Backlog: El índice clave para el manejo de la carga de

trabajo en mantenimiento

Una de las excusas que comúnmente escuchamos como razón por la cual las
organizaciones de mantenimiento no pasan de un ambiente reactivo a uno
planificado es el agobiante trabajo que tiene su personal día a día. De hecho,
muchas iniciativas de Planificación y Programación de mantenimiento
generalmente fracasan por no tener la capacidad ni la voluntad de poder balancear
efectivamente la carga de trabajo de su personal, convirtiéndose en iniciativas que
se dedican a endosar promesas de ejecución que nunca se cumplen.

El manejo de la carga de trabajo (Works Management) a través del uso eficiente del
personal para completar a tiempo las tareas que aportan valor a la organización es
uno de los principales objetivos de un sistema de planificación y programación de
mantenimiento. Mantener un balance perfecto entre la carga de trabajo y los
recursos disponibles que eviten que los trabajos diferidos se incrementen
progresivamente y generen situaciones de deterioro, desorden y frustración en el
interior de las plantas debe ser su enfoque principal.

Una eficiente estimación de los recursos (mano de obra, herramientas, materiales y

repuestos) unido a un CMMS (Computerized Maintenance Management System),
que soporte esta actividad debería ser suficiente para dar una respuesta a este reto,
sin embargo la realidad del manejo de la carga de trabajo va mucho más allá de
esto, factores como: capacitación del personal, edad de los equipos, programas de
mantenimientos mal diseñados, cambio en los procesos productivos, ineficiente
sistema de asignación de prioridades, cultura organizacional y hasta factores
ambientales, pueden echar al bote de la basura estas iniciativas.

Hoy día podemos encontrar una serie de indicadores que permiten hacer un
seguimiento y evaluar la eficiencia en el manejo de la carga de trabajo. Entre ellos
el “Backlog” es uno de los más importes y es la clave para poder manejar cualquier
iniciativa de este tipo.

Backlog en ingles significa “Acumulación de trabajo no completado”, y es la más

clara definición de lo que significa este término en el ámbito de la planificación y
programación de mantenimiento. El Backlog no es más que el trabajo que ha sido
planificado pero que no se ha programado, el trabajo planificado y programado
pero que no se ha ejecutado o aquel que se ha iniciado pero no se ha completado.
En función de esto el backlog puede categorizarse en:

Atrasado (Overdue): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos (ODT)

planificadas, programadas (o no) y no completadas, con atrasos de más de 14 días
después de su fecha de requerimiento.
Actual (Current): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas,
programadas (o no) y no completadas con exactamente 14 días de haber sido
requeridas.

Futuro (Future): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas,

programadas (o no) y no completadas con menos de 14 días de la fecha de
requerimiento. Quiere decir que son ODT que eventualmente se convertirán en
backlog actual o atrasado.

El parámetro de los 14 días puede variar +/- uno o dos días dependiendo de las
políticas de cada empresa y en función del periodo de planificación que se utilice.

El Backlog es un índice que permite evaluar la utilización del personal en términos

de Horas Hombre (HH) en jornadas de trabajo estándar (generalmente jornadas de
ocho horas al día). Sin embargo en la mayoría de los casos es medido en días o
semanas con el objetivo de generar programas de trabajo que permita controlarlo.
Para calcular el backlog requerimos determinar la capacidad laboral de nuestra
organización y estimar los tiempos de ejecución de las ODT planificadas.

La capacidad laboral puede ser calculada de dos formas:

Capacidad laboral Bruta: Es el tiempo laboral disponible en un periodo de

tiempo dado (por ejemplo anual: 8 Hrs. x 5 días x 52 semanas) multiplicado por la
fuerza laboral en condiciones estándar (sin tomar en cuenta el sobre tiempo ni
cualquier otra herramienta de ajuste de la fuerza laboral).

Capacidad laboral Neta: es la capacidad laboral bruta menos los compromiso

indirectos del personal de mantenimiento, es decir el tiempo promedio perdido
estimado en semanas por: tiempo de comidas, vacaciones, entrenamiento,
suspensiones médicas, trabajos de emergencia, tiempo en reuniones, asignaciones
especiales, etc.

Las estimaciones de los tiempos de las actividades pueden ser determinadas a

través de las experiencias de expertos y base de datos genéricas, lo cual permite
cierta exactitud en la estimación. En el caso de las Actividades de tipo
mantenimiento preventivo (PM) o predictivo (PdM) la estimación se hace mucho
más fácil, ya que, por ser trabajos rutinarios y específicos, es fácil hacer ajustes
rápidamente.

Una vez estimado la capacidad laboral y el tiempo estimado para la ejecución y

completación de cada tarea de mantenimiento planificada, podremos calcular el
backlog en términos de días o semanas, por ejemplo:

Asumamos que nuestra fuerza laboral es de 50 técnicos de mantenimiento y que el

tiempo disponibles a la semana es de 40 Horas (5 días x 8 Horas = 40) es decir
tenemos una capacidad laboral bruta de 2000 HH/semana. Supongamos también
que tenemos 500 ODT en overdue o atrasadas que acumulan un tiempo estimado
de ejecución de 4000 HH.
Entonces el backlog será:

Backlog = (4000 HH)/(2000 HH/semana) = 2 semanas

En pocas palabras, significa que se necesitan dos semanas de trabajo para poder
ejecutar y completar las 500 ODT atrasadas, con una fuerza de trabajo de 50
técnicos de mantenimiento en condiciones estándar. Con este valor en mano se
pueden entonces hacer programas de trabajos y los ajustes necesarios en la fuerza
de trabajo para controlar el backlog.

Estos mismos cálculos se pueden hacer para las ODT en Backlog actuales y futuro,
igualmente es recomendable hacerlo por especialidad (mecánicos, electricistas,
instrumentistas, etc.) y por áreas de trabajo y representarlos gráficamente para una
mejor visualización, análisis y control.

La referencia o target para el backlog en organizaciones de “clase mundial”

normalmente está entre 15 a 30 días (de 3 a 6 semanas). Si el backlog está por
encima de estos valores de referencias debe considerarse un ajuste de la fuerza de
trabajo, estos ajustes pueden ser: más sobretiempo (es lo más fácil de ajustar, pero
no debería superar el 15% del tiempo de la nómina normal), incorporación de
cuadrillas temporales y/o ajustar la planificación a través de un sistema de
prioridades más estricto. Por otro lado si el valor del backlog está por debajo de los
valores de referencias, podría ser indicativo de que los recursos (labor) y los
tiempos estimados para la ejecución de las ODT han sido sobre estimados.

Las causas del backlog es también un factor importante a seguir y evaluar,

especialmente en los casos en que el backlog aumenta continuamente y se escapa
de control. Falta de materiales, disposiciones operacionales y de seguridad,
obsolescencias de equipos, falta de capacitación del personal etc. deben ser
registrados para su evaluación, control y corrección.