CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prstamos, son crditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores ms lquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados. Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crdito y Cobranza, Contabilidad, Tesorera y Finanzas. Las cuentas por cobrar son el total de todo el crdito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posicin Financiera Representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Desde el punto de vista del administrador financiero la cantidad en pesos de las cuentas por cobrar se puede dividir en dos partes. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los productos. La porcin de desembolso de caja es la inversin real de la empresa en cuentas por cobrar; lo restante representa utilidades contables CLASIFICACION Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a CORTO PLAZO y A LARGO PLAZO. A CORTO PLAZO.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. A LARGO PLAZO.- Su disponibilidad es a ms de un ao. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance

General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. CLIENTES.- como una introduccin al concepto de clientes podemos mencionar que en la antigedad la palabra clientes se refera a la careta que utilizaban los actores cuya finalidad era no revelar su identidad, actualmente clientes son todas aquellas personas que deben al negocio mercancas adquiridas a crdito y a quienes no se exige especial garanta documenta. La relacin entre esta aceptacin y la actual es imposible determinarla, sin embargo se tiene que aceptar, no siendo esta la ms adecuada, la salvedad de que el mencionar clientes en forma aislada slo se menciona el nombre genrico de los deudores. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona la entidad. DEUDORES DIVERSOS.- Estas son las que provienen de operaciones diferentes a las ventas y a los servicios que proporciona la entidad. Este trmino se refiere a los prestamos que hace la empresa ya sea a su personal o a otras terceras personas como accionistas, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CREDITO El objetivo bsico de la administracin de crdito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar as el valor de la empresa al extender crdito a los clientes dignos.

El administrador de crdito estar en condiciones de desempear un papel importante dentro de la organizacin tan solo cuando pueda obtener y analizar informacin financiera acerca de sus clientes y de sus industrias. OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la

compaa. Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin. El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayora de los vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una poltica de crdito muy liberal, porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crdito, la propia empresa tendr que hacerlo tambin para proteger su posicin en el mercado. Esto se puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve obligada a ofrecer a sus clientes tarjetas de crdito para poder competir, lo mismo que a una empresa internacional de ingeniera que tiene que otorgar o arreglar crdito a largo plazo como parte de sus operaciones a fin de competir con xito por la adjudicacin de contratos de construccin de presas, refineras y otros grandes proyectos de inversin de capital. Muchas veces ha sucedido que la empresa que ofrece facilidades de crdito como parte de sus servicios ha triunfado en la licitacin, a pesar de que otras firmas, que no ofrecan arreglos de crdito, presentaron presupuestos ms bajos. Aunque los vendedores de la empresa recomienden una poltica de crdito muy liberal, corresponde al director de finanzas cuidar que la ciudad de crdito que se otorgue sea ptima y lleve a la empresa hacia sus objetivos generales. Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la poltica de crdito con las mayores utilidades que se espera habrn de generar. Tambin se tratar de evitar que se otorgue crdito a clientes potenciales que probablemente tendrn dificultades para pagar o que inmovilizarn los recursos de la empresa |demorando el pago por largo tiempo. No conviene financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo o

que requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversin slo es rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podran usar para financiar otros proyectos ms atractivos. Como se ver ms adelante, si el rendimiento de la inversin en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, se debe rechazar la inversin adicional en esas cuentas.

DETERMINACIN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y clientes mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administracin de la inversin en clientes para precisar cul de las alternativas es la ms conveniente

DETERMINACIN DE LA POLTICA APROPIADA DE CUENTAS POR COBRAR. Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar las tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cmo puede proceder el director de finanzas. De acuerdo con el departamento de mercadotecnia, el director pude modificar las condiciones de crdito ampliando el tiempo en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo mximo concedido. En los ejemplos, la poltica de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30 concede al cliente 30 das como mximo para pagar y el 2/10, neto a 30 tambin 30 das, slo que si paga dentro de los 10 das que siguen a la venta podr deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2 por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los

primeros 10 das. La venta al contado. Si la poltica de la empresa es vender al contado, no otorga crdito comercial No habr costos de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habr costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la poltica de ventas al contado es de cero. Adems de los costos de capital, la empresa incurre en costos de facturacin, franqueo, etc., que son constantes cualquiera que sea el nmero de das en que cuenta permanece sin cobrar, ya que esos gastos se efectan slo una vez, el primer da. Los costos de cobranza aparecen en la figura 14-1 como un costo constante sumado a los costos de capital en el curso de los primeros 30 das en que la cuenta permanece sin cobrar. Para compensar los mayores costos de cobranza estn los incrementos que se esperan en las ventas y en las utilidades y que prev el departamento de mercadotecnia al adoptarse la poltica de neto a 30 das en vez de la venta al contado. La toma de decisiones, depende de la probabilidad de utilidades o prdidas en cuanto al otorgamiento de crdito y la capacidad que tenga la empresa para afrontarlos. Una de las herramientas que tiene un Administrador Financiero para otorgar crditos es determinando montos y tiempos, as como vigilar que la empresa este trabajando de los lineamientos fijados, para ello podr hacer uso de Tcnicas de Anlisis Financiero, dentro de las cuales se encuentran: a) ANLISIS COMPARATIVO DE SALDOS.- Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cmo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la poltica de cobranzas, de otorgamiento de crditos o reafirmarlas. b) ANLISIS POR ANTIGEDAD DE SALDOS.- Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Esta clasificacin, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de cada empresa; pero en cualquier momento nos permite conocer el estado real de los saldos a cargo de los clientes. Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crdito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originen acumulaciones de saldos. Desde un aspecto del anlisis externo de la empresa, en la cual se dispone de la antigedad de saldos, el ndice puede obtenerse mediante comparacin peridica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a crdito, o mediante la relacin existente entre el saldo de clientes y la reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este perfectamente calculada. La deficiencia en la inversin de clientes, se puede deber a diferentes causas y principalmente a las siguientes: a) Mala situacin econmica en general b) Mala situacin econmica del mercado especial en el cual opera la empresa. c) Generosidad en la concesin de crditos. d) Poltica equivoca de venta, basada sobre la idea de que el propsito de los negocios en vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades el fin o meta de los negocios. e) Ayuda competencia f) Deficiente poltica de cobros. ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las polticas de cobranza y otorgamiento de crdito

pactados. En el total de las ventas a crdito, dividida entre el promedio mensual de ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los crditos otorgados por ventas de artculos son recuperadas. Esta razn financiera nicamente tiene aplicacin en las empresas que venden a crdito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, as como el atinado de la poltica en el otorgamiento de los crditos. Al relacionarse la rotacin de cuentas por cobrar con un cierto nmero de das (360), es posible conocer los das que tarda la Rotacin de Cuentas por Cobrar. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades. PERIODO DE CREDITO El agrandar el periodo de crdito estimula las ventas, pero existe un costo en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar ( saldos). Determinar el periodo optimo de crdito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un monto mas elevado de sus saldos. A continuacin se mencionaran cuatro funciones principales que toda empresa debe tomar en cuenta dentro de sus polticas: a) Mantenimiento de Lmites de Crdito. Es sumamente importante, que la funcin encargada de los pedidos, conozca los lmites de crdito de cada cliente. Por esta razn, la primera obligacin del departamento de crdito y cobranza, es establecer lneas de crdito apropiadas para cada cliente y revisarlas peridicamente.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS: Objetivos de la Administracin Objetivo: El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organizacin por medio de una correcta utilizacin del inventario, prediciendo el impacto de las polticas corporativas en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las actividades logsticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente. Por inventario se define al registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin. Por extensin, se denomina inventario a la comprobacin y recuento, cuantitativo y cualitativo, de las existencias fsicas en s mismas y/o con las tericas documentadas. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancas con el fin de fijar su posible volumen de produccin y ventas Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de valoracin de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. TIPOS DE INVENTARIOS Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de una empresa a si tambin los gastos por inventarios, llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a

la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante informacin resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventarios (inicial) Compras Devoluciones en compras Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancas en transito Mercancas en consignacin Inventarios (final)

Ahora bien los inventarios tienen como funciones el aadir una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. En lo que es fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminacin de irregularidades en la oferta, la compra o produccin en lotes o tandas, permitir a la organizacin manejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano de obra. TIPOS DE INVENTARIOS. Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios estn siempre actualizados. Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Se recurre a el, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte. Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado par

determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos. Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son:

Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

Inventario mixto: es de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancas que un fabricante es producido para vender a su cliente. Inventario en trnsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de materia prima: en l se representan existencias de los insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y de mas costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble

o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos. Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega par ser vendida pero el ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. Inventario mnimo: es la cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn. Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la produccin o venta. Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. Inventario de previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a un periodo de sierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de produccin. Inventarios de lote o de tamao de lote: estos son en tamao que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Inventario estacinales: los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisface fluctuaciones en la demanda. Tambin estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventarios permanentes: es un mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventarios clnicos: son inventarios para apoyar la decisin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. Ahora bien despus de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera: TECNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS El objetivo de la administracin de inventarios, igual que en la administracin de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.

Reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin. Los inventarios forman un enlace entre la produccin y la venta de un producto. Como sabemos existen tres tipos de stos, los cules son el inventario de materia prima, de productos en proceso y el de productos terminados. El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en sus compras, el inventario de artculos terminados permite a la organizacin mayor flexibilidad en la programacin de su produccin y en su mercadotecnia. Los grandes inventarios permiten adems, un servicio ms eficiente a las demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y tambin en el futuro. El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuacin mencionaremos una ventaja:

La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.

Algunas desventajas son:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento) Peligro de obsolescencia

A continuacin se explican diversos mtodos de control de los inventarios: EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente.

El anlisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin. Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios. Este sistema permite administrar la inversin en 3 categoras o grupos para poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente. DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito. El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. Existen mucha s formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican, debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma ms sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora. Algunas herramientas de este control de inventarios son: La requisicin viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas

Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las existencias, stos son:

rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn. Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos de que consta la produccin para poder ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo. Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos. La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del mercado que se atiende. CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios. Una compaa puede reducir su produccin es proceso mediante una administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden

reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de ste tipo. ANLISIS INTEGRAL DEL COSTO-BENEFICIO Inversin necesaria o financiamiento. El inventario se considera una inversin en el sentido de que obliga a la empresa a darle uso racional a su dinero. La inversin promedio en inventarios puede calcularse el costo de ventas anual y la rotacin anual de inventarios. Inventario promedio = Costo de lo vendido / rotacin del inventario Estrategias para reducir inventarios Justo a tiempo: a travs de este sistema los inventarios son reducidos al mnimo en virtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacn o produccin justo en el momento en que se requieren. Con este mtodo se ahorran cantidades de almacenaje, seguros, etc. Este sistema rompe con el concepto convencional de mantener grandes inventarios. Sin embargo para su implantacin se requiere que la administracin determine en forma rpida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor y que requerir para sus ventas o produccin. Tambin requiere de modificar los procedimientos, productos y equipo para reducir tiempo y costos de ensamble. Aparte del control administrativo el proveedor debe ser capaz de brindar: Sistema de distribucin o reparto que permiten una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepcin y costos Producir artculos terminados o materia prima sin defectos con lo cual se puedan reducir o eliminar los costos de inspeccin. INVERSIN EN INVENTARIOS

Al estudiar el nivel de inversin surge una cuestin muy importante, el tamao de los inventarios, y es importante porque se utiliza para la elaboracin de polticas para la administracin financiera. Las empresas manufactureras tienen tres clases de inventarios: Materias primas Produccin en proceso Productos financieros Pero cada una de estas clases tiene diferentes niveles. El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la produccin programada tomando en cuenta la eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad del suministro, esto por los retrasos y daos en la materia prima. El inventario de produccin en proceso se determina por el consumo, la duracin del periodo de produccin. Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la produccin y las ventas presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinacin de inventarios anteriores. La inversin en estos inventarios puede reducirse cuando la rotacin es mucha. Para la determinacin la inversin en los inventarios existen algunas causas, que son: a. El nivel de ventas b. La duracin y la tecnologa en el proceso productivo, P/E. Las empresas de fabricacin de maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo de trabajo en los procesos es largo. c. La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacionales. La industria pastelera tiene inventarios bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solo compra lo necesario para la venta de un da. d. La moda o estilo. P/E. En la industria juguetera por la estacin la inversin es mayor a fin e inicio de ao.

El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:

Contable Fsico Del nivel de inversin. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero.

Control contable. Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizara dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo en su caso. Control fsico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos como la fcil localizacin y un lugar de almacenamiento apropiado. Control del nivel de ingresos de inversin. Este se determina en base a las polticas de ventas, produccin y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijacin de polticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas. PLAZO MEDIO DE PRODUCCIN Y CONSUMO DE MATERIA PRIMA La empresa puede obtener financiamiento requerido a partir de sus orgenes: pasivo a corto plazo fondos a largo plazo. El inventario es una inversin en el sentido de que se obliga a la empresa a darle un uso racional a su dinero. La inversin promedio de cuantas por cobrar podra calcularse mediante el costo de ventas anuales y la rotacin de las cuentas por cobrar. Similar a para la inversin promedio de inventario sobre el costo de ventas y la rotacin de inventarios. Otro punto que debemos de tener muy en cuenta es la forma en que podamos reducir esos inventarios y se hacen en virtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacn o produccin justo en el momento en que se requieren que la administracin determine en forma rpida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor y que requiera para sus ventas o produccin. Tambin se requieren de modificar los procedimientos productos y equipos para reducir tiempo y costos de ensamble.

A parte del control administrativo el proveedor debe de ser capaz de brindar: Sistema de distribucin o reparto que permita una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepcin y costos. Producir artculos terminados o materia prima sin defectos con la cual se pueda reducir o eliminar los costos de inspeccin. Otras de las cosas que debemos de tomar en consideracin en los plazos de produccin y consumo son las programas la cual es una funcin muy importante para la fabricacin de los inventarios con que las empresas llevar a cabo las operaciones de compra y venta. Estos programas requieren de una coordinacin de compras, produccin y almacenes pues tiene que ver mucho con los inventarios de reserva, la periodicidad de las compras y con las corridas de produccin, y es a travs de esta coordinacin que deben de lograrse los objetivos siguientes:

Que no se falte con los materiales y los artculos Que las corridas de produccin sean acordes a las unidades que deberan producirse para satisfacer las demandas del mercado Que satisfagan las necesidades para almacenar la produccin Que la produccin este a tiempo para que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de los clientes.

Fijacin de ciclos de produccin: En los problemas de fijacin de ciclos de produccin, as como los de reordenacin peridica de pedidos debe de considerarse que mientras mas larga sea la corrida de mquinas para un producto, mayor ser el tiempo que se deba de esperar para volver a fabricar ese producto por lo tanto mayor ser la seguridad que debe de mantenerse como proteccin. Las corridas mas cortas y frecuentes dan mayor flexibilidad y menores periodos de espera entre corridas y por ende necesitaran menor inventario de seguridad. La influencia de esta funcin en la administracin del capital de trabajo en la empresa estriba en los efectos financieros que tienen los inventarios de reserva para tener seguridad en la continuidad de la produccin y las ventas as poder determinar el ciclo de produccin optimo. Fijacin de niveles de produccin: Como es sabio las existencias de reserva para seguridad slo proporcionan proteccin a corto plazo contra la incertidumbre de las ventas. Si las existencias son respuestas con la

produccin efectiva basada en los objetivos y la fijacin adecuada de los ciclos de produccin sealados anteriormente se tendr buenos resultados. Tambin dependern de la agilidad de resarcirse en los casos de inventarios que se agoten y de la flexibilidad de produccin. Si la demanda total es muy variable la habilidad de resarcirse de los inventarios depender tambin de la velocidad de reaccin de la produccin a los cambios errticos. Si se reacciona con rapidez ser posible mantener inventarios ms bajos requiriendo as menos inversin en el capital de trabajo. La fijacin de los niveles apropiados de inventarios y el tiempo de produccin lleva a lo que pueda llamarse estabilizacin de la produccin que evitar brincos y cambios significativos innecesarios. Los cambios drsticos estacinales en muchas industrias el patrn bsicos de las ventas estacinales pueden ser bastantes predecibles y el volumen global puede estimarse en forma bastante razonable, razn por la cual la produccin y las compras pueden estimarse con cierta exactitud. Sin embrago los errores y las diferencias no son muy sustanciales y se circunscriben a unos puntos del porcentaje del volumen total de las cuales estas serian las posibles soluciones:

Ajustar el presupuesto de ventas para permitir modificar las cantidades necesarias de reserva de inventarios y evitar los faltantes. Elaborar un plan de accin para lograr lo presupuestado tratando de mantener los costos de produccin y de existencias de inventarios al mnimo Controlar y ajustar el plan de produccin para conservarlo acorde con las ventas presupuestadas con el objeto de lograr que no haya exceso de inventarios ni faltantes de existencias.

Corregir lo errores del prosupuesto: Pude decirse que en las mayora de los negocios los riesgos y costos de no poder surtir lo pedidos causan mucho ms dao que subir y mantener mayores inventarios de reserva como proteccin para lograr las ventas, sin embargo debe tenerse presente que al elevar los inventarios se utilizar capital de trabajo y subir la inversin en inventarios. Cuando la produccin ya ha sido planeada sta conjugadamente con el presupuesto de ventas, van a dictar de cuanto ser el inventario de los cuantos artculos y conforme avance el tiempo los inventarios reales se irn

siendo mayores o menores a los estimados. Al seguir el orden de estas cosas los planes de produccin se irn ajustando peridicamente para que los inventarios se mantengan en lnea y sean una cifra razonable dentro de la administracin financiera del capital de trabajo. ADMINISTRACION DE CUENTAS DE EFECTIVO La generacin de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayora de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operacin, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueos un rendimiento satisfactorio. En pocas palabras, un negocio es negocio slo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca "ocioso" en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversin en valores negociables. Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prcticas que actualmente estn manejando algunas empresas para lograr una administracin efectiva de su efectivo. Esta funcin es una de las ms importantes, sobre todo si se tiene la visin perifrica que se debe tener Qu significa esta rea y para qu sirve? Esta funcin se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y entregar bajo un programa de pagos a las reas de pagos a proveedores o cuentas por pagar. Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde hacer juicios de las compras, pero si estar consientes de que conviene pagar primero y que pagar ms tarde. Hablbamos de la visin perifrica de esta rea y eso se refiere a dos cosas: a) Primero, que mientras mejor conozca cuanto dinero va a ingresar, desde los presupuestos, despus los pronsticos de ventas, las ventas realizadas, la cobranza por realizar y finalmente la cobranza realizada.

b) Enseguida, mientras mejor conozca lo que va a gastar: primero los gastos fijos; despus a partir de los presupuestos de ventas, cunto va a costar tericamente la produccin de esos productos; despus el monto de los pedidos que ya se han fincado; ms adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; despus la facturacin del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visin ms concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos. El buen desarrollo de esta rea dar confianza a proveedores y clientes y, si siempre se cumple lo que se promete, seguramente los crditos estarn abiertos y se podrn conseguir mejores descuentos, en fin respuestas a la confianza. NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE El efectivo y los valores negociables constituyen los activos ms lquidos de la empresa. EFECTIVO: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos lquidos. VALORES NEGOCIABLES: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente. Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme stas se van venciendo y adems para cubrir cualquier desembolso inesperado. El rea de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrar y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jams quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague dems y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago. Esta rea debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, adems debe procurar la mayor visin hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles prdidas, por reduccin

del margen de utilidad. Y para esto ltimo debe ser participante activo en la defiinicin de polticas de precios. Las operaciones que el rea de control de efectivo maneja son en general, las siguientes: Area funcional Control efectivo Depsitos en bancos Vencimiento inversiones Depsitos en caja de Operaciones realizan de Recibe: que

(facturas cobradas) Facturas por cobrar Facturas por pagar Gastos por efectuar Pagos realizados

(facturas pagadas) Entregas prstamos Cobro de prstamos de

Entrega: Pagos a proveedores Pagos de nmina Pagos de prestaciones Pagos de Gastos

generales Inversiones realizadas Depsitos en bancos Principales Activos Circulante Los activos Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero, o consumir, durante el ciclo econmico del negocio. Y entre los ms importantes tenemos: 1. Efectivo a Caja: Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningn tipo de restriccin. De acuerdo con lo expuesto, ser aceptado como efectivo lo siguiente: a. Efectivo en Caja: o Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas). o Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar. o Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar. o Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, facturas de tarjetas de crdito por depositar, etc. b. Efectivo en bancos:

Ser considerado como efectivo en bancos los siguientes: o Cuentas bancarias de depsitos a la vista o corrientes en bancos nacionales. o Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

De ser considerada esta partida como efectivo, deber ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista. o Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco pero que, para una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que haban sido emitidos. En todo caso, lo ms que podra suceder sera la aparicin de un sobregiro bancario en libros de lo cual hablaremos ms adelante. Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la liberacin de deudas u obligaciones por parte de la empresa. En trminos generales, no deber ser tratado como efectivo lo siguiente: No ser Efectivo en Caja:

Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados ms bien como cuentas por cobrar. Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos ms corrientes provienen de los siguientes hechos: 1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidindole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco. 2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al anterior. El cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido depositados en un banco. Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto. 1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco as lo exige. 2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales seran los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podran ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo. Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un sello comn de pagos. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de estampillas" en la seccin de gastos prepagados del activo circulante. No ser Efectivo en Bancos: o Depsitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depsito de dinero en una institucin financiera a plazo fijo, significa que no podr disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un ao, el monto de esos depsitos deber mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un ao, ser presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo. o Depsitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depsitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensin de operaciones, o9 hayan sido intervenidas

por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depsitos son aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los cuales fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicacin de este texto, permanecan en ese estado. o Depsitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean fondos especiales a travs de depsitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligacin futura tal como adquisicin de activos fijos, amortizacin o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso de que se pierda. Estos depsitos especiales debern ser presentados en el grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un ao en los fines previstos. En este caso, sern mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo. o Depsitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depsitos en bancos de otros pases y por diferentes razones est restringida la disponibilidad de esos fondos, deber tambin segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado ms bien como otros activos. Caja: Es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma. Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el balance general encabezado el grupo de activo circulante. Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal. Caja Chica: Como veremos ms adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de peridicos, caf, taxis, gasolina para los vehculos, etc.

En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que se harn por medio de esta caja durante un peridico determinado, establecern el monto del fondo fijo con el que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr erogar en cada caso. Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de un importe definidos en una fecha futura especificada pertenecientes a una persona u organizacin y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningn tipo de restriccin, segn la conveniencia que esta transaccin tenga para la organizacin. Tipos de valores Negociables: o Pagars: Son papeles de obligacin por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo consentimiento del deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia incluyen un activo intitulado documentos por cobrar (pagars), que son compromisos por escrito de pago de un importe definido en una fecha futura especifica. Estos documentos se emplean para conceder crditos a los clientes y alargar el perodo de pago de las cuentas por cobrar pendientes. Dichos documentos son frecuentes en algunas industrias y poco usuales en otras. o Cheques: Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos que tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero disponible en un instituto de crdito, o en poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de ellas a favor de s mismo, o de un tercero, o por medio de cheques. Cartas de Crdito: Son documentos que tienen por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador u el tomador, cuya perfeccin pende de que ste haga uso del crdito que aqul le abre. En la carta de crdito se designar el tiempo dentro del cual el tomador debe hacer uso de ella. Tambin deber contener la cantidad por la cual se abre el crdito, y si no se expresare ser considerada como de simple introduccin. El tomador de una carta de crdito deber poner en la misma el modelo de su firma. LA ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancas y servicios. Se

requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de planeacin y adems con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y proteccin de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: - Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. - Promover la contabilizacin adecuada de los datos. - Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. - Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques. La administracin del efectivo es una de las reas ms importantes de la administracin del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los

desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirn finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquidos. La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el xito de cualquier compaa. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques. El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc. Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales: Transacciones. Compensacin a los bancos por el suministro de prstamos y servicios. Precaucin Especulacin MOTIVOS PARA MANTENER SALDOS DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO (VALORES NEGOCIABLES)

MOTIVO DE TRANSACCIN: Consiste en efectuar los pagos planeados de las partidas como materias primas y sueldos. MOTIVO DE SEGURIDAD: Los saldos que se mantienen para satisfacer este motivo, se invierten en valores negociables muy lquidos que se pueden convertir inmediatamente en efectivo. Dichos valores protegen a la empresa de la incapacidad de satisfacer las demandas inesperadas de efectivo. MOTIVO ESPECULATIVO: Una vez satisfechos los motivos de seguridad, las empresas invierten en ocasiones los fondos excedentes en valores negociables, as como en instrumentos a largo plazo. Una empresa realiza esta inversin porque en ese momento no usa ciertos fondos o porque desea aprovechar rpidamente las oportunidades inesperadas que pudieran surgir. Este motivo es generalmente el ms comn. CLCULO DE LOS SALDOS DE EFECTIVO DESEABLES.

El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa ser menor que si se mantienen en niveles ptimos. Las empresas pueden establecer clculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podra ser mantener un saldo transaccional equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes siguiente, si la cantidad pronosticada de ventas es de $500,000, la empresa mantendra un saldo de efectivo de 500,000(0.10)= $50,000.