes mas significativos se encuentran el Decreto 2423 de 1996, la Resolucién 202 de 2021, la resolucién 3374 de 2000, la resolucién 256 de 2016, la resolucién 1552 de 2013, informacién ex6gena y SISMED. + Las operaciones del sistema de informacién deben ser en linea y en tiempo real, sin necesidad de procesamiento por lotes, pudiéndose ver reflejadas las afectaciones tanto asistenciales como operativas y administrativas en cada uno de los componentes. Se requiere una integracién funcional acorde al siguiente flujo de trabajo y modelo de comunicacién + EI sistema debe permitir hacer ordenes de servicios, liquidaciones o facturacién a partir de la informacién registrada en una cita médica + El sistema debe permitir alimentar la consulta de urgencias a partir de los datos registrados en el triage + El sistema debe permitir que los cargos registrados en la historia clinica puedan alimentar la orden de servicios, liquidacién y/o facturacién La facturacién debe alimentar en tiempo real las cuentas por cobrar La facturacién debe alimentar en tiempo real la contabilidad La facturacién debe alimentar en tiempo real el presupuesto Los recibos de caja del sistema deben alimentar en tiempo real las cuentas por cobrar + Los recibos de caja deben alimentar en tiempo real la contabilidad + Los recibos de caja deben alimentar en tiempo real el presupuesto + Las operaciones’ de inventario deben alimentar en tiempo real la contabilidad + Las operaciones! de inventario deben alimentar en tiempo real el presupuestocfe de HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION Arta ato Eeccinctaone Cshed Uh CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO7.FOI Versién: 03 ‘fio: 2022 Pagina: 14 de 98 La némina de afectar en tiempo real el presupuesto Las cuentas por pagar deben afectar en tiempo real la contabilidad Las cuentas por pagar deben afectar en tiempo real el presupuesto Las notas contables débito o crédito deben afectar la contabilidad ‘Afectacién en linea entre inventarios y contabllidad-presupuesto ‘Afectaci6n en linea entre Activos Fijos y contabilidad-presupuesto ‘Afectaci6n en linea entre Cuentas por pagar y contabilidad-presupuesto Afectacion en linea entre Nomina y contabilidad-presupuesto IV. Componentes ‘A continuacién, se describen los médulos del sistema integrado de informacién que requiere el hospital regional Alfonso Jaramillo Salazar del Municipio del Libano — Tolima: No | Ambito Nombre médulo _| Descripcién 1 Acceso a Inscripcién y Médulo que permite el registro de servicios (Sistema | comprobacién de _| informacion de los pacientes acorde a la de informacién derechos resol n 3371 de 2000 y 202 de 2021 hospitalario HIS) del Ministerio de Salud. 2 | Acceso a ‘Agenda de Programacién de citas _médicas, servicios (HIS) | Profesionales de la | regulares y franjas —quirtirgicas salud y cites irregulares medicas [3 |Accesoa ‘Admisiones Registro de admisiones acorde a la servicios (HIS) resolucion 1995 de 1999 4 Gestién de Gestion de autorizaciones (Decreto Loelld 4TAT de 2007), referencia y contra referencia, control de medicamentos no Acceso a POS, documentos administrativos, servicios (HIS) FURIPS, soporte al proceso de facturacion | Historia cliniea | Consulla Médica | Historias clinicas dinémicas, manejo de (His) plantillas, integracién INS SIVIGILA, Protocolos-guias 6 Historia clinica Odontologia Historias clinicas dindamicas, manejo de (HIS) plantilas, integracién INS SIVIGILA, Protocolos-guiasefe\e HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION: : ‘AOR BSANAR Exettincta zen Calidad Homan | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 ‘Cédigo: ACOPCO1.FOT Version: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 15 de 98 No | Ami Nombre médulo _| Descripcién 7 [Historia clinica | Triage Historias clinicas dindmicas, manejo de (HIS) planiillas, integracién INS SIVIGILA, Protocolos-guias @ | Historia clinica | Urgencias — Historias clinicas dindmicas, manejo de (HIS) ambulatorias plantilas, integracién INS SIVIGILA, Protocolos-guias 9 | Historia clinica | Urgencias — Historias clinicas dindmicas, manejo de (His) Observacién plantillas, integracién INS SIVIGILA, Protocolos-guias 10 | Historia clinica Internacién en piso | Historias icas dinamicas, manejo de| (His) (Médico y plantillas, integracién INS SIVIGILA, enfermerla) Protocolos-guias 41 | Historia clinica | Promocién y Historias clinicas dinamicas, manejo de| (His) manienimiento de | plantilas, integracién INS SIVIGILA, la salud (Res 3280 | Protocolos-gulas, cumplimiento de los} de 2018) ciclos de vida e instrumentos segtin| resolucion 3280 de 2018. 12 | Historia clinica Vacunacion Historias clinicas dinamicas, manejo de} (HIS) plantillas, integracibn INS SIVIGILA,| Protocolos-guias 43 | Historia clinica | Laboratorio clinico [Permite parametrizar —examenes, (His) pruebas y almacenar resultados de laboratorio que se comparten en la historia clinica. 14 | Historia clinica | Imagenes Permite el registro y el despliegue en la (His) diagnésticas historia clinica de las lecturas de las imagenes para la toma de decisiones del profesional médico. 18 | Historia clinica | Cirugfa Permite el registro de acto quirirgico y (His) sus procedimientos, detalle de hoja de gastos, alimentando la facturaci6n al final de la atencién. 16 | Historia clinica Otras ayudas Posibilita el registro de cualquier| (HIS) gnésticas y procedimiento diagnéstico ylo terapéuticas terapéutico, su descripcién y relacién con la facturacién 47 | Médulos ‘Ordenes de Se integra con la historia clinica para Financieros y Servicios de tarifar cargos ambulatorios, hospitalarios Administrativos | Salud (Cargos) __| y de urgencias acorde al flujo de trabeio, (ERP) es una herramienta tecnolégica que facilta la liquidacién de evento, cépita y| paquetes, permite la parametrizacién de.\y, HOSPITAL REGIONAL SALAZAR CONTRATACION ‘ALFONSO. ‘Gre Soc cel ade Encilonciz oon Calided Homene | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Gédigo: ACOPCOT.FOt Version: 03 | _-Afio: 2022 Pagina: 16 de 98 No | Ambito [Nombre médulo _| Descr diferentes administradoras, contratos y manuales tarifarios. 18 | Médulos Caja de pacientes | Permite el recaudo de copagos y cuotas| Financieros y de los pacientes realizando _las| Administrativos respectivas imputaciones contables y (ERP) presupuestales. 19 | Médulos Facturaci6n y_ Elabora el documento cambiario de Financieros y facturaci6n ,|Factura de Venta con su afectacién| Administrativos | electronica contable y —presupuestal —que| (ERP) posteriormente se podrd radicar, {a| factura de venta debe tener lal posibilidad de integrarse con un servicio} de facturacién electronica para lal emisin a la DIAN y a la entidad| administradora del pago. 20 | Médulos Registro- Relaciona las facturas con glosas y| Financieros y Seguimiento y objeciones segin manual Unico de ‘Administrativos | control del glosas | glosas (Clase y tipo) del Deoreto 4747 (ERP) de 2007 y la resolucién 3047 de 2008 del Ministerio de salud. Este médulo afecta la contabilidad y el presupuesto. 24 | Médulos Caja de entidades | Médulo que permite el registro del Financieros y tecaudo como depésitos sin identificar,| Administrativos pagos de las entidades administradoras, | (ERP) legalizacién de depésitos sin identificar, abonos y recaudos libres con su respectiva afectacién contable | presupuestal. 22 =| Médulos Cartera Genera informacién de utilidad a la Financieros y entidad acerca de sus cuentas por ‘Administrativos cobrar, por terceros, por documentos, (ERP) por edades, como insumo de la presentacién de los informes de decreto 2193 de 2013 de Ministerio de salud e informes Supersalud. 23_| Médulos Contratacion [Este médulo permite realizar los Financieros y procesos precontractuales, Administrativos contractuales y post-contractuales con (ERP) proveedores.seuss CONTRATACION Encilencta oor Calidad tlomena | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO1FOT Versi ‘fio: 2022 Pagina: 17 de 98 No | Ambito Nombre médulo __| Descripcién 24 | Médulos Compras El sistema debe permitir la elaboracion Financieros y del proceso de compras, estudios Administrativos previos, cuadros__ comparativos, (ERP) ‘érdenes de compra con la integracién con el médulo de presupuesto. 25 | Médulos Inventario de Realiza el inventario de medicamentos Financieros y _| farmacia y elementos — médico-quirdirgicos, Administrativos manejando costo promedio, generando (ERP) informes lotes y fechas de vencimiento, SISMED, miitiples bodegas, Kardex, ie reportes de entrada y salida. 26 | Médulos ‘Almacén Médulo que administra bodegas de Financieros y insumos administrativos, manejo de Administrativos proveedores, bodega central que (ERP) despacha a otras bodegas, permite la integracién en flujo de trabajo con contabilidad y presupuesto. 27 ‘| Médulos ‘Activos Fijos ‘Almacena informacion de los activos Financieros y fijos y amortizables, manejo de cartera Administrativos de activos jos, aumentos y (ERP) disminuciones de valor de los activos, depreciaciones y la debida afectacién contable y presupuestal. 28 | Médulos Presupuesto de | Permite la afectacién en linea de las Financieros y | ingresos ygastos | operaciones en linea de los Administrativos documentos — presupuestales de (ERP) ingresos y gastos, elabora ejecucién presupuestal y auxiliares, informacion codificada CPC e informacion CGR. 29° | Médulos Tesoreria Médulo que permite el control de Financieros y ingresos y gastos, cajas, control de Administrativos depésitos, legalizaciones y (ERP) comprobantes de egreso, se articula con los médulos de contabilidad y presupuesto. 30 Registro de Permite la gestién de bancos, cuentas, movimiento de traslados, conoiliaciones, _ libro bancos bancos, reportes auxiliares. Integraci con médulos de contabilidad y presupuesto.CONTRATACION ‘ALFONSO JARAMELLD SALAZAR ineressosa dace Excstonctacon Cxtsdad Hoare | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 (Cédigo: ACOPCO1.FOT Version: 03 ‘Afio: 2022 Pagina: 18 de 98 No | Ambito Nombre médulo_| Descripcién 34 | Médulos Liquidacién de ‘Se puede parametrizar impuestos y Financieros y _| impuestos deducciones y sus tarifas por vigencia, ‘Administrativos | automaticos permite la elaboracién del comprobante (ERP) de egreso de impuestos, el software facilta la liquidacién de impuestos en cada documento de conformidad con los terceros implicados llevando a la contabilidad las respeotivas afectaciones. 32 | Médulos Contabilidad Sistema contable cumpliendo normas Financieros y __| general y por internacionales de —_informacién Administrativos | centro de costos _| financiera NIIF, permite la generacién (ERP) segin normas de los —estados _financieros interacionales de | personalizados, reporte parametrizable informacién para informacion exégena, informes financiera-NIF___| CGN 33. | Médulos Nomina Liquida la némina periédica, permite la Financieros y Administrativos (ERP) gestion de novedades, facilita la elaboracion de las provisiones, trasmite la nomina electronica a la DIAN, maneja conceptos de némina y su formulacién, elabora desprendibles de pago para envio por internet, realiza reportes personalizados, cada concepto debe integrarse a la contabilidad y el presupuesto. Decreto 2193 de 2004, CGN, CGR ‘Médulo y 0 componente que permita la parametrizacién y/o configuracion para generar las diferentes secciones del informe del decreto 2193 de 2004 e de a la contaduria general de y contralorfa general de la reptblica. ‘Administracién, seguridad y auditoria Médulos que permite la creacién de usuarios y privilegios por opciones y operaciones de adicién, modificacién, eliminacién, consulta e impresién, permite auditoria de creacién y modificacién de registros en base de datos. 34 | Transversal 36 | Seguridad V. Servicios Instalacién de prerrequisitos: Instalacién de sistema operativo, motor de base de datos, servidor de paginas web, configuracién y afinamiento del sistema de informacion.€ \2 HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION cate Exctincta con Calidad Homan. | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPC01.FO1 Versién: 03 Afio: 2022 Pagina: 19 de 98 + Instalacién del sistema: El proveedor de la solucién deberd instalar en la data center de la institucién la solucién completa y afinarla para poderla utilizar. + Bolsa de horas: El proveedor deberd incluir una bolsa de horas de asesoria para diferentes actividades requeridas para la implementacién del sistema de informacién para: ‘© Apoyo en la parametrizacién: Orientacién a los funcionarios de la entidad frente a los parémetros de todos los médulos del sistema de rmacién, asi como la configuracién de las reglas de negocio y de fegracién. © Apoyo en la importacién de saldos iniciales: Horas de personal calificado enfocado a apoyar la migracién de los saldos iniciales de todos los médulos del sistema de informacién. © Migracién de parametros y saldos iniciales. © Capacitacion: Horas dedicadas a la elaboracién de capacitacién de todo el equipo humano de la entidad que operard el sistema de informacién acorde al item bolsa de horas. © Acompafiamiento en la puesta en marcha: Apoyo por parte de personas idéneas para garantizar la buena operacién del sistema de informacién acorde al item bolsa de horas. © Seguimiento y evaluacién del proyecto: Horas dedicadas a la evaluacién y seguimiento del proyecto en la entidad acorde al item bolsa de horas. © Soporte técnico: El proveedor deberd incluir una mesa de ayuda por lo menos durante doce (12) meses aplicando acuerdos de niveles de servicios ANS a parir de Ia instalacién del sistema de informacién. ‘Ademés, deberd proponer tarifas para el soporte y la actualizacién posterior a la puesta en marcha del sistema de informacién luego de doce (12) meses de instalado. Los costos de mantenimiento y actualizacion no deben ser superior al diez por ciento (10%) del valor de la licencia en el afio en el que se contrate el servicio. Facturacién electronica: Se requiere que el proveedor tenga una solucién que permanezca actualizada frente a las exigencias normativas para dar cumplimiento a la facturacién electronica de la entidad y se prestard sin limite de documentos por el tiempo que dure el contrato. VI. Costos asociados a la solucion EI hospital regional Alfonso Jaramillo Salazar E.S.E. del Libano -Tolima- cuenta con dos (2) suites de software para todos sus procesos asistenciales, financieros y administrativos Cuyos valores anuales de prerrequisitos, mantenimiento, soporte y actualizacién es similar a [a inversion de sostenimiento para el nuevo sistema de informacién (Maximo 10% del valor de la licencia en el afio de la prestacién de los servicios). Puesto en marcha el nuevo$42. \, HOSPITAL REGIONAL CONTRATACION ALFONSO IARAMAILD SALAZAR ‘arena dtc Encdenctacon Calided Homann | CONVOCATORIA PUBLICA No.002 DE 2024 Cédigo: ACOPCO1.FO1 Version: 03 Ajfio: 2022 Pagina: 20 de 98 sistema de informacién no se renovara contratacién de mantenimiento y soporte de las soluciones de software con las que actualmente cuenta la entidad. VII. Requerimiontos de servidor Acorde a la experiencia del hospital regional Alfonso Jaramillo Salazar E.S.E. del Libano - Tolima- frente a su volumen de informaci6n y numero de transacciones financieras, administrativas y asistenciales para el despliegue de la solucién se requiere un servidor con las siguientes capacidades: + Memoria total: 32 GB +2 procesadores Xeon de 8 niicleos + Memoria minima de 32 Gb +3 discos duro de minimo 2T> + Controladora de arreglos de discos RAIDS. 2.3.ESTRATEGIA DE SOSTENIBILIDAD 2.3.1. NIVEL DE SERVICIO: El Hospital y el oferente establecerdn un acuerdo de Servicio en el cual se estipulan las condiciones y parémetros que comprometen al oferente a cumplir con ciertos niveles de calidad de servicio frente a la institucién. Se establecen una serie de medidas objetivas que comprometen al proveedor a ofrecer un determinado nivel de calidad. Este acuerdo de nivel de servicio sdlo podra ser modificado de comin acuerdo entre el Hospital y el Contratista 2.3.2. REQUERIMIENTOS A NIVEL DE SERVICIO PARA RESOLUCION DE INCIDENTES: A continuaci6n, se establece el modelo de priorizacién para el manejo de incidentes generados por la solucién. eae Descripcion La falla ha causado una completa e inmediata paralizacién de lo ‘servicios prestados. No est disponible una solucién temporal. 4 - Critica L2 Soluctin no esté disponible para el servicio requerido. La solucién no responde, causa retrasos indefinidamente; el listema se “cae” repetidamente después de intentos paral feiniciarlo.