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El estudio de factibilidad dentro de las etapas de Anlisis de Sistemas Administrativos

Indice 1. Estudio de factibilidad 2. Establecer la estrategia 3. Desarrollar estrategia de sistemas 4. Resumir la estrategia de sistemas 5. Dimensionamiento de la instalacion 6. Diseo de la configuracion 7. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el mercado 8. Resumir el resultado del estudio de factibilidad tecnica 9. Definicion de los cambios organizacionales a efectuar 10. Analisis Comparativo 11. Resumir los resultados del estudio economico-financiero 12. Consideraciones sobre la contratacion de un servicio externo de computacion 13. Costos 1. Estudio de factibilidad Consideraciones previas para evaluar la eleccion de un equipo Qu debemos evaluar para seleccionar un equipo? En primer lugar, la arquitectura del equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las aplicaciones que pensamos desarrollar en nuestro futuro equipo. En este punto, debemos evaluar la filosofa con que fue construida la computadora y la orientacin tcnica de sus componentes, en relacin con el tipo de procesamiento para el que fue pensado originalmente. Segn la filosofa de su construccin, el procesamiento puede ser: centralizado, descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la envergadura de algunas compaas, una mezcla e ellos. Cada una de estas filosofas apunta a resolver los distintos problemas que puede enfrentar una Empresa, en relacin con el procesamiento de datos, y a su vez, contemplan las pautas polticas con que cada Empresa encara la resolucin de sus problemas. Como vemos, los equipos de computacin abarcan un amplio espectro en lo que hace a la problemtica empresarial, y esto es as, porque de esta forma los proveedores de equipos se aseguran una mayor penetracin en el mercado. Cada filosofa establece un diseo o arquitectura de construccin de cada dispositivo de la maquina, y es en funcin de esas pautas que se determinan el tamao, capacidad, velocidad, etc., de cada componente del sistema. Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del problema de la Empresa, antes de iniciar la evaluacin tcnica que permita definir la filosofa, arquitectura y tipo de procesamiento a emplear. Por tal motivo, ser necesario conocer y comprender las particularidades del Negocio de la Empresa, que adems evitara desvos en la caracterizacin de sus problemas por consideraciones de tipo terico fuera de su contexto. Por otra parte, se debern analizar los motivos por los cuales la Empresa decide invertir en equipos de computacin. Estos pueden ser: 1) Por encontrarse en etapa de expansin 2) Por prever una futura etapa de expansin 3) Por encontrarse en etapa de recesin (Necesidad critica de reducir costos) En los dos primeros casos, el desarrollo de sistemas esta ligado al desarrollo de la Empresa, por tal motivo, invierte en computacin. En el tercer caso, la inversin en computacin forma parte de un Plan de Austeridad y entonces,

solo el ahorro inmediato justifica la misma. Puede observarse que, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto actan de manera diferente, y son un condicionante critico tanto para definir la configuracin, como para dimensionar la instalacin, si bien en los tres casos estamos frente a un Estudio de Factibilidad para incorporar un computador. Generalmente, suele pensarse que el diseo de la configuracin de una instalacin solo depende del volumen de informacin a procesar, y que una vez cuantificada esta variable el responsable del proyecto decide cuantas terminales, impresoras, etc., necesita. Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el volumen de la informacin, como parmetro, incide en la evaluacin de las velocidades de cada dispositivo y en la forma de almacenamiento de los datos, pero no determina el diseo de la configuracin, que necesariamente estar condicionada a las polticas que encuadran al proyecto. Como hemos visto, la configuracin debe contemplar los aspectos polticos que la condicionan, los volmenes, las velocidades y capacidad de los dispositivos, y finalmente los aspectos tcnicos referidos al hardware y software. La complejidad que presenta la evaluacin de un proyecto de inversin como la toma de un computador, impone la utilizacin de una metodologa que establezca una disciplina de trabajo que permita el planeamiento y control del proyecto, facilite la asignacin de tareas y mejorar las estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo. En el presente trabajo se formula una metodologa para efectuar un Estudio de Factibilidad para la toma de un computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente, si bien este no es el nico proyecto de inversin en informtica que requerir ser evaluado, tambin se pueden dar los siguientes casos: Reemplazo del actual computador Reestructuracin del rea de sistemas Revisin parcial de la instalacin Procesamiento de determinadas aplicaciones Aplicaciones especificas (Robtica, Sistemas Expertos, etc.) En cada caso, se deber evaluar que etapas y fases de la metodologa se debern utilizar, pero el comn denominador ser que el Estudio de Factibilidad tiene por objeto transformar un acto aventurado de inversin, en una decisin de riesgo calculado. La ausencia de una metodologa se debe ms a la falta de apreciacin del riesgo involucrado, que a la dificultad para su formulacin y posterior ejecucin. 2. Establecer la estrategia La Estrategia De Negocio Como hemos visto resulta imprescindible conocer el problema de la Empresa, las particularidades de su Negocio y los motivos que la impulsan a estudiar la Factibilidad de un proyecto de inversin en informtica. Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la evolucin del Negocio, se contemplan en la estrategia global de la compaa y es esta la que define las polticas que condicionan el proyecto. Las fluctuaciones del mercado, la competencia, el volumen de la demanda, el anlisis del producto o servicio que provee la Empresa, entre otros, determinan factores esenciales para definir una estrategia de Negocio, que considere, por ejemplo, las inversiones a realizar para el mediano y largo plazo, su volumen y rubros especficos; reequipamiento fabril, utilizacin de tecnologa de punta, desarrollo de nuevas marcas y productos, ampliar su participacin en el mercado, posibilidades de diversificacin del Negocio; mejorar la oficina operativa, incursionar en mercados extranjeros, etc. Sobre el anlisis de la situacin actual de la Empresa y la evolucin de sus operaciones, se formularan las alternativas estratgicas de Negocio, las que luego de ser evaluadas permitirn establecer los objetivos de Negocio a mediano y largo plazo, en el marco de un plan estratgico. La evaluacin de un proyecto de inversin informtica como ser la toma de un computador, no puede sustentarse exclusivamente en las necesidades de informacin actuales de la Empresa, ya que se estara obviando una parte importante del problema, por lo tanto, la evaluacin de la situacin actual de la Empresa como restriccin para el desarrollo del proyecto deber confrontarse con la visin que tiene la organizacin de sus problemas y los cursos de accin que define a partir de un plan estratgico, lo que significa analizar las necesidades de informacin a partir de los objetivos de Negocio y de la estrategia. Al efecto se debern revisar los planes a largo plazo y evaluar sus posibles requerimientos en materia de procesamiento de datos.

Para resumir esta fase, podemos decir que ser necesario: Evaluar la situacin actual de la Empresa como restriccin para el desarrollo del proyecto. Analizar las necesidades de informacin a partir de los objetivos de Negocio y la estrategia global. Revisar los planes a mediano y largo plazo. Establecer los alcances del proyecto. 3. Desarrollar estrategia de sistemas Con el mismo criterio con que se desarrolla una estrategia de Negocio y se confecciona un Plan Estratgico, ser necesario establecer una estrategia de sistemas que contemple tanto las necesidades actuales como de mediano y largo plazo en materia de informacin. No existe a priori una receta para desarrollar la estrategia de una organizacin, y si bien podemos hablar de aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma parte del estudio que necesariamente se encontrara asociado a la problemtica de cada Empresa. A continuacin, detallamos algunos de los aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado, carecen de universalidad y slo sirven como referencia. Estrategia De Hardware Establecer requerimientos globales Establecer la filosofa de procesamiento Definir arquitectura Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en caso de procesamiento distribuido Definir grado de sofisticacin tcnica

Estrategia De Software Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas vs. Adquisicin de paquetes Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalacin de sistemas Pautar desarrollo interno de sistemas Establecer criterios para la adquisicin de sistemas preplaneados Establecer pautas para el desarrollo de metodologas Pautar desarrollo de software de base Establecer pautas para determinar dotacin afectada al desarrollo, instalacin y mantenimiento de sistemas Establecer requerimientos bsicos de documentacin de sistema

Sistemas De Comunicacin De Datos Establecer alcance del sistema Definir la utilizacin de arquitectura de Teleprocesamiento Especificar los sistemas de informacin afectados Establecer requerimientos globales Fijar pautas para el diseo de la red de comunicaciones Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la red

Automatizacion De Oficinas Establecer requerimientos globales sobre: Procesamiento de Textos Correo electrnico Sistemas de Modelizacin Computadoras Personales Notebooks Etc. 4. Resumir la estrategia de sistemas Finalmente se debern resumir la estrategia de sistemas, documentando los objetivos de Negocio, sus implicancias en sistemas como as tambin los resultados del Relevamiento general.

Factibilidad Tecnica Evaluacion preliminar A efectos de disear la configuracin del equipo ser necesario, en forma previa, dimensionar la instalacin, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de proceso, segn los requerimientos de las aplicaciones a procesar, como as tambin, definir el tipo de dispositivos perifricos a configurar. Estos elementos se debern evaluar dentro del encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en cuanto a la filosofa de procesamiento y arquitectura de los grupos, desarrollo de software de base y aplicacin, sistemas de comunicacin de datos y automatizacin de oficinas. Para dimensionar la instalacin ser necesario conocer los volmenes por tipo de operacin, tamao de los archivos, nivel de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de documento a procesar, crecimiento anual del volumen de operaciones y archivos, y tipo de procesamiento para cada aplicacin, de forma tal, que se pueda definir la capacidad y forma de almacenamiento de los datos. Disponer de esta informacin supone el conocimiento a priori de los sistemas de informacin cuyas funciones computarizadas sern procesadas en el nuevo equipo, y si bien la estrategia de Software puede definir criterios para la asignacin de prioridades en el desarrollo de sistemas, y aun las modalidades de procesamiento; difcilmente pueda dilucidar los inconvenientes que presenta el dimensionamiento de la instalacin. Por lo tanto, ser necesario efectuar un Relevamiento que permita acopiar la informacin sealada anteriormente. Al efecto, se debern relevar, entre otras, las siguientes actividades y funciones de Negocio: Produccin Caractersticas de la lnea de produccin Planeamiento (Planes de produccin, abastecimiento, etc.) Programacin de la produccin Gestin y administracin de stocks Control de inventarios Materias primas Produccin en proceso Repuestos y materiales Costos industriales Anlisis de consumo Mano de obra Control de calidad Ingeniera industrial (Mtodos, tiempos y control de eficiencia) Administracin de produccin Mantenimiento de planta (Plan de mantenimiento, costeo de ordenes de trabajo, etc.) Desarrollo de nuevos productos (Prototipos y especificaciones) Requerimientos contables para produccin Gestin de Compras Emisin de requisiciones Plan de Compras Activamiento Control de Recepciones Circuito compras-proveedores Comercializacin Canales de distribucin Pedidos-facturacin Plan de ventas Investigacin de mercado Marcas y nuevos productos Estadsticas y reportes gerenciales Mailing Administracin Contabilidad general

Proveedores Deudores-facturacin Caja-bancos Proyeccin de pagos y cobranzas Planificacin financiera Bienes de uso (Activo Fijo) Crditos y cobranzas Costos Presupuestos Planes econmicos Control de gestin Impuestos y seguros

Administracin de Personal Inventario de personal Anlisis de desempeo Empleos Capacitacin Remuneraciones Accidentes Liquidacin de sueldos Si bien se han detallado las actividades principales a considerar en una industria, el alcance del Relevamiento en cada caso depender del tipo de Negocio de cada Empresa y de sus caractersticas principales, segn se trate de entidades financieras, empresas de servicios, etc., y estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o extranjeras, etc. El anlisis de la informacin obtenida en el Relevamiento permitir establecer las necesidades en materia de informacin tanto operativas, administrativas y de gestin; como as tambin respecto de la toma de decisiones. En cada caso se debern considerar: volmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para su obtencin, integridad, redundancia, seguridad, oportunidad, control interno y los factores particulares inherentes a la Empresa. Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la estrategia de sistemas se deber: Efectuar una revisin de la estrategia de sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en las definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el Relevamiento. Establecer una hiptesis sobre los sistemas de informacin cuyo caudal de procesamiento deber ser absorbido por la nueva instalacin. Analizar la modalidad de procesamiento global, estableciendo porcentajes para cada tipo de proceso. Establecer requerimientos especiales de hardware y software (Dispositivos especiales). Analizar requerimientos de tcnicas especiales de procesamiento de datos a emplear para el corto y mediano plazo. 5. Dimensionamiento de la instalacion En primer lugar se proceder a calcular la capacidad por tipo de dispositivo y a establecer el perfil tcnico de los perifricos en funcin de los sistemas que sern procesados por la futura instalacin, como ser: Unidad Central de Proceso Tamao y organizacin de la memoria Velocidad de transferencia Capacidad de la unidad de control Niveles de interrupcin Discos Tiempo medio de acceso Capacidad Fijos o removibles CDs y reproductoras de CDs

Cintas Densidad Velocidad Pistas Terminales de Vdeo Inteligentes o no inteligentes Funciones avanzadas de hardware Tamao de la pantalla o buffer Velocidad de transferencia Impresoras Chorro de tinta o lser Tamao Velocidad Software Multiprogramacin Despacho de tareas Seguridad en el manejo de datos Edicin interactiva Procesamiento en lotes de programas de aplicacin Medios para manejos de formatos Servicios de tipo general Si el estudio incluye la utilizacin de tcnicas de procesamiento como el teleproceso, se deber evaluar por un lado los nodos (Componentes de hardware que pueden realizar procesamiento de la informacin y control de la red) y por otro los enlaces (Medios que emplean para transmitir informacin entre los nodos). En relacin con los nodos, adems de los dispositivos sealados anteriormente se deber evaluar: Controlador de Comunicaciones Programable Requerimientos para conexin de lneas Serializacin para transmisin asincrnica, serie o paralelo Posibilidad de almacenar y retransmitir Manejo de prioridades Deteccin y correccin de errores Manejo de tiempo agotado Manejo de respuestas o llamadas en forma automtica Conmutacin de circuitos Modems Facilidad de acoplamiento acstico Cantidad de hilos Ecualizacin automtica Velocidad Indicadores de estado Facilidades para manejo de ms de un modo de transmisin En relacin con los enlaces se deber definir el tipo de enlace y la modalidad y velocidad de transmisin que el mismo deber soportar. En cuanto al software de comunicaciones se deber evaluar por un lado la utilizacin de una arquitectura de teleprocesamiento y una disciplina de control de lneas, y por otro disponer de un monitor de teleprocesamiento con las funciones bsicas. Automatizacin de oficinas Procesamiento de textos

Correo electrnico Distribucin de computadoras personales conectadas a la instalacin central Software para modelizacin Desarrollo de aplicaciones

6. Diseo de la configuracion Una vez definidos los parmetros de capacidad y perfil tcnico de los componentes se proceder a su cuantificacin; fundamentalmente de los dispositivos perifricos. Para definir la cantidad de terminales de vdeo se debern considerar variables como: horas pico, colas de espera, tiempo para reingreso de datos por errores de digitacin, aspectos funcionales como adyacencia fsica de ciertos usuarios, terminales especializadas segn su uso (Para programacin, sistemas con altos tiempos de uso, etc. ). A efectos de calcular la cantidad de terminales a instalar, se podr aplicar una frmula de clculo que arroja un valor que es una aproximacin y que deber ser ajustada por las variables anteriormente mencionadas: Cantidad de documentos * Caracteres documento Cantidad de terminales = Horas de trabajo * Velocidad digitacin por hora El mismo procedimiento se podr aplicar para el clculo de las impresoras. Una vez cuantificados los dispositivos de la instalacin se analizar la flexibilidad para el crecimiento futuro de la instalacin y la dotacin requerida para su funcionamiento. A partir de este anlisis se establecern los ajustes finales y se disear la configuracin. 7. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el mercado Cada compaa proveedora de equipos de computacin suele confeccionar sus propuestas a partir de sus pautas de comercializacin y generalmente describen con mayor amplitud los aspectos favorables de su producto en relacin con la competencia, y no se profundiza (y en algunos casos no se hace mencin) sobre los elementos que estn en desventaja frente a otros proveedores. Por tal motivo, se suelen presentar dificultades en el momento de la seleccin de propuestas. Para evitar estos inconvenientes se deber confeccionar un informe para las compaas proveedoras que contenga las variables a fin de estandarizar las propuestas sobre las cuales se efectuar la seleccin. En dicho informe se deber requerir la cotizacin de: Configuracin a cotizar Apertura del costo por dispositivo Cargos por importacin Cargos por instalacin Modalidades de contratacin Forma de pago Plazos de entrega Recargos o impuestos Servicio tcnico (Caractersticas y costo) Asesoramiento y apoyo Equipo de backup Horas de mquina para desarrollo (Cantidad, lugar y costo) Posibilidades de ampliacin Lista de usuarios con equipos instalados similares al cotizado Una vez recibidas las propuestas se debern fijar los criterios para seleccionar las mismas con el objeto de seleccionar una terna. 8. Resumir el resultado del estudio de factibilidad tecnica Es esta fase se proceder a confeccionar el informe con los resultados del estudio de Factibilidad tcnica que contendr los fundamentos tcnicos de las decisiones adoptadas y resumir los resultados de la etapa.

Factibilidad Operativa Evaluacion Del Impacto Del Proyecto Sobre La Organizacin Dependiendo de las caractersticas del proyecto y de la modalidad con que la Empresa encar el mismo, los aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al definirse la estrategia de sistemas, en cuyo caso, no se requerir la ejecucin de esta fase. En caso contrario, se deber efectuar el estudio correspondiente que tiene por objeto evaluar el impacto del proyecto sobre la organizacin. Para ver con mayor claridad la importancia del estudio de Factibilidad operativo recurriremos a un ejemplo: Tomemos el caso de un banco que en la actualidad maneja el conjunto de sus operaciones en forma tradicional cuyos sistemas tienen un gran porcentaje de procesamiento manual y en algunos casos batch (en la casa matriz), que decide utilizar tecnologa de punta, y automatizar el grueso de sus operaciones, incorporar cajeros automticos, conectar todos sus sistemas a una red de comunicaciones, y distribuir capacidad de procesamiento para sus 50 sucursales. Desde el punto de vista tcnico y econmico, el proyecto resulta a priori, viable, dado que este tipo de instalacin est ampliamente aprobada por otras entidades financieras, los beneficios que resultan de un proyecto de inversin de esta naturaleza son de fcil comprobacin no hay ms que consultar a las otras empresas y adems las compaas proveedoras de equipos ya han adquirido experiencia suficiente, con un gran parque instalado y hasta existe la posibilidad de adquirir sistemas preplaneados de buen rendimiento y bajo costo. En este caso el estudio de Factibilidad operativo adquiere, su mayor significacin, ya que la viabilidad del sistema no est en duda, pero lo que falta verificar es si este Banco, est en condiciones de absorberlo; ya que, el personal no tiene experiencia en el manejo de este tipo de sistemas, los gerentes vern modificados los procedimientos del conjunto de su operatoria y adems debern estar a la cabeza del cambio. Surgirn adems los temores de una racionalizacin, adems de la resistencia natural al cambio en todos los niveles; la operatoria de cada sucursal sufrir profundas modificaciones, se requerir la capacitacin del personal en gran escala; la participacin como usuario (Una nueva funcin) en la definicin de los futuros sistemas, podrn surgir modificaciones en la estructura de poder de la organizacin que tendrn relacin directa con la reestructuracin orgnica, etc. y adems de todo esto se deber seguir cumpliendo con las actividades diarias para que el Negocio siga funcionando. Como vemos un cambio de esta envergadura puede generar una sucesin interminable de conflictos que si se dejan librados al azar las posibilidades de xito del proyecto tendrn un alto grado de aleatoriedad. Como vemos no se puede relativizar el estudio operativo y a efectos de reducir los mrgenes de riesgo se deber: Establecer el alcance de los cambios organizacionales Evaluar las normas, mtodos y funciones organizacionales vigentes. Evaluar el desarrollo organizativo alcanzado. Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y su efecto sobre el proyecto. Trazar una hiptesis de conflictos potenciales. Efectuar un anlisis sobre la oportunidad del proyecto. 9. Definicion de los cambios organizacionales a efectuar En esta fase se deber: Efectuar una estimacin sobre las reas que debern ser reestructuradas y la envergadura del cambio en cada caso. Disear la estructura del rea de sistemas en relacin con los resultados del estudio de Factibilidad tcnico. Definir roles y funciones. Establecer criterios para planificar la capacitacin del personal afectado. Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e intangibles) Finalmente se debe resumir los resultados de la Factibilidad operativa. Factibilidad economica-financiera Cuantificacion de la inversion Para efectuar el estudio de Factibilidad econmico-financiera resulta imprescindible conocer la totalidad

de los gastos en que incurrir la Empresa para incorporar el nuevo sistema, como as tambin el incremento de los costos por cargas de estructura que demandar su funcionamiento a posteriori de la puesta en marcha. Dado que los cotos de hardware y software se incluyen en el estudio tcnico, ser necesario conocer los siguientes costos complementarios: Dotacin Con el detalle de los sueldos ms las cargas sociales, para la totalidad de puestos y vacantes. Mobiliario Con el detalle de los elementos y el costo unitario de los mismos. Se deber especificar los muebles de oficina (Escritorios, sillas, etc. ), y los de computacin (Cintotecas, archivos, mesas para terminales, etc. ) Instalacin elctrica Tablero de comando Regulador de tensin Ramal trifsico Puesta a tierra (Jabalinas de cobre) Alimentacin de grupos de computacin (Con seguridad antillama u otros) Tendido del lazo Etc. Suministros Formularios Cartuchos de tinta para impresoras (Color y Negro) Toner para impresoras lser Disquetes CDs Cintas para backups Etc. Layout Planos Modificacin de artefactos de iluminacin, mamparas, etc. Sistema de Seguridad Caja ignfuga Sistema contra incendios (Con detectores de humo) Servicios de microfilmacin para documentacin Etc. Cursos de Capacitacin Detalle y costo Seguro Detalle de cobertura y costo Fletes Detalle y costo Para establecer estos costos se deber consultar a tres proveedores como mnimo y en cada caso se deber conocer: Tiempo de vigencia de los presupuestos Formas de pago Fecha de iniciacin estimada de los trabajos Tiempo de ejecucin de las tareas Plazos de entrega Etc.

A estos costos se debern agregar los que tiene el estudio tcnico: Costo de Hardware Costo de Software Cargos por importacin Cargos por instalacin Recargos e impuestos Servicio Tcnico Garanta para la modalidad de alquiler Cargos por backup de instalacin

Con todos estos datos se proceder a cuantificar la inversin y evaluar la modalidad de contratacin ms ventajosa. 10. Analisis Comparativo En primer lugar se establecer el monto de inversin inicial, que incluye gastos por nica vez, y luego, el cargo mensual del nuevo centro de costos. A efecto de medir la incidencia del cargo mensual, de deber tomar un ndice que permita visualizar el grado de participacin en el cargo total de la compaa, como por ejemplo las ventas o cualquier otro ndice que permita visualizar el grado de participacin en el cargo total de la compaa, como por ejemplo las ventas o cualquier otro que utilice la Empresa para efectuar estas mediciones. Finalmente se deber: Efectuar una revisin de la evaluacin de costos Analizar la inversin frente a la posicin financiera de la Empresa Establecer los beneficios totales (Incluyendo los intangibles) Analizar el retorno de la inversin (VAN Valor actualizado Neto, TIR Tasa Interna de Retorno) Medir en trminos de producto la inversin total 11. Resumir los resultados del estudio economico-financiero Se deber confeccionar un informe que resuma el estudio de Factibilidad econmico-financiero. Por ltimo, se confeccionar el informe final para la alta direccin, con el resumen del Estudio de Factibilidad del Proyecto de inversin en Informtica. El mismo deber contener: Introduccin Antecedentes y necesidades Estrategia Resultados del estudio tcnico Resultados del estudio operativo Resultados del estudio econmico-financiero Sugerencia del equipo de proyecto Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros comparativos Sobre la base de este informe se podr tomar la decisin, pero en el caso que la Empresa decida poner a consideracin el estudio efectuado, se podr contar con la documentacin de cada etapa del estudio y la totalidad de la informacin utilizada. 12. Consideraciones sobre la contratacion de un servicio externo de computacion La contratacin de un servicio de computacin no difiere, en sus aspectos formales, de la contratacin de cualquier otro tipo de servicio, por parte de una Empresa. En nuestro caso corresponder la evaluacin tcnica del tipo de servicio a contratar para el procesamiento electrnico de datos, y en particular la contratacin de un servicio de computacin. Es importante considerar que es esta una alternativa para resolver el procesamiento de la informacin de una Empresa, dependiendo de la relacin costo-beneficio y, una vez ms, la poltica que define la Empresa para la resolucin de sus problemas. Las variables a considerar para la contratacin de este tipo de servicios, no solo estarn presentes en la evaluacin de los proveedores, sino tambin en el contrato legal a suscribir entre las empresas. A continuacin se exponen las variables ms relevantes:

13. Costos Detallados por: Costo de proceso Registro grabados Volumen bsico a procesar y grabar Excedentes Segn la frecuencia de cada proceso Formularios Procesos especiales Listados a pedido Aspectos A Evaluar Modalidad para la actualizacin de precios Condicin de pago Vigencia de la contratacin Riesgos de prdida de documentacin Modificacin de programas y archivos (Procedimiento y costo) Uso del computador del servicio Lenguaje de programacin utilizado Cargos por capacitacin Obligaciones por incumplimiento de las partes Prueba de programas Aprobacin por sistema Carpeta por sistema (Documentacin) Lugar de recepcin y entrega de informacin Duplicacin de archivos (Que se puedan requerir en cualquier momento) Seguridad del servicio (Definicin de backup para el procesamiento) Propiedad de programas y archivos

Deber contemplarse que todas estas variables estn cuidadosamente explicitadas en el contrato legal que regular la operatoria de este servicio. A los efectos legales se debern agregar: Modalidades para definir la rescisin del contrato Pago del sellado (a cargo de quin) Ubicacin y domicilio legal (ante eventuales juicios) Dado que el servicio a contratar puede sufrir distorsiones en el tiempo, ya sea respecto del costo, como as tambin por la eficiencia del servicio, la Empresa deber disponer de los elementos necesarios que le permitan adoptar las decisiones ms adecuadas al respecto, para lo cual requerir evitar un nivel de dependencia con el servicio, que le impida resolver los inconvenientes planteados de la forma ms adecuada para sus intereses. Los problemas mencionados o bien por el crecimiento del volumen de la informacin procesada, podrn sugerir alternativas tales como: el cambio de servicio o la incorporacin de un sistema. En ambos casos ser sumamente valioso disponer de la propiedad de los programas y archivos, como as tambin contar con la documentacin de cada sistema. La seguridad del servicio, la prueba de programas, su mantenimiento, la definicin respecto de la aprobacin de cada sistema implementado, etc. son variables que aseguran un servicio eficiente, y la explicacin de las mismas en un contrato, representan el respaldo legal con que cuenta la Empresa entre los diversos inconvenientes que pudieron ocurrir en el tiempo. La evaluacin de los aspectos sealados permitirn detectar omisiones que a corto o largo plazo podrn perjudicar seriamente a la Empresa. Trabajo enviado por: Eduardo Horacio Quinn quinn@sinectis.com.ar