Está en la página 1de 108

Microinformtica Corporativa

Revisin 1.2

Servicio de Informtica Area de Sistemas Julio 1999

INDICE Presentacin. .......................................................................................... 1 1 Conceptos bsicos de la interfaz Windows. .............................. 3 1.1 1.2 1.3 1.4 Introduccin. Inicio de sesin. El ratn. Las ventanas. 1.4.1 Descripcin bsica. 1.4.2 Botones de control. 1.4.3 Barras de desplazamiento. 1.4.4 Utilizacin de ventanas. Los cuadros de dilogo. El escritorio de Windows. 3 4 5 6 6 7 8 9 9 12

1.5 1.6 2

Trabajar con Windows. ............................................................. 14 2.1 El Men de Inicio. 2.1.1 Descripcin. 2.1.2 Ejecucin y finalizacin de un programa. La Barra de tareas. La Ayuda. Cierre de una sesin. Gestin de contraseas. 14 14 15 16 17 19 20

2.2 2.3 2.4 2.5 3

El Explorador.............................................................................. 23 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 Introduccin. Navegacin. Seleccin de archivos y carpetas. Mover y copiar. La Papelera de reciclaje. Gestin de impresoras. Creacin de carpetas. Otras opciones del Explorador. Estructura de carpetas de la Universidad. Seguridad de archivos. 23 24 25 26 27 28 29 30 31 33

Introduccin a Word 97. ............................................................ 34 4.1 4.2 4.3 Introduccin. Inicio de Word Conceptos bsicos. 4.3.1 Elementos de la pantalla de Word. 4.3.2 Las Ventanas de Documentos 4.3.3 Desplazarse por el documento. 4.3.4 El botn derecho del ratn. Gestin de Documentos. 4.4.1 Creacin de un documento nuevo. 4.4.2 Apertura de un documento existente. 4.4.3 Guardar un documento. 4.4.4 Cerrar documentos. 4.4.5 Recuperacin ante fallos. 34 35 36 36 37 38 39 40 40 41 42 43 43

4.4

4.5

4.6

Opciones bsicas de visualizacin. 4.5.1 Las vistas del documento. 4.5.2 Las barras de herramientas. 4.5.3 La Regla de Word. 4.5.4 Mostrar smbolos y formatos. La Ayuda de Word. 4.6.1 Informacin general. 4.6.2 Sugerencias en pantalla. 4.6.3 El Ayudante de Office.

44 44 45 45 46 46 47 47 48

Formato de texto y pginas con Word. .................................... 50 5.1 5.2 El teclado. Manipulacin de texto. 5.2.1 Seleccin. 5.2.2 Insercin y copia de texto. 5.2.3 Correccin de errores. Gestin bsica de formatos. 5.3.1 Formato de prrafos. 5.3.2 Formato de pgina. 50 50 50 51 52 52 53 55

5.3

Conceptos avanzados de Word ................................................. 56 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 Revisin ortogrfica y gramatical. Listas. Tabulaciones. Buscar. Tablas. Impresin. Bordes y sombreados. Estilos. 56 57 58 59 60 61 62 63

Uso de plantillas con Word. ...................................................... 66 7.1 7.2 Introduccin. Plantillas de la Universidad de Crdoba. 7.2.1 El asistente para plantillas. 7.2.2 La plantilla de Oficios. 7.2.3 Otros asistentes. 7.2.4 Preimpresos. 7.2.5 Configuracin de plantillas. Plantillas personales. Listas de correspondencia. 7.4.1 Introduccin. 7.4.2 Listas de correspondencia. Combinar correspondencia. 7.5.1 Escribir el documento modelo. 7.5.2 Seleccionar una lista de correspondencia. 7.5.3 Insercin de campos de combinacin. 7.5.4 Elegir los destinatarios. Impresin de etiquetas. 66 67 68 68 72 72 73 74 74 74 75 76 76 77 78 79 81

7.3 7.4

7.5

7.6

II

Correo Electrnico. .................................................................... 85 8.1 8.2 Introduccin. Conceptos. 8.2.1 Dominios. 8.2.2 Direcciones de Correo Electrnico. 8.2.3 Configuracin del lector de correo. 8.2.4 Contrasea Componentes de la ventana principal 8.3.1 rea Carpetas. 8.3.2 rea Mensajes 8.3.3 rea de texto del mensaje Enviar y recibir correo. 8.4.1 Enviar un mensaje 8.4.2 Recibir un mensaje. 8.4.3 Recibir un mensaje con archivos adjuntos. 8.4.4 Contestar o Reenviar un mensaje Opciones Avanzadas. 8.5.1 Libro de Direcciones. 8.5.2 Listas de distribucin. 8.5.3 Archivo de firma. 85 86 86 86 87 87 88 89 90 90 91 91 94 94 95 97 97 98 99

8.3

8.4

8.5

A.

Ayuda para usuarios de WordPerfect. .................................. 101

III

Presentacin.

Definir la Microinformtica corporativa es difcil en una Universidad dnde los PCs son utilizados para tareas muy diferentes: desde el procesamiento de textos a la investigacin cientfica. Desde el punto de vista de la Gestin, las aplicaciones corporativas siempre se han caracterizado por estar alojadas en equipos centralizados (UNIX en nuestro caso) a los que se accede por medio de terminales no grficos o emuladores. La generalizacin en el uso de PCs con aplicaciones cada vez ms potentes ha cambiado el concepto de aplicacin corporativa. De este modo, una suite como Microsoft Office puede considerarse una aplicacin corporativa al mismo nivel que los programas centralizados de gestin econmica o de personal. Pero entonces se hace necesaria una administracin centralizada que permita cierto grado de libertad al usuario asegurando al mismo tiempo la homogeneidad, la estabilidad y la fiabilidad en el uso de la misma. Este fue uno de los argumentos que nos llev a implementar un entorno Microsoft Terminal Server en el que las aplicaciones microinformticas se ejecutan en un servidor centralizado al estilo de lo que tradicionalmente ha ocurrido con el resto de aplicaciones corporativas. En este entorno, el PC del usuario no necesita aplicaciones, tan slo el cliente que le permite establecer la conexin con el servidor. Los puestos de usuario son, por tanto, fciles de administrar y todas las aplicaciones microinformticas con carcter corporativo se encuentran instaladas en los servidores. Este manual pretende guiar al usuario en la utilizacin del entorno descrito y presta especial atencin a una de las aplicaciones microinformticas corporativas por excelencia: Microsoft Word 97.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

Hemos recogido informacin de diferentes fuentes para resumir en pocos captulos los temas que hemos considerado ms tiles y siempre tratando de adaptar los contenidos al mbito de nuestra Universidad. En especial estamos en deuda con el libro Obtenga resultados con Microsoft Word 97 de Microsoft, el curso Aprenda Windows 95 de la Universidad de Navarra y el curso interactivo Aprenda Word 97 de Softvision.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

1 Conceptos bsicos de la interfaz Windows.

1.1 Introduccin.
En sentido amplio, podemos decir que Windows 95/98 es un sistema operativo que, como tal, se encarga de controlar y dirigir el ordenador traduciendo las instrucciones a un lenguaje que el hardware (partes fsicas del ordenador) puede comprender. Respecto a versiones anteriores, el nuevo entorno ofrece una mayor facilidad de uso gracias a que explota ms hbilmente las capacidades grficas de los ordenadores. Aunque la combinacin MSDOS - Windows 3.x puede parecer similar, ahora la integracin es ms completa de modo que el usuario puede, en la mayora de las situaciones, prescindir de MS-DOS. Microsoft comercializa Windows NT Server como un sistema operativo de gama alta para el entorno empresarial, a diferencia de Windows 95/98 que est dirigido al mbito personal o domstico. Windows NT ya se puede considerar un sistema operativo completo pero con una carencia notable: la capacidad multiusuario. Tradicionalmente, Microsoft ha defendido una versin reducida, llamada Windows NT Workstation, como cliente natural para utilizar los PCs en un entorno empresarial. Sin embargo, en esta solucin, toda la carga se distribuye entre los PCs clientes exigiendo de los mismos considerables recursos y complicando la administracin. Finalmente, Microsoft ha liberado una versin especial de NT, conocida como Terminal Server Edition, que aade capacidades multiusuario al sistema operativo. Con esta opcin, los clientes pueden ser PCs con capacidades modestas y la administracin se realiza de forma centralizada.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

Esta ltima opcin es la seleccionada por la Universidad de Crdoba para desarrollar un entorno fiable y homogneo de microinformtica corporativa. De esta forma, la interfaz de usuario descrita en este manual es la correspondiente a Windows NT Server Terminal Server Edition. Sin embargo, a nivel prctico, esta interfaz es muy parecida a la utilizada por Windows 95/98. Por eso hablaremos en general de Windows para referirnos al sistema operativo. Hay, no obstante, diferencias importante derivadas bsicamente de dos aspectos:

La capacidad multiusuario que aade opciones de conexin, desconexin, mensajes, La seguridad, que implica que todas las opciones de configuracin estn vetadas y que supone considerar aspectos como los permisos de los archivos.

1.2 Inicio de sesin.


Para conectarse con el servidor de la Universidad es necesario un software cliente ejecutndose en la mquina local. Dado que este cliente se puede ejecutar sobre distintos entornos (Windows 95/98, MS-DOS, UNIX,) no vamos a detallar aqu el proceso de arranque del cliente. En la mayora de las instalaciones el cliente se iniciar automticamente al arrancar el ordenador. De no ser as, este Servicio de Informtica le dar las instrucciones oportunas. Una vez iniciado el cliente, aparecer la ventana de bienvenida de Terminal Server:

Servicio de Informtica Area de Sistemas

En esta ventana debe introducir su Nombre de usuario y su Contrasea. Como nombre de Dominio debe dejar el predeterminado (GESTION). Una vez completada esta informacin pulse el botn Aceptar y se iniciar la sesin mostrando el Escritorio de Windows.=

1.3 El ratn.
Windows ha sido diseado para ser utilizado con el ratn. Al arrancar aparece en la pantalla un pequeo objeto mvil llamado puntero o cursor, cuya posicin est relacionada con el movimiento del ratn. Aunque la mayora de las operaciones se pueden realizar tambin desde el teclado, el ratn proporciona el modo ms directo, cmodo e intuitivo de seleccionar y mover elementos en la pantalla. El ratn de Windows utiliza dos botones (aunque es posible encontrar en el mercado ratones con tres botones). A menos que se especifique lo contrario, cualquier referencia a un botn del ratn significar el botn izquierdo. El botn derecho del ratn se utiliza principalmente para activar el men contextual. El men contextual es un men cuyo contenido depende del objeto sobre el que se haya hecho clic con el botn derecho. Dicho men contiene siempre los comandos

Si an no conoce como utilizar los botones de esta ventana contine leyendo las siguiente secciones.
=

Servicio de Informtica Area de Sistemas

correspondientes a las operaciones ms frecuentes con el tipo de objeto relacionado. Las operaciones que se pueden realizar con el ratn implican una o varias de las combinaciones siguientes:

Apuntar: llevar el puntero (flecha u otro smbolo) a un lugar concreto de la pantalla desplazando el ratn sobre la mesa o la alfombrilla. Hacer clic: pulsar y soltar un botn del ratn. Arrastrar: manteniendo pulsado un botn del ratn, mover ste a un lugar diferente y luego soltar el botn. Normalmente, se arrastra un objeto para moverlo de un lugar a otro de la pantalla y se utiliza el botn izquierdo. Hacer doble clic: pulsar y soltar el botn dos veces seguidas rpidamente.

Dependiendo de dnde est situado el puntero, ste puede adoptar diferentes formas. Las ms comunes son: una flecha hacia arriba y ligeramente orientada hacia la izquierda, una barra vertical en forma de I y un reloj de arena indicando que el ordenador est realizando una determinada tarea.

1.4 Las ventanas.

1.4.1

Descripcin bsica.
Una ventana es una zona de la pantalla sobre la que se ejecutar un programa o se realizar un tarea. Todas ellas poseen una serie de elementos comunes. La Barra de ttulos muestra el nombre de la ventana que, usualmente, contiene el nombre de la aplicacin abierta en ella seguido del nombre del documento activo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

La Barra de mens, est situada inmediatamente debajo de la barra de ttulos de la mayora de las ventanas. Consiste en una banda horizontal que contiene opciones tales como Archivo, Edicin o Ayuda. Haciendo clic en cualquiera de estos nombres se despliega un men en forma de persiana, es decir se despliega una lista de comandos. Para escoger uno, basta con desplazar el puntero del ratn sobre el comando correspondiente y hacer clic.

1.4.2

Botones de control.
Los botones de control estn situados en la esquina superior derecha.

Al hacer clic sobre el Botn de minimizar la ventana se reduce y se coloca su nombre en una barra que est en la parte inferior de la pantalla denominada Barra de Tareas y que estudiaremos posteriormente. Al hacer clic sobre el Botn de maximizar la ventana aumenta de tamao hasta ocupar la totalidad de la pantalla. El Botn de restaurar recupera el tamao de una ventana antes de ser maximizada. Una vez maximizada la ventana, el botn de maximizar cambia al de restaurar. Finalmente, el Botn de cerrar cierra una ventana y la aplicacin asociada.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

En algunas ventanas puede aparecer el Botn de Ayuda, que permite mostrar sugerencias en pantalla sobre los diferentes elementos de un cuadro de dilogo como veremos posteriormente. Debe tenerse en cuenta, que cuando se minimiza una ventana, sta sigue abierta, es decir, la ventana y cualquier programa que se est ejecutando en ella siguen disponibles en la memoria del ordenador y pueden visualizarse nuevamente. Si por el contrario se cierra una ventana, sta pasa a desaparecer de la memoria del ordenador y para volverla a visualizar es necesario arrancar de nuevo la aplicacin. Dado que estamos en un entorno multiusuario es importante que no mantengamos abiertas simultneamente demasiadas aplicaciones. De no hacerlo as no slo estamos perjudicando el rendimiento de nuestro propio trabajo, sino el del resto de usuarios que comparten con nosotros los recursos del servidor.

1.4.3

Barras de desplazamiento.
Si se desplaza el cursor hacia los bordes de una ventana, ste se transforma en una doble fecha (horizontal o vertical, segn de qu borde se trate). Si, cuando cambia el cursor, se arrastra el ratn, es posible modificar el tamao de la ventana Si el cursor se coloca en alguna de las cuatro esquinas, ste toma la forma de una doble flecha inclinada, permitiendo modificar el tamao de los dos lados de la ventana que confluyen en esa esquina. Cuando se reduce una ventana a un tamao en el que no se puede mostrar toda la informacin, aparecen unos elementos nuevos denominados Barras de Desplazamiento, que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamao. Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, aunque no tienen por qu aparecer ambas simultneamente. La operacin de desplazarse por la ventana se puede realizar, bien haciendo clic en una de las dos flechas de los extremos (avance lento), haciendo clic en la propia barra (avance rpido) o arrastrando el cuadro de control existente entre ellas a voluntad del usuario.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

1.4.4

Utilizacin de ventanas.
Para mover una ventana de posicin se debe desplazar el puntero del ratn sobre la Barra de ttulos de la ventana a desplazar, y arrastrarla. Si tenemos ms de una aplicacin abierta simultneamente cada una dispondr de su propia ventana. Si todas son visibles, para activar una aplicacin basta con hacer clic sobre la Barra de ttulos de la ventana asociada. Para poder realizar cualquier operacin dentro de una ventana sta debe estar activa. Cuando hay dos o ms ventanas superpuestas en la pantalla, la ventana activa siempre aparece en primer plano. Para reconocer fcilmente la ventana activa se debe tener en cuenta que la Barra de Ttulos de sta se encuentra resaltada (de color) mientras que las dems aparecen en gris. Si las ventanas est maximizadas, no es posible cambiar a una nueva ventana pulsando su Barra de ttulos. Para conseguirlo se utiliza la Barra de tareas como se ver ms adelante.

1.5 Los cuadros de dilogo.


Los cuadros de dilogo son un tipo especial de ventana. Aparecen cuando Windows necesita alguna informacin que debe suministrarle el usuario para completar una tarea o cuando se necesita enviar un mensaje. Casi todos los cuadros de dilogo contienen una serie de opciones para que el usuario pueda seleccionar una o varias de ellas.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

Cuando el nombre de un elemento aparece con un trazo atenuado significa que la opcin no est disponible en ese momento. Los Botones de comando, o simplemente botones, se utilizan para iniciar una accin como ejecutar o cancelar las acciones seleccionadas en un cuadro de dilogo. Los botones ms comunes son Aceptar, Cancelar y Aplicar. Un cuadro de texto es un rea rectangular en la que podemos escribir informacin. Si est vaco, al hacer clic aparecer una barra vertical intermitente. Se trata del punto de insercin, que nos indicar el lugar en que se introducir la informacin que tecleemos. Si el cuadro ya contuviera texto al hacer clic se seleccionar (cambiar de color) y podremos sobrescribir su contenido.

Existen dos tipos bsicos de listas. La lista desplegable es similar a un cuadro de texto, pero que incorpora un tringulo a su derecha de modo que al hacer clic sobre l se despliega una lista con todos los elementos disponibles. El cuadro de lista es un rea rectangular en el que directamente se presentan una serie de elementos. Ambos tipos de listas pueden incorporar barras de desplazamiento si no es posible visualizar simultneamente todos los elementos de la lista.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

10

Los botones de opcin sirven para presentar grupos de opciones que son mutuamente excluyentes. Se representan con un nombre y un crculo a la izquierda. La opcin seleccionada presenta un punto negro en el interior del crculo. Para seleccionar una nueva opcin basta con hacer clic sobre ella.

Las casillas de verificacin permiten activar o desactivar determinadas opciones dentro de un cuadro de dilogo. Se representan con un nombre y un pequeo cuadrado a su izquierda. Las opcin u opciones seleccionadas, que no son excluyentes, aparecen con una marca dentro del cuadro. Haciendo clic sobre una casilla se activa o desactiva alternativamente.

Cuando existen muchas opciones en un cuadro de dilogo, la mejor solucin es agruparlas en las denominadas Fichas e identificarlas mediante una solapa situada en la parte superior. Haciendo clic en una de estas solapas aparece la ficha correspondiente ocultando la anterior.

Cuando el nmero de fichas supera el ancho del cuadro de dilogo, stas se distribuyen en filas. Al seleccionar una ficha, las filas se reordenan de modo que la que contiene la ficha activa se sita en la parte inferior. Este comportamiento puede ser a veces bastante confuso.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

11

Con esto hemos repasado los elementos bsicos de la interfaz de Windows. Existen algunos elementos adicionales pero poco frecuentes que hemos preferido omitir.

1.6 El escritorio de Windows.


Windows utiliza una metfora ampliamente empleada en otros entornos de ventanas: el Escritorio. Se trata de considerar la totalidad de la pantalla como un escritorio sobre el cual podemos disponer todos los elementos del ordenador.

En general, el Escritorio se compone de una serie de grficos o iconos que permiten ejecutar las diferentes aplicaciones con un sencillo doble clic del ratn. En la parte inferior se encuentra la Barra de tareas y el Men de Inicio, un elemento fundamental de la interfaz de Windows que abordamos en el siguiente captulo. El contenido del Escritorio depende de los componentes instalados y de las modificaciones que haya realizado el usuario. Aunque el Escritorio suele ser algo personal, en nuestro entorno la apariencia del mismo depender del perfil de cada usuario.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

12

Como en otros aspectos, motivos de seguridad hacen que al usuario no le est permitido configurar muchos de los parmetros modificables de Windows. Por tanto, en este sentido, nos alejamos algo de lo que sera un estudio general del Escritorio de Windows 95/98. En el Escritorio encontraremos los siguientes elementos comunes: Mi PC. Un doble clic en este icono hace aparecer una ventana con dispositivos de almacenamiento (discos duros, disquetera, unidades de CD-ROM, etc.. ) y de impresin a los que se tiene acceso. Es posible utilizar estos iconos para navegar por el ordenador pero, en general, resulta mucho ms intuitivo utilizar el Explorador de Windows, como veremos posteriormente. La Papelera de Reciclaje. Se trata de un lugar de almacenamiento temporal de archivos borrados, pero que pueden ser recuperados nuevamente mientras no se haya vaciado la Papelera. Para borrar un archivo o carpeta basta arrastrarlo a la Papelera. Ms adelante se vern otros modos de borrar archivos y carpetas. Impresoras. Haciendo doble clic sobre este icono se accede a la ventana de control de las impresoras disponibles. Ms adelante estudiaremos en detalle la utilizacin de impresoras. Iconos de aplicacin. En funcin del perfil de cada usuario aparecern diferentes iconos con las aplicaciones autorizadas (Microsoft Word, acceso a las aplicaciones corporativas, Internet,). No todas las aplicaciones disponibles aparecen en el Escritorio. Al resto de aplicaciones se acceder a travs del Men de Inicio.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

13

2 Trabajar con Windows.

2.1 El Men de Inicio.

2.1.1

Descripcin.
El Men de Inicio es uno de los elementos ms importantes de la interfaz de Windows. De nuevo, en funcin de los componentes instalados en el servidor y del perfil del usuario aparecern ms o menos opciones en este men. Para acceder al Men de inicio hay que hacer clic sobre el Botn de Inicio que aparece en la parte inferior del Escritorio. Al hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre este botn se despliega un men en forma de persiana que posee una serie de opciones o elementos.

Algunos de estos elementos tienen un pequeo tringulo 4 a la derecha para indicar que, al situar el cursor sobre ste, se desplegar un nuevo men. Estos mens se denominan mens en cascada.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

14

El submen Programas es la entrada bsica y de l cuelgan todas las aplicaciones instaladas. La opcin Documentos permite abrir rpidamente los ltimos documentos sobre los que hemos trabajado. La opcin Ayuda nos ofrece la posibilidad de resolver dudas sobre la utilizacin de Windows como veremos posteriormente. Las opciones Seguridad Windows NT, Cerrar sesin y Desconectar permiten cambiar la contrasea y finalizar la conexin con el servidor como veremos posteriormente.

2.1.2

Ejecucin y finalizacin de un programa.


Para ejecutar un programa a travs del Men de Inicio se debe mover el puntero sobre dicho men hasta activar la opcin deseada. En ese momento se hace clic sobre la opcin y arranca el programa correspondiente. Por ejemplo, para arrancar Microsoft Excel hacemos clic sobre el Botn de Inicio y se mueve el puntero sobre la opcin Programas. Se abrir un submen en cascada y hacemos clic sobre Microsoft Excel.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

15

Para finalizar la aplicacin siempre es conveniente utilizar la opcin adecuada de cada programa, normalmente el comando Salir del men Archivo. Si no se conoce la aplicacin siempre es posible cerrarla haciendo clic en el botn de cerrar o haciendo doble clic en el icono de la aplicacin que aparece en la esquina superior izquierda de la ventana. Otra forma rpida de cerrar una ventana es pulsar
[ALT+F4].

2.2 La Barra de tareas.


La Barra de tareas es la barra de color gris que aparece en el margen inferior de la pantalla. Se compone de dos partes: el Botn de Inicio, de cuya utilidad ya hemos hablado, y el Cuadro de estado, zona reservada para la gestin de tareas y para diferentes elementos de estado.

Normalmente aparecer a la derecha de esta barra el Reloj. Al situar el puntero del ratn sobre ste tambin nos mostrar la fecha actual. Sin embargo, quizs lo ms importante de la Barra de tareas es que en ella estn representadas todas las tareas que estamos ejecutando en el sistema. Cada vez que se arranca una aplicacin o se abre una nueva ventana aparece un botn representando a la aplicacin en la Barra de tareas.

La aplicacin activa se reconoce porque el botn correspondiente estar presionado y la ventana se muestra en el escritorio. Si se desea activar una nueva aplicacin basta con hacer clic en el botn asociado. Para cambiar entre aplicaciones tambin se puede presionar la combinacin de teclas [ALT+AV PAG] que avanza hacia la siguiente aplicacin. Para recorrer las aplicaciones en sentido inverso se utiliza [ALT+RE PAG]. Al movernos entre aplicaciones aparece una ventana que nos ayuda a seleccionar la aplicacin deseada.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

16

Hay que hacer notar que esta combinacin es diferente de la usual en otras ediciones de Windows: [ALT+TAB]. De hecho, si el cliente de Terminal Server se ejecuta desde Windows 95/98, entonces con [ALT+TAB] nos movemos entre las aplicaciones locales y con [ALT+AV PAG] entre las ejecutadas en el servidor. Esto puede ser bastante confuso y el usuario debera evitarlo si no lo tiene suficientemente claro. En el cuadro de estado tambin aparecern iconos representando tareas del sistema que, usualmente, se arrancan de forma automatizada tales como el controlador de sonido, antivirus, notificacin de correo electrnico,

La Barra de tareas es configurable por medio de un men contextual, pero no nos vamos a detener en ello. Tan slo comentar que es posible moverla a cualquiera de los cuatro extremos de la pantalla simplemente arrastrndola con el ratn.

2.3 La Ayuda.
Uno de los componentes ms interesantes para el usuario no iniciado de Windows es la Ayuda, que proporciona en todo momento asistencia sobre cualquier tema. Tambin se puede aprender con ella la forma de realizar cualquier tarea concreta. Para acceder a la ayuda hay que hacer clic sobre Ayuda en el Men de Inicio.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

17

Aparecer una ventana que contiene tres fichas: Contenido, ndice y Buscar.

Cada una de estas fichas permite el acceso a numerosos temas de ayuda pero con un mtodo distinto en cada caso. La ficha Contenido muestra el contenido general disponible sobre un tema concreto. Segn se vaya haciendo clic en cada uno de los temas, ir apareciendo el contenido del mismo en forma de libros hasta llegar al tema que se desee consultar. La ficha ndice muestra una lista de temas y subtemas por orden alfabtico. Para seleccionar una opcin concreta puede moverse a travs de ella gracias a las barras de desplazamiento o escribir la palabra o palabras del tema del cual se desea obtener ayuda en el cuadro de la parte superior de la ficha. La informacin de las ventanas de ayuda suele ser por lo general concisa. Algunas de estas ventanas incluyen botones de acceso que llevan directamente a un cuadro de dilogo determinado. Por ltimo, la ficha Buscar permite localizar ayuda mediante entradas que contienen palabras concretas funcionando, por lo dems, de forma similar a la ficha ndice. Existen adems dos tipos de ayuda adicionales y que, a veces, son ms tiles por su comodidad:

Las etiquetas o tooltips que se presentan al colocar el puntero del ratn sobre los botones de una barra de herramientas durante un pequeo espacio de tiempo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

18

Las sugerencias en pantalla que permiten obtener ayuda acerca los elementos de aquellas ventanas en las aparezca el en la parte superior derecha de la smbolo de interrogacin pantalla. Basta presionar el botn de interrogacin y hacer clic con el nuevo cursor (en forma de signo de interrogacin) sobre cualquier elemento de la ventana de la que se desee una breve descripcin.

Tambin puede obtener ayuda acerca de un elemento si hace clic en l con el botn derecho del ratn y, a continuacin, selecciona Qu es esto? en el men contextual.

2.4 Cierre de una sesin.


Antes de finalizar el trabajo con Windows Terminal Server es importante cerrar todas las aplicaciones y ventanas activas. Si no lo hacemos, las aplicaciones se cerrarn al finalizar la sesin y es posible que se pierdan datos no guardados en disco. Cuando slo queda el Escritorio accederemos al Men de Inicio y haremos clic sobre la opcin Cerrar sesin

Antes de finalizar la sesin se nos pedir confirmacin:

Servicio de Informtica Area de Sistemas

19

Una vez cerrada la sesin podemos continuar trabajando con el sistema operativo del PC cliente o cerrar ste. En cualquier momento y desde cualquier PC que tenga instalado el cliente para Terminal Server podremos abrir una nueva sesin. Todos nuestros documentos y archivos permanecern en el servidor por lo que es posible acceder a ellos desde cualquier punto de la red. Si bien esta forma de finalizar sesiones es la ms habitual tambin es posible elegir la opcin Desconectar sesin del Men de Inicio. A diferencia de las sesiones cerradas, al desconectar no se cierran las aplicaciones activas. Es decir, que si tenemos en pantalla un programa realizando clculos y un documento de Word, al desconectar la sesin, estos trabajos continuarn ejecutndose en la memoria del servidor. Posteriormente, desde cualquier PC podemos recuperar la sesin y ver los resultados de nuestros clculos o continuar con el documento Word. La desconexin de sesiones es una caracterstica muy til, pero es importante usarla con moderacin. Realmente no tiene inters dejar abierto Word en el servidor mientras nosotros asistimos a una reunin. En ese caso es mejor salvar el documento, cerrar Word y cerrar la sesin. Slo cuando se realizan operaciones complejas que no necesitan la intervencin del usuario tiene sentido la desconexin. Tambin es til cuando, por error, se pierde la conexin con el servidor (por ejemplo si se bloquea el ordenador cliente). En estos casos se considera que ha habido una desconexin y se puede recuperar el trabajo volviendo a conectar con Windows Terminal Server. Por supuesto, si el problema se da en el Servidor la recuperacin no es posible.

2.5 Gestin de contraseas.


Como hemos visto, para conectarse a Windows Terminal Server es necesario dar una combinacin usuario/contrasea vlida.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

20

El nombre de usuario es fijo y no puede cambiarse, pero la contrasea es administrada por el usuario que es el responsable de mantenerla en secreto. De la seguridad de esta contrasea depender la seguridad de sus datos y documentos. Por ello, es conveniente cambiar la contrasea cada vez que consideremos que pueda estar comprometida. Para cambiar la contrasea elegimos la opcin Seguridad Windows NT del Men de Inicio.

Aparecer una ventana en la que haremos clic sobre el botn Cambiar la contrasea.

Como es habitual en los cambios de contrasea aparece una segunda ventana en la que hay que dar la contrasea actual, la nueva y la confirmacin de la nueva.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

21

Para finalizar la operacin basta con hacer clic sobre el botn Aceptar.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

22

3 El Explorador.

3.1 Introduccin.
El Explorador es una herramienta muy potente para visualizar y moverse a travs de la estructura del ordenador. Sustituye, con muchas ventajas, al conocido Administrador de Archivos de Windows 3.1. El Explorador muestra una estructura jerarquizada del contenido del ordenador. El concepto de directorio propio de MS-DOS fue sustituido por el de carpeta a partir de Windows 95. La idea que hay detrs de ambos conceptos es la misma slo que parece que la nocin de carpeta es ms intuitiva. Ahora, la raz de toda la estructura es Mi PC que, a su vez, est incluido en el Escritorio. Dentro de Mi PC se encuentran todas las unidades de disco disponibles, as como unidades de CD-ROM, disqueteras, Estas unidades se representan por iconos diferentes en funcin del tipo de unidad. Por ejemplo, los discos duros son representados por mientras que las unidades de CD-ROM por . Hemos de recordar siempre que en la Universidad estamos trabajando contra un servidor, de modo que el concepto de Mi PC es relativo. En efecto, se trata de un PC compartido y, por motivos de seguridad, el usuario no ve todas las unidades disponibles, sino slo aquellas a las que se le ha concedido acceso. La forma ms fcil de iniciar el Explorador es hacer doble clic sobre el icono correspondiente del Escritorio. Tambin podemos acceder a l desde el submen Programas del Men de Inicio o desde el men contextual del Escritorio.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

23

Aunque el Explorador es un programa altamente configurable, el aspecto ms usual del mismo es el mostrado en la figura.

Adems de los elementos habituales (Barras de Herramientas, Mens, Desplazamiento y Estado), la ventana principal se subdivide en dos zonas. En la parte izquierda se muestra la estructura jerarquizada de carpetas bajo el ttulo Todas las carpetas. A la derecha se mostrar el contenido de la carpeta seleccionada en la zona izquierda. En la barra de estado aparece el nmero de elementos de la carpeta seleccionada y el espacio que ocupan. El aspecto de la zona de contenido es configurable. Se puede optar por visualizar los documentos con iconos grandes, pequeos o en forma de lista. La cuarta opcin y la ms til es la mostrada en las figuras anteriores que incluye todos los detalles de los archivos: nombre, tamao, tipo y fecha de modificacin.

3.2 Navegacin.
Cuando una carpeta contiene otras carpetas (subcarpetas), en el Explorador aparecer un smbolo a la izquierda de la misma.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

24

Para mostrar estas subcarpetas se hace clic en el smbolo . Una vez desplegados los subniveles el signo se convierte en un signo , para indicar que el nivel ya est expandido. Haciendo clic de nuevo en el signo el nivel se vuelve a contraer. Seleccionando cualquier carpeta o subcarpeta la ventana de contenidos se actualiza mostrando los documentos y dems archivos pertenecientes a la carpeta.

3.3 Seleccin de archivos y carpetas.


Para seleccionar un elemento del Explorador, ya sea un archivo o una carpeta, basta con hacer clic sobre ste y el elemento en cuestin quedar seleccionado, apareciendo resaltado en la ventana del Explorador. En la ventana de Todas las carpetas slo es posible seleccionar un elemento. Sin embargo, en la ventana de contenidos se pueden seleccionar varios archivos o carpetas. Para seleccionar varios archivos o carpetas consecutivos, haremos clic en el primer elemento y, manteniendo pulsada la tecla [MAY], haremos clic en el ltimo elemento. De esta forma todo el conjunto queda seleccionado. Si los archivos o carpetas no son consecutivos, se necesita hacer clic sobre cada uno de los elementos deseados manteniendo pulsada la tecla [CTRL]. Por ltimo podemos seleccionar todo el contenido de una carpeta ejecutando el comando Seleccionar todo del men Edicin o bien pulsando [CTRL+E].

Servicio de Informtica Area de Sistemas

25

3.4 Mover y copiar.


Para mover uno o varios archivos de una carpeta a otra distinta de la misma unidad de disco basta con seleccionar los archivos deseados y arrastrarlos por la zona de carpetas hasta la carpeta destino. Si lo que se desea es copiar los archivos en lugar de moverlos se procede igual pero manteniendo pulsada la tecla de [CTRL] durante la operacin de arrastre. Aparecer junto al puntero del ratn un pequeo signo indicando que los archivos estn siendo copiados. Durante la copia tambin aparece una ventana indicando el avance de la operacin.

Mover datos dentro de una misma unidad es una tarea relativamente fcil para el ordenador ya que se trata de una reestructuracin que no implica ningn movimiento real. Por ello es una operacin muy rpida al contrario que la copia cuya duracin est en funcin del volumen de datos copiados. Cuando la estructura de carpetas es compleja la operacin de arrastre puede ser dificultosa. Una alternativa es utilizar el Portapapeles o rea de almacenamiento donde se puede guardar informacin temporalmente para ser transferida despus. Para mover uno o varios archivos o carpetas seleccionados al Portapapeles basta con hacer clic en el botn Cortar de la barra de herramientas (o utilizar el comando Cortar del men Edicin). Si en lugar de mover se desea copiar se emplear el botn Copiar. Posteriormente seleccionaremos la carpeta destino y pulsaremos el botn Pegar.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

26

El Portapapeles no es exclusivo del Explorador de Windows sino que es genrico para cualquier aplicacin. En general se podrn utilizar las opciones Cortar, Copiar y Pegar para transferir informacin entre distintas aplicaciones: texto, grficos, tablas, Al salir de Windows se vaca el contenido del Portapapeles. A veces, al salir de una aplicacin con el Portapapeles lleno es posible que se nos pregunte si queremos vaciarlo antes de abandonar la aplicacin.

3.5 La Papelera de reciclaje.


La Papelera de reciclaje es un rea de almacenamiento temporal para los elementos eliminados (generalmente archivos y carpetas). Esto quiere decir que cuando se elimina un archivo este realmente no se borra del ordenador sino que se mueve al la Papelera.

Si hemos eliminado un archivo por error basta seleccionarlo en la Papelera y elegir la opcin Restaurar del men contextual. Dado que la capacidad de los discos es limitada, la Papelera slo almacena los ltimos archivos eliminados. Usualmente el tamao mximo de la Papelera es un 10% de la capacidad total del disco. Para borrar definitivamente los archivos, que ocupan disco en la Papelera, se puede vaciar sta utilizando la opcin Vaciar la Papelera de reciclaje del men contextual asociado a la Papelera. Este men se puede activar desde el icono situado en el Escritorio o desde el propio Explorador.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

27

Para eliminar archivos o carpetas podemos utilizar varios mtodos. El ms sencillo es seleccionarlos y pulsar la tecla [SUPRIMIR]. Tambin pueden seleccionarse y pulsar el botn Eliminar de la Barra de herramientas o incluso arrastrarlos a la Papelera de reciclaje. Siempre que se borra uno o ms archivos aparece un cuadro de confirmacin.

Si, nada ms borrar se arrepiente, es posible recuperar los archivos eliminados sin necesidad de acudir a la Papelera. Para ello basta con pulsar [CTRL+Z].

3.6 Gestin de impresoras.


Desde el Explorador tambin podr gestionar las impresoras que le hayan sido asignadas: seleccionar cul es la impresora predeterminada, pausar la impresin, eliminar trabajos,. Pulsando en la carpeta Impresoras aparecen en la ventana de contenido todas las impresoras disponibles, con su estado, comentarios y nmero de documentos esperando en la cola.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

28

Al hacer clic sobre una impresora se puede visualizar un men contextual que, entre otras opciones, nos permite seleccionarla como impresora predeterminada. Al hacer doble clic se abre una nueva ventana en la que aparecen los trabajos en cola. El sistema nos permite cancelar o pausar trabajos siempre que sean nuestros.

3.7 Creacin de carpetas.


A menudo necesitaremos crear nuestras propias carpetas con el fin de ir almacenando nuestros archivos de una forma ordenada y coherente. Primero debemos decidir la ubicacin de nuestra carpeta. Seleccionaremos la carpeta padre y a continuacin, desde el men Archivo seleccionamos el comando Nuevo. De las opciones que aparecen elegimos Carpeta.

De esta forma se crear una carpeta nueva con el nombre Nueva carpeta. Este nombre aparece seleccionado (en color) y podemos escribir directamente el nombre deseado. Finalmente pulsaremos la tecla [INTRO] para finalizar la operacin.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

29

3.8 Otras opciones del Explorador.


Desde el Explorador se pueden realizar muchas otras operaciones tiles. Probablemente la ms interesante sea la de poder abrir documentos y ejecutar aplicaciones directamente desde la ventana de contenidos. Para ello basta con hacer doble clic en el archivo correspondiente. As, por ejemplo, si tenemos un documento Microsoft Word basta con hacer doble clic sobre l para que se arranque Word con el documento seleccionado en pantalla. Tambin resulta til poder renombrar un archivo seleccionado utilizando la opcin Cambiar nombre del men Archivo o del men contextual, o bien pulsando [F2]. El nombre del archivo aparece seleccionado y es posible escribir directamente el nuevo nombre del mismo modo que cuando se crea una carpeta nueva. Igualmente interesante es la posibilidad que ofrece la ventana de contenidos para ordenar los archivos por cualquiera de los campos mostrados: Nombre, Tamao, con slo hacer clic sobre el ttulo del campo. Un segundo clic ordena en sentido contrario. Tambin es posible ajustar el tamao de los campos llevando el puntero del ratn a la interseccin entre dos de ellos y arrastrando hasta obtener el tamao deseado. Por ltimo comentar la ventana de propiedades que se muestra cuando seleccionamos un archivo y pulsamos el botn Propiedades. En el caso de documentos Word la ventana de propiedades muestra informacin til sobre el documento.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

30

3.9 Estructura de carpetas de la Universidad.


Como ya se ha comentado en varias ocasiones, en la Universidad estamos trabajando contra un servidor compartido. Por tanto, la estructura de carpetas utilizada es la de dicho servidor. Todos los usuarios tendrn acceso a una unidad personal a la que se le asigna la letra W. El contenido inicial de esta unidad puede variar, pero en general es el mostrado por la figura:

Servicio de Informtica Area de Sistemas

31

De todas las carpetas de la unidad W, la nica en la que debera trabajar el usuario es la carpeta Personal. La carpeta Personal es el lugar de trabajo habitual del usuario. Aplicaciones como Word guardan los documentos en esta carpeta de forma predeterminada. El usuario podr crear tantas subcarpetas en Personal como considere necesario para poder organizar la informacin. La carpeta Personal no ser visible al resto de usuarios. Aunque aparentemente con el mismo nombre, cada usuario ve una carpeta diferente. Para compartir informacin todos los usuarios pueden acceder a un rea Pblica asignada a la unidad P. Dentro de esta unidad existe una carpeta Temporal llamada Tmp en la que todos los usuarios tienen permisos de lectura y de escritura. Esta carpeta se utiliza para compartir informacin entre diferentes Areas o Servicios. Adicionalmente, en la unidad P tambin existe una carpeta privada para cada Area o Servicio. As, por ejemplo, la carpeta Asuntos Generales ser de acceso restringido a los miembros de este grupo. Si los miembros del grupo desean que parte de su informacin sea visible a otros grupos basta con que utilicen los mecanismos de seguridad de archivos que se comentan posteriormente. El servidor est protegido por un sistema de copias de seguridad. Si pierde algn archivo o desea una copia anterior del mismo puede reclamarlo a ste Area de Sistemas. Se le facilitar la copia del da anterior o una ms antigua si le interesa. Todos los das se realiza una copia de seguridad de todos los datos de los usuarios. En general es posible recuperar archivos de las ltimas dos semanas, aunque tambin se sigue una poltica de copias semanales para poder recuperar, parcialmente, copias ms antiguas. Piense por un momento que ocurrira si una maana su disco duro fuese irrecuperable y podr apreciar mejor la ventaja de disponer de estas copias de respaldo sin molestia para el usuario.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

32

3.10 Seguridad de archivos.


El esquema de seguridad que establece Windows NT sobre el sistema de archivos es bastante potente y flexible. No se trata de entrar en detalle sobre todas las posibilidades que existen; de hecho, alterar los permisos de un archivo al margen de las opciones indicadas por este Area de Sistemas puede ser peligroso. Incluso podemos conseguir que nosotros mismos no seamos capaces de acceder al archivo. Antes de permitir que otro usuario pueda acceder a nuestros datos considere la posibilidad de transferir los mismos a travs de la carpeta temporal (Tmp). Si esto no fuese suficiente es necesario establecer autorizaciones. Es posible asignar autorizaciones sobre un solo archivo, sobre una carpeta o sobre todo un rbol de carpetas. Dado que la asignacin de permisos es un tema delicado si desea establecer permisos sobre una carpeta o archivo consulte con este Area de Sistemas. Le indicaremos como hacerlo personalmente.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

33

4 Introduccin a Word 97.

4.1 Introduccin.
Microsoft Word 97 es, tal vez, el procesador de textos ms difundido en el mundo de los PCs. Con la versin 6.0, Microsoft unific la numeracin para Macintosh, MS-DOS y Windows. En el caso concreto de Windows, las versiones 3, 4 y 5 no han llegado a existir, habindose pasado directamente de la versin 2.0 a la versin 6.0. Con la aparicin de Windows 95, Microsoft unific las numeraciones de los tres principales productos de Office, que pas a llamarse Office 95. En 1997 apareci Office 97, cuyos componentes principales son Word 97, Excel 97, PowerPoint 97 y Access 97. Word 97 mantiene una cierta continuidad de estilo con Word 6 aunque hay mejoras y cambios importantes. Estos cambios conllevan cambios en los formatos de los documentos, es decir, que los archivos creados por los programas de Office 97 no pueden ser ledos (en general) por las versiones anteriores. Microsoft ofrece diversas soluciones para este problema, pero la utilizacin de Terminal Server hace posible que todos los usuarios empleemos siempre la misma versin de Word por lo que no deben producirse problemas de compatibilidad. Word 97 puede mezclar en un documento textos, frmulas matemticas, imgenes, grficos, tablas, hojas de clculo, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cmo va a quedar impreso dicho documento. Esto es lo que se llama una aplicacin WYSIWYG (What You See Is What You Get). Las aplicaciones WYSIWYG son fciles de aprender y de utilizar. Debido a que los efectos de cada comando o accin pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores se detectan rpidamente y de ordinario se pueden eliminar con una simple accin. Es tambin ms fcil realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se est preparando.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

34

En los siguientes captulos daremos una introduccin bsica al procesamiento de textos utilizando Word 97. Como todo buen procesador de textos, Word 97 es un programa excesivamente complejo y con tal cantidad de posibilidades que puede llegar a confundir al usuario poco experimentado. Por eso, nos hemos centrado en los aspectos ms bsicos de modo que el usuario pueda, en pocos das, obtener resultados. Con ese mismo fin, hemos procurado adaptar el contenido a los posibles problemas que el PAS puede encontrar en el trabajo diario en nuestra Universidad En este primer captulo trataremos los aspectos bsicos de Word 97: como iniciar el programa, los componentes fundamentales de la ventana de Word, gestin bsica de archivos,

4.2 Inicio de Word


Puede accederse a Word al hacer clic sobre el icono Word de la Barra de acceso directo de Office. Haga clic en primer lugar sobre el icono Office de modo que se active la Barra de acceso directo y a continuacin haga clic sobre el icono Word. La Barra de acceso directo de Office est compuesta de varias barras de herramientas (programas, escritorio,..) y es totalmente configurable, aunque no vamos a detenernos en su uso dado que son muchos los usuarios que optan por desactivarla por no considerarla til. La forma ms habitual de abrir Microsoft Word es hacerlo desde el Men de Inicio de Windows. En el submen Programas basta con seleccionar el icono de Microsoft Word para abrirlo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

35

4.3 Conceptos bsicos.

4.3.1

Elementos de la pantalla de Word.


La ventana de Word dispone de una barra de mens y varias barras de herramientas. La mayora de los botones de estas barras de herramientas se comportan como accesos directos a comandos recogidos en los mens. Cada una de las palabras de la barra de mens cuenta con un men asociado. Por ejemplo, haciendo clic sobre la palabra Formato se muestra el men Formato.

Algunas de las opciones de men son tambin accesibles mediante combinaciones de teclas. Por ejemplo, haciendo clic sobre Edicin en la barra de mens se puede ver que la opcin Buscar tiene como alternativa de teclado la combinacin [CTRL+B]. Esto significa que mantener pulsada la tecla [CTRL] y pulsar la letra B tiene el mismo efecto que seleccionar la opcin Buscar del men. La segunda lnea de la ventana se denomina Barra de herramientas Estndar. Contiene determinado nmero de botones para desarrollar tareas comunes, como la impresin y almacenamiento de archivos. La tercera lnea es la barra de herramientas Formato. Contiene los botones relativos a la aplicacin de formatos de carcter y de texto.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

36

Debajo de las barras de mens y de herramientas aparece la ventana principal de Word o rea de trabajo. Por ltimo, en el margen inferior se encuentra la Barra de estado con informacin bsica sobre el documento (seccin, pgina, nmero de lnea,). Esta es la configuracin por defecto pero, como veremos posteriormente, existen otras barras de herramientas disponibles, e incluso pueden definirse otras personalizadas utilizando cualquier combinacin de mens y botones. Las barras de herramientas pueden arrastrarse y ajustarse al margen superior, lateral o inferior de la ventana de Word, as como dejarse flotar sobre la ventana de la aplicacin. Para comprobar la facilidad con la que se puede personalizar el aspecto de la ventana principal de Word podemos arrastrar una de las barras de herramientas hacia el centro de la ventana, convirtindola en barra flotante. Haciendo doble clic sobre el ttulo de esta barra recuperar su posicin habitual.

4.3.2

Las Ventanas de Documentos


Cada documento Word cuenta con su propia ventana de documento. Puede fijarse la posicin y tamao de esta ventana de documento. Microsoft Word permite mantener abiertos varios documentos al mismo tiempo dentro de la ventana de Word. Cada documento dispone de su propia ventana, que puede minimizarse, maximizarse para abarcar completamente el espacio disponible en pantalla o

Servicio de Informtica Area de Sistemas

37

mantenerse como ventanas flotantes. Las ventanas flotantes pueden desplazarse arrastrando su barra de ttulo. Es posible tambin aumentar o disminuir su tamao arrastrando de los bordes laterales o ngulos. La barra de ttulo de los documentos cuenta con tres botones de control en su margen derecho: minimizar. maximizar y cerrar. Un documento minimizado muestra nicamente su barra de ttulo con los botones de control de restaurar, maximizar y cerrar. En el caso de las ventanas, los botones de control se muestran en el margen superior derecho, justo debajo de los botones de control de la ventana de Word. Estos botones son minimizar, restaurar y cerrar.

4.3.3

Desplazarse por el documento.


Normalmente utilizar el ratn para desplazarse por la ventana de Word, pero tambin puede utilizar combinaciones de teclas y los elementos de la barra de desplazamiento. Si es un buen mecangrafo puede que le resulte ms cmodo utilizar el teclado para desplazarse rpidamente por un documento. Existen muchas combinaciones de teclas tiles, pero las ms habituales podran ser:
Tecla
[INICIO] [FIN] [RE PG] [AV PG] [CTRL+INICIO] [CTRL+FIN] [FLECHA IZQUIERDA] [FLECHA DERECHA] [CTRL+FLECHA IZQUIERDA] [CTRL+FLECHA DERECHA] [FLECHA ARRIBA] [FLECHA ABAJO]

Funcin
Pasa al comienzo de la lnea Pasa al final de la lnea Retrocede una pgina Avanza una pgina Salta al comienzo del documento Salta al final del documento Lleva a la posicin situada un carcter hacia la izquierda Lleva a la posicin situada un carcter hacia la derecha Lleva al comienzo de la palabra anterior Lleva al comienzo de la palabra siguiente Pasa a la lnea anterior Pasa a la lnea siguiente

Tambin suele ser cmodo utilizar la barra de desplazamiento situada en el margen derecho de la ventana del documento. El control

Servicio de Informtica Area de Sistemas

38

principal de esta barra es un cuadro que permite desplazarse rpidamente a cualquier posicin del documento. Para ello basta con hacer clic sobre dicho cuadro y arrastrarlo hasta la posicin deseada. Al hacer clic sobre el cuadro de desplazamiento Word muestra un indicador con la posicin actual. Si se arrastra el cuadro de control de la barra de desplazamiento vertical hacia arriba o abajo, cambia la informacin asociada de barra de desplazamiento. Al liberar la pulsacin del cuadro de control, Word se desplaza al nmero de pgina La barra de desplazamiento dispone de varios controles de visualizacin adicionales. Cerca de los extremos existen dos botones con una punta de flecha hacia abajo y hacia arriba, que controlan el desplazamiento del documento lnea a lnea. Los botones con doble punta que se encuentran cerca del margen inferior desplazan el texto pgina a pgina (aunque esto puede modificarse).

4.3.4

El botn derecho del ratn.


Si hace clic con el botn derecho sobre determinadas reas de la ventana de Word, se mostrar un men emergente conteniendo una lista de opciones habituales. Las opciones disponibles en este men varan tanto en funcin del elemento sobre el cual se haga clic como del contexto. Muchas de las funciones que aparecen dentro de la barra de mens se encuentran tambin disponibles dentro de este men emergente.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

39

4.4 Gestin de Documentos.

4.4.1

Creacin de un documento nuevo.


Los documentos de Word se basan en plantillas o modelos que le ayudan a crear nuevos documentos. Algunas plantillas incorporan asistentes que le guiarn durante la creacin del documento. Para crear un nuevo documento en blanco haga clic en el botn . Para crear un documento basado en una plantilla haga Nuevo clic en Archivo y Nuevo. Aparecer un cuadro de dilogo con las diferentes plantillas disponibles.

La plantilla genrica Documento en blanco es la utilizada cuando se crea un documento nuevo con el botn Nuevo. El resto de plantillas ofrecen diseos predefinidos que pueden tomarse como modelo. Las hemos programado adaptndolas a las necesidades de nuestra Universidad y, como se ver en un captulo posterior, facilitan considerablemente el trabajo del usuario. Las plantillas marcadas con el smbolo del asistente llevan incorporado un asistente que le guiar paso a paso en la creacin de un documento.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

40

4.4.2

Apertura de un documento existente.

Para abrir un documento se utiliza normalmente el botn Abrir . Tambin se puede emplear la opcin Abrir del men Archivo. Al hacerlo aparece el cuadro de dilogo Abrir, que muestra los archivos de la carpeta activa.

Para abrir un documento se puede hacer doble clic sobre l o bien seleccionarlo y pulsar sobre el botn Abrir. Este cuadro de dilogo ofrece muchas opciones tiles. El botn Propiedades permite obtener informacin sobre los documentos antes de abrirlos y el botn Vista Previa muestra una previsualizacin del documento. El resto de los campos y el botn Buscar le ofrecen diferentes formas de localizar documentos en funcin de mltiples parmetros: nombre, fecha, asunto, autor, Otro mtodo para abrir un documento existente que se haya editado recientemente es seleccionarlo desde el submen Documentos del Men de Inicio de Windows. Esto abrir Word y mostrar el documento en su ventana principal. Los cuatro ltimos documentos tambin aparecen en el men Archivo. Un efecto similar se consigue haciendo doble clic sobre el documento desde la carpeta correspondiente en el Explorador de Windows o desde Mi PC.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

41

4.4.3

Guardar un documento.
Para guardar el documento actual puede utilizar el botn Guardar o bien la opcin Guardar del men Archivo. Recuerde guardar en disco sus documentos frecuentemente durante su edicin, ya que de otro modo un corte de tensin o bloqueo del ordenador podran ocasionar la prdida de muchas horas de trabajo. Si es la primera vez que salva un documento aparecer un cuadro de dilogo que le permite elegir un nombre y la carpeta en la que desea guardar el documento.

La opcin Guardar como del men Archivo siempre muestra este cuadro de dilogo y le permite guardar el documento en disco con un nombre distinto, en un formato de documento diferente o en una nueva ubicacin. Word dispone de un amplio repertorio de convertidores de texto que le permiten trabajar con documentos creados tanto por otros procesadores de textos como por versiones anteriores de Microsoft Word. En el momento de salvar puede elegir un formato distinto al predeterminado de Word. Esto slo debera hacerse para exportar documentos fuera de la Universidad ya que todos los usuarios de nuestra Universidad trabajan con la misma versin de Word y, por tanto, el mejor formato de almacenamiento es el predeterminado de Word.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

42

4.4.4

Cerrar documentos.
Una vez que haya terminado de editar un documento utilice la opcin Cerrar del men Archivo para cerrarlo y eliminarlo del rea de trabajo. En el caso de que se hayan introducido cambios desde la ltima vez que se guard en disco, o bien que se trate de un nuevo documento que no se haya guardado en disco anteriormente, se mostrar un mensaje de aviso preguntando si de desean guardar los cambios. Para cerrar todos los documentos debe mantenerse pulsada la tecla [MAY] mientras se hace clic sobre Archivo y finalmente sobre Cerrar todo. En este caso se ofrecen las mismas tres opciones descritas anteriormente para los archivos abiertos con cambios sin guardar.

4.4.5

Recuperacin ante fallos.


Como se ha mencionado anteriormente, es importante guardar con frecuencia en disco los documentos activos. Si se produce un error es conveniente tener en disco la copia ms reciente posible. Por esta razn Word guarda peridicamente en disco el documento actual sin necesidad de que se lo indiquemos expresamente a travs de las opciones de Guardar vistas en la seccin anterior. Si el documento se salva o se descarta normalmente, Word elimina esta copia automtica. Si, por el contrario, se produce un error durante la edicin de un documento, Word nos permite recuperar las ltimas modificaciones realizadas a partir de esta copia de autorrecuperacin. Por defecto, Word realiza una copia de autorrecuperacin cada diez minutos, pero es posible modificar este comportamiento. Es importante tener en cuenta que esta opcin de autorrecuperacin nos previene ante fallos del servidor, que es dnde se est ejecutando Word. En un entorno Terminal Server como el implementado en nuestra Universidad si el PC cliente falla, o hay un problema de comunicaciones, lo nico que ocurre es que se pierde la conexin con el servidor. Por tanto, al restablecer la conexin todos nuestros trabajos permanecen intactos, incluidos los documentos Word tal y como los habamos dejado.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

43

4.5 Opciones bsicas de visualizacin.

4.5.1

Las vistas del documento.


Word suele mostrar en pantalla una representacin bastante fiel del resultado final que se obtendr sobre el papel. Sin embargo, a veces es preferible trabajar con representaciones simplificadas del documento o que muestran claramente la estructura del mismo. De ah nace el concepto de vistas del documento. La vista Normal resulta cmoda en general para la edicin y redaccin. Este modo omite las cabeceras y pies de pgina, as como las imgenes, para concentrarse mejor en el texto. En esta vista se muestran los saltos de pgina como lneas horizontales de puntos. En la vista Diseo de pgina puede verse la apariencia del documento en el momento de su impresin. La vista Diseo en pantalla es similar a la de Diseo de pgina pero adaptada a la utilizacin de monitores pequeos o de difcil lectura (porttiles). Emplea fuentes ms grandes y aumenta el espacio entre lneas para mejorar la legibilidad. La vista Esquema muestra el documento de forma esquemtica y permite simplificar el texto de modo que se obtenga una visin global del mismo. Es posible cambiar de una vista a otra utilizando los cuatro botones situados en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento. Desde el men Ver se acceden a varias vistas adicionales. Una vista especialmente interesante es la que se muestra con el botn Vista Preliminar. En este modo, el documento se muestra exactamente como se imprimir pero ajustando las pginas para que se visualicen completamente en la pantalla del monitor. Es posible tambin cambiar la escala de visualizacin as como el nmero de pginas mostradas simultneamente.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

44

4.5.2

Las barras de herramientas.


Como ya hemos visto, Word muestra por defecto dos barras de herramientas en el margen superior de la ventana principal. Tambin hemos comprobado la facilidad con la que es posible desplazar estas barras de herramientas a diferentes lugares del rea de trabajo. Adems de estas dos barras de herramientas bsicas, Word dispone de otras barras de herramientas especializadas que agrupan botones asociados a tareas como la creacin de tablas o la manipulacin de imgenes. Para mostrar estas barras de herramientas adicionales puede acceder a la opcin Barras de herramientas del men Ver o bien pulsando el botn derecho del ratn sobre una de la barra de herramientas mostradas. No slo puede elegir las barras de herramientas visibles, sino que es posible personalizar la composicin de estas barras de herramientas, aadiendo y quitando botones de las mismas o creando nuevas barras de herramientas. Todo esto se realiza haciendo clic sobre Ver, Barras de herramientas y Personalizar. Es aconsejable que, al principio, el usuario no modifique la composicin de las barras de herramientas ya que puede perder algunos elementos que, si bien fcilmente recuperables, pueden dificultar el aprendizaje de Word.

4.5.3

La Regla de Word.
Las Regla es una herramienta que facilita la creacin y modificacin de mrgenes, sangras, tabulaciones, En el men Ver puede activar o desactiva la regla de Word. La regla se emplaza en el margen superior de la ventana del documento y, por defecto, se encuentra activa.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

45

4.5.4

Mostrar smbolos y formatos.


Usualmente es preferible que en pantalla aparezca el texto lo ms parecido a cmo se imprimir posteriormente. Sin embargo, a veces nos puede interesar conocer exactamente dnde se encuentran los saltos de pgina, retornos de carro, tabulaciones,

de la barra de herramientas, activa El botn Mostrar u ocultar o desactiva un modo especial en el que se muestra mediante smbolos todos estos controles de impresin. Por otro lado, para mostrar informacin sobre los cdigos de formato de prrafo y fuente de Word de un documento, haga clic sobre Ayuda y Qu es esto?. A continuacin haga clic sobre cualquier posicin de la pgina. Al hacerlo se mostrar un mensaje informativo que especifica los formatos de fuente y prrafo relativos a la posicin del texto.

4.6 La Ayuda de Word.


Microsoft Word dispone de un sistema de ayuda muy sofisticado que permite al usuario aprender mientras trabaja. Desde sugerencias en pantalla hasta libros en lnea pasando por el Ayudante de Office.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

46

4.6.1

Informacin general.
Todas las opciones de ayuda que ofrece Word se agrupan bajo el men identificado por el smbolo de interrogacin.

La opcin Contenido e ndice muestra la ayuda habitual en la mayora de las aplicaciones Windows, con todos los temas de ayuda disponibles.

Aparece un cuadro de dilogo estndar que permite consultar la ayuda como si se tratara de un libro (ficha Contenido) o buscar informacin a travs de todas sus pginas (fichas ndice y Buscar).

4.6.2

Sugerencias en pantalla.
Si no sabe en qu consiste o cul es la funcin de un elemento de la pantalla, las sugerencias en pantalla le proporcionan una breve explicacin. Existen sugerencias en pantalla para comandos, elementos de cuadros de dilogo, botones de las barras de

Servicio de Informtica Area de Sistemas

47

herramientas y desplazamiento.

zonas

de

pantalla,

como

las

barras

de

Si est trabajando en un cuadro de dilogo, haga clic en el botn de y despus en el elemento que desee para ver las interrogacin sugerencias en pantalla. Si no hay cuadro de dilogo en pantalla, haga clic en la opcin Qu es esto? del men de Ayuda y, a continuacin, en el elemento de la pantalla que desee.

4.6.3

El Ayudante de Office.
El Ayudante de Office es una herramienta que le puede ayudar mientras trabaja. En funcin de las tareas que est realizando puede mostrar sugerencias ms o menos tiles. Sin embargo, el Ayudante consume demasiados recursos de la mquina servidora y es preferible tenerlo desactivado en entornos multiusuario como el nuestro (Terminal Server). Aun as, se le puede sacar mucho partido al Ayudante. De hecho, las mltiples sugerencias no solicitadas pueden acabar agotando al ms paciente de los usuarios y, al final, es preferible usarlo slo cuando realmente lo necesitamos. Cuando se encuentre en mitad de una tarea y necesite ayuda, puede activar el Ayudante de Office. Existen tres formas de activarlo: haciendo clic en el botn Ayudante de Office, eligiendo la opcin Ayuda de Microsoft Word del men de Ayuda o pulsando la tecla
[F1].

En funcin del trabajo que est realizando, el Ayudante puede mostrar una lista de temas de ayuda relacionados. Si esta lista no incluye la informacin que desea, escriba una pregunta con sus propias palabras y el Ayudante le dar una nueva lista de temas entre los que podr elegir.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

48

En esta lista encontrar distintos tipos de ayuda, desde informacin general o de referencia, hasta procedimientos paso a paso y ejemplos visuales. Cuando haya finalizado su consulta debe cerrar el Ayudante. Para ello no basta con pulsar el botn Cerrar, sino que debe cerrar la ventana del Ayudante haciendo clic en el botn de control .

Servicio de Informtica Area de Sistemas

49

Formato de texto y pginas con Word.

Continuamos en este captulo con aspectos bsicos sobre la manipulacin del texto y la aplicacin de formatos.

5.1 El teclado.
El teclado del ordenador tiene una disposicin de teclas igual que la de una mquina de escribir, lo que permite introducir texto fcilmente. En un ordenador, sin embargo, se dispone tambin de teclas Especiales para desarrollar funciones no disponibles en una mquina de escribir. Entre estas teclas se encuentran las teclas de escape [ESC], de control [CTRL] o la tecla [ALT]. Si embargo, quizs la tecla especial ms importante sea la tecla [INTRO]. En Word sta se emplea para iniciar nuevos prrafos. Al pulsar [INTRO] el cursor pasa automticamente a la siguiente lnea de modo que pueda iniciarse un nuevo prrafo.

5.2 Manipulacin de texto.

5.2.1

Seleccin.
Antes de poder mover, copiar o aplicar formatos a un texto debe seleccionarlo. Para ello existen varios mtodos, pero el ms empleado suele ser utilizando el ratn.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

50

Para seleccionar un texto lleve el cursor del ratn a la posicin inmediatamente anterior del carcter que desea seleccionar. Haga clic con el botn izquierdo del ratn y mantngalo pulsado. Arrastre el cursor del ratn sobre el carcter o caracteres que desea seleccionar, que se mostrarn resaltados. Por ltimo, libere la pulsacin del botn del ratn para finalizar la seleccin. A veces es complicada la seleccin de texto usando slo el ratn. Una alternativa til es emplear la tecla [MAY]. En lugar de arrastrar el ratn, se pulsa esta tecla y se hace un nuevo clic inmediatamente despus del ltimo carcter que se desea seleccionar. La seleccin estar ahora completa y todos sus caracteres resaltados. Si slo desea seleccionar una palabra basta con hacer doble clic sobre la misma. Un triple clic seleccionar un prrafo completo.

5.2.2

Insercin y copia de texto.


Para insertar texto basta desplazar el cursor hasta el punto de insercin y escribir. Para insertar smbolos especiales como o J debe utilizar la opcin Smbolo del men Insertar. Si desea sobrescribir a partir del punto de insercin debe hacer doble clic en SOB sobre la barra de estado. Cuando haya terminado de sobrescribir debe desactivar esta opcin haciendo de nuevo doble clic en SOB. Si al insertar texto haba una seleccin activa sta ser sustituida por el nuevo texto. Tambin puede eliminar texto usando las teclas de Suprimir [SUPR] y Retroceso . La manera ms fcil de mover un texto en distancias cortas es con el mtodo de arrastrar y colocar. Para ello seleccione un texto y haga clic sobre l arrastrando el puntero del ratn hacia la nueva ubicacin. Si durante la operacin de arrastre mantiene pulsada la tecla de [CTRL] el texto se copiar en lugar de moverse. Para mover o copiar texto entre puntos distantes de un documento o incluso para llevarlo fuera de Word, se utilizan las opciones Cortar, Copiar y Pegar del men de Edicin. Puede pegar el texto tantas veces como desee ya que ste

Servicio de Informtica Area de Sistemas

51

permanece en el Portapapeles, zona de almacenamiento temporal, hasta que corte o copie otro texto.

5.2.3

Correccin de errores.
Para deshacer un error como, por ejemplo, si ha borrado accidentalmente una palabra, haga clic en el botn Deshacer. Puede pulsar este botn varias veces para deshacer los ltimos cambios. Tambin puede seleccionar el cambio concreto que desea deshacer utilizando el men desplegable que incorpora este botn. Si se arrepiente de alguna de las operaciones de deshacer, puede volver a aplicarlas haciendo clic en el botn de Rehacer.

5.3 Gestin bsica de formatos.


Los procesadores de texto como Word han permitido que cualquiera pueda obtener resultados profesionales antes slo reservados a los talleres de impresin. Ahora es posible aplicar mltiples formatos a un texto incluyendo cambios en las fuentes de letra utilizadas, mrgenes, colores, Las opciones bsicas de formato son Negrita, Cursiva y Subrayado. Se dispone de un botn para cada uno de ellos en la barra de herramientas Formato, aunque en general es ms cmodo cambiar el estilo usando las teclas equivalentes [CTRL+N], [CTRL+K] y [CTRL+S] para activar y desactivar la negrita, cursiva y subrayado, respectivamente. Cabe tambin la posibilidad de hacer doble clic sobre una palabra, y seguidamente utilizar una combinacin de teclas o botn de estilo para afectar a la palabra completa. Para cambiar el tipo de letra o el tamao se utilizan los mens desplegables situados en la barra de herramientas Formato.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

52

La opcin Fuente del men Formato muestra un cuadro de dilogo en que aparecen mltiples opciones para controlar el aspecto de una fuente de letra.

Es posible elegir el tipo de letra, el tamao (en puntos), color, Aunque los cambios de fuente pueden resultar muy efectivos en algunos documentos, en general, se considera que para favorecer la legibilidad de los mismos un documento no debera incluir ms de tres o cuatro tipos de letra diferentes.

5.3.1

Formato de prrafos.
Para mejorar el aspecto visual y la legibilidad de los documentos tambin pueden emplearse el ajuste de alineacin, las sangras, el interlineado y el espacio entre prrafos. Estos cambios de formato se aplican a prrafos completos al contrario que los formatos anteriores (negrita, cursiva, ) que podan aplicarse tanto a un prrafo como a una seleccin de caracteres. En la barra de herramientas Formato se encuentran las opciones bsicas de alineacin de prrafo: izquierda, centrado, derecha y justificado. Para aumentar o disminuir la sangra de un prrafo basta situarse en el prrafo deseado y pulsar los botones correspondientes de la

Servicio de Informtica Area de Sistemas

53

barra de herramientas. Si la Regla de Word est activada, en ella aparecern los marcadores de sangra que permiten ajustar fcilmente el nivel de sangra. Hay dos marcadores, uno para la primera lnea y otro para el resto de lneas del prrafo. Es posible definir con precisin el formato de un prrafo accediendo a la opcin Prrafo del men Formato que muestra un cuadro de dilogo con todas las caractersticas del prrafo.

En este cuadro, adems de aspectos como la alineacin o la sangra, podemos indicar el interlineado (sencillo, doble,), los saltos de pgina o el espaciado. Este ltimo se indica en puntos, como el tamao de las fuentes. Es muy importante acostumbrarse a utilizar el espaciado entre prrafos. Dado que es posible indicarle a Word el espacio que debe dejar antes y despus del prrafo no es necesario emplear lneas en blanco para separar prrafos. De la misma forma, es posible pedir a Word que varios prrafos se mantengan juntos y que evite las llamadas lneas viudas (aquellas que quedan aisladas al principio o al final de una pgina). El uso adecuado de estas posibilidades elimina la necesidad de incluir saltos de pgina de modo que la adicin de texto a un documento no suponga la revisin completa del mismo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

54

5.3.2

Formato de pgina.
Tambin puede modificar el aspecto de la pgina como un todo modificando los mrgenes del documento. Si la Regla est activada puede ver los marcadores de mrgenes. Si la sangra del prrafo actual es nula, a veces es difcil distinguir el marcador de margen del marcador de sangra. Asegrese de que el puntero del ratn es una doble fecha antes de arrastrar. A veces es ms fcil ajustar los mrgenes y comprobar el efecto si se trabaja en la Vista Preliminar.

Los encabezados o los pie de pgina son texto que aparece en la parte superior e inferior de cada pgina. Para agregarlos hay que hacer clic en Encabezado y pie de pgina (men Ver). Aparecern unos cuadros para introducir los encabezados y pies de pgina. Tambin se activa una barra de herramientas con opciones de autotexto que permiten insertar el nmero de pginas, la pgina actual, el autor, fechas, Si lo nico que se desea es numerar las pginas, no es necesario incluir pie de pgina sino que basta con elegir la opcin Nmeros de pginas del men Insertar. La opcin Configurar pgina del men Archivo permite ajustar varias opciones globales del documento tales como tamao de papel (A4, Ejecutivo, Legal,), orientacin, mrgenes, Es importante elegir siempre el tamao de papel A4; de lo contrario las impresoras detendrn la impresin hasta que se le suministre el papel adecuado.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

55

6 Conceptos avanzados de Word .

6.1 Revisin ortogrfica y gramatical.


Word dispone de potentes herramientas de correccin ortogrfica y gramatical. La opcin Ortografa y gramtica del men Herramientas muestra un cuadro de dilogo que permite revisar la correccin ortogrfica de un documento mostrando sugerencias ante las palabras no encontradas en los diccionarios incorporados.

Una forma ms cmoda de revisar la ortografa de un documento completo es utilizar el icono de Estado de ortografa y gramtica de la barra de estado. Haciendo doble clic sucesivamente sobre este icono puede acceder a todos los errores detectados por Word. Pero es sin duda la posibilidad que ofrece Word de revisar el texto mientras escribe la ms interesante de todas. Si al escribir Word detecta un posible error ortogrfico marcar la palabra dudosa con un subrayado ondulado en rojo. Si hacemos clic con el botn derecho del ratn mostrar un men contextual con las posibles correcciones y otras opciones de correccin ortogrfica.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

56

Este men tambin nos permite omitir la palabra para que Word no la vuelva cuestionar o bien aadirla a nuestro diccionario particular. Esta ltima opcin hay que usarla selectivamente dado que puede dar lugar a futuros errores. Word tambin puede corregir la gramtica detectando posibles errores de escritura como la no concordancia en gnero y nmero, el uso de los tiempos verbales, En general esta posibilidad entorpece el uso de Word y conviene desactivarla. Adems de la correccin ortogrfica y gramatical, Word ofrece un diccionario de sinnimos y antnimos al que se accede desde la opcin Idioma del men Herramientas.

6.2 Listas.
Una forma habitual de organizar un documento es incluir prrafos de tipo listas. Las listas suelen numerarse cuando sugieren pasos a seguir; en otros casos se marcan con vietas como o . Para convertir en lista un conjunto de prrafos basta con seleccionar dichos prrafos y hacer clic sobre el botn Numeracin o Vietas. Otra forma de crear listas es aprovechar las opciones de autotexto de Word. Si se desea crear una lista numerada basta con empezar el prrafo por el primer nmero o letra de la secuencia, seguido de un punto o de un parntesis, como 1. o A) o i. y pulsar la tecla de tabulacin. A partir de ese momento Word continuar numerando los siguientes prrafos de forma sucesiva. Si lo que se desea crear es una lista con vietas se emplea un asterisco (*) o el smbolo mayor que (>) seguido de la tecla de tabulacin. La opcin Numeracin y vietas del men Formato nos permite disear el aspecto de una lista de forma precisa.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

57

6.3 Tabulaciones.
Podemos establecer las posiciones de Tabulacin de un documento de manera que se ajusten a nuestras necesidades. Esto supone un medio sencillo de sangrar texto y establecer un espaciado uniforme para cada lnea, especialmente indicado si deseamos mostrar texto en forma de tabla. Durante la redaccin del documento, si pulsa la tecla [TAB] el cursor salta automticamente a la siguiente posicin de tabulacin. Las posiciones de tabulacin son visibles a travs de la Regla Horizontal. Las posiciones de tabulacin por defecto se encuentran situadas cada 0.5 pulgadas, pero puede cambiarse en cualquier momento. Para definir una nueva tabulacin, basta con hacer clic sobre la regla en la posicin que se desee. Para desplazar una posicin de tabulacin basta con arrastrarla sobre la regla con el ratn hasta una nueva ubicacin. Para eliminar una posicin de tabulacin, debe arrastrarse fuera de la regla. Existen varios tipos de tabulacin (izquierda, centrada, derecha,) que pueden seleccionarse con el botn situado en el extremo izquierdo de la Regla. La opcin Tabulaciones del men Formato permite ajustar con las tabulaciones de un prrafo detalladamente.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

58

6.4 Buscar.
Siempre que se trabaja con documentos extensos se hace necesario una herramienta de bsqueda que nos ayude a localizar una palabra o conjunto de palabras. La opcin Buscar del men Edicin muestra un cuadro de dilogo que permite ste tipo de bsquedas y que ofrece posibilidades mucho ms avanzadas.

Podemos dirigir la bsqueda a travs de todo el documento o nicamente de un bloque de ste. Esta se puede efectuar hacia delante, atrs, o en ambas direcciones a partir de la posicin del cursor. Tambin podemos localizar palabras que se ajusten a un determinado patrn utilizando un asterisco (*) para sustituir a uno o ms caracteres y una interrogacin (?) para sustituir a un solo carcter. Por ejemplo, la bsqueda de S?l localizara las palabras Sal y Sol y la bsqueda de Pe* encontrara todas las palabras que empiecen por Pe. La ficha Reemplazar permite sustituir las palabras encontradas por otras una a una conforme se van localizando o bien todas de una vez sin comprobaciones adicionales. En ambos modos, Buscar y Reemplazar, Word ofrece opciones adicionales para perfeccionar la operacin de bsqueda como por ejemplo cambiar todas las apariciones de una palabra por la misma palabra pero en cursiva.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

59

6.5 Tablas.
Las Tablas resultan de utilidad para organizar y mostrar informacin. Son tiles para organizar listas, mostrar filas o imgenes, y para ofrecer un mtodo ms claro y sencillo de mostrar informacin tabular como catlogos. Las tablas permiten mostrar informacin de modo profesional, y evitan la necesidad de introducir cabeceras repetitivas. Las tablas hacen tambin posible aplicar ms de un tipo de formato en una misma lnea, permitiendo alinear grficos, texto y nmeros de manera ms precisa. Adems, es posible tanto convertir el texto existente en tabla como una tabla en texto. La forma bsica de crear una tabla es utilizar el botn Insertar tabla de la barra Formato y, a continuacin, arrastrar el ratn para resaltar las filas y columnas deseadas. Una vez insertada la tabla es posible mejorar el aspecto seleccionando la tabla y eligiendo la opcin Autoformato del men Tabla.

Tambin puede crear la tabla y simultneamente elegir el formato empleando la opcin Insertar tabla del men Tabla. Pero seguramente sea la opcin Dibujar tabla la ms atractiva para crear tablas complejas.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

60

Al hacer clic sobre el botn Dibujar tabla aparece una nueva barra de herramientas con diversas opciones relacionadas con la creacin de tablas:

El botn Dibujar tabla de esta nueva barra de herramientas nos permite trazar una tabla sobre la pantalla del mismo modo que la dibujaramos sobre un papel. Es posible tambin eliminar e insertar nuevas filas, columnas o celdas, ordenar alfabticamente por una columna, o incluso realizar pequeas operaciones matemticas. Por ltimo resaltar que el uso de tablas permite mejorar el aspecto de un documento combinando logotipos y diferentes tipos de letra para formar cabeceras.

UNIVERSIDAD DE CRDOBA
Rectorado

6.6 Impresin.
La opcin Imprimir del men Archivo abre el cuadro de dilogo de impresin.

En l podemos elegir la impresora deseada y controlar muchos aspectos bsicos del proceso de impresin: nmero de copias, rango a imprimir del documento,

Servicio de Informtica Area de Sistemas

61

El botn Opciones muestra opciones adicionales de impresin tales como la calidad o la bandeja de papel que deseamos utilizar.

El botn Propiedades muestra el cuadro de dilogo de la impresora seleccionada. Las opciones que aparecen en este cuadro dependen del modelo pero, para los modelos ms recientes, suelen permitir el control de todas las caractersticas de la impresora. Antes de imprimir es interesante utilizar el botn de Vista Preliminar. En este modo se tiene una visin global del documento encuadrado en el papel, incluyendo cabeceras y pies de pgina.

En la Vista Preliminar se puede elegir entre ver pgina a pgina o ver varias pginas de una sla vez. Tambin es posible aumentar o disminuir la escala segn nos convenga.

6.7 Bordes y sombreados.


Es posible aadir bordes y fondos sombreados a prrafos, tablas e imgenes. Por ejemplo, puede interesar una lnea debajo de una cabecera o una barra lateral para resaltar un prrafo. Para agregar un borde o sombreado hay que seleccionar el elemento deseado y hacer clic en el botn Tablas y bordes. Con ello aparece la barra de herramientas de Tablas y bordes.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

62

En esta barra de herramientas debemos seleccionar el botn de Borde y elegir e tipo de borde deseado. Podemos cambiar tambin los colores del borde y del fondo empleados as como el tipo de lnea. La separacin entre el borde y el elemento se puede ajustar arrastandolos directamente con el ratn. Un control completo de bordes y sombreados se obtiene usando la opcin Bordes y sombreados del men Formato.

6.8 Estilos.
Cuando se escriben documentos extensos es normal querer aplicar las mismas caractersticas de formato a diferentes prrafos. Por ejemplo, los ttulos de las secciones de un informe podran ir todos en negrita, con un determinado tipo de letra y centrados en la pgina.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

63

Si el documento es pequeo se pueden aplicar manualmente estos cambios de estilo a cada uno de los ttulos. Sin embargo, cuando el documento es largo y se quiere garantizar la homogeneidad es necesario recurrir a los estilos. Un estilo es un conjunto de caractersticas de formato a las que se le asigna un nombre. Lo ms frecuente es que un estilo se base en otro previo al que le aade algunas caractersticas nuevas. Por ejemplo, a los cambios mencionados anteriormente podramos llamarle Ttulo 1. Cada vez que aparezca un ttulo en el informe bastara con aplicar el estilo Ttulo 1. Podramos definir, adems, otros estilos Titulo 2, Titulo 3, con las caractersticas de formato de los ttulos de segundo, tercer nivel, El estilo queda asociado al prrafo de modo que si se cambia la definicin del estilo se actualiza automticamente en todo el documento. As, es fcil cambiar todos los ttulos de primer nivel para que vayan, por ejemplo, en azul. Los estilos se pueden almacenar en las plantillas de modo que siempre exista un conjunto de estilos predefinidos con los que comenzar a trabajar. En la esquina superior izquierda de la barra Formato se muestra el estilo del prrafo actual. Abriendo las lista se puede cambiar fcilmente a otro estilo. El estilo predefinido para el texto se llama Normal.

Se pueden crear y modificar estilos usando la opcin Estilo del men Formato. Aunque al principio puede ser algo confuso y

Servicio de Informtica Area de Sistemas

64

parezca que es ms fcil definir libremente los formatos, a la larga es mucho ms rentable trabajar con estilos. Sobre todo cuando se definen plantillas o cuando se trabaja con documentos extensos (manuales, informes,).

Servicio de Informtica Area de Sistemas

65

7 Uso de plantillas con Word.

7.1 Introduccin.
Como se ha comentado en captulos anteriores, Word puede utilizar plantillas para facilitar la creacin de documentos y para mantener la homogeneidad entre los diferentes escritos generados por una organizacin. Con la creacin de plantillas se consigue que todos empleemos elementos comunes tales como el logotipo de la Universidad, mrgenes, tipos de letra, Adems, cuidando el diseo de las plantillas se puede facilitar considerablemente la creacin de los documentos ms habituales como oficios, faxes o cartas. Se puede conjugar el uso de plantillas con la utilizacin de listas de correspondencia, lo que nos permitir enviar un mismo escrito personalizado para cada uno de los integrantes de una de estas listas. Como veremos ms adelante el empleo de listas de correspondencia suele ofrecer resultados ms profesionales que el habitual empleo de etiquetas. An as, dado que el uso de etiquetas puede ser necesario en muchas ocasiones, hemos incluido un asistente especial para la generacin de las mismas que permite la generacin sencilla de todo tipo de etiquetas.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

66

7.2 Plantillas de la Universidad de Crdoba.


En toda organizacin y, posiblemente con ms razn en un organismo pblico como la Universidad de Crdoba, es importante mostrar cierta coherencia corporativa que se plasma de forma evidente en los escritos que genera. Se ofrece una imagen negativa de coordinacin cuando la organizacin no ha sido capaz de definir cul es el aspecto y contenido bsico de documentos tan habituales como un Oficio que, adems, pueden tener valor legal. Tradicionalmente, para escribir un nuevo documento, el usuario utiliza uno antiguo que sea lo ms parecido y modifica el contenido. Si no tiene ninguno, crea uno nuevo o le pide a un compaero que le proporcione uno que le sirva de ejemplo. El resultado es que cada usuario genera sus documentos personalizados sin que exista ningn nivel de coordinacin. Algunos documentos no normalizados se prestan a que el usuario aada su toque personal, pero los documentos bsicos deberan estar estandarizados: oficio, fax, comunicacin interna, carta o saluda. Nosotros hemos propuesto una serie de plantillas bsicas para estos documentos ms comunes. No son plantillas definitivas sino slo una propuesta. De hecho, no es el Servicio de Informtica el ms indicado para realizar estas propuestas. Nuestra labor consiste en aportar la infraestructura tcnica para que se pueda conseguir la homogeneizacin de documentos y esperamos que algn rea de esta Universidad asuma la competencia. Otros documentos s que estn normalizados (como la documentacin enviada al rea de Gestin Econmica), pero suele ser habitual el intento ms o menos afortunado de hacer coincidir el texto sobre una fotocopia del preimpreso. Hemos incluido algunas plantillas de preimpresos de ejemplo. Se pueden aadir todos aquellas que los usuarios consideren tiles. Los preimpresos incluidos slo pretenden mostrar lo fcil que resulta la generacin de estos documentos utilizando plantillas.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

67

7.2.1

El asistente para plantillas.


Hemos comentado anteriormente que el Asistente de Word es una herramienta que consume bastante recursos y su efecto se deja notar en un entorno multiusuario como el nuestro. Sin embargo, tambin se advirti que puede llegar a ser muy til en ocasiones. Precisamente es en la utilizacin de plantillas donde su uso puede ser ms gratificante. De hecho, las plantillas diseadas para la Universidad de Crdoba incorporan asistentes que se han programado para facilitar la creacin de documentos. Existen varios modelos de plantilla (oficio, carta, saluda,) que comparten un asistente con funciones muy similares. El asistente nos muestra modelos habituales del tipo de documento elegido y nos permite seleccionar aspectos como la utilizacin de papel con membrete o la inclusin de una firma digitalizada. Dada la similitud entre plantillas vamos a analizar con ms detalle una de ellas: el Oficio.

7.2.2

La plantilla de Oficios.
Al crear un documento nuevo utilizando la plantilla Oficio aparecer el Asistente para Oficios.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

68

Pulsando en el botn azul situado junto a la opcin Oficio genrico se crear un nuevo documento con el siguiente formato.

La cabecera del oficio muestra el logotipo de la Universidad de Crdoba y el nombre del rea / Seccin a la que pertenece el usuario.

A la derecha aparece el marco tpico de los oficios incluyendo fecha, referencia, asunto y destinatario. Todos los campos son modificables con slo hacer clic con el ratn. El texto principal se escribe haciendo clic en Introduzca aqu el texto. Por ltimo aparece la seccin de firma, con el cargo y el nombre de la persona responsable del rea.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

69

Muchos aspectos de esta plantilla (rea, Seccin, firma,) son configurables por el usuario como veremos posteriormente. En cualquier caso no hay que olvidar que aunque partimos de una plantilla el documento generado es nuestro. Es decir, que este documento puede modificarse tanto como sea necesario antes de imprimirlo o de guardarlo. La plantilla no tiene por qu generar un documento definitivo, sino slo uno que nos sirva de muestra. La plantilla original nunca se modifica.

7.2.2.1 Opciones del asistente.


El Asistente de oficios puede mostrar varias opciones adicionales. Por un lado estn las casillas de verificacin y, por otro, los modelos. Si se marca la casilla Papel con membrete, el asistente no incluir en el oficio el logotipo de la Universidad de modo que se pueda emplear papel con membrete preimpreso. Normalmente esta opcin slo se utilizar cuando se desea utilizar un membrete en color. Si se marca la casilla Incluir firma el asistente incluir la firma digitalizada del responsable correspondiente. En general, la firma digitalizada slo se emplear cuando se trate de enviar un oficio a mltiples destinatarios o cuando el documento carezca de valor legal. Para poder disponer de la firma digitalizada debe contactar con este rea de Sistemas.

7.2.2.2 Modelos.
Por ltimo estn los modelos. Un modelo de oficio es el contenido que deseamos que aparezca como texto. El resto del oficio permanece idntico al oficio genrico, pero se sustituye el campo Introduzca aqu el texto por el texto del modelo. Para crear un nuevo modelo de oficio basta escribir el texto en un documento nuevo y salvarlo en la carpeta Modelos\Oficios de la carpeta compartida para nuestro rea. Por ejemplo, cada vez que el Servicio de Informtica da de alta un usuario en el sistema necesita enviar un oficio con un texto predeterminado. Podemos escribir este texto en Word y salvar el documento con el nombre Alta de usuarios en la carpeta P:\Informtica\Modelos\Oficios.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

70

El asistente para oficios lee los modelos disponibles y muestra la lista junto al Oficio Genrico.

Seleccionando Alta de usuarios, el asistente genera un oficio con el texto correspondiente y cambia el campo asunto por Alta de usuarios. De nuevo, esto no es ms que una ayuda inicial de modo que el usuario puede cambiar a voluntad el documento generado aunque, en muchas ocasiones, ste se limitar a imprimir el resultado.

Eligiendo adecuadamente los modelos de oficio se facilita considerablemente el trabajo del usuario. Este rea de Sistemas

Servicio de Informtica Area de Sistemas

71

le ayudar a seleccionar y generar los modelos necesarios si tiene dificultades.

7.2.3

Otros asistentes.
Al igual que el Asistente para Oficios, este rea de Sistemas ha preparado asistentes para otros tipos de documentos habituales: cartas, saluda, fax,.. El funcionamiento de los mismos es similar al Asistente para Oficios salvo pequeas diferencias. Los modelos empleados por cada asistente se deben guardar en la subcarpeta correspondiente de la carpeta Modelos. As, por ejemplo, los modelos de carta van en la subcarpeta Cartas.

7.2.4

Preimpresos.
Los preimpresos son plantillas diseadas como formularios Word. Estos formularios estn protegidos de modo que el usuario slo puede introducir datos en determinados campos mientras que el resto no se puede modificar (sera el equivalente a la parte preimpresa).

Servicio de Informtica Area de Sistemas

72

Para moverse de un campo a otro se puede utilizar el ratn o la tecla de Tabulacin. Algunos preimpresos pueden contener campos complejos como casillas de verificacin o listas de valores. Incluso es posible que algunas plantillas realicen clculos sencillos como totalizar columnas.

7.2.5

Configuracin de plantillas.
Para que los asistentes puedan conocer a qu rea / Seccin pertenece cada usuario, el nombre del responsable que firma los documentos, se necesita un archivo de configuracin. Normalmente ser este rea de Sistemas la encargada de modificar y adaptar este archivo con las indicaciones del usuario. Sin embargo, no es difcil realizar estas adaptaciones. El archivo se llama Configuracin.doc y se encuentra en la carpeta W:\Office97\ Se puede abrir con Word y el contenido es una tabla con todos los valores configurables.

Es posible indicar el rea, Seccin, cargo del responsable del rea o persona que firma habitualmente los documentos as como el nombre de la misma. Tambin se indica la carpeta donde se encuentran los modelos usados por los asistentes. Antes de modificar el archivo de configuracin es conveniente hacer una copia del mismo. Si se produce cualquier error puede contactar con el rea de Sistemas para tratar de solucionarlo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

73

7.3 Plantillas personales.


El usuario de Word puede crear sus propias plantillas. No necesitan ser plantillas como las mostradas anteriormente que incluyen programacin, sino sencillos documentos de ejemplo. Si el documento es de uso frecuente, lo mejor es salvarlo como plantilla (extensin .dot) en la carpeta de plantillas personales W:\Office97\Plantillas. Cualquier plantilla salvada en esta carpeta aparecer en la ficha General cuando se muestren las plantillas para crear un documento nuevo. Se debe tener en cuenta que son plantillas de uso personal no visibles por el resto de usuarios. Si se considera que la plantilla puede ser til al resto del personal puede cederla a este rea de Sistemas para que la site en la carpeta de plantillas comunes.

7.4 Listas de correspondencia.

7.4.1

Introduccin.
Si, por ejemplo, una o dos veces a la semana enviamos el mismo escrito a diferentes destinatarios, la combinacin de asistentes y modelos discutida anteriormente nos ayudar a realizar la tarea. Sin embargo, cuando de una sola vez necesitamos enviar el mismo documento a mltiples destinatarios es ms cmodo el empleo de listas de correspondencia. Podemos decir que una lista de correspondencia es un conjunto de datos organizados sobre los destinatarios de un documento. Aunque una lista puede incluir datos ms complejos, generalmente se compone de campos como el nombre, los apellidos, la direccin postal, de cada uno de los destinatarios.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

74

Una vez disponible una lista de correspondencia slo es necesario crear un documento modelo que se combinar con esta lista para generar una copia para cada uno de los destinatarios. Veremos este proceso con ms detalle. Si bien puede parecer algo complejo al principio, la prctica har que al usuario le resulte cada vez ms fcil y el tiempo empleado en aprender a manejar las listas de correspondencia ser sin duda ampliamente recompensado.

7.4.2

Listas de correspondencia.
La creacin y mantenimiento de listas de correspondencia puede ser compleja por lo que el Servicio de Informtica podr suministrar aquellas que sean ms tiles. Como se ha comentado anteriormente, una lista contiene una serie de campos con informacin sobre cada destinatario. Si no ha utilizado ningn software de bases de datos o similar, tal vez el concepto de campo le resulte poco familiar. Piense en un campo como una columna de una tabla. De hecho, una forma habitual de crear listas de correspondencia en Word es empleando un documento con una tabla. As, por ejemplo, consideremos la siguiente tabla:
Nombre
Juan Jaime Pedro

Apellidos
Prez Malvasa Mayor Nuez Lpez Alcntara

Direccin1
Avda. Libia s/n Subdireccin Gral. Costas Servicio Informacin Territorial

Direccin2

Poblacin
Crdoba

C./ Agua s/n C./ Percebe, 13

Madrid Almera

Contiene tres registros para cada uno de los cuales se han definido los campos Nombre, Apellidos, Direccin1, Direccin2 y Poblacin. Se puede comprobar que no todos los campos tienen que estar rellenos para cada registro (Direccin2). Cuando se trata de crear una lista con pocos registros lo ms fcil es utilizar una tabla Word como la mostrada anteriormente (el formato es indiferente). Pero Word tambin puede emplear listas definidas como hojas de clculo Excel o tablas de bases de datos como Access.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

75

Para crear este tipo de listas es necesario conocer las herramientas correspondientes aunque, una vez creadas, la utilizacin de las mismas desde Word es siempre igual.

7.5 Combinar correspondencia.


En Word se llama combinar correspondencia al proceso general de enviar un mismo documento personalizado a los destinatarios definidos en una lista de correspondencia. Este proceso consta de los siguientes pasos: Escribir la carta o documento modelo. Seleccionar una lista de correspondencia, o crear una nueva. Insertar los campos de combinacin en la carta modelo. Elegir los destinatarios. Combinar la lista con la carta modelo.

7.5.1

Escribir el documento modelo.


Un documento modelo es un documento normal, que puede incluir cualquier texto, grfico, tabla, De hecho, lo habitual ser generar estos documentos con las plantillas suministradas. As por ejemplo, si se desea enviar un oficio determinado a mltiples destinatarios, comenzaremos por elegir la plantilla de oficio correspondiente. El documento modelo no debe incluir nombres, apellidos, direcciones,. Es decir, el documento no contendr ninguno de los campos que luego se obtendrn a partir de la lista de correspondencia utilizada.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

76

7.5.2

Seleccionar una lista de correspondencia.


Para utilizar una lista de correspondencia se elige la opcin Combinar correspondencia del men Herramientas, con lo que se muestra el cuadro de dilogo de Combinar correspondencia.

Eligiendo la opcin Crear aparecen distintos tipos de documentos. Seleccionaremos siempre Cartas modelo con lo que aparece una segunda ventana en la que elegimos la opcin Ventana activa.

Con esto hemos indicado a Word que el documento activo va a servir como modelo para combinar con una lista de correspondencia. Para seleccionar esta lista elegimos la opcin Abrir origen de datos en Obtener datos.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

77

Con esto nos aparece un cuadro de dilogo que nos permite seleccionar la lista de correspondencia deseada. Por ejemplo, si la lista creada en la seccin anterior se haba guardado como Mis direcciones.doc, ahora basta con abrir este documento para asociarlo a nuestra carta modelo.

7.5.3

Insercin de campos de combinacin.


Una vez asociado un documento modelo a una lista de correspondencia es necesario indicar a Word qu campos de dicha lista queremos incluir en el modelo. As, por ejemplo, para iniciar una carta con saludos personalizados del tipo Estimado Juan, en la carta modelo se escribe la palabra Estimado seguido del campo Nombre, supuesto que (como en el ejemplo de lista visto anteriormente) exista este campo en la lista de correspondencia. Si el modelo se ha creado con las plantillas estndares de oficios, cartas, ste contendr algunos campos de combinacin ya incluidos en el diseo. Si, por el contrario, el documento modelo no est basado en las plantillas, al seleccionar la lista de correspondencia, aparecer una ventana indicndonos que debemos incluir campos de combinacin en dicho documento modelo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

78

La inclusin de campos de combinacin en un modelo es muy sencilla. Una vez seleccionada la lista podemos observar que Word muestra una nueva barra de herramientas.

Basta con hacer clic en Insertar campo de combinacin para que aparezca un men desplegable con todos los campos disponibles en la lista de correspondencia.

Situamos el cursor en el lugar deseado y elegimos uno de los campos. En un documento modelo no tienen porqu aparecer todos los campos disponibles. Adems, un campo puede aparecer en ms de un lugar dentro del mismo documento.

7.5.4

Elegir los destinatarios.


En algunas ocasiones puede que el documento modelo se quiera enviar a todos los destinatarios de una lista. Sin embargo, suele ser habitual disponer de una lista amplia en la que deseamos seleccionar slo algunos registros como, por ejemplo, aquellos que ocupen el cargo de Decano o aquellos que pertenezcan a una determinada poblacin. En ambos casos debemos elegir de nuevo la opcin Combinar correspondencia del men Herramientas. Ahora disponemos

Servicio de Informtica Area de Sistemas

79

de un botn directo en la nueva barra de herramientas de combinacin. Accediendo una vez ms al cuadro de dilogo de combinacin de correspondencia, podremos seleccionar una de las dos opciones disponibles en Combinar los datos con el documento.

Al hacer clic en el botn Combinar nos aparece un ltimo cuadro de dilogo que nos permite seleccionar algunas opciones finales.

Haciendo clic en el botn Combinar se generar un nuevo documento con una pgina por cada registro de nuestra lista de correspondencia. Cada pgina (seccin en realidad) incluye la informacin personalizada asociada a cada registro. Ahora podemos modificar el resultado si es necesario antes de enviarlo a la impresora. Si en el cuadro de dilogo de combinar correspondencia elegimos Opciones de consulta nos aparece un nuevo cuadro de dilogo en el que se pueden especificar criterios de seleccin de destinatarios antes de combinar.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

80

De esta forma, una nica lista obtenida, tal vez, a partir de las bases de datos corporativas, puede utilizarse para generar correspondencia masiva a diferentes destinatarios. La combinacin de correspondencia, en su forma ms bsica, no es difcil de utilizar y, en poco tiempo, se puede llegar a dominar. Sin embargo, la combinacin de correspondencia dispone de muchas ms opciones no comentadas aqu que la hacen una herramienta muy potente aunque requiere del usuario un mayor esfuerzo de aprendizaje.

7.6 Impresin de etiquetas.


Si bien el uso de campos de combinacin puede reducir la utilidad de las etiquetas siempre es til disponer de una forma fcil de generarlas. Microsoft Word dispone de un asistente para la generacin de etiquetas, pero es algo complejo de utilizar sobre todo porque bsicamente slo estn disponibles los modelos comercializados por Avery. Dado que en nuestra Universidad es mucho ms frecuente trabajar con las etiquetas de APLI, hemos incluido un asistente adaptado a los modelos de etiquetas comercializados por esta compaa.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

81

Para arrancar el asistente basta con pulsar el botn . Aparecer una pantalla de presentacin del asistente para etiquetas de APLI y, haciendo clic en el botn Siguiente, la ventana de seleccin de tipo de etiqueta.

Como se puede comprobar, es muy fcil elegir el tipo de etiqueta ya que aparece el mismo cdigo que se incluye en la caja. Una eleccin habitual es la APLI 1271. Haciendo clic en el botn Siguiente aparece la ventana de Seleccin de mtodo de trabajo.

Existen bsicamente dos mtodos: trabajar con correspondencia o sin ellas.

listas

de

Servicio de Informtica Area de Sistemas

82

Si se trata de imprimir slo una etiqueta, o un grupo pequeo de stas, puede elegir directamente la opcin Cada etiqueta de la pgina diferente y hacer clic en el botn Siguiente. Con ello aparece una nueva ventana en la que, a la derecha, podr seleccionar la etiqueta a imprimir y, a la izquierda el texto que va sobre la misma.

De este modo es fcil imprimir varias etiquetas cada una con una direccin o texto diferente. Si lo que se desea es generar una o ms pginas todas con la misma etiqueta, se debe escoger la opcin Cada etiqueta de la pgina igual y hacer clic en el botn Siguiente. Esto mostrar una pgina similar a la anterior pero con la diferencia de que el texto escrito a la izquierda es el nico disponible y que se imprimir en todas las etiquetas de la pgina. Para trabajar con una lista de correspondencia de modo que se puedan imprimir etiquetas a partir de la misma es necesario abrir esta lista en la ventana de Seleccin del mtodo de trabajo mostrada anteriormente. Para ello se elige la opcin Abrir lista existente y a continuacin se hace clic en el botn Siguiente.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

83

Una vez abierta la lista adecuada aparece la ventana de Diseo de etiqueta en la que se puede modificar la apariencia de la misma.

Haciendo de nuevo clic en el botn Siguiente aparece un cuadro de dilogo final con las dos opciones ya vistas de etiquetas iguales o diferentes en la misma pgina. Aqu lo habitual es elegir la opcin Cada etiqueta de la pgina diferente y terminar el proceso haciendo clic en el botn Finalizar. Al final del proceso siempre se obtiene un nuevo documento que puede modificarse o enviarse directamente a la impresora.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

84

8 Correo Electrnico.

8.1 Introduccin.
El correo electrnico (E-Mail o Electronic Mail en ingls) es el segundo servicio ms usado de la Red Internet despus de la navegacin por la World Wide Web. Dos personas que tengan acceso a una cuenta de correo en Internet pueden enviarse mensajes escritos desde cualquier parte del mundo a una gran velocidad. Lo normal es que un mensaje tarde entre unos pocos segundos y unos pocos minutos, dependiendo de la cantidad de texto que se enve. No obstante, el mensaje puede necesitar recorrer un largo camino hasta llegar a su destino y puede encontrarse dificultades (rutas cortadas, polticas de administracin,) que pueden hacer que un mensaje tarde algo ms en llegar. Para manejar el correo electrnico, existen programas como Eudora o Pegasus, que estn especializados en esta tarea. Sin embargo, actualmente, es ms cmodo usar un navegador como Netscape o Internet Explorer, puesto que incorporan la posibilidad de gestionar el correo en el propio navegador. Esto ofrece la ventaja de que con un slo programa se tiene acceso a los dos servicios ms usados de la Red. En Terminal Server utilizaremos Netscape como cliente de correo elctrnico. Algunas estadsticas muestran que el medio de comunicacin ms usado entre los usuarios de Internet es el correo electrnico y no el telfono o el correo normal como cabra esperar.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

85

8.2 Conceptos.

8.2.1

Dominios.
Para diferenciar las distintas compaias, organizaciones, de cada pas en una red mundial como Internet es necesario asignarle un nombre nico. Este nombre se conoce habitualmente como dominio. El dominio de la Universidad de Crdoba es uco.es. Como se observa, est compuesto por una abreviatura que identifica a nuestra Universidad (uco) y otra que identifica el pas (es, Espaa), ambas separadas por un punto. Ninguna otra empresa, Universidad, Organismo, puede tener el nombre uco en Espaa. Diversas organizaciones registran los nombres para garantizar que el dominio uco.es slo se corresponde con la Universidad de Crdoba en Espaa y que no se repite en ninguna otra parte del mundo. No es importante entender con exactitud qu es un dominio en Internet (bastante ms complejo de lo aqu indicado), pero es conveniente conocer su existencia para trabajar con el correo electrnico.

8.2.2

Direcciones de Correo Electrnico.


En el correo convencional hay que indicar de alguna manera la persona a la que queremos enviar una carta. Para ello, escribimos sus datos personales (Nombre y Direccin) en el sobre que contiene el texto. En el correo electrnico se hace algo parecido. Cada mensaje que se enva por correo electrnico lleva asociado una cabecera, en la que se indican los datos necesarios para que ste llegue correctamente a su destino. Uno de estos datos es la direccin electrnica de la persona a la que enviamos el mensaje. Las direcciones de correo electrnico se basan en los dominios estudiados anteriormente. Dentro de cada dominio, el

Servicio de Informtica Area de Sistemas

86

administrador asigna un nombre nico a cada usuario de correo. La direccin completa del usuario se compone de ste nombre seguida por el smbolo arroba (@) y, a continuacin, el dominio al que pertenece. Por ejemplo, si el administrador de correo electrnico de la Universidad de Crdoba le asigna el cdigo de usuario TCabezas a un usuario, su cuenta o direccin de correo electrnico ser TCabezas@uco.es. Como se ha visto anterioremente el dominio uco.es es nico. Por otro lado, el administrador de correo tambin garantiza que nadie ms utiliza la cuenta Tcabezas en nuestra Universidad. Por tanto, la direccin TCabezas@uco.es ser nica en toda Internet y, desde cualquier parte del mundo, un mensaje enviado a esta direccin llegar al usuario de la Universidad de Crdoba correpondiente. Todas las direcciones de personal perteneciente a nuestra Universidad terminan con el nombre del dominio (@uco.es). Sin embargo, el nombre de la cuenta no tiene por qu corresponderse con otros cdigos de usuario empleados habitualmente (como el necesario para acceder a las aplicaciones corporativas o para conectarse a Terminal Server).

8.2.3

Configuracin del lector de correo.


Antes de poder enviar y recibir correo electrnico es imprescindible configurar nuestro programa cliente de correo. En general, es necesario indicar algunos datos personales, los datos del servidor de salida y los del servidor de entrada de correo. La configuracin del correo en Terminal Server la realizar este Area de Sistemas al definir la cuenta de usuario y no debera ser modificada.

8.2.4

Contrasea
Con el fin de que la correspondencia electrnica sea privada todas las cuentas o direcciones de correo llevan una clave o contrasea asociada que slo conoce el usuario.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

87

Normalmente, una vez configurado el cliente de correo electrnico, slo se pedir esta clave la primera vez que accedamos al servicio de correo, recordndola siempre que no nos salgamos del navegador o lector de correo utilizado. Sin esta clave no es posible ni leer ni enviar mensajes utilizando la cuenta de correo electrnico. Tambin es posible pedir al navegador que almacene la clave secreta y que no la vuelva a pedir nunca ms. Usualmente esto es muy poco seguro ya que cualquier persona que acceda a nuestro ordenador podra leer nuestro correo sin necesidad de dar ninguna clave. Sin embargo, al trabajar con Terminal Server, este sistema es bastante seguro ya que si al abandonar el puesto de trabajo tenemos la precaucin de cerrar la conexin con Terminal Server slo nosotros podremos acceder a nuestro correo. Habilitando esta opcin se facilita mucho el acceso al correo electrnico desde Terminal Server y resulta razonablemente seguro. Hay que considerar que, aunque se solicite la clave cada vez que nos conectarmos al correo, la lectura de ste podr realizarla cualquier persona si abandonamos el puesto de trabajo y no nos salimos del navegador.

8.3 Componentes de la ventana principal


Lo primero que hay que hacer para poder enviar o recibir correo electrnico es ejecutar la aplicacin cliente de correo que, como se ha indicado antes, ser Netscape Communicator en su versin espaola. Para ello, la forma ms directa es hacer doble clic en el icono de acceso directo situado en el escritorio.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

88

Una vez ejecutada la aplicacin, aparecera la ventana principal.

Como se puede observar, esta aplicacin cuenta con una barra de ttulo, una barra de mens, una barra de herramientas, una barra de estado y tres reas de trabajo. A continuacin pasaremos a explicar estas reas de trabajo.

8.3.1

rea de carpetas.
En este rea se muestran una serie de carpetas en las que estarn organizados los mensajes. Cada vez que pulsemos sobre una carpeta veremos su contenido en el rea de mensajes. El concepto y funcionamiento es muy similar al del Explorador de Windows estudiado en captulos anteriores. Las carpetas ms importantes son: Inbox (entrada): es la carpeta en la que recibiremos los mensajes que nos enven. Trash (papelera): es la carpeta donde se almacenarn los mensajes borrados. Borrando un mensajes de esta carpeta se eliminar definitivamente. Funciona de forma similar a la Papelera de Reciclaje de Windows.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

89

Sent (enviados): en esta carpeta se guardan los mensajes que nosotros hemos enviado.

Tambin podemos crear nuevas carpetas como la carpeta guardar mostrada en el ejemplo anterior. Esto nos puede ayudar a mantener organizados los mensajes que recibamos en los grupos que creamos convenientes. Para crear una nueva carpeta, debemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el rea de carpetas para que aperezca un submen contextual que, entre otras, contiene la opcin Nueva subcarpeta.

8.3.2

rea de mensajes.
Este rea muestra los mensajes que contiene la carpeta seleccionada en el rea de carpetas. Lo que en realidad se muestra es lo que se conoce como la cabecera del mensaje que est compuesta, generalmente, por el asunto, el remitente y la fecha del mensaje. Esta cabecera puede aparecer en negrita, lo que significa que no se ha leido todava, o normal, indicando que ya se ha leido. Para ver el contenido de un mensaje slo es necesario hacer clic sobre l para que se muestre en el rea de texto del mensaje o hacer doble click para que se muestre en una ventana independiente.

8.3.3

rea de texto del mensaje.


En este rea aparece el texto del mensaje seleccionado en el rea de mensajes. El texto puede estar sin formatear o puede incluir cambios de formato como negrita, colores,.. Todo esto depende del lector de correo utilizado por el remitente y por el destinatario. No existen muchos estndares al respecto por lo que a veces podemos recibir mensajes con texto mal formateado, especialmente las tabulaciones y los caracteres internacionales (acentos, ees,).

Servicio de Informtica Area de Sistemas

90

8.4 Enviar y recibir correo.

8.4.1

Enviar un mensaje.
Para enviar un mensaje debermos hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas o ir al men Archivo y elegir la opcin Mensaje. Nos aparecer la ventana de Redaccin.

Esta ventana se compone, como la ventana principal, de la barra de ttulo, la barra de mens, la barra de herramientas, la barra de estado, y de tres reas de trabajo. La primera rea est compuesta por tres fichas o pestaas: la ficha de direccin destino, la ficha de archivo adjunto y la ficha de opciones.

Lo primero que hay que indicar a es a quin va dirigido el mensaje. Para ello debemos introducir en la pestaa de

Servicio de Informtica Area de Sistemas

91

destinatario del mensaje , en la casilla marcada por , la direccin de correo electrnico a la que va destinado el mensaje. Si queremos enviar el mensaje a ms de un destinatario slo hay que hacer clic sobre la siguiente lnea en blanco disponible o pulsar retorno detrs del ltimo destinatario introducido.

Aparecer otra casilla de texto encabezada con introducir una nueva direccin de correo electrnico.

para

Haciendo clic en el botn etiquetado con aparece un men contextual que nos permite elegir otros tipos de destinatarios como, por ejemplo, Copias (Cc, Carbon Copy). Otra opcin es elegir los destinatarios a los que va dirigido el mensaje del Libro de direcciones. Para ello pulsaremos sobre el botn Direccin de la barra de herramientas y aparecer la ventana del Libro de direcciones. En este Libro podremos almacenar las direcciones de correo de las personas con las que habitualmente trabajamos, como veremos posteriormente.

se utiliza para adjuntar un archivo, es La segunda ficha decir, para enviar junto con el mensaje un archivo al destinatario. El archivo puede ser de cualquier tipo: una imagen, un documento, una hoja de clculo, Sin embargo, es importante hacer notar que el destinatario debe tener el programa adecuado para poder visualizar el documento (por ejemplo una versin actualizada de MS Word). Para adjuntar un archivo a un mensaje debemos hacer clic sobre el botn Adjuntar de la barra de herramientas o activar la ficha de archivo adjunto y hacer clic sobre el rea blanca que aparece. Con sto se abrir una ventana de dilogo que nos permite seleccionar el archivo que deseamos adjuntar. Otra forma consiste en arrastrar el archivo desde el Explorador de Windows al rea blanca que aparece.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

92

En el siguiente ejemplo se muestra como se adjunta el archivo cabpro5s.exe.

Se puede adjuntar ms de un archivo a un mismo mensaje, pero se ha de evitar que el tamao total del mensaje sea demasidado grande. Los mensajes muy grandes son ms costosos de manejar y pueden encontrar ms dificultades para llegar a su destino. lo ms intersante es la opcin Acuse En la ficha de opciones de recibo que, si est seleccionada, le puede pedir al destinatario que nos indique que ya ha recibido el mensaje. De nuevo, la fiabilidad de esta funcionalidad depende mucho del lector de correo utilizado y puede no estar disponible para el destinatario. La siguiente rea muestra el Asunto del mensaje. Es importante introducir un asunto corto e indicativo de lo que contiene el texto. Si no se introduce al enviar el mensaje nos lo pedir.

Por ltimo est el area de texto donde introduciremos el texto que queramos enviar. Se trata de un pequeo editor de textos que nos permite cambiar la fuente, colores, etc En general, es preferible usar texto sin formato (texto plano), ya que el texto con formato puede aumentar considerablemente el tamao del mensaje y no existe garanta de que lector de correo empleado por el destinatario pueda leer el mensaje correctamente. Una vez introducida toda la informacin, solo tendremos que hacer clic sobre el botn Enviar de la barra de herramientas para enviar nuestro mensaje.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

93

8.4.2

Recibir un mensaje.
Los mensajes se almacenan en el servidor de correo de nuestra Universidad. Para obtener todos los mensajes recibidos desde nuestra ltima conexin basta con hacer clic en el botn Obtener de la barra de herramientas de la ventana principal. Nuestro cliente de correo proceder a conectarse con el servidor y si hay algn mensaje nuevo, lo mostrar en negrita en la carpeta de entrada (Inbox).

8.4.3

Recibir un mensaje con archivos adjuntos.


Cuando nos envan un mensaje, puede que ste tenga archivos adjuntos. En el cuerpo de estos mensajes aparece el icono de archivo adjunto y stos son listados al final del mensaje.

Como se puede observar al final del mensaje se incluye una tabla con un nombre de archivo subrayado en azul (un enlace) precedido de un icono representativo del tipo de archivo. A la derecha, se muestra una descripcin del contenido (en el ejemplo, un archivo PDF, un tipo de documento muy utilizado en Internet). Por cada archivo adjunto aparecer una tabla de este tipo.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

94

Para acceder a un archivo adjunto basta con hacer clic sobre su nombre (enlace). El navegador nos preguntar si deseamos abrirlo o salvarlo en disco.

Si se elige guardar en disco, se abrir una ventana de dilogo en la que podremos indicar la carpeta y el nombre deseado. Si se elige abrir el archivo se ejecutar la aplicacin adecuada. Por ejemplo, se abrir Word automticamente para visualizar un documento o Excel para una hoja de clculo. Si en nuestro equipo no tenemos instalada la aplicacin asociada al tipo de archivo no podremos abrirlo y slo se podr guardar en disco. Por ejemplo, para visualizar el documento PDF del ejemplo anterior es necesario disponer de la aplicacin Acrobat Reader de Adobe. En general, dado que el correo se leer desde Terminal Server siempre dispondremos de las aplicaciones ms habituales para poder leer los archivos adjuntos que recibamos.

8.4.4

Contestar o Reenviar un mensaje.


Cuando nos envan un mensaje, adems de ver su contenido, podemos realizar dos operaciones con l: contestar o reenviar el mensaje.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

95

Contestar el mesaje consisten en enviar un nuevo mensaje al remitente. Reenviar supone que creemos que el mensaje recibido puede ser de inters para otras personas y le enviamos una copia. Para contestar a un mensaje tendremos que seleccionarlo en el rea de mensajes y pulsar el botn Responder de la barra de herramientas. Se abrir la ventana de Redaccin, pero con los campos destinatario y asunto rellenos. El asunto ser el asunto original precedido de la abreviatura Re:. En el texto del mensaje se incluir el texto original por si queremos adjuntarlo. Esto es una buena idea ya que si la persona a la que vamos a contestar envia y recibe gran cantidad de mensajes podra haber olvidado el contenido del mensaje que nos envi. Hay una forma especial de responder a un mensaje: responder al remitente y a todos los destinatarios. Como se ha indicado antes, cuando se envia un mensaje se puede enviar a varias personas. De esta forma nuestra contestacin le llegar a todas las personas que recibieron el mensaje original. Para reenviar un mensaje bastar con seleccionarlo en el rea de mensajes y hacer clic sobre el botn Reenviar de la barra de herramientas. Se nos mostrar la ventana de Redaccin por si queremos introducir texto adicional acompaando al mensaje. El mensaje original ser reenviado como archivo adjunto y el asunto del nuevo mensaje sera el asunto original precedido de la abreviatura Fwd (del ingls forward). Cuando seleccionemos un mensaje que nos ha sido reenviado, veremos tanto el contenido original como el texto adicional que ha escrito la persona que nos lo ha reenviado. El asunto propuesto para la respuesta y reenvo de mensajes puede modificarse, pero es conveniente respetar las abreviaturas Re. y Fwd:, porque se han convertido en un estndar dentro de Internet.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

96

8.5 Opciones Avanzadas.

8.5.1

Libro de Direcciones.
El Libro de direcciones funciona como una agenda personal. En l se puede guardar la direccin de correo electrnico de determinadas personas para, de esta forma, no tener que memorizarla. Si, cuando recibimos un correo, deseamos incluir la direccin del remitente en nuestro Libro de direcciones, basta con hacer clic sobre el enlace De: de la cabecera del correo recibido.

De esta forma introducimos a la persona que nos ha enviado el correo dentro del Libro de direcciones despus de rellenar un simple formulario.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

97

Tambin se puede utilizar el Libro de direcciones directamente. Para ello en el men Communicator elegimos la opcin Libro de direcciones.

Se observan dos reas diferenciadas. En una de ellas se muestran los Libros de direcciones disponibles y en otra el contenido de los mismos, con un comportamiento similar al Explorador de Windows. Se pueden crear varios libros de direcciones pero, por simplificar, es conveniente trabajar con el Libro de direcciones personal, que siempre se encuentra creado de forma predeterminada. Cada entrada en el libro se conoce como una tarjeta. Para aadir una tarjeta se utiliza el botn Nueva tarjeta que har aparecer la ventana de dilogo mostrada anteriormente.

8.5.2

Listas de distribucin.
Una Lista de distribucin se usa cuando hay que enviar peridicamente un correo a un conjunto de varias direcciones. En lugar de tener que introducir una a una las direcciones, se crea una lista que contiene las direcciones y se trata esta lista como si fuera una direccin individual. Por ejemplo, se podra disponer de una lista llamada Jefes de Secretara con la direccin de correo de todos los Jefes de Secretara de la Universidad. Para enviar una circular a todos

Servicio de Informtica Area de Sistemas

98

ellos bastara con enviarla a la lista en lugar de a cada uno de los integrantes de la misma. Para crear una Lista de distribucin basta hacer clic sobre el botn Nueva Lista de la barra de herramientas del Libro de direcciones. Aparecer una ventana donde indicaremos en qu libro se crear la lista (el personal, por defecto), su nombre y la direcciones que contendr.

8.5.3

Archivo de firma.
Al escribir un mensaje es habitual incluir un saludo de despedida seguido de informcin bsica sobre nosotros: Nombre, Empresa, Direccin postal, Telfono, Fax,. Es conveniente incluir esta informacin en la mayora de los mensajes que enviemos de forma que el destinatario pueda identificarnos fcilmente y contactar con nosotros por mtodos ms tradicionales si fuese necesario. Para facilitar esta tarea el navegador est configurado de forma que si existe el archivo W:\Personal\Firma.txt en nuestra carpeta personal, el contenido del mismo se incluye al final de cada mensaje.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

99

Este archivo debe ser texto sin formato aunque existen muchos usuarios de correo en Internet que demuestran que slo con texto se pueden crear firmas muy creativas.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

100

A. Ayuda para usuarios de WordPerfect.

La Universidad de Crdoba ha estado ligada tradicionalmente al procesador de textos WordPerfect. La versin 5.1 de este procesador es an hoy en da el procesador ms utilizado en nuestra Universidad. Desde la firma del Convenio de Colaboracin con Microsoft los usuarios han ido adquiriendo poco a poco las diferentes versiones de Word. Como los cambios entre ambos procesadores son importantes, hemos considerado interesante incluir un apndice sobre los cambios fundamentales. En la propia ayuda de Word podr encontrar toda esta informacin as como una serie de utilidades que le harn ms fcil la migracin. En primer lugar dispone de la opcin Ayuda para WordPerfect del men de Ayuda . Eligiendo est opcin nos aparece una ventana de ayuda en la que para cada operacin tpica de WordPerfect nos muestra su equivalente en Word.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

101

As por ejemplo, en la figura se ve como cambiar el formato de letra a negrita: [F6] en WordPerfect, [CTRL+N] en Word. Tambin podr cambiar el teclado para que la definicin de teclas se parezca a la empleada por WordPerfect. Sin embargo esto no es recomendable porque dificulta el aprendizaje de Word y, al final, acabar por no conocer ninguno de los dos procesadores. Con ciertas limitaciones Word lee todos los documentos WordPerfect 5.1. Para ello slo hay que abrir el documento WordPerfect desde Word y ste se encargar de la conversin. Una vez conformes con el resultado de la conversin es importante guardar el documento en formato Word. Si usamos la opcin Guardar se salvar de nuevo en formato WordPerfect 5.1. Incluso si utilizamos la opcin Guardar como es importante observar el formato en que se guarda. En el ejemplo de la figura vemos la ventana de Guardar como En ella se observa que, aunque el documento se guarda con la extensin .doc, el formato sigue siendo WordPerfect 5.1.

Como todos los documentos guardados con formato diferente al nativo de Word, se pueden perder funcionalidades y, en general, son ms voluminosos y el trabajo con ellos es ms lento. Por ello, es importante asegurarse que los documentos se almacenan en formato Word.

Servicio de Informtica Area de Sistemas

102

En la Ayuda puede encontrar la equivalencia completa de teclas que reproducimos aqu por comodidad.

Comando de WordPerfect

Teclas de mtodo abreviado de WordPerfect 5.1 para DOS MAYS+F6, MAYS+F8, 1, 3, 2

Teclas de mtodo abreviado de Microsoft Word CTRL+T para centrar texto de un prrafo CTRL+N

Centrar

Negrita

F6, CTRL+F8, 2, 1 CTRL+F8 ALT+F4 CTRL+F5, 4, 2 MAYS+F5, 2 ALT+F3 CTRL+RETROCESO CTRL+FIN CTRL+AV PG

Fuente Bloque Comentario Cdigo de fecha Mostrar cdigos Eliminar una palabra Eliminar hasta el final de la lnea Eliminar hasta el final de la pgina

CTRL+M MAYS+ tecla de direccin ALT+CTRL+ A ALT+MAYS+F MAYS+F1, clic CTRL+RETROCESOCTRL+SUPR MAYS+FIN, SUPR MAYS+FLECHA ABAJO (hasta el final de la pgina), SUPR CTRL+RETROCESO

Eliminar hasta el lmite de la palabra izquierda Eliminar hasta el lmite de la palabra derecha Eliminar bloque Subrayado doble Nota al final Salir Alineado a la derecha

INICIO+RETROCESO

INICIO+SUPR

CTRL+SUPR

ALT+F4+SUPR CTRL+F8, 2, 3 CTRL+F7, 2, 1 F7 ALT+F6

F8, tecla de direccin, SUPR CTRL+MAYS+D CTRL+ALT+L ALT+F4 Tabulacin derecha para alinear texto a la derecha en una sola lnea CTRL+D para alinear texto a la derecha en un prrafo ALT+CTRL+O F1 CTRL+H CTRL+K CTRL+T CTRL+J CTRL+Q

Nota al pie Ayuda Sangra Cursiva Justificar al centro Justificacin completa Justificar a la izquierda

CTRL+F7, 1, 1 F3 F4 CTRL+F8, 2, 4 MAYS+F8, 1, 3, 2 MAYS+F8, 1, 3, 4 MAYS+F8, 1, 3, 1

Servicio de Informtica Area de Sistemas

103

Comando de WordPerfect

Teclas de mtodo abreviado de WordPerfect 5.1 para DOS MAYS+F8, 1, 3, 3 MAYS+TAB ALT+F5, 3 ALT+F5, 5, 1

Teclas de mtodo abreviado de Microsoft Word CTRL+D CTRL+T (sangra francesa) ALT+MAYS+E ALT+MAYS+B

Justificar a la derecha Saltar margen izquierdo Marcar entrada de ndice Marcar elemento de la tabla de contenido Imprimir Reemplazar Recuperar archivo Guardar Guardar como Buscar (hacia atrs) Buscar (hacia delante) Versales Ortografa Subndice Superndices Cambiar entre documentos Sinnimos Subrayado

MAYS+F7 ALT+F2 MAYS+F10 F10 CTRL+F5, 3 MAYS+F2 F2 CTRL+F8, 2, 7 CTRL+F2 CTRL+F8, 1, 2 CTRL+F8, 1, 1 MAYS+F3 ALT+F1 F8, CTRL+F8, 2, 2 F1 MAYS+F7, 6

CTRL+P CTRL+L CTRL+A (comando Abrir) CTRL+G F12 CTRL+B CTRL+B CTRL+MAYS+L F7 CTRL+SIGNO IGUAL CTRL+SIGNO MS CTRL+F6 MAYS+F7 CTRL+S

Deshacer Ver documento

CTRL+Z CTRL+F2 (comando Vista preliminar)

Servicio de Informtica Area de Sistemas

104