9 ORGANIZACIN

Fernanda Morales Daz. MBA, Ingeniero Comercial

Administracin de Empresas Curic , Marzo Julio 2011.

DISEO ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN ORGANIZACIN MECANICISTA/ORGNICA DISEOS ORGANIZACIONALES

ORGANIZACIN

Proceso de crear la estructura de una organizacin.

Robbins y Coulter, 2005

Estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Reyes, A.

La Estructura Organizacional, tiene que ver con la distribucin formal de los empleados.

DISEO ORGANIZACIONAL
Se define como aquel proceso, donde se toman decisiones respecto a:
Especializacin del trabajo Departamentalizacin Cadena de mando Amplitud de control Centralizacin y descentralizacin Formalizacin
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DISEO ORGANIZACIONAL
1. Especializacin del trabajo
El trabajo se divide en etapas. Distintas personas realizan el trabajo de una etapa particular Se estima un aumento en la productividad

2. Departamentalizacin
Las tareas son agrupadas. Tipos:
a) Departamentalizacin funcional b) Departamentalizacin de productos c) Departamentalizacin geogrfica d) Departamentalizacin de procesos e) Departamentalizacin de clientes
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TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN

DEPARTAMENTALIZACIN GEOGRFICA

DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTO

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESO

+ More efficient flow of work activities Can only be used with certain types of products

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DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTE

+ Customers needs and problems can be met by specialists - Duplication of functions - Limited view of organizational goals

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DISEO ORGANIZACIONAL
3. Cadena de mando
Es la lnea de autoridad que proviene de los niveles ms altos y se extiende a los ms bajos. Define quin es el encargado de informar. Contempla:
Autoridad Responsabilidad Unidad de mando
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4. Amplitud de control Establece el numero de niveles y gerentes que posee una organizacin.

DISEO ORGANIZACIONAL
5. Centralizacin / Descentralizacin
Centralizacin: grado en que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organizacin.
Descentralizacin: grado en que las decisiones son tomadas por empleados de niveles inferiores.

6. Formalizacin
Mide la estandarizacin de los empleados. Existen normas establecidas que guan el comportamiento de los trabajadores. Puede ser alta o baja
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Los administradores, respecto al diseo, deben optar por:

ORGANIZACIN MECANICISTA

ORGANIZACIN ORGNICA

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ORGANIZACIN MECANICISTA
Estructura rgida y controlada. Alto nivel de especializacin y formalizacin Informacin limitada Escasa participacin de empleados inferiores en la toma de decisiones

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ORGANIZACIN ORGNICA
Estructura adaptable y flexible Existe divisin del trabajo Equipos interfuncionales Escasa supervisin directa y formalizacin Descentralizacin Libre flujo de informacin
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Organizacin Orgnica o Mecanicista ?

ESTRATEGIA

TECNOLOGA

TAMAO

GRADO DE INCERTIDUMBRE

DISEOS ORGANIZACIONALES
1. ESTRUCTURA SIMPLE
Definicin Diseo caracterizado por una escasa departamentalizacin, autoridad centralizada en una persona y escasa formalizacin. - Responsabilidad definida - Rpida y flexible

Ventajas

Desventajas No recomendada cuando la organizacin crece.

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DISEOS ORGANIZACIONALES
2. ESTRUCTURA FUNCIONAL
Definicin Diseo organizacional donde se agrupan las especialidades similares; da lugar a la departamentalizacin. - Disminucin de los costos - Los empleados se renen segn las tareas similares que desempean.

Ventajas

Desventajas - Conflicto entre la consecucin de objetivos departamentales versus los organizacionales. - No comprensin del resto de los departamentos.
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DISEOS ORGANIZACIONALES
3. ESTRUCTURA DIVISIONAL
Definicin Estructura integrada por unidades o divisiones de negocios separadas. La organizacin base/matriz acta como supervisor; entrega servicios de apoyo, financieros y legales; coordina las divisiones. Orientacin hacia los resultados. Aumento de costos y reduccin de eficiencia, debido a la duplicidad de actividades.
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Ventajas Desventajas

DISEOS ORGANIZACIONALES
4. ESTRUCTURA POR EQUIPOS
Definicin La organizacin se integra de equipos de trabajo, cada uno de ellos determina su forma de trabajo. - Mayor participacin y autonoma empleados. - Disminuyen las barreras funcionales. de los

Ventajas

Desventajas - No existe una cadena de mando definida. - Aumenta el nivel de presin sobre los equipos.
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DISEOS ORGANIZACIONALES
5. ESTRUCTURA DE PROYECTO DE MATRIZ
Definicin Se seleccionan especialistas de diferentes departamentos de una organizacin, para que trabajen en un determinado proyecto. Este grupo es dirigido por un gerente de proyecto. - Diseo flexible. - Las decisiones son tomadas de manera rpida.

Ventajas

Desventajas - Complicada asignacin del personal. - Pueden surgir conflictos por las tareas o personalidades de los individuos.
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DISEOS ORGANIZACIONALES
6. ESTRUCTURA SIN LIMITES
Definicin Diseo no estructurado ni definido. Caracterstico de organizaciones virtuales. - Flexible y sensible.

Ventajas

Desventajas - Falta de control. - Problemas de comunicacin

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DISEOS ORGANIZACIONALES
7. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN QUE APRENDE Definicin Organizacin que posee una capacidad de aprender, adaptarse y cambiar de manera continua. Sus caractersticas involucran el diseo y cultura organizacional, el compartir la informacin y el liderazgo. Ventajas - Los empleados comparten el conocimiento. - Alta disposicin al aprendizaje. Ventaja competitiva. Desventajas - Los empleados pueden negarse a compartir el conocimiento. - Existencia de conflictos de cooperacin.
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COMUNICACIN

CONCEPTO DE COMUNICACIN TIPOS Y MTODOS DE COMUNICACIN

COMUNICACIN
Comunicacin es todo proceso de interaccin social por medio de smbolos y sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano acta como estmulo de la conducta de otro ser humano. Puede ser verbal, o no verbal, interindividual o intergrupal.
Lomonosov y otros.

COMMUNIS = Comn
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COMUNICACIN
Segn Enrique Bernrdez, es ms sencillo entender que comunicar no es lo que digo o quiero decir, sino lo que el otro entiende, como bien explica.

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COMUNICACIN
Segn Robbins Es la transferencia y comprensin del significado.

Segn Koontz Transferencia de informacin del emisor al receptor, de modo que esta la 28 comprenda.

COMUNICACIN
Segn Kotler (2001) Las comunicaciones se ven como un dilogo interactivo entre la empresa y sus clientes
Implica: Intercambio de ideas Transferencia de informacin Transmisin de informacin del emisor al receptor Transmisin descendente de polticas y ordenes Interaccin entre una fuente y un receptor 29

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN
La comunicacin dentro de organizacin, tiene la funcin de: una

Controlar Motiva Expresin emocional Informa

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QU SE COMUNICA?
Afirmaciones Evaluaciones o juicios Quejas Reclamos Pedidos Compromisos, entre otras.
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PROCESO DE COMUNICACIN

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TIPOS DE COMUNICACIN
1. Comunicacin Intrapersonal: proceso de reflexin y no sale del mbito privado; comunicacin dentro de una persona.

2. Comunicacin Interpersonal: comunicacin entre dos individuos, se utilizan los cinco sentidos. Casi siempre se produce un freed-back inmediato. 3. Comunicacin de Masas: comunicacin de un individuo o grupo de individuos a travs de un dispositivo transmisor (un medio) con audiencias o 33 mercados grandes.

DIRECCIN DE LA COMUNICACIN

VERTICAL -Ascendente -Descendente -Diagonal

LATERAL
-Mismo nivel -Grupo de trabajo

REDES DE COMUNICACIN REDES FORMALES: sigue la lnea de mando

34 REDES INFORMALES: libres e informales

MTODOS DE COMUNICACIN
ORAL ESCRITO NO VERBAL
Comunicacin cara a cara Por telfono Grupo de reunin Presentaciones formales Memos E-mail Fax Lenguaje corporal Publicaciones de los empleados Teleconferencias Videoconferencias, etc.
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MEDIOS ELECTRNICOS

La empresa se comunica con el mercado a travs de:

Venta Personal Publicidad
Coordinacin para el cumpliento de objetivos

Promocion de venta

Marketing directo

Relaciones pblicas

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De qu manera el jefe de obra puede usar la comunicacin informal para su beneficio?

RECURSOS HUMANOS

PROCESO DE RR.HH.: Administracin, Reclutamiento, Seleccin, Orientacin, Capacitacin, Sistema de desempeo, Compensaciones y Desarrollo de carrera

Concepto: Recursos Humanos

Estudio que ayuda a las organizaciones a obtener, desarrollar, mantener y conservar el nmero y el tipo adecuado de colaboradores.

La administracin de los recursos humanos involucra todas las decisiones gerenciales y practicas que afectan e influyen a la gente.
Considerados como una pieza clave en el desarrollo de las empresas, ya que permiten la realizacin de las metas de stas elevando su papel a una posicin estratgica.
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PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

Actividades necesarias para proveer personal a la organizacin y mantener un alto desempeo de los empleados.
Robbins y Coulter, 2005.

Funciones Los empleados son seleccionados y reclutados. Aporta empleados con conocimientos y herramientas para hacer su trabajo. Permite a la organizacin contar con empleados competentes y con alto desempeo. 40

PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

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1. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

Proceso por el cual los gerentes tiene la seguridad de poseer el nmero y el tipo correcto de empleados, en los lugares adecuados y en el momento oportuno, los cuales tienen la capacidad de desempear las tareas asignadas de manera eficiente y eficaz.
Robbins y Coulter, 2005.
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1. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

Inventario

Anlisis descripcin de puestos

RRHH FUTUROS

RRHH ACTUALES
Misin Objetivos Estrategias Demanda

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2. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL

Se define como aquel proceso que consiste en ubicar, identificar y atraer candidatos capaces.
El reclutamiento puede realizarse de manera on-line, a travs de organizaciones de empleos, entre otras.
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3. SELECCIN
La seleccin implica el uso de un instrumento de seleccin, que se caracteriza por ser vlido y confiable. Algunos instrumentos son: Pruebas escritas Pruebas de simulacin de desempeo Entrevistas Investigaciones de antecedentes Examen fsico
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4. ORIENTACIN/INDUCCIN

INDUCCIN SOBRE LAS UNIDADES DE TRABAJO

INDUCCIN SOBRE LA ORGANIZACIN

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5. CAPACITACIN

Tcnica

Personal

Empresarial

Destrezas

Obligatoria

Solucin de problemas

Toma de decisiones
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6. SISTEMA DE ADMINISTRACIN DEL DESEMPEO

Proceso que establece normas de desempeo y lo evala para tomar decisiones de recursos humanos objetivas, as como proporcionar documentacin que apoye esas decisiones

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7. COMPENSACIONES
El sistema de compensaciones
Ayuda a atraer a los empleados con mayor desempeo Impacta en el desempeo estratgico de la organizacin.

Algunos tipos de compensaciones son:

Sueldo base Sueldo y salario extra Pago de incentivos Pago variable, etc.

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8. DESARROLLO DE CARRERA
La organizacin debe propiciar e incentivar el desarrollo personal de sus empleados, permitindole ascender en la estructura organizacional.
En las mejores empresas, la Administracin de Recursos Humanos es la preocupacin de cada uno de los miembros !!!

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ADMINISTRACIN DEL CAMBIO DENTRO DE LA ORGANIZACIN

CONMCPETO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL FUERZAS INTERNAS Y EXTERNAS PROCESO Y TIPOS DE CAMBIO

CAMBIO ORGANIZACIONAL
Se entiende como la alteracin del personal, estructura o tecnologa.

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FUERZAS
EXTERNAS Cambio en las necesidades y deseos de los consumidores Nuevas leyes gubernamentales Cambios tecnolgicos Cambios econmicos, etc. INTERNAS Nueva estrategia organizacional Nuevo equipamiento Cambio en las actitudes de los empleados Cambios en la composicin de las fuerzas de trabajo 53

AGENTE DE CAMBIO, persona catalizadora que asume la responsabilidad de gestionar un proceso de cambio dentro de una organizacin.

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PROCESO DE CAMBIO
KURT LEWIN, el proceso cambia como una ruptura del estado de equilibrio de la organizacin

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MODELO DE CAMBIO
Enfoque Integral
Reconocer la necesidad por cambio Establecer los objetivos para el cambio Diagnstico de variables relevantes Seleccin de tcnicas de cambio apropiadas Planificar la implementacin del cambio Implementacin

Evaluacin y seguimiento

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EL CAMBIO PUEDE SER

CAMBIO PLANIFICADO

CAMBIO REACTIVO

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TIPOS DE CAMBIO
ESTRUCTURA

Especializacin del trabajo, departamentalizacin, cambio en la cadena de mando, formalizacin, asignar autoridad, centralizacin, descentralizacin, rediseo del trabajo, diseo estructural actual Introduccin de equipo, herramientas o mtodos nuevos, automatizacin.

TECNOLOGA

PERSONAS

Actitudes, expectativas, percepciones y comportamientos.

Desarrollo Organizacional
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AREAS DE CAMBIO
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA Y DISEO TECNOLOGA OPERACIONES PERSONAS

Objetivos estratgicos

Diseo de trabajo

Equipo

Habilidades

Gran estrategia
Business portafolio Funcionales Sociedades Internacionalizacin

Departamentalizacin
Dependencia Autoridad Coordinacin Lneas-STAFF Diseo general Cultura Adm. recurso humano

Procesos de trabajo
Secuencias de trabajo Sistemas de control

Rendimiento
Percepciones Expectativas Actitudes Valores

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AMENAZA?

CAMBIO

Las personas se resisten al cambio, por: Incertidumbre Hbito Preocupacin Temor de prdida Creencia de incompatibilidad del cambio con los objetivos de la organizacin
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Algunas tcnicas para reducir la resistencia al cambio, se relacionan con: Educacin Apoyo Comunicacin Participacin Negociacin Manipulacin y control

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CULTURA Y CAMBIO