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PERFIL DE PROYECTO

I DATOS GENERALES 1.1 TITULO DEL PROYECTO

SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE LAS BODEGAS O TIENDAS


1.2 1.3 1.4 1.5 RESPONSABLES Royer Condori arpasi Wilber ramos Ordoez Magno tapia ccosi John nils choquehuanca Condori Leonardo Mamani choquehuanca NOMBRE DE LAS EMPRESAS Bodeguita don Cristbal JEFES DE AREA Sr. Cristbal Nina -propietario de la tienda LOCALIZACIN Departamento : Provincia : Distrito : Direccin :

Puno Puno Platera * carretera panamericana sur esq. Con Jr. Nuevo horizonte.

1.6

DURACIN INICIO FIN

: :

setiembre del 2011 enero del 2012

1.7

METODOLOGA DE DESARROLLO Prototipo LENGUAJE DE PROGRAMACIN Visual FoxPro, Versin 6.0

1.8

II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1

OBJETIVOS 2.1.1 OBJETIVO GENERAL: Automatizacin y mejor servicio al cliente.

2.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS: Examinar la situacin actual de la tienda. Optimizar procesos de control (balances contables, etc.). Controlar el derecho a promociones (ofertas). Implementar el sistema de informacin de los productos. Mejorar la calidad de atencin al cliente.

2.2

DEFINICIN DEL PROBLEMA El sistema actual cuenta con un Administrador y encargados capacitados en brindar el mejor servicio a los clientes, Atencin a los clientes por el personal, cuando requieran adquirir un producto De esta manera el administrador controla los balances econmicos y evitar las perdidas econmicas. A dems el personal registra mediante un documento que es portado nicamente por el personal, todos los datos que consta en la nota de servicio, cabe resaltar que este documento esta hecho manualmente la cual nos dice que puede estar sujeta a manipulaciones errores y dems, que realmente trae consecuencias en la tienda.

El control del personal por el jefe de la empresa es muy deficiente puesto que muchas veces el personal no informa correctamente de todo lo acontecido durante las horas de trabajo con respecto tanto a los ingresos como la atencin al cliente.

2.3

JUSTIFICACIN

El motivo principal que lleva al planteamiento del sistema propuesto es justamente la necesidad de bridar un buen servicio al cliente. En lo cual el sistema brindara mayor facilidad de ofrecer los productos, contabilizar con facilidad las cuentas y la venta diaria, para as cuando salga el dueo, encargue a otro y con facilidad tener que brindar el servicio al cliente. El sistema automatizado es mejor controlar el ingreso y la salida de los productos, lo cual remplaza al sistema manual

III

RECURSOS Para el desarrollo del proyecto, se cuenta con los siguientes recursos: 3.1 Hardware: 1 computadora Pentium4, 1 impresoras.

3.2 3.3 3.4

Software: El sistema operativo Windows XP El gestor de base de datos Visual FOXPRO versin 6.0. Humano: 2 programadores 1 redactador 1 encuestador Personal encargado de la bodega Asesoramiento de los programadores. Materiales Papel Bonn de 80gr. Libros referentes a programacin en visual FOXPRO. Tinta. Bolgrafos

Para el funcionamiento del Sistema, se requerir lo siguientes recursos:

Requerimiento de hardware Una impresora tinta

Requerimiento de software El sistema operativo Windows XP El software elaborado.

Requerimiento humano Personal encargado de la bodega.

Asesoramiento de los programadores. Requerimiento de materiales: Papel Bonn de 80gr. Tinta.

IV

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

4.1

Factibilidad Tcnica:

Para el desarrollo del proyecto, se cuenta con los recursos necesarios los cuales se detallaron anteriormente. Se tiene conocimiento que, en la actualidad no existe un sistema, por tanto se dar mas nfasis en el sistema propuesto; ya que no se pueden considerar datos pasados, que ayuden al desarrollo del proyecto. La tienda cuenta con diversos productos para ls venta y comercializacin de los productos tales como: gaseosas, cerveza, viveres, etc. 4.2 Factibilidad operativa:

Se tendr en consideracin la capacitacin al propietario para que puedan manipular mas ptimamente el sistema, as como tambin se les entregar manuales de usuario y manuales tcnicos los cuales les permitir guiarse para el manejo del sistema. El nuevo sistema dar un giro muy importante puesto que les permitir ahorrar tiempo que vale mucho, especialmente sabiendo que tienen que dar atencin al pblico en general. Los cambios producidos respecto a las operaciones actuales se limitan a la manipulacin de datos, ya que se realiza todo el control manualmente. 4.3 Factibilidad econmica:

El estudio realizado nos resulta positivo, ya que la ayuda y cooperacin sobre los materiales para llevar a cabo este proyecto, se nos ofrece de manera gratuita. El software que utilizaremos ser brindado por mismo personal encargado de la tienda. Se puede tener como consideracin los siguientes aspectos: El costo de inversin. Coste de implantacin del sistema. Coste de demanda la puesta en marcha del sistema. Costos relativos al proyecto. Costo de operaciones y mantenimiento.

. COSTO DE HARDWARE PC CORE DUO- RAM: 2GB. Impresora HP UNIDADES 01 02 COSTO 1400.00 150.00

Estabilizador TOTAL COSTO DE SOFTWARE Software de S.O. Windows Costo en personal Costo de transicin al resto de la Org. TOTAL COSTO DE RECURSOS HUMANOS Costo en personal dedicada al desarrollo Costo de capacitacin al personal (usuarios) Costo en la preparacin de documentos. TOTAL

01 04 CANTIDAD 1 3 3 7

40.00 1590.00 COSTO 475.00 390.00 150.00 1 015.00 MONTO 3200.00 260.00 80.00 3540.00

H.H.
10 65 10

CANTIDAD 1 4 1 6

COSTOS DE MATERIALES

CANTIDAD

MONTO

Papel bond de 75gm Pizarra acrlica lapiceros Recarga de Tinta


TOTAL RESUMEN DE CLCULO GENERAL: COSTOS TOTALES

2 1 6
9

30 150 06 20
206.00

MONTO ($)

Requerimiento de hardware Requerimiento de software Recursos humanos Requerimiento de materiales


TOTAL V ANLISIS DE RIESGO

1590.00 1015.00 3540.00 206.00


6351.00

Como se menciona en paginas anteriores una finalidad esencial en el desarrollo de este proyecto es integrar todos los sistemas que controlan determinados procesos, teniendo que aplicar o hacer uso de

conocimientos acerca de sistemas (requerimientos, diseo, instalacin, etc), dichos conocimientos tendrn que ser aprendidos por los estudiantes que llevarn a cabo dicho proyecto. Es obvio que tendr que haber transferencias de mensajes entre procesos, e infinidad de datos que van a circular por toda la red, por ello es necesario predecir aquellos riesgos que se corren de no ser previstos con anticipacin. Un sistema de computadoras como cualquier otro dispositivo mecnico o elctrico est sujeto a fallos. Existen varias causas de los fallos incluyendo roturas del disco, interrupcin en el suministro de energa, errores de software, incendio en la habitacin, donde por ejemplo se encuentra instalado la computadora, etc. Entre riesgos propios del sistema se tienen la inconsistencia de datos, fallas en el sistema, fallos en el hardware, la falta de transportabilidad del sistema, transferencia de datos errnea, etc. en cada uno de estos casos se pierde informacin referente al sistema de base de datos, por ello se debe contar con una parte muy fundamental de la base de datos que es el esquema de recuperacin, que es responsable de la eliminacin de fallos y de la restauracin de la base de datos a un estado consistente que exista antes de que ocurriera el fallo. Otro punto importante que se tomara en cuenta es el tipo de almacenamiento de la informacin, los cuales se distinguen por su velocidad relativa, capacidad y resistencia a fallos por ejemplo si la informacin se encuentra almacenada en memoria voltil normalmente no sobrevive a las cadas del sistema(memoria principal y memoria cache) as tambin la que reside en memoria no voltil ( Discos, cintas magnticas, etc) lo cual no sucede con la informacin que reside en el almacenamiento estable que nunca se pierde(no debe garantizarse), por tanto se deber repetir la informacin en varios medio de almacenamiento no voltil (normalmente discos) en modos de fallo independiente y actualizar la informacin de una manera controlada. Como se mencion anteriormente es indispensable que a la hora de programar (codificar la transaccin). Se tenga mucho cuidado de que se lleve a cabo la ejecucin correcta, esto puede facilitarse mediante la prueba automtica de restricciones de integridad, las cuales van a proporcionar un medio para asegurar los cambios que se hacen en la base de datos por los usuarios autorizados de manera que no resultan en una prdida de consistencia de datos, protegiendo a la base de datos. La informacin almacenada debe ser protegida contra accesos no autorizados, destruccin o alteracin con fines indebidos. por tanto el mal uso que se haga de la base de datos intencionado o accidental lo cual puede deberse a: cadas durante el procesamiento de transacciones, error lgico que viola la suposicin de que las transacciones respetan las protecciones de la consistencia de la base de datos. La localidad que contiene el sistema, debe protegerse fsicamente contra las penetraciones armadas o clandestinas. Tener mucho cuidado al conceder autorizacin a usuarios para reducir la probabilidad de que un usuario autorizado permita el acceso al intruso a cambios de sobornos u otros favores. Se debe proteger el sistema operativo. Dado que si todos los sistemas permiten el acceso remoto a travs de terminales o redes la seguridad a nivel de software dentro del sistema operativo es muy importante.

Puede darse el caso de que algunos usuarios estn autorizados para tener acceso a slo una porcin limitada de la base da datos. Es posible que tambin a algunos usuarios se les permita hacer consultas pero se les prohbe modificar la base de datos, ya que la modificacin solo lo realizar el administrador.

VI

LIMITACIONES Y RESTRICCIONES Las restricciones tcnicas y de gestin que afectan el desarrollo del sistema, se incluyen en el entorno externo, interfaces, diseo e implementacin, coste, planificacin del tiempo. Las restricciones implican limitaciones por tanto se debe tener mucho cuidado al definirlas para de esta manera asegurar que es posible la implementacin con xito del sistema dentro de los lmites especficos. Se tiene: Carencia de sistemas similares las cuales puedan servir de gua para el desarrollo del sistema propuesto. La informacin brindada por el usuario es escasa motivo por el cual se trabajar sobre supuestos y desarrollo de prototipos. El tiempo necesario para la interaccin con el usuario es mnimo. El tiempo para llevar a cabo el desarrollo del sistema, es muy corto por tanto se har uso de metodologas (prototipo) que ayuden a agilizar el desarrollo del sistema.

Tomado en cuenta el funcionamiento del sistema se tendr las siguientes limitaciones: VII La seguridad de los datos estn expuestos a virus informticos.

ALCANCE DEL PROYECTO En el presente proyecto se considera dos aspectos: 7.1 Alcance Interno El sistema ser puesto a disposicin en la parte administrativa de: Por la tienda don Cristbal Nina que est ubicada en la carretera panamericana sur esq. Con jr. Platera en el distrito de platera. En el Centro de Computo de la carrera profesional de computacin e informtica del instituto superior tecnolgico publico de acora.

7.2

Alcance externo El sistema tambin se pondr a disposicin de todas las tiendas que se encuentren ubicadas dentro del distrito de platera,

VIII

BENEFICIOS DEL PROYECTO Al tener un funcionamiento ptimo del sistema se pueden consideran los siguientes beneficios: 8.1 Beneficios al Usuario 8.2 Tendr una mejor administracin de los registros contables del funcionamiento del servicio al usuario. Obtendr registros y estadsticas por da, semana y/o mes segn lo requiera. El sistema le emitir reportes por da, semana y cada mes segn lo solicite el usuario. La atencin a los clientes ser ms eficiente.

Beneficios al Cliente La atencin que recibir ser ms eficiente.

8.3

Beneficios a los Ejecutores Los ejecutores tendrn mas experiencia en el campo laboral, debido a que el sistema ser aplicado en todas las tiendas de platera y de todo puno. Se les beneficiara con mayores utilidades, si el sistema contribuye ptimamente en la administracin de las tiendas

ANALISIS DEL PROYECTO


I ANLISIS DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL: El sistema actual consta de un Administrador y un encargados capacitados en brindar el mejor servicio a los clientes. Atencin a los clientes por el personal encargado, ubicndolos en mquinas disponibles cuando estos lo requieran. De esta manera el usuario utiliza el servicio con una mayor cantidad de tiempo y esto es justificable por lo dems es muy difcil que el encargado este controlando exactamente los ingresos y egresos. A dems el personal registra mediante un documento que es portado nicamente por el personal, todos los datos que consta en la nota de servicio, cabe resaltar que este documento esta hecho manualmente la cual nos dice que puede estar sujeta a manipulaciones errores y dems, que realmente trae consecuencias en la tienda. Por lo antes mencionado la tienda esta sujeto a grandes perdidas de dinero, disminucin de ingresos y muchas veces estar a punto de su cierre. Los ingresos como son: de la tienda comercial deben de estar repartidos para muchos gastos que requiere la tienda Solventar el pago del personal que es un monto fijo. Pagar por concepto de energa elctrica. Estos son los egresos que a veces sobrepasan a los ingresos obtenidos provocando malestar en la tienda, cabe mencionar todas las operaciones antes mencionadas es realizada de forma manual.

El control del personal por el jefe de la tienda es muy pobre puesto que muchas veces el personal no informa correctamente de todo lo acontecido durante las horas de trabajo con respecto tanto a los ingresos como el uso del servicio al cliente. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

1.2

Para determinar los requerimientos del sistema y as reunir la mayor informacin posible de cmo funciona el sistema, se opto por realizar tcnicas de entrevistas; para tener una investigacin mas detallada. El cual requiri de una grabadora, para almacenar la informacin vertida por el administrador. Se obtuvo la siguiente informacin por medio de entrevistas con el administrador del local como es el seor Cristbal Nina. Al cual se le hicieron las siguientes preguntas: Qu problemas presentan en la administracin de los distintos servicios?; Con cuanta frecuencia ocurre el problema?;Cmo realizan el control al servicio del cliente?Cuntos trabajadores tiene a disposicin?.. .

1.2.1

Datos obtenidos durante la investigacin: el uso del servicio al cliente, toman en cuenta los siguientes datos:

Monto a pagar. Emiten notas de servicio, para que puedan realizar promociones como destapa y gana gratis, aqu se consideran los siguientes datos: Nombre de la tienda. Direccin de la tienda. Nosotros como analistas, para realizar un mejor anlisis del sistema que se quiere desarrollar se debe de tomar en cuenta las siguientes preguntas, teniendo en consideracin las respuestas del administrador. Estas preguntas se clasifican el los siguientes aspectos: 1.2.2 Comprensin Del Sistema:

Cual es la finalidad del Sistema? Automatizacin de la tienda don Cristbal y controlar el ingreso de la tienda. Donde se realizan estas actividades? Generalmente lo realiza la parte administrativa de la tienda. Cunto tiempo toma Realizarlas? Constantemente, no se puede determinar un tiempo estndar ya que los servicios son distintos. Con cuanta frecuencia se realiza? Las actividades se realizan constantemente dependiendo de los clientes que se tengan en un lapso de tiempo. Quienes utilizan la informacin resultante? El administrador.

1.2.3

Requerimientos de Transacciones de Usuario

Que es lo que forma en si el proceso? Control de Tiempo se uso del servicio Cul es el punto de partida del proceso?

Verificar los datos del cliente es decir el tipo de servicio que requiere, modalidad de servicio, etc.

Quin lo realiza? Que es lo que busca? Los trabajadores encargados. Con que frecuencia se realiza la actividad de servicio y actualizacin de datos? Constantemente, segn el numero de clientes Existen diferentes aspectos para controlar todo el sistema? Si mediante mensajes. Reportes, bloqueos al as mquinas. Qu datos involucran de manera directa para el proceso? La hora de inicio , la hora final, tipo de servicio, modalidad deservicio, etc. 1.3 PROPUESTA DEL SISTEMA: El sistema a desarrollar es el Sistema de automatizacin de tienda, este se dividi en: 1. 2. 1.3.1 ofertas de los productos. control de balance de ingresos y egresos. Ofertas de los productos:

El servicio de la oferta son de la siguiente forma: Cuando el cliente venga a adquirir un producto se acercar al encargado de la tienda solicitar un producto para consumo, el pedido ser registrado en el sistema en este se registrar el costo del producto y se le ase entrega del producto adquirido por el cliente. Las ofertas se dan por las empresas distribuidoras como(kola real, cocacola,sabor de oro,etc. El vendedor dar el precio del producto y este pago sern ingresado al sistema como cada comprobante queda registrado. 1.3.2 Control de Balance de Ingresos y Egresos:

El sistema que se esta proponiendo ser un pequeo sistema de contabilidad en el cual se registrar los ingreso y egreso del centro de computo y Cabinas de Internet. En aqu los ingresos consisten en: brindar el servicio a los clientes. Los egresos consisten en pago de luz, y el pago al personal encargado. El sistema obtendr las ganancias totales que se obtendrn.

El sistema emitir reportes: Ingresos por da, ingresos por personal encargado, ingresos por semana, etc. De esta forma se evitar que los encargados brinden servicios sin que estos sean informados al administrador de la tienda comercial. II ANALISIS ESTRUCTURADO 2.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIN En el diagrama de flujo de informacin se esta considerando a las siguientes entidades:

2.2

DIAGRAMA DE FLUJO DE DOCUMENTOS En el diagrama de flujo de documentos se esta considerando a las siguientes entidades:

SISTEMA, como el software a desarrollarse, del cual fluyen los documentos de Planillas, Libros contables, entre otros reportes; as como tambin interacta con la informacin de los documentos de recibos de pago ya sea de luz, agua, alquiler entre otros los cuales sern registrados como egresos en el sistema. ADMINISTRACIN por donde fluyen los recibos de pago, recibos de luz, etc; as como tambin hacen llegar documentos como reportes de ingresos, reportes de estadsticas, entre otros. SERVICIOS EXTERNOS por donde fluyen los recibos de pago, recibos de luz, etc. PERSONAL es una entidad por donde fluyen los reportes de ingresos y egresos, notas de servicio, etc; as como tambin hacen llegar documentos como boleta de pagos, notas de servicios que son entregadas por los clientes para recibir alguna promocin establecida. CLIENTE por donde fluyen las notas de servicios que son entregadas por el uso de adquisicin de productos, as como tambin la devolucin de los mismos para tener beneficio de alguna promocin. ARCHIVERO Es aqu donde se guardan todo los recibos entregados por los servicio externos que recibe la tienda. Los documentos que interactan son generalmente de servicios externos que ingresan a la tienda para formar parte de la informacin requerida por nuestro sistema de software; as como tambin los reportes generados por el mismo sistema como son: Las boletas de venta. Las facturas. Las notas de servicio. Los reportes de ingresos. Los reportes de egresos. Estadsticas. Otros.